Buku Petunjuk (User Manual)

(1)

Buku Petunjuk (User Manual)

Pengelolaan Email Pemerintah Desa di

Lingkungan Pemerintah Kabupaten Ngawi

DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

PEMERINTAH KABUPATEN NGAWI

(2)

BUKU PETUNJUK PENGELOLAAN EMAIL RESMI PEMERINTAH DESA

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR PUSTAKA... 2

DAFTAR GAMBAR ... 2

PROSEDUR PENGELOLAAN EMAIL RESMI PEMERINTAH DESA ... 3

LOGIN ... 4

MENGGANTI PASSWORD ... 6

MENGIRIM EMAIL ... 9

LOGOUT ...11

MENYAMBUNGKAN EMAIL RESMI KE GMAIL (OPSIONAL)...11

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Halaman Login ... 4

Gambar 2 Memasukkan Email dan Password ... 5

Gambar 3 Halaman Utama Webmail Pemkab Ngawi ... 5

Gambar 4 Menu Settings ... 6

Gambar 5 Settings -> Password ... 6

Gambar 6 Mengganti Password ... 7

Gambar 7 Menu Settings ... 7

Gambar 8 Settings -> Identities ... 8

Gambar 9 Mengganti Identities ... 8

Gambar 10 Menu Compose ... 9

Gambar 11 Menulis Email ... 9

Gambar 12 Mengirimkan Email ...10

Gambar 13 Logout Email ...11

Gambar 14 Membuka Gmail ...11

Gambar 15 Menu Settings ...12

Gambar 16 Settings -> See All Settings ...12

Gambar 17 Sub Menu Accounts and Import ...13

Gambar 18 Kolom Send mail as ...13

Gambar 19 Jendala Menambahkan email pada Gmail ...14

(3)

Gambar 22 Login pada Webmail Pemkab Ngawi ...15 Gambar 23 Verifikasi Email dengan Mengeklik Link Verifikasi ...16 Gambar 24 Halaman Konfirmasi Gmail ...16

PROSEDUR PENGELOLAAN EMAIL PEMERINTAH DESA

Email Resmi Pemerintah Desa diperuntukkan pada desa di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Ngawi. Email Resmi merupakan media persuratan elektronik yang resmi dan aman dalam kegiatan kedinasan sehingga terwujud birokrasi modern dengan komunikasi yang cepat, efektif, efisien di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Ngawi. Dalam pengelolaan email resmi harus memperhatikan hal berikut:

1. Email Resmi Pemerintah Desa wajib dibubuhkan pada Kop Surat;

2. Email Resmi Pemerintah Desa digunakan untuk mengirim dan menerima surat elektronik terkait tugas kedinasan.

Adapun prosedur pengelolaan email resmi Pemerintah Desa adalah sebagai berikut: 1. Alamat email resmi pemerintah desa pada masing-masing desa tercantum

dalam Lampiran Surat Sekretaris Daerah Nomor Tanggal tentang Email Resmi Pemerintah di Lingkungan Pemkab Ngawi. Sedangkan untuk mendapatkan

password email resmi pemerintah desa, dimohon menghubungi narahubung di

bawah pada saat jam kerja

2. Akses email resmi melalui situshttps://mail.ngawikab.id dengan menggunakan web

browser seperti Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, atau Internet Explorer. 3. Masukkan username dan password yang telah diberikan. Klik tombol Login untuk

masuk ke halaman akun Webmail Pemerintah Kabupaten Ngawi.

4. Segera ganti password default Anda dengan password baru. Dan untuk login selanjutnya menggunakan password baru tersebut sehingga diharapkan untuk mengingat-ingat

5. Apabila terjadi kendala pada email resmi seperti gagal login, lupa password, dll, dimohon menghubungi narahubung di bawah.

6. Khusus untuk email resmi pemerintah, apabila dirasa pada unit kerjanya membutuhkan perubahan nama alamat email, dimohon menghubungi narahubung di bawah.

(4)

7. Narahubung :

 Noor Soemadijo, S.H

HP : 0857-0839-7880

LOGIN

Untuk memulai akses email resmi adalah sebagai berikut:

1. Membuka web browser (Google Chrome/ Mozila FireFox) dengan menginputkan

alamat url berikuthttps://mail.ngawikab.id. Kemudian tekan Enter pada keyboard.

2. Selanjutnya akan muncul tampilan halaman login seperti pada gambar

(5)

3. Masukkan username dan password yang telah diberikan

Gambar 2 Memasukkan Email dan Password

4. Pastikan username dan password yang diinput sesuai, kemudian klik tombol

Login

5. Maka akan tampil halaman seperti pada gambar

(6)

MENGGANTI PASSWORD

1. Perhatikan menu baru pada kiri halaman, kemudian klik Setting

Gambar 4 Menu Settings

2. Kemudian pada kolom Setting klik Password

Gambar 5 Settings -> Password

(7)

Gambar 6 Mengganti Password

Silahkan masukkan input yang diminta.

Current Password : Input dengan password login saat ini (terakhir

digunakan)

New Password : Input dengan password baru yang akan digunakan

Confirm New Password : Input ulang password baru yang akan digunakan

4. Selanjutnya, klik tombol Save untuk mengubah password.

MENGGANTI IDENTITAS

1. Perhatikan menu baru pada kiri halaman, kemudian klik Setting

(8)

2. Kemudian pada kolom Setting klik Identities

Gambar 8 Settings -> Identities

3. Maka akan muncul tampilan form untuk mengganti password seperti pada gambar

Gambar 9 Mengganti Identities

(9)

MENGIRIM EMAIL

1. Perhatikan menu bar di sebelah kiri halaman, kemudian klik tombol Compose

untuk mengirim email baru.

Gambar 10 Menu Compose

2. Lalu akan muncul tampilan formulir untuk mengirim email seperti pada gambar

Gambar 11 Menulis Email

3. Silahkan melengkapi dan masukkan data untuk mengirimkan email. Berikut ini merupakan isian form untuk mengirimkan email.

(10)

Masukkan alamat tujuan email yang akan dikirimkan. Apabila ingin mengirimkan ke lebih dari 1 email tujuan, maka sisipkan dengan batas tanda “,” (koma) atau “;” (titik koma) atau tekan enter setiap akhir alamat email.

b. Subject

Masukkan subjek topik email yang dikirimkan (judul email).

c. Attach

Apabila terdapat lampiran email berupa dokumen, foto, atau file lainnya, silahkan unggah dokumen pendukung.

d. Description

Masukkan isi dari email yang akan anda sampaikan ke penerima email. Contoh pengisian email dapat dilihat pada gambar

Gambar 12 Mengirimkan Email

e. Send

Jika email telah siap dikirim, silahkan klik tombol Send untuk mengirimkan email.

(11)

LOGOUT

1. Pada ribbon menu pada pojok kiri bawah, klik tombol Logout.

2. Anda telah keluar dari halaman email selanjutnya akan muncul halaman awal seperti pada gambar

Gambar 13 Logout Email

MENYAMBUNGKAN EMAIL RESMI KE GMAIL (OPSIONAL)

1. Bukalah email Google anda

(12)

2. Pada tampilan pojok kanan atas terdapat tombol Setting , kemudian klik

tombol tersebut.

Gambar 15 Menu Settings

3. Kemudian akan muncul ribbon menu Setting, lalu klik tombol See all settings.

(13)

4. Selanjutnya akan muncul tampilan Settings, dan klik tombol Accounts and

Import.

Gambar 17 Sub Menu Accounts and Import

5. Pada sub menu Accounts and Import, perhatikan pada kolom Send mail as, dan klik tombol Add another email address.

Gambar 18 Kolom Send mail as

6. Kemudian akan muncul jendela Add another email address you own. Masukkan nama dan email resmi.

Nama : Isi dengan nama desa, contoh: Pemerintah Desa Dinden

(14)

Gambar 19 Jendala Menambahkan email pada Gmail

7. Selanjutnya akan muncul jendela untuk mengkonfigurasi SMTP Server.

SMTP Server : Isi dengan mail.ngawikab.go.id

Username : Isi dengan email resmi

Password : Isi dengan password email resmi

Pastikan terpilih port 587 dan pilih Secured connection using TLS. Kemudian klik tombol Add Account.

Gambar 20 Jendela Konfigurasi SMTP Server

8. Akan muncul jendela untuk mengkonfirmasi verifikasi penambahan email. Verifikasi dapat dilakukan melalui 2 cara, yaitu:

a. mengeklik link konfirmasi pada email atau b. memasukkan kode verifikasi

Pada langkah ini, kita akan memilih cara (a) yaitu melakukan verifikasi dengan mengeklik link konfirmasi pada email. Selanjutnya Klik Close windows.

(15)

Gambar 21 Jendela Verifikasi Email

9. Kembali login pada mail.ngawikab.id, masukkan email dan password, kemudian klik Login

Gambar 22 Login pada Webmail Pemkab Ngawi

10. Selanjutnya pada Inbox/ Kotak Masuk Pesan akan ada pesan dari Gmail untuk mengkonfirmasi email pada Gmail. Klik email tersebut dan klik link untuk mengkonfirmasi penggunaan email ngawikab pada Gmail.

(16)

Gambar 23 Verifikasi Email dengan Mengeklik Link Verifikasi

11. Setelah mengeklik link konfirmasi, akan halaman konfirmasi pada tab baru seperti pada gambar. Klik tombol Confirm.

Gambar 24 Halaman Konfirmasi Gmail

12. Selamat! Gmail anda telah terhubung dengan email resmi (ngawikab). Selanjutnya anda bisa melakukan beberapa pengelolaan email ngawikab pada Gmail seperti:

 Menerima pesan baru dari email ngawikab ke Gmail