Sistem pengelolaan distribusi surat dan monitoring disposisi digital di Politeknik Negeri Bandung

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

NIM : 10109252

TEMPAT/TANGGAL LAHIR : BANDUNG, 23 APRIL 1991 JURUSAN/PROGRAM : TEKNIK INFORMATIKA

ALAMAT : JALAN TAMAN MERKURI TIMUR V NO.8 RT.03 RW.04 BANDUNG 40286

NO. TELEPON : 081910462255

E-MAIL : [email protected]

RIWAYAT PENDIDIKAN :

1. 1999 – 2005 : SDN Karang Pawulang 4, Jawa Barat 2. 2005 - 2007 : SMPN 34 Bandung, Jawa Barat 3. 2007 - 2009 : SMAN 7 Bandung, Jawa Barat

(6)

SKRIPSI

Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Studi S1 Teknik Informatika

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Oleh :

RIZAL MUHAMMAD FIRDAUS

10109252

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

(7)

iii

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat-Nya dan dengan disertai kerja keras akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul Sistem Pengelolaan Distribusi Surat dan Monitoring Disposisi Digital di Politeknik Negeri Bandung.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan tugas ini masih terdapat banyak kekurangan dan kelemahan, oleh karena itu kritik dan saran membangun akan sangat diharapkan untuk perbaikan di masa yang akan datang.

Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah membantu dan memberikan dorongan semangat hingga selesainya penulisan tugas akhir ini, terutama ditujukan kepada :

1. Bapak Irawan Afrianto, S.T., M.T., selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika.

2. Bapak Eko Budi Setiawan, S.Kom., M.T., selaku dosen pembimbing dan dosen wali.

3. Bapak Irfan Maliki, S.T., M.T., selaku penguji 1 yang telah memberikan arahan untuk kemajuan penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

4. Ibu Sufaatin, S.T., M.Kom., selaku penguji 3 yang telah memberikan arahan untuk kemajuan penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

5. Ibu Dra. Evy Widiarty, selaku Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan.

6. Bapak Eko M. Yanuar, S.Si., selaku pembimbing lapangan I. 7. Bapak Budi Mazmul Hasan, S.T., selaku pembimbing lapangan II.

8. Keluarga penulis yang telah memberikan banyak dorongan dan bantuan baik moril ataupun materiil.

(8)

iv

langsung maupun tidak langsung yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Akhir kata penulis berharap tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi guna peningkatan kemajuan bangsa di masa yang akan datang.

Bandung, Juli 2013

(9)

v DAFTAR ISI

ABSTRAK ... i

ABSTRACT ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR SIMBOL ... xvi

DAFTAR LAMPIRAN ... xx

BAB 1 PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Identifikasi Masalah ... 2

1.3 Maksud dan Tujuan ... 3

1.4 Metodologi Penelitian ... 4

1.5 Batasan Masalah ... 6

1.6 Sistematika Penulisan ... 8

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ... 11

2.1 Tinjauan Instansi ... 11

2.1.1 Sejarah Politeknik Negeri Bandung ... 11

2.1.2 Logo Politeknik Negeri Bandung ... 13

2.1.3 Struktur Organisasi ... 14

2.1.4 Visi dan Misi ... 17

2.1.5 Tugas Pokok dan Fungsi ... 17

2.2 Landasan Teori ... 25

2.2.1 Pengertian Sistem ... 25

2.2.1.1 Elemen Sistem ... 25

(10)

vi

2.2.2 Pengertian Informasi ... 28

2.2.2.1 Kualitas Informasi ... 28

2.2.2.2 Fungsi Informasi ... 29

2.2.3 Pengertian Sistem Informasi ... 30

2.2.3.1 Komponen Sistem Informasi ... 31

2.2.4 Konsep Perancangan Sistem ... 32

2.2.4.1 Flowmap Diagram ... 32

2.2.4.2 Diagram Konteks... 34

2.2.4.3 Diagram Alir Data ... 34

2.2.5 Basis Data ... 36

2.2.5.1 Pengertian Basis Data... 36

2.2.5.2 DBMS (Database Management System)... 36

2.2.5.3 DDL (Data Definition Language) ... 36

2.2.5.4 DML (Data Manipulation Language)... 36

2.2.5.5 Kamus Data ... 37

2.2.5.6 ERD (Entity Relationship Diagram) ... 37

2.2.6 PHP... 39

2.2.7 CSS ... 40

2.2.8 SQL ... 41

2.2.9 Perangkat Lunak Pendukung ... 43

2.2.9.1 XAMPP ... 43

2.2.9.2 MySQL ... 44

2.2.9.3 Sublime Text ... 44

2.2.9.4 Web Browser ... 45

2.2.10 Persuratan dan Disposisi ... 45

2.2.10.1 Korespondensi ... 46

2.2.10.2 Manfaat Surat Dinas ... 46

(11)

vii

2.2.10.4 Disposisi ... 47

2.2.11 Pengarsipan ... 47

2.2.11.1 Pengertian Arsip ... 47

2.2.11.2 Tujuan Arsip ... 48

2.2.11.3 Sistem Penyimpanan ... 48

2.2.12 Paperless Office... 50

2.2.13 Teori Kuesioner ... 51

2.2.13.1 Kuesioner (Angket) ... 51

2.2.13.2 Skala Likert ... 54

2.2.14 Analisis Biaya dan Manfaat (Cost & Benefits Analysis) ... 58

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM... 63

3.1 Analisis Sistem ... 63

3.1.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 63

3.1.1.1 Analisis Masalah ... 63

3.1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan ... 64

3.1.2.1 Prosedur Surat Masuk ... 64

3.1.2.2 Prosedur Surat Keluar ... 67

3.1.3.1 Proses Bisnis ... 69

3.1.3 Analisis Kebutuhan Non Fungsional... 70

3.1.3.1 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras ... 70

3.1.3.2 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak ... 71

3.1.3.3 Analisis Pengkodean ... 71

3.1.3.4 Analisis Pengguna ... 73

3.1.3.5 Analisis Kelayakan ... 74

3.1.4 Analisis Basis Data... 78

3.1.5 Analisis Kebutuhan Fungsional ... 79

3.1.5.1 Diagram Konteks... 79

(12)

viii

3.1.5.3 Spesifikasi Proses ... 90

3.1.5.4 Kamus Data ... 113

3.2 Perancangan Sistem... 118

3.2.1 Perancangan Basis Data ... 118

3.2.1.1 Skema Relasi ... 118

3.2.1.2 Struktur Tabel ... 119

3.2.2 Perancangan Struktur Menu ... 123

3.2.2.1 Perancangan Struktur Menu Administrasi Umum ... 123

3.2.2.2 Perancangan Struktur Menu Staf TU Unit Kerja ... 124

3.2.2.3 Perancangan Struktur Menu Direktur/Kepala Unit Kerja ... 125

3.2.3 Perancangan Antarmuka ... 126

3.2.3.1. Perancangan Antarmuka (Interface) Administrasi Umum... 126

3.2.3.2. Perancangan Antarmuka (Interface) Direktur/Kepala Unit Kerja ... 158

3.2.3.3. Perancangan Anta Muka (Interface) Staf TU Unit Kerja/Sekretaris ... 171

3.2.4 Perancangan Pesan ... 183

3.2.5 Jaringan Semantik ... 185

3.2.6 Perancangan Prosedural ... 187

BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN ... 191

4.1 Implementasi Sistem ... 191

4.1.1 Perangkat Lunak Yang Digunakan ... 191

4.1.2 Perangkat Keras Yang Digunakan ... 192

4.1.3 Impelementasi Basis Data ... 192

4.1.4 Impelementasi Antarmuka ... 196

4.1.4.1 Implementasi Antarmuka Administrasi Umum ... 196

4.1.4.2 Implementasi Antarmuka Staf TU Unit Kerja ... 198

4.1.4.3 Implementasi Antarmuka Direktur/Kepala Unit Kerja ... 199

4.2 Pengujian ... 200

(13)

ix

4.2.1.1 Skenario Pengujian ... 201

4.2.1.2 Butir Pengujian ... 203

4.2.1.2.1 Butir Pengujian Sistem Administrasi Umum ... 203

4.2.1.2.2 Butir Pengujian Sistem Staf TU Unit Kerja ... 228

4.2.1.2.3 Butir Pengujian Sistem Direktur/Kepala Unit Kerja ... 236

4.2.1.3 Kesimpulan Pengujian Alpha ... 243

4.2.2 Pengujian Beta... 243

4.2.2.1 Skenario Pengujian Beta ... 243

4.2.2.2 Kesimpulan Pengujian Beta ... 256

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ... 257

5.1 Kesimpulan... 257

5.2 Saran ... 257

(14)

259

DAFTAR PUSTAKA

[1] Ian Sommerville, Software Engineering (Rekaya Perangkat Lunak). Jakarta: Erlangga, 2003.

[2] Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI, 2003.

[3] DeLone W.,McLean E.R, Information System Success : The Quest for The

Dependent Variable.: Information System Research, 1992.

[4] Agus Mulyanto, Sistem Informasi Konsep & Aplikasinya. Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2009.

[5] Edhy Sutanta, Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2003. [6] Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi.: Graha Ilmu,

2005.

[7] Rosa A.S., M.Shalahuddin, Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak

(Terstruktur Dan Berorientasi Objek). Bandung: Modula, 2011.

[8] Sutarman, Membangun Aplikasi Web dengan PHP & MySQL. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007.

[9] Husni, Pemograman Database Berbasis Web. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007. [10] Mata Toledo, Cushman Ramon A, Dasar-Dasar Database Relasional. Jakarta:

Erlangga, 2007.

[11] Suprapto, Surat Menyurat Dinas Resmi. Bandung: Mandar Maju, 2006.

[12] Agus Sugiarto,Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gavamedia, 2005.

[13] Roodesh Ramsurrun, "The Paperless Office Concept," in The Green ICT

Workshop, 2012.

[14] Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif Kualtitatif dan R&D.: Alfabeta, 2010. [15] Frederick H.Wu, Acounting Informations System, Theory And Practice. Tokyo,

(15)

1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi saat ini menuntut instansi pemerintah akan modernisasi administrasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen dan surat instansi pemerintah. Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka suatu instansi pemerintah sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang memadai, karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting dalam suatu instansi pemerintah atau organisasi dalam mewujudkan kepemerintahaan yang baik.

Sesuai dengan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor 3 tahun 2006 tentang Statuta Politeknik Negeri Bandung, maka salah satu tugas sekretariat unit kerja yaitu melaksanakan kegiatan administrasi. Salah satu kegiatan administratif yaitu mengagendakan surat masuk dan keluar. Admnistrasi persuratan terkait dua hal yaitu legalitas dan effisiensi. Dokumen surat selain berfungsi sebagai sarana komunikasi antar personal, unit, juga berfungsi sebagai bukti formal kegiatan yang dapat dipertanggungjawabkan. Di sisi lain, pengelolaan dan pengarsipan dokumen cukup menyita waktu dan tenaga. Pengelolaan surat yang digunakan pihak Polban semua proses dilakukan manual, dokumentasi berupa penulisan di buku agenda dan pengarsipan surat hanya berupa penyimpanan dokumen hardcopy.

(16)

pimpinan, sedangkan pimpinan sedang tidak berada di ruang kerjanya atau sedang melakukan perjalanan dinas maka pimpinan tidak dapat mengecek surat sehingga disposisi menjadi tertunda. Surat akan dilakukan disposisi jika pejabat atau pimpinan sudah kembali di ruangan kerjanya. Proses penggandaan naskah disposisi dilakukan di setiap sekretariat unit kerja sebagai upaya dokumentasi arsip yang mana mengakibatkan pengulangan aktifitas yang sama, dan pemborosan penggunaan sumber daya. Selain itu terjadi penumpukan surat karena respon pegawai atau unit yang lama terhadap disposisi yang diterima sehingga terkadang pekerjaan diselesaikan tidak tepat waktu. Ketepatan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan juga harus diperhatikan.

Dari permasalahan tersebut penerapan teknologi informasi dapat dijadikan dasar pembangunan sistem pengelolaan distribusi surat dan monitoring disposisi berbasis web yang berorientasi terhadap manajemen pekerjaan dengan mengacu kepada konsep paperless office. Paperless Office adalah teknologi administrasi perkantoran dimana hard copy diterjemahkan secara digital ke dalam soft copy.

Dengan penerapan konsep ini akan didapatkan suatu hasil dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, dan biaya didalam pengelolaan surat serta memudahkan didalam proses disposisi.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan maka dapat dirumuskan dan diidentifikasikan beberapa permasalahan penelitian sebagaimana berikut :

1. Pengelolaan surat belum terkelola dengan baik sehingga kesulitan dalam melakukan pencarian surat.

2. Keamanan surat belum terjamin terkadang surat hilang yang mengakibatkan disposisi menjadi tidak tercapai.

(17)

4. Tidak efisiennya proses penggandaan naskah disposisi yang dilakukan di setiap sekretariat unit kerja yang mana mengakibatkan pemborosan penggunaan sumber daya.

5. Terjadi penumpukan surat karena respon pegawai atau unit yang lama terhadap disposisi yang diterima sehingga pekerjaan diselesaikan tidak tepat waktu. 1.3 Maksud dan Tujuan

Maksud dari penelitian tugas akhir ini adalah untuk membangun sistem pengelolaan distribusi dan monitoring disposisi digital pada Sekretariat Unit Kerja Politeknik Negeri Bandung yang dapat membantu di dalam tata kelola surat dan memudahkan didalam pendelegasian tugas.

Adapun tujuan pengembangan sistem pengelolaan distribusi dan monitoring

disposisi digital di Sekretariat Unit Kerja Politeknik Negeri Bandung adalah:

1. Pengelolaan arsip dan dokumentasi surat menjadi lebih baik sehingga memudahkan dalam pencarian surat .

2. Menjamin keamanan surat dengan cara mengelola surat secara digital sehingga disposisi yang tidak tercapai akibat surat hilang tidak terjadi.

3. Mengefektifkan pengecekan surat masuk yang dilakukan pimpinan untuk dilakukan disposisi sehingga disposisi tidak akan tertunda.

4. Mengefisienkan proses penggandaan naskah disposisi cukup dengan upload

naskah ke dalam database sehingga naskah dapat diakses bersama dan tidak boros dalam penggunaan sumber daya.

(18)

1.4 Metodologi Penelitian

Metodologi yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Tahap pengumpulan data

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Studi Literatur.

Pengumpulan data dengan cara mengumpulkan teori dasar serta teori pendukung dari berbagai sumber, terutama meminta data-data dari pihak Politeknik Negeri Bandung, buku, maupun pengetahuan dari internet yang menunjang dalam pembangunan sistem informasi.

b. Observasi.

Observasi atau pengamatan merupakan suatu teknik atau cara mengumpulkan data dengan jalan mengadakan pengamatan terhadap kegiatan yang sedang berlangsung. Kegiatan yang diamati ialah bagaimana sistem pengelolaan surat dan disposisi yang sedang berjalan di Politeknik Negeri Bandung.

c. Wawancara.

Pada tahap ini apabila studi literatur dan observasi dirasa belum mewakili data-data yang diperlukan untuk kebutuhan pembuatan sistem maka kegiatan pengumpulan data di Sekretariat Unit Kerja Politeknik Negeri Bandung dapat dilakukan dengan

interview yakni teknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara

langsung sesuai dengan batasan masalah yang ada. 2. Tahap pembuatan perangkat lunak.

(19)

Analisis Definisi Persyaratan

Perancangan Sistem dan Perangkat Lunak

Implementasi dan Pengujian Unit

Integrasi dan Pengujian Sistem

Operasi dan Pemeliharaan

Gambar 1.1 Metode Waterfall[1]

a. Analisis dan definisi persyaratan

Proses pengumpulan kebutuhan dengan cara melakukan wawancara terhadap kepala unit kerja, staf unit kerja, dan staf administrasi umum serta mengumpulkan dokumen-dokumen yang mendukung untuk kebutuhan sistem. Dokumen-dokumen tersebut dianalisis dan didefinisikan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh program yang akan dibangun..

b. Perancangan sistem dan perangkat lunak

Proses perancangan sistem membagi persyaratan dalam sistem perangkat keras atau perangkat lunak. Kegiatan ini menentukan arsitektur sistem secara keseluruhan. Perancangan perangkat lunak melibatkan identifikasi dan deskripsi abstraksi sistem perangkat lunak yang mendasar dan hubungan-hubungannya. c. Implementasi dan pengujian unit.

(20)

dibangun langsung diuji baik secara unit. Pengujian unit melibatkan verifikasi bahwa setiap unit telah memenuhi spesifikasinya.

d. Integrasi dan pengujian sistem.

Unit program atau program individual diintegrasikan dan diuji sebagai sistem yang lengkap untuk menjamin bahwa persyaratan sistem telah dipenuhi. Di tahap ini dilakukan penggabungan modul-modul yang sudah dibuat dan dilakukan pengujian untuk mengetahui apakah software yang dibuat telah sesuai dengan desain dan masih terdapat kesalahan atau tidak.

e. Operasi dan pemeliharaan.

Pada tahap ini merupakan fase siklus hidup yang paling lama. Sistem diinstal dan dipakai. Pemeliharaan mencakup koreksi dari berbagai error yang tidak ditemukan pada tahap-tahap terdahulu, perbaikan atas implementasi unit sistem dan pengembangan pelayanan sistem, sementara persyaratan-persyaratan baru ditambahkan.

1.5 Batasan Masalah

Sistem yang dikembangkan merupakan sebuah sistem dengan batasan masalah dari pengembangan sistem sebagai mana berikut:

1. Aplikasi yang dibangun berdasarkan studi kasus di Sekretariat Unit Kerja Politeknik Negeri Bandung.

2. Pedoman tata naskah yang digunakan adalah Peraturan Direktur Politeknik Negeri Bandung Nomor 1 Tahun 2012.

3. Surat/naskah dinas yang akan dikaji diantaranya a. Peraturan

(21)

e. Memo

f. Surat undangan g. Surat pengumuman

4. Terbatas pada pengelolaan surat masuk,surat keluar dan disposisi yang berisi instruksi atau arahan pekerjaan.

5. Secara umum user yang akan menggunakan sistem ini diantaranya Direktur, Kepala Unit Kerja, Sekretaris TU Unit Kerja, dan Administrasi Umum.

6. Sistem pengolahan data :

A. Pemasukan data pada sistem : a. Data pegawai

b. Data surat masuk c. Data surat keluar

B. Pengolahan data pada sistem :

a. Proses pencarian dan pengurutan data/surat berdasarkan nomor surat, tanggal masuk, pengirim, dan status surat.

b. Proses disposisi surat masuk yang berisi instruksi, penanggung jawab, lampiran, dan arahan pekerjaan.

c. Proses monitoring status surat dan penelusuran keberadaan surat. d. Proses pembuatan surat keluar.

C. Keluaran sistem :

a. Laporan rekapitulasi surat masuk dan keluar di Sekretariat Unit Kerja Polban.

b. Laporan berupa statistik surat yang masuk, surat masuk yang masih menunggu untuk dilakukan disposisi, surat masuk yang telah dilakukan disposisi.

c. Surat keluar. D. Metode Analisis

(22)

data adalah DFD (Data Flow Diagram), diagram untuk memodelkan relasi antara data adalah diagram E-R, dan menggunakan flow map untuk menggambarkan prosedur yang sedang berjalan.

7. Akses terhadap sistem dilakukan melalui teknologi web sehingga membutuhkan koneksi internet dan aplikasi penunjang lain yaitu web browser.

8. Hanya dapat melampirkan berkas elektronik berupa berkas gambar dan dokumen dengan format tertentu.

9. Notifikasi hanya diberikan ketika menerima surat masuk dan disposisi masuk.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan tugas akhir ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

BAB 1 PENDAHULUAN

Pada bab ini akan dipaparkan mengenai hal-hal yang menyebabkan penelitian ini dilakukan sampai dengan bagaimana pendekatan yang dilakukan untuk mencapai hasil akhir penelitian. Hal-hal tersebut mencakup latar belakang mengapa penelitian dilakukan, masalah penelitan, maksud dan tujuan penelitian, batasan masalah penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

(23)

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini membahas analisis kebutuhan sistem dan pengguna, diantaranya yaitu analisis masalah, analisis prosedur yang berjalan, analisis basis data, analisis kebutuhan fungsional, dan perancangan sistem yang dimulai dari perancangan data, perancangan menu, dan perancangan Antarmuka program (interface).

BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

Bab ini berisi tentang tahap implementasi sistem, terdiri dari beberapa langkah diantaranya yaitu menerapkan rencana implementasi, melakukan kegiatan implementasi, dan tindak lanjut implementasi. Selain itu berisi pengujian program yang dikerjakan.

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN

(24)

(25)

63

BAB 3

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena apabila terjadi kesalah dalam tahap ini, akan mengakibatkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehinga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Pada tahap analisis akan dibahas mengenai analisis masalah, analisis prosedur yang sedang berjalan,analisis basis data, analisis kebutuhan non fungsional dan kebutuhan fungsional.

3.1.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Analisis sistem yang sedang berjalan memberikan gambaran tentang sistem yang diamati yang saat ini sedang berjalan. Data yang dijadikan bahan uji dan analisis didapatkan dari hasil analisis sistem lama untuk pembangunan dan penerapan sebuah aplikasi sistem yang diusulkan.

3.1.1.1 Analisis Masalah

(26)

Frekuensi surat yang banyak membuat surat sering tercecer,keamanan surat tidak terjamin sehingga surat sering hilang dan disposisi menjadi tidak tercapai.

Dengan sistem yang berjalan saat ini memiliki kendala pada saat sekretaris menyerahkan surat masuk beserta lembar disposisi kepada pimpinan, sedangkan pimpinan sedang tidak berada di ruang kerjanya atau sedang melakukan perjalanan dinas maka pimpinan tidak dapat mengecek surat masuk sehingga disposisi menjadi tertunda. Surat akan dilakukan disposisi jika pejabat atau pimpinan sudah kembali di ruangan kerjanya. Pada proses penggandaan naskah disposisi dilakukan di setiap sekretariat unit kerja sebagai upaya dokumentasi arsip yang mana mengakibatkan pengulangan aktifitas yang sama, dan pemborosan penggunaan sumber daya. Selain itu terjadi penumpukan surat karena respon pegawai atau unit yang lama terhadap disposisi yang diterima sehingga terkadang pekerjaan diselesaikan tidak tepat waktu. 3.1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan

Prosedur yang terlibat dalam sistem ini adalah prosedur pengarsipan surat masuk, prosedur pengarsipan surat keluar dan prosedur pembuatan surat keluar. 3.1.2.1 Prosedur Surat Masuk

Prosedur pengarsipan surat masuk menggambarkan proses pengarsipan surat masuk yang dilakukan di setiap Sekretariat Unit Kerja. Proses-proses yang terdapat dalam prosedur pengarsipan surat masuk yaitu :

1. Surat dari Instansi/Lembaga di luar Polban / unit / bagian / Jurusan diterima, dicatat tanggal diterima dalam buku agenda surat masuk dan penggandaan surat oleh Administrasi Umum.

(27)

Sekretaris. Setelah itu surat masuk dan lembar disposisi diberikan kepada Direktur/Kepala Unit Kerja.

3. Direktur/Kepala Unit Kerja membaca surat masuk dan langsung memberikan disposisi yang berupa instruksi kepada bagian/unit/staf sesuai dengan peta jabatan struktural dibawahnya.

4. Bagian/unit/jurusan membuka atau membaca surat beserta disposisi yang berupa instruksi dari pimpinan dan melaksanakan perintah sesuai disposisi yang diberikan.

(28)

Instansi/Lembaga di Luar Polban/Unit/

Jurusan

Staf TU Unit Kerja

Surat Masuk

Pengagendaan, penggandaan Surat Masuk Surat masuk yang telah diagendakan

Surat Masuk

A1

Keterangan

A1 : Arsip surat masuk Administrasi Umum A2 : Arsip surat masuk Tata Usaha Unit Kerja

Bagian/Unit/ Surat masuk yang

digandakan

Surat masuk beserta lembar disposisi

Surat dan perintah disposisi

Administrasi Umum

Cek tujuan surat apakah ke pimpinan

atau unit kerja ?

Surat masuk yang digandakan

Pemberian lembar disposisi

Pengagendaan, penggandaan Surat Masuk Surat masuk yang telah diagendakan

Surat masuk yang digandakan A2

Surat masuk beserta lembar disposisi

Gambar 3.1 Flowmap Surat Masuk

3.1.2.2 Prosedur Surat Keluar

Prosedur surat keluar menggambarkan proses pengarsipan surat keluar dan pembuatan surat keluar yang dilakukan di setiap Tata Usaha Unit Kerja. Proses-proses yang terdapat dalam prosedur surat keluar yaitu :

1. Staf TU Unit atau Sekretaris membuat konsep surat keluar sesuai perintah Direktur atau Kepala Unit Kerja.

(29)

3. Jika sudah sesuai maka Staf TU Unit/Sekretaris membuat surat keluar dan memberikan nomor surat keluar.

4. Menanda tangankan surat balasan kepada Direktur atau Kepala Unit Kerja. 5. Mencatat dan mengagendakan surat dalam buku agenda keluar.

(30)

Direktur/Kepala Unit Kerja

Staf TU Unit Kerja/ Sekretaris

Keterangan

A1 : Arsip agenda surat keluar

Instansi Luar/ Bagian/Unit/ Jurusan Polban

Konsep Surat Keluar Konsep Surat

Keluar Pemeriksaan

Konsep Surat

Sesuai ?

Konsep surat tidak sesuai Tidak

Konsep Surat Sesuai

Ya

Konsep surat tidak sesuai

Konsep Surat Sesuai

Surat keluar Surat keluar

Penandatanganan surat keluar

Membuat surat keluar dan memberikan nomor surat

Surat keluar yang sudah ditandatangan

Pengagenda an surat

keluar

Surat keluar

A1

2

Surat keluar yang telah diagendakan

1

(31)

3.1.3.1 Proses Bisnis

Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tententu atau yang menghasilkan produk atau layanan demi meraih tujuan tertentu. Proses bisnis yang terdapat di Administrasi Umum dan setiap Tata Usaha Unit Kerja dalam melakukan penanganan terhadap surat masuk dan surat keluar melibatkan proses penerimaan surat masuk yang dilakukan oleh Administrasi Umum dimana surat masuk akan dicatat kedalam buku agenda surat masuk mulai dari no agenda, tanggal terima surat, no surat,sifat surat, asal surat, perihal, tujuan. Setelah surat masuk dicatat kedalam buku agenda selanjutnya surat disimpan dalam folder atau map surat. Untuk proses bisnis sistem yang akan dibangun nanti dokumen hardcopy terlebih dahulu di scan untuk diterjemahkan menjadi softcopy. Setelah itu diupload ke dalam sistem sebagai upaya pengarsipan.

Setelah penerimaan surat masuk tahap selanjutnya surat diberikan sesuai dengan tujuan surat untuk dilakukan disposisi. Disposisi berupa instruksi dilakukan dari seorang pejabat atau atasan kepada bawahannya. Disposisi dapat ditujukan kepada lebih dari satu bawahannya. Bagian atau unit yang mendapatkan disposisi dapat mendisposisikan kembali kepada jabatan struktural dibawahnya. Pihak yang terlibat memiliki tanggung jawab untuk menyelesaikan setiap instruksi yang ada pada disposisi yang ditujukan kepada dirinya. Isi dari lembar disposisi terdiri dari tanggal surat, tanggal penyelesaian, no agenda, asal, perihal, nomor surat, pengirim disposisi, tujuan disposisi dan instruksi atau isi disposisi.

(32)

pembuatan surat, no surat,sifat surat, asal surat, perihal, tujuan untuk diarsipkan dan surat dikirim sesuai dengan tujuan surat baik masih dalam atau luar instansi Polban.

Sistem penyimpanan dokumen berdasarkan urutan abjad dari kata tangkap (nama) dokumen bersangkutan. Melalui sistem abjad ini, dokumen disimpan berdasarkan urutan abjad dan nama terdiri dari dua jenis, yaitu nama orang dan nama badan atau perusahaan. Sistem penyimpanan dokumen berdasarkan urutan abjad nama orang terdiri dari nama lengkap atau nama tunggal sedangkan sistem penyimpanan berdasarkan urutan abjad nama badan terdiri dari nama badan pemerintah, nama badan swasta, dan nama organisasi. Dokumen-dokumen tersebut sewaktu-waktu akan dibutuhkan kembali. Dokumen atau surat yang bersifat rahasia hanya dapat diakses oleh pihak terlibat. Tidak semua pengguna dapat mengakses surat yang bersifat rahasia.

3.1.3 Analisis Kebutuhan Non Fungsional

3.1.3.1 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras

Berikut ini spesifikasi perangkat keras yang tersedia di Politeknik Negeri Bandung diantaranya adalah :

Processor : Intel Processor Core i3

RAM : 2 GB

Harddisk : 250 GB

Berikut ini spesifikasi minimum perangkat keras yang dibutuhkan agar dapat menjalankan aplikasi secara optimal pada sisi client yaitu:

Processor : Intel Pentium IV atau AMD 64

RAM : min 1 GB

Harddisk : min 40 GB

(33)

3.1.3.2 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

Analisis perangkat lunak cenderung lebih menekankan kepada aspek pemanfaatan sumberdaya yaitu software yang selama ini telah dimiliki oleh tempat penelitian ini diambil. Didalam pembangunan perangkat lunak harus diperhatikan kebutuhan dari user agar agar aplikasi dapat dijalankan secara optimal diantaranya sebagai berikut :

Perangkat lunak yang dibutuhkan pada sisi client yaitu :

Sistem Operasi : windows (windows XP dan Windows 7) atau Linux (ubuntu, fedora, debian, dan lain-lain) .

Web Browser : firefox, google chrome, opera.

Perangkat lunak yang sudah tersedia di Politeknik Negeri Bandung yaitu menggunakan Sistem Operasi Windows 7 dan web browser yang digunakan yaitu firefox sehingga kebutuhan perangkat lunak sudah memenuhi.

3.1.3.3 Analisis Pengkodean

(34)

1. Pengagendaan Surat Masuk dan keluar

Kode surat yang terdapat pada proses pengagendaan surat di Sekretariat Unit Kerja adalah :

Format penulisan : 9999/xxxxx/xxx/xx/9999

nomor urut agenda surat keluar / masuk kode instansi dan jabatan Direktur Polban kode sifat surat

kode hal

tahun pembuatan surat Contoh pengkodean :

25/PL1.R/BSA/KP/2012 2. Pembuatan Surat Keluar

Kode surat keluar yang terdapat pada proses pembuatan surat keluar di Sekretariat Unit Kerja Polban adalah :

Format penulisan : 9999/xxxxx/xxx/xx/9999

nomor urut surat keluar

kode instansi dan jabatan Direktur Polban kode sifat surat

kode hal

tahun pembuatan surat contoh pengkodean :

(35)

3.1.3.4 Analisis Pengguna

Analisis pengguna dimaksudkan untuk mengetahui siapa saja pengguna yang terlibat dalam sistem beserta karakteristik dari pengguna sistem. Administrasi Umum dan Staf TU Unit Kerja/Sekretaris yang bertugas untuk melakukan beberapa pencatatan dari keterangan surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan dan pengagendaan surat keluar, sedangkan pimpinan bertugas untuk menelaah isi dari surat masuk,menanggapi surat masuk.

Berdasarkan observasi yang telah dilakukan untuk menganalisis keterampilan para pengguna di Politeknik Negeri Bandung ini dapat disimpulkan

1. Para pelaku sistem sudah cukup mahir dalam penggunaan komputer.

2. Para pelaku sistem memiliki wawasan dasar yang cukup mengenai pengisian form.

3. Para pelaku sistem memiliki account jejaring sosial yang dapat disimpulkan bahwa para pelaku sistem sudah terbiasa menggunakan web browser. Sehingga tidak ada masalah dalam segi pengguna aplikasi. Spesifikasi pengguna dapat dilihat di tabel 3.1

Tabel 3.1 Spesifikasi Pengguna

Pengguna Tanggung

Jawab Hak Akses

Tingkat

Keterampilan Pengalaman

Direktur/Kepala

Unit Kerja

Memberikan

disposisi

terhadap surat

masuk

Melihat surat

masuk, surat

keluar

Disposisi.

Menguasai

komputer,

menguasai

variable input

dalam

pengolahan data

Menggunakan

aplikasi

pengisian form

Administrasi

Umum

Pengagendaan

surat masuk

dan keluar.

Melakukan

pencatatan dan

pengagendaan

surat baik surat

Menguasai

komputer,

menguasai

variable input

Menggunakan

aplikasi

(36)

masuk atau surat

keluar.

Monitoring status

surat dan tracking

surat.

dalam

pengolahan data

Staf Tata Usaha

Unit Kerja/

Sekretaris

Pengagendaan

surat keluar.

pengagendaan

surat keluar.

Monitoring status

surat dan tracking

surat.

Menguasai

komputer,

menguasai

variable input

dalam

pengolahan data

Menggunakan

aplikasi

pengisian form

Berdasarkan keterampilan para pengguna di Politeknik Negeri Bandung sudah memenuhi dari spesifikas pengguna yang diperlukan.

3.1.3.5 Analisis Kelayakan

Analisis kelayakan dalam mengimplementasi Sistem Pengelolaan Distribusi Surat dan Monitoring Disposisi Digital ditentukan dengan menggunakan analisis biaya dan manfaat (Cost and Benefit Analysis).

1. Analisis Biaya Sistem

Total biaya investasi awal untuk pembangunan sistem meliputi biaya langsung personil dan biaya langsung non personil adalah sebesar Rp 36.750.000,00 . Implementasi sistem ini dilakukan oleh tim ahli dengan biaya Rp 26.250.000,00 dalam jangka waktu 3 bulan atau 90 hari.

2. Analisis Manfaat Sistem

(37)

Tabel 3.2 Total Biaya Penggunaan ATK

Tahun Biaya Alat Tulis

Kantor

Tahun 1 11.550.000

Tahun 2 9.930.000

Tahun 3 7.960.000

Tahun 4 6.910.000

Total 36.350.000

Berdasarkan data yang terdapat pada tabel total biaya penggunaan atk maka dapat dihitung penurunan biaya alat tulis kantor sebagai berikut :

Tabel 3.3 Penurunan Biaya Alat Tulis Kantor

Tahun Penurunan Biaya Alat Tulis Kantor

Tahun 1

23.600.000 – 11.550.000 = 12.050.000

Tahun 2

11.050.000 – 9.930.000 = 1.120.000

Tahun 3

9.930.000 – 7.960.000 = 2.470.000

Tahun 4

7.960.000 – 6.910.000 = 1.550.000

Total 17.190.000

3. Analisis Kelayakan dengan Return On Investment Method

(38)

Manfaat tahun ke 1 = Rp 12.050.000 Manfaat tahun ke 2 = Rp 13.670.000 Manfaat tahun ke 3 = Rp 15.640.000 Manfaat tahun ke 4 = Rp 16.690.000 + Total manfaat = Rp 58.050.000

Sedangkan biaya yang dikeluarkan untuk pembangunan sistem adalah : Biaya tahun ke 0 = Rp 36.750.000

Biaya tahun ke 1 = Rp 2.000.000 Biaya tahun ke 2 = Rp 2.000.000 Biaya tahun ke 3 = Rp 2.000.000 Biaya tahun ke 4 = Rp 2.000.000 + Total biaya = Rp 44.750.000 Nilai ROI yang diperoleh adalah sebesar :

= ((Rp 58.050.000-Rp 44.750.000)/Rp 44.750.000)x100% = 29.72%

(39)

(40)

3.1.4 Analisis Basis Data

Dalam memodelkan data dan menggambarkan hubungan antara data yang ada pada flowmap yang sedang berjalan tersebut dapat dilihat hubungan antar entitas, sebagai acuan untuk pembuatan ERD(Entity Relationship Diagram). Berikut ini adalah diagram ERD acuan dari sistem yang sedang berjalan pada gambar. 3.3

np_agenda_sm _{no srt_sk}

idunit Nama_unit tgl_sm

asal_sm no_sm

perihal_sm id_sifat sifat_surat

isi_sk

(41)

3.1.5 Analisis Kebutuhan Fungsional

3.1.5.1 Diagram Konteks

Diagram konteks atau disebut juga dengan model sistem fundamental merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah bubble tunggal dengan data input output yang ditunjukkan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara berurutan. Diagram konteks dari sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut:

Staf TU Unit Kerja/Sekretaris

Direktur/Kepala Unit Kerja

Sistem Pengelolaan Distribusi Surat dan Monitoring Digital Disposition di Politeknik Negeri Bandung

Administrasi Umum

Info dipsosisi Info surat masuk Info surat keluar

Data login Periode

Info laporan surat

Info surat masuk Info surat keluar Info disposisi Data unit kerja

Data surat masuk Data surat keluar

Data jenis surat Data sifat surat

Data folder

Info unit kerja Info surat masuk

Info surat keluar Info jenis surat

Info sifat surat Info folder Info jabatan

Data login Data user

Info login invalid Data jabatan

Info user Data surat keluar

Info login invalid

Info disposisi

Data disposisi Data login Data user

Info login invalid Info user

Info laporan surat Periode

Gambar 3.5 Diagram Konteks

3.1.5.2 Diagram Flow Diagram

(42)

1. DFD Level 1

DFD Level 1 yang terdiri dari proses login, pengolahan data master, pengolahan data surat dan pengolahan laporan surat.

1 Login

Direktur/Kepala Bagian

Administrasi Umum Sekretaris/Staf TU Unit

Kerja

2 Pengolahan Data

Master

3 Pengolahan Data

Surat

Data login invalid

data user data unit kerja data sifat surat data jenis surat data jabatan

info surat masuk info surat keluar info disposisi

Data surat keluar Data surat masuk data unit kerja

data jenis surat

Info surat masuk Info surat keluar Info disposisi

Data surat keluar data unit kerja

data sifat surat

data jenis surat

In

Info login invalid

In

info laporan surat data surat keluar

data surat masuk Data surat masuk

periode

info laporan surat

data unit kerja data user

data sifat surat data jenis surat

Data disposisi

Data disposisi data user

info user info unit kerja info sifat surat info jenis surat Info folder info jabatan

data sifat surat

jabatan data login valid

data user

(43)

2. DFD Level 2 Proses 2 Pengolahan Data Master

DFD level 2 proses 2 pengolahan data master terdiri dari proses pengolahan data user, pengolahan data unit kerja, pengolahan data sifat surat, pengolahan jenis surat dan pengolahan data jabatan.

Administrasi Umum

2.1 Pengolahan

data user

2.2 Pengolahan data unit kerja

2.3 Pengolahan data

sifat surat

Unit Kerja

Sifat Surat User

Data unit kerja Data user

Data sifat surat

Data user

Data unit kerja

Data sifat surat Data user Info user

Data unit kerja Info unit kerja

Data sifat surat

Info sifat surat

2.4 Pengolahan data

jenis surat

Data jenis surat

Info jenis surat

2.6 Pengolahan data

jabatan

Data jabatan

Info jabatan

Data jenis surat

Data jabatan

Jenis surat

Jabatan 2.5

Pengolahan data folder

Folder

Data folder Data folder

Info folder Data folder

(44)

3. DFD Level 2 Proses 3 Pengolahan Data Surat

DFD level 2 proses 3 pengolahan data surat terdiri dari proses pengolahan surat masuk dan surat keluar.

Administrasi Umum

Staf TU Unit Kerja / Sekretaris

3.1 Pengolahan Surat

Masuk

3.2 Pengolahan Surat

Keluar Data surat masuk

Info surat masuk

Surat Masuk

Surat Keluar Disposisi

Info surat keluar Data surat keluar

D

Data surat keluar

Info surat masuk Data unit kerja

Data user

Data unit kerja Data disposisi

Data surat masuk

Data sifat surat

Info disposisi

Info surat masuk Info surat keluar

Info disposisi

(45)

4. DFD Level 2 Proses 4 Pengolahan Laporan Surat

DFD level 2 proses 4 pengolahan laporan surat keluar terdiri dari proses laporan surat masuk dan surat keluar.

Administrasi Umum Staf TU Unit Kerja/ Sekretaris

4.1 Laporan Surat Masuk

4.2 Laporan Surat Keluar

Surat Masuk

Surat Keluar

Periode Periode

Laporan Surat Masuk

Laporan Surat Keluar

Laporan Surat Masuk

Data surat keluar Data surat masuk

Gambar 3.9 DFD Level 2 Proses 4 Pengolahan Laporan Surat

5. DFD Level 2 Proses 5 Pengaturan Profil

(46)

Administrasi Umum Staf TU Unit Kerja/_Sekretaris

5.1 Lihat Profil

5.2 Ubah Profil User

Data user

Data user Data user Info user

Info user Data user

Data user

Data user Data user

Info user

Gambar 3.10 DFD Level 2 Proses 5 Pengaturan Profil

6. DFD Level 3 Proses 2.1 Pengolahan Data User

DFD level 3 proses 2.1 pengolahan data user terdiri dari proses tambah user, hapus user dan ubah user.

Administrasi Umum

2.1.1 Tambah User

2.1.2 Hapus User

User

2.1.3 Ubah User Data user

Data user

Data user Data user

Data user

Data user Info user

Info user

Gambar 3.11 DFD Level 3 Proses 2.1 Pengolahan Data User

7. DFD Level 3 Proses 2.2 Pengolahan Data Unit Kerja

(47)

Administrasi Umum

2.2.1 Tambah Unit

Kerja

2.2.2 Ubah Unit

Kerja

Unit Kerja

2.2.3 Hapus Unit

Kerja

Data unit kerja Data unit kerja

Gambar 3.12 DFD Level 3 Proses 2.2 Pengolahan Data Unit Kerja

8. DFD Level 3 Proses 2.3 Pengolahan Data Sifat Surat

DFD level 3 proses 2.3 pengolahan data sifat surat terdiri dari proses tambah sifat surat, ubah sifat surat dan hapus sifat surat.

Administrasi Umum

2.3.1 Tambah sifat

surat

2.3.2 Ubah sifat

surat

Sifat Surat

2.3.3 Hapus sifat

surat

Data sifat surat Data sifat surat

Data sifat surat Info sifat surat

Gambar 3.13 DFD Level 3 Proses 2.3 Pengolahan Data Sifat Surat

(48)

DFD level 3 proses 2.4 pengolahan data jenis surat terdiri dari proses tambah jenis surat, ubah jenis surat dan hapus jenis surat.

Administrasi Umum

2.4.1 Tambah Jenis

Surat

2.4.2 Ubah jenis

surat

Jenis surat

2.4.3 Hapus jenis

surat

Data jenis surat Data jenis surat

Data jenis surat Info jenis surat

Gambar 3.14 DFD Level 3 Proses 2.4 Pengolahan Data Jenis Surat

10. DFD Level 3 Proses 2.5 Pengolahan Data Folder

DFD level 3 proses 2.5 pengolahan data folder terdiri dari proses tambah folder, ubah folder dan hapus folder.

Administrasi Umum

2.5.1 Tambah folder

2.5.2 Ubah folder

Folder

2.5.3 Hapus folder

Data foler Info folder

Data folder Info folder

Gambar 3.15 DFD Level 3 Proses 2.5 Pengolahan Data Folder

(49)

DFD level 3 proses 2.5 pengolahan data jabatan terdiri dari proses tambah jabatan, ubah jabatan dan hapus jabatan.

Administrasi Umum

2.6.1 Tambah

jabatan

2.6.2 Ubah jabatan

Jabatan

2.6.3 Hapus jabatan

Data jabatan Data jabatan

Data jabatan Info jabatan

Gambar 3.16 DFD Level 3 Proses 2.6 Pengolahan Data Jabatan

12. DFD Level 3 Proses 3.1 Pengolahan Data Surat Masuk

(50)

Administrasi Umum

3.1.1 Tambah Surat

Masuk

3.1.2 Ubah Surat

Masuk

Disposisi

3.1.3 Hapus Surat

Masuk

Staf TU Unit

Kerja Direktur/Kepala _Bagian

Surat Masuk 3.1.4

Disposisi

Data surat masuk Info surat masuk

Info surat masuk

In

Data surat masuk Data disposisi

Sifat surat

Unit kerja User

Info surat masuk

Info surat masuk Data surat masuk

Data surat masuk

D

Data sifat surat

D

Info surat masuk

Data surat masuk Info surat masuk

Data surat masuk

Jabatan

Data jabatan _Data

jabatan

Gambar 3.17 DFD Level 3 Proses 3.1 Pengolahan Data Surat Masuk

13. DFD Level 3 Proses 3.2 Pengolahan Data Surat Keluar

(51)

Administrasi Umum

3.1.1 Tambah surat

keluar

3.1.2 Ubah surat

keluar

3.1.3 Hapus surat

keluar

Staf TU Unit

Kerja Direktur/Kepala _Bagian

Surat keluar Data surat keluar

Info surat keluar _{Info surat keluar}

Info surat keluar

Sifat surat user Unit kerja

In

Info surat keluar data surat keluar

data surat keluar data surat keluar

data surat keluar data surat

keluar

data surat keluar

Data sifat surat

Da

Info surat keluar data surat keluar Info surat keluar

Data surat keluar

D

data surat keluar

Jenis surat 3.1.4

Cetak Surat

Keluar Data surat keluar

Data jenis surat

Jabatan

Info surat keluar Info surat keluar

D

Gambar 3.18 DFD Level 3 Proses 3.2 Pengolahan Data Surat Keluar

14. DFD Level 4 Proses 3.1.4 Disposisi

(52)

Direktur/

Data disposisi Data disposisi

Data disposisi

Data surat masuk

D

Data surat masuk Info disposisi

Gambar 3.19 DFD Level 4 Proses 3.1.4 Pengolahan Data Disposisi

3.1.5.3 Spesifikasi Proses

(53)

terdapat dalam program dijelaskan. Penjelasan ini meliputi nama proses, input,

output, source, destionation, deskripsidan logika proses.

Tabel 3.4 Spesifikasi Proses

No. Detail Keterangan

1. Nomor Proses 1 Nama Proses Login

Source Administrasi Umum, Staf TU Unit Kerja/Sekretaris,

Direktur/Kepala Unit Kerja.

Input Data login

Output Info login

Destination Administrasi Umum, Staf Tata Usaha Unit Kerja,

Direktur/Kepala Unit Kerja.

Deskripsi Proses login digunakan oleh administari umum, Staf Tata Usaha Unit Kerja dan Direktur/Kepala Unit Kerja

Logika Proses 1. Admnistrasi Umum, Staf TU Unit Kerja/Sekretaris, Direktrur/Kepala Unit Kerja memasukan data login. 2. Sistem mengecek data login yang dimasukan.

3. Jika data login kosong maka tampil informasi login gagal.

4. Jika data login sudah benar maka dapat masuk ke halama utama sistem

5. Jika data login salah maka tampil informasi gagal login.

2. Nomor Proses 2

Nama Proses Pengolahan Data Master

(54)

Input Data user, data sifat surat, data jenis surat,data folder, data jabatan, data unit kerja

Output Info user, info sifat surat, info jenis surat,info folder, info

jabatan, info unit kerja

Destination Admnistrasi Umum

Deskripsi Proses ini digunakan untuk pengolahan data master

Logika Proses 1. Administrasi Umum memasukan data user, data sifat surat, data jenis surat,data folder, data jabatan, data unit kerja

2. Sistem akan memeriksa kelengkapan dan ketepatan data.

3. Jika data tidak lengkap atau tidak tepat, maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan pengisian data. 4. Jika data lengkap dan tepat, maka data akan disimpan

ke dalam database. 3. Nomor Proses 2.1

Nama Proses Pengolahan Data User

Source Administrasi Umum

Input Data user

Output Info user

Destination Administrasi Umum

Deskripsi Proses ini digunakan untuk pengolahan data user. Logika Proses 1. Administrasi Umum memasukan data user

2. Sistem akan memeriksa kelengkapan dan ketepatan data user.

3. Jika data tidak lengkap atau tidak tepat maka sistem menampilkan pesan kesalahan pengisian data.

(55)

disimpan kedalam database. 4. Nomor Proses 2.1.1

Nama Proses Tambah User

Input Data User

Output Info User

Destination Administrasi Umum

Deskripsi Proses ini digunakan untuk menambah data user. Logika Proses 1. Administrasi menambah data user baru.

2. Jika data yang dimasukan belum lengkap maka akan tampil pesan data masih kosong.

3. Jika data yang dimasukan belum benar maka akan tampil pesan kesalahan dalam memasukan data.

4. Jika data yang dimasukan sudah benar maka data user akan disimpan ke database.

5. Nomor Proses 2.1.2 Nama Proses Hapus User

Input Data User

Output Info User

Deskripsi Proses ini digunakan untuk menghapus data user.

Logika Proses 1. Administrasi Umum memilih data user yang akan dihapus dan pilih tombol hapus.

2. Tampil pesan konfirmasi penghapusan data.

(56)

6. Nomor Proses 2.1.3

Nama Proses Ubah User

Input Data User

Output Info User

Deskripsi Proses ini digunakan untuk mengubah data user.

Logika Proses 1. Administrasi Umum mengubah data user lama dengan data user baru.

2. Jika data masukkan benar maka sistem akan

meng-update data user lama dengan data user baru.

3. Jika data masukkan tidak sesuai maka sistem akan

menampilkan pesan kesalahan.

7. Nomor Proses 2.2

Nama Proses Pengolahan Data Unit Kerja

Input Data Unit Kerja

Output Info Unit Kerja

Deskripsi Proses ini digunakan untuk pengolahan data unit kerja. Logika Proses 1. Administrasi Umum memasukan data unit kerja

2. Sistem akan memeriksa kelengkapan dan ketepatan data unit kerja.

3. Jika data tidak lengkap atau tidak tepat maka sistem menampilkan pesan kesalahan pengisian data

4. Jika data lengkap dan tepat, maka data unit kerja akan disimpan kedalam database.

(57)

Nama Proses Tambah Unit Kerja

Input Data unit kerja

Output Info unit kerja

Deskripsi Proses ini digunakan untuk menambah data unit kerja. Logika Proses 1. Administrasi menambah data unit kerja baru.

4. Jika data yang dimasukan sudah benar maka data unit kerja akan disimpan ke database.

Nama Proses Ubah Unit Kerja

Deskripsi Proses ini digunakan untuk mengubah data unit kerja

Logika Proses 1. Administrasi Umum mengubah data unit kerja lama dengan data unit kerja baru.

meng-update data unit kerja lama dengan data unit kerja baru.

3. Jika data masukkan tidak sesuai maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan.

(58)

Nama Proses Hapus Unit Kerja

Deskripsi Proses ini digunakan untuk menghapus data unit kerja. Logika Proses 1. Administrasi Umum memilih data unit kerja yang akan

dihapus dan pilih tombol hapus.

3. Sistem mengecek jika pilihannya batal, maka data unit kerja batal untuk dihapus tetapi jika pilihannya OK, maka data unit kerja dihapus.

11. Nomor Proses 2.3

Nama Proses Pengolahan Data Sifat Surat

Input Data sifat surat

Output Info sifat surat

Deskripsi Proses ini digunakan untuk pengolahan data sifat surat. Logika Proses 1. Administrasi Umum memasukan data sifat surat

2. Sistem akan memeriksa kelengkapan dan ketepatan data sifat surat.

4. Jika data lengkap dan tepat, maka data sifat surat akan disimpan kedalam database.

(59)

Deskripsi Proses ini digunakan untuk menambah data sifat surat. Logika Proses 1. Administrasi Umum menambah data sifat surat.

4. Jika data yang dimasukan sudah benar maka data sifat surat akan disimpan ke database.

Nama Proses Ubah Sifat Surat

Deskripsi Proses ini digunakan untuk mengubah data sifat surat.

Logika Proses 1. Administrasi Umum mengubah data sifat surat lama dengan data sifat surat baru.

meng-update data sifat surat lama dengan data sifat surat baru.

Nama Proses Hapus Sifat Surat

(60)

Deskripsi Proses ini digunakan untuk menghapus data sifat surat. Logika Proses 1. Administrasi Umum memilih data sifat surat yang akan

3. Sistem mengecek jika pilihannya batal, maka data unit kerja batal untuk dihapus tetapi jika pilihannya OK, maka data sifat surat dihapus.

Nama Proses Pengolahan Data Jenis Surat

Input Data jenis surat

Output Info jenis surat

Deskripsi Proses ini digunakan untuk pengolahan data jenis surat. Logika Proses 1. Administrasi Umum memasukan data jenis surat

2. Sistem akan memeriksa kelengkapan dan ketepatan data jenis surat.

4. Jika data lengkap dan tepat, maka data jenis surat akan disimpan kedalam database.

Nama Proses Tambah Jenis Surat

(61)

Deskripsi Proses ini digunakan untuk menambah data sifat surat. Logika Proses 1. Administrasi Umum menambah data jenis surat.

4. Jika data yang dimasukan sudah benar maka data jenis surat akan disimpan ke database.

Nama Proses Ubah jenis surat

Deskripsi Proses ini digunakan untuk mengubah data jenis surat. Logika Proses 1. Administrasi Umum mengubah data jenis surat lama

dengan data jenis surat baru.

meng-update data jenis surat lama dengan data jenis surat

baru.

Nama Proses Hapus jenis surat

(62)

Deskripsi Proses ini digunakan untuk menghapus data jenis surat. Logika Proses 1. Administrasi Umum memilih data jenis surat yang akan

3. Sistem mengecek jika pilihannya batal, maka data jenis surat batal untuk dihapus tetapi jika pilihannya OK, maka data jenis surat dihapus.

Nama Proses Pengolahan Data Folder

Input Data folder

Output Info folder

Deskripsi Proses ini digunakan untuk pengolahan data folder. Logika Proses 1. Administrasi Umum memasukan data folder

2. Sistem akan memeriksa kelengkapan dan ketepatan data folder.

4. Jika data lengkap dan tepat, maka data folder akan disimpan kedalam database.

Nama Proses Tambah Folder

(63)

Input Data folder

Deskripsi Proses ini digunakan untuk menambah data folder. Logika Proses 1. Administrasi Umum menambah data folder.

4. Jika data yang dimasukan sudah benar maka data folder akan disimpan ke database.

21. Nomor Proses 2.5.2 Nama Proses Ubah folder

Input Data folder

Deskripsi Proses ini digunakan untuk mengubah data jenis surat. Logika Proses 1. Administrasi Umum mengubah data jabtan lama dengan

data folder baru.

meng-update data folder lama dengan data folder baru.

Nama Proses Hapus folder

(64)

Input Data folder

Deskripsi Proses ini digunakan untuk menghapus data folder.

Logika Proses 1. Administrasi Umum memilih data folder yang akan dihapus dan pilih tombol hapus.

3. Sistem mengecek jika pilihannya batal, maka data folder batal untuk dihapus tetapi jika pilihannya OK, maka data folder dihapus.

Nama Proses Pengolahan Data Jabatan

Input Data jabatan

Output Info jabatan

Deskripsi Proses ini digunakan untuk pengolahan data jabatan. Logika Proses 1. Administrasi Umum memasukan data jabatan

2. Sistem akan memeriksa kelengkapan dan ketepatan data jabatan.

4. Jika data lengkap dan tepat, maka data jabatan akan disimpan kedalam database.

Nama Proses Tambah Jabatan

(65)

Deskripsi Proses ini digunakan untuk menambah data jabatan. Logika Proses 1. Administrasi Umum menambah data jabatan.

4. Jika data yang dimasukan sudah benar maka data jabatan akan disimpan ke database.

Nama Proses Ubah jabatan

Deskripsi Proses ini digunakan untuk mengubah data jenis surat. Logika Proses 1. Administrasi Umum mengubah data jabtan lama dengan

data jabatan baru.

meng-update data jabatan lama dengan data jabatan baru.

Nama Proses Hapus jabatan

(66)

Deskripsi Proses ini digunakan untuk menghapus data jabatan.

Logika Proses 1. Administrasi Umum memilih data jabatan yang akan dihapus dan pilih tombol hapus.

3. Sistem mengecek jika pilihannya batal, maka data jabatan batal untuk dihapus tetapi jika pilihannya OK, maka data jabatan dihapus.

Nama Proses Pengolahan Surat Masuk

Source Administrasi Umum, Direktur/Kepala Unit Kerja

Input Data surat masuk, data disposisi

Output Info surat masuk, info disposisi

Destination Administrasi Umum, Direktur/Kepala Unit Kerja, Staf TU

Unit Kerja/Sekretaris

Deskripsi Proses ini digunakan untuk pengolahan surat masuk. Logika Proses 1. Administrasi Umum memasukan data surat masuk

2. Sistem akan memeriksa kelengkapan dan ketepatan data surat masuk.

4. Jika data lengkap dan tepat, maka data surat masuk akan disimpan kedalam database.

5. Surat yang masuk dilakukan disposisi oleh Direktur/Kepala Unit Kerja

(67)

Nama Proses Tambah surat masuk

Input Data surat masuk

Output Info surat masuk

Destination Administrasi Umum , Staf TU Unit Kerja, Direktur/Kepala

Unit Kerja

Deskripsi Proses ini digunakan untuk menambah data surat masuk Logika Proses 1. Administrasi Umum menambah data surat masuk.

4. Jika data yang dimasukan sudah benar maka data surat masuk akan disimpan ke database.

Nama Proses Ubah surat masuk

Unit Kerja

Deskripsi Proses ini digunakan untuk mengubah data surat masuk. Logika Proses 1. Administrasi Umum mengubah data surat masuk lama

dengan data surat masuk baru.

meng-update data surat masuk lama dengan data surat masuk

baru.

(68)

menampilkan pesan kesalahan. 30. Nomor Proses 3.1.3

Nama Proses Hapus surat masuk

Unit Kerja

Deskripsi Proses ini digunakan untuk menghapus data surat masuk. Logika Proses 1. Administrasi Umum memilih data surat masuk yang

akan dihapus dan pilih tombol hapus. 2. Tampil pesan konfirmasi penghapusan data.

3. Sistem mengecek jika pilihannya batal, maka data surat masuk batal untuk dihapus tetapi jika pilihannya OK, maka data surat masuk dihapus.

31. Nomor Proses 3.1.4 Nama Proses Disposisi

Source Direktur/Kepala Unit Kerja

Input Data disposisi

Output Info disposisi

Destination Direktur/Kepala Unit Kerja, Administrasi Umum, Staf TU

Unit Kerja

Deskripsi Proses ini digunakan untuk melakukan disposisi surat masuk. Logika Proses 1. Direktur/Kepala Unit Kerja melakukan disposisi terhadap surat masuk yang sudah disimpan kedalam database.