SISTEM INFORMASI INVENTARIS LABORATORIUM BERBASIS WEB PADA SMA NEGERI 4 YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI

SISTEM INFORMASI INVENTARIS LABORATORIUM BERBASIS WEB PADA SMA NEGERI 4 YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Salamah Permadyanti Putri 10.11.4329

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2013

INVENTORY INFORMATION SYSTEMS OF LABORATORY WEB-BASED AT SMA NEGERI 4 YOGYAKARTA

SISTEM INFORMASI INVENTARIS LABORATORIUM BERBASIS WEB PADA SMA NEGERI 4 YOGYAKARTA

Salamah Permadyanti Putri Ema Utami

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Laboratory is a place to practicum of which is equipped with various types of tools according to the type of practicum. Tools contained in the laboratory requires data collection and documentation of routine maintenance.

Data collection and documentation of laboratory equipment is still done manually.

Data collection is still done using paper that causes the data storage and retrieval of laboratory equipment to be inefficient, ineffective and time consuming. That requires the existence of a system inventory information that will help data collection and documentation of laboratory equipment maintenance becomes more rapid, effective and efficient.

The system is built using PHP programming language and MySQL database with collection methods data a field study and literature in the construction of the laboratory inventory information system. This system contains menus that focus on the management of laboratory equipment such as for routine maintenance records, detailed search tools, classification according to laboratory equipment, preparation of reports which can be printed as a pdf. The availability of this inventory information system will make data collection becomes more controlled laboratory equipment.

Keywords: laboratory, inventory system information, laboratory equipment

1

1. Pendahuluan

Laboratorium merupakan tempat yang digunakan untuk melakukan kegiatan pengujian, riset ilmiah, praktek pembelajaran dan penelitian. Laboratorium dilengkapi dengan peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang kegiatan yang dilakukan sehingga perlu adanya proses pencatatan terhadap inventaris peralatan yang ada di laboratorium.

Proses ini penting dilakukan untuk memonitor atau memantau kondisi peralatan yang ada tersebut. Proses pencatatan data inventaris peralatan laboratorium yang masih dilakukan secara manual memiliki beberapa kekurangan yaitu dalam hal penyimpanan dan pencarian.

Sistem informasi inventaris laboratorium sangat diperlukan karena dapat memberikan kemudahan dalam melakukan proses inventarisasi peralatan yang ada pada laboratorium baik dari segi pengarsipan, perawatan, peminjaman, maupun alat keluar.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem, Informasi 2.1.1 Definisi Sistem

Sistem merupakan jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul, bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan susatu sasaran tertentu¹.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Untuk dapat mengembangkan suatu sistem perlu membedakan unsur-unsur yang membentuk suatu sistem. Unsur-unsur dari sistem yaitu tujuan sistem, batasan sistem, masukan(input), keluaran(output), proses, mekanisme pengendalian, dan umpan balik².

2.1.3 Definisi Informasi

Informasi merupakan kumpulan dari data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan memiliki nilai yang lebih berarti bagi penerima. Suatu sistem dan suatu organisasi tidak akan berjalan dengan lancar apabila tidak terdapat informasi³.

1Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis(Yogyakarta:Andi Offset,1999),h.1.

2Andri Kristanto, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya( Klaten: Gava Media, 2007),h.5.

3Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan &

Organisasi Modern (Yogyakarta: Andi, 2007), h.9.

2

2.2 Konsep Sistem Informasi Manajemen

2.2.1 Definisi Sistem Informasi Manajemen

Menurut Kertahadi (1995) sistem informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya⁴.

2.3 Inventaris

2.3.1 Pengertian Inventaris

Inventaris adalah suatu daftar semua fasilitas yang ada di seluruh bagian, termasuk gedung dan isinya⁵.

3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum

3.1.1 Gambaran Umum SMA Negeri 4 Yogyakarta

SMA Negeri 4 Yogyakarta adalah SMA Negeri yang terletak di Jalan Magelang, Kelurahan Karangwaru Lor, Kecamatan Tegalrejo, Kota Yogyakarta, Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. SMA Negeri 4 memiliki banyak fasilitas, salah satunya adalah laboratorium. SMA Negeri 4 memiliki beberapa laboratorium untuk menunjang proses belajar mengajar. Setiap laboratorium memiliki banyak peralatan yang harus dicatat dan diinventarisasi.

3.1.2 Sistem Inventaris SMA N 4 Yogyakarta

Proses inventarisasi peralatan laboratorium SMA Negeri 4 Yogyakarta dilakukan oleh masing-masing laboran dari laboratorium yang ada. Perekapan mengenai peralatan laboratorium dilakukan secara manual dan proses pembuatan laporan inventaris dilakukan setiap akhir semester dan dibuat menggunakan Microsoft Excel.

3.2 Analisis

3.2.1 Identifikasi Masalah

Tahapan awal yang dilakukan dalam menganalisa sistem adalah dengan mendefinisikan masalah yang sering terjadi pada sebuah sistem. Setelah dilakukan analisis dengan analisis PIECES ada beberapa kendala yang ditemukan beberapa masalah pada pengelolaan inventaris laboratorium SMA Negeri 4 Yogyakarta. Analisis PIECES dapat dijadikan alat ukur untuk menentukan proses penyelesaian masalah dengan menganalisa dan meningkatkan 6 aspek pada analisis PIECES.

4Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan &

Organisasi Modern (Yogyakarta: Andi, 2007), h.9.

5Dikutip dari dedefortinmart.blogspot.com diakses pada tanggal 17 Maret 2013

3

3.3 Konsep Pemodelan Sistem

Setelah melalui beberapa tahapan analis sistem, maka langkah selanjutnya yang harus dilakukan ialah proses perancangan sistem. Pada proses ini berisi terjemahan dari usulan kebutuhan sebelumnya, menjadi sistem informasi berbasis komputer.

3.3.1 Konsep Flowchart Sistem

Flowchart memiliki fungsi untuk memodelkan masukan, keluaran, proses maupun transaksi dengan menggunakan simbol-simbol tertentu yang akan memudahkan pemakai dalam memahami alur dari suatu sistem inventaris laboratorium berbasis web.

3.3.2 Penggambaran DFD

DFD (Data Flow Diagram) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yag dikenakan pada data tersebut.

4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Pemograman

4.1.1 Pembuatan Database

Pembuatan database meliputi pembuatan tabel dan menentukan tipe data pada setiap field. Untuk membuat database dengan mengakses localhost/phpmyadmin lalu isi kolom Create database dengan nama database yang akan dgunakan sistem.

4.1.2 Pembuatan Koneksi Database

Pembuatan koneksi database digunakan untuk menghubungkan sistem dengan database.

4.1.3 Implementasi Basis Data

Database server yang digunakan oleh sistem adalah MySQL. Setelah membuat database maka selanjutnya adalah membuat tabel-tabel yang dibutuhkan oleh sistem inventaris laboratorium berbasis web yang akan menyimpan semua data yang berhubungan dengan sistem.

4.1.4 Pembahasan Program

Pembahasan program meliputi script-script yang digunakan dalam pembuatan sistem inventaris laboratorium berbasis web.

4

4.1.5 Pembahasan Interface

Pembahasan interface meliputi perancangan interface yang disesuaikan dengan kebutuhan agar nantinya sistem inventaris laboratorium berbasis web menjadi mudah untuk digunakan.

4.2 Tes Program

Dalam tes program terdapat 3 jenis kesalahan yang dapat terjadi, yaitu : 1. Kesalahan dalam Penulisan Syntax

2. Kesalahan Sewaktu Proses 3. Kesalahan Logika

4.3 Tes Sistem

1. Black Box Testing

Tes program dengan pengujian black box testing memiliki fokus pada output yang dihasilkan dengan memberikan input dan kondisi eksekusi.

Pengujian dilakukan untuk melihat apakah unit program memenuhi kebutuhan yang telah disebutkan. Cara pengujian pada black box testing dilakukan dengan mengeksekusi program, kemudian mengamati apakah hasil dari program tersebut sesuai atau tidak dengan proses yang diinginkan.

2. White Box Testing

White box testing merupakan pengujian dengan memperhatikan mekanisme internal sistem dan menguji keseluruhan modul atau subsistem yang nampak maupun yang tidak nampak oleh user. Pengujian dilakukan untuk memastikan operasi internal berjalan sesuai spesifikasi atau tidak.

Apabila terdapat modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai, maka baris-baris program, variabel, dan parameter yang terlibat akan dicek satu persatu dan diperbaiki.

5

4.4 Manual Program

a. Tampilan awal

Tampilan awal dari sistem informasi inventaris laboratorium adalah halaman login atau index.php. Admin dan laboran diharuskan login untuk dapat menggunakan sistem. Admin dan laboran setiap laboratorium memiliki hak akses yang berbeda. Hak akses yang berbeda yang nantinya akan membedakan menu admin dengan menu laboran sesuai dengan laboratoriumnya.

Gambar 4.1 Halaman Login b. Tampilan Menu Alat

Menu alat adalah halaman yang tampil ketika admin atau laboran berhasil saat melakukan login. Tampilan menu alat antara admin dengan laboran berbeda. Admin dapat melihat, melihat detail alat, menambah, merubah, dan menghapus alat di semua laboratorium, sedangkan laboran hanya dapat melihat, melihat detail alat, menambah, merubah, dan menghapus alat sesuai dengan laboratorium dimana laboran berada.

Gambar 4.2 Halaman Menu Alat

6

c. Tampilan Menu Perawatan

Menu perawatan dapat diakses oleh admin dan laboran, yang membedakan adalah admin dapat melihat dan melakukan semua perawatan alat di setiap laboratorium sedangkan laboran hanya dapat melakukan perawatan alat sesuai laboratorium dimana dia berada.

Gambar 4.3 Halaman Menu Perawatan d. Tampilan Laporan

Pada menu laporan terdapat 2 pilihan menu yaitu menu upload laporan fix dan menu pilih laporan.

Gambar 4.3 Halaman Menu Laporan 4.5 Instalasi

Sistem inventaris laboratorium ini dijalankan hanya lingkup local area sehingga tidak dapat diakses oleh orang banyak melalui internet. Berikut langkah-langkah instalasi sistem informasi inventaris laboratorium :

1. Instal aplikasi xampp yang sudah berisi paket seperti apache dan MySQL 2. Instal browser untuk menjalankan sistem inventaris laboratorium

3. Jalankan program XAMPP dan klik start pada apache dan mysql 4. Buka browser lalu ketikan url : localhost/phpmyadmin

5. Membuat database pada kolom create database dan beri nama inventarislab

7

6. Pilih tab import untuk mengimport database inventarislab

7. Copy-kan file sistem ineventaris laboratorium pada folder htdocs yang terletak di c:/xampp/htdocs

8. Untuk menjalankan sistem inventaris jika sebagai komputer server maka dapat mngetikkan url pada browser localhost/invenlab

9. Jika ingin mengkoneksikan dengan komputer lain maka dapat mengetikkan url pada browser Ip server/invenlab.

4.6 Evaluasi 4.6.1 Kelebihan

a. Sistem ini memiliki sistem keamanan yang mengenkripsi password.

b. Sistem ini dilengkapi dengan menu laporan yang dapat dipilih sesuai dengan laporan, semester, dan tahun ajaran yang dipilih.

c. Sistem ini dilengkapi dengan notifikasi alat yang masih memerlukan perawatan.

4.6.2 Kekurangan

a. Sistem ini hanya dapat diakses dalam server local seperti localhost.

b. Belum tersedianya proses backup dan restore data 5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan uraian materi serta dengan selesainya penyusuan skripsi dan pembuatan sistem informasi inventaris laboratorium ini maka dapat kesimpulan sebagai berikut :

1. Untuk membantu laboran SMA N 4 Yogyakarta dalam pencatatan alat- alat laboratorium adalah dengan pengadaan sistem informasi inventaris laboratorium yang memudahkan laboran dalam menginputkan, menyimpan, mengubah, maupun menghapus data peralatan yang ada.

2. Dalam sistem inventaris laboratorium terdapat menu-menu yang menu yang akan membantu laboran dalam melakukan pendataan data peralatan laboratorium yaitu login, menu alat, menu laboratorium, menu tahun ajaran, menu user, menu perawatan, menu notifikasi menu peminjam, menu peminjaman, menu alat keluar, menu laporan dan menu profile.

5.2 Saran

1. Sistem ini dapat dikembangkan dengan dapat diakses melalui online jika dari pihak sekolah menginginkan sistem informasi inventaris dapat diakses secara online.

2. Dikembangkan dengan menyediakan fasilitas backup dan restore data.

8

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : ANDI.

Jogiyanto HM .1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstuktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset

Kristanto, Andri. 2007. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Klaten: Gava Media

Fortinmart, Dede. 2013. Manajemen Inventaris. www.dedefortinmart.blogspot.com /2011/01/manajemen-inventaris.html diakses per tanggal 17 Maret 2013