Analisis Perancangan Sistem Informasi Ak

1

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PERSEDIAAN DI CV. SALMA SHOFA

Oleh: Saddam Husin

Program Studi Manajemen Universitas Mulawarman

ABSTRAK

Perkembangan teknologi dan sistem informasi berperan penting untuk memperbaiki kinerja suatu instansi. Perusahaan sendiri merupakan salah satu sektor yang sangat penting untuk diintegrasikan ke dalam perkembangan sistem informasi, sehingga dapat memberikan informasi yang berkualitas dan berguna bagi perusahaan. CV. Salam Shofa merupakan salah perusahaan dagang yang ada di Samarinda dimana aktivitas bisnisnya berfokus pada barang-barang interior rumah khususnya karpet. Bermacam-macam karpet tersedia di CV. Salma Shofa dengan beragam jenis dan ukuran, tetapi keragaman barang tersebut tidak diimbangi dengan pengelolaan yang baik. Tidak lengkapnya dokumen, tidak ada pemisahan tugas, tidak ada bagian gudang, dan jarang dilakukannya cek fisik atas persediaan menjadi masalah utama yang ada pada CV. Salma Shofa sehingga pengendalian atas persediaan terebut menjadi kurang. Atas dasar tersebut CV. Salma Shofa membutuhkan keberadaan sistem informasi yang relevan dan memadai untuk mengelola persediaannya tersebut. Berdasarkan hal tersebut, maka penelitian ini bertujuan untuk mengetahui aktivitas sistem informasi akuntansi yang diterapkan di CV. Salma Shofa Samarinda, untuk mengetahui kelemahan yang terdapat pada sistem yang ada, untuk mengetahui bagaimana analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi persediaan yang dibutuhkan CV. Salma Shofa, dan untuk mengetahui bentuk spesifikasi sistem informasi akuntansi persediaan yang dapat diterapkan di CV. Salma Shofa. Menggunakan metode penelitian deskriptif analisis dan metode pengembangan sistem terstruktur, dengan mengikuti tahapan – tahapan system life cycle dengan tambahan alat – alat dan teknik yang disediakan untuk memudahkan analis dalam melaksanakan kegiatan pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Hasil yang didapatkan dari analisis dan perancangan yang dilakukan yaitu sebuah perancangan sistem informasi auntansi persedian yang mampu menunjang kebutuhan operasional. Adapun keunggulan sistem yang dihasilkan yaitu pengendalian atas persediaan dan data yang lebih terjamin, proses input hingga output (laporan) terintegrasi dan terkomputerisasi sehingga dapat mempercepat keputusan pengambilan keputusan.

2

1. PENDAHULUAN

Pada era globalisasi sekarang ini segala aspek mengalami perubahan yang sangat cepat termasuk juga aspek bisnis dan teknologi. Perkembangan dan kemajuan teknologi tersebut tentu saja sangat mempengaruhi sistem informasi, terutama perkembangan teknologi komputer, dimana komputer dapat membantu keterbatasan penanganan secara manual begitu pula keterbatasan penanganan informasi keuangan, walaupun pada awalnya pemakaian sistem informasi keuangan dengan komputer atau yang biasa disebut dengan sistem informasi akuntansi memerlukan investasi yang tidak murah, tetapi ada keunggulan-keunggulan yang didapatkan dari penggunaan sistem informasi akuntansi, diantaranya adalah dapat melakukan perhitungan dengan kecepatan tinggi, lebih akurat, efisiensi dan efektivitas kegiatan bisnis meningkat, juga dapat terus menerus memproses berbagai macam transaksi, baik transaksi yang sederhana maupun yang kompleks, tanpa istirahat dan juga setiap penambahan transaksi perusahaan hanya akan mengakibatkan penambahan biaya yang kecil, meskipun begitu, sistem informasi akuntansi tidak dapat dilepaskan dari unsur manusia, bersama-sama manusia, sistem informasi akuntansi dapat menghasilkan informasi keuangan atau laporan keuangan yang bermanfaat bagi suatu badan usaha.

3 Milik Negara (BUMN) dan Badan Usaha Milik Swasta (BUMS). Bentuk-bentuk BUMN dapat dijabarkan menjadi : Perusahaan Jawatan (PERJAN), Perusahaan Umum (PERUM), Persero, sedangkan bentuk-bentuk BUMS sendiri dapat dijabarkan menjadi : Perusahaan Persekutuan, Firma, dan Persekutuan Komanditer (CV).

Bentuk badan usaha yang akan dibahas oleh penulis disini adalah Persekutuan Komanditer atau yang lebih dikenal dengan CV (commanditaire vennootschap) . Persekutuan Komanditer merupakan suatu persekutuan yang didirikan oleh 2 orang atau lebih. Karakterisitik utama dari persektutan komanditer adalah terdapat dua sekutu yang berperan yaitu :

 Sekutu aktif adalah anggota yang memimpin/ menjalankan perusahaan dan

bertanggung jawab penuh atas utang- utang perusahaan.

 Sekutu pasif / sekutu komanditer adalah anggota yang hanya menanamkan

modalnya kepada sekutu aktif dan tidak ikut campur dalam urusan operasional perusahaan. Sekutu pasif bertanggung jawab atas risiko yang terjadi sampai batas modal yang ditanam..

4 dilakukan pencatatan atas barang tersebut. Pada saat barang datang, tidak terdapat bagian gudang, yang menerima dan membuat laporan atas barang tersebut adalah kasir. Pengecekan ketersediaan persediaan tidak dilakukan secara konsisten, dan pengecekan tersebut tidak didukung dengan catatan persediaan yang baik, hanya mengandalkan data dari nota penjualan. Dampak dari tidak adanya pencatatan dan pengecekan persediaan ini adalah perusahaan tidak tahu kapan harus melakukan stok ulang suatu produk, dan tentu saja hal ini sangat berpengaruh pada aktivitas bisnis CV. Salma Shofa.

Berdasarkan kondisi tersebut penulis mencoba untuk merancang sistem informasi akuntansi persediaan yang sesuai dengan masalah-masalah yang telah di analisis, untuk menghasilkan desain sistem informasi yang dapat membantu programmer selanjutnya membuat program aplikasi agar dapat menghasilkan informasi yang lebih berkualitas.

2. LANDASAN TEORI

a. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan

Sistem persediaan adalah suatu jaringan prosedur yang melibatkan bagian-bagian yang saling berkaitan satu sama lainnya yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan khususnya transaksi persediaan. Tentu saja transaksi persediaan ini tidak lepas dari dua transaksi utama, yaitu transaksi penjualan barang yang lebih dikenal dengan siklus pendapatan dan traksasi pembelian barang atau yang lebih dikenal dengan siklus pengeluaran.

5 penyerahan barang dan jasa kepada para pelanggan dan menerima semua bentuk pelunasan yang diterima dari pelanggan dapat diartikan sebagai siklus pendapatan. Menyediakan barang atau jasa sesuai dengan kesepakatan antara penjual dengan pembeli pada waktu dan tempat serta harga yang sesuai merupakan aktivitas utama dalam kegiatan siklus pendapatan. Untuk memberikan layanan kepada para pembeli maka pimpinan perusahaan harus melaksanakan kebijakan sebagai berikut :

 Memastikan bahwa produk telah sesuai dengan kebutuhan dan

keinginan pelanggan.

 Menjaga agar persediaan barang atau jasa tersedia setiap saat.  Menetapkan syarat-syarat penyerahan barang kepada pembeli.

Pihak perusahaan dalam kegiatan ini selalu mempelajari dan melakukan evaluasi mengeani efektivitas proses siklus pendapatan. Data dan informasi yang diterima harus akurat dan dapat dipercaya serta relevan untuk digunakan sebagai pengambilan keputusan oleh pimpinan.

Siklus selanjutnya adalah siklus pengeluaran. Siklus Pengeluaran dapat diartikan sebagai semua yang berkaitan dengan rangkaian aktivitas bisnis yang terjadi secara berulang-ulang terkait dengan penerimaan barang dan jasa dari pemasok dan membayar semua bentuk pelunasan yang diserahkan kepada pemasok. Siklus pengeluaran bertujuan untuk menekan semua pengeluaran yang terkait dengan biaya pemeliharaan persediaan barang di gudang, biaya

6 yang diterima perusahaan. Untuk dapat menekan semua biaya diatas, maka manajemen harus membuat beberapa keputusan penting sebagai berikut.

 Menentukan jumlah persediaan yang aman

 Menentukan pemasok yang betul-betul memberikan pelayanan

yang baik.

 Menentukan tempat penyimpanan persediaan.

 Mengotimalkan pemanfaatan teknologi informasi agar terjadi

efisiensi.

Selain itu, harus terdapat juga pengawasan dan evaluasi yang dilakukan oleh pimpinan terkait dengan efisiensi serta efektivitas proses sikus pengeluaran yang membutuhkan kemudahan akses ke pangkalan data terinci mengenai sumber daya yang digunakan dalam siklus pengeluaran, kegiatan yang mempengaruhi sumber daya tersebut, serta para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut agar menghasilkan data yang akurat dan andal dalam pengambilan keputusan. Menurut Romney (2005), ada tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran, yaitu

sebagai berikut.

 Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis.

 Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan.

7

b. Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Pendekatan pengembangan sistem terstruktur merupakan pendekatan pengembangan sistem dengan mengikuti tahapan – tahapan system life cycle dengan tambahan alat – alat dan teknik yang disediakan untuk memudahkan analis dalam melaksanakan kegiatan pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Pendekatan desain terstruktur merupakan sebuah cara yang disiplin untuk mendesain sistem dari atas ke bawah. Pendekatan ini dimulai dari “gambar besar”

sistem yang diusulkan, yang sedikit demi sedikit diuraikan atau dikomposisikan ke dalam bagian sistem yang lebih rinci.

8 Adapun tahap – tahap pengembangan sistem informasi menurut Jeffrey Whitten dalam bukunya Systems Analysis & Desaign Methods (1998:77) :

1. System Planning (perencanaan sistem) 2. System Analysis (analisis sistem) 3. System Design (perancangan sistem)

4. System Implementation (implementasi sistem)

c. Perencanaan Pengembangan Sistem

Tahap ini merupakan tahap awal dari pengembangan suatu sistem. Tahap ini bertujuan untuk memperoleh informasi mengenai permasalahan-permasalahan yang terjadi. Jeffrey Whitten (1998:129), menyatakan bahwa “The purpose of survey problems, opportunities, and directives activity is to quickly survey and

evaluate each identified problem, opportunity, and directive with respect to

urgency, visibility, tangible benefits, and priority”.

Perencanaan pengembangan merupakan bagian dalam siklus hidup pengembangan sistem. Menurut Marshall dan Paul (2005:273) perencanaan pengembangan sistem merupakan langkah penting untuk alasan – alasan utama berikut ini :

1. Konsisten, perencanaan memungkinan sasaran dan tujuan sistem sesuai

dengan rencana strategis keseluruhan perusahaan.

2. Efisiensi, sistem akan lebih efisien, subsistem akan lebih terkoordinasi,

9 3. Terkemuka, perusahaan akan tetap menjadi pemimpin dalam perubahan TI

yang ada.

4. Pengurangan biaya, duplikasi pengeluaran tenaga yang tidak perlu, dan biaya serta waktu yang tidak seharusnya dikeluarkan dapat dihindari. Sistem tersebut akan lebih murah dan lebih mudah untuk dipelihara. 5. Kemampuan adaptasi, pihak manajemen dapat lebih bersiap – siap untuk

kebutuhan di masa mendatang dan para pegawai dapat lebih baik mempersiapkan diri atas berbagai perubahan yang terjadi.

d. Analisis Sistem

Tahap analisis sistem merupakan tahap awal dari kegiatan analisis dan perancangan sistem. Tahap analisis terdiri dari tiga kegiatan. Menurut Jeffrey Whitten dalam bukunya Systems Analysis & Desaign Methods (1998:121) yang menjelaskan “Systems analysis is (1) the survey and planning of the system and

project, (2) the study and analysis of the existing business and information system,

(3) define and prioritize the business requirement”.

e. Survei dan Rencana Proyek (Survey and Plan The Project)

10 Berdasarkan diagram diatas, ada beberapa tahap dalam fase survey ini yaitu:

1. Survey Problems Opportunities

Tahap ini merupakan tahap awal dari fase survei ini. Tahap ini bertujuan untuk memperoleh informasi mengenai permasalahan - permasalahan yang terjadi. Jeffrey Whitten dalam bukunya Systems Analysis & Desaign Methods (1998:129) menyatakan : “The purpose of Survey Problems, Opportunities, and Directives

activity is to quickly survey and evaluate each identified problem opportunity, and

directive with respect to urgency, visibility, tangible benefits, and priority.”

2. Negotiate Project Scope

Suatu proyek harus memiliki ruang lingkup, agar sasaran dan tujuan yang ingin dicapai tidak melenceng sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Jeffrey Whitten (1998:132) berpendapat bahwa “The purpose of this activity is to define

the boundary of the system and project.”

3. Plan The Project

Setiap melakukan proyek sebelumnya harus dibuat rencana yang menggambarkan urutan kegiatan yang akan dilakukan selama proyek dijalankan. Jeffrey Whitten (1998:134) berpendapat “The purpose of this activity is to develop

the initial project schedule and resource assignments.”

11

4. Present The Project

Jeffrey Whitten (1998:136) berpendapat bahwa “The purpose of this

activity is to secure any required approvals to continue the project, and to

communicate the project and goals to all staff.”

Aktivitas ini dimulai dengan adanya penyelesaian dari aktivitas perencanaan proyek. Input ini termasuk, Problem Statement, Scope Statement, Perencanaan proyek, (pilihan) template proyek, dan standar proyek.

f. Mempelajari dan Menganalisis Sistem Yang Ada (Study and Analyze The

Existing System)

12

1. Model the Current System

FAST menyarankan dua strategi pemodelan untuk fase studi kombinasi dari data, proses, dan model geografi tingkat tinggi, atau kombinasi dari objek dan model geografi. Pemodelan sistem merupakan dokumentasi mengenai model sistem yang digunakan untuk menggambarkan sistem yang sedang dijalankan oleh perusahaan, sehingga memantu dalam melakukan analisis sistem.

Jeffrey Whitten (1998:140) berpendapat “The purpose of this activity is to

learn enough about the current system’s data, processes, interfaces, and

geography to expand the understanding of scope, and to establish a common

working vocabulary for that scope.”

Aktivitas ini dimulai dengan adanya penyelesaian dari aktivitas fase survey dan persetujuan dari pemilik sistem untuk melanjutkan proyek. Input informasi kunci adalah proyek dan Scope Statement sistem yang telah diselesaikan sebagai bagian dari fase survei.

2. Analyze Business Processes

Analisis proses bisnis dilakukan untuk membantu para analis dalam mengumpulkan informasi dan mendokumentasikan permasalahan yang ada pada proses bisnis. Jeffrey Whitten (1998:142) berpendapat “The purpose of this

activity is to business process in a set of related business processes to determine if

13 lainnya dalam proyek. Itu menunjukkan setiap jalan alur kerja yang memungkinkan melewati sistem, termasuk proses error.

3. Analyze Problems and Opportunities

Permasalahan merupakan sumber dari peluang yang harus dikembangkan dalam sistem sehingga sistem diperbaiki untuk menjadi lebih baik dari sistem yang sebelumnya. Jeffrey Whitten (1998:143) berpendapat “The purpose of this

activity is to understand the underlying causes and effects of all perceived

problems and opportunities, and understand the effects and potential side effects

of all perceived opportunities.”

Aktivitas ini dapat dimulai dengan penyelesaian dari aktivitas fase survei dan persetujuan dari pemilik sistem untuk melanjutkan proyek. Satu input berinformasi kunci adalah problem statement yang telah diselesaikan dalam fase survei. Input berinformasi kunci lainnya adalah permasalahan dan peluang, dan sebab dan akibat yang dikumpulkan dari analis bisnis dan pengguna sistem lainnya. Hasil utama dari aktivitas ini adalah analisis sebab/akibat.

4. Establish System Improvement Objectives and Constraints

Dalam mengembangkan sistem memiliki tujuan yang harus dicapai dan batasan yang membatasi tujuan tersebut. Maka diperlukan analisis untuk menetapkan tujuan dan batasan sehingga batasan-batasan yang ada tidak menghalangi tujuan yang ingin dicapai. Jeffrey Whitten (1998:146) berpendapat The purpose of this activity is to establish the criteria against which any

improvements to the system will be measured, and to identify any constraints that

14 Aktivitas ini dapat dimulai dengan penyelesaian dari dua aktivitas sebelumnya. Inputnya adalah model sistem dan analisis sebab/akibat. Hasil dari aktivitas ini adalah tujuan dan batasan perbaikan sistem. Hasil ini juga dapat disamakan dengan hasil bersih dari fase studi tujuan sistem.

5. Modify Project Scope and Plan

Ruang lingkup dan rencana proyek yang telah ditetapkan perlu di revisi dan dimodifikasi untuk disesuaikan berdasarkan hasil analisis. Hasil analisis menentukan ruang lingkup dan rencana proyek, apakah ruang lingkup dan rencana proyek telah sesuai dengan ketetapan sebelumnya apakah harus direvisi.

Jeffrey Whitten (1998:148) berpendapat bahwa: “The purpose of Modify

Project Scope and Plan activity is to reevaluate project scope, schedule, and

expectations. The overall project plan is then adjusted as necessary, and a

detailed plan is prepared for the next phase.”

Aktivitas ini dimulai dengan adanya penyelesaian pemodelan sistem, analisis permasalahan, dan aktivitas penentuan tujuan. Pemodelan sistem, analisis sebab akibat, tujuan dan batasan perbaikan sistem adalah input untuk aktivitas ini. Rencana proyek yang asli dari fase survei (jika tersedia) juga menjadi input.

6. Present Findings and Recommendations

15 project and goals to all staff. The report or presentation, if developed, is a

consolidation of the activities’ documentation.”

Aktivitas ini dimulai dengan adanya penyelesaian dari tujuan sistem atau aktivitas rencana proyek. Inputnya termasuk model sistem, analisis sebab-akibat, tujuan dan batasan perbaikan sistem, dan rencana proyek yang direvisi dihasilkan oleh aktivitas utama. Hasil kunci dari aktivitas ini adalah penemuan studi detail. Ini biasanya termasuk update kelayakan dan rencana proyek yang direvisi.

f. Mendefinisikan dan Memprioritaskan Kebutuhan Bisnis (Define And

Prioritize The Business Requirement)

Fase definisi menjawab pertanyaan apa yang dibutuhkan dan diinginkan pengguna (user) dari sistem yang baru? Fase definisi tidak bisa dilewati. Fase definisi dapat digambarkan pada peraga berikut.

16

1. Outline Business Requirements

Persyaratan untuk sistem yang baru harus di tentukan agar sistem baru yang akan dijalankan nanti sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Jeffry Whitten (1998:151) berpendapat bahwa : ”….The purpose of this activity is to

identify, in general terms, the business requirements for a new or improved

information system”.

Aktivitas ini di mulai dengan adanya persetujuan dari pemilik sistem untuk melanjutkan proyek ke dalam fase definisi. Input kuncinya yaitu tujuan perbaikan sistem dari fase studi. Seluruh informasi yang relevan dari fase studi harus tersedia untuk referensi yang dibutuhkan. Dalam aktivitas ini hanya menghasilkan sebuah skema requirements statement.

2. Model Business System Requirements

Pemodelan sistem baru dilakukan untuk menggambarkan gambaran sistem baru yang akan dirancang. Pemodelan sistem harus sesuai dengan kebutuhan pengguna dan pemilik sistem. Jeffry Whitten (1998:154) berpendapat : “the

purpose of model business system requirements activity is model business system

requirements such that they can be verified by system users, and subsequently

understood and transformed by system designers into a technical solution”.

Aktivitas ini biasanya dimulai dengan adanya penyelesain dari garis besar requirements statement. Hasil dari aktivitas ini adalah pemodelan sistem.

17 menggambarkan input bersih untuk sistem, sumber mereka, output bersih dari sistem, tujuan mereka, dan database bersama-sama.

3. Build discovery prototypes

Prototipe diciptakan guna menggambarkan antarmuka yang akan digunakan oleh penguna sistem. Prototipe diciptakan harus sesuai dengan kebutuhan pengguna. Jeffry Whitten (1998:158) berpendapat : “the purpose of this optional activity is to establish user interface requirements, and discover

detailed data and processing requirements interactively with user through the

development of simple inputs and outputs”.

Aktivitas ini tidak dimulai dengan adanya kejadian apapun. Melainkan menggunakan skema kebutuhan sistem dan model sistem apapun yang mereka kembangkan. Hasil dari aktivitas ini adalah prototipe penemuan dari input dan output yang dipilih.

4. Prioritize business requirements

Menurut Jeffry Whitten (1998:160) berpendapat bahwa : “the purpose of prioritize business requirement activity is to prioritize business requirements for a

new system”.

18

5. Modify the project plan and scope

Perubahan setelah melakukan definisi proyek harus dituangkan dalam revisi rencana dan ruang lingkup proyek. Setelah adanya pendefinisian telah dapat ditentukan kebutuhan-kebutuhan sistem, sehingga dapat mengubah rencana dan ruang lingkup proyek yang telah ditentukan sebelumnya. Jeffry Whitten (1998:161) berpendapat : “the purpose of this activity is to modify the project plan to reflect changes in scope that have become apparent during requirements

definition, and secure approval to continue the project the next phase”.

Aktivitas ini dimulai dengan adanya penyelesaian awal dari model sistem, prototipe penemuan, dan prioritas kebutuhan bisnis. Hasil dari aktivitas ini adalah rencana proyek yang direvisi yang menutupi sistem dari proyek. Sebagai tambahan, sebuah rencana konfigurasi yang detail dan rencana desain bisa dihasilkan.

Penulis menyim pulkan dari uraian diatas bahwa tahapan analisis adalah tahap dimana seorang anlaisis sistem membuat keputusan, karena hasil dari analisis sistem digunakan untuk mempertimbangkan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem.

g. Perancangan Sistem

19 Jogiyanto dalam buku Analisis dan Desain (2005:195) berpendapat bahwa:

Desain sistem dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu desain sistem secara umum dan desain sistem secara terinci. Desain sistem secara umum disebut juga dengan desain konseptual atau desain logikal atau desain secara makro. Desain sistem terinci disebut juga desain sistem fisik atau desain internal.

h. Tahap Perancangan Sistem

Desain sistem memiliki fungsi untuk memberi gambaran sistem yang akan dibuat, sesuai pendapat Jeffrey Whitten (1998:312) bahwa : “Systems design is the evaluation of alternative solutions and the specification of a detailed

computer-based solution”. Hal ini juga disebut desain fisik. Analisis sistem terutama terfokus atas logikal, implementasi aspek independen dari sistem. Desain sistem berurusan dengan aspek fisik atau implementasi-dependen dari sebuah sistem (spesifikasi teknikal sistem).

1. Configuration Phase

Fase konfigurasi bertujuan untuk mendapatkan solusi kandidat untuk sistem yang baru. Jeffrey Whitten (2004:319) berpendapat bahwa : “...the purpose of the configuration phase is to identify candidate solutions, analyze those

candidate solutions, and recommend a target system that will be designed and

20 Gambar 5 Diagram Fase Konfigurasi Desain Sistem

(Sumber : Jeffrey Whitten, 1998:320)

Objektifitas pokok dari fase konfigurasi adalah: (1) Untuk mengidentifikasi alternatif keseluruhan terbaik. Untuk lebih jelasnya tahap-tahap tersebut dan meneliti solusi berbasis manual dan komputer alternatif untuk mendukung sistem informasi target, dan (2) Untuk menilai yang dapat dikerjakan dari solusi alternatif dan merekomendasikan solusi alternatif berikut penjelasan dari setiap tahap-tahap tersebut. Fase Konfigurasi terbagi menjadi 3 fase diantaranya :

a. Define Candidate Solutions

Setelah kebutuhan bisnis dibangun dalam fase definisi dari analisis sistem, solusi kandidat alternatif harus diidentifikasi. Jeffrey Whitten (1998:319) berpendapat bahwa : “The purpose of Define Candidate Solutions activity is

to identify alternative candidate solutions to the business requirements defined

21 dari beragam sumber seperti pemasok dan penyerahan pelanggan, dan arsitektur teknologi yang disetujui.

Hasil utama dari aktivitas ini adalah solusi kandidat untuk sebuah sistem yang baru. Sebuah matrix merupakan alat yang berguna untuk secara efektif memperoleh, mengorganisasi, dan mengkomunikasikan karakteristik untuk solusi kandidat.

Teknik yang dapat digunakan untuk aktivitas ini yaitu penemuan fakta. Metode penemuan fakta digunakan untuk berinteraksi dengan sumber luar seperti pemasok dan toko hardware dan software untuk mengumpulkan spesifikasi produk untuk tiap kandidat.

b. Analyze Feasibility of Alternative Solutions

Analisis kelayakan seharusnya tidak terbatas untuk biaya dan manfaat. Kebanyakan analis menilai solusi untuk empat set kriteria yaitu (1) Kelayakan teknikal, (2) Kelayakan operasional, (3) Kelayakan ekonomi, dan (4) Kelayakan penjadwalan (jangka waktu yang dibutuhkan). Analisis kelayakan dilakukan atas tiap kandidat individual tanpa memperhatikan kelayakan kandidat yang lain. Jeffrey Whitten (1998:321) berpendapat bahwa : “The purpose of Analyze Feasibility of Alternative Solutions activity is to evaluate the alternative candidate

solutions according to their economic, operational, technical, and schedule

feasibility.”

22 adalah penyelesaian analisis kelayakan dari tiap kandidat. Matrix dapat digunakan untuk mengkomunikasikan volume yang besar dari informasi mengenai solusi kandidat.

Teknik yang dapat digunakan dalam aktivitas ini yaitu penemuan fakta dan analisis kelayakan. Metode Penemuan fakta digunakan untuk memperoleh fakta biaya, pendapat, dan lainnya mengenai kandidat dari beragam sumber. Kemampuan untuk mengadakan penilaian kelayakan adalah kemampuan yang sangat penting dibutuhkan.

c. Recommend a System Solution

Rekomendasi sebuah solusi sistem disampaikan setelah adanya analisis mengenai kelayakan dari solusi kandidat yang ada. Jeffrey Whitten (1998:324) berpendapat bahwa : “The purpose of this activity is to select a candidate solution

to recommend.”

23 2. Procurement Phase

Pengadaan software dan hardware tidak dibutuhkan untuk semua sistem yang baru. Ketika software dan hardware yang dibutuhkan, produk-produk pilihan yang cocok selalu sulit untuk didapatkan. Keputusan disulitkan oleh teknikal, ekonomi, dan pertimbangan polotik. Keputusan yang buruk dapat merusak analisis dan desain yang sukses. Analisis sistem menjadi semakin meningkat keterlibatannya dalam memperoleh paket software, periperal, dan komputer untuk mendukung spesifikasi aplikasi yang dikembangkan oleh analis. Jeffry Whitten (2004:326) berpendapat bahwa :

There are foundamental objective of the configuration phase (1) to identify and research specific products that could support our recommended solution for the target information system, (2) to solicit, evaluate, and rank vendor proposals, (3) to select and recommend the best vendor proposal, (4) to establish requirements for integrating the

awarded vendor’s prodect.

3. Design and Integration Phase

Setelah kebutuhan desain dan integrasi untuk sistem target didapatkan, fase ini meliputi perbaikan spesifikasi desain teknikal. Jeffrey Whitten (1998:335) berpendapat bahwa: “The goal of the design and integration phase is two fold :

1. Firstand foremost, the analyst seeks to design a system that both fulfills requirements and will be friendly to its end users

24 Gambar 6 Diagram Fase Desain dan Intergrasi Sistem

(Sumber : Jeffrey Whitten, 2004:337)

Berdasarkan diagram di atas, berikut penjelasan dari tahap-tahap dalam fase desain dan integrasi desain sistem ini adalah :

1. Analyze and Distribute Data

Analisis data adalah teknik yang digunakan untuk mendapatkan model data yang baik. Analisis data merupakan sebuah prosedur yang menyiapkan model data untuk implementasi sebagai file atau database yang tidak berlebihan, fleksibel, dan dapat disesuaikan. Jeffrey Whitten (1998:339) berpendapat bahwa : “The purpose of Analyze and Distribute Data activity is to develop a good

datamodel – one that is simple,nonredundant, flexible and adaptable to future

needs, and that will allow the development of ideal file and database solutions”.

2. Analyze and Distribute Processes

25 Jeffrey Whitten (1998:339) berpendapat bahwa : “Purpose of Analyze and Distribute Processes activity is to Analyze and distribute system processes to

fulfill network requirements for the new system”.

3. Design Databases

Khusus aktivitas pertama dari desain detail adalah mengembangkan spesifikasi desain database. Desainer harus menganalisis bagamaina program akan mengakses data dalam pesanan untuk meningkatkan penampilan. Desainer juga harus mendesain pengendalian internal untuk menjamin keamanan yang layak dan teknik perbaikan bencana, dalam kasus data hilang atau rusak. Jeffrey Whitten (1998:340) berpendapat bahwa : “Purpose of Design Databases activity is to prepare technical design specifications for a database that will be adaptable to

future requirements and expansion.”

4. Design Computer Outputs and Inputs

Ketika database telah didesain dan memungkinkan sebuah prototipe dibangun, desainer sistem dapat bekerja secara dekat dengan pengguna sistem untuk mengembangkan spesifikasi input dan output. Jeffrey Whitten (1998:341) berpendapat bahwa : “Purpose of Design Computer Outputs and Inputs activity is

to prepare technical design specifications for a user inputs and outputs.”

5. Design On-line User Interface

-26 line User Interface activity is to prepare technical design specifications for an

on-line user interface.”

6. Present and Review Design

Aktivitas desain detail akhir mengemas semua spesifikasi dari tugas sebelumnya ke dalam spesifikasi program komputer yang akan membantu aktivitas pemrogram komputer selama fase konstruksi dalam siklus hidup pengembangan sistem. Jeffrey Whitten (1998:343) berpendapat bahwa : “Purpose of Present and Review Design activity is to Prepare technical design

specifications for an on-line user interface.”

METODE PENELITIAN

Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif analisis. Yang dimaksud penelitian deskriptif adalah penelitian yang dirancang untuk memperoleh informasi tentang status suatu gejala saat penelitian dilakukan. Lebih lanjut dijelaskan, dalam penelitian deskriptif tidak ada perlakuan yang diberikan atau dikendalikan serta tidak ada uji hipotesis sebagaimana yang terdapat pada penelitian eksperimen. Metode ini digunakan karena data yang diambil menggambarkan aktivitas yang saat ini terjadi.

a. Objek Penelitian

27

b. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah: 1. Wawancara

Wawancara adalah suatu cara untuk mengumpulkan data dengan mengajukan pertanyaan secara langsung kepada seorang informan atau seorang ahli yang berwenang dalam suatu masalah. Metode ini digunakan untuk memperoleh data dengan cara mengajukan pertanyaan kepada unit organisasi yang terkait dalam pelaksanaan administrasi persediaan CV. SALMA SHOFA Samarinda yaitu manajer toko, kasir, dan karyawan bagian penjualan.

2. Observasi

Observasi adalah pengamatan secara langsung pada suatu objek yang akan diteliti dengan tujuan untuk memperoleh gambaran mengenai objek tersebut. Metode ini digunakan dengan cara analis datang dan melakukan pengamatan secara langsung mengenai aktivitas administrasi persediaan di CV. SALMA SHOFA Samarinda

3. Dokumentasi

28

PEMBAHASAN

Pada fase ini analis membuat perancangan sistem informasi baru yang merupakan hasil analisis dari kelemahan – kelemahan dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang ada. Adapun bentuk perancangan spesifikasi sistem pada fase ini adalah document flowchart dan data flow diagram (DFD)

Berikut merupakan dokument flowchart dan form-form yang diusulkan oleh analis untuk memperbaiki kelemahan sistem lama :

Gambar 7 Desain Flowchart Persediaan Barang Yang Diusulkan

Flowchart Usulan SIA Persediaan CV. Salma Shofa

29 Keterangan :

Pembelian (Manajer Toko)

Bagian Pembelian melakukan pesanan pembelian kepada supplier melalui fitur pesan singkat.

- Pesanan Pembelian yang berbentuk pesan singkat tersebut kemudian disalin ulang ke dalam form pesanan pembelian dimana satu lembar form pesanan pembelian diberikan kepada bagian gudang dan satu lembar lagi disimpan oleh bagian pembelian.

- Bagian Pembelian menerima faktur dari supplier kemudian mencocokan

faktur tersebut dengan pesanan pembelian.

- Dalam kasus terdapat barang cacat, bagian pembelian melakukan

pemesanan kembali berdasarkan form barang retur yang dikirimkan oleh bagian gudang.

- Bagian Pembelian menerima rekapan barang cacat yang telah ditukar oleh

supplier dari bagian gudang.

Gudang

- Bagian gudang menerima pesanan pembelian yang dikirimkan oleh bagian pembelian.

- Pada saat barang yang dibeli datang, bagian gudang menerima barang

tersebut dan mencocokan surat jalan dan barang datang yang berasal dari supplier dengan pesanan pembelian.

30 - Form barang retur tersebut kemudian diberikan kepada bagian pembelian

agar dilakukan penukaran barang.

- Pada saat barang yang ditukar telah datang, bagian gudang melakukan pengecekan dan pencocokan kembali antara barang yang ditukar dan surat jalan dengan form barang retur.

- Apabila telah sesuai maka bagian pembelian mengisi form barang retur yang telah ditukar. Satu lembar form tersebut dikirmkan kepada bagian pembelian, dan satu lembar lagi disimpan oleh bagian gudang untuk memperbaharui informasi form penerimaan barang masuk.

- Satu lembar form penerimaan barang masuk dikirim ke bagian administrasi sedangkan satu lembar lainnya disimpan oleh bagian gudang. - Apabila tidak terdapat barang cacat maka bgian gudang langsung mengisi

form penerimaan barang masuk.

- Untuk aktivitas pengeluaran barang dari gudang , bagian gudang

menyiapkan barang sesuai dengan nota yang dikirimkan oleh bagian penjualan.

- Setelah barang tersebut siap, bagian gudang mengisi form pengeluaran barang.

- Satu lembar form pengeluaran barang disimpan oleh bagian gudang dan

satu lembar lagi dikirim ke bagian administrasi.

Administrasi

31 - Bagian administrasi merekam data barang masuk dan data barang

keluar ke dalam database persediaan

- Setelahs data tersebut direkam, bagian admiistasi mencetak laporn barang masuk dan barang keluar,

- Laporan barang masuk dan laporan barang keluar tersebut diberikan kepada bagian pembelian.

32

a. Desain Skema Database Konseptual

Desain skema database konseptual ini menggambarkan desain database yang akan digunakan di dalam sistem yang baru. Desain database ini

3. kode_karpet Kode karpet Number 4. nama_karpet Nama karpet Text 5. Ukuran_karpet Ukuran karpet Text

6 Jumlah_masuk Jumlah karpet yang

dibeli Number 7 Jumlah_keluar Jumlah karpet yang

terjual Number 8 Stok karpet Stok karpet yang

33

Tabel Karpet Masuk

Tabel ini berfungsi sebagai informasi data barang yang masuk. tabel karpet masuk bisa dilihat sebagai berikut :

No Nama Field Keterangan Type Data

1. ID Nomor Urutan Auto

number 2. Kode_karpet Kode karpet Number 3. Jumlah_masuk Jumlah karpet yang

dibeli Date/time 4. Tanggal_masuk Tanggal karpet dibeli text

Tabel Karpet Keluar

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data karpet yang terjual. Tabel karpet keluar dapat dilihat sebagai berikut :

No Nama Filed Keterangan Type Data

1. Id Nomor urutan autonumber

2. Kode_karpet Kode karpet number 3. Jumlah_keluar Jumlah karpet yang

terjual Text

4. Tanggal keluar Tanggal karpet yang

terjual Date/time

Skema Relasi Antar Tabel

34

b. Desain Prototipe Interface Pengguna

Desain berikut ini menunjukkan gambaran interface yang berhubungan dan terdapat dalam aplikasi persediaan.

Gambar 11 Tampilan Awal Aplikasi

Gambar diatas merupakan tampilan awal dari aplikasi sistem informasi akuntansi persediaan barang. Tampilan ini akan muncul pada saat program pertama kali digunakan atau diaktifkan .

 Form Tambah Baru berfungsi untuk memasukan data karpet.

 Command Button hapus berfungsi untuk menghapus record data

karpet.

 Form Transaksi Masuk berfungsi untuk merekam data karpet yang

dibeli.

 Form Transaksi Keluar berfungsi untuk merekam data karpet yang

terjual.

 Combo box Laporan berfungsi untuk melihat laporan daftar karpet,

35

1. Form Tambah Baru

a. Penjelasan

Form Tambah Baru berfungsi untuk merekam secara keseluruhan data karpet yang ada di CV. Salma Shofa.

b. Perancangan

 Textbox kode karpet, nama karpet, dan ukuran karpet

 Tombol Simpan dan Tambah Baru untuk merekam data karpet  Tombol keluar untuk keluar dari form Tambah Baru

Gambar 12 Tampilan Form Tambah Baru

2. Form Transaksi Masuk

a. Penjelasan

Form Transaksi Masuk digunakan untuk merekam data karpet yang dibeli, seperti

nama karpet, ukuran karpet yang dibeli, tanggal berapa karpet tersebut dibeli, dan jumlah karpet yang dibeli

b. Perancangan

 Textbox kode karpet, nama karpet, ukuran, tanggal masuk, dan jumlah masuk  Tombol Simpan berfungsi untuk merekam dan menyimpan data ke dalam

database persediaan

36 Gambar 13 Tampilan Form Tansaksi Masuk

3. Form Transaksi Keluar

a. Penjelasan

Form Transaksi Keluar digunakan untuk merekam data karpet yang terjual,

meliputi kode karpet, nama karpet yang terjual, ukuran karpet yang terjual, tanggal karpet tersebut terjual, dan jumlah karpet yang terjual

b. Perancangan

 Textbox kode karpet, nama karpet, ukuran karpet,, tanggal keluar, dan

jumlah keluar

 Tombol simpan berfungsi untuk merekam dan menyimpan data karpet

yang terjual ke dalam database persediaan

37 Gambar 13 Tampilan Form Transaksi Keluar

4. Combo box Laporan

Combo box Laporan memuat data tentang laporan karpet secara keseluruhan, mulai

dari laporan tentang daftar karpet, laporan tentang transaksi masuk, dan juga laporan tentang transaksi keluar

38 Gambar 15 Tampilan Laporan Daftar Karpet

Gambar 16 Tampilan Laporan Daftar Karpet Masuk

39

KESIMPULAN DAN SARAN

a. Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan oleh penulis, maka yang dapat disimpulkan oleh penulis adalah sebagai berikut :

1. Sistem informasi akuntansi persediaan yang saat ini sedang berjalan di CV. Salma Shofa Samarinda terdapat kelemahan – kelemahan diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Tidak adanya struktur pengendalian intern di CV. Salma Shofa, seperti tidak adanya pemisahan tugas pada kasir, dokumen rawan hilang, dan tidak adanya bagian yang bertanggung jawab atas keluar-masuknya persediaan.

b. Sistem informasi akuntansi persediaan yang ada di CV. Salma Shofa

masih memiliki kekurangan, seperti tidak adanya tindak lanjut terhadap barang masuk yang rusak.

c. Media penyimpanan data masih belum lengkap karena tidak terdapatnya laporan mengenai barang yang keluar dari gudang, pada laporan barang masuk pun masih terdapat kekurangan yaitu tidak terdapat otorisasi dari bagian yang menerima barang masuk dan dari manajer.

40 akan berdampak pada kurang tepatnya pengambilan keputusan oleh manajer CV. Salma Shofa

2. CV. Salma Shofa membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi persediaan yang baik dilengkapi dengan adanya database yang dapat memproses data dengan cepat dan menghasilkan informasi yang memadai ketika dibutuhkan, selain itu untuk menjadi back-up laporan manual yang sudah ada sebelumnya dan mengurangi human error, seperti kesalahan pencatatan data karpet masuk.

3. Maka penulis merancang sistem informasi akuntansi persediaan yang baru

dengan menggunakan metode pengembangan sistem terstruktur. Berdasarkan metodologi pengembangan sistem terstruktur yang dikembangkan oleh Jeffrey L. Whitten tersebut, maka dibuatlah rancangan sistem secara umum sebagaimana terlihat pada Flowchart, sedangkan rancangan sistem terinci dapat dilihat pada perancangan objek form, objek report, menu, database, dan seterusnya.

4. Adapun kelebihan dan keunggulan sistem yang dihasilkan dibandingkan

dengan sistem yang lama yaitu :

41 CV. Salma Shofa akan mampu mendapatkan data mengenai jumlah barang yang tersedia di gudang lebih cepat.

b. Saran

Hasil dari analisis dan perancangan yang telah diuraikan sebelumnya, penulis memiliki saran – saran konstruktif kepada pihak CV. Salma Shofa Samarinda untuk mendukung hasil dari analisis dan perancangan sistem yang baru, yaitu sebagai berikut :

1. CV. Salma Shofa perlu melakukan pengecekan fisik terhadap persediaan

secara rutin, misalnya 3 bulan sekali.

2. Perlu adanya penyesuaian perangkat keras (hardware) untuk menunjang

program yang baru dengan spesifikasi minimal sebagai berikut :  Prosesor : Dual Core 1,3 Ghz

 Memori : 2Gb

 Hardisk : 120 Gb

 Slot USB 2.0 (banyaknya sesuaikan dengan kebutuhan)

Pemilihan software yang sesuai dalam mendukung perancangan program sistem informasi tidak kalah penting dengan hardware. Software yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini yaitu :

 Windows XP sebagai Sistem Operasi.  Microsoft Acces sebagai RDBMS.

42 3. Melakukan training (pelatihan) kepada petugas administrasi mengenai

sistem/program baru, sehingga dapat mempermudah dalam teknis operasionalisasi program yang baru.

4. Melakukan pemeliharaan sistem (Maintenance) minimal hal – hal berikut : a. Selalu meng-update antivirus yang tersedia

b. Menggunakan stabilizer minimal 250 Watt untuk meminimalisir resiko kerusakan alat yang akan mengganggu kelancaran aktifitas sistem informasi akuntansi penjualan.

c. Melakukan konsultasi kepada analis sistem selaku penganalisis sistem

yang lama dan programer selaku pembuat program yang baru secara berkala. Apabila dibutuhkan dapat meminta bantuan analis dan programmer untuk melakukan update sistem dan pemeliharaannya. d. Pembersihan perangkat keras secara berkala dapat dengan

43

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi. 2002. Prosedur Penelitian. Jakarta: Rineke Cipta.

Bodnar, George H dan William S. Hopwood. 2003. Sistem Informasi Akuntansi Edisi Kedelapan. PT INDEKS, Kelompok Gramedia. Jakarta.

Fathansyah. 1999. Basis Data. Informatika Bandung. Bandung. Jogianto,H.M. 1999. Analisa dan Desain Informasi. Andi, Yogyakarta.

Kadir, Abdul. 2009. Dasar Perancangan & Implementasi Database Relasional. Yogyakarta : Penerbit Andi.

Kendall, Kenneth E. dan Julie E. Kendall. 2006. Analisis dan Perancangan Sistem Edisi Kelima. PT INDEKS. Jakarta.

Mulyadi. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat. Jakarta.

Romney, Mashal B dan Paul John Steintbart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Salemba Empat. Jakarta. 2006