EFFECTIVE SUPERVISORY MANAGEMENT

EFFECTIVE SUPERVISORY

MANAGEMENT

Batch 1 (2 – 23 Sept 2020)

PQM Consultants merupakan lembaga konsultasi, pelatihan dan

riset dengan spesialisasi di bidang peningkatan produktivitas dan

kualitas melalui sumber daya manusia.

Didirikan pada tahun 1987, PQM Consultants menjalin kerjasama dengan para klien dari berbagai bidang industri.

PQM Consultants memiliki komitmen penuh untuk memberikan pelayanan kepada para klien dengan penuh integritas,

kejujuran dan keterbukaan.

Jasa Konsultasi dan Training yang Kami Miliki:

• Productivity & Quality Management • Human Capital Development

• Service Excellence

Sasaran Program

Melalui program Effective Supervisory Management ini

diharapkan para peserta dapat :

1. Memahami peralihan yang perlu dilakukan dari mulai

individual contributor menjadi seorang supervisor

2. Mampu menerapkan cara yang paling efektif untuk

melakukan mapping kekuatan dan kelemahan

anggota tim

3. Mampu menerapkan beragam pendekatan

Agenda Hari 1

Waktu

Topik

Tujuan

14:00-15:00

Tantangan & Peran Supervisor

Memahami tantangan leader saat ini dan peran supervisor _{di tempat kerja}

15:15-17.00

Mengelola Pekerjaan sebagai Leader

Mampu mengelola pekerjaan sebuah tim dan mengelolasumber daya untuk mencapai tujuan & memetakan kemampuan anggota tim

Agenda Hari 2

Waktu

Topik

Tujuan

14:00-15:00

Konsep Kepemimpinan

1. Memahami konsep kepemimpinan & kriteria dalam tingkatan kepemimpinan di tempat kerja

2. Memahami modal dasar menjadi supervisor yang sukses 1. Mengetahui gambaran diri sendiri (kekuatan dan

Agenda Hari 3

Waktu

Topik

Tujuan

14:00-15:00

Positive Relationship Through Effective

_{Interpersonal Communication}

1. Mampu menerapkan elemen & perilaku positif dalam dalam membangun relasi yang positive

2. Memahami komunikasi yang efektif

3. Memahami cara bersikap tegas dalam lingkungan kerja

15:15-17.00

Active Listening & Coaching

1. Memahami cara mendengarkan secara aktif dalam berkomunikasi

2. Mampu mengembangkan tim secara efektif sebagai leader

Agenda Hari 4

Waktu

Topik

Tujuan

14:00-15:00

Umpan Balik & Apresiasi

Mampu memberikan umpan balik / apresiasi yang membangun

TEAMWORKS

MAKES THE

DREAMWORK

TANTANGAN

SUPERVISOR

Tantangan

KUALITAS

FLEKSIBEL

WAKTU

PELAYANAN

PROSES

KUANTITAS

HARGA

You can’t spell

CHA

LLE

NGE

without

2022 Skills Outlook

1. Analytical Thinking and Innovation

2. Active Learning and Learning Strategies

3. Creativity, Originality and Initiative

4. Technology Design and Programming

5. Critical Thinking and Analysis

6. Complex Problem Solving

7. Leadership and Social Influence

8. Emotional Inteligence

9. Reasoning, Problem Solving and Ideation

1.

Manual Dexterity, Endurance and Precision

2.

Memory, Verbal, Auditory and Spatial Abilities

3.

Management of Financial, Material Resources

4.

Technology Installation and Maintenance

5.

Reading, Writing, Math and Active listening

6.

Management or Personnel

7.

Quality control and Safety Awareness

8.

Coordination and Time Management

9.

Visual, Auditory and Speech Abilities

Declining

Tantangan

GOOD

GREAT

Leaders become great, not because of their power,

WORLD

CLASS

LEADER

Proses pengelolaan

pekerjaan

dengan logis dan

sistematis

dengan memanfaatkan

sumber daya

yang ada secara

efektif & efisien

untuk mencapai

target

FACE OFF ACTIVITY

STANDARD DRAWING

Fungsi &

Peran

Supervisor

P

LANNING

O

RGANIZING

C

ONTROLLING

Planning

Organizing

Actuating

Controlling

Planning Process

•

Tetapkan sasaran

•

Susun program kerja

•

Perkirakan biaya yang

dibutuhkan

•

Pergunakan Time

Table

•

Rencana

implementasi

•

Review secara

regular

Organizing Process

•

Buat list semua

tugas

•

Kelompokkan

tugas-tugas yang sama

•

Tugas tersebut

dipecah menjadi

aktifitas-aktifitas yg

dpt dikerjakan oleh

1 orang

•

Komunikasikan

pengelompokan

tugas ini kepada

team member

Actuating Process

•

Mengetahui

faktor-faktor yang dapat

memotivasi dari

setiap bawahan

•

Kembangkan sikap

Leadership sebagai

seorang Atasan

•

Pergunakan

komunikasi yang

efektif dan

persuasif ke

bawahan

Controlling Process

•

Tetapkan standar dari

kinerja

•

Kumpulkan data-data

pengukuran

•

Bandingkan hasil dan

standar

•

Buat langkah-langkah

korektif

Planning (Perencanaan)

Definisi :

adalah proses menetapkan

sasaran & strategi

pencapaiannya dan

menyelaraskan sistem serta

sumber daya yang dimiliki untuk

pencapaian sasaran tersebut.

Planning (Perencanaan)

1. Apa pekerjaan yang harus dilakukan?

2. Seperti apa hasil (sasaran) yang diharapkan?

3. Cara terbaik mana untuk melakukannya?

Menetapkan Target (SMART)

S

M

A

R

T

Tujuan harus

spesifik /

detail

Dapat diukur

pencapaiannya

Memungkinkan

diraih

Tujuan harus

relevan

Ada rentang

waktu

pencapaian

Specific

Measureable

Attainable

_{Time Bound}

Relevant

NO

Detail Aktivitas

(proses)

Sumber Daya

_Time

Limit

(tanggal)

Critical Point

Preventive

Action

Man

Machine

Equipement

Cost

Preparation & Planning Work Management

Proses Kerja

:

Target

:

BEGIN WITH

THE END IN

MIND

A

GOAL

WITHOUT A

PLAN IS JUST

A

WISH

Planning

Philosophy

ALWAYS

Organizing (Pengorganisasian)

INGAT !

ANDA TIDAK DIBAYAR UNTUK

MENGERJAKANNYA SENDIRI,

MELAINKAN UNTUK MENCAPAI

SASARAN ‘MELALUI’ ORANG LAIN

SEHINGGA ANDA HARUS MEMBUAT

MEREKA PRODUKTIF.

●

Mengenal dan Mengetahui

Kemampuan Setiap Member Anda

-MATRIX SKILL

●

Memberikan Pekerjaan kepada Mereka

–

PEMBAGIAN TUGAS - DELEGASI

Matrix Skill (contoh)

SKILL

NAMA

KARYAWAN

NO

Albert

1

2

3

James

Simon

Drawing

Technique Welding Crane Loader …..

Pembagian Tugas (Delegasi)

Dalam melakukan pembagian tugas, Anda

harus memastikan :

●

Apakah hasil (Output) yang diharapkan

terinci dengan jelas ?

●

Apakah setiap orang mendapatkan

Kunci Pendelegasian Pekerjaan

1. Uraikan Tugas yang akan didelegasikan disertai wewenang

dan tanggung jawab yang diberikan.

2. Tentukan Orang yang akan menerima tugas

3. Komunikasikan Harapan yang diinginkan dari tugas tersebut

4. Sepakati Tugas yang didelegasikan

5. Monitor dan Evaluasi hasil pekerjaan

6. Berikan Umpan Balik

Actuating (Eksekusi)

Definisi :

Proses manajemen untuk menggerakkan

semua pelaku organisasi mengerjakan apa

yang sudah direncanakan untuk mencapai

sasaran organisasi, dengan cara

memberikan memotivasi, membangun

komunikasi yang efektif dan menerapkan

kepemimpinan yang tepat

Actuating (Eksekusi)

Mengetahui faktor – faktor

yang dapat memotivasi

setiap bawahan

_{Kembangkan sikap}

leadership yang baik

Kembangkan komunikasi

yang efektif dan persuasif

ke bawahan

Monitoring

Apa yang dimaksud monitoring?

Proses pengechekan, pengukuran, pengamatan dan

pengumpulan informasi sejauh mana proses sudah

Fungsi dari monitoring?

1.

Mengukur dan mengetahui sejauh mana progress

terhadap rencana awal

2.

Mengukur kualitas hasil

3.

Memastikan ketersediaan sumberdaya

Controlling (Pengendalian)

Definisi :

Proses dan tindakan untuk

memastikan semua

aktivitas sejalan dengan

perencanaan dan

Controlling (Pengendalian)

1. Tetapkan standard dari masing – masing

kinerja

2. Kumpulkan data – data pengukuran

3. Bandingkan hasil dengan standar

Managing vs Leading

Kepemimpinan bukan mengenai jabatan, posisi atau

garis komando. Kepemimpinan adalah mengenai

“Leadership is not about titles,

positions or flowcharts.

It is about one Life influencing another.”

5 Level Leadership

LEVEL 2

LEVEL 3

LEVEL 4

LEVEL 5

Me

mb

angun

Ho

rmat

&

K

epe

rca

yaan

Kualitas Diri

Orang mengikuti anda

_{Karena kualitas diri anda}

Pengembangan

(Elevasi)

Orang mengikuti Anda

Karena Anda

Mengembangkan Mereka

Prestasi (Hasil)

Orang mengikuti Anda

_{karena Hasil.}

Relasi (Hubungan)

Orang mengikuti

anda karena Ingin

Level 1 : Posisi

B-O-S-S

Orang mengikuti anda karena harus !!!

Apakah posisi membuat

anda otomatis menjadi

seorang pemimpin yang

baik?

Orang yang terpaksa mengikuti anda,

hanya akan memberikan sedikit

Level 2 : Relasi / Hubungan

ORANG MENGIKUTI ANDA

KARENA MEREKA INGIN

Orang-orang mulai menyukai kehadiran Anda

Ingat…

Level 2 : Posisi / Hubungan

3 Hal yang dilakukan untuk menjadi seorang relationship leader

1. Jadilah Pendengar yang baik

2. Perhatikan secara konsisten apa yang

bawahan anda kerjakan

3. Teruslah Berinteraksi dengan

mereka

Level 3 : Prestasi (Hasil)

Law of Respect :

Orang secara alamiah mengikuti orang

yang mereka pikir lebih baik dari

ORANG MENGIKUTI ANDA

KARENA HASIL YANG ANDA RAIH

Level 4 : Pengembangan Orang

ORANG MENGIKUTI ANDA

KARENA ANDA

MENGEMBANGKAN MEREKA

Arti Mengembangkan?

Mengajarkan ilmu

Memberikan Contoh

Menjadi role model

Berbagi Pengalaman

Level 5 : Kualitas Diri

ORANG MENGIKUTI ANDA

Leadership Assessment

No. Nama Member Masa

Kerja

Level Leadership Menurut Bawahan

Karakter

“It’s your ATTITUDE not your

APTITUDE that determines your

ALTITUDE”

Nick Vujicic

International

Motivator-Aktivis-Humanis

Pentingnya

sebuah

Kehidupan bukanlah tentang

“memiliki”, melainkan tentang

“menjadi”

Membuat Visi

1.

Buatlah visi diri Anda dalam 5 tahun

mendatang dalam hal karir,

keuangan, dan keluarga

2.

Visualisasikan visi Anda di kertas

Komitmen Diri

Untuk mencapai semua visi saya, saya akan mempertahankan:

(+)………...

(+)………...

(+)……….………..

Dan saya akan meng-improve:

(∆)………...

(∆)………...

Kenali dan

pahami diri anda

terlebih dahulu

Kenali dan Pahami Diri Anda

Terlebih Dahulu

KNOW YOUR TEAM

Banyak bicara, cepat, aktif, suka keramaian

Pendiam, berhati – hati, pasif, suka ketenangan

1. Antusias

2. Banyak bicara

3. Tegas

4. Suka berteman

5. bersemangat

6. Spontan

7. Percaya Diri

E k s t r o v e r t

C i r i - c i r i

I n t r o v e r t

C i r i - c i r i

1. Tidak banyak bicara

2. Lebih suka bekerja sendiri

3. Tidak suka menjadi pusat perhatian

4. Berhati-hati

5. Lebih suka berfokus pada satu hal

6. Tidak mudah dekat dengan orang baru

7. Lebih sering mendengarkan daripada bercerita

8. Suka mengamati interaksi di sekitar mereka.

Ekstrovert & Introvert

Cara berkomunikasi

E

KSTROVERT

INTROVER

T

Bicara LANGSUNG

Pakai MEDIA

biasanya MEMULAI

menunggu DIMULAI

Menuju sasaran

Berhati-hati

Cenderung MENGUTARAKAN

Cenderung MENDENGARKAN

Membangun Hubungan yang Positif

di Tempat Kerja

1. Kenali & Pahami Diri Anda

2. Pahami anggota lebih dalam

3. Bangun kepercayaan dalam tim

4. Kembangkan kempetensi anggota tim

5. Apresiasi kinerja anggota tim

TALENT

SKILL

Komunikasi yang efektif

terjadi bila antara pemberi

dan penerima pesan

mempunyai pemahaman

yang sama terhadap pesan

KESAMAAN PERSEPSI PEMBERI - PENERIMA PESAN

MENENTUKAN SAMPAI TIDAKNYA INFORMASI

YANG DIKOMUNIKASIKAN

Pre-Test

“Saya senang sekali pada dokter

saya,” kata seorang pecandu

alkohol. “Saya masih boleh

minum alkohol, hanya dibatasi

maksimal satu gelas dalam

“Untuk menjaga kesehatan

saya, Dokter menyarankan

agar saya menyisihkan waktu

satu jam sehari di treadmill.

KESAMAAN PERSEPSI PEMBERI - PENERIMA PESAN

MENENTUKAN SAMPAI TIDAKNYA INFORMASI

KESAMAAN PERSEPSI PEMBERI - PENERIMA PESAN

MENENTUKAN SAMPAI TIDAKNYA INFORMASI

Proses Komunikasi

Media

Feedback

(Komunikasi 2 arah)

Sender

1. Pesan yang ingin disampaikan

2. Encoding

Receiver

3. Decoding

4. Pesan diartikan

Receiver

3. Decoding

4. Pesan diartikan

Sender

1.

Pesan yang ingin disampaikan

2. Encoding

Gangguan

Gangguan

Gangguan:

Komunikasi Interpersonal

Komunikasi yang tidak hanya

menyampaikan dan memahami suatu

pesan, tetapi juga mengembangkan

Komunikasi Interpersonal

Siapa bawah anda :

……….

Apa yang membuat komunikasi anda dengan dia berbeda :

...

...

...

...

Hal apa yang bisa membuat anda dekat dengan dia :

...

...

...

...

Elemen Komunikasi

7 %

: Kata-kata

38%

: Suara

55%

: Bahasa Tubuh

Kata-kata (words):

•

Gunakan kata-kata

yang tepat

•

Hindari menggunakan

jargon/istilah yang

membingungkan

Suara (tone of voice):

•

Nada suara/intonasi

•

Volume

•

Artikulasi

•

Kecepatan bicara

Bahasa Tubuh (Body Language):

Perilaku Asertif

Perilaku asertif adalah perilaku yang membuat seseorang dapat

bertindak demi kebaikan dirinya, mempertahankan haknya

tanpa cemas, mengekspresikan perasaan secara nyaman, dan

menjalankan haknya tanpa melanggar hak orang lain.

(Alberti & Emmons, 2002)

Kebutuhan

Contoh

SITUASI :

Anda ingin mengembalikan

surat yang diketik salah

untuk dibetulkan pada

orang (Yani) yang mengetik

surat tersebut

Nonasertif

Maaf Yani, mungkin salah saya tadi kurang jelas

waktu minta kamu mengetik...., tapi mungkin bisa kamu perbaiki....ada yang salah ini, tak enak khan nanti dibaca relasi kita..., tolong ya, jadi merepotkan kamu, sorry ya...

Agresif

Bisa mengetik gak sich sebenarnya kamu ini !.

Surat Cuma selembar aja..banyak salahnya. Gimana kalau saya kasih sepuluh lembar, Kiamat...’kali. Kursus lagi dech!..biar pintar..!

Komunikasi Autentik

•

Katakan apa yang kau rasakan

•

Ajukan saran

•

Menyatakan ketidaksetujuan

•

Katakan “Tidak” tanpa merasa bersalah

•

Minta maaf

•

Meminta penjelasan

•

Meminta sesuatu

Hambatan

Komunikasi

Hambatan terbesar dari komunikasi

interpersonal adalah kemampuan

untuk

mendengarkan orang lain

.

- Carl Rogers

Listening vs Hearing

Listening

Hearing

≠

Mendengarkan

Mendengar

≠

Active Listening

(Mendengarkan secara aktif)

Kemauan

Untuk mendengarkan orang lain dibutuhkan niat, kesediaan, dan

kemauan mendengarkan orang lain (gunakan mata, telinga, hati,

dan fokus pada orang tsb.

Kehadiran

Kesadaran untuk berempati, melakukan konfirmasi, bersikap tidak

menghakimi, dan deep listening

Memahami

Usaha menghindari adanya kemungkinan perbedaan persepsi

Mengembangkan

Kompetensi

Mengembangkan Kompetensi Anggota Tim

Flow Concept Mihaly Csikszentmihalyi

Kondisi Flow adalah Tahap Optimal Seseorang

Yaitu Ketika Terjadi

Keseimbangan

Antara

Skill

atau Keterampilan dengan

Tantangan

Maximum Enjoyment

Coaching

1. Mereka butuh diberi inspirasi

2. Mereka butuh mendapat dorongan semangat

3. Mereka butuh untuk mendapat tantangan.

Leader as a Coach

Organizations with senior

leaders who coach

effectively and frequently

IMPROVE BUSINESS

RESULTS by

21%

Source: Delloite

Kenapa kemampuan coaching penting bagi seorang leader?

Successful

Coach

RELATIONSHIPS

PROCESS

Coaching (pengertian)

adalah proses untuk memperbaiki dan meningkatkan

kemampuan dan kapasitas karyawan di dalam pekerjaan dan

membantu karyawan mengatasi kendala-kendala untuk

mencapai kinerja yang optimal.

Coaching vs Counseling

Masalah prestasi / hasil kerja

(KPI & Technical)

Coaching vs Counseling

Masa Lalu

Masa Kini

Masa Depan

Peran & Tanggung Jawab

Coach :

1. Memberikan bimbingan dan pembinaan

2. Memberikan dorongan dan motivasi

3. Menyepakati pelaksanaan coaching serta mengelola hubungan dalam proses

coaching

4. Bersama dengan Coachee menetapkan target pengembangan dan memonitor

pencapaiannya

5. Memberikan wawasan tentang organisasi, budaya dan strategi organisasi untuk

meningkatkan pengetahuan dan keterampilan mentee

Membantu Coachee untuk meningkatkan kompetensi sejalan dengan bisnis perusahaan

Do’s & Don’t dalam Menerapkan Coaching

Do’s

Don’ts

Dimulai dari hal yang positif dulu (pencapaian,

sikap baik, dll)

Langsung menuju pada kelemahan diri dan

bersikap menghakimi

Lebih banyak mengajukan pertanyaan

Coach memberi saran (telling). Jika Anda perlu

memberitahu, meminta izin terlebih dahulu

“Apakah Anda ingin mendengar pendapat

saya?"

Masalah (hambatan) sebaiknya dikemukakan

oleh Coachee. Jika dia tidak menyadari bahwa

dia memiliki hambatan, Coach bisa

menyampaikan secara spesifik, langsung, dan

sopan

Fokus pada solusi dan berorientasi ke masa

depan. Lebih berfokus pada apa yang akan

dilakukan (langkah perbaikan)

Berfokus pada mencari akar masalah

Lama coaching 30-60 menit

_{Berlangsung terlalu lama}

Feedback / Umpan Balik

(Pengertian)

adalah suatu dialog pembicaraan terfokus

antara pemimpin dengan anggota timnya.

Suatu metode untuk mensharingkan informasi

dan perspektif mengenai kinerja. Tujuan dari

feedback yang berkelanjutan adalah untuk

MENGIDENTIFIKASI mana kinerja yang sudah

Apa yang akan anda lakukan?

Tarmizi adalah salah seorang operator / staff anda. Ia memiliki

kinerja yang baik selama ini. Namun belakangan ini ia mengalami

penurunan kinerja dengan perilakunya yang tidak mengikuti /

mematuhi instruksi yang Anda berikan. Perihal ini terjadi selama 4

hari belakangan ini.

Prinsip Memberi Feedback

Jendela Johari

(Johari Window)

O

RA

NG

LA

IN

TAHU

SAYA

TAHU

TIDAK TAHU

Positive Feedback

Jangan biarkan pekerjaan bagus yang dilakukan anggota

tim-mu tidak diperhatikan

•

Beri dorongan semangat pada anggota tim anda

dengan pujian yang spesifik setiap harinya.

•

Ketika anda melihatnya, katakanlah langsung.

•

Seringlah menemui dan mengecek anggota tim anda

langsung di lapangan.

Buatlah anggota tim anda merasa aman ketika mereka

melakukan kesalahan

Corrective Feedback

Jangan biarkan pekerjaan tidak bagus yang dilakukan

anggota tim-mu tidak diperhatikan

•

Lakukan secara privat dan lakukan secara positif

Cek terlebih dahulu sebelum anda memberi “corrective

feedback”

•

KOMUNIKASI : apakah saya sudah mengkomunikasikan

dengan jelas apa yang saya harapkan dari kinerja

anggota tim saya?

•

KONDISI : apakah anggota tim saya sudah memiliki

pengetahuan / ketrampilan / training yang dibutuhkan

untuk menyelesaikan pekerjaan yang diharapkan?

•

KONSEKUENSI : apakah ada konsekuensi baik / buruk

SBIN MODEL

SBIN Model (contoh positive feedback)

Situation

Behavior

Impact

Next step

Deskripsikan

situasinya, jelaskan

se-spesifik mungkin.

Berikan feedback di

waktu yang tepat

Jelaskan perilakunya

sejelas mungkin,

seperti saat

menonton film.

Hindari membuat

kesimpulan

Apa hasil dari

perilakunya – positif

atau negatif ?

Perilaku spesifik apa

yang perlu dirubah

atau diulangi sebagai

respon dari

feedback? Mengapa

perubahan tsb perlu

dilakukan?

Kemarin ketika Bu

Ellen pelannggan kita

mampir ke kantor....

Positive feedback :

Saya melihat kamu

meletakkan sejenak

berkas pekerjaanmu

lalu mengecek

website kita untuk

mendapatkan

informasi. Kemudian

kamu menghampiri Bu

Ellen dan

mengantarkan beliau

Ia kemudian datang

menghampiri saya

dan menceritakan

betapa penolongnya

kamu. Fleksibilitas dan

kesediaanmu untuk

membantu telah jadi

contoh yang baik

terhadap komitmen

kita pada kepuasan

Saya sangat

menghargai jika kamu

terus melakukan hal

seperti ini secara

konsisten. Kamu telah

menunjukkan

komitmen yang baik

pada pelayanan

pelanggan.

SBIN Model (contoh corrective feedback)

Situation

Behavior

Impact

Next step

Deskripsikan

situasinya, jelaskan

se-spesifik mungkin.

Berikan feedback di

waktu yang tepat

Jelaskan perilakunya

sejelas mungkin,

seperti saat

menonton film.

Hindari membuat

kesimpulan

Apa hasil dari

perilakunya – positif

atau negatif ?

Perilaku spesifik apa

yang perlu dirubah

atau diulangi sebagai

respon dari

feedback? Mengapa

perubahan tsb perlu

dilakukan?

Saat meeting

departemen kita

kemarin...

Corrective feedback :

Setiap kali Susi bicara,

kamu mengalihkan

pandangan dan mulai

berbicara dengan

Tono atau kamu

membuka laptop dan

Saya melihat Susi

menyadari hal tsb.

Setelah 3 atau 4 kali

kamu melakukannya,

Susi tidak lagi bicara

selama sisa waktu

Mulai sekarang setiap

kali meeting kamu perlu

fokus dan

memperhatikan setiap

orang yang berbicara

sehingga anggota tim

Persyaratan

Memberi Feedback

D

ikaitkan dengan tindakan tertentu, bukan pada orangnya.

B

ersifat uraian tindakan, bukan penilaian.

S

esegera mungkin.

M

enekankan pengaruh tindakannya.

B

erikan umpan balik untuk sesuatu yang penerima bisa lakukan.

P

ilih momen yang tepat / disiapkan.

S

atu per satu, tidak borongan.

B

ersedia menolong dengan menyediakan alternatif.

Masalah adalah perbedaan / gap antara kondisi

aktual dengan kondisi yang diharapkan

PROBLEM ?

Masalah yang timbul dapat mengakibatkan :

Keluhan pelanggan

Pemborosan waktu

WASTE

“If it doesn’t add value, it’s waste”

-

from Henry Ford’s book: “Today and Tomorrow”, 1922

PEMBOROSAN

“Apabila suatu (proses maupun jasa) tidak memberikan

nilai tambah, maka ia merupakan pemborosan”

5%

35%

60%

Activities

_adding?

Value

Value

adding

activities

Yes

Non value

Adding

activities

No

Waste

No

Necess

ary?

Necessary Non Value adding activities

Yes

WASTE

_~

PEMBOROSAN

8 Wastes / Pemborosan (DOWNTIME)

DEFECT

Produk cacat Salah kirim Claim customer

Salah buat laporan (typo)

TRANSPORTATION

Perpindahan orang/ pekerja dalam suatu proses Perpindahan dokumen/ barang

Berjalan ke mesin fotokopi

OVERPRODUCTION

Membuat produk lebih dari yang diminta Membuat laporan yang tidak dibaca Print ulang laporan

INVENTORY

Penumpukan dokumen yang belum diproses Stock produk

Stock ATK

WAITING

Menunggu tanda tangan

Menunggu pencarian dokumen Menunggu proses lain

Antrian konsumen

MOTION

Mengambil barang yang lebih dari jangkauan Pergerakan tangan/ kaki/ kepala

Identifikasi Masalah

Masalah = Peluang Kemajuan

Kita bisa mengubah

masalah

menjadi

peluang

PROBLEM SOLVING

Adalah proses

identifikasi masalah

,

mengembangkan kemungkinan solusi, dan

mengambil tindakan yang tepat

PROBLEM FIXING vs PROBLEM SOLVING

Problem :

Mesin mati tiba - tiba

……..

Sensor Kotor

Solusi :

Problem :

Mesin mati tiba - tiba

……..

Sensor Kotor

Tidak ada jadwal

MASALAH DAN AKARNYA

Gejala dari masalah

“Tanaman”

Berada di permukaan

(terlihat/ Nampak)

Penyebab masalah

“Akar masalah”

Tersembunyi di bawah

permukaan

Mengapa perlu analisa sebab?

MASALAH

ANALISA

SEBAB

LANGSUNG KE

PENYELESAIAN

MASALAH

Why – Why Analysis

Gunakan prinsip why – why analysis untuk :

1. Menghindari jebakan mengobati gejala

2. Menggali akar penyebab yang

sebenarnya

Contoh Why – Why Analysis

ECRS Method

E = Eliminate (dihilangkan / dieliminasi)

C = Combine (digabungkan)

R = Rearrange (disusun kembali, diatur ulang)

S = Simplify (disederhanakan)

Eliminate (dihilangkan/ dieliminasi)

Simplify (disederhanakan)

Before

IMPROVEMENT

❑

Kita Berada dalam Dunia Bisnis

yang Penuh PERSAINGAN

❑

Kita Harus “Berlari” LEBIH CEPAT

Dibanding Pesaing. Senantiasa

Melakukan Usaha Peningkatan

Mutu (PQCDSME) Sebelum

PQM Consultants Building

Jl. Cempaka Putih Tengah 17C No.7A Cempaka Putih, Jakarta Pusat, DKI Jakarta 10510 Indonesia

021 425 1887 | 0812 1057 6646 | 0811 1526 646 pqmcons@pqm.co.id

Thank You

Vincent menyelesaikan studi Teknik Industri di Universitas Katolik Parahyangan dan berkonsentrasi pada Lean management & ergonomi. Sebelum bergabung dengan PQM Consultant, ia memiliki pengalaman kerja selama hampir 4 tahun pada perusahaan flexible packaging terbesar di Indonesia dan mendapatkan berbagai pengalaman dengan memimpin salah satu profit center. Beberapa peluang telah ditempuh untuk mengembangkan dan meningkatkan kemampuan manajemen dan analisa seperti shop-floor area management, daily report management,

inventory management, autonomous maintenance, QCC, dan analisa pengembangan manusia. Bahkan, dia juga menginisiasi dan menjalankan

beberapa program termasuk implementasi 5S, SMED, pengembangan produk baru, dan mengelaborasi strategi proses kerja dalam rangka implementasi teknologi terbarukan berkolaborasi dengan salah satu perusahaan yang berbasis di Jerman.

Sepanjang karirnya, Vincent berkonsentrasi pada TQM, 5S, Kaizen, dan Lean Management (Manufactures & Services). Untuk meningkatkan kapabilitasnya, dia juga telah menghadiri beberapa program seperti Supervisory Management, Shop-floor leadership, PDCA & 7 QC Tools,

Continuous Improvement, PS&DM dan Internal Auditor ISO 9001.

Sebagai konsultan yang inovatif dalam penyelesaian masalah, holistic-thinking, kemampuan komunikasi, dan pola pikir open-minded, sangat Vincent adalah konsultan di PQM Consultant - sebuah lembaga konsultan yang menyediakan

layanan konsultan dan pelatihan dalam rangka membangun “produktivitas dan peningkatan kualitas melalui manusia” untuk berbagai jenis industri termasuk perusahaan manufaktur & jasa, serta nasional & multinasional. Sebagai konsultan Genba, ia selalu berkomitmen mendorong budaya perbaikan yang berkelanjutan secara terus menerus.

Vincentius Rahmat Djayni

Dengan pengalaman lebih dari 10 tahun, ST telah memiliki pengetahuan dalam bidang Pembelian, Logistic, Perdagangan Internasional dan juga dalam bidang Jurnalistik. Diantara pengalamannya pula, ST terlibat dalam Kaizen, 5S, Metode Penyelesaian Masalah, Horenso pada perusahaan PT. Nippon Shokubai Indonesia. ST telah melakukan beberapa perbaikan dalam sistem importasi, menjadi lebih efektif dan efisien dalam sisi prosedur, waktu dan biaya. ST menjadi pembicara internal dalam perusahaan sebelumnya, diskusi mengenai importasi, analisa pasar global termasuk proses bea cukai di Indonesia. Selain itu, ST menjadi buyer untuk berbagai jenis material seperti chemical, spare part, packaging, batu bara dan lainnya.

ST pernah terlibat dalam beberapa project, support untuk pembelian, importasi dan pengiriman material untuk mendirikan pabrik baru dalam perusahaan sebelumnya, seperti pada PT. Nippon Shokubai Indonesia (Nippon Shokubai Group), PT. Cemindo Gemilang (Gama Group) & PT. Tereos FKS Indonesia (sub FKS Group dan sub Tereos Group). Pengalaman terakhir sebelum bergabung dengan PQM Consultants, ST berkerja di PT. Tereos FKS Indonesia dalam Divisi Pembelian dan Logistik. ST mengemban peran untuk memastikan barang dan jasa tiba dengan tepat waktu, aman dan harga yang kompetitif. ST telah menerapkan beberapa perbaikan pada perusahaannya, terkait dengan sistem dan administrasi dalam proses import.

Berbekal pengalaman pada perusahaan nasional dan multinasional, terlebih dengan berbagai pelatihan yang sudah diikuti , ST memiliki berbagai sudut pandang untuk mengembangkan kualitas dan produktivitas. ST telah mengikuti berbagai pelatihan seperti International Trade Training termasuk Logistics,

Septa Tiar Zulfikar

Septa Tiar Zulfikar (ST) – adalah Konsultan di PQM Consultants – sebuah lembaga konsultan dengan spesialisasi membangun budaya perbaikan berkesinambungan di perusahaan klien untuk mewujudkan terjadinya peningkatan produktivitas dan kualitas melalui sumber daya manusia.