VAL IT
SEBAGAI
FRAMEWORK TATA
KELOLA TI
Pengantar
•
Val IT merupakan
Framework
yang dikembangkan oleh IT Governance Institute
(ITGI), dimana fokus utama
framework
ini adalah tanggungjawab bisnis dalam
penciptaan nilai/
value
dari TI.
•
Untuk mendukung orang bisnis dalam mengelola dan mengembangkan
tanggungjawab tersebut, Val IT menyediakan perangkat proses bisnis yang
IT
related
, kunci praktik manajemen, panduan manajemen, dan model kematangan
•
Val IT merupakan pelengkap/pendamping dari COBIT, sehingga struktur dan
Pengantar cont...
•
Val IT pertama kali dirilis pada tahun 2006 sebagai pelengkap/pedamping COBIT.
Ide ini muncul karena dirasa bahwa untuk menciptakan nilai bisnis dari TI bukan
hanya menjadi tanggungjawab TI saja, tetapi juga tanggung jawab bisnis.
•
Dalam evolusi COBIT, tanggungjawab bisnis telah masuk pada proses TI COBIT.
Namun, COBIT masih fokus pada proses TI yang dijalankan oleh Departemen TI.
•
Melalui Val IT, ITGI ingin lebih fokus dalam mengembangkan tanggungjawab
bisnis dalam penciptaan nilai TI, dengan menerapkan perangkat
IT Related
Business Process
.
Prinsip Val IT
•
IT-enabled Investment
(Investasi TI):
• Dikelola sebagai portofolio investasi
• Mencakup keseluruhan aktivitas yang diperlukan untuk memperoleh nilai bisnis
• Dikelola melalui keseluruhan siklus ekonomi
•
Value-delivery practices
(Praktik penyampaian nilai):
• Mengenali adanya perbedaan kategori dari investasi yang akan dievaluasi dan dikelola secara berbeda
• Menjelaskan dan mengawasi matriks utama dan memberikan respon yang cepat
terhadap segala perubahan atau penyimpangan
• Melibatkan seluruh stakeholder dan memberikan akuntabilitas yang tepat bagi penyampaian kapabilitas serta realisasi dari keuntungan bisnis
Istilah Kunci dalam Val IT
Framework
Portfolio Management
Programme Management
Project Management
Hubungan Project, Programme dan Portfolio
Istilah Kunci dalam Val IT Framework cont...
•
Agar dapat menerapkan Val IT secara baik, organisasi harus dapat memahami
perbedaan antara Manajemen Proyek, Manajemen Program dan Manajemen
Portoflio
•
Project Management
(Manajemen Proyek)
• Seperangkat aktivitas yang terstruktur, yang fokus pada penyampaian kapabilitas
berdasarkan pada jadwal dan budget yang disetujui (penting namun tidak cukup untuk mencapai outcome bisnis yang diinginkan)
•
Programme Management
(Manajemen Program)
• Pengelompokkan proyek yang terstruktur dan saling terkait, diperlukan untuk mencapai hasil bisnis yang diinginkan dan penyampaian nilai. Termasuk di dalamnya manajemen perubahan bisnis, proses bisnis, orang, dll). Unit utama dari investasi dalam Val IT
•
Portfolio Management
(Manajemen Portofolio)
Domain Val IT
•
Terdapat 3 Domain dalam Val IT,
Value Governance
(VG),
Portfolio Management
(PM), dan
Investment Management
(IM).
Domain Val IT cont...
Value Governance
(VG)
Value Governance (VG) –Tata Kelola Nilai
• Tujuan domain ini untuk memastikan bahwa praktik manajemen nilai tertanam dalam organisasi, memungkinkan untuk menjamin nilai maksimal dari investasi TI, memungkinkan investasi melalui siklus ekonomi secara penuh
• Domain ini digunakan untuk membangun praktik manajemen nilai dalam organisasi. Hal ini mengamankan nilai maksimal dari investasi TI.
• Komitmen terhadap praktik manajemen nilai membantu organisasi untuk mengamankan arah strategis untuk keputusan investasi
• Value Governance membentuk dan mengintegrasikan proses dengan tata kelola perusahaan secara keseluruhan
• Karakteristik portofolio didefinisikan untuk mengetahui apakah akan dapat mendukung investasi baru.
Domain Val IT cont...
Value Governance
(VG) cont...
Proses dalam Domain
Value Governance
(VG)
•
VG 1
Establish informed and committed leadership
(Membangun Kepemimpinan
yang terinformasi dan berkomitmen)
•
VG2
Define and Implement Process
(mendefinisikan dan menerapkan proses)
•
VG3
Define Portfolio Types
(mendefinisikan Tipe Portofolio)
•
VG4
Align and Integrate Value Management with Enterprises Financial Planning
(menyelaraskan dan mengintegrasikan Manajemen Nilai dengan Perencanaan
Keuangan Perusahaan)
•
VG5
Establish Effective Governance Monitoring
(membangun pengawasan tata
kelola yang efektif)
Domain Val IT cont...
Value Governance
(VG) cont...
Matriks Proses pada Domain
Value Governance
(VG)
•
Level kesepakatan kepemimpinan pada prinsip-prinsip tata kelola nilai
•
Level keterlibatan kepemimpinan
Domain Val IT cont...
Portfolio Management
(PM)
• Tujuan domain ini adalah untuk memastikan organisasi menjamin nilai optimal di seluruh portofolio investasi TI
• Domain ini memastikan investasi TI dalam portofolio memberikan nilai optimal bagi bisnis organisasi, batas investasi didefinisikan dan kinerja portofolio dipantau.
• Setiap investasi TI diprioritaskan dan dievaluasi. Agar pengelolaan investasi TI dapat optimal, investasi TI tersebut harus disertakan dalam setiap portofolio investasi bisnis.
• Ada berbagai jenis investasi TI dengan kompleksitas dan derajat kebebasan dalam alokasi dana. Kriteria evaluasi penting untuk ditetapkan pada setiap jenis investasi.
Domain Val IT cont...
Portfolio Management
(PM) cont...
Proses dalam Domain
Portfolio Management
(PM)
•
PM1
Establish strategic direction and target investment mix
(Menentukan arah dan target
strategis investasi)
•
PM2
Determine availability and sources of funding
(Menentukan ketersediaan sumber
dana)
•
PM3
Manage human resource ability
(Mengelola kemampuan sumberdaya manusia)
•
PM4
Evaluate and select programmes to fund
(mengevaluasi dan memiih program yang
akan didanai)
•
PM5
Monitor and repeat on portfolio performance
(Pengawasan dan Pelaporan Kinerja
Portoflio investasi)
Domain Val IT cont...
Portfolio Management
(PM) cont...
Matriks Proses Domain
Portfolio Management
(PM)
•
Level kepuasan kontribusi TI terhadap nilai bisnis
•
Persentase pengeluaran TI yang memiliki ikatan langsung dengan strategi bisnis
Domain Val IT cont...
Investment Management
(IM)
•
Tujuan domain ini adalah untuk memastikan semua individu menjamin investasi
TI, berkontribusi dalam proses menciptakan nilai bisnis yang optimal.
•
Domain ini memiliki 3 komponen utama, yaitu :
• Business Case, berfungsi untuk menentukan program investasi yang sesuai dan mengelola eksekusi dari program tersebut
• Programme management, mengelola proses yang mendukung pelaksanaan program
• Benefits Realisation, secara aktif mengelola realisasi manfaat yang diperoleh dari program melalui tugas yang spesifik
Domain Val IT cont...
Investment Management
(IM) cont...
Proses pada Domain
Investment Management
(IM)
•
IM1
Develop and evaluate initial programme concept business cases
(mengembangkan
dan mengevaluasi
Business Cases
dari konsep awal program)
•
IM2
Understand candidate programme and options
(memahami usulan program dan
pilihannya)
•
IM3
Develop a programme plan
(mengembangkan perencanaan program)
•
IM4
Develop full lifecycle costs and benefits
(mengembangkan siklus hidup dari biaya dan
keuntungan)
•
IM5
Develop detailed candidate programme business cases
(mengembangkan
Business
Case
program secara detail)
Domain Val IT cont...
Investment Management
(IM) cont...
Proses Domain
Investment Management
(IM) cont...
•
IM7
Update operational portfolios
(Memperbaharui portofolio operasional)
•
IM8
Update the business case
(memperbaharui
Business Case
)
•
IM9
Monitor and report on the programme
(Mengawasi dan melaporkan program)
•IM10
Retire the programme
(penyelesaian program)
Matriks Proses
•
Jumlah ide baru per kategori investasi dan persentase yang berkembang menjadi
Business
Case
yang terperinci
•
Kelengkapan dan kepatuhan terhadap
Business Case
(awal dan revisi)
Hubungan antar Proses dalam Domain Val IT
Hubungan antar Proses dalam Domain
Val IT cont...
•
Proses dalam domain
Value Governance
menetapkan kerangka tata kelola secara keseluruhan.
Menentukan portofolio investasi dan menghasilkan layanan TI, aset serta sumberdaya.
Selanjutnya domain ini mengawasi jalannya tata kelola dan merekomendasikan solusi
perbaikan
•
Proses dalam domain
Portfolio Management
kemudian mendefinisikan karakteristik sesuai
dengan kebutuhan portofolio, membuat keputusan strategis, dan penentuan alokasi
sumberdaya. Menentukan dan mengevaluasi prioritas program serta memantau kinerja
portofolio
•
Proses dalam domain
Investment Management
mendefinisikan program sesuai dengan
kebutuhan bisnis. Meluncurkan dan mengelola program. Memantau kontribusi hasil dari
Val IT
Management Guidelines
•
Val IT
Management Guidelines
menyampaikan informasi yang lebih mengenai
implementasi, pengelolaan dan mengukur proses Val IT.
• Hubungan masing-masing proses Val IT, dalam kaitan input-output
• Overview dari tugas penting proses, termasuk didalamnya peran dan tanggungjawab. Digambarkan dalam RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) chart
Model Kematangan Val IT
Domain
Value Governance
(VG)
•
Level 0
Non-existent
• Organisasi melihat fungsi TI sebagai pengeluaran biaya yang harus diminimalkan
• Komunikasi antara bisnis dan TI terbatas
•
Level 1
Initial
• Organisasi melihat bahwa TI adalah biaya sekaligus investasi
• Ada peningkatan komunikasi antara bisnis dan TI tentang perlunya menunjukkan laba atas investasi TI
• Business Caseada namun tidak lengkap
Model Kematangan Val IT
Domain
Value Governance
(VG) cont...
•
Level 2
Repeatable
• Ada peningkatan kesadaran antara manajemen bisnis dan TI tentang kebutuhan tata kelola yang
lebih formal
• Fungsi bisnis dan TI bekerja secara kolaboratif pada kebutuhan untuk menunjukkan laba atas investasi TI
• Business Casedan pelaporan ada untuk sebagian besar investasi, serta terdapat laporan mengenai manfaat yang didapatkan
• On the job training disediakan dalam pengembangan Business Case
•
Level 3
Defined
• Fungsi bisnis dan TI memahami persyaratan tata kelola untuk memilih dan melaksanakan investasi baru
• Memberikan hasil layanan TI secara efisien
Model Kematangan Val IT
Domain
Value Governance
(VG) cont...
•
Level 4
Managed
• Komitmen antara fungsi TI dan bisnis untuk mengoptimalkan kontribusi investasi dan layanan TI terhadap nilai bisnis
• Proses dan keterampilan yang ada untuk mendukung pengambilan keputusan investasi dan manajemen nilai, serta untuk memastikan bahwa alokasi sumberdaya sesuai dengan prioritas
• Alat dan standar terintegrasi dengan sistem perusahaan lainnya, diadopsi dan rencana pelatihan formal dijalankan
•
Leve 5
Optimised
• Manajemen nilai merupakan bagian dari budaya organisasi
• Bisnis dan TI berkerja sama untuk terus mengoptimalkan dan melaporkan portofolio investasi serta layanan TI yang dihasilkan, aset dan sumberdaya lainnya
• Proses terus ditingkatkan
Model Kematangan Val IT
Domain
Portfolio Management
(PM)
•
Level 0
Non-existent
• Tidak ada kesadaran bahwa investasi TI harus dikelola sebagai portofolio
•
Level 1
Initial
• Beberapa fungsi bisnis menerapkan praktik manajemen portofolio secara terpisah dalam lingkup kegiatan mereka
• Tanggung jawab dalam manajemen portofolio tidak didefinisikan
• Fungsi TI bertanggungjawab untuk penggunaan sumberdaya TI
• Business Casemungkin diperlukan, tetapi dipertimbangkan secara terpisah
• Evaluasi dan seleksi program masih subjektif dan cenderung terdapat unsur politik
Model Kematangan Val IT
Domain
Portfolio Management
(PM) cont...
•
Level 2
Repeatable
• Ada peningkatan kesadaran tetang kebutuhan untuk mengelola investasi TI menggunakan portofolio
• Business Case diterapkan pada sebagian program dan dievaluasi dengan ukuran finansial
• Manajemen TI dan bisnis terlibat dalam memilih dan mengevaluasi program, tetapi tanggungjawab tidak jelas
• Sebuah life cycle investasi ditetapkan, tetapi tidak ada definisi penelusuran manfaat yang konsisten
• Pelatihan dilakukan secara ad hoc
•
Level 3
Defined
• Ada pemahaman yang umum tentang praktik manajemen portofolio
• Business Case diterapkan pada semua program
• Manfaat dipantau dan dilaporkan pada sebagian program, menggunakan langkah-langkah dasar dari
nilai keuangan, keselarasan strategi dan risiko.
• Inventarisasi sumberdaya dan pemanfaatannya tetap terjaga
Model Kematangan Val IT
Domain
Portfolio Management
(PM) cont...
•
Level 4
Managed
• Direksi dan manajemen eksekutif berkomitmen penuh untuk manajemen portofolio dan secara teratur meninjau kinerja portofolio
• Peran manajemen portofolio, tanggungjawab, akuntabilitas dan praktik pendukung diterapkan secara konsisten dan terintegrasi dengan model tata kelola perusahaan
• Program dikategorikan dan Business Case diterapkan untuk semua program
•
Level 5
Optimised
• Praktik manajemen portofolio adalah bagian dari budaya organisasi
• Portofolio terus dipantau dan disesuaikan untuk mengoptimalkan nilai
• Kinerja individu sejalan dengan kinerja portofolio
• Keahlian dalam mengelola dan melaporkan kinerja investasi dan portofolio secara keseluruhan tersedia di seluruh organisasi dan mendukung pengambilan keputusan oleh eksekutif
Model Kematangan Val IT cont...
Domain
Investment Management
(IM)
Maturity Model pada Val IT Framework Domain
Investment Management
•
Level 0
Non-existent
• Perusahaan melihat TI sebagai tujuan akhir dan fokus pada penyampaian teknologi
• Tidak ada pemahaman kebutuhan strategis untuk fokus pada manfaat atau membangun hubungan yang jelas antara investasi teknologi dan manfaat bisnis yang diinginkan
•
Level 1
Initial
• Proses investasi masih ad hoc, Business Case jarang dibutuhkan
• Terdapat matriks finansial, tetapi fokus hanya pada biaya penyampaian solusi TI
• Alat dan kemampuan bergantung pada individu
• Budget TI terbatas dan keikutsertaan bisnis dalam proses manajemen investasi masih sedikit
Model Kematangan Val IT cont...
Domain
Investment Management
(IM) cont...
•
Level 2
Repeatable
• Ada proses yang intuitif saat mengembangkan Business Case, tetapi belum didefinisikan secara formal
• Fokus utama adalah pada biaya tetapi ada pemahaman mengenai manfaat
• Ada peningkatan dalam keikutsertaan bisnis dalam mendefinisikan mayoritas program investasi
• Matriks finansial ada untuk biaya, keuntungan bisnis dan risiko, tetapi tidak ada pengawasan atau manajemen yang konsisten dan efektif terhadap manfaat dan risiko
•
Level 3
Defined
• Terdapat standar dan alat untuk mengembangkan Business Case, termasuk manfaat tingkat tinggi, baik finansial maupun non finansial, serta biaya dan risiko
• Untuk sebagain investasi yang besar fokus pada keluaran bisnis yang jelas, identifikasi area yang dibutuhkan untuk mencapai keluaran serta risiko.
• Pakar dan keahlian ada dalam TI dan bisnis untuk menilai perkiraan manfaat tangible dan intangible, sekaligus menilai risiko TI dan bisnis
Model Kematangan Val IT cont...
Domain
Investment Management
(IM) cont...
•
Level 4
Managed
• Direksi dan manajemen eksekutif berkomitmen terhadap manajemen investasi
• Business case komprehensif, lengkap, diperbaharui, serta memasukkan program dan rencana realisasi keuntungan
• Menggunakan perencanaan program/proyek yang terstandarisasi untuk mengawasi manajemen investasi TI
• Ada peran dan tanggungjawab yang jelas dari stakeholder TI dan Bisnis
• Proses pengawasan manfaat ada untuk menjamin rencana realisasi keuntungan dicapai dan berkelanjutan
• Menggunakan Scorecards untuk menyimpulkan komposisi dan kesehatan program
•
Level 5
Optimised
• Manfaat finansial dan non-finansial, biaya, dan risiko dari program investasi diawasi secara terus menerus dan disesuaikan untuk mengoptimalkan nilai dari lifecycle ekonomi
• Proses manajemen investasi dan keahlian meningkat berdasarkan pada lessons learned, alat terintegrasi dengan sistem perusahaan
• Ketika Business Casediperbaharui untuk merefleksikan perubahan pada kebutuhan kinerja
Referensi
•
Wim Van Grembergen &Steven De Haes. Enterprise Governance of Information
Technology. 2009.
•
Irfan Farda. Evaluasi Investasi TI Dengan Val IT Framework (Studi Kasus Badan
Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Sinjai). Tesis. Universitas
Gadjah Mada. 2015
•
Teguh Nurhadi Suharsono. Penggunaan Val IT Framework Untuk Menilai
Perencanaan Investasi Teknologi Informasi (Studi Kasus : Universitas Sangga
Buana YPKP Bandung). Tesis. Institut Teknologi Bandung. 2008
•
Melita Kozina dan
Dražen Popović. Val IT Framework and ICT Benefits. 2010.
Tugas 1!
•
Buat kelompok beranggotakan 6-7 orang
•Menganalisa kasus yang diberikan!
•
Buat presentasi mengenai kasus tersebut. Dipresentasikan mulai minggu depan.
•
Buat makalah dikumpulkan saat UTS
• Sistematika makalah :
• I Pendahuluan
• II Tinjauan Pustaka dan Landasan Teori
• III Pembahasan
• IV Kesimpulan
