OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN. PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P005 PROSEDUR PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN

(1)

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P005

Halaman: 1/10 No. Semakan: 01 No. Isu: 02

PROSEDUR PENGESAHAN DALAM

PERKHIDMATAN

Tarikh: 08/08/2011

1.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan tatacara proses Pengesahan Dalam Perkhidmatan staf tetap Universiti Putra Malaysia (UPM)

2.0 SKOP

Prosedur ini meliputi pertimbangan, perakuan, pengesahan dalam perkhidmatan staf tetap gred lantikan yang telah memenuhi syarat seperti ditetapkan dalam skim perkhidmatan

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor Dokumen Tajuk Dokumen

Perintah Am Bab A

Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2001

Tawaran Opsyen Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja

Surat Pekeliling Suruhanjaya Perkhidmatan Awam

Bilangan 1 Tahun 2000

Garis Panduan Dalam Peraturan Pelanjutan Tempoh Percubaan

Surat Pekeliling Suruhanjaya Perkhidmatan Awam

Malaysia Bilangan 1 Tahun 2004

Kaedah Penetapan Tarikh Pengesahan Dalam

Perkhidmatan

(2)

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P005

PROSEDUR PENGESAHAN DALAM

PERKHIDMATAN

Tarikh: 08/08/2011

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

PDP : Pengesahan Dalam Perkhidmatan PTP : Pelanjutan Tempoh Percubaan

e-IHRAMS : Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems) Sistem Ops Sah! : Sistem Operasi Pengesahan Dalam Perkhidmatan

Ph.D : Doktor Falsafah

PEND : Pendaftar

KB : Ketua Bahagian

PT : Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar) KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab

KJ : Ketua Jabatan

PT PTJ : Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab) PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)

Pejabat Pendaftar PTJ : Pusat Tanggungjawab

RKP : Rekod Kenyataan Perkhidmatan

(3)

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P005

PROSEDUR PENGESAHAN DALAM

PERKHIDMATAN

Tarikh: 08/08/2011

5.0 TANGGUNGJAWAB

Pendaftar, Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk menentukan prosedur ini dilaksanakan.

Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.

(4)

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P005

PROSEDUR PENGESAHAN DALAM

PERKHIDMATAN

Tarikh: 08/08/2011

6.0 CARTA ALIR

Mula

Cetak Senarai Staf

Tamat

7.1

Semak Staf Yang Telah Memenuhi Syarat

Notis Pemberitahuan Kelayakan Pengesahan Dalam Perkhidmatan

Rekod

Terima Borang Dan Cap Penerimaan

Semak

Tidak Ya

Pemantauan

Kemaskini Rekod Proses Pengesahan

7.4 7.3 7.2

7.6

7.7

7.9

7.8

7.11

7.10 7.12

7.14

7.15 Terima perakuan?

Tidak Ya

Rujuk Prosedur Pelanjutan Hantar Notis Pemberitahuan Kelayakan

Pengesahan Dalam Perkhidmatan

Terima perakuan?

7.5

7.13

(5)

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P005

PROSEDUR PENGESAHAN DALAM

PERKHIDMATAN

Tarikh: 08/08/2011

7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Cetak Senarai Staf

7.2.1 Semak senarai staf yang layak dipertimbangkan untuk pengesahan dalam perkhidmatan melalui kaedah berikut:

i. Sistem Ops Sah!

ii. Fail peribadi

7.2.2 Cetak senarai staf yang layak dipertimbangkan

PT(P/O)

PT(P/O) 7.3 Semak Staf Yang Telah Memenuhi Syarat

7.3.1 Semak syarat pengesahan dalam perkhidmatan seperti berikut:

Memenuhi tempoh percubaan 1-3 tahun Hadir dengan jayanya Kursus Induksi

Lulus peperiksaan dalam perkhidmatan bagi jawatan tertentu seperti yang disyaratkan dalam skim perkhidmatan

Telah mendapat tempat dan memulakan pengajian/menamatkan di peringkat Ph.D (jika berkenaan) – untuk pensyarah lantikan bersyarat

Pensyarah Perubatan (Pelatih) yang telah lulus Master kepakaran (jika berkenaan)

PT(P/O)

7.4 Notis Pemberitahuan Kelayakan Pengesahan Dalam Perkhidmatan

7.4.1 Cetak Notis Pemberitahuan Kelayakan Pengesahan Dalam Perkhidmatan bagi staf yang telah memenuhi syarat untuk dipertimbangkan pengesahan dalam perkhidmatan

7.4.2 Semak dan sahkan maklumat adalah betul dan tepat

PT/PT(P/O)

PT(P/O)

(6)

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P005

PROSEDUR PENGESAHAN DALAM

PERKHIDMATAN

Tarikh: 08/08/2011

7.4.3 Jika silap buat pembetulan PT(P/O)

7.5 Hantar Notis Pemberitahuan Kelayakan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Kepada Staf

7.5.1 Hantar Notis Pemberitahuan Kelayakan Pengesahan Dalam Perkhidmatan kepada staf melalui dan salinan KPTJ

PT(P/O)

7.6 Rekod

7.6.1 Rekod salinan Notis Pemberitahuan Kelayakan Pengesahan Dalam Perkhidmatan ke dalam Fail Pegawai

PT(P/O)

7.7 Terima Borang dan Cap Penerimaan

7.7.1 Terima borang OPR/PEND/BRO3/PDP (Borang Laporan Pengesahan Dalam Perkhidmatan) yang telah lengkap daripada PTJ jika diperakukan

7.7.2 Terima borang OPR/PEND/BRO3/PDP (Borang Laporan Pengesahan Dalam Perkhidmatan) – LAMPIRAN A yang telah lengkap daripada PTJ jika ditangguhkan

PT(P/O)

7.8 Semak

7.8.1 Semak borang yang diterima samada status disahkan atau ditangguhkan

PT(P/O)

7.9 Terima Perakuan?

7.9.1 Jika ya, ikut langkah 7.10 7.9.2 Jika tidak ikut langkah 7.11

PT(P/O) PT(P/O)

(7)

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P005

PROSEDUR PENGESAHAN DALAM

PERKHIDMATAN

Tarikh: 08/08/2011

7.10 Proses Pengesahan

7.10.1 Dapatkan kelulusan daripada Pendaftar 7.10.2 Tetapkan tarikh PDP dan sahkan

Rujuk:

Kaedah Penetapan tarikh PDP

Pendaftar/PT(P/O) PT(P/O)

7.10.4 Masukkan tarikh surat dan tarikh PDP ke dalam Sistem e-Ihrams dalam tempoh 7 (tujuh) hari bekerja dari tarikh diluluskan oleh Pendaftar untuk tujuan RKP

7.10.5 Cetak surat pengesahan untuk ditandatangan oleh Ketua Seksyen

7.10.6 Hantar surat pengesahan kepada staf melalui KPTJ/KJ

PT(P/O)

PT/PT(P/O)

PT(P/O) 7.11 Pemantauan

7.11.1 Keluarkan Notis Pemberitahuan Tamat Tempoh Percubaan asal dua (2) bulan sebelum tamat tempoh percubaan

7.11.2 Rekod maklumat dalam fail pegawai dan excel

PT(P/O)

PT(P/O) 7.12 Terima Perakuan?

7.12.1 Jika ya, ikut langkah 7.10 7.12.2 Jika tidak ikut langkah 7.13

PT(P/O) PT(P/O) 7.13 Rujuk Prosedur Pelanjutan

7.13.1 Laksanakan proses pelanjutan dengan merujuk Prosedur Pelanjutan Tempoh Percubaan (UPM/OPR/PEND/P010)

PT(P/O)

(8)

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P005

PROSEDUR PENGESAHAN DALAM

PERKHIDMATAN

Tarikh: 08/08/2011

7.14 Kemaskini Rekod

7.14.1 Masukkan Notis Pemberitahuan Kelayakan Pengesahan Dalam Perkhidmatan, Borang OPR/PEND/BRO3/PDP (Borang Laporan Pengesahan Dalam Perkhidmatan/Lampiran A, Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan, Borang Opsyen Untuk Memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (OPR/PEND/BR03/OPSYEN), ke dalam fail pegawai

PT(P/O)

7.15 Tamat

(9)

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P005

PROSEDUR PENGESAHAN DALAM

PERKHIDMATAN

Tarikh: 08/08/2011

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan Kuasa Melupus

1. UPM/(No. Staf)

Fail Pegawai

Notis Pemberitahuan Kelayakan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Borang Laporan Pengesahan Dalam Perkhidmatan (OPR/PEND/BR03/PDP) Borang Laporan Pengesahan Dalam Perkhidmatan (OPR/PEND/BR03/PDP) – LAMPIRAN A (jika ada)

Borang Opsyen Untuk Memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja Selaras Dengan Peruntukan Seksyen 6A (1) Pindaan Akta Pencen Pihak-pihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan 1980 (Akta 239) Pencen 1980

(OPR/PEND/BR03/OPSYEN) yang telah dilengkapkan (jika berkenaan)

Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan Notis Pemberitahuan Tamat Tempoh Percubaan Asal (jika ada)

Notis Pemberitahuan Pelanjutan Tempoh Percubaan (jika ada) Surat Kelulusan Pelanjutan Tempoh Percubaan (jika ada)

Borang permohonan pelanjutan tempoh percubaan

(OPR/PEND/BR03/PELANJUTAN) (jika ada)

PT (P/O) Seksyen Pengurusan

Rekod dan Data

Bilik Rekod Fail Pejabat Pendaftar

Sepanjang tempoh perkhidmatan

Pendaftar

Arkib

2. e-IHRAMS

Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Intergrated Human Resource Management Systems)

Pegawai Teknologi Maklumat

iDEC

Ketua Seksyen Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)

iDEC

(10)

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P005

PROSEDUR PENGESAHAN DALAM

PERKHIDMATAN

Tarikh: 08/08/2011

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No.

Isu

No.

Semakan ^{No. CPD} Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak

Dilulus/

Diluluskan Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan

KB Pengurusan Sumber Manusia

WP 03/01/2011

02 01 OPR (PEND)-

5/2011

Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses

KB Pengurusan Sumber Manusia

WP 08/08/2011