PENYUSUNAN
SPESIFIKASI DAN HPS
PENYUSUNAN
0.1. Modul Pelatihan Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah ... v
0.2. Modul Penyusunan Spesfikasi dan HPS... vi
0.3. Tujuan ... vii
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
1.1. Sistematika Penulisan Modul ... 1
1.2. Pengertian Spesifikasi dan HPS ... 3
1.3. Ketentuan Umum Spesifikasi dan HPS... 4
1.4. Hubungan Total Biaya Kepemilikan dengan HPS ... 6
1.5. Pengadaan I nternasional ... 6
BAB 2 MENYUSUN SPESI FI KASI ... 13
2.1. Umum ... 13
2.2. Menyusun Spesifikasi ... 14
2.2.1. Menyusun Sepsifikasi Mutu Barang/ Jasa ... 15
2.2.2. Menentukan Spesifikasi Jumlah Barang/ Jasa ... 26
2.2.3. Menetapkan Spesifikasi Waktu ... 31
2.2.4. Menyusun Spesifikasi Tingkat Pelayanan Penyedia Barang/ Jasa ... 32
2.2.5. Contoh ... 34
2.2.6. Informasi Lain Yang Perlu Masuk Dalam Spesifikasi ... 37
BAB 3 HUBUNGAN PERENCANAAN PENGADAAN DENGAN
PENYUSUNAN SPESI FI KASI ... 39
3.1. Umum ... 39
3.2. Menentukan Prioritas Pengadaan Barang/ Jasa ... 40
3.3. I mplikasi Fokus Utama Sasaran Pengadaan pada Tipe Spesifikasi ... 47
BAB 4 TOTAL BI AYA KEPEMI LI KAN ... 51
4.1. Umum ... 51
4.2. Komponen Total Biaya Kepemilikan ... 52
4.3. Menghitung Nilai Waktu dari Uang ... 54
4.3.1. Nilai Uang yang Akan Datang ... 55
4.3.2. Nilai Sekarang dari Uang ... 56
4.3.3. Nilai Uang dari Anuitas ... 57
4.4. Pendekatan NPV dalam I nvestasi ... 59
4.5. Menghitung NPV dengan Microsoft Excel ... 61
5.5. Contoh Perhitungan HPS ... 88
BAB 6 PENUTUP ... 103
6.1. Kesimpulan ... 103
Gambar 1.1 Kerangka Pikir Penyusunan HPS... 1
Gambar 2.1 Teknik Peramalan Kebutuhan Barang ... 26
Gambar 2.2 Gambar Contoh Tabel Kebutuhan Barang di Tahun 2012 ... 27
Gambar 2.3 Moving Average Dengan Bobot ... 28
Gambar 2.4 Model Regresi Sederhana ... 28
Gambar 2.5 I nteraksi Antara Biaya Pesan dan Biaya Penyimpanan ... 29
Gambar 2.6 Rumus EOQ ... 30
Gambar 2.7 Contoh Penerapan Rumus EOQ ... 31
Gambar 3.1 The Supply Positioning Model... 40
Gambar 3.2 Klasifikasi ABC (konsep pareto) ... 41
Gambar 3.3 The Supply Positioning Model Klasifikasi ABC... 46
Gambar 4.1 Contoh Gambar Komponen Total Biaya Kepemilikan Alat Berat ... 53
Gambar 4.2 I lustrasi Perhitungan Nilai Uang yang Akan Datang ... 55
Gambar 4.3 I lustrasi Perhitungan Nilai Sekarang dari Uang (PV) ... 56
Gambar 4.4 I lustrasi Nilai yang Akan Datang dari Anuitas ... 57
Gambar 4.5 I lustrasi Nilai Sekarang Anuitas ... 58
Gambar 4.6 Rangkuman Rumus dan Simbol ... 59
Gambar 4.7 Pendekatan NPV dalam I nvestasi ... 60
Gambar 4.8 Contoh Soal 1 ... 60
Gambar 4.9 Contoh Soal 2 ... 61
Gambar 5.1 Skema Penyusunan Spesifikasi dan HPS ... 67
Gambar 5.2 Skema Pembagian Barang ... 68
Gambar 5.3 Level Penyedia Barang/ Jasa ... 70
Gambar 5.4 Contoh Analisa Model Bow ... 83
Gambar 5.5 Contoh Analisa Model Bow Lanjutan ... 84
Tabel 2.1 Contoh Membuat Spesifikasi dari Pekerjaan Konstruksi
Bendungan Kecil ... 18
Tabel 2.2 Contoh
sampel ...
20Tabel 2.3 Contoh Spesifikasi Teknis ... 22
Tabel 2.4 Contoh Spesifikasi Komposisi... 23
Tabel 2.5 Ringkasan Spesifikasi Barang ... 25
Tabel 2.6 Contoh Barang Lift ... 34
Tabel 2.7 Contoh Spesifikasi Jasa Konstruksi ... 35
Tabel 2.8 Contoh Spesifikasi Jasa Konsultansi ... 36
Tabel 2.9 Contoh Spesifikasi Jasa Lainnya ... 37
Tabel 3.1 Contoh Klasifikasi ABC ... 42
Tabel 3.2 Klasifikasi ABC (2) ... 43
Tabel 3.3 Tabel Rating PI P ... 43
Tabel 3.4 Barang/ Jasa Yang Dibeli ... 44
Tabel 3.5 Kriteria Penggunaan Sasaran Pasokan ... 45
Tabel 3.6 Tabel Rating PI P dan Klasifikasi ABC ... 46
Tabel 3.7 Tabel Supply Positioning Model Berdasarkan Indikator PI P dan ABC ... 46
Tabel 3.8 Tabel Kesimpulan Untuk Supply Positioning Model ... 47
Tabel 3.9 Hubungan Anatara Fokus Utama Sasaran Pasokan dengan Metode Spesifikasi dan Tipe Spesifikasi ... 48
Tabel 3.10 Daftar Periksa Kaji Ulang Spesifikasi ... 48
Tabel 3.11 Daftar Periksa untuk melakukan kaji ulang terhadap spesifikasi yang sudah jadi ... 49
Tabel 4.1 Perhitungan NPV dengan Microsoft Excel ... 62
Tabel 4.2 Menghitung NPV untuk Mobil... 62
Tabel 4.3 Menghitung NPV untuk Mobil Akhir ... 62
Tabel 4.4 TBK dari Penggantian Sistem Pembayaran Gaji Pegawai ... 64
Tabel 5.1 Analisis Persaingan Pasar ... 71
Tabel 5.2 Tabel Rumus ... 74
Tabel 5.3 Tabel Konsultasi Penelitian Kebutuhan Pelatihan - HPS... 78
Tabel 5.4 Tabel Komponan Gedung ... 79
Tabel 5.5 Tabel Komponen Biaya Standar ... 79
Tabel 5.6 Tabel Rumus ... 80
Tabel 5.7 Tabel Biaya Tetap & Biaya Variabel ... 81
Tabel 5.8 Tabel Biaya Langsung & Biaya Tidak Langsung ... 81
Tabel 5.9 Harga Satuan Pekerjaan Galian ... 82
0.1. Modul Pelatihan Pengadaan Barang/ Jasa
Pemerintah
Kurikulum Pelatihan Berbasis Kompetensi disusun berdasarkan hasil analisis kompetensi jabatan kerja yang melibatkan para ahli yang mempunyai pengalaman kerja (pelaku langsung) di bidang pekerjaan yang dianalisis. Karena unit-unit kompetensi setiap bidang tugas sektor pengadaan barang dan jasa sangat banyak, maka proses analisis kompetensi jabatan kerja difokuskan pada jabatan kerja dan kompetensi yang diprioritaskan.
Dalam rangka meningkatkan kompetensi para pelaku pengadaan barang dan jasa pemerintah, LKPP telah mengembangkan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia-Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (SKKNI-PBJP). SKKNI-PBJP ini menggambarkan tingkat kemampuan melaksanakan (Skill), kemampuan memahami dan menganalisa (Knowledge) dan kemampuan untuk menampilkan sikap dan tingkah laku kepada orang lain dalam melaksanakan tugas (Attitude) pengadaan barang dan jasa pemerintah yang dipergunakan sebagai dasar penyusunan kurikulum dan silabus Kurikulum Pelatihan Berbasis Kompetensi (KPBK) Penyusunan Spesifikasi dan HPS.
Pelatihan ini akan memberikan pengetahuan dan kemampuan bagi anggot a PA/ KPA dan anggot a PPK dalam melakukan proses penyusunan spesifikasi dan HPS termasuk pengetahuan mengenai aturan yang berlaku dan melaksanakan budaya kerja yang sesuai dengan tuntutan pekerjaan.
Pada Gambar 0.1 terlihat bahwa saat ini sedang dikembangkan 4 modul sebagai bagian untuk pelatihan tingkat menengah.
1. Modul Pelatihan Pengadaan Barang/ Jasa Pem erint ah
3. Tuj uan 2. Modul
Gambar 0.1 Desain Modul Pelatihan PBJP
0.2. MODUL PENYUSUNAN SPESI FI KASI DAN
HPS
Modul ini disusun berdasarkan Standar Kompetensi Kerja Khusus Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah dengan Kode Unit PP.02 tentang Menyusun Dokumen Spesifikasi Barang/Jasa serta PP.03 tentang Menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Pemilihan Penyedia Barang/ Jasa.
Unit ini berhubungan dengan pengetahuan dan keterampilan serta sikap kerja yang diperlukan untuk melakukan kegiatan yang berkaitan dengan Penyusunan Spesifikasi dan HPS Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah.
Gambar 0.2 Posisi Modul Penyusunan Spesifikasi dan HPS
Modul ini terdiri dari 5 (lima) bab, dimulai dengan Pengantar yang menjelaskan lingkup Modul Penyusunan Spesifikasi dan HPS, diikuti dengan Pendahuluan, Menyusun Spesifikasi, Perencanaan Pasokan dan Penyusunan Spesifikasi, Total Biaya Kepemilikan dan Menyusun HPS. Ruang lingkup ini dapat dilihat pada Gambar 0.3.
2. Modul Penyusunan Spesifiaksi dan HPS
3. Tuj uan
Gambar 0.3 Ruang Lingkup Modul Penyusunan Spesifikasi dan HPS
0.3. TUJUAN
Perumusan tujuan pelatihan mengacu kepada pencapaian minimal kompetensi yang ditentukan, dan indikator kompetensi yaitu : Dalam kondisi (K), mampu dan mau melakukan (X), sebanyak (Y) dengan kualitas (Z) selesai dalam tempo (T). Tentang kondisi (K) yang diwarnai oleh variabel-variabel tingkat produktivitas tenaga kerja dan latar belakang/ tingkat/ mutu pendidikan formal serta pengalaman kerja, maka penetapan waktu/ lama dan metodologi pelatihan dapat disesuaikan dengan kondisi peserta pelatihan dan tersedianya sarana pelaksanaan pelatihan.
a.
Tujuan Umum
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta akan mampu melaksanakan penyusunan spesifikasi dan perhitungan HPS dengan mengikuti pengertian dasar & peraturan, penyusunan proses spesifikasi, Total Biaya Kepemilikan (TBK) dan Metode Penyusunan HPS.
b.
Tujuan Khusus
Berdasarkan diskusi yang sudah dilakukan terdahulu tentang beberapa alternatif penggolongan materi, maka disimpulkan bahwa setelah selesai mengikuti pelatihan, peserta mampu :
2. Modul Penyusunan Spesifiaksi dan HPS
3. Tuj uan
2. Dapat melakukan identifikasi kebutuhan, penyusunan spesifikasi barang/ j asa, penggunaan st andar int ernal dan ekst ernal, penentuan spesifikasi jumlah, waktu dan tingkat pelayanan. 3. Dapat melakukan perencanaan pasokan dan penyusunan
spesifikasi sesuai dengan analisa pasar, prioritas dan fokus pada tipe.
4. Dapat melakukan perhitungan manfaat suatu barang dengan menggunakan metode Total Biaya Kepemilikan.
5. Dapat menghit ung t eknik perkiraan biaya sebagai dasar penyusunan HPS.
PENDAHULUAN
1.1. Sistematika Penulisan Modul
Peran Spesifikasi dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dalam mendorong pencapaian Prinsip-prinsip Dasar Pengadaan Barang/ Jasa (efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil, akuntabel) sangat menentukan. Dalam banyak hal, spesifikasi dan HPS juga berperan penting dalam membantu promosi dan mendorong penggunaan produk I ndonesia.
Atas dasar itu, penyusunan Spesifikasi dan HPS hendaknya akan mampu menghasilkan barang/ jasa yang
tepat
dalam jumlah, mutu, harga, waktu, lokasi dan dapat dipertanggungjawabkan. Maka, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) tidak hanya dituntut untuk mampu (competence), tetapi juga tidak melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku (com-pliance).Perkembangan dunia bisnis akhir-akhir ini menunjukkan bahwa membeli barang/ jasa dengan berpedoman yang paling murah belum tentu efisien, bila kemudian terbukti biaya operasi dan pemeliharaan barang/ jasa tersebut sangat tinggi. Atas dasar itu, dalam modul ini ditambahkan pemahaman akan prinsip dasar Total Biaya Kepemilikan.
Penyusunan modul Spesifikasi dan HPS dilakukan melalui pendekatan seperti terlihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 1.1 Kerangka Pikir Penyusunan HPS 1.2. Pengert ian
Spesifikasi dan HPS
1.3. Landasan Hukum Spesifikasi dan HPS
1.4. Hubungan Tot al Biaya Kepemilikan dengan HPS
1.5. Pengadaan I nt ernasional 1.1. Sist em at ika
Spesifikasi barang/ jasa yang disusun hendaklah memiliki karakteristik 4 (empat) yaitu : tepat jumlah, tepat mutu, tepat waktu, dan tepat lokasi.
Tepat jumlah
artinya barang/ jasa yang dibeli atau diadakan tidak berlebih atau kurang dari yang dibutuhkan.Tepat mutu
artinya mutu barang/ jasa yang dibeli tidak terlalu baik sehingga menjadi terlalu mahal, apalagi terlalu jelek sehingga tidak dapat memenuhi kebutuhan pengguna barang/ jasa. Sehingga sasaran pengadaan efektif (berhasil guna) tidak tercapai.Tepat w aktu
artinya kedatangan barang/ jasa yang dibutuhkan tidak terlambat atau lebih cepat sehingga membutuhkan tempat penyimpanan lebih lama dari yang seharusnya.Tepat lokasi
artinya barang/ jasa yang diterima tepat pada lokasi yang membutuhkan. Salah pengiriman barang/ jasa ketempat yang tidak membutuhkan akan menimbulkan tambahan biaya yang tidak perlu sehingga sasaran pengadaan efisien (berdaya guna) tidak tercapai.Akuntabel
artinya dapat dipertanggungjawabkan secara hukum formal. Atau dengan kata lain tidak melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku.Berdasarkan pada pendekatan di atas, disusunlah alat analisa seperti terlihat pada tabel di bawah ini :
KERANGKA PI KI R
DESKRI PSI
ALAT
Tepat Jumlah Teknik Peramalan Kebutuhan Barang Tepat Mutu SpesifikasiTeknik , Spesifikasi Komposisi ,
SpesifikasiFungsi dan Kinerja , Sample Tepat Waktu Supply Positioning Model
Tepat Lokasi I ncoterm Wajar Sample Analisis Pasar
Wajar Metoda Pelaksanaan Economic Order Quatity Wajar Harga Total Biaya Kepemilikan
Overhead dan Keuntungan Perpajakan
pada bab satu.
1.2. Pengertian Spesifikasi dan HPS
Spesifikasi
adalah karakteristik total dari barang/ jasa, yang dapat memenuhikebutuhan
dankeinginan
pengguna barang/ jasa yang dinyatakan secara tertulis. Yang dimaksud dengan memenuhikebutuhan
adalah bila kriteria tersebut terpenuhi oleh barang/ jasa tersebut, maka kebutuhan minimum (minimum requirement) dari pengguna barang/ jasa tersebut telah terpenuhi.Sedangkan yang dimaksud dengan memenuhi
keinginan
adalah bila kriteria tersebut terpenuhi, akan memberi nilai tambah barang/ jasa t ersebut dalam pandangan pengguna barang/ j asa t ersebut . Yang dimaksudkan dengan pengertiansecara tertulis
adalah segala kebutuhan dan keinginan tersebut tertuang dengan jelas dalam dokumen kontrak.Contoh : mobil, untuk memenuhi
kebutuhan
transportasi; sedangkan mobil Mercy, selain untuk memenuhi kebutuhan transportasi juga memberi nilai tambah meningkatkan gengsi penumpang/ pemiliknya.Contoh di atas merupakan contoh yang salah, karena hanya memenuhi keinginan pribadi Pengguna Barang/ Jasa, bukan keinginan organisasi. Oleh sebab itu, hal yang paling penting dalam penyusunan spesifikasi adalah melakukan identifikasi kebutuhan organisasi yang meliputi aspek: teknis (mutu barang/ jasa), jumlah, lokasi, waktu, dan tingkat pelayanan dari penyedia barang/ jasa tersebut.
Penyusunan
Harga Perkiraan Sendiri ( HPS) ,
merupakan seni memperkirakan kemungkinan besarnya biaya atas pengadaan barang/ jasa sesuai dengan syarat-syarat yang ditentukan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/ jasa, dikalkulasikan secara keahlian dan berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan .Fungsi HPS
1) Perpres 54 Tahun 2010 Pasal 66
pengadaan konsultansi yang menggunakan metode Pagu Anggaran; dan
Jaminan penawaran diberikan penyedia barang/ pekerjaan konstruksi/jasa lainnya pada saat memasukkan penawaran yang besarnya antara 1% (satu perseratus) hingga 3% (tiga perseratus) dari total HPS.
Dasar untuk menetapkan besarnya nilai jaminan pelaksanaan bagi penawaran yang nilainya lebih rendah dari 80% (delapan puluh perseratus) nilai total HPS.Besarnya nilai jaminan pelaksanaan adalah :
o Untuk nilai penawaran terkoreksi antara 80% sampai dengan 100% dari nilai total HPS, jaminan pelaksanaan adalah sebesar 5% dari nilai Kontrak; atau
o Untuk nilai penawaran terkoreksi dibawah 80% dari nilai total HPS, besarnya nilai jaminan pelaksanaan adalah sebesar 5% dari nilai total HPS.
HPS bukan sebagai dasar untuk menentukan besarnya kerugian negara.1.3. Ketentuan Umum Spesifikasi dan HPS
Ketentuan umum yang mengatur spesifikasi dan HPS telah diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010, yang ringkasannya dapat dilihat pada tabel di bawah ini :
Tabel 1.2 Ketentuan Umum Spesifikasi HPS
1.2. Pengert ian
Rencana Umum Pengadaan Barang/ Jasa
1)Pengguna Anggaran (PA) bertugas menyusun Rencana Umum Pengadaan
PELAKSANA
JENI S KEGI ATAN Rencana Umum
Di dalam KAK tersebut akan tertuang spesifikasi teknis barang/ jasa yang akan diadakan dan besarnya total perkiraan biaya pekerjaan termasuk kewajiban pajak yang harus dibebankan pada kegiatan tersebut.
Rencana Pelaksanaan Pengadaaan Barang/ Jasa
2)Berdasarkan rencana umum pengadaan di atas, PPK menyusun dan menetapkan rencana pelaksanaan pengadaan barang/ jasa yang meliputi:
Spesifikasi teknis barang/ jasa;
Harga Perkiraan Sendiri; dan
Rancangan Kontrak.Usulan Perubahan
3)Dalam hal diperlukan ULP/ Pejabat Pengadaan dapat mengusulkan kepada PPK:
Perubahan HPS; dan/ atau
Perubahan spesifikasi teknis pekerjaan.Wew enang Penyusunan, Penetapan dan dan Pengumuman HPS
4)
PPK menetapkan HPS barang/ jasa kecuali untuk kontes/ sayembara.
ULP/ Pejabat Pengadaan mengumumkan nilai total HPS berdasarkan HPS yang ditetapkan oleh PPK.
Nilai total HPS bersifat terbuka dan tidak rahasia.
HPS disusun paling lama 28 (dua puluh delapan) hari kerja sebelum batas akhir pemasukan penawaran2) Perpres 54 Tahun 2010 Pasal 11 Ayat 1 3) Perpres 54 Tahun 2010 Pasal 17
TOPI K DI SKUSI
Apakah perbedaan antara Biaya dari RUP dengan Biaya pada HPS ?
Peran Spesifikasi dan HPS dalam mencapai sasaran yang tertuang dalam Prinsip Dasar Pengadaan.
1.5. Pengadaan I nternasional
Pengadaan internasional adalah rangkaian kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa dengan cara tertentu, yang transaksinya melintasi batas negara (secara internasional). Sebagai contoh; perusahaan dari I ndone-sia menjual barang kepada perusahaan di Singapura atau sebaliknya perusahaan dari Singapura menjual barang kepada perusahaan di I ndo-nesia.
HPS
Total Biaya Kepemilikan (total cost of ownership) adalah seni untuk melakukan perkiraan biaya suatu barang/ jasa yang meliputi biaya pemilikan (total cost of acquisition) dan biaya operasi (operating costs) Yang dimaksud dengan biaya pemilikan (total cost of acquisition) adalah biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh barang/ jasa (initial cost) dan biaya depresiasi. Biaya perolehan merupakan biaya yang dikeluarkan untuk pembelian, pengiriman, pemasangan, dan pelatihan penggunaan suatu barang/ jasa. Sedangkan biaya operasi (operating costs) merupakan biaya operasi dan biaya pemeliharaan.
Untuk HPS, perhitungan biaya sampai dengan biaya perolehan (biaya yang dikeluarkan untuk pembelian, pengiriman, pemasangan, dan pelat ihan penggunaan) dan t idak t er m asuk biaya Oper asi dan Pemeliharaan.
Analisa total biaya kepemilikan (total cost of ownership) sangat cocok digunakan untuk analisa pemilihan pemasok pada pengadaan barang/ jasa yang bersifat investasi.
TOPI K DI SKUSI
Jenis pengadaan apa saja yang cocok menggunakan pendekatan TBK Apakah Perpres 54 Tahun 2010 mengatur tentang hal ini ?
TOPI K DI SKUSI
Apakah perbedaan antara biaya dari RUP dengan biaya pada HPS?
Peran spesifikasi dan HPS dalam mencapai sasaran yang tertuang dalam Prinsip Dasar Pengadaan.
Peran spesifikasi dan HPS dalam meningkatkan promosi penggunaan produk dalam negeri.
proses yang dikenal dengan cara I nternational Competitive Bidding (I CB).
Pengadaan internasional digunakan pula untuk pengadaan barang dan jasa instansi pemerintah yang sebagian atau keseluruhannya dibiayai dengan dana pinjaman/ hibah luar negeri seperti dana dari Bank Dunia (I BRD), Bank Pembangunan Asia (ADB) dan sebagainya.
Pertimbangan yang umum digunakan sebagai dasar atau alasan mengapa mesti membeli barang atau jasa dari luar negeri adalah karena faktor-faktor berikut :
Kualitas;
Ketepatan waktu;
Biaya;
Teknologi baru;
Memperluas basis pasokan;
Pertukaran perdagangan (counter trade).Faktor yang mendorong kecenderungan pengadaan internasional tersebut antara lain adanya :
Kerjasama dan kemitraan dalam pemasokan barang;
Globalisasi perdagangan;
Pengadaan yang berwawasan lingkungan;
Pengukuran kemampuan atau kinerja;
Piranti lunak dalam bidang tata hubungan dengan nasabah;
Pengendalian dan pelaksanaan yang terbaik;
Pengelolaan inventarisasi barang sebagai keuntungan strategis dan bukan semata-mata sebagai pusat pembiayaan.Lembaga dan peraturan yang biasa muncul dalam perdagangan international adalah : a.
Organisasi Perdagangan Dunia
(World Trade Organisation, WTO) adalahsatu-satunya organisasi internasional yang mempunyai tugas merumuskan hukum perdagangan internasional.
c.
Komisi PBB untuk Hukum Perdagangan I nternasional
(United Nations Commission on I nternational Trade Law / UNCI TRAL). UNCI TRAL diberi tugas oleh Majelis Umum untuk mengembangkan penyelarasan dan penyeragaman secara progresif atas hukum perdagangan internasional. Dengan menjadi anggota WTO maka kasus-kasus sengketa antara perusahaan dagang di Indonesia dengan perusahaan dagang asing dapat diselesaikan berdasarkan hukum yang direkomendasikan oleh UNCI TRAL.Beberapa term dari I nternational Commercial Terms (I ncoterms 2000) yang berdampak pada biaya pengadaan barang/ jasa adalah :
a.
Ex Works ( EXW)
: penyerahan barang di gudang penjual. Memperhitungkan semua biaya yang timbul atas perpindahan barang dari gudang penjual sampai gudang pembeli :
Harga barang;
Biaya pengangkutan dan bongkar muat mulai dari pintu gudang penjual, ke pelabuhan, sampai ke gudang pembeli;
Biaya pengurusan administrasi pengeluaran barang dan shipping document serta bea masuk atas barang (bila impor);
Premi asuransi.b.
Free Carrier ( FCA) ,
hampir sama dengan Ex Works hanya tempat penyerahan barang di gudang pengangkut biaya yang harus diperhitungkan :
Harga barang;
Biaya bongkar muat mulai dari tempat yang disepakati, pengangkutan ke pelabuhan, pengangkutan sampai ke gudang pembeli;
Biaya pengurusan administrasi pengeluaran barang dan shipping document serta bea masuk atas barang (bila impor);
Premi asuransi.c.
Free Alongside Ship ( FAS)
: barang diterima pembeli di samping kapal di dermaga pelabuhan muat. Biaya yang harus diperhitungkan :
Harga barang;•
Premi asuransi.d.
Free on Board ( FOB)
: penyerahan barang dilakukan di atas kapal pengangkut.Biaya yang harus diperhitungkan :
•
Harga barang;•
Biaya pengangkutan dari pelabuhan muat, bongkar muat dipelabuhan tujuan, pengangkutan dan bongkar muat sampai ke gudang pembeli;
•
Biaya pengurusan administrasi pengeluaran barang dan shippingdocument serta bea masuk atas barang (bila impor);
•
Premi asuransi.e.
Cost and Fright ( CFR) :
barang diterima di pelabuhan tujuan. Biaya yang harus diperhitungkan :•
Harga barang;•
Biaya bongkar dari kapal ke dermaga, pengangkutan dan bongkarmuat dari dermaga sampai ke gudang pembeli;
•
Bea masuk atas barang (bila impor).f.
Cost, I nsurance and Freight ( CI F)
: sama dengan CFR kecuali tidak ada kewajiban membayar premi asuransi.Biaya yang harus diperhitungkan :
•
Harga barang;•
Biaya bongkar dari kapal ke dermaga , pengangkutan dan bongkarmuat dari dermaga sampai ke gudang pembeli;
•
Bea masuk atas barang (bila impor);•
Premi asuransi.g.
Carriage Paid To ( CPT)
: hampir sama dengan CFR kecuali dalam pengurusan formalitas ekspor dilakukan oleh pembeli.Biaya yang harus diperhitungkan :
•
Harga barang;•
Biaya bongkar dari kapal ke dermaga, pengangkutan dan bongkarmuat dari dermaga sampai ke gudang pembeli;
•
Biaya formalitas ekspor (biaya pengeluaran barang dari pelabuhanpenjual);
•
Bea masuk atas barang (bila impor).h.
Carriage and I nsurance Paid To ( CI P)
: penerimaan barang sampai dengan pelabuhan tujuan, tinggal membongkar dan mengangkut ke gudang pembeli.Biaya yang harus diperhitungkan :
•
Harga barang;•
Biaya bongkar dari kapal ke dermaga , pengangkutan dan bongkari.
Delivered at Frontier ( DAF) :
penerimaan barang pada daerah perbatasan kepabeaan (bila impor).Biaya yang harus diperhitungkan :
•
Harga barang;•
Biaya pengangkutan ke sisi perbatasan;•
Biaya pemuatan ke kapal, pengangkutan ke pelabuhan tujuan,bongkar dari kapal ke dermaga, pengangkutan dan bongkar muat dari dermaga sampai ke gudang pembeli;
•
Bea masuk atas barang;•
Premi asuransi.j .
Delivered Ex Ship ( DES) :
penerimaan barang di pelabuhan kedatangan.Biaya yang harus diperhitungkan :
•
Harga barang;•
Biaya bongkar dari kapal ke dermaga , pengangkutan dan bongkarmuat dari dermaga sampai ke gudang pembeli;
•
Bea masuk atas barang (bila impor);•
Premi asuransi.k.
Delivered Ex Quay ( DEQ) :
penerimaan barang di dermaga pelabuhan tujuan.Biaya yang harus diperhitungkan :
•
Harga barang;•
Biaya pengangkutan dan bongkar muat dari dermaga sampai kegudang pembeli;
•
Bea masuk atas barang (bila impor);•
Premi asuransi.l.
Delivered Duty Unpaid ( DDU) :
penerimaan barang di pintu gudang pembeli.Biaya yang harus diperhitungkan :
•
Harga barang;•
Biaya bongkar dari alat angkut di depan gudang pembeli sampaipenataan di gudang pembeli;
•
Bea masuk atas barang (bila impor);•
Premi asuransi.m.
Delivered Duty Paid ( DDP) :
barang telah disusun di gudang pembeli. Biaya yang harus diperhitungkan :•
Harga barang;•
Tidak mengeluarkan ongkos apapun untuk transportasi, danb. Alat pembayaran : L/ C (letter of credit) atau T/ T (Telegraphic Transfer). c. Komponen Biaya : biaya gudang di negara asal, transportasi lintas negara,
biaya gudang di negara tujuan, asuransi, dan lain-lain.
d. Dokumen seperti Master List, Bill of Lading, dan Packing List hendaknya selaras. e. Mata uang yang digunakan : dolar untuk porsi asing dan rupiah untuk porsi
dalam negeri.
f. Aspek-aspek perpajakan yang terkait dengan kepabeanan (bea masuk, misalnya) maupun yang terkait dengan proyek (tax holiday).
1.1. Pendahuluan 2.2. M enyusun
Spesifikasi 2.1. Um um
MENYUSUN SPESI FI KASI
2.1.
Umum
Spesifikasi berfungsi sebagai media komunikasi antara pengguna barang/
jasa
dengan penyedia barang/jasa. Kejelasan spesifikasi barang/jasa,
merupakan
langkah awal dalam upaya meningkatkan efisiensi dan
efektivitas pengadaan barang/jasa.
Dalam spesifikasi barang/jasa, tertuang beberapa informasi tentang
hal-hal berikut ini :
1. Barang/jasa seperti apa yang sesungguhnya dibutuhkan (dalam
hal mutu, tipe, ukuran, kinerja, dan sebagainya).
2. Bagaimana mutu barang/jasa tersebut akan diukur.
3. Berapa banyak barang/jasa tersebut akan diperlukan.
4. Kapan banyak barang/jasa tersebut diperlukan.
5. Dimana banyak barang/jasa tersebut harus diserahkan.
6. Moda transportasi dan cara pengangkutan barang seperti apa
yang harus dipersyaratkan.
7. Persyaratan seperti apa yang harus dimiliki oleh penyedia barang/
jasa agar mampu memasok dengan efektif.
8. Tanggung jawab penyedia barang/jasa yang harus dipenuhi dan
informasi seperti apa yang akan diberikan kepada Penyedia
barang/jasa.
Kegagalan dalam menyusun dan menetapkan spesifikasi barang/jasa yang
tepat akan berdampak serius pada :
1. Operasi bisa terhenti sebagai akibat barang/jasa yang diperlukan
untuk pelaksanaan kegiatan organisasi tidak tersedia.
2. Barang yang dibeli mungkin rusak dan tidak dapat digunakan
lagi sebagai akibat kemasan yang tidak memadai (karena tidak
dipersyaratkan dalam spesifikasi).
5. Jumlah barang yang dibeli ternyata berlebih dan berdampak pada
peningkatan kebutuhan gudang dan kemungkinan kadaluarsa.
6. Penyedia barang/jasa ternyata tidak memberikan jasa
pemeliharaan dan/atau pelayanan purna jual.
Langkah penting dalam penyusunan spesifikasi barang/jasa adalah
mengenali kebutuhan barang/jasa, yang dalam hal ini tertuang dalam
karakteristik kebutuhan barang/jasa.
2.2.
Menyusun Spesifikasi
Tujuan menyusun spesifikasi barang/jasa yang diperlukan adalah untuk
memberikan informasi yang diperlukan oleh penyedia barang/jasa agar
memasok barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan pengguna barang/
jasa.
Tanpa penyusunan spesifikasi barang/jasa yang tepat, bisa terjadi penyedia
barang/jasa menyerahkan barang/jasa sesuai dengan kesepakatan yang
tertuang dalam kontrak tetapi tidak memenuhi kebutuhan pengguna
barang/jasa.
Pendekatan yang dianjurkan dalam menyusun spesifikasi adalah
menetapkan dulu kebutuhan (performance) pengguna barang/jasa, baru
kebutuhan tersebut diterjemahkan dalam aspek teknis (technical).
Dalam menyusun spesifikasi barang/jasa, terdapat 3 (tiga) hal pokok
(Elemen Spesifikasi) yang harus diperhatikan: Mutu Barang/Jasa, Jumlah
dan Waktu, dan Tingkat Pelayanan.
A.
Mutu Barang/ Jasa
Tingkat mutu untuk barang, misalnya, diterjemahkan ke dalam
fungsi, keandalan, kompatibilitas, dan sebagainya.
Tingkat mutu untuk jasa konsultansi misalnya diterjemahkan ke
dalam bidang gerak konsultan, pengalaman konsultan dalam bidang
tertentu, dan lain-lain. Untuk jasa konstruksi, termasuk dalam mutu
ada metode pelaksanaan pekerjaan.
dapat diartikan ruang lingkup, waktu penyerahan, dan lokasi penyerahan.
C.
Tingkat Pelayanan dan Pelayanan Purna Jual
Yang dimaksud dengan tingkat pelayanan disini adalah kecepatan respon terhadap
keluhan pengguna jasa. Misalnya, keluhan pelanggan akan ditangani paling lambat
2 x 24 jam setelahnya. Hal yang sama berlaku pula untuk pelayanan purna jual,
ruang lingkup dan tingkat kedalaman pelayanan purna jual perlu ditetapkan dengan
rinci.
2.2.1.
Menyusun Spesifikasi Mutu Barang/ Jasa
Informasi mengenai spesifikasi mutu barang harus diberikan dan dijelaskan kepada penyedia
barang/jasa untuk menghindari multi tafsir atau kesalahpahaman.
Spesifikasi mutu barang/jasa yang terlalu detil (over specifying) akan menyulitkan pejabat
pengadaan mendapatkan barang tersebut. Bahkan, kadang-kadang, jumlah penyedia
barang/jasa yang memenuhi akan terlalu sedikit.
Sebaliknya mutu barang yang terlalu umum akan menimbulkan multi tafsir sehingga
penyedia barang/jasa akan melakukan improvisasi. Bila jumlah penyedia barang/jasa
yang memenuhi terlalu banyak, akan sulit bagi pejabat pengadaan untuk memutuskan
penyedia barang/jasa yang layak dipilih.
Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, spesifikasi mutu barang didefinisikan dalam
berbagai faktor: kemampuan menghadirkan fungsi tertentu, desain, kapasitas, warna,
keandalan, fleksibilitas, ukuran, keamanan pengguna, dan masih banyak lagi.
Spesifikasi mutu jasa didefinisikan dalam citra jasa tersebut di pasar, fleksibilitas
layanan kepada pelanggan, kecepatan respon,
kenyamanan, dan sebagainya.
B.
Standarisasi
C.
Sampel
D.
Spesifikasi teknik
E.
Spesifikasi komposisi
F.
Spesifikasi fungsi dan kinerja
Penjelasan atas masing-masing spesifikasi di atas adalah sebagai berikut :
A. Merek
Merek (brand or trade name) merupakan spesifikasi yang paling sederhana dan
paling mudah untuk dikomunikasikan ke penyedia barang/jasa. Penggunaan merek
diperbolehkan bila barang yang diperlukan merupakan paten atau PPK berada
dalam posisi tidak ada pilihan lain. Contohnya : Perbaikan Lift merek X, maka
hanya dapat menggunakan suku cadang dan ahli pemeliharaannya yang berasal
dari perusahaan merek X.
Tiap merek memiliki citra yang berbeda di benak pengguna barang/jasa. Misalnya,
kendaraan merek tertentu (kendaraan mewah) mempunyai citra yang berbeda
dengan kendaraan niaga. Kadang-kadang barang dengan merek yang sama tetapi
dari distributor yang berbeda juga memiliki harga yang berbeda.
Pada umumnya, merek-merek terkenal memiliki harga yang mahal. Dalam hal
tidak ada keharusan untuk menggunakan merek tertentu, sangat dianjurkan untuk
tidak memilih barang yang memiliki merek mahal. Atau digunakan istilah “yang
SETARA” sehingga memungkinkan memberikan alternatif barang.
Kelebihan menggunakan merek terkenal :
Komunikasi dengan penyedia barang/jasa menjadi jelas dan tidak multi
tafsir, karena merek yang sudah terkenal biasanya sudah diketahui oleh
semua penyedia barang/jasa.
Barang mudah digunakan dan mudah tersedia di pasaran.
Mutu barang terjamin.
Kelemahan menggunakan merek terkenal :
Merek terkenal cenderung mahal.
Kecuali untuk penunjukan langsung dan pengadaan langsung, maka
penyebutan merek dalam spesifikasi DI LARANG dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2011.
Contoh
:
BARANG JASA KONSTRUKSI JASA LAINNYA JASA KONSULTANSI
Mobil : BMW, Toyota
Pembangunan Gedung : PT Pembangunan Perumahan
Transportasi : Blue Bird
Konsultan Perencana: PT Perencana Jaya
B. Standarisasi
Pada saat menyusun spesifikasi, pejabat pembuat komitmen dapat
membuat
standar sendiri (standarisasi internal) atau mengacu pada standar yang sudah ada
(standar eksternal).
Beberapa standar eksternal adalah :
Standar Industri
Standar Nasional
Standar Regional
Standar Internasional
Dalam kategori standar industri, PPK bisa menyusun spesifikasi dengan mengacu
kepada SNI. Meskipun standar ini tidak cukup detil, namun masih mudah bagi
penyedia barang/jasa untuk memahami jenis barang/jasa yang dibutuhkan oleh
pengguna barang/jasa.
Contoh :
Standar memungkinkan penyedia barang/jasa dan pembeli berkomunikasi dalam
bahasa yang sama, baik melalui istilah, parameter, simbol, maupun terminologi.
Standar akan meliputi :
Standar komposisi, misalnya : kandungan zat tertentu pada minuman.
Standar dimensi, misalnya : ukuran panjang.
Standar kinerja, mutu, dan keamanan produk.
Technical Requirement.
Standar inspeksi dan pengujian.
Peraturan atau pedoman yang terkait.
Oleh sebab itu, sebelum menyusun spesifikasi, sangat dianjurkan Pejabat
Pembuat Komitmen memeriksa apakah barang/jasa yang hendak dibelinya sudah
ada standarnya. Jika sampai dengan standar internasional tetap tidak
didapatkan,dianjurkan menggunakan standar yang digunakan oleh penyedia
barang/jasa, dalam hal tidak memiliki kemampuan untuk menyusun standar sendiri.
Kelebihan menggunakan standar eksternal :
Penyedia barang/jasa familiar menggunakan standar tersebut dalam proses
produksinya.
Meningkatkan kompetisi antar penyedia barang/jasa yang menggunakan
standar yang sama, sehingga memungkinkan mendapatkan harga murah.
Standar eksternal menghilangkan ketidakpastian atas apa yang
sesungguhnya perlu dipenuhi.
Waktu tenggang (lead time) barang/jasa standar eksternal secara umum
lebih pendek dari pada barang/jasa yang dibuat berdasarkan standar
in-ternal.
Bagian Pengadaan lebih mudah memilih penyedia barang/jasa jika mereka
memasok dengan standar yang sama.
Bahan PB M3 0,480
KR (kerikil 2cm/3cm) M3 0,800
Strorox-100 Kg 1,200
Tenaga Kerja
Pekerja OH 2,100 Tukang batu OH 0,350 Kepala tukang OH 0,065 mandor OH 0,105
dengan industri barang/jasa tersebut. Memenuhi standar eksternal sering
hanya memenuhi kebutuhan pengguna barang/jasa secara minimal.
Standar eksternal merupakan cermin terbaik pada saat standar tersebut
dibuat. Jadi tidak merefleksikan kondisi teknologi terakhir pembuatan
barang/jasa tersebut.
Mengingat standar meliputi berbagai aspek, tidak semua penyedia barang/jasa
familiar dengan semua aspek. Dianjurkan Bagian Pengadaan untuk mendalami
pengalaman penyedia barang/jasa terhadap aspek-aspek yang terkait dengan
standar barang/jasa yang akan dibeli.
Standarisasi I nternal
Mengembangkan standar internal layak bila menghadapi situasi berikut ini :
Barang/jasa yang dibeli sangat khusus dan tidak tersedia di pasar.
Tidak ada standar yang tersedia.
Nilai barang/jasa yang dibeli sangat tinggi sehingga layak untuk
mengalokasikan waktu, tenaga, dan biaya menyusun standar sendiri.
Beberapa alasan yang sering muncul sehingga diputuskan untuk menggunakan
atau menciptakan standarisasi internal adalah :
Perencana atau perancang yang ada dalam unit kerja memutuskan untuk
mengembangkan desain dan spesifikasi ciptaan sendiri.
Sudah tersedia standar internal sebelumnya, sehingga untuk mengikuti
standar eksternal justru memerlukan waktu, tenaga, dan biaya tersendiri.
Tidak tersedia informasi yang memadai di unit kerja mengenai spesifikasi
yang telah dipergunakan di unit kerja.
Standar internal sering tidak ada pada unit kerja yang memiliki cabang dengan
lokasi yang tersebar di berbagai pulau. Ketiadaan standar internal pada kasus
ini biasanya berdampak pada peningkatan biaya pengadaan barang/jasa.
Beberapa manfaat adanya standar internal adalah :
Mengurangi waktu yang diperlukan oleh unit kerja untuk mengembangkan
standar sendiri.
Membeli dalam jumlah besar, sehingga bisa melakukan negosiasi dengan
sedikit penyedia barang/jasa untuk mendapatkan harga yang lebih baik.
Peningkatan volume dengan sedikit penyedia barang/jasa, akan
meningkatkan saling pengertian dan kedekatan antara pejabat pengadaan
dan penyedia barang/jasa, dengan demikian diharapkan tingkat mutu
barang/jasa yang dipasok akan meningkat.
Menurunkan biaya penyimpanan karena jenis item yang dibeli menurun.
C. Sampel
Sampel sering digunakan bila spesifikasi agak sulit dijelaskan dalam kata-k a t a ,
misalnya warna yang spesifik. Sehingga penyedia barang/jasa sering juga diminta
memberikan sampel sebelum menyerahkan barang yang hendak dipasoknya.
Berdasarkan hal tersebut di atas, sampel sering dijadikan acuan untuk melakukan
pemeriksaan mutu atas barang yang datang dari penyedia barang/jasa.
Kelebihan Sampel :
Memudahkan penyedia barang/jasa untuk memahami kebutuhan dan
keinginan pengguna barang/jasa dalam hal spesifikasi sulit dijelaskan
dengan kata-kata.
Memudahkan PPK untuk memastikan ketersediaan barang/jasa atas
kemampuan penyedia barang/jasa memenuhi kebutuhan dan keinginan
pengguna barang/jasa.
Kekurangan Sampel :
PPK harus mampu memastikan bahwa barang yang dikirimkan oleh
Penyedia barang/jasa sama dengan sampel yang diberikan.
Perbedaan kecil antara barang yang dikirimkan penyedia barang/jasa
dengan sampel mungkin akan sulit diketahui.
Untuk itu diperlukan alat ukur yang tidak mudah.
Contoh:
BARANG JASA
KONSTRUKSI JASA LAINNYA
JASA KONSULTANSI
Kain :
Warna dan corak kain seragam
- - -
Karakteristik fisik (dimensi, kekuatan, dan sebagainya).
Detil desain.
Toleransi.
Material yang digunakan.
Metode produksi/ pelaksanaan.
Persyaratan pemeliharaan.
Persyaratan operasi.Untuk mengurangi penjelasan yang terlalu panjang, biasanya spesifikasi teknis dilengkapi dengan gambar desain yang detil dan penjelasan singkatnya.
PPK yang bertanggung jawab menyediakan detil spesifikasi teknis dan penyedia barang/ jasa wajib mengikuti semua persyaratan yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan. Spesifikasi teknis umumnya hanya dipakai untuk barang yang sangat spesifik dan menuntut tingkat akurasi tinggi.
Spesifikasi teknis tepat untuk digunakan apabila :
PPK memiliki kemampuan untuk membuat desain yang lebih baik danrinci dari pada penyedia barang/ jasa.
PPK bermaksud menggunakan desain yang telah disusun oleh konsultan perencana paket pekerjaan tersebut.
Barang atau peralatan yang mau diadakan bersifat kompleks.Spesifikasi teknis dianjurkan cukup detil dan jelas, sehingga tidak memerlukan interpretasi tambahan dari penyedia barang/ jasa.
Kelebihan menggunakan spesifikasi teknis :
Menjelaskan secara rinci dan jelas barang/ jasa yang ditentukan.
PPK dapat menggunakan spesifikasi teknis sebagai landasan untukmelakukan verifikasi atas barang/ jasa yang dipasok.
Kekurangan menggunakan spesifikasi teknis:
Memerlukan tenaga ahli untuk menyusun spesifikasi teknis yang sempurna.
Kesalahan penyusunan spesifikasi teknis akan berdampak signifikan.
Makin rinci dan spesifik spesifikasi teknis yang disusun, dapat berakibatpenyedia barang/ jasa yang mampu.
Dalam kondisi tertentu, penyedia barang/ jasa dapat memenuhi spesifikasi teknis tetapi belum tentu memenuhi hasil kerja yang diharapkan oleh pengguna barang/ jasa.Contoh :
Tabel 2.3 Contoh spesifikasi teknis
BARANG JASA KONSTRUKSI JASA LAINNYA JASA KONSULTANSI Lift :
Operation Control : Computerized Control – Group
Power Listrik : Max 20 Kw/380 V/3 Ph/ 50 Hz
Automatic bypass (75% loading) Oveload devices, safety door edge Fire emergency return 5. Melakukan Pre Test
zat suatu barang dengan karakteristik masing-masing unsur pembentuknya.
Spesifikasi komposisi juga sering digunakan pada peralatan yang memerlukan
batasan peraturan lingkungan hidup. Misalnya kadar cat pada mainan anak-anak.
Spesifikasi komposisi sangat dianjurkan disusun oleh ahli yang kompeten di
bidangnya. Spesifikasi komposisi juga harus dites atau di verifikasi pada saat
barang diterima. Tes atau verifikasi harus dilakukan oleh pihak ketiga (ahlinya)
yang independen.
Kelebihan spesifikasi komposisi :
Spesifik dan rinci.
Spesifikasi komposisi dapat digunakan untuk landasan untuk melakukan
verifikasi.
Kelemahan spesifikasi komposisi:
Memerlukan tenaga ahli yang kompeten untuk menyusun nya.
Memerlukan alat pengujian yang spesifik untuk melakukan verifikasi.
Contoh:
BARANG
JASA KONSTRUKSI, JASA LAINNYA, JASA KONSULTANSI Obat untuk meredakan gejala flu
Setiap tablet minimal harus mengandung mengandung :
• Parasetamol 400 mg
• Fenipropanolamin HCl 12,5 mg
• Klofeniramin Maleat 1 mg
-
F. Spesifikasi Fungsi dan Kinerja
Spesifikasi fungsi dinyatakan dalam fungsi-fungsi yang harus dipenuhi oleh
barang/jasa yang dibeli. Spesifikasi kinerja menyatakan tingkat kemampuan
dari fungsi-fungsi barang/jasa tersebut.
Misalnya : kendaraan yang mampu mengangkut barang sebesar 5 metrik ton
(MT) di daerah pegunungan (spesifikasi fungsi) dengan konsumsi bensin
maksimum 11 km per liter (spesifikasi kinerja).
Apa yang harus dicapai (fungsi).
Tingkat
output yang diinginkan (misalnya : kecepatan maksimum, tekanan
maksimum, dan lain-lain).
Input (misalnya : material, komponen, dan lain-lain).
Lingkungan operasi (misal : tahan terhadap frekwensi suara tertentu).
Detail
interface (misalnya : koneksi dengan sistem yang sudah ada untuk
sistem IT).
Tingkat mutu.
Tingkat keamanan produk bagi pengguna barang/jasa.
Tingkat pemeliharaan dan pelayanan purna jual maksimum.
Lama waktu barang/jasa tersebut tetap dapat beroperasi pada kapasitas normal.
Biaya maksimum yang diperlukan untuk memiliki barang tersebut.
Ketentuan dan/atau peralatan untuk mengukur kinerja barang/jasa tersebut.
Spesifikasi fungsi dan kinerja umumnya jarang menyatakan tentang
bagaimana
cara
(menggambarkan proses) memenuhi spesifikasi.
Kelebihan spesifikasi fungsi dan kinerja :
Penyedia barang/jasa dapat menggunakan semua keahlian dan inovasinya
untuk memenuhi spesifikasi fungsi dan kinerja yang dipersyaratkan.
Lebih mudah menyusunnya dibanding dengan spesifikasi teknis.
Resiko tidak mampu memenuhi kinerja yang dipersyaratkan berada pada
penyedia barang/jasa.
Dibanding dengan spesifikasi teknis, akan lebih banyak penyedia barang/jasa
yang mampu memenuhi persyaratan.
Kelemahan spesifikasi fungsi dan kinerja :
Jika penyedia barang/jasa menggunakan teknologi yang tidak familiar, akan
sulit untuk melakukan verifikasi fungsi dan kinerja dari barang/jasa.
• Bila mutu lebih penting dari biaya
• Bila merek tersebut akan berdampak signifikan pada peningkatan mutu kerja pengguna barang/jasa
Standar Industri • Barang/jasa yang sederhana
• MemudahkanPejabat Pengadaan untuk memilah penyedia barang/jasa Sampel • Sulit untuk menterjemahkan mutu kedalam kata / kalimat
• Lebih mudah menunjukkan contoh dari pada menjelaskan dalam kata kata Spesifikasi Teknis • Penyedia barang/jasa tidak memiliki kemampuan cukup untuk membuat desain
• Pejabat Pengadaan ingin menggunakan desain yang dimiliki oleh pengguna barang/jasa
• Barang yang dibeli akan memerlukan interface (hubungan) yang kompleks dengan peralatan yang sekarang terpasang
• Pejabat pengadaan siap menanggung resiko jika disain yang dibuat organisasinya tidak mencapai kinerja yang diharapkan
Spesifikasi Komposisi • Untuk produk seperti material, komoditi, dan makanan
• Bila pertimbangan K3 dan persyaratan lingkungan hidup menjadi hal yang penting
• Kinerja sangat bergantung kepada komposisi Spesifikasi Fungsi /
Kinerja
• Penyedia barang/jasa memiliki kemampuan lebih tinggi dari pengguna barang/jasa
• Innovasi penyedia barang/jasa dihargai
• Teknologi yang berkaitan dengan barang yang dibeli berubah sangat cepat
Informasi untuk menyusun spesifikasi barang dapat diperoleh dari berbagai
sumber:
Direktori yang diterbitkan oleh asosiasi industri.
Penyedia barang/jasa.
Pameran.
Hasil riset.
Pengujian dan inspeksi atas barang yang datang diperlukan agar barang tersebut
berfungsi dan berkinerja seperti yang diharapkan.
Pendekatan pengujian dan inspeksi antara lain :
Peninjauan ulang atas desain barang dan sistem jaminan mutu penyedia barang/
jasa.
Pengujian pada saat proses produksi.
Pengujian pada tahap akhir produksi dan pengangkutan.
Pengujian pada tahap penerimaan produk.
Detil inspeksi dan pengujian yang dipersyaratkan paling sedikit meliputi :
Kriteria dan batas keberterimaan material.
Format laporan hasil uji.
Akan sangat sempurna bila Lembaga yang melakukan uji dan inspeksi tersebut
merupakan pihak ketiga yang independen dan kredibel.
2.2.2. Menentukan Spesifikasi Jumlah Barang/ Jasa
Pengadaan barang harus mempertimbangkan pola konsumsi/penggunaan barang di masa
lalu dan memperkirakan kecenderungan kebutuhan barang tersebut di masa yang akan
datang.
Tipe Kebutuhan Barang
Terdapat 2 (dua) tipe kebutuhan barang :
a.
I ndependent Demand,
merupakan jenis barang yang jumlah kebutuhannya
tidak ditentukan oleh kebutuhan barang yang lain. Misalnya, pembelian kertas
tidak dipengaruhi oleh kebutuhan barang yang lain. Jenis barang ini yang akan
dapat diramalkan kebutuhannya dengan metode yang akan dijelaskan pada
Teknik
Peramalan Kebutuhan Barang.
b.
Dependent Demand,
merupakan jenis barang yang jumlah kebutuhannya
ditentukan oleh kebutuhan barang yang lain. Pembelian ban mobil, misalnya,
dipengaruhi oleh jumlah mobil yang dimiliki oleh kantor yang bersangkutan.
Dengan demikian, kebutuhan barang jenis ini tidak memerlukan teknik peramalan,
tinggal dihitung seperti biasa.
Teknik Peramalan Kebutuhan Barang
Kebutuhan barang dapat diramalkan berdasarkan beberapa pendekatan berikut ini :
TEKNIK PERAMALAN
KUALITATIF KUANTITATIF
DELPHI JUDGEMENT
TIME SERIES
SEBAB AKIBAT
MOVING AVERAGE
REGRESI SEDERHANA
pakar ini bekerja secara independen dan tanpa saling tahu antar mereka. Biasanya
digunakan untuk meramalkan kebutuhan akan teknologi informasi masa depan, moda
transportasi masa depan, atau kebutuhan akan barang/jasa yang kompleks. Hasil
pendekatan ini sifatnya kualitatif, jadi tidak dapat digunakan dalam praktek, hanya diperlukan
untuk memberikan indikasi peningkatan atau penurunan kebutuhan suatu barang dimasa
yang akan datang.
Pendekatan
Judgement
, bisa berupa
executive judgement
(pendapat para eksekutif
– pelaksana kegiatan) atau
expert judgement
(pendapat para pakar). Pendekatan ini
dipilih bila kebutuhan akan barang/jasa yang sering berubah dan perubahannya sangat
cepat sehingga tidak ditemukan data historis atau data historis tidak mampu mendukung
untuk meramalkan kebutuhan di masa yang akan datang. Misalnya kebutuhan akan
teknologi komunikasi yang bertumbuh sangat cepat akhir akhir ini. Sejalan dengan
pendekatan Delphi, hasil pendekatan ini sifatnya juga kualitatif, jadi tidak dapat digunakan
dalam praktek pengadaan sehari-hari, hanya diperlukan untuk memberikan indikasi
peningkatan atau penurunan kebutuhan suatu barang di masa yang akan datang.
Pendekatan
Moving Average
(rata-rata bergeser), merupakan pendekatan kuantitatif
yang paling mudah dan paling banyak digunakan dalam praktek.
TAHUN KEBUTUHAN (BUAH)
2006 125
2007 120
2008 128
2009 135
2010 139
2011 142
MOVING AVERAGE, 3 TAHUN
135 + 139 + 142 3 = 138,6 MOVING AVERAGE, 4 TAHUN
128 + 135 + 139 + 142 4 = 136
MOVING AVERAGE, 6 TAHUN
= 125 + 120 + 128 + 135 + 139 + 142 6
= 131,5
KEBUTUHAN BARANG di Tahun 2012
Pendekatan
Regresi Sederhana
juga dapat digunakan untuk menentukan kebutuhan
di masa yang akan datang.
MOVING AVERAGE DENGAN BOBOT
BULAN TOTAL KE BUTUHAN
Januari 10
BOBOT YANG DIGUNAKAN PERIOD
3 Bu lan lalu
2 Dua bulan lalu
1 Tiga bu lan lalu
6 JUML AH BOBOT
MODEL REGRESI SEDERHANA
2007 3 5.700 17.100 9 2008 4 2.500 10.000 16 2009 5 7.300 36.500 25 2010 6 9.200 55.200 36 2011 7 6.300 44.100 49 Jumlah 28 37.100 171.000 140Y = a + bx Y = Dep endent Variable x = Indepen dent Variable
xy - y
Gambar 2.3 Moving Average dengan Bobot
menggunakan suatu barang dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a. Biaya Pesan (Ordering Cost)
Merupakan biaya yang proporsional dengan frekwensi pemesanan barang tersebut.
Termasuk dalam biaya pesan adalah biaya administrasi, biaya bongkar muat,
biaya pemeriksaan, dan lain-lain.
b. Biaya Penyimpanan
Biaya yang proporsional dengan jumlah barang yang disimpan. Termasuk dalam
biaya ini adalah biaya gudang, biaya modal, biaya kerusakan akibat penyimpanan.
c. Biaya Barang
Biaya yang digunakan untuk membeli barang. Misalnya harga satuan barang
tersebut.
Interaksi antara biaya pesan dan biaya penyimpanan terlihat seperti gambar di bawah ini:
Biaya Tahunan
TC
Biaya
Minimum Biaya Penyimpanan
Biaya Pemesanan
EOQ Jumlah pesanan = Q
Dari gambar di atas terlihat bahwa makin besar jumlah barang yang dipesan pada tiap
kali pesanan akan berdampak pada menurunnya biaya pemesanan, tetapi akan berdampak
kepada meningkatnya biaya penyimpanan barang.
Kondisi sebaliknya, makin sedikit jumlah barang yang dipesan pada tiap kali pesanan
akan berdampak pada meningkatnya biaya pemesanan (karena dalam satu akan terpaksa
pesan beberapa kali untuk memenuhi kebutuhan akan barang tersebut) , tetapi akan
berdampak kepada menurunnya biaya penyimpanan barang.
Biaya Total = O ( B/ Q) + C ( Q/ 2) + B P
Keterangan :
O
:
Biaya Pemesanan
B
:
Total kebutuhan barang dalam satu tahun
Q
:
Jumlah barang dalam sekali order
i
:
tingkat suku bunga
C
:
Biaya Penyimpanan
Jumlah pesan barang yang ekonomis (EOQ) adalah :
EOQ=
2 B O
C
C = i.p
EOQ = jumlah pesanan ekonomis (unit/tahun)
B = jumlah kebutuhan/tahun (unit/tahun)
O = biaya pesan/pengadaan, (Rp/pesanan)
C = biaya penyimpanan, (Rp/unit/tahun)
i = % biaya penyimpanan, (25%-35%)/tahun
p = harga barang, (Rp/unit)
Nama item : ORDNER BESAR
Artinya :
Jumlah ORDNER setiap kali pesan = 633 unit
Frekuensi pesan = B / Q = 5000 / 633
= 7,89
8 kali pesan setahun
= pesan tiap 1,5 bulan
EOQ = 2 (5000)(200.000)= 633
(0.25)(20.000)
Kebutuhan (B)
= 5.000 unit/tahun
Harga (p)
= Rp. 20.000,-/ unit
Biaya pemesanan (O)
= Rp. 200.000,-/pemesanan
Prosentase biaya simpan (i) = 25% / tahun
EOQ = 2BO
ip
Contoh Penerapan EOQ
Menyiasati Besarnya Biaya Pemesanan dan Biaya Penyimpanan
Bila dalam perhitungan dihasilkan nilai EOQ yang cukup besar, maka secara otomatis
biaya Penyimpanan akan meningkat. Dengan memecah jumlah pesanan yang besar tadi
ke dalam beberapa kali pengiriman akan menurunkan nilai biaya penyimpanan. Pendekatan
ini sekaligus menurunkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan.
Berdasarkan pendekatan ini, pengadaan dilakukan dalam satu payung kontrak namun
pengiriman barang dilakukan beberapa kali sesuai dengan estimasi kebutuhan barang
yang sudah dilakukan sebelumnya.
2.2.3.
Menetapkan Spesifikasi Waktu
Termasuk dalam spesifikasi waktu adalah spesifikasi jadwal kedatangan barang/jasa
(de-livery time and schedule), lokasi kedatangan barang (the point’s of de(de-livery), metode
transportasi dan pengepakan (transportation method and packing).
berbeda dengan paling lama 14 (empat belas) hari, sehingga akan berdampak besar
dalam penawaran harga dari penyedia barang/jasa.
Spesifikasi waktu dianjurkan memuat waktu kedatangan barang/jasa, lokasi kedatangan
barang, dan bila memungkinkan memuat pula lead time (waktu tenggang) antara
penandatanganan kontrak sampai dengan kedatangan barang.
Untuk memastikan penetapan spesifikasi waktu tersebut masuk akal dan dapat dicapai
oleh penyedia barang/jasa, maka informasi mengenai rincian schedule (jadwal) hendaknya
diminta agar disusun oleh penyedia barang/jasa pada saat memasukkan dokumen
penawaran.
Menetapkan Lokasi Kedatangan Barang
Lokasi kedatangan barang akan berdampak kepada biaya pengiriman dan/atau biaya
transportasi, dan lead time (waktu tenggang) sehingga perlu dinyatakan dengan jelas
dalam spesifikasi.
Menetapkan Metoda Transportasi dan Pengepakan
Ketika
lead time (waktu tenggang) perlu diminimalkan, metoda transportasi perlu dinyatakan
dengan jelas dalam spesifikasi, karena akan berdampak besar pada biaya pengiriman.
Pengiriman melalui pesawat udara akan jauh lebih mahal dari pada lewat darat.
Dalam kaitannya dengan pilihan moda transportasi, kemungkinan kerusakan dan
kehilangan barang/jasa hendaknya di antisipasi dalam spesifikasi melalui teknik
pengepakan yang disyaratkan. Terlebih lagi bila barang tersebut kecil, mahal, dan mudah
dibawa.
Beberapa
special transport arrangement harus dinyatakan jelas dalam spesifikasi jika
barang tersebut bisa busuk, rusak, atau pecah. Misalnya, perlu refrigerator untuk makanan,
penahan pecah untuk kaca.
2.2.4. Menyusun Spesifikasi Tingkat Pelayanan Penyedia Barang/ Jasa
secara spesifik dan terukur, misalnya :
Penyedia barang/jasa hendaknya menetapkan seorang manager yang kompeten
dan didedikasikan khusus untuk melaksanakan pekerjaan ini.
Penyedia barang/jasa, selama masa trial operation hendaknya menyediakan
helpdesk service (jasa bantuan) yang siap selama 24 jam tiap hari.
Pelatihan dan Bantuan Teknik dari Penyedia Barang/ Jasa
Untuk menjamin barang/jasa yang dibeli dapat digunakan dengan baik, dalam spesifikasi
hendaknya dicantumkan beberapa hal, seperti :
Petunjuk mengoperasikan barang/jasa tersebut, bilamana perlu dipersyaratkan
dalam bahasa Indonesia.
Pelatihan penggunaan dan cara memelihara, dan juga dinyatakan jumlah jam
yang harus dialokasikan penyedia barang/jasa dalam melakukan pelatihan.
Jenis jenis pelatihan yang harus dilakukan oleh penyedia barang/jasa.
Bantuan teknis selama waktu tertentu pada masa pengoperasian awal.
Jumlah dan jenis teknisi yang diperbantukan pada pengguna barang/jasa selama
waktu tertentu pada masa pengoperasian awal.
Pemeliharaan
Aspek maintenance dan repair harus dinyatakan dalam ruang lingkup spesifikasi dalam
barang/jasa memerlukan hal tersebut dan/atau tidak ada orang dalam unit kerja pengguna
barang/jasa yang mampu melakukannya.
Pernyataan dalam spesifikasi hendaknya rinci, misalnya :
“Teknisi penyedia barang/jasa harus sudah berada di lapangan paling lambat 48
jam begitu mendapatkan pemberitahuan melalui e-mail dari pengguna barang/
jasa”.
“Spare part yang kritis, langka, dan mudah rusak
harus terdefinisikan dalam dokumen penawaran dan
tersedia di lokasi kerusakan paling lambat 24 jam
begitu mendapatkan pemberitahuan dari pengguna
barang/jasa
melalui e-mail yang
Contoh Barang : Lift
Tabel 2.6 Contoh Barang Lift
Spesifikasi Contoh
Spesifikasi Fungsi dan Kinerja
Kapasitas : 15 orang Jumlah stop : 9 stop/9 lantai Door type : Center Opening Door open : 900 mm Tinggi pintu : 2100 mm
Spesifikasi Mutu Barang
Travel Height : Lihat Gambar dan Spesifikasi Total Height : Lihat Gambar dan Spesifikasi Ukuran shaft : 2300 x 2300
Pit Dept : 2100 mm
Over Head : Lihat Gambar dan Spesifikasi Operation Control : Computerized Control – Group Power Listrik : Max 20 Kw/380 V/3 Ph/ 50 Hz Automatic bypass (75% loading)
Oveload devices, safety door edge Fire emergency return
Emergency Light
dan seterusnya
Jumlah 2 (dua) buah
Waktu Sudah dapat di operasikan paling lambat tanggal 15 Oktober 20xx
Tingkat Pelayanan - Calon Penyedia Barang/Jasa wajib menyampaikan biaya pengoperasian dan biaya pemeliiharaan sampai dengan 5 (lima) tahun
- Masa Pemeliharaan untuk lift ini adalah selama 1 tahun/365 hari - Dll
Ketentuan khusus - Jaminan Pelaksanaan muka sebesar 5% dari nilai kontrak dari Bank Pemerintah dan bersifat unconditional dan irrecovable .
- Jaminan diserahkan paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah tanggal penandatanganan kontrak.
- Masa berlaku Jaminan pelaksanaan sampai dengan 2 (dua) bulan setelah Berita Serah Terima I
Pekerjaan Pondasi
I tem Spesifikasi Deskripsi
Lingkup Pekerjaan 1. Pekerjaan pondasi yang akan dilaksanakan adalah pondasi plat setempat untuk pondasi tangga
2. Ukuran, elevasi kedalaman, dan spesifikasi teknis yang tidak tertuang disini dapat dilihat dalam gambar teknis terlampir
Persyaratan bahan 1. Untuk tulangan pondasi plat setempat digunakan tulangan polos diameter 12 mm jarak 150 mm
2. Beton K 300
Pedoman Pelaksanaan 1. Sebelum pondasi dipasang, terlebih dahulu diadakan pengukuran pengukuran untuk As Pondasi sesuai dengan gambar konstruksi dan dimintakan persetujuan Direksi/Konsultan Pengawas tentang Kesempurnaan Galian
2. Pemasangan pondasi harus rapi dan sesuai dengan Gambar Teknis terlampir
Contoh Spesifikasi Jasa Konsultansi
Penyusunan Modul Pelatihan
I tem Spesifikasi Deskripsi
Maksud Kegiatan Maksud kegiatan jasa konsultansi ini adalah memperoleh materi pelatihan barang/jasa yang berkualitas, dalam rangka meningkatkan mutu
penyelenggaraan pelatihan.
Tujuan Kegiatan Adapun tujuan dari diselenggarakannya kegiatan ini adalah tersedianya modul pelatihan Penyusunan Spesifikasi dan HP
Uraian Kegiatan 1) Melaksanakan persiapan penyusunan modul pelatihan Penyusunan Spesifikasi dan HPS berbasis kompetensi antara lain:
Melakukan review, identifikasi, dan analisa terhadap modul pelatihan pengadaan yang sudah ada,
Mengkaji peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan metode yang menunjang penulisan modul pelatihan berbasis kompetensi.
Mempelajari literatur/referensi best practice tentang Penyusunan Spesifikasi dan HPS, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta. 2. Menyusun materi-materi dalam modul pelatihan.
3. Melaksanakan koordinasi dengan tenaga ahli lainnya dalam penyusunan modul pelatihan.
4. Melaksanakan rapat pembahasan dan FGD dengan Tim Penyusunan Materi Pelatihan LKPP.
5. Menyusun laporan kegiatan 6.
Indikator Kinerja 1) Tersedianya metodologi penyusunan modul
2) Terlaksananya rapat-rapat pembahasan kegiatan 3) Tersedianya modul pelatihan berbasis kompetensi
4) Tersedianya laporan kegiatan
Indikator Keluaran Laporan Kegiatan
Keluaran 1) 1 Laporan Pendahuluan
2) 1 Laporan Antara
Tabel 2.8 Contoh Spesifikasi Jasa Konsultansi
untuk Konsultan penyusunan modul pelatihan spesifikasi dan HPS adalah 3 bulan, yang mencakup kegiatan-kegiatan antara lain:
Mengiventarisasi semua undang-undang, peraturan-peraturan pemerintah, Peraturan Presiden, Keputusan Presiden, Peraturan Menteri, Standar, dan sebagainya yang mengatur tentang penyelenggaraan pelatihan.
Mengiventarisasi semua referensi best practices kurikulum/sylabus pelatihan-pelatihan yang terkait dengan materi Penyusunan Spesifikasi dan HPS.
Melakukan kajian dan pembahasan dengan Tim Penyusunan Materi Pelatihan tentang metode pelaksanaan penyusunan modul.
Menyusun modul pelatihan Penyusunan Spesifikasi dan HPS berbasis kompetensi.
Melaksanakan rapat-rapat pembahasan dengan Tim Penyusunan Materi Pelatihan.
Menyusun laporan kegiatan.
Pelaporan Konsultan diwajibkan membuat dan menyerahkan Laporan yang mencakup: Laporan Pendahuluan memuat latar belakang, maksud dan tujuan disusunnya modul pelatihan, lingkup, tahapan dan metodologi pekerjaan penyusunan modul pelatihan.
Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 2 minggu sejak SPK diterbitkan, sebanyak 3 buku laporan.
Laporan antara memuat draft final modul Pelatihan Penyusunan Spesifikasi dan HPS.
Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 2 bulan sejak SPK diterbitkan, sebanyak 3 buku laporan.
Laporan Akhir memuat hasil akhir dari seluruh kegiatan penyusunan modul pelatihan, termasuk perbaikan dari revisi hasil pembahasan dengan Tenaga Ahli lainnya.
Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya akhir bulan ketiga sejak SPK diterbitkan sebanyak 3 buku laporan
Kualifikasi Penyedia Jasa
a. Konsultan perorangan yang akan dilibatkan dalam kegiatan ini harus memiliki pengalaman bekerja selama 10 tahun dan berpendidikan S-1 serta mempunyai pengalaman kerja menyusun/mengajar/mengevaluasi Spesifikasi dan HPS minimal sebanyak 3 kali sesuai dengan aturan yang berlaku.
b. Pada saat acara negosiasi dan klarifikasi, calon konsultan perorangan diminta untuk mempresentasikan metode pelaksanaan yang terkait dengan kegiatan yang diusulkan.
Pelatihan Penyusunan HPS
I tem Spesifikasi Deskripsi
Maksud Kegiatan Maksud kegiatan melaksanakan pelatihan Penyusunan Harga Perkiraan Sendiri
Tujuan Kegiatan Meningkatkan kompetensi peserta pelatihan dalam menyusun Harga Perkiraan Sendiri
Uraian Kegiatan 1. Melakukan analisis kebutuhan pelatihan 2. Menyusun sasaran dan pokok bahasan 3. Menyusun bahan pelatihan
4. Melaksanakan pelatihan
5. Melakukan Pre Test dan Post Test 6. Melaporkan Pelaksanaan Pelatihan
Indikator Kinerja 1. Tersedianya analisis kebutuhan pelatihan, sasaran dan pokok bahasan, dan bahan pelatihan
2. Terlaksananya pelatihan
3. Terlaksananya Pre Test dan Post Test
4. Tersedianya laporan Pelaksanaan Pelatihan
Indikator Keluaran Tingkat kepuasan dan kelulusan Peserta Pelatihan diatas 75% Keluaran Laporan Pelaksanaan Pelatihan
Kualifikasi Penyedia Jasa
1. Instruktur dalam kegiatan ini harus memiliki pengalaman bekerja selama 10 tahun dan berpendidikan minimal S-1 serta mempunyai pengalaman kerja menyusun/mengajar/mengevaluasi Spesifikasi dan HPS minimal sebanyak 3 kali sesuai dengan aturan yang berlaku.
Jadwal Kegiatan Waktu pelaksanaan kegiatan adalah selama 3 hari, dilaksanakan bulan Desember tahun 20xx
