PELAYANAN ADMINDUK PADA MASA PANDEMI COVID-19 DI KABUPATEN LOMBOK TIMUR

(1)

PELAYANAN ADMINDUK PADA MASA PANDEMI COVID-19 DI KABUPATEN LOMBOK TIMUR

Oleh :

Tim Dukcapil Kab.Lotim

Disampaikan Pada Acara :

Pertemuan Monev Dan Konsolidasi Pelaksanaan Pendataan Dan

Layanan Adminduk Pada Masa

Pandemi Covid-19

(2)

=== LANGKAH ANTISIPASI ===

• PEMANTAPAN PEMAHAMAN PETUGAS PELAYANAN DI DISDUKCAPIL SECARA INTERNAL SAMPAI TINGKAT UPT

• DILAKUKANNYA SOSIALISASI SAMPAI KE TINGKAT DESA TERKAIT REGULASI DAN SISTEM TERBARU TENTANG ADMINDUK

• PPKD SEMAKIN MEMBANGUN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DENGAN DISDUKCAPIL TERUTAMA UPT DISDUKCAPIL SEBAGAI LINI TERDEPAN PELAYANAN

• PPKD BERPERAN LEBIH UNTUK MEMBERDAYAKAN POKJA-POKJA

ADMINDUK DALAM MEMBERIKAN EDUKASI KEPADA MASYARAKAT

TERKAIT HAL-HAL BARU POSITIF TENTANG ADMINDUK

(3)

DALAM RANGKA MEMANTAPKAN LAYANAN CAPIL ONLINE, DIREKTORAT JENDERAL KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

DENGAN APLIKASI SIAK 7.3.4 TELAH MEMFASILITASI PENCETAKAN DOKUMEN KEPENDUDUKAN SECARA LANGSUNG OLEH

PEMOHON MELALUI e-mail

(Pelaksanaan Dalam Tahap Pemantapan dan proses instal SIAK 7.3.4 di Dinas Dukcapil se-NTB)

MEKANISME PENCETAKAN

DOKUMEN KEPENDUDUKAN MELALUI e-mail

(4)

PROSES....

• PEMOHON MENGANTAR/MENGIRIMKAN BERKAS

• VERIFALI OLEH PETUGAS

• ENTRY DATA KE DALAM SIAK OLEH OPERATOR

• PENGAJUAN SECARA ELEKTRONIK OLEH OPERATOR

• VERIFIKASI ELEKTRONIK OLEH KEPALA UPT ATAU KASI TERKAIT

• TTE OLEH KEPALA DINAS

(5)

✓ Operator mengetry data yang sudah divrifali oleh kepala UPT ke dalam SIAK dan wajib

memasukkan e- mail dan no HP pemohon

✓ Operator mengajukan secara elektronik

Kepala UPT / Kepala Seksi Melakukan Verifikasi secara elektronik

Kepala Dinas Melakukan TTE

PROSEDUR PENERBITAN DOKUMEN MELALUI e-mail

✓ Laporan dari layanan

Capilonline akan masuk ke email pemohon

✓ Pemohon

mencetak sendiri dokumen

kependudukannya Pemohon mengirim

berkas melalui WA ke nomor Kepala UPT dan wajib mencantumkan e-mail dan nomor HP

(6)

LAPORAN MASUK KE e-mail PEMOHON

(7)

PEMOHON MEMASUKKAN PIN DAN KODE

(8)

DALAM MENYIKAPI PANDEMI COVID-19 DINAS DUKCAPIL KABUPATEN LOMBOK TIMUR TELAH MENGAMBIL

LANGKAH-LANGKAH ANTISIPASI YAITU :

• MEMBUAT PROTOKOL PELAYANAN PANDEMI COVID-19, DIMANA PELAYANAN YANG DIBERIKAN BERBASIS DARING / MEDSOS

• MENDISTRIBUSIKAN APD BERUPA MASKER, TEMPAT CUCI TANGAN, LAP TANGAN, SABUN TANGAN, TISSU HIGIENIS, HAND SANITIZER DI MASING-MASING UNIT PELAYANAN UPT

• MEMBERIKAN ASUPAN SUPLEMEN UNTUK MENAMBAH DAYA TAHAN TUBUH BAGI STAF DUKCAPIL

• ALAT PENGUKUR DAYA TAHAN TUBUH (DALAM PROSES PENGIRIMAN)

• SARUNG TANGAN (DALAM PROSES PENGIRIMAN)

• PAKAIAN PELINDUNG (DALAM PROSES PENGIRIMAN)

(9)

ANGGARAN PENANGANAN COVID-19

❖ REALOKASI ANGGARAN YANG BERASAL DARI APBD DAN APBN PADA POS BELANJA DUKCAPIL UNTUK PENANGANAN COVID-19 LEBIH DARI Rp. 600.000.000,- (ENAM RATUS JUTA RUPIAH) SEHINGGA ADA

BEBERAPA POS KEGIATAN YANG DIHAPUS DARI PAGU ANGGARAN

YANG SUDAH ADA, DIANTARANYA REPLIKASI PROGRAM “BAKSO” DAN SOSIALISASI ADMINDUK DI SEMUA KECAMATAN. UNTUK ITU DALAM RANGKA TETAP MENGEFEKTIFKAN KINERJA INSTITUSI TELAH

DILAKUKAN RASIONALISASI ANGGARAN SESUAI KETENTUAN DAN PRIORITAS

❖ PORSI BELANJA YANG BERASAL DARI APBD DAN APBN PADA POS

BELANJA DUKCAPIL UNTUK PEMANTAPAN PELAYANAN ADMINDUK

MENYIKAPI DAMPAK PANDEMI COVID-19 SEKITAR Rp. 200.000.000,-

(DUA RATUS JUTA RUPIAH)

(10)

INOVASI PELAYANAN ADMINDUK DALAM MASA PANDEMI COVID-19

➢ PELAYANAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DI KABUPATEN LOMBOK TIMUR TETAP BERJALAN DENGAN BEBERAPA PENGATURAN DAN SKALA PRIORITAS PELAYANAN TERKAIT DENGAN

PROTOKOL KESEHATAN MENGANTISIPASI PENYEBARAN COVID-19

➢ PELAYANAN YANG DIBERIKAN BERBASIS DARING

/ MEDSOS

(11)

(12)

(13)

(14)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Tahapan Kerja Petugas Pendataan Kependudukan Desa

(PPKD) Secara Daring

(15)

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Pengesahan Disahkan Oleh

Nama SOP Tahapan Kerja Petugas Pendataan Kependudukan Desa (PPKD) Secara Daring

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa

2. Permendagri Nomor 2 Tahun 2017 tentang Standar Pelayanan Minimal (SPM) Desa

3. Permendagri Nomor 119 Tahun 2017 tentang Pengangkatan, Pemberhentian, Tugas Pokok Pejabat Pencatatan Sipil dan Petugas Registrasi

4. Peraturan Bupati Lombok Timur Nomor 40 Tahun 2019 tentang percepatan kepemilikan Akte Kelahiran melalui jalur lintas sektoral

5. Peraturan Bupati Lombok Timur Nomor 11 Tahun 2019 tentang pembentukan ,kedudukan dan susunan organisasi, tugas dan tata kerja unit pelayanan tekhnis Dinas Kependudukan Dan Pencattan Sipil Kabupaten Lombok Timur

1. Minimal SMA atau sederajat

2. Pernah mengikuti Pelatihan Fasilitator PS2H

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. Telepon Seluler 2. Aplikasi Whats App 3. Perangkat Komputer 4. Jaringan Internet 5. Aplikasi SIAK 6. Alat Tulis Kantor 7. Printer

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

(16)

No Uraian Prosedur

Pelaksana Mutu Baku

Disdukcapil/ Ket UPT Disdukcapil

PPKD Pokja

Adminduk Pemohon Kelengkapan Waktu Output

1. Mengajukan permohonan dan menyerahkan berkas persyaratan kepada Pokja Adminduk

• Berkas

persyaratan 1 menit

Berkas persyaratan sudah diterima Pokja

Adminduk/Petugas Pendata/SIKSNG/

Relawan Covid

2.

Melakukan verifikasi kelengkapan berkas.

Jika berkas belum lengkap, meminta Pemohon melengkapi berkas.

Jika berkas sudah lengkap, menyerahkan berkas kepada PPKD dan memberikan Lembar Tanda Terima kepada Pemohon.

• Berkas persyaratan

• Lembar Tanda Terima

• Alat Tulis

5 menit

Kelengkapan berkas persyaratan sudah diverifikasi.

3.

Melakukan verifikasi dan validasi berkas.

Jika berkas belum lengkap dan benar,

mengembalikan kepada Pokja Adminduk agar meminta Pemohon melengkapi berkas.

Jika berkas sudah lengkap dan benar,

memindai/memfoto berkas dan mengirimkan ke Dukcapil /UPT Dukcapil melalui Aplikasi Whats App sesuai jenis layanan.

• Alat Tulis

• Telepon Seluler

• Jaringan Internet

• Aplikasi Whats app

10 menit

Verifikasi sudah dilakukan, berkas persyaratan sudah dikirimkan ke Dukcapil

4.

Menerima berkas persyaratan dan memeriksa kelengkapan berkas persyaratan.

Jika berkas permohonan tidak lengkap, menginformasikan PPKD melalui aplikasi Whats App agar melengkapi berkas.

Jika berkas sudah lengkap, melanjutkan proses penerbitan Dokumen Kependudukan sesuai prosedur.

• Telepon Seluler

• Perangkat Komputer

• Database SIAK

10 menit Verifikasi berkas sudah dilakukan.

T

1

Y

Mulai

Y T

T Y

(17)

PPKD Pokja

5. Memproses penerbitan Dokumen Kependudukan

• Database SIAK

• Printer

• Blangko Dokumen Kependudukan

• Alat tulis

1 hari

Dokumen Kependudukan sudah diterbitkan.

6.

Menginformasikan kepada PPKD bahwa Dokumen Kependudukan sudah diterbitkan dan dapat diambil

• Telepon Seluler

1 menit

Informasi pengambilan Dokumen Kependudukan sudah disampaikan

7. Mengambil Dokumen Kependudukan dengan

menyerahkan berkas persyaratan hard copy • Berkas Persyaratan 5 menit

Berkas persyaratan sudah diterima Petugas

8.

Memeriksa Dokumen Kependudukan yang diterima.

Apabila terdapat kesalahan penulisan dalam Dokumen Kependudukan, mengembalikan dokumen kepada Petugas untuk diperbaiki.

Apabila sudah sesuai, menandatangani Lembar Tanda Terima Pengambilan Dokumen Kependudukan.

• Dokumen Kependudukan

• Alat Tulis

5 menit

Dokumen Kependudukan sudah diperiksa kesesuaiannya, Lembar Tanda Terima sudah ditandatangani.

Pemeriksaan kesesuaian Dokumen Kependudukan dengan berkas persyaratan bisa dilakukan oleh Petugas Loket Dukcapil ataupun PPKD.

T 1

Y

2

Revisi

(18)

PPKD Pokja

9.

Menyerahkan Dokumen Kependudukan kepada Pokja Adminduk

Menandatangani lembar tanda terima

• Dokumen

kependudukan 5 menit

Dokumen Kependudukan sudah diterima Pokja Adminduk.

10. Mendistribusikan Dokumen Kependudukan kepada Pemohon.

• Dokumen

Dokumen Kependudukan sudah diterima Pemohon.

11.

Menginformasikan kepada Disukcapil / UPT Disdukcapil melalui Aplikasi Whats App bahwa Dokumen Kependudukan sudah diterima Pemohon.

• Telepon Seluler

• Aplikasi Whats App

1 menit

Informasi penerimaan dokumen kependudukan sudah disampaikan.

2

Selesai

(19)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Tahapan Kerja Petugas Pendataan Kependudukan Desa (PPKD)

Secara Daring

(20)

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Pengesahan Disahkan Oleh

Nama SOP Tahapan Kerja Petugas Pendataan Kependudukan Desa (PPKD) Secara Daring

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa

2. Permendagri Nomor 2 Tahun 2017 tentang Standar Pelayanan Minimal (SPM) Desa

3. Permendagri Nomor 119 Tahun 2017 tentang Pengangkatan, Pemberhentian, Tugas Pokok Pejabat Pencatatan Sipil dan Petugas Registrasi

4. Peraturan Bupati Lombok Timur Nomor 40 Tahun 2019 tentang percepatan kepemilikan Akte Kelahiran melalui jalur lintas sektoral

5. Peraturan Bupati Lombok Timur Nomor 11 Tahun 2019 tentang pembentukan ,kedudukan dan susunan organisasi, tugas dan tata kerja unit pelayanan tekhnis Dinas Kependudukan Dan Pencattan Sipil Kabupaten Lombok Timur

1. Minimal SMA atau sederajat

2. Pernah mengikuti Pelatihan Fasilitator PS2H

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. Telepon Seluler 2. Aplikasi Whats App 3. Perangkat Komputer 4. Jaringan Internet 5. Aplikasi SIAK 6. Alat Tulis Kantor 7. Printer

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

(21)

PPKD Pokja

1. Mengajukan permohonan dan menyerahkan berkas

persyaratan kepada Pokja Adminduk • Berkas persyaratan 1 menit

Berkas persyaratan sudah diterima Pokja Adminduk/Petugas Pendata/SIKSNG/

Relawan Covid

2.

Melakukan verifikasi kelengkapan berkas.

Jika berkas belum lengkap, meminta Pemohon melengkapi berkas.

Jika berkas sudah lengkap, menyerahkan berkas kepada PPKD dan memberikan Lembar Tanda Terima kepada Pemohon.

• Alat Tulis

5 menit

Kelengkapan berkas persyaratan sudah diverifikasi.

3.

Melakukan verifikasi dan validasi berkas.

Jika berkas belum lengkap dan benar,

mengembalikan kepada Pokja Adminduk agar meminta Pemohon melengkapi berkas.

Jika berkas sudah lengkap dan benar,

memindai/memfoto berkas dan mengirimkan ke Dukcapil /UPT Dukcapil melalui Aplikasi Whats App sesuai jenis layanan.

• Alat Tulis

• Telepon Seluler

• Aplikasi Whats app

10 menit

Verifikasi sudah dilakukan, berkas persyaratan sudah dikirimkan ke Dukcapil

4.

Menerima berkas persyaratan dan memeriksa kelengkapan berkas persyaratan.

Jika berkas permohonan tidak lengkap,

menginformasikan PPKD melalui aplikasi Whats App agar melengkapi berkas.

Jika berkas sudah lengkap, melanjutkan proses penerbitan Dokumen Kependudukan sesuai prosedur.

• Telepon Seluler

• Aplikasi Whats app

• Database SIAK

10 menit Verifikasi berkas sudah dilakukan.

T

1

Y

Mulai

Y T

T Y

(22)

PPKD Pokja

5. Memproses penerbitan Dokumen Kependudukan

• Database SIAK

• Printer

• Blangko Dokumen Kependudukan

• Alat tulis

1 hari

Dokumen

Kependudukan sudah diterbitkan.

6.

Menginformasikan kepada PPKD bahwa Dokumen Kependudukan sudah diterbitkan dan dapat diambil

• Telepon Seluler

• Aplikasi Whats app 1 menit

Informasi pengambilan Dokumen

Kependudukan sudah disampaikan

7. Mengambil Dokumen Kependudukan dengan

menyerahkan berkas persyaratan hard copy • Berkas Persyaratan 5 menit

Berkas persyaratan sudah diterima Petugas

8.

Memeriksa Dokumen Kependudukan yang diterima.

Apabila terdapat kesalahan penulisan dalam Dokumen Kependudukan, mengembalikan dokumen kepada Petugas untuk diperbaiki.

Apabila sudah sesuai, menandatangani Lembar Tanda Terima Pengambilan Dokumen

Kependudukan.

• Dokumen Kependudukan

• Alat Tulis

5 menit

Dokumen

Kependudukan sudah diperiksa

kesesuaiannya, Lembar Tanda Terima sudah ditandatangani.

Pemeriksaan kesesuaian Dokumen Kependudukan dengan berkas persyaratan bisa dilakukan oleh Petugas Loket Dukcapil ataupun PPKD.

T 1

Y

2

Revisi

(23)

PPKD Pokja

9.

Menyerahkan Dokumen Kependudukan kepada Pokja Adminduk

Menandatangani lembar tanda terima

• Dokumen

Dokumen

Kependudukan sudah diterima Pokja Adminduk.

10. Mendistribusikan Dokumen Kependudukan kepada Pemohon.

• Dokumen

Dokumen

Kependudukan sudah diterima Pemohon.

11.

Menginformasikan kepada Disukcapil / UPT Disdukcapil melalui Aplikasi Whats App bahwa Dokumen Kependudukan sudah diterima Pemohon.

• Telepon Seluler

• Aplikasi Whats App

1 menit

Informasi penerimaan dokumen

kependudukan sudah disampaikan.

2

Selesai