commit to user 20
BAB III
GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN, ARSIP, DAN DOKUMENTASI KABUPATEN SUKOHARJO
3.1 Sejarah Singkat dan Dasar Pembentukan Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo
Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo berdiri melalui sejarah yang penuh dengan dinamika dikarenakan menyesuaikan peraturan yang ada.
Diawali dengan pembentukan Perpustakaan Umum Kabupaten Sukoharjo dengan dasar surat keputusan Bupati Sukoharjo Nomor : 43/541/1987 tanggal 29 Juni 1987. Selanjutnya di tinjau kembali berdasarkan keputusan Bupati Sukoharjo Nomor: 0611/1324/1990 Tanggal 19 September 1990 tentang Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Perpustakaan Umum Kabupaten Sukoharjo.
Setelah berjalan lima tahun, akhirnya Perpustakaan Umum dikelola oleh
Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Sukoharjo berdasarkan Surat
Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor : 161.256 Tahun 1995 pada tanggal 17
Oktober 1995. Pada tahun berikutnya fungsi dan susunan organisasi dan tata kerja
Perpustakaan Umum diatur dengan Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor
: 56 Tahun 1996 tanggal 6 Juni 1996.
commit to user
Pada tahun 1998 Terbit Peraturan Daerah Kabupaten Sukoharjo Nomor : 11 Tahun 1998 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sukoharjo.
Penggabungan antara Kantor Arsip Daerah dan Perpustakaan Umum terjadi pada tahun 2001. Berdasarkan Lembaran Daerah Kabupaten Sukoharjo Nomor : 10 Tahun 2001 dan Peraturan Daerah Kabupaten Sukoharjo Nomor : 6 Tahun 2001.
Penggabungan kedua lembaga tersebut menjadi Kantor Arsip Daerah dan Perpustakaan Umum Kabupaten Sukoharjo.
Pada tahun 2008 terjadi perubahan Susunan Organisasi dan Tata Kerja, dengan keluarnya Peraturan Daerah Kabupaten Sukoharjo Nomor : 4 Tahun 2008 dengan perubahan nomenklatur menjadi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Domuntasi Kabupaten Sukoharjo.
3.2 Visi dan Misi Kantor Perpustakan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo
3.2.1 Visi
Menjadi pusat pembelajaran dan rekreasi yang berbasis Tekhnologi
Informasi dan Komunikasi (TIK) untuk mewujudkan masyarakat Sukoharjo
yang cerdas dan berbudaya.
commit to user 3.2.2 Misi
a. Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana serta Sumber Daya Manusia (SDM) Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo.
b. Meningkatkan kualitas pengelolaan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi yang berbasis TIK secara terpadu dan bersinergi.
c. Mengembangkan kualitas pelayanan secara edukatif, rekreatif dan inovatif sesuai kebutuhan masyarakat di bidang Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi.
3.3 Kepemimpinan Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo
Sejak berdirinya Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo sampai sekarang ini telah mengalami pergantian kepemimpinan hingga beberapa periode. Pergantian kepemimpinan di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo, adalah sebagai berikut :
Tabel 3
Daftar Kepemimpinan Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi
Kabupaten Sukoharjo
No Nama Tahun Periode Kepemimpinan
1 Dr. Soehasto 21 Juni – 31 Oktober 2002
2 Drs. Bambang Margo Pramono 21 November – 27 Februari 2002
3 Suyono, S.H. 27 Januari – 22 Juni 2004
commit to user
No Nama Tahun Periode Kepemimpinan
4 Mulyadi, S.H. 21 Juli 2004 – 31 Mei 2005 5 Drs. Suseno, M.H. 9 Januari 2009 – 15 Januari 2011 6 Sumanto, S.H 14 Januari 2011 – 18 Juni 2011 7 F. Ninik Ristiani, S.E,MM. 18 Juni 2011 – sekarang
Sumber : Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sukoharjo
3.4 Struktur Organisasi
Adapun struktur organisasi Kantor Kabupaten Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo berdasarkan Paraturan Daerah Kabupaten Sukoharjo Nomor : 4 Tahun 2008 dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Bagan 1
Struktur Organisasi Kantor
Perpustakaan , Arsip, dan Domuntasi Kabupaten Sukoharjo
Sumber : Peratur Peraturan Daerah Kabupaten Sukoharjo Nomor : 4 Tahun 2000
KEPALA
SUB. BAGIAN TATA USAHA KELOMPOK
JAB FUNGSIONAL
SEKSI PERPUSTAKAAN
SEKSI DOKUMENTASI SEKSI
KERAPIAN
commit to user 3.5 Sumber Daya Manusia (SDM)
3.5.1 Sumber Daya Manusia Berdasarkan Kedudukan di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo
Adapun data sumber daya manusia yang mengelola perpustakaan tahun 2015 adalah sebagai berikut :
Tabel 4
Daftar Sumber Daya Manusia Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo
NO NAMA PENDIDIKAN JABATAN JUMLAH
1 Suroto SMA Kasi Perpustakaan 1
2 Tunardi,SE S1 Pustakawan Pertama 1
3 Wiharjani,SE S1 Pustakawan Penyelia 1
4 Suyati SMA Pustakawan Penyelia 1
5 Sumiyanti SMA Staf Teknis 1
6 Guntoro Tri W. SMA Staf Teknis 1
7 Dandang Suseno,S.Sos.
M.eng
S2 Staf Teknis 1
8 Giyanto SMA Staf Teknis 1
9 Anita K,A.Md DIII Staf Teknis 1
10 Drs.Yanus P S1 Staf Teknis 1
Sumber : Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sukoharjo
commit to user
3.5.2 Sumber Daya Manusia Berdasar Pendidikan di Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo
Jumlah pegawai Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokmentasi Kabupaten Sukoharjo mempunyai komposisi :
1. Magister / S2 : 4 orang 2. Sarjana / S1 : 5 orang 3. Sajana Muda / D III : 7 orang
4. SMA : 6 orang
5. SMP : -
6. SD : 1 orang
23 orang
Grafik I
Statistik Pegawai Berdasarkan Jenjang Pendidikan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo
Sumber : Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sukoharjo
0
10 20
30 S2
S1
DIII
SMA
commit to user
3.5.3 Sumber Daya Manusia Berdasarkan Kedudukan di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo
Berdasarkan kedudukan dalam organisasi di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo, dapat digambarkan sebagai berikut :
1. Kepala Kantor (Eselon III ) : 1 orang
2. Kepala Seksi ( Eselon 1V ) : 4 orang
3. Jabatan Fungsional : 6 orang
4. Staff : 12 orang
23 orang
Sumber : Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumtasi Kabupaten Sukoharjo
3.6 Program dan Kegiatan
3.6.1 Program dan Kegiatan dari APBD Tahun 2014
Tabel 5
Program dan Kegiatan dari APBD Tahun 2014
PROGRAM KEGIATAN KELUARAN
Program Pengembangan Budaya Baca dan pembinaan perpustakaan 1. Pemasyarakatan minat dan
kebiasaan membaca untuk mendorong terwujudnya masyarakat pembelajar
Penambahan jam layanan jam 14.00- 17.00 selain hari jumat dan hari libur
2. Publikasi dan sosialisasi minat baca dan budaya baca
Layanan perpustakaan keliling ke
sekolah dasar dan kelurahan
commit to user
PROGRAM KEGIATAN KELUARAN
3. Penyediaan Bahan Pustaka Perpustakaan Umum Daerah
Tersedianya koleksi perpustakaan
4. Pengembangan Minat dan Budaya Baca
Terlaksananya Pameran Buku “Book Fair”
3.6.2 Program dan Kegiatan yang Tetap Berjalan Tetapi Belum Dianggarkan APBD
Tabel 6
Pragram dan Kegiatan yang Tetap Berjalan Tetapi Belum Dianggarkan APBD
PROGRAM / KEGIATAN SUB KEGIATAN
Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan
1. Pembinaan perpustakaan sekolah
2. Aktif dalam forum komunikasi perpustakaan Kabupaten/Kota se- Jateng
3. Entri dalam database
commit to user 3.6.3 Program dan Kegiatan APBN
Tabel 7
Program dan Kegiatan APBN
PROGRAM / KEGIATAN SUB KEGIATAN
Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah
1. Bimbingan teknis pengelola perpustakaan desa/kelurahan 2. Bimbingan teknis manajemen
perpustakaan umum
3. Bimbingan teknis pengelolaan perpustakaan sekolah
4. Koordinasi bantuan bahan pustaka ke perpustakaan kabupaten/kota dan perpustakaan desa/kelurahan
5. Koordinasi bantuan rak ke Perpustakaan desa / kelurahan.
6. Penyediaan buku perpustakaan keliling.
1. Bimbingan teknis pengelola
perpustakaan 2 desa/kelurahan pembelian buku
2. Bimbingan teknis 2 pengelola perpustakaan umum
3. Bimbingan teknis 3 pengelola perpustakaan sekolah
4. Koordinasi bantuan buku untuk perpustakaan desa/kelurahan
5. Koordinasi bantuan rak untuk 2 perpustakaan desa/kelurahan.
6. Bantuan buku untuk perpustakan keliling.
3.7 KOLEKSI PERPUSTAKAAN 3.7.1 Jenis dan Jumlah Koleksi
Seluruh koleksi perpustakaan dapat berupa koleksi cetak dan non cetak dengan bermacam - macam jenis baik fiksi maupun non fiksi, terbitan berkala, bahan -bahan microfilm maupun alat pendengar-dengar (Audiovisual).
Keanekaragaman koleksi bahan pustaka sejalan dengan perkembangan ilmu
pengetahuan yang cepat, menuntut perpustakaan agar terus berkembang dengan
menambah koleksi bahan pustaka. Bila koleksi perpustakaan tidak berkembang
seiring berkembangnya ilmu pengetahuan, maka akan ditinggalkan oleh pembaca.
commit to user
Jumlah seluruh koleksi buku baik yang dipinjamkan dikantor, mobil perling dan motor pintar berjumlah 24.192 judul dan 40.320 eksemplar, majalah & buletin 11 judul, surat kabar & tabloid 7 judul, majalah Braille berjumlah 73 judul & 121 eksemplar, CD/DVD (film, edutaiment, bawaan majalah dan buku) berjumlah 476 judul, 749 keping, dan koleksi berupa buku Braille sebanyak 27 judul, 45 eksemplar. Adapun data lebih detail dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
Tabel 8
Data Koleksi Perpustakan Tahun 2014
NO JENIS KOLEKSI JUDUL EKSEMPLAR
1 Buku teks di dalam kantor 20.545 34.242
2 Buku di mobil perling 3.193 5.321
3 Buku di motor pintar 454 757
4 CD / DVD 476 794
5 Buku Braille 27 45
6 Majalah Braille 73 121
7 Alat permainan anak 202 336
8 Majalah & buletin 11 -
9 Surat kabar & tabloid 7 -
10 Tugas akhir, Skripsi, Tesis 326 326
Sumber : Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo Tahun 2014
commit to user 3.7.2 Pengadaan Koleksi
Pengadaan bahan pustaka di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo terakhir November 2014. Sedangkan untuk tahun 2015 sampai bulan Maret 2015 belum diadakan pengadaan bahan pustaka.
3.8 Pengolahan Bahan Pustaka
3.8.1 Jenis Bahan Pustaka Yang Diolah
Pelaksanaan kegiatan pengolahan bahan pustaka berbasis SlimS (Senayan Library Management System) Perpustakaan Umum Kabupaten Sukoharjo pada
bulan Desember 2014 telah ter entri sebanyak 15.805 dan 25.892 eksemplar dari total koleksi di perpustakaan.
Local Area Network (LAN) telah berjalan dengan lancar, sebanyak 6
komputer telah terhubung dengan server SlimS. Adapun dari 6 komputer tersebut, perincian penggunaannya adalah sebagai berikut :
1 komputer untuk sever
2 komputer untuk entri data buku
1 komputer untuk presensi anggota
1 komputer untuk OPAC
1 komputer untuk sirkulasi
commit to user 3.8.2 Teknis Pengolahan Bahan Pustaka
Semua bahan pustaka baik dari pembelian, hadiah, ataupun dari pemeliharaan yang sudah sampai di bagian pengolahan, diberi tindakan seperti berikut :
a. Inventarisasi adalah kegiatan memasukkan data bibliografi setiap buku baru kedalam buku invetaris secara manual.
b. Penentuan subyek & klasifikasi penentuan subyek adalah kegiatan mencari subyek buku berdasarkan daftar subyek Perpusnas.
c. Klasifikasi adalah kegiatan mengklasifikasi setiap judul buku berdasarkan Dewey Decimal Classification (DDC) Edisi 22.
d. Entri Data adalah kegiatan memasukkan data deskripsi setiap buku ke dalam database SlimS. Adapun penentuan deskripsi buku didasarkan pada Assosiation American Cataloging Rules 2 (AACR 2).
e. Print out label, barcode, kartu buku adalah kegiatan mencetak label nomor panggil (call number) dan barcode, serta kartu buku.
f. Pemberian kelengkapan buku adalah kegiatan penempelan label call number dan barcode pada setiap buku yang sesuai.
g. Pengerakan (shelving) adalah kegiatan pengerakan buku yang sudah lengkap diolah ke dalam buku menurut nomor klasifikasinya.
3.8.3 Alat dan Bahan Pengolahan Bahan Pustaka
Pengolahan bahan pustaka menggunakan alat dan bahan sebagai berikut :
commit to user Tabel 9
Alat dan Bahan Pengolahan Bahan Pustaka
NO ALAT & BAHAN KEGUNAAN JUMLAH
1 Daftar Tajuk Subyek
Perpustakaan Penentuan Tajuk
Subyek 1
2 DDC 22 dan e-DDC 22
Penentuan klasifikasi
2 set
3 AACR 2 Penentuan
deskripsi katalog 1 4 Komputer server Menyimpan data 1 unit
5 Komputer Entri data 2 unit
6 Printer Print out label barcode
1 buah
7 Komputer Entri data anggota 1 unit
8 Printer Print out kartu
anggota
1 buah
9 Kertas HVS Bahan label &
barcode
1 rim per 2000 buku 10 Kertas manila Kartu buku 1 lembar
per 4 buku 11 Kertas manila Kartu anggota 1 lembar
per 10 orang 12 Lakban bening Pelindung label &
barcode
1 buah per 50 buku 13 Kantong kartu buku Tempat kartu
buku
1 buah per 1 buku
14 Lem Fox Menempelkan
lembar kantong buku
1 botol per
500 buku
commit to user
NO ALAT & BAHAN KEGUNAAN JUMLAH
15 Gunting Menggunting
label barcode 1 buah per orang 16 Catridge hitam Cetal label
barcode 1 buah per 5000 buku 17 Catridge warna Cetak kartu
anggota
1 buah per 500 kartu 18 Tinta hitam Cetak label,
barcode, anggota
3 botol per tahun
19 Tinta warna Cetak kartu
anggota
2 set per tahun
20 Sampul plastik Menyampuli buku 1 rol per 1000 buku
Sumber : Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo
3.8.4 Pemeliharaan Bahan Pustaka
Pemeliharaan bahan pustaka adalah kegiatna memelihara dan merawat bahan pustaka yang rusak secara fisik maupun perawatan software (pembenahan data). Di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumnetasi untuk pemeliharaan ini belum dilakukan secara maksimal, karena belum di prioritaskan penganggaran untuk kegiatan ini.
3.9 Keanggotaan
Setiap penduduk Kabupaten Sukoharjo berhak menjadi anggota
Perpustakaan Umum Kabupaten Sukoharjo. Penduduk di luar wilayah Kabupaten
Sukoharjo hanya berhak berkunjung dan menggunakan fasilitas di tempat.
commit to user 3.9.1 Tata Cara Menjadi Anggota
a. Mengisi form pendaftaran dengan pengesahan dari kepala desa / kelurahan bagi pemustaka umum, bagi pelajar dengan pengesahan dari kepala sekolah atau yang mewakilinya. Jika pendaftaran atas nama lembaga atau instansi disahkan oleh pimpinannya.
b. Menyerahkan form pendaftaran dan pas photo 3 x 4 sebanyak 3 lembar, tunggu dan jadi.
c. Pendaftaran menjadi anggota perpustakaan tidak di pungut biaya (gratis).
3.9.2 Ketentuan Umum Bagi Anggota
a. Anggota dapat meminjam 2 (dua) nuah buku selama 1 (satu) minggu dan dapat di- perpanjang maksimal 1 (satu) kali.
b. Kartu anggota berlaku selama 1 (satu) tahun dan dapat di perpanjang.
c. Pendaftaran anggota, peminjaman, perpanjangan, pengembalian dan keterlambatan tidak dipungut biaya (gratis).
d. Kerusakan dan kehilangan buku yang dipinjam menjadi tanggung jawab anggota dengan mengganti buku yang sama / subyeknya sejenis.
3.9.3 Tata Tertib Anggota
a. Berpakaian sopan dan rapi b. Mengisi buku daftar pengunjung
c. Barang-barang seperti tas, jaket, topi, dan atau sejenisnya dititipkan di loker, kecuali barang berharga
d. Turut menjaga kebersihan dan ketenangan
commit to user e. Tidak membawa benda tajam
f. Tidak merokok, makan di ruang perpustakaan
g. Tidak membawa koleksi perpustakaan tanpa seizin petugas perpustakaan h. Dilarang merusak koleksi perpustakaan
i. Dilarang meminjamkan kartu anggota kepada orang lain
j. Peminjam buku harus mempertanggungjawabkan segala kerusakan buku yang dipinjam sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3.9.4 Tingkat Kunjungan, Peminjaman, dan Anggota Baru Perpustakaan Umum
Tabel 10
Data Pengunjung, Peminjaman, Anggota Baru Tahun 2014
NO BULAN PENGUNJUNG PEMINJAM
ANGGOTA BARU
1 JANUARI 1416 588 50
2 FEBRUARI 1922 703 62
3 MARET 2021 691 45
4 APRIL 2072 788 46
5 MEI 1683 459 40
6 JUNI 2097 537 26
7 JULI 1076 379 11
8 AGUSTUS 1479 353 79
commit to user
NO BULAN PENGUNJUNG PEMINJAM
ANGGOTA BARU
9 SEPTEMBER 1468 559 54
10 OKTOBER 1306 468 33
11 NOVEMBER 1259 392 14
12 DESEMBER 1360 450 21
JUMLAH 19.159 6.367 481
Grafik 2
Pengunjung, Peminjaman, Anggota Baru Tahun 2014
Sumber : Perpustakaan Daerah Kabupaten Sukoharjo
Dari tabel 3 dan grafik 2 dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : a. Pengunjung
1 ) Pengujung terbanyak terjadi di bulan Juni sebanyak 2.097 orang 2 ) Pengunjung paling sedikit di bulan Juli sebanyak 1.076 orang 3 ) Rata-rata pengunjung per bulan sebanyak 1.596 orang
b. Peminjam
1 ) Peminjam terbanyak di bulan April sebanyak 788 orang
0 500 1000 1500 2000 2500
JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGT SEP OKT NOV DES
ANGGOTA BARU
PEMINJAM
PENGUNJUNG
commit to user
2 ) Peminjam paling sedikit di bulan Agustus sebanyak 353 orang 3 ) Rata-rata tiap bulan sebanyak 530 orang
c. Anggota
1 ) Pendaftaran anggota baru terbanyak di bulan Agustus sebanyak 79 orang 2 ) Pendaftaran anggota baru paling sedikit di bulan Juli sebanyak 11 orang 3 ) Rata-rata anggota baru per bulan sebanyak 40 orang
3.10 Layanan Perpustakaan
3.10.1 Jam Layanan Perpustakaan Daerah Kabupaten Sukoharjo
Untuk meningkatkan minat baca masyarakat, Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo menambah jam layanan perpustakaan sesuai dengan Surat Keputusan Bupati Nomor : 041.1/84/2011 tentang Penambahan Jam Layanan Umum Perpustakaan di Luar Jam Kerja Kedinasan.
a. Jam Kerja
Hari Senin – Kamis : 07.00 – 14.00 WIB Hari Jum‟at : 07.00 – 11.00 WIB
Istirahat
13.00 – 15.00 WIB Hari Sabtu : 09.00 – 12.30 WIB
commit to user b. Jam Tambahan di Luar Jam Kedinasan
Hari Senin – Kamis : 14.00 – 17.00 WIB Hari Sabtu : 12.30 – 15.00 WIB
Sumber : Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumntasi Kabupaten Sukoharjo
Pelayanan Perpustakaan Umum Kabupaten Sukoharjo di buka setiap hari kerja dengan jam layanan pada tabel berikut :
Tabel 11
Jadwal Layanan Sirkulasi
NO HARI WAKTU
1 Senin – Kamis 07.00 – 16.00 WIB
2 Jum‟at 07.00 – 11.00 WIB
Istirahat
13.00 – 15.00 WIB
3 Sabtu 09.00 – 15.00 WIB
Sumber : Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo
