I
Website : www.jasaplus.com Mobile : 082227937747
Twitter : @ringlayer
Manual
Penggunaan Jinvoice
Daftar Isi
1. Pengantar
2. Login ke Akun Cloud Jinvoice 3. Mengatur Data Master di Jinvoice
3.0. Pengenalan Dasar Tombol untuk Operasi 3.1. Master Merek
3.2. Master Kategori 3.3. Master Inventory
3.4. Supplier 3.5. Customer 3.6. User 3.7. Perusahaan 3.8. Penomoran 3.9. Fitur
3.10. Reset Database
4. Membuat dan Mengelola Dokumen Penawaran 4.1. Buat Dokumen Penawaran Baru
4.2. Pengaturan Dokumen Penawaran 4.3. Mengirim email penawaran
5. Membuat dan Mengelola Dokumen Penjualan 5.1. Buat Dokumen Penjualan Baru
5.2. Pengaturan Dokumen Penjualan 5.3. Mengirim email penjualan
6. Membuat dan Mengelola Dokumen Pembelian 6.1. Buat Dokumen Pembelian Baru
6.2. Pengaturan Dokumen Pembelian 6.3. Mengirim email pembelian 7. Membuat dan Mengelola Invoice
7.1. Buat Dokumen Invoice Baru 7.2. Kelola Invoice
7.3. Mengirim email invoice 8. Fitur Laporan pada Jinvoice
8.1. Laporan Penjualan 8.2. Laporan Pembelian 8.3. Laporan Hutang 8.4. Laporan Piutang 9. Keluar Sistem Jinvoice 10. Bantuan Online
1. Pengantar
Jinvoice merupakan aplikasi untuk membuat mengelola invoice, surat penawaran, surat penjualan, surat pembelian berbasis cloud. Kini Anda tidak perlu lagi repot repot membuat dokumen invoice, surat penawaran, surat penjualan, surat pembelian secara manual, Anda dapat membuat dokumen pdf dan dokumen cetak untuk semua jenis surat invoice, surat penawaran, surat penjualan, surat pembelian dengan cepat, kapanpun, di manapun disertai perhitungan otomatis oleh sistem dengan menggunakan layanan aplikasi invoice berbasis cloud dari jasaplus.com
2. Login ke Akun Cloud Jinvoice
Setelah anda melakukan transfer dengan angka unik maka sistem jasaplus akan otomatis mengaktivasi akun cloud Anda. Untuk mengakses akun cloud jinvoice Anda, silahkan cek petunjuk yang kami kirimkan melalui email aktivasi Anda atau melalui sms aktivasi akun.
Untuk masuk ke akun jinvoice Anda, ketikkan username dan password lalu klik tombol login.
Jika Anda berhasil masuk ke sistem maka akan tampil halaman utama jinvoice.
3. Mengatur Data Master di Jinvoice
Data master adalah database dasar yang sifatnya konstan (jarang berubah) dan berguna untuk membantu secara otomatis pengisian data pada operasi utama aplikasi ini. Pada saat memulai jinvoice pertama kali, Anda harus melakukan pengaturan pada data master dan melakukan penyesuaian sesuai dengan kebutuhan Anda.
Untuk mulai mengatur data master Anda, klik menu master, maka akan muncul pilihan submenu dari menu master seperti tampilan ini:
Keterangan fungsi dari masing masing menu master.
Keterangan : untuk mengatur data master, lakukan mulai dari submenu paling atas hingga submenu paling bawah.
3.0. Pengenalan Dasar Tombol untuk Operasi
Sebelum memulai mengatur data dan mengoperasikan jinvoice, berikut ini adalah beberapa tombol yang umum digunakan berikut fungsi dan keterangan.
a. tombol cari
tombol ini digunakan untuk pencarian data b. tombol tambah data
tombol ini digunakan untuk penambahan data c. tombol kosongkan data
tombol ini digunakan untuk mengosongkan data di 1 tabel
d. tombol ekspor csv
tombol ini digunakan untuk mengekspor data dari 1 tabel ke csv e. tombol logout
tombol ini digunakan untuk keluar dari sistem jinvoice
f. tombol edit
tombol ini digunakan untuk mengubah 1 data entry g. tombol delete
tombol ini digunakan untuk menghapus 1 data entry
3.1. Master Merek
Digunakan untuk pengaturan data master merek. Untuk mengakses pengaturan master merek, klik menu master → merek
maka akan tampil pengaturan data untuk master merek :
3.2. Master Kategori
Digunakan untuk mengatur data master kategori. Untuk mengakses master kategori, klik menu master → kategori
3.3. Master Inventory
Digunakan untuk mengatur data master inventory. Untuk mengakses master inventory, klik menu master → inventory.
3.4. Supplier
Digunakan untuk mengatur data master supplier. Untuk mengakses master supplier, klik menu master → supplier
3.5. Customer
Digunakan untuk mengatur data master customer. Untuk mengakses menu customer, klik menu master → customer
3.6. User
Digunakan untuk mengatur data master user. Untuk mengakses master user, klik menu master → user
3.7. Perusahaan
Digunakan untuk mengatur data master perusahaan. Untuk mengakses master perusahaan, klik menu master → perusahaan
3.8. Penomoran
Digunakan untuk mengatur data master penomoran. Untuk mengakses master penomoran, klik menu master → penomoran
3.9. Fitur
Digunakan untuk mengatur data master fitur dasar jinvoice. Untuk mengakses menu fitur, klik menu master → fitur
3.10. Reset Database
Digunakan untuk mereset isi database jinvoice. Untuk mengakses reset database, klik menu master
→ reset database
4. Membuat dan Mengelola Dokumen Penawaran
4.1. Buat Dokumen Penawaran Baru
Untuk membuat dokumen penawaran baru, klik menu : penawaran→ tambah
Pada saat membuat dokumen penawaran pertama kali isikan isian data tujuan penawaran
“untuk” :
Secara otomatis sistem akan mengambil data nama customer yang sudah kita input sebelumnya di master data customer.
Setelah data tujuan surat penawaran terisi secara otomatis, isikan nama produk. Secara otomatis sistem akan mengambil data nama produk dari database master produk yang sudah kita input sebelumnya :
Setelah semua data lengkap,klik tombol proses. Secara otomatis sistem sudah menghitung jumlah total, jika setting diskon diaktifkan di master maka akan ada diskon, seperti contoh tampilan di bawah ini :
Selanjutnya jika ingin membuat versi pdf dari surat penawaran ini, klik tombol “BUAT PDF”
Maka secara otomatis sistem akan membuat versi dokumen pdf dari surat anda:
Untuk menyimpan dokumen pdf, tekan ctrl+s
Kembali lagi ke print preview surat penawaran, jika ingin membuat dokumen cetak dari surat penawaran, klik tombol “PRINT”
Selanjutnya anda tinggal menyetting di bagian print
4.2. Pengaturan Dokumen Penawaran
Menu ini digunakan untuk mengatur dokumen penawaran yang sudah pernah dibuat sebelumnya.
Untuk mengakses pengaturan dokumen penawaran, klik menu : penawaran → pengaturan
4.3. Mengirim Email Penawaran
Untuk mengirimkan dokumen pdf penawaran, pada menu pengaturan penawaran, klik tombol
“print”
Maka anda akan masuk ke halaman print preview
Sebelum mengirimkan pdf email, klik dulu tombol “Buat PDF“,lalu klik tombol “email”.
Maka akan muncul form untuk pembuatan email
Isikan nama pengirim, isikan email tujuan, edit subjek email, edit isi pesan email lalu klik tombol
“Kirim Email”
5. Membuat dan Mengelola Dokumen Penjualan 5.1. Buat Dokumen Penjualan Baru
Untuk membuat dokumen penjualan baru, klik menu : penjualan→ tambah
Berikut ini tampilan formulir untuk membuat surat dokumen penjualan baru :
Yang pertama harus diisi adalah tujuan pengiriman surat penjualan, Isikan isian “untuk”
Secara otomatis sistem akan mengambil nama nama customer berdasarkan data master customer yang sudah kita input sebelumnya, Silahkan pilih nama customer untuk dikirimi surat.
Selanjutnya isikan nama nama produk yang akan dijual :
secara otomatis sistem akan menampilkan pilihan autocomplete berdasarkan data nama nama produk yang sudah kita input sebelumnya di data master produk
Jika sudah lengkap, scroll browser ke bawah lalu klik tombol “PROSES”. Maka secara otomatis data surat sales order akan tersimpan di database :
Untuk membuat dokumen pdf dari surat ini klik tombol “buat pdf”
Untuk mencetak dokumen ini klik tombol “print”
5.2. Pengaturan Dokumen Penjualan
Menu ini digunakan untuk mengatur dokumen penjualan yang sudah pernah dibuat sebelumnya.
Untuk mengakses pengaturan dokumen penjualan, klik menu : penjualan → pengaturan
5.3.
Mengirim Email Penjualan
Untuk mengirim email dokumen penjualan berupa pdf, klik menu pengaturan penjualan, lalu pada bagian pengaturan penjualan klik tombol “print” pada salah satu data yang akan dikirimkan sebagai email. Pada bagian print preview, sebelum mengklik tombol email, klik terlebih dahulu tombol
“buat pdf” lalu klik tombol “email”
Isikan nama pengirim, isikan email tujuan, isikan subjek email, lalu isikan isi pesan email, jika sudah lengkap, klik tombol “kirim email”
6. Membuat dan Mengelola Dokumen Pembelian 6.1. Buat Dokumen Pembelian Baru
Untuk membuat dokumen pembelian baru, klik menu : pembelian→ tambah
Maka akan muncul form pembuatan surat pembelian baru :
Untuk membuat dokumen surat pembelian baru pertama tama isikan isian form “untuk”
secara otomatis sistem akan mengambil data nama nama supplier dari database master supplier yang sudah kita inputkan sebelumnya.
Jika sudah isikan nama nama produk yang ingin dibeli. Perhatian ! Pada form pembelian berbeda dengan form lain, di mana harga tidak diambil secara otomatis dari database master produk karena asumsi harga produk ditentukan oleh supplier. Oleh karena itu data harga harus diinput secara manual dan juga jumlah kuantitas yang akan dibeli harus diisi manual. Isikan tanpa tanda baca karena secara otomatis sistem akan memberikan tanda baca !
Setelah data diisi lengkap klik tombol proses.
Selanjutnya untuk membuat dokumen pdf, klik tombol “BUAT PDF”, untuk mencetak dokumen klik tombol “PRINT”
6.2. Pengaturan Dokumen Pembelian
Menu ini digunakan untuk mengatur dokumen pembelian yang sudah pernah dibuat sebelumnya.
Untuk mengakses pengaturan dokumen pembelian, klik menu : pembelian → pengaturan
6.3. Mengirimkan Email Dokumen Pembelian
Untuk mengirimkan email dokumen pembelian, klik menu pengaturan pembelian, lalu pada bagian
“pengaturan pembelian” klik tombol “print” maka Anda akan masuk ke halaman “print preview”.
Pada halaman print preview klik tombol “buat pdf” lalu kembali ke halaman pengaturan pembelian, klik tombol email, lalu pada isian form email, isikan data dengan lengkap. Langkah terakhir, klik tombol “kirim email”
7. Membuat dan Mengelola Invoice 7.1. Buat Dokumen Invoice Baru
Untuk membuat faktur baru, klik menu : invoice→ tambah
Maka akan muncul form untuk menambah invoice baru :
Pertama tama isikan isian form untuk:
Secara otomatis sistem akan memberikan pilihan data data customer dari database master customer yang sudah kita input sebelumnya.
Selanjutnya isikan nama nama produk :
Secara otomatis sistem akan mengambil data data nama produk dari database master produk yang sudah kita input sebelumnya dari database master produk.
7.2. Kelola Invoice
Menu ini digunakan untuk mengatur dokumen invoice yang sudah pernah dibuat sebelumnya.
Untuk mengakses pengaturan dokumen faktur, klik menu : invoice → pengaturan
7.3. Mengirim Email Invoice
Untuk mengirim email invoice, klik menu “pengaturan invoice” lalu klik tombol “print” setelah masuk ke halaman print preview, klik tombol “buat pdf”, setelah itu kembali ke halaman pengaturan invoice, klik tombol “email”.
8. Fitur Laporan pada Jinvoice 8.1. Laporan Penjualan
Laporan penjualan digunakan untuk melihat dan mencetak data penjualan tiap bulanya.
Keterangan : jika jumlah 0 artinya tidak ada laporan pada bulan tersebut.
8.2. Laporan Pembelian
Laporan pembelian digunakan untuk melihat dan mencetak data penjualan tiap bulanya.
8.3. Laporan Hutang
Laporan hutang digunakan untuk melihat dan mencetak data hutang tiap bulanya.
8.4. Laporan Piutang
Laporan piutang digunakan untuk melihat dan mencetak data piutang tiap bulanya.
9. Keluar Sistem Jinvoice
Untuk keluar sistem, klik tombol logout pada kanan atas.
10. Bantuan Online
Jika Anda mengalami kesulitan dan membutuhkan bantuan online silahkan kunjungi web jasaplus di http://www.jasaplus.com dan dapatkan informasi kontak.
