29
Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian dari komponen dengan maksud untuk melakukan identifikasi dan evaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dirasakan perlu untuk melakukan perbaikan sistem atau mengusulkan sistem yang baru.
3.1 Analisis Sistem Berjalan
Analisis sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk menelusuri bagaimana sistem berjalan dengan memperhatikan proses, aliran data dan informasi serta pelaku sistem. Selanjutnya mengevaluasi sistem sehingga dapat mendukung dan meningkatkan kinerja perangkat lunak yang akan dikembangkan sehingga memungkinkan untuk dilakukan pengembangan sistem yang baru yang dapat dimodifikasi ke arah yang lebih baik.
3.1.1 Analisis Prosedur
Ada 3 ( tiga ) analisis prosedur penetapan angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru yang berjalan pada Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kota Tanjungpinang, seperti berikut :
1. Prosedur Pendaftaran Usul Penilaian Angka Kredit Guru
a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mengirim surat beserta form pendaftaran pada guru yang mengusulkan penilaian angka kredit.
b. Guru mengisi form pendaftaran. Selanjutnya form pendaftaran di kirim kembali ke Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
c. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian memeriksa form pendaftaran. d. Jika form pendaftaran tidak lengkap, maka dikembalikan ke guru untuk
dilengkapi. Apabila form pendaftaran dinyatakan lengkap, selanjutnya diserahkan kepada Sekretaris Dinas untuk di setujui. e. Sekretaris Dinas menyetujui form pendaftaran yang telah lengkap. f. Form pendaftaran yang telah disetujui oleh Sekretaris Dinas
diserahkan kembali ke Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
SEKRETARIS DINAS SUB BAGIAN UMUM
DAN KEPEGAWAIAN GURU Form Pendaftaran Form Pendaftaran Form Pendaftaran Form Pendaftaran Form Pendaftaran Lengkap Form Pendaftaran Form Pendaftaran Ya Form Pendaftaran Tidak Mengisi Form
Pen-daftaran PendaftaranACC Form
Memeriksa Form Pendaftaran
Surat & Form
Pendaftaran Surat & Form Pendaftaran
2. Prosedur Penilaian Angka Kredit Guru
a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian memberikan dokumen Daftar Usul Penilaian Angka Kredit ( DUPAK ) beserta berkas pendukung lainnya kepada guru pemohon.
b. Guru pemohon menerima dokumen Daftar Usul Penilaian Angka Kredit ( DUPAK ) beserta berkas pendukung lainnya dari Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
c. Guru mengisi dokumen Daftar Usul Penilaian Angka Kredit ( DUPAK ) beserta berkas pendukung lainnya, untuk selanjutnya diserahkan kembali ke Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
d. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian memeriksa kelengkapan dokumen Daftar Usul Penilaian Angka Kredit ( DUPAK ) beserta berkas pendukung lainnya.
e. Apabila tidak lengkap maka dokumen dan berkas pendukung lainnya dikembalikan ke guru yang bersangkutan, jika sudah lengkap maka dokumen Daftar Usul Penilaian Angka Kredit beserta berkas pendukung lainnya diserahkan kepada Tim Penilai untuk di nilai dan di periksa kesesuaian dokumen.
f. Tim Penilai melakukan penilaian terhadap angka kredit guru yang mengacu pada Dokumen Data Perorangan, Unsur Utama dan Unsur Penunjang.
g. Selanjutnya Tim Penilai memeriksa kesesuaian berkas dokumen Daftar Usul Penilaian Angka Kredit ( DUPAK ).
h. Jika tidak sesuai, dokumen dan kelengkapannya dikembalikan kepada guru pemohon. Bila sesuai, maka selanjutnya hasil penilaian angka kredit guru dan kelengkapannya diserahkan kepada Sekretaris Dinas.
i. Sekretaris Dinas menerima hasil penilaian angka kredit guru dari Tim Penilai untuk disetujui.
j. Setelah disetujui oleh Sekretaris Dinas, maka dokumen beserta berkas pendukung lainnya dikembalikan ke Sub Bagian umum dan Kepegawaian untuk di arsipkan.
SEKRETARIS DINAS TIM PENILAI
ANGKA KREDIT SUBBAG. UMUM DAN
KEPEGAWAIAN GURU Dokumen Dupak dan Kelengkapan Dokumen Dupak Dokumen Dupak Dokumen Dupak dan Kelengkapan Dokumen Dupak dan Kelengkapan Dokumen Dupak dan Kelengkapan Dokumen Dupak dan Kelengkapan Sesuai Dokumen Dupak dan Kelengkapan Proses Perhitungan Dupak Tidak Dokumen Dupak dan Kelengkapan ACC Dokumen Dupak dan Kelengkapan Dokumen Dupak dan Kelengkapan Mengisi Dokumen Dupak Dokumen Dupak : - Data Perorangan - Unsur Utama - Unsur Penunjang Memeriksa
Doku-men Dupak dan Kelengkapan Memeriksa Kesesuaian Kelengkapan Tidak Dokumen Dupak dan Kelengkapan Dokumen Dupak dan Kelengkapan Dokumen Dupak dan Kelengkapan Ya Dokumen Dupak dan Kelengkapan Berkas Dokumen Dupak Lengkap Ya
3. Prosedur Penetapan Angka Kredit Guru
a. Dokumen Daftar Usul Penilaian Angka Kredit Guru ( DUPAK ) yang telah dinilai sebelumnya oleh Tim Penilai dan dinyatakan telah memenuhi persyaratan diserahkan oleh Sub Bagian Umum dan Kepegawaian kepada operator Penetapan Angka Kredit Kenaikan Jabatan Fungsional Guru.
b. Operator menginput dokumen Daftar Usul Penilaian Angka Kredit ( DUPAK ) yang telah dinilai sebelumnya berupa data perorangan, data unsur utama dan data unsur penunjang. Setelah di input data disimpan di internal harddisk komputer.
c. Operator mencetak laporan berupa Penetapan Angka Kredit Kenaikan Jabatan Fungsional Guru.
d. Dokumen Daftar Usul Penilaian Angka Kredit Guru dan kelengkapannya beserta laporan Penetapan Angka Kredit Kenaikan Jabatan Fungsional Guru diserahkan oleh operator ke Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
e. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mengarsipkan dokumen Daftar Usul Penilaian Angka Kredit Guru dan kelengkapannya. Selanjutnya Penetapan Angka Kredit Kenaikan Jabatan Fungsional Guru diserahkan kepada Sekretaris Dinas.
f. Sekretaris Dinas memberi paraf pada Penetapan Angka Kredit Kenaikan Jabatan Fungsional Guru selanjutnya diserahkan kepada Kepala Dinas.
g. Kepala Dinas menanda-tangani Penetapan Angka Kredit Kenaikan Jabatan Fungsional Guru selanjutnya dikembalikan ke Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
h. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mengarsipkan 1 (satu) rangkap Penetapan Angka Kredit Kenaikan Jabatan Fungsional Guru dan 1 (satu) rangkap lagi diserahkan kepada guru yang bersangkutan. SK PAK SK PAK KEPALA DINAS SEKRETARIS DINAS OPERATOR PAK SUBBAG. UMUM DAN KEPEGAWAIAN GURU Dokumen Dupak dan Kelengkapan Dokumen Dupak dan Kelengkapan Cetak Laporan SK Penetapan Angka Kredit Simpan Data Input Data Dupak Dokumen Dupak dan Kelengkapan Dokumen Dupak dan Kelengkapan SK Penetapan Angka Kredit ACC Dokumen Dupak dan Kelengkapan SK Penetapan Angka Kredit
Paraf TanganTanda
SK Penetapan Angka Kredit SK Penetapan Angka Kredit SK Penetapan Angka Kredit SK Penetapan Angka Kredit
3.1.2 Analisis Dokumen
Tujuan dari analisis dokumen adalah untuk mengetahui dokumen apa saja yang terkait dalam sistem serta hal-hal yang berkaitan dengan dokumen tersebut. Hal ini perlu dilakukan untuk memberikan informasi masukan pada pengembangan sistem yang diusulkan pada pengguna. Dokumen ini merupakan bukti tertulis yang ada. Adapun dokumen yang berhubungan langsung dengan aplikasi penetapan angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru pada Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kota tanjungpinang, sebagai berikut :
1. Dokumen Input
a. Keterangan Perorangan
Fungsi : Sebagai data individu guru
Sumber : Guru yang mengusulkan penilaian angka kredit
Distribusi : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kota Tanjungpinang.
b. Daftar Usul Penilaian Angka Kredit (Dupak)
Fungsi : Sebagai data sumber penetapan angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru yang berisi nilai Unsur Utama dan nilai Unsur Penunjang.
Sumber : Tim penilai angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru.
Distribusi : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Dikpora Kota Tanjungpinang.
c. Kelengkapan Pendukung
Fungsi : Sebagai bahan untuk pemeriksaan kebenaran data penilaian angka kredit yang dinilai tim penilai.
Sumber : Guru yang mengusulkan penetapan angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru.
Distribusi : Tim penilai angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru.
2. Dokumen Output
a. Penetapan Angka Kredit Kenaikan Jabatan Fungsional Guru
Fungsi : Sebagai dasar untuk usul kenaikan pangkat fungsional guru serta sebagai kelengkapan untuk usul penetapan angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru periode berikutnya.
Sumber : Operator penetapan angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru.
Distribusi : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Dikpora Kota Tanjungpinang.
3.2 Analisis Kelemahan Sistem Berjalan
Dari analisis yang telah dilakukan penulis, maka ditemukan beberapa kendala dan kelemahan yang dihadapi. Adapun kendala dan kelemahan sistem pengolahan data tersebut, antara lain sebagai berikut :
1. Terdapat kelemahan pada sistem lama yang sedang berjalan, dimana blangko pendaftaran peserta dan pengiriman dokumen Daftar Usul Penilaian Angka Kredit ( DUPAK ) beserta berkas pendukung lainnya dikirimkan tidak sekaligus pada guru peserta, melainkan secara terpisah sehingga memerlukan waktu yang agak lama dalam proses tersebut. 2. Pengolahan data Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional Guru saat
ini masih dilakukan dengan menggunakan Microsoft Word 2007 dan kalkulator sebagai alat hitung nilai, hal ini sangat tidak efektif karena bisa berdampak pada kesalahan dalam penghitungan.
3. Data tidak disimpan dalam sebuah database, melainkan pada folder-folder terpisah didalam internal harddisk sehingga akan menyulitkan operator dalam pencarian sebuah file data guru.
3.3 Analisis Kebutuhan Sistem Baru
Analisis kebutuhan sistem yang dilakukan dalam penelitian skripsi ini bertujuan untuk perbaikan sistem serta perubahan sistem kedepan kearah yang lebih baik.
3.3.1 Kebutuhan Perangkat Keras
Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan, perangkat keras yang ada sudah cukup baik. Namun demikian, agar aplikasi penetapan angka kredit
kenaikan jabatan fungsional guru dapat dijalankan secara optimal, dibutuhkan beberapa perangkat keras baru sebagai pengganti perangkat keras yang lama yang digunakan oleh operator, penetapan angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru, diantaranya sebagai berikut :
1. Mengganti harddisk (lama 80 Gb) yang lama dengan harddisk yang baru (160 Gb keatas).
2. Mengganti memory 512 Mb yang lama dengan memory 1Gb.
3.3.2 Kebutuhan Perangkat Lunak
Dari hasil analisis yang telah dilakukan sebelumnya, dapat dikatakan bahwa perangkat lunak yang ada sudah cukup baik ( Windows XP SP2 dan Microsoft Office 2007 ). Namun demikian, agar database dari aplikasi penetapan angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru dapat terorganisir dan dikelola dengan baik, maka dibutuhkan perangkat lunak tambahan yaitu SQL Server 2000 sebagai basis data.
3.3.3 Kebutuhan Pengguna
Adapun pengguna yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi penetapan angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru ini adalah seorang operator yang dapat menguasai komputer dengan baik dan dapat mengoperasikan aplikasi ini.
3.3.4 Kebutuhan Informasi
Informasi yang dibutuhkan sebagai hasil output aplikasi penetapan angka kredit kenaikan jabatan fungsional guru, sebagai berikut :
1. Laporan Rekap Kualifikasi PAK ( Periode Januari - Juni dan Periode Juli- Desember ).
2. Laporan Rekap Penetapan PAK ( Periode Januari - Juni dan Periode Juli- Desember ).
3. Laporan Penetapan PAK ( Periode Januari - Juni dan Periode Juli- Desember ).
Dari analisis sistem dan analisis kelemahan sistem yang telah dibahas sebelumnya, maka diperoleh hasil evaluasi terhadap sistem yang bertujuan untuk perbaikan serta perubahan sistem kedepan kearah yang lebih baik dengan merekomendasikan dan merealisasikan sebuah Aplikasi Penetapan Angka Kredit Kenaikan Jabatan Fungsional Guru pada Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kota Tanjugpinang sebagai pengganti sistem lama yang sedang berjalan.
