1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Penelitian
Pada era globalisasi sekarang ini kebutuhan akan teknologi informasi sangat
dibutuhkan, hal ini ditunjukan dengan semakin meningkatnya sistem pengolahan
data dengan menggunakan teknologi komputer. Komputer juga memegang
peranan yang penting dalam teknologi informasi yang dibutuhkan tanpa
keterbatasan ruang dan waktu. Teknologi informasi yang berbasis komputer
merupakan salah satu cara untuk mengolah data dan menghasilkan informasi yang
cepat dan akurat pada masa sekarang.
Dengan dukungan teknologi komputer terbukti bahwa mekanisme kerja
yang panjang dan berulang menjadi lebih efektif dan efisien. Komputer
memegang peranan penting dalam menunjang kelancaran aktivitas suatu
perusahaan. Saat ini pengolahan data dengan menggunakan sistem Basis Data
telah mendukung kinerja banyak instansi. Informasi merupakan hal yang sangat
penting bagi suatu perusahaan di dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat
diperoleh dari sistem informasi (Information System) atau disebut juga dengan
processing system atau information processing system.
Perusahaan atau organisasi baik pemerintah maupun swasta sudah
teknologi komputer adalah cepatnya mengakses dan mengolah data, hal itu sangat
menunjang dalam meningkatkan produktifitas kerja di instansi pemerintah
maupun swasta. Suatu perusahaan atau organisasi tidak dapat terlepas dari
kegiatan atau proses pengelolaan data, data yang diperoleh dapat berasal dari
pihak intern maupun extern. Semua menjadi sumber untuk diolah menjadi suatu
bentuk yang lebih berarti dan bernilai bagi yang menerima. Hasil dari olahan data
tersebut disebut dengan informasi.
PT. Pos Indonesia (Persero) kantor cabang Cikalongwetan dengan
berbagai pekerjaan yang dihadapi terdapat berbagai masalah dalam kegiatan kerja
yang dapat diselesaikan dengan sistem komputerisasi. Pengolahan data pelayanan
pengiriman (surat, paket, wesel, Giro) dan penarikan dana (BOS, pensiun, wesel)
pada PT. Pos Indonesia (Persero) kantor cabang Cikalongwetan masih dilakukan
secara manual yaitu dengan mencacat data pelayanan dari setiap transaksi ke
dalam buku besar, lalu melakukan perhitungan dengan menggunakan kalkulator
sehingga mengahasilkan informasi yang relative lambat dan kurang akurat. Selain
itu, penyajian laporan hasil pelayanan menjadi tidak efektif karena kurang
akuratnya pengolahan data pelayanan yang dihasilkan.
Dari uraian di atas maka diperlukan suatu pengolahan data yang baik dan
dapat menyelesaikan permasalahan yang ada yaitu permasalahan mengenai
pelayanan, baik pengiriman maupun penarikan dana pada PT. Pos Indonesia
(Persero) kantor cabang Cikalongwetan. Maka dari itu penulis akan merancang
sebuah program aplikasi dengan menggunakan bahasa pemograman VB (Visual
alternative untuk meningkatkan sistem yang ada pada PT. Pos Indonesia (Persero)
kantor cabang Cikalongwetan.
Bedasarkan uraian diatas maka penulis mengambil judul skripsi “Sistem
Informasi Pelayanan Pengiriman dan Penarikan Dana Pada PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Cabang Cikalongwetan”.
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah 1.2.1. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang sudah dijelaskan diatas, maka
dapat diidentifikasikan permasalahan yang ada yaitu :
1. Pelayanan pengiriman (surat/paket, wesel, Giro) dan penarikan dana (BOS,
pensiun, wesel) pada PT. Pos Indonesia (Persero) kantor cabang
Cikalongwetan masih dilakukan secara manual yaitu dengan mencatat data
pelayanan dari setiap transaksi ke dalam buku besar, lalu melakukan
perhitungan dengan menggunakan kalkulator sehingga mengahasilkan
informasi yang relative lambat dan kurang akurat.
2. Penyajian laporan hasil pelayanan menjadi tidak efektif karena kurang
akuratnya pengolahan data pelayanan yang dihasilkan.
1.2.2. Rumusan Masalah
1. Bagaimana sistem informasi pelayanan pengiriman dan penarikan dana yang
berjalan pada PT. Pos Indonesia (Persero) kantor cabang Cikalongwetan.
2. Bagaimana membangun sistem informasi pelayanan pengiriman dan
Cikalongwetan, yang dapat membantu memperbaiki pelayanan pengiriman
dan penarikan dana sehingga dapat menghasilkan informasi yang baik dan
dapat menyajikan laporan hasil pelayanan yang lebih efektif.
3. Bagaimana pengujian sistem informasi pelayanan pengiriman dan penarikan
dana pada PT. Pos Indonesia (Persero) kantor cabang Cikalongwetan.
4. Bagaimana implementasi sistem informasi pelayanan pengiriman dan
penarikan dana pada PT. Pos Indonesia (Persero) kantor cabang
Cikalongwetan.
1.3.Maksud dan Tujuan Penelitian 1.3.1. Maksud
Adapun maksud dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem yang
sedang berjalan dan membuat Sistem Informasi Pelayanan Pengiriman dan
Penarikan Dana Pada PT. Pos Indonesia (Persero) kantor cabang Cikalongwetan.
Guna memudahkan Bagian Pelayanan dalam pengelola pengiriman (surat/paket,
wesel, giro) dan penarikan dana (BOS, wesel, pensiun) dan Bagian Keuangan
dalam mengelola laporan hasil pelayanan.
1.3.2. Tujuan
1. Untuk mengetahui sistem informasi pelayanan pengiriman dan penarikan
dana yang berjalan pada PT. Pos Indonesia (Persero) kantor cabang
Cikalongwetan.
2. Untuk membangun sistem informasi pelayanan pengiriman dan penarikan
dapat membantu memperbaiki pelayanan pengiriman dan penarikan dana
sehingga dapat menghasilkan informasi yang baik dan dapat menyajikan
laporan hasil pelayanan yang lebih efektif.
3. Untuk menguji program yang telah dirancang pada PT. Pos Indonesia
(Persero) kantor cabang Cikalongwetan.
4. Untuk mengimplementasi sistem informasi pelayanan pengiriman dan
penarikan dana pada PT. Pos Indonesia (Persero) kantor cabang
Cikalongwetan.
1.4. Kegunaan Penelitian
Dari penelitian yang dilakukan diharapkan dapat berguna bagi diri penulis
sendiri dan perusahaan tempat penulis melakukan penelitian. Adapun manfaat
yang diharapkan dari penelitian tersebut adalah :
1.4.1. Kegunaan Praktis
Kegunaan praktis dari penelitian ini adalah memberikan masukan-masukan
pada perusahaan tentang kekurangan atau kelemahan yang masih ada pada objek
penelitian. Dengan adanya penelitian ini diharapkan bisa memperbaiki
kelemahan-kelemahan yang ada dan memperlancar kegiatan yang berjalan pada
perusahaan yang bersangkutan.
1.4.2. Kegunaan Akademis
1. Hasil penelitian ini diharapkan menjadi perbandingan antara ilmu
manajemen (toeri) dengan keadaan yang terjadi langsung dilapangan.
ilmu Manajemen Informatika yang sudah ada untuk ditahapkan pada dunia
nyata dan dapat menguntungkan berbagai pihak.
2. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran
kepada peneliti lain atau para akademis yang akan mengambil skripsi atau
tugas akhir dalam kajian yag sama sekaligus sebagai referensi di dalam
penulisan.
3. Dapat berguna dalam menambah atau memperkaya wawasan pengetahuan
baik teori maupun praktek, belajar menganalisa dan melatih daya pikir
dalam mengambil kesimpulan atas permasalahan yang ada di dalam
perusahaan, khususnya di PT. Pos Indonesia (Persero) kantor cabang
Cikalongwetan.
1.5. Batasan Masalah
Dalam pelaksanaan penelitian ini penulis membatasi permasalahan yang
akan dibahas. Adapun batasan masalah yang akan dibahas penulis adalah :
1. Hanya membahas mengenai pelayanan pengiriman (surat, paket,wesel dan
Giro) dan penarikan dana (BOS, pensiun dan wesel).
2. Untuk pengiriman giro PT. Pos indonesia (Persero) kantor cabang
Cikalongwetan hanya mengelola pelayanan pengiriman giro untuk
pengembalian dana BOS saja.
3. Sistem yang di bangun hanya dapat dioperasikan oleh bagian pelayanan
dan keuangan pada PT. Pos Indonesia (Persero) kantor cabang
1.6.Lokasi dan Waktu Penelitian 1.6.1. Lokasi Penelitian
Dalam penelitian skripsi ini penulis melakukan penelitian di PT. Pos
Indonesia (Persero) Kantor Cabang Cikalongwetan Jl. Raya Cikalongwetan No.1
Kab. Bandung Barat.
1.6.2. Waktu Penelitian
Table 1.1 Jadwal Penelitian
No Kegiatan
Tahun 2010
Maret April Mei Juni
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Analisis
a. Mengumpulkan data-data
yang
diperlukan
b. Mengidentifikasi masalah
yang
sedang terjadi
c. Mengidentifikasi data
8
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu
yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen –
komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih mendekatkan pada
prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut :
Menurut Jogiyanto ( 2005 : 1 ). Sistem merupakan bagian yang saling berkaitan erat dan membentuk suatu kesatuan yang saling berinteraksi antara bagian satu dengan bagian lainnya untuk mencapai suatu tujuan. Artinya apabila salah satu bagian dari sistem tidak ada maka sistem tersebut tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya.
2.1.1. Definisi Sistem
Denifisi sistem yang menekankan pada komponen atau elemen memiliki
pengertian yang lebih luas dari pada penekanan pada prosedur karena pengertian
tersebut lebih diterima dikarenakan suatu sistem terdiri dari beberapa
subsistem-subsistem.
Ada beberapa definisi sistem yang penulis dapat dari beberapa sumber
antara lain:
1) Menurut Gery Fitgerald. Sistem adalah jaringan kerja
prosedur-prosedur atau jaringan prosedur yang berhubungan untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
2) Menurut Norman L. Enger. Sistem terdiri dari beberapa kegiatan yang
3) Menurut Jogiyanto. Sistem adalah kumpulan dari komponen atau
elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
Dari beberapa definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sistem dapat
didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen
elemen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto ( 2005 : 4 )Suatu sistem mempunyai karakteristik atau
sifat – sifat tertentu, yaitu :
1. Komponen sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
2. Batasan Sistem
Batasan sistem merupakann daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengann sistem yang lainnya atau dengan lingkingann luarnya. Batasan
sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.
3. Lingkungan Luar Sistem
Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi oprasi sistem.
Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga
merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan berupa
energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara.
Sedangkan lingkunngan luar yang merugikan harus ditahan dan
dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan dari hidup
4. Penghubung Sistem
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem
lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber – sumber daya
mengalir dari subsistem ke subsistem lainnya.
5. Masukan Sistem
Adalah energi yang dimasukan kedalam sistem masukan dapat berupa
masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan adalah
energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroprasi. Sedangkan
masukan yang diproses untuk mendapatkann keluaran.
6. Keluaran Sistem
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolahan Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan
merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem pelayanan akan
mengolah masukan berupa data transaksi dan data - data yang lain
menjadi keluaran bukti transaksi, Sistem akutansi akan mengolah data –
data transaksi menjadi laporan – laporan lain yang dibutuhkan oleh bagian
yang membutuhkan informasi tersebut.
8. Sasaran sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran, kalau suatu sistem
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Menurut Jogiyanto ( 2005 : 6 ) Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa
sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide –ide yang
tidak tampak secara fisik. Contohnya sistem teknologi, yaitu sistem yang
berupa pemikiran – pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan.
Dan sistem secara fisik merupakan sistem yang ada secara fisik contohnya
sistem komputer, sistem akutansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem alamiyah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiyah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak
dibuat manusia misalnya sistem perputaran bumi, sedangkan Sistem
buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia, sistem buatan
manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut
dengan man-machine system.contohnya sistem informasi.
3. Sistem tertentu dan sistem tak tertentu
Sistem terstruktur beroprasi dengan tingkah laku yang sudah dapat
diprediksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan.
Contohnya sistem komputer yang tingkah lakunya dapat dipastikan
berdasarkan program – program yang dijalankan, sedangkan Sistem tak
tertentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diproduksi
4. Sistem tertutup dan sistem terbuka
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Dan bekerja secara otomatis
tanpa adanya campur tangan dari pihak luarnya, sedangkan Sistem terbuka
adalah sistem yang menghubungkan dan terpengaruh dengan lingkungan
luarnya.
2.2.Konsep Dasar Informasi
Informasi sangat dibutuhkan sekali oleh suatu organisasi dan sudah
menjadi suatu kebutuhan yang tidak bisa dipungkiri lagi, sehingga informasi ini
sangat penting didalam suatu organisasi. Suatu organisasi yang kurang
mendapatkan informasi akan tertinggal, sulit dalam bersaing dan tidak akan
bertahan lama.
Menurut Jogiyanto ( 2005 : 8 ). Informasi adalah data yang diolah menjadi
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari
informasi adalah data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian –
kejadian dan kesatuan nyata.
2.2.1. Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita
banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui satu model untuk
dihasilkan informasi.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima
kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan
sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses
kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.
2.2.2. Kualitas Informasi
Menurut Jogiyanto ( 2005 : 10 )Kualitas informaasi harus :
1. Akurat
Akurat berarti harus bebas dari kesalahan dan tidak menyesatkan dan
harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidak akuratan dapat terjadi
karena sumber informasi (data) mengalami gangguann atau kesengajaan sehingga merusak, mengubah data – data asli tersebut.
2. Tepat pada waktunya
Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
Informasi yang sudah usang tidak mempunyai nilai lagi karena informasi
merupakan landasan pengambilan keputusan. Berarti informasi harus
memiliki manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap – tiap
orang satu dengan yang lainnya berbeda.
2.2.3. Nilai Informasi
Nilai informasi ditentukan dari dua hal yaitu : manfaat dan biaya
mendapatkannya, suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
2.2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi
2.2.5. Komponen Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto ( 2005 : 12 ) komponen sistem terdiri dari :
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input disini
termasuk metode – metode dan media yang menangkap data yang akan
dimasukan yang dapat berupa dokumen – dokumen dasar.
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika
yang akan memanipulasi data yang tersimpan dibasis data dengan cara
yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen dan semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kata lain” ( Tool box) dalam sistem informasi,
teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model,
menyimpan dan mengakses data, menghasilkan keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Blok Basis Data
Basis Data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu
perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan didalam
basis data untuk keperluan penyedian informasi lebih lanjut.
6. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya
bencana alam, api, temperature, air debu, kegagalan sistem itu sendiri.
2.3. Pengertian Pelayanan
Menurut Drs. H.A.S. Moenir (2006 : 23). Pelayanan adalah kegiatan yang
dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dengan landasan faktor material
melalui sistem, procedure, dan metode tertentu dalam rangka usaha memenuhi
kepentingan orang lain sesuai dengan haknya.
2.3.1. Pengertian Surat
Menurut Daeng Nurjamal dan Warta Sumirat (2008 : 114). Surat adalah sarana komunikasi tertulis antara satu pihak dengan pihak lain yang saling berkepentingan. Rumusan lain mengemukakan bahwa surat adalah sehelai kertas bertulis yang mamuat suatu bahan .komunikasi berupa pemberitahuan, permohonan, undangan dan lain-lain.
Fungsi surat dalam kehidupan bermasyarakat antara lain dapat dirumuskan yaitu :
Surat sebagai alat komunikasi tertulis
Surat sebagai alat bukti otentik
Surat sebagai alat bukti historis
Surat sebagai Duta/Wali
2.3.2. Pengertian Paket
Paket adalah suatu barang yang akan di kirim pada pihak tertentu
bardasarkan kepentingan kedua belah pihak baik dalam hal bisnis maupun pribadi.
Paket yang hendak dikirim harus berdasarkan standar yang telah ditentukan,
seperti berat paket yang akan dikirim tidak melebihi beban yang telah ditentukan
dan tidak mengirim barang berupa perhiasan dan obat-obatan terlarang.
2.3.3. Pengertian Wesel
Wesel bayar adalah suatu janji tertulis tanpa syarat untuk membayar
sejumlah uang kepada pihak yang diberikan / dijanjikan pada waktu / tanggal
yang telah ditetapkan serta ditandatangani oleh pihak yang berwenang.
(http://organisasi.org/penjelasan-info-tentang-wesel/30 Maret 2010).
2.3.4. Pengertian Giro
Giro adalah bentuk pembayaran yang “mirip” dengan Cek Tunai dan
seringkali terjadi kerancuan dalam menghadapi pencatatannya. Secara prinsip
Giro dan Cek Tunai berbeda, walaupun terdapat kesamaan atas permasalahan
yang bisa ditimbulkannya seperti saldo Bank kosong saat ilakukan Kliring.
Suat cek diberikan kepada pihak penerima pembayaran (payee) yang menyimpannya di Bank mereka, sedangkan giro diberikan oleh pihak pembayar
(payer) ke banknya, yang selanjutnya akan mentransfer dana keapada bank pihak penerima, langsung kea kun mereka.
2.3.5. Pengertian BOS
Bantuan Operasional Sekolah (BOS) merupakan bantuan bagi sekolah
dengan tujuan membebaskan biaya pendidikan bagi siswa yang tidak mampu dan
meringankan beban bagi siswa lain dalam rangka mendukung pencapaian
Program Wajib Belajar Pendidikan Dasar Sembilan Tahun.
Melalui program ini, pemerintah pusat memberikan dana kepada
sekolah-sekolah setingkat SD dan SMP untuk membantu mengurangi beban biaya
pendidikan yang harus ditanggung oleh orang tua siswa. BOS diberikan pada
sekolah sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan pemerintah pusat. Besarnya
dana untuk tiap sekolah ditetapkan berdasarkan jumlah murid.
2.3.6. Pengertian Pensiun
Pensiun adalah seseorang yang sudah tidak bekerja lagi karena usianya
sudah lanjut dan harus diberhentikan, ataupun atas permintaan sendiri (pesiun
muda). Seseorang yang pensiun biasanya mendapat uang pensiun atau pesangon.
Jika mendapat pensiun, maka ia tetap mendapatkan semacam dana pensiun sampai
meninggal dunia.
(http://Wikipedia.co.id/pekerjaan atau profesi /21 April 2010).
2.4. Pengertian Basis Data (Database)
Menurut Radiant dan Bernard (2006 : 2). Basis data (database) adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan di tempat penyimpanan
data meliputi spesifikasi dari tipe data, struktur, dan batasan dari data atau
informasi yang akan disimpan.
Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem
informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi pada para
pengguna. Penyusunan basis data meliputi proses memasukkan data kedalam
media penyimpanan data, dan diatur dengan menggunakan perangkat basis data
(Database Management System–DBMS). Manipulasi basis data meliputi pembuatan pernyataan (query) untuk mendapatkan informasi tertentu, melakukan pembaharuan atau penggantian (update) data, serta pembuatan report dari data. Tujuan utama DBMS adalah untuk menyediakan tinjauan abstrak dari data bagi
user. Jadi sistem menyembunyikan informasi mengenai bagaimana data disimpan
dan dirawat, tetapi data tetap dapat diambil dengan efisien. Pertimbangan efisiensi
yang digunakan adalah bagaimana merancang struktur data yang kompleks, tetapi
tetap dapat digunakan oleh pengguna yang masih awam, tanpa mengetahui
kompleksitas struktur data.
Basis data menjadi penting karena munculnya beberapa masalah bila tidak
menggunakan data yang terpusat, seperti adanya duplikasi data, hubungan antar
data tidak jelas, organisasi data dan update datamenjadi rumit.
Jadi tujuan dari pengaturan data dengan menggunakan basis data adalah :
1. Menyediakan penyimpanan data untuk dapat digunakan oleh
2. Cara pemasukkan data sehingga memudahkan tugas operator dan
menyangkut pula waktu yang diperlukan oleh pemakai untuk mendapatkan
data serta hak-hak yang dimiliki terhadap data yang ditangani.
3. Pengendalian data untuk setiap siklus agar data selalu up-to-date dan dapat mencerminkan perubahan spesifik yang terjadi disetiap sistem.
4. Pengamanan data terhadap kemungkinan penambahan, modifikasi,
pencurian dan gangguan-gangguan lain
2.5. Arsitektur Aplikasi
Arsitektur aplikasi dapat pula dikatakan sebagai struktur desain dari suatu
sistem komputer dengan semua kelengkapannya yang telah siap untuk digunakan
oleh user.
2.5.1. Pengertian Jaringan Komputer
Menurut (Buddhi Irawan : 2005). Himpunan interkoneksi antara dua komputer autonomous atau lebih yang terhubung dengan media transmisi kabel atau tanpa kabel (wireless). Bila sebuah komputer dapat membuat komputer lainnya restart, shutdown, atau melakukan kontrol lainnya, maka komputer-komputer tersebut bukan autonomous (tidak melakukan control terhadap komputer lain dengan akses penuh).
Dua unit komputer dikatakan terkoneksi apabila keduanya bisa saling
bertukar data atau informasi, berbagai resource yang dimilki, seperti file, printer, media penyimpanan (hardisk, floppy disk, cd-rom, flash disk).
2.5.2. Jenis-Jenis Jaringan Komputer
1. Work Group
Yaitu jaringan yang menghubungkan beberapa komputer dalam jumlah
sedikit dalam sebuah ruangan.
2. Local Area Network (LAN)
Yaitu jaringan komunikasi data yang luas jangkauannya meliputi suatu
area lokal tertentu.
Keuntungan LAN :
a. Memungkinkan pemakaian sumber daya secara bersama-sama.
b. Meningkatkan produktifitas serta melindungi investasi yang ada.
c. Memungkinkan pengiriman data yang lebih banyak dan kompleks
serta pertukaran informasi yang lebih baik.
Kerugian LAN :
a. Pembuatan instalasi jaringan tidak sederhana.
b. Perlunya software khusus yang dirancang untuk multi user.
c. Perlunya pengaturan dan keamanan data di dalam jaringan/network.
d. Virus dapat menyebar ke seluruh jaringan.
3. Metropolitan Area Network (MAN)
Yaitu jaringan komunikasi data yang luas jangkauannya meliputi area
dalam satu kota.
4. Wide Area Network (WAN)
Yaitu jaringan komunikasi data yang luas jangkauannya meliputi antar
2.5.3. Topologi Jaringan Komputer
Topologi jaringan adalah gambaran perencanaan hubungan antar komputer
dalam Local Area Network yang umumnya menggunakan kabel (sebagai media transmisi), dengan konektor, ethetnet card, dan perangkat pendukung lainnya.
Ada beberapa jenis topologi yang terdapat pada hubungan komputer pada
jaringan lokal area, seperti :
1. Topologi Bus
Topologi bus merupakan jenis arsitektur yang paling sederhana. Dalam
penerapannya, topologi ini sering digunakan untuk membangun jaringan
yang hanya terdiri dari beberapa unit komputer, misalnya 2 sampai 4 unit
komputer.
Topologi ini disebut topologi bus karena jenis arsitekturnya menyerupai
bus (kendaraan umum). Hal tersebut didasarkan pada setiap node
(workstation) yang diibaratkan seperti kursi yang ada pada bus kota.
Beberapa kelebihan dari topologi bus :
a. Topologi bus merupakan arsitektur jaringan yang paling sederhana
dibanding jenis arsitektur lainnya.
b. Dikatakan sangat sederhana karena hanya memiliki anggota
workstation yang sedikit.
c. Biaya yang dikeluarkan sangat murah karena media transmisi yang
digunakan adalah kabel coaxial.
d. Karena menggunakan satu kabel yang menjadi pusat, pengiriman data
Sedangkan kekurangan pada topologi bus, yaitu :
a. Karena menggunakan satu kabel yang dijadikan pusat, akibatnya
sering terjadi tabrakan data.
b. Apabila ada salah satu workstation error, maka akan mengakibatkan kerusakan pengiriman data dari komputer lain.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut:
Terminator (Penutup)
Workstation Workstation
Workstation Workstation
Workstation
Terminator (Penutup)
Gambar 2.1 Topologi Bus
Sumber : Budhi Irawan (2005 : 26)
2. Topologi Cincin (Ring)
Topologi cincin merupakan desain jaringan yang dapat dikatakan cukup
sederhana dibandingkan dengan bintang. Dalam pemasangan jaringan,
arsitektur ini akan menggunakan kabel yang dipasang melingkar dengan
sistem tertutup. Kabel yang sering digunakan pada jenis topologi ini
adalah kabel coaxial. Keuntungan yang didapat dari topologi cincin :
a. Implementasinya sangat sederhana karena arsitektur ini merupakan
bentuk pengembangan dari topologi bus.
b. Peralatan yang digunakan sama seperti topologi bus, yaitu
c. Pada jenis ini anda tidak lagi memerlukan terminator karena kedua
ujung kabel akan disambungkan dengan ujung kabel yang lain.
d. Transfer data dilakukan dalam satu arah, sehingga kemungkinan terjadi
tabrakan sangat jarang.
Kerugian yang mungkin akan didapat adalah kegagalan pengiriman
data karena topologi jenis ini sangat dipengaruhi oleh node
(workstation) yang lain. Pengiriman data dilakukan dalam satu arah. Apabila ada salah satu workstation yang rusak, proses pengiriman data
akan terputus atau gagal.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut:
Token-Ring
Workstation Workstation
Workstation Workstation
Workstation
Workstation Workstation
Workstation
Gambar 2.2 Topologi Ring
Sumber : Budhi Irawan (2005 : 28)
3. Topologi Star (Bintang)
Topologi ini dinamakan topologi bintang karena bentuk arsitekturnya
dapat dianalogikan seperti bentuk bintang. Tentu saja bentuk bintang yang
dimaksud tidak seperti bentuk bintang yang anda ketahui selama ini.
Bentuknya seperti bintang karena pada perancangannya arsitekturnya
arsitektur jaringan ini akan selalu memerlukan sebuah peralatan yang
dijadikan sebagai terminal yang menghubungkan antara komputer satu
dengan komputer yang lain. Terminal yang dipakai dapat berupa hub atau
switch.
Banyak keuntungan yang akan didapat dari topologi star, diantaranya :
a. Sanggup memuat banyak workstation dalam satu jaringan LAN.
b. Sangat jarang terjadi tabrakan data.
c. Karena jarang terjadi tabrakan data, transfer data akan lebih cepat.
d. Apabila salah satu workstation terputus atau rusak, workstation lain tidak akan mengalami gangguan.
e. Kerusakan kabel, misalnya putusnya transmisi kabel pada salah satu
workstation, tidak akan mengakibatkan kerusakan jaringan secara menyeluruh.
f. Memiliki teknik kerja yang terpusat, maksudnya semua workstation
yang melakukan pengiriman data akan dikirimkan melalui media
transmisi menuju terminal. Selanjutnya data tersebut akan diforward
oleh terminal ke alamat tujuan pengiriman.
Workstation Workstation
Workstation Workstation
Gambar 2.3 Topologi Star
Sumber : Budhi Irawan (2005 : 27)
2.5.4. Manfaat Jaringan Komputer
Manfaat yang didapat dari membangaun jaringan computer menurut
(Buddhi Irawan : 2005) adalah sebagai berikut :
1. Sharing Resources
Sharing Resources bertujuan agar seluruh program, peralatan/
peripheral lainnya dapat dimanfaatkan oleh setiap orang yang ada pada
jaringan komputer tanpa terpengaruh pada jaringan komputer tanpa
terpengaruh oleh lokasi maupun pengaruh dari pemakai. Dengan kata
lain, seoranng pemakai yang letaknya jauh sekalipun dapat
memanfaatkan data maupun informasi yang lainnya tanpa mengalami
kesulitan.
2. Media Komunikasi
Jaringan komputer memungkinkan terjadinya komunikasi antara
3. Integrasi Data
Pembangunan jaringan komputer dapat mencegah ketergantungan pada
komputer pusat. Setiap proses data tidak harus dilakukan satu computer
saja, melainkan dapat didistribusikan ke tempat lainnya oleh sebab inilah
maka dapat terbentuk data yang terintegrasi sehingga dengan demikian
memudahkan pemakai untuk memperoleh dan mengolah informasi
setiap saat.
4. Pengembangan dan Pemeliharaan
Dengan adanya jaringan komputer ini, maka perkembangan peralatan
dapat dilakukan dengan mudah dan menghemat biaya. Jaringan
komputer bisa memudahkan pemakai dalam merawat hardisk dan peralatan lainnya. Misalnya untuk memberikan perlindungan serangan
virus maka pemakai cukup memusatkan perhatian pada hardisk yang
ada di komputer pusat.
5. Keamanan Data
Sistem jaringan komputer memberikan perlindungan terhadap data
jaminan keamanan data tersebut diberikan melalui pengaturan hak
akses para pemakai dan password, serta teknik perlindungan terhadap
hardisk sehingga data mendpatkan perlindungan yang efektif.
6. Sumber Daya Lebih Efisien dan Informasi Terkini
Dengan adanya pemakaian sumber daya secara bersama-sama maka
pemakai bisa mendapatkan hasil dengan maksimal dan kualitas yang
karena setiap ada perubahan yang terjadi dapat secara langsung di
ketahui oleh setiap pemakai.
2.5.5. Pengertian Client/Server
Model hubungan Client-Server memungkinkan jaringan untuk
mensentralisasi fungsi dan aplikasi kepada satu atau dua dedicated file server. Sebuah file server menjadi jantung dari keseluruhan sistem, memungkinkan untuk
mengakses sumber daya, dan menyediakan keamanan. Workstation yang berdiri
sendiri dapat mengambil sumber daya yang ada pada file server. Model hubungan
ini menyediakan mekanisme untuk mengintegrasikan seluruh komponen yang ada
di jaringan dan memungkinkan banyak pengguna secara bersama-sama memakai
sumber daya pada file server.
Di dalam jenis ini, klien dan server akan sangat berhubungan erat. Apabila
ada sebuah komputer yang selalu menyediakan sumber daya dan digunakan oleh
komputer lain, komputer tadi disebut komputer server.
Ba
si
s
da
ta
Workstation Workstation Workstation
Gambar 2.4 Model Hubungan Client Server
2.6. Perangkat Lunak Pendukung
1. Mengenal Visual Basic 6.0
Microsoft Visual Basic adalah sebuah aplikasi yang digunakan untuk
pengembangan dengan memanfaatkan keistimewaan konsep-konsep antar muka
grafis dalam Mocrosoft Windows. Aplikasi yang dihasilkan Visual Basic
berkaitan erat dengan Windows itu sendiri sehingga dibutuhkan pengetahuan
bagaimana cara kerja windows.
Dalam pemograman Visual banyak istilah dari konsep untuk menyebut
sesuatu yang membentuk sebuah aplikasi. Istilah-istilah tersebut memiliki arti
yang sama dalam lingkungan pemograman Visual lainnya, misalnya seperti
Objek, Property dan Event.
Sebagai program yang berbasis windows, Visual Basic 6.0 mempunyai
kemampuan untuk berinteraksi dengan seluruh aplikasi windows, seperti MS
Word, MS Excel, MS Access, dan sebagainya. Dengan kemampuanya yang
hampir tidak terbatas, visual basic dapat digunakan untuk semua jenis aplikasi
pemograman.
2. SQL Server 2000
Objek-objek yang ada di dalam SQL Server 2000 adalah sebagi berikut :
1. Database
Database berisi berbagai objek yang digunakan untuk mewakili
menyimpan data, dan mengakses data.
2. Table
Table berisi baris-baris atau record data yang saling berhubungan satu
sama lain.
3. Data Diagram
Data diagram secara grafis menampilkan database sehingga bias
memanipulasi tanpa harus menggunakan perintah Transact-SQL. 4. Indeks
Indeks merupakan file-file tambahan yang dapat meningkatkan kecepatan
akses baris table.
5. View
View menyediakan cara untuk melihat data yang berbeda dengan
melibatkan satu atau lebih table.
6. Stored Prosedure
Stored Prosedure merupakan program-program Transact-SQL yang disimpan dalam server untuk menjalankan tugas-tugas yang telah
7. Fungsi
Kumpulan perintah yang mengandung input atau tidak menggunakan input
baik satu atau lebih dari satu dan menggeluarkan nilai baik berupa scalar
maupun tabular (berbentuk tabel).
8. Trigger
Jenis prosedur yang disimpan dan dijalankan secara event-driven apabila
31
BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1 Objek Peneliatian
Adapun pembahasan mengenai Objek Penelitian dapat dilihat pada
penjelasan di bawah ini.
3.1.1. Sejarah Singkat PT. Pos Indonesia (PERSERO)
Kantor Pos pertama di Indonesia adalah di Batavia yang didirikan oleh
Gubernur Jendral GW Baron pada tanggal 26 Agustus 1746. Pada tahun 1906
kantor Pos berganti nama menjadi Post Telegraafend Telefoon Diensts (PTT).
Pada tanggal 27 September 1945 Jawawan PTT Republik Indonesia ditandai
pengambilalihan Kantor Pusat PTT di Bandung oleh Angkatan Muda PTT dari
pemerintahan Militer Jepang. Tanggal tersebut diperingati sebagai Hari Bakti
Postel. Tahun 1961 status Jawatan PTT berubah menjadi Perusahaan Negara
(PN) Pos dan Telekomunikasi berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 240 Tahun
1961. PN Pos dan Telekomunikasi dibagi dua menjadi PN Pos dan Giro
berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 29 Tahun 1965 dan PN Telekomunikasi
berdasarkan Pemerintah No. 30 Tahun 1965. Pada tahun 1978 status PN Pos dan
Giro diubah menjadi Perusahaan Umum (Perum) Pos dan Giro.
Berdasarkan Dasar Hukum Undang-Undang Nomor 1 Tahun 1995 tentang
Pengalihan Bentuk Perusahaan Umum (Perum) Pos dan Giro menjadi Perusahaan
(Persero) (Lembaran Negara RI Tahun 1995 Nomor 11).
Anggaran dasar PT. Pos Indonesia (Persero) yang tercantum dalam akta
Notaris Sutjipto, SH Nomor 117 tanggal 20 Juni 1995 tentang Pendirian
Perusahaan Persero PT. Pos Indonesia, sebagaimana telah diubah dengan akta
Notaris Sutjipto, SH Nomor 89 tanggal 21 September 1998 dan Nomor 111
tanggal 28 Oktober 1998.
3.1.2. Visi dan Misi PT. Pos Indonesia (Persero)
a. Visi
2009 – 2010 : Integrated mail, logistic & financial services infrastructure
2011 –2013 : Indonesia’s leader in the mail logistic & financial service
2014 – 2018 : ASEAN Cahampion Postal Industries
b. Misi
Pos Indonesia menyediakan solusi handal dalam mail, logistik dan jasa
keuangan dengan menggunakan jejaring bisnis dan infrastruktur terluas dan
3.1.3. Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia (Persero)
Kepala Kantor Pos
Manajer Adm & Sarana
Manajer Keuangan
Manajer Pelayanan
Manajer Pengolahan
Manajer Akuntansi /
UPP
Manajer Pemasaran
Gmabar 3.1. Sturktur Organisasi PT. Pos Indonesia (Persero)
Kepala Kantor Pos Cabang
Petugas Pelayanan Bagian Keuangan Petugas Antaran
3.1.4. Deskripsi Tugas
1. Kepala Kantor
a. Membantu kelancaran tugas kepala kantor di daerah
b. Menberikan pembinaan kepada bawahan
2. Manajer Administrasi dan Sarana
a. Membantu Kepala kantor dalam mengendalikan kelancaran pekerjaan
di bagian sarana dan sumber daya manusia.
b. Bertanggungjawab atas kelancaran dinas di bagian sumber daya
manusia dan sarana statisttik.
3. Manajer Keuangan
a. Membantu tugas Kepala kantor dalam hal mengendalikan pekerjaan
yang berkaitan dengan keuangan.
b. Bertanggungjawab atas kelancaran pekerjaan yang menyangkut bidang
keuangan dan lain-lain yang berhubungan dengan keuangan.
4. Manajer Pelayanan
a. Membantu Kepala kantor dalam hal mengendalikan pekerjaan yang
berkaitan dengan pelayanan.
b. Bertanggungjawab atas kelancaran tugas di bagian pelayanan Pos dan
mengatasi permasalahan yang timbul.
5. Manajer Pengolahan
a. Membantu Kepala kantor dalam hal kelancaran tugas di bagian
pengolahan Pos dan mengatasi permasalahan yang timbul.
6. Manajer Akuntansi / Unit Pelayanan Pelanggan
a. Membantu kepala kantor dalam hal kelancaran tugas di bagian
akuntansi.
b. Bertanggungjawab kepada Kepala kantor atas kelancaran pekerjaan di
bagian akuntansi.
7. Manajer Pemasaran
a. Membantu Kepala kantor dalam hal kelancaran tugas di bagian
pemasaran.
b. Memasarkan segala jenis produk jasa Pos kepada pelanggan ataupun
calon pelanggan.
8. Kepala Kantor Pos Cabang / Daerah
a. Memimpin, merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan program
pelayanan Pos.
b. Nengontrol dan mengatur keuangan
c. Mengelola sumber daya manusia
d. Mengadakan sarana atau prasarana sesuai dengan kebijakan
pelaksanaan kantor cabang dalam lingkup tanggung jawabnya
9. Petugas Pelayanan
a. Melayani semua jenis pelayanan
b. Pencatatan dan membuat laporan setiap transaksi
10.Petugas Antaran / Pengolahan Pos
a. Memisahkan jenis layanan Pos dengann kota dan alamat yang berbeda
b. Mengantarkan semua jenis pelayanan Pos sesuai dengan alamat
penerima.
3.2. Metode Penelitian
Metode penelitian adalah cara ilmiah dalam mendapatkan suatu data,
metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian adalah sebagai
berikut :
3.2.1. Desain Penelitian
Metode yang dilakukan penulis dalam penelitian di PT. Pos Cabang
Cikalongwetan ini adalah metode kualitatif. Metode kualitatif yaitu
pendeskripsian masalah yang diambil pada bagian pengadaan, menjelaskan
langkah-langkah apa saja yang perlu dilakukan dalam penelitian atau tahapan
analisis.
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Adapun jenis dan pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian
adalah sebagai berikut :
3.2.2.1. Sumber Data Primer
1. Wawancara (Interview)
Wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan mengajukan
beberapa pertanyaan-pertanyaan pada kepala kantor cabang, petugas
pelayanan dan bagian keuangan mengenai masalah yang dibutuhkan
2. Observasi
Pengamatan secara langsung ke bagian pelayanan dan keuangan dengan
mengadakan pencatatan terhadap dokumen-dokumen yang ada serta cara
kerja berdasarkan sistem yang sedang berjalan.
3. Studi Pustaka
Studi pustaka adalah kegiatan mengumpulkan teori-teori pendukung yang
berhubungan dengan judul yang diambil dari berbagai sumber buku,
berupa catatan kuliah, buku panduan, serta beberapa buku referensi lain
yang ada di perpustakaan
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder
Data sekunder merupakan cara pengumpulan data dengan cara
mempelajari data yang telah tersedia yang diberikan oleh bagian pelayana dan
keuanagn kepada penulis. Cara yang digunakan untuk mengumpulkan data
sekunder adalah metode dokumentasi, yaitu dengan mengumpulkan data dan
informasi yang diperlukan seperti dokumen formulir pengisian dalam setiap
trassaksi, dokumen bukti pembayaran setiap transaksi, dokumen laporan keuangan
per hari, struktur organisasi dan sejarah perusahaan.
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Dalam Penelitian ini Metode pendekatan dan pengembangan sistem yang
3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem
Metode Pendekatan sistem yang digunakan pada penelitian ini
menggunakan metode terstuktur yaitu suatu proses untuk mengimplementasikan
urutan langkah untuk menyelesaikan suatu masalah dalam bentuk program.
Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan diperoleh sistem yang strukturnya
didefinisikan dengan baik dan jelas.
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang akan digunakan adalah model The Classic Life Cycle yang dalam hal ini adalah metode waterfall. Pada metode ini penulis menggunakan lima tahap untuk menggembangkan suatu perangkat lunak.
Kelima tahap itu tersusun dari atas kebawah, diantaranya dalah Analysis System,
Desain System, Coding, Testing System, Maintanace System, dimana konsep dari metode ini adalah sebagaimana melihat suatu masalah secara sistematis dan
terstruktur.
Analysis
Desain
Maintanance Testing
Coding
Gambar 3.3 : Metode Waterfall atau The Classic Life Cycle (Sumber : DR. AZHAR SUSANTO 2004)
Berikut ini akan diuraikan tahap-tahap pengembangan perangkat lunak
dengan menggunakaan metode waterfall yaitu :
1. Analysis (Analisis)
Menganalisis hal-hal yang diperlukan untuk pembuatan atau
pengembangan perangkat lunak atau software. 2. Desain (Perancangan)
Tahap penterjemah dari keperluan atau data yang telah dianalisis ke
menampilkan ke dalam Diagram Kontek, Data Flow Diagram, Entity Reationship Digram, Struktur table, dan Struktur Menu.
3. Coding (Pengkodeaan)
Pengkodeaan sistem adalah tahap penterjemah data atau pemecah
masalah software yang telah dirancang kedalam bahasa pemograman
yang telah ditentukan dan digunakan dalam penbuatan sistem
menggunakan software development Visual basic 6.0 dan SQL Server
2000 Database.
4. Testing (Pengujian)
Tahap pengujian terhadap program yang telah dibuat. Pengujian ini
dimulai dengan membuat suatu uji kasus untuk setiap fungsi pada
perangkat lunak untuk merancang sistem informasi pengendalian dan
rencana produksi kemudian dilanjutkan dengan pengujian terhadap
modul-modul dan terakhir pada tampilan antar muka untuk memastikan
tidak ada kesalahan dan semua berjalan dengan baik dan input yang
diberikan hasilnya sesuai dengan yang diinginkan.
5. Maintanance (Pemeliharaan)
Perangkat lunak yang telah dibuat dapat mengalami perubahan sesuai
permintaan pemakai. Pemeliharaan dapat dilakukan jika ada permintaan
tambahan fungsi sesuai dengan keinginan pemakai ataupun adanya
pertumbuhan dan perkembangan baik perangkat lunak maupun perangkat
3.2.3.3. Alat bantu Analisis dan perancangan
Alat bantu analisis dan perancangan merupakan metode analisis dan
perancangan yang susunan dan tahapan-tahapannya dibuat secara berurutan, dan
semua tahapan tersebut saling berhubungan.
1. Flow Map
Menurut Jogiyanto (2005:55) Flow map merupakan gambaran hubungan
antara entity yang terlihat berupa aliran-aliran dokumen yang ada. Bagan aliran
dokumen merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir
termasuk tembusannya.
2. Diagram Konteks
Defenisi diagram kontek menurut Jogiyanto (2005:59) “Diagram kontek
adalah diagram arus data yang berfungsi untuk menggambarkan yang dirancang
suatu objek, diagram konteks ini menggambarkan secara global atau menyeluruh
dari suatu sistem informasi keterkaitan aliran-aliran data antara sistem dengan
bagian-bagian luar”.
3. Data Flow Diagram
Defenisi Data Flow Diagram adalah merupakan gambaran sesuatu sistem
yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir.
4. Kamus Data
dari suatu sistem informasi. Kamus data atau data dictionary atau disebut juga dengan istilah sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan – kebutuhan informasi dari suatu informasi.untuk dapat mendefinisikan
data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Pada perancangan sistem digunakan
untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus Data
dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD dan hanya ditunjukan nama arus
datanya saja.
5. Normalisasi
Normalisasi merupakan pengelompokan data elemen menjadi table-table
yang menunjukan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada
beberapa kondisi yang akan menguji data sampai tidak ada kesalahan dalam
pengoperasian. Apabila ada kesalahan dalam pengujian tersebut, maka relasi
tersebut dipecahkan pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan
belum mendapat database yang optimal.
Adapun bentuk-bentuk normalisasi diantaranya adalah :
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada
keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap
atau terduplikasi.Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan
kedatangannya.
2. Bentuk Normal Pertama (1NF/First Normal Form)
Bentuk ini sangat sederhana. Aturannya sebuah table tidak boleh
3. Bentuk Normal Kedua (2 NF/ Second Normal Form)
Aturan kedua berbunyi bahwa bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk
normal kesatu dan setiap file yang tidak bergantung sepenuhnya pada
kunci primer harus dipindahkan ke table lain.
4. Bentuk Normal Ketiga (3NF / Third Normal Form)
Aturan normalisasi ketiga berbunyi bahwa relasi haruslah dalam bentuk
normal kedua dan tidak boleh ada kebergantungan antara field-field non-kunci (kebergantungan transitif).
6. Tabel Relasi
Didalam sebuah database, setiap tabel memiliki sebuah fields yang memiliki nilai untuk setiap baris. Fields ini ditandai dengan icon bergambar kunci di depan namanya. Baris-baris yang berhubungan pada tabel mengulangi kunci
primer (primary key) dari baris yang dihubungkannya pada tabel lain. Salinan dari kunci primer di dalam tabel-tabel yang lain disebut dengan kunci asing (foreign key). Dan semua field bisa menjadi kunci asing. Yang membuat sebuah field merupakan kunci asing adalah jika dia sesuai dengan kunci primer pada tabel lain.
3.2.4. Pengujian Software
Pengujian perangkat lunak (software) menggunakan metode pengujian
Black Box. Pengujian Black Box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat
lunak (software) yang dibuat.
Dengan demikian, pengujian Black Box memungkinkan perekayasaan
perangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya
Pengujian Black Box berusahan menemukan kesalahan dalam kategori
sebagai berikut :
1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang
2. Kesalahan interface
3. Kesalahan dalam akses database eksternal
4. Kesalahan kinerja
5. Inisialisasi dan kesalahan terminasi
45
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1. Analisis Sistem yang Berjalan
Melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk
mengetahui prosedur kerja yang sedang dikerjakan sebagai dasar perancangan
atau perbaikan pada sistem yang lama. Dari hasil analisis dapat diketahui
kelebihan dan kekurangan sistem yang lama sehingga dapat memudahkan dalam
menemukan data atau fakta yang akan dijadikan bahan uji dan analisa menuju
perancangan sistem yang lebih baik yang dapat memecahkan
permasalahan-permasalahan yang ada di PT. Pos Indonesia (Persero) kantor cabang
Cikalongwetan.
4.1.1. Analisis Dokumen
Pada sub bab analisis dokumen akan dijelaskan mengenai analisis dari
dokuken – dokumen yang terlibat dalam prosedur yang sedang berjalan pada PT.
Pos Indonesia (Persero) cabang Cikalongwetan.
1. Nama Dokumen : F. Pengiriman surat, F. Pengiriman paket,
F. Pengiriman wesel, F. Pengiriman GiroPos
Sumber : Customer
Deskripsi : Untuk pengisian jasa permintaan pengiriman
Rangkap : 1
Atribut : nama_pengirim, alamat_pengirim, tlp_pengirim,
nama_penerima, alamat_penerima, tlp_penerima,
nama_jenis_peng.
2. Nama Dokumen : Bukti pembayaran pengiriman
Sumber : Bag. Pelayanan
Deskripsi : Sebagai bukti bahwa telah terjadi transaksi
pengiriman
Rangkap : 3
Atribut : No. transaksi_pengiriman, no.Resi_pengiriman,
nama_pengirim, alamat_pengirim, tlp_pengirim,
NIP, nama_penerima, no.penerima,
alamat_penerima, tlp_penerima, nama_jenis_peng,
kantor_kirim, kantor_tujuan, tgl, biaya
3. Nama Dokumen : F. Penarikan dana BOS, F. Penarikan wesel,
F. Penarikan GiroPos, F. Penarikan Taspen
Sumber : Pelanggan
Deskripsi : Untuk pengisian jasa penarikan dana (Dana BOS,
wesel, GiroPos dan Taspen)
Atribut : no.rek, no.identitas, nama_penerima,
alamat_penerima, tlp_penerima
4. Nama Dokumen : Bukti Penarikan
Sumber : Bag. Pelayanan
Deskripsi : Sebagai bukti bahwa telah terjadi transaksi
penarikan dana
Rangkap : 3
Atribut : No. transaksi_penarikan, no_rek, nama_penerima,
alamat_penerima, tlp_penerima, nama_pengirim,
alamat_pengirim, tlp_pengirim, tgl, NIP, nama_Pos
5. Nama Dokumen : Lap. Hasil pelayanan
Sumber : Bag. Keuangan
Deskripsi : Sebagai bukti laporan hasil pelayanan yang di buat
per hari
Rangkap : 2
Atribut : No. transaksi_pengiriman, no.
transaksi_penarikan, nip, tgl, nama_penerima,
alamat_penerima, tlp penerima, nama_pengirim,
alamat_pengirim, tlp_pengirim, no.rek,
6. Nama Dokumen : Lap. Keuangan hasil pelayanan Ttd
Sumber : Kepala Kantor
Deskripsi : Sebagai bukti laporan hasil pelayanan yang di buat
per hari telah disetujui oleh kepala kantor.
Rangkap : 2
Atribut : No. transaksi_pengiriman, no.transaksi_penarikan,
nip, tgl, nama_penerima, alamat_penerima, tlp
penerima, nama_pengirim, alamat_pengirim,
tlp_pengirim, no.rek, kantor_kirim, kantor_tujuan.
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang berjalan
Analisis prosedur yaitu suatu analisis yang menjelaskan mengenai
prosedur – prosedur dan proses – proses apa saja yang dilakukan dalam sistem
informasi pengolahan hasil pelayanan pada PT. Pos Indonesia (Persero) cabang
Cikalongwetan , adapun prosedur – prosedur tesebut adalah :
A. Prosedur Pengiriman
1. Pelanggan yang akan melakukan pengiriman surat, paket, wesel dan
GiroPos menyerahkan formulir sesuai dengan transaksi pengiriman yang
akan dilakukan pada Bagian Pelayanan.
2. Bagian pelayanan memeriksa kelengkapan data pengiriman, jika data
pada buku besar pengiriman. Jika data tidak lengkap maka formulir
pengiriman diserahkan kembali pada pelanggan.
3. Bagian pelayanan menghitung biaya pengiriman dan mencatat biaya
pengiriman pada buku besar pengiriman.
4. Bagian pelayanan membuat bukti pembayaran pengiriman sebanyak 3
rangkap, rangkap 1 diberikan pada pelanggan, rangkap 2 diberikan pada
bagian keuangan dan rangkap 3 diarsipkan.
B. Prosedur Penarikan Dana
1. Pelanggan yang akan melakukan penarikan dana BOS, wesel, GiroPos dan
Taspen mengisi formulir sesuai dengan transaksi pengiriman yang akan
dilakukan dan menyerahkannya pada Bagian Pelayanan.
2. Bagian pelayanan memeriksa kelengkapan data penarikan dana, jika data
sudah lengkap maka Bagian Pelayanan akan mencatat data penarikan dana
pada buku besar penarikan dana. Jika data tidak lengkap maka formulir
penarikan dana diserahkan kembali pada pelanggan.
3. Bagian pelayanan menghitung dana penarikan dan mencatat data
penarikan pada buku besar penarikan.
4. Bagian pelayanan membuat bukti penarikan dana sebanyak 3 rangkap,
rangkap 1 diberikan pada pelanggan, rangkap 2 diberikan pada bagian
C. Prosedur Pengolahan Hasil Pelayanan
1. Bagian Keuangan mengarsipkan bukti pengiriman, pembayaran tagihan
dan penarikan dana sebagai bukti telah terjadi pelayanan.
2. Bagian keuangan membuat laporan hasil pelayanan sebanyak 2 rangkap
dan diserahkan pada kepala kantor.
3. Kepala kantor menandatangani laporan hasil pelayanan sebanyak 2
rangkap, rangkap 1 diarsipkan dan rangkap 2 diserahkan peda bagian
keuangan untuk diarsipkan.
4.1.2.1. Flow Map yang Sedang Berjalan
Flow Map sistem informasi pengolahan hasil pelayanan yang berjalan
Pelanggan Bag. Pelayanan Bag. Keuangan Kepala Kantor
Gambar 4.1 Flow Map Pengiriman yang Sedang Berjalan
Keterangan :
BBP : Buku Besar Pengiriman
A1 : Arsip Data Pengiriman
Pelanggan Bag. Pelayanan Bag. Keuangan Kepala Kantor
F. Penarikan dana BOS &KTP F. Penarikan wesel &
KTP
F. Penarikan taspen & KTP
F. Penarikan dana BOS &KTP F. Penarikan wesel &
KTP F. Penarikan taspen &
KTP
taspen & KTP F. Penarikan dana BOS
BBPD : Buku Besar Penarikan Dana
A2 : Arsip Data Penarikan Dana
Buat laporan
Ttd Laporan hasil pelayanan
Laporan hasil pelayanan Ttd
C1 C2
Pelanggan Bag. Pelayanan Bag. Keuangan Kepala Kantor
1 Bukti penarikan Bukti pembayaran pengiriman 2
Gambar 4.3 Flow Map Pengolahan Hasil Pelayanan yang Sedang Berjalan
Keterangan :
BP : Arsip Bukti Pelayanan
C1 : Arsip Laporan keuangan hasil pelayanan
C2 : Arsip Laporan keuangan hasil pelayanan yang
4.1.2.2.Diagram Kontek - Dt. Pengiriman surat, Dt. Pengiriman paket, Dt. Pengiriman wesel, Dt. Pengiriman Giropos
- Dt. Penarikan dana BOS, Dt. Penarikan wesel, penarikan taspen, KTP
Bukti pembayaran pengiriman, bukti penarikan dana
Laporan hasil pelayanan
Laporan hasil pelayanan Ttd
Gambar 4.4 Diagram Kontek yang Sedang Berjalan
4.1.2.3. Data Flow Diagram a. DFD level 1 Dt. Pengiriman surat, Dt. Pengiriman paket, Dt. Pengiriman
wesel, Dt. Pengiriman Giropos, Dt.pembayaran pengiriman
Bukti pembayaran pengiriman
Dt. Penarikan dana BOS, Dt. Penarikan wesel, Dt.penarikan taspen, KTP
Bukti penarikan
Laporan hasil pelayanan
Laporan hasil pelayanan Ttd Bukti pembayaran pengiriman
Bukti penarikan
b. DFD level 2 Hitung & catat Biaya Pengiriman 1.4
Buat bukti pembayaran
pengiriman
Dt. Pengiriman surat, Dt. Pengiriman paket, Dt. Pengiriman wesel, Dt. Pengiriman
Giropos
Dt. Pengiriman surat, Dt. Pengiriman paket, Dt. Pengiriman wesel, Dt. Pengiriman Giropos
Dt. Pengiriman surat, Dt. Pengiriman paket, Dt. Pengiriman wesel, Dt. Pengiriman
Giropos
Dt. Pengiriman surat, Dt. Pengiriman paket, Dt. Pengiriman wesel, Dt. Pengiriman
Giropos Dt. Pengiriman surat, Dt. Pengiriman paket, Dt. Pengiriman wesel, Dt.
Pengiriman Giropos Hitung & buat bukti penarikan
Dt. Penarikan dana BOS, Dt. Penarikan wesel, Dt.penarikan taspen, KTP
Dt. Penarikan dana BOS, Dt. Penarikan wesel, Dt.penarikan taspen, KTP
Dt. Penarikan dana BOS, Dt. Penarikan uang, Dt.penarikan taspen, KTP
Arsip Bukti pelayanan
3.2 Buat Laporan hasil pelayanan
Kepala kantor Data bukti hasil pelayanan
Arsip Laporan hasil pelayanan Laporan hasil
pelayanan Laporan hasil pelayanan
Ttd
Laporan hasil pelayanan Ttd
Gambar 4.8 Data Flow Diagram level 2 proses 3
4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang berjalan
Evaluasi sistem yang sedang berjalan dilakukan untuk mengetahui
kelemahan-kelemahan yang dihadapi saat ini sehingga dapat menghasilkan beberapa
rancangan pemecahan masalah terhadap kelemahan yang dihadapi. Adapun
kelemahan-kelemahan tersebut antara lain :
1. Proses pencatatan dan pencarian data pengiriman dan penarikan dana yang
masih menggunakan buku besar dan formulir, sehingga pelayanan terhadap
pelanggan menjadi kurang baik.
Solusi : Dengan adanya sistem ini maka proses pelayanan dan pencarian data
pengiriman dan penarikan dana menjadi lebih cepat.
2. Proses perhitungan yang masih sering mengalami kesalahan, sehinggan
Solusi : Dengan adanya sistem ini maka proses perhitungan menjadi lebih
baik.
3. Proses pembuatan laporan hasil pelayanan yang masih harus mengambil
semua data hasil pelayanan ke dalam buku besar, sehingga proses
pembuatannya menjadi lambat dan kemungkinan terjadinya kesalahn sangat
besar.
Solusi : Dengan adanya sistem ini maka proses pembuatan laporan menjadi
lebih cepat karena bag. Keuangan dapat mengambil langsung data dari
database yang sudah disediakan.
4.2. Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan prosedur
dan proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan sesuatu yang baru atau
memperbaharui sistem yang ada untuk meningkatkankan efektifitas kerja, agar
dapat memenuhi hasil yang diinginkan. Rancangan sistem yang baru akan
diterapkan suatu kegiatan untuk menemukan dan mengembangkan metode,
prosedur dan proses suatu data, agar tujuan suatu organisasai dapat tercapai.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan sistem adalah memberikan gambaran secara
umum kepada pemakai tentang sistem yang baru. Perancangan dapat
mengidentifikasikan komponen sistem informasi yang akan didisain secara terinci.
Disain terinci dimaksudkan untuk pemograman komputer dan ahli tehnik lainnya
4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Adapun gambaran umum sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :
1. Perancangan prosedur (Flow Map, Diagram Konteks, DFD, Kamus Data).
2. Perancangan basis data (Normalisasi, Relas Tabel, ERD, Struktur File,
Kodifikasi).
3. Perancangan antar muka (Struktur Menu, Perancangan Input dan Output).
4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Perancangan prosedur merupakan awal dari pembuatan sistem yang akan
dibuat, dimana dapat dilihat proses-proses apa saja yang nantinya diperlukan
dalam pembuatan suatu sistem. Sedangkan perancangan prosedur yang diusulkan
merupakan tahap untuk memperbaiki atau meningkatkan efisiensi kerja. Untuk itu
prosedur yang akan diusulukan dalam perancangan prosedur antara lain adalah :
A. Prosedur Pengiriman
1. Pelanggan yang akan melakukan pengiriman surat, paket, wesel dan
GiroPos menyerahkan formulir sesuai dengan transaksi pengiriman yang
akan dilakukan pada Bagian Pelayanan.
2. Bagian pelayanan memeriksa kelengkapan data pengiriman, jika data
sudah lengkap maka Bagian Pelayanan melakukan input data pengiriman
pada DB. Pelayanan. Jika data tidak lengkap maka formulir pengiriman
diserahkan kembali pada pelanggan.
3. Untuk pengiriman surat dan paket bagian pelayanan memeriksa berat
paket yang akan dikirim, jika berat melibihi kapasitas yang sudah
4. Bagian pelayanan menghitung biaya pengiriman pada DB. Pelayanan.
5. Bagian pelayanan mencetak bukti pengiriman (surat, paket, wesel atau
Giro) sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 diberikan pada pelanggan dan
rangkap 2 diarsipkan.
B. Prosedur Penarikan Dana
1. Pelanggan yang akan melakukan penarikan dana BOS, wesel, GiroPos dan
Taspen menyerahkan KTP dan formulir pada bagian pelayanan sesuai
dengan transaksi penarikan yang akan dilakukan.
2. Bagian pelayanan memeriksa KTP dan data penarikan dana, jika data
sudah lengkap maka Bagian Pelayanan melakukan input data penarikan
dana pada DB. Pelayanan. Jika data tidak lengkap maka formulir
penarikan dana diserahkan kembali pada pelanggan.
3. Bagian pelayanan menghitung dan mencetak bukti penarikan dana ( Dana
BOS, wesel atau Taspen) sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 diserahkan pada
pelanggan dan rangkap 2 diarsipkan.
C. Prosedur Pengolahan Hasil Pelayanan
1. Bagian keuangan membuat dan mencetak laporan keuangan hasil
pelayanan dan menyerahkannya pada Kepala kantor.
2. Kepala kantor menandatangani laporan keuangan hasil pelayanan
5.2.3.1.Flow Map yang Diusulkan
Pelanggan Bag. Pelayanan Bag. Keuangan Kep. Kantor
F. Pengiriman
Input data pengiriman dan hitung biaya
pengiriman Bukti peng.surat /
paket
Bukti peng.wesel Bukti peng.giro
Pelanggan Bag. Pelayanan Bag. Keuangan Kepala kantor
Pelayanan Buat & cetak laporan hasil pelayanan
Lap.hasil pelayanan
Ttd Lap.hasil pelayanan
Lap. hasil pelayanan ttd Lap.hasil pelayanan
LHP
Gambar 4.10 Flow Map Pengolahan Hasil Pelayanan
5.2.3.2.Diagram Kontek
Pelanggan SI
Pelayanan Pengiriman dan Penarikan Dana
Kepala kantor Lapaporan hasil pelayanan
Laporan hasil pelayanan Ttd - Dt. Pengiriman surat/paket, Dt. Pengiriman wesel, Dt. Pengiriman Giropos
- MOU, NTP, Identitas, Dt. Pelanggan Pensiun - Dt. Pelayanan pengiriman, Dt. Pelayanan penarikan
- Bukti peng.surat/paket, Bukti peng.wesel, Bukti pengGiro
- Bukti penarikan dana BOS, Bukti penarikan wesel, Bukti Penarikan Dana Pensiun
