HRD portal user manual

2016

Dewi septiyani

IT – hinet PT.Berca Hardaya perkasa 5/1/2016

HRD portal user manual

User manual hrd portal -hinet Page 1 HRD Portal digunakan untuk hal yang berkaitan dengan

 Leave (Cuti)

 Bussines Trip (Dinas)

 Medical (Klaim Medical)

Untuk mengakses hrd portal melalui link berikut

http://hrdportal.hinet.co.id:8080/index.php kemudian masukkan nik dan password anda untuk login

Untuk karyawan yang pertama kali login, username dan passwordnya menggunakan NIK.

Contoh :

Username  18030805 Password  18030805

Untuk mengganti password default dengan password buatan sendiri pilih change password > masukan lama > masukkan password baru >klik input

User manual hrd portal -hinet Page 2 Saat login kembali ke hrd portal Lupa password?Mudah, klik forget password

> masukkan NIK > klik Reset Password, maka secara otomatis password baru akan dikirim ke email anda. Namun pastikan saat anda memasukkan password baru dari email jangan di copy paste,usahakan diketik.

A. MENU HRD PORTAL I. Leave

1. Request Leave 2. Leave History

3. Pending Staff Approval Leave (manager page) 4. Req Extended Leave(manager page)

5. Staff Leave History(manager page)

II. Bussines Trip

1. Request Bussines Trip 2. Bussines Trip History

3. Pending Staff Bussines Trip Request (manager page) 4. Staff Bussiness trip History (manager page)

III. Medical

1.Medical History

User manual hrd portal -hinet Page 3 IV. Staff

1. Data Staff

B. Flow Pengajuan

I. Cuti / Leave

Gb.1 Flow cuti

II. Dinas / Bussines Trip

Gb.2 Flow Dinas

User manual hrd portal -hinet Page 4 C. Leave Menu

I. Request Leave

Pengajuan cuti dilakukan pada menu ‘Request Leave’

Gb.3 Pengajuan cuti Pada proses ini user diharuskan:

a. memasukan jenis cuti yang ingin diambil, maka jumlah sisa hari akan muncul di kolom ‘Active Balance’.

b. Kemudian memasukan tanggal awal pengambilan cuti c. Memasukan jumlah hari yang akan diambil.

d. User juga diberi opsi jika ingin menambahkan cuti setengah hari.

Misalkan :

- amount leave=3 dan Half Day =’YES’ , maka cuti yang diambil 3.5 hari.

- Jika hanya mau mengambil cuti setengah hari cukup memilih ‘YES’ di half day tanpa perlu memasukan amount

- Jika cuti melahirkan tidak perlu memasukkan amount -

e. Sebelum user mensubmit cuti yang akan diajukan , akan ditampilkan terlebih dahulu review data cuti dengan status ‘Pending’ . Yang perlu diperhatikan disini End Date adalah hari terakhir cuti .

User manual hrd portal -hinet Page 5 Seperti contoh diatas user mengambil cuti 3 hari, maka cuti diambil dari tanggal 13 mei 2016 sampai 17 Mei 2016 karena tanggal 14-15 Mei libur sehingga tidak dihitung cuti.

User bisa mensubmit cuti untuk approval atau menambahkan pengajuan cuti lain f. Untuk pengambilan cuti selain tahunan sebagai contoh cuti menikah (3 hari) .

Jika ingin mengambil cuti>3 hari, misal 5 hari maka user harus memasukan cuti menikah terlebih dahulu 3 hari kemudian cuti tahunan 2 hari kemudian di submit.

Seperti contoh berikut :

Gb.4 Preview Cuti

User juga bisa membatalkan request sebelum cuti di approve, dengan memilih tombol cross merah seperti contoh diatas.

Setelah tombol submit dipilih maka request cuti akan dikirim kepada manager untuk approval seperti berikut :

Gb.5 Notifikasi cuti sudah terkirim

Jika cuti di approve oleh manager maka karyawan akan menerima email approval dari bhp.hris@hinet.co.id seperti berikut :

User manual hrd portal -hinet Page 6 Gb.6 Email approval cuti yang sudah di approve

II.

Request Extended Leave

Apabila pada bulan juni karyawan masih memiliki jatah cuti tahun sebelumnya maka jatah cuti tersebut tidak bisa diambil sebelum karyawan mengajukan request extend jatah cuti tersebut.

Di awal bulan juni karyawan akan menerima email alert dari system hrd seperti berikut :

Gb.7 Email notifikasi extend dari system

Jatah cuti tahun lalu tersebut akan muncul di suspend balance kolom :

Gb.8 Tampilan halaman request cuti saat bulan Juni

User manual hrd portal -hinet Page 7 User juga harus menginputkan dulu alasan kenapa masih ada sisa cuti di tahun lalu sebelum pengajuan proses dilakukan

Gb.9 Tampilan halaman setelah klik perpanjangan cuti

Gb.10 Notifikasi bahwa request Extend cuti sudah terkirim

Gb. 11 Emai yang didapat oleh manager untuk approval extend cuti

III.

DROP LEAVE

User bisa mengajukan pembatalan cuti ataupun mengedit cuti dengan klik menu history leave dan request akan dikirim ke manager.

User manual hrd portal -hinet Page 8 Gb. 12 Tampilan history cuti

IV.

Manager Leave Menu 4.1 Approve / Reject Leave

Apabila staff tertentu melakukan pengajuan cuti maka manager akan menerima pengajuan cuti tersebut via mail dan di aplikasi. Approval bisa dilakukan dari aplikasi (web) atau via mail.

a. Mail

Gb. 13 Email yang didapat manager untuk approval cuti b.Aplikasi

Gb. 14 Halaman approval cuti pada manager

User manual hrd portal -hinet Page 9 4.2 Approve / Reject Extend Leave

Seperti pada pengajuan cuti , untuk pengajuan perpanjangan sisa cuti tahun lalu approval juga bisa dilakukan dengan dua cara.

via email dan aplikasi : a.Email

Gb. 15 Halaman approval exten cuti pada manager b.Aplikasi

Gb. 16 Halaman approval extend cuti pada manager

D. BUSSINESS TRIP MENU

I. Staff Bussines Trip

Seperti halnya aplikasi cuti dalam aplikasi dinas ini setelah karyawan men submit permohonan perjalanan dinasnya maka system otomatis akan mengirimkan email kepada direct manager untuk approval berangkat sampai kepala divisi.

User manual hrd portal -hinet Page 10 Gb.17 Halaman request Dinas

klik bussines trip history untuk melihat riwayat bussines trip

Seperti halnya aplikasi cuti dalam aplikasi dinas ini setelah karyawan men submit permohonan perjalanan dinasnya maka system otomatis akan mengirimkan email kepada direct manager untuk approval berangkati sampai kepala divisi.

II. Manager Bussines Trip

Apabila staff tertentu melakukan pengajuan perjalanan dinas maka manager akan menerima pengajuan cuti tersebut via mail dan di aplikasi. Approval bisa dilakukan dari aplikasi (web) atau via mail.

Gb.18 Halaman History Dinas

Approval ini akan bertingkat sesuai tingakatan karyawan dari direct manager sampai head divisi.

a.Via Email :

Approval 1 (Direct Manager / Department Head)

User manual hrd portal -hinet Page 11 Gb.19 Email Request Dinas

Karyawan akan mendapat email seperti berikut,jika sudah mendapat approval pertama.

Gb.20 Email Approval pertama unutk dinas

Approval 2 (Division Head)

Gb.21 Request Email Dinas untuk approval ke 2

User manual hrd portal -hinet Page 12 Jika sudah mendapat keseluruhan approval, maka karyawan akan mendapat email seperti berikut.

Gb.22 Email Approval dinas ke dua A. Via Aplikasi

Gb.23 Halaman approval lewat aplikasi hrd portal

Jika Dinas telah di approve oleh kepala divisi maka sekretaris dan admin divisi akan menerima email untuk melakukan proses administrasi / kelengkapan perjalanan dinasnya. Seperti terlampir dibawah ini :

Gb.23 Email Dinas, jika keseluruhan approval sudah didapatkan

User manual hrd portal -hinet Page 13

E. MENU MEDICAL

I. Flow Pengajuan Medical

Gb.24 Flow pengajuan Medical

II. Medical Menu

2.1 STAFF MEDICAL MENU HISTORY VIEW

a. Permanent Employee

Berikut adalah tampilan menu medical kliam untuk pegawai permanent atau permanent tetap yang bisa diakses melalui menu medical Claim. Khusus tipe medical other hospitalization (biaya lain-lain dari rawat jalan), hanya bisa dilihat jumlah transaksinya.

User manual hrd portal -hinet Page 14 Gb.25 Medical History

Pada menu ini user akan melihat tampilan medical history (riwayat

pengajuan klaim).Untuk jumlah jatah medical berbeda untuk tiap karyawan , hal ini dibedakan berdasarkan :

 Gender Pria / Wanita

 Status Pernikahan Single / Menikah / Cerai

Untuk Status pernikahan ada beberapa pengecualian, yaitu:

1. Karyawan Wanita baik statusnya single atau menikah, untuk tipe medical Outpatient (rawat jalan), akan mendapatkan tipe medical Outpatient- S.

2. Karyawan Pria dan Wanita yang statusnya cerai , untuk tipe medical Outpatient (rawat jalan), akan mendapatkan tipe medical Outpatient-K 1 / Outpatient-K 2 / Outpatient-K 3 sesuai jumlah anak.

 Level Karyawan Director / Departement Head /Professional Staff / etc.

User manual hrd portal -hinet Page 15 Gb.26 Contoh tampilan medical yang sedang di proses

2.3 STAFF MEDICAL MENU HISTORY DETAILS a. Details Transaction status Process

Berikut tampilan dari detail transaksi klaim medical dengan status proses.

Gb.27 Detail Medical Process

b. Details Transaction status Paid

Berikut tampilan dari detail transaksi klaim medical dengan status Paid(dibayar). Saat Admin sudah approved klaim yang diajukan, maka dengan otomatis plafond dari jatah medical akan berkurang, karena dipotong oleh jumlah klaim.

User manual hrd portal -hinet Page 16 Gb.28 Detail Medical Paid

Gb.29 Tampilan Medical balance

c. Detail Transaksi ; Status Reject

Berikut tampilan dari detail transaksi klaim medical dengan status Reject(dibayar). Saat Admin sudah reject, status plafond tidak akan berubah.

Gb.30 Tampilan Medical yang di reject

User manual hrd portal -hinet Page 17