12
LANDASAN TEORI
2.1 Teori-teori umum
Dengan judul “Peran Public Relations melalui majalah Info BCA sebagai media komunikasi internal”, maka penulis menggunakan teori-teori dasar yang membahas diantaranya:
2.1.1 Komunikasi
Menurut Everett M. Rogers di dalam buku Deddy Mulyana tahun 2007 menyatakan bahwa: “Komunikasi adalah proses di mana suatu ide dialihkan dari sumber kepada suatu penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka.”
Komunikasi adalah proses pertukaran informasi atau pesan dari komunikator ke komunikan. Menurut Harold Lasswell cara yang baik untuk menggambarkan komunikasi adalah dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut: Who Says What In Which Channel To Whom With What Effect? Atau Siapa Mengatakan Apa Dengan Saluran Apa Kepada Siapa Dengan Pengaruh Bagaimana? Berdasarkan definisi Lasswell ini dapat diturunkan lima unsur komunikasi yang saling bergantung satu sama lain, yaitu: sumber (source), pesan (message), saluran (channel), penerima (receiver), dan efek (effect). (Mulyana, 2007: 69)
Dilihat dari pandangan kedua para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah suatu proses dari komunikator (sumber/source) ke komunikan (penerima/receiver) melalui suatu saluran atau media (channel) tertentu yang
didalamnya terdapat suatu pesan (message) yang ingin disampaikan dan selanjutnya ada umpan balik (feedback) dari komunikan terhadap pesan yang sudah diterima. Pesan yang disampaikan biasanya bertujuan untuk mengubah perilaku dari komunikan, maka dari itu feedback diperlukan di dalam suatu proses komunikasi.
Fungsi Komunikasi
Thomas M. Scheidel mengemukakan bahwa kita berkomunikasi terutama untuk menyatakan dan mendukung identitas-diri, untuk membangun kontak sosial dengan orang disekitar kita, dan untuk mempengaruhi orang lain untuk merasa, berpikir, atau berperilaku seperti yang kita inginkan. (Mulyana, 2007: 4)
Berikut ini kita akan membahas empat fungsi komunikasi berdasarkan kerangka yang dikemukakan William I. Gorden di dalam Keempat fungsi tersebut, yakni komunikasi sosial, komunikasi ekspresif, komunikasi ritual, dan komunikasi instrumental, tidak saling meniadakan (mutually exclusive). Fungsi suatu peristiwa komunikasi (communication event) tampaknya tidak sama sekali independen, melainkan juga berkaitan dengan fungsi-fungsi lainnya, meskipun terdapat suatu fungsi yang dominan. (Mulyana, 2007: 5)
- Komunikasi sosial
Fungsi komunikasi sebagai komunikasi sosial setidaknya mengisyaratkan bahwa komunikasi penting untuk membangun konsep diri kita, aktualisasi-diri, untuk kelangsungan hidup, untuk memperoleh kebahagiaan, terhindar dari tekanan dan ketegangan, antara lain lewat komunikasi yang menghibur, dan memupuk hubungan dengan orang lain. (Mulyana, 2007: 5-6)
- Komunikasi ekspresif
Komunikasi ekspresif tidak otomatis bertujuan mempengaruhi orang lain, namun dapat dilakukan sejauh komunikasi tersebut menjadi instrument untuk menyampaikan perasaan-perasaan (emosi) kita. (Mulyana, 2007: 24)
- Komunikasi ritual
Komunikasi ritual biasanya dilakukan secara kolektif. Tetapi sering juga bersifat ekspresif yang menyatakan perasaan terdalam seseorang. Kita sering kali melakukan acara-acara atau kegiatan yang berlainan sepanjang tahun yang dinamakan rites of passage oleh para antropolog. Kegiatan-kegiatan tersebut kita lakukan rutin setiap tahunnya. Contohnya seperti acara ulang tahun, kelahiran, pertunangan, pernikahan, dan sebagainya. Di dalam melaksanakan acara-acara tersebut, biasanya kita melakukan atau mengucapkan kata-kata dan menampilkan perilaku-perilaku simbolik. (Mulyana, 2007: 27)
- Komunikasi instrumental
Komunikasi instrumental mempunyai beberapa tujuan umum, yaitu menginformasikan, mengajar, mendorong, mengubah sikap dan keyakinan, dan mengubah perilaku atau menggerakkan tindakan, dan juga menghibur. Semua tujuan tersebut bersifat membujuk (persuasive). Komunikasi yang berfungsi memberitahukan atau menginformasikan (to inform) mengandung makna persuasif dapat dikatakan bahwa pembicara atau komunikator menginginkan pendengarnya untuk mempercayai pesan
yang disampaikannya atau informasi yang disampaikan layak untuk diketahui. (Mulyana, 2007: 33)
2.1.2 Komunikasi organisasi
Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dan komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama-sama melakukan fungsinya dengan baik. Hubungan komunikasi yang terjalin baik antara manajer yang satu dengan manajer yang lain, antara manajer dengan karyawan, atau antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lain, merupakan salah satu kunci keberhasilan manajer dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Purwanto, 2011: 44).
Menurut Wiryanto di dalam buku karangan Khomsahrial Romli tahun 2011 menyatakan bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotannya secara individual. (Romli, 2011: 2).
Conrad (dalam Tubbs dan Moss, 2005) mengidentifikasikan tiga komunikasi organisasi sebagai berikut: fungsi perintah, fungsi relasional, fungsi manajemen ambigu (Romli, 2011: 2-3).
1. Fungsi perintah berkenaan dengan anggota-anggota organisasi mempunyai hak dan kewajiban membicarakan, menerima, menafsirkan, dan bertindak atas suatu perintah. Tujuan dari fungsi perintah adalah koordinasi diantara sejumlah anggota yang bergantung dalam organisasi tersebut.
2. Fungsi relasional berkenaan dengan komunikasi memperbolehkan anggota-anggota menciptakan dan mempertahankan bisnis produktif hubungan personal dengan anggota organisasi lain. Hubungan dalam pekerjaan mempengaruhi kinerja pekerjaan (job performance) dalam berbagai cara.
3. Fungsi manajemen ambigu berkenaan dengan pilihan dalam situasi organisasi sering dibuat dalam keadaan yang sangat ambigu. Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat dalam organisasi. Anggota berbicara satu dengan lainnya untuk membangun lingkungan dan memahami situasi baru, yang membutuhkan perolehan informasi bersama.
Dari berbagai pandangan yang ada, dapat disimpulkan bahwa komunikasi organisasi adalah komunikasi yang bertujuan untuk mengirimkan dan menerima berbagai pesan dari perusahaan ke karyawan, karyawan ke perusahaan ataupun antar sesama karyawan di dalam suatu perusahaan atau organisasi. Komunikasi dari perusahaan ke karyawan dan sebaliknya berorientasi kepada kepentingan organisasi dan bersifat formal. Sedangkan komunikasi antar sesama karyawan dapat disebut sebagai komunikasi informal karena berorientasi kepada anggota dari suatu organisasi secara individual.
Pola komunikasi
Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam mencapai tujuannya, perlu diketahui bahwa pendekatan yang dipakai antara satu organisasi dengan organisasi yang lain dapat bervariasi atau berbeda-beda. Bagi perusahaan berskala kecil yang hanya memiliki beberapa karyawan, penyampaian informasi dapat dilakukan secara langsung kepada para karyawannya tersebut. Lain halnya dengan perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan, penyampaian informasi kepada mereka merupakan pekerjaan yang cukup rumit. (Purwanto, 2011: 49)
Secara umum, pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal (formal communication channel) dan saluran komunikasi nonformal (informal communication channel) (Purwanto, 2011: 49)
1) Saluran komunikasi formal
Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah (downward communications), komunikasi dari bawah ke atas (upward communications), komunikasi horizontal (horizontal communications), dan komunikasi diagonal (diagonal communications) (Purwanto, 2011: 49).
a. Komunikasi dari atas ke bawah
Secara sederhana, transformasi informasi dari manajer dalam semua level ke bawahan merupakan komunikasi dari atas ke bawah (downward
communications). Aliran komunikasi dari manajer ke bawahan tersebu, umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Komuniasi dari atas ke bawah dipakai untuk menyampaikan informasi, mengarahkan, mengkoordinasikan, memotivasi, memimpin, mengendalikan berbagai kegiatan di level bawah. Komunikasi dari atas ke bawah tersebut dapat berbentuk lisan (oral communications) maupun tertulis (written communications). (Purwanto, 2011: 49-50)
Gambar 2.1.2.1: Komunikasi dari atas ke bawah (Purwanto, 2011: 50) b. Komunikasi dari bawah ke atas
Dalam struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas (upward communications) berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan yang ingin disampaikan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi, yaitu ke bagian pabrik, ke manajer produksi, dan akhirnya ke manajer umum. Untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi dalam suatu organisasi dan mengambil keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila manajer memperhatikan aspirasi yang berasal dari bawah. Keterlibatan karyawan (bawahan) dalam proses pengambilan keputusan merupakan salah
Manajer Umum Manajer Pemasaran Manajer Produksi Manajer Keuangan Bagian Penjualan Bagian Promosi Bagian Pabrik Bagian Penelitian Bagian Akuntansi Bagian Keuangan Karyawan
satu cara yang positif dalam upaya membantu pencapaian tujuan organisasi. (Purwanto, 2011: 51)
Gambar 2.1.2.2: Komunikasi dari bawah ke atas (Purwanto, 2011: 52) c. Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal (horizontal communications) atau sering disebut dengan istilah komunikasi lateral (lateral communications) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar (Purwanto, 2011: 52) Manajer Umum Manajer Pemasaran Manajer Produksi Manajer Keuangan Bagian Penjualan Bagian Promosi Bagian Pabrik Bagian Penelitian Bagian Akuntansi Bagian Keuangan Karyawan
Gambar 2.1.2.3: Komunikasi horizontal (Purwanto, 2011: 53) d. Komunikasi diagonal
Komunikasi diagonal (diagonal communications) melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara manajer produksi dengan bagian akuntansi, dan antara manajer keuangan dengan bagian penelitian (Purwanto, 2011: 53)
Gambar 2.1.2.4: Komunikasi diagonal (Purwanto, 2011: 53) Manajer Umum Manajer Pemasaran Manajer Produksi Manajer Keuangan Bagian Penjualan Bagian Promosi Bagian
Pabrik Penelitian Bagian Akuntansi Bagian Keuangan Bagian
Karyawan Manajer Pemasaran Manajer Produksi Manajer Keuangan Bagian Penjualan Bagian Promosi Bagian
Pabrik Penelitian Bagian Akuntansi Bagian Keuangan Bagian
Karyawan Manajer Umum
2) Saluran komunikasi informal
Bagan organisasi formal akan dapat menggambarkan bagaimana informasi yang ada ditransformasikan dari satu bagian ke bagian yang lainnya sesuai dengan jalur hierarki yang ada. Namun, dalam praktik, tampaknya garis-garis dan kotak-kotak yang tergambar pada struktur organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam suatu organisasi untuk saling bertukar informasi antara orang yang satu dengan orang yang lain.
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa memedulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru didengar, keluarga, anak-anak, dunia olah raga, music, acara film, dan sinetron TV, kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya (Purwanto, 2011: 55)
2.1.3 Public Relations
Menurut buku Cutlip, Center dan Broom yang berjudul ”Effective Public Relations” tahun 2009 mengatakan bahwa public relations adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi dan publik yang mempengaruhi kesuksesan dan kegagalan suatu organisasi.
Sarjana dan public relations professional, almarhum Rex F. Harlow mengumpulkan hampir 500 definisi dari public relations. Lalu kemudian beliau mengidentifikasikan unsur-unsur umum utama dalam upaya untuk mendefinisikan public relations. Definisinya meliputi baik elemen konseptual dan operasional
adalah: Public relations is the distinctive management function which helps establish and maintain mutual lines of communication, understanding, acceptance and cooperation between an organization and its publics; involved the management of problems or issues; helps management to keep informed on and responsive to public opinion; defines and emphasizes the responsibility of management to serve the public interest; helps management keep abreast of and effectively utilize change, serving as an early warning system to help anticipate trends; and uses research and sound and ethical communication as its principal tools. (Cutlip, Center dan Broom, 2009: 24). Artinya bahwa public relations adalah fungsi manajemen yang khas yang membantu membangun dan mempertahankan garis komunikasi timbal balik, penerimaan pengertian, dan kerjasama antara organisasi dengan publiknya; terlibat pengelolaan masalah atau isu, membantu manajemen untuk mendapatkan informasi dan responsif terhadap opini publik; mendefinisikan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan umum; membantu manajemen untuk tetap mengikuti dan efektif memanfaatkan perubahan, melayani sebagai sistem peringatan dini untuk membantu mengantisipasi tren, dan menggunakan penelitian serta ethical communications sebagai alat utamanya.
Dari kedua pandangan di atas dapat disimpulkan bahwa public relations adalah fungsi manajemen yang berfungsi untuk membangun dan mempertahankan hubungan yang saling menguntungkan antara perusahaan dengan publiknya melalui komunikasi yang efektif. Publik tersebut bisa berasal dari eksternal maupun internal perusahaan. Eksternal bisa berupa media, pemerintah, masyarakat, konsumen, dsb. Sedangkan untuk publik internal perusahaan adalah karyawan. Public relations dianggap sebagai alat atau tools untuk melayani kepentingan umum, mengatasi
isu-isu manajemen serta membantu manajemen untuk mendapatkan informasi dari pihak luar serta responsif terhadap opini public. Semua itu dilakukan oleh public relations melalui komunikasi.
2.1.3.1 Fungsi Public Relations
Salah satu fungsi public relations adalah menjalin komunikasi dan relasi dengan publik-publik organisasi. Dampak dari terwujudnya fungsi ini adalah pencapaian tujuan organisasi. Tujuan organisasi itu dibantu pencapaiannya melalui kegiatan public relations dengan meningkatkan, menjaga atau memperbaiki prestise organisasi, mendeteksi dan menangani isu-isu yang berkembang,dan mengatasi kesalahpahaman dan prasangka
Komunikasi dan relasi antara publik dan organisasi tidak selamanya berada dalam kondisi baik. Karena itu dinyatakan, komunikasi dan relasi anatar organisasi dan publiknya tidak bersifat tetap, melainkan bersifat dinamis yang berubah sesuai dengan keadaan lingkungan strategis organisasi itu (Iriantara dan Surachman. 2006: 5).
2.1.3.2 Proses Public Relations
Gambar 2.1.1.3.1 Proses public relations digambarkannya seperti berikut ini Oleh Rhenald Kesali (Iriantara dan Surachman, 2006: 9)
Pengumpulan Fakta
Definisi Permasalahan
Perencanaan dan Program
Aksi dan Komunikasi
Evaluasi
Gambar 2.1.3.2: Proses public relation Sumber: Rhenald Kesali (1994:33)
2.2 Teori-teori Khusus
Penulis menggunakan teori-teori khusus yang membahas diantaranya:
2.2.1 Peran public relations
Secara umum, peran menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Ketiga adalah perangkat tingkah yang diharapkan dimiliki oleh orang yang berkedudukan dalam masyarakat. Peran public relations dapat disimpulkan memiliki makna seluruh tingkah yang dilakukan anggota-anggota yang berkedudukan di dalam public relations di dalam melakukan tugasnya.
Peran public relations salah satunya adalah menjalankan fungsinya untuk menjaga hubungan dengan publik eksternal dan publik internal yang ingin disoroti oleh peneliti. Publik internal adalah seluruh anggota di dalam organisasi yang bersama-sama bekerja untuk mencapai tujuan organisasi. Karyawan merupakan publik internal dari perusahaan yang menentukan kesuksesan dari suatu organisasi.
Sebelum kita menjalin hubungan dengan publik eksternal yang diantaranya adalah customers, consumers, neigbours, dan investors, manajemen justru harus lebih memperhatikan individu-individu yang melakukan pekerjaan organisasi. Maka dari itu, CEO dari suatu perusahaan sering mengatakan bahwa karyawan merupakan “publik nomor satu” atau sebagai “aset penting organisasi” dan mereka mencoba untuk menciptakan “budaya organisasi” yang menarik dan mempertahankan karyawan yang produktif. Hal ini merupakan salah satu dari peran public relation yang dinamakan hubungan internal (internal relations) (Cutlip, Center, dan Broom 2012: 28)
Komunikasi karyawan atau komunikasi internal adalah suatu spesialisasi public relations yang berhubungan dengan “bagaimana para professional public
relations di korporasi, perusahaan konsultan, dan organisasi nirlaba membantu mewujudkan komunikasi yang efektif antarkaryawan dan antara karyawan dengan manajemen puncak.” Usaha komunikasi karyawan dimulai sebelum seorang karyawan dipekerjakan sampai pasca-kepergian karyawan tersebut dari organisasi. Dengan demikian, dari rekrutmen sampai setelah perpisahan, public relations memiliki peran penting dalam pengalaman kerja seorang karyawan. . (Lattimore, et al, 2010: 231-232)
Membuat organisasi bersikap responsif terhadap kepentingan publik dan kontribusinya kepada sistem informasi publik yang amat penting bagi masyarakat demokratis dan kelangsungan hidup organisasi.
1. Membuat organisasi bersikap responsif terhadap kepentingan publik dan kontribusinya kepada sistem informasi publik yang amat penting bagi masyarakat demokratis dan kelangsungan hidup organisasi.
2. Membantu dan mempertahankan hubungan antar publik dengan manajement organisasional yang memperhatikan tanggung jawab sosial dan kepemimpinan yang bermoral.
3. Membantu organisasi untuk mengantisipasi dan merespon persepsi dan opini publik. Merespon nilai dan gaya hidup yang baru, merespon pergeseran diantara elektoran dan didalam lembaga legislatif, dan merespon perubahan-perubahan lain di lingkungan.
4. Membuat informasi menjadi tersedia melalui sistem informasi publik, dan juga meningkatkan pengetahuan dan pemahaman ke publik dengan mendukung pernyataan pendapat dan debat pasar ide yang kompetitif.
5. Melayani kepentingan publik dnegan sudut pandang alternatif dalam forum publik, termasuk suara dari orang-orang yang diabaikan oleh media massa.
6. Membantu masyarakat dengan menjadi perantara konflik dan membangun konsensus yang dibutuhkan untuk keterlibatan sosial.
7. Memfasilitasi atau membantu penyesuaian dan pemeliharaan dalam sistem sosial yang memberi kita kebutuhan sosial dan fisik.
(http://manajemenkomunikasi.blogspot.com/2010/08/peran-profesional-public-relations.html)
2.2.2 Komunikasi internal
Internal relations is the specialized part of public relations that builds and maintains a mutually beneficial relationship between managers and the employees on whom an organization’s success depends. (Wilcox dan Cameron, 2012: 28). Hal ini mempunyai arti bahwa hubungan internal adalah bagian khusus dari public relations yang membangun dan memelihara hubungan yang saling menguntungkan antara manajer dan karyawan yang mempengaruhi kesuksesan dari suatu organisasi.
Komunikasi karyawan disebut juga dengan komunikasi internal atau employee relations, menciptakan dan memelihara sistem komunikasi internal antara pemilik perusahaan dengan para karyawan. Garis komunikasinya dua arah, yaitu semua karyawan berpartisipasi secara bebas dalam sebuah pertukaran informasi. (Lattimore, et al, 2010: 232)
Menurut jurnal ilmiah karangan Mazzei tahun 2010 menyatakan bahwa banyak ahli yang menekankan bahwa komunikasi internal yang efektif merupakan prasyarat untuk citra perusahaan yang positif di kalangan eksternal maupun reputasi
yang baik (Tench and Yeomans, 2006; Argenti and Forman, 2002; Kitchen, 1997; Sholes, 1997; Goldhaber, 1993; Grunig and Hunt, 1984).
Dari beberapa pandangan para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa komunikasi internal adalah bagian khusus dari public relations suatu perusahaan yang berfungsi sebagai jembatan antara perusahaan dengan publik internal yaitu karyawan. Jembatan tersebut harus berfungsi untuk menjaga dan memelihara hubungan baik antara kedua belah pihak dengan melakukan berbagai bentuk komunikasi yang efektif.
Menurut Alvie Smith, mantan direktur Corporate Communications di General Motors, ada dua faktor yang menjelaskan mengapa manajemen menghormati bagian dari fungsi public relations ini (Cutlip, Center dan Broom, 2012: 29):
1. Nilai dari pengertian, teamwork, dan komitmen dari karyawan, di saat mendapatkan hasil bottom-line. Aspek yang positif dan perilaku karyawan ini dipengaruhi sangat kuat oleh way-of-live komunikasi yang interaktif di dalam organisasi.
2. Kebutuhan untuk membentuk manager yang kuat dalam jaringan komunikasi, yang membuat setiap supervisor pada semua level melakukan komunikasi yang efektif dengan bawahannya. Hal ini butuh untuk lebih dari informasi yang hanya berhubungan dengan pekerjaan dan harus menekankan kepada kunci bisnis dan isu publik yang mempengaruhi keseluruhan organisasi.
2.2.3 Publik internal
Yang termasuk publik internal adalah khalayak atau publik yang menjadi bagian dari kegiatan usaha pada suatu organisasi atau instansi itu sendiri. Dalam
dunia bisnis public relations, Publik internal ini disesuaikan dengan bentuk daripada organisasi yang bersangkutan apakah organisasi tersebut berbentuk suatu perusahaan dagang, instansi pemerintah ataupun lembaga pendidikan. Jadi tergantung dari jenis, sifat atau karakter dari organisasinya. Jadi publik yang termasuk ke dalamnya pun menyesuaikan diri dengan bentuk dari organisasinya dan umumnya khalayak atau publik tersebut adalah yang menjadi bagian dari kegiatan usaha dari badan, instansi atau perusahaan itu sendiri.
Publik internal dan bentuk hubungan internal perusahaan: a) Publik Internal dari perusahaan :
- Publik Pegawai(employee public) - Publik Manajer (manager public)
- Publik Pemegang Saham (stockholder public) - Publik Buruh (labour public)
b) Bentuk Hubungan dalam Perusahaan
Dengan adanya publik internal dalam lingkup kegiatan public relations tersebut memberikan konsekuensi pada berbagai hubungan bagi masing-masing publik internal. Sifat hubungannya disebut hubungan internal (Internal Relations). Beberapa bentuk hubungan internal dalam perusahaan :
1. Employee Relations (hubungan dengan para pekerja/para karyawan). 2. Stockholder Relations (hubungan dengan para pemegang saham) 3. Labour Relations (hubungan dengan pada buruh)
4. Manager Relations (hubungan dengan para manajer)
(http://belajarkomunikasi2009.blogspot.com/2010/03/mengenal-publik-internal.html) Publik internal perusahaan khususnya karyawan menurut Hendrix dan Hayes terdiri dari (Hendrix dan Hayes, 2007: 17)
• Employee Publics
Publik karyawan yang ada di dalam organisasi: 1) Management, terdiri dari:
• Upper-level administrators • Midlevel administrators • Lower-level administrators
2) Nonmanagement (staff) terdiri dari: specialists
Berdasarkan pendapat para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa publik internal perusahaan adalah keseluruhan public di dalam suatu perusahaan yang berfungsi untuk menjalankan kepentingan organisasi serta mencapai tujuan organisasi.
2.2.4 Media Internal
Pembuatan sebuah media internal membutuhkan pengorganisasian dan koordinasi. Semua itu harus dilakukan dengan interval jadwal yang regular. mengorganisasi detail produks merupakan kunci bagi efektivitasnya. (Lattimore, et al, 2010: 243).
Isi dari media internal berbeda antara satu organisasi dengan organisasi yang lain. Informasi perusahaan harus memuaskan kebutuhan karyawannya tidak sekadar memuaskan pihak manajemen. Ada peningkatan perhatian karyawan terhadap isu yang terkait keamanan, yang terbukti berada pada bagian atas dari hal yang dianggap penting “organisasi merencanakan masa depan”. Harapan dari pekerja ini sangat jelas. Mereka ingin tahu kea rah mana organisasi akan bergerak, apa rencana untuk dapat sampai ke sana, dan apa maknanya untuk mereka. (Lattimore, et al, 2010: 243). Dapat disimpulkan bahwa media internal adalah media yang digunakan oleh public relations di dalam menginformasikan suatu berita atau informasi kepada
publik internal di dalam suatu perusahaan. Media internal berfungsi sebagai sarana komunikasi antara pihak perusahaan dengan karyawannya.
Buat dan peliharalah kebijakan yang ketat tentang apa yang akan dipublikasikan di internal. Kriteria berikut dapat membantu mengevaluasi nilai berita sebuah topik (Lattimore, et al, 2010: 243).
1. Ketepatan waktu. Apakah topik yang disampaikan cukup tepat waktunya dengan minat kebanyakan pembaca?
2. Jangkauan. Apakah sebuah topik berpengaruh kepada masyarakat, baik langsung ataupun tidak langsung?
3. Signifikansi. Apakah sesuatu atau seseorang penting terlibat didalamnya? 4. Ketertarikan. Apakah sebuah topik terkait dengan sesuatu yang penting
menyangkut minat pembaca dan mereka yang terlibat?
Objektivitas merupakan tujuan penting dari media internal, namun media ini harus memiliki rasa yang lebih personal dibanding surat kabar atau majalah publik. Media internal harus merefleksikan rasa kedekatan dan kepentingan yang sama yang disampaikan kepada pembaca, “Kita semua dalam kebersamaan” (Lattimore, et al, 2010: 244).
• Mengontrol Media Internal
Setiap media harus mengevaluasi kemajuannya secara berkala terkait pencapaian sasarannya. Semua tujuan, isi dan frekuensi publikasi harus diuji dalam hubungannya dengan kebutuhan audiensi target. Survey dan kuesioner dapat pula menjadi alat yang bermanfaat dalam mencari tahu informasi tentang seberapa efektif media memenuhi harapan. Majalah nasional telah menemukan bahwa survei kecil pun dapat memberikan pengetahuan yang baik tentang minat pembaca. Dengan cara ini, editor dapat memperoleh
timbal-balik tentang kemungkinan keberhasilan dari berita tertentu (Lattimore, et al, 2010: 244).
2.3 Kerangka pikir
Gambar 2.3 analisa peran public relations pada majalah Info BCA sebagai media komunikasi internal
Sumber: peneliti
Penjelasan dari kerangka pikir di atas:
Peran public relations
Majalah Info BCA
Media komunikasi internal Komunikasi ke bawah Komunikasi ke atas Komunikasi diagonal Komunikasi horizontal
Dari permasalahan yang ada, yakni pentingnya karyawan mengetahui informasi seputar perusahaan, dibutuhkan peran dari public relations PT. Bank Central Asia, Tbk untuk melakukan beberapa strategi untuk melaksanakan kegiatan komunikasi internal yang efektif. Public relations dapat dikatakan sebagai jembatan yang menghubungkan perusahaan dengan karyawannya. Maka dari itu merupakan fungsi dari public relations untuk melakukan komunikasi ke kedua belah pihak tersebut.
Di dalam lingkungan internal komunikasi, ada banyak kegiatan komunikasi internal yang dapat digunakan oleh public relations. Dengan kata lain public relations berperan di dalam kelangsungan kegiatan komunikasi internal. Salah satu kegiatan yang dilakukan untuk menjalani komunikasi internal yang efektif adalah dengan menyebarkan majalah Info BCA yang merupakan majalah internal khusus karyawan. Untuk karya tulis ini, peneliti menganalisis tentang bagaimana peran dari public relations PT. Bank Central Asia, Tbk melalui majalah Info BCA yang berfungsi sebagai media komunikasi internal.
Untuk kegiatan komunikasi internal, melalui majalah Info BCA sebagai medianya, terdapat komunikasi ke bawah, ke atas, diagonal maupun horizontal. Hal ini berarti komunikasi yang dilakukan tidak hanya berasal dari atasan saja, tetapi dari bawahan, di dalam departemen, dan juga masing-masing departemen di dalam PT. Bank Central Asia, Tbk.
Dalam proses analisis ini, peneliti melakukan observasi dan wawancara untuk mengetahui proses yang dijalankan dan menarik kesimpulan mengenai tingkat keberhasilan dari peran yang dijalankan. Jika peran tersebut dianggap kurang efektif,
maka perlu adanya pengkajian ulang oleh public relations untuk menentukan pembaruan melalui inovasi yang baru.
