PERATURAN MENTERI KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA NOMOR: PM.51/UM.001/MKP/2007
TENT ANG
PEDOMAN PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS
DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA
MENTER) KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA,
Menimbang : a. bahwa dengan adanya perkembangan dan perubahan organisasi Departemen Kebudayaan dan Pariwisata dipandang perlu mengubah Keputusan Menteri Kebudayaan dan Pariwisata Nemer KM.47/UM.001/MKP/2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Tata Naskah Dinas di lingkungan Departemen Kebudayaan dan Pariwisata;
b. bahwa sehubungan dengan hal tersebut di atas, dipandang perlu menetapkan Peraturan Menteri Kebudayaan dan Pariwisata tentang Pedoman Pelaksanaan Tata Naskah Dinas di lingkungan Departemen Kebudayaan dan Pariwisata;
Mengingat 1. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 94 Tahun 2006;
2. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2005 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara Republik Indonesia sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2007;
3. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 187/M Tahun 2004 tentang Kabinet Indonesia Bersatu sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Keputusan Presiden Nomor 77/P Tahun 2007;
4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 72/KEP/M.PAN/07/2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
www.jdih.kemenparekraf.go.id
•
Menetapkan
PERTAMA
KEDUA
KETIGA
KEEMPAT
5. Peraluran Menteri Kebudayaan dan Pariwisata Nomor PM.17/HK.001/MKP-2005 tentang Organisasi dan tata Kerja Departemen Kebudayaan dan Pariwisata sebagaimana telah diubah lerakhir dengan Peraturan Menleri Kebudayaan dan Pariwisata Nomor PM.07/HK.001/MKP/2007';
6. Peraturan Menteri Kebudayaan dan Pariwisata Nomor PM.32/HK.201/MKP/2007 tenlang Tata Cara Tetap Penyusunan Peraturan Perundang-undangan Di Lingkungan Departemen Kebudayaan dan Pariwisata;
MEMUTUSKAN :
: PERATURAN MENTER! KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA TENTANG PEDOMAN PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS DI LtNGKUNGAN DEPARTEMEN KEBUDAYAAN DAN PARtWlSATA.
: T ala Naskah Din as di Lingkungan Departemen Kebudayaan dan Pariwisata dilaksanakan sesuai pedoman sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan ini.
: Setiap pimpinan unit kerja di lingkungan Departemen Kebudayaan dan Pariwisala wajib menerapkan Pedoman Pelaksanaan T ala Naskah Dinas Di Lingkungan Departemen Kebudayaan dan Parillrisata sebagaimana dimaksud dalam Diktum PERT AMA.
: Dengan berlakunya Peraturan ini, maka Keputusan f>lenleri Kebudayaan dan Pariwisata Nomor KM.47/UM.001/MKP/2004 lentang Pedoman Pelaksanaan T ala Naskah Dinas Di Lingklligan Oepartemen Kebudayaan dan Pariwisata dicabut dan dinyatakan lidak bertaku .
: Peraturan ini mulai berlaku pada langgal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta
padalanggal 25 Oktober 2007
MENTERI KEBUDAYAAN !il,N PARIWISATA,
JERO WACI<,
www.jdih.kemenparekraf.go.id
Lampi ran Nemer Tanggal
Peraturan Menteri Kebudayaan dan Pariwisata
PM.51/UM.001/MKP/2007 25 Oktober 2007
PEDOMAN PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Ketatalaksanaan adalah merupakan pengaturan tentang mekanisme/prosedur/tata ke�a untuk melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan di lingkungan Departemen Kebudayaan dan Pariwisata.
Ketatalaksanaan Departemen Kebudayaan dan Pariwisata adalah merupakan kempenen penting dalam administrasi umum, yang meliputi tata naskah dinas, singkatan, akronim dan kearsipan. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis dan penyusunan surat, penggunaan lambang Negara, logo dalam tata persuratan, distribusi dan media.
B. Maksud dan Tujuan Maksud:
Maksud penetapan Pedoman Pelaksanaan Tata Naskah Dinas adalah sebagai pedoman atau acuan yang terpadu dalam pengelolaan tata naskah dinas bagi seluruh unit ke�a di lingkungan Departemen Kebudayaan dan Pariwisata.
Tujuan:
a. Menciptakan kelancaran kemunikasi tutis yang berhasil guna dan berdaya guna dalam menyelenggarakan tugas pemerintahan;
b. Menciptakan keseragaman dalam bentuk dan penggunaan sarana naskah dinas seperti logo dan tinta stempel;
c. Menunjang kelancaran kemunikasi tulis kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya; dan
d. Berkurangnya tumpang tindih, salah tafsir dan pemborosan penyelenggaraan Tata Naskah;
C. Sasaran
1. Terwujudnya keseragaman dan keterpaduan dalam penyelenggaraan kegiatan surat menyurat dan administrasi;
2. Terlaksananya pengendalian dalam mengelela dan menata arus surat-menyurat.
www.jdih.kemenparekraf.go.id
D. Ruang Lingkup
Ruang lingkup Pedoman Pelaksanaan Tata Naskah Dinas meliputi berbagai kegiatan yang mencakup pengaturan mengenai jenis dan susunan naskah dinas, tata persuratan dinas, kewenangan penandatanganan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo, cap dinas dan papan nama Kantor Departemen, perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat naskah dinas, serta kode singkatan.
E. ASAS
1. Asas Manfaat
Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara berdaya guna dan berhasH guna dalam penulisan, penggunaan lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
2. Asas Pembakuan
Setiap naskah dinas harus disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan sesuai dengan tujuan pembuatannya.
3. Asas Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan dan keabsahan.
4. Asas Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya.
5. Asas Kecepatan dan Ketepatan
Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi masing-masing unit kerja, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural dan kecepatan penyampaian.
6. Asas Keamanan
Naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan dan kearsipan.
F. Pengertian Umum
1. Naskah Dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Departemen Kebudayaan dan Pariwisata dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.
2. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
2
www.jdih.kemenparekraf.go.id
3. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas (tata persuratan, distribusi, format, dan media), penamaan Kantor Departemen, singkatan dan akronim, kearsipan dan tata ruang perkantoran.
4. Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan antar unit kerja di lingkungan Departemen Kebudayaan dan
Pariwisata secara vertikal dan horizontal.
5. Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan oleh unit kerja di lingkungan Departemen Kebudayaan dan Pariwisata dengan pihak luar.
6. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan bentuk redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas.
7. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
8. Menteri adalah Menteri Kebudayaan dan Pariwisata.
9. Departemen adalah Departemen Kebudayaan dan Pariwisata.
10. Unit kerja di lingkungan Departemen Kebudayaan dan Pariwisata adalah Sekretariat Jenderal, Direktorat Jenderal Nilai Budaya Seni dan Film, Direktorat Jenderal Sejarah dan Purbakala, Direktorat Jenderal Pengembangan Destinasi Pariwisata, Direktorat Jenderal Pemasaran, lnspektorat Jenderal, Sadan Pengembangan Sumberdaya Kebudayaan dan Pariwisata, Stal Ahli dan Unit Pelaksana Teknis (UPT).
11. Kade Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah dinas berdasarkan sistem tata berkas.
12. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung Garuda. Yang didadanya terdapat simbul-simbul bintang, rantai baja, pohon beringin, kepala banteng, padi dan kapas serta tulisan Bhinneka Tunggal lka.
13. Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas Departemen Kebudayaan dan Pariwisata.
3
www.jdih.kemenparekraf.go.id
BAB II
JENIS NASKAH DINAS Naskah Oinas sebagai alat komunikasi kedinasan terdiri dari : A. Surat Dinas
1. Pengertian
Surat Dinas digunakan sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian naskah dinas/barang kepada pihak lain di luar Departemen;
2. Pembuatan
Surat Dinas dibuat oleh pejabal/pegawai sesuai dengan lingkup tugas, fungsi.
wewenang dan tanggung jawabnya.
3. Susunan.
a. Kepala:
1) "Kop" dengan lambang negaranogo dan nama Departemen ditulis dengan huruf kapital;
2) Tempat. tanggal dan tahun pembuatan di sebelah kanan alas;
3) Nomor, klasifikasi, lampiran, hal di sebelah kiri alas; dan
4) Kata "Yth.", "alamat tujuan" ditulis di sebelah kiri di bawah "hal" atau di sebelah kanan alas sebaris dengan "hal".
b. Batang Tubuh.
Terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup.
c. Ka k i
1) Jabatan pejabat yang membuat naskah dinas, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
2) Tanda tangan;
3) Nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital, NIP (Menteri tanpa NIP);
4) Cap jabatan Menteri/Departemen, di sebelah kiri tanda tangan, mengenai sebagian tanda tangan;
5) Tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerima; dan
6) Paraf agar dibubuhkan pada sebelah kanan nama pejabat yang akan menandatangani.
d. Hal yang Perlu Diperhatikan
1) Kop surat hanya digunakan pada halaman pertama;
2) Penandatanganan "alas nama" (a.n) hanya dilakukan sesuai dengan pendelegasian wewenang yang diberikan oleh pejabat yang berwenang.
Pejabat pemberi wewenang diberi tembusan;
3) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom lampiran disebutkan jumlah;
4) Hal, berisi pokok surat sesingkat mungkin ditulis dengan huruf awal kapital tanpa diakhiri tanda baca; dan
5) Kap dengan lambang negara hanya untuk surat dinas yang ditandatangani oleh Menteri.
6) Format Surat Dinas, lihat Conteh 1.
4
www.jdih.kemenparekraf.go.id
B. Nola Dinas.
1. Pengertian
Nota Dinas digunakan sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain dan memberikan tanggapan terhadap suatu masalah kedinasan dalam rangka klarifikasi terhadap pelaksanaan kegiatan kedinasan dalam ruang lingkup internal Departemen. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi pada lembar disposisi oleh pejabat yang dituju.
2. Pembuatan
Nota Dinas dibuat oleh dan untuk para pejabat/pegawai dalam satu lingkungan unit kerja Departemen, sesuai dengan lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.
3. Susunan a. Kepala
1) "Kop" dengan nama Departemen ditulis dengan huruf kapital;
2) Kata "Nota Dinas" ditulis di tengah;
3) "Nomor" di bawah tulisan Nota Dinas;
4) Yth. ditulis di sebelah kiri di bawah Nomor;
5) "Dari" ditulis di bawah Yth.; dan 6) "Hal" ditulis di bawah Dari;
b. Batang Tubuh
Terdiri atas kalimat pembuka, isi dan penutup yang singkat, padat, dan jelas.
c. Kaki
1) Tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan;
2) Tanda tangan;
3) Nama pejabat yang menandatangani ditulis huruf awal kapital dan NIP;
4) Para! (pengesahan) oleh pejabat di bawahnya sebelum ditandatangani pejabat yang sesuai dengan bidang tugasnya; dan
5) Tembusan disebelah kiri bawah memuat nama jabatan pejabat penerima.
d. Format Nota Dinas, lihat Contoh 2.
s
www.jdih.kemenparekraf.go.id
C. Surat Undangan.
1. Pengertian.
Surat Undangan adalah surat dinas yang berisi berita/informasi kepada pejabaUpegawai atau pihak lain yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu misalnya rapat, upacara, pertemuan dan sebagainya.
2. Kewenangan
a. Kewenangan untuk mengundang pejabat di luar Departemen dilakukan oleh pejabat yang berwenang.
b. Kewenangan untuk mengundang pejabat di lingkungan internal Departemen berada pada pimpinan unit kerja yang mengundang dan dapat didelegasikan kepada pejabat ketatausahaan masing-masing unit.
3. Susunan.
a. Kepala.
1) "Kop" dengan nama Departemen ditulis dengan huruf kapital dan berisi alamat, nomor telepon dan namer faximile;
2) Nomor klasifikasi, lampiran, hal disebelah kiri alas;
3) Tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan disebelah kanan alas; dan 4) Nama jabatan/alamat yang dituju disebelah kiri di bawah "hal" atau di
sebelah kanan alas sebaris dengan "hal".
b. Batang Tubuh.
1) Kalima! pembuka;
2) lsi undangan terdiri alas hari, tanggal, pukul, tempat dan acara: dan 3) Kalima! penutup.
c. Ka k i
1) Jabatan pejabat yang mengundang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca korna:
2) Tanda tangan;
3) Nama pejabat ditulis dengan huruf awal kapital, dan NIP;
4) Cap Departemen di sebelah kiri tanda tangan, mengenai sebagian tanda tangan; dan
5) Tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerima.
d. Format Surat Undangan, lihat Contoh 3
6
www.jdih.kemenparekraf.go.id
D. Naskah Dinas Arahan.
Naskah Dinas Arahan terdiri dari : 1. Bersifat Pengaturan :
a. Peraturan Menteri; dan b. Keputusan.
1) Pengertian :
a) Peraturan Menteri adalah suatu peraturan tertulis yang dibuat oleh Menteri, bersifat umum dan abstrak dan berlaku terus menerus (dauerhaftig);
b) Keputusan adalah suatu ketetapan tertulis yang dibuat oleh Menteri atau pejabat yang berwenang di lingkungan Deparatemen Kebudayaan.
bersifat individual. konkrit dan berlaku satu kali selesai (einmahlig).
2) Wewenang Penetapan dan Penandatangan : a) Menteri :
Untuk Peraturan dan atau Keputusan Menteri, misalnya:
(1) Penetapan Peraturan Menteri Kebudayaan dan Pariwisata tentang Penggolongan Kelas Hotel;
(2) Penetapan Peraturan Menteri Kebudayaan dan Pariwisata tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen;
(3) Penetapan Keputusan Menteri Kebudayaan dan Pariwisata tentang Kelompok Kerja Pendukung Penyelenggaraan Kegiatan Pemulihan Kepariwisataan Nasional.
b) Pejabat lain sesuai dengan pendelegasian wewenang yang diberikan kepadanya, misalnya :
(1) Penetapan Keputusan Menteri Kebudayaan dan Pariwisata tentang Pengangkatan Galon Pegawai Negeri Sipil (CPNS);
(2) Penetapan Kelompok Kerja Penyusunan Rancangan Peraturan Menteri.
3) Susunan
Peraturan Menteri :
Susunannya sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan Menteri Kebudayaan dan Pariwisata Nomor PM.32/HK201/MKP/2007 tentang Tata Cara Pelaksanaan Penyusunan Peraturan Perundang-undangan.
Keputusan Menteri :
Susunannya diatur sebagai berikut : a) Kepala
(1) "Kop" dengan gambar lambang negara dengan tinta mas dan nama jabatan Menteri ditulis dengan huruf kapital;
(2) Kata "keputusan" dan "nama jabatan" Menteri ditulis dengan huruf kapital;
(3) "Nomor keputusan" ditulis dengan huruf kapital;
(4) Kata penghubung "tentang" ditulis dengan huruf kapital;
(5) "Judul keputusan" ditulis dengan huruf kapital; dan
(6) Tulisan "Menteri Kebudayaan dan Pariwisata" dengan huruf kapital.
7
\
www.jdih.kemenparekraf.go.id
b) Konsiderans
(1) "Menimbang" memuat alasan/tujuan/kepentingan/ pertimbangan tentang perlunya ditetapkan keputusan;
(2) "Mengingat'' memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran keputusan; dan
(3) Jika perlu dapat ditambah "Memperhatikan" yang memuat hal-hal yang berkaitan dengan dikeluarkannya keputusan.
c) Diktum
(1) Dimulai dengan kata "Memutuskan" ditulis dengan huruf kapital, diikuti kata "Menetapkan" dengan huruf awal kapital di tepi kiri;
(2) Substansi kebijakan yang ditetapkan, dicantumkan setelah kata
"Menetapkan" ditulis dengan huruf kapital;
(3) Khusus untuk keputusan tentang penetapan status pegawai ditambahkan pernyataan sbb. :
(a) "Salinan" menunjukkan para pejabat yang berhak menerima salinannya;
(b) Pelikan" disampaikan kepada yang berkepentingan untuk diketahui dan diperhalikan; dan
(4) "Salinan" dan "Pelikan" keputusan harus disahkan oleh pejabat yang ditunjuk, ditandatangani langsung dan tidak boleh dengan tanda tangan cap.
d) Batang Tubuh
(1) Batang tubuh memuat semua substansi kebijakan yang akan diatur dalam Keputusan, terdiri atas ketentuan umum, materi pokok, ketentuan peralihan, dan ketentuan penutup;
(2) Dicantumkan saat berlakunya Keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan dan peraturan lainnya; dan
(3) Maten kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran keputusan dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan keputusan.
e) Kaki
(1) Tempat, tanggal, bulan dan tahun penetapan di sebelah kanan bawah;
(2) Pejabat yang menetapkan dilulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma di sebelah kanan bawah;
(3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan;
(4) Nama lengkap pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapltal; dan
(5) Cap jabatan di sebelah kiri tanda tangan, mengenai sebagian tanda tangan.
4) Distribusi
Peraturan/Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.
5) Hal yang Perlu Diperhatikan
a. Naskah asli dan salinan peraturan/keputusan yang diparaf harus disimpan sebagai pertinggal/arsip.
b. Format Keputusan, lihat Contoh 4.
8
www.jdih.kemenparekraf.go.id
c. lnstruksi.
1) Pengertian
lnstruksi adalah naskah dinas yang memuat arahan tertulis atau perintah tentang pelaksanaan suatu kebijakan pokok.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan.
Pejabat yang berwenanq menetapkan dan menandatangani instruksi adalah Menteri.
3) Susunan a) Kepala
(1) "Kap" dengan gambar lam bang negara dan nama jabatan Manieri ditulis dengan huruf kapital;
(2) Kata "instruksi" dan "nama jabatan" Menteri ditulis dengan huruf kapital;
(3) "Nomor instruksi" ditulis dengan huruf kapital;
(4) Kata "tentang" ditulis dengan huruf kapital;
(5) "Judul instruksi" ditulis dengan huruf kapital; dan
(6) Tulisan "Menteri Kebudayaan dan Pariwisata" dengan huruf kapital.
b) Konsiderans
(1) "Menimbang" memuat latar belakang penetapan instruksi; dan (2) "Mengingat' memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan
instruksi.
c) Batang Tubuh
Memuat substansi lnstruksi.
d) Kaki
(1) Tempat, tanggal, bulan dan tahun penetapan di sebelah kanan bawah;
(2) Jabatan Menteri ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma di sebelah kanan bawah;
(3) Tanda tangan Menteri;
(4) Nama lengkap Menteri ditulis dengan huruf kapital; dan
(5) Cap jabatan Menteri di sebelah kiri tanda tangan, mengenai sebagian tanda tangan.
e) Distribusi dan Tembusan
lnstruksi yang telah ditetapkan, didistribusikan kepada yang berkepentingan.
f) Hal yang Pertu Diperhatikan
(1) Meskipun kata instruksi mengandung arti perintah, tetapi instruksi yang dimaksudkan dalam pedoman ini bukan perintah, melainkan suatu petunjuk/arahan pelaksanaan suatu keputusan;
(2) lnstruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok, sehingga instruksi harus merujuk pada suatu keputusan; dan
(3) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.
(4) Format lnstruksi, lihat Conteh 5.
9
www.jdih.kemenparekraf.go.id
d. Petunjuk Pelaksanaan.
1) Pengertian.
Petunjuk Pe1aksanaan merupakan naskah dinas yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya.
2) Susunan.
a) Kepala:
(1) Kap surat lambang Garuda dengan tinta mas;
(2) Kata "petunjuk pelaksanaan" dan "nama jabatan" Menteri ditulis dengan huruf kapital;
(3) "Namer petunjuk pelaksanaan" ditulis dengan huruf kapital;
(4) Kata penghubung "tentang" ditulis dengan huruf kapital; dan (5) "Judul petunjuk pelaksanaan" ditulis dengan huruf kapital;
b) Batang Tubuh
(1) "Pendahuluan" , memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup dan hal lain yang dipandang perlu serta "dasar" memuat peraturan/ketentuan yang dijadikan dasar/landasan petunjuk pelaksanaan; dan
(2) Batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengendalian dan hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan.
c) Kaki
(1) Tulisan tempat, tanggal, bulan dan tahun penetapan di kanan bawah;
(2) Jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) Tanda tangan;
(4) Nama lengkap pejabat ditulis dengan huruf kapital, NIP kecuali Menteri; dan
(5) Cap Jabatan di sebelah kiri tanda tangan, mengenai sebagian tanda tangan.
d) Format Petunjuk Pelaksanaan, lihat Conteh 6.
3) Distribusi
Petunjuk Pelaksanaan yang telah ditetapkan, didistribusikan kepada yang berkepentingan.
JO
www.jdih.kemenparekraf.go.id
e. Surat Edaran.
1) Pengertian.
Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap panting.
2) Kewenangan Penetapan dan Penandatanganan
Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat edaran adalah Menteri, dalam hal tertentu dan sesuai kebutuhan kewenangan tersebut dapat dilimpahkan kepada pejabat di bawahnya.
3) Susunan a) Kepala
(1) "Kop" dengan gambar lambang Negara dan nama jabatan Menteri dan nama Departemen ditulis dengan huruf kapital;
(2) Tulisan "surat edaran" di tengah, ditulis dengan huruf kapital, serta nomor di bawahnya;
(3) Kata "tentang" di bawah "surat edaran" ditulis dengan huruf kapital;
(4) Rumusan "judul surat edaran" ditulis dengan huruf kapital di bawah dan
"tentang".
b) Batang Tubuh
(1) Memuat alasan tentang perlunya dibuat surat edaran;
(2) Memuat peraturan yang menjadi dasar pembuatan surat edaran;
(3) Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap dan mendesak.
c) Kaki
(1) Tempat, tanggal, bulan dan tahun penetapan di sebelah kanan bawah;
(2) Jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) Tanda tangan;
(4) Nama lengkap ditulis dengan huruf kapital, dan NIP kecuali Menteri; dan
(5) Cap jabatan di sebelah kiri tanda tangan, mengenai sebagian tanda tangan.
d) Format Surat Edaran, lihat Contoh 7.
4) Distribusi
Surat Edaran yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.
11
www.jdih.kemenparekraf.go.id
f. Pengumuman.
1) Pengertian.
Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pegawai di lingkungan Departemen.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan.
Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang mengumumkan atau pejabal lain yang ditunjuk.
3) Susunan.
a) Kepala
(1) "Kap" dengan nama Departemen, ditulis dengan huruf kapital;
(2) Tulisan "pengumuman" di tengah, ditulis dengan huruf kapital, serta nomor pengumuman di bawahnya;
(3) Kata "tentang" di bawah "pengumuman" dilulis dengan huruf kapital; dan
(4) Rumusan "judul pengumuman" ditulis dengan huruf kapital di bawah
"tentang".
b) Batang Tubuh.
(1) Memuat alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;
(2) Memuat peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman;
dan
(3) Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.
c) Kaki
(1) Tempat. tanggal, bulan dan tahun penetapan di sebelah kanan bawah;
(2) Jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) Tanda tangan;
(4) Nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital, serta NIP.; dan (5) Cap Departemen di sebelah kiri tanda tangan, mengenai sebagian
tanda tangan.
4) Hal yang perlu diperhatikan
a) Pengumuman tidak memuat alamat. kecuali ditujukan kepada kelompok tertentu; dan
b) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.
c) Format Pengumuman, lihat Contoh 8.
12
www.jdih.kemenparekraf.go.id
1. Bersifat Bimbingan . a. Pedoman.
1) Pengertian.
Pedoman adalah naskah dinas yang memuat lingkungan Departemen yang dijabarkan operasional/teknis.
acuan bersifat
ke dalam umum di petunjuk
2) Wewenang Penetapan dan Penandatangan.
Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan keputusan pejabat yang berwenang.
3) Susunan a) Kepala.
(1) "Kop" dengan nama Departemen ditulis dengan huruf kapital;
(2) Tulisan "pedoman" di tengah atas ditulis dengan huruf kapital;
(3) Kata "tentang'" di bawah "pedoman" ditulis dengan huruf kapital;
dan
(4) "Rumusan judul" pedoman ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah "'tentang".
b) Batang tubuh.
(1) Pendahuluan berisi latar belakang/dasar pemikiran/maksud.
tujuan/ruang lingkup/tata urut dan pengertian;
(2) Materi pedoman; dan
(3) Penutup terdiri atas hal yang harus diperhatikan, penjabaran lebih lanjut. dan alamat pembuat pedoman yang ditujukan kepada para pembaca/pengguna atau mereka yang akan menyampaikan saran penyempurnaan.
c) Kaki.
(1) Ternpat, tanggal. bulan dan tahun penetapan di sebelah kanan bawah;
(2) Jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) Tanda tangan;
(4) Nama lengkap pejabat ditulis dengan huruf awal kapital dan NIP;
dan
(5) Cap jabatan di sebelah kiri tanda tangan mengenai sebagian tanda tangan.
d) Format Pedoman. lihat contoh 9.
13
www.jdih.kemenparekraf.go.id
2. Bersifat Penugasan.
Surat Perintah Tugas a. Pengertian
Surat Perintah Tugas adalah naskah dinas yang memuat perintah pimpinan untuk dipatuhi dan dilaksanakan oleh pegawai untuk melaksanakan suatu tugas kedinasan;.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat Perintah Tugas dibuat dan ditandatangani oleh pejabal yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawab.
c. Susunan 1) Kepala
a) "Kop" dengan nama Departemen ditulis dengan huruf kapital;
b) Kata surat perintah tugas dilulis dengan huruf kapital; dan c) Nemer surat berada di bawah tulisan surat perintah tugas.
2) Batang Tubuh
a) Konsiderans meliputi "pertimbangan" dan atau "dasar".
"Pertimbangan" memuat alasan/lujuan ditetapkan surat perintah tugas, sedangkan "dasar" memuat ketentuan yang dijadikan landasan diletapkan surat perintah tugas tersebut; dan
b) Diktum dimulai dengan kata "menugaskan" ditulis dengan huruf kapital dicantumkan pada posisi tengah, diikuti kata "kepada" di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas di bawah
"kepada" ditulis "untuk" disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
3) Kaki.
a) Tempat, tanggal, bulan dan tahun penetapan;
b) Jabatan pejabal yang menandatangani, ditulis dengan huruf kapilal, diakhiri dengan tanda baca koma;
c) Tanda tangan;
d) Nama lengkap ditulis dengan huruf kapital dan di bawah nama dicantumkan NIP; dan
e) Cap jabatan di sebelah kiri tanda tangan, mengenai sebagian tanda tangan.
d. Distribusi dan Tembusan
1) Surat Perintah Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas/perintah;
2) Tembusan disampaikan kepada pejabaUinstansi yang terkait.
e. Hal yang pertu diperhatikan
1) Bagian konsiderans memuat "pertimbangan" atau "dasar"
2) Jika tugas/perintah merupakan tugas/perintah kolektif, daflar pegawai yang ditugaskan/diperintahkan dimasukan dalam lampiran yang terdiri alas kolom nornor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan;
14
www.jdih.kemenparekraf.go.id
3). Pada dasarnya surat perintah tugas ditetapkan oleh atasan pegawai yang mendapat tugas/perintah, kecuali apabila karena pertimbangan tertentu pejabat tersebut diberi wewenang tertulis untuk menetapkan surat tugas/perintah untuk diri sendiri; dan
4) Surat perintah tugas tidak berlaku lagi setelah tugas/perintah yang termuat selesai dilaksanakan.
5) Format Surat Tugas, lihat Contoh 10.
3. Bersifat Khusus
Naskah Dinas yang bersifat khusus terdiri atas : a. Surat Keterangan
1) Pengertian
Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.
2) Susunan a) Kepala
(1) "Kop" dengan nama Departemen ditulis dengan huruf kapital;
(2) Kata "surat keterangan" di tengah ditulis dengan huruf kapital; dan (3) Nomor surat di bawah tulisan surat keterangan.
b) Batang Tubuh
Memuat nama dan jabatan pejabat yang menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkan keterangan;
c) Kaki
(1) Tempat, tanggal, bulan dan tahun penetapan;
(2) Jabatan yang menandatangani ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) Tanda tangan;
(4) Nama pejabat, ditulis dengan huruf kapital, serta NIP. ; dan
(5) Cap Departemen di sebelah kiri tanda tangan, mengenai sebagian tanda tangan.
d) Format Surat Keterangan, lihat Contoh 11.
b. Surat Perjanjian 1) Pengertian
Surat Perjanjian adalah naskah dinas berisi kesepakatan bersama tentang suatu obyek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.
15
www.jdih.kemenparekraf.go.id
2) Lingkup Perjanjian
Lingkup Perjanjian antara lain mencakup :
a) Perjanjian Kerjasama antar pemerintah atau G to G (Government to Government);
b) Perjanjian kerjasama antar instansi pemerintah (Departemen dengan instansi pemerintah lainnya);
c) Perjanjian Kerjasama Pemerintah dengan Dunia Usaha atau G to B (Government to Business);
d) Perjanjian Kerjasama Pemerintah dengan Masyarakat atau G to C (Government to Citizens); G to NGO (Government to Non Government Organisation); dan
e) Perjanjian Perikatan lainnya.
Dalam melaksanakan kerja sama antara pemerintah (RI dan luar Negeri) maupun antar pemerintah (dalam negeri) dimungkinkan adanya penyusunan pernyataan kehendak (letter of intent). Pernyataan kehendak tersebut dimaksudkan sebagai langkah awal dalam upaya saling menjajaki peluang yang ada dalam upaya pencapaian tujuan yang dikehendaki kedua belah pihak.
Dalam penyusunan pernyataan kehendak tersebut, "belum mempunyai keterikatan hukum apapun dari kedua belah pihak".
Keterikatan hukum baru terjadi pada tahap ditandatangani perjanjian kerjasama dalam MoU (Memorandum of Understanding)
3) Letak Penandatanganan Perjanjian Kerjasama
a) Setiap kerjasama pemerintah didasarkan alas dasar asas kesetaraan (resiprokal);
b) Naskah perjanjian kerjasama antar instansi pemerintah (Departemen dengan instansi pemerintah lainnya) yang ditandatangani Menteri menggunakan Kap dengan gambar Garuda. Kedua belah pihak menandatangani 2 (dua) naskah asli yang masing-masing naskah menggunakan 1 (satu) meterai cukup (satu meterai ditempel ditempat yang akan ditandatangani oleh pihak pertama, dan satu meterai lagi ditempel ditempat yang akan ditandatangani oleh pihak kedua). Untuk naskah perjanjian yang ditempel meterai, penandatangan harus dilakukan di atas meterai;
c) Naskah perjanjian kerjasama antara Departemen dengan swasta yang ditandatangani Menteri, menggunakan logo Departemen atau dapat juga tanpa logo (kertas tanpa kop). Kedua bel;ah pihak menandatangani 2 (dua) naskah asli yang masing-masing menggunakan 1 (satu) meterai cukup (satu meterai ditempel ditempat yang akan ditandatangani oleh pihak pertama, dan satu meterai lagi ditempel ditempat yang akan ditandatangani oleh pihak kedua). Untuk naskah perjajnian yang ditempel meterai, penandatanganan harus dilakukan di alas meterai;
16
www.jdih.kemenparekraf.go.id
d) Naskah perjajran kerjasama antara Departemen dengan instansi pemerintah lain dan atau antara Departemen dengan swasta yang ditandatangani bukan oleh Menteri, menggunakan logo Departemen atau dapat tanpa logo (kertas tanpa kop). Kedua belah pihak menandatangani 2 (dua) naskah asli yang masing-masing menggunakan 1 (satu) meterai cukup (satu meterai ditempel ditempat yang akan ditandatangani oleh pihak pertama, dan satu lagi ditempel ditempat yang akan ditandatangani oleh pihak kedua). Untuk naskah perjanjian yang ditempel meterai, penandatangan harus dilakukan di atas meterai;
e) Naskah perjanjian kerjasama antar pemerintah (pemerintah R.I. dengan pemerinlah Negara lain) baik yang ditandatangani oleh Presiden maupun oleh Menteri Luar Negeri, menggunakan kertas khusus (kertas merah putih) untuk Negara Indonesia, dan kertas khusus (kertas yang lazim dipakai oleh Negara penandatanganO. Menteri yang membidangi hanya dapat menadatangani naskah perjanjian kerjasama antara pemerintah R.I. dengan pemerintah Negara lain, setelah mendapat full power (pendelegasian wewenang) dari Menteri Luar Negeri Indonesia.
Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penandatanganan perjanjian antar pemerintah dilakukan sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku;
4) Susunan.
a) Kepala.
Memuat judul, nomor, hari, tanggal, dan tahun tempat pelaksanaan penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang mengadakan perjanjian;
b) Batang Tubuh.
Memuat materi perjanjian;
c) Kaki.
Terdiri atas nama tanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
d) Format:
• Format Perjanjian Kerjasama Antara Pemerintah Tanda Tangan Menteri, lihat contoh 12a;
• Format Perjanjian Kerjasama Antara Depbudpar dengan swasta/masyarakat Tanda Tangan Menteri, lihat contoh 12b;
• Format Perjanjian Kerjasama Antar instansi pemerintah Tanda Tangan selain Menteri, lihat contoh 12c;
• Format Perjanjian Kerjasama Antara Depbudpar dengan swasta yang ditandatangani oleh pejabat selain Menteri, lihat contoh 12d;
• Format Surat Perjanjian, lihat Contoh 12e;
• Format Kesepakatan Awai/Letter of Intent, lihat Contoh 121.
• Format MoU, lihat Contoh 12g.
17
www.jdih.kemenparekraf.go.id
d) Naskah perjanjian kerjasama antara Departemen dengan instansi pemerintah lain dan atau antara Departemen dengan swasta yang ditandatangani bukan oleh Menteri, menggunakan logo Departemen atau dapat tanpa logo (kertas tanpa kop). Kedua belah pihak menandatangani 2 (dua) naskah asli yang masing-masing menggunakan 1 (satu) meterai cukup (satu meterai ditempel ditempat yang akan ditandatangani oleh pihak pertama, dan satu lagi ditempel ditempat yang akan ditandatangani oleh pihak kedua). Untuk naskah perjanjian yang ditempel meterai, penandatangan harus dilakukan di atas meterai;
e) Naskah perjanjian kerjasama antar pemerintah (pemerintah RI. dengan pemerintah Negara lain) baik yang ditandatangani oleh Presiden maupun oleh Menteri Luar Negeri, menggunakan kertas khusus (kertas merah putih) untuk Negara Indonesia, dan kertas khusus (kertas yang lazim dipakai oleh Negara penandatangan. Menteri yang membidangi hanya dapat menandatangani naskah perjanjian kerjasama antara pemerintah RI. dengan pemerintah Negara lain, setelah mendapat full power (pendelegasian wewenang) dari Menteri Luar Negeri Indonesia.
Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penandatanganan perjanjian antar pemerintah dilakukan sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku;
4) Susunan.
a) Kepala.
Memuat judul, nomor, hari, tanggal, dan tahun tempat pelaksanaan penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang mengadakan perjanjian;
b) Batang Tubuh.
Memuat materi perjanjian;
c) Kaki.
Terdiri alas nama tanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi Oika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai peraturan perundang-undangan yang bertaku.
d) Format:
• Format Perjanjian Kerjasama antar lnstansi Pemerintah Tanda Tangan Menteri, lihat contoh 12a;
• Format Perjanjian Kerjasama antara Depbudpar dengan swasta/masyarakat Tanda Tangan Menteri, lihat contoh 12b;
• Format Perjanjian Kerjasama antar lnstansi pemerintah Tanda Tangan selain Menteri, lihat contoh 12c;
• Format Perjanjian Kerjasama antara Depbudpar dengan swasta yang ditandatangani oleh pejabat selain Menteri, lihat contoh 12d;
• Format Surat Perjanjian, lihat Conteh 12e;
• Format Kesepakatan Awai/Letter of Intent, lihat Conteh 121.
• Format MoU, lihat Conteh 129.
17
www.jdih.kemenparekraf.go.id
c. Surat Kuasa.
1) Pengertian.
Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.
2) Susunan.
a) Kepala.
(1) "Kop"dengan nama Departemen ditulis dengan huruf kapital; dan (2) Tulisan "surat kuasa" di tengah ditulis dengan huruf kapital, serta
nomor di bawahnya.
b) Batang Tubuh
Memuat nama, jabatan dan alamat yang memberi dan menerima kuasa serta maksud dikeluarkan Surat Kuasa.
c) Kaki
Memuat keterangan tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan, nama dan tanda tangan para pihak yang berkepentingan, dibubuhi meterai sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
d) Format Surat Kuasa, lihat Contoh 13.
d. Berita Acara 1) Pengertian.
Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi.
2) Susunan.
a) Kepala.
(1) "Kop" dengan nama Departemen ditulis dengan huruf kapital; dan (2) Tulisan "berita acara" di tengah ditulis dengan huruf kapital serta
nomor di bawahnya.
b) Batang Tubuh.
Memuat hari, tanggal, bulan, tahun, nama dan jabatan para pihak yang menandatangani Berita Acara, serta materi inti berita acara dan alenia penutup.
c) Kaki
Memuat nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan para saksi.
d) Format Berita Acara, lihat Contoh 14.
18
www.jdih.kemenparekraf.go.id
e. Laporan 1) Pengertian.
Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian;
Laporan dibedakan alas :
a) Laporan berkala ialah laporan yang diterbitkan secara berkala antara lain laporan harian, mingguan, bulanan, triwulan, semester dan tahunan;
b) Laporan khusus ialah laporan yang memuat uraian tertulis yang bersifat resmi tentang keadaan, peristiwa atau pengalaman dalam rangka pelaksanaan tugas kedinasan; dan
c) Risalah/notulen ialah catatan yang memuat rangkuman dari hasil rapat atau pertemuan, digunakan sebagai referensi dalam pelaksanaan atau penyelesaian suatu permasalahan.
d) Format keuangan jika berlaku.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas.
3) Susunan.
a) Kepala.
(1) "Kop" dengan nama Departemen ditulis dengan huruf kapital;
(2) Tulisan "laporan" di tengah ditulis dengan huruf kapital serta nomor di bawahnya;
(3) Kata "tentang" di bawah "laporan" ditulis dengan huruf kapital; dan (4) "Rumusan judul" laporan ditulis dengan huruf kapital simetris di
bawah "tentang".
b) Batang Tubuh.
(1) "Pendahuluan" terdiri alas latar belakang, maksud, tujuan dan waktu pelaksanaan penyusunan laporan;
(2) "lsi" terdiri atas uraian tentang materi pokok yang dilaporkan; dan (3) "Penutup" terdiri alas kesimpulan dan saran.
c) Kaki
(1) Tempat dan tanggal pembuatan;
(2) Nama jabatan/pejabat pembuat laporan ditulis dengan huruf awal kapital;
(3) Tanda tangan;
(4) Nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital, serta NIP. ; dan (5) Cap Departemen di sebelah kiri tanda tangan mengenai sebagian
tanda tangan.
19
www.jdih.kemenparekraf.go.id
E. Naskah Dinas Format Khusus
Naskah Dinas Format Khusus merupakan naskah dinas yang dikirim dengan ketentuan teknis tertentu sesuai dengan standar perangkat teknologi telematika (telekomunikasi, media informatika), seperti:
1. Faksimile
Faksimile merupakan mesin yang dipergunakan untuk menyampaikan naskah dinas bersifat segera dengan menggunakan namer kode tertentu sesuai alamat yang dituju.
2. E-mail
E-mail menggunakan jannqan internet melatui mesin komputer untuk menyampaikan informasi secara langsung kepada alamat yang dituju dan mendapatkan jawaban secara langsung (dapat berkomunikasi secara langsung dan tertulis).
20
www.jdih.kemenparekraf.go.id
BAB Ill
PENYUSUNAN NASKAH DINAS
A. Petunjuk Umum
Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis.
Dalam penyusunannya perlu diperhatikan hal-hal berikut : 1. Ketelitian.
Dalam menyusun naskah dinas harus tercermin ketelitian dan kecermatan.
Ketelitian dalam bentuk, susunan, isi dan bahasa yang digunakan maupun cara pengetikan merupakan hal yang terpenting. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan pengambilan keputusan/kebijakan.
2. Terang dan jelas.
Yang dimaksud dengan terang ialah hasil pembuatan tulisan dinas harus dapat dibaca dengan baik, sedangkan jelas ialah tulisan dinas yang mudah dimengerti, sehingga tidak menimbulkan keragu-raguan atau tafsiran lain.
3. Singkat dan Padat.
Naskah harus menggunakan bahasa Indonesia yang formal, efektif, singkat, padat dan lengkap.
Suatu gagasan yang lengkap harus dapat dirumuskan secara singkat dan padat dengan menggunakan kalimat-kalimat efektif tanpa mengubah arti.
4. Logis dan Meyakinkan.
Naskah yang disusun harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas.
5. Pembakuan.
Naskah yang disusun harus taat mengikuti aturan baku yang berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan dilihat dari sudut format dan dari segi penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar pemahaman isi naskah dinas.
21
www.jdih.kemenparekraf.go.id
B. Penggunaan Kop Dinas.
Kop Dinas digunakan untuk : 1. Halaman pertama.
2. Mengidentifikasikan nama jabatan Menteri/nama Departemen.
Ketentuan penggunaannya diatur sebagai berikut : 1. Kop Dinas Menteri.
a. Kop Dinas dengan gambar lambang negara di tengah atas hanya digunakan untuk naskah dinas arahan; dan
b. Kop Dinas dengan gambar lambang negara dan tulisan jabatan Menteri dengan huruf kapital di tengah atas hanya digunakan untuk surat dinas.
c. Format Kop Dinas Menteri, lihat contoh 15a, b dan c.
2. Kop Dinas Departemen.
Kop Dinas Departemen ditulis dengan huruf kapital dan atau logo serta alamat lengkap di tengah atas digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani pejabat lain selain Menteri.
a. Format Kop Dinas Departemen (Setjen), lihat contoh 16 b. Format Kop Dinas Departemen (Ditjen), lihat contoh 17a 3. Kop Dinas Unit Pelaksana teknis (UPT)
Kop Dinas Unit Pelaksana Teknis ditulis dengan huruf capital ditengah alas di bawah tulisan Departemen, serta alamat lengkap, digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani pejabat dari Unit Pelaksana Teknis (UPT).
- Format Kop Dinas UPT, lihat contoh 17b
C. Kegiatan Penyusunan Naskah Dinas.
Penyusunan Naskah Dinas terdiri dari :
1. Naskah dinas dibuat oleh pejabaUpegawai sesuai dengan tugas dan fungsinya;
2. Naskah dinas dibuat mulai dari bentuk konsep sampai selesai dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang;
3. Konsep awal dan proses perbaikan disimpan oleh unit kerja pemrakarsa sebagai arsip:
4. Bahasa yang digunakan dalam penyusunan naskah dinas harus singkat, jelas dan menggunakan ejaan bahasa Indonesia yang disempurnakan;
5. Tembusan, salinan dan petikan naskah dinas disampaikan sesuai alarnat;
6. Penyusun naskah dinas bertanggung jawab atas kebenaran format dan substansinya dengan membubuhkan para! pada tempat yang telah disediakan;
dan
7. Naskah dinas yang bersifat rahasia dibuat dan disimpan oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
22
www.jdih.kemenparekraf.go.id
D. Proses Pengetikan.
Proses pengetikan naskah dinas harus memperhatikan :
1. Unsur kerapian format, ukuran dan jenis huruf yang digunakan serta kerahasiaan informasinya;
2. Konsep Naskah Dinas hingga selesai, diketik oleh petugas fungsional unit kerja yang bersangkutan atau oleh petugas yang ditunjuk;
3. Naskah Dinas yang bersifat sangat rahasia, rahasia dan terbatas diketik oleh petugas fungsional yang ditunjuk untuk itu dan untuk menjaga kerahasiaan serta menjamin keamanan disimpan dengan kode akses tertentu atau dalam (diske!/flash disk) dan disimpan oleh petugas tersebut, termasuk semua konsep perbaikan dan tembusan naskah dinas.
4. Dalam pengetikan surat-surat dinas huruf yang digunakan adalah arial 11/12.
E. Penomoran Naskah Dinas.
1. Nomor pada naskah dinas merupakan kegiatan yang sangat penting dalam tata naskah untuk pengendalian surat, sehingga susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, temu balik dan penilaian arsip. Setiap Naskah Dinas memuat kode klasifikasi, nomor dan tahun pembuatannya;
2. Pemberian nomor Naskah Dinas di lingkungan Departemen oleh Sub Bagian Tata Persuratan Bagian Rumah Tangga, Biro Umum dan setiap unit pemrakarsa wajib memberikan satu copy untuk arsip;
3. Asas-asas pemberian kode nomor dinas meliputi :
a. Sistem kode dibuat supaya mudah diingat dan dapat diketahui dengan segera;
b. Sederhana dan mudah untuk ditemukan kembali;
c. Mempermudah penelusuran sumber surat, slapa pembuat surat;
d. Kode klasifikasi, nomor naskah dan tahun pembuatan disusun berurutan dengan pembatas berupa garis miring.
e. Sebagai bagian dari kode klasifikasi, susunan nomor naskah dibedakan berdasarkan jenis sebagai berikut:
1) Nomor Surat Dinas
Susunan nomor surat dinas mencakup hal-hal berikut : a) Kade klasifikasi persoalan;
b) Nomor urut lembar dosir;
c) Nomor urut;
d) Singkatan jabatan penandatangan;
e) Singkatan Departemen;
f) Tahun terbit;
Conteh: Nomor UM.001/7/5/Sekjen/DKP/2007
23
www.jdih.kemenparekraf.go.id
2) Nemer Neta Dinas
Nota Dinas bersifat internal, oleh karena itu susunan nomor nota dinas dapat lebih disederhanakan sesuai dengan keperluan, tanpa kode klasifikasi dan dilaksanakan oleh masing-masing TU unit kerja.
Susunan nomor nota dinas mencakup hal-hal berikut : a) Nemer urut dalam satu tahun takwim;
b) Kode persoalan;
c) Unit kerja;
d) Bulan dan tahun terbit.
Conteh: Nemer 25/ND/Ro.llN-2007 3) Nemer Naskah Dinas Arahan :
(Keputusan, lnstruksi, Petunjuk Pelaksanaan, Surat Edaran, Pengumuman) Susunan namer naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas :
a) Singkatan/akronim jenis naskah;
b) Nemer urut dalam satu tahun takwim;
c) Kode klasifikasi;
d) Singkatan jabatan penandatangan;
e) Singkatan Departemen;
f) Tahun terbit.
Conteh : Nemer SK20/0T.001/Sekjen/DKP/2007 4) Format Tabel Pola Klasifikasi, lihat Conteh 18
4. Tata Letak dan Penomoran
Namer surat dinas ditulis di sebelah kiri atas dan namer Nata Dinas ditulis di tengah alas, di bawah tulisan Neta Dinas.
Nemer naskah dinas arahan ditulis di tengah alas di bawah judul naskah tersebut.
F. Nemer halaman
Jika naskah dinas terdiri lebih dari satu halaman, maka mulai halaman kedua diberi namer urut 2 dan seterusnya, dicantumkan simetris pada bagian tengah bawah.
Jika naskah dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran diberi namer urut.
G. Penomoran alamat tujuan.
Penomoran pada alamat tujuan/tembusan ditulis dengan menggunakan nomor urut 1 dan seterusnya, jika alamat/tembusan yang dituju lebih dari satu.
24
www.jdih.kemenparekraf.go.id
H. Ketentuan Jarak Spasi.
1. Jarak antara bab dengan judul, 2 (dua) spasi;
2. Jika judul lebih dari satu baris, maka jarak antara baris pertama dan kedua 1 (satu) spasi;
3. Jarak antara judul dengan sub judul 4 (empat) spasi;
4. Jarak antara sub judul dengan uraian 2 (dua) spasi; dan 5. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan kebutuhan.
I. Ruang Tanda Tangan.
1. Pengertian
Ruang tanda tangan adalah tempat tulisan pada bagian kaki naskah dinas yang memuat nama jabatan (Menteri. Sekretaris Jenderal, Direktur Jenderal. Kepala Biro. Direktur dan sebagainya).
2. Petunjuk Umum
a. Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat terakhir;
b. Nama jabatan tidak boleh disingkat. kecuali pada formulir ukuran kecil, misalnya kartu identitas Departemen; dan
c. Nama jabatan (setelah a.n dan u.b) boleh disingkat, misalnya Sekjen, Karo Umum, dan sebagainya.
3. Cara Penulisan
a. Nama jabatan pada naskah dinas ditulis dengan huruf awal kapital;
b. Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya 4 (empat) spasi;
c. Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat mengatur, dan tidak mengatur ditulis dengan huruf awal kapital; dan
d. Jarak ruang tanda tangan dengan tepi kanan kertas lebih kurang 3 (tiga) cm.
sedangkan dengan tepi kiri disesuaikan dengan bans terpanjang.
Contoh:
1. Ruang tanda tangan pada naskah dinas : Menteri Kebudayaan dan Pariwisata,
Tanda tangan JeroWacik
2. Ruang tanda tangan pada naskah dinas yang ditandatangani atas nama:
a.n. Menteri Kebudayaan dan Pariwisata Sekretaris Jenderal,
Tanda tangan DR. Sapta Nirwandar
NIP. 330 001 534
25
www.jdih.kemenparekraf.go.id
3. Ruang tanda tangan pada naskah dinas yang ditandatangani untuk beliau:
a.n. Menteri Kebudayaan dan Pariwisata Sekretaris Jenderal,
u.b.
Kepala Biro Umum, Tanda tangan Ors. Fathul Bahri, M.Si
NIP. 120 106153
J. Penggunaan Bahasa.
1. Bahasa yang digunakan di dalam naskah harus jelas, tepat dan menguraikan maksud, tujuan dan isi naskah. Untuk itu perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baku, baik dan benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku.
2. Ejaan yang digunakan di dalam naskah adalah Ejaan Bahasa Indonesia yang disempurnakan (EYD) yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor :
a. 0196/U/1975 tanggal 27 Agustus 1975;
b. 0543.a/U/1987 tanggal 9 September 1987 tentang Penyempurnaan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang disempurnakan;
c. 0389/U/1988 tanggal 11 Agustus 1988 tentang Penyempurnaan Pedoman Umum Pembentukan lstilah.
26
www.jdih.kemenparekraf.go.id
BABIV
TATA PERSURATAN DINAS
A. Pengertian.
Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan ketatalaksanaan penyelenggaraan surat- menyurat dinas dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.
Surat menyurat dinas merupakan kegiatan yang sangat penting untuk mendukung terselenggaranya tugas pokok Departemen. Jika pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat dan teliti, akan memakan banyak waktu dan biaya. Tata Persuratan Dinas yang baik akan meningkatkan dayaguna dan hasilguna.
B. Pedoman Umum
Dalam Tata Persuratan Dinas diatur pedoman umum sebagai berikut :
1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak menimbulkan salah penafsiran;
2. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata cara dan prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi;
3. Batas waktu jawaban surat disesuaikan dengan sifat pengiriman surat yang bersangkutan :
a. Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima;
b. Segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima; dan c. Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 (lima) hari kerja.
4. Tembusan dan Lampiran
Tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait, sedangkan lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab.
5. Tingkat keamanan.
a. Sangat Rahasia disingkat SR
Naskah Dinas berisi substansi materi berkaitan dengan rahasia negara dan moneter, hanya diperuntukkan bagi kalangan terbatas, diinformasikan tepat waktu sehingga memerlukan tingkat pengamanan yang tinggi. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ketangan yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara;
b. Rahasia disingkat R
Naskah dinas berisi substansi materi penting baik untuk kalangan terbatas/tidak terbatas, penyampaian informasinya harus mengikuti batasan waktu tertentu sehingga memerlukan pengamanan kedinasan. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan negara;
27
www.jdih.kemenparekraf.go.id
c. Terbatas (konfidensial) disingkat K
Naskah Dinas terbatas berisi substansi yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berhubungan langsung dengan informasi tersebut sehingga memertukan pengamanan secara khusus. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan negara. Termasuk dalam tingkat konfidensial adalah Rahasia Jabatan dan Terbatas;
d, Biasa disingkat B
Tingkat keamanan isl suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berartl bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
6. Kecepatan penyampaian
a. Amat segera/Kilat, surat dinas harus dikirim/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam;
b. Segera, surat dinas harus dikirimldisampaikan dalam waktu 2x24 jam; dan c. Biasa, surat dinas harus dikirim/disampaikan menurut urutan yang diterima o1eh
bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir, batas waktu 5 hari.
C. Ketentuan Surat-menyurat.
1. Komunikasi Langsung.
Surat dinas dikirim langsung kepada pejabat formal. Jika surat tersebut untuk pejabat yang bukan kepala instansi, untuk mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang dituju, surat tetap ditujukan kepada kepala instansi, tetapi dicantumkan ungkapan u.p (untuk perhatian) pejabat yang bersangkutan.
2. Alur Surat-menyurat.
Alur surat-menyurat harus melalui hierarki dari Menteri selaku pimpinan tertinggi Departemen hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang, sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian.
3. Disposisi.
Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan surat, ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah dinas yang bersangkutan.
4. Format Disposisi, lihat Conteh 19a, b
D. Media/Sarana Surat menyurat.
Media/sarana surat menyurat meliputi:
1. Kertas Surat
a. Kertas yang digunakan untuk kegiatan surat menyurat, adalah HVS maksimal 80 gram;
28
www.jdih.kemenparekraf.go.id
b. Penyediaan surat berlambang negarallogo Departemen, dicetak di alas kertas 80 gram;
c. Ukuran kertas untuk surat menyurat adalah A4 yang berukuran 297x210 mm.
Disamping kertas A4 dapat menggunakan kertas dengan ukuran lain sesuai kebutuhan; dan
d. Pengetikan Naskah Dinas menggunakan :
1) Jenis Huruf Pica untuk pengetikan dengan mesin ketik;
2) Arial 11 atau 12 untuk pengetikan dengan komputer;
3) Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan.
2. Sampul Surat.
Sampul surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar Oepartemen. Ukuran, bentuk dan warna sampul yang digunakan diatur sesuai kebutuhan dengan mempertimbangkan efisiensi.
a. Ukuran.
Ukuran sampul yang digunakan menurut Keputusan Direktur Jenderal Pas dan Telekomunikasi Namer 43/DIRJEN/1987 tentang penetapan standar kertas sampul surat dan bentuk sampul surat adalah :
NO. LEBAR (MM) PANJANG (MM)
1. 90 152
2. 100 160
3. 110 220
4. 114 162
5. 125 176
6. 105 227
7. 115 245
8. 120 270
9. 176 250
10. 229 324
11. 250 353
12. 270 400
Pada umumnya untuk surat dinas pada kertas ukuran A4 (kuarto) atau folio dan ukuran AS (setengah folio) digunakan sampul namer 6 (105 x 227 mm). Untuk surat dinas yang mempunyai lampiran cukup tebal, atau surat pengantar yang disertai naskah dinas tebal misalnya Keputusan atau Pedoman yang berupa buku dan tidak dapat dilipat, digunakan sampul yang ukurannya disesuaikan dengan isi dan pada setiap sisinya terdapat sisa ruang maksimal '!h inci.
29
