DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P005
Halaman: 1/10 No. Semakan: 01 No. Isu: 02
PROSEDUR PENGESAHAN DALAM
PERKHIDMATAN
Tarikh: 08/08/20111.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan tatacara proses Pengesahan Dalam Perkhidmatan staf tetap Universiti Putra Malaysia (UPM)
2.0 SKOP
Prosedur ini meliputi pertimbangan, perakuan, pengesahan dalam perkhidmatan staf tetap gred lantikan yang telah memenuhi syarat seperti ditetapkan dalam skim perkhidmatan
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Nombor Dokumen Tajuk Dokumen
Perintah Am Bab A
Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2001
Tawaran Opsyen Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja
Surat Pekeliling Suruhanjaya Perkhidmatan Awam
Bilangan 1 Tahun 2000
Garis Panduan Dalam Peraturan Pelanjutan Tempoh Percubaan
Surat Pekeliling Suruhanjaya Perkhidmatan Awam
Malaysia Bilangan 1 Tahun 2004
Kaedah Penetapan Tarikh Pengesahan Dalam
Perkhidmatan
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P005
Halaman: 2/10 No. Semakan: 01 No. Isu: 02
PROSEDUR PENGESAHAN DALAM
PERKHIDMATAN
Tarikh: 08/08/20114.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN
PDP : Pengesahan Dalam Perkhidmatan PTP : Pelanjutan Tempoh Percubaan
e-IHRAMS : Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems) Sistem Ops Sah! : Sistem Operasi Pengesahan Dalam Perkhidmatan
Ph.D : Doktor Falsafah
PEND : Pendaftar
KB : Ketua Bahagian
PT : Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar) KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab
KJ : Ketua Jabatan
PT PTJ : Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab) PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)
Pejabat Pendaftar PTJ : Pusat Tanggungjawab
RKP : Rekod Kenyataan Perkhidmatan
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P005
Halaman: 3/10 No. Semakan: 01 No. Isu: 02
PROSEDUR PENGESAHAN DALAM
PERKHIDMATAN
Tarikh: 08/08/20115.0 TANGGUNGJAWAB
Pendaftar, Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk menentukan prosedur ini dilaksanakan.
Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P005
Halaman: 4/10 No. Semakan: 01 No. Isu: 02
PROSEDUR PENGESAHAN DALAM
PERKHIDMATAN
Tarikh: 08/08/20116.0 CARTA ALIR
Mula
Cetak Senarai Staf
Tamat
7.1
Semak Staf Yang Telah Memenuhi Syarat
Notis Pemberitahuan Kelayakan Pengesahan Dalam Perkhidmatan
Rekod
Terima Borang Dan Cap Penerimaan
Semak
Tidak Ya
Pemantauan
Kemaskini Rekod Proses Pengesahan
7.4 7.3 7.2
7.6
7.7
7.9
7.8
7.11
7.10 7.12
7.14
7.15 Terima perakuan?
Tidak Ya
Rujuk Prosedur Pelanjutan Hantar Notis Pemberitahuan Kelayakan
Pengesahan Dalam Perkhidmatan
Terima perakuan?
7.5
7.13
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P005
Halaman: 5/10 No. Semakan: 01 No. Isu: 02
PROSEDUR PENGESAHAN DALAM
PERKHIDMATAN
Tarikh: 08/08/20117.0 PROSES TERPERINCI
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Cetak Senarai Staf
7.2.1 Semak senarai staf yang layak dipertimbangkan untuk pengesahan dalam perkhidmatan melalui kaedah berikut:
i. Sistem Ops Sah!
ii. Fail peribadi
7.2.2 Cetak senarai staf yang layak dipertimbangkan
PT(P/O)
PT(P/O) 7.3 Semak Staf Yang Telah Memenuhi Syarat
7.3.1 Semak syarat pengesahan dalam perkhidmatan seperti berikut:
Memenuhi tempoh percubaan 1-3 tahun Hadir dengan jayanya Kursus Induksi
Lulus peperiksaan dalam perkhidmatan bagi jawatan tertentu seperti yang disyaratkan dalam skim perkhidmatan
Telah mendapat tempat dan memulakan pengajian/menamatkan di peringkat Ph.D (jika berkenaan) – untuk pensyarah lantikan bersyarat
Pensyarah Perubatan (Pelatih) yang telah lulus Master kepakaran (jika berkenaan)
PT(P/O)
7.4 Notis Pemberitahuan Kelayakan Pengesahan Dalam Perkhidmatan
7.4.1 Cetak Notis Pemberitahuan Kelayakan Pengesahan Dalam Perkhidmatan bagi staf yang telah memenuhi syarat untuk dipertimbangkan pengesahan dalam perkhidmatan
7.4.2 Semak dan sahkan maklumat adalah betul dan tepat
PT/PT(P/O)
PT(P/O)
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P005
Halaman: 6/10 No. Semakan: 01 No. Isu: 02
PROSEDUR PENGESAHAN DALAM
PERKHIDMATAN
Tarikh: 08/08/20117.4.3 Jika silap buat pembetulan PT(P/O)
7.5 Hantar Notis Pemberitahuan Kelayakan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Kepada Staf
7.5.1 Hantar Notis Pemberitahuan Kelayakan Pengesahan Dalam Perkhidmatan kepada staf melalui dan salinan KPTJ
PT(P/O)
7.6 Rekod
7.6.1 Rekod salinan Notis Pemberitahuan Kelayakan Pengesahan Dalam Perkhidmatan ke dalam Fail Pegawai
PT(P/O)
7.7 Terima Borang dan Cap Penerimaan
7.7.1 Terima borang OPR/PEND/BRO3/PDP (Borang Laporan Pengesahan Dalam Perkhidmatan) yang telah lengkap daripada PTJ jika diperakukan
7.7.2 Terima borang OPR/PEND/BRO3/PDP (Borang Laporan Pengesahan Dalam Perkhidmatan) – LAMPIRAN A yang telah lengkap daripada PTJ jika ditangguhkan
PT(P/O)
PT(P/O)
7.8 Semak
7.8.1 Semak borang yang diterima samada status disahkan atau ditangguhkan
PT(P/O)
7.9 Terima Perakuan?
7.9.1 Jika ya, ikut langkah 7.10 7.9.2 Jika tidak ikut langkah 7.11
PT(P/O) PT(P/O)
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P005
Halaman: 7/10 No. Semakan: 01 No. Isu: 02
PROSEDUR PENGESAHAN DALAM
PERKHIDMATAN
Tarikh: 08/08/20117.10 Proses Pengesahan
7.10.1 Dapatkan kelulusan daripada Pendaftar 7.10.2 Tetapkan tarikh PDP dan sahkan
Rujuk:
Kaedah Penetapan tarikh PDP
Pendaftar/PT(P/O) PT(P/O)
7.10.4 Masukkan tarikh surat dan tarikh PDP ke dalam Sistem e-Ihrams dalam tempoh 7 (tujuh) hari bekerja dari tarikh diluluskan oleh Pendaftar untuk tujuan RKP
7.10.5 Cetak surat pengesahan untuk ditandatangan oleh Ketua Seksyen
7.10.6 Hantar surat pengesahan kepada staf melalui KPTJ/KJ
PT(P/O)
PT/PT(P/O)
PT(P/O) 7.11 Pemantauan
7.11.1 Keluarkan Notis Pemberitahuan Tamat Tempoh Percubaan asal dua (2) bulan sebelum tamat tempoh percubaan
7.11.2 Rekod maklumat dalam fail pegawai dan excel
PT(P/O)
PT(P/O) 7.12 Terima Perakuan?
7.12.1 Jika ya, ikut langkah 7.10 7.12.2 Jika tidak ikut langkah 7.13
PT(P/O) PT(P/O) 7.13 Rujuk Prosedur Pelanjutan
7.13.1 Laksanakan proses pelanjutan dengan merujuk Prosedur Pelanjutan Tempoh Percubaan (UPM/OPR/PEND/P010)
PT(P/O)
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P005
Halaman: 8/10 No. Semakan: 01 No. Isu: 02
PROSEDUR PENGESAHAN DALAM
PERKHIDMATAN
Tarikh: 08/08/20117.14 Kemaskini Rekod
7.14.1 Masukkan Notis Pemberitahuan Kelayakan Pengesahan Dalam Perkhidmatan, Borang OPR/PEND/BRO3/PDP (Borang Laporan Pengesahan Dalam Perkhidmatan/Lampiran A, Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan, Borang Opsyen Untuk Memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (OPR/PEND/BR03/OPSYEN), ke dalam fail pegawai
PT(P/O)
7.15 Tamat
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P005
Halaman: 9/10 No. Semakan: 01 No. Isu: 02
PROSEDUR PENGESAHAN DALAM
PERKHIDMATAN
Tarikh: 08/08/20118.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan Kuasa Melupus
1. UPM/(No. Staf)
Fail Pegawai
Notis Pemberitahuan Kelayakan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Borang Laporan Pengesahan Dalam Perkhidmatan (OPR/PEND/BR03/PDP) Borang Laporan Pengesahan Dalam Perkhidmatan (OPR/PEND/BR03/PDP) – LAMPIRAN A (jika ada)
Borang Opsyen Untuk Memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja Selaras Dengan Peruntukan Seksyen 6A (1) Pindaan Akta Pencen Pihak-pihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan 1980 (Akta 239) Pencen 1980
(OPR/PEND/BR03/OPSYEN) yang telah dilengkapkan (jika berkenaan)
Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan Notis Pemberitahuan Tamat Tempoh Percubaan Asal (jika ada)
Notis Pemberitahuan Pelanjutan Tempoh Percubaan (jika ada) Surat Kelulusan Pelanjutan Tempoh Percubaan (jika ada)
Borang permohonan pelanjutan tempoh percubaan
(OPR/PEND/BR03/PELANJUTAN) (jika ada)
PT (P/O) Seksyen Pengurusan
Rekod dan Data
Bilik Rekod Fail Pejabat Pendaftar
Sepanjang tempoh perkhidmatan
Pendaftar
Arkib
2. e-IHRAMS
Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Intergrated Human Resource Management Systems)
Pegawai Teknologi Maklumat
iDEC
Ketua Seksyen Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)
iDEC
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P005
Halaman: 10/10 No. Semakan: 01 No. Isu: 02
PROSEDUR PENGESAHAN DALAM
PERKHIDMATAN
Tarikh: 08/08/20119.0 SEJARAH SEMAKAN
No.
Isu
No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak
Dilulus/
Diluluskan Semula
Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama untuk
satu persijilan
KB Pengurusan Sumber Manusia
WP 03/01/2011
02 01 OPR (PEND)-
5/2011
Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses
KB Pengurusan Sumber Manusia
WP 08/08/2011
