i
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN SURAT DAN INVENTARISASI
BARANG BERBASIS WEB PADA KELURAHAN MRISEN
Tugas Akhir
Disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam memperoler gelar Ahli Madya pada Program Studi Diploma III Teknik Informatika
Universitas Sebelas Maret
Disusun Oleh :
FINDI ASTRI LARASATI
M3114068
PROGRAM DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
iv
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa dalam Laporan Tugas Akhir ini tidak terdapat karya yang pernah diajukan untuk memperoleh gelar kesarjanaan disuatu Perguruan Tinggi, dan sepanjang pengetahuan saya juga tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah ini dan disebutkan dalam Daftar Pustaka.
Surakarta, Juni 2017
v MOTTO
“Belajar tidak harus dari buku, lingkungan juga bisa membuat kita mengambil pelajaran”.
vi
PERSEMBAHAN
Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada :
1. Ibu Siti Kholifah, Bapak Sri Mulyo, Farah Khoerunnisa, Zalfa Fadila Assahro yang selalu mendoakan dan memberikan semangat kepada penulis dalam mengerjakan tugas akhir.
2. Feviana Hanum, Eka Azu Saputri, Farida Rahmawati, dan Ila Aulia Rahmah yang setia menemani dan selalu membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
3. Mas Betahari Saputro yang selalu memberikan semangat dan dukungan dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
4. Riyani Dyah Pratiwi yang telah mendengarkan keluh kesah dan selalu menemani dalam suka maupun duka.
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan berkah, rahmat dan hidayahnya yang telah memberi kemudahan kepada penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Teknik Informatika dengan judul “Sistem Informasi Kearsipan Surat Dan Inventarisasi Barang Berbasis Web pada Kelurahan Mrisen”.
Penyusunan Tugas Akhir ini dapat selesai atas bantuan dari beberapa Pihak. Oleh karena itu, dengan rasa hormat penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Abdul Aziz, S.Kom., M.Cs selaku Ketua Program Studi Diploma III Teknik Informatika dan Pembimbing Akademik yang selalu membimbing selama kuliah.
2. Ibu Hartatik, S.Si, M.SI selaku Dosen Pembimbing yang selalu memberi arahan dan bimbingan dalam Penyusunan Tugas Akhir.
3. Bapak Joko Edi Wiyono, S.E selaku Kepala Desa Mrisen Kecamatan Juwiring Kabupaten Klaten dan seluruh aparat desa di Kelurahan Mrisen yang telah memberikan izin, bantuan serta pengetahuan kepada penulis selama kegiatan observasi.
4. Dosen Program Studi Diploma III Teknik Informatika Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan bekal ilmu yang sangat bermanfaat.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu segala kritik dan saran yang bersifat membangun akan penulis terima dengan senang hati. Akhirnya penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.
Surakarta, Juni 2017
viii DAFTAR ISI
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
MOTTO ... v
PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xv
INTISARI ... xviii
ABSTRACT ... xix BAB I ... Error! Bookmark not defined. PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined. 1.1 Latar Belakang ... Error! Bookmark not defined. 1.2 Perumusan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.3 Batasan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.4 Tujuan ... Error! Bookmark not defined. 1.5 Manfaat ... Error! Bookmark not defined. 1.6 Metodologi Penelitian ... Error! Bookmark not defined. 1.7 Sistematika Penulisan ... Error! Bookmark not defined. BAB II ... Error! Bookmark not defined. TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI ... Error! Bookmark not defined.
ix
2.2.5 Inventarisasi ... Error! Bookmark not defined. 2.2.6 Sistem Informasi ... Error! Bookmark not defined. 2.2.7 Database ... Error! Bookmark not defined. 2.2.8 Apache... Error! Bookmark not defined. 2.2.9 MySql... Error! Bookmark not defined. 2.2.10 PHP (Hypertext Preprocessor) ... Error! Bookmark not defined. 2.2.11 JavaScript ... Error! Bookmark not defined. 2.2.12 Codeigniter Framework ... Error! Bookmark not defined. 2.2.13 Model View Controller (MVC) ... Error! Bookmark not defined. 2.2.14 Entity Relasionship Diagram (ERD)Error! Bookmark not defined. 2.2.15 UML ... Error! Bookmark not defined. 2.2.16 Black-Box Testing (Pengujian Kotak Hitam) . Error! Bookmark not defined.
x
3.4.2 Tampilan halaman beranda ... Error! Bookmark not defined. 3.4.3 Tampilan halaman view data ... Error! Bookmark not defined. 3.4.4 Tampilan halaman input data ... Error! Bookmark not defined. 3.4.5 Tampilan halaman edit data ... Error! Bookmark not defined. 3.4.6 Tampilan halaman detail data ... Error! Bookmark not defined. 3.5 Perancangan Pengujian Sistem ... Error! Bookmark not defined. BAB IV ... Error! Bookmark not defined. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN ... Error! Bookmark not defined. 4.1 Implementasi Sistem ... Error! Bookmark not defined. 4.1.1 Implementasi halaman login ... Error! Bookmark not defined. 4.1.2 Implementasi halaman beranda admin ... Error! Bookmark not defined.
4.1.3 Implementasi halaman berandakaur . Error! Bookmark not defined. 4.1.4 Implementasi halaman beranda kades ... Error! Bookmark not defined.
4.1.5 Implementasi halaman tambah surat masuk .. Error! Bookmark not defined.
4.1.6 Implementasi halaman edit surat masuk ... Error! Bookmark not defined.
4.1.7 Implementasi halaman detail data surat masuk ... Error! Bookmark not defined.
4.1.8 Implementasi halaman hapus surat masuk ... Error! Bookmark not defined.
4.1.9 Implementasi halaman tampilsurat masuk ... Error! Bookmark not defined.
4.1.10 Implementasi halaman tampil surat keluar .... Error! Bookmark not defined.
4.1.11 Implementasi halaman tambahsurat keluar .... Error! Bookmark not defined.
4.1.12 Implementasi halaman edit surat keluar ... Error! Bookmark not defined.
xi
4.1.14 Implementasi halamanhapus surat keluar ... Error! Bookmark not defined.
4.1.15 Implementasi halaman tampil ekspedisi surat keluar... Error! Bookmark not defined.
4.1.16 Implementasi halaman tambah data ekspedisi surat keluar ... Error! Bookmark not defined.
4.1.17 Implementasi halaman tampil disposisi ... Error! Bookmark not defined.
4.1.18 Implementasi halaman tambah disposisi ... Error! Bookmark not defined.
4.1.19 Implementasi halaman edit disposisi Error! Bookmark not defined. 4.1.20 Implementasi halaman detail disposisi... Error! Bookmark not defined.
4.1.21 Implementasi halaman hapus disposisi ... Error! Bookmark not defined.
4.1.22 Implementasi halaman lihat data disposisi ... Error! Bookmark not defined.
4.1.23 Implementasi halaman lihat surat masuk ... Error! Bookmark not defined.
4.1.24 Implementasi halaman lihat data surat keluar Error! Bookmark not defined.
4.1.25 Implementasi halaman edit data user ... Error! Bookmark not defined.
4.1.26 Implementasi halaman tampil user .. Error! Bookmark not defined. 4.1.27 Implementasi halaman tampil bagian... Error! Bookmark not defined.
4.1.28 Implementasi halaman tambah bagian ... Error! Bookmark not defined.
4.1.29 Implementasi halaman edit bagian ... Error! Bookmark not defined. 4.1.30 Implementasi halaman hapus bagian Error! Bookmark not defined. 4.1.31 Implementasi halaman tampil barang ... Error! Bookmark not defined.
xii
4.1.33 Implementasi halaman edit barang... Error! Bookmark not defined. 4.1.34 Implementasi halaman detail barang Error! Bookmark not defined. 4.1.35 Implementasi halaman hapus barang ... Error! Bookmark not defined.
4.1.36 Implementasi halaman tampil kategori barang ... Error! Bookmark not defined.
4.1.37 Implementasi halaman tambah kategori barang .... Error! Bookmark not defined.
4.1.38 Implementasi halaman edit kategori barang .. Error! Bookmark not defined.
4.1.39 Implementasi halaman hapus kategori barang Error! Bookmark not defined.
4.1.40 Implementasi halaman tampil status barang .. Error! Bookmark not defined.
4.1.41 Implementasi halaman tambah status barang . Error! Bookmark not defined.
4.1.42 Implementasi halaman edit status barang ... Error! Bookmark not defined.
4.1.43 Implementasi halaman hapus status barang ... Error! Bookmark not defined.
4.1.44 Implementasi halaman tampil kondisi barang Error! Bookmark not defined.
4.1.45 Implementasi halaman tambah kondisi barang ... Error! Bookmark not defined.
4.1.46 Implementasi halaman edit kondisi barang .... Error! Bookmark not defined.
4.1.47 Implementasi halaman hapus kondisi barang Error! Bookmark not defined.
4.1.48 Implementasi halaman lihat data kasError! Bookmark not defined. 4.1.49 Implementasi halaman lihat data status ... Error! Bookmark not defined.
4.1.50 Implementasi halaman input tanggal laporan Error! Bookmark not defined.
xiii
4.1.52 Implementasi halaman tampil peminjaman ... Error! Bookmark not defined.
4.1.53 Implementasi halaman tambah peminjaman .. Error! Bookmark not defined.
4.1.54 Implementasi halaman pengembalian barang Error! Bookmark not defined.
xiv
DAFTAR TABEL
Tabel 2. 1 Ringkasan Tinjauan Pustaka ... Error! Bookmark not defined. Tabel 2. 2 Simbol ERD ... Error! Bookmark not defined. Tabel 2. 3 Use case diagram ... Error! Bookmark not defined. Tabel 2. 4. Simbol-simbol pada class diagram ... Error! Bookmark not defined. Tabel 2. 5. Simbol-simbol pada use casediagram . Error! Bookmark not defined. Tabel 3. 1 Data- data yang dibutuhkan ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3. 2. Analisa Kebutuhan Fungsional Sistem Error! Bookmark not defined. Tabel 3. 3.Analisis Kebutuhan Non-Fungsional Sistem ... Error! Bookmark not defined.
xv
xvi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3. 1 Proses Bisnis Sistem Informasi Kearsipan surat dan Inventarisasi ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3. 2Usecasediagram ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3. 3. ERD Sistem informasi kearsipan surat dan inventarisasi barang ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3. 4Mapping Tabelsistem informasi kearsipan dan inventarisasi barang ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3. 5 Class diagram sistem informasi kearsipan dan inventarisasi barang ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3. 6 Sequence manajemen data surat masuk ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 7 Sequence manajemen data surat keluar ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 8 Sequence manajemen data disposisi .. Error! Bookmark not defined. Gambar 3. 9 Sequence diagram melihat data disposisi ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 10 Sequence diagram melihat laporan disposisi Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 11 Sequence diagram melihat surat masuk ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 12 Sequence diagram melihat surat keluar ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 13 Sequence diagram melihat laporan barang ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 14 Sequence diagram melihat laporan peminjaman . Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 15 Sequence diagram melihat laporan kas ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 16 Sequence diagram manajemen data bagian .. Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 17 Sequence diagrammanajemen data barang ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 18 Sequence diagrammanajemen data peminjaman . Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 19 Sequence diagrammanajemen kategori barang .... Error! Bookmark not defined.
xvii
Gambar 3. 21 Sequence diagrammelihat data status ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 22 Sequence diagrammelihat data kas . Error! Bookmark not defined. Gambar 3. 23 Sequence diagrammelihat data surat masuk . Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 24 Sequence diagrammelihat data surat keluar .. Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 25 Sequence diagrammanajemen data user ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 26 Tampilan halaman login ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3. 27 Tampilan halaman beranda ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3. 28 Tampilan halaman view data... Error! Bookmark not defined. Gambar 3. 29 Tampilan halaman input data ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3. 30 Tampilan edit data ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3. 31 Tampilan halaman detail data ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4. 1 Implementasi halaman login ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4. 2 Implementasi halaman admin... Error! Bookmark not defined. Gambar 4. 3 Implementasi halaman kaur ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4. 4 Implementasi halaman kades ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4. 5 Implementasi halaman tambah surat masuk.... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 6 Implementasi halaman edit surat masuk ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 7 Implementasi halaman detail data surat masuk Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 8. Implementasi halaman hapus surat masuk ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 9 Implementasi halaman tampil surat masuk ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 10. Implementasi halaman tampilsurat keluar ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 11. Implementasi halaman tambah surat keluar . Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 12. Implementasi halaman edit surat keluar ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 13. Implementasi halaman detail surat keluar .... Error! Bookmark not defined.
xviii
Gambar 4. 15. Impelementasi halaman tambah ruang pertemuan ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 16. Implementasi halaman tambah data ekspedisi .... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 17. Impelementasi halaman tampil disposisi... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 18. Implementasi halaman hapus data ruang pertemuan... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 19. Implementasi halaman edit disposisi ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 20. Implementasi halaman detail disposisi ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 21. Implementasi halaman hapus disposisi ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 22. Implementasi halaman lihat data disposisi .. Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 23. Implementasi halaman lihat data surat masuk .... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 24 . Implementasi halaman lihat surat keluar ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 25. Implementasi halaman edit data user ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 26. Implementasi halaman tampil user Error! Bookmark not defined. Gambar 4. 27. Implementasi halaman tampil bagian ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 28. Implementasi halaman tambah bagian ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 29. Implementasi halaman edit bagian . Error! Bookmark not defined. Gambar 4. 30. Implementasi halaman hapus bagian ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 31. Implementasi halaman tampil barang ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 32. Implementasi halaman tambah barang ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 33. Implementasi halaman edit barang . Error! Bookmark not defined. Gambar 4. 34 . Implementasi detail barang ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4. 35. Implementasi halaman hapus barang ... Error! Bookmark not defined.
xix
Gambar 4. 37. Implementasi halaman tambah kategori barang .. Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 38 Implementasi halaman edit kategori barang .. Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 39. Implementasi halaman hapus kategori barang .... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 40 Implementasi halaman tambah status barang Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 41. Implementasi halaman tambah status barang Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 42 Implementasi halaman edit status barang... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 43 Implementasi halaman lapoaran transaksi... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 44 Implementasi halaman tampil kondisi barangError! Bookmark not defined.
Gambar 4. 45 Implementasi halaman tambah kondisi barang .... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 46 Implementasi halaman edit kondisi barang ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 47 Implementasi halaman hapus kondisi barang Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 48 Implementasi halaman lihat data kas ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 49 Implementasi halaman lihat data status ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 50 Implementasi halaman input tanggal laporan Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 51 Implementasi halaman tampil laporan ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 52 Implementasi halaman tampil peminjaman ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 53 Implementasi halaman tampil peminjaman ... Error! Bookmark not defined.
xx INTISARI
Kelurahan Mrisen Kecamatan Juwiring merupakan salah satu kelurahan yang terdapat di Kabupaten Klaten. Kinerja dalam pengarsipan surat masuk, surat keluar, dan penyimpanan yang masih manual sehingga cukup lama dalam mengambil keputusan. Pencatatan yang masih dalam buku besar sebagai media penyimpanan data mudah rusak karena digunakan setiap hari, membutuhkan waktu yang cukup lama saat pencarian surat ketika diperlukan, dan penyimpanan dalam rak dapat menyebabkan surat-surat hilang maupun mudah rusak. Begitu pula dengan inventarisasi barang yang ada di Kelurahan, pendataan yang dilakukan masih menggunakan buku. Selain penggunaan buku yang akan memperlambat pendataan inventarisasi, pencatatan proses peminjaman barang di Kelurahan juga akan berjalan kurang efektif.
Pembuatan sistem informasi kearsipan surat dan inventarisasi barang bebasis web pada Kelurahan Mrisen menggunakan metode waterfall. Langkah-langkah dari metode ini adalah pengumpulan data, membuat analisa kebutuhan sistem, membuat desain sistem, membuat desain basis data, implementasi dan testing. Sistem informasi kearsipan surat dan inventarisasi barang dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan framework codeigniter 3.
Pembuatan sistem informasi kearsipan surat dan inventarisasi barang bebasis web pada Kelurahan Mrisen diharapkan dapat membantu pegawai Kelurahan dalam mengarsipkan data surat masuk dan surat keluar, sehingga informasi yang ada dalam surat dapat tersampaikandengan baik, memperlancar dalam pengambilan keputusan, dan dapatdipertanggungjawabkan. Serta mempermudah pengelolaan inventarisasi barang, sehingga akan mempercepat pemrosesan data dan mampu menyajikan informasi data inventarisasi yang dibutuhkan.
xxi ABSTRACT
Kelurahan Mrisen Juwiring is one of the villages in Klaten. Performance in outgoing archiving of incoming mail, outgoing mail, and storage that takes a while to make a decision.Recording that is still in the ledger as a data storage medium easily damaged because it is used every day, takes a long time when searching for mail when needed, and storage in the rack can cause the letters lost or easily damaged. Similarly, the inventory in Kelurahan, data collection is still using the book.Besides the use of books that will slow down inventory data collection, recording of lending process in Kelurahan will also run less effective.
Making of information system of mail archive and inventory of web based goods at Mrisen Village using waterfall method. The steps of this method are data collection, analysis of system requirements, system design, database design, implementation and testing. Information system of mail archive and inventory of goods is made by using PHP programming language with codeigniter 3 framework.
Making of information system of mail archive and inventory of web based goods in the Village Mrisen expected to help Kelurahan employees in archiving data incoming and outgoing mail, so that information in the letter can be delivered well, smooth in decision making, and can be accounted for. As well as facilitate the management of inventory of goods, so that will speed up data processing and able to present information inventory data required.
