1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Persediaan dapat diartikan sebagai stok barang yang akan dijual atau dipergunakan untuk proses berikutnya pada periode waktu tertentu. Jika suatu perusahaan hendak memberikan respon yang baik terhadap permintaan konsumen, maka pengadaan persediaan menjadi sesuatu yang strategis. Tanpa adanya persediaan, perusahaan akan dihadapkan pada sebuah resiko, yaitu tidak dapat memenuhi keinginan konsumen. Manajemen persediaan merupakan hal yang mendasar dalam penetapan keunggulan kompetitif jangka panjang.
Dalam perusahaan, persediaan biasanya menyerap investasi yang cukup besar. Dua alasan dasar diperlukannya persediaan yaitu, pertama, secara fisik sangat kecil kemungkinan untuk menghadirkan suatu barang seketika pada saat dibutuhkan, kedua, jika dalam waktu singkat suatu barang yang dibutuhkan dapat dihadirkan, tidak ekonomis jika harus mendatangkan barang setiap kali dibutuhkan, terlebih jika kebutuhannya berkali-kali dengan tenggang waktu yang tidak lama.
Seringkali keinginan untuk memberikan pelayanan yang baik kepada konsumen dikompensasi dengan besarnya persediaan material atau produk. Hal ini dapat berakibat terlalu tingginya beban-beban biaya guna penyimpanan dan pemeliharaan barang tersebut. Selama barang hanya disimpan di gudang, persediaan dapat dipandang berlebih, dan ditinjau dari segi keuangan atau pembelanjaan merupakan hal yang sangat tidak efektif, karena terlalu banyaknya
2
modal yang menganggur dan tidak dapat diputar, juga selalu ada resiko barang rusak atau kadaluwarsa.
PT Erha Clinic Indonesia (ECI), dan PT Erha Medicals (EM) tergabung dalam holding company Arya Investment. Bisnis yang dijalankan PT ECI adalah jaringan klinik perawatan kulit yang tersebar di kota-kota besar di Indonesia. Bisnis yang dijalankan PT EM adalah penyediaan produk obat, kosmetik dan produk pendukung tindakan medis dalam bisnis perawatan kulit dan rambut yang dijalankan oleh PT ECI. PT EM bertindak sebagai distributor atau pemasok bagi seluruh jaringan Klinik Erha (EC) dan EC merupakan channel terakhir yang akan mendistribusikan produk obat dan kosmetik langsung kepada konsumen.
Berangkat dari pola pikir awal yang ditanamkan dari perusahaan bahwa para calon pelanggan yang datang ke EC mengharapkan terapi perawatan kulit yang bersifat personal maka kebanyakan jaringan klinik EC melakukan perencanaan persediaan untuk menjamin service level 100%. Hal ini berimbas kepada pesanan mingguan dari klinik ke distributor yang seringkali sangat besar dibanding kebutuhan atau bahkan dari pihak marketing juga langsung melakukan alokasi produk ke jaringan klinik Erha. Dengan berjalannya waktu kemudian disadari bahwa persediaan ini merupakan beban. Pihak finance mengharapkan agar PT EM maupun klinik-klinik EC melakukan perencanaan persediaan dengan cukup efisien dengan menetapkan standar days of inventory 90 hari untuk PT EM dan 10 hari untuk klinik-klinik EC. Pihak marketing menganggap bahwa dengan persediaan yang cukup aman, akan menjamin bahwa perusahaan tidak akan kehilangan potensi meraih keuntungan, sedangkan pihak finance merasa bahwa
3
penambahan unit yang lebih dari kebutuhan akan menjadi beban biaya tersendiri. Dua pendekatan yang berbeda ini seringkali menjadi sumber ketidaksepakatan jumlah pesanan ketika klinik melakukan pesanan ke PT EM dan pihak EM memeriksa jumlah pesanan klinik. Ada klinik yang cenderung tetap menjaga persediaan yang cukup besar untuk menjamin service level yang baik, ada juga yang berpedoman bahwa tingkat persediaan yang diharapkan adalah 10 hari. Demikian hal-nya untuk PT EM, untuk menjamin service level 100% ke klinik, maka tambahan unit yang lebih dari kebutuhan akan dibulatkan ke atas sejumlah ukuran lot, sehingga persediaan bisa menjadi sangat besar. Dari 2 hal yang bertolak belakang ini maka tentunya ada jumlah pesanan yang memberikan tingkat service level optimal dimana total biaya yang harus ditanggung minimal (biaya kelebihan stok dan biaya kekurangan stok), atau bisa dikatakan pada titik tersebut keuntungan yang diharapkan paling besar.
Dalam penelitian tesis ini yang akan dibahas adalah berapa besar jumlah persediaan yang optimal pada tingkat distributor PT EM dan tiga klinik dari PT ECI, untuk 4 produk yang dipilih, yakni Erha1 Facial Wash, Eqinon Forte Cream, LA 70 Polypore dan Pro Callus ditinjau dari sisi service level. Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul: Optimalisasi Tingkat Persediaan Produk pada Tingkat Distributor dan Tingkat Klinik (Studi pada PT Erha Medicals dan Klinik Erha)
1.2. Perumusan Masalah
Usaha untuk memenuhi service level yang maksimal dan mencegah terjadinya stock out seringkali membuat perusahaan mengantisipasi dengan
4
meningkatkan tingkat persediaan. Dengan tujuan awal menghindari hilangnya kesempatan untuk mendapatkan keuntungan, perusahaan kemudian membuat strategi untuk menjamin service level produk mendekati 100%. Apakah kebijakan pemenuhan service level 100% pada akhirnya benar-benar menguntungkan perusahaan? Jika tidak, berapakah service level yang sebaiknya dijadikan pertimbangan untuk menentukan banyaknya jumlah unit yang dipesan? Berapakah jumlah unit pesanan yang optimal untuk 4 produk terpilih pada service level yang dimaksud?
1.3. Pertanyaan Penelitian
1. Berapa besar service level yang optimal untuk 4 produk terpilih di PT EM dan Klinik Erha KR, MM dan CKR?
2. Berapa besar jumlah unit pemesanan yang optimal bagi PT EM dan klinik KR, CKR, MM untuk produk terpilih tersebut?
1.4. Tujuan Penelitian
1. Mengidentifikasi pola perencanaan persediaan di PT EM dan Klinik KR,MM, CKR.
2. Menentukan service level dan jumlah persediaan yang optimal untuk 4 produk yang terpilih
3. Memberikan saran untuk keputusan perencanaan persediaan di PT EM, Klinik KR, CKR, MM.
1.5. Manfaat Penelitian
5
Dengan melakukan penelitian ini penulis memperoleh kesempatan untuk mencoba mengaplikasikan ilmu yang diperoleh dari perkuliahan khususnya yang berkaitan dengan manajemen persediaan pada industri nyata.
2. Bagi Akademik
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi salah satu referensi bagi siapa pun yang berminat untuk mengetahui hal-hal yang menjadi masalah dalam manajemen persediaan, khususnya penentuan tingkat persediaan yang ideal. 3. Bagi Distributor PT EM dan klinik KR, MM, CKR
a. Perusahaan dapat mengetahui konsep balance inventory yang bisa diterapkan pada rantai pasokan
b. Perusahaan dapat menentukan besarnya jumlah persediaan yang optimal di tingkat distributor dan retailer
1.6. Ruang Lingkup dan Batasan Penelitian 1.6.1. Ruang Lingkup dan Batasan Penelitian
Penelitian ini hendak mempelajari dan menganalisa pola penyediaan persediaan pada saluran distribusi yang dibahas yaitu distributor (PT EM) dan
retailer-nya adalah diwakili klinik KR,CKR, MM.
1.6.2. Data yang diperlukan
a. Data penjualan klinik ke konsumen akhir atau data pemakaian racik untuk produk Erha 1 Facial Wash, Eqinon Forte Cream, LA 70 Polypore dan
Pro Callus bulan Januari - September 2012
b. Data penjualan distributor ke klinik untuk produkErha 1 Facial Wash, Eqinon Forte Cream, LA 70 Polypore dan Pro Callus bulan Januari-September 2012
6
c. Biaya kelebihan persediaan (diwakili oleh margin keuntungan produk) dan biaya kekurangan persediaan (diwakili oleh biaya penyimpanan).
1.6.3. Pengolahan Data dan Variabel yang Digunakan
Tahap-tahap pengolahan data yang telah terkumpul adalah seperti berikut :
a. Menghitung rata-rata penjualan (µ) dan menghitung standar deviasi penjualan
(σ)
b. Menghitung besarnya service level optimal (CSL*)
c. Menghitung jumlah persediaan yang memberikan service level optimal (Q*)
1.7. Sistematika Penulisan BAB I. PENDAHULUAN
Dalam bab ini dibahas tentang latar belakang permasalahan, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian, ruang lingkup dan batasan penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II. LANDASAN TEORI
Dalam bab ini dibahas teori-teori yang mendukung penelitian mengenai optimalisasi tingkat persediaan ditinjau dari sisi service level yang optimal. Teori-teori yang dimuat dalam bab ini antara lain mengenai konsep tentang persediaan persediaan, biaya-biaya yang berhubungan dengan persediaan, out of stock - overstock, safety stock, beberapa macam sistem pengendalian persediaan yang banyak dipakai, jenis-jenis persediaan dan tingkat persediaan.
BAB III. METODOLOGI PENELITIAN
Dalam bab ini dibahas tentang metode penelitian dan juga disajikan flow chart penelitian, profil perusahaan (seperti sejarah perkembangan Erha Group,
7
visi dan misi) dan juga profil singkat produk yang akan diteliti (Erha 1 Facial Wash, Eqinon Forte Cream, LA 70 Polypore dan Pro Callus).
BAB IV. ANALISA DATA DAN PEMBAHASAN
Dalam bab ini, dibahas gambaran umum obyek penelitian, gambaran besar pola perencanaan persediaan di PT EM dan 3 Klinik Erha yang diteliti (KR, MM dan CKR). Dari hasil perhitungan optimal service level dan tingkat persediaan yang optimal untuk tiap-tiap produk yang diteliti di masing-masing lokasi, kemudian kemudian dianalisa problem apa yang berpotensi timbul dengan sistem dijalankan sekarang, dan kemudian dicari alternatif perbaikan atau tindak lanjut dari hal-hal yang berpotensi menyebabkan problem tersebut.
BAB V. SIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini disajikan ringkasan hasil penelitian yang dapat dikaitkan langsung dengan rumusan masalah dan tujuan penelitian, juga rekomendasi dari penulis mengenai alternatif perbaikan dari permasalahan yang mungkin muncul.
