Lampiran A
GARIS PANDUAN PERUBAHAN DALAM PENGURUSAN PEROLEHAN KERAJAAN SECARA
eBIDDING
MELALUI SISTEM ePEROLEHAN1. TUJUAN
Garis Panduan ini bertujuan untuk menerangkan perubahan-perubahan kepada tatacara pengurusan perolehan kerajaan secara eBidding melalui sistem eP.
2. LATAR BELAKANG
2.1 Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) Bil. 3 Tahun 2009 telah menetapkan had nilai perolehan secara eBidding hendaklah melebihi RM200,000. Dalam konteks ini, Kementerian Kewangan telah memutuskan had nilai perolehan secara eBidding dipinda kepada melebihi RM50,000.
2.2 Selaras dengan perubahan had nilai perolehan tersebut, beberapa perubahan/penambahbaikan kepada modul eBidding telah dilaksanakan. Mulai 5 April 2011, Agensi hendaklah merujuk kepada garis panduan ini dalam melaksanakan eBidding.
3. PROSES PEROLEHAN SECARA
eBIDDING
YANG TELAHDILAKSANAKAN SEBELUM 5 APRIL 2011
3.1 Proses perolehan eBidding yang telah dilaksanakan sebelum 5 April 2011 hendaklah dicapai melalui pautan “Perolehan eBidding Sebelum 5 April 2011” di skrin log masuk modul eBidding.
3.2 Agensi hendaklah menyelesaikan proses eBidding tersebut sehingga pengesahan Surat Setuju Terima oleh pembekal berdasarkan tatacara yang digariskan dalam SPP Bil. 3 Tahun 2009.
3.3 Agensi tidak dibenarkan sama sekali melaksanakan perolehan eBidding baru melalui pautan ini.
3.5 Capaian kepada pautan ini akan ditamatkan apabila Agensi telah menyelesaikan semua proses eBidding yang dilaksanakan sebelum 5 April 2011.
4. PROSES PEROLEHAN SECARA
eBIDDING
YANG AKANDILAKSANAKAN MULAI 5 APRIL 2011
4.1 Agensi yang akan melaksanakan perolehan secara eBidding mulai 5 April 2011, hendaklah mengunci masuk ID Log Masuk dan Kata Laluan seperti biasa di skrin log masuk modul eBidding.
4.2 Aliran proses perolehan secara eBidding adalah seperti di Apendiks A.
4.3 Perubahan-perubahan kepada tatacara:
4.3.1 Tanggungjawab untuk mengesahkan senarai pendek pembekal yang melepasi penilaian pra-kelayakan dan membuat pemilihan akhir pembekal adalah bergantung kepada anggaran harga Jabatan seperti berikut:
Bil. Nilai Perolehan Pihak Bertanggungjawab 1. Melebihi RM50,000
hingga RM500,000
Jawatankuasa Sebut Harga
2. Melebihi RM500,000 Lembaga Perolehan
4.3.2 Pra-syarat Notis Pelawaan eBidding:
i. Agensi hendaklah membuat semakan bilangan pembekal terlebih dahulu berdasarkan kod bidang dan kriteria kelayakan pembekal (jika ada) bagi memastikan bilangan pembekal yang layak adalah lima (5) pembekal atau lebih sebelum notis pelawaan eBidding dikeluarkan.
ii. Sekiranya didapati bilangan pembekal kurang daripada lima (5), Agensi hendaklah melaksanakan perolehan secara Sebut Harga atau Tender.
4.3.3 Notis Pelawaan eBidding
i. Tempoh Notis Pelawaan eBidding yang ditetapkan adalah seperti berikut:
a. Sekurang-kurangnya lima (5) hari berdasarkan anggaran harga Jabatan yang bernilai melebihi RM50,000 sehingga RM500,000; atau
b. Sekurang-kurangnya 14 hari berdasarkan anggaran harga Jabatan yang bernilai melebihi RM500,000.
ii. Sekiranya permintaan eBidding belum diluluskan tetapi telah sampai tarikh Notis Pelawaan eBidding, tindakan berikut boleh diambil:
a. Pelulus boleh mengemas kini tarikh-tarikh di Jadual Pelaksanaan/Bida sebelum meluluskan permintaan; atau
b. Pelulus boleh menyerah kembali permintaan kepada Urus Setia untuk mengemas kini Jadual Pelaksanaan/Bida sebelum diluluskan semula.
iii. Notis Pelawaan eBidding akan dipaparkan secara automatik di Portal ePerolehan berdasarkan kepada tarikh Notis Pelawaan eBidding di Jadual Pelaksanaan/Bida selepas permintaan eBidding diluluskan:
a. Bagi eBidding yang tidak melibatkan taklimat atau lawatan tapak:
Dokumen eBidding akan diserahkan secara atas talian kepada pembekal yang memenuhi kriteria kelayakan pada tarikh Notis Pelawaan eBidding.
Tarikh Pra-Kelayakan Mula adalah bersamaan dengan tarikh Notis Pelawaan eBidding secara automatik.
b. Bagi eBidding yang melibatkan taklimat atau lawatan tapak:
pembekal yang memenuhi kriteria kelayakan pada tarikh Notis Pelawaan eBidding.
Agensi diminta memastikan kehadiran pembekal dikunci masuk sebelum tarikh Pra-Kelayakan Mula. Kemudahan kunci masuk Pendaftaran Kehadiran Pembekal (hadir dan memenuhi kriteria) boleh dicapai oleh Urus Setia di Buletin Tindakan mulai tarikh dan masa taklimat atau lawatan tapak seperti mana di Jadual Pelaksanaan/Bida.
Dokumen eBidding akan diserahkan secara atas talian kepada pembekal berdasarkan kepada senarai pendaftaran kehadiran pembekal pada tarikh Pra-Kelayakan Mula.
Sekiranya kehadiran pembekal gagal dikunci masuk sebelum tarikh Pra-Kelayakan Mula, Agensi perlu membuat permohonan pindaan tarikh Pra-Kelayakan Mula dan tarikh-tarikh berikutnya kepada Unit ePerolehan.
Tempoh Notis Pelawaan eBidding dikira mulai tarikh Pra-Kelayakan Mula.
4.3.4 Pra-syarat Penilaian Pra-Kelayakan
i. Selepas tamat tempoh notis pelawaan eBidding, Agensi hanya boleh melaksanakan penilaian Pra-Kelayakan setelah menerima sekurang-kurangnya lima (5) tawaran permulaan daripada pembekal.
ii. Sekiranya bilangan tawaran permulaan yang diterima adalah kurang daripada lima (5) pembekal, proses eBidding akan dihentikan. Agensi hendaklah membatalkan eBidding berkenaan dan memaklumkan kepada pembekal berhubung pembatalan tersebut.
Harga/Lembaga Perolehan adalah tiga (3) pembekal atau lebih.
ii. Sekiranya pembekal yang disenarai pendek adalah kurang daripada tiga (3) pembekal, proses eBidding tidak boleh diteruskan. Agensi hendaklah membatalkan eBidding berkenaan dan memaklumkan kepada pembekal berhubung pembatalan tersebut.
iii. Agensi hendaklah menyemak bilangan pembekal yang mengesahkan jemputan bidaan atas talian selepas tempoh pengesahan jemputan tamat.
iv. Bidaan atas talian hanya boleh diteruskan sekiranya tiga (3) pembekal atau lebih telah mengesahkan jemputan. Sekiranya kurang daripada jumlah tersebut, proses bidaan atas talian tidak boleh diteruskan. Agensi hendaklah membatalkan eBidding dan memaklumkan kepada pembekal berkenaan secara manual.
4.3.6 Peringkat Bidaan Atas Talian
i. Bagi anggaran harga jabatan melebihi RM50,000 sehingga RM500,000, Agensi hendaklah menetapkan nilai penurunan minimum adalah RM200
5. RUJUKAN PENGGUNAAN
Agensi boleh merujuk Apendiks B yang mempunyai contoh skrin (screen shot) mengenai perubahan/penambahbaikan kepada modul eBidding.
Unit ePerolehan
ALIRAN PROSES PEROLEHAN SECARA eBIDDING
Tidak
Ya
Kelulusan (Pegawai Pengawal/ Ketua
Jabatan/ Pegawai yang diturunkan kuasa secara
bertulis)
- Pelantikan keahlian Jawatankuasa Pra-Kelayakan, Penetapan Kriteria Kelayakan Pembekal, Penyediaan Spesifikasi, Penyediaan Kriteria Pra-Kelayakan, Penetapan Syarat/Terma dan Arahan Kepada Pembekal, Penyediaan Jadual Pelaksanaan/Bida dan Penyediaan Pelan Kontingensi.
- Kelulusan bagi semua persediaan bidaan yang dikemukakan. Peringkat Persediaan (A)
Semak Bilangan Pembekal
≥ 5 pembekal Laksana Perolehan Secara Sebut Harga atau Tender
A
- Semakan bilangan pembekal yang memenuhi kriteria kelayakan oleh Urus setia
- Agensi boleh meneruskan proses perolehan secara eBidding sekiranya bilangan pembekal yang memenuhi kriteria kelayakan sekurang-kurangnya lima (5)
ALIRAN PROSES PEROLEHAN SECARA eBIDDING
Kemasukan & Kelulusan Maklumat Bidaan
Notis Pelawaan eBidding
Tidak
Peringkat Pra-Kelayakan (B)
Penyediaan dan Penyerahan Tawaran Permulaan oleh Pembekal
- Notis Pelawaan eBidding akan dipaparkan di Portal ePerolehan secara automatik pada tarikh Notis Pelawaan eBidding.
- Sekiranya tiada taklimat/lawatan tapak, dokumen eBidding akan diserahkan kepada pembekal pada tarikh mengiklankan notis.
- Sekiranya ada taklimat/lawatan tapak, dokumen eBidding akan diserahkan kepada pembekal selepas senarai kehadiran pembekal dikuncimasuk dan tarikh pra kelayakan mula.
- Tempoh penyediaan dan penyerahan tawaran permulaan adalah sekurang-kurangnya 5 atau 14 hari mengikut nilai anggaran harga jabatan.
ALIRAN PROSES PEROLEHAN SECARA eBIDDING
Ya
Ya
B
Pengesahan Lembaga Perolehan / Jawatankuasa Sebut Harga
Pengesahan Jemputan oleh Pembekal Jemputan Bidaan
Atas Talian
Tidak Laksana Perolehan Secara Sebut Harga atau Tender
≥ 3 pembekal
≥ 3 pembekal Tidak Bidaan Atas Talian Tidak Boleh Diteruskan.
eBidding Dibatalkan.
C
Peringkat Pra-Kelayakan (B)
- Pengesahan senarai pendek oleh :
Jawatankuasa Sebut Harga - Nilai perolehan yang melebihi RM50,000 hingga RM500,000
Lembaga Perolehan - melebihi RM500,000
- Jemputan bidaan hanya boleh dilaksanakan sekiranya bilangan pembekal yang disenaraipendek adalah sekurang-kurangnya 3 pembekal.
ALIRAN PROSES PEROLEHAN SECARA eBIDDING
C
Bidaan Atas Talian
Keputusan Lembaga Perolehan / Jawatankuasa Sebut Harga
- Penjadualan akhir bidaan dibuat oleh Urus setia sebelum diserahkan kepada Jawatankuasa Pemilihan Akhir Pembekal.
Penyerahan Surat Setuju Terima Kepada Pembekal Berjaya
Penerimaan Surat Setuju Terima dan Bon Pelaksanaan
Penyediaan Kontrak dan Muat naik Kontrak
Pembekalan
- Diserahkan kepada pembida berjaya secara atas talian sebaik sahaja keputusan Jawatankuasa Pemilihan Akhir Pembekal diperolehi.
Bidaan Atas Talian (C)
Obligasi Kontrak (D)
Penjadualan Akhir Bidaan
- Peringkat ini adalah proses pembekalan dan pengesahan bayaran berdasarkan mod perolehan yang dinyatakan dalam modul Kontrak Kementerian.
- Kontrak disediakan secara manual dan maklumat berkaitan dikuncimasuk ke dalam sistem melalui modul Kontrak Kementerian.
- Bidaan atas talian oleh pembekal mengikut nilai penurunan dan tempoh yang ditetapkan serta dipantau oleh Urus setia.
- Keputusan Lembaga Perolehan/Jawatankuasa Sebut Harga dibuat secara bermesyuarat atau edaran.
A pendiks B
PA NDUA N PENGGU NA
Panduan Pengguna ini merupakan panduan untuk menggunakan skrin-skrin baru dan skrin-skrin yang telah dipinda selaras dengan beberapa perubahan kepada tatacara pengurusan perolehan secara eBidding.
Ia melibatkan skrin-skrin berikut:
1 . Semakan Bilangan Pembekal - Skrin baru
2 . Cipta Permintaan - Pindaan skrin sedia ada 3 . Pendaftaran Kehadiran Pembekal - Skrin baru
4 . Penjadualan Akhir Bidaan - Pindaan skrin sedia ada 5 . Pemilihan Pengerusi Jawatankuasa
Pemilihan Akhir Pembekal - Pindaan skrin sedia ada 6 . Pemilihan Akhir Pembekal O leh
1 . SEMA KA N BILA NGA N PEMBEKA L
Urusetia boleh membuat semakan bilangan pembekal berdasarkan kod bidang dan kriteria kelayakan pembekal bagi memastikan bilangan pembekal adalah seramai lima (5 ) pembekal atau lebih sebelum notis pelawaan eBidding dikeluarkan.
Langkah 1
Log masuk sebagai Urusetia. Skrin Dashboard akan dipaparkan.
A RA HA N:
Langkah 2
Skrin Semakan Bilangan Pembekal akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Masukkan Kod Bidang.
2 . Pilih Mandatori dan klik pada butang Tambah. 3 . Pilih Terbuka Kepada.
Langkah 3
Seksyen Hasil Carian akan memaparkan bilangan pembekal yang memenuhi kriteria kelayakan pembekal yang telah dimasukkan.
A RA HA N:
Langkah 4
Laporan Semakan Bilangan Pembekal dipaparkan.
NO TA :
2 . CIPTA PERMINTAA N
Langkah 1
Log masuk sebagai Urusetia. Skrin Dashboard akan dipaparkan.
A RA HA N:
Langkah 2
Seksyen : Perincian Permintaan
Skrin Perincian Permintaan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Maklumat Terbuka Kepada adalah berdasarkan Harga A nggaran yang dikunci masuk oleh pengguna, berdasarkan jadual di bawah:
Langkah 3
A RA HA N:
Langkah 4
Seksyen : Pemilihan Kod Bidang
Skrin Pilihan Bidang akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Masukkan Kod Bidang. 2 . Pilih Mandatori. 3 . Klik butang Tambah.
NO TA :
1 . Untuk menambah kod bidang berikutnya, ulang A rahan 1 hingga 3. 2 . Untuk menghapuskan kod bidang, laksanakan langkah-langkah berikut:
Langkah 5
A RA HA N:
Langkah 6
Seksyen : Kriteria Kelayakan Pembekal
Skrin Kriteria Kelayakan Pembekal akan dipaparkan.
A RA HA N:
Langkah 7
Skrin Carian Pembekal Pra-Kelayakan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Masukkan kriteria carian yang berkenaan. 2 . Klik butang Carian.
NO TA :
Langkah 8
Skrin Carian Pembekal Pra-Kelayakan dipaparkan dengan keputusan Jumlah Pembekal tertera di bawah.
A RA HA N:
Langkah 9
Skrin Kriteria Kelayakan Pembekal akan dipaparkan semula.
NO TA :
1 . Jumlah minimum bagi pemilihan pembekal adalah sekurang-kurangnya
lima (5 ) pembekal.
2 . Jika eBidding di kalangan Panel, kriteria kelayakan pembekal adalah berdasarkan Nama Syarikat dan No. Pendaftaran MO F. Pengguna dibenarkan untuk menghapuskan pembekal yang dipilih untuk dijemput.
3 . Jika eBidding Bukan Panel, kriteria kelayakan pembekal adalah berdasarkan Pilihan Negeri, Modal Berbayar dan Tempoh Sah Pendaftaran MO F. Hasil carian pemilihan pembekal akan memaparkan
Jumlah Pembekal yang Layak dan semua pembekal terbabit akan dijemput. Pengguna tidak dibenarkan menghapus pembekal yang telah disenaraikan.
4 . Senarai pembekal yang dipilih/disenaraikan akan dipaparkan di skrin
Langkah 1 0
A RA HA N:
Langkah 1 1
Seksyen : Perincian Bida
Skrin Perincian Bidaan akan dipaparkan.
A RA HA N:
Langkah 1 2
A RA HA N:
Langkah 1 3
Seksyen : Jadual Bida
Skrin Jadual Bidaan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Masukkan maklumat kepada medan-medan berikut: a. Tarikh dan masa Iklan Notis
b. Tarikh dan masa Pra-Kelayakan Mula
c. Tarikh dan masa Pra Kelayakan Tamat
d. Tarikh dan masa Notifikasi Jemputan Bidaan
e. Tarikh dan masa Tempoh Tamat Pengesahan Jemputan
f. Tarikh dan masa Mula Bidaan
g. Tarikh dan masa Tamat Bidaan
h. Tarikh dan masa Pengeluaran Surat Setuju Terima
i. Tarikh dan masa Penghantaran
j. Pegawai U ntuk Dihubungi
NO TA :
1 . Tempoh notis pelawaan eBidding (Perbezaan antara Pra-Kelayakan Mula dan Pra-Kelayakan Tamat) bergantung kepada harga anggaran jabatan:
a. Harga anggaran melebihi RM5 0 , 0 0 0 hingga RM5 0 0 , 0 0 0 , tempoh notis pelawaan eBidding akan default kepada lima (5 ) hari. b. Nilai perolehan melebihi RM5 0 0 , 0 0 0 , tempoh notis pelawaan
eBidding akan default kepada 1 4 hari.
2 . Bagi perolehan eBidding yang tiada taklimat atau lawatan tapak, tarikh Pra-Kelayakan Mula adalah sama dengan tarikh Iklan Notis.
Langkah 1 4
A RA HA N:
Langkah 1 5
Seksyen : Seting Paparan Pembekal
Skrin Seting Paparan Pembekal akan dipaparkan.
1
A RA HA N:
Langkah 1 6
A RA HA N:
1 . Klik pada seksyen Perincian Item.
Langkah 1 7
Seksyen : Perincian Item
Skrin Perincian Item akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Masukkan Perihal Bida.
2 . Masukkan Nilai Pengurangan Minima.
3 . Klik pada butang Simpan.
4 . Klik pada butang Sediakan Spesifikasi Item dan masukkan spesifikasi item.
NO TA :
1 . Medan Nilai Pengurangan Minima akan default mengikut harga anggaran jabatan seperti di bawah:
Harga Anggaran Jabatan Nilai Pengurangan Minima
Melebihi RM5 0 ,0 0 0 hingga 5 0 0 ,0 0 0 RM2 0 0 Melebihi RM5 0 0 ,0 0 0 hingga
RM1 ,0 0 0 ,0 0 0
RM1 ,0 0 0
Melebihi 1 ,0 0 0 ,0 0 0 RM2 ,5 0 0
Langkah 1 8
Contoh : Notis Pelawaan eBidding A RA HA N:
1 . Klik butang Serah untuk kelulusan permintaan.
1
NO TA :
3 . PENDA FTA RAN KEHA DIRA N PEMBEKA L
Langkah 1
Log masuk sebagai Urusetia. Skrin Dashboard dipaparkan.
Langkah 2
Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada pautan Pendaftaran Kehadiran Pembekal.
NO TA :
1 . Status Pendaftaran Kehadiran Pembekal akan dipaparkan di Buletin Tindakan pada tarikh dan masa taklimat atau lawatan tapak.
A RA HA N:
Langkah 3
Skrin Pendaftaran Kehadiran Pembekal akan dipaparkan.
A RA HA N:
Langkah 4
Skrin Hasil Carian Pendaftaran Kehadiran Pembekal akan dipaparkan.
NOTA :
1 . Ulang Langkah 2 untuk carian lain.
A RA HA N:
Langkah 5
Skrin Pendaftaran Kehadiran Pembekal akan memaparkan senarai pembekal yang dipilih.
A RA HA N:
1 . Pilih pada kotak pilihan pembekal yang dipilih. 2 . Klik pada butang Serah.
NOTA :
4 . PENJA DU A LA N A KHIR BIDA AN
Langkah 1
Log masuk sebagai Urusetia. Skrin Dashboard dipaparkan.
Langkah 2
Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada pautan Penjadualan A khir Bidaan.
A RA HA N:
Langkah 3
Skrin Penjadualan A khir Bidaan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada butang Kedudukan dan masukkan kedudukan pembekal. 2 . Pilih Serah Kepada.
3 . Masukkan Catatan. 4 . Klik pada butang Serah.
NO TA :
1. Pihak bertanggungjawab bagi pemilihan pembekal adalah berdasarkan harga anggaran jabatan seperti berikut:
Harga A nggaran Jabatan Pihak Bertanggungjawab
5 . PEMILIHA N PENGERU SI JA WA TA NKU A SA PEMILIHA N A KHIR PEMBEKA L
Langkah 1
Log masuk sebagai Urusetia Kementerian. Skrin Dashbo ard akan dipaparkan.
Langkah 2
Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada pautan Pemilihan Pengerusi Jawatankuasa Pemilihan A khir Pembekal.
A RA HA N:
Langkah 3
Skrin Pemilihan Pengerusi Jawatankuasa Pemilihan A khir Pembekal akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Pilih Serah Kepada.
2 . Masukkan Catatan. 3 . Klik pada butang Serah.
NO TA :
6 . PEMILIHAN A KHIR PEMBEKA L O LEH PENGERU SI JA WA TANKU A SA SEBU T HA RGA
Langkah 1
Log masuk sebagai Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga. Skrin Dashbo ard akan dipaparkan.
Langkah 2
Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada pautan Pemilihan Pembekal.
A RA HA N:
Langkah 3
Skrin Pemilihan A khir Pembekal akan dipaparkan.
A RA HA N:
Langkah 4
Skrin Pemilihan Pembekal akan dipaparkan.
A RA HA N:
Langkah 5
Skrin Pemilihan A khir Pembekal akan dipaparkan semula.
A RA HA N:
1 . Masukkan Catatan
