PENJADWALAN DAN PRESENSI
KARYAWAN
PADA COFFEE CORNER
SURABAYA
PROYEK SISTEM INFORMASI
Nama
: ANGGER WICAKSONO
NIM
: 05390100044
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
ix
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAKSI ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Pembatasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 2
1.5 Manfaat ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II HASIL SURVEY ... 6
2.1 Gambaran Umum COFFEE CORNER ... 6
2.2 Struktur Organisasi COFFEE CORNER ... 6
2.3 Deskripsi Tugas ... 7
2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 7
2.5 Dokumen I/O ... 9
BAB III LANDASAN TEORI ... 11
3.1 Sistem ... 11
x
Halaman
3.3 Sistem Informasi Manajemen... 12
3.4 Penjadwalan Pegawai ... 12
3.5 Presensi Pegawai ... 12
3.6 Analis dan Perancangan Sistem ... 12
3.7 Document Flow ... 13
3.8 System Flow ... 14
3.9 Data Flow Diagram ... 15
3.10 Entity Relationship Diagram ... 16
BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 17
4.1 Analisis Sistem ... 17
4.2 Desain Sistem ... 17
4.2.1 System Flow ... 18
4.2.2 Data Flow Diagram ... 22
4.2.3 ERD ... 32
4.2.4 Struktur File ... 35
4.2.5 Desain I/O ... 39
BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 44
5.1 Sistem yang Digunakan ... 44
5.2 Cara Setup Program ... 44
5.3 Penjelasan Pemakaian Program ... 45
BAB VI PENUTUP ... 53
6.1 Kesimpulan ... 53
xi
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
COFFEE CORNER merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jual-beli makanan dan minuman khususnya kopi. COFFEE CORNER lebih tepat disebut sebagai coffee shop daripada restoran. COFFEE CORNER mempunyai pegawai yang disebut barista. Sistem penjadwalan pegawai dilakukan secara manual dengan cara pegawai mengisi jadwal kesanggupan, kemudian dari jadwal kesanggupan yang telah terisi, pihak HRD mengisikan satu persatu jadwal kesanggupan para pegawai tersebut ke dalam jadwal shift mingguan. Jumlah
barista di COFFEE CORNER berjumlah 35 orang yang terbagi menjadi 2 shift
yaitu shift 1, jam berlaku shift pada jam 4 sore sampai dengan jam 8 malam dengan sistem pembagian 5 orang pada hari biasa atau regular dan 6 orang pada hari libur atau weekend dan shift 2 dengan jam berlaku shift pada jam 8 malam sampai dengan jam 12 malam dengan pembagian 7 orang pada hari biasa atau
regular dan 13 orang pada hari libur atau weekend. Hari regular di sini adalah hari
Senin sampai dengan hari Kamis dan weekend adalah hari Jumat, hari Sabtu dan hari Minggu.
tersebut rentan terjadi kesalahan–kesalahan, seperti jadwal pegawai yang tidak tepat dan akhirnya terkait dengan proses presensi pegawai.
1.2 Perumusan Masalah
Adapun perumusan masalah yang terkait seperti yang dijelaskan pada latar belakang di atas seperti berikut:
1. Bagaimana membuat sistem penjadwalan yang terintegrasi dengan data pegawai dan sistem presensi?
2. Bagaimana membuat membuat sistem presensi yang dapat menghitung jumlah shift pegawai dan menghitung waktu keterlambatan pegawai yang minim akan kesalahan?
3. Bagaimana membuat sistem yang dapat menyajikan laporan yang dibutuhkan secara efektif, efisien dan akurat?
1.3 Pembatasan Masalah
Dari perumusan masalah yang ada penulis membatasi topik-topik yang akan dibahas, antara lain:
1. Proses mengelola data pegawai.
2. Proses penjadwalan shift pegawai yang terintegrasi dengan data pegawai. 3. Proses presensi pegawai yang terintegrasi dengan jadwal shift pegawai. 4. Proses pembuatan laporan yang berkaitan dengan penjadwalan shift pegawai
dan presensi pegawai.
1.4 Tujuan
1. Membuat suatu sistem informasi yang dapat menyimpan dan mengolah data pegawai.
2. Membuat suatu sistem informasi yang dapat melakukan proses penjadwalan pegawai.
3. Membuat suatu sistem informasi yang dapat melakukan proses presensi pegawai.
4. Membuat suatu sistem informasi yang dapat mengolah data pegawai, data penjadwalan pegawai dan data presensi pegawai dan menyajikannya dalam bentuk laporan (jumlah hari masuk, jumlah ketidakhadiran, data keterlambatan, data kedatangan awal).
1.5 Manfaat
Manfaat sistem yang baru bagi pengguna adalah sebagai berikut: 1. General Manager
General Manager merupakan orang yang mengelola COFFEE CORNER.
Adapun keuntungan dari sistem yang baru ini adalah sebagai berikut.
a. Mempermudah dalam mengetahui data-data karyawan, baik yang aktif maupun yang tidak aktif.
b. Mempermudah dalam mengetahui laporan presensi para pegawai yang berujung pada proses penilaian pegawai.
2. Manager HRD
Manager Human Resource Development (HRD) merupakan orang yang
mempunyai tanggung jawab secara penuh terhadap para pegawai. Adapun keuntungannya sebagai berikut:
b. Mempermudah dalam mengetahui detil presensi setiap pegawai.
c. Menerbitkan laporan yang nantinya akan diberikan kepada General
Manager baik berupa laporan penjadwalan shift pegawai atau laporan
presensi pegawai. 3. Pegawai
Pegawai merupakan salah satu dari end user dari sistem yang baru ini. Salah satu keuntungannya adalah mempermudah proses presensi pegawai yang sebelumnya masih manual dengan menggunakan mesin check clock.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika yang digunakan dalam penulisan Proyek Sistem Informasi ini dibagi menjadi beberapa bab. Setiap bab akan dijelaskan dalam beberapa sub bab. Bab pertama merupakan bab Pendahuluan yang menjelaskan mengenai latar belakang permasalahan yang ingin diselesaikan dengan adanya program aplikasi yang dibuat oleh penulis. Selain itu pada penulisan bab pertama terdapat perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, dan kontribusi dan sistematika penulisan.
Bab kedua merupakan bab Hasil Survey yang menjelaskan tentang sejarah dan perkembangan perusahaan dan susunan keorganisasian perusahaan. Bab ini juga menjelaskan Sistem Informasi yang digunakan serta beberapa teori yang berkaitan dengan Sistem Informasi yang akan dirancang dalam penyusunan Proyek Sistem Informasi ini.
dengan masalah, yaitu teori penjadwalan pegawai, presensi pegawai, konsep dasar sistem informasi, serta teori yang berkaitan dengan penyelesaian masalah yaitu
document flow, system flow, data flow diagram dan entity relationship diagram. Bab keempat merupakan bab Analisis dan Desain Sistem yang terdiri dari dua bagian yaitu: Prosedur Penelitian dan Perancangan. Untuk prosedur penelitian dijelaskan mengenai identifikasi masalah dan bagaimana sistem tersebut akan dibuat. Kemudian dengan perancangan sistem yang meliputi context diagram,
data flow diagram (DFD), struktur file yang digunakan, serta rancangan
input/output (I/O) dan desain dialog layar yang ada saat ini.
Bab kelima merupakan bab Implementasi dan Pembahasan yang berisi tentang pembahasan hasil program sesuai dengan perumusan masalah yang telah dicantumkan. Bab ini menjelaskan tentang tampilan interface dari program yang telah dibuat dengan penjelasan cara penggunaannya.
6
BAB II
HASIL SURVEY
2.1 Gambaran Umum COFFEE CORNER Surabaya
COFFEE CORNER ini didirikan pada tanggal 14 Februari 2007 oleh Prof. Dr. Syamsu Budiono yang dipimpin oleh putri beliau Vinca Desyiandri. Perusahan ini bergerak di bidang jual-beli makanan dan minuman, lebih tepatnya adalah sebuah coffee shop. COFFEE CORNER beralamat di Jl. Arif Rahman Hakim 40-42, Surabaya. Namun dalam perkembangannya perusahaan ini membuka cabang di Malang – Jawa Timur yaitu di Jl.Soekarno Hatta KAV.140.
2.2 Struktur Organisasi COFFEE CORNER Surabaya
Gambar 2.1 Struktur Organisasi COFFEE CORNER
Dari hasil survey yang telah dilakukan di COFFEE CORNER, COFFEE CORNER mempunyai struktur organisasi yang sederhana. Meskipun demikian, sistem yang dijalankan menyerupai sistem yang dijalankan pada perusahaan besar, sehingga sistem yang dikembangkan tetap dapat digunakan meskipun berkembang
Owner
CEO
General
Store Manager
HRD
MANAGER Marketing
SPV
di waktu yang akan datang. Struktur organisasi COFFEE CORNER dapat dilihat pada gambar 2.1.
2.3 Deskripsi Tugas
Adapun tugas dan tanggung jawab masing–masing bagian adalah sebagai berikut:
Kepala Perusahaan/Pimpinan
1. Membuat dan menentukan kebijaksanaan dalam perusahaan. 2. Mengawasi semua yang terjadi di perusahaan.
3. Bertanggung jawab akan kelangsungan jalannya perusahaan. 4. Melakukan koordinasi kegiatan kerja di perusahaan.
Kepala Bagian
1. Bertanggung jawab atas masing–masing bagian yang dipimpinnya. 2. Mengawasi bagian administrasi yang ada di bawahnya.
Bagian Personalia
1. Memelihara semua data yang ada di perusahaan, seperti data pegawai, data penjadwalan pegawai, data presensi pegawai dan sebagainya.
2. Menerbitkan laporan yang nantinya akan diberikan kepada pimpinan baik berupa laporan data pegawai, laporan penjadwalan pegawai dan laporan presensi pegawai.
2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
kesanggupan dan pihak HRD secara manual membuat jadwal shift berdasarkan jadwal kesanggupan yang telah terisi. Dalam hal ini proses tersebut membutuhkan waktu yang relatif cukup lama. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 2.2.
2.5 Dokumen I/O
Dokumen I/O yang terdapat pada COFFEE CORNER Surabaya saat ini antara lain Form Jadwal Kesanggupan, Jadwal Shift Pegawai, Kertas Checkclock. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada Gambar 2.3, Gambar 2.4, dan Gambar 2.5.
1. Jadwal Kesanggupan Pegawai
Gambar 2.3 Dokumen I/O Jadwal Kesanggupan Pegawai
Dokumen ini berfungsi sebagai input yang akan digunakan oleh sistem lama pada perusahaan dalam melakukan proses penjadwalan pegawai.
2. Jadwal Shift Pegawai
Gambar 2.4 Dokumen I/O Jadwal Shift Pegawai
PERIODE: NAMA:
SHIFT1 SHIFT2 SHIFT1 SHIFT2 SHIFT1 SHIFT2 SHIFT1 SHIFT2 SHIFT1 SHIFT2 SHIFT1 SHIFT2 SHIFT1 SHIFT2 Minggu FORM JADWAL KESANGGUPAN
Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu
PERIODE:
SHIFT1 SHIFT2 SHIFT1 SHIFT2 SHIFT1 SHIFT2 SHIFT1 SHIFT2 SHIFT1 SHIFT2 SHIFT1 SHIFT2 SHIFT1 SHIFT2
RUN SPV
Minggu JADWAL SHIFT
Jadwal Shift Pegawai ini merupakan output dari proses penjadwalan. Jadwal Shift Pegawai berfungsi sebagai informasi jadwal kerja para pegawai. Jadwal ini juga berfungsi sebagai informasi yang akan diberikan oleh
Manager HRD kepada pemilik perusahaan.
3. Kertas Check Clock
Gambar 2.5 Dokumen I/O Kertas Check Clock
11
BAB III
LANDASAN TEORI
Dalam bab ini akan dijelaskan teori–teori penunjang yang digunakan untuk mendukung penyusunan laporan proyek sistem informasi. Teori penunjang yang akan dibahas meliputi prosedur-prosedur yang berlaku saat ini serta beberapa pengertian tentang ilmu yang berkaitan dengan proyek sistem informasi ini.
3.1 Sistem
Menurut Davis (1974), Sistem merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari yang berinteraksi, di mana suat
3.2 Sistem Informasi
3.3 Sistem Informasi Manajemen
Menurut Moekijat (1988), Sistem Informasi Manajemen merupakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiat
3.4 Penjadwalan Pegawai
Menurut Flippo (1984), Penjadwalan Shift Pegawai merupakan proses untuk menentukan jadwal kerja tiap pegawai. Penjadwalan pada Coffee Corner Surabaya dilakukan setiap minggu. Proses penjadwalan dibuat berdasar metode
cross check dan dengan metode shift fleksibel. Shift fleksibel artinya waktu mulai
kerja (jam shift) berada pada interval waktu tertentu. Pada proses ini nantinya akan terintegrasi dengan presensi pegawai.
3.5 Presensi Pegawai
Menurut Flippo (1984), Presensi karyawan merupakan proses pencatatan jam masuk karyawan. Presensi karyawan hanya menggunakan batasan jam masuk saja, karena presensi karyawan Coffee Corner menjadi tidak optimal jika ada batasan jam keluar atau jam selesai kerja. Pada proses ini nantinya akan berhubungan dengan penggajian karyawan.
3.6 Analisis dan Perancangan Sistem
kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Langkah-langkah dasar dalam melakukan analisis sistem yaitu :
1. Identifikasi masalah
2. Memahami kerja dari sistem yang ada 3. Menganalisis sistem
4. Membuat laporan hasil analisis
Perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai tahap setelah perancangan sistem secara umum dan perancangan sistem secara terperinci. Perancangan sistem mempunyai dua tujuan utama yaitu memenuhi kebutuhan kepada pemakai dan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram dan ahli teknik lainnya yang terlibat.
3.7 Document Flow
Menurut Kendall dan Kendall (2004), Flowchart adalah bagan yang menunjukkan alur dalam program ataupun prosedur sistem secara fisik. Bagan alur digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Bagan alur sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak antara lain berikut ini :
Sistem dokumen, menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau komputer.
Simbol garis alur, menunjukkan arus dari proses.
Sistem proses manual, menunjukkan kegiatan yang masih diproses secara manual.
Simbol data file, menunjukkan tempat penyimpanan data.
3.8 System Flow
Menurut Kendall dan Kendall (2004), System flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem dan biasanya dalam membuat system flow ditentukan oleh fungsi yang melaksanakan dan yang bertanggung jawab. Simbol-simbol dari sistem flow antara lain :
Simbol dari proses, dimana merupakan proses secara terkomputerisasi.
Simbol inputan manual, yakni menginputkan melalui
keyboard.
Simbol dari display pada komputer mengenai tampilan yang akan keluar dari sebuah proses.
Simbol dari database.
3.9 Data Flow Diagram
Menurut Kendall dan Kendall (2004), Data Flow Diagram (DFD) ini digunakan untuk menggambarkan arus data di dalam sistem secara terstruktur dan jelas. Selain itu DFD juga merupakan gambaran dari sistem yang baik. Adapun beberapa simbol yang sering dipakai dalam DFD terdiri dari :
Simbol ini merupakan simbol external entity, digunakan sebagai sumber dari input sistem atau tujuan dari output sistem.
Simbol proses sering digunakan untuk melakukan perubahan terhadap input yang masuk sehingga menghasilkan data dari perubahan input yang diolah tadi.
Simbol dari penyimpanan data, sering digunakan sebagai simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau basis data .
3.10 Entity Relationship Diagram
Menurut Kendall dan Kendall (2004), Entity Relationship Diagram
(ERD) merupakan proses yang menunjukkan hubungan antar tiap entitas dan relasinya. ERD dapat dikategorikan menjadi tiga bagian, yaitu :
1. One to one relationship
Jenis hubungan antar tabel yang menggunakan bersama sebuah kolom
primary key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk
alasan keamanan atau kecepatan akses data. Misalnya satu departemen hanya mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja.
2. One to many relationship
Jenis hubungan antar tabel dimana satu record pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Jenis hubungan ini merupakan yang paling sering digunakan. Misalnya suatu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja, namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa macam pekerjaan sekaligus.
3. Many to many relationship
Jenis hubungan ini merupakan hubungan antar tabel dimana beberapa record
17
BAB IV
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
4.1 Analisis Sistem
Sistem yang sedang berjalan pada COFFEE CORNER saat ini belum mampu mendukung kegiatan operasional secara penuh. Dikatakan demikian karena sistem yang ada sangat membutuhkan waktu dan tenaga, contoh dari sistem penjadwalan pegawai dan sistem presensi pegawai.
Sistem penjadwalan pegawai dilakukan secara manual berdasarkan jadwal kesanggupan yang telah diisi oleh para pegawai. Dikatakan secara manual karena dalam pembuatannya, Manager HRD selaku orang yang bertanggung jawab dalam melakukan proses penjadwalan pegawai menginput tiap-tiap jadwal kesanggupan pegawai secara satu per satu. Dalam hal ini proses tersebut membutuhkan waktu yang relatif lebih lama.
Sistem presensi pegawai juga dilakukan secara manual dengan menggunakan mesin check clock. Pegawai menginputkan data jam masuk kerja mereka dengan menggunakan mesin check clock dan dari kertas check clock
masing-masing pegawai nanti akan digunakan dalam perhitungan penggajian.
4.2 Desain Sistem
4.2.1 System Flow
System flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara
menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem dan biasanya dalam membuat system flow
ditentukan oleh fungsi yang melaksanakan dan yang bertanggung jawab. Lebih jelasnya dapat diuraikan dibawah ini.
1. Penjadwalan
Proses penjadwalan dimulai dari pegawai mengisi sebuah form yang ditujukan untuk masing-masing pegawai. Form tersebut berisi tentang jadwal pilihan pegawai untuk bekerja pada hari tertentu (Form Jadwal Kesanggupan).
Pada form tersebut terdapat kolom-kolom yang berisi hari/tanggal dimana pegawai sanggup untuk bekerja (tidak terbentur dengan jadwal kuliah), pilihan jadwal pertama dan pilihan jadwal alternatif. Setelah form tersebut terisi lengkap, pegawai kemudian menyimpannya dalam database. Kemudian ManagerHRD baru bisa melakukan penjadwalan setelah setiap pegawai selesai mengisi jadwal kesanggupan. Penjadwalan dilakukan setiap minggu dan kemudian baru dibagikan kepada pegawai.
Tabel Master Quota. Jumlah shift dalam 1 hari didapat dari Tabel Master Shift.
System Flow Penjadwalan Pegawai ini dapat dilihat pada Gambar 4.1. Flow
tersebut menggambarkan prosedur tentang penjadwalan yang dijelaskan di atas.
2. Presensi Pegawai
Proses presensi dimulai dari karyawan yang melakukan login presensi pada jam masuk kerja sesuai dengan prosedur yang ada pada perusahaan dan sesuai dengan jadwal shift yang ada.
System Flow Presensi Pegawai ini dapat dilihat pada Gambar 4.2. Flow
tersebut menggambarkan prosedur tentang Presensi Pegawai yang dijelaskan di atas.
3. Membuat Laporan
Pembuatan laporan didasarkan oleh laporan-laporan yang telah ada, yaitu laporan data karyawan, laporan penjadwalan shift dan laporan presensi karyawan. System Flow pembuatan laporan ini dapat dilihat pada Gambar 4.3. Flow tersebut menggambarkan prosedur membuat laporan yang dijelaskan di atas.
4.2.2 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah desain yang digunakan untuk
menggambar arus data dalam desain secara terstruktur dan jelas dengan menggunakan notasi-notasi. DFD merupakan pengembangan proses yang tertinggi dalam tingkatan (Level) dan berhubungan dengan beberapa entity yang terlibat langsung dengan pengolahan data dalam sistem yang dibuat.
1. Context Diagram
Pada context diagram hanya dapat terlihat entity yang berhubungan dengan sistem yaitu Pegawai, Manager HRD, dan General Manager serta aliran data sedangkan proses-proses yang akan dilakukan di dalam sistem belum dapat terlihat secara langsung.
DAT A QUOT A DAT A SHIFT
DAT A PERIODE LAPORAN DAT A LAPORAN
JADWAL SHIFT COPY 1
JADWAL SHIFT
LAPORAN T ERPILIH DAT A KARYAWAN
DAT A LOGIN KARYAWAN
DAT A LOGIN MANAGER JADWAL KESANGGUPAN
0
Si stem Informasi Penj adwal an dan Presensi
Pegawai
2. HIPO
Hierarchy Input Process Output (HIPO) merupakan diagram jenjang
tentang setiap proses yang ada pada sistem. Gambar 4.5 menjelaskan tentang urutan seluruh proses yang ada pada sistem.
0 Sistem Informasi Penjadwalan
dan Presensi MENGISI JADWAL
KESANGGUPAN
Gambar 4.5 HIPO
3. DFD Level 0
BACA MASTER QUOTA UPDATE MASTER QUOTA DATA SHIFT
DATA QUOTA
BACA MASTER SHIFT UPDATE MASTER SHIFT
BACA MASTER SHIFT BACA MASTER QUOTA
DATA PERIODE LAPORAN DATA LAPORAN JADWAL SHIFT COPY 1
JADWAL SHIFT
BACA PRESENSI
LAPORAN TERPILIH DATA KARYAWAN
DATA LOGIN KARYAWAN DATA LOGIN MANAGER
BACA USER LOGIN
UPDATE JS
BACA JS UPDATE DETIL JK
BACA DETIL JK
BACA DETIL JS BACA JS
UPDATE DETIL JS
BACA DETIL JS
JADWAL KESANGGUPAN
BACA JK UPDATE JK UPDATE USER LEVEL BACA USER LEVEL
UPDATE USER LOGIN BACA USER LOGIN
BACA MASTER KARYAWAN
BACA MASTER KARYAWAN BACA PRESENSI
UPDATE PRESENSI
BACA MASTER KARYAWAN UPDATE MASTER KARYAWAN
KARYAWAN
1 MASTER KARYAWAN
3 PRESENSI
7 USER LOGIN
8 USER LEVEL
4 JADWAL KESANGGUPAN
5 JADWAL SHIFT 6 DETIL JADWAL
SHIFT
4. DFD Level 1 Subproses Mengelola Data
Gambar 4.7 DFD Level 1 Subproses Mengelola Data
5. DFD Level 2 Subproses Mengelola Master Pegawai
DFD Level 2 Subproses Mengelola Master Pegawai merupakan hasil
decompose dari DFD Level 1 Subproses Mengelola Data. Pada gambar 4.8
terlihat 2 proses utama yaitu: Menambah Data Karyawan dan Mengubah Data Karyawan.
Gambar 4.8 DFD Level 2 Subproses Mengelola Master Pegawai
[UPDATE MASTER SHIFT] [BACA MASTER SHIFT]
[BACA MASTER QUOTA] [UPDATE MASTER QUOTA]
[DATA QUOTA]
[DATA SHIFT]
[DATA KARYAWAN] DATA KARYAWAN DATA KARYAWAN
DATA KARYAWAN
[BACA USER LEVEL]
[UPDATE USER LEVEL]
[UPDATE USER LOGIN] [BACA USER LOGIN]
[UPDATE MASTER KARYAWAN]
[BACA MASTER KARYAWAN] 1 MASTER
KARYAWAN
7 USER LOGIN
8 USER LEVEL 1.1 DATA USER LEVEL
+
KARYAWA N
10 MASTER QUOTA
11 MASTER SHIFT 1.4
BACA MASTER KARYAWAN
UPDATE MASTER KARYAWAN
[BACA MASTER KARYAWAN] [UPDATE MASTER KARYAWAN] DATA KARYAWAN YANG DIUBAH
[DATA KARYAWAN] 1 MASTER
KARYAWAN MANAGER HRD
1.1.1 MENAMBAH DATA
KARYAWAN
1.1.2 MENGUBAH DATA
6. DFD Level 2 Subproses Mengelola Master User Login
DFD Level 2 Subproses Mengelola Master User Login merupakan hasil
decompose dari DFD Level 1 Subproses Mengelola Data. Pada gambar 4.9
terlihat 2 proses utama yaitu: Menambah Data User Login dan Mengubah Data User Login.
Gambar 4.9 DFD Level 2 Subproses Mengelola Master User Login
7. DFD Level 2 Subproses Mengelola Master User Level
DFD Level 2 Subproses Mengelola Master User Level merupakan hasil
decompose dari DFD Level 1 Subproses Mengelola Data. Pada gambar
4.10 terlihat 2 proses utama yaitu: Menambah Data User Level dan Mengubah Data User Level.
Gambar 4.10 DFD Level 2 Subproses Mengelola Master User Level DATA KARYAWAN YANG DIUBAH
[DATA KARYAWAN]
BACA USER LOGIN UPDATE USER LOGIN [UPDATE USER LOGIN]
[BACA USER LOGIN] 7 USER LOGIN
1.2.1
DATA KARYAWAN YANG DIUBAH [DATA KARYAWAN]
BACA USER LEVEL UPDATE USER LEVEL
[UPDATE USER LEVEL]
[BACA USER LEVEL]
8. DFD Level 2 Subproses Mengelola Master Quota
DFD Level 2 Subproses Mengelola Master Quota merupakan hasil
decompose dari DFD Level 1 Subproses Mengelola Data. Pada gambar
4.11 terlihat 2 proses utama yaitu: Menambah Data Quota dan Mengubah Data Quota.
Gambar 4.11 DFD Level 2 Subproses Mengelola Master Quota
9. DFD Level 2 Subproses Mengelola Master Shift
DFD Level 2 Subproses Mengelola Master Shift merupakan hasil
decompose dari DFD Level 1 Subproses Mengelola Data. Pada gambar
4.12 terlihat 2 proses utama yaitu: Menambah Data Shift dan Mengubah Data Shift.
Gambar 4.12 DFD Level 2 Subproses Mengelola Master Shift
UPDATE MASTER QUOTA BACA MASTER QUOTA [BACA MASTER QUOTA] [UPDATE MASTER QUOTA]
DATA QUOTA YANG DIUBAH [DATA QUOTA]
MANAGER HRD
10 MASTER QUOTA
1.5.1
UPDATE MASTER SHIFT BACA MASTER SHIFT
[UPDATE MASTER SHIFT]
[BACA MASTER SHIFT]
DATA SHIFT YANG DIUBAH [DATA SHIFT]
MANAGER HRD
11 MASTER SHIFT
10. DFD Level 1 Subproses Melakukan Transaksi
DFD Level 1 Subproses Melakukan Transaksi merupakan hasil decompose
dari DFD Level 0. Pada gambar 4.13 terlihat 3 proses utama yaitu: Mengisi Jadwal Kesanggupan, Penjadwalan Shift dan Presensi Karyawan.
Gambar 4.13 DFD Level 1 Subproses Melakukan Transaksi BACA MASTER SHIFT
[BACA MASTER QUOTA] BACA MASTER SHIFT
[BACA MASTER SHIFT] BACA JS
BACA DETIL JS [JADWAL SHIFT COPY 1]
[JADWAL SHIFT]
BACA MASTER KARYAWAN BACA JK [DATA LOGIN KARYAWAN]
DATA LOGIN KARYAWAN DATA LOGIN KARYAWAN
DATA LOGIN MANAGER [DATA LOGIN MANAGER]
DATA LOGIN MANAGER
BACA USER LOGIN BACA USER LOGIN [BACA USER LOGIN]
[BACA JS] [UPDATE JS]
[BACA DETIL JS]
[UPDATE DETIL JS] [BACA DETIL JK] [UPDATE DETIL JK]
BACA MASTER KARYAWAN
[BACA JK] [UPDATE JK]
[JADWAL KESANGGUPAN]
[BACA MASTER KARYAWAN] [BACA PRESENSI]
4 JADWAL KESANGGUPAN
5 JADWAL SHIFT
6 DETIL JADWAL SHIFT 2.3
PRESENSI KARYAWAN
+
2.1
MENGISI JADWAL KESANGGUPAN
+
9 KESANGGUPANDETIL JADWAL MANAGER
7 USER LOGIN
11 MASTER SHIFT 10 MASTER
11. DFD Level 2 Subproses Pengisian Jadwal Kesanggupan
DFD Level 2 Subproses Pengisian Jadwal Kesanggupan merupakan hasil
decompose dari DFD Level 1 Subproses Melakukan Transaksi. Pada
gambar 4.14 terlihat 1 proses utama yaitu: Mengisi Jadwal Kesanggupan.
Gambar 4.14 DFD Level 2 Subproses Pengisian Jadwal Kesanggupan
12. DFD Level 2 Subproses Penjadwalan Shift
DFD Level 2 Subproses Penjadwalan Shift merupakan hasil decompose
dari DFD Level 1 Subproses Melakukan Transaksi. Pada gambar 4.15 terlihat 4 proses utama yaitu: Login User, Menyusun Jadwal Shift, Menyimpan Jadwal Shift dan Mencetak Jadwal Shift.
[BACA MASTER SHIFT] [BACA DETIL JK] [UPDATE DETIL JK]
[BACA MASTER KARYAWAN] [BACA USER LOGIN]
[BACA JK] [UPDATE JK]
[DATA LOGIN KARYAWAN]
[JADWAL KESANGGUPAN] KARYAWA
N
4 JADWAL KESANGGUPAN
1 MASTER KARYAWAN
9 DETIL JADWAL KESANGGUPAN
7 USER LOGIN KARYAWAN
2.1.1
INSERT TRANS JADWAL KESANGGUPAN
Gambar 4.15 DFD Level 2 Subproses Penjadwalan Shift
13. DFD Level 2 Subproses Presensi Pegawai
DFD Level 2 Subproses Presensi Pegawai merupakan hasil decompose dari DFD Level 1 Subproses Melakukan Transaksi. Pada gambar 4.16 terlihat 1 proses utama yaitu: Melakukan Presensi.
[BACA MASTER SHIFT] [BACA MASTER QUOTA]
[BACA MASTER KARYAWAN] [BACA DETIL JS]
[UPDATE DETIL JS]
[BACA JS] [UPDATE JS]
DATA SHIFT DATA LOGIN
[BACA JK]
[BACA USER LOGIN]
[JADWAL SHIFT]
[JADWAL SHIFT COPY 1]
[DATA LOGIN MANAGER] 6 DETIL JADWAL SHIFT
5 JADWAL SHIFT 7 USER LOGIN
MANAGER HRD
4 JADWAL KESANGGUPAN
1 MASTER
Gambar 4.16 DFD Level 2 Subproses Presensi Pegawai
14. DFD Level 1 Subproses Membuat Laporan
DFD Level 1 Subproses Membuat Laporan merupakan hasil decompose
dari DFD Level 0. Pada gambar 4.17 terlihat 3 proses utama yaitu: Memilih Jenis Laporan, Menentukan Periode Laporan dan Mencetak Laporan.
[BACA MASTER SHIFT] [BACA JS]
[BACA DETIL JS] [DATA LOGIN KARYAWAN]
[DATA LOGIN MANAGER]
[BACA USER LOGIN] [BACA MASTER KARYAWAN] [BACA PRESENSI]
7 USER LOGIN
MANAGER HRD KARYAWAN
6 DETIL JADWAL SHIFT
5 JADWAL SHIFT
Gambar 4.17 DFD Level 1 Membuat Laporan
4.2.3 ERD
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu desain sistem yang
digunakan untuk merepresentasikan, menentukan, dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. Pada gambar berikut akan dijelaskan relasi-relasi atau hubungan antar tabel dalam proyek sistem informasi ini dalam bentuk Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data
Model (PDM).
DATA PERIODE
[LAPORAN TERPILIH] [BACA PRESENSI]
[BACA DETIL JS] [BACA JS]
[BACA MASTER KARYAWAN]
[DATA PERIODE LAPORAN]
DATA JENIS LAPORAN [DATA LAPORAN]
1 MASTER
KARYAWAN
5 JADWAL SHIFT
6 DETIL JADWAL SHIFT
GENERAL
1. Conceptual Data Model
Sebuah Conceptual Data Model (CDM) menggambarkan secara keseluruhan konsep struktur basis data yang dirancang untuk satu aplikasi sebagaimana terlihat pada gambar 4.18.
Gambar 4.18 Conceptual Data Model
Relation_564 DETIL JADWAL SHIFT HARI
SHIFT DETIL JADWAL KESANGGUPAN
2. Physical Data Model (PDM)
Sebuah Physical Data Model (PDM) menggambarkan secara detail konsep rancangan struktur basis data yang dirancang untuk suatu program aplikasi. PDM meupakan hasil generate dari CDM. Pada CDM tergambar jelas tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel sebagaimana terlihat pada gambar 4.19.
Gambar 4.19 Physical Data Model (PDM)
NAMA_SHIFT1 = NAMA_SHIFT1 PRIORITAS = PRIORITAS
PERIODE = PERIODE
NIP = NIP
4.2.4 Struktur File
Berikut ini adalah struktur file yang mendukung sistem ini berjalan, dalam struktur file merupakan penjelasan table-tabel yang digunakan, seperti primary key, foreign key, dan penjelasan fungsi dari setiap table-tabel tersebut.
Tabel-tabel yang digunakan dalam sistem ini adalah: 1. Tabel Presensi
Primary key: -
Fungsi: Untuk menyimpan transaksi Presensi
Tabel 4.1 Struktur Tabel Presensi
2. Tabel Pegawai
Primary Key: Kode_Pegawai Foreign Key: -
Fungsi: Untuk menyimpan data pegawai.
3. Tabel User Login
Primary key: User_Id Foreign key: -
Fungsi: Sebagai user login program
Tabel 4.3 Struktur Tabel User Login
4. Tabel User Level
Primary key: LVL Foreign key : -
Fungsi : Sebagai Otorisasi User
5. Tabel Master Shift
Primary Key: Nama_Shift Foreign Key: -
Fungsi: Untuk mengelola data shift
Tabel 4.5 Tabel Master Shift
6. Tabel Master Kuota Primary Key: -
Foreign Key: Nama_Shift
Fungsi: Untuk mengelola data kuota jumlah pegawai per harinya
Tabel 4.6 Tabel Master Kuota
7. Tabel Jadwal Kesanggupan Primary Key: Periode Foreign Key: -
Tabel 4.7 Tabel Jadwal Kesanggupan
8. Tabel Detil Jadwal Kesanggupan Primary Key: -
Foreign Key: Periode, Nama_Shift, NIP
Fungsi: Sebagai pencatatan transaksi Jadwal Kesanggupan
Tabel 4.8 Tabel Detil Jadwal Kesanggupan
9. Tabel Jadwal Shift
Primary Key: ID_Periode Foreign Key: -
Fungsi: Sebagai pencatatan transaksi Jadwal Shift
10. Tabel Detil Jadwal Shift
Primary Key : -
Foreign Key : NIP, Nama_Shift, ID_Periode Fungsi : Sebagai pencatatan transaksi Jadwal Shift
Tabel 4.10 Tabel Detil Jadwal Shift
4.2.5 Desain I/O
Gambar-gambar berikut ini adalah tampilan desain program dari sistem informasi HRD yang akan dibuat. Dalam tampilan sebagai berikut:
1. Desain Jadwal Shift.
Desain Jadwal Shift pada Gambar 4.20 menjelaskan bahwa sistem ini yang akan menghasilkan sebuah jadwal shift pegawai. Jadwal itu sendiri akan dipakai sebagai acuan jadwal kerja pegawai.
Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Minggu
Xxx/ xxxx/ xxxxx PERI ODE:
Jadwal Shift
2. Desain Laporan Presensi Pegawai.
Desain Laporan Presensi Pegawai pada gambar 4.21 menjelaskan bahwa laporan tersebut adalah desain yang akan dihasilkan oleh sistem. Laporan itu sendiri akan dipakai sebagai penunjang dalam pengambilan keputusan.
Gambar 4.21 Desain Laporan Presensi Pegawai
3. Desain Form Utama.
Gambar 4.22 Desain Form Utama
4. Desain Form Login
Desain Form Login pada Gambar 4.23 menjelaskan bahwa setiap pengguna dapat mengakses sistem ini melalui Form Login. Sistem yang akan dibuat ini memiliki sebuah hak akses yang akan dipergunakan oleh pengguna yang memiliki hak akses tertentu sehingga dapat mengakses segala menu atau
sub menu yang ada pada sistem ini.
Gambar 4.23 Desain Form Login
5. Desain Form Presensi.
akan disimpan kedalam database data presensi yang nantinya akan digunakan dalam proses perhitungan gaji pegawai.
Gambar 4.24 Desain Form Presensi.
6. Desain Form Jadwal Kesanggupan
Desain Form Jadwal Kesanggupan pada gambar 4.25 menjelaskan bahwa desain tersebut yang akan dipakai oleh pegawai untuk melakukan transaksi pengisian jadwal kesanggupan.
7. Desain Form Penjadwalan Shift
Desain Form Jadwal Kesanggupan pada gambar 4.26 menjelaskan bahwa desain tersebut yang akan dipakai oleh pegawai untuk melakukan transaksi pengisian jadwal kesanggupan.
44
BAB V
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
5.1 Sistem yang Digunakan
Untuk dapat mengimplementasikan dan menjalankan aplikasi Penjadwalan Shift dan Presensi Pegawai, dibutuhkan perangkat keras dan perangkat lunak. Berikut ini adalah kebutuhan minimal perangkat yang dapat mendukung berjalannya aplikasi ini. Software yang dibutuhkan untuk dapat menjalankan program antara lain:
a. Microsoft Windows XP
b. Microsoft .NET Framework 2.0
c. Microsoft SQL Server 2005
Adapun Hardware yang mampu mendukung sistem ini berjalan antara lain :
a. PC Pentium 4/ kompatibel
b. Hard Disk 20 GB
c. Memory RAM 512 MB
5.2 Cara Setup Program
Berikut ini adalah cara-cara instalasi program awal sebelum dapat digunakan :
1. Instalasi .NetFramework2.0
2. Instalasi Crystal Report
3. Instalasi SQL EXPRESS 2005
5. Instalasi Program Sistem Informasi Penjadwalan dan Presensi Pegawai COFFEE CORNER.
6. Pastikan jam sistem pada sistem operasi menggunakan format internasional US (United States).
5.3 Penjelasan Pemakaian Program
Gambar 5.1 Form Presensi
Form yang pertama kali yang akan tampil pada saat program dijalankan adalah form presensi. Pada form presensi terdapat 2 buah field yaitu field NIP dan
Password. Saat NIP dan Password sesuai dengan data yang terdapat pada tabel
user login dan tabel pegawai yang ada pada database maka proses transaksi presensi berjalan.
Pada form Login terdapat 2 buah field yaitu username dan password. Saat
username dan password sesuai dengan tabel user login, maka proses login
berjalan dan menu-menu pada form utama dapat diakses sesuai dengan userlevel.
Gambar 5.3 Form Mengelola Data Pegawai
Gambar 5.4 Form Mengelola User Login
Mengelola user login berfungsi untuk membuat otorisasi dan memberikan
user bagi pegawai, yang nantinya user dan password tersebut akan digunakan untuk proses presensi.
Gambar 5.5 Form Mengelola User Level
Gambar 5.6 Form Mengelola Data Shift
Mengelola data shift berfungsi untuk mengelola data tentang shift yang berlaku di perusahaan, yang nantinya data shift tersebut dapat dikelola sesuai dengan kebijakan tentang shift yang berlaku di perusahaan. Pada mengelola data shift terdapat kolom nama shift, jam berlaku shift, jam berawalnya waktu login dan jam berakhirnya waktu login bagi setiap shift yang ada dalam perusahaan.
Gambar 5.7 Form Setting Quota
Form setting quota berfungsi untuk mengatur seberapa banyak jumlah karyawan yang bekerja pada setiap shift setiap harinya. Pada form setting quota
Gambar 5.8 Form Setting Periode
Form setting periode digunakan untuk mengatur periode penjadwalan
shift pegawai yang berlaku pada waktu itu. Pada form ini terdapat field periode
dan juga tanggal dimulai dan berakhirnya periode tersebut.
Gambar 5.9 Form Input Jadwal Kesanggupan
Gambar 5.10 Form Penjadwalan Shift
Form Penjadwalan Shift berfungsi untuk melakukan proses penjadwalan shift pegawai. Pada form ini terdapat keterangan tentang data shift, kuota shift per hari dan juga jadwal kesanggupan pegawai pada periode tersebut.
Crystal Report Jadwal Shift merupakan output dari proses penjadwalan shift. Hasil Cetak Crystal Report Jadwal Shift memberikan informasi kepada pegawai mengenai jadwal harian pada periode tertentu.
Gambar 5.12 Crystal Report Jadwal Shift Per Pegawai
Crystal Report Jadwal Shift Per Pegawai merupakan output lainnya dari
proses penjadwalan shift. Hasil Cetak Crystal Report Jadwal Shift Per Pegawai memberikan informasi kepada tiap pegawai mengenai jadwal harian pada periode tertentu.
53
BAB VI
PENUTUP
6.1 Kesimpulan
Kesimpulan pada proses Penjadwalan Shift dan Presensi Pegawai yang ada pada COFFEE CORNER Surabaya mempunyai beberapa kelebihan :
1. Sistem informasi yang dapat mengelola dan menyimpan data pegawai dan diimplementasikan berdasarkan hasil analisis sistem pada perusahaan.
2. Efisiensi proses presensi tidak perlu lagi menggunakan kertas check clock melainkan menggunakan sistem presensi yang telah di buat dan diimplementasikan berdasarkan hasil analisis sistem pada perusahaan.
3. Proses penjadwalan shift tidak perlu lagi menggunakan cara manual yaitu dengan menginputkan satu persatu data hasil form kesanggupan pegawai melainkan menggunakan sistem penjadwalan shift yang telah dibuat sesuai dengan hasil analisis sistem pada perusahaan.
4. Laporan-laporan yang ada pada sistem ini dapat dipertanggungjawabkan kepada pimpinan karena sistem ini mampu membuat laporan-laporan sesuai dengan data-data yang akurat dan minim kesalahan.
6.2 Saran
yang lama. Untuk itu tiap pegawai diharapkan dapat mengerti kebutuhan sistem yang sudah dibuat agar sistem ini dapat berjalan dan berkembang. Sistem ini masih Stand Alone, ada baiknya terintegrasi dengan beberapa perangkat yang mendukung penuh kinerja dari sistem ini, seperti sistem yang terintegrasi dengan
DAFTAR PUSTAKA
FitzGerald, A.F. dan Stalling, W.D.Jr. 1981. Fundamentals of Systems Analysis.
Edisi Kedua. New York: John Wiley & Sons.
Flippo, Edwin B. 1984. Personnel Management (6th ed.). New York: Mc Graw-Hill International Student Edition.
Davis, B. Gordon. 1974, Manajement information system, conseptual fondations
structure, and development. Tokyo: McGraw-Hill Kogakusha Ltd..
Jogiyanto, H. M. 1999. Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan
Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset.
Kendall, K.E dan Kendall, J.E. 2004. System Analysis and Design. New Jersey : Prentice Hall Publishing Company.
