Jurnal TIPS : Jurnal Teknologi Informasi dan Komputer Politeknik Sekayu E-ISSN 2654-5071
Volume 11, No. 1, Januari-Juni 2021, h.10-16
Page
10
APLIKASI MANAJEMEN ADMINISTRASI TATA USAHA PADA SMA NEGERI 1 SEKAYU
Ekkal Prasetyo, S.Kom., M.Kom.
Program Studi Teknik Informatika, Politeknik Sekayu
Email: excal.polsky@gmail.com
ABSTRAK
Aplikasi ini bertujuan untuk membantu staf tata usaha dalam melakukan pengelolaan dan pengarsipan data, sehingga manajemen administrasi sekolah dapat berjalan dengan semestinya. Tepatnya pada bidang Tata Usaha Sekolah Menengah Atas (SMA) Negeri 1 Sekayu yang belum menerapkan manajemen administrasi tata usaha dengan menggunakan aplikasi, dan masih menjalankan proses manajemen administrasi seperti pada umumnya, yaitu dengan cara mencatat data kedalam buku besar dan menumpuk arsip didalam lemari. Dengan permasalahan tersebut penulis ingin membuat aplikasi manajemen administrasi tata usaha sehingga dapat membantu berjalannya proses pengelolaan dan pengarsipan data yang dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Aplikasi ini digunakan pada komputer, dan dijalankan secara offline atau tanpa akses internet. Aplikasi ini dibangun menggunakan Microsoft Visual Basic 2010 express, dengan Bahasa pemrograman Visual Basic. Dan pengarsipan data menggunakan database server MySQL. Aplikasi ini terdiri dari beberapa menu pengolahan data seperti, data pegawai, data guru, data jadwal rapat, data siswa, data surat masuk dan data surat keluar. Dan terdapat laporan yang sudah siap dicetak dalam menu laporan pada aplikasi. Serta terdapat menu tambahan seperti menu pengguna digunakan untuk pengaturan pengguna, dan menu tentang aplikasi berisi penjelasan singkat mengenai aplikasi.
Kata Kunci : Internet, Offline, Visual Basic.
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam menyimpan suatu arsip ataupun laporan, kearsipan merupakan suatu hal yang sangat penting dan perlu diperhatikan dengan baik, karena proses pengaturan penyimpanan arsip perlu dilakukan secara sistematis, apalagi arsip yang sudah ada sejak bertahun tahun lamanya. Jika proses pengarsipan dilakukan dengan baik maka arsip yang diperlukan dapat dicari dan ditemukan dengan cepat dan mudah. Begitu juga sebaliknya jika proses pengarsipan tidak dilakukan dengan baik maka arsip berupa informasi penting bisa saja hilang.
Meskipun sistem kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting, bidang manajemen administrasi juga merupakan hal yang tidak kalah penting, karena bidang tersebut yang memberikan informasi layanan administrasi untuk melaksanakan kegiatan secara efektif. Akan tetapi saat ini proses kearsipan dan proses manajemen administrasi belum diperhatikan dengan baik, misalnya pada
proses kearsipan, arsip-arsip penting masih
disimpan didalam lemari dan bertumpuk tumpuk begitu saja. sehingga saat diperlukan sulit untuk dicari dan ditemukan, bahkan terkadang arsip yang sudah terlalu lama disimpan menjadi rusak atau bahkan bisa hilang. Dan proses manajemen
administrasi pun masih dilakukan secara
konfensional dengan cara mencatat semua datanya. Hal ini membuat sistem kearsipan dan proses manajemen administrasi yang berjalan menjadi tidak efektif.
Pada SMA Negeri 1 Sekayu, proses pengarsipan yang dilakukan oleh staf tata usaha sama seperti proses pengarsipan pada umumnya yaitu dengan disimpan dilemari dan di susun di rak dengan rapi. begitu pula dengan proses manajemen administrasi pada SMA Negeri 1 Sekayu yang
dilakukan secara konfensional dengan cara
mencatat semua data ke dalam sebuah buku besar yang kemudian diberi label sesuai nama data tersebut. Pada saat arsip dibutuhkan dan dengan banyaknya arsip yang ada, maka staf harus mencari
▸ Baca selengkapnya: download sk tata usaha sekolah
(2)Page
11
dengan begitu teliti dan tentu hal tersebut menyulitkan staf yang bekerja, proses pencarian data tersebut bisa membutuhkan waktu yang cukup lama pula.
Melihat permasalahan diatas, maka penulis ingin membuat suatu aplikasi yang digunakan untuk memudahkan staf tata usaha dalam melakukan pengelolaan kearsipan dan proses manajemen administrasi. Dengan demikian, judul yang akan penulis ambil adalah “Aplikasi Manajemen
Administrasi Tata Usaha Pada SMA Negeri 1 Sekayu” diharapkan dengan adanya aplikasi
tersebut dapat mempermudah dan mempercepat
pengelolaan pengarsipan dan manajemen
administrasi.
1.2 Perumusan Masalah
Melihat latar belakang masalah tersebut, maka dapat dirumuskan beberapa masalah sebagai berikut:
1). Bagaimana cara agar proses manajemen administrasi bisa diterapkan didalam sebuah aplikasi?
2). Bagaimana cara agar proses pengarsipan bisa dilakukan dengan baik?
3). Bagaimana cara mengembangkan aplikasi yang bersifat User Friendly sehingga dapat mempermudah staf dalam mengelola data?
1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Penelitian
Tujuan dari pembuatan aplikasi manajemen administrasi tata usaha ini adalah:
1). Membuat sebuah aplikasi manajemen
administrasi yang dapat memberikan kemudahan bagi pengguna dalam mengelola data sekolah yang berbasis desktop.
2). Menghasilkan aplikasi yang dapat
memudahkan pekerjaan staf tata usaha dalam mengelola data administrasi sekolah.
3). Membantu pihak sekolah SMA Negeri 1 Sekayu dalam memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk meningkatkan mutu sekolah.
1.3.2 Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan penulis dari pembuatan aplikasi manajemen administrasi tata usaha ini adalah :
1). Proses manajemen administrasi tata usaha pada SMA Negeri 1 Sekayu menjadi lebih terstruktur.
2). Data atau arsip sekolah menjadi lebih aman karena tersimpan dengan baik.
3). Memudahkan pekerjaan staf tata usaha sekolah dalam melakukan pengelolaan data sekolah. 4). Mutu dan kualitas sekolah menjadi meningkat
karena pemanfaatan teknologi yang ada dalam proses administrasi sekolah.
1.4 Metode Penelitian
1.4.1 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data dalam penilitian ini dilakukan dengan cara:
1) Obsevarsi
Peneliti melakukan pengamatan langsung pada instansi terkait untuk mendapatkan data dan informasi yang di butuhkan untuk membangun serta menyelesaikan Penelitian.
2) Wawancara (Interview)
Teknik wawancara ini merupakan tanya jawab
secara langsung kepada pihak terkait
mengenai permasalahan yang dibahas dalam pembuatan sistem.
3) Studi Pustaka
Peneliti mencari data dan informasi yang dibutuhkan dari sumber media cetak berupa jurnal maupun internet yang berkaitan dengan penelitian yang akan diselesaikan.
Page
12
1.4.2 Metode Perancangan SistemPenulis menggunakan metode Rapid
Aplication Development (RAD). Metode Rapid
Aplication Development menekankan pada sebuah keterurutan dalam proses pengembangan perangkat lunak. Metode ini adalah sebuah metode yang tepat untuk membangun sebuah perangkat lunak untuk waktu pengerjaan yang pendek. dengan tahapan sebagai berikut:
Gambar 1.1 Diagram Rapid Aplication Development Model
1). Pemodelan Bisnis
Pemodelan yang dilakukan untuk memodelkan fungsi bisnis untuk mengetahui informasi apa yang terkait proses bisnis, informasi apa saja yang harus dibuat, siapa yang harus membuat informasi itu, bagaimana alur informasi itu, proses apa saja yang terkait pada informasi itu.
2). Pemodelan data
Memodelkan data apa saja yang dibutuhkan berdasarkan pemodelan bisnis yang mendefinisikan atribut-atributnya beserta relasinya dengan data-data lain. Data yang dibutuhkan dalam pembuatan sistem ini yaitu berupa data pegawai, guru, siswa, dan data lainnya mengenai sekolah tempat analisis. 3). Pemodelan Proses
Mengimplementasikan fungsi bisnis yang sudah didefinisikan terkait dengan implementasi data. Perancangan aplikasi berupa usecase diagram dan activity diagram.
4). Pembuatan Aplikasi
Mengimplementasikan pemodelan proses dan data menjadi program. Model RAD sangat menganjurkan pemakaian komponen yang sudah
ada jika dimungkinkan. Proses pengkodean atau pembuatan koding dilakukan pada aplikasi visual
basic 2010.
5). Pengujian dan Pergantian
Menguji komponen-komponen yang dibuat. Jika sudah teruji maka pengembang komponen dapat beranjak untuk mengembangkan komponen berikutnya. Setelah proses pengkodean maka akan dilakukan proses pengujian. Jika terdapat kesalahan dalam program maka akan langsung diperbaiki dan dilakukan pergantian sesuai dengan kebutuhan aplikasi tersebut.
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Aplikasi
Menurut Dhanta (2011:32) Aplikasi
merupakan software yang dibuat oleh suatu perusahaan komputer untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu, misalnya Microsoft Word, Microsoft
Excel.
Menurut Asropudin (2013) Aplikasi adalah
software yang dibuat oleh suatu perusahaan komputer untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu.
2.2 Manajemen
Menurut John Suprihanto (2014:2)
Manajemen adalah sebuah proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang sudah di tetapkan. Yang
juga merupakan pengambilan keputusan
(management is a decision making).
Menurut Haris Nurdiansyah & Robbi Saepul Rahman (2017) Manajemen adalah rangkaian – rangkaian aktivitas yang terdiri dari perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan pengendalian untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah di targetkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber – sumber lainnya.
Pembuatan Aplikasi
Pengujian &Pergantian Pemodelan Bisnis
Pemodelan Data Pemodelan Proses
Page
13
2.3 AdministrasiMenurut Chrisyanti di dalam Alemina Henuk-Kacaribu (2020) Administrasi berasal dari kata yunani, yaitu administrare yang berarti melayani, membantu, sedangkan dalam bahasa inggris
menggunakan istilah administration yang
sebenarnya berasal dari kata Ad (intensive) dan
ministrare (to serve) yang berarti melayani, sehingga administrasi dapat diartikan melayani dengan baik.
Menurut Mariati Rahman (2017:5)
Administrasi adalah suatu kegiatan proses, terutama mengenai cara-cara, sarana untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Administrasi juga dapat dirumuskan sebagai pengorganisasian dan pengarahan sumber daya manusia, tenaga kera, dan materi untuk mencapai tujuan yang dikehendaki.
2.4 Tata Usaha Sekolah
Tata usaha sekolah adalah bagian dari unit
pelaksana teknis penyelenggaraan sistem
administrasi dan informasi pendidikan di sekolah. Informasi yang tata usaha sekolah kelola penting sebagai basis pelayanan dan bahan pengambilan keputusan sekolah. Semakin lengkap dan akurat data terhimpun maka pemberian pelayanan makin mudah dan pengembilan keputusan makin tepat.
2.5 Visual Basic 2010
Menurut Christoper Lee (2014:1) Visual basic
2010 adalah inkarnasi dari bahasa Visual basic yang sangat populer dan dilengkapi dengan fitur serta fungsi yang setara dengan bahasa tingkat tinggi lainnya seperti C++. Visual basic 2010 dapat digunakan untuk membuat aplikasi Windows,
mobile, Web, dan Office yang kompleks. Menyediakan berbagai tools dan fitur canggih yang memungkinkan untuk menulis kode, menguji, dan
menjalankan program tunggal atau terkadang serangkaian program terkait dengan satu aplikasi.
2.6 Basis Data (Database)
Agus Saputra (2011:17) mengatakan bahwa basis data adalah elemen basis data sistem
informasi berfungsi sebagai media untuk
penyimpanan data dan informasi yang dimilikai oleh sistem informasi bersangkutan. Setiap aplikasi dan sistem yang memiliki data didalamnya (dengan disertai proses manipulasi data berupa insert,
delete, edit, dan upload) pasti memiliki basis data. Menurut Supriyanto (2017:4) mengatakan bahwa basis data merupakan data yang saling terhubung dan berkaitan dengan subjek tertentu pada tujuan tertentu pula. Hubungan antardata ini dapat dilihat
oleh adanya field ataupun kolom.
Berdasarkan dari kutipan diatas dapat
disimpulkan bahwa basis data merupakan
kumpulan data yang saling terhubung dan berkaitan dengan subjek tertentu pada tujuan tertentu pula.
III. ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1 Analisa Kebutuhan
Pada tahap ini di bentuk spesifikasi kebutuhan dari pembangunan aplikasi pengolahan data kehadiran karyawan yang terdiri dari kebutuhan perangkat lunak (softrware) dan perangkat keras
(hardware).
3.1.1 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) dan Perangkat Keras (Hardware)
a). Processor : 2.00 Ghz minimal, 3.00 Ghz
Recomended
b). RAM : 2 GB minimum, 4 GB Recomended
c). Hardisk : 500 GB minimum, 1 TB
Recomended
d). Monitor : 1280 x 800 min screen resolution e). Perangkat input : keyboard, mouse f). Perangkat Cetak : Deskjet Printer
Page
14
g). Editor Code : VB code
h). Web Server : Apache versi 2.4.41 (Win64),
OpenSSL versi 1.1.1c, PHP versi 7.3.11
i). Database server : MySQL versi 8.0.18 j). Bahasa pemrograman : Visual Basic k). Remote database server : PhpMyAdmin
3.2 Perancangan Sistem
3.2.1 Perancangan Use Case Diagram
Gambar 3.1 Use Case Diagram.
Pada use case diatas, terdapat satu aktor yaitu staf TU. Aktor ini dapat melakukan beberapa kegiatan yaitu mengelola data pegawai, mengelola data siswa, mengelola data jadwal kegiatan, mengelola surat masuk, surat keluar, mengelola admin dan melihat serta mencetak laporan.
3.2.2 Perancangan ERD
Gambar 3.2 ERD (Entiti Relatinship Diagram).
Pada gambar 3.2 ERD terdapat 6 buah entitas diantaranya entitas admin, pegawai, data siswa, surat masuk dan keluar serta jadwal rapat yang saling dihubungkan oleh relasi kelola, dimana admin utama bisa mengelola semua data dari tiap
entitas sedangkan pegawai hanya bisa mengelola data guru dan data siswa saja.
IV. IMPLEMENTASI
Hasil dari pengerjaan dan pengujian penelitian ini adalah sebuah aplikasi pengelolaan dan pengarsipan data yang digunakan untuk tata usaha sekolah pada SMA Negeri 1 Sekayu. Aplikasi ini berfungsi untuk memudahkan staf tata usaha sekolah dalam melakukan pengelolaan dan pengarsipan data sesuai menu yang terdapat pada aplikasi. Aplikasi ini sudah merangkum beberapa arsip data seperti data pegawai, data siswa, data jadwal kegiatan, data surat masuk dan data surat keluar, sehingga sudah cukup mencakup beberapa arsip dalam satu aplikasi.
Selain itu staf tata usaha bisa mencetak data ataupun laporan yang sudah tersedia, dan mencari data dengan mudah apabila diperlukan, dengan begitu staf tidak kesulitan mencari data dalam keseluruhan data yang begitu banyak.
4.1. Halaman Login
Antarmuka ini muncul ketika pengguna
mulai menggunakan aplikasi. Sebelum
memasuki aplikasi maka pengguna harus melakukan login terlebih dahulu, jika berhasil
login maka akan langsung menampilkan antarmuka halaman utama
Page
15
4.2 Halaman BerandaSetelah pengguna sukses login maka halaman beranda akan buka, yang menampilkan halaman beranda dengan beberapa menu yang bisa diakses
yaitu master data, arsip, kelas, laporan,
administrasi, tentang aplikasi dan keluar (logout).
Gambar 4.2 Halaman Beranda. 4.3 Halaman Master Data
Tampilan menu master data memuat beberapa menu seperti menu pegawai, menu siswa, menu jadwal kegiatan, dan menu input jenis dokumen yang digunakan untuk melakukan pengelolaan data sesuai kepentingan pengguna.
Gambar 4.3 Halaman Master Data 4.3.1 Tampilan Form Pegawai
Form data pegawai berfungsi untuk
melakukan pengelolaan data pegawai seperti input, edit, hapus, dan cetak.
Gambar 4.4 Form Pegawai
4.3.2 Halaman Arsip Pegawai
Arsip pegawai berfungsi untuk menampilkan arsip seluruh data pegawai, dan mencari data pegawai.
Gambar 4.5 Halaman Arsip Pegawai 4.3.3 Form Data Jadwal Kegiatan
Form data jadwal kegiatan berfungsi untuk melakukan pengelolaan data jadwal kegiatan seperti input, edit, dan hapus.
Gambar 4.6 Form Data Jadwal Kegiatan
4.3.4 Form Data Siswa
Form data siswa berfungsi untuk melakukan pengelolaan data siswa seperti input, edit, hapus, dan cetak.
Gambar 4.7 Form Data Siswa
4.3.5 Tampilan Laporan
Berikut merupakan tampilan dari laporan yang bisa langsung di cetak.
Page
16
Gambar 4.8 Tampilan Laporan4.3.6 Tampilan Menu Tentang Aplikasi
Menu tentang aplikasi memuat penjelasan dan deskripsi singkat mengenai aplikasi ataupun mengenai fungsi-fungsi dari setiap menu yang ada.
Gambar 4.9 Tentang Aplikasi
V. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. KESIMPULAN
Berdasarkan tahapan yang telah dilakukan
dalam perancangan aplikasi manajemen
administrasi ini, maka penulis dapat menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut :
1) Aplikasi ini dirancang dengan mempunyai beberapa menu yaitu master data yang terdapat sub menu yaitu data pegawai, data siswa dan data jadwal. Menu surat terdiri dari surat masuk, surat keluar, arsip masuk, dan arsip keluar. Menu laporan, menu administrator, dan menu tentang aplikasi. Setelah dibangun aplikasi ini mempunyai tambahan menu seperti menu kelas, dan menu input jenis dokumen.
2) Aplikasi ini menyediakan fungsi upload surat
yang digunakan untuk menyimpan dan
mencetak surat dalam format pdf, sehingga
memudahkan staf dalam melakukan pencarian dan melakukan cetak surat.
5.2. SARAN
Berdasarkan penjelasan diatas dalam
menyelesaikan Aplikasi Manajemen Administrasi Tata Usaha Pada SMA Negeri 1 Sekayu, maka saran yang diberikan penulis untuk pengguna aplikasi ini yaitu:
Staf tata usaha hendaknya memahami cara pemakaian aplikasi ini dengan cara membaca buku petunjuk atau melakukan pelatihan pemakaian aplikasi.
DAFTAR PUSTAKA
Saputra Agus. panduan praktis database server mysql, Jakarta: Elex Media Koputindo. 2011.
Asropudin, P. Kamus Teknologi Informasi. Bandung: Titisan Ilmu. 2013.
Dhanta, Rizky. Kamus Istilah Komputer Grafis & Internet. Surabaya: Indah.
Henuk-Kacaribu, Alemina. Pengantar Ilmu
Administrasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. 2020.
Kompasiana.com. (23 Agustus 2020). Peranan Tata
Usaha di Sekolah dalam mengelola
Pendidikan untuk Mengingkatkan Hasil Pendidikan yang Bermutu. Diakses Pada 22 April 2021, dari https://www.kompasiana. com/tanamilmu/55107982a33311c739ba84c 4/peranan-tata-usaha-di-sekolah-dalam-men gelola-pendidikan-untuk-meningkatkan-hasi l-pendidikan-yang-bermutu.
Lee Christoper. Buku Pintar Pemrograman VB 2010. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. 2014.
Nurdiansyah Haris, Saeful Rahman Robbi.
Pengantar Manajemen. Yogyakarta: Diandra kreatif. 2019
Rahman Mariati. Ilmu Administrasi. Makasar:CV Sah Media.2017
Supriyanto. Peograman Database menggunakan java dan MySQL. Jakarta: Media Kita. 2017 Suprihanto John. Manajemen. Yogyakarta: Gadjah
