12
LANDASAN TEORI
2.1 Teori-teori Dasar/Umum
Sesuai dengan judul “Strategi Public Relations Hotel Le Meridien Jakarta Dalam Melakukan Kegiatan Promosi Melalui Media Relations (Studi Kasus : Meeting Room di Hotel Le Meridien Jakarta)” maka penulis menggunakan teori-teori dasar yang membahas diantaranya :
2.1.1 Komunikasi
Menurut Trenholm & Jensen dalam Wiryanto (2004 : 6) definisi dari komunikasi adalah “suatu proses dimana sumber mentransmisikan pesan kepada penerima melalui beragam saluran”.
Shanon dan Weaver (Wiryanto, 2004 : 7) mendefinisikan bahwa komunikasi adalah sebagai berikut :
“bentuk interaksi manusia yang saling mempengaruhi satu sama lain, sengaja atau tidak disengaja dan tidak terbatas pada bentuk komunikasi verbal, tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni, dan teknologi”.
Berdasarkan kedua defisini komunikasi diatas, dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi yang berlangsung antara sumber dan penerima pesan melalui berbagai saluran yang ada untuk memperoleh kesamaan arti atau makna diantara mereka.
Hubungannya dengan dengan Hotel Le Meridien tempat penulis melakukan penelitian adalah Public Relations Hotel Le Meridien melakukan komunikasi terhadap publiknya baik secara internal maupun eksternal agar tercipta pemahaman yang baik antara kedua belah pihak sehingga akan membawa efek yang baik pula. Pemahaman yang baik akan berpengaruh terhadap pandangan yang baik oleh khalayak dan mendukung tercapainya tujuan perusahaan
2.1.2 Public Relations
Menurut Scott M. Cutlip, Allen H. Center, dan Glen M. Broom dalam Firsan Nova (2011 : 45) Public Relations adalah sebagai berikut :
“fungsi manajemen yang membentuk dan memelihara hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi dan masyarakat, yang menjadi sandaran keberhasilan atau kegagalannya”.
Menurut J.C Seidel (Ardianto, 2011 : 9) Public Relations adalah sebagai berikut:
“proses kontinu dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh goodwill (itikad baik) dan pengertian dari pelanggan, pegawai, dan publik yang lebih luas; ke dalam mengadakan analisis, sedangkan keluar memberikan pernyataan-pernyataan”.
Dari kedua definisi mengenai Public Relations dapat disimpulkan bahwa Public Relations adalah fungsi manajamen yang membantu dalam menciptakan dan membangun hubungan yang baik antara organisasi dan publik melalui kegiatan-kegiatan tertentu. Public Relations melakukan
proses perencanaan, pelaksanaan hingga evaluasi atas kegiatan yang dilakukan, semua hal tersebut guna mendukung fungsi dan pencapaian tujuan organisasi.
Hotel Le Meridien mempunyai divisi Public Relations yang bertugas membina hubungan baik dengan publik-publiknya. Tujuannya adalah memperoleh kepercayaan dari publik sehingga mempengaruhi keinginan masyarakat untuk menggunakan produk, jasa, promosi serta fasilitas yang disediakan hotel.
Ada 15 pokok fungsi umum Public Relations masa kini yang dikemukakan oleh International Public Relations Association (IPRA) :
1. Memberikan konseling berdasarkan pemahaman tentang masalah perilaku manusia.
2. Membuat analisis “trend” masa depan dan ramalan akan akibat-akibatnya bagi institusi.
3. Melakukan penelitian pendapat, sikap dan harapan masyarakat terhadap institusi serta memberi saran tindakan-tindakan yang diperlukan institusi untuk mengatasinya.
4. Menciptakan dan membina komunikasi dua arah berlandaskan kebenaran dan informasi yang utuh.
5. Mencegah konflik dan salah pengertian.
7. Melakukan penyerasian kepentingan institusi terhadap kepentingan umum.
8. Meningkatkan itikad baik institusi terhadap anggota, pemasok dan konsumen.
9. Memperbaiki hubungan industrial.
10. Menarik calon tenaga yang baik agar menjadi anggota serta mengurangi keinginan anggota untuk keluar dari institusi.
11. Memasyarakatkan produk atau layanan.
12. Mengusahakan perolehan laba yang maksimal. 13. Menciptakan jati diri institusi.
14. Memupuk minat mengenai masalah–masalah nasional maupun internasional.
15. Meningkatkan pengertian mengenai demokrasi.
Proses PR selalu dimulai dan diakhiri dengan penelitian. Berikut ini adalah empat langkah yang biasa dilakukan dalam proses PR menurut Cutlip dan Center dalam buku Firsan Nova (2011 : 51)
1. Definisikan Permasalahan
Dalam tahap ini praktisi PR harus perlu melibatkan diri dalam penelitian dan pengumpulan fakta. Selain itu, praktisi PR perlu memantau dan membaca terus pengertian, opini, sikap, dan perilaku mereka yang berkepentingan dan terpengaruh oleh sikap dan tindakan perusahaan. Tahap ini merupakan penerapan atau fungsi intelijen perusahaan.
Langkah ini dilakukan oleh seorang praktisi PR setiap saat secara kontinu, bukan hanya pada saat krisis terjadi.
2. Perencanaan dan Program
Pada tahap ini seorang praktisi PR sudah menemukan penyebab timbulnya permasalahan dan sudah siap dengan langkah-langkah pemecahan atau pencegahan. Langkah-langkah itu dirumuskan dalam bentuk rencana dan program, termasuk anggarannya. Adalah penting bagi praktisi PR untuk mendapatkan dukungan penuh dari pimpinan puncak perusahaan karena besar kemungkinan langkah yang diambil akan sangat strategis dan melibatkan keikutsertaan banyak bagian.
3. Aksi dan Komunikasi
Banyak praktisi PR yang langsung masuk ke tahap ini, yaitu langsung melakukan aksi dan komunikasi berdasarkan asumsi pribadi. Meski tidak jarang tindakan itu membawa hasil yang tidak buruk, langkah ini sama sekali tidak disarankan karena terlalu tinggi resikonya bagi citra perusahaan. Manajer PR yang melakukan hal ini biasanya kurang paham kemana citra perusahaan hendak diarahkan dan dimana dia berada sekarang.
4. Evaluasi Program
Proses PR selalu dimulai dari pengumpulan fakta dan diakhiri pula dengan pengumpulan data. Untuk mengetahui apakah prosesnya sudah
selesai atau belum, seorang praktisi PR perlu melakukan evaluasi atas langkah-langkah yang telah diambil.
Ada empat peran utama Public Relations (Ruslan, 2008 : 10) yaitu:
1. Sebagai communicator atau penghubung antara organisasi yang diwakili dengan publiknya.
2. Membina relationship, yakni berupaya membina hubungan yang positif dan saling menguntungkan dengan pihak publiknya.
3. Peranan back up management¸ yakni sebagai pendukung dalam fungsi management organisasi atau perusahaan.
4. Membentuk corporate image¸ artinya peran PR berupaya menciptakan citra bagi organisasi atau perusahaan.
Penulis menyimpulkan bahwa Public Relations dalam sebuah organisasi selain memiliki fungsi untuk menjembatani komunikasi antara perusahaan dan publiknya juga berperan dalam mendukung kegiatan divisi lain sehingga tugas Public Relations saling berkaitan dengan semua divisi dalam suatu perusahaan atau organisasi.
Hubungan antara fungsi Public Relations dan Hotel Le Meridien adalah divisi Public Relations dan seharusnya menjalankan fungsinya sebagai komunikator yang bertanggung jawab atas penyampaian pesan
tentang hotel baik berisi informasi maupun promosi. Promosi tersebut merupakan program yang diadakan oleh departemen lain dalam manajemen hotel seperti Banquet Department jadi Public Relations juga turut mendukung kegiatan departemen lain diluar divisinya. Public Relations menjalankan fungsinya untuk membina hubungan baik dengan pihak yang memiliki kepentingan dengan hotel. Tujuannya agar terbentuk pandangan baik di mata khalayak sehingga memperoleh dukungan atas segala kegiatan yang dilakukan.
Tujuan public relations (Dananjadja, 2011 : 22-25) yaitu :
1. Tujuan berdasarkan kegiatan internal
• Mengadakan suatu penilaian terhadap sikap, tingkah laku dan opini publik terhadap perusahaan.
• Mengadakan suatu analisa dan perbaikan terhadap kebijaksanaan yang sedang dijalankan, guna mencapai tujuan yang ditetapkan perusahaan dengan tidak melupakan kepentingan publik.
• Memberikan penerangan kepada publik karyawan tentang suatu kebijaksanaan perusahaan yang bersifat objektif serta menyangkut kepada berbagai aktivitas rutin perusahaan, juga menjelaskan mengenai perkembangan perusahaan tersebut.
• Merencanakan bagi penyusunan suatu staf yang efektif bagi penugasan yang bersifat internal Public Relations dalam perusahaan tersebut.
2. Tujuan berdasarkan kegiatan eksternal
• Memperluas langganan/pemasaran.
• Memperkenalkan sesuatu jenis hasil produksi/gagasan yang berguna bagi publik dalam arti luas.
• Mencari dan mengembangkan modal.
• Memperbaiki citra perusahaan terhadap pendapat masyarakat luas, guna mendapatkan opini publik yang positif.
Berdasarkan kedua tujuan Public Relations diatas, penulis lebih memfokuskan kepada tujuan berdasarkan kegiatan eksternal, karena Public Relations Hotel Le Meridien harus dapat menyelenggarakan komunikasi yang baik dalam kegiatan promosi, dimana kegiatan tersebut harus mempunyai sifat informatif dan persuasif, dengan tujuan untuk memperoleh dukungan publik ataupun juga merubah pendapat publik.
2.1.3 Promosi
Menurut Saladin (Rangkuti, 2010 : 49-50) promosi adalah :
“salah satu unsur bauran pemasaran perusahaan yang didayagunakan untuk memberitahukan, membujuk, dan mengingatkan tentang produk perusahaan”.
Philip Kotler (2004 : 22) mengatakan promosi adalah sebagai berikut :
“bagian dari komunikasi yang terdiri dari pesan-pesan perusahaan yang didesain untuk menstimulasi terjadinya kesadaran (awareness), ketertarikan (interest), dan berakhir dengan tindakan pembelian (purchase) yang dilakukan oleh pelanggan terhadap produk atau jasa perusahaan”.
Berdasarkan kedua definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa promosi adalah kegiatan pemasaran dalam rangka memberikan informasi dan mendorong permintaan terhadap produk, jasa, dan ide perusahaan dengan cara mempengaruhi konsumen agar mau membeli produk dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan.
Promosi memiliki beberapa tujuan (Rangkuti, 2010 : 51-53) yakni:
a. Modifikasi tingkah laku
Promosi bertujuan untuk mengubah tingkah laku dan pendapat orang-orang, dari yang tidak menerima suatu produk menjadi setia terhadap produk. Selain itu, pemasar hendaknya selalu berusaha
menciptakan kesan baik tentang dirinya dan mendorong pembelian barang-barang dan jasa perusahaan.
b. Memberitahu
Kegiatan promosi ditujukan untuk memberikan informasi kepada pasar yang dituju tentang pemasaran perusahaan, tentang produk. Promosi yang bersifat informasi ini pada umumnya lebih disukai dan dilakukan pada tahap-tahap awal perkenalan produk. Sebagian orang tidak akan tertarik untuk membeli barang atau jasa, sebelum mereka mengetahui produk tersebut serta kegunaannya. Promosi yang bersifat informasi ini penting bagi konsumen karena membantu konsumen dalam pengambilan keputusan untuk membeli.
c. Membujuk
Promosi yang bersifat membujuk (persuasif) pada umumnya kurang disenangi oleh sebagian masyarakat. Tetapi pada kenyataannya, sekarang ini justru banyak promosi yang bersifat persuasif. Promosi seperti ini terutama diarahkan untuk mendorong proses pembelian. Pada umumnya perusahaan tidak ingin memperoleh tanggapan cepat, tetapi lebih mengutamakan untuk menciptakan kesan positif. Hal ini dimaksudkan agar promosi dapat memberi pengaruh dalam waktu yang lama terhadap perilaku pembeli. Promosi yang bersifat persuasif ini
akan menjadi dominan jika produk yang dipromosikan mulai menjadi kebutuhan pokok di dalam kehidupan seseorang.
d. Mengingatkan
Promosi juga dapat dilakukan terutama untuk mempertahankan merek produk di hati masyarakat dan dilakukan selama tahap pendewasaan di dalam siklus kelangsungan produk. Hal ini berarti perusahaan berusaha untuk mempertahankan pembeli yang ada.
Menurut Rossiter dan Percy (Widiana, 2010 : 88) tujuan promosi sebagai efek dari komunikasi adalah sebagai berikut :
1. Category need¸ yaitu menimbulkan persepsi pelanggan akan suatu kebutuhan.
2. Brand awareness, yaitu memperkenalkan dan memberikan
pemahaman tentang suatu produk kepada target pasar yang dituju. 3. Brand attitude¸ yaitu mendorong pemilihan suatu produk.
4. Brand purchase intention, yaitu membujuk pelanggan untuk membeli suatu produk.
5. Purchase facilitation, yaitu mengimbangi kelemahan unsur
bauran pemasaran lain.
2.2 Teori-Teori Khusus yang Berhubungan dengan Topik yang akan Dibahas
Adapun teori-teori khusus yang berhubungan dengan teori yang dibahas mengenai strategi Public Relations yang digunakan penulis untuk menganalisis kegiatan promosi meeting room melalui media relations. Strategi tersebut meliputi strategi Public Relations, bauran promosi yang digunakan dan media Public Relations sebagai sarana untuk melakukan promosi.
2.2.1 Strategi
Menurut Onong Uchjana Effendy dalam bukunya Ilmu, Teori, dan Filsafat Komunikasi (2003 : 300), strategi adalah perencanaan (planning) dan manajemen (management) untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Yosal Iriantara (2005 : 89), strategi pada dasarnya merupakan kebijakan untuk mencapai tujuan yang kemudian dijabarkan ke dalam sejumlah taktik untuk pencapaian tujuan yang sudah ditetapkan.
2.2.2 Strategi Public Relations
Strategi Public Relations atau yang lebih dikenal dengan bauran Public Relations dalam Firsan Nova (2011 : 54) adalah sebagai berikut :
1. Publications adalah cara Public Relations dalam menyebarkan informasi, gagasan/ide kepada publik.
2. Event adalah bentuk kegiatan yang dilakukan oleh Public Relations dalam proses penyebaran informasi kepada publik. Hal ini berkaitan dengan penyusunan program acara, yang dapat dibedakan menjadi:
a. Calendar Event – meliputi kegiatan-kegiatan rutin.
b. Special Event – meliputi kegiatan-kegiatan khusus dan biasanya dilaksanakan pada momen-momen tertentu.
c. Moment Event – meliputi kegiatan yang bersifat momentum.
3. News adalah informasi yang disampaikan secara langsung maupun tidak langsung kepada publik, dengan tujuan agar dapat diterima oleh publik dan mendapatkan tanggapan yang positif.
4. Corporate Identity adalah cara pandang publik. terhadap segala aktivitas usaha yang dilakukan oleh suatu perusahaan.
5. Community Involvement adalah hubungan yang dibangun dengan publik (stakeholder, stockholder, media, masyarakat yang berada di sekitar perusahaan, dan lain-lain).
6. Lobbying and negotiation adalah sebuah rencana yang dibuat oleh Public Relations, baik yang jangka panjang maupun jangka pendek dalam rangka melakukan penyusunan budget yang dibutuhkan.
7. Corporate Social Responbility adalah wacana yang digunakan oleh perusahaan dalam rangka mengambil peran dalam melaksanakan kegiatannya secara bersama-sama untuk menyejahterakan masyarakat di sekitarnya.
Dalam penelitian ini hal yang akan penulis teliti adalah tentang strategi Public Relations Hotel Le Meridien Jakarta dalam melakukan promosi meeting room melalui media relations. Strategi Public Relations seperti publications diperlukan oleh Public Relations hotel untuk memberikan informasi kepada publik tentang aktivitas/kegiatan organisasi atau perusahaan. Adanya event yang diadakan, menciptakan news tentang kegiatan promosi yang dilakukannya melalui press release yang akan dipublikasikan melalui media, seperti surat kabar dan majalah. Community involvement juga diperlukan untuk menjaga hubungan baik dengan community relations dan humanity relations dengan pihak lembaga atau organisasi yang diwakilinya. Selain itu, lobbying and negotiation juga diperlukan untuk mendapatkan dukungan baik dari individu atau lembaga yang berpengaruh terhadap kelangsungan bisnis perusahaan. Corporate social responbility juga dijalankan oleh Public Relations Hotel Le Meridien sebagai salah satu strategi untuk menjaga keberlanjutan eksistensi perusahaan melalui reputasi yang baik.
Menurut Soemirat dan Ardianto (2010 : 91) dalam buku Dasar-Dasar Public Relations langkah-langkah dalam strategi PR :
a. Menyampaikan fakta dan opini.
b. Menelusuri dokumen resmi perusahaan dan mempelajari perubahan yang terjadi.
c. Melakukan analisis SWOT (Strenghts, Weaknesses. Opportunities, Threats).
2.2.3 Bauran Promosi
Menurut Widiana (2010 : 88-100) bauran promosi terdiri dari :
1. Personal Selling
Menurut Tjiptono, personal selling adalah sebagai berikut :
“komunikasi langsung (tatap muka) antara penjual dan calon pelanggan untuk memperkenalkan suatu produk kepada calon pelanggan dan membentuk pemahaman pelanggan terhadap produk sehingga mereka kemudian akan mencoba dan membelinya”.
Fungsi dari aktivitas personall selling yaitu :
a. Prospecting, yaitu mencari pembeli dan kemudian menjalin
hubungan dengan mereka.
b. Targeting¸ yaitu mengalokasikan kelangkaan waktu demi pembeli.
c. Communicating, yaitu memberikan informasi tentang produk
perusahaan kepada pelanggan.
d. Selling, yaitu mendekati, mempresentasikan dan mendemonstrasikan,
mengatasi penolakan, serta menjual produk kepada pelanggan.
e. Servicing, yaitu memberikan berbagai jasa dan pelayanan kepada pelanggan.
f. Information gathering, yaitu melakukan penelitian dan intelijen pasar.
g. Allocating, yaitu menentukan pelanggan yang akan dituju.
2. Mass Selling
Mass selling adalah pendekatan yang menggunakan media komunikasi untuk menyampaikan informasi kepada khalayak dalam satu waktu. Ada dua bentuk utama mass selling, yaitu periklanan dan publisitas.
3. Publisitas
Publisitas adalah bentuk penyajian dan penyebaran ide, barang dan jasa secara non personal, dimana individu atau organisasi yang menerima keuntungan tidak perlu membayar untuk itu.
4. Promosi Penjualan
Menurut Tjiptono, promosi adalah sebagai berikut :
“bentuk persuasi langsung melalui penggunaan berbagai insetif yang dapat diatur untuk merangsang pembelian produk dengan segera dan/atau meningkatkan jumlah barang yang dibeli oleh pelanggan”.
Tujuan dari promosi penjualan, yaitu :
a. Meningkatkan permintaan dari para pengguna industrial atau konsumen akhir.
b. Meningkatkan kinerja pemasaran perantara.
c. Mendukung dan mengkoordinasikan kegiatan personal selling dan iklan.
Pengelompokan promosi penjualan yang dilakukan oleh penjual berdasarkan tujuan yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :
a. Customer promotion, yaitu promosi penjualan bertujuan untuk
mendorong pelanggan untuk membeli.
b. Trade promotion, yaitu promosi penjualan bertujuan untuk
mendorong pedagang grosir, pengecer, eksportir, dan importir untuk memotivasi tenaga penjual.
c. Sales force information, yaitu promosi penjualan bertujuan untuk memotivasi tenaga penjual.
d. Business promotion, yaitu promosi penjualan bertujuan untuk
mendapatkan pelanggan baru, mempertahankan hubungan dengan pelanggan, memperkenalkan produk baru, menjual lebih banyak kepada pelanggan lama, dan mendidik pelanggan.
5. Public Relations (Hubungan Masyarakat)
Public Relations adalah usaha komunikasi menyeluruh dari suatu perusahaan untuk mempengaruhi persepsi, opini, keyakinan, dan sikap berbagai kelompok terhadap perusahaan tersebut.
Kegiatan-kegiatan Public Relations meliputi hal-hal berikut :
Tujuan dari membangun hubungan dengan pers adalah untuk memberikan informasi yang layak dimuat di surat kabar agar dapat menarik perhatian publik terhadap individu, produk, jasa, atau organisasi.
b. Product Publicity
Kegiatan ini meliputi berbagai usaha untuk mempublikasikan produk-produk tertentu.
c. Corporate Communication
Kegiatan ini meliputi komunikasi internal dan eksternal, serta mempromosikan pemahaman tentang organisasi.
d. Lobbying
Lobbying merupakan usaha untuk bekerja sama dengan pembuat undang-undang dan penjabat pemerintah sehingga perusahaan mendapatkan infotmasi-informasi penting yang berharga.
e. Counseling
Kegiatan ini dilakukan dengan memberikan saran dan pendapat kepada manajemen mengenai masalah-masalah yang berhubungan dengan publik dan mengenai posisi dan citra perusahaan.
6. Direct Marketing
Direct marketing adalah sistem pemasaran yang bersifat interaktif yang memanfaatkan satu atau beberapa media iklan untuk menimbulkan tanggapan yang terukur.
Dari enam bauran promosi yang ada diatas, penulis memilih empat diantaranya dimana sesuai dengan masalah yang penulis teliti, yaitu mass selling, publisitas, Public Relations dan direct marketing. Mass selling yang dilakukan oleh Hotel Le Meridien yaitu melalui media komunikasi untuk menyampaikan informasi kepada khalayak dalam satu waktu, baik melalui periklanan dan publisitas. Publisitas melalui media baik media cetak (surat kabar, majalah, dan brosur) dan media elektronik (email blast, social media, website) juga sangat diperlukan agar masyarakat mengetahui mengenai tentang Hotel Le Meridien khususnya tentang meeting room yang ada disana. Hotel Le Meridien menggunakan Public Relations yang melakukan berbagai kegiatan promosi seperti press release, product publicity, dan lobbying, semuanya digunakan untuk melakukan promosi meeting room yang ada di Hotel Le Meridien. Direct marketing juga dilaksanakan oleh Hotel Le Meridien untuk melakukan pemasaran yang memanfaatkan satu atau beberapa media iklan untuk menimbulkan tanggapan yang dari masyarakat.
2.2.4 Media Relations
2.2.4.1 Definisi Media Relations
Menurut Iriantara (2008 : 32)¸ media relations dapat diartikan sebagai bagian dari Public Relations eksternal yang membina dan mengembangkan hubungan baik dengan media massa sebagai sarana komunikasi antara organisasi dengan publiknya untuk mencapai tujuan organisasi.
Menurut Wardhani (2008 : 9), media relations adalah kegiatan komunikasi Public Relations untuk menjalin pengertian dan hubungan baik dengan media massa dalam rangka pencapaian publikasi organisasi yang maksimal serta berimbang (balance).
Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa media relations adalah suatu kegiatan eksternal public relations untuk menyampaikan informasi tentang organisasi melalui media massa dalam rangka melakukan publikasi yang maksimal serta berimbang demi tercapainya tujuan organisasi.
2.2.4.2 Tujuan Media Relations
Menurut Iskandar (2009 : 4) media relations yang dibangun oleh praktisi PR memiliki beberapa tujuan yang ingin dicapai :
a. Memperoleh publisitas seluas mungkin tentang upaya dan kegiatan institusi.
b. Menjamin adanya pemberitaan (liputan,laporan) atau pendapat (ulasan,tajuk) yang objektif, wajar, jujur dan berimbang tentang hal-hal yang dianggap kurang menguntungkan institusi.
c. Mendapatkan umpan balik dan masukan tentang upaya dan kegiatan institusi.
d. Melengkapi pengumpulan informasi bagi institusi untuk membuat penilaian (assessment) secara tepat tentang institusi atau hal-hal yang mempengaruhi keberhasilan institusi.
e. Mewujudkan hubungan langgeng dengan media massa (baik pimpinan maupun personilnya) yang dilandaskan rasa saling percaya dan saling menghargai (mutual trust and mutual respect).
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa media relations yang dibangun dengan baik dapat membantu perusahaan memperoleh publisitas, mendapatkan umpan balik dan masukan terhadap kegiatannya yang dapat mempengaruhi keberhasilan. Serta mewujudkan hubungan yang langgeng dengan media massa
Media relations yang dilakukan Hotel Le Meridien tempat penulis melakukan penelitian adalah dengan memberikan semua informasi dan data pelengkap guna mendukung penulisan berita tentang Hotel Le Meridien seperti press release, foto dan wawancara. Selain itu,
pendekatan juga dilakukan secara personal kepada redaksi dan wartawan dengan membangun hubungan pertemanan di luar pekerjaan. Tujuannya adalah agar mendapat publisitas maksimum atas segala kegiatan dan promosi yang diadakan sehingga khalayak mengetahui informasi mengenai Hotel Le Meridien. Selain itu, dengan media relations yang baik akan memperkecil kemungkinan timbulnya berita negatif tentang Hotel Le Meridien yang nantinya akan mempengaruhi image perusahaan di mata publiknya
2.2.4.3 Bentuk Kegiatan Media Relations
Dalam mengelola relasi dengan media massa, baik dengan wartawan secara individual maupun dengan media massa sebagai institusi, Public Relations melakukan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan media massa (Soemirat, 2007 : 128-129), yaitu :
1. Konferensi Pers (press conference), temu pers, atau jumpa pers
Konferensi pers adalah suatu kegiatan mengundang wartawan untuk berdialog, dengan materi yang telah dipersiapkan secara matang oleh Public Relations, dan sasaran pertemuan itu diharapkan dapat dimuat di media massa dari wartawan yang diundang (Soemirat, 2007 : 135). Tujuan diadakannya konferensi pers adalah menyebarkan informasi positif kepada publik tentang perusahaan, menetralisir atau membantah berita yang tidak benar atau negatif
tentang perusahaan, meningkatkan image (citra) yang dapat menunjang pemasaran dan penjualan suatu produk/jasa, dan membina hubungan secara langsung dengan pers.
2. Press Briefing
Kegiatan ini diselenggarakan secara reguler oleh seorang Public Relations. Dalam kegiatan ini, disampaikan informasi tentang kegiatan yang baru terjadi kepada pers, juga diadakan pertanyaan atau tanggapan bila wartawan ingin mendapatkan keterangan yang lebih terperinci.
3. Press Tour
Kegiatan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan atau lembaga untuk mengunjungi daerah tertentu dan mereka pun (pers) diajak untuk menikmati objek wisata yang menarik.
4. Press Release
Sebagai publisitas yaitu media yang banyak digunakan dalam kegiatan kehumasan karena dapat menyebarkan berita.
5. Special Event
Special Event yaitu peristiwa khusus sebagai suatu kegiatan Public Relations yang penting dan memuaskan banyak orang untuk
ikut serta dalam suatu kesempatan, mampu meningkatkan pengetahuan, dan memenuhi selera publik.
6. Press Luncheon (makan siang)
Public Relations mangadakan jamuan makan siang bagi para wakil media massa atau wartawan sehingga pihak pers dapat bertemu dengan top manajemen perusahaan untuk mendengarkan perkembangan perusahaan tersebut.
7. Wawancara Pers
Wawancara pers lebih bersifat pribadi dan individual. Public Relations atau kop manajemen yang diwawancarai hanya berhadapan dengan wartawan yang bersangkutan.
Berdasarkan uraian diatas, penulis menyimpulkan bahwa Public Relations dalam melaksanakan kegiatan media relations harus memiliki strategi yang efektif. Karena media relations dianggap oleh penulis sebagai cara yang paling efektif dalam menyampaikan informasi-informasi kepada publik melalui media, agar mampu menarik minat publik untuk mengetahui dan berkunjung ke Hotel Le Meridien Jakarta.
2.2.4.4 Prinsip-Prinsip Media Relations
Menurut Rosady Ruslan (2008 : 178-180) prinsip-prinsip hubungan pers yang positif diantaranya adalah :
1. Sikap yang saling terus ramah, tetapi tegas dan konsekuen, serta profesional.
2. Saling memahami fungsi, kewajiban serta tugas profesi yang tengah disandang serta keterikatan mereka kepada kode etik profesinya masing-masing.
3. Saling mengenal baik, cukup akrab antara kedua belah pihak secara individual maupun fungsional, namun tetap menjaga jarak demi terciptanya ketertiban dan demi menjaga kerahasiaan perusahaan. 4. Kenalilah, siapa pemred (pemimpin redaksi), wapemred (wakil
pemimpin redaksi), redpel (redaktur pelaksana), redaktur halaman dan para reporter yang bertugas pada setiap bidang atau liputan beritanya. 5. Meminta kartu nama, biasanya setiap wartawan yang resmi atau
bertugas akan dilengkapi dengan kartu PWI, kartu pers dan kartu nama dari pihak pengelola penerbit media bersangkutan.
6. Tidak mencoba-coba untuk menutupi saluran informasi atau komunikasi menghadapi masalah (isu negatif), di samping itu tidak perlu ketika PR atau lembaga bersangkutan mengemis atau menjilat kepada pihak pers demi menjaga nama baik, prestise, publisitas, dan citranya.
7. Menerima kedatangan wartawan dalam rangka peliputan, konfirmasi berita, wawancara dan sebagainya dalam kewajaran tanpa menunjukkan sikap yang ragu-ragu atau penuh dengan kecurigaan. 8. Melayani sebaik-baiknya bila ada permintaan interview atau
wawancara oleh pihak pers, termasuk sifat permintaan yang mendadak dengan catatan agar segala sesuatunya dipersiapkan atau dievaluasi terlebih dahulu dengan memilah informasi mana yang pantas atau tidak pantas disiarkan/dipublikasikan (demi menjaga ketertiban atau kerahasiaan).
9. Kirimkan kartu ucapan selamat, baik kepada individu maupun lembaga penerbitnya yang berulang tahun, menghadapi lebaran, tahun baru, Natalan, dan sebagainya, sebagai tanda penuh perhatian untuk membangun suatu hubungan yang baik bagi kedua belah pihak. 10. Pemberian iklan goodwill yaitu iklan secara insidential di luar iklan
promosi atau komersial, misalnya menampilkan iklan layanan masyarakat yang bekerja sama dengan media yang bersangkutan. 11. Membentuk suatu proyek publikasi atau promosi bersama dengan
media elektronik atau media cetak, melalui media coverage televisi tertentu atau penulisan artikel/feature (advertorial) tentang suatu produk yang dikampanyekan secara efektif melalui kerjasama antara PR dengan pihak pers.
Berdasarkan penjelasan di atas, penulis dapat menyimpulkan bahwa public relations harus menjalin dan memperlakukan media dengan baik, bersahabat serta melaksanakan komunikasi yang efektif agar dapat membangun kesan yang positif di hadapan media massa.
2.2.5 Media Massa
2.2.5.1 Media Cetak
Menurut Madjadikara (2004 : 11-12) media cetak adalah “kumpulan berbagai media informasi yang dibuat (diproduksi) dan disampaikan kepada khalayak sasaran (pembaca) melalui tulisan cetakan dan seringkali disertai gambar sehingga dapat dilihat dan dibaca”.
Kelebihan media cetak dilihat dari segi keefektifan komunikasi, khususnya komunikasi pemasaran atau periklanan yaitu informasi di media cetak bisa menampilkan gambar dan informasinya bisa lebih rinci. Disamping itu, informasi di media cetak lebih mudah disimpan dan atau didokumentasikan (clipping) untuk keperluan di kemudian hari. Kelebihan lain media cetak adalah ideal untuk menunjukkan atau memperlihatkan produk, terutama produk baru atau produk yang perlu “didemonstrasikan” atau ditunjukkan manfaat atau benefitnya bila produk tersebut digunakan. Contoh media cetak yang utama adalah surat kabar, majalah, tabloid, brosur, newsletter, pamflet, leaflet, flier, dan sebagainya.
2.2.5.2 Media Elektronik
Media elektronik terbagi dalam dua kelompok besar, yaitu media yang hanya bisa didengar (audio), khususnya media radio dan media yang selain bisa didengar juga dilihat (audio-visual), khususnya televisi. Dengan kemajuan teknologi yang sangat pesat, jenis media audio-visual ini terus berkembang. Teknologi internet, misalnya, kini telah memanfaatkan komputer pribadi (PC) sebagai media yang juga bisa menyampaikan dan menerima pesan-pesan iklan audio-visual langsung ke dan dari rumah-rumah dan perkantoran dengan jangkauan global (Madjadikara, 2004 : 13).
2.3 Kerangka pikir
Gambar 2.2 Kerangka Pikir
Sumber: Kompilasi hasil pemikiran penulis dan teori strategi PR dari Hotel Le Meridien Jakarta
Memperkenalkan Paket Meeting Room
Hotel Le Meridien Kepada Masyarakat
Majalah Surat Kabar Brosur, Flyer Email Blast Social Media Website Promosi
Media Cetak Media Elektronik Strategi Public Relations
Penjelasan berdasarkan kerangka pikir tersebut :
Hotel Le Meridien Jakarta memiliki dua paket meeting room yaitu Sustainable Meeting Package dan Non Sustainable Meeting Package. Sustainable Meeting Package merupakan paket meeting room baru yang ada di Hotel Le Meridien Jakarta, yang diluncurkan pada tahun 2011, paket meeting room ini sangat ramah lingkungan. Sangat diperlukan strategi Public Relations guna memperkenalkan paket meeting room yang ada di Hotel Le Meridien. Salah satu strategi yang dilakukan Public Relations Hotel Le Meridien untuk memperkenalkan meeting room yang ada disana adalah melalui promosi. Untuk melakukan promosi, perlu menjalin hubungan yang baik dengan media (media relations). Dari adanya kegiatan media relations ini maka muncul artikel dan press release dari Hotel Le Meridien yang dimuat di media massa. Dari publikasi yang dilakukan oleh media massa tersebut, secara tidak langsung membuat publik lebih banyak mengetahui informasi tentang Hotel Le Meridien.
Sebagai fungsi manajemen yang menjalankan tugasnya untuk melakukan publisitas kepada masyarakat luas, maka yang menjadi tinjauannya Public Relations salah satunya adalah melakukan promosi menggunakan media, baik media cetak (majalah, surat kabar, brosur, dan flyer) dan media elektronik (email blast, social media, website).
