Document Control Procedure

(1)

(2)

(3)

a. Jika diterima oleh DC, DC harus meregistrasi Dokumen tersebut, menyimpan Dokumen Softcopy dalam server dan DMS (jika yang diterima adalah Dokumen Softcopy), scan atau copy Dokumen (jika yang diterima adalah Dokumen Hardcopy), dan mendistribusikannya kepada personel terkait untuk direview ataupun hanya untuk sebagai informasi menggunakan formulir “Internal Distribution Review”, serta menyimpan Dokumen final.

(7)

b. Jika diterima oleh personel selain DC, personel tersebut harus menginformasikan kepada DC mengenai Dokumen yang diterimanya untuk diregistrasi, dan memberikan Dokumen tersebut kepada DC untuk disimpan.

c. Memastikan Dokumen yang diterima lengkap (Dokumen Softcopy dan/atau Dokumen Hardcopy), sesuai dengan isi email (jika dikirim via email) dan Document Transmittal (jika ada). Jika terdapat Dokumen Softcopy dan/atau Dokumen Hardcopy yang tidak diterima atau Dokumen diterima tidak lengkap oleh penerima Dokumen, maka harus diberi catatan dan diinformasikan kepada pengirim Dokumen.

d. Memeriksa untuk Dokumen yang diterima sesuai subyeknya dan memberikan tanggapan jika diperlukan.

e. Mengirimkan tanggapan mengenai Dokumen tersebut kepada Pihak Eksternal sesuai tingkat urgensinya.

5.1.2 Dokumen Perusahaan

a. Memastikan Dokumen yang diterima lengkap (Dokumen Softcopy dan/atau Dokumen Hardcopy) dan sesuai dengan Document Transmittal (jika ada).

b. Menginfomasikan dan/atau memberikan Dokumen Softcopy (hasil scan) kepada DC mengenai Dokumen yang diterima, jika Dokumen bersifat rahasia, cukup memberikan informasi (nomor, judul, tanggal, revisi (jika ada), dan pihak pengirim Dokumen) mengenai Dokumen yang diterima untuk diregistrasi.

c. Memeriksa, memberikan tanggapan, ataupun mendistribusikan Dokumen yang diterima.

d. Mengirimkan tanggapan mengenai Dokumen tersebut kepada Pihak Eksternal sesuai tingkat urgensinya,

5.2 Pembuat Dokumen

Tanggung jawab Pembuat Dokumen:

a. Mendaftarkan Dokumen yang dibuat kepada DC.

b. Menentukan waktu kadaluwarsa dengan berkonsultasi dengan DC dan atasan langsung untuk setiap Dokumen yang dipublikasikan (jika ada).

c. Mengunakan Format Standar yang sesuai dengan Dokumen yang akan dibuat.

d. Membuat atau mengembangkan Dokumen yang tepat dengan kualitas yang baik dan kesalahan tulis yang minim.

e. Memeriksa dan memverifikasi Dokumen dengan tepat, memadai, dan telah sesuai dengan peruntukannya sebelum Dokumen tersebut didistribusikan untuk review internal. Hal ini meliputi tanggal pembuatan, nomor, subjek atau judul, penerima dan alamat penerima (jika ada), serta Pemberi Persetujuan Dokumen.

f. Pemeriksa Dokumen setidaknya adalah atasan langsung dari Pembuat Dokumen, jika diperlukan adanya pemeriksa tambahan dapat didiskusikan dengan atasan langsung untuk Dokumen yang dibuat.

g. Menentukan batas waktu sirkulasi Dokumen mulai dari pembuatan sampai dengan pengesahan berdasar tingkat urgensinya.

h. Mendistribusikan Dokumen untuk review internal, memonitor dan follow up status Dokumen selama review internal, mengkolaborasikan dan menindaklanjuti setiap komentar yang ada, merevisi Dokumen, dan menyampaikan Dokumen ke DC setelah Dokumen mendapat persetujuan akhir melalui review internal, jika diperlukan untuk direview oleh departemen lain harus melalui persetujuan atasan langsung.

Menindaklanjuti input dan komentar dari Pemeriksa Dokumen dan Pemberi Persetujuan Dokumen dengan merevisi Dokumen sesuai yang dibutuhkan dan diharapkan.

i. Memastikan ketersediaan Dokumen Softcopy (native dan hasil scan) dari Dokumen original jika yang dikirim adalah Dokumen original atau ketersediaan berkas Dokumen Softcopy (native dan hasil scan), serta berkas Dokumen Hardcopy original jika pengiriman melalui email/fax untuk diarsip oleh DC.

(8)

j. Menginformasikan kepada DC mengenai Personel/Departemen ataupun Pihak Eksternal (orang yang menerima, alamat penerima, nomor telp/fax [jika ada]) yang menerima distribusi Dokumen yang dibuat.

Khusus untuk surat undangan, Pembuat Dokumen harus memberikan informasi kepada DC untuk setiap pihak yang akan diundang.

k. Meninjau kembali validitas Dokumen tiga (3) bulan sebelum Dokumen kadaluwarsa (jika ada).

5.3 Pemeriksa Dokumen

Tanggung jawab Pemeriksa Dokumen:

a. Meninjau Dokumen tersebut dan memastikan hal-hal berikut:

 Sesuai dengan peraturan Pemerintah serta kebijakan dan ekspektasi PT SKS Listrik Kalimantan.

 Dapat diterapkan dan sesuai dengan kebijakan yang sudah ada.

 Mempertimbangkan dampak dari adanya Dokumen tersebut.

 Meninjau dan memeriksa konten Dokumen secara seksama agar semua informasi sudah lengkap dan benar serta memastikan Dokumen tepat guna dan sesuai dengan fungsi yang diharapkan.

b. Menyerahkan hasil pemeriksaan berikut masukan, komentar, dan rekomendasi terkait dengan Dokumen tersebut kepada Pembuat Dokumen untuk Dokumen Internal, untuk Dokumen Eksternal akan diteruskan langsung ke Pemberi Persetujuan sebelum dikembalikan ke Pihak Eksternal dengan batas waktu tertentu tergantung tingkat urgensinya, maksimal 5 hari kerja untuk Dokumen Internal dan 1-2 hari kerja untuk Dokumen yang akan dikirimkan ke Pihak Eksternal.

c. Menunjukan telah selesainya proses pemeriksaan dengan menandatangani Dokumen (tanda tangan basah) ditempat yang telah tersedia (dengan catatan Pemeriksa Dokumen telah setuju dengan isi Dokumen dan tidak ada lagi masukan, komentar, dan rekomendasi pada Dokumen tersebut) dan segera mengembalikan kepada Pembuat Dokumen, Pemberi Persetujuan, ataupun DC untuk proses persetujuan.

d. Pada kondisi tertentu, Pemeriksa Dokumen bisa jadi orang yang sama dengan Pemberi Persetujuan.

5.4 Pemberi Persetujuan Dokumen Tanggung jawab Pemberi Persetujuan:

a. Mensahkan suatu Dokumen untuk diimplementasikan dengan menandatangani Dokumen tersebut (tanda tangan basah) pada tempat yang telah disediakan (dengan catatan Pemberi Persetujuan telah setuju dengan isi Dokumen dan tidak ada lagi masukan, komentar, dan rekomendasi pada Dokumen tersebut) maksimal 2 hari kerja untuk Dokumen Internal dan 1 hari kerja untuk Dokumen yang akan dikirimkan ke Pihak Eksternal.

b. Menyerahkan hasil persetujuan ke DC segera setelah Dokumen ditandatangani.

c. Mengkonfirmasi bahwa Dokumen dapat diimplementasikan dengan memperhatikan hal-hal berikut:

 Sesuai dengan Peraturan Pemerintah serta kebijakan dan ekspektasi PT SKS Listrik Kalimantan.

 Mempertimbangkan dampak dari adanya Dokumen tersebut.

 Meninjau dan memeriksa konten Dokumen secara seksama agar Dokumen tepat guna dan sesuai dengan fungsi yang diharapkan.

d. Pemberi Persetujuan untuk Dokumen yang berkaitan dengan Commercial dan PLN adalah Direktur / Deputy CEO / CEO ( Site ).

e. Pemberi Persetujuan untuk Dokumen yang berkaitan dengan Project/Operasi adalah Project Manajer/Dept Head/CTO/CFO/CEO

5.5 Document Control (DC) Tanggung jawab DC:

a. Memastikan bahwa setiap Dokumen telah sesuai dengan kebutuhan, proses, dan Prosedur.

b. Meregistrasi semua Dokumen masuk dan keluar baik Dokumen Internal maupun Dokumen Eksternal kedalam MDL.

c. Menangani dokumentasi secara tepat, dengan cara meregistrasi setiap Dokumen baik Dokumen Softcopy ataupun Dokumen Hardcopy, mempublikasi Dokumen Softcopy kepada pihak terkait, mengunggah

(9)

Dokumen Softcopy ke server, mengelola dan memantau sirkulasi setiap Dokumen baik Dokumen Softcopy maupun Dokumen Hardcopy.

d. Bekerja sama dengan Pembuat Dokumen untuk memastikan bahwa informasi Dokumen yang dibuat teregistrasi sesuai dengan SLK-KTG1-DC-PCD-2020-001 Document Numbering Procedure.

e. Menerima Dokumen final yang telah disahkan/disetujui dari Pembuat Dokumen dan mendistribusikan kepada pihak terkait sesuai dengan peruntukan Dokumen.

f. Menginformasikan dan mendistribusikan kepada personel yang terkait mengenai setiap Dokumen yang baru, revisi, ataupun versi terbaru. Hal ini untuk memastikan setiap Dokumen yang ada dan digunakan adalah Dokumen dengan revisi yang benar dan terbaru. Setiap revisi Dokumen yang sudah tidak terpakai harus disimpan didalam folder khusus.

g. Bekerja sama dengan Pembuat Dokumen untuk memastikan bahwa setiap Dokumen telah ditinjau ulang sebelum tanggal kadaluwarsa (jika diperlukan).

h. Menerima setiap Dokumen Eksternal yang terkait dengan proyek harus disertai dengan Document Transmittal dari pihak pengirim serta memeriksa dan memastikan bahwa telah sesuai dengan Document Transmittal terkait jumlah, nomor, deskripsi, revisi (jika ada), dan tanggal penyampaian Dokumen tersebut.

i. Mendistribusikan setiap Dokumen Eksternal yang terkait dengan proyek kepada Pemeriksa Dokumen yang terkaitdengan Dokumen tersebut dan memastikan bahwa proses pemeriksaan/review tersebut tidak melebihi batas waktu yang ditentukan.

j. Mengirimkan kembali Dokumen Eksternal yang telah diperiksa ataupun disetujui kepada PIhak Eksternal terkait secara resmi dengan menggunakan Document Transmittal sebelum batas waktu yang ditentukan.

6 PROSEDURE

6.1 PENOMORAN DAN REVISI DOKUMEN 6.1.1 Prosedur Umum

Semua Dokumen yang dibuat oleh internal perusahaan baik itu dokumen prosedure, work Instrution atau pun rekaman yang telah diatur dalam prosedur ini harus diberikan penomoran yang sesuai.

Perubahan struktur penomoran dan pengkodean dokumen hanya bisa dilakukan dengan konfirmasi dari DC. Struktur pengkodean dan penomoran dalam prosedur ini sudah baku dan mengikat untuk tiap tiap jenis dokumen yang disebutkan. Jika terdapat dokumen baru yang penomorannya tidak tercakup dalam prosedur penomoran ini, maka pembuat dokumen wajib menginformasikan dan mendiskusikan dengan DC untuk pembuatan struktur penomoran dokumen yang bisa mencakup informasi pada dokumen tersebut. Dokumen yang dikeluarkan oleh kontraktor, manufaktur, masing-masing department di lingkup perusahaan akan mengacu pada penomoran yang telah disediakan oleh DC dan diregistrasi dalam Master Document List (MDL) oleh DC.

6.1.2 Syarat Penomoran

a. Setiap Dokumen harus memiliki penomoran khusus yang unik termasuk status revisi..

b. DC harus bisa memastikan dan memverifikasi bahwa semua Dokumen telah diberi penomoran yang sesuai dengan prosedur ini, serta tidak adanya duplikasi penomoran.

c. Pembuat Dokumen harus mengaplikasikan prosedur penomoran ini untuk setiap Dokumen baru maupun Dokumen yang telah direvisi

6.1.3 Penomoran Dokumen 6.1.3.1 Penomoran Umum

AAAX - AAA - AAA - NNNN - NNNN NNNN

1 2 3 4 5 6

(10)

Keterangan:

1. Nama Perusahaan (SLK-KTG1)

2. Departemen/Sub Departemen yang mengeluarkan Dokumen (2 - 4 digit).

3. Jenis atau Tipe Dokumen (PCD, CTR, SPK, WI, MPR, WPR, dll.).

4. Tahun dikeluarkannya Dokumen. (khusus untuk formulir tidak menggunakan tahun) 5. Nomor urut Dokumen (running number 3 digit).

6. Format penomoran ini tidak berlaku untuk surat, MoM dan transmittal

6.1.3.2 Penomoran Khusus Surat & MoM

AAAX - AAA - AA - AAA - AAAA - NNNN - NNNN

1 2 3 4 5 6 7

Keterangan:

1. Nama Perusahaan (SLK-KTG1)

2. Departemen yang mengeluarkan Dokumen (2 - 3 digit).

3. Sub Departemen yang mengeluarkan Dokumen (2 digit).

4. Jenis atau Tipe Dokumen (LTR, INV, CLA, NOT, STL, ASM, dll.).

5. Bulan dikeluarkannya Dokumen (dalam angka romawi, 1 - 4 digit).

6. Tahun dikeluarkannya Dokumen.

7. Nomor urut Dokumen (running number3 digit).

8. Untuk surat memakai “-” dan untuk MoM memakai format “-“ untuk penghubung 6.1.3.3 Penomoran Khusus Transmittal

AAAX - DT - AAA - NNNN - NNN

1 2 3 4 5

Keterangan:

1. Nama Perusahaan.

2. Jenis atau Tipe Dokumen (DT).

3. Pihak yang dituju / Parties (2 - 5 digit).

4. Tahun dikeluarkannya Dokumen.

5. Dokumen indeks, nomor urut Dokumen (running number, disesuaikan dengan pihak yang ditujukan).

6.2 Revisi Code

Revisi dokumen ditunjukan dengan angka, dan dimulai dengan angka “0” pada versi publikasi pertama dan seterusnya. Jika dokumen tersebut masih dalam tahap diskusi internal, maka angka revisi dokumen tidak akan naik, untuk membedakannya maka revisi dokumen tersebut akan ditambahkan angka revisi (contoh, Rev. 01, Rev 02, Rev 03, dst)

6.3 PROSEDUR DOKUMENTASI 6.3.1 Document Internal

6.3.1.1 Registrasi

Setiap Dokumen yang didapatkan oleh DC baik itu dari Pembuat Dokumen harus meliputi:

a. Tanggal pembuatan, nomor, dan judul Dokumen.

b. Revisi Dokumen (jika ada).

c. Tanggal terima Dokumen.

(11)

d. Ruang lingkup Dokumen, apakah untuk diaplikasikan kepada seluruh personel PT SKS Listrik Kalimantan atau untuk lingkup tertentu saja.

e. Tenggat waktu Dokumen tersebut untuk dipublikasi/dikirimkan (jika ada).

f. Nama, posisi, alamat dan keterangan pendukung lainnya mengenai penerima Dokumen.

g. Inisial Pembuat Dokumen, Pemeriksa Dokumen, dan Pemberi Persetujuan Dokumen.

h. Organisasi/Perusahaan serta Pembuat/Departemen yang membuat Dokumen.

i. Tahun, nama, dan nomor proyek (jika ada).

j. Klasifikasi atau tipe Dokumen.

k. Nomor Dokumen sebelumnya, Referensi, atau lampiran Dokumen (jika ada).

l. Periode penyimpanan Dokumen (jika ada).

Setiap informasi dari Dokumen akan dicatat dalam MDL oleh DC untuk meminimalisasi duplikasi Dokumen dan memastikan konsistensi dan kontinuitas penomoran.

DC akan menerbitkan nomor Registrasi yang tepat untuk menunjukan Dokumen telah diregistrasi.

Judul dari Dokumen masih dapat berubah sesuai dengan masukan-masukan yang didapat selama proses pembuatan Dokumen, selama Dokumen tersebut belum dipublikasikan ataupun dikirimkan, namun Pembuat Dokumen wajib meregistrasikan dan menginformasikan ulang ke DC jika ada perubahan.

Document Author DC

Flowchart Registrasi Dokumen

6.3.1.2 Publikasi

Syarat yang harus dipenuhi sebelum Dokumen dipublikasikan:

a. Dokumen telah teregistrasi.

b. Dokumen telah disahkan dan disetujui.

c. Dokumen tersedia dalam tiga (3) format yang berbeda:

d. Dokumen fisik (Dokumen Hardcopy) dengan tanda tangan basah.

e. Dokumen elektronik native (Ms. Word, Ms. Excel, Ms. PowerPoint, AutoCAD, Naviswork, dll.)

Start Berdiskusi mengenai klasifikasi

Dokumen berdasarkan Document Numbering Procedure (SLK- KTG1-DC-PCD-2020-001)

Memberikan informasi yang memadai mengenai

Dokumen ke DC Memberikan nomor

registrasi

Menerima nomor Registrasi dan Standar Format End

(12)

f. Hasil scan/Dokumen Softcopy Dokumen fisik (PDF. JPEG, dll.) dengan minimal resolusi 200 dpi.

Setiap Dokumen dalam format elektronik (Dokumen Softcopy) akan disimpan pada DMS dan dipublikasikan via email kepada pihak-pihak terkait yang membutuhkan, dan untuk Dokumen Hardcopy akan didistribusi untuk area atau lapangan (site) yang masih kesulitan infrastruktur koneksi jaringan ataupun media, tergantung kebutuhan.

Publikasi kepada pihak terkait akan dilakukan oleh DC baik untuk Dokumen baru, revisi, atau pun versi terbaru. Hal ini ditujukan untuk menginformasikan bahwa Dokumen secara resmi dapat diimplementasikan.

6.3.1.3 Penyimpanan Dokumen

Semua Dokumen harus disimpan dalam format elektronik (Dokumen Softcopy) dan/atau format fisik (Dokumen Hardcopy).

6.3.1.3.1 Dokumen Elektronik (Dokumen Softcopy)

Setiap Dokumen Softcopy final harus disimpan oleh DC dalam bentuk native ataupun hasil scan dan disimpan di DMS, dan jika berupa hasil scan maka harus menggunakan resolusi minimal 200 dpi. Setiap Dokumen Softcopy harus disimpan sesuai dengan format penamaan yang memiliki informasi sebagai berikut:

(Document Title) - (NNNNNN) - R.(N) - (Draft / Final) - AA

1 2 3 4 5

.

Keterangan:

1. Judul/deskripsi Dokumen, diawali dengan huruf kapital pada setiap kata.

2. Tanggal dibuat/diterima Dokumen dalam format dan urutan tahun-bulan-tanggal (YYMMDD).

3. Revisi Dokumen (jika ada, jika tidak ada dikosongkan).

4. Status Dokumen (draft / final).

5. Inisial pembuat atau yang terkahir merevisi Dokumen Responsibility Server data base:

 Memastikan setiap Dokumen Hardcopy terdaftar dan tersimpan dengan penomoran yang benar dan revisi pada MDL beserta lokasi hardcopy dan softcopy tertentu

 Menyiapkan lokasi pada server beserta foldering berdasarkan urutan Per Divisi, Per Equipment, Per department/vendor/fungsi , dan seterusnya

 Dokumen control akan membatasi wewenang pengunaan ( Autority ) sebagaimana edit,copy,tambah dan hapus.

 Autor diberikan Hak berdasarkan Formulir atau Form yang sudah di setujui oleh management dan department IT mengatur dalam system

 Mengontrol semua dokumen hardcopy dan softcopy yang tercantum pada MDL, dan memastikan pengguna mengisi Formulir atau Form dengan benar.

 Catatan Autor dapat ditutup hak akses Autority pada server local maupun pusat ketika melebihi Responsibility yang telah diberikan.

6.3.1.3.2 Dokumen Fisik (Dokumen Hardcopy)

Semua Dokumen Hardcopy final harus tersimpan dalam lemari penyimpanan Dokumen oleh DC, setiap Dokumen harus diregistrasi dan memiliki informasi sebagai berikut:

(13)

a. Tanggal, nomor dan judul Dokumen.

b. Revisi Dokumen (jika ada).

c. Status Dokumen.

d. Inisial atau yang terakhir merevisi Dokumen.

e. Tahun, nama, dan nomor proyek (jika ada).

f. Klasifikasi atau tipe Dokumen.

g. Nomor lemari penyimpanan.

6.3.1.4 Otorisasi

Ada tiga (3) tahap yang harus dilakukan pada saat Otorisasi Dokumen yang berdampak pada Dokumen status, yaitu:

Tahapan Otorisasi → Pemeriksaan Internal Departemen

Pemeriksaan antar

Departemen Persetujuan Dokumen Status Dokumen → Issue for Editing (IPE) Issued for Review (IFR) Issued for Approval (IFA)

Persyaratan persetujuan minimum adalah sebagai berikut:

Tipe Dokumen Pembuat

Dokumen Pemeriksa Dokumen Pemberi Persetujuan

Kebijakan dan sasaran Manajer Senior

Setidaknya diperiksa oleh satu Manajer Senior dan Direktur

CEO , Deputy CEO , CTO , Plant Head

Manual Performance Pimpinan

Depertemen

Prosedure PIC Incharge Pimpinan

Depertemen

Deputy CEO, CTO , Plant Head Work Instruction PIC Incharge Pimpinan

Depertemen CTO / Plant Head

Spesifikasi PIC Incharge Pimpinan

Depertemen

Deputy CEO, CTO , Plant Head Rekaman / Format / Check list PIC Incharge Tim Engineering Pimpinan

Depertemen Gambar Engineering Tim Engineering

Setidaknya diperiksa oleh Manajer Engineering

IPP Plant Head

Surat PIC Incharge Manajer Departemen CEO atau Deputy CEO

atau IPP Plant Head

(14)

Document Author DC Document Reviewer

Flowchart Pemeriksaan Dokumen

Memberikan Dokumen yang sudah siap untuk direview ke DC dalam bentuk hardcopy yang telah ditandatangani dan native/PDF file

Meminta versi hardcopy?

Menyiapkan Dokumen hardcopy untuk Pemeriksa Dokumen

YES

Start Memverifikasi bahwa

Dokumen tersebut telah teregistrasi.

Mendistribusikan Dokumen dalam format elektronik kepada Pemeriksa Dokumen.

Memeriksa Dokumen

Memverifikasi bahwa Pemeriksa Dokumen telah memenuhi persyaratan minimum seperti yang tertera dalam Document Control Procedure.

Memberikan hasil pemeriksaan ke DC Semua

pemeriksa setuju?

Memeriksa Dokumen dalam kurang dari jangka waktu maksimum yang ditentukan Mengumpulkan dan

menyatukan semua komentar dan masukan dari Pemeriksa Dokumen

NO

NO Menindaklanjuti hasil

pemeriksaan

Menyiapkan Dokumen hardcopy untuk ditandatangani oleh Pemeriksa Dokumen.

End

Menginformasikan kepada Pembuat Dokumen bahwa

Dokumen telah

ditandatangani dan siap untuk proses persetujuan

YES

Menandatangani Dokumen Memberikan hasil

pemeriksaan kepada Pembuat Dokumen untuk ditindaklanjuti

(15)

Document Author DC Document Approver

Flowchart Pengesahan Dokumen 6.3.1.5 Revalidasi

DC bekerja sama dengan Pembuat Dokumen dan Pemeriksa Dokumen untuk memilah Dokumen yang memiliki waktu kadaluwarsa dan yang tidak, beserta periode kadaluwarsa untuk tiap-tiap Dokumen. Periode untuk Revalidasi Dokumen berbeda-beda, hal ini terkait apakah Dokumen tersebut masih relevan, valid, diperlukan atau tidak untuk tetap diaplikasikan. Dengan justifikasi yang cermat, Pembuat Dokumen dan Pemeriksa Dokumen dapat menetapkan periode yang lebih cepat ataupun lebih lama dari periode yang telah ditentukan.

DC harus memonitor tanggal kadaluwarsa Dokumen dan harus mengingatkan Pembuat Dokumen maksimal tiga (3) bulan sebelum Dokumen kadaluwarsa. Pembuat Dokumen harus memeriksa validitas Dokumen sebelum tanggal kadaluwarsa dengan memperhatikan hal-hal berikut:

a. Apakah materi yang dideskripsikan dalam Dokumen masih relevan, valid, diperlukan atau tidak.

b. Apakah batas dan proses yang dijelaskan dalam dokumen tersebut masih berlaku dan menyatakan proses yang dilaksanakan saat ini.

c. Apakah ada bagian dari Dokumen perlu untuk dihilangkan atau ditambahkan.

Setelah pemeriksaan validitas, Pembuat Dokumen harus memberikan hasil dari proses validasi dengan salah satu hal dibawah ini:

a. Dokumen masih diperlukan tanpa ada revisi, isi dari Dokumen masih relevan dengan keadaan saat ini. Hal yang diharus dilakukan:

 Dokumen harus diotorisasi ulang hanya untuk pengesahan saja oleh Pemberi Persetujuan Dokumen.

 Tidak memerlukan pemeriksaan oleh Pemeriksa Dokumen.

Memverifikasi bahwa Dokumen tersebut telah ditandatangani oleh semua Pemeriksa Dokumen

Menyiapkan Dokumen hardcopy untuk Pemeriksa Dokumen

Memberikan hasil pemeriksaan ke DC

YES

Semua Pemberi Persetujuan setuju?

Mengumpulkan dan menyatukan semua komentar dan masukan dari Pemberi Persetujuan Dokumen NO Menindaklanjuti hasil

pemeriksaan

Start

Mendistribusikan Dokumen dalam format elektronik kepada Pemberi Persetujuan Dokumen.

Memeriksa Dokumen

Menyiapkan Dokumen hardcopy untuk ditandatangani oleh Pemberi Persetujuan Dokumen.

Memeriksa Dokumen dalam kurang dari jangka waktu maksimum yang ditentukan

Menandatangani Dokumen NO

Memberikan hasil kepada Pembuat Dokumen untuk ditindaklanjuti

End

Menginformasikan kepada Pembuat Dokumen bahwa Dokumen telah disahkan

YES

(16)

 Nomor revisi tidak perlu berubah dan tidak perlu Registrasi ulang pada MDL, hanya menambahkan waktu kadaluwarsa dan diberi keterangan bahwa Dokumen tersebut telah direvalidasi.

b. Dokumen masih diperlukan, tetapi beberapa isi dari Dokumen sudah tidak valid dan memerlukan revisi, penambahan, atau pengurangan. Hal yang diharus dilakukan:

 Dokumen harus direvisi oleh Pembuat Dokumen.

 Proses Otorisasi Dokumen harus diulang dari awal (mulai dari pemeriksaan oleh Pemeriksa Dokumen sampai disahkan oleh Pemberi Persetujuan Dokumen)

 Nomor revisi harus berubah dan Dokumen perlu diregistrasi ulang pada MDL dengan nomor dan judul yang sama.

c. Dokumen sudah tidak diperlukan / tidak terpakai. Hal yang diharus dilakukan:

 Mengumumkan bahwa Dokumen sudah tidak terpakai atau digunakan sebagai referensi.

 Dokumen harus ditarik dari server dan disimpan dalam folder void oleh DC.

 Registrasi Dokumen dalam MDL harus diberi tanda bahwa Dokumen tersebut sudah tidak terpakai.

6.3.1.6 Master Document List (MDL)

Setiap Dokumen yang sedang diimplementasikan ataupun Dokumen yang sedang dibuat harus dicatat dalam MDL yang dikelola oleh DC.

List ini harus mencakup:

a. Nomor Dokumen.

b. Judul atau deskripsi Dokumen.

c. Nomor Document Transmittal keluar (jika ada).

d. Keterangan lengkap Pembuat Dokumen, Pemeriksa Dokumen, dan Pemberi Persrtujuan Dokumen.

e. Status/Revisi Dokumen (jika ada).

f. Tanggal:

 Tanggal dibuatnya Dokumen

 Tanggal penerimaan Dokumen dari Pembuat Dokumen.

 Tanggal disahkannya Dokumen.

 Tanggal Publikasi Dokumen.

 Tanggal kadaluwarsa Dokumen (jika ada).

g. Detil pemeriksaan:

 Tanggal diperiksa.

 Personel yang memeriksa.

 Tanggal disahkan.

6.3.1.7 Distribusi dan Administrasi

a. Pendistribusian Dokumen harus memilki identifikasi yang jelas seperti :

 Kepada siapa Dokumen akan didistribusi.

 Tanggal Dokumen didistribusi.

 Nomor dan judul dari Dokumen.

 Status/Revisi dokumen.

b. Setiap Dokumen Proyek akan didistribusikan oleh DC kepada internal maupun kepada Pihak Eksternal.

c. Setiap Dokumen yang keluar dan masuk harus disertai Document Transmittal yang telah ditandatangani oleh Pemberi Persetujuan Dokumen dan harus teregistrasi dalam MDL.

6.3.2 Dokumen Eksternal

Pengelolan Dokumen Eksternal ini akan dilakukan oleh DC dengan menggunakan MDL.

(17)

Penomoran Dokumen Eksternal ini akan di atur dalam Prosedur penomoran Dokumen Eksternal, oleh tiap – tiap Pihak Eksternal, dan harus dikoordinasikan dengan DC.

6.3.2.1 Registrasi

Setiap Dokumen yang didapatkan oleh DC baik itu dari Pembuat Dokumen maupun Pihak Eksternal harus meliputi:

 Tanggal, nomor dan judul Dokumen.

 Revisi Dokumen (jika ada).

 Nomor Document Transmittal dan tanggal terima Dokumen.

 Nomor formulir Internal Department Review (IDR) untuk pendistribusian Dokumen (jika ada).

 Ruang lingkup Dokumen, apakah untuk diaplikasikan kepada seluruh personel PT SKS Listrik Kalimantan, untuk lingkup tertentu saja, atau untuk Pihak Eksternal.

 Tenggat waktu pengembalian Dokumen (jika ada).

 Nama, posisi, alamat dan keterangan pendukung lainnya mengenai pengirim Dokumen.

 Organisasi/Perusahaan serta Pembuat/Departemen yang membuat Dokumen.

 Tahun, nama, dan nomor proyek (jika ada).

 Klasifikasi atau tipe Dokumen.

 Nomor Dokumen sebelumnya, Referensi, atau lampiran Dokumen (jika ada).

 Periode penyimpanan Dokumen (jika ada).

Setiap informasi dari Dokumen Eksternal akan dicatat dalam MDL oleh DC untuk meminimalisasi duplikasi Dokumen dan memastikan konsistensi dan kontinuitas penomoran.

External Parties Document Control

Flowchart Registrasi Dokumen

Start

Memberikan Dokumen yang sudah siap untuk direview ke DC PT SKS Listrik Kalimantan dalam bentuk hardcopy yang telah ditandatangani dan native/PDF file disertai Document Tranmsittal

End

Memverifikasi Dokumen yang diterima apakah telah lengkap (Dokumen Softcopy

dan Hardcopy) dan sesuai dengan Document Transmittal yang diterima

Dokumen lengkap dan

sesuai?

Melengkapi Dokumen yang akan dikirimkan

Meregistrasi Dokumen dari PIhak Eksternal sebelum didistrubusikan NO

YES

(18)

6.3.2.2 Distribusi

Syarat yang harus dipenuhi sebelum Dokumen didistribusikan:

a. Dokumen telah teregistrasi.

b. Dokumen tersedia dalam tiga (3) format yang berbeda:

 Dokumen fisik (Dokumen Hardcopy) dengan tanda tangan basah.

 Dokumen elektronik (Dokumen Softcopy) native (Ms. Word, Ms. Excel, Ms.

PowerPoint, AutoCAD, Naviswork, dll.)

 Hasil scan/Dokumen Softcopy Dokumen fisik (PDF. JPEG, dll.) dengan minimal resolusi 200 dpi.

Setiap Dokumen dalam format elektronik (Dokumen Softcopy) akan disimpan pada server dan dipublikasikan via email kepada pihak-pihak terkait untuk diperiksa ataupun hanya untuk disimpan, dan Dokumen dalam format Dokumen Hardcopy akan didistribusi untuk area atau lapangan (site) yang masih kesulitan infrastruktur koneksi jaringan ataupun media dengan menggunakan formulir IDR, tergantung permintaan.

Publikasi kepada pihak terkait akan dilakukan oleh DC baik untuk Dokumen baru, revisi, atau pun versi terbaru. Hal ini ditujukan untuk menginformasikan bahwa Dokumen secara resmi telah didapat dari Pihak Eksternal dan siap untuk direview.

6.3.2.3 Penyimpanan Dokumen

Semua Dokumen harus disimpan dalam format elektronik (Dokumen Softcopy) dan format fisik (Dokumen Hardcopy).

6.3.2.3.1 Dokumen Elektronik (Dokumen Softcopy)

Setiap Dokumen Softcopy Dokumen final harus disimpan oleh DC dalam bentuk native ataupun hasil scan dan disimpan di Server, dan jika berupa hasil scan maka harus menggunakan resolusi minimal 200 dpi. Setiap Dokumen Softcopy Dokumen harus disimpan dengan format penamaan yang diatur dalam SLK-KTG1-DC-PCD-2020-001 Document Numbering Procedure dan memiliki informasi sebagai berikut:

 Status Dokumen.

 Inisial entitas Pihak Eksternal.

Responsibility Server data base:

 Memastikan setiap Dokumen Hardcopy terdaftar dan tersimpan dengan penomoran yang benar dan revisi pada MDL beserta lokasi hardcopy dan softcopy tertentu

 Menyiapkan lokasi pada server beserta foldering berdasarkan urutan Per Divisi, Per Equipment, Per department/vendor/fungsi , dan seterusnya

 Dokumen control akan membatasi wewenang pengunaan ( Autority ) sebagaimana edit,copy,tambah dan hapus.

 Autor diberikan Hak berdasarkan Formulir atau Form yang sudah di setujui oleh management dan department IT mengatur dalam system

 Mengontrol semua dokumen hardcopy dan softcopy yang tercantum pada MDL, dan memastikan pengguna mengisi Formulir atau Form dengan benar.

 Catatan Autor dapat ditutup hak akses Autority pada server local maupun pusat ketika melebihi Responsibility yang telah diberikan.

(19)

6.3.2.3.2 Dokumen Fisik (Dokumen Hardcopy)

Semua Dokumen Hardcopy Dokumen final harus tersimpan dalam lemari penyimpanan Dokumen oleh DC, setiap Dokumen harus diregistrasi dan memiliki informasi sebagai berikut:

 Status Dokumen.

 Inisial entitas Pihak Eksternal.

 Tahun, nama, dan nomor proyek (jika ada).

 Klasifikasi atau tipe Dokumen.

 Nomor lemari penyimpanan.

6.3.2.4 Otorisasi

Ada tiga (3) tahap yang harus dilakukan pada saat Otorisasi Dokumen yang berdampak pada Dokumen status, yaitu:

Tahapan Otorisasi →

Pemeriksaan Internal Departemen

Pemeriksaan antar

Departemen Persetujuan Dokumen

Status Dokumen →

Issue for Editing (IPE) Issued for Review (IFR) Issued for Approval (IFA)

Persyaratan persetujuan minimum adalah sebagai berikut:

Tipe Dokumen Pembuat

Dokumen Pemeriksa Dokumen Pemberi Persetujuan

Kebijakan dan sasaran Manajer Senior

Setidaknya diperiksa oleh satu Manajer Senior dan Direktur

Manual Performance Pimpinan

Depertemen

Prosedure PIC Incharge Pimpinan

Depertemen

Deputy CEO , CTO , Plant Head Work Instruction PIC Incharge Pimpinan

Depertemen CTO / Plant Head

Spesifikasi PIC Incharge Pimpinan

Depertemen

Deputy CEO , CTO , Plant Head Rekaman / Format / Check list PIC Incharge Tim Engineering Pimpinan

Depertemen Gambar Engineering Tim Engineering

Setidaknya diperiksa oleh Manajer Engineering

IPP Plant Head

Surat PIC Incharge Manajer Departemen

Deputy CEO atau Direktur Terkait atau IPP Plant Head

(20)

6.3.2.5 Master Document List (MDL)

Setiap Dokumen yang didapat dari Pihak Eksternal harus dicatat dalam MDL yang dikelola oleh DC.

List ini harus mencakup:

 Nomor Dokumen.

 Judul atau deskripsi Dokumen.

 Nomor Document Transmittal masuk dan keluar.

 Keterangan lengkap penerima Dokumen (jika ada).

 Personel/Departemen/Perusahaan Pembuat Dokumen.

 Status/Revisi Dokumen.

 Tanggal:

 Tanggal Dokumen dari Pihak Eksternal.

 Tanggal penerimaan Dokumen dari Pihak Eksternal.

 Tanggal sirkulasi Dokumen dari Pihak Eksternal.

 Tanggal pengiriman Dokumen ke Pihak Eksternal.

 Detil pemeriksaan:

 Tanggal diperiksa.

 Personel yang memeriksa.

 Tanggal disahkan.

 Periode pemeriksaan.

6.3.2.6 Distribusi dan Administrasi

a. Pendistribusian Dokumen harus memilki identifikasi yang jelas seperti

 Kepada siapa Dokumen akan didistribusi.

 Tanggal Dokumen didistribusi.

 Nomor dan judul dari Dokumen.

 Nomor formulir IDR (untuk pendistribusian Dokumen Hardcopy Dokumen Eksternal)

 Status/Revisi dokumen.

b. Setiap Dokumen Proyek akan didistribusikan oleh DC kepada internal maupun dengan Pihak Eksternal.

c. Setiap Dokumen yang keluar dan masuk dari disertai Document Transmittal yang telah ditandatangani oleh Pemberi Persetujuan Dokumen dan harus teregistrasi dalam MDL.

(21)

Flowchart Eksternal Dokumen

6.3.3 Preservasi Dokumen

a. Dokumen yang masuk harus disimpat dan dipastikan tidak basah sebelum dilakukan penyimpanan di filling cabinet

b. Dokumen yang basah harus dikeringkan agar tidak berdampak pada dokumen lainnya.

c. Semua dokumen yang masuk ke DC wajib disimpan dalam bentuk hardcopy dan softcopy

d. Lemari penyimpanan harus lemari dari besi untuk menghindari bakteri yang dapat merusak kertas seperti merubah warna kertas yang berwarna kuning.

e. Minimum satu kali dalam sebulan DC melakukan pembesihan lemari menggunakan lap kering atau kemoceng untuk membersihakan debu pada filling cabinet dan kertas.

f. Suhu ruangan penyimpanan tidak lebih dari 27^oC untuk menghindari berkembangkannya bakteri dan jamur perusak kertas.

g. Ruangan penyimpanan dokumen harus memiliki sirkulasi udara yang baik.

h. Ruangan penyimpanan dokumen harus bersih dan mudah untuk di askses.

i. Dilarang makan didalam ruangan DC untuk menghindari berkembanmg biaknya hama tikus, kecoa, cicak, dll.

j. Penerangan diarea arsip harus diperhatikan dan arsip tidak boleh langsung menerima cahaya dari sinar matahari untuk menghindari perusakan kertas.

Extenal Parties Document Control Document Reviewer

NO

YES NO

NO YES

YES Memeriksa kelengkapan Dokumen

hardcopy dan native/PDF file beserta Transmittalnya apakah telah sesuai nomor, deskripsi, dan revisinya seperti yang ada di MDL

Start

Memberikan Dokumen yang sudah siap untuk direview ke Document Control DSSP dalam bentuk hardcopy yang telah ditandatangani dan native/PDF file disertai Tranmsittal

Merigistrasi Dokumen tersebut dalam MDL

End

Mendistribusikan Dokumen dalam format elektronik kepada Pemeriksa

Dokumen.

Memeriksa Dokumen

Memeriksa Dokumen dalam kurang dari jangka waktu maksimum yang

ditentukan Menyiapkan Dokumen

hardcopy untuk Pemeriksa Dokumen

Menandatangani Dokumen Menginformasikan kepada Pembuat Dokumen

bahwa Dokumen telah ditandatangani dan siap untuk proses selanjutnya

Memberikan hasil pemeriksaan ke Document Control

Menyiapkan Dokumen hardcopy untuk ditandatangani oleh Pemeriksa Dokumen.

Semua pemerikaa setuju?

Mengumpulkan dan menyatukan semua komentar dan masukan dari Pemeriksa Dokumen Menindaklanjuti hasil

pemeriksaan

Memberikan hasil pemeriksaan kepada Pembuat Dokumen untuk ditindaklanjuti

(22)

6.3.4 Pemusnahan Dokumen

a. Dokumen surat, MoM, laporan harian, laporan mingguna, laporan bulanan, log sheet, and semua report disimpan dalam waktu 3 tahun.

b. Dokumen drawing, design modification noted, disimpan dalam waktu 5 tahun c. Dokumen commercial, kontrak, invoice disimpan dalam waktu 25 tahun.

d. Dokumen softcopy disimpan dalam waktu 30 tahun.

(23)

6.4 PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

6.4.1 Penerbitan Dokumen Baru

6.4.1.1 Proses – proses yang ada pada lingkup penerapan sistem manajemen mutu pada PT SKS Listrik Kalimantan didokumentasikan dalam suatu dokumen sistem mutu.

6.4.1.2 Dokumen sistem mutu diperiksa dan disahkan oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan Tabel Kewenangan Pengesahan Dokumen terlampir.

6.4.1.3 Dokumen sistem mutu yang telah disahkan, distempel “MASTER” pada lembar pengesahannya, dan dicatat dalam Daftar Dokumen MASTER. Dokumen ini disimpan di Sekretariat ISO.

6.4.1.4 Dokumen eksternal yang dijadikan acuan dalam pelaksanaan kerja di PT SKS Listrik Kalimantan di-stempel “REFERENSI TERPAKAI” dan dicatat dalam Daftar Dokumen Eksternal.

6.4.2 Pendistribusian Dokumen

6.4.2.1 Dokumen MASTER yang perlu didistribusikan digandakan sejumlah dengan pihak yang berkepentingan. Pihak –pihak yang membutuhkan salinan Dokumen MASTER di-daftar dalam Matriks Distribusi Dokumen.

6.4.2.2 Sebelum didistribusikan, salinan dokumen distempel “TERKENDALI NO. ...”.

6.4.2.3 Salinan dokumen kemudian didistribusikan menurut Matriks Distribusi Dokumen.

6.4.2.4 Pihak penerima dokumen menandatangani Form Distribusi Dokumen. Sebagai bukti telah menerima salinan dokumen. Form Distribusi Dokumen dibuat rangkap dua, satu salinan untuk disimpan Sekretariat ISO, dan salinan yang lain disimpan penerima dokumen.

6.4.2.5 Untuk dokumen eksternal, apabila perlu didistribusikan, digandakan sejumlah keperluan, dan didistribusikan sesuai dengan point 6.3.2 diatas.

6.4.3 Dokumen Tidak Dikendalikan

6.4.3.1 Untuk dokumen tidak dikendalikan, distempel “TIDAK TERKENDALI” sebelum didistribusikan 6.4.3.2 Pendistribusian dokumen dengan menggunakan Form Penyerahan Dokumen dan tidak perlu

ditarik kembali apabila ada revisi.

6.4.4 Revisi Dokumen

6.4.4.1 Setiap pegawai boleh mengajukan usulan perubahan dokumen internal dengan tujuan untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas kerja.

6.4.4.2 Usulan perubahan dokumen disampaikan dengan Form Usulan Perubahan Dokumen dan ditujukan kepada Management Representative.

6.4.4.3 Perubahan terhadap dokumen dibahas oleh unit kerja / pembuat dokumen bersangkutan.

6.4.4.4 Perubahan dokumen diberi nomer revisi baru dengan ketentuan:

 Apabila revisi sudah mencapai angka 10 maka perubahan selanjutnya dimulai dari angka 00.

 Untuk perubahan yang bersifat redaksional atau perubahan dengan tanpa mengubah kandungan materi dokumen, tidak diberi nomer revisi baru.

(24)

6.4.4.5 Pengesahan dokumen yang berubah sesuai dengan Tabel Kewenangan Pengesahan Dokumen.

6.4.4.6 Sekretariat ISO memberi stempel “MASTER”. Sekretariat ISO juga memperbarui Daftar Dokumen MASTER dan mencatat dalam Form Riwayat Perubahan Dokumen mengenai point –point yang berubah dari dokumen lama.

6.4.4.7 Form Riwayat Perubahan Dokumen dijadikan satu dengan dokumen MASTER, dan ditempatkan setelah lembar pengesahan dokumen.

6.4.4.8 Dokumen didistribusikan sesuai dengan point 7.2.

6.4.4.9 Arsip Form Usulan Perubahan Dokumen disimpan di Sekretariat ISO.

6.4.5 Dokumen Kadaluarsa

6.4.5.1 Apabila telah diberlakukan revisi dokumen, maka dokumen lama (Salinan Resmi) ditarik kembali oleh Sekretariat ISO untuk menjaga penggunaan dokumen yang salah.

6.4.5.2 Salinan Resmi yang ditarik dan dimusnahkan.

6.4.5.3 Penarikan dokumen dengan menggunakan Form Penarikan Salinan Dokumen Kadaluarsa, dengan pihak pemegang dokumen membubuhkan tanda tangan.

6.4.5.4 Dokumen MASTER yang kadaluarsa distempel “SUPERSEDED” dan tetap disimpan sampai dengan 3 (tiga) kali revisi sebagai bahan referensi.

6.4.6 Bentuk dan Warna Stempel

6.4.6.1 Bentuk stempel untuk pengendalian dokumen sistem mutu seperti Contoh Stempel terlampir.

6.4.6.2 Warna tinta stempel adalah biru untuk membedakan antara dokumen asli dengan dokumen hasil penggandaan.

7 SPECIAL CASE / KASUS KHUSUS N/A

(25)

LAMPIRAN

8.1 Lampiran Index

CODE PERUSAHAAN

Description Code

SKS Listrik Kalimantan SLK

Department Area Code

Description Code Description Code

Management MGM Coal Ash Handling CAH

Engineering ENG Boiler BL

Civil Enginner CIV Turbine TBN

Mechanical Engineer MEC Water Treatment Plant WTP

Electrical Engineer ELE Maintenance MT

I&C Engineer IC Plant Sevice PS

HSE (Health Safety Environment) HSE Performance PFM

Quality Accurance and Control QC Pretreatment System PTS Commercial (incl. Procurement) COM Demineralizer System DMS

Services SRV Industrial Waste Water System IWS

Licence and Permit LAP Coal Contained Waste Water

System CCCW

Legal LEG Circulating Water System CWS

Finance & Accounting FA Domestic Sewage Waste Water

System DWS

Custom & Tax CT Coal Handling System CHS

Program PRO Laboratory LAB

IT / TI IT Additional Budget ADD

Document Control DC

HR (Human Resource) HR

GA (General Affair) GA

General / Multidiscipline GEN

Executive Office EXO

Operation & Maintenance OM Procedure / Standard Operation Procedure PCD

Operation OPR

(26)

Document Type Document Type

Description Code Description Code

Letter LTR List LST

Invitation Letter INV Plan PLA

Clarification CLA Terms of Reference TOR

Notification Letter (Surat Pemberitahuan, Berita

Acara, etc.) NOT PreQualification PQ

Assignment Letter (Surat Tugas, Surat Kuasa, etc.) ASM Request for Proposal RFP

Documents Submission DSB Purchase Order PO

Contract CTR Working Order WO

Agreement AGR Surat Perintah Kerja SPK

Memorandum of Understanding MOU Decree (Surat Keputusan) DCR Warranty Claim WC Appointment Letter (Surat Penunjukan) APL

Doc Transmittal Out DT Notice to Proceed NTP

Berita Acara BA Regulation REG

Design Query DQ Certificate of Merit (Piagam Penghargaan) PGM

Comments Sheet CS Statement Letter STL

Report RPT Check List CL

Monthly Progress Report MPR Work Instruction WI

Weekly Progress Report WPR Log Sheet LS

Abnormal Report ABR Monthly Operation Report MOR

Internal Discipline Review IDR Operation Report Shift Leader OSL

Specification SPC Form Internal FM

Tagging TAG Minute of Meeting MOM

(27)

8.2 Petunjuk Penulisan SOP & WI

8.2.1 Struktur Dokumen SOP

Bagian-bagian (sub judul) serta isi dalam penulisan dokumen bisa mengunakan Bahasa Indonesia dan atau pun Bahasa inggris serta mencakup / memiliki kerangka sbb :

1. SCOPE / RUANG LINGKUP :

Ruang lingkup mengambarkan aktifitas, departement, personal dimana prosedur digunakan.

Menggambarkan tujuan / activitas dimana document tersebut digunakan / dipakai.

2. OBJECTIVE / TUJUAN :

Menjelaskan / menggambarkan tujuan dari document tersebut digunakan / dipakai.

3. REFERENCES / ACUAN

Standart baku yang langsung berhubungan dengan prosedur contohnya adalah Persayaratan ISO 9001 : 2015 , PP RI No 50 tahun 2012 tentang penerapan system management K3.

4. DEFINITION / DEFINISI

Definisi dari kata, istilah atau singkatan yang secara umum belum diketahui.

5. TANGGUNG JAWAB DAN RESPONSIBILITIES

Uraian informasi yang merupakan applikasi secara umum.

6. PROCEDURE / PROSEDUR

Menjelaskan kegiatan dari personal yang terlibat dalam suatu aktivitas. Harus jelas “ siapa, bagaimana, kapan, dimana dan mengapa “ didalam prosedur tersebut.

7. SPECIAL CASES / KASUS KHUSUS

Uraian kasus khusus yang tidak normal atau tidak biasa. Jika dalam prosenya tidak ditemukan special khusus maka boleh di identifikasi dengan N/A ( Non Applicable )

8. ATTACHMENTS / LAMPIRAN

a. Penjelasan singkat tentang penyimpanan catatan mutu yang timbul karena adanya aktivitas dalam prosedur.

b. Juga tentang siapa yang menyimpanan dokumen, dimana disimpan dan berapa lama dokumen disimpan.

c. Diagram alur: Diagram yang menggambarkan secara singkat / jelas tentang prosedur dan tanggung jawab fungsi-fungsi yang terkait dalam suatu aktivitas (sesuai dengan SOP-nya).

d. Dokumen (berupa: Form dll.) yang berhubungan dengan aktivitas dalam prosedur, dan dilampirkan sebagai tambahan / pelengkap prosedur tersebut.

(28)

8.2.2 Setiap prosedur harus dibuat halaman muka / cover dan diberi nomor, pembuatan halaman muka harus mencakup :

a. Company name ( Nama Perusahaan )

b. Plant / Nama Plant ( Jika dibuat / dikeluarkan dari plant ) c. Procedure Title / Judul prosedur

d. Procedure Number / nomor procedure ( Document No. ) e. Issue Date / Tanggal diterbitkan

f. Page / halaman g. Revision No.

h. Pada bagian bawah dibuat tempat untuk tanda tangan yang berwenang ;

 Prepared by, dan tanggal.

 Approved by, dan tanggal.

8.2.3 Setiap halaman harus mencakup informasi sbb : a. Procedure Title / Judul prosedur

b. Procedure Number / Nomor Prosedur c. Page Number / Nomor halaman d. Revision Number / Nomor Revisi e. Issue date / tanggal diterbitkan

8.2.4 Penomoran pada isi procedure harus mengikuti urutan ; 1., 1.1., 1.1.2. dst.

8.2.5 Gunakan huruf tebal atau garis bawah untuk Judul sub judul dan kata-kata penting.

8.2.6 Gunakan kata ganti orang tunggal atau sejenisnya jika perlu.

8.2.7 Selalu mengacu pada judul pekerjaan, bukan nama individu.

8.2.8 Semua dokumen harus mengikuti persyaratan dan nama secara konsistent.

8.2.9 Struktur Dokumen WI

Bagian-bagian (sub judul) serta isi dalam penulisan dokumen bisa mengunakan Bahasa Indonesia dan atau pun Bahasa inggris serta mencakup / memiliki kerangka sbb:

1. NAME/SUBJECT/OBJECTIVE / SUBYEK

Menggambarkan tujuan / activitas dimana document tersebut digunakan / dipakai.

2. PREPARATION / SYSTEM DESCRIPTION / DESKRIPSI SYSTEM Menggambarkan system secara umum pada ruang lingkup tersebut.

Untuk Test method bisa berisi informasi data teknis tentang alat yang akan dikalibrasi, seperti: Type, sensitivitas dll.

3. PROCEDURE / INSTRUCTION / INSTRUKSI / RUTIN

(29)

Menjelaskan tentang kegiatan / methoda dalam pelaksanaan pekerjaan / test, seperti :

 Start up

 Trouble shooting

 Shutdown

 Mesin normal

 Mesin abnormal 4. GENERAL PRECAUTION

Penjelasan tentang langkah / tindakan yang perlu dilakukan sebagai pencegahan / menghindarai kesalahan dan kondisi actual area equipment

5. SAFETY PRECAUTION / SAFETY REQUIREMENTS / TINDAKAN KESELAMATAN

Penjelasan tentang keselamatan dan kesehatan kerja menyangkut petunjuk kerja alat cara penanganan sehingga pekerjaan tersebut aman buat orang dan mesin.

6. PERSONAL PROTECTIVE EQUIPMENT / PREVENTIVE AND CORRECTIVE ACTION / TINDAKAN PENCEGAHAN DAN CARA MENGATASI MASALAH

Menjelaskan tentang perlengkapan keselamatan diri dalam pelaksanaan pekerjaan / test, seperti :

 APD

 Tools, etc

7. Isi dari WI / TM berdasarkan kebiasaan di plant dan memenuhi persyaratan dokumen. Jika tidak ada informasi pada bagian dokumen tersebut maka harus ditulis “ Not Applicable “.

(30)

8.3 Halaman Muka SOP & WI

8.3.1 Contoh Halaman muka SOP

(31)

8.3.2 Header SOP

8.3.2.1 Contoh Header SOP

Document

PT. SKS Listrik Kalimantan

Document Number:

SLK-KTG1-SOP-XXX-XXX-XXX

Revision: 0 Page Number

XX of XXX

(32)

8.4 Form-Form Pengesahan

8.4.1 Form Pengeshan Dokumen SOP

Name Position Date Sign

Prepared by: 1. Silahkan diisi nama

Reviewed by: 1. Silahkan diisi nama Department Head

2. Silahkan diisi nama Division Head

3. Guo Jintao Khusus

Procurement dan Logistict

4. Kevin Ko IPP Plant Head

Approved by: 5. Chang Xiantong CTO

6. Boyke Nugroho Deputy CEO

(33)

8.5 Work Instruction / WI

(34)

8.6 Warranty Claim Form

(35)

8.7 Native Letter 8.7.1 Project

(36)

8.7.2 Government

(37)

8.7.3 Other

(38)

8.8 Non Conformance Report (NCR)

(39)

8.9 Minute Of Meeting And Attendace

8.9 Attendance List

(40)

8.10 Incident Report / Abnormal Report

(41)

8.11 Transmittal

.

Document Control Procedure

Table of contents