BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang
Seiring dengan berkembangnya kemajuan teknologi informasi pada saat ini,
para pemangku kepentingan di dalam perusahaan maupun organisasi
mengharuskan semua jajaran di dalamnya untuk menggunakan teknologi informasi
ini yang bertujuan untuk memperoleh keuntungan atau mempercepat pekerjaan
sehingga efektif dan efisien. Teknologi informasi juga digunakan untuk
meningkatkan nilai bisnis sehingga investasi yang dilakukan oleh pelaku bisnis
dapat memberi dukungan yang terbaik bagi tujuan strategis dan realisasi bisnis
(Lulu, 2013:99). Hal ini berakibat pada pentingnya para pemangku kepentingan
untuk memperkirakan investasi teknologi seberapa besar manfaat bagi perusahaan
apabila menerapkan teknologi informasi ini. Investasi IT dapat mendatangkan
manfaat terhitung dan tidak terhitung, manfaat terhitung mungkin dapat
diperkirakan seberapa besar manfaatnya, tetapi belum semuanya dapat
diperhitungkan dengan akurat (Witanti , 2007:31).
Val IT Framework adalah salah satu framework dari beberapa tools penilaian
investasi IT yang tersedia dan dapat digunakan untuk memberikan gambaran yang
jelas mengenai manfaat investasi teknologi informasi pada suatu organisasi. Val IT
dikeluarkan oleh Information Technology Governance Institute (ITGI). Val IT
IT, kerangka kerja yang utama dari Val IT ini adalah untuk membawa suatu
penilaian Investasi IT secara luas (Popović, 2010:221). Untuk dapat menerapkan
kerangka kerja ini maka perusahaan harus menentukan Business Case terlebih
dahulu dikarenakan itu akan diterapkan pada proyek investasi IT tertentu, yang
nantinya akan menjadi alat bantu untuk merencanakan, mengukur, dan memantau
investasi IT. Business Case ini akan memberikan gambaran untuk pemangku
kepentingan dalam membuat keputusan mengenai investasi IT (Witanti, 2007:35).
Direktorat Akademik UPI sebagai bagian dari institusi pendidikan
mengharapkan dapat melakukan suatu perencanaan investasi IT yang akan
mendapatkan hasil dan manfaat yang maksimal. Oleh karena itu Direktorat
Akademik UPI harus melihat apa yang akan dilakukan dalam investasi IT. Atas
dasar inilah penelitian dilakukan untuk menilai perencanaan investasi IT pada
Direktorat Akademik UPI sehingga dapat menentukan keputusan yang terbaik
untuk investasi IT-nya.
1.2Identifikasi Masalah
Masalah utama yang akan dibahas pada penelitian ini adalah:
1. Bagaimana menerapkan proses (Value Governace, Portfolio Management,
dan Investment Management) Val IT Framework untuk menilai Investasi IT
pada Direktorat Akademik UPI?
2. Bagaimana membuat Business Case untuk memberikan gambaran atas
manfaat Investasi IT dalam membantu pihak manajemen dalam membuat
3. Bagaimana membuat usulan dan rekomendasi Investasi IT bagi Direktorat
Akademik UPI?
1.3Tujuan Penelitian
Tujuan yang akan dicapai pada penelitian ini yaitu:
1. Mengidentifikasikan proses Val IT dan Business Case untuk memberikan
gambaran yang jelas tentang manfaat yang diperoleh dari penerapan
teknologi informasi sebagai aset.
2. Menggambarkan dan merancang proses (Value Governance, Portfolio
Management, dan Investment Management) Val IT Framework sebagai aset
teknologi informasi melalui aset teknologi informasi.
3. Menghasilkan suatu portofolio atau langkah-langkah yang terbaik bagi
pihak Direktorat Akademik UPI pada saat akan mengambil keputusan untuk
merencanakan Investasi IT.
1.4 Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian ini dapat dikemukakan menjadi dua sisi :
1. Manfaat Teoritis
2. Manfaat Praktis
Bagi penulis, manfaat praktis yang diharapkan adalah bahwa seluruh
tahapan penelitian serta hasil penelitian yang diperoleh dapat memperluas
wawasan dan sekaligus memperoleh pengetahuan empirik mengenai analisis
investasi IT dengan menggunakan Val IT. Bagi pihak-pihak yang
berkepentingan dengan hasil penelitian, penulis berharap manfaat hasil
penelitian dapat diterima sebagai kontribusi untuk meningkatkan pemahaman
tentang pentingnya tata kelola investasi IT yang dapat mendatangkan
keuntungan finansial dan non-finansial.
1.5 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dari penelitian ini adalah
1. Penelitian ini menggunakan pengembangan kerangka kerja Val IT Framework
2.0 2008 yang dikeluarkan oleh IT Governace Institute semua proses dalam Val
IT dilakukan dalam penelitian ini.
2. Pembuatan Business Case pada Direktorat Akademik UPI dengan studi kasus
Investasi Sistem Informasi Akademik untuk proses kelancaran akademik.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan tesis ini adalah sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan
Berisi mengenai latar belakang masalah, identifikasi masalah, tujuan
penelitian, manfaat penelitian, pembatasan masalah dan asumsi, dan
Bab II Tinjauan Pustaka
Berisi uraian tentang studi literatur yang berkaitan dengan penilaian
kelayakan perencanaan investasi teknologi informasi dengan memakai VAL IT
Framework untuk mendukung penulisan dan pemecahan masalah dalam tesis
ini.
Bab III Metodologi Penelitian
Berisi mengenai gambaran umum perusahaan meliputi sejarah, visi, misi,
tujuan dan sasaran perusahaan, standarisasi aplikasi teknologi informasi,
manajemen perusahaan, pendekatan penelitian meliput kajian penelitian,
perencanaan kuesioner, penjelasan uji validitas serta reabilitas dari kuesioner.
Bab IV Analisis Identifikasi Val IT dan Business Case
Berisi tentang uraian identifikasi proses (Value Governace, Portfolio
Management, dan Investment Management) Val IT framework, analisis Business Case, tingkat maturity serta rekomendasi peningkatan maturity level,
serta hasil yang diperoleh.
Bab V Kesimpulan dan Saran
Berisi tentang uraian tentang kesimpulan hasil penelitian dan saran-saran
2.1 Nilai (Value)
Nilai dalam bahasa Yunani axia yang berarti berharga, namun ada
perbedaan konsep antara harga dan nilai dalam bahasa Indonesia. Nilai bermakna
sesuatu yang memiliki suatu yang berkualitas sehingga merupakan sesuatu yang
didambakan orang dan nilai tidak selalu berkaitan dengan harga. Sedangkan harga
bermakna hal yang selalu terkait dengan nilai tukar barang terhadap uang.
Nilai (value) merupakan sebuah konsep yang bersifat kompleks, spesifik
pada sebuah konteks dan dinamis. Nilai memiliki makna yang berbeda untuk setiap
jenis organisasi. Untuk organisasi yang berorientasi pada keuntungan finansial,
nilai cenderung dipandang dari segi keuangan dan dapat berupa peningkatan profit
yang dihasilkan dari investasi. Sedangkan untuk organisasi non-profit, termasuk
sektor publik, nilai lebih bersifat kompleks dan seringkali dilihat dari segi
nonfinansial.
2.2 Perencanaan
Dalam ilmu manajemen dijelaskan bahwa salah satu fungsi pokok
manajemen adalah perencanaan. Perencanaan merupakan fungsi pokok manajemen
yang pertama harus dijalankan. Sebab tahap awal dalam melakukan aktivitas
perusahaan sehubungan dengan pencapaian tujuan organisasi perusahaan adalah
dengan membuat perencanaan.
“Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh.” (Erly Suandy (2001:2)
2.3 Pengertian Investasi
Investasi sering juga disebut penanaman modal atau pembentukan modal.
Investasi dapat diartikan sebagai pengeluaran penanam-penanam modal atau
perusahaan untuk membeli barang-barang modal atau perlengkapan-perlengkapan
produksi untuk menambah kemampuan memproduksi barang-barang dan jasa-jasa
yang tersedia dalam perekonomian. Jadi sebuah pengeluaran dapat dikatakan
sebagai investasi jika ditujukan untuk meningkatkan kemampuan produksi.
Investasi merupakan hal yang penting dalam perekonomian.
Menurut Jack Clark Francis mengatakan bahwa investasi adalah Penanaman
modal yang diharapkan dapat menghasilkan tambahan dana pada masa yang akan
datang.
Sedangkan investasi adalah:
“Komitmen satu dollar dalam satu periode tertentu, akan mampu memenuhi kebutuhan investor di masa yang akan datang dengan: (1) waktu dana tersebut akan digunakan, (2) tingkat inflasi yang terjadi, (3) ketidakpastian kondisi ekonomi di masa yang akan datang”.( Frank Reilly,2003:5)
Berdasarkan definisi-definisi investasi di atas, dapat disimpulkan bahwa
investasi merupakan suatu bentuk pengorbanan kekayaan di masa sekarang untuk
2.4 Investasi Informasi Teknologi
Informasi Teknologi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk
mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, dan
memanipulasi data berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas,
yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang dapat digunakan untuk
keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan, serta merupakan informasi yang
strategis untuk pengambilan keputusan. Sedangkan pendapat lain menerangkan
bahwa Teknologi Informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputasi
(komputer) dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data,
suara dan video (Williams’s dan Sawyer, 2003).
Seorang ahli teknologi mengemukakan tentang teknologi informasi
merupakan hal yang tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras
dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi,
melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi
(Martin,1999).
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi tidak
hanya sebatas pada kecanggihan teknologi komputer tetapi juga mencakup
teknologi komunikasi. Secara umum informasi teknologi adalah gabungan dari
teknologi komputer dan teknologi informasi.
Melakukan investasi informasi teknologi dengan cara melakukan pembelian
peralatan teknologi informasi dapat memberikan keuntungan antara lain tangible
benefit dan ingtangible benefit.Tangible benefit yaitu keuntungan yang dapat
relevan, sedangkan ingtangible benefit keuntungan yang tidak dapat diperkirakan
seutuhnya dan tidak mempunyai data-data yang relevan (Yanti, 2008:66).
2.5 Kerangka Kerja Val IT Framework 2.0
Val IT diprakasai oleh Information Technologi Governance Institute (ITGI)
melalui masukan–masukan dari para pimpinan, praktisi, sekumpulan tim yang
tergabung pada komunitas IT. Val IT menyedikan sebuah pelayanan, penelitian,
publikasi dan pendukung-pendukung untuk membantu organisasi dalam melakukan
penilaian investasi IT, yang bertujuan untuk membantu mereka untuk
merealisasikan secara optimal investasi IT yang diterapkan pada organisasinya
(Latulipe,2007:2).
Gambar 2.1
Inisiatif Val IT Framework (ITGI, 2008:6)
Berdasarkan gambar 2.1 Val IT memberikan pedoman proses-proses dan
dukungan praktis untuk membantu pimpinan dan manajemen eksekutif dalam
memahami dan melaksanakan peran yang sesuai dalam merencanakan investasi
teknologi informasi. Organisasi dapat menggunakan prinsip-prinsip, proses-proses,
dan hal-hal praktis yang terdapat di Val IT untuk memperoleh manfaat strategik dan
Manfaat yang diperoleh dengan menggunakan kerangka kerja Val IT
Framework menurut (Winanti, 2007; I-33) adalah:
1. Meningkatkan pemahaman dan transparansi atas biaya, resiko, dan manfaat
yang dihasilkan dari keputusan manajamen yang dilandasi oleh informasi
yang memadai.
2. Meningkatkan kemampuan memilih investasi yang memiliki potensial
pengembalian manfaat terbesar.
3. Meningkatkan kecenderungan keberhasilan dalam menjalankan investasi
yang dipilih sehingga investasi tersebut dapat menghasilkan manfaat sesuai
yang diharapkan.
4. Mengurangi biaya dengan hanya mengerjakan apa yang seharusnya
dikerjakan dan segera mengambil tindakan korektif atau menghentikan
investasi yang tidak menghasilkan potensi manfaat yang diharapkan.
5. Mengurangi resiko kegagalan, khususnya kegagalan yang beresiko tinggi.
6. Mengurangi ‘kejutan’ yang berhubungan dengan biaya dan delivery IT,
sehingga dapat meningkatkan nilai bisnis, mengurangi biaya yang tidak
perlu dan meningkatkan kepercayaan terhadap IT secara keseluruhan.
2.5.1 Prinsip-Prinsip Val IT
Prinsip-prinsip Val IT menurut(ITGI, 2008:11) adalah sebagai berikut:
1. Investasi-investasi IT akan dikelola sebagai portofolio investasi.
2. Investasi-investasi IT akan meliputi seluruh aktivitas yang diperlukan untuk
3. Investasi-investasi IT akan dikelola melalui seluruh siklus hidup ekonomi
investasi tersebut.
4. Kaidah pemberian nilai akan menunjukkan adanya perbedaan katagori
investasi yang akan dievaluasi dan dikelola secara berbeda.
5. Kaidah pemberian nilai akan menjelaskan dan memonitor matrik utama dan
akan memberikan respon yang cepat terhadap segala perubahan atau
penyimpangan.
6. Kaidah pemberian nilai akan melibatkan seluruh stakeholder dan
memberikan akuntabilitas yang tepat bagi penyampaian kapabilitas serta
realisasi dari keuntungan bisnis.
7. Kaidah pemberian nilai akan di pantau, di evaluasi dan ditingkatkan secara
berkelanjutan.
2.5.2 Proses–Proses Val IT Framework
Gambar 2.2
Dari gambar 2.2 menjelaskan bahwa domain dan proses Val IT
Framework 2.0, proses adalah kumpulan aktivitas yang dilakukan sesuai dengan
praktek manajemen berinteraksi. Proses mengambil masukan dari satu atau lebih
banyak sumber (termasuk proses lainnya), memanipulasi masukan, memanfaatkan
sumber daya sesuai dengan kebijakan, dan menghasilkan output (termasuk output
ke proses lainnya). Proses harus memiliki alasan bisnis yang jelas untuk, pemilik
akuntabel, peran yang jelas dan tanggung jawab yang ada sekitar pelaksanaan setiap
proses, dan sarana untuk melakukan dan mengukur kinerja
Untuk memperoleh pengembalian investasi, dasar dari Val IT diterapkan
oleh stakeholder melalui proses–proses berikut (ITGI, 2008:12):
1. Value Governance (VG)
Sasaran Value Governance adalah mengoptimalkan nilai dari sebuah
investasi berbasis IT dengan cara.
a. Menetapkan kerangka tata kelola pengelolaan nilai terintegrasi
sepenuhnya dengan tata kelola perusahaan.
b. Memberikan arahan strategis untuk menentukan keputusan investasi
c. Menentukan karakteristik portofolio yang diperlukan untuk
mendukung investasi dan layanan IT, asset dan sumber daya lainnya.
d. Meningkatkan nilai manajemen secara terus menerus, berdasarkan
pembelajaran proses investasi IT yang didapat.
Proses–proses Value Governace terdiri dari 6 proses antara lain:
1. VG1 Establish informed and committed leadership, yaitu menetapkan
2. VG2 Define and implement processes, yaitu mendefinisikan kebutuhan
proses investasi IT dan mengimplementasikan proses-proses.
3. VG3 Define portfolio characteristics, yaitu mendefinisikan
karakteristik portofolio investasi IT.
4. VG4 Align and integrate value management with enterprise financial
planning, yaitu meluruskan dan mengintegrasikan nilai manajemen
dengan perencanaan keuangan organisasi.
5. VG5 Establish effective governance monitoring, yaitu mengidentifikasi
kunci dari tujuan proses nilai manajemen untuk diawasi secara efektif
dan dilaporkan.
6. VG6 Continuously improve value management practices, yaitu
meningkatkan secara berkala tentang proses nilai manajemen.
2. Portfolio Management (PM)
Sasaran Portfolio Management (PM) adalah untuk memastikan bahwa
semua portofolio investasi IT selaras dan memberikan kontribusi optimal
terhadap sasaran strategis organisasi dengan cara:
a. Penerapan dan mengelola profil sumber daya.
b. Pendefinisian awal investasi.
c. Mengevaluasi, prioritasi dan memilih, menunda atau menolak
investasi baru.
d. Pengelolaan portofolio secara menyeluruh.
Proses-proses Portfolio Management (PM) terdiri dari 6 proses antara lain:
1. PM1 Establish strategic direction and target investment mix, yaitu
menentukan arah tujuan strategis, dan target invertasi.
2. PM2 Determine the availability and sources of funds, yaitu menentukan
ketersediaan dan sumber dana untuk investasi IT.
3. PM3 Manage the availability of human resources, yaitu mengelola
ketersediaan sumber daya manusia.
4. PM4 Evaluate and select programmes to fund, yaitu mengevaluasi dan
memilih program untuk didanai.
5. PM5 Monitor and report on investment portfolio performance, yaitu
memantau dan melaporkan protofolio investasi.
6. PM6 Optimise investment portfolio performance, yaitu
mengoptimalkan kinerja portofolio investasi.
3. Investment Management (IM)
Sasaran Investment Management memastikan program investasi berbasis IT
sebuah organisasi menghasilkan nilai optimal dengan biaya yang terjangkau dan
tingkat resiko yang dapat diterima dengan cara:
a. Identifikasi kebutuhan bisnis.
b. Membangun pemahaman yang jelas atas kandidat program investasi.
c. Pelaksanaan analisis alternativ untuk melaksanakan program.
d. Mendefinisikan program dan mendokumentasikan sebuah Business
termasuk detail manfaatnya pemberian tanggung jawab dan portofolio
yang jelas.
e. Menetapkan akuntabilitas yang jelas dan kepemilikan, termasuk untuk
merealisasikan keuntungan.
f. Pengelolaan program melalui siklus hidup ekonomi yang penuh.
g. Memantau dan melaporkan kinerja program.
Proses–proses Investment Management terdiri dari 10 proses antara lain:
1. IM1 Develop and evaluate the initial programme concept Business Case,
yaitu mengembangkan dan mengevaluasi konsep program permasalahan
bisnis.
2. IM2 Understand the candidate programme and implementation options,
yaitu memahami kandidat program dan memilih implementasi program.
3. IM3 Develop the programme plan, yaitu mengembangkan rencana program. 4. IM4 Develop full life-cycle costs and benefits, yaitu mengembangkan biaya
siklus hidup dan manfaat yang dapat dicapai.
5. IM5 Develop the detailed candidate programme Business Case, yaitu
mengembangkan program Business Case yang terperinci.
6. IM6 Launch and manage the programme, yaitu melaksanakan dan
mengelola program.
7. IM7 Update operational IT portfolios, yaitu melakukan pembaharuan
operasional portofolio IT.
8. IM8 Update the Business Case, yaitu melakukan pembaharuan Business
9. IM9 Monitor and report on the programme, yaitu memantau dan
melaporkan kinerja program.
10.IM10 Retire the programme, yaitu tahap akhir program.
Proses–proses diatas merupakan proses yang utama dalam Val IT
Framework oleh karena itu Value Governance, Portfolio Management danInvestment Management mempunyai Detailed Key Management Practices yang
meliputi proses-proses yang lebih detail, hal itu dijelaskan pada lampiran.
2.5.3 Maturity Model Val IT
Model kematangan proses Val IT membedakan tingkat kematangan
menjadi 6 skala kematangan sebagai berikut ini:
1. Level 0 (Non-Existent): Proses belum dikenali secara utuh. Organisasi
belum mengenal adanya isu atau permasalahan yang harus diselesaikan.
2. Level 1 (Initial): Organisasi telah mengenal isu atau masalah yang ada dan
perlu diarahkan. Tidak ada proses standarisasi, tetapi sekurang-kurangnya
ada pendekatan khusus (ad hoc) yang cenderung diterapkan pada individu
atau dasar kasus demi kasus. Pendekatan terhadap keseluruhan manajemen
tidak terorganisir.
3. Level 2 (Repeatable): Proses telah berkembang pada tahap di mana
prosedur yang sama diikuti oleh orang yang berbeda dalam menjalankan
tugas yang sama, tetapi tidak ada pelatihan formal atau prosedur komunikasi
standar. Tanggung jawab diserahkan kepada setiap individu. Kepercayaan
terhadap pengetahuan individu sangat tinggi sehingga seringkali terjadi
4. Level 3 (Defined): Prosedur telah distandarisasi, didokumentasikan dan
dikomunikasikan melalui pelatihan, tetapi implementasinya masih
bergantung pada individu dalam hal ketaatan terhadap prosedur. Prosedur
dikembangkan sebagai bentuk formalisasi dari praktek yang ada.
5. Level 4 (Managed): Proses telah memungkinkan untuk memantau dan
mengukur ketaatan pada prosedur sehingga dengan mudah diambil tindakan
apabila proses yang ada tidak berjalan secara efektif. Perbaikan proses
dilakukan secara kontinyu dan memberikan best practices. Otomatisasi dan
peralatan yang digunakan masih terbatas.
6. Level 5 (Optimized): proses telah di seleksi pada tingkat best practices
berdasarkan hasil perbaikan yang terus menerus dan pengukuran model
maturity dengan organisasi lain. IT digunakan secara terintegrasi untuk
mengotomatisasi arus kerja, menyediakan alat untuk meningkatkan kualitas
dan efektifitas dan membuat perusahaan mudah untuk beradaptasi.
Analisis tingkat Maturity Proses Val IT dilakukan apabila telah
terpenuhinya perhitungan proses dari survei dan kuisioner, dikarenakan tingkatan
level dari kematangan proses Val IT dapat digunakan untuk menilai proses Val IT
apakah sangat baikatautidak ada proses yang dijalankan.
Cara melakukan perhitungan tingkat maturity dilakukan dengan dalam bentuk
indeks dengan rumus:
Indeks ∑ ∑ ………(2.1)
Keterangan:
Responden
∑ (Pertanyaan Kuesioner) = Jumlah Pertanyaan Kuesioner Sumber:
Rumus dan tabel index maturity Oleh: Agus Prasetyo Utomo dan Novita
Mariana, Fakultas teknologi Informasi, Universitas Stikubank Semarang, 2011.
Sedangkan skala pembuatan indeks bagi pemetaan ketingkat model
maturity terdapat pada gambar 2.3.
Gambar 2.3 Maturity Scale
Sumber: Skala maturityfigure 2.1The Val IT Framework 2.0 (2008:31)
Untuk lebih lanjut mengenai skala pembuatan indeks maturity dapat
dilihat dari tabel 2.1.
Tabel 2.1 Skala pembulatan indeks
Skala Pembulatan Tingkat Model Maturity
5,00 5 - Dioptimalisasi 4,00 – 4,99 4 - Diatur
3,00 – 3,99 3 - Ditetapkan 2,00 – 2,99 2 - Dapat diulang 1,00 – 1,99 1 - Inisialisasi 0,00 – 0,99 0 - Tidak Ada
2.5.4 Panduan Manajemen Val IT
Val IT menyediakan panduan manajemen untuk membantu dalam mengatur
dan mengelola proses manajemen di lingkungannya. Panduan manajemen untuk
tata kelola Val IT merujuk pada 3 domainnya yaitu Value Governance, Portfolio
Management, dan Investmen Mnagement dapat dilihat pada tabel 2.2 berikut ini : Tabel 2.2 Panduan Manajemen Val IT
Domain Tujuan Domain Input Output
Value 2. Kerangka tata kelola,
kontrol dan 4. Sumber daya yang
2.6 Konsep Business Case
Untuk dapat menerapkan kerangka kerja Val IT, institusi harus menerapkan
Business Case. Business Case merupakan sebuah pedoman yang menjelaskan
delapan langkah dalam mengembangkan Business Case yang efektif. Business Case
adalah salah satu alat yang berharga dalam manajemen yang menjadi pedoman
pembuatan value bisnis. Melalui Business Case, kita dapat mengevaluasi seberapa
besar penciptaan nilai atas satu proposal bisnis. Business Case merupakan alat
bantu operasional yang harus selalu diperbaharui secara kontinyu selama siklus
hidup ekonomis investasi berlangsung dan digunakan untuk mendukung
implementasi dan ekseskusi sebuah program, termasuk juga realisasi manfaat
program tersebut. Business Case harus dapat menjawab pertanyaan pada empat area
yang menjadi landasan pertimbangan investasi yaitu (ITGI Business Case,
2008:11):
1. Are we doing the right things? Apa yang ditawarkan, dampak bisnis dan
bagaimana proyek dalam program berkontribusi?
2. Are we doing the right way? Seberapa baik proses tersebut berlangsung, dan
apa yang akan dilakukan untuk menjamin bahwa semua investasi tersebut
akan sesuai dengan kapasitas saat ini dan dimasa mendatang?
3. Are we getting them done well? Apa rencana pelaksanaannya, sumberdaya,
serta dana apa yang diperlukan?
4. Are we getting the benefits? Bagaimana manfaatnya dapat dirasakan? Apa
2.6.1 Struktur Business Case
Business Case untuk investasi IT mempertimbangkan hubungan sebab
akibat, berikut struktur dari Business Case (ITGI Business Case, 2008:12):
1. Sumber daya yang dibutuhkan untuk pengembangan program investasi IT.
2. Sebuah teknologi/layanan yang mendukung pengembangan investasi IT.
3. Sebuah kemampuan operasional yang mendukung dalam pengembangan
investasi IT.
4. Sebuah kemampuan bisnis yang akan digunakan untuk mengembangkan
investasi IT.
5. Value Stakeholder, yang akan diwakili sebuah pengembalian finansial
sesuai resiko atau pengembalian total stakeholder.
Business Case harus dikembangkan secara Top-Down dimulai dengan
pemahaman yang jelas tentang pencapaian hasil bisnis yang diinginkan oleh
perusahaan. Setelah investasi disetujui, pengiriman kemampuan investasi ini harus
di pantau dan di kontrol melalui siklus hidup ekonomi yang penuh dari investasi.
2.6.2 Komponen Business Case
Komponen-komponen tersebut bersama-sama membangun dasar untuk
model analisis sebagai berikut (ITGI Business Case, 2008:12):
a. Outcomes
Hasil yang jelas dan terukur, termasuk hasil antara (intermediate/leading),
yaitu hasil-hasil yang diperlukan tetapi tidak cukup untuk mencapai manfaat
akhir, dan hasil akhir (lagging) yang merupakan manfaat akhir yang harus
b. Initiatives
Bisnis, proses bisnis, orang (people), teknologi dan organisasi dari kegiatan
proyek (termasuk proses membangun, implementasi, pengoperasian dan
penghentian / retire) yang berkontribusi terhadap satu atau beberapa hasil.
c. Contributions
Kontribusi yang terukur yang diharapkan dari inisiatif atau hasil antara ke
inisiatif atau hasil antara lainnya.
d. Assumptions
Hipotesis yang berhubungan dengan kondisi yang diperlukan untuk
mewujudkan hasil atau inisiatif, dimana program organisasi tidak terlalu
banyak bisa mengawasi kondisi tersebut. Penilaian atas resiko (risk
assessment), yang dinyatakan dengan asumsi dan berbagai batasan lainnya
seperti pertimbangan biaya, manfaat dan keselarasan, merupakan bagian
utama pada proses Business Case.
2.6.3 Langkah-Langkah Pengembangan Business Case (ada penjelasan)
Gambar 2.4 Step of Business Case
Penjelasan dari gambar 2.4 bahwa Pengembangan Business Case terdiri dari
delapan langkah sebagai berikut (ITGI Business Case, 2008:13):
1. Membuat lembar fakta dengan data yang relevan dan melakukan analisis
data yang meliputi hal-hal berikut :
Lembar fakta berisi semua data yang diperlukan untuk menganalisis
keselarasan strategis, keuangan dan non-keuangan, dan resiko dari program
dikumpulkan untuk membuat Business Case.
2. Analisis Keselarasan
Analisis keselarasan merupakan sarana untuk menjamin
penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien. Ada dua jenis keselarasan
yang relevan dalam konteks investasi IT:
a. Kepastian investasi yang berhubungan dengan IT mendukung sasaran
strategi bisnis.
b. Kepastian investasi yang berhubungan dengan IT disesuaikan dengan
target arsitektur perusahaan.
3. Analisis Keuntungan Finansial.
Mengekspresikan keuntungan secara finansial adalah tujuan utama
dari membangun Business Case dan harus dicapai sebisa mungkin. Sponsor
bisnis memberikan penilaian tentang investasi IT tidak seperti keputusan
individu.
Langkahnya adalah:
b. Menilai resiko dan menentukan tingkat pengembalian modal untuk
mengurangi pengeluaran yang diharapkan.
c. Dikalkulasinya nilai saat ini dari arus kas yang diharapkan.
d. Penentuan biaya proyek dan perbandingan dengan apa yang sepadan
dengan proyek itu.
4. Analisis Keuntungan Nonfinansial
Berdasarkan keuntungan nonfinansial, organisasi perlu
mengembangkan pengertian yang eksplisit tentang nilai untuk organisasi
dan bagaimana nilai diciptakan seperti menunjukkan bagaimana
keuntungan ini dapat berkontribusi dalam menciptakan nilai.
5. Analisis Resiko
Penilaian resiko menjadi proses menganalisis dan mengevaluasi
resiko yang dikenali kepada pencapaian hasil dari proses program. Terdapat
2 (dua) aspek resiko antara lain:
a. Delivery Risk: Resiko yang tidak mengirimkan kemampuan bisnis,
proses bisnis, manusia, teknologi, dan proyek organisasi yang
diperlukan
b. Benefits Risk: Resiko mengenai manfaat yang diharapkan tapi tidak
diperoleh.
6. Optimasi Resiko dan Pengembalian
Keputusan meneruskan suatu investasi IT dengan melihat
keseluruhan dari keselarasan normalisasi, keuntungan finansial dan
suatu program individu yang terperinci sebagai berikut: keselarasan strategi,
keuntungan finansial, keuntungan nonfinansial, dan resiko dikombinasikan
untuk menilai suatu resiko, serta profil dari program.
Gambar 2.5 adalah alat yang digunakan dalam melakukan penilaian
dan optimasi hasil atau resiko berupa matriks keputusan berikut ini:
7. Dokumentasi Business Case
Pencatatan secara terstruktur atas hasil-hasil dari tahap sebelumnya
yang dokumentasi Business Case, dan hasil akhir yang selalu diperbaharui.
Langkah ini dimulai dari Langkah 2 (dua) sampai dengan 6 (enam) dan
didokumentasikan sebagai dasar perencanaan Investasi IT.
8. Melakukan Perbaharuan dan Mempertahankan Business Case
Suatu Business Case adalah alat operasional yang harus secara terus
menerus diperbaharui sepanjangn perjalanan bisnis dari suatu investasi, dan
digunakan untuk mendukung implementasi serta pelaksanaan program yang
berkelanjutan termasuk realisasi keuntungan.
2.7 Penelitian Deskriptif
Metode penelitian ini menggunakan metode penelitian deskriptif adalah
salah satu metode penelitan yang banyak digunakan pada penelitian yang bertujuan
untuk menjelaskan suatu kejadian.
Seperti yang dikemukakan oleh Sugiyono (2011) penelitian desktiptif
adalah sebuah penelitian yang bertujuan untuk memberikan atau menjabarkan suatu
keadaan atau fenomena yang terjadi saat ini dengan menggunakan prosedur ilmiah
untuk menjawab masalah secara aktual.
Sukmadinata (2006) berpendapat bahwa metode penelitian deskriptif adalah
sebuah metode yang berusaha mendeskripsikan, menginterpretasikan sesuatu,
misalnya kondisi atau hubungan yang ada, pendapat yang berkembang, proses yang
Dari kedua pengertian tersebut, dapat dikatakan bahwa metode penelitian
deskriptif adalah sebuah metode yang digunakan untuk mendeskripsikan,
menginterpretasikan sesuatu fenomena, misalnya kondisi atau hubungan yang ada,
pendapat yang berkembang, dengan menggunakan prosedur ilmiah untuk
menjawab masalah secara aktual.
Rancangan yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskripsi
dalam bentuk survey. Metode ini menekankan lebih pada penentuan informasi
tentang variable daripada informasi tentang individu dan bermaksud
mengumpulkan data yang relatif terbatas dari sejumlah kasus yang relatif besar.
Metode pengumpulan data dilakukan melalui observasi, penyebaran angket
dan studi kepustakaan. Sedangkan alat penelitiannya adalah mencatat hasil
observasi, melakukan analisis angket tanggapan karyawan, dan melakukan
colecting data kepustakaan (buku, teks, dokumentasi, file, jurnal, artikel dimedia
massa cetak).
2.7.1 Pengujian Data Penelitian
Dalam suatu penelitian data mempunyai kedudukan yang sangat penting.
Hal ini dikarenakan data merupakan penggambaran variabel yang diteliti dan
berfungsi sebagai alat pembuktian hipotesis. Valid atau tidaknya data sangat
menentukan bermutu atau tidaknya data tersebut. Hal ini tergantung instrumen yang
digunakan, yakni memenuhi asas validitas dan reliabilitas.
2.7.2 Pengujian Validitas Data Penelitian
Validitas tes digunakan untuk mengukur suatu alat evaluasi apakah valid
Untuk mencari koefisien validitas setiap butir soal adalah dengan menggunakan
rumus korelasi product moment dari Pearson (Suherman, 2003:120)
∑ ∑ ∑
∑ ∑ ∑ ∑ ………..(2.2)
Keterangan:
= koefisien korelasi antara variabel X dan variabel Y = banyak subjek (testi)
= skor yang diperoleh dari tes = skor total
Kriteria tingkat validitas yang digunakan yaitu (Suherman, 2003:113):
Tabel 2.3 Kriteria Tingkat Validitas
Nilai Keterangan
0,90 < Rxy < 1,00 Sangat tinggi 0,70 < Rxy < 0,90 Tinggi 0,40 < Rxy < 0700 Sedang 0,20 < Rxy < 0,40 Rendah 0,00 < Rxy < 0,20 Sangat rendah Rxy < 0,00 Tidak Valid
Pengujian validitas instrument menggunakan bantuan program komputer
dengan paket program SPSS Versi 20.0.
2.7.3 Pengujian Reliabilitas Data Penelitian
Uji reliabilitas dilakukan untuk menguji penafsiran responden mengenai
butir-butir pernyataan yang terdapat dalam instrumen penelitian yang ditunjukkan
Koefisien reliabilitas menyatakan derajat keterandalan alat evaluasi,
dinotasikan dengan . Rumus yang digunakan untuk mencari koefisien reliabilitas
bentuk uraian dikenal dengan Rumus Alpha, yaitu sebagai berikut (Suherman,
2003:155)
∑ ………..(2.3)
Keterangan:
= koefisien reliabilitas = banyak butir soal
∑ = jumlah varians skor setiap soal = varians skor total
Kriteria koefisien reliabilitas menurut Guilford (Ruseffendi, 2005:160) adalah
sebagai berikut:
Tabel 2.4 Kriteria Koefisien Reliabilitas
Nilai Keterangan
2.8 Penelitian terkait
Berikut ini adalah penelitian–penelitian yang terkait dan telah dipergunakan
untuk tujuan mengukur investasi teknologi informasi menggunakan Val IT
Framework, di tampilkan dalam tabel 2.5.
Tabel 2.5 Penelitian terkait dalam penggunaan Val IT Framework
No. Peneliti Judul Penelitian Keterangan
1. De Haes,
Metode : Kerangka Kerja Val IT
Hasil : Menerapkan kerangka kerja Val IT pada perusahaan KLM dengan mengukur kinerja dari CIO officer, serta dapat memfokuskan diri untuk memanajemen investasi IT
2. Darma, 2004 The Impact of
Metode : Theoretical framework dengan menggabungkan IT Investment dan Hotel Performance sehingga dapat mengetahui seberapa besar manfaat IT Investmen dalam industri perhotelan.
Hasil : Menghasilkan suatu model tentang dampaknya IT Investment dalam industri perhotelan
3. Hendarti,dk,
2011 Analisis Investasi Sistem Informasi
Metode : Evaluasi Investasi TIdengan menggunakan Metode Information Economics
Hasil : Peningkatan Pendapatan atau permintaan pemesanan pada PT. NASA tidak terjadi peningkatan karena produksi tidak dipengaruhi oleh IT karena I hanya digunakan untuk system informasi manajemen dan administrasi yang tidak berpengaruh langsung terhadap kemampuan berproduksi maupun peningkatan Penjualan
Metode : Kerangka kerja VAL IT
No. Peneliti Judul Penelitian Keterangan
Metode : Penilaian perencanaan investasi teknologi informasi untuk investasi laboratorium komputer pada Fakultas Teknik
Hasil : Tingkat kematangan investasi teknologi informasi
6. Ginting,
Metode : Kerangka kerja Val IT pada proses Portofolio Management, berfokus pada pengelolaan kumpulan program investasi TI, mulai dari perencanaan sumber daya manusia hingga evaluasi kinerja portofolio Bank ABC Hasil : Tingkat kematangan terhadap atribut awareness and communication (AC), responsibility and accountability (RA),goal setting and measurement (GM), policies,
standard and procedure (PSP), skill and expertise (SE), dan tools and automation (TA) dimana sebagian besar berada pada indeks 3
7. Komalasari,
2013 Penggunaan Framework Val IT Dalam
Metode : Kerangka Kerja Val IT
Hasil : Tingkat Kematangan Investasi Teknologi Informasi
Dari penelitian–penelitian investasi teknologi diatas dapat disimpulkan bahwa
investasi teknologi sangat diperlukan oleh perusahaan/organisasi dikarenakan
investasi teknologi ini dapat menghasilkan suatu keuntungan finansial maupun
keuntungan dari segi manajemennya. Pada prakteknya investasi teknologi ini
mencapai keuntungan yang telah ditetapkan sebelumnya. Investasi teknologi ini
tidak hanya dari segi pengadaan hardware dan software saja tetapi investasi
teknologi mencakup jaringan, aplikasi, sumber daya manusia, dan lainnya.
Perbedaan Penelitian ini dengan yang sebelumnya adalah :
1. Versi Framework Val IT yang digunakan versi 2.0 sedangkan yang
sebelumnya menggunakan Versi 1.0.
2. Semua aplikasi yang ada di akademik UPI ikut dimasukan dalam proses
BAB III
OBJEK DAN METODOLOGI PENELITIAN
3.1Profil Direktorat Akademik UPI
Direktorat Akademik adalah unit pelaksana pembantu Pimpinan Universitas yang bertugas menyelenggarakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengembangan dan layanan akademik, serta pendidikan profesi dan jasa keprofesian. Secara keseluruhan Direktorat Akademik bertugas melayani administrasi akademik, menyusun kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan serta layanan profesi dan sertifikasi.
3.2Visi, Misi dan Tujuan Direktorat Akademik UPI
Direktorat Akademik UPI bertekad memberikan jasa layanan administrasi akademik serta layanan pendidikan profesi dan jasa keprofesian yang memenuhi persyaratan pelanggan dan bermutu untuk mencapai kepuasan pelanggan sesuai dengan visi misi.
VISI : Pelopor dan unggul dalam layanan administrasi akademik serta layanan pendidikan profesi dan jasa keprofesian.
MISI :
Penyelenggaraan proses layanan administrasi akademik serta layanan pendidikan profesi dan jasa keprofesian yang berkualitas,
Pengembangan manajemen layanan administrasi akademik serta layanan pendidikan profesi dan jasa keprofesian secara berkelanjutan.
3.3Sasaran Strategis Direktorat Akademik UPI
Tugas Pokok Direktorat Akademik adalah menyelenggarakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengembangan dan layanan akademik, serta pendidikan profesi dan jasa keprofesian. Direktorat Akademik berada di bawah Koordinasi Pembantu Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan. Dalam struktur organisasi kelembagaannya Direktorat Akademik dipimpin oleh seorang Direktur, dan 3 Kepala Divisi.
Untuk mencapai visi tersebut Direktorat Akademik UPI menerapkan Sistem Manajemen Mutu sesuai ISO 9001 : 2008, dan menetapkan Kebijakan Mutu sebagai berikut :
1. Selalu berupaya memberikan layanan prima dalam bidang administrasi akademik serta layanan pendidikan profesi dan jasa keprofesian.
2. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dan sarana prasarana.
3. Melakukan perbaikan terus menerus terhadap proses, pelayanan dan efektivitas penerapan Sistem Manajemen Mutu.
3.4Sistem Informasi Sebagai Strategi
2010. Selain itu dilakukan penambahan server jaringan, penambahan hotspot, koneksi ke jaringan pendidikan nasional (jardiknas) untuk teleconference, serta peningkatan jaringan fiber optic untuk koneksi internet ke delapan gedung baru. Peningkatan fasilitas ini telah berdampak pada kemudahan dan kecepatan akses internet untuk mendukung kegiatan manajemen universitas dan pembelajaran. Sebagian penyebaran informasi sudah dilakukan melalui website dan e-mail. Dampaknya mulai nampak, yaitu dosen dan mahasiswa sudah mulai memanfaatkan internet untuk mencari referensi kuliah dan penelitian. Implementasi program
e-learning oleh beberapa unit/prodi diharapkan jadi model pengembangan e-learning yang dapat diikuti oleh unit-unit lainnya. Peningkatan kualitas pengelolaan internet telah membawa UPI pada peringkat webometrics yang baik yaitu pada posisi ke-4 di Indonesia dan 2035 di dunia.
Pengembangan konten pembelajaran elektronik dan multimedia interaktif melalui program Pusat Peningkatan dan Pengembangan Aktivitas Instruksional (P3AI) serta hasil penelitian dosen dan mahasiswa telah memperkaya referensi yang dapat dimanfaatkan untuk konten perkuliahan elektronik. Sementara itu, melalui program Indonesia-Managing Higher Education for Relevance and
sistem akunting. Dalam waktu dekat sistem monitoring juga akan terintegrasi. Keempat sistem tersebut diharapkan menjadi alat untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi manajemen universitas.
Saat ini tercatat mahasiswa UPI sebanyak 35.000 mahasiswa pada posisi semester genap 2014/2015.
Sistem Aplikasi yang ada di UPI :
1. Sistem Informasi akademik (sia) aplikasi pendukung :
- sistem pendaftaran online - sistem jadwal kuliah - sistem krs online
- sistem input nilai (sindo) - sistem cuti kuliah - sistem wisudawan - dll.
2. Sistem Informasi Keuangan (siku)
3. Sistem Informasi aset dan fasilitas (siasep)
Gambar 3.1 Sistem aplikasi akademik UPI
Dalam lima tahun terakhir, UPI telah merevitalisasi SIA (Sistem Informasi Akademik) dan mengembangkan tiga sistem informasi lain yaitu SIKU (Sistem Informasi Keuangan), SIASEF (Sistem Informasi Aset dan Fasilitas), dan SISUDAMA (Sistem Informasi Sumber Daya Manusia). Keempat sistem tersebut dirancang sebagai sistem yang terintegrasi. Revitalisasi SIA telah berjalan sejak tahun 2007. Tiga sistem informasi lainnya baru selesai dikembangkan yaitu, sistem manajemen SKPL (spesifikasi kebutuhan perangkat lunak), dan dalam proses
Saat ini di Direktorat Akademik sedang dikembangkan sistem penerimaan mahasiswa baru online yang merupakan fasiltas yang baru dari aplikasi SIA, yang secara bertahap mulai diimplementasikan. Ini dilakukan mengingat tuntutan manajemen akademik. Di samping itu, pengembangan sistem informasi manajemen UPI yang terintegrasi masih berlangsung. Idealnya, sistem informasi yang dikembangkan di Direktorat Akademik sejalan dengan kebijakan Teknologi Informasi dan komunikasi dan cetak biru sistem informasi dan komunikasi UPI. Hal ini penting agar sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan ke dalam sistem informasi manajemen UPI.
Direktorat Akademik dan hampir seluruh Program Studi di lingkungan UPI telah memiliki fasilitas untuk dapat mengakses dan memanfaatkan ICT, baik untuk kepentingan manajemen maupun perkuliahan (e-learning). Di Direktorat Akademik juga memiliki sejumlah tenaga teknis yang berlatar belakang teknologi informasi. Selama ini mereka ditugaskan dalam kegiatan pembuatan aplikasi program untuk membantu kegiatan di Direktorat Akademik dan kegiatan lain yang relevan.
3.5Struktur Organisasi Direktorat Akademik UPI
3.6 Metodologi Penelitian
Metode penelitian ini menggunakan metode penelitian deskriptif adalah salah satu metode penelitan yang banyak digunakan pada penelitian yang bertujuan untuk menjelaskan suatu kejadian.
Rancangan yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskripsi dalam bentuk survey. Metode ini menekankan lebih pada penentuan informasi tentang variable daripada informasi tentang individu dan bermaksud mengumpulkan data yang relatif terbatas dari sejumlah kasus yang relatif besar.
Metode pengumpulan data dilakukan melalui observasi, penyebaran angket dan studi kepustakaan. Sedangkan instrumen (alat) penelitiannya adalah mencatat hasil observasi, melakukan analisis angket tanggapan karyawan, dan melakukan colecting data kepustakaan (buku, teks, dokumentasi, file, jurnal, artikel dimedia massa cetak).
Tahap 1 Kajian dan Analisis
Identifikasi Proses
Analisis Business case
Analisis Tingkat Maturity
Proses Val IT
Input : Penelitian tentang Investasi TI
Metode : Studi pustaka, Wawancara, Kuisioner Output : Research Question, Tujuan dan manfaat penelitian, Lingkup penelitian
Adapun penjelasan dari langkah-langkah penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Tahap 1 Perumusan masalah
Pada tahap ini meliputi : a. Studi Pustaka
Mempelajari bahan penelitian sebelumnya, literatur, standar dan prosedur yang mendukung topik penelitian. Studi pustaka ini dilakukan melalui buku referensi, internet, jurnal, dan sumber-sumber lainnya yang relevan
b. Identifikasi Masalah
Mempelajari masalah-masalah yang terjadi di Direktorat Akademik Universitas Indonesia dan sudah dijelaskan pada Bab 1.
c. Perancangan dan Pengumpulan Data
Merancang suatu kuisioner dan wawancara sangatlah penting dalam suatu penelitian karena keberhasilan suatu penelitian ditentukan oleh bagaimana rancangan kuisioner itu dibuat dan skema wawancara yang baik. Tujuan dari wawancara dan kuisioner ini untuk memperoleh informasi yang akurat dari responden dan relevan dengan tujuan penelitian.
Berdasarkan presentase jawaban Ya dan presentase Jawaban Tidak tersebut diambil kesimpulan apakah proses tersebut sudah dilakukan atau belum. Jika jawaban Ya lebih besar dari 50 % dinyatakan proses Val IT tersebut sudah dilakukan. Jika ada proses-proses yang belum dilakukan maka dapat diusulkan beberapa kegiatan yang harus dilakukan pada setiap proses. Jika sudah dilakukan maka performa yang memiliki skor yang paling tinggi dari pernyataan (5) Sangat Baik, (4) Baik, (3) Cukup, (2) Kurang, (1) Ragu-ragu, (0) Tidak sama sekali.
2. Tahap 2 Kajian dan Analisis
Pengkajian dan analisis dilakukan dengan cara mengolah hasil kuisioner yang sudah dilakukan di Direktorat Akademik terkait pengelolaan investasi TI terhadap kerangka kerja Val IT. Pengolahan data ini dilakukan dengan cara:
a. Proses Val IT
a) Identifikasi Value Governance b) Identifikasi Portfolio Management
c) Investment Management
Semua proses Val IT diatas sudah dijelaskan di Bab 2 b. Analisis Business Case
Sistem Informasi Akademik Direktorat Akademik. Seperti yang telah dijelaskan pada bagian 2.6 tentang langkah-langkah untuk membuat Business Case.
c. Analisis Tingkat Maturity Proses Val IT
Model kematangan (maturity model) digunakan sebagai alat untuk melakukan
benchmarking dan self assessment oleh manajemen teknologi informasi secara lebih efisien. Model kematangan untuk pengelolaan dan kontrol pada proses teknologi informasi didasarkan pada metoda evaluasi perusahaan atau organisasi, sehingga dapat mengevaluasi sendiri, mulai dari level 0 (non-existent) hingga level 5 (optimised). d. Usulan Pelaksanaan Proses Val IT
Berdasarkan peingidentifkasian proses-proses Val IT di Direktorat Akademik UPI dan analisis Business Case, maka akan diusulkan beberapa hal yang harus dilakukan oleh pihak Direktorat Akademik dalam melaksanakan proses-proses Val IT tersebut dan usulan program perencanaan investasi teknologi informasi berdasarkan hasil analisis
Business Case.
4.1 Pengujian Data Penelitian
4.1.1 Populasi
Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas subyek/obyek yang
mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk
dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya (Sugiyono, 2004). Populasi juga
berarti kumpulan atau agregasi dari seluruh elemen atau individu-individu yang
merupakan sumber informasi dalam suatu riset (Sumarsono, 2005).
Pada penelitian ini sampel tidak digunakan sedangkan peneliti
menggunakan seluruh populasi sebanyak 33 orang yang diambil dari berbagai
macam unit/bagian seperti pada tabel 4.1.
Tabel 4.1 Responden di Direktorat Akademik UPI
No Level Management atau Unit kerja Jumlah Responden 1 Manajemen Tingkat Tinggi (Direktur, Kepala Divisi Layanan
Akademik, Kepala Divisi RMB, Kepala Divisi P2JK) 4 2 Manajemen Tingkat Menengah (Kasi Kerumahtanggaan, Kasi
Pendidikan Profesi, Kasi Jasa Keprofesian) 3
3 Satuan Kendali Mutu 2
4 Staf Direktorat Akademik 24
4.1.2 Pengujian Validitas Data Penelitian
Pengujian data ini dimaksudkan untuk mempertimbangkan metode Val IT
menguji validitas dan reliabilitas data-data yang diperoleh melalui angket
penelitian.
Pengujian data ini menggunakan metode yang telah disampaikan
sebelumnya dengan menggunakan rumus korelasi product moment dari Pearson,
Pengujian validitas instrument menggunakan bantuan program komputer dengan
paket program SPSS Versi 20.0.
Tabel 4.2, 4.3 dan 4.4 adalah hasil dari pengujian validitas dengan
responden 33 orang yang berasal dari Direktorat Akademik UPI untuk menguji
apakah instrument itu valid atau tidak.
Tabel 4.2 Hasil Uji Validitas Value Governance
Proses Value Governance
Pearson
Correlation Keterangan VG.1 No. 1 . 626** Valid
Proses
Tabel 4.3 Hasil Uji Validitas Portfolio Management
Tabel 4.4 Hasil Uji Validitas Investment Management
Proses Investment
Management Correlation Keterangan Pearson IM.1 No. 1 .442* Valid
Management, dan Investment Management dapat menjadi acuan untuk pengolahan data selanjutnya. Proses dari tabel tersebut mempunyai hasil positif (Valid) atau
negatif (Tidak Valid). Proses-proses yang tidak valid tidak dapat digunakan untuk
pengolahan data selanjutnya.
Berdasarkan hasil pengujian, semua pertanyaan dari proses-proses tersebut
selanjutnya, sedangkan proses-proses yang nilainya > 0.3 dapat digunakan dalam
pengolahan selanjutnya.
4.1.3 Pengujian Reliabilitas Data Penelitian
Uji reliabilitas dilakukan untuk menguji penafsiran responden mengenai
butir-butir pernyataan yang terdapat dalam instrumen penelitian yang ditunjukkan
dengan kekonsistenan jawaban yang diberikan. Dalam hal ini responden yang
diujikan sebanyak 15 orang, pengujian ini menggunakan Aplikasi Program SPSS
Versi 20.0 yang menghasilkan nilai r alpha seperti yang terlihat pada tabel 4.5 sampai tabel 4.7.
Tabel 4.5 Hasil Uji Reliabilitas Value Governance Reliability Statistics
Cronbach's Alpha N of Items
.754 27
Sumber: Output Scale Reliability Analysis
Tabel 4.6 Hasil Uji Reliabilitas Portfolio Management Reliability Statistics
Cronbach's Alpha N of Items
.868 24
Sumber: Output Scale Reliability Analysis
Tabel 4.7 Hasil Uji Reliabilitas Investment Management Reliability Statistics
Cronbach's Alpha N of Items
.668 22
Setelah data yang diperoleh valid maka dilanjutkan dengan uji realibilitas.
Kriterianya, instrumen memiliki tingkat reliabilitas yang tinggi jika nilai koefisien
yang diperoleh > 0,60 (Imam Ghozali, 2002). Pada pengujian reliabilitas dengan
ukuran sampel sebanyak 15 responden percobaan, diperoleh nilai Cronbach’s
Alpha 0.754 untuk Value Governance, 0.868 untuk Portfolio Management dan 0.668 Investment Management yang berarti lebih tinggi dari persyaratan yang harus dilalui yaitu > 0,6 maka hasil data hasil angket memiliki tingkat reliabilitas yang
baik, atau dengan kata lain data hasil angket dapat dipercaya. Hal ini berarti
pengukuran dengan pengumpulan data yang dilakukan dapat memberikan hasil
yang konsisten bila dilakukan pengukuran kembali terhadap subyek yang sama.
4.2. Identifikasi Proses Val IT
Pelaksanaan analisis Val IT di Direktorat Akademik UPI ini terlebih dahulu
dilakukan dengan mengidentifikasi proses-proses Val IT berdasarkan hasil survey
kuesioner ada atau tidaknya proses tersebut. Identifikasi proses-proses Val IT telah
dilakukan dengan menyebarkan 33 (Tiga Puluh Tiga) kuesioner.
4.2.1 Identifikasi Value Governance
Tujuan dan sasaran Value Governance (VG) adalah untuk dapat
mengoptimalkan nilai dari sebuah investasi berbasis IT. Proses pengidentifikasian
di Direktorat Akademik UPI berdasarkan analisis dari pengumpulan data yang
Tabel 4.8 Identifikasi VG.1
No
Proses Val IT
VG.1 Menetapkan pemberitahuan informasi tentang Investasi IT dan komitmen pimpinan
Indeks Eksistensi Performa
1 Apakah semua pimpinan di Direktorat Akademik
UPI sudah paham tentang Investasi teknologi? 4.2 Ya Level 4 2 Apakah aturan atau tata cara pelaporan yang terkait
dengan IT sudah dilakukan secara efektif? 4.2 Ya Level 4 3 Apakah sudah membentuk forum kepemimpinan
tentang investasi IT beserta tanggung jawabnya? 4.2 Ya Level 4 4 Apakah ada pemahaman yang jelas tentang nilai
investasi IT? 4.3 Ya Level 4
5 Apakah kepastian keselarasan dan integrasi strategi institusi dan strategi IT dikomunikasikan secara rutin?
4.3 Ya Level 4
Total 4.2 Level 4 (Managed)
Dari tabel 4.8 dapat dilihat bahwa pimpinan yang berada di institusi
Direktorat Akademik UPI dapat memahami tentang apa yang dimaksud dengan
investasi teknologi, disamping itu kondisi-kondisi tentang tata cara pelaporan,
pembentukan forum kepemimpinan dan keselarasan integrasi IT yang berada di
Direktorat Akademik UPI ditanggapi secara positif.
Tabel 4.9 Identifikasi VG.2
No
Proses Val IT
VG.2 Mendefinisikan kebutuhan proses investasi IT dan mengimplementasikan
proses-proses
Indeks Eksistensi Performa
6 Apakah sudah ditentukan kerangka kerja tata kelola investasi IT secara konsisten? 4.2 Ya Level 4
No
Proses Val IT
VG.2 Mendefinisikan kebutuhan proses investasi IT dan mengimplementasikan
proses-proses
Indeks Eksistensi Performa
8 Apakah prioritas investasi IT sudah dilakukan dalam kerangka keseluruhan perencanaan di Direktorat Akademik UPI?
4.4 Ya Level 4
9
Apakah telah dilakukannya pendefinisian, pengimplementasian yang secara konsisten dari tujuan yang strategis pada Direktorat Akademik UPI?
4.0 Ya Level 4
10
Apakah telah dilakukan pendefinisian, pengimplementasian, dan komunikasi atas peran, tanggungjawab dan akuntanbilitas bagi semua personel di Direktorat Akademik UPI tentang strategi bisnis tentang Investasi IT?
3.7 Ya Level 3
11 Apakah telah terdapat struktur organisasi yang telah memiliki koordinasi dan komunikasi secara jelas?
3.8 Ya Level 3
Total 4.0 Level 4 (Managed)
Tabel 4.9 menunjukkan bahwa institusi Direktorat Akademik UPI dapat
mendefinisikan kebutuhan proses investasi IT dan mengimplementasikan
proses-proses investasi IT ini dengan baik serta mendapatkan respon positif dari berbagai
lapisan manajemen di Direktorat Akademik UPI ini. Hal tersebut mengindikasikan
bahwa dalam proses pengimplementasian Sistem Informasi akademik ini telah
terpenuhi dan struktur organisasi dibentuk untuk mendukung proses tersebut.
Proses mendefinisikan kebutuhan proses investasi IT dan mengimplementasikan
proses tersebut telah terdefinisi secara jelas oleh pimpinan Direktorat Akademik
UPI sehingga pimpinan dapat membentuk strategi investasi IT dan menentukan
peran serta tanggung jawab yang dijabarkan dalam SOP (Standar Operating Procedure) dapat memudahkan pengembangan SIA di Direktorat Akademik UPI ini.
Tabel 4.10 Identifikasi VG.3
No
Proses Val IT VG.3 Mendefinisikan karakteristik portofolio investasi IT
Indeks Eksistensi Performa
12 Apakah Direktorat Akademik UPI telah memiliki portofolio investasi IT dan dikelola dengan sesuai prosesnya?
4.2 Ya Level 4
13 Apakah telah dilakukan pengelompokan atau pengkategorian investasi ITdalam portofolionya?
4.0 Ya Level 4
14 Apakah sudah dibuat dan dikomunikasikan kriteria evaluasi untuk setiap kategori yang dilakukan?
4.2 Ya Level 4
15 Apakah telah ditetapkan bobot untuk setiap kriteria yang dilakukan? 4.4 Ya Level 4
16 Apakah telah didefinisikan persyaratan awal dan detail untuk setiap kategori yang dilakukan?
4.6 Ya Level 4
Total 4.3 Level 4 (Managed)
Tabel 4.10 mendefinisikan portofolio investasi IT direspon positif oleh para
pimpinan, indikator pendefinisian karakteristik portofolio investasi IT ini dimulai
dengan perencanaan portofolio investasi, pengelompokkan investasi dalam
portofolio serta komunikasi dan evaluasi portofolio sesama pemangku kepentingan
di Direktorat Akademik UPI dan menyusun bobot kriteria dari portofolio investasi
ini sampai pendefinisian detail katagori yang akan dilakukan untuk
ketentuan-ketentuan yang berlaku sehingga tidak menyebabkan tidak berjalannya proses
tersebut.
Tabel 4.11 Identifikasi VG.4
No
Proses Val IT
VG.4 Meluruskan dan mengintegrasikan nilai manajemen dengan perencanaan keuangan organisasi
Indeks Eksistensi Performa
17 Apakah telah dilakukan pembuatan anggaran secara keseluruhan tentang Investasi IT? 3.8 Ya Level 3
18 Apakah dilakukan analisis dampak anggaran yang dikeluarkan bagi Direktorat Akademik UPI dengan pelaksanaan sebenarnya?
3.8 Ya Level 3
19 Apakah perubahan anggaran dilakukan dengan prioritas investasi IT? 3.8 Ya Level 3
20 Apakah perencanaan investasi dilakukan dengan melihat perencanaan investasi IT yang telah ada sebelumnya?
4.0 Ya Level 4
Total 3.8 Level 3 (Defined)
Tabel 4.11 Menunjukkan eksistensi dan performa yang cukup pada aspek
meluruskan dan mengintegrasikan nilai manajemen dengan perencanaan keuangan
organisasi, hal tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Pembuatan anggaran tentang pengembangan investasi IT terutama
pengembangan SIA Direktorat Akademik UPI harus dibuat karena
keuntungan dari SIA ini dapat dirasakan oleh semua civitas akademik UPI.
b. Analisis dampak anggaran diperlukan untuk merealisasikan anggaran ini
c. Perubahan anggaran diperlukan apabila terjadi perubahan mendasar tentang
pengembangan SIA, maka dalam hal ini perubahan anggaran diperlukan
untuk mendukung pengembangan SIA.
d. Menganalisis perencanaan anggaran tahun lalu dapat menjadikan
penyusunan anggaran saat ini dapat teralokasikan dengan sangat baik.
Tabel 4.12 Identifikasi VG.5
No
Proses Val IT
VG.5 Mengidentifikasi kunci dari tujuan proses nilai manajemen untuk diawasi secara efektif dan
dilaporkan. Indeks Eksistensi Performa
21 Apakah ada metrik antara aktivitas dan ukuran kinerja yang telah disetujui oleh pimpinan Direktorat Akademik UPI?
3.5 Ya Level 3
22 Apakah proses pengumpulan data untuk pengawasan tata kelola dilakukan secara tepat dan efektif? 3.9 Ya Level 3
23 Apakah telah didefinisikan teknik dan metoda pelaporan yang dapat memberikan gambaran bagi UPI?
3.7 Ya Level 3
24 Apakah telah dilakukan indentifikasi dan pengawasan atas aksi-aksi yang dilakukan manajemen/pelaksana? 3.8 Ya Level 3
Total 3.7 Level 3 (Defined)
Tabel 4.12 Menunjukkan bahwa eksistensi pada mengidentifikasi kunci dari
tujuan proses nilai manajemen untuk diawasi secara efektif dan pelaporannya dapat
diterima dengan baik. Dapat diidentifikasi bahwa mengidentifikasi kunci dari
tujuan proses nilai manajemen diawasi secara efektif dan dilaporkan secara rutin
pengawasan sangatlah penting karena merupakan elemen kunci dari proses nilai
manajemen, sedangkan teknik dan metoda pelaporan yang digunakan sudah
memenuhi kriteria yang diinginkan oleh pimpinan serta dilakukan dengan
digitalisasi pelaporan.
Tabel 4.13 Identifikasi VG.6
No
Proses Val IT
VG.6 Meningkatkan secara berkala tentang proses
nilai manajemen. Indeks Eksistensi Performa
25 Apakah telah dilakukan peningkatan manajemen nilai dari proses pembelajaran yang telah dilakukan sebelumnya?
3.5 Ya Level 3
Total 3.5 Level 3 (Defined)
Tabel 4.13 mengidentifikasi tanggapan responden sebagai performa cukup
terhadap peningkatan manajemen nilai dari proses pembelajaran yang dilakukan
sebelumnya, menunjukkan bahwa peningkatan manajemen nilai dari proses
pembelajaran sangatlah belum mencukupi oleh karena itu peningkatan manajemen
nilai perlu dilakukan secara periodik.
4.2.2 Identifikasi Portfolio Management
Sasaran Portfolio Management (PM) adalah untuk memastikan bahwa
semua portofolio investasi IT selaras dan memberikan kontribusi optimal terhadap
sasaran strategis organisasi. Indikator Portfolio Management (PM) sebagian besar
Tabel 4.14 Identifikasi PM.1
No
Proses Val IT
PM.1 Menentukan arah tujuan strategis, dan
target invertasi. Indeks Eksistensi Performa
27 Apakah telah dilakukan keselarasan antara strategi bisnis dan peran IT di Direktorat Akademik UPI? 4.2 Ya Level 4
27 Apakah terdapat pemahaman yang sama tentang peran IT dan fungsi IT dan apakah hal ini telah dikomunikasikan secara menyeluruh?
4.1 Ya Level 4
28 Apakah alokasi pendanaan investasi IT telah selaras dengan arah strategis Direktorat Akademik UPI? 4.5 Ya Level 4
29 Apakah strategi dan tujuan bisnis sudah diterjemahkan dalam strategi dan tujuan IT? 4.3 Ya Level 4
Total 4.3 Level 4 (Managed)
Tabel 4.14 menunjukkan bahwa aspek penentuan arah tujuan strategis, dan
target investasi dalam mengaplikasikan tujuan dari pengembangan SIA dengan
performa baik. Untuk menentukan arah tujuan strategis, dan target invertasi
diperlukan suatu keselarasan antara strategi bisnis dan peran IT, keselarasan
tersebut dimanfaatkan betul oleh pimpinan Direktorat Akademik UPI untuk
mengembangkan SIA. Pemahaman tentang peran IT dan fungsinya juga tidak dapat
dihindarkan dari pengembangan SIA ini karena pemahaman sangat penting bagi
penyusunan SIA serta alokasi-alokasi anggaran yang akan digunakan untuk proses
Tabel 4.15 Identifikasi PM.2
No
Proses Val IT
PM.2 Menentukan ketersediaan dan sumber dana untuk investasi IT.
Indeks Eksistensi Performa
30 Apakah telah ditetapkan prosedur pendanaan investasi? 4.2 Ya Level 4
Total 4.2 Level 4 (Managed)
Tabel 4.15 menunjukan bahwa dalam penetapan prosedur anggaran
investasi untuk menentukan ketersediaan dan sumber daya untuk investasi IT
direspon dengan baik oleh responden karena prosedur itu sudah dilakukan
berdasarkan SOP anggaran yang dituangkan kepada RKAT.
Tabel 4.16 Identifikasi PM.3
No
Proses Val IT
PM.3 Mengelola ketersediaan sumber daya
manusia. Indeks Eksistensi Performa
31 Apakah sudah ada perhatian tentang ketersediaan kompetensi sumber daya manusia di Direktorat Akademik UPI?
3.8 Ya Level 3
32 Apakah dilakukan analisis kebutuhan SDM untuk bisnis institusi saat ini dan masa depan? 4.2 Ya Level 4
33 Apakah terdapat strategi untuk mengatasi kekurangan ataupun kelebihan SDM? 4.2 Ya Level 4
34 Apakah sudah dilakukannya perencanaan SDM bilamana terjadi perubahan tujuan Strategis di Direktorat Akademik UPI?
4.0 Ya Level 4
35
Apakah pengalokasian SDM sudah dilakukan untuk menyesuaikan dengan proses-proses tujuan bisnis di Direktorat Akademik UPI dalam bentuk pengawasan dan perbaikan?
