Komunikasi Bisnis

Bahan Ajar Komunikasi Bisnis Dosen : Gumgum Gumilar, S.Sos., M.Si.

Charles H. Cooley

Dengan komunikasi dimaksud mekanisme yang mengadakan hubungan antara manusia dan yang mengembangkan semua lambang dari pikiran-pikiran bersama dengan arti yang arti yang menyertainya dan melalui keleluasan ( space ) serta menyediakan tepat pada waktunya.

Carl I Hovland

Raymond S. Ross

“

Komunikasi adalah suatu proses menyortir, memilih

dan mengirimkan simbol-simbol sedemikian rupa

sehingga

membantu

pendengar

membangkitkan

makna atau respons dari pikirannya yang serupa

dengan yang dimaksudkan komunikator

”

.

William Albig

Wilbur Scrhamm

Kita berusaha mengadakan persamaan dengan orang lain.

Sir Geral Barry

Berkomunikasi adalah berunding bahwa dengan berkomunikasi orang memperoleh pengetahuan, informasi dan pengalaman karena itu maka orang saling mengerti percakapan keyakinan, kepercayaan dan kontrol sangat diperlukan.

Everett M. Rogers

 “Komunikasi adalah suatu proses di mana dua orang atau lebih

Proses komunikasi secara primer

Yaitu proses penyampaian pikiran atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah bahasa, kial, isyarat, gambar, warna dan sebagainya yang secara langsung dapat menerjemahkan pikiran dan atau perasaan komunikator kepada komunikan.

Proses komunikasi secara sekunder

Menurut Onong Uchjana Effendy, tujuan dari

komunikasi adalah:

◦

Perubahan sikap (

attitude change

)

◦

Perubahan pendapat (

opinion change

)

◦

Perubahan perilaku (

behavior change

)

Tujuan komunikasi menurut Cangara Hafied

adalah mengandung hal-hal sebagai berikut:

◦

Supaya yang disampaikan dapat dimengerti.

◦

Memahami orang

◦

Supaya gagasan dapat diterima oleh orang lain

◦

Menggerakkan orang lain untuk melakukan sesuatu

1. Komponen Komunikasi

◦

Komunikator

◦

Pesan

◦

Media

◦

Komunikan

◦

Efek

2. Proses

Komunikan

◦

Proses Secara Primer

3. Sifat Komunikasi

Tatap Muka (

Face

–

To

–

Face

)

Bermedia

Verbal

4. Metode Komunikasi

 Jurnalistik

 Jurnalistik Cetak

 Jurnalistik Elektronik

 Jurnalistik radio

 Jurnalistik Televisi

 Hubungan masyarakat (PR)

 Periklanan

 Pameran

 Publisitas

 Propaganda

5. Teknik Komunikasi

 Komunikasi Informatif

 Komunikasi Persuasif

 Komunikasi Instruktif

 Hubungan Manusiawi 6. Tujuan Komunikasi

 Perubahan Sikap ( Attitude Change )

7. Fungsi Komunikasi

 Menyampaikan Informasi ( To Inform )  Mendidik ( To Educate )

 Menghibur ( To Entertain )

 Mempengaruhi ( To Influence )

8. Model Komuniksi

 Komunikasi Satu Tahap ( One Step Flow Communication )  Komunikasi Dua Tahap ( Two Step Communication )



Bidang Komunikasi

◦

Komunikasi Sosial

◦

Komunikasi Managemen / Organisasional

◦

Komunikasi Perusahaan

◦

Komunikasi Politik

◦

Komunikasi Internasional



Bentuk Komunikasi

◦

Komunikasi Personal (

Personal Communication

)

◦

Komunikasi Kelompok (

Group Communiation

)

Bahan Ajar Komunikasi Bisnis

Dosen : Gumgum Gumilar, S.Sos., M.Si.

Organisasi

 Organisasi atau Organization atau bersumber dari kata kerja bahasa Latin

Organizare → to form as or into a whole consisting of interdependent or coordinated parts (membentuk sebagai atau menjadi keseluruhan dari bagianbagian yang saling bergantung atau terkoordinasi).

 Evert M. Rogers dan Rekha Agarwala Rogers dalam bukunya Communications in Organization: "a stable system of individuals who work togather to achieve, through a hierarchy of ranks and division of labour, common goals"



Robert Bonnington dan Berverd E. Needles, Jr. dalam

bukunya

Modern Business :

A Systems Approach Organization is the means by

which management coordinates material and human

resources through the design of a formal structure of

tasks and authority (

Organisasi adalah sarana dimana

manajemen mengkoordinasikan sumber bahan dan

sumber daya manusia melalui pola struktur formal



Ditinjau dari aspek Business, organisasi adalah sarana

manajemen (ditinjau dari aspek kegiatannya, bukan struktur).

 Tujuan organisasi TIDAK MUNGKIN tercapai tanpa manajemen.

 Manajemen TIDAK MUNGKIN ada tanpa organisasi. Manajemen ada, jika ada tujuan yang akan dicapai atau diselesaikan.



Menurut Sri Haryani, Organisasi adalah suatu unit social yang

Ciri-ciri Organisasi

 Adanya pembagian tugas dan tanggung jawab

 Adanya pusat kekuasaan

 Adanya substitusi sumber daya manusia

 Adanya ketergantungan antaranggota

 Adanya koordinasi antarkomponen

 Adanya interaksi yang berulang-ulang

Tipe Organisasi

 Organisasi yang berorientasi laba (profit oriented organization)

KOMUNIKASI ORGANISASI

Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan organisasi

terletak

pada peninjauannya yang

terfokus kepada

manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan

organisasi.



Bentuk komunikasi apa yang terjadi



Metode dan teknik apa yang dipakai



Media apa yang dipakai

Tujuan Komunikasi Organisasi

 Tujuan utama dalam mempelajari komunikasi adalah memperbaiki organisasi.

 Memperbaiki organisasi biasanya ditafsirkan sebagai Dzmemperbaiki hal-hal untuk mencapai tujuan manajemendz.

 Dengan kata lain, orang mempelajari komunikasi organisasi organisasi untuk menjadi menajer yang lebih baik.

 Sebagian penulis berpendapat bahwa manajemen adalah komunikasi.

 Definisi Fungsional Komunikasi Organisasi

 Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

 Informatif

 Pimpinan dan anggota organisasi membutukan banyak sekali informasi untuk

menyelesaikan tugas-tugas mereka. Informasi tersebut berkaitan dengan upaya organisasi untuk mencapai tujuannya.

 Pengendalian (Regulatory)

 Komunikasi berfungsi sebagai pengatur dan pengendali organisasi. Komunikasi dalam hal ini berupa peraturan, prosedur, perintah, dan laporan.

 Persuasif

 Komunikasi berfungsi mengajak orang lain mengikuti atau menjalankan ide/gagasan atau tugas.

 Integratif

PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI

KOMUNIKASI INTERNAL



Pertukaran gagasan di antara para administrator dan

karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap

yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal

dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan

berjalan [operasi dan manajemen] [lihat skema Internal

Audience]

Dimensi komunikasi internal :

A. KOMUNIKASI VERTIKAL

→

Komunikasi dari pimpinan

ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik

[

two way traffic communication]

.



Downward Communication

→

komunikasi atas ke bawah.

Contoh:

pimpinan

memberikan

instruksi,

petunjuk,

informasi,

penjelasan,

perintah,

pengumuman,

rapat,

majalah intern.

B. KOMUNIKASI HORISONTAL

→

komunikasi mendatar, antara

anggota staf den

gan anggota staf. Berlangsung tidak

formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal.

Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja

→

employee

relation

dan sering timbul

rumours, grapevine, gossip.

C. KOMUNIKASI DIAGONAL

[CROSS COMMUNICATION]

KOMUNIKASI EKSTERNAL

Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan]

dengan khalayak

audience

di luar organisasi. [lihat skema

ekternal

audience

]



Komunikasi dari organisasi kepada khalayak ! bersifat

informative Majalah,

Press release

/

media release

, Artikel

surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi

pers, dll



Komunikasi dari khalayak kepada organisasi



Komunikasi Kolaboratif dalam Organisasi Bisnis

Setiap staf pada bagian manapun seharusnya :



Relationship Oriented

→

Networking

→

sinergi



Service Focused

→

berpikir pada pelayanan



Customer Commited

→

mempunyai komitmen pd pelanggan



Facilitative

[media saluran/pendukung

]



Forward Thinking

→

berpikir kedepan



Value Added

[nilai tambah

→

selalu berusaha meng

update

kemampuan komunikasi]

Bahan Ajar Komunikasi Bisnis

Dosen : Gumgum Gumilar, S.Sos., M.Si.

PENGUASAAN TEKNOLOGI DAN

INFORMASI

Teknologi dalam Kombis



Teknologi merupakan alat, teknik atau cara yang dapat

membantu manusia dalam melakukan pekerjaan sehingga

pekerjaan menjadi lebih ringan, lebih cepat, lebih baik, atau

lebih banyak hasilnya.



Teknologi telah menyusup ke dalam setiap praktik bisnis serta

menciptakan keunggulan dan kemampuan komunikasi yang



Kemajuan teknologi dalam komunikasi telah memungkinkan

terciptanya kerjasama dengan berbagai pihak, kapan pun dan

di mana pun berada.



Penggunaan internet, email, voice mail, dan faks

memudahkan para pihak untuk bekerja tidak dalam satu

lokasi.



Teknologi tidak hanya mengubah cara-cara berkomunikasi

Pedoman memilih teknologi

komunikasi

Menurut Bovee & Till :



Harapan penerima pesan



Waktu dan biaya



Sifat pesan

Manfaat Teknologi Komunikasi



Meningkatkan aliran komunikasi



Mempermudah komunikasi



Mengukur struktur organisasi

Kelemahan Teknologi Komunikasi



Kelebihan Informasi



Keamanan Data



Agar pesan bisnis efektif, diperlukan

pemahaman terhadap proses penyusunan

pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis

bersifat fleksibel.



Proses penyusunan pesan bisnis umumnya

terdiri dari 3 tahap sederhana :

1.

Perencanaan pesan

2.

Penyusunan Pesan



Penentuan Tujuan



Analisis Audience



Penentuan ide pokok



Pengorganisasian dan penyusunan dokumen

dimulai dari penyusunan kata-kata, kalimat,

paragraf, serta memilih ilustrasi yang akan

digunakan untuk mendukung ide/gagasan.



Tahap itu meliputi 2 kegiatan :

1.

Mengorganisasikan pesa



Menyunting pesan



Menulis ulang



Memproduksi pesan

1.

Memberi Informasi (Informing)

2.

Membujuk atau persuasi (persuading)

3.

Melakukan Kerja sama (collaboration)

Masing-masing

tujuan

tersebut

akan

menentukan tingkat partisipasi penerima

Kerjasama

Informasi Membujuk

RENDAH SEDANG TINGGI

Bahan Ajar Komunikasi Bisnis



Sasaran atau target utama dari komunikasi

adalah audience atau penerima, karenanya

analisis terhadap audiens sangat diperlukan.



Audiens dalam komunikasi bisa individu atau

organisasi.



Audiens biasanya memiliki pemahaman yang



Analisis terhadap audiens yang sudah dikenal

relatif lebih mudah dilakukan.



Apabila

audiens

belum

dikenal,

maka

petunjuk berikut bisa dipergunakan untuk

Analize Siapa pihak penerima pesan?

Understand Bagaimana pengetahuan penerima mengenai subjek

Demographics Berapa umur, jenis kelamin, pendidikan penerima?

Interest Apa yang menarik perhatian penerima?

Environment Apakah penerima bersahabat atau bermusuhan?

Needs Informasi apa yang diperlukan penerima?

Customize Bagaimana penyesuaian pesan yang diperlukan?



Apabila penerima terdiri dari beberapa orang,

perlu

dikenali

orang-orang

penting

yang

berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil

keputusan.



Biasanya, orang yang berkedudukan tinggi yang

bertindak sebagai pengambil keputusan.



Namun,

adakalanya

justru

orang

yang

berkedudukan

rendah

yang

berpengaruh



Jumlah penerima juga mempengaruhi pesan

bisnis



Menulis

pesan

bisnis

yang

ditujukan

hanya

kepada satu orang akan berbeda dengan pesan

bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.



Gaua penulisan, format, dan bahasa pesan bisnis

yang ditujukan kepada orang banyak cenderung

 Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama

dengan pengirim, maka pada umumnya mereka dianggap

memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatu

pesan, pengirim tidak perlu melakukan usaha-usaha

tertentu untuk memebrikan pemahaman.

 Apabila penerima memiliki latar belakang yang berbeda,

maka pengirim harus siap memberikan

penjelasan-penjelasan tanpa rasa bosan agar tidak terjadi salah



Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung

pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan

oleh penerima.



Untuk menghindari kritik dan perdebatan, pesan

bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi

yang didukung dengan bukti-bukti yang cukup

dan penjelasan yang memadai, serta diakhiri



Pesan yang baik akan mampu memenuhi

semua pertanyaan penerima.



Memenuhi kebutuhan informasi penerima

merupakan salah satu kunci sukses pesan



Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan

agar

pesan

bisnis

mampu

memenuhi

kebutuhan informasi audiens, yaitu :

1.

Temukan apa yang ingin diketahui audiens

2.

Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

3.

Berikan semua informasi yang diperlukan oleh

audiens

4.

Pastikan

bahwa

informasi

yang

diberikan

akurat.

5.

Tekankan gagasan yang paling menarik bagi



Pesan

yang

bertujuan

membujuk

dan

bekerjasama sering kali gagal mengubah

keyakinan atau perilaku audiens.



Kegagalan itu bisa disebabkan oleh pesan

yang

menyajikan

informasi

yang

tidak

diperlukan, alasan yangdikemukakan tidak

rasional, dan terlalu panjang atau tidak

PENENTUAN IDE POKOK

DAN PEMILIHAN MEDIA

PENENTUAN IDE POKOK



Setiap pesan bisnis, baik panjang maupun pendek

pasti mengacu pada suatu ide pokok (main idea).



Ide pokok biasanya didukung oleh ide-ide lain

(supporting idea).



Ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu

topik yang menjelaskan isi dan tujuan topik tersebut

sehingga dapat diterima dengan baik oleh audiens.



Topik merupakan suatu subjek pesan yang luas,

3 TEKNIK MENENTUKAN IDE POKOK

1.

Brainstorming

2.

Petunjuk atasan

PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA



Pemilihan saluran dan media sangat penting

dilakukan dalam perencanaan pesan bisnis yang

berpusat pada penerima.



Komunikasi efektif dan tidak efektif dapat

dibedakan melalui pilihan atas saluran dan

media komunikasi.



Pilihan saluran dan media komunikasi sangat

tergantung pada sifat pesan, waktu, formalitas,

S

ALURAN

K

OMUNIKASI LISAN



Komunikasi lisan merupakan saluran yang

paling banyak digunakan dalam bisnis. Antara

lain :

 Percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka)

 Melalui telepon  Wawancara

 Pidato

 Seminar

 Pelatihan

SALURAN

KOMUNIKASI LISAN DAPAT

DIGUNAKAN APABILA

:



Diperlukan umpan balik secara langsung dari

penerima



Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti



Tidak memerlukan catatan permanen.



Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah

dan ekonomis.



Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan

SALURAN

KOMUNIKASI

TERTULIS



Pesan-pesan tertulis dalam bisnis dibuat dalam

berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal dan

laporan.



Pemilihan kata dalam pesan tertulis dilakukan

dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan

dan bersahabat.



Pesan-pesan tertulis bisa ditulis tangan atau dengan

bantuan media elektronik. Media yang yang biasa

digunakan antara lain mesin faks, telegram, dan

SALURAN KOMUNIKASI

TERTULIS DAPAT

DIGUNAKAN APABILA

:



Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari

penerima.



Pesan terinci dam kompleks



Memerlukan perencanaan yang seksama



Memerlukan catatan permanen



Penerima dalam jumlah banyak



Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara

geografis

M

EDIA

S

ALURAN

K

OMUNIKASI

Media pada saluran Lisan :

 Percakapan tatap muka

(pidato, rapat, seminar,

konferensi)

 Telepon, voice mail

 Radio, televisi, komputer

 Pita audio dan video

 Teleconference

 Video Conference

Media pada saluran tertulis :

 Surat, memo, laporan, proposal

 Elektronik mail

 Telepon (sms)

 Komputer

 Faks

 Telegram

PERLUNYA PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS



Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman penerima,

bukan semata-mata menghasilkan pesan bisnis.



Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik

bermasalah dalam isi, pengelompokan, dan urutan

butir-butir pesan.



Pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik akan

sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa

Hal-hal yang bisa menyebabkan tidak baiknya pesan

bisnis



Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele)



Memasukan hal-hal yang tidak relevan atau tidak logis



Informasi penting terlupakan



Pengelompokan dan urutan pesan tidak menunjukkan

Manfaat Pengorganisasi pesan



Membantu audiens memahami pesan



Membantu audiens menerima pesan



Menghemat waktu audiens

Pengorganisasian pesan yang baik



Menetapkan ide/gagasan pokok



Mengelompokan ide/gagasan pokok



Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan



Pendekatan deduktif

4 Bentuk Organisasi Pesan Bisnis

1.

Direct Request

2.

Pesan rutin, good news atau good will

3.

Bad news

Mengendalikan Gaya dan Nada



Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai

nada atau kesan secara keseluruhan



Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada yang

sesuai dengan peristiwa.



Struktur kalimat dan kosa kata yang dipergunakan

disesuaikan dengan sifat pesan dan hubungan dengan

penerima.

Karakteristik Komunikasi bisnis

efektif



Coutesy



Correctness



Concisennes



Clarity atau Clearness



Concretness

Mengembangkan Paragraf

 Ilustrasi: mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasi atau contoh-contoh yang dapat memperjelas ide pokok.

 Perbandingan atau kontras: mengembangkan paragraf dengan menguraikan persamaan dan perbedaan.

 Sebab akibat: mengembangkan paragraf dengan teknik sebab akibat dan memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.

 Klasifikasi : mengembangkan paragraf dengan memecah ide umum menjadi beberapa kategori spesifik.

REVISI PESAN BISNIS

Bahan Ajar Komunikasi Bisnis



Revisi (perbaikan)merupakan tahap terakhir dalam

proses penyusunan pesan bisnis.



Pada

tahap

ini,

dilakukan

kegiatan

penyuntingan

(editing), menulis ulang pesan, memproduksi pesan, dan

mencetak pesan.



Tahap revisi itu perlu dilakukan untuk memastikan

bahwa pesan yang direncanakan dan disusun sudah

Pedomannya :

 Apakah sudah mencakup semua butir?

 Apakah susunan sudah bertalian secara logis?

 Apakah sudah ada keseimbangan antara informasi umum dan spesifik?

 Apakah gagasan yang paling penting sudah mendapat porsi cukup dan

ditempatkan pada posisi menonjol?

 Apakah dukungan sudah cukup dan fakta diperiksa ulang?

 Apakah lebih meyakinkan bila pesan diatur dalam susunan yang berbeda?

 Apakah perlu menambahkan sesuatu?

Meninjau Ulang Gaya dan Kemudahan Pembaca



Apakah informasi penting telah ditekankan secara

efektif?



Apakah paragraf memiliki kalimat topik yang jelas?



Apakah peralihan antara gagasan jelas?



Apakah terdapat istilah atau jargon yang tidak familiar?



Apakah terdapat penggunaan bahasa yang berlebihan?

Menulis Ulang Pesan

Kesalahan yang sering dilakukan pelaku bisnis :



Hanya memindahkan kata-kata dan tidak

benear-benar memperbaikinya



Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap

membuang waktu



Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir



Ketika menulis ulang, perhatian tijukan pada setiap kata yang

memberikan kontribusi pada kalimat yang efektif dan

pengembangan kalimat agar menjadi paragraf yang bertalian

secara logis.



Banyak

dokumen

bisnis

yang

membengkak

karena

menggunakan kata-kata dan ungkapan yang tidak perlu.



Bagaian-bagian yang mengganggu sebaiknya dihilangkan atau

MEMPRODUKSI PESAN



Setelah puas dengan isi pesan, organisasi, gaya, kemudahan

dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraf, dan menulis

ulang pesan, selanjutnya perlu ditulis ulang dengan baik atau

diketik secara manual atau elektronis.



Desain pesan yang efektif akan memberi pedoman kepada

pembaca dalam menyimak seluruh isi dokumen.



Desain

yang

efektif

menjadi

sasaran

penting

dalam

Agar desain efektif:



Konsistensi



Seimbang



Terkendali

 Oxford Dictionary :

Negosiasi didefinisikan sebagai : “pembicaran dengan orang lain dengan maksud untuk mencapai kompromi atau kesepakatan … untuk mengatur atau mengemukakan.”

Istilah-istilah lain kerap digunakan pada proses ini seperti : pertawaran, tawar-menawar, perundingan, perantaraan atau barter.

 Negosiasi adalah :

 Negosiasi adalah pertemuan antara du pihak dengan tujuan

mencapai kesepakatan atas pokokpokok masalah yang :

◦ Penting dalam pandangan kedua belah pihak

◦ Dapat menimbulkan konflik di antara kedua belah pihak

◦ Membutuhkan kerjasama kedua belah pihak untuk mencapainya.

 Dalam konteks bisnis/ kerja, negosiasi terjadi secara ajeg antara

◦ majikan dan karyawan [upah, fasilitas]

◦ duta penjualan dengan pembeli di seputar harga dan kontrak

 Keberhasilan negosiasi pada intinya dapat ditingkatkan

dengan sudut pandang pendekatan yang tepat. Bagian-bagian berikut memberikan tuntunan :

a) Pokok masalah yang dinegosiasikan

Waspadai adanya beberapa konteks dimana negosiasi tidak tepat

untuk diadakan :

 Menegosiasikan syarat-syarat perdagangan yang telah ditentukan oleh perusahaan dengan aturan yang tegas

 Menegosiasikan pokok-pokok yang mengabaikan peraturan mengenai diskriminasi ras, jenis kelamin,atau diskriminasi lainnya.

 Menegosiasikan prosedur dan tata-tertib perusahaan

 Menegosiasikan keputusan perusahaan yang telah diumumkan.

b.

Persiapan negosiasi

Dengan waktu yang Anda miliki, usahakanlah

untuk mengetahui sebanyak-banyaknya tentang

pihak lain :

1. Apakah dia independen atau bagian dari suatu tim? 2. Apakah dia memiliki wewenang untuk membuat

keputusan tanpa harus mengadakan rujukan balik? 3. Jenis orang seperti apakah dia?

4. Bagaimana tingkat pengalamannya sebagai seorang negosiator?

5. Jenis pendekatan apa yang mungkin digunakan untuk mencapai hasil terbaik?

6. Apakah kepentingan-kepentingannya, dan dengan urutan prioritas yang bagaimana?

C. Mencapai suasana yang tepat

 Suasana diciptakan dalam waktu yang sangat singkat : beberapa detik

atau menit. Suasana dipengaruhi oleh hubungan antara pihak-pihak pada waktu lampau, harapan mereka saat ini, sikap persepsi, dan keahlian yang mereka miliki dalam bernegosiasi. Suasana dipengaruhi oleh konteksi pertemuan, lokasi, penataan tempat duduk, tingkat formalitas, penataan „domestik‟.

 Pada periode ice-breaking, Anda hendaknya berupaya untuk

d. Taktik-Taktik Negosiasi

 Negosiator yang berpengalaman akan mencari kerjasama dalam topik-topik yang

netral; negosiator yang mencari kekuasaan, akan berusaha untuk mengetahui

kekuatan dan kelemahan Anda, serta prioritas dan perhatian Anda.

 Setelah menentukan tujuan-tujuan Anda, strategi dan kekuatan relatif tawar

menawar Anda, pendekatan apa yang Anda ingin gunakan dalam proses

negosiasi? Taktik-taktik apa yang akan Anda gunakan?

1. Apakah Anda membuka dengan mengajukan permintaan-permintaan Anda

terlebih dahulu atau belakangan?

2. Bagaimana Anda mengambil inisiatif?

3. Rencana cadangan apa yang Anda miliki untuk menghadapi hal-hal yang tidak

4. Apakah yang Anda ketahui mengenai individu-individu dalam tim lain?

Kekuatan dan kelemahan mereka? Kepribadian mereka? Apakah mereka memilih gaya tertentu yang dapat Anda serang?

5. Bagaimana kemahiran mereka dalam menggertak? Bagaimana dengan

kemahiran Anda sendiri? Apakah gertakan merupakan taktik yang bermanfaat dalam situasi tertentu?

6. Apakah Anda yakin dapat membedakan antara fakta, opini, asumsi, dan

rumor? Akankah pihak lain menerima fakta-fakta yang Anda miliki?

7. Bagaimana Anda dapat menjual keuntungan-keuntungan proposal Anda

dengan sebaik-baiknya?

8. Bagaimana Anda dapat menjelaskan dengan sebaik-baiknya

konsekuensi-konsekuensi yang tidak menyenangkan apabila pihak lain menolak usul Anda?

9. Bagaimana Anda menangani kelemahan proposal/ argumen Anda?

10. Apakah argumen Anda masuk akal / logis, atau lebih bersifat emosional?

11. Kapan saat terbaik untuk mengajukan proposal Anda? Bagaimana agar

Anda dapat menggunakan waktu yang tersedia dengan sebaik-baiknya? 12. Dimana Anda ingin negosiasi tersebut diadakan? Dikandang sendiri? Di

kandang mereka [lawan]? Di tempat netral?

13. Siapakah yang Anda inginkan untuk memimpin pertemuan? Anda atau mereka?

14. Bagaimana seharusnya tingkat realitas permintaan pertama Anda? Anda ingin mengajukan suatu permintaan pembukaan? atau menggunakan pendekatan problem solving ?

15. Pada tahap apa sebaiknya Anda memberikan informasi? atau menahannya?

16. Apakah Anda memiliki kemampuan teknis/ know how dalam

menegosiasikan pokok-pokok persoalan secara efektif? di mana Anda dapat memperoleh dukungan dalam bidang tersebut, jika perlu?

e. Gaya-gaya negosiasi

Dalam gaya negosiasi dapat dijelaskan dalam dua dimensi,

yaitu arah dan kekuatan.

1) Arah berbicara tentang cara kita menangani informasi.

 Mendorong (push)

 Menarik (pull)

2) Kekuatan berbicara tentang keluwesan kita untuk beranjak

dari kedudukan kita yang semula.

 Bersikap keras

f. Mencari penyelesaian

Dalam

mencari

penyelesaian,

tujuan

Anda

hendaknya

agar

kedua

pihak

memperoleh

kemenangan, atau seburuk-buruknya dinyatakan

seri.

 KALAH/ KALAH

 MENANG/ KALAH

 SERI

g) Situasi fall back

◦ Sering terjadi dalam negosiasi pihak-pihak yang terlibat tidak mencapai kemajuan dalam negosiasi, betapapun besar keinginan kedua pihak untuk mencapai suatu solusi. Maka Anda perlu mempersiapkan dan menerapkan BATNA.

h) Perilaku dalam negosiasi

1. Pertahankan pendekatan yang sopan dan

profesional

2. Jangan membalas perilaku yang tidak

menyenangkan

3. Terus menegosiasikan kepentingan Anda

4. Mintalah pandangan dan kritikan terhadap

pendirian Anda, sarankan lawan Anda untuk

mencoba melihat situasi dari sudut pandang

Anda.

7. Mintalah kriteria, alasan-alasan, data-data pendukung, kesimpulan atau petunjuk yang obyektif.

8. Perlihatkan antusiasme Anda untuk suatu solusi yang adil dan

ungkapkan kembali kesediaan Anda untuk mencapai dan

menyetujui kriteria yang obyektif.

9. Perhatikan tanda-tanda adanya kerjasama dan beri dukungan,

sambutan, pujian, dan kepastian bahwa kerjasama akan menjadi

pusat perhatian Anda.

10. Secara periodik buatlah ringkasan bidang-bidang yang telah

mencapai kesepakatan, dengan memperlihatkan antusiasme Anda pada langkah-langkah yang telah berhasil membawa

I. Mengakhiri Negosiasi

Untuk memantau perkembangan negosiasi, hal-hal berikut

perlu diperhatikan

◦ Apakah semua pihak memahami dengan jelas apa yang telah disepakati?

◦ Apakah semua pihak berkomitmen terhadap kesepakatan tsb?

◦ Apakah diperlukan pertemuan lain untuk membahas pokok-pokok yang kecil [atau yang besar?] kapan?

◦ Bagaimana perasaan kedua pihak terhadap kesepakatan yang telah dibuat? Apakah dirasa adil? Apakah kita puas?

Apakah justru kita saling mengecam? Saling

mempertahankan pendirian ? kecewa?

Referensi :

WAWANCARA KERJA

Bahan Ajar Komunikasi Bisnis

Pengertian Wawancara



Wawancara adalah :

“

suatu proses komunikasi diadik relasional

dengan tujuan yang serius dan ditetapkan terlebih dulu yang

dirancang untuk mempertukarkan perilaku dan melibatkan

tanya

jawab

”

atau

singkatkatnya

“

suatu

percakapan

berdasarkan suatu maksud

”

.



Namun

definisi

tsb

agak

terbatas, karena

wawancara

membatasi wawancara dengan tujuan yang serius. Wawancara

juga telah menjadi bentuk hiburan yang populer seperti

disiarkan televisi dan radio. (Stewart L. Tubss

–

Sylvia Moss,

Selain menulis resume dan surat lamaran kerja, menyiapkan diri untuk wawancara

termasuk bagian yang penting.

Aspek-aspek kepribadian yang akan dinilai mencakup :

 Penampilan fisik

 Gerak-gerik dan sopan santun

 Rasa percaya diri

 Inisiatif

 Kebijaksanaan

 Tanggap dan kerjasama

 Ekpsresi wajah

 Kemampuan berkomunikasi

 Sikap terhadap pekerjaan

Persiapan Wawancara

 Persiapkan diri sebaik-baiknya. Beikut hal yang perlu fiperhatikan :

 Datang tepat pada waktunya

 Bersikap yakin

 Siapkan ijazah, sertifikat dan surat-surat penghargaan

 Berpakaian yang rapih dan sopan

 Bersikap tenang

 Ketuk pintu sebelum masuk ruang wawancara, kecuali jika ada yang

mengantar.



Tunggu sampai dipersilakan untuk duduk, atau mintalah izin untuk

duduk



Ingat nama pewawancara dengan benar



Tataplah pewawancara saat bicara



Tunjukan kemampuan diri tetapi jangan berlebihan



Perhatikan pertanyaan pewawancara dengan baik



Bicaralah dengan jelas



Atur nada suara



Tunjukan minat dan kesungguhan

Mengenali Pekerjaan dan

perusahaan



Sebelum

melakukan

wawancara

sebaiknya

kita

mempelajari terlebih dahulu mengenai pekerjaan dan

perusahaan. Informasi tersebut bisa diperoleh dari

berbagai publikasi resmi yang dikeluarkan perusahaan

tersebut, baik berbentuk jurnal, majalah atau bulletin.



Sebaik bentuk diadik, Anda juga punya kesempatan

Pertanyaan yang dapat diajukan antara lain :



Apa tugas dan tanggung jawab dari pekerjaan yang dilamar



Bagaimana kebijakan perusahaan mengenai promosi



Bagaimana kesempatan berkembang dalam perusahaan



Apakah tersedia program pelatihan bagi pegawai baru



Apa yang menjadi produk unggulan perusahaan



Siapa pesaing utama perusahaan



Bagaimana

pangsa

pasar

bagi

produk-produk

yang

Pertanyaan Penting dalam Wawancara

 Pertanyaan-pertanyaan dalam wawancara bisa berkaitan dengan pekerjaan yang

dilamar, program pendidikan dan pelatihan yang pernah diikuti, pengalaman kerja,

pergaulan antar sesame, penilaian kepribadiab, latar belakang keluarga, dan tujuan

karier.

 Berikut berbagai contoh pertanyaan yang sering dilakukan dalam wawancara kerja:

1. Pekerjaan yang dilamar

 Mengapa Anda ingin bekerja di perusahaan ini?

 Apakah pengalaman kerja relevan dengan posisi kerja yang Anda lamar?

 Mengapa Anda tertarik dengan posisi yang Anda lamar?

 Jika masih bekerja, mengapa Anda ingin beralih pekerjaan?

2. Pendidikan dan Pelatihan

◦

Mata kuliah apa yang paling Anda sukai dan paling Anda

benci? Mengapa?

◦

Mata kuliah apa yang paling menarik?

◦

Apa kuliah atau pelatihan membantu Anda dalam

pengembangan karier?

◦

Bagaimana pandangan Anda mengenai pendidikan yang

diperoleh di perguruan tinggi?

3. Latar belakang keluarga

◦

Apa pekerjaan orang tua Anda?

◦

Apa pendidikan terakhir orang tua Anda?

◦

Bagaimana pendapat orang tua Anda terhadap karier

yang Anda pilih?

4. Kepribadian

◦

Bagaimana Anda menilai diri Anda sendiri?

5.

Penilaian pribadi

◦ Faktor-faktor apa yang paling mendukung pengembangan pribadi Anda?

◦ Apa hambatan-hambatan dalam pengembangan karier Anda?

◦ Apa yang paling mengecewakan, mengesalkan, atau menjengkelkan Anda?

◦ Bagaimana cara Anda mengatasi rasa kesal?

◦ Apakah karakteristik dan kemampuan terpenting yang harus dimiliki seseorang untuk menjadi pemimpin dalam perusahaan?

◦ Apakah pengalaman kerja Anda yang paling memuaskan dan menyenangkan?

6. Tujuan karier

◦

Apa tujuan jangka panjang karier Anda?

◦

Bagaimana Anda mencapai tujuan karier tersebut?

◦

Apa posisi atau kedudukan yang Anda harapkan di

masa yang akan datang?

◦

Mengapa Anda merasa cocok dengan posisi

7. Hobi dan lain-lain

◦

Apa yang Anda lakukan saat liburan?

◦

Apa yang Anda lakukan pada waktu senggang?

◦

Apakah Anda ikut dalam suatu kegiatan-kegiatan social?

◦

Mengapa Anda tertarik pada kegiatan kemasyarakatan?

◦

Hobi apa yang Anda sukai?

◦

Jenis olahraga apa yang paling Anda sukai dan tidak

Anda sukai?

◦

Apakah Anda tertarik dengan perkembangan berita-berita

industry dewasa ini?

◦

Apakah Anda tertarik untuk mengaitkan perkembangan industry

dengan perkembangan perusahaan?

◦

Apakah Anda pernah mengadakan studi banding perusahaan Anda

dengan perusahaan sejenis lainnya?

◦

Apakah strategi Anda untuk mengambangkan produk atau jasa di

perusahaan?

◦

Apakah suatu perusahaan perlu melakukan penelitian pasar?



Tindak Lanjut Wawancara

◦

Ucapan Terima Kasih

◦

Surat Penerimaan Kerja

◦

Surat Pengunduran Diri

Literatur :



Tubbs, Stewart L and Moss, Sylvia., 2000.

Human Communication

,

Bandung: Rosdakarya.

R

ESUME DAN

L

AMARAN

K

ERJA

P

ENGERTIAN

R

ESUME



Resume adalah suatu ringkasan yang terstruktur dan

tertulis

dari

pendidikan,

latar

belakang,

serta

kualifikasi seseorang tentang pekerjaan (Bovee dan

Ehill, 2002:644). Resume sering disebut daftar riwayat

hidup atau curriculum vitae (CV). Resume merupakan

bentuk promosi yang dibuat oleh pencari kerja dalam

upayanya

“

menjual potensi diri

”

pada saat memasuki

P

ERSIAPAN

M

ENULIS

R

ESUME

1. Pencarian Informasi

 Analisis Diri (Self Analysis): Seseorang belum tentu mengenal

dengan baik kemampuan, kekuarangan, atau kelebihan dirinya

sendiri.

 Analisis Karir (Career Analysis): Setelah mengetahui potensi diri

yang dimiliki, seseorang perlu melakukan analisis yang

berkaitan dengan karir dimasa yang akan dating.

 Kecerdasan apa yang pali bermanfaat bagi karir yang ingin ditekuni?

 Apakah prestasi akademis menjadi syarat dalam penjenjangan karier?

 Apakah pengalaman kerja menjadi syarat dalam penjenjangan karir?

 Apakah ada imbalan selain uang?

 Analisis Pekerjaan (Job Analysis): Setiap orang harus memiliki wawasan

atau gambaran mengenai pekerjaan-pekerjaan di berbagai bidang. Setiap

jenis pekerjaan memiliki aktivitas dan lingkungan yang berbeda.

2. Perencanaan Resume

 Pastikan dahulu posisi atau pekerjaan yang diminati

 Perhatian syarat-syarat pekerjaan, karakteristik pribadi yang

diperlukan, dan data-data lain yang dapat ditambahkan dalam

resume.

 Pertimbangkan untuk melampirkan rekomendasi atau referensi dari

pihak lain tentang kemampuan, pengalaman, atau prestasi yang

3. Pembuatan Resume

 Secara umum mencakup informasi pribadi, Tujuan kerja, Kualifikasi pribadi, dan Referensi

 Resume diorganisasikan sedemikian rupa agar mencolok dan menarik perhatian pencari kerja

M

ENULIS

R

ESUME

Y

ANG

B

AIK

Menurut Bovee and Thill (2002:645), resume yang baik setidaknya

memenuhi empat hal, yaitu:

 Kerapian (neatness): dibuat di atas kertas berish dan berkualitas

baik, tidak ada coretan, dan bentuk huruf yang dipilih juga baik.

 Kesederhanaan (Simplicity): Bahasa yang digunakan hendaknya

sederhana, jelas dan ringkas. Format dibuat agar enak dibaca.

 Keakuratan (Accuracy): Informasi yang disajikan haruslah

akurat dan dapat dibuktikan kebenarannya.

 Kejujuran (Honesty): Informasi yang disajikan tidak

mengada-ada. Misalnya, kejujuran mencantumkan umur, status



Kesalahan yang sering dikeluhkan oleh petugas

rekruitmen:

 Resume terlalu panjang

 Terlalu pendek atau hanya garis besarnya  Sulit dibaca

 Terlalu banyak kata

 Terlalu rapi

PENULISAN LAMARAN KERJA



Surat lamaran kerja adalah surat yang digunakan

untuk melamar kerja dan menjadi pengantar agar

pembaca tertarik membaca resume. Surat lamaran

kerja selalu dikirim bersama-sama dengan resume.



Sebelum menulis lamaran kerja, pelamar sebaiknya

mencari

informasi

sebanyak

mungkin

mengenai

P

ENGIRIM SURAT LAMARAN KERJA

DAPAT BERUPA

:

 Solicited application letter; surat lamaran yang dibuat berdasarkan

informasi lowongan pekerjaan yang disebarluaskan melalui media.

Pada iklan lowongan pekerjaan pada umumnya tercantum dengan

jelas hal-hal sebagai berikut :

 Pihak yang membutuhkan tenaga kerja

 Pekerjaan dan jabatan yang tersedia

 Kualifikasi pelamar

 Unsolicited application letter: surat lamaran yang dibuat atas

P

ENYUSUNAN

L

AMARAN

K

ERJA

 Paragraf Pembuka

 Rangkuman : jabatan yang diinginkan, kualifikasi yang miliki

 Sumber Informasi : nama atau sumber yang menyarankan untuk melamar.

 Cuplikan berita: cuplikan pengumuman atau iklan bias dicantumkan.

 Paragraf Isi

 Tidak boleh terlalu panjang, maksimal 3 paragraf

 Paragraf itu hanya berisi penjelasan yang sangat diminati atau sangat diharapkan

oleh pembaca, dan jangan mengulang hal yang sudah dijelaskan diresume.

 Paragraf pertengahan perlu dicantumkan kualifikasi pelamar, yaitu pendidikan,

pengalaman, minat, aktivitas dan kualitas dari sudut pandang pembaca. Selain itu

dapat juga dijelaskan kemampuan bekerjsama dengan orang lain, suasana kerja,

kualitas kerja (kegiatan ekstrakurikuler dan sejenisnya).

Catatan :

 Agar mudah dihubungi, pelamar perlu mencantumkan alamat yang jelas dan lengkap, termasuk nomor telepon, facsimile (kalau ada), jam berapa dapat dihubungi.

KOMUNIKASI LISAN DALAM

KELOMPOK

Bahan Ajar Komunikasi Bisnis

Rapat

1.

Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok

resmi yang bersifat tatap muka,yang sering diselenggarakan oleh

banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.

2.

Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui

Musyawarah kelompok.

3.

Rapat merupakan media yang dapat dipakai unttuk pengambilan

keputusan secara musyawarah untuk mufakat.

4.

Rapat merupakan pertemuan antara para anggota di lingkungan

Pemimpin perlu mengadakan rapat

apabila :

1.

Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para

stafnya atau para pembantunya, karena pemimpin tidak mau mengambil

keputusan secara sepihak.

2.

Materi yang akan dibicarakan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga

pemimpin berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila melalui

saluran administrasi pada umumnya.

3.

Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan melalui

saluran administrasi, karena masalah itu harus segera dipecahkan.

4.

Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para bawahan

untuk memberikan saran-saran, pendapat secara langsung kepada

pemimpin terhadap suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan

bersama.

5.

Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat.

6.

Telah diputuskan oleh pimpinan agar diselenggarakan rapat atau telah tiba

Persiapan Rapat :

1.

Agenda

, yaitu menentukan materi yang akan dibahas dan

banyaknya waktu yang diperlukan untuk membahas materi

tsb.

2.

Working paper

, jika dianggap perlu harus ditentukan siapa

yang akan membuatnya, jika sudah siap kepada siapa

working paper itu dibagikan.

3.

Pemimpin rapat, tentukan siapa yang akan memimpinnya.

4.

Jumlah peserta rapat, perlu diperhitungkan jumlah anggota

5. Undangan rapat, sebaiknya diedarkan jangan terlalu jauh dari

hari H-nya. Undangan harus lengkap berisi antara lain :



Hari, tanggal, tempat rapat, agenda dan acara rapat.



Bentuk surat undangan jika jenis rapat bersifat intern cukup

dengan undangan biasa.



Jika jenis rapat ektern, undangan perlu dirancang khusus sesuai

6.

Pengaturan ruang rapat, perlu diperhatikan cahaya dan ventilasi serta

pengaturan tempat duduk.

7.

Alat perlengkapan rapat. Agar rapat terselenggara dengan baik perlu

perlengkapan disiapkan dengan baik. Alat-alat tsb misalnya pengeras

suara, papan tulis [whiteboard] lengkap dengan penghapus dan alat

tulis, OHP, dan alat tulis lainnya yang diperlukan.

8.

Kesehatan termasuk didalamnya menu konsumsi serta obat.

9.

Akomodasi jika dianggap perlu, jika rapat memakan waktu lebih dari

satu hari

Macam-Macam Rapat

1.

Menurut tujuannya, rapat dapat dibedakan

menjadi :

a)

Rapat penjelasan

b)

Rapat pemecahan masalah

c)

Rapat perundingan

2. Menurut sifatnya rapat dibedakan menjadi :

a)

Rapat Formal

3.

Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan

menjadi :

a)

Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan sekali

seminggu.

b)

Rapat bulanan

c)

Rapat semesteran

d)

Rapat tahunan

e)

Rapat umum pemegang saham.

4.

Menurut frekuensinya, dapat dibedakan menjadi :

a)

Rapat rutin

Perhatikan!!



Menentukkan sasaran [goals] yang ingin Anda capai



ajukan pertanyaan-pertanyaan berikut ini kepada diri Anda

sendiri :



Mengapa saya memberikan presentasi ini?



Mengapa mereka meminta saya?



Apa yang ingin saya capai?



Bagaimana saya dapat membuat presentasi saya

menarik?



seberapa banyak yang telah diketahui audience tentang

pokok permasalahan?



Memecah keseluruhan sasaran Anda menjadi sebuah daftar

sasaran yang dapat dicapai

 Apakah sasaran presentasi saya terlalu luas, sederhanakan agar lebih mudah dan terukur!



Mengenal jenis

audiens yang akan melihat dan mendengarkan

presentasi

Anda sampai selesai

 Apakah telah mengetahui tipe dan karakter audience yang Anda hadapi?

 berbicara dengan jelas dan menggunakan kata-kata yang mudah dimengerti orang lain?

KERANGKA PRESENTASI



Kunci menuju struktur yang baik dan bermanfaat dalam

presentasi, adalah dengan menyusun duarencana :

1. Rencana dan struktur pokok pembahasan Anda " tema

tunggal yang konsisten

2. Rencana dan struktur bagaimana Anda akan

mempresentasikannya.

 sasaran jelas

 dapat dipahami oleh audience Anda



Kedua rencana tsb jelas akan saling terkait serta saling

STRUKTUR PRESENTASI



Introduksi (awal)



Pengembangan (tengah)

SAAT MENYAJIKAN PRESENTASI

#

Dalam benak publik, klien, pelanggan dan calon

pelanggan, mutu presentasi adalah cermin

kualitas citra produk, pelayanan, keinginan

mendukung dan kinerja tim kita

#

Presentasi adalah ketrampilan hasil dari belajar

melalui :



desire ,



effort



Perhatikan surat pembaca yang dibagikan



Identifikasi permasalahan pada surat pembaca

tersebut

LAKUKAN



Buatlah sebuah surat untuk menjawab keluhan

yang ada dalam surat pembaca tersebut



Perhatikan :

 Kaidah penulisan surat resmi

 Tata bahasa

 Pokok permasalah

SELAI ITU

:



Anda adalah seorang PRO disebuah restora.

Perusahaan anda membutuhkan perlengkapan

restoran.

Buatlah :



Surat permohonan perincian barang dan harga

dari sebuah perusahaan penyalur perlengkapan

restoran



Surat keluhan karena ada barang yang diterima