Tinjauan Mengenai Prosedur Sistem Informasi Data dan Absensi Kepegawaian Institusi Keperawatan Gigi Politeknik Kesehatan Gigi Bandung

(1)

BANDUNG

Laporan Kerja Praktek

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat

Dalam menempuh Jenjang S1

Program Studi Manajemen

Oleh :

NAMA

: GALIH SYAWALUDIN HAMZAH

NIM

: 21210135

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

(2)

DAFTAR ISI 1.1 Latar Belakang Kerja Praktek...1

1.2 Tujuan Kerja Praktek...3

1.3 Kegunaan Kerja Praktek...4

1.4 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek...5

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Singkat Perusahaann...7

2.2 Struktur Organisasi...9

2.3 Deskripsi Jabatan...10

2.4 Aspek Kegiatan Perusahaan...12

BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK 3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek...15

3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek...15

3.3 Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek...16

3.3.1 Arus Data Sistem...16

3.3.2 Data Pegawai...17

3.3.3 Cara Pencarian Data Online...18

(3)

3.3.6.2 Absensi Online...23

3.3.6.3 Absensi Finger Print...25

3.3.7 Proses Absensi...26

3.3.8 Pengelolaan Absensi...27

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan...28

4.2 Saran...29

LAMPIRAN – LAMPIRAN DAFTAR RIWAYAT HIDUP

SURAT KETERANGAN HAK EKSLISIF

SURAT KETERANGAN PERSETUJUAN PUBLIKASI PENILAIAN KERJA PRAKTEK

SURAT BALASAN KERJA PRAKTEK DARI PERUSAHAAN ABSENSI KEHADIRAN KERJA PRAKTEK

BERITA ACARA BIMBINGAN KERJA PRAKTEK

(4)

DAFTAR TABEL

1.1Jadwal Kegiatan Kerja Praktek...6 3.1 Bentuk Absensi Manual...22

(5)

3.1 Arus Data Sistem...16

3.2 Pencarian Data Pegawai...18

3.3 Tampilan Form Login...23

3.4 Absensi Online...24

3.5 Rekapitulasi Absensi Pegawai...25

(6)

DAFTAR LAMPIRAN

(7)

berkat rahmat dan hidayahnya penulis dapat menyelesaikan laporan kerja praktek

yang berjudul “TINJAUAN MENGENAI PROSEDUR SISTEM INFORMASI

DATA DAN ABSENSI KEPEGAWAIAN DI INSTITUSI KEPERAWATAN

GIGI POLITEKNIK KESEHATAN BANDUNG”.

Dalam proses penyusunan kerja praktek ini, penulis mendapatkan bantuan dari berbagai pihak, baik secara moral, doa, bimbingan, petunjuk, dan pengarahan. Untuk itu, penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada

1. Kepada Bapak Eddy Soeryanto Soegoto Selaku Rektor Unikom 2. Kepada Ibu Prof. Dr. Hj. Dwi Kartini, SE., Spec. Lic Selaku Dekan 3. Kepada Dr. Raeni Dwi Santy, SE M.Si Selaku Kaprodi

4. Kepada Seluruh Dosen Ekonomi 5. Kepada Seluruh Staf Administrasi

6. Kepada Universitas Komputer (UNIKOM)

7. Kepada Ketua Jurusan DRG.SRI MULYANTI,M.KES 8. Kepada Bag.Kepegawaian Bpk BENI SUGIARTO 9. Kepada Bag.Umum Ibu RINA ISMIRANTI,S.Sos

10.Kepada Bag K.Sub. Perpustakaan Bpk AGUS SURYANA,. S.Sos 11.Kepada Bag Teknisi Jaringan Bpk ASEP SURYA SETIAWAN

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan kerja praktek ini masih banyak kekurangan, untuk itu penulis menerima saran dan kritik yang diberikan oleh semua pihak sehingga bermanfaat bagi penulis khususnya dan pembaca umumnya. Penulis berharap laporan kerja praktek ini dapat memberikan manfaat dan dapat membantu pihak-pihak yang membutuhkannya.

Akhir kata semoga Allah SWT. Membalas semua kebaikan dan jasa yang telah penulis terima, semoga tulisan ini bermanfaat bagi pembaca.

Bandung ,20 November 2013

Galih Syawaludin Hamzah

(8)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Kerja Praktek

Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat cepat dewasa ini sangat berpengaruh terhadap kemajuan.Untuk memajukan usaha bisnis diperlukan dukungan manajemen yang tepat dan dalam mengelolanya diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat dengan menggunakan sistem informasi.Sistem informasi adalah suatu jaringan kerja yang merupakan elemen-elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu yaitu berupa informasi yang diperlukan dalam mengambil keputusan baik untuk sekarang maupun diwaktu yang akan datang. Sistem merupakan suatu cara untuk melaksanakan serangkaian aktivitas. Sistem terdiri dari struktur dan proses, struktur sistem merupakan elemen yang membentuk sistem tersebut sedangkan proses menjelaskan cara kerja tiap elemen. Salah satu yang paling banyak digunakan adalah sistem informasi data dan absensi. Sistem informasi data dan absensi merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mengumpulkan informasi yang dibutuhkan oleh bagian kepegawaian maupun pihak-pihak yang akan memerlukan informasi tersebut.Penggunaan sistem informasi data dan absensi sudah memasuki berbagai bidang mulai dari bidang pemerintahan, institusi, pariwisata sampai pada bidang ekonomi yang bertujuan untuk menunjuang kinerja bagian SDM . Sistem Informasi data dan absensi pegawai POLITEKNIK KESEHATAN GIGI BANDUNG memiliki berbagai

(9)

macam proses mulai dari pencatatan data pegawai, absensi, pelatihan pegawai, mutasi, cuti, pelaporan sampai pada absensi pegawai tiap bulannya akan direkap berapa jumlah pegawai, jumlah kehadiran. Kebutuhan akan data dan informasi semakin meningkat, karena data dan informasi dapat digunakan sebagai landasan baik dalam kegiatan pengendalian maupun perencanaan operasional di masa yang akan datang. Dengan adanya kebutuhan data dan informasi yang mampu menunjang kegiatan perusahaan/ institusi yang efektif dan efisien . Penanganan informasi data dan absensi pada setiap organisasi atau institusi merupakan bagian pekerjaan yang sangat penting. Dengan adanya kegiatan tersebut tentunya akan mempermudah penanganan informasi yang diperlukan dalam menjalankannya.Semakin meningkatnya kegiatan maka informasi yang diperlukan pun semakin meningkat. Mengingat terbatasnya tempat, tenaga dan waktu dalam melakukan.

(10)

bentuk laporan telah ditentukan, namun sering adanya kendala terhadap komputer maupun jaringan mengakibatkan bagian kepegawaian melakukan absensi secara manual sehingga mengakibatkan absensi tidak berjalan secara lancar dan efetif.

Pada sisi lain, Bagian kepegawaian dituntut dan telah berkomitmen untuk

menyajikan data kepegawaian yang benar dan mutakhir. Karena itu pelaporan kepegawaian secara manual dirasakan tidak lagi memadai dan tidak secara efektif mendukung komitmen tersebut dan Teknologi Informasi menjadi kebutuhan yang tak dapat ditawar lagi, karena ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan sistem yang efisien dan kompetitif.

“TINJAUAN MENGENAI PROSEDUR SISTEM INFORMASI DATA DAN

ABSENSI KEPEGAWAIAN INSTITUSI KEPERAWATAN GIGI

POLITEKNIK KESEHATAN GIGI BANDUNG”

1.2 Tujuan Kerja Praktek

1. Untuk mengetahui prosedur sistem informasi data.

2. Untuk mengetahui prosedur absensi kepegawaian.

3. Untuk mengetahui masalah atau kendala yang dihadapi pada prosedur sistem informasi data dan absensi kepegawaian.

4. Untuk mengetahui bagaimana mengatasi masalah dan kendala yang ada.

(11)

1.3 Kegunaan Kerja Praktek

Dalam kegiatan kuliah kerja praktek di Poltekkes gigi Bandung diharapkan dapat berguna khususnya untuk penulis dalam menghadapi dunia kerja yang sesungguhnya dimasa depan. Kegunaan tersebut antara lain :

1. Penulis

 Memperoleh banyak pengetahuan mengenai suasana dunia kerja.

 Menambah ilmu pengetahuan, wawasan serta pengalaman yang belum

didapat selama dibangku kuliah.

 Menjadi sarana penulis untuk mempraktekkan ilmu yang diperoleh

dibangku perkuliahan yang dapat dijadikan bekal pada masa yang akan datang.

2. Institusi

 Hasil dari Kuliah Kerja Praktek ini diharapkan bisa memberikan manfaat

sebagai bahan masukan sumbangan dalam upaya menentukan kebijakan perusahaan.

 Adanya hubungan kerja sama yang baik antara perusahaan dengan

perguruan tinggi khususnya didalam mempersiapkan kualitas Sumber Daya Manusia yang siap pakai

 Dapat membantu meringankan pekerjaan karyawan dalam melaksanakan

(12)

3. Umum

 Dapat menjadi bahan referensi tambahan bagi pembaca.

 Dapat menambah wawasan dan sumber informasi bagi yang tertarik

dengan topik yang singkat

 Dapat menjalin silahturahmi antara penulis dengan pembaca.

1.4 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek

Objek penelitian yang dilakukan yaitu mengenai data dan absensi karyawan di Institusi keperawatan gigi Bandung. Adapun tempat penelitian yaitu di Institusi keperawatan gigi Bandung yang beralamat di Jl. Prof Eyckman no.40 Bandung.

(13)

TABEL 1.1

JADWAL KEGIATAN KERJA PRAKTEK

Juli Agustus September

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan Proposal

2 Observasi Langsung

3 Studi Literatur

4 Pengumpulan Data

5 Analisis Sistem

(14)

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Singkat

Tahun 1969 jumlah dokter gigi masih jauh dari mencukupi untuk dapat memenuhi kebutuhan pelayana kesehatan gigi pada masyarakat, sehingga diperlukan tenaga medis yang dapat membantu dokter gigi untuk daerah-daerah terpencil. Dengan pertimbangan dan dukungan Pemerintah Daerah Tingkat I Jawa Barat, Maka pada tanggal 1 januari 1969 didirikan Sekolah Pengatur Rawat Gigi (SPRG) Bandung yang berstatus Pemda dan di kukuhkan Berdasarkan SK Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Tingkat I Jawa Barat tanggal 10 juni 1969 No. 04/B.V/Pend/1927 tanggal 17 januari 1972, terhitung mulai tanggal 1 januari 1979 Sekolah Pengatur Rawat Gigi (SPRG) beralih status menjadi Depkes berdasarkan SK Menkes tanggal 15 september 1978 No. 129/Kep/Diklat/Kes/1978. Masa pendidikan SPRG adalah 3 tahun dengan kurikulum kearah pelayanan kuratif dan para lulusan harus menjalani wajib kerja para medis sesuai dengan undang-undang.

Dalam rangka penyesuaian perkembangan sisitem pendidikan sesuai dengan kebutuhan pelayanan, maka SPRG Bandung sesuai petunjuk dari pusdiknakes telah menjalani beberapa kali perubahan kurikulum, terakhir tahun 1991 yang lebih di arahkan ke upaya promotif dan preventif sesuai dengan tugas dan wewenang perawat gigi di lapangan.

(15)

Dampak dari peningkatan pelayanan kesehatan dan derajat kesehatan masyarakat serta terjadi perubahan sosial, ekonomi tingkat pendidikan dan tata nilai yang berkembang di masyarakat maka tuntutan pelayanan kesehatan gigi dan mulut yang di harapkan sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Disamping itu dengan berkembangnya pembangunan di bidang kesehatan gigi dan mulut khususnya, akan menuntut pula perkembangan ilmu dan teknik serta peralatan dan bahan yang canggih di bidang kesehatan.

Perkembangan pelayanan kesehatan yang demikian tersebut tenaga perawat gigi harus dapat bekerja secara professional, maka yang diharapkan adalah mereka menjadi perawat harus setara dengan tingkat akademik .Maka pada tahun 1995 SPRG di konversi menjadi akademik kesehatan gigi Depkes Bandung sebagai pendidikan professional D III Ahli madya Kesehatan Gigi.

(16)

(17)

2.3 Deskripsi Jabatan Bagian Kepegawaian :

 Membuat rencana kerja berdasarkan peraturan yang berlaku untuk

pedoman pelaksanaan kegiatan.

 Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang bawahan .

 Memberikan petunjuk kepada karyawan berdasarkan pembagian tugas

agar pelaksanaannya berjalan dengan lancar.

 Mengkoordinasi dan mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan bawahan dan

mengecek hasilnya secara langsung atau melalui laporan untuk mengetahui kelancaran serta hambatan yang terjadi

 Membina dan memotivasi karyawan dalam upaya peningkatan dalam

bekerja.

 Membaca, mengawasi dan mengoreksi surat-surat yang berkenaan dengan

(18)

 Meminta saran dan pendapat pimpinan bila ditemukan hambatan untuk

mendukung kelancaran pelaksanaan tugas.

 Malaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai dengan intruksi pimpinan

agar tugas terbagi habis

Bagian Admnistrasi

 Membantu demi kelancaran semua pelaksanaan tugas yang berkaitan

dengan kegiatan dilingkungan bagian administrasi akademik

 Membantu dan melaksanakan serta melayani kegiatan yang berkaitan

dengan pendaftaran mahasiswa baru, heregistrasi mahasiswa, pemrograman mata kuliah, pencetakkan absensi kuliah mahasiswa, pembagian KHS dan pengecekan nilai hasil ujian bila ada komplim dari mahasiswa.

 Mengarsipkan semua dokumen terkait dengan akademik : Buku laporan

registrasi, buku laporan wisuda dan semua KHS dari berbagai Fakultas/Jurusan tiap-tiap semester.

 Menerima dan mendokumenkan serta mengarsipkan nilai matakuliah

dosen pengampu mata kuliah dari semua fakultas/jurusan.

 Mengarsipkan dokumen berupa fotocopy nilai (transkrip alumni beserta

ijazahnya) dan memberikan ijazah dan traskrip asli kepada alumni yang bersangkutan.

 Melaksanakan pengetikan surat-surat keterangan antara lain: keterangan

(19)

lulus, keterangan cuti studi, keterangan mutasi studi dan pemrosesan kartu tanda mahasiswa (KTM).

 Pengetikan surat keputusan tentang susunan kepanitian kegiatan yang

berkaitan dengan bagian dministrasi akademik.

Wewenang:

 Bekerja sama dengan staf administrasi akademik dan staf unit kerja/bagian

lain dilingkungan INSTITUSI KEPERAWATAN GIGI POLITEKNIK KEMENKES BANDUNG

 Melaporkan hasil kegiatan dan bertanggung jawab kepada Kepala Sub

Bagian Administrasi Pendidikan dan Pengajaran dan Kepala Bagian Administrasi Akademik.

2.4 Aspek Kegiatan Perusahaan

Dasar hukum penyelenggaraan program pendidikan di jurusan kesehatan gigi politekkes depkes bandung adalah :

 Undang-undang nomor 23 Tahun 1992 tentang kesehatan

 Undang-undang no 20 tahun 2003 tentang sistem pendidikan nasional

 Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 1996 tentang tenaga kesehatan  Peraturan pemerintah Nomor 60 tahun 1999 tentang pendidikan tinggi

 Peraturan pemerintah no19 tahun 2005 tentang standar Nasional

(20)

 Keputusan Kementrian RI NO. HK.03.2.4.1.444.1 tahun 2004 tentang

petunjuk teknis penyelenggaraan pendidikan politeknik Kesehatan departemen RI

 Peraturan Menkes dan kesos RI No.890/menkes/IV/2007 tentang

susunan organisasi dan tata kerja politeknik kesehatan

A. TUJUAN

 Tujuan penyelengaraan program pendidikan di jurusan kesehatan gigi

Poltekkes Depkes Bandung adalah :

 Terselenggaranya kegiatan pengajaran di jurusan Kesehatan Gigi

Polrtekkes Depkes Bandung.

 Terselengaranya kegiatan pengabdian masyarakat di jurusan Kesehatan

Gigi Poltekkes Depkes Bandung

 Terselenggaranya Kegiatan Penelitian di Jurusan Kesehatan Gigi

Poltekkes Depkes Bandung

B. Visi dan Misi

Terwujudnya institusi sebagai pusat pengembangan tenaga perawat gigi professional serta dihasilkannya tenaga kerja yang siap menuju persaingan pasar kerja internasional

(21)

Misi

1. Menigkatkan aplikasi dan mutu Tri Darma Perguruan Tinggi

2. Meningkatkan sumber daya manusia melalui pendidikan berkelanjutan 3. Meningkatkan sarana dan prasarana yang sesuai dengan IPTEK

4. Meningkatkan kemitraan dalam peningkatan pengembangan institusi dan mutu kelulusan

C. Program Kerja

1. Mengembangkan kurikulum yang berbasis kompetensi sesuai dengan perkembangan

2. Meningkatkan mutu pembelajaran

3. Meningkatkan profesionalisme dosen dan tenaga kerja kependidikan 4. Peningkatan aplikasi dan mutu pengabdian masyarakat

5. Peningkatan penelitian yang aplikatif

6. Peningkatan kemitraan dengan institusi dan lembaga lain 7. Peningkatan sarana dan prasarana

(22)

BAB III

PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek

Selama pelaksanaan kerja praktek di INSTITUSI KEPERAWATAN GIGI POLITEKNIK KESEHATAN GIGI BANDUNG penulis di tempatkan pada bagian kepegawaian dan administrasi perpustakaan sharing dan diberi tugas untuk menginput data karyawan dan merekap absensi karyawan.

3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek

Teknis pelaksanaan kerja praktek yang telah dilakukan oleh penulis di Institusi Keperawatan gigi bandung adalah mempelajari langsung prosedur-prosedur pelaksanaan kegiatan yang ada, serta memperaktekannya secara langsung pada bagian kepegawaian.Sebelum pelaksnaan kerja praktek, penulis terlebih dahulu diberikan pengarahan dan penjelasan mengenai tugas-tugas yang harus dikerjakan.

Adapun teknis kegiatan yang penulis lakukan selama melakukan kerja praktek adalah sebagai berikut :

a. Mendatangi karyawan di institusi serta memperkenalkan kepada karyawan.

b. Mendengarkan pengarahan tentang peraturan di institusi.

(23)

c. Mempelajari tiap-tiap bagian dan melihat cara karyawan bekerja terutama di bagian kepegawaian.

d. Menginput data dan absensi karyawan.

e. Berdiskusi dengan Bagian kepegawain tentang bagaimana sistem pendataan dan absensi pegawai.

f. Membantu membuat surat keterangan cuti untuk karyawan yang akan melakukan cuti.

g. Mengecek absensi pegawai di seluruh institusi politeknik. h. Merekap absensi pegawai bulanan.

3.3Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek

Dari hasil pelaksanaan kerja praktek penulis bisa mengetahui bagaimana cara kerja dan apa yang dilakukan karyawan di bagian kepegawaian institusi poltekkes gigi Bandug.

Berikut Hasil kerja praktek dari institusi poltekkes gigi Bandung

3.3.1 Arus Data Sistem

Gambar 3.1 Arus Data Sistem

(24)

3.3.2 Prosedur Sistem Informasi Data

Data yang di berikan karyawan akan di olah oleh Bag.kepegawaian setelah selesai dan data sesuai dengan yang diberikan karyawan akan di teruskan ke Pimpinan dan Bag.Keuangan agar dapat digunakan sebagai input dalam menghasilkan informasi, data bisa digunakan untuk bahan diskusi, pengambilan keputusan, perhitungan atau pengukuran.

Bentuk data adalah kumpulan huruf-huruf dalam bentuk kata atau kalimat, suara atau gambar dan data juga dapat berupa angka, simbol atau gabungan darinya.

Contoh Data :

Data : Absensi, jam kerja, DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Hasil : Penghasilan kotor tiap karyawan

Hasil : Penghasilan kotor tiap karyawan.

Data mencakup fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti, yang diubah menjadi informasi oleh suatu pengolah informasi.Informasi memiliki arti bagi pemakainya.Suatu pengolah informasi menyediakan informasi dalam bentuk lisan maupun tertulis.Informasi berasal dari sumber-sumber internal maupun lingkungan dan digunakan dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

(25)

GAMBAR 3.2 Pencarian Data Pegawai

Sumber : www.poltekkesbandung.ac.id

3.3.2.1 Bentuk Data

1. DUK (Daftar Urut Kepangkatan)

Daftar urut kepangkatan adalah salah satu bahan obyektif untuk

melaksanakan pembinaan karier Pegawai Negeri Sipil berdasarkan sistem karier

dan sistem prestasi kerja, oleh karena Daftar Urut Kepangkatan perlu dibuat dan

(26)

Dalam DUK tidak boleh ada 2 (dua) nama Pegawai Negeri Sipil yang sama

nomor urutnya, maka untuk menetapkan nomor urut yang tepat dalam satu DUK

diadakan ukuran secara berturut-turut sebagai berikut :

1. Pangkat

PNS yang berpangkat lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut yang

lebih tinggi dalam DUK, Jika ada dua orang/lebih yang memiliki pangkat

yang sama maka dari mereka yang lebih tua dalam pangkat tersebut

dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi.

2. Jabatan

Apabila ada dua orang/lebih, PNS yang berpangkat sama dan diangkat

dalam pangkat itu dalam waktu yang sama, maka dari mereka yang

memangku jabatan yang lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut yang

lebih tinggi dan dilihat yang lebih dahulu diangkat dalam jabatan yang

sama tingkatannya.

3. Masa kerja

dalam pangkat itu dalam waktu yang sama dan memangku jabatan yang

sama, maka dari mereka yang memiliki masa kerja sebagai PNS yang

lebih banyak dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi

4. Latihan Jabatan

(27)

mengikuti latihan jabatan yang ditentukan, dicantumkan dalam nomor

urut yang lebih tinggi dalam DUK.

5. Pendidikan

sama dan memiliki masa kerja yang sama, dan pernah mengikuti latihan

jabatan yang ditentukan, maka dari mereka yang lulus dari pendidikan

yang lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam

DUK.

3.3.3 Prosedur Absensi Kepegawaian

Proses absensi akan dilakukan melalui pengontrolan data pegawai yang keluar ataupun masuk. Dimana absensi dilakukan dengan menggunakan alat yang langsung terhubung ke bagian kepegawaian, setelah absensi diterima bagian kepegawaian lalu di rekap dan di teruskan ke kepala bagian (pimpinan) dan bagian keuangan. Dengan prosedur setiap masuk mulai jam 07.30 karyawan melakukan absensi dengan menggunakn alat absensi finger print, yang kedua absensi karyawan dilakukan pada jam 12.00 dan terakhir karyawan malakukan absensi jam pulang tepat jam 16.00. Absensi pegawai dipengaruhi oleh beberapa faktor sebagai berikut:

1. Karyawan melakukan absensi kerja mulai pukul 07.30 WIB dan berakhir pada pukul 16.00 . Satu jam pertama

(28)

lembur

2. Ada waktu untuk istirahat dan juga beribadah. 3. Pegawai yang pulang lebih awal dan mendapat

izin dari kepala jurusan tetap dapat melakukan absensi pulang

4. Selain perihal diatas instansi berhak membuat kesepakatan kerja bersama sesuai dengan musyawarah bersama dengan pegawai dan disahkan oleh pemerintah.

3.3.3.1Definisi Absensi Pegawai

Absensi adalah suatu pendataan kehadiran , bagian dari pelaporan aktifitas suatu institusi, atau komponen institusi itu sendiri yang berisi data-data kehadiran yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak yang berkepentingan.

3.3.3.2Jenis Absensi

Kita mengenal beberapa jenis absensi. Yang membedakan jenis-jenis Absensi tersebut adalah cara penggunaannya, dan tingkat daya gunanya Secara umum jenis-jenis absensi dapat di kelompokkan menjadi dua, yaitu;

(29)

1. Absensi manual

Absensi manual adalah cara pengentrian kehadiran dengan cara menggunakan pena (tanda tangan)

12 Tiurmina Sirait, SPd 13 Drg. Yenni Hendryana

(30)

30 Bety Sukaryati 23

31 Tatang Rustandi 2 21

32 Encang Saepudin 1 4 18

33 Halim 1 22

34 Sulastri 1 22

35 Ajum Jamhari 3 2 18

36 Beni Sugiarto 8 2 13

Jumlah 656

Sumber : poltekkes

2. Absensi Online

Absensi online adalah suatu cara pengentrian kehadiran dengan menggunakan system terkomputerisasi, bisa menggunakan kartu dengan barcode, finger print ataupun dengan mengentrikan nip dan sebagainya.

Gambar 3.3 Tampilan Form Login

Sumber : www.poltekkesbandung.ac.id

(31)

Gambar 3.4 Absensi online

(32)

Gambar 3.5

Rekapitulasi Absensi Pegawai

(33)

3.3.3.3 Pengelolaan Absensi

Pengelolaan absensi dengan memanfaatkan kelebihan teknologi informasi adalah:

1. Absensi dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat 2. Informasi hasil pencarian yang disajikan lebih lengkap

3. Link antar bagian divisi (Pencarian data kehadiran dari satu divisi ke divisi lain)

4. Mempermudah dalam melakukan Entry dan Update data 5. Memudahkan pembuatan laporan dan rekapitulasi 6. Terdapat fasilitas informasi

Dengan demikian sistem yang terkomputerisasi akan mempermudah kerja bagian kepegawaian, serta meningkatkan kualitas pelayanan dan kinerja dari karyawan.

3.3.4 Kendala Prosedur Sistem Informasi

Tidak sedikitnya kendala yang dihadapi bila menggunakan sistem informasi diantaranya :

 Tidak bisa membuka data yang telah di input di akibatkan terdeteksinya

virus di komputer.

 Kurangnya SDM di Bag. Kepegawaian menyebabkan tidak lancarnya

(34)

 Tidak bisa dilakukannya absensi pada saat aliran listrik mengalami

gangguan (mati).

 Identifikasi sensor yang lambat pada mesin absensi dikarenakan terlalu

banyak data tersimpan.

3.3.5 Cara Mengatasi Kendala Pada Sistem Informasi

 Menggunakannya antivirus untuk mendeteksi dan menghapus virus yang

masuk ke komputer serta mengupdate antivirus secara berkala.  Menambah SDM yang di khususkan untuk Bag. Kepegawaian

 Menambahkan battery eksternal pada mesin yang bisa digunakan pada

saat aliran listrik mengalami gangguan atau mati.

 Mengatur data secara berkala dengan mendownload setelah itu lakukan

penghapusan sehingga tidak terjadinya Hang pada mesin absensi yang diakibatkan banyaknya data yang tersimpan

(35)

4.1 Kesimpulan

Kesimpulan dari laporan kerja praktek yang berjudul Sistem Informasi Data dan Absensi Kepegawaian di Institusi Keperawatan Gigi Poltekkes Bandung adalah sebagai berikut :

1. Dengan sistem informasi data yang melalui proses mulai dari karyawan lalu di terima bagian kepegawaiaan dan di terus kan ke pemimpin dan bagian keuangan dirasa telah efektif sehingga pemimpin tidak sulit untuk mengotrol atau meminta data karyawan dengan begitu bisa lebih cepat.

2. Sistem informasi absensi dengan karyawan melakukan absensi menggunakan alat finger print yang di terima langsung ke bagian kepegawaian lalu di teruskan ke bagian keuangan dan juga ke pimpinan dengan begitu dapat mempermudah dan mempercepat waktu memproses data absensi sehingga pimpinan tidak sulit mengontrol karyawan dengan begitu bisa mendorong karyawan lebih disiplin.

3. Kendala :

 Tidak bisa membuka data yang telah di input di akibatkan

terdeteksinya virus di komputer.

(36)

 Kurangnya SDM di Bag. Kepegawaian menyebabkan tidak

lancarnya absensi pada saat karyawan sedang tidak masuk atau absen ada urusan pekerjaan.

 Tidak bisa dilakukannya absensi pada saat aliran listrik mengalami

gangguan (mati).

 Identifikasi sensor yang lambat pada mesin absensi dikarenakan

terlalu banyak data tersimpan.

4. Menghadapi Kendala :

 Menggunakannya antivirus untuk mendeteksi dan menghapus virus

yang masuk ke komputer serta mengupdate antivirus secara berkala.

 Menambah SDM yang di khususkan untuk Bag. Kepegawaian  Menambahkan battery eksternal pada mesin yang bisa digunakan

pada saat aliran listrik mengalami gangguan atau mati.

 Mengatur data secara berkala dengan mendownload setelah itu

lakukan penghapusan sehingga tidak terjadinya Hang pada mesin absensi yang diakibatkan banyaknya data yang tersimpan

(37)

4.2Saran

Adapun saran yang penulis sampaikan sebagai tambahan dan masukan, maka penulis mencoba mengusulkan saran semoga menjadi masukan yang berguna bagi Politeknik Kesehatan Gigi Bandung dalam meningkatkan kinerja dan kedisiplinan karyawan.

Adapun saraan tersebut adalah :

1. Agar institusi memberikan kepada karyawan di Bag. Kepegawaian mengenai Aplikasi atau software sehingga Bag. Kepegawaian mengerti dan tau cara menggunakan komputer dengan benar.

2. Agar institusi menggunakan alat absensi yang berkualitas sehingga bisa terpakai dalam jangka waktu yang lama.

(38)