Diajukan untuk memenuhi Syarat melakukan Praktek Kerja Lapangan Program strata satu jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Yogie Prawirakusumah NIM 10507518
Yusuf Kahfi
NIM 10507521
PRODI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BATUJAJAR
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Program Studi Sistem Informasi
Oleh :
Yogie Prawirakusumah NIM 10507518
Yusuf Kahfi
NIM 10507521
Bandung, ... 2010
Pembimbing Jurusan,
... NIP. 4127. 70. 26. ...
Pembimbing Lapangan,
...
NIP. ………
Ketua Program Studi Sistem Informasi
Bismillaahirrahmaanirrohim
Assalaamu’alaikum Wr. Wb.
Segala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunianya, serta berkat bantuan dan dorongan baik moril maupun materil dari berbagai pihak, sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini dengan baik.
Laporan Kerja Praktek ini merupakan hasil dari praktek di dunia kerja. Sebagai salah satu syarat yang harus ditempuh pada mata kuliah Kerja Praktek Lapangan di Jurusan Manajemen Informatika agar dapat menerapkan teori-teori yang ada dan telah diterima digunakan di dunia kerja.
1. Bapak Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, Msc., Selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
2. Bapak Prof. Dr. Ir. Ukun Sastraprawaira, Msc., Selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
3. Bapak Dadang Munandar, S.E., M.si, Selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi dan Wali Dosen MI-12.
4. Bapak Agung Ismail Mardiana M.Si karena selalu memberi motivasi dan semangat untuk terus berjuang menyelesaikan laporan ini.
5. Kepada teman-teman yang selalu memberi hiburan ketika penulis kehilangan inspirasi untuk menyusun laporan.
6. Seluruh staf di Dinas PDAM Tirta Raharja
7. Kepada Sehu Jamez dan Madam Vevhey yang telah membantu hingga selesainya laporan ini.
Wabillahitaufiq wal hidayah
Wassalaamu’alaikum Wr. Wb.
Bandung, Oktober 2010
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI... iii
DAFTAR TABEL... vi
DAFTAR GAMBAR... vii
DAFTAR SIMBOL... viii
DAFTAR LAMPIRAN... xi
BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan... 1
1.2.Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah... 3
1.2.1 Identifikasi Masalah... 3
1.2.2 Rumusan Masalah... 4
1.3.Maksud dan Tujuan... 4
1.4.Batasan Masalah... 5
1.5.Lokasi dan Waktu Kerja Praktek... 5
BAB II. LANDASAN TEORI 2.1.Pengertian Sistem... 7
2.1.1. Elemen Sistem... 8
2.1.2. Karakteristik Sistem... 11
2.1.3. Klasifikasi Sistem... 14
2.2. Pengertian Informasi... 15
2.3. Pengertian Sistem Informasi... 16
2.4. Metode Analisis dan Pereancangan Terstuktur... 17
2.4.1. Flow Map... 17
2.4.2. Diagram Kontek... 17
BAB IV. ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1. Analisis Sistem yang Berjalan ... 24
4.1.1. Analisis Dokumen... 24
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan... 25
4.1.2.1. Flow Map... 28
4.1.2.2. Diagram Kontek... 29
4.1.2.3. Data Flow Diagram (DFD)... 30
4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan... 31
4.2. Usulan Perancangan Sistem... 31
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem... 32
4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan... 32
4.2.2.1. Flow Map... 34
4.2.2.2. Diagram Kontek... 35
4.2.2.3. Data Flow Diagram (DFD)... 36
4.2.2.4. Kamus Data... 36
4.2.3. Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan... 38
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan... 39
5.2. Saran... 39
Gambar 3.1. Peta Pelayanan Air Bersih PDAM Tirta Raharja Kabupaten.... 20
Gambar 3.2. Struktur Organisasi PDAM Tirta Raharja Kabupaten... 23
Gambar 4.1. Diagram Kontek Surat Masuk Diskominfo... 28
Gambar 4.2. Diagram Konteks yang sedang berjalan... 29
Gambar 4.3. DFD yang sedang berjalan... 30
Gambar 4.4. Flow Map yang diusulkan... 34
Gambar 4.5. Diagram Konteks yang diusulkan... 35
Akhmad Agus, Dian Rahayu, M Iqbal S. (2001). “ Sistem Keamanan Pada
Pengembangan Sistem Informasi “. Universitas Indonesia. Jakarta.
Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr. “ Definition of System “.England
Jogianto Hartono, MBA, PhD.( 1999). “Pengenalan Komputer”. Andi. Yogyakarta.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Salah satu penyebab utama globalisasi adalah perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat. Dewasa ini, informasi merupakan suatu hal yang penting dalam kehidupan manusia. Saat ini hampir semua pengelolaan informasi telah menggunakan teknologi informasi, karena lebih efisien dalam penyimpanannya, serta cepat dalam pencarian saat dibutuhkan apabila dibandingkan dengan pengelolaan informasi atau data secara manual. Perkembangan teknologi informasi terutama komputer juga telah merambah ke berbagai bidang termasuk dalam bidang absensi.
Absensi adalah suatu pendataan kehadiran, bagian dari pelaporan aktifitas suatu institusi, atau komponen institusi itu sendiri yang berisi data-data kehadiran yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak yang berkepentingan.
Perkembangan teknologi informasi pada masa sekarang ini mengalami kemajuan yang sangat pesat. Perkembangan teknologi informasi tersebut ditandai dengan adanya pengolahan bidang pekerjaan yang pada awalnya dikelola menggunakan cara yang manual, kini telah dikelola menggunakan hasil teknologi. Baik itu berupa mesin, peralatan digital bahkan teknologi pengolahan yang menggunakan komputer. Dengan menggunakan suatu sistem yang baik maka para staff pegawai disuatu perusahaan akan dapat lebih meningkatkan kualitas kerjanya. Absensi atau daftar kehadiran akan ikut menentukan nasib seorang pegawai. Misalnya jika seorang pegawai tidak masuk kerja tanpa alasan maka pegawai tersebut akan dikenakan sangsi potongan gaji. Atau jika seorang pegawai selalu terlambat masuk kerja maka pegawai tersebut pun akan dikenakan sangsi. Absensi atau daftar hadir dalam suatu perusahaan tidak hanya berpengaruh pada gaji saja, tetapi berpengaruh juga pada prestasi kerja.
Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada anak cabang Batujajar. Dimana proses absensi yang terjadi pada anak cabang ini masih dilakukan secara manual.
Mengingat adanya penyajian informasi absensi seperti diatas, maka penulis mencoba membuat suatu laporan yang berjudul : “ANALISIS SISTEM INFORMASI ABSENSI DI PDAM TIRTA RAHARJA KABUPATEN BANDUNG PADA ANAK CABANG BATUJAJAR”
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
Masalah yang terdapat di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar diidentifikasikan dan dirumuskan oleh penulis sebagai berikut :
1.2.1 Identifikasi Masalah
Dalam laporan ini, lingkup permasalahan hanya mencakup kepada analisis sistem informasi absensi di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung Pada Anak Cabang Batujajar. Berdasarkan alasan diatas, maka penulis akan mencoba menguraikan beberapa permasalahan yang ada sebagai berikut :
1. Belum efektifnya sistem absensi di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung Pada Anak Cabang Batujajar Pengolahan data absensi pegawai memakan waktu banyak, karena masih manual.
1.2.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana sistem absensi yang sedang berjalan di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung Pada Anak Cabang Batujajar. 2. Bagaimana sistem absensi yang diusulkan di PDAM Tirta
Raharja Kabupaten Bandung Pada Anak Cabang Batujajar.
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dilaksanakannya Kerja Praktek ini adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat dibangku perkluliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya dilapangan, sedangkan tujuannya dilaksanakan Kerja Praktek ini adalah untuk :
1. Untuk mengetahui sistem absensi yang sedang berjalan di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung Pada Anak Cabang Batujajar.
2. Untuk membuat perancangan sistem absensi di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung Pada Anak Cabang Batujajar.
1.4 Batasan Masalah
1. Tidak membahas tentang penggajian pada PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung Pada Anak Cabang Batujajar.
2. Penulis hanya membahas tentang absensi saja di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung Pada Anak Cabang Batujajar.
3. Penulis tidak membahas secara keseluruhan yang ada pada PDAM Tirta Raharja.
1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan kerja praktek
NO Waktu Kegiatan
Tahun 2010
Juli Agustus September
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Observasi
2. Analisis Sistem Berjalan
3. Perancangan Sistem
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem yaitu menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen dan elemen.
Jogiyanto HM (1995: 89) mendefinisikan dari sistem yang lebih menekankan pada prosedur yaitu sebagai berikut :
“ Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama suatu sasaran yang tertentu“.
Jogiyanto HM (1995: 98) mendefinisikan dari sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen adalah sebagai berikut :
“ Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai
suatu tujuan tertentu“.
input output
Gambar 2.1 Model Umum Suatu Sistem (sumber : Buku Analisis dan Desain Sistem
Informasi oleh Al-Bahra bin Ladjamuddin )
2.1.1 Elemen Sistem
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :
1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
2. Masukan ( input )
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh
masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).
3. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.
4. Keluaran ( output )
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
5. Batas ( boundary )
Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.
6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
7. Lingkungan
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu prosedur adalah suatu urutan-urutan operasi klerikal (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari interaksi-interaksi bisnis yang yterjadi.
“ Suatu prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan interaksi yang menerangkan apa ( what ) yang harus dikerjakan, siapa ( who ) yang mengerjakan, kapan ( when ) dikerjakan dan bagaimana ( how ) mengerjakannya.” Jogiyanto (1995:45)
1. Komponen sistem
2. Batasan sistem
Batasan sistem ( boudary ) merupakan daerah yang membatas antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas ini memungkinkan suatu sistem di pandang sebagai satu kesatuan.
3. Lingkungan luar sistem
Lingkungan luar ( environment ) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut, lingkungan-lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem, sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus di tahan dan dikendalikan.
4. Penghubung sistem
5. Masukan sistem
Masukan ( input ) adalah energi yang dimasukan kedalam sistem masukan perawatan ( maintenence input ) dan masukan sinyal ( Signal input ) maintenence input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang di proses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran sistem
Keluaran ( output ) adalah hasil dari energi yang diolah dan klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan, keluaran dapat merupakan masukan untuk sub sistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengelolaan sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran, sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
8. Sasaran sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan ( goal ) atau sasaran ( objektiv ).
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen lainnya, karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada didalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan kedalam beberapa sudut pandang yaitu :
1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide yang tidak tampak seara fisik, contoh : sistem teologi. Sistem fisik adalah sistem yang tampak secara fisik, contoh : sistem komputer.
2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat oleh manusia, sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi manusia dengan mesin.
3. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu.
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi dengan bagian-bagianya dapat di deteksi dengan pasti sehingga
4. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka.
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya, tetapi pada kenyataanya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
2.2 Pengertian Informasi
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Gordon. B. Davis (2001: 105)bahwa informasi adalah :
“Information is data that has been processed into a form that is meaningful to
the recipient and is of real or perceived value in current or prospective decisions.”
Artinya :
“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si
penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.”
Raymond McLeod (1995: 78) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya
2.4 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur
2.4.1 Flow Map
Flow map merupakan diagram yang menunjukan aliran data berupa formulir ataupun keterangan berupa dokumentasi sistem yang mengalir di dalam suatu sistem. Adapun fungsi flow map adalah untuk mempermudah penggambaran aliran data yang berupa dokumen sistem yang sedang berjalan maupun sistem yang diusulkan.
2.4.2 Diagram Konteks
Diagram Konteks adalah bagian dari Data Flow Diagram (DFD) yang berfungsi memetakan model lingkungan, yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.
2.4.3 Data Flow Diagram
1.5 Definisi Absensi
Absensi adalah suatu pendataan kehadiran , bagian dari pelaporan aktifitas suatu institusi, atau komponen institusi itu sendiri yang berisi data-data kehadiran yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak yang berkepentingan.
1.6 Jenis Absensi
Kita mengenal beberapa jenis absensi. Yang membedakan jenis-jenis absensi tersebut adalah cara penggunaannya, dan tingkat daya gunanya. Secara umum jenis-jenis absensi dapat di kelompokkan menjadi dua, yaitu :
1. Absensi manual
Absensi manual adalah cara pengentrian kehadiran dengan cara menggunakan pena (tanda tangan).
2. Absensi non manual (dengan menggunakan alat)
3.1 Tinjauan umum perusahaan
Perusahaan Daerah Air minum Tirta Raharja Kabupaten Bandung adalah satu-satunya Badan Usaha Milik Daerah ( BUMD), yang mempunyai tugas memberikan pelayanan air bersih untuk masyarakat Kabupaten Bandung, yang didirikan berdasarkan peraturan Daerah (PERDA) Nomor : XVII tahun 1977 dan disahkan dengan keputusan Gubernur kepala Daerah Tingkat 1 Jawa Barat No. 510/HKJ/011/SK/77 serta diubah terakhir kalinya melalui Peraturan Daerah Nomor 5 Tahun 2005.
Secara administrator wilayah pelayanan PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung meliputi 3 Daerah Otonom Yaitu Kabupaten Bandung yang berpendudukan IK 3,1 juta jiwa, Kota Cimahi yang berpendudukan Ik 548 Ribu jiwa, dan Kabupaten Bandung Barat yang berpenduduk Ik 1,5 Juta jiwa, Dengan jumlah total penduduk Ik 5,1 Juta jiwa dan jumlah penduduk terlayani saat ini Ik 409 Ribu jiwa atau setara dengan 51.331 sambungan rumah hingga bulan Desember 2008 yang terdiri dari :
1. Kabupaten Bandung = 28.850 SR (56%)
3. Kabupaten Bandung Barat = 10.498 SR (21%),
maka masih banyak potensi demand yang belum dapat dipenuhi oleh PDAM Tirta Raharja. Disamping itu, sebagai salah satu pemicu perkembangan ekonomi masyarakat diharapkan PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung dapat dijadikan salah satu parameter peningkatan Indek Pembangunan Manusia (IPM) di Kabupaten Bandung pada sektor Kesehatan dan peningkatan taraf hidup masyarakat melalui pelayanan air minum.
Gambar 3.1 Peta Wilayah Pelayanan Air Bersih PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung sumber buku panduan PDAM Tirta Raharja
VISI DAN MISI PDAM TIRTA RAHARJA
VISI :
Profesional, handal menuju pelayanan prima.
MISI :
Memberikan pelayanan air bersih secara baik dengan mengacu pada : Kualitas, Kuantitas, dan Kontinuitas yang memadai, dengan harga yang terjangkau, sehingga diharapkan dapat memberikan dampak peningkatan kesehatan masyarakat pengguna air bersih.
8 Strategi Corporate Plan 2006 - 2010
1. Peningkatan sambungan langganan dan penjualan air.
2. Membuka kesempatan investasi dengan pihak ke-3 guna
mempercepat peningkatan pelayanan (coverage).
3. Efisiensi operasional.
4. Kerja sama operasi dengan pihak ke-3.
5. Optimalisasi pelayanan.
6. Peningkatan efektivitas penagihan dan kualitas SDM.
7. Penurunan tingkat kehilangan air.
Target KPI (Key Performance Indicator)
9 KPI TAHUN 2010
1. Tingkat Keuntungan/Profit 5 %
2. Efektivitas Penagihan 100,5 %
3. Penanganan Pengaduan Selesai 24 Jam
4. Pemasangan Baru Terpasang 3 Hari
5. Kehandalan Proses (K3) 21,5 Jam/Hari
6. Tingkat Kehilangan Air Turun 2 %/Tahun
7. Rasio Produktifitas Pegawai 130 Juta/Pegawai
8. TARGET PEMAKAIAN AIR 130 Jt/M3/Th
3.1 Struktur Organisasi
GAMBAR 3.2 Struktur Organisasi PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar Sumber buku panduan PDAM
Tirta Raharja Kabupaten Bandung
3.2 Deskripsi Kerja a. Direktur Utama
Bekerja untuk memantau PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung dan memvalidasi laporan-laporan yang ada pada PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung.
b. Kepala Bag. Cabang
Bekerja untuk menngkatkan kualitas pegawai pada bagian cabang di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung.
c. Kepala Bag. Anak Cabang
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Dalam Kerja Praktek ini penulis menganalisis tentang Sistem Informasi Absensi di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar. Analisis terhadap Sistem Informasi Absensi di di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar untuk mengetahui bagaimana cara kerja sistem informasi absensi di di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar.
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisis dokumen yang ada di di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar terdiri dari nama, item data, jumlah dan periode.
Adapun analisis dokumen tersebut adalah sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Data Absensi
Fungsi : Sebagai data pegawai.
Jumlah : - Jam Masuk, Jam Keluar.
Jumlah : -
Periode : Setiap 1 Bulan
3. Nama Dokumen : Laporan Daftar Hadir Pegawai.
Fungsi : Sebagai bukti laporan kerja pegawai.
Item Data : No, Tanggal, Warna, Kode Barang, Stok, Ukuran, Diskon,cash back, Harga Jual, Keterangan.
Jumlah : 1 lembar.
Periode : Setiap 1 Bulan
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang berjalan
pengguna dengan cara menganalisis sistem yang sedang berjalan, kemudian dievaluasi.
Prosedur sistem absensi di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Pada bagian absensi membuat dokumen absensi yang diterima dari bagian SDM.
2. Pada pagi hari petugas bagian absensi membagikan daftar masuk pegawai .
3. Kemudian bagian absensi mengecek daftar masuk yang di terima apakah ada pegawai yang masuk atau tidak.
4. Bagian absensi menginputkan daftar masuk ke komputer dan di simpan di Excel.
5. Lalu pada sore hari petugas bagian absensi membagikan daftar keluar pegawai.
6. Kemudian bagian absensi mengecek daftar keluar pegawai yang di terima apakah ada pegawai yang pulang lebih awal atau tidak.
7. Bagian absensi menginputkan daftar keluar ke komputer dan di simpan di Excel.
8. Apabila semuanya sudah beres bagian absensi menggabungkan daftar masuk dan daftar keluar lalu membuatnya menjadi data absensi ke komputer dan di simpan di Excel.
4.1.2.1. Flow Map
Berikut ini flowmap prosedur sistem absensi di RSU dr. Slamet Kabupaten Garut :
SDM Bag.Absen Pegawai Pimpinan/
Absen Laporan Data Absensi
4.1.2.2. Diagram Konteks
Berikut ini adalah Diagram Konteks yang sedang berjalan di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung Pada Anak Cabang Batujajar.
Sistem Informasi Absensi
SDM Data_Absen yang Baru Direktur Utama Bag. Absensi
Data Absensi
Laporan Data Absen
Laporan data Absen Valid Lap. Valid
Data Absensi
4.1.2.3. Data Flow Diagram
Berikut ini adalah Data Flow Diagram yang sedang berjalan di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang
4.1.3. Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan
Berdasarkan hasil yang penulis laksanakan pada waktu Kerja Prektek, dapat diketahui bahwa di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar sebagai berikut :
1. Masih manualnya proses data absensi yang sedang berjalan di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar.
2. Belum efektifnya prosedur absensi yang sedang berjalan sehingga membuat laporan data absensi mengalami keterlambatan.
4.2. Usulan Perancangan Sistem
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan peerancangan sistem yang penulis buat adalah sebagai berikut :
1. Sistem absensi menggunakan komputerisasi agar dapat memberikan kecepatan data yang nantinya bisa membantu dalam pemrosesan data absensi lebih efektif dan efisien.
2. Usulan yang penulis coba berikan untuk mengoptimalkan kinerja pegawai yang ada di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar.
4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
1. Pegawai datang, lalu mengabsen dengan cara menginputkan NIP pada Sistem Informasi Absensi yang penulis coba usulkan . 2. Lalu secara otomatis NIP akan masuk ke dalam daftar hadir
pegawai tersebut.
4.2.2.1. Flow Map
Adapun Flow Map perancangan prosedur yang penulis coba usulkan adalah sebagai berikut :
Pegawai Bag.Absen Pimpinan/
4.2.2.2. Diagram Konteks
Diagram Konteks yang diusulkan adalah sebagai berikut :
Sistem Informasi Absensi
Pegawai Data Absensi Direktur Utama
Bag. Absensi
Dt. Absensi hadir
Lap. absensi
Lap. Dat. Absensi valid
4.2.2.3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram yang diusulkan adalah sebagai berikut :
1.1
Gambar 4.6 DFD Yang diusulkan
File Data Absensi periode 1.2
Bag. Absensi Proses 1.2
Atribut : NIP, nama, bagian
2. Nama Arus Data : Lap. Absensi Harian
Alias : -
Periode : 1 hari sekali
Alur Data : Proses 1.2 proses 1.3
Atribut : No_lap, Nip, Nama, Bagian
3. Nama Arus Data : Lap. Absensi Bulanan
Alias : -
Periode : 1 bulan sekali
Alur data : Proses 1.3 F. Lap. Absensi
File Lap. Absensi Direktur Utama
4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan/Dirancang
5.1. Kesimpulan
Dari hasil analisis kerja praktek di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang batujajar penulis mengambil kesimpulan yang tertampung dalam laporan ini, penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa sistem informasi yang sedang berjalan di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar masih ditemukan kekurangan dalam pengoperasian dan pengolahan sistem absensinya. Diantaranya belum diterapkannya aplikasi database untuk menyimpan data-data absensi para pegawai, hal ini menyebabkan kurang efektif dan efisiennya pengolahan data absensi yang berpengaruh pada kinerja para pegawai.
