PENERAPAN ERP PADA PT.
ASTRA AGRO LESTARI
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Astra Agro Lestari (AAL) yang dirintis pada tahun 1981 memulai bisnisnya dengan memasuki bisnis perkebunan singkong. Seiring menurunnya permintaan atas komoditi tersebut, AAL kemudian mengganti semua perkebunan singkongnya menjadi perkebunan karet. Saat ini AAL dikenal sebagai perusahaan penghasil Crued Palm Oil (CPO) terbesar. AAL memasuki bisnis CPO dengan mengakuisisi PT Tunggal Perkasa Plantation, dan saat ini AAL telah memiliki hampir 400.000 ha perkebunan kelapa sawit dan lebih dari 30subsidiary yang bermain juga di perkebunan kelapa sawit.
Sebagai perusahaan agribisnis besar, jangkauan wilayah AAL cukup luas dari ujung barat Sumatera (Aceh) sampai ujung Sulawaesi (Morowali). Perusahaan ini memiliki 43 site. Perkebunan sawit AAL terbagi atas beberapa wilayah, yaitu Andalas 1 (A1) meliputi tigasite dengan luas 12,6 ribu ha; Andalas 2 (A2) mencakup 10 site seluas 61 ribu ha; Andalas 3 (A3) terdiri dari
tiga site seluas 33 ribu ha; Borneo 1-3 lebih dari 100 ribu ha dan Sulawesi seluas 185 ribu ha. Kedepan AAL menargetkan bisa memiliki luas kebun hingga 500.000 ha.
Mengelola dan mengontrol bisnis kebun sawit yang luasnya mencapai
ratusan ribu ha bukan soal mudah. Apalagi site kebunnya terpencar-pencar. Begitu pula kaitannya dengan pengelolaan dan pengawasan
data/informasinya. Pemanfaatan dan implementasi teknologi informasi (TI) yang dipilih harus tepat sehingga bisa membantu perusahaan meningkatkan performa yang berujung pada peningkatan revenue dan net profit. Teknologi yang dipilih oleh perusahaan adalah teknologi yang dapat membantu
perusahaan untuk mencapai tujuannya, artinya TI tersebut dapat menjadi enabler bagi perusahaan dalam meningkatkan efsiensi dan proftabilitas perusahaan.
Dalam era persaingan global ini, perusahaan jasa dan manufaktur dituntut untuk bersaingan dengan maksimal dengan para kompetitor untuk
Apalagi perusahaan juga harus melakukan respon yang cepat terhadap pasar yang ada dikarenakan tuntutan dari pasar yang bergerak secara dinamis. Selain itu rantai pasok (supply chain) harus bergerak secara cepat untuk memenuhi kebutuhan mulai dari bahan baku dari pemasok (supplier) sampai barang yang sudah jadi yang berada di konsumen. Oleh karena itu perlu suatu adanya monitoring untuk memantau aktivitas perusahaan untuk memudahkan proses kerja.
Salah satu sistem yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan tersebut yaitu dengan menggunakan sistem informasi Enterprise Resource Planning (ERP) atau perencanaan sumber daya perusahaan. ERP dapat berperan dalam memantau proses produksi, ketersediaan bahan material, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan dan sumber daya manusia yang nantinya akan
dijadikan sebagai analisis pengambil keputusan manajemen. .
1.2 Rumusan Masalah
Permasalahan yang dirumuskan dalam makalah ini adalah bagaimana
penerapanEnterprise Resource Planning (ERP) pada perusahaan agribisnis PT Astra Agro Lestari.
1.3 Tujuan
Tujuan pembuatan makalah ini adalah untuk mengidentifkasi
penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) pada perusahaan agribisnis PT Astra Agro Lestari.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi Manajemen
mendukung pengambilan keputusan hingga mendukung organisasi mencapai keunggulan kompetitif yang strategis. Pembahasan tentang sistem informasi manajemen akan diawali dengan pembahasan tentang konsep sistem.
1. a. Sistem
Sistem dapat dijabarkan secara sederhana sebagai kelompok elemen yang saling berhubungan dan saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui sebuah proses yang terorganisasi. Menurut O’brien (2005), setiap sistem setidaknya terdiri dari tiga komponen atau fungsi dasar yang saling berinteraksi, yaitu :
1. Masukan (input) meliputi kegiatan penangkapan (capturing) dan pengumpulan (assembling) elemen yang akan dimasukkan ke dalam sistem untuk diproses. Masukan dapat dibedakan menjadi maintenance input yang memungkinkan sistem dapat beroperasi dan signal
input yang nantinya akan diolah menjadi produk. Contohnya, bahan baku, data, dan energi.
2. Pemrosesan (processing) meliputi proses pengubahan masukan menjadi keluaran. Contohnya, proses pembuatan mobil.
3. Keluaran (output) meliputi proses pemindahan elemen yang telah melewati tahap pemrosesan ke tujuan akhir yang ditetapkan. Keluaran dari sebuah sistem selalu berupa keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
1. b. Sistem Informasi
Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O’Brien, 2005). Komponen sistem informasi tersebut secara lebih jelas ditunjukkan pada Gambar 1.
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi
Mendukung proses bisnis dan operasional
Mendukung pengambilan keputusan
Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif
Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil baik mengatasi masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini. Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggungjawab untuk mengajukan atau mengembangkan teknologi informasi baru atau
meningkatkannya bagi perusahaan. Adapun untuk seorang manajer
bertanggungjawab untuk mengelola usaha pengembangan yang dilakukan para spesialis sistem informasi dan para pemakai akhir bisnis.
Mengembangkan solusi sistem informasi untuk mengatasi masalah bisnis dapat diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses bertahap atau beberapa siklus seperti ditunjukkan pada Gambar 2 di bawah ini (O’Brien, 2005).
Gambar 2. Siklus Pengembangan Sistem Informasi
2.2 Enterprise Resource Planning (ERP)
Enterprise Resource Planning adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan oleh modul software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan. ERP memberikan tampilan real-time atas proses bisnis yang terintegrasi seperti produksi, pemrosesan pesanan, dan manajemen persediaan yang disatukan oleh software aplikasi ERP dan database umum. Sistem ERP menelusuri sumber daya bisnis seperti kas, bahan baku, dan kapasitas produksi serta status dari berbagai komitmen yang dibuat perusahaan (seperti pesanan pelanggan, pesanan pembelian, penggajian karyawan, dan lain-lain) mencakup pada seluruh divisi yang telah diatur dalam suatu sistem (O’Brien, 2002).
Banyak perusahaan menemukan nilai bisnis utama dari penggunaan ERP dalam beberapa cara mendasar. O’Brien (2002) menyatakan bahwa ERP memberikan manfaat bisnis yang signifkan bagi perusahaan, yaitu :
1. Kualitas dan efsiensi. ERP menciptakan kerangka kerja untuk
menghasilkan peningkatan signifkan dalam kualitas serta efsiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi
2. Penurunan biaya. Menurunkan biaya pemrosesan transaksi dan hardware, softwareserta karyawan pendukung TI.
3. Pendukung keputusan. ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat penting secara cepat untuk para manajer agar dapat meningkatkan kemampuan mereka dalam mengambil keputusan secara tepat waktu di lintas bisnis keseluruhan perusahaan
4. Kelincahan perusahaan. Mengimplementasikan sistem ERP meruntuhkan banyak dinding departemen dan fungsi berbagai proses bisnis, sistem informasi dan sumber daya informasi.
BAB III PEMBAHASAN
Saat ini para pelaku bisnis kelapa sawit mempunyai perhatian yang rendah terhadap pemanfaatan tekhnologi informasi pada manajemen yang ada, kebanyakan mereka masih berkonsentrasi dengan perluasan lahan kebun itu sendiri. Faktor pengawasan yang berhubungan dengan kebijakan
hampir sulit mengawasi jalannya proses bisnis itu sendiri. Solusi dari permasalahan ini adalah menerapkan sistems informasi manajemen perkebunan yang memantau setiap proses bisnis yang berlangsung di
industri kelapa sawit dari hulu ke hilir. Dengan aplikasi ini, perusahaan dapat mengintegrasikan dan mengontrol setiap proses bisnis yang berlangsung, mulai dari perkebunan, pabrik pangolahan, kantor cabang, dan kantor pusat. Perusahaan juga dapat menghitung setiap aktivitas yang dilakukan,
membandingkan kondisi sebelum dan keadaan sesudah sebuah aktivitas dilaksanakan.
Dalam industri yang padat modal seperti industri CPO (perkebunan kelapa sawit), maka efektiftas dan efsiensi dalam upaya peningkatan proftabilitas perusahaan menjadi sangat penting. Selain itu fuktuasi harga komoditi CPO di dunia menuntut perusahaan untuk lebih responsif terhadap perubahan-perubahan yang terjadi dan untuk memaksimalkan laba melalui efsiensi dan peningkatan produktivitas. Oleh karena itu AAL kemudian menerapkan ERP sebagai solusinya karena dianggap selaras dengan kebutuhan perusahaan. Tahun lalu AAL menghabiskan belanja TI sampai Rp37,58 miliar, dengan 80%-nya untuk solusi ERP. ERP akan mengintegrasikan semua fungsi dalam perusahaan agar data-data yang ada dapat dilihat sebagai single
view sehingga manajemen dapat dengan mudah dan cepat mengambil keputusan. ERP sangat dibutuhkan perusahaan karena perusahaan
memerlukan manajemen biaya yang baik dan akurat mengingat komoditi CPO sangat fuktuatif di pasar dunia.
AAL menerapkan program ERP untuk menangani masalah payroll, human resource, finance, dan sebagainya. Program ERP yang digunakan adalah Oracle untuk memproses semua data yang berhubungan dengan sistem yang dimiliki oleh AAL. AAL menggunakan Oracle 9.i dan Oracle 10.i sebagai
database servernya. PT AAL menggunakan softwaredatabase Oracle untuk kepentingan database servernya. Hal ini lebih dikarenakan Oracle dikenal sebagai software database server skala besar yang mempunyai kemampuan yang baik dalam menangani transaksi data dalam jumlah yang besar dan kemampuan proses data yang cepat.
Implementasi sistem ERP ini untuk memudahkan masing-masing bagian melakukan rekonsiliasi. Sistem ERP terintegrasi dan tersentral di kantor pusat. Dengan begitu, konsolidasi data tidak diperlukan lagi, karena
diperoleh pada hari dan jam yang sama. Contohnya, ketika ada pengiriman armada CPO ke dermaga dari sebuah site, saat itu pula di kantor pusat sudah dapat diketahui jumlah (tonase) CPO yang dikirim, berikut data jam
pengiriman, sesuai dengan nomor Surat Jalan
atau Delivery Order pengiriman. Ketika armada tiba di dermaga pun sudah langsung dapat diketahui pada saat itu. Istilah site pada AAL mengacu pada sebuah lokasi yang menandai legalitas perusahaan yang dikepalai oleh seorang kepala cabang. Satu site biasanya terdiri dari 15-20 afdeling. Satu afdeling terdiri dari 20-25 blok, yang dikomandoi oleh dua atau tiga mandor. Satu mandor mengawasi 15-20 orang pemanen sawit.
Pada AAL, satu site dilengkapi satu server Plantation Management
System (PMS) dan empat PC untuk kebutuhan input data. Sementara itu, di kantor pusat disediakan satu server PMS, dua server ERP, 20 unit terminal server lainnya, dan 20 terminal klien. PMS membantu AAL dalam
perencanaan tanam dan panen di seluruh perkebunan miliknya, dan dengan mengintegrasikan Geographical Information and Management System(GIMS) serta pengunaan GPS maka perencanaan rute panen dapat dilaksanakan dengan efsien. Enterprise Resource Planning (ERP) dan Plantation
Management System (PMS) terintegrasi dengan Geographical Information and Management System (GIMS).
Apabila sumber daya dalam melakukan produksi tidak mencukupi, sistem ERP dapat menghitung berapa lagi sumberdaya yang diperlukan, sekaligus membantu dalam proses pengadaannya. Ketika hendak mendistribusikan hasil produksi, sistem ERP juga dapat menentukan cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan pelanggan. Dalam proses ini, tentunya segala aspek yang berhubungan dengan
keuangan akan tercatat dalam sistem ERP tersebut termasuk menghitung berapa biaya produksinya.
Transaksi berbasis ERP dapat dilakukan secara real time dan tersentralisasi karena terdapat jaringan Local Area Network (LAN) dan Wi-Fi. Jaringan LAN dipasang di kantor pusat dan seluruh site. Selain itu terdapat jaringan Wide Area Network yang menghubungkan site dengan kantor pusat, dan internet. ERP diharapkan akan dapat membawa perusahaan menjadi lebih kuat baik di dalam maupun di luar negeri. Dengan ERP maka keputusan-keputusan
perkebunan dan pabrik yang ada, serta memungkinkan untuk diakses secara real time oleh management.
Dengan adanya pembaharuan dalam bidang IT, memberikan dampak positif pada AAL. Dalam beberapa tahun terakhir AAL memperlihatkan
pertumbuhan kinerja yang signifkan. Misalnya, produksi fresh fruit
bunch selama 15 tahun terakhir (sejak 1992) mengalami kenaikan hampir 15 kali lipat. Pada tahun 1992 jumlah produksinya 256 ribu ton, kemudian
meningkat menjadi 921 ribu ton pada 2007, dan melonjak jadi 3.938 ribu ton pada 2008. Sementara itu, produksi CPO naik hampir 19 kali lipat. Pada tahun 1992 produksinya hanya 49 ribu ton, kemudian meningkat drastis jadi 921 ribu ton pada 2007 dan 982 ribu ton pada tahun berikutnya.
Adapun revenue dalam 15 tahun terakhir mengalami kenaikan hampir 124 kali lipat. Jika pada 1992, revenue AAL hanya Rp 48 miliar, maka pada tahun 2007 meningkat drastis menjadi Rp 5,96 triliun, dan menjadi Rp 8,16 triliun pada 2008. Di samping itu, net profit yang pada tahun 2007 sebesar Rp 1,97 triliun menjadi Rp 2,6 triliun pada tahun 2008 (swa.co.id).
Revolusi sistem TI yang dilakukan manajemen AAL juga dirasakan
manfaatnya oleh kalangan internal. Jika sebelumnya data operasional masih terkotak-kotak di bagian masing-masing, sehingga belum menjadi sebuah informasi yang holistik namun sekarang sudah sangat berubah, baik dalam hal data maupun informasi. Selain itu sistem komunikasi antara
personel site dan head ofce jauh lebih baik. Data operasional yang masih terkotak-kotak menyulitkan dalam proses pengambilan keputusan karena informasinya masih terpisah.
Dengan adanya ERP, manajemen bisa melakukan analisa terhadap perusahaan untuk mengetahui tren dan perkembangan di perusahaan sehingga dapat melakukan pengambilan keputusan secara cepat dan tepat. Salah satu dari fungsi pelaporan ERP adalah sistematis dan mudah. Adapun manfaat lain yang bisa diperoleh yaitu:
ERP membantu memperlancar proses bisnis dan membuatnya jadi lebih mudah, murah, cepat dan efsien.
Meningkatkan etos kerja karyawan, karena proses kerja tersusun sesuai dengan standar operasi perusahaan yang sudah dibakukan.
Menambah daya saing perusahaan, karena ERP membantu dalam distribusi produk dengan memberikan informasi yang cepat dan akurat bagi konsumen.
Mengurangi biaya dari aktiftas yang tidak memiliki nilai tambah.
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan
ERP sangat dibutuhkan perusahaan karena perusahaan memerlukan manajemen biaya yang baik dan akurat mengingat komoditi CPO sangat fuktuatif di pasar dunia.
PT Astra Agro Lestari menerapkan program Enterprise Resource Planning (ERP) untuk menangani masalah payroll, human resource,
AAL. AAL menggunakan Oracle 9.i dan Oracle 10.i sebagai database servernya.
