PELAKSANAAN TATA PAMONG,
ORGANISASI KEPEMIMPINAN,
PENGELOLAAN DAN SISTEM
PENJAMINAN MUTU
UNIVERSITAS AL AZHAR INDONESIA
Kompleks Masjid Agung Al Azhar Jalan Sisingamangaraja, Kebayoran Baru
Jakarta Selatan 12110
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Dalam menjalankan tugas dan fungsi organisasi yang ada dalam struktur organisasi universitas dan fakultas, perlu dibuat pedoman pola pelaksanaannya.
Untuk melihat gambaran pelaksanaan Tata Pamong, kepemimpinan, pengelolaan organisasi serta pelaksanaan penjaminan mutu dari seluruh pemangku jabatan yang ada di UAI, maka perlu disusun pedoman “PELAKSANAAN TATA PAMONG, ORGANISASI KEPEMIMPINAN, PENGELOLAAN DAN SISTEM PENJAMINAN MUTU“.
Buku pedoman ini meliputi: Azas, Visi, Misi dan Tujuan UAI, Dasar dan Sasaran Penyelenggaraan Pendidikan di UAI, Pengelolaan Tata Pamong Dan Organisasi Kepemimpinan, Struktur dan Fungsi Organisasi, Organisasi Kepemimpinan, Pengelolaan Institusi Perguruan Tinggi, Sistem Penjaminan Mutu.
Buku pedoman ini dapat pula digunakan sebagai salah satu dokumen yang mendukung akreditasi Program Studi.
Terima kasih.
Badan Penjaminan Mutu Universitas (BPMU)
Ketua
Muhsin Lubis
DAFTAR ISI
COVER i
KATA PENGANTAR ii
DAFTAR ISI iii
BAB I AZAS, VISI, MISI DAN TUJUAN UAI 1
BAB II DASAR DAN SASARAN PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN – UAI 2
BAB III PENGELOLAAN TATA PAMONG DAN ORGANISASI KEPEMIMPINAN 4
BAB IV STRUKTUR DAN FUNGSI ORGANISASI 9
BAB V ORGANISASI KEPEMIMPINAN 15
BAB VI PENGELOLAAN INSTITUSI PERGURUAN TINGGI 18
BAB VII SISTEM PENJAMINAN MUTU 21
Surat Keputusan
Rektor Universitas Al Azhar Indonesia No. 191 / SK / R / UAI / X / 2013
Tentang
Pedoman Pelaksanaan Tata Pamong, Organisasi Kepemimpinan, Pengelolaan dan Sistem Penjaminan Mutu
Universitas Al Azhar Indonesia
Bismillahirrahmaanirrahiim
Dengan mengharap rahmat dan ridha Allah SWT, maka Rektor Universitas Al Azhar Indonesia (UAI) setelah:
Menimbang :
1. Bahwa pencapaian visi misi UAI sesuai statuta melalui pelaksanaan pembelajaran tata pamong dan manajemen universitas memerlukan Pedoman Pelaksanaan Tata Pamong, Organisasi Kepemimpinan, Pengelolaan dan Sistem Penjaminan Mutu;
2. Bahwa untuk keperluan seperti yang tersebut pada diktum 1, maka UAI memerlukan Panduan Organisasi yang telah disempurnakan, yang perlu diterbitkan dengan Surat Keputusan Rektor.
Mengingat :
1. Undang-Undang RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;
2. Undang-undang RI No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi, tanggal 10 Agustus 2012;
3. Peraturan Pemerintah RI No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan;
4. Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi, tanggal 28 Januari 2010;
5. Surat Keputusan Ditjen Dikti Depdiknas RI No. 135/D/O/2000, tanggal 10 Agustus 2000;
6. Surat Keputusan Pengurus Harian YPI Al Azhar No. 77/XI/KEP/YPIA-PH/1430.2009, tanggal 17 Dzulqaidah 1430 H/5 Nopember 2009 M tentang Jabatan Rektor Universitas Al Azhar Indonesia;
Memperhatikan :
1. Statuta Universitas Al Azhar Indonesia;
2. Hasil Rapat Pimpinan Universitas tanggal 11 September 2013;
3. Hasil Rapat Senat Universitas tanggal 17 September 2013;
Memutuskan
Menetapkan :
Pertama : Memberlakukan Pedoman Pelaksanaan Tata Pamong, Organisasi Kepemimpinan, Pengelolaan dan Sistem Penjaminan Mutu Universitas Al Azhar Indonessia yang diterbitkan dengan Surat Keputusan Rektor;
Kedua : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dan/atau kesalahan dalam Surat Keputusan ini, maka akan diperbaiki sebagaimana mestinya.
Ditetapkan : di Jakarta
Pada Tanggal : 20 Dzulhijjah 1434 H 25 Oktober 2013 M
Universitas Al Azhar Indonesia Rektor,
Ttd
Prof . Dr. Ir. Zuhal., M.Sc.E.E
Tembusan Yth:
1. Ketua YPI Al Azhar
2. Ketua BPMU dan Ketua LP2M 3. Para Wakil Rektor
4. Para Dekan
PELAKSANAAN TATA PAMONG, ORGANISASI
KEPEMIMPINAN, PENGELOLAAN DAN SISTEM
PENJAMINAN MUTU
UNIVERSITAS AL AZHAR INDONESIA
Universitas Al Azhar Indonesia yang didirikan pada tahun 2000, sudah semakin berkembang, dan menjadi salah satu universitas terkemuka, karenanya perlu didukung oleh kelancaran dan ketertiban pelaksanaan manajemen, baik manajemen administratif maupun akademik serta kegiatan universitas yang mendukung terlaksananya Tridarma Perguruan Tinggi yang sesuai dengan Statuta UAI dan juga harus berdasarkan ketentuan-ketentuan pelaksanaan perguruan tinggi yang berlaku di Indonesia.
Dengan demikian akan tercipta manajemen yang baik, transparan, akuntabel dan dapat mencapai Visi dan Misi, serta tujuan Universitas Al Azhar Indonesia. Untuk itu perlu ditetapkan “Pedoman Pelaksanaan Tata Pamong, Organisasi, Kepemimpinan, Sistim Pengelolaan dan Penjaminan Mutu UAI“ yang dijadikan sebagai pedoman melaksanakan manajemen.
BAB I
AZAS, VISI, MISI DAN TUJUAN UAI
1. Azas
UAI berazaskan Islam, keilmuan, ke-Al-Azharan dan ke-Indonesiaan di dalam Negara Kesatuan Republik Indonesia yang berdasarkan Pancasila.
2. Visi
VISI UAI adalah:
Menjadi universitas terkemuka dalam membentuk manusia unggul dan bermartabat, yang memiliki kemampuan intelektual berlandaskan nilai–nilai spiritual, moral dan etika Islami.
3. Misi
Misi UAI adalah:
a. Meningkatkan kualitas pendidikan, penelitian, dan pelayanan kepada masyarakat, dengan menerapkan kaidah enterprising university,
b. Menjalin kemitraan dengan institusi yang relevan, baik di dalam maupun di luar negeri,
4. Tujuan
Tujuan UAI adalah:
a. Menghasilkan lulusan yang relevan dengan kebutuhan masyarakat yang memiliki
daya saing, kreatif, inovatif, berjiwa entrepreneur, dilandasi nilai–nilai universal Islam,
b. Meningkatkan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia yang profesional dan
kompeten dalam bidang masing–masing,
c. Meningkatkan pelayanan kepada semua pemangku kepentingan, terutama
pemakai jasa pendidikan,
d. Mengintegrasikan nilai–nilai universal Islam dalam kegiatan tridarma terutama
terhadap sivitas akademika,
e. Menerapkan sistem tata pamong yang akuntabel, transparan sesuai prinsip Good
University Government didukung oleh Teknologi Informasi dan Komunikasi
mutakhir,
f. Membina kerja sama triplehelix antara akademi, pemerintah, dan dunia industri untuk pengembangan universitas.
BAB II
DASAR DAN SASARAN PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN – UAI
Dalam usaha membangun citra, penyelenggaraan pendidikan di Universitas Al Azhar Indonesia, di samping mengikuti sepenuhnya ketentuan–ketentuan yang ditetapkan oleh Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan (KEMENDIKBUD) yang terumuskan dalam
“Tridarma Perguruan Tinggi” juga dilengkapi dengan 2 (dua) strategi dasar khusus yaitu
“Tujuh Elemen Dasar” dan “Entreprising University”.
Sedangkan dalam kegiatan pengembangan pendidikan, unit–unit penyelenggara pendidikan dibagi dalam 3 klaster yaitu: klaster Ilmu Pengetahuan dan Rekayasa, klaster
Pranata Sosial dan klaster Humaniora. Kedua strategi dasar dan pengelompokan
penyelenggara pendidikan dalam klaster dijelaskan secara singkat di pasal berikutnya.
1. Tujuh Elemen Dasar
Sebagai Perguruan Tinggi yang ingin berdiri di garis depan dan dalam usahanya meningkatkan daya saing lulusannya, sejak pendiriannya UAI mencanangkan memberikan landasan khusus kepada mahasiswanya dengan kelompok perkuliahan yang disebut “Tujuh Elemen Dasar”. Elemen–elemen dasar dari ketujuh elemen dasar yang dimaksud adalah: (1) Nilai–nilai Islam, (2) Kepemimpinan, (3) Kewirausahaan, (4) Kemitraan, (5) Manajerial, (6) Kemampuan Menciptakan Teknologi Informatika dan (7) Kemampuan Bahasa Asing.
Komponen pemberdayaan ke tujuh elemen dasar tersebut dijelaskan sebagai berikut: a. Elemen dasar yang pertama: (1) Nilai–nilai Islam.
mahasiswa beserta seluruh civitas akademika dan para karyawan untuk mempelajari, mendalami dan menerapkan (mengaktualisasikan) sembilan nilai– nilai dasar (Core Values) of UAI, yaitu:
Cinta pada Allah dan Rasul-Nya;
Jujur dan amanah (honesty and trustworthiness); Tanggung Jawab (responsibility);
Kendali diri (self control);
Penghargaan terhadap yang lain (respect); Peduli (care);
Adil (fairness);
Kerja sama (cooperation dan solidarity); Rendah hati, tidak sombong (humility).
b. Dua elemen dasar berikutnya: (2) Kepemimpinan dan (3) Kewirausahaan.
Manusia dalam usaha mengembangkan dan mempertahankan hidupnya
sebenarnya adalah seorang Pemimpin dan Wirausahawan, baik bagi
kelompoknya, masyarakatnya, keluarganya maupun bagi dirinya sendiri. Berkaitan dengan kenyataan ini UAI memberikan bekal kepada alumninya agar dapat menjadi Pemimpin yang memiliki karakter wirausahawan atau sebagai Wirausahawan yang mempunyai jiwa kepemimpinan.
c. Elemen dasar berikutnya adalah: (4) Mitra Strategis dan (5) Manajemen
Keberhasilan manusia baik sebagai pemimpin atau sebagai wirausahawan sangat terbantu oleh adanya mitra yang tepat handal dan terpercaya serta manajemen yang sesuai. Dalam hal ini, UAI berusaha menumbuhkan kesadaran kepada mahasiswanya bahwa kemungkinan akan lebih besar bila semua langkah dilakukan berdasarkan penataan atau manajemen yang sesuai dan dalam pelaksanaannya menyertakan jaringan mitra strategis yang handal dan dapat dipercaya.
d. Dua elemen dasar terakhir yaitu: (6) Teknologi Informatika Terapan, dan (7) Bahasa Asing.
Teknologi informatika terapan yaitu cara-cara menggunakan teknologi informatika yang menjadi tuntutan abad modern ini. Bahasa asing (sekarang baru difokuskan pada bahasa Inggris). Kedua elemen dasar ini sangat membantu meningkatkan efisiensi dan keefektifan dalam menjalankan kegiatan–kegiatan yang diperlukan untuk mempercepat dan mengakuratkan komunikasi, pengumpulan informasi dan pengolahan data. Dalam kaitan ini UAI mendorong mahasiswanya agar tumbuh keinginan untuk mendalami dan menguasai kedua elemen dasar ini.
2. Enterprising University
Dengan cita–cita menjadikan UAI salah satu Universitas yang terpandang, sejak tahun 2005 seluruh jajaran pimpinan UAI bertekad untuk mengelola UAI sebagai suatu “Enterprising University”, yang ditandai dengan tiga unsur utama, yaitu unsur
“excellent”, unsur “equity” dan unsur “entrepreneurship”, pemaknaan ketiga unsur
tersebut adalah sebagai berikut :
b. Unsur “Equity” diartikan sebagai dasar pelaksanaan langkah yang selalu memperhatikan nilai–nilai yang berke-adil-an dan;
c. Unsur “Entrepreneurship” diartikan sebagai naluri kewirausahaan atau naluri
keber-ikhtiar-an, suatu naluri untuk mengejar keberhasilan.
Dalam kaitan ini UAI berusaha agar ketiga unsur tersebut excellent, equity, dan
entrepreneurship atau oleh UAI disebut dengan istilah unggul, adil dan ikhtiar (UAI)
menjadi dasar dalam penyelenggaraan semua kegiatan di UAI.
Dalam menuju enterprising university, di samping pembudayaan ketiga unsur utama
tersebut, seluruh penyelenggaraan kegiatan di UAI harus mengacu pada 13 (tiga belas) sasaran mutu pelaksanaan pendidikan di UAI.
BAB III
PENGELOLAAN TATA PAMONG DAN ORGANISASI KEPEMIMPINAN
1. Pengelolaan Tata Pamong
Pengelolaan universitas mengacu kepada UU No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi, antara lain: Pengelolaan tata pamong universitas dilakukan berdasarkan prinsip Kredibiltas, akuntabilitas, transparansi, tanggung jawab, nirlaba, dan keadilan serta hasil penjaminan mutu yang menunjukkan efektifitas serta efisiensi.
Tata pamong (governance) merupakan sistem untuk memelihara efektivitas peran
para konstituen dalam pengembangan kebijakan, pengambilan keputusan, dan penyelenggaraan dan pengelolaan dari tingkat yang paling tinggi, yaitu universitas, fakultas hingga program studi. Struktur tata pamong mencakup badan pengatur yang aktif dengan otonomi yang cukup untuk menjamin integritas lembaga dan memenuhi pertanggungjawaban dalam pengembangan kebijakan dan sumber daya, yang konsisten dengan visi dan misi lembaga. Tata pamong mampu memberdayakan sistem pengelolaan yang berorientasi pada prinsip pengelolaan perguruan tinggi sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Dengan tata pamong memungkinkan terbentuknya sistem administrasi akademik dan non akademik yang berfungsi untuk memelihara efektifitas, efisiensi dan produktivitas pewujudan visi, pelaksanaan misi dan pencapaian tujuan serta memelihara integritas secara menyeluruh.
kemandirian dalam pengelolaan akademik, operasional, personalia, keuangan dan seluruh sumber daya yang diperlukan untuk meraih keunggulan mutu yang diharapkan.
Untuk membangun tata pamong yang baik (good governance), program studi,
fakultas, dan universitas harus memiliki kepemimpinan yang kuat (strong leadership) yang dapat mempengaruhi seluruh perilaku individu dan kelompok dalam pencapaian tujuan. Kepemimpinan yang kuat adalah kepemimpinan yang visioner, mampu merumuskan dan UAI mengartikulasi visi yang realistik, kredibel, menarik tentang masa depan.
1.1.Uraian Ringkas Sistem Tata Pamong
Tujuan UAI dalam membangun tata pamong adalah tata pamong yang kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab dan adil dalam pelaksanaannya.
Sistem tata pamong UAI didasarkan pada 3 pedoman utama, yaitu Statuta UAI (SK YPI Al Azhar No. 18/X/KEP/YPIA-P/1434/2013) dan Pedoman Pelaksanaan
Tata Organisasi Kepemimpinan dalam Pengelolaan UAI
(SK Rektor No. 191/SK/R/UAI/X/2013) dan uraian tugas pekerjaan (UTP) Jabatan Struktural di lingkungan UAI (SK No. 135/SK/R/UAI/VIII/2011) serta kebijakan-kebijakan universitas yang meliputi: a. Kebijakan Universitas, b. Kebijakan
Akademik, c. Kebijakan Keuangan, Akuntansi dan Sarana Perlengkapan, d. Kebijakan Kemahasiswaan, Inovasi dan Kerja Sama, e. Kebijakan Penelitian dan
Pengabdian Masyarakat dan f. Kebijakan Penjaminan Mutu Internal dan Panduan Organisasi Universitas Al Azhar Indonesia.
Berdasarkan Statuta UAI, sistem tata pamong UAI dilaksanakan oleh pimpinan universitas yang terdiri dari rektor, para wakil rektor, ketua LP2M, dan BPMU (Statuta, pasal 32, 2013:14). Pelaksanaan sistem tata pamong ini didukung pula oleh beberapa organ, yaitu Badan Penyelenggara, Badan Pelaksana Harian (BPH), Dewan Penyantun (DP), Senat Universitas (SU), Pelaksana Akademik, Pelaksana Administrasi, dan pelengkap. (Statuta, pasal 25, 2013:12)
Secara umum, ada tiga pilar utama yang melandasi sistem tata pamong UAI, yaitu excellence (unggul), equity (adil), dan entrepreneurship (ikhtiar). Ketiga pilar tersebut tercakup dalam jiwa enterprising university yang selalu dibentengi nilai-nilai luhur Islam (Budaya Korporat, 2009: 16-18). Pilar pertama mengandung maksud bahwa semua aktifitas setiap individu selalu diarahkan untuk mengejar
keunggulan, sehingga dengan sendirinya pencapaian visi dan keterlaksanaan misi
dapat diwujudkan. Pilar kedua, yakni adil, mengisyaratkan jiwa yang selalu
bersama. Adapun yang terakhir adalah ikhtiar. Pilar ini mengandung makna pantang menyerah dalam melakukan segala hal. Ada begitu banyak tantangan dan kendala untuk menjadi unggul dan terkemuka (visi UAI). Namun, dengan spirit yang tidak pernah berhenti untuk berikhtiar, setiap individu pada tingkat program studi, fakultas, dan universitas dan unit-unit pendukung lainnya dapat bekerja dan berkarya secara maksimal dan optimal.
Tiga pilar tersebut diimplementasikan dalam semangat enterprising university
yang selalu merujuk pada nilai-nilai Islam, sebagaimana yang dituangkan dalam misi UAI. Itu semua diupayakan dapat dijabarkan dalam aspek-aspek kredibilitas, transparansi, akuntabilitas, tanggung jawab dan keadilan.
a. Aspek Kredibilitas.
Untuk menjamin kredibilitas implementasi sistem tata pamong UAI, ada beberapa dokumen yang dijadikan pedoman, yaitu Statuta, Renstra, Budaya Korporat, Uraian Tugas Pokok, dan Pedoman Administrasi Akademik. Masing-masing dokumen memuat aturan tugas dan deskripsi yang rinci untuk setiap elemen di UAI, dimulai dari input, proses, dan diakhiri output
pekerjaan.
Dalam hal tata kelola organisasi, khususnya dalam penentuan personalia pada struktur organisasi, UAI senantiasa berpedoman pada “the
right man in the right place” yang dipilih secara berkala dan demokratis. Itu
dilakukan, agar aturan yang ditetapkan dapat dijalankan dengan baik dan konsisten sebagai amanah kepada yang bersangkutan agar dijalankan dengan penuh kepercayaan (Renstra UAI, 2012: 21).
UAI menerapkan desentralisasi kewenangan pada setiap tataran. Itu berarti setiap unsur pimpinan dalam sebuah tataran diberikan kebebasan secara otonom untuk membuat kebijakan yang dapat membuat institusi yang dipimpinnya menjadi unggul. Itu dilakukan dengan tetap merujuk pada statuta UAI dan tidak keluar dari koridor UAI, serta selalu di bawah monitoring pimpinan yang lebih tinggi, yang dalam hal ini adalah kalangan rektorat dan yayasan. Kewenangan yang diberikan didasari pada konsep kepercayaan pada masing-masing pimpinan di tatarannya agar dapat berbuat secara kreatif untuk kemajuan institusinya masing-masing.
diarahkan untuk menjadi manusia yang unggul secara akademik, dan bermartabat Islam dalam perilaku dan paradigma berpikir mereka. Untuk mencapai derajat kualitas dosen tersebut, UAI juga sangat serius dalam hal rekrutmen dosen dan tenaga pengajar. Yang menjadi prioritas utama, bukan hanya kualitas akademik calon dosen, tetapi juga jejak rekam dan perilakunya.
Segala hal yang terkait dengan rekrutmen mahasiswa, rekrutmen dosen, proses belajar mengajar, dan kegiatan akademik lainnya, serta sistem administrasi akademik mulai dari pendaftaran calon mahasiswa hingga kelulusan, telah didukung oleh SOP dan sistem yang terpadu melalui manajemen informasi yang telah dirancang oleh PKSI (Pusat Komputer dan Sistem Informasi) UAI.
BPMU UAI juga memiliki peran yang besar dalam mengupayakan tata pamong yang kredibel pada setiap elemen di UAI. Bukan hanya aspek tridharma yang menjadi porsi utama BPMU UAI, melainkan semua elemen dari tingkat yang paling rendah hingga yang tertinggi, baik pada pelaksanaan tridharma, pada tata kelola organisasi, sistem keuangan, rekrutmen mahasiswa, dosen, dan pegawai, maupun pada implementasi program dan kegiatan di setiap biro, pusat, dan unit. Artinya, BPMU memiliki kewenangan penuh untuk mengawasi dan mengawal setiap aktifitas di kampus ini, agar berjalan sesuai dengan standar mutu yang telah disepakati bersama berdasarkan pada visi misi UAI. Apa yang telah diupayakan BPMU UAI telah menuai hasil, yakni UAI termasuk dalam 58 PT di Indonesia yang
memperoleh predikat good practices yaitu termasuk dalam kelompok
Perguruan Tinggi yang melakukan system penjaminan mutu internal (SPMI)
dengan baik.
b. Aspek transparansi
Keterbukaan dalam sistem tata pamong UAI dapat diimplementasikan berkat adanya sistem manajemen informasi yang telah dirancang oleh tim PKSI. Pemilihan rektor, dekan, kaprodi dan kepala pusat, biro, dan unit dilakukan secara terbuka dan memberi kesempatan yang sama kepada siapa pun yang memang memenuhi syarat untuk diajukan sebagai kandidat. Demikan pula dalam menyeleksi calon mahasiswa, calon dosen, dan calon karyawan. Syarat dan ketentuan untuk mengikuti seleksi tersebut diumumkan secara terbuka di situs UAI. Begitu pula, dengan penetapan keputusan seleksi tersebut; pihak yang berwenang selalu mengadakan rapat, mengundang para warek, dekan, kaprodi dan pihak lain untuk mendengar beberapa masukan dan pertimbangan dalam menerima calon mahasiswa, calon dosen, dan calon karyawan di lingkungan UAI. Artinya, pada tahap
input, keterbukaan menjadi bagian penting yang menjadi landasan
sebagaimana terkandung dalam pilar “adil”. Ada pun pada tahap proses hingga out put di tiap aktiftas pada masing-masing elemen, transparansi itu juga diutamakan, dalam bentuk laporan berkala.
Secara umum, dalam pembuatan kebijakan, UAI senantiasa
semua pihak untuk kesempurnaan pelaksanaan dan atau penyelenggaraan organisasi, sehingga masukan dan inovasi dari segala unsur dapat didengarkan. Dalam melakukan monev, termasuk pemberian nilai pada mahasiswa dilakukan secara transparan, sesuai dengan capaian, atau kinerja yang diperoleh bersangkutan.
Pada bidang keuangan, untuk menjaga aspek transparansi, UAI memisahkan secara tegas fungsi akuntansi, fungsi kebendaharaan, fungsi perpajakan, dan fungsi alokasi dana. Ini dilakukan agar tidak terjadi bias dan tumpang tindih pekerjaan. Dengan pemisahan tersebut, administrasi keuangan tercatat dengan baik, transparan dan mudah dilacak dan diperiksa oleh stakeholder yang berwenang.
c. Aspek Akuntabilitas
Semua perencanaan kegiatan dilaksanakan secara bertanggung jawab dengan mekanisme secara jelas dan akuntabel guna menghindari subjektifitas dan KKN, terutama yang menyangkut aliran dana. Akuntabilitas sistem tata pamong UAI dapat dilihat dari pola pertanggungjawaban yang diciptakan sedemikian rupa, sehingga memungkinkan setiap personal bertanggung jawab terhadap setiap amanah yang diembannya. Dalam konteks ini, UTP (Uraian Tugas Pokok), Budaya Korporat, Pedoman Administrasi Akademik, dan Pedoman Penelitian dan Pengabdian Masyarakat memberikan deskripsi yang detail tentang setiap beban dan amanah yang harus dipertanggungjawabkan oleh masing-masing individu sesuai dengan posisi, status dan jabatannya.
Pengawasan dan evaluasi terhadap kinerja tiap personal dilakukan sesuai dengan porsinya masing-masing.
1) Pada kegiatan akademik mahasiswa, dosen dan BAA yang akan memberi
penilaian terhadap performansi akademik mahasiswa di kelas. Artinya, mahasiswa diberi kesempatan penuh untuk mempertanggungjawabkan kegiatan akademiknya dalam durasi satu semester yang mereka jalani. Sedangkan untuk kegiatan non akademik, mahasiswa, melalui organisasinya, harus mempertanggungjawabkan setiap kegiatan dan keuangannya kepada dosen, kaprodi, dekan, dan biro kemahasiswaan dalam bentuk laporan tertulis.
2) Pada kegiatan tridharma dosen, dosen harus mempertanggungjawabkan
kinerjanya dalam satu semester kepada kaprodi melalui rapat prodi, dan kepada biro SDM melalui laporan BKD (Beban Kinerja Dosen). Untuk kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat, dosen membuat laporan kegiatannya dan keuangannya untuk dipertanggungjawabkan kepada LP2M.
3) Pada aspek organisasi, pertanggungjawaban setiap fungsi organisasi
Untuk memastikan akuntabilitas sistem tata pamong, UAI melakukan audit internal dan audit eksternal terhadap kegiatan akademik dan non-akademik secara menyeluruh di lingkungan UAI. Audit internal untuk kegiatan akademik bertugas mengevaluasi kegiatan akademik. Untuk hal ini, UAI membentuk tim audit mutu internal yang direkomendasi oleh BPMU. Adapun untuk audit terhadap aktifitas non-akademik, UAI mempunyai API (Audit Pengawasan Internal), bertugas untuk mengevaluasi aktivitas organisasi di bidang non akademik secara independen.
Sementara untuk audit eksternal di bidang akademik, telah dilakukan secara berkala oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT), serta audit eksternal bidang keuangan dilakukan secara berkala oleh kantor akuntan publik (KAP) seperti dilakukan oleh akuntan publik MRA (Meidina, Ratna, Adityasih) izin usaha No. Kep-953/km-1/2009
d. Aspek Bertanggung Jawab
Sistem tata pamong UAI didesain sedemikian rupa dengan landasan utama adalah nilai-nilai Islam. Dalam hal ini, setiap individu secara given and driven
mau dan mampu bertanggung jawab kepada Allah SWT. Kenyataan yang demikian menciptakan situasi dan suasana yang secara internally membuat setiap personal bertanggung jawab. Selain itu, dengan bagan struktur organisasi yang telah ditampilkan sebelumnya, semua tugas dilaksanakan sesuai prosedur yang dibuat, sesuai dengan SOP dan deskripsi kerja, sehingga setiap pekerjaan dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab sesuai dengan jangka waktunya (Renstra, 2012: 21).
e. Aspek keadilan
Sesuai dengan budaya korporat UAI yang “unggul, adil, dan ikhtiar” tertera keadilan, sehingga tidak dapat dipungkiri lagi bahwa UAI harus memegang prinsip tersebut, yakni tata pamong dilaksanakan secara bersama-sama, tanpa keberpihakan, dan semuanya mendapatkan hak dan kesempatan yang sama sesuai peraturan.
BAB IV
STRUKTUR DAN FUNGSI ORGANISASI
YAYASAN PESANTREN ISLAM AL AZHAR
Akademik, Kerjasama, Inovasi, Integrasi Islam, Mata Kuliah Umum dan Perpustakaan
………
Wakil Rektor II Bidang
Keuangan, Rumah Tangga, Sarana, Promosi dan Penerimaan Mahasiswa Baru
Bidang Kemahasiswaan, Sumber Daya Manusia, Penerapan Etika, Keamanan, Sekretariat Universitas, dan Pengembangan Universitas
………
Badan Penjaminan Mutu Universitas dan
Audit Pengawasan Internal
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
- Ilmu Komunikasi - Ilmu Hubungan Internasional
Fakultas Psikologi dan Pendidikan
- Pendidikan Agama Islam - Psikologi - Bimbingan Penyuluhan Islam - PG PAUD
- Kepala Bagian Pengabdian Masyarakat
Pusat
- Kepala Bagian Studi Program Studi
Pusat Studi Program Studi
Badan Pelaksana Harian
(BPH) Dewan Penyantun (DP)
- Ka. Bag. Pendidikan, Evaluasi, dan MKU - Ka. Sub. Bag. Adm. Akademik - Ka. Bidang ……..
- Ka. Bag. …….. - Ka. Sub. Bag. Pelayanan & Sirkulasi - Ka. Bidang ……..
dan Mata Kuliah Umum - Ka. Sub. Bag. Mata Kuliah Umum (MKU)
- Ka. Bag. Beasiswa Korporat - Ka. Sub. Bag. …….. - Ka. Bidang ……..
Biro Kerjasama dan Inovasi
- Ka. Bag. Administrasi Keuangan Mahasiswa - Ka. Bag. Akuntansi dan Pelaporan - Ka. Sub. Bag. Pajak / Kasir - Ka. Bidang ……..
Biro Keuangan dan
Akuntansi
- Ka. Bag. Rumah Tangga - Ka. Sub Bag. Sarana dan Perlengkapan
Biro
- Ka. Bag. Promosi & PMB - Ka. Sub. Bag.PMB/Promosi/Humas - Ka. Bidang ……..
- Ka. Bag. Kegiatan/Kesejahteraan Kemahasiswaan - Ka. Sub. Bag. ………
- Pengawas Pelaksana Ketertiban - Staf Administrasi - Satpam
- Ka. Bag. Kinerja dan Kepangkatan Dosen - Ka. Bag. Administrasi dan Pengembangan Pegawai
- Ka. Sub Bag. Sistem Informasi dan Kesejahteraan Pegawai
- Ka. Bag. Tata Laksana Kearsipan - Ka. Bag. Tata Laksana Persuratan / Sekretaris Rektor
- Ka. Bag. Komputer dan Sistem Informasi - Ka. Sub. Bag. Sistem Komputer - Ka. Sub. Bag. Sistem Website - Ka. Sub. Bag. Sistem Informasi - Ka. Bidang ……..
Penasehat Ahli Rektorat
1. Organisasi Universitas Al Azhar Indonesia (UAI) terdiri atas : a. Yayasan Pesantren Islam Al Azhar (YPIA)
b. Badan Pelaksana Harian (BPH)
c. Dewan Penyantun (DP)
d. Senat Akademik Universitas;
e. Pimpinan Universitas;
f. Unsur Pelaksana Akademik :
1) Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LP2M);
2) Badan Penjaminan Mutu Universitas (BPMU);
3) Unsur Pelaksana Faklultas dan Program studi.
1.1.Yayasan Pesantren Islam Al Azhar (YPIA)
Badan Penyelenggara Universitas Al Azhar Indonesia UAI adalah Yayasan Pesantren Islam Al Azhar (YPIA)
1.2.Badan Pelaksana Harian (BPH)
BPH adalah Badan yang diangkat oleh Yayasan sebagai Pelaksana harian Yayasan yang bertanggung jawab atas pengawasan pelaksanaan UAI.
1.3.Dewan Penyantun
(1) Dewan Penyantun merupakan perwakilan Yayasan yang berasal dari unsur masyarakat, pengusaha, tokoh pendidikan, organisasi kemasyarakatan yang berfungsi membantu pengembangan jejaring dan kesehatan keuangan UAI;
(2) Anggota Dewan Penyantun minimal berjumlah 5 (lima) orang yang dipilih oleh Senat Universitas dan diusulkan oleh Rektor Kepada Yayasan untuk ditetapkan, dengan masa bakti 4 (empat) tahun.
1.4.Pengertian Senat Akademik Universitas
(1) Senat Universitas merupakan badan Professional akademik dan perwakilan tertinggi Universitas.
(2) Senat Universitas terdiri atas Guru Besar, Pimpinan Universitas, Dekan dan Wakil
Dosen, serta professi lain yang ditetapkan Senat.
(3) Anggota Senat Universitas yang berasal dari Wakil Dosen ditetapkan oleh Rektor
berdasarkan usul Dekan, yang jumlahnya proporsional dengan jumlah Dosen tiap fakultas.
(4) Anggota Senat Universitas diangkat dan diberhentikan oleh Rektor.
1.2. Tugas Senat Universitas
(1) Senat Universitas mempunyai tugas pokok :
a. Merumuskan kebijaksanaan akademik, pengembangan Universitas, penilaian
prestasi akademik, dan kecakapan serta kepribadian civitas akademika sesuai dengan tuntunan Islam;
b. Merumuskan norma dan tolak ukur penyelenggaraan UAI;
d. Menilai pertanggung jawaban pimpinan Universitas atas pelaksanaan kebijaksanaan yang telah ditetapkan;
e. Merumuskan peraturan pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan
mimbar akademik, dan otonomi keilmuan UAI;
f. Memberikan pertimbangan kepada Yayasan berkenaan dengan calon-calon
yang diusulkan untuk diangkat menjadi Rektor;
g. Menegakkan norma-norma yang berlaku bagi civitas akademika;
h. Mengukuhkan pemberian jabatan Guru Besar sesuai peraturan
perundang-undangan yang berlaku;
i. Mengukuhkan pemberian gelar Doktor Kehormatan sesuai peraturan
perundang-undangan yang berlaku;
(2) Dalam melaksanakan tugas pokoknya Senat Universitas dapat membentuk
komisi-komisi yang beranggotakan anggota Senat Universitas dan bila dipandang perlu ditambah dengan anggota lain.
(3) Tata cara pengambilan keputusan dalam rapat Senat Universitas dapat ditempuh
melalui musyawarah mufakat dan/atau pemungutan suara.
(4) Senat Universitas bersidang sekurang-kurangnya sekali tiap semester.
1.3.Pimpinan Universitas (Rektor, Warek, Ka LP2M, Ka BPMU)
(1) Pimpinan Universitas terdiri dari Rektor, Wakil Rektor, Ketua Lembaga Penelitian
dan Pengabdian Masyarakat (Ka LP2M) serta Ketua Badan Penjaminan Mutu (Ka BPMU).
(2) Rektor dalam memimpin pelaksanaan penyelenggaraan kegiatan Tri Dharma
Perguruan Tinggi dibantu oleh para Wakil Rektor yang jumlahnya disesuaikan dengan keperluan; (dalam hal ini di UAI ada WR I, II, III).
(3) Para Wakil Rektor meliputi WR I bidang akademik, dan Kerja sama dan Inovasi.
Wakil Rektor II adalah Bidang Administrasi umum dan Keuangan, sumber dana, Promosi dan hubungan Masyarakat.
Wakil Rektor III adalah bidang Kemahasiswaan dan Sumber daya Manusia.
(4) Rektor dalam memimpin pelaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dalam
bidang penelitian dan pengabdian masyarakat dibantu oleh Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LP2M); Demikian pula dalam bidang penjaminan mutu serta Akreditasi Rektor dibantu oleh Badan Penjaminan Mutu Universitas (BPMU).
(5) Bilamana Rektor berhalangan tidak tetap; para Wakil Rektor dan Ketua Lembaga
dan badan, bertindak sebagai PLh Rektor sesuai dengan bidang masing-masing.
(6) Bilamana Rektor berhalangan tetap, Yayasan dengan Senat Universitas
mengangkat seorang dari Wakil rektor dengan JJA paling tinggi, sebagai pejabat Rektor (Pj) untuk menyelesaikan masa jabatan Rektor yang lama.
(7) Rektor diangkat dan diberhentikan oleh pimpinan Yayasan dengan
memperhatikan pertimbangan Senat Universitas untuk masa jabatan 4 (empat) tahun.
(8) Ketua LP2M dan Ka BPMU diangkat dan diberhentikan oleh Rektor untuk masa
(9) Rektor yang ditetapkan yayasan melalui proses pemilihan pada Senat Universitas dapat diangkat kembali dengan ketentuan tidak boleh lebih dari dua kali masa jabatan berturut-turut.
1.4. Ketua Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LP2M)
(1) Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat membantu Rektor dalam
peningkatan penyelenggaraan mutu belajar-mengajar serta mutu akademik dosen melalui penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
(2) Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat dipimpin oleh seorang Ketua
yang dalam melaksanakan tugasnya berkoordinasi dengan wakil Rektor terkait.
(3) Ketua Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat bertanggung jawab
langsung kepada Rektor.
(4) Ketua Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat diangkat dan
diberhentikan oleh Rektor.
1.5 Ketua Badan Penjaminan Mutu Universitas (BPMU)
(1) BPMU merupakan Tim Evaluasi universitas yang diangkat oleh Rektor untuk
mengawasi Penyelengaraan, dan pelaksanaan Kegiatan Universitas. Sebagai perangkat pimpinan universitas, BPMU berfungsi menyelenggarakan proses penjamian mutu terhadap program dan kegiatan universitas baik pelaksanaan akademik maupun non akademik dalam upaya mencapai indikator kinerja yang telah ditetapkan pada kurun waktu tertentu;
(2) Tujuan BPMU UAI adalah memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi
secara berkelanjutan yang dijalankan secara internal untuk mewujudkan visi dan
misinya serta untuk memenuhi kebutuhan stakeholders;
(3) BPMU mengadakan evaluasi dengan cara memonitor dan mengevaluasi
pelaksanaan program yang ada baik dalam akademik maupun non akademik (mengadakan MONEV).
(4) Ketua BPMU diangkat dan diberhentikan oleh Rektor.
1.7. Dekan Fakultas
(1) Dekan memimpin penyelenggaraan Tri Darma Fakultas, membina Dosen,
mahasiswa, tenaga administrasi, serta bertanggung jawab kepada Rektor.
(2) Bilamana Dekan berhalangan tidak tetap, bila memiliki Wakil Dekan, maka Wakil
Dekan bertindak sebagai pelaksana harian Dekan; bila tidak memiliki Wakil Dekan, maka salah seorang Ketua Program Studi ditunjuk sebagai Pelaksana Harian Dekan.
(3) Bilamana Dekan berhalangan tetap, Rektor mengangkat Pejabat Dekan sebelum
diangkat Dekan yang baru dengan memperhatikan pertimbangan Senat Fakultas.
(4) Dekan diangkat dan diberhentikan oleh Rektor dengan memperhatikan
pertimbangan Senat Fakultas untuk masa jabatan 4 (empat) tahun.
(5) Dekan dapat diangkat kembali dengan ketentuan tidak lebih dari 2 (dua) kali
masa jabatan berturut-turut.
(6) Wakil Dekan (bagi fakultas yang mahasiswanya mencapai 500 orang) dapat
diangkat seorang Wakil Dekan.
(7) Wakil Dekan diangkat dan diberhentikan oleh Rektor atas usul Dekan fakultas.
1.8. Ketua Program Studi
(1) Program Studi merupakan unsur pelaksana akademik pada Fakultas yang
melaksanakan pendidikan akademik dan/atau profesional dalam sebagian atau satu cabang ilmu;
(2) Program Studi terdiri atas :
a. Unsur Pimpinan: Ketua dan apabila diperlukan dapat diangkat Sekretaris
b. Unsur Pelaksana Akademik: Para Dosen.
(3) Ketua Program Studi bertanggung jawab kepada Pimpinan Fakultas yang
membawahinya;
(4) Ketua Program Studi diangkat dan diberhentikan oleh Rektor atas usul Dekan,
setelah mendapat pertimbangan dan pengesahan Senat Fakultas;
(5) Ketua Program Studi diangkat untuk masa jabatan empat tahun dan dapat
diangkat kembali, dengan ketentuan tidak lebih dari dua kali masa jabatan berturut-turut;
(6) Sekretaris Program Studi sebagaimana tercantum dalam ayat 2a. diangkat dan
diberhentikan oleh Rektor atas usul Dekan;
(7) Program Studi mempunyai tugas melaksanakan kegiatan pembinaan keimanan
dan ketaqwaan terhadap Allah SWT, pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dalam bidang ilmu tertentu sesuai dengan program yang ada berdasarkan peraturan yang berlaku;
(8) Hal-hal lain yang menyangkut jabatan, tugas dan struktur dalam Fakultas akan
diatur dengan Peraturan yang ditetapkan Universitas.
BAB V
ORGANISASI KEPEMIMPINAN
Kepemimpinan efektif mengarahkan dan mempengaruhi perilaku semua unsur dalam institusi perguruan tinggi mengikuti nilai, norma, etika, dan budaya organisasi yang disepakati bersama serta mampu membuat keputusan yang tepat dan cepat.
Kepemimpinan mampu memprediksi masa depan, merumuskan dan mengartikulasi visi yang realistik, kredibel, serta mengkomunikasikan visi ke depan yang menekankan pada keharmonisan hubungan manusia dan mampu menstimulasi secara intelektual dan arif bagi anggota untuk mewujudkan visi organisasi, serta mampu memberikan arahan, tujuan, peran, dan tugas kepada seluruh unsur dalam institusi perguruan tinggi. Dalam menjalankan fungsi kepemimpinan dikenal kepemimpinan operasional, kepemimpinan organisasi, dan kepemimpinan publik.
1. Kepemimpinan operasional berkaitan dengan kemampuan menjabarkan visi, misi ke dalam
kegiatan operasional institusi perguruan tinggi. Kepemimpinan organisasi berkaitan dengan pemahaman tata kerja antar unit dalam organisasi institusi perguruan tinggi dan dalam sistem pendidikan tinggi secara nasiona.
2. Kepemimpinan publik berkaitan dengan kemampuan menjalin kerjasama dan menjadi
rujukan bagi publik pola dan kinerja kepemimpinan institusi perguruan tinggi, mencakup informasi tentang kepemimpinan operasional, organisasi, dan publik.
Pola Kepemimpinan di UAI memiliki karakteristik yang bersifat dua arah. Artinya, proses
kepemimpinan yang berjalan dapat berupa bottom up process, dan dapat pula berupa top
pertemuan formal, antara lain rapat senat universitas, rapat senat fakultas, rapat koordinasi program studi, dan Forum Knowledge Management. Dengan sistem dua arah tersebut diharapkan setiap individu ikut terlibat secara penuh dan bertanggung jawab terhadap kegiatan operasional UAI. Masukan, ide, dan inovasi dari siapapun menjadi faktor penting dalam menciptakan universitas yang unggul dan terkemuka, sehingga kegiatan operasional di UAI tidak hanya menjadi tanggung jawab para personal yang memegang jabatan dan posisi tertentu, tetapi menjadi tanggung jawab bersama. Artinya, setiap individu memiliki keterlibatan emosional dan rasa memiliki terhadap UAI, sehingga berupaya memberikan kontribusi yang terbaik untuk UAI. Itu semua dilaksanakan sedemikian rupa guna memastikan keterlaksanaan misi dan ketercapaian visi secara efektif dan berkesinambungan sekaligus menjadi wadah sosialisasi visi-misi UAI.
3. Kepimpinan Operasional: Universitas/fakultas/program studi memiliki karakteristik yang
memahami dan menguasai seluruh aspek dalam pelaksanaan visi, misi dan pencapaian target universitas/fakultas/program studi. Dalam menyelenggarakan kepemimpinan operasional, masing-masing personil aktif berkoordinasi lintas unit fakultas, dan program studi secara transparan, berdasarkan pendekatan sistem sentralisasi dan desentralisasi kewenangan.
Setiap pejabat diharuskan melaksanakan fungsi operasional yang menjadi tanggung jawabnya masing-masing, yang kegiatannya dimulai dari perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi baik yang bersifat rutin maupun pengembangan dan mempertanggung jawabkannya kepada pimpinan yang bersangkutan. Misalnya, kaprodi menjalankan penyelenggaraan tridharma di tingkat prodi dan bertanggung jawab kepada dekan, kepala biro/unit mempertanggungjawabkan tugasnya kepada wakil rektor terkait. Dekan bertanggung jawab kepada wakil rektor/Rektor dan seterusnya.
Guna mendukung efektivitas kepemimpinan operasional secara tahunan disusun buku Pedoman Akademik untuk mahasiswa maupun buku Panduan Administrasi Akademik yang secara komprehensif mendeskripsikan tugas dan kewenangan serta petunjuk pelaksanaan akademik, di tiap lini otoritas bidang akademik.
4. Kepemimpinan Organisasional, Dalam konteks ini, kepemimpnan di UAI memiliki
karakteristik yang memahami dan menguasai seluruh aspek manajerial dalam pelaksanaan visi, misi dan pencapaian target Universitas/Fakultas/Program Studi dari mulai rekrutmen staf, penilaian kinerja kayawan dan dosen, evaluasi dan monitoring aktivitas akademik dan non akademik.
Pejabat yang telah ditunjuk serta mendapatkan amanah, wajib untuk melaksanakan semua tugas organisasi untuk mewujudkan visi dan misi universitas dengan baik, serta mampu mengkoordinasikan dan mengarahkan semua jajarannya dalam rangka melaksanakan fungsi masing-masing.
Jabatan Struktural di UAI. Buku pedoman dan panduan tersebut memuat aturan yang mencakup segala hal baik konsep maupun teknis terkait dengan pengelolaan manajerial dan organisasi dari tingkat yang paling rendah, yaitu program studi, hingga tingkat universitas. Dalam pelaksanaannya, masih ada beberapa hal yang memerlukan tuntunan/bimbingan dari atasan langsung agar panduan dan pedoman dapat terlaksana secara ideal, untuk pencapaian tujuan organisasi.
5. Kepemimpinan Publik, Universitas Al Azhar Indonesia memiliki public acceptance yang luas.
Kepemimpinan Publik dibangun berdasarkan komunikasi aktif dengan pemangku kepentingan eksternal dan internal antara lain organisasi profesi, orang tua mahasiswa, mahasiswa, lembaga pemerintah dan pemerintah daerah,nasional dan instansi internasional. Selain itu untuk melaksanakan kepemimpinan publik yang efektif, UAI ikut serta secara aktif dalam pelbagai kegiatan menyangkut kepentingan organisasi internal/eksternal. Biasanya, beberapa pejabat di lingkungan UAI mengikuti rapat/pertemuan, atau memperluas kerjasama, terlibat dalam kegiatan organisasi profesi, memenuhi undangan instansi yang relevan, serta menjaga hubungan baik dengan semua pemangku kepentingan baik internal maupun eksternal.
Hal lain juga mengisyaratkan UAI acceptable dalam ranah publik adalah beragamnya daerah
asal dan kondisi sosial ekonomi mahasiswa baru. Ini ditandai oleh banyaknya tokoh-tokoh
nasional dan internasional yang memberikan kuliah umum, ditandai dengan adanya penghargaan UAI sebagai salahsatu dari 58 Perguruan Tinggi terbaik dalam pelaksanaan SPMI dan salahsatu dari 30 Perguruan Tinggi Percontohan Pelaksanaan Evaluasi Mutu Internal, serta ditandai dengan beragamnya jalinan kerjasama antara institusi UAI dengan institusi perguruan tinggi, swasta, dan pemerintah yang dikukuhkan dalam dokumen MoU dan SPK. Hingga saat ini UAI telah memiliki banyak mitra strategis yang secara aktif berperan dalam pengembangan UAI.
Selain itu, banyak dari dosen dan sivitas akademika UAI yang mendapat kesempatan untuk mempresentasikan hasil karyanya dalam bentuk penelitian dan pengabdian masyarakat dalam konferensi, baik nasional maupun internasional. Bahkan, untuk kegiatan pengabdian masyarakat, beberapa wilayah di tanah air telah banyak memperoleh manfaat dari kegiatan tersebut. Sebuah contoh, pengabdian masyarakat yang berbasis riset, yang dilakukan oleh program studi bioteknologi tentang Pengelolaan Sampah Rumah Tangga di daerah binaan Pamulang, Ciputat, Parung, Beji, Depok, dan Bintaro. Dan belakangan ini UAI diikut sertakan oleh Pangdam Jaya dalam proyek DKI Jakarta untuk merevitalisasi Kali Ciliung sebagai Pengabdian Masyarakat mahasiswa UAI.
Efektivitas Kepemimpinan Publik dibangun berdasarkan komunikasi aktif dengan pemangku kepentingan eksternal dan internal antara lain organisasi profesi, orang tua mahasiswa, mahasiswa, lembaga pemerintah dan pemerintah daerah dan lembaga-lembaga internasional.
BAB VI
Sistem pengelolaan fungsional dan operasional institusi perguruan tinggi UAI mencakup fungsi pengelolaan (planning, organizing, staffing, leading, dan controlling) dalam penyelenggaraan program dan kegiatan perguruan tinggi.
1. Planning
Renstra UAI 2011-2015 dimulai pada tahun ajaran 2011/2012, dan akan berakhir pada akhirtahun ajaran 2014/2015. Dengan demikian, ada 4 selang waktu tahunan untuk melakukanpembuatan laporan, evaluasi, dan rekomendasi tahunan. Proses ini penting dilakukan dalamrangka monitoring dan evaluasi dari capaian tahunan yang telah dialami, sehingga siklus PDCA (Plan-Do-Chek-Action) secara konsisten terselenggara dengan baik, serta berkesinambungan.
Selanjutnya pada setiap tahun ajaran (bersamaan dengan tahun anggaran) berjalan, diantara semua kegiatan perencanaan yang ada itu, dilakukan prioritas dan penekanan guna efektifitas
dan efisiensi, sesuai dengan Renstra dalam Time-Line. Sebagai bussiness plan, setiap
Fakultas/Prodi/Lembaga/Pusat/Bagian/Biro/Unit dapat menurunkan Renstra dalam RencanaOperasional (Renop) atau RKAT (Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan). Monev senantiasa dilaksanakan pada setiap tahun anggaran. Semuanya dievaluasi untuk ditindaklanjuti, dan dibuat oleh setiap Fakultas/Prodi/Lembaga/Pusat/Bagian/Biro/Unit yang dimiliki UAI.
Tahun anggaran 2011/2012 sebagai contoh disebut sebagai periode internalisasi. Pada periode ini, penekanan kegiatan lebih mengarah pada internalisasi kelengkapan dari semua dokumen akademik/non-akademik, buku panduan, kebijakan akademik, SOP, serta sosialisasinya. Hasil monitoring yang dilaksanakan oleh BPMU dan merekomendasikan agar melakukan penyempurnaan materi dalam dokumen-dokumen tersebut, agar Renstra dapat terlaksana dengan baik.
UAI telah memiliki buku-buku Pedoman/Panduan antara lain:
1. Panduan Administrasi Akademik UAI,
2. Pedoman Pelaksanaan Pembelajaran Dengan Suasana Akademik yang Menunjang Pada
Perkuliahan di UAI,
3. Buku Kebijakan-Kebijakan UAI,
4. Buku Silabus Universitas Kurikulum 2010 dan 2013 yang berbasis KBK dan KKNI, 5. Buku Profil dan Kompetensi Prpogram studi ( setiap prodi)
6. Pedoman Administrasi Kesekretariatan (Tata Usaha) UAI,
7. Pedoman Kerjasama UAI,
8. Pedoman Penelitian dan Pengabdian Masyarakat,
9. Pedoman Penyusunan Kurikulum 2013 Program Studi UAI,
10. Pedoman Penulisan Skripsi UAI,
11. Buku Profil singkat Jati diri dan Budaya organuisasi UAI
12. Pedoman Pembentukan Karakter sebagai implementasi Nilai-nilai Islam dalam
13. Buku Pembelajaran yang berpusat pada mahasiswa dan integrasi nilai-nilai islam
(Student centered learning (SCL).
14. Buku Pedoman Pelaksanaan Penjaminan Mutu Internal
15. Pedoman Penilaian Standar Mutu Internal Program Studi, dan lain-lain
Tahun anggaran 2012/2013 misalnya disebut sebagai periode prestasi. Pada tahap ini, semua kebijakan yang telah dibuat dan dituangkan dalam dokumen harus dilaksanakan secara konsisten. Disamping itu, pelayanan kepada mahasiswapun perlu ditingkatkan.
Tahun anggaran 2013/2014 disebut sebagai periode rekognisi. Dengan melakukan monev, pelaksanaan dari semua kebijakan perlu ditingkatkan kualitasnya. Dengan memberikan pelayanan pendidikan yang bermutu, para mahasiswa dapat mempersingkat masa studinya sesuai standar. Demikian pula masa tunggu mereka untuk mendapatkan pekerjaan yang
dibantu oleh Pusat Pengembangan Karir (Career Development Center). Tenaga SDM yang
dimiliki dapat diefektifkan pemberdayaannya, serta mampu melakukan rasionalisasi tenaga
non-akademik. Kelompok keahlian sudah berfungsi sebagai peer review, untuk proses
pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk dalam kepangkatan. Periode ini merupakan masa pengakuan oleh masyarakat, bahwa prestasi yang telah diraih periode sebelumnya memang patut diapresiasi.
Tahun anggaran 2014/2015 disebut sebagai periode akselerasi. Seluruh sivitas akademika UAI sudah melaksanakan semua kebijakan dan perbaikan pengembangan pelaksanaan secara konsisten, terutama sistem penjaminan mutu sudah menampakkan hasil dan bukti yang nyata. Selain itu, jumlah karya mahasiswa non-akademik dalam pengembangan karir, bakat, dan minat sudah banyak diakui oleh masyarakat, serta beberapa lomba tingkat nasional sudah banyak diraih oleh mahasiswa UAI. Alumni sudah berpartisipasi dalam banyak hal seperti keterlibatan dalam penyediaan dana dan fasilitas, pengembangan jejaring, dan sebagainya.
2. Organizing
Organisasi Universitas Al Azhar Indonesia menganut sistem sentralisasi dengan desentralisasi kewenangan. Rektor, sebagai pimpinan struktural tertinggi, dalam melaksanakan tugasnya memimpin pelaksanaan tridharma, dibantu 3 orang wakil rektor. Dalam hal ini, kewenangan dekan hingga ketua program studi dan kewenangan unit penunjang diupayakan selaras dengan ketentuan universitas yang penerjemahannya dibahas secara rutin pada Rapat Senat Fakultas dan Rapat Koordinasi Program Studi.
3. Staffing
Kepemimpinan UAI diwarnai oleh karakteristik kekeluargaan yang mengutamakan musyawarah mufakat dalam tiap-tiap pengambilan keputusan yang berlandaskan pada nilai-nilai Keislaman. Pola kepemimpinan yang bersifat asah-asih-asuh di UAI mengutamakan pembinaan, menjadikan hubungan kerja atasan-bawahan sebagai hubungan kolegial-egaliter, sehingga menjamin efektivitas pelaksanaan tugas rutin sehari-hari.
5. Controling
Pengawasan mutu di UAI dilaksanakan oleh Badan Penjaminan Mutu Universitas bersama-sama dengan Koordinator Kendali Mutu yang berkoordinasi dengan Ketua Prodi, Dekan, para Wakil Rektor sehingga setiap tugas dapat dipastikan telah terlaksana sesuai mutu yang diharapkan.
a. Sistem audit internal
Secara rutin UAI telah melakukan audit internal (EMI) dalam bidang tridharma perguruan tinggi pada setiap unit, biro, maupun program studi yang dikoordinir oleh BPMU yang dilakukan setiap tahun. Ruang lingkup tugas BPMU memastikan tiap unit kerja dan Program Studi mematuhi ketentuan Universitas dan memastikan pelaksanaan mutu secara berkelanjutan. Koordinator Kendali Mutu (KKM) bersama-sama dengan Ketua Prodi dan Kepala Biro/Pusat/Unit dan Wakil Rektor terkait melaksanakan kebijakan mutu, pedoman mutu, SOP dan evaluasi mutu internal dan Instrumen Standar Mutu di masing-masing unit kerja dan Program Studi. Salah satu contoh, pada bidang akademik dilakukan evaluasi kinerja dosen dalam melakukan proses pembelajaran melalui kuesioner yang diisi oleh mahasiswa pada setiap semester. Hasil evaluasi ini disampaikan kepada pimpinan fakultas dan prodi untuk ditindaklanjuti. Dengan adanya hasil evaluasi ini para dosen akan meningkatkan mutu pembelajaran maupun kinerjanya.
Hasil evaluasi ini dapat menyebabkan seorang dosen yang kurang baik kinerjanya tidak akan diberi lagi beban mengajar.
Pencapaian tujuan penjaminan mutu melalui kegiatan penjaminan mutu yang dijalankan secara internal (universitas), selanjutnya dimonitor dan diaudit secara eksternal melalui kegiatan akreditasi yang dijalankan oleh Badan Akreditasi Nasional – Perguruan Tinggi (BAN-PT). Demikian juga kegiatan manajemen dan keuangan diaudit oleh Kantor Akuntan Publik (KAP) sebagai auditor eksternal.
b. Sistem audit eksternal
Sistem Audit Eksternal Akademik UAI dilaksanakan oleh Badan Akreditasi Nasional berdasarkan periodenya. Institusi UAI mefasilitasi kegiatan audit eksternal akademik ini melalui dokumen pedoman dan SOP secara terpusat di tiap-tiap Biro, Unit, dan Pusat. Audit Eksternal Keuangan UAI dilaksanakan oleh Badan Pemeriksa Keuangan dan Kantor Akuntan Publik.
BAB VII
Sistem penjaminan mutu meliputi kebijakan mutu, perangkat penjaminan mutu (organisasi, pernyataan mutu, manual mutu, standar mutu), pelaksanaan penjaminan mutu, serta monitoring dan evaluasi.
Dalam rangka pencapaian visi dan misi serta sasaran mutunya, UAI merasa perlu mempunyai lembaga penjaminan mutu baik pada bidang akademik maupun pada bidang non akademik. Pengelolaan mutu di UAI didasarkan pada Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) UAI. Lembaga penjaminan mutu ini disamping untuk membantu mencapai sasaran dari visi dan misi, juga untuk memastikan (to ensure) keberlangsungan (sustainability) UAI yang bermutu dan akuntabel serta untuk menunjukkan kontribusi nyata dalam peningkatan daya saing bangsa. Dalam menjalankan penjaminan mutu, UAI sangat berkomitmen untuk melakukan penjaminan mutu secara menyeluruh yang didasari dengan komitmen yang utuh (total quality commitment), sehingga hasil dari evaluasi internal dan eksternal yang dilakukan berdampak pada mutu UAI.
Badan Penjaminan Mutu Universitas (BPMU) yang didirikan adalah suatu lembaga dalam organisasi Universitas Al Azhar Indonesia (UAI), yang dibentuk dalam usaha memenuhi peraturan dan perundang-undangan yang berlaku khususnya peraturan Kementerian Pendidikan Nasional seperti yang tercantum dalam PP No. 19 Pasal 91 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, yang mewajibkan setiap Perguruan Tinggi memiliki unit Penjaminan Mutu.
Lebih lanjut dalam pedoman pembentukan penjaminan mutu dihimbau agar unit penjaminan mutu merupakan unit yang independen. Berdasarkan peraturan tersebut maka BPMU-UAI adalah suatu badan yang mandiri dalam kelembagaan rektorat UAI, yang bertanggung jawab langsung kepada Rektor.
Badan Penjaminan Mutu Universitas telah menyusun Kebijakan Mutu yang memuat 13 Standar Mutu, Manual Mutu, Instruksi Kerja dan Laporan Evaluasi Mutu Internal. Pengelolaan Mutu Universitas/Fakultas/Program Studi dilaksanakan bersama-sama oleh Pimpinan dan Koordinator Kendali Mutu (KKM). Sedangkan untuk memastikan keberlanjutan mutu karya Ilmiah, UAI memiliki Rencana Induk Penelitian yang berisi arahan dan prosedur penulisan karya ilmiah UAI.
Audit Internal (BPMU) Audit Eksternal
BAN PT atau Lembaga Lain
Kegiatan
Penyelenggaraan Pendidikan
Produk Bermutu
Output
Input
2. Implementasi Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi.
Implementasi penjaminan mutu di UAI didasarkan pada kebijakan mutu yang telah diterbitkan. Kebijakan tersebut mengatur kegiatan yang mengacu pada budaya mutu, baik pada tataran institusi maupun program studi, dan dalam semua bidang. Pencapaian sasaran mutu telah sesuai dengan SNP, dengan tambahan sasaran mutu penelitian dan pengembangan masyarakat. Pelaksana teknis dalam penjaminan mutu perguruan tinggi dilakukan secara konsisten oleh masing-masing KKM dengan berpedoman pada Kebijakan Mutu yang telah disusun BPMU UAI. Untuk evaluasi dan monitoring implementasi penjaminan mutu tersebut, dilakukan Evaluasi Mutu Internal (EMI) oleh BPMU.
Sejak tahun 2010, UAI memiliki sasaran mutu yang dikelompokkan dalam 13 standar Mutu UAI dan telah disetujui oleh Senat UAI dalam rapat Senat Universitas tanggal 02 Maret 2010. Tiga belas sasaran mutu ini terdiri dari 8 sasaran mutu yang sesuai dengan standar mutu berdasarkan PP No 19 Tahun 2005. Kemudian ada dua standar mutu, Standar Nasional Pendidikan (SNP) berdasarkan Permendikbud RI No 49 tahun 2014, khusus untuk Pendidikan Tinggi yaitu Standar Nasional Penelitian dan Standar Nasional Pengabdian Masyarakat. Disamping itu oleh UAI ditambahkan tiga standar yaitu Standar Innovasi dan Kerjasama; standar Ketahanan Institusi dan standar Budaya Institusi. Sehingga UAI memiliki standar mutu (SNP) berjumlah 13 (tiga belas) standar.
Ke 13 standar mutu inilah yang dijadikan dasar penilaian Standar Penjaminan Mutu Internal (SPMI) melalui Monitoring dan Evaluasi yang dilakukan oleh BPMU
3. Monitoring dan evaluasi penjaminan mutu perguruan tinggi, serta tindak lanjutnya.
Instrumen evaluasi mutu internal yang dikembangkan dari instrumen evaluasi mutu yang
Kemendikbud, sudah dilaksanakan, dan sebagai tindaklanjutnya adalah merupakan persiapan
akreditasi program studi, dan juga menjadi tindaklanjut yang fokus pada kebutuhan
4. Peranan institusi dalam pembinaan program studi (pengembangan program studi serta bantuan penyusunan dokumen akreditasi dalam bentuk pelatihan, dana dan informasi). Institusi memiliki peranan dalam pembinaan program studi dalam hal pengembangan program studi serta bantuan penyusunan dokumen akreditasi dalam bentuk pelatihan.
Perguruan tinggi memiliki ketersediaan dana untuk jalannya proses akreditasi dan aksesibilitas data dalam sistem informasi yang dikelola dengan komputer yang terintegasi, serta dapat diakses melalui jaringan internet.
5. Standar dan Sasaran Mutu UAI
Sasaran pelaksanaan pendidikan akademik UAI adalah untuk terciptanya butir–butir standar mutu pendidikan UAI.
Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT) UAI yang ditetapkan adalah 13 (tiga belas) Standar Mutu dengan rincian sebagai berikut:
NO STANDAR NASIONAL PENDIDIKAN TINGGI
( SNPT) UAI
2 Standar Proses Pembelajaran
3 Standar Kompetensi Lulusan
4 Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan
5 Standar Sarana dan Prasarana
6 Standar Pengelolaan
7 Standar Pembiayaan
8 Standar Penilaian
9 Standar Nasional Penelitian SNP–UAI wajib oleh
Dikti sesuai
Permendikbud R.I. No. 49 tahun 2014
10 Standar Nasional Pengabdian kepada Masyarakat
11 Standar Inovasi dan Kerjasama Bidang Sasaran Mutu
yang ditambahkan oleh institusi UAI 12 Standar Ketahanan Institusi
13 Standar Budaya institusi
Ke 13 (tiga belas) standar mutu pendidikan UAI dijadikan sasaran mutu dalam pelaksanaan pendidikan di UAI yang dijabarkan sebagai berikut:
No Sasaran Mutu Butir Mutu
1 Sasaran Mutu Isi/kurikulum
PP No 19 tahun 2005, pasal 5-18
o Kerangka dasar struktur kurikulum yang
mengacu pada KBK dan KKNI;
o Muatan dasar kurikulum Program Studi;
o Beban SKS Efektif Program Studi;
o Kalender Akademik.
No Sasaran Mutu Butir Mutu
PP No 19 tahun 2005, pasal 19-24 o Pelaksanaan proses pembelajaran;
dengan metode SCL
o Penilaian hasil proses pembelajaran;
o Pengawasan proses pembelajaran.
3 Sasaran Mutu kompetensi lulusan
PP 19 tahun 2005, pasal 25-27
o Kompetensi lulusan meliputi: sikap,
pengetahuan dan keterampilan.
4 Standar pendidik dan tenaga
kependidikan
(SDM) PP No 19 tahun 2005, pasal 28-41
o Kualifikasi akademik Dosen;
o Kompetensi Dosen;
o Sertifikat keahlian Dosen; o Kualifikasi akademik tenaga
kependidikan (administrasi/penunjang);
o Kompetensi tenaga kependidikan;
o Sertifikasi keahlian tenaga kependidikan.
5 Sasaran Mutu sarana dan prasarana
PP No 19 tahun 2005, pasal 42-48
o Lahan;
o Ruang kuliah;
o Ruang perpustakaan;
o Ruang laboratorium dan/atau bengkel
kerja dan/atau studio dan/atau unit produksi;
o Ruang pimpinan, dosen, tata usaha dan
kantin
o Tempat ibadah, olah raga dan berkreasi;
o Peralatan ruang kuliah;
o Peralatan laboratorium dan/atau studio;
o Peralatan pendidikan;
o Peralatan ruang kantor;
o Buku dan sumber belajar.
6 Sasaran Mutu pengelolaan
PP No 19 tahun 2005, pasal 49-61
o Pengelolaan akademik;
o Pengelolaan operasional;
o Pengelolaan personalia;
o Pengelolaan keuangan;
o Rencana kerja tahunan;
o Rencana kerja menengah (4 tahun).
7 Sasaran Mutu Pembiayaan
PP No 19 tahun 2005, pasal 62
o Biaya investasi perguruan tinggi; o Biaya operasional Perguruan Tinggi;
o Biaya Personal Mahasiswa.
8 Sasaran Mutu penilaian
PP No 19 tahun 2005, pasal 63-72
o Penilaian hasil belajar oleh Dosen; o Penilaian hasil belajar oleh Institusi.
9 Sasaran Mutu Mahasiswa,
Kemahasiswaan Lulusan dan Alumni
o Penerimaan mahasiswa baru berbasis
mutu, ekuitas dan kapasitas;
o Sebaran asal mahasiswa;
o Layanan kepada Mahasiswa dalam:
No Sasaran Mutu Butir Mutu
o Bimbingan kode etik Mahasiswa;
o Kegiatan non-kurikuler Mahasiswa;
o Layanan pengembangan karir;
o Sistem pelacakan Alumni.
10 Sasaran Mutu Penelitian, Pelayanan
Masyarakat dan Publikasi
o Arah (road map) Penelitian;
o Kelompok penelitian dalam Program
Studi;
o Publikasi hasil penelitian;
o Publikasi skripsi Mahasiswa oleh Dosen
dan Mahasiswa.
11 Sasaran Mutu Sistem informasi,
Promosi dan Kerja sama Institusional
o Blue print sistem informasi;
o Sistem pendukung pengambilan
keputusan;
o Basis data sistem informasi yang
mencakup: keuangan, aset, sarana dan prasarana, administrasi akademik, profil mahasiswa dan lulusan, dosen dan tenaga pendukung;
o Kapasitas dan infrastruktur internet dan
intranet yang mencukupi;
o Sistem informasi untuk komunikasi
internal dan eksternal;
o Arah kerjasama (road map) dengan
berbagai lembaga dengan pola yang efektif;
o Monev pelaksanaan dan hasil kerjasama.
12 Sasaran Mutu Budaya institusi o Konsep Islam Interdisiplin;
o Tujuh Elemen Dasar;
o Enterprising University;
13 Sasaran Mutu”sustainable UAI” o Jumlah Mahasiswa memadai;
o Jumlah Dosen Tetap (S2, S3,
Lektor,Lektor Kepala, Guru Besar), mencukupi;
o Akreditasi Prodi A dan B;
o Program Pasca Sarjana;
o Akreditasi Institusi;
o Masuk dalam kelompok universitas
berpraktek baik dalam SPMI;
o 50 promising University;
o Sumber pendanaan tidak hanya dari
