LAPORAN UJIAN AKHIR
DESIGN
SISTEM PENGGAJIAN BERBASIS
WEB
PADA
UNIVERSITAS X
ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
ADZASTYA HARUTA 411110001
VIVI CHRISTIA INDRAWATI 411110018
YUNI ADITYA SUTRISNO 411110022
DEDE SUDRAJATTULLOH 411110023
PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS MA CHUNG
MALANG
i
Table of Content
Table of Content
... i
Executive Summary
... ii
System Proposal Design
Sistem Penggajian Berbasis
Web
... 1
1.
System Request
... 1
2.
Feasibility Analysis
... 1
3.
System Requirement
... 12
4.
Project Scheduling
... 15
5.
Use Case Diagram
... 19
6.
Data Flow Diagram (DFD)
... 24
7.
Entity Relationship Diagram (ERD)
... 29
8.
System Specification
... 30
8.1
Architecture Report
... 30
8.2
Hardware and Software Specifications
... 39
8.3
Interface Design
... 40
8.4
Physical Process Model (Physical DFD)
... 52
8.5
Program Specification
... 57
ii
Executive Summary
Adanya kecurangan terkait tingkat laporan absensi pekerja (dosen dan
karyawan) dengan kondisi nyata kehadiran mereka di ruang kerja, merupakan
penyebab utama buruknya efisiensi pengeluaran dana gaji yang dikeluarkan oleh
Universitas X. Oleh karena itu diperlukan sebuah sistem penggajian baru yang
terintegrasi dengan perangkat teknologi dan sistem informasi yang lebih baik.
Sistem penggajian berbasis
web
ini merupakan salah satu jawaban dari
persoalan yang dihadapi oleh Universitas X. Sistem penggajian ini akan membantu
Universitas X untuk menanggulangi kecurangan yang dilakukan dosen dan
karyawan. Selain itu, sistem ini juga berguna untuk memenuhi tuntutan dosen dan
karyawan yang menginginkan adanya transparansi dalam informasi penggajian di
Universitas X.
Pada sistem ini ada beberapa komponen yang dilibatkan seperti
scanner
DNA,
fingerprint
,
server
dan
web
. Dalam mengimplementasikan sistem ini,
sebelumnya Universitas X harus melakukan pengambilan salah satu bagian tubuh
dosen dan karyawan yaitu rambut/kuku yang digunakan untuk mengetahui kode
DNA dari masing-masing dosen dan karyawan tersebut. Sistem ini mampu
meningkatkan efisiensi penggajian sampai 100% selama 3 tahun, dengan investasi
1
System Proposal
Design
Sistem Penggajian
Berbasis Web
1.
System Request
Berikut ini merupakan alasan-alasan bisnis beserta elemen-elemen lainnya
yang diperlukan pada
system request
yang menjadi dasar pengembangan sistem
penggajian berbasis
web
untuk system penggajian di Universitas X.
Tabel 1. System Request
Elements Detail
Project Sponsor 1. Manajer Keuangan
2. Manajer Human Resource Development (HRD) 3. Manajer Sistem Informasi
Business need 1. Menghilangkan tingkat kecurangan 2. Mengefisiensikan perhitungan penggajian 3. Mengurangi beban kerja bagian keuangan
4. Meningkatkan akses informasi keuangan karyawan
Business requirement 1. Memberikan akses informasi secara online
2. Memberikan informasi absensi real time dan up to date
3. Memberikan jaminan kerahasiaan data user
Business value 1. Meningkatkan efisiensi dana gaji yang dikeluarkan 2. Berkurangnya tingkat penggajian dalam perusahaan 3. Mengurangi beban kerja bagian keuangan dan auditor
4. Mengurangi tingkat kemalasan pegawai
Special issue or constraint 1. Maraknya kecurangan terkait absensi oleh pegawai 2. Buruknya efisiensi dana gaji yang dikeluarkan untuk
pegawai
3. Tuntutan karyawan yang menginginkan transparasi penggajian
2.
Feasibility Analysis
a.
Technical Feasibility
Adanya kecurangan terkait tingkat laporan absensi pekerja (dosen dan
karyawan) dengan kondisi nyata kehadiran mereka di ruang kerja, merupakan
penyebab utama buruknya efisiensi pengeluaran dana gaji yang dikeluarkan
oleh Universitas X. Oleh karena itu diperlukan sebuah sistem penggajian baru
2
baik. Gunanya adalah untuk meminimalisir kecurangan terkait absensi yang
dilakukan oleh pegawai, guna meningkatkan efisiensi pengeluaran gaji untuk
pegawai oleh Universitas X. Selain itu sistem yang baru juga berguna untuk
menunjukan transparansi penggajian kepada beberapa karyawan yang merasa
sistem penggajian yang lama (sistem penggajian konvensional) kurang
transparan.
Sistem penggajian baru yang akan dirancang merupakan sistem penggajian
berbasis
web
, dengan menggunakan teknologi
finger print
dan DNA
scanner
.
Selain itu juga akan dikembangkan sebuah
software
absensi sebagai
penghubung antara perangkat keras yang digunakan dengan sistem perhitungan
di
website
.
Ditemukannya DNA
scanner
baru-baru ini memungkinkan proyek ini bisa
dijalankan. Pengembangan sistem penggajian baru juga lebih mudah, karena
perangkat yang digunakan tidak terlalu rumit, hanya
finger print
biasa yang
sudah banyak di pasaran, pengembangan
software
pengunggah data otomatis
dan
software
penghitung otomatis berbasis
web
tidak terlalu sulit dengan
adanya tim yang IT
engineer
yang dimiliki saat ini. Peralatan penunjang lainnya
juga adalah
server
dan
internet equipment
seperti kabel LAN (
Local Area
Network
),
modem
dan
router
. Teknologi yang dibutuhkan sudah tersedia,
sehingga secara teknis, proyek ini mudah dan layak untuk dijalankan.
3
START
Finger
Scanner
DNA
Memasukan
Data Ke
Server
Mengunggah
Data Ke
Web
A
4
A
Memasukan
Data Ke
Server
Keluar dengan ijin?
Perhitungan
Gaji
Dilanjutkan
Perhitungan
Gaji
Dihentikan
Yes
B
No
C
5
START
Finger
Scanner
DNA
Menghentikan
Perhitungan
Gaji
Menyimpan
Auto report
ke
Server
B
C
6
b.
Economic Feasibility
Analisis kelayakan proyek ini ditinjau dari segi ekonomi adalah sebagai
berikut di bawah, dengan ketentuan:
1.
Engineer
terdiri dari 3 orang dengan jumlah gaji yang sama setiap
bulannya Rp5.000.000,00
2.
Operator hanya 1 orang dengan upah sebesar Rp1.500.000,00/bulan.
3.
Nominal
benefit
didapatkan dari beberapa asumsi sebagai berikut:
a.
Asumsi gaji yang dikeluarkan oleh Universitas X untuk dosen dan
karyawan adalah Rp.1000.000.000,00 per tahun.
b.
Pada tahun ke-0 (tahun pembuatan proyek) dan tahun-tahun
sebelumnya efisiensi dari gaji tersebut hanya 70%. Makna dari
efisiensi gaji 70% tersebut adalah bahwa dari total uang yang
dikeluarkan Universitas X sebesar Rp1.000.000.000,00 per tahun
hanya 70% saja yang benar-benar hak dari dosen dan karyawan
yang digaji oleh universitas X, sisa 30% merupakan dana yang tidak
seharusnya keluar dari Universitas X karena adanya tindak
kecurangan oleh dosen dan karyawan melalui penggelapan absensi.
c.
Asumsi peningkatan efisiensi pembayaran gaji dosen dan karyawan
oleh Universitas X setelah penerapan sistem penggajian yang baru
adalah 10% per tahun.
d.
Selisih efisiensi dari tahun ke-0 dengan tahun ke-1 dianggap sebagai
7
Tabel 2.
Costs
–
Benefits Cash Flow
Year 0 Year 1 Year 2 Year 3 Total
Benefit
Reduction in salary cheat Rp100.000.000,00 Rp100.000.000,00 Rp100.000.000,00 Rp300.000.000,00
Total Benefit Rp100.000.000,00 Rp100.000.000,00 Rp100.000.000,00 Rp300.000.000,00
Development Cost
Server Rp40.000.000,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp40.000.000,00
Server software Rp10.000.000,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp10.000.000,00
Absence Software and licenses Rp20.000.000,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp20.000.000,00
DNA sensor Rp30.000.000,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp30.000.000,00
Finger sprint Rp3.000.000,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp3.000.000,00
Internet equipment Rp3.000.000,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp3.000.000,00
Development engineers Rp90.000.000,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp90.000.000,00
Hosting Rp10.000.000,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp2.000.000,00
Web Rp10.000.000,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp10.000.000,00
Installation Rp2.000.000,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp2.000.000,00
Total Development Costs Rp210.000.000,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp210.000.000,00
Operational Costs
Hosting Rp2.000.000,00 Rp2.000.000,00 Rp2.000.000,00 Rp6.000.000,00
Maintenance and Upgrading Rp10.000.000,00 Rp10.000.000,00 Rp10.000.000,00 Rp30.000.000,00
Operational Labor Rp18.000.000,00 Rp18.000.000,00 Rp18.000.000,00 Rp54.000.000,00
Total Operational Costs Rp30.000.000,00 Rp30.000.000,00 Rp30.000.000,00 Rp90.000.000,00
Total Costs Rp210.000.000,00 Rp30.000.000,00 Rp30.000.000,00 Rp30.000.000,00 Rp300.000.000,00
Total Benefit - Total Costs - Rp210.000.000,00 Rp70.000.000,00 Rp70.000.000,00 Rp70.000.000,00 Rp0,00
8
Tabel 3. Simple Cash Flow Projection
Year 0 Year 1 Year 2 Year 3 Total
Total Benefits Rp100.000.000,00 Rp100.000.000,00 Rp100.000.000,00 Rp300.000.000,00
Total Costs Rp210.000.000,00 Rp30.000.000,00 Rp30.000.000,00 Rp30.000.000,00 Rp300.000.000,00
Net Benefits - Rp210.000.000,00 Rp70.000.000,00 Rp70.000.000,00 Rp70.000.000,00 Rp0,00
Cumulative Net Cash Flow - Rp210.000.000,00 - Rp140.000.000,00 - Rp70.000.000,00 Rp0,00
ROI=
Total Benefit-Total Cost
Total Cost
ROI =
Rp300.000.000,00-Rp300.000.000,00
Rp300.000.000,00
ROI=0%
BEP=
Number Years Negative Cash Flow+
That Year Net Cash Flow-That Year Cumulative Cash Flow
That Year Net Cash Flow
BEP = 2+
Rp70.000.000,00 - Rp0,00
Rp70.000.000,00
BEP=
3
Years
9
Tabel 4.
Discontinued Cash Flow Projection
Year 0 Year 1 Year 2 Year 3 Total
Total Benefits Rp100.000.000,00 Rp100.000.000,00 Rp100.000.000,00
PV of Total Benefits Rp90.909.090,91 Rp82.644.628,10 Rp75.131.480,09 Rp248.685.199,10
Total Costs Rp210.000.000,00 Rp30.000.000,00 Rp30.000.000,00 Rp30.000.000,00
PV of Total Costs Rp210.000.000,00 Rp27.272.727,27 Rp24.793.388,43 Rp22.539.444,03 Rp284.605.559,73
NPV= ∑ PV
of
Total Benefit
-
∑ PV
of Total Cost
10
c.
Organizational Feasibility
Organizational feasibility
bertujuan untuk mengukur seberapa layak projek
ini dilihat dari segi organisasi untuk pelaksanaan proyek.
Organizational
feasibility
dari proyek ini akan dimulai dengan mengidentifikasi
stakeholders
yang berhubungan langsung dengan proyek dan manfaatnya. Setelah tahap
tersebut dilakukan, berikut merupakan daftar
stakeholders
yang terlibat dalam
proyek dan manfaat proyek ke depan:
1.
Manajer HRD
2.
Manajer Sistem Informasi
3.
Manajer Keuangan
4.
Development Engineers
5.
Operator Sistem
Stakeholders
di atas kemudian dibagi ke dalam kategori diklarifikasikan
sesuai dengan perannya pada proyek pengembangan sistem penggajian berbasis
web
yang baru di Universitas X. Berikut merupakan klasifikasi
stakeholders
berdasarkan perannya dalam meningkatkan kelayakan organisasi atau
11
Tabel 5. Klasifikasi Stakeholders pada Organizational Feasibility
Klasifikasi Stake holder To Enhance Organizational
Feasibility
Champion 1. Manajer Keuangan Memberikan presentasi tujuan utama pembuatan sistem penggajian
Membuat rancangan sistem untuk mendemontrasikan hasil yang potensial
Organizational Management
1. Manajer Sistem Informasi Membuat presentasi tentang desain sistem penggajuan berbasis web
pada Universitas X
Memberikan keuntungan pada sistem
Membicarakan proyek dengan rekan kerja.
System Users 1. Development Engineers
2. Manajer HRD 3. Operator Sistem
Melakukan penugasan khusus sesuai deadline
Meminta umpan balik dari pengguna secara teratur
12
3.
System Requirement
a.
Functional Requirement
Tabel 6. Functional Requirement
Functional Requirement
Description Detail
Process-oriented Proses-proses yang harus dilakukan oleh sistem serta proses-proses yang sistem dapat tangani
Sistem harus bisa menambahkan data dosen dan karyawan baru
Sistem harus bisa mendeteksi adanya input-an dari scanner
DNA
Sistem harus bisa memulai perhitungan gaji secara otomatis
Sistem harus bisa menghentikan perhitungan gaji secara otomatis saat menerima input-an dari
scanner DNA
Sistem bisa melakukan perhitungan absensi secara otomatis
Information-oriented Informasi yang harus dimiliki oleh sistem
Sistem harus memiliki data dosen dan karyawan (termasuk data sidik jari, data DNA dan detail data lainnya) Sistem harus memiliki data
rate gaji di Universitas berdasarkan posisi jabatan Sistem harus memiliki data
13
b.
Non-functional Requirement
Tabel 7.a. Non-functional Requirement
Non-functional Requirement
Description Detail
Operational Lingkungan fisik dan teknis dimana sistem akan bekerja
Sistem harus bisa dioperasikan dengan menggunakan berbagai web browser
Sistem mudah dipahami oleh pengguna baru dengan adanya petunjuk penggunaan
Sistem bisa diakses melalui
mobile web browser
Performance Kecepatan, kapasitas dan reabilitas dari sistem
Sistem bisa menerima informasi dari finger print dan
scanner DNA dalam waktu
0,5 detik
Keakuratan sistem dalam mengitung gaji
Keakuratan sistem dalam merekap data
Sistem memiliki kemampuan untuk menyimpan paling tidak asip data selama 5 tahun Sistem memiliki kapasitas
besar (1000 TB)
Sistem bisa diakses 24 jam Sistem bisa digunakan oleh
±1000 user dalam waktu yang sama
Security Pihak yang ijinkan untuk mengakses sistem dan dalam syarat serta kondisi untuk mengakses sistem
Hanya user yang sudah log in
yang bisa melihat data gajinya Hanya Manager Keuangan, Manager HRD dan Manager Sistem Informasi yang bisa melihat arsip data secara keseluruhan
Sistem memiliki keamanan dari virus, malware, Trojan
14
Tabel 7.b. Non-functional Requirement (Lanjutan)
Non-functional Requirement
Description Detail
Cultural and Political Faktor kultur, politik dan hukum yang mempengaruhi sistem
Sistem harus bisa merubah budaya lama dosen dan karyawan yang sering keluar kantor tanpa ijin
15
4.
Project Scheduling
Durasi projek pengembangan sistem penggajian baru yang berbasis
web
ini
adalah ±5 bulan terhitung sejak awal September 2013 hingga awal Februari 2014.
Berikut merupakan
Project Scheduling
dari proyek ini:
Tabel 8.a. Project Scheduling
No Task Name Duration Start Finish Predecessors Resource Names
1 Analisis
Keseluruhan 7 days Mon 9/2/13 Tue 09/10/13 2 Identifikasi
kebutuhan
6 Pengembangan Software dan Database dan Website
60 days Thu 9/12/13 Wed 12/4/13
7 Pengembangan
Software Server 30 days Thu 9/12/13 Wed 10/23/13 David, Heidy
8 Pengembangan
Software Absensi 30 days Thu 9/12/13 Wed 10/23/13 Anthony
9 Pengembangan
Database 10 days Thu 10/24/13 Wed 11/6/13 7,8 Heidy
10 Pengembangan
Website 20 days Thu 10/24/13 Wed 11/20/13 7,8 Anthony, David
11 Pendaftaran Web
ke Hosting 10 days Thu 11/21/13 Wed 12/4/13 9,10 Anthony, David, Heidy
12 Instalasi
Hardware 20 days Thu 12/5/13 Wed 01/01/14
13 Pemasangan
Finger Print 2 days Thu 12/5/13 Fri 12/06/13 11 Anthony, David
14 Pemasangan
16
Tabel 8.b. Project Scheduling (lanjutan)
No. Task Name Durations Start Finish Predecessors Resource Name
15 Pemasangan
Server 5 days Wed 12/11/13 Tue 12/17/13 14 Anthony, David, Heidy
16 Pemasangan
Internet Equipment
2 days Wed 12/18/13 Thu 12/19/13 15 Anthony, David
17 Instalasi
Software 10 days Mon 12/23/13 Fri 01/03/14
18 Instalasi software
server 2 days Mon 12/23/13 Tue 12/24/13 David, Heidy
19 Instalasi software
absensi 1 day Wed 12/25/13 Wed 12/25/13 18 Anthony 20 Penggabungan
database 1 day Wed 12/25/13 Wed 12/25/13 18 Heidy
21 Sinkronisasi
Website,
Database, Server
dan Software 24 Perbaikan (jika
ada) 3 days Tue 1/14/14 Thu 01/16/14 23 Anthony, David, Heidy
28 Peluncuran
Sistem 1 day Wed 2/5/14 Wed 02/05/14 27 Anthony
Berikut ini merupakan
timeline
atau g
antt chart
dari
projects cheduling
untuk
17
18
19
5.
Use Case Diagram
Berikut ini merupakan
Use Case Diagram
dari sistem penggajian berbasis
web
untuk Universitas X:
Tabel 9. Use Case Diagram untuk Proses Memasukan Data ke Server
Use Case Name: Memasukkan data ke server ID: UC01 Priority: High
Actor: Operator
Description: User (dosen dan karyawan) melakukan scanning sidik jari pada finger print kemudian scanning DNA. Data tersebut diinputkan otomatis ke dalam server
oleh software dengan pengawasan oleh operator.
Trigger: Dosen dan karyawan
Type: External
Preconditions:
1. Memasukkan sidik jari pada finger print
2. Memasukkan sidik jari pada scanner DNA
3. Operator memastikan device menyala dan program bekerja
Normal Course:
1.0 Menginput data absensi dosen dan karyawan ke dalam server
1. Dosen dan karyawan melakukan scanning sidik jari pada finger print
2. Dosen dan karyawan melakukan scanning
seluruh tubuh pada scanner DNA 3. Operator memastikan device menyala 4. Operator memastikan program bekerja
Information for Steps:
Sidik jari user
DNA user
Nama user
Nomer induk user
Jabatan user
Postconditions:
1. Data absensi user tersimpan di dalam server
2. Pada monitor tampil data user (nama dan Nomer induk user)
3. Pada monitor tampil pesan “Sukses, Selamat Bekerja”
4. User dipersilahkan memasuki ruang kerja masing-masing
Summary
Inputs Source Outputs Destination
Sidik jari DNA
User Data absensi Nama user
Nomer induk user
Jabatan user
20
Tabel 10. Use Case Diagram untuk Proses Memasukan Data ke Web
Use Case Name: Memasukkan data ke Web ID: UC02 Priority: High
Actor: Operator
Description: Mengunggah data absensi yang sudah tersimpan dalam server setelah
user melakukan absensi
Trigger: Software penggajian dengan kemampuan unggah secara otomatis
Type: Temporal
Preconditions:
1. Data absensi yang dibutuhkan sudah ada dalam server
2. Server menyala
NormalCourse:
1.0 Mengunggah data absensi ke web
1. Mengumpulkan data absensi yang diinputkan 2. Mengunggah data absensi ke web
Information for Steps: Data absensi Data absensi
Postconditions:
1. Data absensi ditampilkan di web
Summary
Inputs Source Outputs Destination
21
Tabel 11. Use Case Diagram untuk Proses Memulai Perhitungan Gaji
Use Case Name: Memulai perhitungan gaji ID: UC03 Priority: High
Actor: Software perhitungan gaji pada web
Description: Perhitungan gaji secara otomatis oleh software yang sudah terpasang di
web serta menampilkan proses perhitungan gaji secara realtime pada tampilan web, dengan pantauan dari operator
Trigger: Data absensi yang diunggah
Type: Temporal
Preconditions:
1. Data absensi user telah terunggah ke web
2. Server menyala
NormalCourse:
1.0 Perhitungan gaji secara otomatis berdasarkan rate gaji 1. Menghitung jam kerja
2. Mengalikan jam kerja dengan rate gaji 3. Menampilkan jam kerja (on going)
4. Menampilkan total gaji di hari tersebut (on going)
5. Menampilkan data user
Information for Steps: Data Absensi
Rate gaji Total gaji
Postconditios:
1. Menampilkan data user di tampilan web
2. Menampilkan jam kerja user di tampilan web
3. Menampilkan total gaji user di tampilan web
Summary
Inputs Source Outputs Destination
1. Absensi 2. Rate gaji
Web 1.Total Gaji 2. Data User
22
Tabel 12. Use Case Diagram untuk Proses Menghentikan Perhitungan gaji
UseCaseName: Menghentikan perhitungan gaji
ID: UC04 Priority: High
Actor: Software perhitungan gaji pada web
Description: Menghentikan perhitungan gaji saat user sudah berhenti bekerja (melewati scanner DNA)
Trigger: User yang melewati scanner DNA
Type: External
Preconditions:
1. User melewati scanner DNA karena sengaja (ingin kabur, keluar tanpa ijin dsb) 2. User melewati scanner DNA karena sengaja (pekerjaan sudah selesai, sudah waktunya untuk pulang)
3. User melewati scanner DNA dengan tidak sengaja 4. Perhitungan gaji masih berjalan
NormalCourse:
1.0 Menghentikan perhitungan gaji 1. User melewati Scanner DNA
2. Software mendeteksi signal yang dikirim oleh
scanner DNA
3. Software secara otomatis menghentikan perhitungan gaji
4. Software menampilkan data total gaji akhir (di hari tersebut)
InformationforSteps: DNA user
Data Absensi
Rate gaji
Total akhir gaji (hari tersebut) dan Total gaji akumulatif
Report gaji total
Postconditions:
1. Tidak ada lagi perhitungan gaji 2. Menampilkan data user
3. Menampilkan total gaji user pada hari tersebut
Summary
Inputs Source Outputs Destination
1. DNA User
2. Absensi 3. Rate gaji
Web Total gaji
Report gaji total
23
Tabel 13. Use Case Diagram untuk Proses Memasukkan auto report ke server
dan Mengunggah data ke web
Use Case Name: Memasukkan auto report ke
server dan mengunggah data ke web
ID: UC05 Priority: High
Actor: Software perhitungan gaji pada web
Description: Menyimpan report gaji akhir user dari web ke server secara otomatis
Trigger: Perhitungan gaji yang sudah dihentikan dan report total gaji
Type: External
Preconditions:
1. Total perhitungan gaji sudah selesai 2. Report total gaji sudah siap
Normal Course:
1.0 Memasukkan auto report ke server dan mengunggah data ke web
1. Mengumpulkan semua report total gaji pada hari tersebut pada pukul 17.01
2. Menyimpan report gaji secara otomatis ke server
Information for Steps:
Report gaji total
Arsip report gaji total
Postconditions:
1. Report gaji tersimpan di server
2. Report total gaji menjadi arsip
2. Arsip report gaji bias dipanggil kapan pun
Summary
Inputs Source Outputs Destination
Report gaji total Web Arsip report gaji
total
24
6.
Data Flow Diagram (DFD)
Berikut ini merupakan
Data Flow Diagram
(DFD) Sistem Penggajian
Berbasis
Web
untuk universitas X:
1.
Context Diagram
User Perhitungan gaji berbasis web Perusahaan
(Server)
Sidik Jari Arsip report gaji total
Diagram Contex
Sistem Penggajian Berbasis
Web
DNA
Report Gaji Rate gaji
Web
Rate gaji Data Absensi Report
Gaji
25
2.
Level 0 Diagram
User 1
Memasukan data ke server Server Sidik jari
Nama User
Level 0 Diagram
Sistem Penggajian Berbasis
Web
DNA Nomer induk user
2 Memasukan data ke
web D1 Data user
Data User Data Absensi user
Web report gaji total
D3 Data daftar rate gaji
3
Memasukan auto report ke server dan mengunggah
data ke web
Report gaji total Arsip report gaji total
D4 Arsip gaji Arsip report gaji total
Arsip report
Arsip report gaji total
D2 Data Absensi Data Absensi
Data Absensi
26
3.
Level 1 Diagram
Level 1 Diagram Untuk Memasukan
Data Ke Server
Sistem Penggajian Berbasis
Web
User
1.1
Melakukan Scanning sidik jari dengan finger print
Melakukan Scanning sidik jari dengan finger print Data Sidik Jari User
1.3
Mengkonversi Sidik Jari dan DNA sebagai Data Absensi dan
Memasukan data ke Server
DNA diterima
1.5
Mengupload Data Absensi ke Web
27
Level 1 Diagram untuk Proses
Mnghentikan Perhitungan Gaji
Sistem Penggajian Berbasis
Web
User DNA
Sidik Jari
4.2
Melakukan Scanning sidik jari dengan finger print
4.1
Melakukan Scanning sidik jari dengan finger print
Data Sidik Jari User
Data Absensi
User
28
5.1
Menyimpan data
report gaji total
secara otomatis
(berupa arsip)
Web
Server
Report gaji total Arsip Report
Gaji Total
Arsip Report Gaji Total
5.2
Mengunggah kembali
Arsip report gaji total
ke
web
Arsip report Gaji totalD4 Arsip gaji
Ars ip Report Gaji Total
Level 1 Diagram untuk Proses
Memasukan auto report ke server
dan mengunggah data ke
Web
5.3 Menyimpan data
report gaji total secara otomatis (berupa arsip) Ars ip Report
Gaji Total
29
7.
Entity Relationship Diagram
(ERD)
Berikut ini merupakan
entity relation diagram
dari basis data yang ada pada sistem penggajian berbasis
web
:
Data User
Arsip Gaji
Data Daftar Rate Gaji Data Absensi
Jabatan Nama (FK) Kode DNA (PK)
Kode Gaji (PK)
Kode DNA (FK)
Nama
Kode Rate (PK)
Rate Gaji Jabatan (FK)
Kode Sidik Jari
Nomer Induk User
Data Gaji Nomer Induk User
Kehadiran Nama (PK)
30
8.
System Specification
8.1
Architecture Report
Technical Environment Requirement
Tabel 14. Technical Environment Requirement
Type of Requirement Explanation
Technical Environment Requirements Sistem dapat bekerja pada lingkungan internet dengan berbagai macam web browser (internet Explorer, Google Chrome, Apple Safari, Mozilla Firefox, dll.) dan mobile web browser
(Opera Mini, Crome Mobile, UC Browser, dll.)
Setiap perangkat komputer, laptop dan mobile device terhubung dengan akses internet baik dengan LAN maupun dengan hotspot wifi
System Integration Requirement Sistem dapat dengan mudah mengunduh report
gaji total dalam berbagai bentuk (.pdf, .xls, .doc, .docx)
Server pada sistem terintegrasi satu sama lain antara server web, server application dan
server database
User yang mengakses web via mobile browser
akan langsung dihubungkan pada tampilan web mobile
Scanner DNA saling bergubungan antara satu
dan yang lainnya, serta terhubung pada server
Portability Requirements Sistem bisa berjalan dalam berbagai platform
Sistem bisa dioperasikan oleh berbagai macam
handheld device (tablet, smartphone, iPhone, iPad, bahkan java mobile phone)
Sistem mampu diakses dengan dua device
untuk satu user dalam waktu yang bersamaan
Maintainability Requirements Sistem diperbaharui setiap 3 bulan sekali
31
Speed Requirement
Tabel 15. Speed Requirement
Type of Requirement Explanation
Speed Requirements Sistem mampu menerima data dari scanner
DNA dan finger print kemudian
mengirimkannya ke server dalam waktu 0,5 detik
Perhitungan penggajian dilakukan secara real time
Penghentian perhitungan penggajian dilakukan 0,5 detik setelah sistem menerima data dari scanner DNA
Capacity Requirement Sistem (web) bisa diakses oleh ±1000 user
dalam waktu yang sama
Sistem memiliki kapasitas 1000 TB yang mampu menampung lebih dari 2000 user
dengan catatan history hingga 5 tahun
Bandwidth yang diperlukan untuk mengakses sistem adalah 200Kb/s untuk akses di local system dan 500Kb/s untuk akses internet biasa dan 60Kb/s untuk akses via mobile
Avaibility and Reliability Requirements Sistem bisa diakses 24 jam dalam 7 hari
Sistem hanya mati saat update dan
maintenance
32
System Value
Tabel 16. System Value
Type of Requirement Examples
System Value Requirements Diperlukan modal sebesar Rp210.000.000,- untuk mengembangkan sistem
Diperlukan biaya sebesar Rp100.000.000,- setiap tahunnya sebagai biaya operasional,
update dan maintenance sistem
Access Control Requirement Hanya user yang diijinkan keluar oleh operator/admin yang perhitungan penggajiannya tetap berjalan selama jam kerja
User tidak dapat mengubah report gaji atau perhitungan penggajian
Selain engineer dan admin, hanya rektor yang bias mengakses sistem secara penuh
Encryption and Authentication Requirements
User harus melakukan login dengan user ID dan password masing-masing untuk menjaga keamanan baik di dalam lingkungan Universitas maupun di luar
User tidak bisa melihat akun user lainnya dalam tampilan web
Data pada web akan diencripsi pada setiap
device yang digunakan user
Virus Control Requirements Sistem memiliki firewall tersendiri yang mampu menahan serangan virus, Trojan dan malware dari luar sistem
33
Multilingual Requirements
Tabel 17. Multilingual Requirements
Type of Requirement Examples
Multilingual Requirements Sistem dapat disetting dalam 8 bahasa, antara lain bahasa Indonesia, bahasa Inggris, bahasa Mandarin, bahasa Jepang, bahasa Arab, bahasa India, bahasa Jerman dan bahasa Korea
Customization Requirement Hanya data baru (Data User) yang disetujui manager HRD yang bisa diinputkan dalam sistem
Hanya admin/operator yang dapat mengupload data baru ke sistem
Making Unstated Norms Explicit Format tanggal yang digunakan adalah dengan standar format tanggal di Indonesia (DD/MM/YY)
Mata uang yang digunakan dalam perhitungan gaji bisa diubah oleh user
(misalnya USD ($) atau rupiah (Rp) dan sebagainya)
Format perhitungan gaji distandarkan pada jumlah jam dan menit, tidak termasuk jumlah detik
Legal Requirements User tidak dapat mengubah data user lain
User tidak diijinkan untuk memberi komen negatif
Data user akan disimpan dan dijaga oleh manajemen agar tidak bocor
34
Designing the Architecture
Tabel 18. Designing the Architecture
Requirements Server-
Based
System Integration Requirements √ √ √ √
Portability Requirements √
Maintainability Requirements √ √
Performance Requirement
Speed Requirements √ √ √
Capacity Requirements √ √
Availability/Reliability Requirements √ √ √
Security Requirements
High System Value √ √
Access Control Requirements √
Encryption/Authentication Requirements √ √
Virus Control Requirements √
Cultural/Political Requirements
Multilingual Requirements √
Customization Requirements √
Making Unstated Norms Explicit √
35
Client
–
Server
Architectures
Client Devices
Web Server
Database Server Application Server
Gambar 9. Client - Server Architectures
Dari gambar di atas dapat dilihat bahwa sistem bisa diakses oleh berbagai
device
oleh
user
, antara lain
laptop, PC, iMac, iPad, tablet PC,
smartphone
dan
mobile phone
lainnya. Sistem ini sangat
flexible
karena
terintegrasi dengan baik antara masing-masing
server
dengan berbagai
device
yang digunakan sebagai
client
oleh
user
.
User
juga bisa melakukan
login
dalam waktu yang bersamaan pada dua
device
berbeda (PC/Laptop dan
36
Overall System
Architectures
Client Devices
Web Server
Database Server Application Server
DNA Scanner
Finger Print Scanner
Gambar 10. Overall System Architectures
37
Secara garis besar sistem penggajian berbasis
web
pada Universitas X dapat
dilihat seperti gambar di atas. Setiap pihak dalam sistem memiliki peranan yang
terintegrasi satu sama lain, hal inilah yang menjadikan sistem ini menjadi lebih baik
daripada sistem penggajian manual. Pada sistem ini data yang diterima akan melalui
komputer operator yang diteruskan ke
server
dan ke
web
hanya dalam waktu 0,5
detik.
Scanner
DNA bekerja
nonstop
dan mengalirkan gelombang kepada
scanner
DNA di pos lainnya guna menyaring DNA yang masuk dan keluar dari Universitas
X. DNA yang terbaca inilah yang kemudian digunakan untuk melakukan
perhitungan penggajian.
Scanner
DNA sendiri ditempatkan di setiap sudut Universitas X guna
menjaga ketepatan dan keamanan sistem penggajian dari upaya kabur yang
dilakukan oleh
user
. Gambar di bawah akan menunjukan denah universitas X yang
dilengkapi dengan
scanner
DNA pada setiap sudut. Garis-garis yang
menghubungkan
scanner
DNA yang satu dengan
scanner
DNA yang lainnya
merupakan gambaran dari
signal
yang digunakan sebagai jaring yang akan
38
Gedung Rektorat
Student Center
Gedung D
Gedung B Gedung C
Gedung A Auditorium
Laboratorium dan Perpustakaan DNA Scanner
DNA Scanner
DNA Scanner
DNA Scanner DNA Scanner
DNA Scanner
DNA Scanner DNA Scanner
DNA Scanner
39
8.2
Hardware and Software Specifications
Table 19. Hardware and Software Specifications
Standard Client Standard Web Server
Web browser (Internet Explorer, Google Chrome, Opera Web, Apple Safari, Mozilla Firefox, dll.)
Mobile webbrowser (UC Browser, Chrome
mobile, Opera Mobile, Safari Mobile, Firefox for Android, dll)
Adobe Acrobat Reader
Apache Java Oracle
Hardware Any laptop
Any PC
Any Java Mobilephone
Any Smartphone
Any iPhone Models
Any Tablet PC possible with some performance los for PC and laptop
40
8.3
Interface Design
Sistem penggajian berbasis
web
ini tentu membutuhkan sebuah
user
interface
(UI) yang jelas dan mudah dipahami serta dinamai guna membantu
user
dalam melihat dan memantau penggajian yang dilakukan oleh sistem. Oleh
karena itu UI dari sistem ini dirancang dengan
simple
dan elegan yang lebih
mengdepankan proses perhitungan gaji bagi
user
tanpa mencantumkan banyak
grafik dan atribut hiasan lainnya. Selain itu juga agar sistem mudah di-
load
pada berbagai
device
yang dimiliki/digunakan oleh
user
. Berikut ini
merupakam tampilan UI pada
web
sistem penggajian di Universitas X:
41
Gambar 13. Tampilan Web saat Dibuka Pertama Kali (Sebelum User Log In)
Tampilah di atas menunjukan menu-menu yang ada di
web
penggajian
Universitas X, informasi
annual report
,
total salary
dan
salary rates
hanya bisa
diakses oleh
user
yang sudah
log in
, sementara untuk
user
yang belum
log
42
Gambar 14. Tampilan Web Setelah User Log In
Gambar di atas merupakan tampilan setelah
user
melakukan
log in
, pada
tahap ini
user
sudah bisa mengakses menu-menu seperti
annual report
,
total
43
Gambar 15. Tampilan Menu Annual Report
Menu
annual report
di atas menunjukan adanya dua
option
yang dapat
dipilih oleh
user
, yaitu melihat laporan total gajinya atau men
download
data
tersebut.
Report
total gaji juga dibagi ke dalam tiga kategori, yaitu gaji tahunan,
gaji bulanan dan gaji mingguan, hal ini memberikan informasi yang transparan
44
Gambar 16. Tampilan Menu Total Salary
Tampilan menu di atas juga merupakan tampilan perhitungan penggajian
secara
real time
, dimana nominal
total salary
akan terus bertambah seiring
bertambahnya jam kerja yang telah dijalani
. Terdapat juga sebuah kolom catatan,dimana user bisa menambahkan catatan-catatan kecil mengenai apa saja yang nantinya
bisa disisipkan pada report gaji total, seperti catatan bahwa gaji minggu ini akan
digunakan untuk membayar sewa rumah, membeli popok bayi dan sebagainya. Catatan
tersebut bisa digunakan sebagai reminder pada saat user melakukan
45
Gambar 17. Tampilan Menu Salary Rate
Pada menu
salary rate
ini
user
dapat mengetahui standar gaji perjam bagi
posisi yang
user
duduki.
User
juga memiliki otoritas untuk dapat melihat
rate
gaji bagi
user
dengan tingkatan di bawahnya, tetapi tidak bisa melihat posisi
yang ada di atas
user
tersebut. Tingkatan jabatan dalam universitas X ini di
tunjukan dengan penempatan
icon
masing-masing jabatan dalam
interface
di
atas.
Semakin ke kiri dan di atas, maka jabatannya akan semakin tinggi, dan
sebaliknya semakin ke kanan dan ke bawah maka jabatannya semakin rendah.
Sistem penggajian ini tidak berlaku untuk
cleaning service
dan petugas kantin,
46
Selanjutnya adalah tampilan
web
saat
log out
, pada tampilan ini,
web
menunjukan tampilan yang mirip dengan tampilan pertama (
user
belum
log in
)
hanya ada sedikit perbedaan pada pesan di kotak kanan bawah yang
menyatakan bahwa
user
telah berhasil
log out
.
Gambar 18. Tampilan Web Setelah User Log Out
Sistem penggajian ini juga bisa diakses melalui perangkat
mobile
, oleh
karena itu juga diperlukan desain UI bagi perangkat
mobile
. Di bawah ini akan
ditampilkan desain UI untuk
web
sistem penggajian Universitas X pada
perangkat
mobile
. Beberapa perbedaan dalam tampilan
web browser
dan
mobile
browser
antara lain pada
mobile browser
tampilan menjadi lebih kecil dan
berdimensi
portrait
. Sementara pada tampilan
web browser
tampilan melebar
(
landscape
). Keterbatasan layar pada
mobile web
juga mengharuskan
user
47
48
49
50
51
52
8.4
Physical Process Model (Physical DFD)
Dari
Data Flow Diagram
(DFD) yang telah dibahas di atas, kemudian diubah
menjadi
Physical
DFD. Perubahan ini dikarenakan pada DFD sebelumnya hanya
menggambarkan konsep dari aliran data pada sistem, sementara pada
Physical
DFD
menunjukan proses aliran data beserta jenis data dan jenis proses yang mengolah data
tersebut. Berikut merupakan
Physical
DFD untuk sistem penggajian berbasis
web
53
User
1 Visual Basic: Memasukan data ke server
Server
VB Object:
Sidik jari
MySQL Records: Nama User
Level 0 Physical Diagram
Sistem Penggajian Berbasis
Web
VB Object:
DNA MySQL Records:
Nomer induk user
2 APACHE: Memasukan data ke
web Data daftar rate gaji
3 VB.NET:
Memasukan auto report ke server dan mengunggah
data ke web
My SQL Records:
Report gaji total
MySQL Records:
Arsip report gaji total
D3 MySQL: Arsip gaji
MySQL Records: Arsip report gaji total
MySQL Records:
Arsip report gaji total
54
Level 1 Physical Diagram Untuk
Memasukan Data Ke Server
Sistem Penggajian Berbasis
Web
User
1.1 VISUAL BASIC: Melakukan Scanning sidik jari
dengan finger print
Server
VB Object: Sidik jari
DNA
D1 MySQL: Data user
1.2 VISUAL BASIC: Melakukan Scanning sidik jari
dengan finger print
D3 MySQL: Arsip gaji
MYSQL Record: Arsip report gaji total MySQL Record:
Data Absensi MYSQL Record: Data Sidik Jari User
1.3 VISUAL BASIC: Mengkonversi Sidik Jari dan DNA sebagai Data Absensi dan
Memasukan data ke Server
MySQL Record: DNA diterima
1.4 APACHE: Menyimpan Arsip report gaji
total
MY SQL Record: Arsip report gaji total
55
Level 1 Physical Diagram untuk
Proses Mnghentikan Perhitungan
Gaji
Sistem Penggajian Berbasis
Web
User Melakukan Scanning sidik jari
dengan finger print 4.1 VISUAL BASIC: Melakukan Scanning sidik jari
dengan finger print Data Sidik Jari User
HTML Object: Data Absensi
User
56
5.1 VB.NET
Menyimpan data
report gaji total
secara otomatis
Arsip report gaji total
ke
web
MySQL Record: Arsip report Gaji total
D4 MySQL:
Arsip gaji
MySQL Record Arsip Report
Gaji Total
Level 1 Physical Diagram untuk
Proses Memasukan auto report ke
server dan mengunggah data ke
Web
5.3 APACHE
Menyimpan data report
gaji total secara otomatis
(berupa arsip)
MySQL Record: Arsip Report
Gaji Total
57
8.5
Program Specification
Berikut ini merupakan
program specification
dari sistem penggajian berbasis
web
pada Universitas X beserta
pseudocode
untuk masing-masing proses utama yang ada di
dalam sistem:
Name
: Absensi Module
Purpose
: Display Absensi information, using a DNA Code and Finger Print
Code input by user
Programmer : Anthony
Date due
: February 4
th, 2014
C
HTML/PHP
Visual Basic
Javascript
Events
Search by name push-button is clicked
Search by scanning DNA is selected
Search by scanning finger print is selected
Input Name:
Type:
Provided by:
Notes:
DNA Code
Varchar (6)
Program V 1.07
Finger Print Code
Varchar (6
Program V 1.07
Output Name:
Type:
Provided by:
Notes:
Name User ID
Varchar (20)
Program V 1.07
Not_Found
Logical
Program V 1.07
Used to communicate
when DNA Code is not
found
58
Pseudocode
untuk proses absensi
Gambar 29. Pseudocode untuk Proses Absensi
(Find_Absensimodule)
Not_found = True
For all name user in Available Absensi table
If DNA Code matches DNA Code, display User ID
Not_found = false
End if
End for
Return
Others
Business rule
: if no matching DNA Code
found, the “
Try Again
” will
59
Name
: User Login Module
Purpose
: Display login information, using a user ID and password input by
user
Programmer : Anthony and David
Date due
: February 4
th, 2014
C
HTML/PHP
Visual Basic
Javascript
Events
Search by User name push-button is clicked
Input Name:
Type:
Provided by:
Notes:
User Name
Varchar (20)
Program Web V
2.1
Password
Varchar (18)
Program Web V
2.1
Output Name:
Type:
Provided by:
Notes:
Name User ID
Varchar (20)
Program Web V
2.1
Not_Found
Logical
Program Web V
2.1
Used to
communicate
when User
Name is not
found
60
Pseudocode
untuk
Login User
Gambar 31. Pseudocode untuk Proses Absensi
(Find_User login module)
Not_found = True
For all name user in Available Absensi table
If User name matches User ID, display User ID
Not_found = false
End if
End for
Return
Others
Business rule
: if no matching name are found, the “
Wrong User ID
”
61
Name
: Penggajian Module
Purpose
: Display Penggajian information, for using the web
Programmer : Anthony and David
Date due
: February 4
th, 2014
C
HTML/PHP
Visual Basic
Javascript
Events
Search by name push-button is clicked
Search by scanning DNA is selected
Search by scanning finger print is selected
Input Name:
Type:
Provided by:
Notes:
DNA Code
Varchar (6)
Program V 1.07
Finger Print Code Varchar (6
Program V 1.07
User Name
Varchar (20)
Program Web V 2.1
Password
Varchar (18)
Program Web V 2.1
Output Name:
Type:
Provided by:
Notes:
Name User ID
Varchar (20)
Program V 1.07
Salary
Calculation
Integer (12)
Program Web V 2.1
Not_Found
Logical
Program V 1.07
Used to
communicate
when DNA
Code is not
found
62
Pseudocode
untuk Proses Penggajian
Gambar 33. Pseudocode untuk Proses Penggajian
Calculate_total_salary(total_salary_real_time)
For user ID = rate salary
If user work
total_salary = rate_salary*work_hour
ELSE
total_salary = rate_salary*0
End IF
63
8.6
Physical Data Model
Physical data model
yang merupakan ERD dengan penambahan keterangan struktur data dalam entitas bagi sistem penggajian berbasis
web
di Universitas X adalah sebagai berikut:
Data User
Arsip Gaji
Data Daftar Rate Gaji Data Absensi
Jabatan:VARCHAR(20)
*User_Nama: VARCHAR(20) (FK) *DNA_Code:VARCHAR(6)(PK)
*Salary_Code:VARCHAR( 10)
(PK)
*DNA_Code:VARCHAR(6) (FK)
User_Nama: VARCHAR(20)
Rate_Code:VARCHAR(5) (PK)
Salary_Rate: INTEGER(6) Jabatan:VARCHAR(20) (FK)
Finger_Code:INTEGER(6)
User_NoID: INTEGER(7) Data_Gaji: VARCHAR(100)
User_NoID: INTEGER(7) Kehadiran:BOLEAN
*User_Nama: VARCHAR(20)(PK)
