TUGAS STUDI KASUS
IMPLEMENTASI METODE SWOT, VALUE CHAIN, FIVE FORCES PORTER, DAN MC FARLAN STRATEGIC GRID DALAM PERENCANAAN STRATEGI SISTEM
INFORMASI PADA STARTUP EDEN FARM
Tugas ini diajukan untuk memenuhi salah satu Tugas Studi Kasus Mata Kuliah Perencanaan Strategi Sistem Informasi
Dosen Pengampu : Bayu Waspodo, M.M
Disusun Oleh :
Eka Putri Nur Asyiam 11170930000022
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2020
Abstrak
PT Eden Pangan Indonesia atau yang lebih dikenal dengan Eden Farm adalah perusahaan startup agrotech yang mencoba menghadirkan layanan distribusi produk sayur segar di restoran dan cafe. Keadaan SI/TI di perusahaan yang baru saja didirikan pada tahun 2017 ini ternyata belum mencakup seluruh area perusahaan, dan ada beberapa yang digunakan tidak maksimal yang menyebabkan beberapa kegiatan pengerjaan menjadi sedikit terhambat. Oleh karena itu dibutuhkan dukungan perencanaan strategi sistem informasi yang andal dalam kegiatan operasional di Eden Farm. Sistem Informasi yang matang dan tepat sasaran diharapkan mampu mengurangi kendala yang ada sehingga dapat mempermudah pekerjaan membuat proses bisnis lebih efektif dan efisien.
Metode - metode analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah SWOT untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman perusahaan, Value chain untuk menggambarkan aktivitas proses bisnis utama dan proses bisnis pendukung dari perusahaan. Hasil analisis ini kemudian akan digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan sistem informasi di perusahaan, Five Forces Porter untuk mengetahui 5 kekuatan eksternal yang menjadi ancaman Perusahaan, MC Farlan Grid untuk memetakan aplikasi atau sistem kedalam 4 bagian yaitu strategic grid, high potential, key operational, support. Hasil yang dicapai dalam penelitian ini adalah sebuah kerangka rencana strategis yang mencakup strategi sistem informasi, teknologi informasi dan manajemen SI/TI yang terintegrasi, serta pemetaan usulan aplikasi untuk 2 tahun kedepan.
Keywords : Perencanaan Strategis Sistem Informasi, Strategi SI/TI, SWOT, Value Chain, Five Forcer Porter, MC Farlan Strategic Grid, Eden Farm
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Persaingan bisnis yang semakin ketat menuntut setiap perusahaan yang ingin memenangkan persaingan harus selalu membenahi diri dan memiliki strategi yang tepat dalam menjalankan bisnisnya. Selain itu, perkembangan teknologi yang begitu cepatnya tidak dapat diabaikan, karena perusahaan yang dapat memanfaatkan teknologi dengan tepat akan memberikan nilai tambah bagi perusahaan pada masing-masing sisi operasionalnya[1]. Strategi sistem informasi organisasi atau perusahaan merupakan bagian penting untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan dan menjadi pedoman dalam penyusunan strategi bagi unit-unit bisnis organisasi atau perusahaan[2].
Sistem informasi dan teknologi informasi dalam organisasi saat ini berperan sebagai demand tidak lagi hanya sebagai support dalam bisnis. Sistem informasi harus selaras dengan teknologi informasi dan strategi bisnis, Pendekatan seperti ini biasanya dianggap sebagai perencanaan strategis sistem informasi (Brumec & Vrcek, 2002) [3]. Perencanaan Strategis SI/TI digunakan untuk menyelaraskan antara kebutuhan strategi bisnis dan strategi SI/TI untuk mendapatkan nilai tambah dari suatu organisasi dari segi keunggulan kompetitif. Perkembangan sistem dan teknologi informasi yang sangat cepat sekarang ini, dapat membuat dunia bisnis dan tingkat persaingan akan semakin meningkat, sehingga menjadikan sistem dan teknologi informasi (SI/TI) tersebut memegang peranan penting pada perusahaan dalam mencapai tujuan[4].
PT Eden Pangan Indonesia atau yang lebih dikenal dengan Eden Farm adalah perusahaan startup agrotech yang mencoba menghadirkan layanan distribusi produk sayur segar di restoran dan cafe. Platform yang sudah berdiri sejak tahun 2017 ini merupakan startup pemasok buah dan sayuran dari para petani langsung untuk konsumen B2B di seluruh Jakarta dan Bandung. Start up yang berada di Jalan Puri Indah, St. Moritz Office Tower Unit 0901 didirikan oleh David Gunawan, perusahaan ini juga telah mendapatkan partisipasi pendanaan dalam tahap yang sama melalui Y Combinator, dengan keterlibatan Everhaus, Soma Capital, S7 Venture, dan sejumlah angel investor. Selain itu, sudah ada sekitar 60 petani yang menjadi pemasok beberapa produk kepada Eden Farm. Dengan model bisnis yang dimiliki, Eden Farm percaya bahwa kedepannya dapat mengatasi masalah pasokan, stabilitas dan volatilitas harga yang ekstrim dapat disiasati [5].
Keadaan SI/TI di perusahaan yang baru saja didirikan pada tahun 2017 ini ternyata belum mencakup seluruh area perusahaan, dan ada beberapa yang digunakan tidak maksimal yang
menyebabkan beberapa kegiatan pengerjaan menjadi sedikit terhambat contohnya yaitu seperti kegiatan pengadaan sayur dan buah dari petani,belum optimalnya penggunaan teknologi dalam kegiatan pemasaran, lalu kegiatan kontrak karyawan yang masih manual, dan sebagainya.
Kegiatan seperti itu menghambat kerja karyawan itu sendiri karena proses tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama, adanya pesaing-pesaing bisnis juga salah satu pemicu bahwa Eden Farm membutuhkan perencanaan strategis sistem informasi yang matang. Oleh karena itu dibutuhkan dukungan perencanaan strategi sistem informasi yang andal dalam kegiatan operasional di Eden Farm. Sistem Informasi yang matang dan tepat sasaran diharapkan mampu mengurangi kendala yang ada sehingga dapat mempermudah pekerjaan membuat proses bisnis lebih efektif dan efisien.
Metode - metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah SWOT untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman perusahaan, Value chain untuk menggambarkan aktivitas proses bisnis utama dan proses bisnis pendukung dari perusahaan. Hasil analisis ini kemudian akan digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan sistem informasi di perusahaan, Five Forces Porter untuk mengetahui 5 kekuatan eksternal yang menjadi ancaman Perusahaan, MC Farlan Grid untuk memetakan aplikasi atau sistem kedalam 4 bagian yaitu strategic grid, high potential, key operational, support.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang ada maka yang menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana menyusun perencanaan strategis sistem informasi.
1.3 Tujuan
Secara garis besar penelitian ini merupakan upaya untuk membangun suatu perencanaan strategis sistem informasi beserta portofolio aplikasi di PT. Eden Pangan Indonesi (Eden Farm) yang bisa memberikan kontribusi yang optimal, terintegrasi dengan baik dan inovatif yang bisa menyatukan keseluruhan aspek pendukung dalam pencapaian strategi bisnis perusahaan untuk meningkatkan nilai kompetitifnya dalam jasa pelayanan kesehatan
2. METODE YANG DIGUNAKAN
2.1 IS/IT Strategy Ward and Peppard Model
Model strategis SI/TI yang akan dikembangkan melalui penelitian ini, nantinya diharapkan akan menghasilkan perencanaan portofolio aplikasi ke depan yang dapat memberikan kontribusi yang nyata bagi portofolio aplikasi yang ada sekarang (Ward and Peppard, 2003:153). Model ini terdiri dari beberapa inputan berikut:
1. Analisis lingkungan bisnis internal, yang mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini, seperti visi, misi dan tujuan organisasi, aktivitas dan proses bisnis organisasi, sumber daya yang dimiliki.
2. Analisis lingkungan bisnis eksternal, yang mencakup aspek – aspek persaingan dengan perusahaan atau organisasi lainnya. Lingkungan bisnis eksternal dapat memacu perusahaan untuk maju dan bersaing namun juga dapat memberikan hambatan bahkan ancaman terhadap kelangsungan hidup organisasi.
3. Analisis lingkungan SI/TI internal, yang mencakup kondisi SI/TI organisasi dari perspektif bisnis saat ini, mengetahui software dan hardware yang digunakan.
4. Analisis lingkungan SI/TI eksternal, yang mencakup tren teknologi dan peluang pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI oleh kompetitor. Analisis ini digunakan untuk mendapatkan pemahaman terhadap perkembangan SI/TI diluar organisasi yang dapat memberikan dampak terhadap organisasi atau perusahaan.
2.2 Analisis SWOT
Menurut Ward and Peppard (2002), SWOT adalah sebuah alat untuk mendefinisikan kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan ancaman sebuah perusahaan. Hubungannya adalah dengan faktor eksternal dan internal perusahaan dimana dapat menganalisis faktor internal (Strenght and Weakness) sehingga dapat di maksimalkan kekuatannya dan meminimalkan kelemahannya. Dari faktor eksternal (Opportunity dan Threat) dimana dapat memaksimalkan peluang pasar dan memitigasi ancaman-ancaman dari luar.
2.3 Analisis Value Chain
Analisis value chain menggambarkan kegiatan didalam organisasi dan sekelilingnya dan menghubungkan kegiatan-kegiatan tersebut ke dalam analisis kekuatan organisasi yang
kompetitif. Oleh karena itu value chain mengevaluasi bagian mana dari setiap aktifitas yang bisa menambah keunggulan organisasi dalam hal produk atau jasa. Ide ini dibuat berdasarkan pemahaman bahwa organisasi lebih dari kompilasi random dari mesin-mesin, peralatan, orang- orang, dan uang. Hanya jika beberapa kumpulan itu disusun menjadi sistem dan aktifitas yang sistematik yang kemungkinan akan menghasilkan sesuatu yang akan dihargai oleh konsumen.
2.4 Analisis Five Forces Porter
Persaingan suatu organisasi tergantung pada lima kekuatan bersaing yang telah tertuang dalam lima kekuatan bersaing. Faktor-faktor ini berguna untuk melihat faktor yang mempengaruhi bisnis dengan melihat persaingan yang dihadapi. Kelima faktor tersebut adalah sebagai berikut :
1. Pesaing Industri (Rivalry), biasanya perusahaan berusaha untuk mencapai keunggulan yang kompetitif terhadap pesaingnya.
2. Ancaman jasa pengganti (Threat of subtitutes), pada model porter, jasa pengganti mengacu pada jasa di perusahaan yang lain.
3. Kekuatan pelanggan (Buyer power), kepuasan informasi yang didapat oleh masyarakat merupakan sebuah investasi yang mahal bagi perkembangan perusahaan ke depan.
4. Kekuatan pemasok (Supplier power), Suatu penyedia layanan pasti memerlukan tenaga kerja dan perlengkapan lainnya.
5. Ancaman pendatang baru (Threat of new entrants and entry barriers), hal ini dipengaruhi dari besar kecilnya hambatan yang masuk, yang dapat menimbulkan ancaman bagi perusahaan dalam suatu industri.
2.5 Analisis MC Farlan Strategic Grid
Aplikasi dalam keseluruhan data processing, sistem informasi manajemen dan sistem informasi strategis perlu direncanakan dan dikelola sesuai dengan proses bisnis sekarang dan yang akan datang. Model portofolio yang digunakan untuk mempertimbangkan hubungan antara sistem satu dengan yang lain dan tugas-tugas yang dilakukan sehubungan dengan keberhasilan bisnis.
Model portofolio ini dikemukakan oleh McFarlan pada tahun 1984 dengan mempertimbangkan kontribusi sistem informasi dan teknologi informasi kepada bisnis berdasarkan dampak industry.
2.6 Penelitian Terkait
Penelitian sebelumnya oleh Rahman Rosyidi dengan judul Perencanaan Sistem Informasi Strategis STMIK AMIKOM Purwokerto. Penelitian ini mencoba membuat perencanaan sistem informasi strategis menggunakan metode analisis seperti Five Forces Model, SWOT, Value Chain dan Five Forces Model untuk STMIK AMIKOM Purwokerto [6].
Penelitian oleh Licantik dengan judul Perencanaan Strategis Teknologi Informasi di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Gunung Mas Provinsi Kalimantan Tengah. Penelitian ini mencoba membuat perencanaan strategis teknologi informasi menggunakan metode analisis Critical Success Factors, SWOT, Value Chain, PEST, dan Five Forces untuk KPPT Pemerintah Daerah Kabupaten Gunung Mas Provinsi Kalimantan Tengah [7].
Penelitian yang membahas perencanaan strategis sistem informasi sudah cukup banyak dilakukan dalam beberapa sektor. Penelitian yang pertama berjudul “Perencanaan Strategis Sistem Informasi (Studi Kasus: Pada STMIK Parna Raya Manado). Menggunakan tools SWOT, value chain, CSF, Porter Five Forces dan akhirnya ditampilkan dalam portofolio system informasi MC Farlan mengungkapan bahwa hasil dari perencanaan strategis SI/TI di STMIK dapat mendukung aktivitas bisnis yang dilakukan sehingga selaras dengan visi, misi, dan tujuan yang ditetapkan diawal [8].
Hubungan tugas studi kasus ini dengan tiga penelitian sebelumnya adalah membuat suatu perencanaan strategis sistem informasi yang dapat mendukung aktivitas perusahaan. Penelitian ini membuat rencana strategis sistem informasi di Eden Farm dengan menganalisis sistem informasi yang ada untuk membuat proses kerja yang ada semakin baik, efektif dan efisien.
3.TAHAPAN PENELITIAN
Tahapan pertama yaitu dengan melakukan wawancara dan observasi selama kurang lebih 8 hari pada tanggal 11 Mei – 18 Mei 2020 dengan kepala bagian IT di Eden Farm yang bernama James dan kepala bagian Human Resource yang bernama Ulfah Fitriana. Pengambilan data yang dilakukan pada bagian Human Resource dan IT Eden Farm melalui bantuan aplikasi zoom dan whatsapp, dengan mengambil data tentang penerapan penggunaan SI/TI, visi misi, dan bagian – bagian dalam perusahaan. Tahapan kedua melakukan analisa proses bisnis internal perusahaan seperti kekuatan, kelemahan, ancaman, peluang serta aktivitas utama dan pendukung, menganalisa persaingan bisnis dengan perusahaan sejenis pada Eden Farm. Penelitian akan menggunakan
metode SWOT analisis, Value Chain, five Forces porter, MC Farlan Strategic Grid. Tahapan ketiga menyusun strategi SI/TI, Strategi bisnis, Strategi Manajemen berdasarkan analisis yang di dapatkan dalam tahapan sebelumnya. Tahapan keempat menyusun usulan aplikasi untuk mengetahui prioritas aplikasi yang akan diterapkan. Tahapan kelima memetakan usulan aplikasi untuk diterapkan dalam dua tahun kedepan.
Gambar 1 Tahapan Penelitian
4. PEMBAHASAN
Berdasarkan hasil wawancara yang sudah dilakukan, Eden Farm belum memiliki perencanaan strategis sistem informasi untuk dua tahun kedepan, oleh karena itu perlu dirumuskan suatu perencanaan strategis sistem informasi guna meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan dan meningkatkan efisiensi kerja. Perencanaan Strategis dimulai dengan menganalisis lingkungan internal dan eksternal perusahaan, kemudian analisis lingkungan SI/TI perusahaan, menentukan strategi hingga melakukan pemetaan usulan strategi sistem informasi.
4.1 Analisa Lingkungan Bisnis Internal/Eksternal di Eden Farm : 4.1.1 Analisa SWOT
Tahap pertama penelitian ini menggunakan SWOT, Eden Farm memilki beberapa SWOT yang dapat dianalis. SWOT digunakan untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman dengan melihat lingkungan internal dan eksternal dari Eden Farm. Berikut adalah analisis beserta strategi SWOT :
Tabel 1 Analisa SWOT Eden Farm Strength (S)
1. Penerapan sistem informasi sudah dilakukan pada semua divisi perusahaan 2. Perusahaan memberikan pelayanan
terbaik dalam mendistribusikan sayur 3. Tahapan pengadaan sayur langsung dari
petani dimana bisa dijamin kualitas sayur tersebut
4. Perusahaan memiliki SDM yang berpengalaman di bidangnya
5. Back up data sudah dilakukan di masing-masing user dan server pada AWS cloud
6. Pendistribusian sayur kepada pelanggan sudah dilakukan oleh kurir perusahaan tanpai memakai jasa pengiriman
Weakness (W)
1. Stock sayur di gudang terkadang kosong, sehingga membut pelanggan harus menunggu orderannya
2. IT perusahaan belum mengembangkan teknologi terbaru untuk menunjang proses bisnis yang efektif dan efisien
3. Sering terjadi pergantian karyawan dengan tingkat keahlian yang berbeda-beda
4. Jaringan internet yang suka terjadi kesalahan membuat server down
Opportunity (O)
1. Perusahaan memiliki hubungan baik dengan pelanggan dan petani
2. Semakin banyaknya PO ditiap bulannya 3. Meningkatkan kecepatan jaringan internet untuk menunjang kebutuhan perusahaan
Threats (T)
1. Persaingan harga jual sayur dengan perusahaan agrotech lainnya
2. Perusahaan dapat kehilangan kepercayaan jika tidak menjaga kualitas sayur
3. Kemungkinan terjadinya gagal panen pada petani sehingga pengadaan sayur terhambat
Dari hasil analisis SWOT yang dilakukan, maka selanjutnya dapat dirumuskan strategi yang dapat diterapkan oleh perusahaan. Berikut beberapa strategi yang dihasilkan:
Tabel 2 Analisa Strategi SWOT Eden Farm Strategi strength and opportunity (SO)
Perusahaan dapat memperbanyak promosi sehingga meningkatkan jumlah order dan meningkatkan standar kualitas sayur yang dibutuhkan perusahaan kepada petani, selanjutnya perusahaan berpotensi untuk memperluas pasar dengan semakin banyaknya pelanggan yang membutuhkan sayur dengan cepat dan mudah.
Strategi weakness and opportunity (WO, Mempercepat waktu produksi sayur tanpa adanya kecacatan sehingga hubungan baik dengan pelanggan semakin terjaga dan melakukan Training kepada karyawan dan petani untuk menghasilkan sayur dengan kualitas yang sama, perusahaan juga bisa meningkatkan kecepatan internet untuk menghindari terjadinya server down akibat sering lambatnya jaringan internet.
Strategi strength and threats (ST)
Melakukan kunjungan ke customer secara rutin, memastikan kualitas sayur yang masih segar sehingga komunikasi dengan pelanggan tetap berjalan baik.
Strategi weakness and threats (WT)
Perusahaan dapat menekan biaya produksi dengan memanfaatkan teknologi, sehingga harga sayur dapat bersaing dengan perusahaan lain, menjaga serta meningkatkan kualitas sayur dengan cara mengganti petani dengan tingkat keahlian yang sama atau
dengan keahlian yang lebih baik.
4.1.2 Analisa Five Force Porter
Gambar 2 Pemetaan Five Forces Porter Eden Farm
Analisis selanjutnya menggunakan metode Five Forces. Metode Five Forces digunakan untuk menganalisa lingkungan eksternal dari perusahaan.
1. Pertama pesaing bisnis sejenis, perusahaan memiliki strategi untuk dapat bersaing dengan perusahaan sejenis lain yaitu menggunakan teknologi mesin yang tebaru sehingga kualitas produk yang dihasilkan lebih baik lagi. selain itu dapat mempermudah pegawai dalam melakukan pekerjaannya.
2. Kedua ancaman pendatang baru dikuatirkan adanya pendatang baru yang memiliki manajemen dan alat yang lebih baik dari perusahaan akan membuat pelanggan akan berpindah, karena dengan manajemen dan alat yang lebih baik akan membuat jangka waktu produksi lebih singkat, dan inilah yang membuat pelanggan – pelanggan lebih tertarik dengan pendatang baru tersebut karena pada dasarnya customer suka terhadap distribusi sayur yang cepat. Dalam hal ini Eden Farm harus menyadari untuk membuat manajeman yang disiplin, dan selalu memperbaharui alat produksi sehingga jangka waktu produksi lebih singkat.
3. Ketiga daya tawar pelanggan, sesuai dengan analisis yang dilakukan, pelanggan memiliki
banyak keleluasaan untuk memilih perusahaan agrotech yang ada berdasarkan kualitas sayur, harga, waktu pengadaan sayur. Jadi perusahaan harus menetapkan harga yang tepat, selalu menjaga kualitas produksi, selain itu harus menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
4. Keempat daya tawar pemasok, Eden Farm memiliki banyak pemasok diantaranya Petani sayur dan buah, serta beberapa perusahaan produk drygoods. Perusahaan memiliki kewenangan dalam memilih supplier sesuai dengan standar yang sudah ditentukan. Hal ini menguntungan perusahaan karena dengan adanya banyak supplier dalam satu produk, perusahaan dapat memilih supplier sesuai dengan kriteria yang sudah ditentukan.
5. Kelima ancaman produk pengganti, produk hortikultura, produk sayur fresh cut dan produk siap saji. Oleh karena itu perusahaan harus tetap menjaga kualitas produk, membuat pelanggan puas sehingga PT Eden Farm tetap eksis di Indonesia.
4.1.3 Analisa Value Chain
Analisis ini digunakan untuk mengetahui aktivitas utama dan aktivitas pendukung lingkungan bisnis internal perusahaan, dengan melihat proses bisnis maka dapat diketahui kebutuhan aplikasi untuk menunjang aktivitas bisnis utama, sehingga proses bisnis lebih efektif dan efisien. Berikut adalah hasil analisis value chain Eden Farm:
Gambar 3 Analisa Value Chain Eden Farm Aktivitas utama perusahaan antara lain :
a. Bagian Marketing bertugas untuk memasarkan dan menjelaskan sayuran segar ke customer, bagian sales membuat penawaran kepada customer tentang sayur dengan kualitasnya beserta harga, setelah customer setuju maka akan di buatkan order didalam sistem.
b. Bagian Gudang akan menampung material–material yang sudah disediakan oleh bagian
procurement, bagian gudang juga memastikan bahwa stock sayuran tersedia. Bagian procurement menyediakan sayur dari petani atau supplier
c. Bagian Procurement bertugas menjaga hubungan baik kepada petani, memastikan sayuran sampai ke bagian gudang, menentukan supplier petani yang tepat, dan mengadakan sayuran langsung dari supplier petani.
d. Bagian Finance bertugas membuat invoice kepada pelanggan dan supplier, dan bertanggungjawab menerima pembayaran dari pelanggan.
e. Bagian Service Support bertugas untuk memberikan service keluhan-keluhan mengenai orderan dari pelanggan
Aktivitas Pendukung antara lain :
a. Bagian Human Resource bertugas untuk menyiapkan sumber daya manusia untuk dapat bekerja dengan maksimal dengan cara mengadakan pelatihan kepada karyawan yang ada di perusahaan.
b. Bagian IT bertugas melakukan support pada seluruh bagian perusahaan yang memiliki kendala dalam bidang IT, mengontrol server yang ada supaya tetap berjalan dengan baik, melakukan Backup data setiap hari, melakukan maintenance terhadap hardware maupun software perusahaan.
4.2 Analisa Lingkungan SI/TI Internal dan Eksternal menggunakan Mc Farlan Strategic Grid
Analisa lingkungan SI/TI internal menggunakan Mc Farlan Strategic Grid digunakan untuk melihat kondisi SI/TI di perusahaan, adapun daftar aplikasi yang dimiliki oleh perusahaan adalah Dashboard Eden Farm, Mobile Apps Eden Farm, Talenta, dan MS Office . Masing – masing SI/TI digunakan oleh beberapa divisi. Dashboard Eden Farm digunakan oleh bagian procurement, finance, IT, gudang, dan sales berbasis web. Mobile Apps Eden Farm digunakan untuk kegiatan penjualan dan pemasaran oleh bagian sales dan marketing. Talenta digunakan oleh bagian Human Resource untuk absensi karyawan perusahaan. MS Office digunakan oleh setiap divisi diperusahaan.
Setelah dilakukan analisis, dan mengetahui sistem informasi yang ada di perusahaan, maka dipetakan menggunakan Mc Farlan Grid sebagai berikut:
Tabel 3 Mc Farlan Strategic Grid SI/TI di Eden Farm High Potential
Dashboard Eden Farm Mobile Apps Eden Farm
Strategic
Key Operational
Talenta MS Office
Support
Internet
Website Eden Farm
Analisa lingkungan SI/TI eksternal, melihat tren penggunaan SI/TI saat ini, banyak perusahaan atau organisasi yang sudah menggunakan SI/TI, tidak hanya berbasis desktop, saat ini perusahaan atau organisasi mulai menggunakan SI/TI berbasis mobile. Terdapat banyak manfaat saat perusahaan menggunakan SI/TI, diantaranya memudahkan pencarian informasi, memudahkan pengarsipan data, meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pekerjaan.
4.3 Strategi Sistem Informasi dan Teknologi di Eden Farm :
Dari hasil analisa dengan metode yang sudah dilakukan sesuai dengan keadaan di Eden Farm maka akan dihasilkannya :
4.3.1 Strategis TI di Eden Farm
Melihat kondisi dibagian gudang Eden Farm yang kurang baik untuk hardware komputer, maka bagian IT perusahaan harus menempatkan hardware computer ditempat yang aman, terutama hardware yang ada di gudang agar hardware terhindar dari benturan dan debu/kotoran. Sehingga hardware yang ada lebih terjaga dan dapat digunakan secara maksimal.
4.3.2 Strategis Bisnis SI/TI di Eden Farm
Berdasarkan analisis dan observasi yang telah dilakukan di perusahaan tentang SI/TI, maka menghasilkan beberapa rekomendasi untuk perusahaan, sebagai berikut:
1. Membuat sistem informasi khusus HRD untuk menyimpan data karyawan seperti jumlah keluarga, sehingga dapat diketahui tunjangan-tunjangan yang harus diberikan dan juga untuk penggajian karyawan
2. Membuat sistem informasi administrasi untuk menyimpan surat berkas-berkas yang ada
3. Membuat sistem informasi untuk kontrak karyawan, sehingga proses kontrak kerja lebih efisien
4. Membuat aplikasi khusus petani dengan perusahaan, agar pendistribusian sayur ke perusahaan lebih mudah
5. Membuat sistem informasi khusus finance mengenai akuntansi di perusahaan
6. Mengoptimalkan penggunaan website perusahaan dan mobile apps perusahaan untuk meluaskan pemasaran dan memudahkan pelanggan
7. Mengoptimalkan dan maintenance server secara berkala untuk meminimalisir terjadinya error
4.3.3 Strategis Manajemen SI/TI Eden Farm
Berdasarkan observasi dan wawancara yang sudah dilakukan didalam divisi IT, perusahaan belum memilki divisi auditor untuk IT, dengan adanya auditor dapat memastikan setiap mekanisme IT dapat berjalan sesuai yang diharapka serta mengevaluasi insfrastruktur SI/TI, maka dari itu perusahaan dapat mengadakan divisi auditor internal IT untuk melakukan kontrol terhadap hardware, software, serta server. Sehingga kinerja IT perusahaan lebih optimal.
4.3.4 Usulan Aplikasi SI/TI pada Eden Farm
Berdasarkan hasil analisis yang diperoleh dari beberapa tahapan diatas yaitu analisis lingkungan bisnis perusahaan baik lingkungan internal maupun eksternal, maka akan menjadi tahapan usulan strategi sistem informasi untuk Eden Farm. Adapun usulan strategi sistem informasi untuk perusahaan ini adalah:
Tabel 4 Usulan Aplikasi SI/TI Untuk Eden Farm
Nama Sistem Pengguna Jenis Aplikasi
Sistem Informasi HRD HRD Dekstop
Sistem Informasi Supplier Gudang dan Procurement Mobile Sistem Informasi administrasi Setiap bagian perusahaan Web
Sistem Informasi akuntansi Finance Web
Sistem Informasi Kontrak Karyawan Seluruh karyawan Web
Berdasarkan usulan sistem informasi yang ada maka akan dipetakan kedalam 4 kuadran Mc Farlan Strategic Grid untuk mengetahui prioritas aplikasi yang akan diterapkan oleh perusahaan untuk masa mendatang. Berikut adalah portofolio aplikasi secara keseluruhan Eden Farm masa mendatang.
Tabel 5 Portofolio Aplikasi Eden Farm Dalam Mc Farlan Grid High Potential
Dashboard Eden Farm
Strategic
Mobile Apps Eden Farm Website Eden Farm Key Operational
SI Administrasi SI HRD
SI Akuntansi Talenta
Support
SI Supplier
SI Kontrak Karyawan MS Office
4.3.5 Pemetaan Implementasi Usulan Sistem Informasi
Pemetaan implementasi aplikasi dibuat berdasarkan sistem informasi yang sudah diusulkan. Implementasi informasi dibuat selama dua tahun, mempertimbangkan keuangan dan waktu yang dimiliki perusahaan untuk dapat membuat usulan sistem informasi karena tidak memungkinkan untuk diimplemetasi secara bersamaan. Tabel dibawah menujukkan rencana implementasi usulan sistem informasi.
Tabel 6 Pemetaan Implementasi Usulan SI/TI Eden Farm
Solusi SI/TI 2020 2021
Sistem Informasi HRD Sistem Informasi Supplier Sistem Informasi administrasi Sistem Informasi akuntansi
Sistem Informasi Kontrak Karyawan
Penjelasan rencana implementasi pada Eden Farm, pada tahun 2020 perusahaan membuat sistem informasi HRD, administrasi, dan akuntasi. Ketiga sistem ini dibutuhkan untuk menyimpan berkas-berkas dan menyimpan data karyawan perusahaan untuk membantu proses pekerjaan
sehari-hari. Tahun 2021 membuat sistem informasi supplier dibutuhkan untuk komunikasi dengan petani mengantisipasi terjadinya kehabisan sayur yang tidak disediakan oleh perusahaan, sistem informasi ini dibuat untuk memudahkan perusahaan dalam mengontrol bahan baku. Tahun 2021 sistem informasi kontrak karyawan, sistem ini dibuat untuk mengoptimalkan kinerjan karyawan mengingat kontrak yang sudah dibuat dengan perusahaan serta memudahkan para karyawan dalam menyetujui kontrak kerja.
5. Kesimpulan
Berdasarkan analisis serta observasi yang sudah dilakukan, menghasilkan kesimpulan bahwa perusahaan belum memiliki dan menerapkan sistem informasi di setiap bagian perusahaan.
Sistem yang ada sudah cukup membantu dan mendukung setiap proses pekerjaan di Eden Farm.
Namun masih ada beberapa bagian yang belum menerapkan sistem informasi, oleh karena itu penelitian studi kasus ini menggunakan metode analisis SWOT, Value Chain, Five Forces Porter dan MC Farlan Strategic Grid menghasilkan 5 (lima) usulan prioritas sistem informasi yaitu Sistem informasi HRD, Sistem informasi Supplier, Sistem informasi Administrasi, Sistem informasi Akuntansi, dan Sistem informasi Kontrak Kayawan, memberikan rekomendasi strategi dan analisis lingkungan bisnis, sistem informasi baik secara internal dan eksternal. Sistem Informasi tersebut dapat diterapkan dalam kurun waktu 2 (tdua) tahun.
Perencanaan strategis digital atau SI/TI, dapat membantu perusahaan mencapai visi dan misi yang ada sehingga perusahaan dapat lebih berkembang.
Referensi
[1] A. Heriadi, M. Suyanto, and S. Sudarmawan, “Perencanaan Strategis Sistem Informasi STMIK Cahaya Surya Kediri,” Creat. Inf. Technol. J., vol. 1, no. 1, p. 15, Apr. 2015, doi:
10.24076/citec.2013v1i1.6.
[2] Y. Septiana, “Perencanaan Strategi Sistem Informasi dengan Pendekatan Ward and Peppard Model (Studi Kasus: Klinik INTI Garut),” vol. 8, p. 17, 2017.
[3] S. Nugroho, L. Hakim, and S. H. Waluyo, “PERANCANGAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT TYPE B MENGGUNAKAN METODE WARD DAN PEPPARD,” p. 7, 2017.
[4] D. S. Wardhana and A. R. Tanaamah, “Perencanaan Strategis Sistem Informasi
Menggunakan Metode Ward And Peppard Studi Kasus Cv XYZ,” AITI, vol. 16, no. 1, pp.
18–30, Dec. 2019, doi: 10.24246/aiti.v16i1.18-30.
[5] “Home Eden Farm Indonesia,” Eden Farm Indonesia, 2017. https://edenfarm.id/ (accessed Mar. 04, 2020).
[6] Rosyidi, R, “Perencanaan Sistem Informasi Strategis STMIK AMIKOM Purwokerto, Tesis, Magister Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, Yogyakarta,” 2012.
[7] Licantik, “Perencanaan Strategis Teknologi Informasi di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Gunung Mas Provinsi Kalimantan Tengah,” J. Inform. Dan Komput.
Teknomatika, vol. 5, 2013.
[8] F. Manoppo, “Perencanaan Strategis Sistem Informasi Menggunakan Metode Ward And Peppard (Studi Kasus: STMIK Parna Raya Manado),” Pros. 2nd Semin. Nas. IPTEK Terap.
SENIT, vol. 2, pp. 56–62, 2017.
[9] L. S. Musianto, “Perbedaan pendekatan kuantitatif dengan pendekatan kualitatif dalam metode penelitian,” J Manaj Dan Kewirausahaan, vol. 4, pp. 123–136, 2004.
