Virtual Office Semester Ganjil 2014 Fak. Teknik Jurusan Teknik Informatika
U i i P d
Universitas Pasundan
Kantor virtual
Kantor virtual
Kantor virtual
y Kemampuan otomasi perkantoran yang
menghubungkan orang‐orang secara elektronik telah membuka jalan baru bagi pekerjaan kantor yang
membuka jalan baru bagi pekerjaan kantor, yang
menghilangkan kebutuhan melakukan pekerjaan
kantor di kantor, sehingga pekerjaan kantor dapat , gg p j p
dikerjakan di mana saja pekerja berada.
Kantor virtual
Virtual office atau sering juga disebut sebagai kantor maya adalah otomasi proses bisnis yang sebelumnya secara manual (document –driven) menjadi otomatis
( l d ) h d k
(electronic‐driven) sehingga dokumen yang
dipergunakan dalam proses bisnis adalah dokumen dalam bentuk elektronik, bukan hard copy.
Kantor virtual adalah istilah untuk layanan kantor bersama, yang biasanya mencakup alamat bisnis, layanan mail & kurir, layanan telepon, layanan y y p y
resepsionis, layanan faks, layanan menjawab, web hosting layanan, dan fasilitas pertemuan &
konferensi
Kantor virtual
Pengar h kantor irt al Pengaruh kantor virtual
y Keuntungan kantor virtual g
y
Menekan biaya fasilitas.
y
Menekan biaya peralatan.
J i k ik i f l
y
Jaringan komunikasi formal.
y
Menekan penghentian kerja.
y
Kontribusi sosial. Kontribusi sosial.
y Keuntungan‐keuntungan tersebut adalah keuntungan untuk perusahaan, hanya kontribusi sosial yang
k k t b d k j
merupakan keuntungan bersama dengan pekerja.
y Kerugian kantor virtual
y
Tidak berperasaan.
y
Kekhawatiran kehilangan pekerjaan.
y
Semangat rendah.
y K i k i t b t d l h k i t k y Kerugian‐kerugian tersebut adalah kerugian untuk
pekerja, sedangkan bagi perusahaan tidak begitu
berpengaruh. p g
Strategi kantor irt al Strategi kantor virtual
y Menyediakan sumberdaya komputer. y y p
y Menyediakan akses pada sumber informasi.
y Menyediakan pasokan non komputer.
y Menyusun forwarding panggilan telepon.
y Menggunakan conference call.
M j d lk t ti
y Menjadwalkan pertemuan rutin.
y Mengikuti kerja rutin.
Kantor virtual membutuhkan kerjasama antara
perusahaan dan pekerja.
Organisasi virtual Organisasi virtual
y Ide sebuah kantor virtual dapat diperluas dengan
menerapkannya pada seluruh perusahaan, itulah yang menerapkannya pada seluruh perusahaan, itulah yang dinamakan dengan organisasi virtual.
y Dalam organisasi virtual, operasi melalui perusahaan di d iki hi tid k t ik t d
dirancang sedemikian sehingga tidak terikat pada lokasi fisik.
y Dengan demikian akan lebih mudah untuk beberapa g p operasi dan beberapa perusahaan, dan juga dapat
menjadi strategi yang baik bagi berbagai jenis
perusahaan untuk diikuti untuk meningkatkan
perusahaan untuk diikuti untuk meningkatkan
efisiensi secara keseluruhan.
Contoh Kasus Virtual Office
Kantor regional Xerox di Waltham, negara bagian
Massachussets adalah kantor yang pertama kali menerapkan konsep virtual office ini. Konsep konvensional kantor yang jika p
ffp y g j terjadi transaksi harus melewati banyak langkah kerja, dirubah konsepnya sehingga lebih mudah aksesnya bagi para salesmen ataupun orang yang akan bertransaksi.
ataupun orang yang akan bertransaksi.
Konsep ini berhasil dalam mengurangi atau bahkan
meniadakan penggunaan kertas, serta mengurangi penggunaan kantor secara fisik Pengurangan pengurangan tersebut
kantor secara fisik. Pengurangan‐pengurangan tersebut
ternyata berimbas kepada efektifitas dan efisiensi kerja yang meningkat dan berujung pada penekanan biaya (cost
reduction) reduction).
Jenis Organisasi Virtual
Responden mengidentifikasi lingkup pekerjaan, panjang proyeksi waktu yang digunakan untuk kerja virtual,
jenis proyek kisaran keterlibatan dan jumlah personil jenis proyek, kisaran keterlibatan dan jumlah personil yang terlibat. Kriteria ini menyarankan empat jenis organisasi virtual yang berbeda: g y g
y organisasi virtual permanen y tim virtual
y proyek virtual
y organisasi virtual sementara
Organisasi Virtual Permanen
y Organisasi virtual ini dirancang, dari awal, sebagai organisasi virtual untuk mempertemukan pelaku pasar dan menanggapi kesempatan & untuk
pasar dan menanggapi kesempatan & untuk meningkatkan pendapatan ‐ kegiatan yang menghasilkan serta penghematan biaya. g p g y
y Ini adalah model yang melibatkan konsep virtual
dalam semua operasi, termasuk tugas‐tugas virtual,
tim, dan manajemen kegiatan organisasi.
Tim Virtual
y Penggunaan organisasi Internal serta konsepsi virtual telah menghasilkan tim virtual dalam berbagai
organisasi Dalam kebanyakan kasus tim ini datang organisasi. Dalam kebanyakan kasus tim ini datang dari fungsional tertentu, proses atau unit bisnis
strategis dalam organisasi yang lebih besar. g g y g
y Penggunaan konsep organisasional virtual dalam hal
ini adalah dalam tugas‐tugas virtual dan tim virtual.
Proyek Virtual
y Proyek virtual, organisasi membentuk aliansi atau konsorsium untuk membawa organisasi pelengkap bersama sama dalam memenuhi peluang pasar
bersama‐sama dalam memenuhi peluang pasar.
y Aliansi ini meminta produsen, pengembang, dan pasar dari berbagai organisasi untuk kembali
dari berbagai organisasi untuk kembali
meresponsecara lebih efektif untuk peluang pasar.
Organisasi Virtual Sementara
y Perpanjangan rancangan proyek virtual adalah untuk membangun sebuah organisasi virtual sementara
untuk mengambil beberapa proyek dan untuk mengambil beberapa proyek dan
mengembangkan tanggapan terhadap peluang pasar tertentu.
y Ketika peluang pasar telah berakhir, sehingga
memiliki organisasi. Ini adalah model virtual awal
organisasi yang melibatkan tugas virtual, tim, operasi,
dan manajemen virtual kegiatan organisasi.
Virtual Team
y Virtual Team, juga dikenal sebagai Geographically
Dispersed Team (GDT) ‐ adalah sekelompok individu yang bekerja di waktu ruang dan batas‐batas organisasi dengan bekerja di waktu, ruang, dan batas batas organisasi dengan link diperkuat dengan jaring dari teknologi komunikasi.
y Mereka memiliki keterampilan yang saling melengkapi dan berkomitmen untuk tujuan yang sama, memiliki tujuan
kerja yang saling melengkapi dan saling tergantung, dan
berbagi pendekatan untuk bekerja dan saling bertanggung
berbagi pendekatan untuk bekerja dan saling bertanggung
jawab.
y Sebuah tim virtual tidak selalu berarti teleworkers.
Teleworkers didefinisikan sebagai individu yang bekerja dari rumah
bekerja dari rumah.
y Banyak tim virtual dalam organisasi saat ini terdiri dari karyawan baik yang bekerja di rumah dan
dari karyawan baik yang bekerja di rumah dan
kelompok‐kelompok kecil di kantor tapi di lokasi
geografis yang berbeda.
Keuntungan dari tim virtual
y Jarak geografis dalam tim virtual tidak menjadi
kendala dalam melakukan aktivitas dan mengadakan pertemuan dan konferensi
pertemuan dan konferensi
y Pengaruh bencana alam seperti kebakaran, ledakan, gempa bumi dll pada prosedur kerja akan menurun gempa bumi, dll pada prosedur kerja akan menurun.
y Meningkatkan produktifitas dan profitabilitas.
y Memenuhi kebutuhan lebih banyak pelanggan. Memenuhi kebutuhan lebih banyak pelanggan.
y Mengurangi biaya ruang kantor karena peningkatan
y Mengurangi masalah ekologis karena kurang transportasi.
M i k k i k b h d
y Meningkatkan tingkat penyebaran pengetahuan dan inovasi dalam organisasi.
y Mengurangi kebutuhan untuk tingkat menengah y Mengurangi kebutuhan untuk tingkat menengah
dalam mengelola unit kantor pusat untuk
mendapatkan dan menganalisa informasi untuk p g
membuat keputusan oleh manajer tingkat tinggi.
Kekurangan dari tim virtual
y Kurangnya kepercayaan antara staf.
y Kegagalan untuk mengidentifikasi inti kompetensi
organisasi Banyak organisasi ingin melihat perubahan di organisasi. Banyak organisasi ingin melihat perubahan di dalam, namun tidak mampu untuk membuat transisi.
y Ada kemungkinan peningkatan stres di antara anggota tim g p g gg karena garis antara rumah dan bekerja menjadi tidak jelas.
y Staf dapat menjadi terpencil secara sosial karena b lik k j
penurunan umpan balik pekerjaan.
y Staf yang tidak pengetahuan secara bertahap akan merasa
y Salah satu faktor kritis untuk suksesnya sebuah Tim Virtual adalah sumber daya yang cukup untuk
membeli dan mendukung state of the art alat membeli dan mendukung state‐of‐the‐art alat
komunikasi dan kolaborasi yang dapat diandalkan untuk semua anggota tim. gg
y Sistem yang digunakan untuk komunikasi &
kolaborasi adalah groupware, web conferencing,
instant messages, video conferencing, file repositories
dan virtualisasi CAD.
Groupware
y Perangkat lunak kolaboratif atau groupware adalah sebuah aplikasi perangkat lunak yang dirancang untuk
membantu orang yang terlibat dalam tugas bersama untuk membantu orang yang terlibat dalam tugas bersama untuk mencapai tujuan. Salah satu definisi awal dari perangkat lunak kolaboratif adalah 'proses kelompok yang disengaja
di b h k l k k d k k ’
ditambah perangkat lunak untuk mendukung mereka’.
y Desain dari perangkat lunak kolaboratif adalah mengubah dokumen dan media yang digunakan dibagi untuk
dokumen dan media yang digunakan dibagi untuk
memungkinkan kolaborasi tim yang lebih efektif.
Web Conferencing
y Web conferencing mengacu pada layanan yang memungkinkan
konferensi untuk dibagikan dengan lokasi yang berbeda. Ini
kadang‐kadang disebut sebagai webinar atau, untuk konferensi g g g , interaktif, lokakarya online. Secara umum, layanan ini
dimungkinkan oleh teknologi internet, terutama pada koneksi TCP/IP.
TCP/IP.
y
