Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang Pada PT. Akbar Sinar Abadi 1
Explore – Volume 10 No 2 Tahun 2020 p-ISSN: 2087-894 e-ISSN: 2656-615X
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTARIS BARANG PADA PT. AKBAR SINAR ABADI
Zaeniah 1), Surni Erniwati 2) Universitas Teknologi Mataram 1)2)
Abstrak - Kegiatan inventaris barang adalah salah satu kegiatan yang rutin dikerjakan pada kantor PT.
Akbar Sinar Abadi yang dibuatkan laporan barang setiap tahun. Permasalahan yang dihadapi dalam pembuatan laporan ini adalah lamanya proses pembuatan laporan karena dilakukan dengan mencatat satu persatu barang yang masih bisa digunakan, barang masuk, barang rusak serta barang yang harus dibeli. . Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode riset and development.Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan sebuah sistem informasi inventaris barang pada PT. Akbar Sinar Abadi. Sistem Informasi yang akan dihasilkan berbasis desktop
Kata kunci: Sistem Informasi, Sistem Informasi Inventaris, Inventaris barang
Abstract - Inventory of goods is one of the routine activities carried out at the PT. Akbar Sinar Abadi which reports on goods every year. The problem faced in making this report is the lengthy process of making the report because it is done by recording items that can still be used one by one, incoming goods, damaged goods and items that must be purchased. . The research method used in this study is a research and development method. This study aims to produce an inventory information system at PT. Akbar Sinar Abadi.
The information system to be generated is desktop-based
Keywords: Information Systems, Inventory Information Systems, Inventory of goods
1. Latar Belakang
Pada sebuah perusahaan peran sistem informasi saat ini menjadi sangat penting. Hal ini terjadi karena sebagian besar kegiatan di dalam perusahaan atau kantor – kantor dibantu dengan adanya sistem informasi yang khusus digunakan pada bagian tertentu. Oleh karena itu, setiap perusahaan membutuhkan sistem informasi yang berbeda – beda. Pada PT Sinar Akbar Abadi dibutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat membantu dalam kegiatan inventaris barang – barang yang ada diperusahaan tersebut. Pembuatan Laporan inventaris barang pada PT. Akbar Sinar Abadi masih dilakukan dengan cara mencatat semua jenis barang yang ada dikantor mulai dari yang masih bisa digunakan sampai barang yang rusak,untuk mengetahui jumlah barang yang harus dibeli atau harus diganti pada saat pengadaan barang.
Setelah selesai dicatat baru diinput ke excel untuk dibuat menjadi sebuah laporan inventaris barang sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dalam membuat laporan tersebut.
Untuk menyelesaikan permasalahan tersebut dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat membantu untuk memberikan informasi yang cepat dan akurat tentang laporan inventaris
barang pada PT. Akbar Sinar Abadi. Oleh karena itu, pada penelitian ini akan dilakukan analisa terhadap sistem inventaris barang dan membuat rancangan sistem yang tepat untuk inventaris barang pada PT. Akbar Sinar Abadi.
2. Kajian Pustaka a. Pengertian Sistem
Sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu (Jogiyanto, 2003 : 34).
Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah (Sutanta dalam Puspita Dwi Astuti, 2013 : 143).
b. Pengertian Inventaris
Inventaris merupakan Semua Barang milik kantor yang digunakan untuk kegiatan tertentu dan dibuatkan daftar barang yang ada pada kantor atau perusahaan tersebut (Indah Setia Andani dan Diana Laily Fithri, 2016 : 269)
c. Penelitian terdahulu
Penelitian tentang sistem informasi inventaris barang ini juga pernah dilakukan oleh peneliti peneliti sebelumnya sebagai berikut :
Penelitian yang dilakukan oleh Indah Setia Andani dan Diana Laily Fithri pada tahun 2016 dengan judul penelitian “Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang Pada Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kudus” .Hasil dari penelitian ini adalah desktop Sistem Informasi Inventaris Barang di Dinas yang berguna bagi admin untuk mengelola data pengadaan barang, mutasi barang, penginventarisan barang serta penghapusan barang.
Penelitian yang dilakukan oleh Adelia Siti Rukoyah, Gunawan Abidillah dan Asep Id Hadiana yang berjudul “Sistem Informasi Inventaris Barang Pada Rsud Soreang “ pada tahun 2017. Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi inventaris yang akan memberikan kemudahan dalam mengelola barang dan mengelola pe
ngajuan kebutuhan.
Penelitian yang dilakukan oleh Egia Rosi Subhiyakto dan Nabila Safina dengan judul
“Rancang Bangun Sistem Informasi Inventaris Bpjs Ketenagakerjaan Cabang Pekalongan”
pada tahun 2017. Hasil dari penelitian ini adalah Sebuah sistem informasi inventaris barang yang bermanfaat untuk membantu dan meningkatkan kinerja bagian yang terkait.
Perbedaan antara Penelitian – penelitian sebelumnya dengan penelitian yang akan dilakukan ini adalah dari segi metode peneltian yaitu metode riset and development serta objek penelitian yang dilakukan pada PT.
Akbar Sinar Abadi.
3, PERANCANGAN SISTEM
a. DFD
DFD adalah singkatan dari Data Flow Diagram yang dapat digunakan untuk membuat rancangan suatu program. Data flow diagaram merupakan suatu perancangan yang mendeskripsikan suatu program mulai dari input data, proses data, sampai output apa yang akan dihasilkan oleh program tersebut.
menggambarkan program yang disusun dalam kumpulan suatu sistem yang saling berhubungan satu dengan lainnya dandigambarkan sesuai dengan aturan – aturan yang berlaku (Indah dan Diana, 2016 : 271).
Gambar 1. Data Flow Diagram
b. Struktur Database
Pembuatan sistem informasi inventaris barang ini terdiri dari beberapa tabel yang membentuk sebuah database yaitu tabel barang, tabel pegawai, tabel ruangan dan tabel iventaris yang dbuat menjadi database inventaris barang.
1. tabel_barang
Tabel Barang terdiri dari 11 field yang berkaitan dengan penginputan data barang yaitu kode barang, nama barang, merk, NUP, tahun perolehan, tahun alokasi, harga barang, kondisi barang, lokasi barang, nomor nota, dan jumlah total dari nota tersebut. Data tersebut dijelaskan pada tabel 1.1 yaitu tabel data barang.
Tabel 1. Tabel Data Barang
No. Nama Field Type Pnjg Key 1. kd_barang varchar 16 PK 2. nama_barang varchar 25
3. Merk varchar 20
4. NUP Integer 4
5. thn_peroleh Integer 4 6. thn_alokasi Integer 4 7. harga_barang varchar 12 8. kondisi_barang varchar 3 9. lokasi_barang varchar 10 10. no_receipt_nota Integer 4
2. Tabel_pegawai
Pada tabel data pegawai diinput dengan5 field yaitu ID pegawai, nama pegawai, jabatan, Alamat dan No Telp atau HP. Data tersebut dijelaskan pada tabel 1.2 yaitu tabel data pegawai.
Tabel 2. Tabel Data Pegawai
3. Tabel_ruangan
Tabel Ruangan terdiri dari 2 field yaitu ID Ruangan dan nama ruangan sesuai dengan tabel 1.3 tabel data ruangan.
Tabel 3. Tabel Data Ruangan
4. Table_Inventaris
Tabel Inventaris terdiri dari 6 field yaitu nomor inventaris, Tanggal, NUP, Kode Barang, id pegawai dan id ruangan. Tabel tersebut dijelaskan pada tabel 1.4 yaitu tabel inventaris barang
Tabel 4. Tabel Inventaris
c. ERD
ERD ( Entitiy Relationship Diagram ) merupakan suatu pemodelan struktur data dengan hubungan antar data. Nur Elfi Husda (2012:144).
Gambar 2. ERD No. Nama Field Type Panj
ang Key 1. id_pegawai Varchar 8 PK 2. nama_pegawai Varchar 33
3. Jabatan Varchar 25
4. Alamat Varchar 40
5. no_telpon Integer 12
No. Nama Field Type Panjang Key 1. id_ruangan Varchar 8 PK 2. nama_ruangan varchar 38
No. Nama Field Type Panjan g
Key 1. nmr_inventaris Varchar 8 PK 2. Tanggal Date
3. NUP Integer 4
4. kd_barang Varchar 16 FK 5. id_pegawai Varchar 8 FK 6. id_ruangan Varchar 8 FK
4. Implementasi Sistem dan Hasil
a. Tampilan Data Barang
Data Barang digunakan untuk menginput seluruh barang yang ada di PT. Akbar Sinar Abadi
Gambar 3. Data Barang
b. Tampilan Data Pegawai
Form data pegawai digunakan untuk menginput seluruh data pegawai yang dapat memudahkan admin dalam menginput nama pegawai yang menggunakan sebuah barang.
Gambar 4. Data Pegawai
c. Tampilan Data Ruangan
Data ruangan digunakan untuk menginput semua ruangan pada kantor tersebut. Hal ini dilakukan untuk mengetahui barang - barang yang digunakan pada masing masing ruangan.
Gambar 5. Data Ruangan d. Tampilan Data Inventaris
Data inventaris digunakan untuk menginput data barang yang ada di kantor tersebut lengkap dengan ruangan dan pegawai yang menggunakan barang tersebut
Gambar 6. Data Inventaris
e. Tampilan Laporan Inventaris Barang Laporan inventaris barang yang dihasilkan oleh sistem dapat dilihat pada gambar 1.7 laporan inventaris barang
Gambar 7. Laporan Inventaris Barang
5. Kesimpulan
Sistem Informasi Inventaris barang pada PT. Akbar Sinar Abadi dibuat menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic.net dengan database MySQL. Sistem ini dibuat menggunakan metode riset and development. Perancangan program ini dibuat dalam bentuk data flow diagram (DFD) dan (ERD) Entity Relationship Diagram. Program ini dapat digunakan untuk membantu karyawan dalam membuat laporan inventaris barang serta membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.
6. Pustaka
Astuti Dwi Puspita. 2013. sistem informasi penjualan obat pada apotik jati farma arjosari, Indonesian Jurnal on Computer Science, 143 : 142-147.
Adelia Siti Rukoiyah, dkk. 2017. Sistem Informasi Inventaris Barang Pada RSUD Soreang, Prosiding Snatif, 869 – 374.
Egia Rosi Subhiyakto dan Nabila Safina.2017.Rancang Bangun Sistem Informasi Inventaris BPJS Ketenagakerjaan Cabang Pekalongan.Jurnal Sains dan Teknologi.72-81.
Indah Setia Andani dan Diana Laily Fithri.
2016. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kudus, Prosiding Snatif, 269-276.
Jogiyanto.2003.Sistem Teknologhi informasi.
Yogyakarta : Andi.
