KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa. Karena
atas rahmat dan hidayah-Nya
Standard Operational Procedure (SOP) Divisi Rumah Tangga
Lingkung Seni Sunda Universitas Padjadjaran ini dapat kami susun. SOP ini kami susun dengan
maksud memberi pedoman dan petunjuk teknis bagi anggota Lises Unpad dalam
melaksanakan kegiatan rumah tangga.
Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak yang secara langsung atau
tidak langsung mendukung tersusunnya SOP ini, terutama kepada rekan-rekan staf Divisi
Rumah Tangga dan kepada seluruh anggota Lises Unpad yang sangat membantu dalam
penyusunan SOP ini.
Untuk kesempurnaan SOP ini kami menerima kritik dan saran yang konstruktif baik dari
Dewan Pengurus, Dewan Pertimbangan Pengurus ataupun dari seluruh anggota Lises Unpad.
Semoga SOP yang kami susun ini dapat memberi manfaat untuk kemajuan Lises Unpad.
Jatinangor, Februari 2013
DAFTAR ISI
BAB
Halaman
KATA PENGANTAR
...
i
DAFTAR ISI
...
ii
I.
PENDAHULUAN
...
1
1.1 Latar Belakang ...
1
1.2 Tujuan ...
1
1.3 Manfaat ...
2
1.4 Ruang Lingkup ...
2
1.5 Sistematika ...
2
II.
FORMAT PENULISAN DAN PRINSIP PELAKSANAAN
...
3
2.1 Format Penulisan SOP ...
3
2.2 Prinsip Pelaksanaan SOP ...
4
III.
URAIAN SOP
...
4
3.1 SOP Pelayanan Tamu ...
4
3.2 SOP Piket Harian ... 6
3.3 SOP Pemeliharaan Fasilitas dan Barang Inventaris ...
8
3.4 SOP Peminjaman Barang Inventaris ...
9
3.5 SOP Pemakaian Fasilitas ... 11
3.6 SOP Pemakaian Kostum ... 12
3.7 SOP Pemakaian Perlengkapan Makeup ... 14
3.8 SOP Pengadaan Perlengkapan Makeup ... 16
3.9 SOP Pengadaan Peralatan Rumah Tangga ... 18
3.10 SOP Pengadaan Air Minum ... 20
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Lingkung Seni Sunda Universitas Padjadjaran (Lises Unpad) sebagai salah satu Unit
Kegiatan Mahasiswa yang ada di lingkungan Universitas Padjadjaran memiliki semangat untuk
melestarikan, mencintai dan menggali nilai-nilai luhur seni dan budaya Sunda yang dituangkan
melalui berbagai kegiatan kemahasiswaan. Sarana dan prasarana yang memadai sangat
diperlukan untuk mendukung kegiatan tersebut.
Divisi Rumah Tangga adalah salah satu divisi yang berada di dalam struktur organisasi
Lingkung Seni Sunda Universitas Padjadjaran yang bergerak di bidang kesejahteraan. Dalam
menjalankan tugasnya Divisi Rumah Tangga memiliki tugas pokok dalam pengadaan,
pemeliharaan dan pengefektifan sarana dan prasarana di lingkungan Lises Unpad.
Untuk mendukung pelaksanaan tugas tersebut diperlukan suatu pedoman tertulis
yang dapat digunakan sebagai acuan kerja. Namun selama ini Divisi Rumah Tangga Lingkung
Seni Sunda Universitas Padjadjaran belum memiliki pedoman tertulis tersebut. Oleh karena
itu, penyusunan Standard Operational Procedure (SOP) sangat diperlukan agar pelaksanaan
tugas berjalan lancar, efektif, efisien dan dapat dipertanggungjawabkan.
1.2 TUJUAN
Standard Operational Procedure
(SOP) Divisi Rumah Tangga Lingkung Seni Sunda
Universitas Padjadjaran disusun dengan tujuan:
1.
Terwujudnya pedoman dan standar kerja dalam pelaksanaan tugas pokok Divisi Rumah
Tangga.
2.
Terwujudnya persamaan persepsi dalam semua kegiatan yang berhubungan dengan rumah
tangga Lises Unpad.
3.
Terwujudnya alur pelaksanaaan kegiatan rumah tangga Lises Unpad yang efektif, efisien
1.3 MANFAAT
Manfaat
Standard Operational Procedure
(SOP) dalam pelaksanaan kegiatan rumah
tangga Lises Unpad antara lain:
1.
Sebagai standarisasi kegiatan rumah tangga yang dilakukan oleh anggota Lises Unpad.
2.
Memberikan informasi yang lengkap mengenai mekanisme yang ada di dalam rumah
tangga Lises Unpad.
3.
Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan.
4.
Memastikan pelaksanaan kegiatan rumah tangga dapat berlangsung dalam berbagai situasi
secara efektif, efisien dan akuntabel.
5.
Meningkatkan pelayanan bagi anggota Lises Unpad dan pihak lain yang memerlukan
bantuan.
1.4 RUANG LINGKUP
Standard Operational Procedure
(SOP) ini digunakan untuk seluruh anggota Lises
Unpad dan pihak lain yang bekerjasama dengan Lises Unpad.
1.5 SISTEMATIKA
Sistematika penulisan Standard Operational Procedure (SOP) ini terdiri dari empat bab.
Bab I Pendahuluan berisi tentang latar belakang, tujuan, manfaat, ruang lingkup, dan
sistematika penulisan. Bab II Format dan Prisip Pelaksanaan SOP berisi tentang penjelasan isi
form SOP dan prinsip pelaksanaan SOP. Bab III Uraian SOP menjelaslan rincian setiap SOP yang
BAB II
FORMAT PENULISAN DAN PRINSIP PELAKSANAAN
2.1 Format Penulisan SOP
Dokumen
Standard Operational Procedure
(SOP) merupakan dokumen yang berisi
prosedur-prosedur yang distandarkan, yang secara keseluruhan prosedur-prosedur tersebut
membentuk satu kesatuan proses. Adapun informasi yang dimuat dalam dokumen SOP antara
lain sebagai berikut:
1.
Nama SOP
Nama prosedur yang distandarkan.
2.
Nomor SOP
Nomor prosedur yang distandarkan.
3.
Tanggal Pembuatan
Tanggal pertama kali SOP dibuat.
4.
Tanggal Revisi
Tanggal SOP direvisi.
5.
Tanggal Efektif
Tanggal SOP mulai diberlakukan.
6.
Disahkan Oleh
Pengesahan oleh Ketua Umum Lises Unpad.
7.
Uraian SOP
Menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara terperinci dan sistematis dari prosedur
yang distandarkan.
8.
Keterangan
Berisi informasi yang berupa aturan tambahan, peringatan, ataupun hal-hal yang perlu
2.2 Prinsip Pelaksanaan SOP
Pelaksanaan
Standard Operational Procedure
(SOP) harus memenuhi prinsip-prinsip
sebagai berikut:
1.
Konsisten
SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu oleh seluruh anggota
Lises Unpad.
2.
Komitmen
SOP harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh jajaran organisasi
dan anggota Lises Unpad.
3.
Transparan
Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk memperoleh
prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
4.
Mengikat
SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan prosedur sesuai dengan standar
yang telah ditetapkan.
5.
Didokumentasikan
Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dan tercatat
BAB III
URAIAN SOP
3.1 SOP Pelayanan Tamu
Divisi Rumah Tanggga
Lingkung Seni Sunda Universitas Padjadjaran
Nomor SOP SOP/RT/13/001
Tanggal Pembuatan Februari 2013 Tanggal Revisi
Tanggal Efektif Februari 2013 Disahkan Oleh Ketua Umum Lises Unpad
( )
PELAYANAN TAMU
No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku
1 2 3 Perlengkapan Output Waktu
1. Meminta data Identitas dari setiap tamu yang datang
Penerima tamu
Buku tamu Identitas tamu tercatat
2 menit
2. Mencatat tujuan dan keperluan dari tamu yang datang
Penerima tamu
Buku tamu Tercatatnya tujuan yang ingin ditemui oleh tamu yang dituju
2 menit
4. Menyiapkan jamuan untuk tamu
Penerima
5. Berkomunikasi mengenai maksud dan tujuan dari tamu yang datang
Staff
Adanya sebuah keputusan
Tentatif
3.2 SOP Piket Harian
Divisi Rumah Tanggga
Lingkung Seni Sunda Universitas Padjadjaran
Nomor SOP SOP/RT/13/002
Tanggal Pembuatan Februari 2013 Tanggal Revisi
Tanggal Efektif Februari 2013 Disahkan Oleh Ketua Umum Lises Unpad
( )
PIKET HARIAN
Perlengkapan Kebersihan 1. Sapu ijuk/plastik
2. Sapu lidi 3. Lap pel 4. Lap kaca 5. Lap bersih
6. Cairan pembersih lantai 7. Cairan pembersih kaca 8. Cairan pembersih alat makan 9. Sekop sampah
10.Tempat sampah 11.Ember
12.Spons
Prosedur
1. Anggota kebersihan datang di tempat (sekre) dengan waktu tentatif, kemudian mengisi jam kedatangan pada daftar hadir yang sudah disiapkan. Apabila tidak dapat hadir, segera memberitahukan kepada Ketua Divisi masing-masing yang bertugas pada hari.
2. Mengambil alat-alat kebersihan yang diperlukan dari tempat penyimpanan alat.
3. Menyapu semua bagian ruangan dalam sekre, halaman luar, tempat latihan dan ruang gamelan. 4. Mengepel semua bagian ruangan yang telah disapu.
5. Membersihkan seluruh kaca dan jendela yang ada di semua ruangan.
6. Mengembalikan semua alat-alat kebersihan ke tempat penyimpanan semula. 7. Mengisi jam pulang pada daftar hadir yang sudah disiapkan.
Rincian tugas/Pekerjaan Ruangan Dalam (lantai 1 dan lantai 2).
1. Membersihkan ruangan dalam dari sampah yang berserakan, seperti sampah kering, puntung rokok dan sampah basah.
2. Merapihkan barang-barang yang tergeletak tidak beraturan.
3. Menata barang-barang yang beradadi dalam ruangan sesuai dengan tempatnya semula. 4. Mengepel semua bagian ruangan dalam.
5. Membersihkan kaca bagian dalam dan pentilasi udara dari debu.
1. Membersihkan halaman luar dari sampah yang berserakan, seperti sampah kering dan sampah basah.
2. Merapihkan barang-barang yang tergeletak tidak beraturan, 3. Menyapu halaman luar.
4. Mengepel teras luar. 5. Menyiram tanaman.
6. Membersihkan kaca bagian luar dan pentilasi udara dari debu. Ruang Latihan dan Ruang Gamelan
1. Membersihkan ruang latihan dan ruang gamelan dari sampah yang berserakan, sampah plastik.
2. Merapihkan barang-barang yang tergeletak tidak beraturan. 3. Menyapu ruang latihan dan ruang gamelan.
4. Mengepel ruang latihan dan runang gamelan. 5. Membersihkan kaca ruang latihan.
3.3 SOP Pemeliharaan Fasilitas dan Barang Inventaris
Divisi Rumah Tanggga
Lingkung Seni Sunda Universitas Padjadjaran
Nomor SOP SOP/RT/13/003
Tanggal Pembuatan Februari 2013 Tanggal Revisi
Tanggal Efektif Februari 2013 Disahkan Oleh Ketua Umum Lises Unpad
( )
PEMELIHARAAN FASILITAS DAN BARANG INVENTARIS
No
Aktivitas Pelaksana Mutu Baku
1 2 3 Perlengkapan Output Waktu
1. Melakukan pengecekan kondisi fasilitas dan barang inventaris secara berkala fasilitas dan barang dan perbaikan
Divisi Rumah Tangga
Alat tulis Pengajuan dana kepada Bendahara Umum
1 hari
4. Pencairan dana pemeliharaan dan perbaikan
Bendahara Umum
Kwitansi Dana diterima oleh Divisi rumah Tangga
Tentatif
5. Pelaksanaan pemeliharaan dan perbaikan
Divisi Rumah Tangga
Kondisi fasilitas dan barang
Nota Tercatatnya pengeluaran
1 hari
Keterangan:
3.4 SOP Peminjaman Barang Inventaris
Divisi Rumah Tanggga
Lingkung Seni Sunda Universitas Padjadjaran
Nomor SOP SOP/RT/13/004
Tanggal Pembuatan Februari 2013 Tanggal Revisi
Tanggal Efektif Februari 2013 Disahkan Oleh Ketua Umum Lises Unpad
( )
PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS
No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku
1 2 3 Perlengkapan Output Waktu
1. Konfirmasi mengenai barang yang akan dipinjam
Pemohon Divisi rumah
tangga mengetahui akan ada peminjaman
2 menit
2. Memastikan bahwa barang tidak sedang/akan digunakan dijinkan atau ditolak
Tentatif
3. Menyerahkan surat peminjaman yang ditujukan kepada Divisi Rumah Tangga
Pemohon Surat
peminjaman
Ditermanya surat
peminjaman
2 menit
5. Menyerahkan kartu identitas sebagai jaminan
Pemohon KTP/KTM Adanya
jaminan
1 menit
6. Serah terima barang yang dipinjam
Pemohon Divisi Rumah Tangga
Barang yang dipinjam
Barang diterima oleh pemohon
Tentatif
7. Mengembalikan dan melaporkan kondisi barang yang sudah dipinjam
Pemohon Barang yang
dipinjam
Barang diterima kembali
8. Memberi uang pemeliharaan secara sukarela
Pemohon 2 menit
3.5 SOP Pemakaian Fasilitas
Divisi Rumah Tanggga
Lingkung Seni Sunda Universitas Padjadjaran
Nomor SOP SOP/RT/13/005
Tanggal Pembuatan Februari 2013 Tanggal Revisi
Tanggal Efektif Februari 2013 Disahkan Oleh Ketua Umum Lises Unpad
( )
PEMAKAIAN FASILITAS
No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku
1 2 3 Perlengkapan Output Waktu
1. Konfirmasi mengenai fasilitas yang akan dipakai
Pengguna Divisi Rumah
Tangga
2. Ijin penggunaan fasilitas fasilitas yang diperlukan
Tentatif
3. Mempersiapkan fasilitas yang akan dipakai
Pengguna Divisi Rumah Tangga
Fasilitas yang akan
digunakan
Fasilitas dalam kondisi siap untuk dipakai
Tentatif
4. Pemakaian fasilitas Pengguna Fasiitas yang digunakan
Pengguna memakai fasilitas sesuai dengan tujuan
Tentatif
5. Pelaporan kondisi fasiltas yang telah digunakan
Pengguna Fasiitas yang
digunakan
Diketahuinya kondisi fasilitas sesudah pemakaian
3 menit
6. Mengembalikan dan menyimpan fasilitas yang telah digunakan
Pengguna Fasiitas yang
digunakan
Kondisi rapi dan bersih seperti pada kondisi semula
Tentatif
Keterangan:
3.6 SOP Pemakaian Kostum
Divisi Rumah Tanggga
Lingkung Seni Sunda Universitas Padjadjaran
Nomor SOP SOP/RT/13/006
Tanggal Pembuatan Februari 2013 Tanggal Revisi
Tanggal Efektif Februari 2013 Disahkan Oleh Ketua Umum Lises Unpad
( )
PEMAKAIAN KOSTUM
No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku
1 2 3 Perlengkapan Output Waktu
1. Konfirmasi mengenai kostum yang akan dipinjam
Pengguna Divisi Rumah
Tangga kostum yang diperlukan
Tentatif
3. Mempersiapkan kostum yang akan dipakai
Pengguna Divisi Rumah Tangga
Kostum Kostum dalam kondisi siap untuk dipakai
Tentatif
4. Mengisi kartu pemakaian kostum (Check 1) jenis kostum dan jumlah kostum yang digunakan
10 menit
5. Penggunaan kostum
Pengguna Pengguna
memakai kostum sesuai dengan tujuan
Tentatif
6. Mengisi kartu pemakaian kostum (Check 2)
Pengguna Kartu
Pemakaian Kostum
Kostum yang dikembalikan sesuai dengan Check 1
7. Pelaporan kondisi kostum yang telah digunakan
Pengguna Kostum yang
digunakan
Diketahuinya kondisi kostum sesudah pemakaian
5 menit
8. Mengembalikan dan menyimpan kostum yang telah digunakan
Pengguna Kostum yang
digunakan
Kondisi rapi dan bersih seperti pada kondisi semula
Tentatif
Keterangan:
3.7 SOP Pemakaian Perlengkapan
Makeup
Divisi Rumah Tanggga
Lingkung Seni Sunda Universitas Padjadjaran
Nomor SOP SOP/RT/13/007
Tanggal Pembuatan Februari 2013 Tanggal Revisi
Tanggal Efektif Februari 2013 Disahkan Oleh Ketua Umum Lises Unpad
( )
PEMAKAIAN PERLENGKAPAN MAKEUP
No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku
1 2 3 Perlengkapan Output Waktu
1. Konfirmasi mengenai perlengkapan makeup yang akan dipinjam
Pengguna Divisi Rumah
Tangga makeup yang diperlukan
Tentatif
3. Mempersiapkan perlengkapan makeup yang akan dipakai
Pengguna Divisi Rumah Tangga
Hard case makeup
Perlengkapan makeup dalam kondisi siap untuk dipakai
Tentatif
4. Mengisi kartu pemakaian
perlengkapan makeup (Check 1)
Pengguna Kartu
pemakaian perlengkapan makeup
Tercatatnya kondisi awal perlengkapan makeup yang akan digunakan
10 menit
5. Penggunaan perlengkapan makeup
Pengguna Pengguna
memakai perlengkapan makeup sesuai dengan tujuan
6. Mengisi kartu pemakaian
perlengkapan makeup (Check 2)
Pengguna Kartu
pemakaian perlengkapan makeup
Perlengkapan makeup yang dikembalikan sesuai dengan Check 1
10 menit
7. Pelaporan kondisi perlengkapan makeup yang telah digunakan
Pengguna Perlengkapan
makeup yang digunakan
Diketahuinya kondisi perlengkapan makeup sesudah pemakaian
5 menit
8. Mengembalikan dan menyimpan perlengkapan makeup yang telah digunakan
Pengguna Perlengkapan
makeup yang digunakan
Kondisi rapi seperti pada kondisi semula
Tentatif
Keterangan:
3.8 SOP Pengadaan Perlengkapan
Makeup
Divisi Rumah Tanggga
Lingkung Seni Sunda Universitas Padjadjaran
Nomor SOP SOP/RT/13/008
Tanggal Pembuatan Februari 2013 Tanggal Revisi
Tanggal Efektif Februari 2013 Disahkan Oleh Ketua Umum Lises Unpad
( )
PENGADAAN PERLENGKAPAN MAKEUP
No
Aktivitas Pelaksana Mutu Baku
1 2 3 Perlengkapan Output Waktu
Pengguna Divisi Rumah makeup tidak lengkap atau habis
Pengguna Laporan
diterima oleh Divisi Rumah Tangga
Alat tulis Tersusunnya daftar
Divisi Rumah Tangga makeup yang dibutuhkan lengkap kembali
7. Membuat laporan keuangan
Divisi Rumah Tangga
Nota Tercatatnya rincian pengeluaran
10 menit
3.9 SOP Pengadaan Peralatan Rumah Tangga
Divisi Rumah Tanggga
Lingkung Seni Sunda Universitas Padjadjaran
Nomor SOP SOP/RT/13/009
Tanggal Pembuatan Februari 2013 Tanggal Revisi
Tanggal Efektif Februari 2013 Disahkan Oleh Ketua Umum Lises Unpad
( )
PENGADAAN PERALATAN RUMAH TANGGA
No
Aktivitas Pelaksana Mutu Baku
1 2 3 Perlengkapan Output Waktu
1. Melakukan pengecekan kelengkapan peralatan rumah tangga
Divisi atau tidak lengkapnya peralatan rumah tangga
Anggota kepada Divisi Rumah
Alat tulis Tersusunnya daftar dana untuk Divisi Rumah Tangga rumah tangga
Bendahara Umum
6. Pembelian peralatan rumah tangga
Divisi Rumah Tangga
Adanya peralatan rumah tangga yang dibutuhkan
Tentatif
7. Membuat laporan keuangan
Divisi Rumah Tangga
Nota Tercatatnya rincian pengeluaran
10 menit
3.10 SOP Pengadaan Air Minum
Divisi Rumah Tanggga
Lingkung Seni Sunda Universitas Padjadjaran
Nomor SOP SOP/RT/13/010
Tanggal Pembuatan Februari 2013 Tanggal Revisi
Tanggal Efektif Februari 2013 Disahkan Oleh Ketua Umum Lises Unpad
( )
PENGADAAN AIR MINUM
No
Aktivitas Pelaksana Mutu Baku
1 2 3 Perlengkapan Output Waktu minum habis
Anggota kepada Divisi Rumah Tangga
3 menit
3. Menyiapkan uang talangan
Anggota telepon atau sms telah dipesan
Tentatif
5. Pembayaran Anggota Lises
Divisi Rumah Tangga
Air minum lunas dibayar
2 menit
6. Mencatat nama dan jumlah uang talangan yang dikeluarkan pembelian air
minum
Tercatatnya transaksi yang harus diganti
7. Pembayaran uang talangan oleh Divisi Rumah Tangga
Divisi Rumah Tangga
Buku laporan keuangan Divisi Rumah
Tangga
Uang talangan lunas dibayar
Tentatif
