VAL IT SEBAGAI
FRAMEWORK TATA
KELOLA TI
Pengantar
•
Val IT merupakan Framework yang dikembangkan oleh IT Governance Institute
(ITGI), dimana fokus utama framework ini adalah tanggungjawab bisnis dalam
penciptaan nilai/value dari TI.
•
Untuk mendukung orang bisnis dalam mengelola dan mengembangkan
tanggungjawab tersebut, Val IT menyediakan perangkat proses bisnis yang IT
related, kunci praktik manajemen, panduan manajemen, dan model kematangan
•
Val IT merupakan pelengkap/pendamping dari COBIT, sehingga struktur dan
Pengantar cont...
•
Val IT pertama kali dirilis pada tahun 2006 sebagai pelengkap/pedamping COBIT.
Ide ini muncul karena dirasa bahwa untuk menciptakan nilai bisnis dari TI bukan
hanya menjadi tanggungjawab TI saja, tetapi juga tanggung jawab bisnis.
•
Dalam evolusi COBIT, tanggungjawab bisnis telah masuk pada proses TI COBIT.
Namun, COBIT masih fokus pada proses TI yang dijalankan oleh Departemen TI.
•
Melalui Val IT, ITGI ingin lebih fokus dalam mengembangkan tanggungjawab
bisnis dalam penciptaan nilai TI, dengan menerapkan perangkat IT Related
Business Process.
•
Proses bisnis yang IT related dan praktik manajemen dibutuhkan untuk menjamin
bahwa bisnis memegang kendali atas penciptaan nilai bisnis dari TI dan terkait
dengan IT Process dalam COBIT.
Prinsip Val IT
•
IT-enabled Investment (Investasi TI):
• Dikelola sebagai portofolio investasi
• Mencakup keseluruhan aktivitas yang diperlukan untuk memperoleh nilai bisnis • Dikelola melalui keseluruhan siklus ekonomi
•
Value-delivery practices (Praktik penyampaian nilai):
• Mengenali adanya perbedaan kategori dari investasi yang akan dievaluasi dan dikelola
secara berbeda
• Menjelaskan dan mengawasi matriks utama dan memberikan respon yang cepat
terhadap segala perubahan atau penyimpangan
• Melibatkan seluruh stakeholder dan memberikan akuntabilitas yang tepat bagi
penyampaian kapabilitas serta realisasi dari keuntungan bisnis
Istilah Kunci dalam Val IT Framework
Portfolio Management Programme Management Project ManagementHubungan Project, Programme dan Portfolio Sumber. Grembergen .2009.
Istilah Kunci dalam Val IT Framework cont...
•
Agar dapat menerapkan Val IT secara baik, organisasi harus dapat memahami
perbedaan antara Manajemen Proyek, Manajemen Program dan Manajemen
Portoflio
•
Project Management (Manajemen Proyek)
• Seperangkat aktivitas yang terstruktur, yang fokus pada penyampaian kapabilitas
berdasarkan pada jadwal dan budget yang disetujui (penting namun tidak cukup untuk mencapai outcome bisnis yang diinginkan)
•
Programme Management (Manajemen Program)
• Pengelompokkan proyek yang terstruktur dan saling terkait, diperlukan untuk mencapai
hasil bisnis yang diinginkan dan penyampaian nilai. Termasuk di dalamnya manajemen perubahan bisnis, proses bisnis, orang, dll). Unit utama dari investasi dalam Val IT
•
Portfolio Management (Manajemen Portofolio)
• Mengelompokkan, mengelola dan memantau program investasi, layanan TI, proyek TI,
Domain Val IT
•
Terdapat 3 Domain dalam Val IT, Value Governance (VG), Portfolio Management
(PM), dan Investment Management (IM).
Domain Val IT cont...
Value Governance (VG)
Value Governance (VG) – Tata Kelola Nilai• Tujuan domain ini untuk memastikan bahwa praktik manajemen nilai tertanam dalam organisasi,
memungkinkan untuk menjamin nilai maksimal dari investasi TI, memungkinkan investasi melalui siklus ekonomi secara penuh
• Domain ini digunakan untuk membangun praktik manajemen nilai dalam organisasi. Hal ini
mengamankan nilai maksimal dari investasi TI.
• Komitmen terhadap praktik manajemen nilai membantu organisasi untuk mengamankan arah
strategis untuk keputusan investasi
• Value Governance membentuk dan mengintegrasikan proses dengan tata kelola perusahaan
secara keseluruhan
• Karakteristik portofolio didefinisikan untuk mengetahui apakah akan dapat mendukung investasi
baru.
• Pengalaman organisasi dari waktu ke waktu dapat diterapkan untuk meningkatkan manajemen
Domain Val IT cont...
Value Governance (VG) cont...
Proses dalam Domain Value Governance (VG)
•
VG 1 Establish informed and committed leadership (Membangun Kepemimpinan
yang terinformasi dan berkomitmen)
•
VG2 Define and Implement Process (mendefinisikan dan menerapkan proses)
•VG3 Define Portfolio Types (mendefinisikan Tipe Portofolio)
•
VG4 Align and Integrate Value Management with Enterprises Financial Planning
(menyelaraskan dan mengintegrasikan Manajemen Nilai dengan Perencanaan
Keuangan Perusahaan)
•
VG5 Establish Effective Governance Monitoring (membangun pengawasan tata
kelola yang efektif)
•
VG6 Implement Lessons Learned (mengimplementasikan Lessons Learned untuk
Domain Val IT cont...
Value Governance (VG) cont...
Matriks Proses pada Domain Value Governance (VG)
•
Level kesepakatan kepemimpinan pada prinsip-prinsip tata kelola nilai
•Level keterlibatan kepemimpinan
Domain Val IT cont...
Portfolio Management (PM)
• Tujuan domain ini adalah untuk memastikan organisasi menjamin nilai optimal di seluruh
portofolio investasi TI
• Domain ini memastikan investasi TI dalam portofolio memberikan nilai optimal bagi bisnis
organisasi, batas investasi didefinisikan dan kinerja portofolio dipantau.
• Setiap investasi TI diprioritaskan dan dievaluasi. Agar pengelolaan investasi TI dapat
optimal, investasi TI tersebut harus disertakan dalam setiap portofolio investasi bisnis.
• Ada berbagai jenis investasi TI dengan kompleksitas dan derajat kebebasan dalam alokasi
dana. Kriteria evaluasi penting untuk ditetapkan pada setiap jenis investasi.
• Manajemen portofolio harus dikelola secara aktif dan disesuaikan dengan manajemen
Domain Val IT cont...
Portfolio Management (PM) cont...
Proses dalam Domain Portfolio Management (PM)
•
PM1 Establish strategic direction and target investment mix (Menentukan arah dan target
strategis investasi)
•
PM2 Determine availability and sources of funding (Menentukan ketersediaan sumber
dana)
•
PM3 Manage human resource ability (Mengelola kemampuan sumberdaya manusia)
•
PM4 Evaluate and select programmes to fund (mengevaluasi dan memiih program yang
akan didanai)
•
PM5 Monitor and repeat on portfolio performance (Pengawasan dan Pelaporan Kinerja
Portoflio investasi)
Domain Val IT cont...
Portfolio Management (PM) cont...
Matriks Proses Domain Portfolio Management (PM)
•
Level kepuasan kontribusi TI terhadap nilai bisnis
•
Persentase pengeluaran TI yang memiliki ikatan langsung dengan strategi bisnis
•Persentase kenaikan nilai portofolio dari waktu ke waktu
Domain Val IT cont...
Investment Management (IM)
•
Tujuan domain ini adalah untuk memastikan semua individu menjamin investasi
TI, berkontribusi dalam proses menciptakan nilai bisnis yang optimal.
•
Domain ini memiliki 3 komponen utama, yaitu :
• Business Case, berfungsi untuk menentukan program investasi yang sesuai dan
mengelola eksekusi dari program tersebut
• Programme management, mengelola proses yang mendukung pelaksanaan program • Benefits Realisation, secara aktif mengelola realisasi manfaat yang diperoleh dari
program melalui tugas yang spesifik
Domain Val IT cont...
Investment Management (IM) cont...
Proses pada Domain Investment Management (IM)
•
IM1 Develop and evaluate initial programme concept business cases (mengembangkan
dan mengevaluasi Business Cases dari konsep awal program)
•
IM2 Understand candidate programme and options (memahami usulan program dan
pilihannya)
•
IM3 Develop a programme plan (mengembangkan perencanaan program)
•
IM4 Develop full lifecycle costs and benefits (mengembangkan siklus hidup dari biaya dan
keuntungan)
•
IM5 Develop detailed candidate programme business cases (mengembangkan Business
Case program secara detail)
Domain Val IT cont...
Investment Management (IM) cont...
Proses Domain Investment Management (IM) cont...
•
IM7 Update operational portfolios (Memperbaharui portofolio operasional)
•IM8 Update the business case (memperbaharui Business Case)
•
IM9 Monitor and report on the programme (Mengawasi dan melaporkan program)
•IM10 Retire the programme (penyelesaian program)
Matriks Proses
•
Jumlah ide baru per kategori investasi dan persentase yang berkembang menjadi Business
Case yang terperinci
•
Kelengkapan dan kepatuhan terhadap Business Case (awal dan revisi)
•Persentase nilai yang diharapkan terealisasi
Hubungan antar Proses dalam Domain Val IT
Hubungan antar Proses dalam Domain
Val IT cont...
•
Proses dalam domain Value Governance menetapkan kerangka tata kelola secara keseluruhan.
Menentukan portofolio investasi dan menghasilkan layanan TI, aset serta sumberdaya.
Selanjutnya domain ini mengawasi jalannya tata kelola dan merekomendasikan solusi
perbaikan
•
Proses dalam domain Portfolio Management kemudian mendefinisikan karakteristik sesuai
dengan kebutuhan portofolio, membuat keputusan strategis, dan penentuan alokasi
sumberdaya. Menentukan dan mengevaluasi prioritas program serta memantau kinerja
portofolio
•
Proses dalam domain Investment Management mendefinisikan program sesuai dengan
kebutuhan bisnis. Meluncurkan dan mengelola program. Memantau kontribusi hasil dari
Val IT Management Guidelines
•
Val IT Management Guidelines menyampaikan informasi yang lebih mengenai
implementasi, pengelolaan dan mengukur proses Val IT.
• Hubungan masing-masing proses Val IT, dalam kaitan input-output
• Overview dari tugas penting proses, termasuk didalamnya peran dan tanggungjawab.
Digambarkan dalam RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) chart
• Tujuan dan matrik pengukuran pada level domain Val IT, level proses Val IT, dan level
Model Kematangan Val IT
Domain Value Governance (VG)
•
Level 0 Non-existent
• Organisasi melihat fungsi TI sebagai pengeluaran biaya yang harus diminimalkan • Komunikasi antara bisnis dan TI terbatas
•
Level 1 Initial
• Organisasi melihat bahwa TI adalah biaya sekaligus investasi
• Ada peningkatan komunikasi antara bisnis dan TI tentang perlunya menunjukkan laba
atas investasi TI
• Business Case ada namun tidak lengkap
Model Kematangan Val IT
Domain Value Governance (VG) cont...
•
Level 2 Repeatable
• Ada peningkatan kesadaran antara manajemen bisnis dan TI tentang kebutuhan tata kelola yang
lebih formal
• Fungsi bisnis dan TI bekerja secara kolaboratif pada kebutuhan untuk menunjukkan laba atas
investasi TI
• Business Case dan pelaporan ada untuk sebagian besar investasi, serta terdapat laporan mengenai
manfaat yang didapatkan
• On the job training disediakan dalam pengembangan Business Case
•
Level 3 Defined
• Fungsi bisnis dan TI memahami persyaratan tata kelola untuk memilih dan melaksanakan investasi
baru
• Memberikan hasil layanan TI secara efisien • Memastikan alokasi optimal sumberdaya TI
Model Kematangan Val IT
Domain Value Governance (VG) cont...
•
Level 4 Managed
• Komitmen antara fungsi TI dan bisnis untuk mengoptimalkan kontribusi investasi dan layanan
TI terhadap nilai bisnis
• Proses dan keterampilan yang ada untuk mendukung pengambilan keputusan investasi dan
manajemen nilai, serta untuk memastikan bahwa alokasi sumberdaya sesuai dengan prioritas
• Alat dan standar terintegrasi dengan sistem perusahaan lainnya, diadopsi dan rencana
pelatihan formal dijalankan
•
Leve 5 Optimised
• Manajemen nilai merupakan bagian dari budaya organisasi
• Bisnis dan TI berkerja sama untuk terus mengoptimalkan dan melaporkan portofolio investasi
serta layanan TI yang dihasilkan, aset dan sumberdaya lainnya
• Proses terus ditingkatkan
• Memanggil pakar dari eksternal organisasi sebagai bahan pertimbangan dan asumsi
Model Kematangan Val IT
Domain Portfolio Management (PM)
•
Level 0 Non-existent
• Tidak ada kesadaran bahwa investasi TI harus dikelola sebagai portofolio
•
Level 1 Initial
• Beberapa fungsi bisnis menerapkan praktik manajemen portofolio secara terpisah
dalam lingkup kegiatan mereka
• Tanggung jawab dalam manajemen portofolio tidak didefinisikan • Fungsi TI bertanggungjawab untuk penggunaan sumberdaya TI
• Business Case mungkin diperlukan, tetapi dipertimbangkan secara terpisah
• Evaluasi dan seleksi program masih subjektif dan cenderung terdapat unsur politik • Matriks keuangan sederhana diterapkan secara individu
Model Kematangan Val IT
Domain Portfolio Management (PM) cont...
•
Level 2 Repeatable
• Ada peningkatan kesadaran tetang kebutuhan untuk mengelola investasi TI menggunakan portofolio • Business Case diterapkan pada sebagian program dan dievaluasi dengan ukuran finansial
• Manajemen TI dan bisnis terlibat dalam memilih dan mengevaluasi program, tetapi tanggungjawab
tidak jelas
• Sebuah life cycle investasi ditetapkan, tetapi tidak ada definisi penelusuran manfaat yang konsisten • Pelatihan dilakukan secara ad hoc
•
Level 3 Defined
• Ada pemahaman yang umum tentang praktik manajemen portofolio • Business Case diterapkan pada semua program
• Manfaat dipantau dan dilaporkan pada sebagian program, menggunakan langkah-langkah dasar dari
nilai keuangan, keselarasan strategi dan risiko.
• Inventarisasi sumberdaya dan pemanfaatannya tetap terjaga • Rencana pelatihan ada namun tidak konsisten pelaksanaannya
Model Kematangan Val IT
Domain Portfolio Management (PM) cont...
•
Level 4 Managed
• Direksi dan manajemen eksekutif berkomitmen penuh untuk manajemen portofolio dan secara
teratur meninjau kinerja portofolio
• Peran manajemen portofolio, tanggungjawab, akuntabilitas dan praktik pendukung diterapkan secara
konsisten dan terintegrasi dengan model tata kelola perusahaan
• Program dikategorikan dan Business Case diterapkan untuk semua program
•
Level 5 Optimised
• Praktik manajemen portofolio adalah bagian dari budaya organisasi • Portofolio terus dipantau dan disesuaikan untuk mengoptimalkan nilai • Kinerja individu sejalan dengan kinerja portofolio
• Keahlian dalam mengelola dan melaporkan kinerja investasi dan portofolio secara keseluruhan
tersedia di seluruh organisasi dan mendukung pengambilan keputusan oleh eksekutif
• Terdapat standar sistem pengukuran portofolio untuk mendukung evaluasi dan prioritas portofolio
dalam menanggapi perubahan lingkungan bisnis internal dan eksternal, dan memastikan bahwa portofolio menciptakan nilai yang optimal
Model Kematangan Val IT cont...
Domain Investment Management (IM)
Maturity Model pada Val IT Framework Domain Investment Management
•
Level 0 Non-existent
• Perusahaan melihat TI sebagai tujuan akhir dan fokus pada penyampaian teknologi
• Tidak ada pemahaman kebutuhan strategis untuk fokus pada manfaat atau membangun
hubungan yang jelas antara investasi teknologi dan manfaat bisnis yang diinginkan
•
Level 1 Initial
• Proses investasi masih ad hoc, Business Case jarang dibutuhkan
• Terdapat matriks finansial, tetapi fokus hanya pada biaya penyampaian solusi TI • Alat dan kemampuan bergantung pada individu
• Budget TI terbatas dan keikutsertaan bisnis dalam proses manajemen investasi masih sedikit • Tidak ada manajemen dan pengendalian yang konsisten atau efektif atas biaya, manfaat serta
Model Kematangan Val IT cont...
Domain Investment Management (IM) cont...
•
Level 2 Repeatable
• Ada proses yang intuitif saat mengembangkan Business Case, tetapi belum didefinisikan secara
formal
• Fokus utama adalah pada biaya tetapi ada pemahaman mengenai manfaat
• Ada peningkatan dalam keikutsertaan bisnis dalam mendefinisikan mayoritas program investasi • Matriks finansial ada untuk biaya, keuntungan bisnis dan risiko, tetapi tidak ada pengawasan atau
manajemen yang konsisten dan efektif terhadap manfaat dan risiko
•
Level 3 Defined
• Terdapat standar dan alat untuk mengembangkan Business Case, termasuk manfaat tingkat tinggi,
baik finansial maupun non finansial, serta biaya dan risiko
• Untuk sebagain investasi yang besar fokus pada keluaran bisnis yang jelas, identifikasi area yang
dibutuhkan untuk mencapai keluaran serta risiko.
• Pakar dan keahlian ada dalam TI dan bisnis untuk menilai perkiraan manfaat tangible dan intangible,
sekaligus menilai risiko TI dan bisnis
Model Kematangan Val IT cont...
Domain Investment Management (IM) cont...
•
Level 4 Managed
• Direksi dan manajemen eksekutif berkomitmen terhadap manajemen investasi
• Business case komprehensif, lengkap, diperbaharui, serta memasukkan program dan rencana
realisasi keuntungan
• Menggunakan perencanaan program/proyek yang terstandarisasi untuk mengawasi manajemen
investasi TI
• Ada peran dan tanggungjawab yang jelas dari stakeholder TI dan Bisnis
• Proses pengawasan manfaat ada untuk menjamin rencana realisasi keuntungan dicapai dan
berkelanjutan
• Menggunakan Scorecards untuk menyimpulkan komposisi dan kesehatan program
•
Level 5 Optimised
• Manfaat finansial dan non-finansial, biaya, dan risiko dari program investasi diawasi secara terus
menerus dan disesuaikan untuk mengoptimalkan nilai dari lifecycle ekonomi
• Proses manajemen investasi dan keahlian meningkat berdasarkan pada lessons learned, alat
terintegrasi dengan sistem perusahaan
• Ketika Business Case diperbaharui untuk merefleksikan perubahan pada kebutuhan kinerja
program, manajemen mengevaluasi Business Case untuk menetapkan apakah hal tersebut tetap akan dilanjutkan atau tidak
Referensi
•
Wim Van Grembergen &Steven De Haes. Enterprise Governance of Information
Technology. 2009.
•
Irfan Farda. Evaluasi Investasi TI Dengan Val IT Framework (Studi Kasus Badan
Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Sinjai). Tesis. Universitas
Gadjah Mada. 2015
•
Teguh Nurhadi Suharsono. Penggunaan Val IT Framework Untuk Menilai
Perencanaan Investasi Teknologi Informasi (Studi Kasus : Universitas Sangga
Buana YPKP Bandung). Tesis. Institut Teknologi Bandung. 2008
•
Melita Kozina dan Dražen Popović. Val IT Framework and ICT Benefits. 2010.
•P. Florin-Mihai ILIESCU. Auditing IT Gvernance. 2010.
Tugas 1!
•
Buat kelompok beranggotakan 6-7 orang
•Menganalisa kasus yang diberikan!
•
Buat presentasi mengenai kasus tersebut. Dipresentasikan mulai minggu depan.
•Buat makalah dikumpulkan saat UTS
• Sistematika makalah :
• I Pendahuluan
• II Tinjauan Pustaka dan Landasan Teori
• III Pembahasan
• IV Kesimpulan
