BAB VII BUKU KAS
Modul Buku Kas berfungsi menyimpan pemasukan dan pengeluaran kas. Buku Kas biasanya digunakan untuk mencatat semua penerimaan dan pembayaran kepada pihak lain selain debitur dan kreditur.
Contoh dari entri transaksi adalah penjualan kas (tidak melibatkan item reguler) dan pembayaran kas untuk biaya – biaya umum, serta juga untuk melakukan laporan Rekonsiliasi Bank.
Window Modul Cash Book
7.1 ALUR PROSES PADA BUKU KAS
Parameter Rekening Bank / Kas
7.2 PARAMETER BUKU KAS
Pada fungsi ini, jangka waktu untuk mengingatkan adanya cek mundur atau jatuh tempo ditetapkan.
Pilih Modul Cash Book, pada Menu Maintenance Pilih Submenu Parameter
7.3 MAINTAIN BANK / KAS
Menu ini berfungsi untuk menyimpan perincian dari Bank dan Kas.
Terdapat pilihan dalam menentukan apakah rekening yang di maintain merupakan rekening bank atau kas.
Pilih Modul Cash, pada Menu Maintenance pilih Submenu Bank/Cash Accounts
Pemilihan menu Maintenance Rekening Bank/Kas tampak pada gambar berikut:
Window Menu Maintenance Rekening Bank sebagai berikut:
Kasus:
Maintain Rekening Bank :
1 Kode Bank : BCA-1 Nama Bank : BCA-IDR
Mata Uang : IDR – Indonesia Rupiah
Alamat : Jalan Margonda Raya no. 125 Depok No. Rekening Bank : 1
Tanggal Buka : 1 Januari 2006 Batas Pembayaran : Rp 0,00 Kode Rekening : CA1210 2 Kode Bank : BCA-2
Nama Bank : BCA-USD
Mata Uang : USD – United State Dollar
Alamat : Jalan Margonda Raya no. 125 Depok No. Rekening Bank : 2
Tanggal Buka : 1 Januari 2006 Batas Pembayaran : Rp 0,00 Kode Rekening : CA1220 3 Kode Bank : PERMATA
Nama Bank : PERMATA
Mata Uang : USD – United State Dollar Alamat : Jalan Slipi Raya No. 100 Jakarta No. Rekening Bank : 3
Tanggal Buka : 1 Januari 2006
Alamat : Jalan Sudirma Kav . 100 Jakarta No. Rekening Bank : 4
Tanggal Buka : 1 Januari 2006 Batas Pembayaran : Rp 0,00 Kode Rekening : CA1240
Maintain Rekening Kas:
Kode Bank : Kas Nama Rekening : Kas
Mata Uang : IDR – Indonesia Rupiah Kode Rekening : CA1100
Pencatatan maintain Rekening Bank tampak pada gambar berikut ini:
Tekan tekan Save untuk menyimpan dan, Clear untuk menghapus maintenance dari window, dan Close untuk keluar dari window ini.
Maintain bank lainnya, prosedurnya sama dengan BCA-1, hanya di mata uang diganti menjadi dengan mata uang yang berlaku begitu pula halnya dengan kas.
7.4 PEMBAYARAN LAINNYA
Semua pembayaran yang tidak berhubungan dengan Hutang Usaha dimasukan pada window ini, window ini juga dapat digunakan untuk pengeditan atau penghapusan terhadap pembayaran.
• Kategori Pembayar menunjukkan berbagai kelompok yang berbeda dimana pembayaran dibuat.
• Pelanggan menunjukan debitur yang terdapat di dalam modul Piutang Usaha, Lainnya menunjukan pada penerima khusus. Selanjutnya nama pembayar akan ditampilkan secara otomatis ke Buku Petunjuk Penerima. Buku Petunjuk Penerima menunjukan penerima selain debitur atau dealer. Vendor menunjukkan vendor usaha yang terdapat di dalam Hutang Usaha. Kode Rekening menunjukan rekening Buku Besar yang didebet.
Pilih Modul Cash Book, pada Menu Transaction pilih Other Payment untuk mengakses fungsi pembayaran lain:.
Window Pembayaran Lain tampak sebagai berikut:
Kasus :
20 Desember 2006 Gadis cantik mengembalikan 1 Paket A karena cacat dan dicatat pada nota kredit no NK6Z20001.
Pencatatan transaksi dilakukan di modul Cash untuk mencatat pengeluaran uang sebagai pengembalian kepada pelanggan dan rekening penjualan tampak pada tampilan berikut ini:
15 Desember 2006 Mengeluarkan uang Cek Bank BCA-1 no BCA15001 sebesar Rp 15.000.000,- kepada karyawan atas pembayaran gaji bulan Desember 2006 dengan nomor bukti KK00011
Pencatatan transaksi diatas tampak pada tampilan berikut:
7.5 BEBAN BANK
Window ini digunakan untuk mencatat biaya bank, komisi bank, bunga bank dan beban lainnya dari bank. Biaya - biaya tersebut dimasukan sebelum melakukan Rekonsiliasi Bank.
√ Manual dipilih jika nomor referensi secara otomatis ingin diubah.
Kode Rekening menunjukan rekening Buku Besar yang didebet.
Pilih Modul Cash Book, pada Menu Transaction – Bank Charges.
Tampilan pemilihan Pencatatan beban bank tampak pada gambar berikut:
Menu Beban bank tampak pada tampilan berikut ini:
Kasus :
31 Desember 2006 Biaya administrasi bank bulan Desember 2006 untuk rekening Bank BCA-1 sebesar Rp 250.000 dengan no. ref : BCA31001 Buat Kode Rekening baru dengan no. EX9000 Biaya Admin Bank.
Pencatatan Transaksi di atas tampak pada gambar berikut ini:
Pilih Post Untuk memposting transaksi.
7.6 PENGEMBALIAN KE PELANGGAN
Window ini digunakan untuk mengembalikan uang muka pelanggan yang belum terpakai.
√ Batal dipilih juka cek bersangkutan merupakan cek kosong dan perlu untuk disimpan.
Pilih Modul Modul Cash Book, pada Menu Transaction – Refund to Customer.
Tampilan pemilihan Pengembalia ke Pelanggan tampak pada gambar berikut ini:
Window Pengembalian Ke Pelanggan tampak pada tampilan Berikut ini:
Kasus:
31 Desember 2006 Perusahaan mengembalikan Uang Muka yang dibayar oleh PT. Modern sebesar $ 150 dengan kurs saat ini Rp 10.000 dengan no bukti
pembayaran KK00012 yang diambilkan dari Bank BCA-2 dengan no Cek BCA31001.
Pencatatan transaksi diatas tampak pada gambar berikut ini:
Pilih Post untuk memposting transaksi tersebut ke rekening buku besar.
7.7 PENERIMAAN LAINNYA
Semua penerimaan yang tidak berhubungan dengan Piutang Usaha dimasukkan disini. Penerimaan tersebut dapat dicetak dan dicetak ulang.
Kode rekening menunjukkan kode rekening yang dikredit di Buku Besar.
Penerimaan dapat dilakukan dalam bentuk tunai,cek,multiple cek atau kartu kredit. Jika penerimaan dalam bentuk cek, maka perlu dimasukkan nomor cek dan bank pembayar.
Pilih Modul Cash Book, pada menu Transaction Pilih Submenu Other Receipts:
Window Penerimaan lainnya tampak pada gambar berikut ini:
Kasus :
28 Desember 2006 Terima Pendapatan Sewa bulan Desember 2006 secara tunai sebesar Rp 1.000.000,- dengan no penerimaan CR6Z28001 dari PT Alam. (Buat rekeningPendapatan Sewa dengan no 00-OI6000)
Pencatatan transaksi diatas tampak pada gambar berikut ini:
Pilih Post Untuk memposting Pendapatan Sewa ke buku besar.
31 Desember 2006 Lakukan rekonsiliasi bank. Laporan bank untuk BCA- IDR per 31 Desember 2006. Berdasarkan laporan bank terdapat selisih sebesar Rp 500.000 karena Perusahaan belum mencatat adanya beban administrasi bank sebesar Rp 250.000 dan pendapatan bunga bank sebesar Rp 750.000 (Buat Kode Rekening baru dengan no. EX9000 Biaya Admin Bank).
Pencatatan Penapatan Bunga Bank:
Pengalokasian ke rekening pendapatan bunga bank:
7.8 CEK BATAL
Window ini berfungsi membatalkan cek yang tersimpan. Pilihlah cek yang akan dibatalkan dengan mengklik pada kolom Void. Window konfirmasi akan ditampilkan. Untuk mengkonfirmasikannya masukkan kata ‘VOID’
Catatan : Jika cek yang dibatalkan merupakan bagian dari kombinasi pembayaran, maka pembatalan harus dilakukan di window transaksi semula (dimana cek asli dimasukkan).
Pilih Modul Modul Cash Book, pada Menu Transaction – Void Cheque:
Menu Cek Batal tampak pada gambar berikut ini:
Pilih Post untuk melanjutkan pembatalan cek, dan selanjutnya pada window konfirmasi masukkan kata Yes dan Ketik VOID untuk memastikan pembatalan Cek.
7.9 REKONSILIASI BANK
Rekonsiliasi bank hanya dapat dilakukan pada saat tanggal laporan masih dalam periode transaksi. Periode transaksi ditentukan oleh tanggal transaksi yang dimasukkan pada window masuk (login).
Ini merupakan prosedur pengawasan kas yang sangat penting untuk dilakukan sehingga anda dapat memverifikasi jumlah uang yang pasti pada rekening bank.
Jika semua informasi dimasukkan secara wajar, laporan bank dan Buku Besar harus seimbang dan perbedaannya harus nol, jika tidak anda harus memeriksa entri-entri anda terhadap ketidaksesuaian.
Bagaimana Merekonsiliasi Rekening Bank .
• Jika anda telah menerima Laporan Bank, bandingkan dengan Laporan Transaksi Bank/Kas untuk mengecek apakah ada pembayaran atau penerimaan yang muncul dalam Laporan Bank tetapi tidak diposting dalam
ValuePlus. Gunakan Beban Bank, Pembayaran Lain atau Penerimaan Lain untuk memasukkan transaksi yang hilang.
• Untuk merekonsiliasi, pilih Rekonsiliasi Bank, masukkan Kode Bank, Tanggal Laporan Bank, Saldo Penutup Bank. Saldo Bank Hitungan dikerjakan oleh sistem dan Saldo Buku Besar akan dihasilkan.
• Berilah tanda pembayaran dan penerimaan yang mana dikliring oleh bank (seperti semua transaksi-transaksi yang ditunjukkan di dalam laporan bank) dalam Tabel Garis. Jumlah Perbedaannya haruslah nol jika laporan bank anda seimbang dengan rekening bank di dalam sistem.
• Anda dapat mengembalikan kepada keadaan semula ke keadaan belum kliring jika anda mengklik penandaan lagi pada Tabel Garis.
• Jika anda mengklik [TUTUP], perincian rekonsiliasi akan disimpan dan anda dapat terus mencetak Laporan Rekonsiliasi Bank.
Menyelesaikan Perbedaan Rekonsiliasi Bank
Jika rekonsiliasi bank anda tidak seimbang, anda harus memeriksa kesalahan demi kesalahan.
Berikut ini adalah penyebab-penyebab yang mungkin terjadi :
• Anda telah menganggap sebuah transaksi telah dikliring tetapi dalam keadaan sebenarnya ia sebenarnya masih belum, atau kebalikannya.
Periksalah dengan laporan bank untuk memastikan ketepatannya.
• Anda belum memasukkan sebuah transksi bank. Bandingkan laporan bank dengan Laporan Transaksi Bank.
• Apakah anda memulai dengan saldo akhir bulan yang benar ? Periksalah Saldo akhir dari laporan bank.
Pilih Modul Cash Book, pada Menu Transaction – Bank Reconsiliations :
Menu rekonsiliasi tampak pada gambar berikut ini:
Kasus :
31 Desember 2006 Lakukan rekonsiliasi bank. Laporan bank untuk BCA-1 per 31 Desember 2006.
Berdasarkan laporan bank sebesar Rp 22.429.000, terdapat selisih sebesar Rp 500.000 karena Perusahaan belum mencatat adanya beban
administrasi bank sebesar Rp 250.000 dan pendapatan jasa giro sebesar Rp 750.000.
Pilih Tutup untuk melanjutkan proses pemasukan biaya administrasi Bank dan Pendapatan Jasa Giro.
Pencatatan Pendapatan Jasa Giro tampak pada gambar berikut ini:
Pencatatan ke dalam rekening Pendapatan Jasa Giro tampak pada gambar berikut ini:
Pencatatan Biaya Administrasi Bank tampak pada tampilan pada Beban Bank.
Selanjutnya Proses Rekonsiliasi tampak pada tampilan berikut ini:
Proses Rekonsiliasi bank tampak pada gambar berikut ini:
Pilih Close untuk menutup window ini.
7.10 FASILITAS LAINNYA PADA BUKU KAS CEK MUNDUR
Fasilitas ini berfungsi menyimpan cek mundur yang diterima atau dikeluarkan pada system
CEK MUNDUR - PEMBAYARAN LAINNYA Cek mundur yang dikeluarkan dicatat di sini.
Pilih Modul Modul Cash Book, pada Menu Transaction Pilih Post-dated Cheques – Other payment:
Window Cek Penenpatan tanggal Pembayaran Lainnya tampak pada gambar berikut ini:
5 Desember 2006 Mengeluarkan cek mundur untuk pembayaran biaya cetak brosur kepada Tuan Adiguna sebesar Rp 5.000.000 dengan bukti pembayaran no KK00005 dengan kode Penerima ADIGUNA dan no cek Bank MANDIRI no BM05001 dan tanggal cek 31 Desember 2006
Pencatatan Transaksi di atas tampak pada gambar berikut ini:
Pilih Simpan Untuk menyimpan transaksi tersebut.
CEK MUNDUR – PENGEMBALIAN KE PELANGGAN
Pengembalian kepada pelanggan dengan menggunakan cek mundur dicatat disini
Pilih Modul Modul Cash Book, pada Menu Transaction Pilih Post-dated Cheques – Refund to Customer.
Berikut ini window Cek Mundur – Pengembalian Ke Pelanggan.
Window Cek Penempatan Tanggal - Penerimaan Lainnya sebagai berikut:
UPDATE CEK MUNDUR – DIKELUARKAN
Window ini berfungsi mengupdate cek mundur yang dikeluarkan sebelumnya pada saat jatuh tempo.
Catatan : Untuk mengupdate cek mundur, pastikan tanggal yang dimasukkan jatuh pada tanggal transksi dan sama dengan tanggal system atau setelah tanggal system.
Pilih Modul Modul Cash Book, pada Menu Transaction Pilih Post-dated Cheques – Update Post-dated Cheques Issued:
Window Cek Penempatan Tanggal dan pilih Update Cek Mundur Dikeluarkan sebagai berikut:
Pilih Apply untuk meneruskan Update cek Mundur, selanjutnya akan tampak gambar berikut ini:
Pada gambar di atas rubah tanggal dan masukkan biaya cetak brosur ke dalam rekening Buku besar Biaya lain-lain. Dan pilih Post untuk memposting ke dalam transaksi tersebut.
UPDATE CEK MUNDUR – DITERIMA
Window ini memperkenankan cek mundur diterima di update.
Pilih Modul Modul Cash Book, pada Menu Transaction Pilih Post-dated Cheques – Update Post-Dated Cheques received.
Berikut ini fungsi Update Cek Mundur Diterima tampak pada gambar berikut:
