1.0 TUJUAN
Prosedur ini menerangkan proses pelaksanaan permohonan untuk mengadakan aktiviti oleh pelajar.
2.0 SKOP
Prosedur ini merangkumi proses yang perlu dilaksanakan dalam permohonan, kelulusan, pemantauan dan laporan aktiviti oleh pelajar.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Nombor Dokumen Tajuk Dokumen
Terkini Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30)
Terkini Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia 1998 (P.U.A 106)
Terkini Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia (Tatatertib Pelajar-pelajar) 2005 (P.U.A 499)
Terkini Buku Panduan Pelaksanaan Aktiviti oleh Pelajar
- www.hep.upm.edu.my
OPR/HEPA/AK002/SPP Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti oleh Pelajar (Pembantu Tadbir (P/O))
OPR/HEPA/AK005/SPP Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti oleh Pelajar (KBHEP) OPR/HEPA/AK006/SPP Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti oleh Pelajar (Dekan
UPMKB)
OPR/HEPA/AK007/SPP Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti oleh Pelajar (TNC HEPA) OPR/HEPA/AK008/SPP Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti oleh Pelajar (Panel
Pembentangan)
OPR/HEPA/GP001/SPP Garis Panduan Bantuan Aktiviti Pelajar
OPR/HEPA/GP002/SPP Garis Panduan Pelantikan Pegawai Pemantau dan Kaedah Pemantauan Aktiviti Pelajar
4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN
TNC (HEPA) : Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) Dekan UPMKB : Dekan Kampus Bintulu
KBHEP : Ketua Bahagian Hal Ehwal Pelajar
PPG : Panel Pembentangan
PPY : Pegawai Penyelaras
PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) BHEP : Bahagian Hal Ehwal Pelajar
PTJ : Pusat Tanggungjawab
5.0 TANGGUNGJAWAB
TNC (HEPA), Dekan, Pengetua, KBHEP dan PPG bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan.
Sesiapa yang terlibat di dalam proses permohonan ini perlu mematuhi prosedur ini.
6.0 CARTA ALIR
Terima Dokumen Lengkap
7.2
Penyediaan Jadual Pembentangan
7.3
Pembentangan Kertas Kerja
7.4
Sokong?
7.5
Kelulusan Program
7.6
Pindaan ? 7.10 Rekod Dalam Sistem e-PAMA
7.8
Laksana Aktiviti 7.11
Terima Laporan Pelaksanaan
Aktiviti 7.12 Sedia Kertas
Kerja 7.1
Tamat 7.13 Lulus?
7.7 Ya Tidak
Surat Keputusan Permohonan dan Lantikan Pegawai
Pemantau 7.9
Ya Tidak
Tidak Ya
7.0 PROSES TERPERINCI
Tindakan Tanggungjawab 7.1 Sedia Kertas Kerja
Penyediaan kertas kerja aktiviti pelajar
(Rujuk Panduan Pelaksanaan Aktiviti Pelajar di dalam laman web www.hep.upm.edu.my)
Pelajar
7.2 Terima Dokumen Permohonan Lengkap
a.
b.
c.
Pelajar menghantar dokumen permohonan di Seksyen Pembangunan Pelajar, BHEP pada minggu pertama dan ketiga setiap bulan.
Terima Kertas Kerja dalam bentuk Hardcopy dan Softcopy, Borang Permohonan Kelulusan Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR01/SPP), Borang Maklumat Penceramah/Panel/Pembentang Kertas Kerja/Pembimbing (OPR/HEPA/BR04/SPP) (jika berkaitan) dan semak dokumen permohonan daripada pelajar.
Rekod dalam Buku Log Permohonan Kelulusan Aktiviti Pelajar dan serah Senarai Semak Penyerahan dan Penerimaan Dokumen (OPR/HEPA/BR21/SPP) kepada pelajar dan ikut langkah 7.3
Pelajar
PT(P/O)
PT(P/O)
7.3 Penyediaan Jadual Pembentangan Kertas Kerja
a.
b.
Menyediakan jadual pembentangan kertas kerja.
Maklum kepada pelajar jadual pembentangan kertas kerja melalui notis pada minggu kedua dan keempat setiap bulan.
PT(P/O) PT(P/O)
7.4 Pembentangan Kertas Kerja
a.
b.
Salah seorang Ahli Jawatankuasa tertinggi membentangkan kertas kerja kepada Panel Pembentangan.
Panel Pembentangan memberi ulasan dan tindakan sokongan permohonan kelulusan aktiviti pelajar pada Borang Permohonan Kelulusan Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR01/SPP).
(Rujuk Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar (Panel Pembentangan) – UPM/OPR/HEPA/AK008/SPP)
Pelajar
Ketua Panel Pembentangan
7.5 Sokong?
a. Jika sokong, ikut langkah 7.6 Ketua Panel
Pembentangan/
Penyelaras BHEP b. Jika tidak sokong, maklumkan kepada pemohon dan tamat. PT(P/O)
7.6 Kelulusan Program
a.
b.
c.
Ulas dan beri keputusan permohonan kelulusan aktiviti pelajar.
Kelulusan di UPM Kampus Serdang 1) Kelulusan KBHEP
(i) Jika kelulusan perbelanjaan penganjuran < RM1000.00 atau;
(ii) Jika program dalam kampus atau;
(iii) Jika program berisiko rendah 2) Kelulusan TNC (HEPA)
(i) Jika kelulusan perbelanjaan penganjuran ≥ RM1000.00 atau;
(ii) Jika program luar kampus atau;
(iii) Jika program berisiko tinggi Kelulusan di UPM Kampus Bintulu
Kelulusan aktiviti di UPM Kampus Bintulu akan diluluskan oleh Dekan.
(Rujuk Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar (KBHEP- OPR/HEPA/AK005/SPP), Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar (TNC (HEPA)- OPR/HEPA/AK007/SPP) dan Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar (Dekan UPMKB)- OPR/HEPA/AK006/SPP).
TNC(HEPA)/
DEKAN UPMKB/
KBHEP
KBHEP
TNC(HEPA)
DEKAN UPMKB
7.7 Lulus ? TNC(HEPA)/
DEKAN UPMKB/
a. Jika lulus, ikut langkah 7.8 KBHEP b. Jika tidak lulus, maklumkan kepada pemohon dan tamat.
7.8 Rekod Dalam Sistem e-PAMA
Rekodkan maklumat aktiviti yang telah diluluskan dalam sistem e-PAMA. PT(P/O) 7.9 Surat Keputusan Permohonan dan Lantikan Pegawai Pemantau
a. Sediakan Surat Keputusan Permohonan dan Surat Lantikan Pegawai Pemantau kepada pemohon untuk ditandatangani oleh Penyelaras BHEP.
PT(P/O) / Penyelaras BHEP
b. Edarkan Surat Keputusan Permohonan dan Surat Lantikan Pegawai Pemantau kepada pemohon dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas pembentangan kertas kerja.
PT(P/O)
(Rujuk Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar (Pembantu Tadbir (P/O) – UPM/OPR/HEPA/AK002/SPP)
7.10 Pindaan?
a. Jika ada pindaan, isi Borang Permohonan Pindaan Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR11/SPP). Ikut langkah 7.5
Dapatkan ulasan dan sokongan daripada Penyelaras BHEP.
Pelajar
Penyelaras BHEP b. Jika tidak, ikut langkah 7.11
7.11 Laksana Aktiviti
Laksana aktiviti mengikut perancangan dan mematuhi peraturan semasa universiti.
Pelajar
7.12 Terima Laporan Pelaksanaan dan Pemantauan
Terima dokumen laporan aktiviti pelajar, borang soal selidik aktiviti pelajar (OPR/HEPA/BR25/SPP) dan dokumen tuntutan kewangan (jika berkaitan) yang lengkap daripada pelajar dalam tempoh 14 hari bekerja selepas aktiviti dilaksanakan.
(Rujuk Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar (Pembantu Tadbir (P/O) - OPR/HEPA/AK002/SPP dan Buku Panduan Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar)
PT(P/O)
7.13 Tamat
8.0 REKOD KUALITI
Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod Lokasi Penyenggara Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus 1. UPM/HEPA/BHEP/(Lokasi) / (Kod
Persatuan/Kelab/Kolej) Fail Aktiviti Pelajar
Salinan Surat Keputusan Permohonan
Salinan Surat Lantikan Pegawai Pemantau
Kertas Kerja Cadangan
Borang Permohonan Kelulusan Aktiviti Pelajar
(OPR/HEPA/BR01/SPP)
Senarai Semak Penyerahan dan Penerimaan Dokumen
(OPR/HEPA/BR21/SPP)
Borang Laporan Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR02/SPP)
Borang Maklumat Penceramah/
Panel/ Pembentang Kertas Kerja/ Pembimbing
(OPR/HEPA/BR04/SPP) – jika berkaitan
Borang Akuan Jamin Diri (OPR/HEPA/BR05/SPP) – jika berkaitan
Borang Permohonan Pindaan Aktiviti Pelajar
(OPR/HEPA/BR11/SPP) – jika berkaitan
PPY/PT(P/O) Bilik ISO,BHEP/
Unit Inovasi dan Kreatif/
Unit Perhubungan
dan Aktiviti Pelajar
2 tahun KBHEP Rincih
Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod Lokasi Penyenggara Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus 2.
UPM/OPR/HEPA/P001/(Nama
PTJ)
Fail Aktiviti Pelajar
Salinan Surat Keputusan Permohonan
Salinan Surat Lantikan Pegawai Pemantau
Kertas Kerja Cadangan
Borang Permohonan Kelulusan Aktiviti Pelajar
(OPR/HEPA/BR01/SPP)
Senarai Semak Penyerahan dan Penerimaan Dokumen
(OPR/HEPA/BR21/SPP)
Borang Laporan Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR02/SPP)
Borang Maklumat Penceramah/
Panel/ Pembentang Kertas Kerja/ Pembimbing
(OPR/HEPA/BR04/SPP) – jika berkaitan
Borang Akuan Jamin Diri (OPR/HEPA/BR05/SPP) – jika berkaitan
Borang Permohonan Pindaan Aktiviti Pelajar
(OPR/HEPA/BR11/SPP) – jika berkaitan
PPY/PT(P/O) PTJ
Bilik ISO PTJ 2 tahun Ketua PTJ Rincih
3. UPM/OPR/HEPA/SPP/JPKK/(Tahun)
Fail Jadual Pembentangan Kertas Kerja
Jadual Pembentangan Kertas Kerja
PT(P/O) Seksyen Pembangunan
Pelajar
2 tahun KBHEP Rincih
Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod Lokasi Penyenggara Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus 4. UPM/HEPA/BHEP/(Lokasi)/PP
a. Fail Pinjaman Peralatan Rekreasi
Borang Pinjaman Peralatan Rekreasi
(OPR/HEPA/BR22/SPP)
Salinan Surat Keputusan Permohonan
b. Fail Pinjaman Peralatan Teknikal
Borang Pinjaman Peralatan Teknikal
(OPR/HEPA/BR23/SPP)
Salinan Surat Keputusan Permohonan
c. Fail Pinjaman Peralatan Seni dan Budaya
Borang Pinjaman Peralatan Seni dan Budaya
(OPR/HEPA/BR24/SPP)
Salinan Surat Keputusan Permohonan
PT(P/O)
PT(P/O)
PT(P/O)
Unit Aktiviti Pelajar
Unit Informasi dan Teknologi
Unit Inovasi dan Kreatif
2 tahun
2 tahun
2 tahun
KBHEP Rincih
KBHEP Rincih
KBHEP Rincih
5. UPM/HEPA/BHEP/(Lokasi)/PK
Fail Permohonan Penggunaan Kemudahan
Borang Permohonan Penggunaan Kemudahan (OPR/HEPA/BR18/SPP)
PT(P/O) Unit Inovasi dan Kreatif/
Unit Aktiviti Pelajar
2 tahun KBHEP Rincih
6. UPM/HEPA/BHEP/STU/ATC
Fail Permohonan Alat Tulis/Cenderamata Pelajar
Borang Permohonan Alat Tulis/
Cenderamata Pelajar (OPR/HEPA/BR12/SPP
PT(P/O) Seksyen Tadbir Urus, BHEP
2 tahun KBHEP Rincih
Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod Lokasi Penyenggara Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
Salinan Surat Keputusan Permohonan
7. UPM/HEPA/BHEP/UKEN/TK Fail Tempahan Kenderaan
Borang Permohonan
Perkhidmatan Kenderaan dan Jentera Universiti
(SOK/PYG/BR19)
Salinan Surat Keputusan Permohonan
PT(P/O) Unit Kenderaan, BHEP
2 tahun KBHEP Rincih
8. Buku Log Permohonan Kelulusan Aktiviti Pelajar
PT(P/O) Seksyen Pembangunan
Pelajar /Unit Inovasi dan
Kreatif / Unit Aktiviti
Pelajar
2 tahun KBHEP Rincih
9. Dalam Talian (e-PAMA) Ketua Seksyen Pembangunan
Pelajar
Seksyen Pembangunan
Pelajar
5 tahun KBHEP Naiktaraf
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak
Dilulus/
Diluluskan Semula
Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama untuk
satu persijilan TNC (HEPA) WP 03/01/2011
02 01 1/2011
Mesyuarat Semakan Keberkesanan Pengurusan
HEPA kali ke-2/2011
TNC (HEPA) WP 22/08/2011
02 02 17/2012
Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Kali
ke4 2/2012
TNC (HEPA) WP 09/05/2012
