Analisis Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Suku Cadang PT Kramat Djati Asri Sejati untuk Menunjang Efektivitas Pengendalian Intern Persediaan Suku Cadang.

(1)

vii Universitas Kristen Maranatha

ABSTRACT

An inventory accounting information system provides assistance to companies in their implementation, recording process, as well as their mutation reports of each inventory in order to obtain uniformity in inventory accounting. A decent and adequate inventory accounting information system can produce an inventory report that can be helpful for the company’s management and may support the effectiveness of the company in managing inventories. Hereby the author is interested to conduct a research on the inventory accounting information system used by PT. Kramat Djati Asri Sejati, a company in transportation service. This research is performed using descriptive methods to analyze and gather data through observation and interviews. Based on the research, the author concluded that there are still a number of inadequate systems within the company. These systems influence the delay in obtaining data, inaccuracy in delivering data and low internal control for both managers and other employees.

(2)

viii Universitas Kristen Maranatha

ABSTRAK

Sistem Informasi Akuntansi persediaan memberi petunjuk kepada perusahaan dalam pelaksanaan, pencatatan dan pelaporan mutasi setiap persediaan sehingga tercapai keseragaman dalam akuntansi persediaan. Dengan sistem akuntansi persediaan yang baik dan memadai dapat menghasilkan laporan persediaan yang berguna bagi manajemen perusahaan dan dapat menunjang efektivitas dari perusahaan dalam mengelola persediaan. Di sini penulis tertarik untuk meneliti sistem informasi akuntansi persediaan pada PT. Kramat Djati Asri Sejati yang bergerak di bidang jasa transportasi. Penelitian ini dilakukan menggunakan metode deskriptif dengan menganalisis dan mengumpulkan data melalui observasi dan wawancara. Berdasarkan penelitian, penulis dapat simpulkan bahwa pada perusahaan ditemukan beberapa sistem yang masih belum memadai dan berdampak terhadap keterlambatan memperoleh informasi data, ketidakakuratan dalam penyampaian informasi, dan terbentuknya pengendalian intern yang rendah baik untuk manajer maupun karyawan-karyawan lainnya.

(3)

ix Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PENGESAHAN ... ii

SURAT PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

ABSTRACT ... vii

ABSTRAK ... viii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR TABEL ... xiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Penelitian ... 1

1.2 Identifikasi Masalah ... 4

1.3 Batasan Masalah ... 4

1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian ... 4

1.5 Kegunaan Penelitian ... 5

BAB II KAJIAN PUSTAKA DAN KERANGKA PEMIKIRAN ... 6

2.1 Kajian Pustaka ... 6

2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi ... 6

2.1.2 Pengertian Sistem... 6

(4)

x Universitas Kristen Maranatha

2.1.4 Pengertian Akuntansi ... 10

2.1.5 Pengertian Sistem Informasi ... 11

2.1.6 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi... 12

2.1.6.1 Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi ... 14

2.1.6.2 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi ... 15

2.1.7 Landasan Teoritis Persediaan Barang ... 15

2.1.7.1 Pengertian Persediaan Barang ... 16

2.1.7.2 Sistem Persediaan Barang ... 16

2.1.7.3 Jenis-jenis Persediaan ... 17

2.1.8 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ... 18

2.1.8.1 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ... 18

2.1.9 Analisis Sistem Informasi Akuntansi... 19

2.1.9.1 Perangkat Analisis Sistem Informasi Akuntansi ... 19

2.1.10 Sistem Pengendalian Intern... 20

2.1.10.1 Karakteristik Pengendalian Intern ... 23

2.1.10.2 Tujuan Pengendalian Intern ... 24

2.1.10.3 Unsur-unsur Pengendalian Intern ... 25

2.1.11 Hubungan Sistem Informasi Akuntansi dengan Pengendalian Intern ... 26

2.2 Kerangka Penelitian ... 27

BAB III METODA PENELITIAN ... 29

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 29

(5)

xi Universitas Kristen Maranatha

3.2.1 Struktur Organisasi ... 31

3.2.2 Uraian Tugas ... 31

3.3 Gambaran Keadaan dan Operasi Perusahaan... 37

3.4 Metoda Penelitian ... 39

3.4.1 Teknik Pengumpulan Data ... 39

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... 42

4.1 Penerapan Sistem Informasi Akuntansi di Perusahaan ... 42

4.1.1 Prosedur Pengajuan Barang Gudang ... 42

4.1.1.1 Prosedur Pengajuan Barang Gudang BJM ... 42

4.1.1.2 Prosedur Pengajuan Barang Gudang Karoseri ... 44

4.1.2 Prosedur Penerimaan Barang ... 48

4.1.3 Prosedur Pengeluaran Barang ... 50

4.1.4 Analisis Sistem Informasi Akuntansi... 52

4.1.4.1 Analisis Aliran Data dan Informasi ... 52

4.1.4.2 Contoh Dokumen yang digunakan PT. Kramat Djati ... 54

4.2 Penerapan Sistem Informasi Akuntansi untuk Menunjang Efektivitas Pengendalian Intern Suku Cadang ... 57

4.2.1 Evaluasi Prosedur dan Sistem Persediaan Perusahaan ... 57

BAB V SIMPULAN DAN SARAN ... 75

5.1 Simpulan ... 75

(6)

xii Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR PUSTAKA ... 79

(7)

xiii Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1 Bagan Struktur Organisasi ... 41

Gambar 2 Flowchart Pengajuan Barang ... 60

Gambar 3 Usulan Sistem dan Prosedur Pengajuan Barang ... 62

Gambar 4 Flowchart Sistem dan Prosedur Penerimaan Barang ... 64

Gambar 5 Usulan Sistem dan Prosedur Penerimaan Barang ... 66

Gambar 6 Sistem dan Prosedur Pengeluaran Barang ... 68

Gambar 7 Usulan Sistem dan Prosedur Pengeluaran Barang ... 69

Gambar 8 Kartu Stock ... 70

Gambar 9 Order Pembelian ... 71

Gambar 10 Surat Perintah Kerja ... 72

Gambar 11 Penerimaan Barang di Gudang ... 73

(8)

xiv Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel I Bon Permintaan dan Penyerahan Barang ... 54

Tabel II Laporan Stock ... 55

Tabel III Permintaan Pembelian (PP)... 55

Tabel IV Form Surat Perintah Kerja ... 56

Tabel V Bon Permintaan Barang ke Gudang ... 56

(9)

1 Universitas Kristen Maranatha

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penelitian

Sistem informasi merupakan sarana yang menunjang bagi lembaga atau

perusahaan untuk meningkatkan efektivitas kinerjanya. Sistem informasi diartikan

sebagai kerangka yang terdiri dari sumber daya yang terkoordinasi yatu

mengumpulkan, memproses, mengendalikan dan manajemen data melalui tahapan

guna menghasilkan informasi yang disampaikan melalui jaringan komunikasi untuk

suatu kebutuhan dalam perusahaan. (Hendani, 2008)

Setiap jenis perusahaan yaitu perusahaan dagang, industri, jasa dan keuangan

yang berbentuk badan hukum perseorangan, firma, CV, PT, Yayasan, baik yang

dimiliki oleh swasta maupun yang dimiliki oleh negara, menggunakan sistem

informasi akuntansi untuk mengolah data keuangan atau akuntansi untuk

menghasilkan informasi akuntansi. (Susanto, 2003:21)

Sistem informasi akuntansi memainkan peranan penting untuk menghasilkan

informasi akuntansi keuangan untuk memenuhi fungsi informasi akuntansi keuangan

untuk memenuhi fungsi informasi keuangan bagi kepentingan pihak ekstern

perusahaan. Di mana oleh pihak-pihak tersebut akan dipergunakan sebagai pegangan

untuk menilai kewajaran usaha perusahaan. (Susanto, 2003:21)

Organisasi sangat tergantung pada sistem informasi agar selalu dapat

kompetitif. Informasi merupakan sumber daya ( resources ) yang arti pentingnya

(10)

BAB I PENDAHULUAN 2

Universitas Kristen Maranatha

saing, dapat ditingkatkan dengan bantuan informasi. Akuntansi sebagai suatu sistem

informasi, mengidentifikasikan, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi

ekonomis mengenai suatu badan usaha kepada berbagai pihak. Informasi adalah data

yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil

keputusan yang tepat. Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan

untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan penyusunan pembahasan akuntansi

persediaan adalah memberi petunjuk kepada organisasi yang terkait dalam

pelaksanaan pencatatan dan pelaporan persediaan agar organisasi tersebut memiliki

persepsi yang sama sehingga tercapai keseragaman dalam akuntansi persediaan.

Terlebih lagi sistem akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis

persediaan yang tersimpan di gudang sehingga akan sangat membantu memberikan

informasi mengenai biaya produksi. (Bodnar, 2003)

Tujuan utama didirikannya suatu perusahaan profit oriented adalah untuk

mencapai laba seoptimal mungkin sesuai dengan tujuan perusahaan yang telah

ditetapkan. Laba yang dihasilkan dapat menyokong kebutuhan hidup suatu

perusahaan. Untuk mencapai laba semaksimal mungkin, perusahaan dituntut untuk

memiliki pengendalian intern yang baik melalui sistem-sistem informasi yang dapat

diandalkan. Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu bagian penting bagi

perusahaan dalam meningkatkan produktivitas, baik dalam memperoleh informasi,

mengolah, dan menggunakan informasi tersebut terutama untuk kepentingan intern

perusahaan. (Wilkinson, 1986)

Sistem pengendalian selalu harus berhubungan dengan sistem informasi.

Informasi akuntansi yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi harus

(11)

yang baik tidak akan menyesatkan pemakai dalam mengambil keputusan penting

untuk melaksanakan pengendalian. Agar informasi mengandung unsur terkendali,

maka informasi harus dihasilkan oleh pengolahan data yang terkendali dalam suatu

wadah organisasi pengolahan data yang terstruktur. (La Midjan, 2003:38)

Dalam hal pemilihan perusahaan pada skripsi ini penulis memilih untuk

melakukan penelitian pada perusahaan yang bergerak pada bidang jasa transportasi.

Saat ini transportasi sangat dibutuhkan oleh masyarakat karena arus mobilitas

penduduk yang semakin meningkat, sehingga untuk memenuhi kualitas bis yang baik

maka diperlukan persediaan suku cadang yang baik dan berkualitas sehingga dalam

melayani mobilitas penduduk bisa berjalan dengan lancar dan jasa yang diberikan

dapat optimal. Terlebih lagi pada PT Kramat Djati tersedia bengkel tempat perbaikan

bis-bis tersebut sehingga harus memiliki persediaan suku cadang. Suku cadang saat

ini bukanlah hal yang murah dan untuk mendapatkannya terkadang sangat sulit

ditemukan sehingga dibutuhkan pengendalian di dalamnya agar suku cadang ini

tidak hilang ataupun rusak. Selain itu, biasanya perusahaan banyak menghadapi

beberapa kendala, seperti terjadinya penumpukan persediaan barang (suku cadang)

akibat kurangnya kontrol dari pihak manajemen, dokumen-dokumen tidak lengkap

sehingga terjadi penyimpangan di bagian persediaan.

Penulis bermaksud untuk melakukan penelitian ini pada PT. Kramat Djati

Asri Sejati. Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang transportasi maka

diperlukan persediaan suku cadang yang baik dan berkualitas. Berdasarkan latar

belakang tersebut, maka judul penelitian yang akan penulis teliti adalah sebagai

(12)

EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN SUKU CADANG”

1.2 Identifikasi Masalah

Bertitik tolak dari latar belakang yang telah diuraikan, penulis

mengidentifikasi masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi persediaan di dalam PT

Kramat Djati Asri Sejati.

2. Bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi persediaan Spare Part

untuk menunjang efektivitas pengendalian intern persediaan Spare Part..

1.3 Batasan Masalah

Dalam penyusunan penelitian ini penulis akan membatasi masalah-masalah

yang ada dengan batasan masalah mengenai sistem informasi akuntansi persediaan.

1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian

Maksud penelitan ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat untuk

menempuh ujian sidang sarjana lengkap program Sarjana (S1) Fakultas Ekonomi

Jurusan Akuntansi Universitas Kristen Maranatha.

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui dan menilai bagaimana bentuk sistem informasi akuntansi

atas persediaan barang dagangan yang sedang dijalankan oleh PT Kramat

(13)

2. Untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi sistem informasi

akuntansi persediaan barang dagangan berperan dalam menunjang efektivitas

pengendalian intern persediaan barang dagangan.

1.5 Kegunaan Penelitian

Dari penelitian ini diharapkan akan diperoleh informasi yang akurat dan

relevan yang dapat digunakan oleh:

1. Penulis

Hasil penelitian ini diharapkan akan memberikan wawasan pengetahuan

tentang masalah yang diteliti agar dapat memperoleh gambaran yang jelas

mengenai kesesuaian fakta di lapangan dengan teori yang ada, dan sebagai

salah satu prasyarat akademik untuk menyelesaikan program Sarjana S-1

Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Maranatha.

2. Perusahaan

Sebagai bahan masukan dalam mengevaluasi sistem persediaan saat ini,

sehingga efisiensi dan efektivitas perusahaan dapat terjadi.

3. Pihak lain

(14)

BAB V

SIMPULAN DAN SARAN

5.1. Simpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai sistem informasi

akuntansi persediaan spare part PT Kramat Djati Asri Sejati yang mana telah

diuraikan penulis pada bab-bab sebelumnya, maka penulis menyimpulkan dua

kesimpulan, yaitu:

a. Sistem informasi akuntansi persediaan yang dijalankan PT Kramat Djati Asri

Sejati dapat dikatakan cukup memadai, karena dilihat dari stuktur organisasi

dan hasil penelitian yang penulis buat sesuai dengan keadaan dan sistem yang

ada di perusahaan. Hasil penelitian penulis menunjukkan:

 Terdapat perangkapan tugas yang terjadi pada bagian-bagian yang ada.

Sebagai contoh: bagian admnistrasi gudang merangkap sebagai

pengawas persediaan dan tenaga yang mengecek surat jalan dengan

penerimaan barang.

 Di beberapa gudang terdapat sumber daya manusia yang kurang

memadai sehingga keakuratan data tidak tercapai, seperti bagian

gudang karoseri di mana terdapat keterlambatan update data

persediaan, sehingga perlu dirapikan dan diperbaiki teknik pencatatan

agar dapat akurat, rapi dan update.

 Ada beberapa dokumentasi yang kurang, sehingga dapat

(15)

BAB V SIMPULAN DAN SARAN 76

pengambilan spare part perakitan mesin di mana perakitan mesin

seringkali tidak tercatat di bagian gudang karena spare part yang

digunakan seringkali hanya untuk percobaan atau sementara saja. Ada

beberapa lagi dalam dokumentasi seperti apabila pengambilan barang

di luar jam kerja operasional seringkali pengambilan spare part di

gudang tidak dicatat oleh mekanik dan bagian gudang karena time

keeper (yang membuat bon pengeluaran) sudah pulang namun bagian

gudang dan mekanik belum pulang.

b. Sistem informasi akuntansi persediaan sangat berperan dalam menunjang

efektivitas pengendalian internal atas persediaan di dalam perusahaan.

Dikarenakan sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal merupakan

dua komponen yang saling mendukung dalam pelaksanaannya. Dapat terlihat

dari hasil penelitian, sistem, dokumen, pembagian tanggung jawab yang

kurang memadai akan mempengaruhi tingkat pengendalian internal pada

perusahaan.

5.2. Saran

Pada akhir penulisan Skripsi ini, penulis mencoba untuk mengajukan

beberapa buah saran dengan harapan saran yang diberikan dapat bermanfaat terutama

bagi perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan sistem

persediaan spare part agar tercipta efektivitas pengendalian intern. Saran tersebut

adalah sebagai berikut:

a. Harus ada pemisahan fungsi di dalam sistem perusahaan tidak boleh ada

(16)

 Namun hal ini belum dapat direalisasikan karena keterbatasan

dana dan kualitias tenaga kerja.

 Setiap departemen di perusahaan harus mempunyai sistem dan

fasilitas dokumen yang memadai.

 Perlu ada pengawasan khusus untuk mengecek ke update-an data

sehingga data yang diberikan oleh bagian persediaan bisa akurat

dan lebih terpercaya.

b. PP dibuat 3 rangkap saja, karena Bagian pembelian dikirimkan PP 1 rangkap

juga sudah cukup, apalagi sudah ada yang difax. Agar tidak hilang, PP diarsip

di binder dan nomor harus urut, tidak boleh ada yang hilang / tidak berurutan,

dalam pengarsipan harus 1 warna seragam untuk 1 bagian, tidak boleh

campur-campur.

c. Bon Pengambilan Barang harus ditandatangani oleh kedua belah pihak, jadi

petugas gudang harus ikut tanda tangan sebagai pihak yang menyerahkan

barang.

d. Pencatatan di kartu gantung harus langsung dilakukan pada saat barang

diambil dari rak, cukup tanggal, diterima dari mana, diambil oleh siapa.

e. Pencatatan untuk pengeluaran waktu lembur harus jelas, siapa yang

mengambil, siapa yang menyerahkan, untuk apa, berapa jumlahnya dan harus

ditandatangani oleh kedua belah pihak. Untuk pencatatannya telah disediakan

form khusus yang telah dijilid agar tidak tercecer.

f. Pengeluaran untuk rombongan dibuat di formulir khusus dan harus jelas

(17)

 Rangkap putih : untuk petugas gudang, setelah kembali diarsip

di bagian gudang karoseri

 Rangkap merah : dibawa supir , setelah kembali diarsip di time

keeper.

dipakai selama perjalanan, kemudian bon kuning untuk diarsip petugas

gudang sambil menyerahkan barang sisanya ke gudang. Time keeper juga

harus mengarsip bon merah dan dijepretkan dengan bon merah PBG dan bon

putih oleh petugas gudang dijepretkan dengan bon dan diberikan ke

administrasi gudang untuk dicek oleh bagian karoseri.

g. Untuk ke depannya cukup bagian administrasi gudang ban yang mencatat ke

kartu stok, hanya perlu dicek setiap sore ke bon penerimaan dan

pengeluarannya dan ditandatangani oleh kepala gudang ban sebagai bukti

telah dicek.

h. Gudang karoseri perlu membuat kartu stok gantung setelah mengupdate kartu

stock barang sehingga setiap item bisa tersusun dengan rapi dan bisa

langsung melihat jumlah barang yang ada tanpa harus menghitung fisik.

i. Gudang hanya boleh menerima bon putih untuk menginput kartu stok dan

bagian gudang karoseri harus mengejar bon putih untuk segera bisa diarsip di

(18)

DAFTAR PUSTAKA

Eldon D. Hendriksen dan Nugroho W. (2000). Teori Akuntansi II. Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

H. Bodnardan William S. Hopwood. (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Edisi lima, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Jogiyanto, H.M. (2001). Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Struktur.Yogyakarta.

Jogiyanto, H.M. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Stuktur, Yogyakarta.

Hall, James A. (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Edisi I. Terjemahan oleh Agus Maulana, Hendardi, dan Kristina.Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Joseph, W. Wilkinson. (2003). Sistem Akunting dan Informasi.Terjemahan Agus Maulana, MSM. Edisi Tiga tahun 2005, Penerbit Binarupa Aksara, Jakarta Barat.

Cooper, Donald R, dan Pamella Schindller. (2011). Bussines Research Methods.11th edition, McGraw-Hill, New Jersey.

La Midjan, dan Azhar Susanto. Sistem Informasi Akuntansi I Pendekatan Manual Praktika Penyusunan Metode dan Prosedur. Penerbit Lembaga Informatika Akuntansi.

Romney Marshall B, Paul John Steinbart. (2005). Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 9.Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Edisi ketiga.Penerbit Salemba Empat, Jakarta

Moekijat. Drs., Pengantar Sistem Informasi Manejemen, Edisi Revisi, 1996.

Wilson, James D., and John B. Campbell. (1996). CONTROLLERSHIP: The Work

of The Management Accountant, 3th edition, New york: Ronald Press Company, John Wiley and sors Inc., Dialih bahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera dalam Controllership: Tugas Akuntansi Manajemen, Penerbit Erlangga.

Baridwan, Zaki. (1993). Sistem Akuntansi. Penerbit BPFE, Yogyakarta.

(19)

80

Komaruddin. (1994). Ensiklopedia Manajemen. Edisi kedua.Penerbit Bumi Aksara, Jakarta.