TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Ahlimadya Program Diploma Tiga Jurusan Teknik Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia
UTAMI HERAWATI
10706011
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
UTAMI HERAWATI 10706011
Pembimbing
Iskandar Ikbal, S.T NIP:4127.70.06.020
Menyetujui,
Ketua Jurusan Teknik Informatika
BAGIAN KOMUNIKASI KORPORAT BERBASIS WEB
UTAMI HERAWATI 10706011
Penguji I Penguji II
Irawan Afrianto, S.T. NIP : 4127.70.06.009
iii Assalamualaikum, Wr.Wb
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kesehatan baik lahir maupun batin. Atas semua ijin dan cinta-Nyalah penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “PENERBITAN MAJALAH SAHABAT PENA PT POS INDONESIA (PERSERO) BAGIAN KOMUNIKASI KORPORAT BERBASIS WEB”, shalawat serta salam semoga selalu tercurah kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW dan kepada seluruh keluarganya.
Penulis menyadari dalam pembuatan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan terdapat banyak kekurangan, baik mengenai cara penulisan maupun dalam masalah penyajian laporan. Hal ini dikarenakan oleh keterbatasan kemampuan penulis.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan dukungan hingga terselesaikannya tugas akhir ini, terutama penyusun tujukan kepada :
1. Allah SWT, atas semua karunia, kemudahan dan berjuta hikmah yang melahirkan semangat jiwa.
2. Bapak Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc., selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
iv
5. Bapak Iskandar Ikbal , S.T. selaku Dosen Wali IF-12. 6. Bapak Irawan Afrianto, S.T. selaku Dosen penguji.
7. Bapak Drs.H.Rachmat, S.E. selaku pembimbing lapangan yang telah membimbing penulis selama melaksanakan penelitian.
8. Kedua orang tua serta keluarga tercinta yang selalu memberikan segalanya, do’a dan restunya, nasehat serta pengorbanan yang tulus kepada penulis yang tak akan pernah terbalaskan oleh apapun juga.
9. Teman-teman seperjuangan (d’Ice Cube), yang selalu ada terimakasih atas do’a dan persahabatan yang indah yang menjadi dorongan sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan tugas akhir ini.
10.My Best friends Uwie, Ai, Ckey yang selalu ada dalam keadaan apapun semoga persahabatan kita tetap terjaga sampai kapanpun.
11. Buat anak-anak Teknik Informatika Angkatan 2006 kelas IF-12, makasih buat kebersamaannya selama tiga tahun ini semoga tetap kompak selalu.
12. Buat Irpan, makasih buat semuanya perhatian dan waktunya selama ini yang tidak pernah bosan untuk nemenin penulis dalam suka dan duka hingga dapat
terselesaikannya laporan tugas akhir ini.
v
melaksanakan penyusunan laporan tugas akhir ini.
Wassalamualaikum Wr. Wb
Bandung, Juli 2009
vi LEMBAR PENGESAHAN
ABSTRAK………..i
ABSTRACT………....ii
KATA PENGANTAR………..iii
DAFTAR ISI……….vi
DAFTAR TABEL ………...xii
DAFTAR GAMBAR………...xiv
DAFTAR SIMBOL………xvii
DAFTAR LAMPIRAN………...xix
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang……… 1
1.2 Identifikasi Masalah……… 2
1.3 Maksud dan Tujuan………... 2
1.4 Batasan Masalah……….. 3
1.5 Metodologi Penelitian………... 3
1.6 Sistematika Penulisan………. 7
vii
2.1.4 Struktur organisasi PT. Pos Indonesia………... 15
2.1.5 Sejarah Komunikasi Korporat PT. Pos Indonesia………... 17
2.2 Landasan Teori………... 20
2.2.1 Sistem Informasi………... 20
2.2.1.1 Pengertian Sistem……….. 20
2.2.1.2 Pengertian Informasi………... 20
2.2.1.3 Pengertian Sistem Informasi………... 21
2.3 Alat Bantu Pemodelan……….. 22
2.3.1 Flow Map………... 22
2.3.2 Diagram Konteks (Context Diagram)……….. 22
2.3.3 Data Flow Diagram (DFD)……….. 23
2.3.4 Kamus Data (Data Dictionary)……….... 23
2.3.5 Konsep Dasar Basis Data……… 24
2.4 Perangkat Lunak yang Digunakan. ……….. 27
2.4.1 Macromedia Dreamweaver MX 2004………. 27
2.4.2 Sekilas Tentang MySQL………. 28
2.4.3 Sekilas Tentang HTML……… 29
viii
3.1.2 Analisis Fungsional………... 33
3.1.2.1 Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan………... 33
3.1.2.2 Diagram alir (Flow Map)………... 34
3.1.3 Deskripsi Pekerjaan………... 36
3.1.4 Analisis Pengkodean………. 36
3.1.5 Analisis Non Fungsional………... 37
3.2 Perancangan Sistem……… 38
3.2.1 ERD (Entity Relationship Diagram)………... 39
3.2.2 Skema Relasi………... 40
3.2.3 Perancangan Proses………... 41
3.2.4 Diagram Konteks………. 41
3.2.5 Data Flow Diagram (DFD)………... 42
3.2.5.1 DFD level 0………... 42
3.2.5.2 DFD level 1 proses 1.0 login……….. 44
3.2.5.3 DFD level 1 proses 2.0 pengolahan data website……….. 45
3.2.5.4 DFD level 2 proses 2.1 pengolahan data staff……… 46
3.2.5.5 DFD level 2 proses 2.2 pengolahan data profil…………... 46
3.2.5.6 DFD level 2 proses 2.3 pengolahan data polling……… 47
3.2.5.7 DFD level 2 proses 2.4 pengolahan data naskah……… 47
ix
3.2.5.12 DFD level 5 proses 5.0 buku tamu………. 50
3.2.6 Kamus Data………... 50
3.2.7 Spesifikasi Proses………... 52
3.2.8 Struktur Tabel………... 55
3.2.9 Perancangan Struktur Menu………... 57
3.2.10 Perancangan Antarmuka Sistem……… 58
3.2.10.1 Perancangan Form Menu Utama………... 58
3.2.10.2 Perancangan Form Menu Admin………. 58
3.2.10.3 Perancangan Form Menu Edit Home ………... 59
3.2.10.4 Perancangan Form Menu Edit Profil ………... 59
3.2.10.5 Perancangan Form Menu Buku Tamu………. 60
3.2.10.6 Perancangan Form Menu Edit Polling ……… 60
3.2.10.7 Perancangan Form Menu Data User……… 61
3.2.10.8 Perancangan Form Menu Kelola Naskah (Admin)………... 61
3.2.10.9 Perancangan Form Menu Upload Naskah (Admin)…………. 62
3.2.10.10 Perancangan Form Menu Setting Data Pribadi (Admin)…… 62
3.2.10.11 Perancangan Form Menu User……… 63
3.2.10.12 Perancangan Form Menu Kelola Naskah (User)…... 63
3.2.10.13 Perancangan Form Menu Upload Naskah (User)………... 64
x
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
4.1 Implementasi Sistem………... 67
4.1.1 Implementasi Program……….. 67
4.1.2 Perangkat Lunak yang Digunakan……… 67
4.1.3 Spesifikasi Perangkat Keras………. 68
4.1.4 Implementasi Sistem……… 68
4.1.5 Implementasi Antarmuka………. 69
4.1.5.1 Antarmuka Tampilan Menu Utama……… 69
4.1.5.2 Antarmuka Tampilan Menu Admin………... 70
4.1.5.3 Antarmuka Tampilan Menu Edit Home………. 70
4.1.5.4 Antarmuka Tampilan Menu Edit Profil……….. 71
4.1.5.5 Antarmuka Tampilan Menu Buku Tamu………... 71
4.1.5.6 Antarmuka Tampilan Menu Edit Polling……… 72
4.1.5.7 Antarmuka Tampilan Menu Data User……….. 72
4.1.5.8 Antarmuka Tampilan Menu Kelola Naskah (Admin)……... 73
4.1.5.9 Antarmuka Tampilan Menu Upload Naskah(Admin)……... 73
4.1.5.10 Antarmuka Tampilan Menu Setting Data Pribadi(Admin)….. 74
4.1.5.11 Antarmuka Tampilan Menu User………. 74
xi
4.1.5.15 Antarmuka Tampilan Menu Lost Password………... 77
4.1.5.15 Antarmuka Tampilan Menu Staff………... 77
4.2 Pengujian Sistem……….. 78
4.2.1 Pengujian Black-Box………. 79
4.2.2 Rencana Pengujian………. 80
4.2.3 Kasus dan Hasil Pengujian……… 81
4.2.3.1 Pengujian Login……….. 81
4.2.3.2 Pengujian Olah Data User………... 82
4.2.3.3 Pengujian Olah Data Staff……….. 85
4.2.3.4 Pengujian Olah Data Polling………... 87
4.2.3.5 Pengujian Olah Data Naskah……….. 89
4.2.3.6 Pengujian Olah Data Home……… 92
4.2.3.7 Pengujian Halaman Buku Tamu………. 95
4.2.4 Kesimpulan Hasil Pengujian……… 96
4.2.5 Pengujian Beta / Kuesioner Penelitian………. 96
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan………. 97
5.2 Saran………... 98
i
(PERSERO) BAGIAN KOMUNIKASI KORPORAT BERBASIS WEB
Oleh
UTAMI HERAWATI
10706011
Salah satu cara PT.Pos Indonesia menunjukkan keberadaannya di tengah-tengah persaingan dengan perusahaan lain adalah dengan menerbitkan majalah. Salah satunya adalah majalah Sahabat Pena yang ditujukan untuk umum (semua umur). Banyak rubrik yang dimuat di dalam majalah Sahabat Pena mulai dari rubrik untuk anak-anak, remaja hingga dewasa.
Dalam penerbitan majalah Sahabat Pena di Kantor Pos Bagian Komunikasi Korporat banyak yang masih menggunakan cara manual, contohnya penyimpanan data naskah, proses input naskah, proses acc dan lainnya. Untuk mempermudah dan mempercepat proses pembuatan dan penerbitan Majalah Sahabat Pena dibutuhkan sistem dengan komputerisasi yang menggunakan software yang mendukung.
ii
( PERSERO) PART OF CORPORATE COMMUNICATIONS BASED
ON WEB
by
UTAMI HERAWATI
10706011
One of the way of PT.POS Indonesia show its existence in the centre of emulation with the other company is by publishing magazine. One of them is addressed Sahabat Pena magazine generically all age. Many loaded rubric in Sahabat Pena magazine start from rubric for the children, adolescent till adult.
In publication of Sahabat Pena magazine in Post Office Part of Corporate Communications is a lot still use the way of manual, depository the example of copy data, copy input process, process acc and is other. To water down and quicken the process of and publication of Sahabat Pena magazine required by system with computerization using software supporting.
1 1.1Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi dan informasi saat ini sangatlah pesat sehingga suatu
perusahaan tidak terlepas dari penggunaan komputer sebagai alat bantu
pengolahan data. Penggunaan komputer di perusahaan pada masa ini merupakan
sebuah kebutuhan, namun penggunaan komputer haruslah didukung dengan
software yang userfriendly, sehingga banyak pengguna baru yang dengan mudah
mengoperasikannya.
Pengolahan data dengan cara manual semakin banyak menunjukkan
kelemahan dan kekurangannya. Tentu saja SDM yang mengolahnya akan
merasakan kejenuhan dan lama-kelamaan informasi yang dihasilkan mungkin
menjadi tidak akurat lagi. Selain itu, keterlambatan informasi yang diperlukan
dapat menyebabkan tertundanya pencapaian tujuan perusahaan dan akhirnya akan
mengganggu perkembangan perusahaan.
Selain masalah diatas, sering terlambat dan kurangnya informasi dalam
penerbitan majalah, oleh karena itu berdasarkan hal tersebut diatas, penulis
mengadakan suatu penelitian melalui metode observasi dan wawancara secara
langsung dengan pegawai terkait, maka penulis tertarik untuk menganalisis dan
SAHABAT PENA PT POS INDONESIA (PERSERO) BAGIAN
KOMUNIKASI KORPORAT BERBASIS WEB.”
1.2Identifikasi Masalah
Berdasarkan pada latar belakang masalah diatas, pengolahan data yang masih
bersifat manual semakin banyak menunjukkan kelemahan dan kekurangannya,
misalnya penyimpanan data naskah, proses input naskah, proses acc dan lainnya
semuanya itu memerlukan media penyimpanan yang cukup besar.
Dengan menggunakan bantuan website sistem informasi ini akan
memudahkan kepada pihak perusahaan pada khususnya dan kepada masyarakat
pada umumnya yang memerlukan informasi yang berhubungan dengan majalah
Sahabat Pena.
1.3 Maksud dan Tujuan
Berdasarkan permasalahan yang diteliti, maka maksud dari penulisan tugas
akhir ini adalah untuk membuat suatu sistem informasi penerbitan majalah
Sahabat Pena PT.Pos Indonesia (Persero) berbasis web.
Sedangkan tujuan yang akan dicapai dalam penelitian ini adalah :
1. Mempermudah penerbitan majalah Sahabat Pena di PT. Pos Indonesia
(Persero).
2. Untuk membantu kinerja perusahaan dalam mengolah dan
mengembangkan majalah Sahabat Pena.
1.4Batasan Masalah
Untuk mencapai suatu tujuan pasti tidak terlepas dari berbagai masalah yang
timbul tanpa kita sadari. Demikian juga dalam penyusunan tugas akhir ini,
berbagai masalah akan timbul. Oleh karena itu penulis membatasi masalah
mengenai :
1. Sistem informasi ini dibuat untuk mengolah data penerbitan majalah.
Sistem informasi ini hanya akan digunakan pada bidang dokumentasi dan
informasi. Sistem yang dibangun adalah yang berbasis web.
2. Softwareyang digunakan adalah sebagai berikut :
Softwarepembangun yaitu Macromedia Dreamweaver MX dengan
databasemenggunakan MySQL 5.0. Sedangkan sistem operasi yang
digunakan adalah sistem operasi berbasis windows.
3. Hardware yang digunakan mempunyai spesifikasi sebagai berikut :
a. Harddisk minimal 80 Gb
b. Memory minimal 256 Mb
c. Monitor 15”
d. Printer.
1.5Metodologi Penelitian
Suatu penelitian tidak akan dapat berjalan dengan baik bila tidak dilakukan
dalam suatu proses yang teratur dan terarah. Oleh karena itu diperlukan suatu
metodologi untuk melaksanakan suatu penelitian. Metodologi yang digunakan
1.Tahap pengumpulan data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut :
a. Observasi Lapangan
Observasi lapangan adalah dimana penulis terjun langsung ketempat kerja.
Tujuan dari observasi lapangan ini adalah untuk mengetahui situasi dan
kondisi dilapangan tempat penulis mencari data, dan juga akan
mendapatkan data yang diperlukan secara langsung.
b. Interview
Interview adalah salah satu cara mengumpulkan data dengan cara
mewawancarai sumber informasi. Tujuan dari interview ini adalah untuk
mendapatkan data yang akurat dari sumbernya langsung.
c. Study Literatur
Pengumpulan data dengan cara mengumpulkan literatur, jurnal, paper dan
Gambar 1.1 Diagram Alir Penelitian
2. Tahap pembuatan perangkat lunak.
Pada pendekatan Waterfall, setiap tahapan harus diselesaikan terlebih
dahulu secara penuh, sebelum masuk ke tahap berikutnya. Tahap-tahap kemudian
dapat diulang kembali dari awal, sehingga dengan sendirinya perulangan tahapan
tetap terjadi. Tahapan-tahapan yang harus dilaksanakan pada pendekatan waterfall
a. System / Information Engineering
Merupakan bagian dari sistem yang terbesar dalam pengerjaan suatu proyek,
dimulai dengan menetapkan berbagai kebutuhan dari semua elemen yang
diperlukan sistem dan mengalokasikannya kedalam pembentukan perangkat
lunak.
b. Analisis
Merupakan tahap menganalisis hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan
proyek pembuatan perangkat lunak.
c. Design
Tahap penerjemahan dari data yang dianalisis kedalam bentuk yang mudah
dimengerti oleh user.
d. Coding
Tahap penerjemahan data atau pemecahan masalah yang telah dirancang
kedalam bahasa pemrograman tertentu.
e. Pengujian
Merupakan tahap pengujian terhadap perangkat lunak yang dibangun.
f. Maintenance
Tahap akhir dimana suatu perangkat lunak yang sudah selesai dapat mengalami
Gambar 1.2 Metodologi Pendekatan Waterfall
1.6Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan penelitian ini disusun untuk memberikan gambaran
umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan tugas akhir ini
adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan latar belakang masalah, identifikasi masalah,
maksud dan tujuan, metodologi penelitian, dan batasan masalah.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Membahas sejarah perusaahaan dan berbagai konsep dasar dan teori-teori
yang berkaitan dengan topik penelitian yang dilakukan dan hal-hal yang
penelitian-penelitian serupa yang pernah dilakukan sebelumnya termasuk
sintesisnya.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Menganalisis masalah dari model penelitian untuk memperlihatkan
keterkaitan antar variabel yang diteliti serta model matematis untuk
analisisnya.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
Merupakan tahapan yang dilakukan dalam penelitian secara garis besar
sejak dari tahap persiapan sampai penarikan kesimpulan, metode dan
kaidah yang diterapkan dalam penelitian. Termasuk menentukan variabel
penelitian, identifikasi data yang diperlukan dan cara pengumpulannya,
penentuan sampel penelitian dan teknik pengambilannya, serta
metode/teknik analisis yang akan dipergunakan dan perangkat lunak
yang akan dibangun jika ada.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini membahas tentang kesimpulan dari hasil penulisan tugas akhir
dan saran untuk perusahaan yang bersangkutan.
9
2.1 Tinjauan Instansi
2.1.1 Sejarah dan Perkembangan Berdirinya PT.Pos Indonesia (PERSERO).
Sejarah penyelenggaraan jasa perposan di Indonesia sudah diketahui sejak
zaman penjajahan Belanda. Komunikasi dalam bentuk surat pada waktu itu
terbatas di lingkungan raja-raja dan kalangan pendeta, yaitu sejak zaman kerajaan
Mulawarman, Sriwijaya, Tarumanegara, Mataram, Purnawarman dan Majapahit.
Sarana untuk menyampaikan berita saat itu masih sangat sederhana yaitu ditulis
pada daun “lontar”.
Kedatangan bangsa Belanda di Indonesia merupakan awal perkembangan
jasa perposan secara melembaga. Perkembangan dan pertumbuhan jasa pos sesuai
dengan pola kebijakan pemerintah yang ada pada saat itu.
Secara sistematis sejarah Indonesia dimulai dari :
1. Masa penjajahan Belanda (1601-1811)
2. Masa penjajahan Inggris di bawah pimpinan Raffles (1811-1816)
3. Masa penjajahan Hindia Belanda (1816-1942)
4. Masa pendudukan Jepang (1942-1945)
5. Masa dari 1945 sampai sekarang
Perkembangan bentuk-bentuk usaha dinas pos di Indonesia serta dasar
a. Dinas Pos sebagai Jawatan
Pada tahun 1864 Dinas Pos sebagai jawatan, berada di bawah pengawasan
Directeur en Civiele Magazijinen. Pengawasan ini pada tahun 1867 beralih
kepada Departemen Pangreh Praja, berdasarkan stbl. 1876 No. 4 Dinas Pos
disatukan dengan Dinas Telegrap dengan status jawatan dan bernama “Post en
telegraafdienst in Ned Indie”. Tetapi penggabungannya sendiri baru terlaksana
pada tahun 1878.
Sejak tahun 1884 berdasarkan sbtl. Tahun 1884 No. 52 Jawatan Telepon di
masukkan ke dalam jawatan Pos dan Telegrap, sehingga sejak tahun 1906
berdasarkan stbl. Tahun 1906 No. 395, mulailah sebutan Pos, Telegraaf en
Telefoondinst (PTT).
b. Dinas Pos sebagai Perusahaan ICW
PTT termasuk perusahaan ICW (Indische Comtabilities Wet), karena itu
cara pengurusan dan pertanggungjawaban keuangannya tunduk pada ICW.
Perusahaan ICW tidaklah semata-mata mencari keuntungan yang bersifat
komersial tetapi juga mempunyai fungsi sebagai lembaga pemerintah, yang
menjadi bagian dari instansi atau dinas pemerintah yang anggaran belanjanya
menjadi satu dengan anggaran belanja dari departemen yang membawahinya.
c. Dinas Pos sebagai Perusahaan IBW
Status PTT sebagai perusahaan ICW dianggap kurang tepat karena kurang
PTT diubah statusnya menjadi perusahaan IBW (Indische Bedrijven Wet).
Pengawasan barang dan uang perusahaan IBW dilakukan oleh Badan Pemeriksa
Keuangan, sementara bagian anggaran belanja perusahaan masuk kedalam
anggaran belanja negara.
d. Dinas Pos sebagai Perusahaan Negara
Berdasarkan UU No. 19 semua perusahaan yang modalnya merupakan
kekayaan negara, baik yang terjadi karena nasionalisasi maupun karena
pemisahaan dari kekayaan negara, menjadi perusahaan negara. Kemudian keluar
PP No. 241 Tahun 1961 dan Surat Keputusan Menteri Perhubungan Darat dan
Pariwisata, yang menyatakan jawatan PTT dilebur menjadi Perusahaan Negara
Pos dan Telekomunikasi (PN Postel) yang diresmikan pada tanggal 27 Mei 1963.
e. Dinas Pos sebagai Perusahaan Negara Pos dan Giro
Sementara didirikannya PN Postel hingga tahun 1965, lapangan usaha
Perusahaan Negara tersebut telah berkembang dengan cepatnya. Berdasarkan PP
No. 29 Tahun 1965, terjadi pemecahan menjadi PN Pos dan Giro dan PN Postel.
Perusahaan Negara Pos dan Giro adalah badan hukum yang berhak
melakukan usaha-usaha dalam lapangan penyelenggaraan pos dan giro. Tempat
kedudukan kantor pusatnya berada di Bandung dan tujuan pendirian PN Pos dan
Giro pada dasarnya adalah turut membangun ekonomi nasional dengan
mengutamakan kebutuhan rakyat dan ketentraman serta ketenangan kerja dalam
f. Dinas Pos sebagai Perusahaan Umum
Berdasarkan PP No. 9 Tahun 1978, Perusahaan Negara Pos dan Giro
ditetapkan bentuk usahanya menjadi Perusahaan Umum dengan singkatan Perum
Pos dan Giro. Langkah lebih lanjut dari PP No. 9 Tahun 1978, maka pendirian
Perum Pos dan Giro ditetapkan kembali melalui PP No. 24 Tahun 1984.
Dasar pertimbangan mengapa bentuk ini yang dipilih, bahwa dinas pos
dan giro pos merupakan cabang produksi jasa yang penting serta mempunyai
fungsi yang vital sebagai prasarana pembangunan nasional, juga untuk lebih
menyempurnakan dan menyalahgunakan pengusaha dan pengelolaan dinas pos
dan giro pos oleh Perusahaan Negara Pos dan Giro.
g. Dinas Pos sebagai Perseroan Terbatas (Persero)
Akibat tuntutan zaman dan era globalisasi yang berkembang luas,
menyebabkan PN Pos dan Giro perlu mengembangkan diri karena pemerintah
tidak dapat mendanai perusahaan ini sepenuhnya maka dikeluarkanlah PP No. 5
Tahun 1995 tanggal 27 Februari 1995 tentang pengalihan bentuk Perum Pos dan
Giro menjadi Perusahaan Perseroan (PERSERO), dimana sebagian dana yang ada
berasal dari masyarakat yaitu dengan mengeluarkan saham.
Pengesahan ini tercantum dalam Akte Notaris Sutjipto, S.H. No. 117
tanggal 2 Juni 1995 dan kuasa dari pemerintah yaitu Menteri Pariwisata, Pos dan
2.1.2 Visi dan Misi PT. Pos Indonesia (Persero) 1. Visi PT. Pos Indonesia
Adalah berupaya untuk menjadi penyedia sarana komunikasi kelas dunia,
yang peduli terhadap lingkungan, dikelola oleh sumber daya manusia yang
profesional. Sehingga mampu memberikan layanan terbaik bagi masyarakat serta
tumbuh dan berkembang sesuai dengan konsep bisnis yang sehat.
2. Misi PT. Pos Indonesia
a. Menyediakan sarana komunikasi yang handal dan terpercaya bagi
masyarakat dan pemerintah, guna menunjang pembangunan nasional serta
memperkuat kesatuan dan keutuhan bangsa dan Negara.
b. Mengembangkan usaha yang bertumpu pada peningkatan mutu pelayanan
untuk mencapai kepuasan pelanggan serta memberikan nilai tambah yang
optimal bagi karyawan pemegang saham.
2.1.3 Bidang Pekerjaan PT. Pos Indonesia ( Persero)
Menurut pasal 3 dalam Bab II tentang kedudukan, tugas pokok dan
susunan organisasi yang terdapat dalam keputusan direksi PT. Pos Indonesia.
Tugas pokok dari PT. Pos Indonesia adalah menyelenggarakan usaha pelayanan
jasa pos dan giro bagi masyarakat baik di dalam maupun di luar wilayah Indonesia
yang meliputi jasa pos, jasa giro dan giro sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
Pada hakekatnya PT. Pos Indonesia dalam menjalankan usahanya
maupun luar negeri secara rinci mempunyai beberapa jenis pelayanan yang terdiri
dari :
1. Pelayanan pokok berupa pengiriman
a. Berita : surat, warkat pos dan kartu pos
b. Uang : wesel pos dan giro/cek
c. Barang : paket pos
2. Pelayanan tambahan
a. Pelayanan surat pos tercatat.
b. Pelayanan surat pos terdaftar.
c. Pelayanan surat pos dan paket pos dengan harga tanggungan.
d. Pelayanan surat pos dan paket pos dengan tebusan.
e. Pelayanan permintaan berita terima surat pos tercatat dan paket pos.
f. Pelayanan surat pos kilat khusus.
g. Pelayanan surat pos tercatat lepas biaya dan paket pos lepas biaya.
3. Pelayanan khusus berupa :
a. Expres Mail Service yaitu pelayanan surat pos ke luar negeri.
b. Pos Patas yaitu pelayanan surat pos dengan jaminan waktu tempuh
maksimum 12 jam terhitung dari saat pemberangkatan.
c. Pos Canta yaitu pelayanan antara surat pos cepat di kota-kota besar atau
kota metropolitan merupakan pelayanan pos kilat khusus lokal dengan
fasilitas istimewa agar tiba ke tangan penerima dalam waktu sesingkat
d. Ratron yaitu pelayanan surat pos elektronik untuk pengiriman surat,
dokumen, data otentik dan linnya secara lebih cepat, aman, efisien dengan
waktu tempuh maksimum 6 jam terhitung dari saat pengiriman.
e. Cekpos Wisata yaitu pelayanan yang memberi kemudahan serta rasa aman
memiliki surat berharga uang bagi para wisatawan yang melakukan
perjalanan ke seluruh nusantara, dapat diuangkan pada Kantor Pos dan
Sentral Giro diseluruh Indonesia.
f. Weselpos Kilat Khusus yaitu pelayanan pengiriman uang dengan cara
uang lebih cepat dengan jangkauannya telah beredar secara luas dan
mantap diseluruh tanah air.
g. Westron yaitu pelayanan weselpos elektronik yang penerusannya
dilakukan melalui transmisi elektronik untuk memenuhi kebutuhan
masyarakat akan lalu lintas uang serba cepat.
4. Pelayanan Keagenan
Yaitu pelayanan yang melaksanakan pekerjaan pemberian jasa atas nama dan
untuk kepentingan pihak ketiga, baik instansi pemerintah, perusahaan swasta
maupun perorangan dengan memperoleh imbalan jasa tertentu.
2.1.4 Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia (Persero)
Struktur organisasi adalah gambaran yang memperlihatkan suatu susunan
yang logis, tertib dan memperlihatkan hubungan yang serasi. Kita akan
maupun hubungan antara yang satu dengan yang lain mengenai kekuasaannya
maupun batasan-batasan tanggung jawabnya.
Struktur organisasi suatu perusahaan biasanya telah diatur sebaik-baiknya
sehingga sedikit sekali kemungkinan yang terjadi seorang pegawai akan
memegang atau melakukan lebih dari satu pekerjaan yang telah ditentukan.
Struktur organisasi PT. Pos Indonesia (Persero) tingkat pusat yang telah
ditetapkan berdasarkan keputusan direksi No. 28/A/Dirut/1999 tanggal 26
Februari 1999 tentang organisasi dan tata kerja PT. Pos Indonesia (Persero).
2.1.5 Sejarah Komunikasi Korporat PT.Pos Indonesia (Persero).
Sejak I Juli 1968, Direktur Utama PN Pos dan Giro adalah Bapak
Adiwinata. Instruksi yang diterimanya ialah supaya pengiriman surat pos lebih
cepat dan lebih aman. Di samping itu PN Pos dan Giro supaya “berdikari”, berdiri
diatas kaki sendiri, tanpa mendapat subsidi dari pemerintah.
Sudah beberapa tahun PN Pos dan Giro mengalami defisit. Sebab itu ia
harus mengusahakan kebijakan neraca seimbang dan melakukan “Cost
Accounting” yang tepat. Tantangan inilah yang harus dihadapinya sebagai
Direktur Utama. Ia harus dapat meningkatkan pendapatan perusahaan, supaya
pengeluaran dapat ditutup dengan penerimaan. Ia harus menjalankan
“Management by objective” dengan melakukan “Target approach”.
Ia melihat bahwa monopoli pos tidak boleh diandalkan dengan
perhitungan bahwa publik akan datang sendiri ke Kantor Pos dan Giro. Kenyataan
menunjukkan bahwa PN Pos dan Giro menghadapi persaingan pemakai jasa pos,
berhubung dengan itu, ia mulai menggiatkan “Public Relations Service” atau
dinas hubungan masyarakat dalam tahun pengangkatannya itu pula. Secara
organisator, urusan Humas Pos dibawahi Direktur Tata Usaha dan Kepegawaian
Pos. Namun secara taktis ditempatkan dibawah Direktur Utama PN Pos dan Giro.
Dinas Humas Pos harus melakukan pendekatan kedalam dan keluar.
Kedalam yaitu Komrat menertibkan majalah perusahaan yang mula-mula
dinamakan Warta Bulanan Resmi. Ketika itu sedang dikembangkan singkatan untuk memperpendek istilah yang panjang. Warta Bulanan Resmi PN Pos dan
sudah tentu tidak setuju dengan singkatan itu, karena artinya adalah sesuatu yang
porak poranda atau berengsek tidak keruan. Singkatan itu lalu diganti dengan
“Warres” dan kemudian diganti lagi dengan “Merpati Pos”. Dalam majalah
bulanan ini dimuat tulisan yang bersifat membangun manusia Pos dan Giro dalam
hubungannya dengan pelayanannya kepada masyarakat pemakai Pos dan Giro.
Sikap yang perlu dimiliki pegawai Pos dan Giro dalam hubungannya satu sama
lain di kantor untuk penyelesaian pekerjaan majalah ini dikhususkan bagi para
karyawan (public internal).
Sedangkan keluar yaitu Komrat melakukan pendekatan kepada masyarakat
pemakai jasa supaya menyukai Pos dan Giro, dengan melancarkan promosi lewat
siaran TVRI, RRI, iklan, kalender, pameran khususnya mengenai filateli,
menerbitkan majalah “Sahabat Pena”, menyokong PN Pos dan Giro makin
dikenal dan disukai masyarakat yang masih perlu diberi penerangan, sehingga
jasanya makin dipakai di masyarakat yang lebih luas.
Upaya Direktur Utama, Adiwinata ternyata mencapai sasaran yang dituju.
Ia merasa puas bahwa keuangan PN Pos dan Giro dapat disehatkan kembali
dengan menempuh pendekatan yang terpadu kepada semua anggota Direksi dan
Eselon yang ada dibawahnya masing-masing.
Kemudian nama Humas Pos dirubah menjadi Komunikasi Korporat yang
disingkat Komrat karena cakupannya lebih luas. Saat ini Komrat PT.Pos
Indonesia (Persero) dibawah Sekretariat Perusahaan. Komrat PT.Pos Indonesia
(Persero) terletak di jalan Anggrek No.59 Bandung.
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Komunikasi Korporat PT. Pos Indonesia (Persero).
2.2 Landasan Teori
Pada landasan teori ini diuraikan sejumlah teori untuk membantu dan
memecahkan permasalahan yang ada. Beberapa landasan teori tersebut meliputi
konsep dasar dan definisi-definisi yang berkaitan dengan perangkat lunak yang
digunakan serta faktor-faktor pendukung dalam pelaksanaan perancangannya.
2.2.1 Sistem Informasi 2.2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah sebuah tatanan yang terdiri atas sejumlah komponen
fungsional (dengan satu fungsi/tugas khusus) yang saling berhubungan dan secara
bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses. Selain itu ada beberapa
pendekatan yang mendefinisikan sistem, yang menekankan pada prosedur,
komponen dan abstrak.
Jogiyanto HM (1989:1) menarik kesimpulan sebagai berikut :
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu, atau sistem adalah kumpulan dari
elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”
2.2.1.2 Pengertian Informasi
Informasi adalah komponen penting yang diperlukan dalam sebuah sistem
organisasi, suatu sistem yang kurang mendapat informasi akan dirasakan kurang
Jogiyanto HM (1989:14) “Informasi adalah data yang diolah menjadi
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.
Gordon. B. Davis (194:27) mendefinisikan sebagai berikut :
“Informasi adalah sebuah istilah yang tepat dalam pemakaiannya secara umum,
informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran
komunikasi dan sebagainya. Definisi umum untuk informasi adalah data yang
telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan
bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau pada saat mendatang”.
2.2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem yang mempertemukan kebutuhan
transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi
dari suatu tempat dan menyediakan laporan-laporan yang diperlukan dari pihak
luar tertentu. Komponen sistem informasi : masukan model sistem informasi,
keluaran sistem, teknologi, database, kontrol.
Robert A. Lelcth dan Roscoe Davis mendefinisikan sistem informasi
sebagai berikut : “Suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung informasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategis suatu organisasi dan menyediakan
2.3 Alat Bantu Pemodelan
Analisis sistem merupakan suatu proses yang mempelajari suatu sistem yaitu
dengan cara menguraikan sistem tersebut ke dalam elemen-elemen
pembentuknya, dengan mencari hubungan antar elemen atau kaitan antara suatu
elemen dengan sistem secara keseluruhannya.
Beberapa alat yang biasa digunakan untuk melakukan analisis sistem
diantaranya sebagai berikut :
2.3.1 Flow Map
Flow map merupakan data dalam bentuk dokumen atau formulir dalam
suatu sistem informasi yang merupakan suatu aktivitas yang terkait dalam
hubungannya dengan kebutuhan data dan informasi. Proses aliran dokumen ini
terjadi dengan entitas diluar sistem.
2.3.2 Diagram Konteks (Context Diagram)
Diagram konteks adalah bagian dari Data Flow Diagram yang berada pada
level yang paling tinggi yang berfungsi untuk menggambarkan hubungan sistem
dengan lingkungan luar. Diagram konteks digunakan untuk merepresentasikan
sistem melalui sebuah bubble (Edward Yourdan. Modern Structured Analysis. Hal
339). Pada diagram konteks dapat dilihat kelompok pemakai, organisasi atau
sistem lain yang berhubungan dengan sistem kita. Diagram konteks juga
memperlihatkan input maupun output dari sistem lain dan juga penyimpanan yang
2.3.3 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah salah satu alat terpenting untuk
memodelkan suatu sistem secara logika. DFD dipopulerkan oleh DeMarco (1978)
dan Gane and Sarson (1979) melalui metodologi sistem analisis yang terstruktur.
Model DFD menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar subsistem
yang berhubungan satu dengan yang lainnya. Hubungan antara subsistem dapat
menggunakan aliran data atau penyimpanan datanya. DFD sebagai perangkat
analisis hanya mampu memodelkan sistem dari sudut pandang fungsi sistem dan
subsistem.
Di dalam DFD dapat dilihat proses-proses yang dilakukan sistem, interaksi
antar proses dan interaksi proses-proses tersebut dalam entity luar. DFD juga
menunjukkan data yang masuk ke dalam sebuah proses, data-data lain yang
diperlukan untuk mengerjakan proses tersebut dan hasil proses tersebut.
2.3.4 Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data adalah katalog fakta tentang data kebutuhan-kebutuhan informasi
dari suatu sistem informasi serta dokumentasi yang mendukung DFD, terdiri dari
definisi dari setiap data flow dan data store yang berada pada data flow diagram
tersebut (Jerry FitzGerald dan Andra F. FitzGerald. Fundamentals of System
Analysis. Hal 75). Kamus data terdiri dari dua macam yaitu kamus data komposit
Kamus data mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut :
1. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam Data Flow Diagram.
2. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran.
3. Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data.
4. Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan sebagai penyimpanan
data dan aliran data.
5. Mendeskripsikan hubungan detail antara penyimpanan.
2.3.5 Konsep Dasar Basis Data
Hampir disemua aspek pemanfaatan perangkat komputer dalam sebuah
organisasi atau perusahaan senantiasa berhubungan dengan basis data. Perangkat
komputer dalam suatu organisasi atau perusahaan biasanya digunakan untuk
menjalankan fungsi pengolahan sistem informasi, yang dewasa ini sudah menjadi
suatu keharusan demi untuk meningkatkan efisiensi, daya saing, dan kecepatan
operasional perusahaan.
a. Pengertian Basis Data (Database)
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan
satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan
perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu
komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam
menyediakan informasi bagi para pemakai. Istilah basis data banyak menimbulkan
Menurut Anthoni J. Fabbri dan A. Robert Schwab, pengarang buku Practical
Database Management, basis data adalah sistem berkas terpadu yang dirancang
terutama untuk meminimalkan pengulangan data. Sedangkan menurut C. J. Date,
pengarang buku An Introduction to Database System, basis data dianggap sebagai
tempat untuk sekumpulan berkas data terkomputerisasi. Menurut Date, sistem
basis data pada dasarnya adalah sistem terkomputerisasi yang tujuan utamanya
adalah memelihara informasi dan membuat informasi tersebut tersedia saat
dibutuhkan.
Pengguna sistem basis data bisa melakukan beberapa operasi, seperti :
1. Menambahkan file baru ke sistem basis data.
2. Mengosongkan berkas
3. Menyisipkan data ke suatu berkas
4. Mengambil data yang ada pada suatu berkas.
5. Mengubah data pada suatu berkas.
6. Menghapus data pada suatu berkas.
7. Menyajikan suatu informasi yang diambil dari sejumlah berkas.
b. Entity Relationship Diagram (ERD)
Model dan entitas-relationship (E-R) didasarkan pada suatu pemahaman
atau sebuah dunia nyata yang terdiri atas sekelompok objek dasar yang disebut
entitas (kesatuan), dan relationship (hubungan) antara objek tersebut. Model E-R
adalah salah satu dari sekian banyak model data semantik. Aspek semantik dari
berguna untuk memetakan makna dan interaksi yang ada dari dunia nyata kedalam
sebuah skema konseptual. Karena itulah banyak tools untuk desain basis data
dikembangkan untuk dapat menggambarkan model E-R. Relationship antara dua
tabel dapat dikategorikan menjadi tiga macam :
a. One To One Relationship
Hubungan antara tabel kesatu dan kedua adalah satu banding satu.
b. One To Many Relationship
Hubungan antara tabel kesatu dengan tabel kedua adalah satu
banding banyak.
c. Many To Many Relationship.
Hubungan antara tabel pertama dengan tabel kedua adalah banyak berbanding banyak.
Berikut ini adalah penjelasan dari komponen-konponen yang terdapat
dalam E-R Diagram :
a. Entity (Kesatuan)
Entity adalah suatu objek yang merepresentasikan suatu himpunan
atau sesuatu didunia nyata yang mempunyai peranan dalam sistem
yang sedang dibangun, dapat diidentifikasikan secara unik dan
dapat dijelaskan dengan satu atau lebih atribut (Edward Yourdan.
Modern Structured Analysis, Hal 70). Atribut adalah elemen
informasi yang terdapat pada sebuah entity (Data Architect User
b. Relationship (Hubungan)
Relationship adalah hubungan yang diberi nama diantara entity
(Data Architect User Guide. S-Designor. Hal 71). Cardinality
mengidentifikasikan jumlah keberadaan dari sebuah entity yang lain
(Data Architect User Guide. S-Designor. Hal 101).
2.4 Perangkat Lunak yang Digunakan 2.4.1 Macromedia Dreamweaver MX 2004
Dreamweaver adalah software aplikasi desain web visual yang biasa dikenal
dengan istilah WYSIWYG (What You See Is What You Get) intinya, tidak harus
berurusan dengan tag-tag HTML untuk membuat sebuah situs. Macromedia
belum lama ini telah mengeluarkan rilis terbaru dari Dreamweaver yaitu
Dreamweaver MX, dengan penambahan beberapa fasilitas baru di dalamnya.
Dreamweaver tidak hanya dapat digunakan oleh para desainer web, namun juga
dapat digunakan oleh programmer untuk membangun halaman interaktif karena
Dreamweaver MX mendukung pula PHP, ColdFusion, ASP.NET dan lain-lain.
Tool yang digunakan untuk membuat suatu halaman web dibagi menjadi tiga
jenis, yaitu : editor HTML berbasis teks, editor yang mengkombinasikan tampilan
grafik WYSIWYG (What You See Is What You Get) dengan tampilan kodenya,
dan editor yang benar-benar berbasis grafik. Tiap-tiap jenis editor tersebut
memiliki grup penggemarnya sendiri, para programmer, para webmaster
mungkin merupakan editor pertama dengan fitur-fitur lengkap yang memenuhi
semua grup diatas.
Dreamweaver mempunyai beberapa fungsi penting dalam pembuatan suatu
halaman web, seperti layout-view yang memungkinkan para designer halaman
web dapat langsung menempatkan tabel dan sel di halaman webnya. Juga terdapat
beberapa fungsi tambahan seperti team collaboration dan peningkatan multimedia.
2.4.2 Sekilas Tentang MySQL
MySQL adalah multi user database yang menggunakan bahasa Strucktured
Query Language (SQL). MySQL dalam operasi client-server melibatkan server
daemon MySQL disisi server dan berbagai macam program serta Library yang
berjalan disisi client. MySQL mampu menangani data yang cukup besar.
SQL adalah bahasa standar yang digunakan untuk mengakses database
server. Bahasa ini pada awalnya dikembangkan oleh IBM, namun telah diadopsi
dan digunakan sebagai standar industri. Dengan menggunakan SQL, proses akses
database menjadi lebih userfriendly dibandingkan dengan menggunakan dBase
atau Clipper yang masih menggunakan perintah-perintah pemrograman.
MySQL merupakan software database yang paling populer di lingkungan
Linux, kepopulerannya ini karena ditunjang perfoma query dari databasenya yang
saat ini bisa dikatakan paling cepat dan jarang bermasalah. MySQL ini juga sudah
2.4.3 Sekilas Tentang HTML (Hypertext Markup Language)
HTML merupakan standard bahasa yang digunakan untuk menampilkan
dokumen web dan menampilkan berbagai informasi di dalam sebuah browser
Internet. HTML berupa kode-kode tag yang menginstruksikan browser untuk
menghasilkan tampilan sesuai dengan yang diinginkan. Sebuah file yang
merupakan file HTML dapat dibuka dengan menggunakan browser web seperti
Mozilla Firefox atau Microsoft Internet Explorer. HTML juga dapat dikenali oleh
aplikasi pembuka email ataupun dari PDA dan program lain yang memiliki
kemampuan browser, yang bisa Anda lakukan dengan HTML yaitu:
a. Mengontrol tampilan dari web page dan kontennya.
b. Mempublikasikan dokumen secara online sehingga bisa di akses dari
seluruh dunia.
c. Membuat online form yang bisa digunakan untuk menangani pendaftaran,
transaksi secara online.
d. Menambahkan objek-objek seperti image, audio, video dan juga java
applet dalam document HTML.
HTML bisa kita buat di banyak text editor seperti Notepad (paling sederhana),
EditPlus, Dreamweaver (dipermudah dengan tampilan visual). File HTML harus
disimpan dalam extension .htm atau .html. Penulisan html tidak bisa terlepas dari
markup/tanda yang dinamakan tag HTML, karena inti dari penulisan html adalah
memberi tanda terhadap suatu teks sesuai aturan sehingga diperoleh halaman yang
2.4.4 Sekilas Tentang PHP (Personal Home Page)
PHP adalah bahasa server-side scripting yang menyatu dengan HTML untuk
membuat halaman web yang dinamis. Maksud dari server-side scripting adalah
sintaks dan perintah-perintah yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan di
server. Tetapi disertakan pada dokumen HTML. Pembuatan web ini merupakan
kombinasi antara PHP sendiri sebagai bahasa pemrograman dan HTML sebagai
pembangun halaman web. Ketika seorang pengguna internet akan membuka suatu
situs yang menggunakan fasilitas server-side scripting PHP, maka terlebih dahulu
server yang bersangkutan akan memproses semua perintah PHP di server lalu
mengirimkan hasilnya dalam format HTML ke web browser pengguna internet
tadi. Dengan demikian seorang pengguna internet tidak dapat melihat kode
program yang ditulis dalam PHP sehingga keamanan dari halaman web menjadi
lebih terjamin.
Sebagai bahasa skrip yang bersifat server-side scripting PHP memiliki
beberapa kelebihan atau keunggulan antara lain :
a. Tidak diperlukan kompatibilitas browser atau harus menggunakan browser
tertentu, karena serverlah yang akan mengerjakan skrip PHP. Hasil yang
dikirimkan kembali ke browser umumnya bersifat teks atau gambar saja
sehingga pasti dikenal oleh browser apapun.
b. Freeware artinya dapat didistribusikan dengan bebas.
c. Memiliki kemampuan koneksi berbagai macam database seperti : MySQL,
d. Menghasilkan isi halaman web yang dinamis, dan menerima cookies.
Kemampuan (feature) PHP yang paling diandalkan dan signifikan adalah
dukungan kepada banyak databases. Membuat halaman web yang menggunakan
data dari database dengan sangat mudah dapat dilakukan. PHP juga banyak
mendukung untuk berkomunikasi dengan layanan lain menggunakan protokol
IMAP, SNMP, NNTP, POP3, HTTP, dan lainnya yang tidak terhitung.
Pemrograman juga dapat membuka soket pembuka soket jaringan secara mentah
dan berinteraksi dengan protokol lainnya.
32 3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem
informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
3.1.1 Analisis Masalah
Sesuai dengan hasil penelitian, dalam sistem informasi penerbitan Majalah
Sahabat Pena di PT. Pos Indonesia Bagian Komunikasi Korporat banyak yang
masih menggunakan cara manual, contohnya penyimpanan data naskah, proses
input naskah, proses acc dan lainnya. Untuk mempermudah dan mempercepat
proses pembuatan dan penerbitan Majalah Sahabat Pena dibutuhkan sistem
dengan komputerisasi yang menggunakan software yang mendukung.
Pembangunan sistem yang baru diharapkan bisa mengatasi kekurangan dari sistem
3.1.2 Analisis Fungsional
Setelah melakukan pengamatan dalam sistem informasi di PT. Pos
Indonesia Bagian Komunikasi Korporat khususnya Divisi ‘Sahabat Pena’ adalah
bagaimana penerbitan Majalah Sahabat Pena. Untuk sistem informasi penerbitan
Majalah Sahabat Pena di PT. Pos Indonesia (Persero) memiliki empat entity yaitu
pembuat, tim redaksi, manajemen, dan percetakan.
Pembuat mengajukan ide kepada tim redaksi berupa naskah, tim redaksi
kemudian memilih dan memutuskan ide naskah mana yang akan dimuat dalam
majalah. Setelah tim redaksi memutuskan naskah mana saja yang akan dimuat
dalam majalah kemudian naskah ini dikirim ke manajemen untuk di tanda tangan,
setelah itu oleh manajemen dikembalikan lagi ke tim redaksi. Kemudian oleh tim
redaksi naskah ini dikirim ke percetakan dalam bentuk draft fix untuk dicetak
dalam bentuk produk majalah Sahabat Pena. Selanjutnya setelah dicetak, produk
ini akan diterbitkan.
3.1.2.1 Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan :
a. Pembuat mengajukan ide yang berupa naskah kepada tim redaksi.
b. Tim redaksi memilih dan memutuskan ide naskah yang akan dimuat
didalam majalah.
c. Ide naskah yang telah dipilih dan diputuskan, kemudian dibuat laporan
persetujuannya.
e. Tetapi bila disetujui maka ide naskah tersebut dibuat dalam bentuk draft
fix.
f. Draft fix tersebut dikirim tim redaksi ke manajemen untuk di tandatangan.
g. Setelah di tandatangan oleh manajemen, draft tersebut dikembalikan lagi
ke tim redaksi.
h. Lalu oleh tim redaksi draft tersebut dikirim ke percetakan.
i. Setelah dikirim kepercetakan draft tersebut dibentuk dalam produk
majalah Sahabat Pena.
3.1.2.2 Diagram Alir (Flowmap)
Dari alur cerita diatas dapat dibuat suatu Flowmap penerbitan Majalah
3.1.3 Deskripsi Pekerjaan
PT. Pos Indonesia (Persero) melibatkan beberapa bagian dalam melakukan
proses penerbitan majalah Sahabat Pena. Adapun deskripsi pekerjaan yang ada
pada Bagian Komunikasi Korporat adalah sebagai berikut :
1. Manajemen
Mengidentifikasi dan menimbang serta memperhatikan setiap naskah yang
dikirim tim redaksi, mengatur semua kegiatan penerbitan majalah dan
sebagai pemantau pembuatan majalah Sahabat Pena.
2. Tim Redaksi
Mengumpulkan data dan informasi berupa naskah yang dikirim pembuat,
mengidentifikasi setiap naskah lalu memilih dan memutuskan naskah
mana yang cocok untuk dijadikan majalah.
3. Percetakan
Bertugas mencetak naskah sehingga menjadi sebuah produk majalah yang
siap diterbitkan.
3.1.4 Analisis Pengkodean
Seorang pegawai mempunyai sebuah identitas yang membedakan pegawai
satu dan yang lainnya. Identitas ini berupa nomor induk pegawai (NIP). NIP ini
bersifat identik, jadi tidak ada yang mempunyai NIP yang sama dalam satu
organisasi. Berikut format NIP yang digunakan :
Format : 999999999
2. Dua digit setelah pertama menyatakan tahun lahir pegawai.
3. Enam digit terakhir menyatakan nomor unit pegawai.
Contoh : 957187536
Nomor unit pegawai
Tahun lahir pegawai
Kode perusahaan
3.1.5 Analisis Non Fungsional
Pada analisis non fungsional sistem informasi penerbitan Majalah Sahabat
Pena PT. Pos Indonesia (Persero) akan mencakup analisis perangkat lunak
(software) dan analisis perangkat keras (hardware).
1. Perangkat Lunak (Software)
Komputer yang digunakan PT. Pos Indonesia (Persero) ini
menggunakan sistem operasi Windows XP Professional. Sistem
operasi yang digunakan di perusahaan bisa menjalankan aplikasi yang
akan dibangun.
2. Perangkat Keras (Hardware)
Spesifikasi perangkat keras yang digunakan di perusahaan adalah
sebaga berikut :
a. Processor : Pentium IV 2.6 MHz
b. Memory : DDR 256 Mb
c. Harddisk : 80 Gb
Spesifikasi komputer yang ada di atas sudah mencukupi untuk
menjalankan program ini.
3.2 Perancangan Sistem
Perancangan akan dimulai setelah tahap analisis terhadap sistem selesai
dilakukan. Perancangan adalah tahapan dimana penulis membuat suatu
perancangan untuk membangun suatu sistem pengolahan data penilaian prestasi
dan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan
dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan
berfungsi. Tahapan ini menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi
dari sistem akan benar-benar memuaskan dari rancang bangun yang telah
ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem.
Alat bantu yang digunakan untuk menggambarkan perancangan sistem
secara umum yang akan dibangun, yaitu diagram konteks dan data flow diagram
(DFD). Untuk menjelaskan bagaimana suatu masukan diproses pada sistem maka
digunakan spesifikasi proses dan kamus data untuk mengetahui aliran data yang
3.2.1 ERD (Entity Relationship Diagram)
Entity relationship diagram (ERD) merupakan suatu objek yang dapat
didefinisikan dalam lingkungan pemakai. ERD yang diusulkan dapat dilihat pada
gambar 3.2:
3.2.2 Skema Relasi
Suatu file terdiri dari beberapa kelompok elemen yang berulang-ulang
perlu diorganisasikan kembali. Proses untuk mengorganisasikan file untuk
menghilangkan kelompok elemen yang berulang-ulang ini disebut relasi antar
tabel. Proses relasi antar tabel merupakan pengelompokkan data menjadi
tabel-tabel yang menunjang entitas dan relasi yang berfungsi untuk mengakses data itu
sedemikian rupa sehingga database mudah dimodifikasi. Relasi antar tabel untuk
penerbitan majalah Sahabat Pena adalah sebagai berikut :
3.2.3 Perancangan Proses
Perancangan proses dilakukan agar sistem yang kita bangun memiliki
efisiensi kerja sistem yang baik, tahap ini sangat penting dalam menentukan hasil
baik atau tidaknya sistem yang sedang dibangun. Proses yang dirancang diuraikan
dalam beberapa bagian yang dapat membentuk sistem menjadi satu komponen
yang utuh.
3.2.4 Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan suatu alat yang digunakan untuk
menggambarkan aliran data dan interaksi dalam sistem secara umum dan untuk
struktur analisis. Pendekatan struktur ini untuk menggambarkan sistem secara
garis besar atau secara keseluruhan. Pada diagram konteks ini sistem informasi
yang dibuat akan menghasilkan sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan
yang ingin dihasilkan. Diagram konteks Sistem Informasi Penerbitan Majalah
Sahabat Pena dapat dilihat pada gambar 3.4 berikut ini :
3.2.5 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang menggambarkan
sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain
melalui aliran dan penyimpanan datanya. Atau menggambarkan
komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data diantara komponen-komponen tersebut beserta
asal, tujuan dan penyimpanan datanya. Data Flow Diagram (DFD) diperlukan
untuk melihat gambaran sistem secara terperinci.
3.2.5.1DFD level 0
Pada DFD level 0 menjelaskan proses keseluruhan yang terjadi pada sistem
3.2.5.2 DFD level 1 Proses 1.0 login
DFD level 1 proses 1.0 login menjelaskan tentang proses login yang
terjadi pada aplikasi. Untuk lebih jelasnya terlihat pada gambar 3.6 :
3.2.5.3 DFD level 1 Proses 2.0 Pengolahan Data Website Sahabat Pena
3.2.5.4 DFD level 2 Proses 2.1 Pengolahan Data Staff
Gambar 3.8 DFD level 2 Proses 2.1 Pengolahan Data Staff 3.2.5.5 DFD level 2 Proses 2.2 Pengolahan Data Profil
3.2.5.6 DFD level 2 Proses 2.3 Pengolahan Data Polling
Gambar 3.10 DFD level 2 Proses 2.3 Pengolahan Data Polling 3.2.5.7 DFD level 2 Proses 2.4 Pengolahan Data Naskah
3.2.5.8 DFD level 2 Proses 2.5 Pengolahan Data Upload
Gambar 3.12 DFD level 2 Proses 2.5 Pengolahan Data Upload 3.2.5.9 DFD level 2 Proses 2.6 Pengolahan Data Home
3.2.5.10 DFD level 2 Proses 2.7 Pengolahan Data Buku Tamu
Gambar 3.14 DFD level 2 Proses 2.7 Pengolahan Data Buku Tamu 3.2.5.11 DFD level 2 Proses 2.8 Pengolahan Data User
3.2.5.12 DFD level 5 Proses 5.0 Buku Tamu
Gambar 3.16 DFD level 5 Proses 5.0 Buku Tamu
3.2.6 Kamus Data
Kamus data mempunyai peran yang cukup penting dalam perancangan dan
pembangunan sebuah sistem informasi. Kamus data berfungsi untuk menjelaskan
semua data yang digunakan di dalam sistem, tabel 3.17 berikut ini berisi kamus
data dari sistem penerbitan Majalah Sahabat Pena.
Tabel 3.17 Kamus Data
Nama Atribut Type Length Constraint Id_bukutamu int 5 (0..9)
Id_user varchar 50 (A,B..Z),(a,b..z) Judul varchar 100 (A,B..Z),(a,b..z) Isi_naskah text - (A,B..Z),(a,b..z) ,(0..9) Tanggal date - (0..9)
Id int 11 (0..9)
3.2.7 Spesifikasi Proses
Spesifikasi proses pada sistem yang di analisis dapat dilihat pada tabel
berikut :
Tabel 3.18 Spesifikasi Proses No.1
No.Proses 1
Nama Proses Validasi User
Deskripsi Proses autentikasi user Dipanggil oleh Proses -
Memanggil Proses Upload naskah dan lihat naskah Flow Input Id redaksi dan Id pengarang Flow Output Valid dan Invalid
Store Input T user Store Output T user Logika Proses If user login
Then user masuk ke sistem
Tabel 3.19 Spesifikasi Proses No.2
No.Proses 2
Nama Proses Sign Up
Deskripsi Proses pendaftaran user Dipanggil oleh Proses -
Memanggil Proses -
Flow Input Dt redaksi dan dt pembuat Flow Output Dt user
Store Input - Store Output T user
Logika Proses If user tidak terdaftar
Then user bisa mendaftar (sign up)
Tabel 3.20 Spesifikasi Proses No.3
No.Proses 3
Nama Proses Upload naskah
Deskripsi Proses pengiriman naskah ke sistem Dipanggil oleh Proses Validasi user
Memanggil Proses - Flow Input Valid Flow Output Dt naskah Store Input -
Store Output T naskah
Then boleh upload karangan/ naskah
Tabel 3.21 Spesifikasi Proses No.4
No.Proses 4
Nama Proses Kelola naskah
Deskripsi Mengelola naskah yang sudah ada Dipanggil oleh Proses -
Memanggil Proses -
Flow Input Dt naskah dan acc Flow Output Dt naskah
Store Input T naskah Store Output T naskah
Logika Proses If user yang login adalah tim redaksi Then boleh mengelola naskah
Tabel 3.22 Spesifikasi Proses No.5
No.Proses 5
Nama Proses Kirim surat (email)
Deskripsi Proses kirim surat antara pembuat dan tim redaksi
Dipanggil oleh Proses -
Memanggil Proses Validasi user Flow Input Valid
Flow Output Surat Store Input T surat Store Output T surat
Logika Proses If user yang login adalah pembuat atau tim redaksi
Then boleh kirim surat
Tabel 3.23 Spesifikasi Proses No. 5.1
No.Proses 5.1
Nama Proses Hapus
Deskripsi Proses penghapusan naskah Dipanggil oleh Proses -
Memanggil Proses -
Flow Input Dt naskah Flow Output Dt naskah Store Input T naskah Store Output T naskah
Tabel 3.24 Spesifikasi Proses No. 5.2
No.Proses 5.2
Nama Proses Proses kirim surat (email)
Deskripsi Proses kirim surat antara tim redaksi dengan pembuat
Dipanggil oleh Proses - Memanggil Proses - Flow Input Surat Flow Output Surat Store Input - Store Output T Surat
Logika Proses If pembuat akan memberikan kritik Then pembuat mengirim surat dan If tim redaksi menerima surat Then tim redaksi bisa membalas surat.
Tabel 3.25 Spesifikasi Proses No. 5.3
No.Proses 5.3
Nama Proses Baca email
Deskripsi Proses pembacaan email Dipanggil oleh Proses -
Memanggil Proses Kirim Flow Input Surat Flow Output Surat Store Input - Store Output -
Logika Proses If surat terkirim Then surat dapat dibaca
Tabel 3.26 Spesifikasi Proses No. 5.4
No.Proses 5.4
Nama Proses Hapus
Deskripsi Proses hapus naskah Dipanggil oleh Proses -
Memanggil Proses - Flow Input Surat Flow Output Surat Store Input T Surat Store Output T Surat
3.2.8 Struktur Tabel
Pada struktur tabel ini, semua jenis data yang terlibat dalam proses
diidentifikasikan dan dikumpulkan dalam bentuk penyajian seperti berikut :
Tabel 3.27 Tabel Buku Tamu
Nama Field Type Size Keterangan Id_bukutamu int 5 Primary Key Nama varchar 50
Email varchar 100
Pesan text -
Tanggal date -
Tabel 3.28 Tabel Home
Nama Field Type Size Keterangan Isi_home text -
Gambar varchar 100
Tabel 3.29 Tabel Naskah
Nama Field Type Size Keterangan No_naskah int 5 Primary Key Kode_naskah varchar 10
Id_user varchar 50 Judul varchar 100 Isi_naskah text - Tanggal date -
Tabel 3.30 Tabel Polling
Nama Field Type Size Keterangan
Id int 11 Primary Key
Vote3 int 10
Vote4 int 10
Tabel 3.31 Tabel Profil
Nama Field Type Size Keterangan Isi_profil text -
Gambar varchar 100
Tabel 3.32 Tabel Staff
Nama Field Type Size Keterangan Id_staff int 5 Primary Key Nama varchar 50
Tugas varchar 100
NIP int 10
Tabel 3.33 Tabel Upload
Nama Field Type Size Keterangan Id_upload int 5 Primary Key
Tabel 3.34 Tabel User
Nama Field Type Size Keterangan Id_user varchar 50 Primary Key Password varchar 50
3.2.9 Perancangan Struktur Menu
Struktur menu sistem informasi yang dirancang adalah sebagai berikut :
3.2.10 Perancangan Antarmuka Sistem
Perancangan antarmuka dimaksudkan untuk mempermudah dalam
pembangunan perangkat lunak yang akan dibangun.
3.2.10.1 Perancangan Form Menu Utama
Gambar 3.36 Perancangan Form Menu Utama
3.2.10.2 Perancangan Form Menu Admin
3.2.10.3 Perancangan Form Menu Edit Home
Gambar 3.38 Perancangan Form Menu Edit Home
3.2.10.4 Perancangan Form Menu Edit Profil
3.2.10.5 Perancangan Form Menu Buku Tamu
Gambar 3.40 Perancangan Form Menu Buku Tamu
3.2.10.6 Perancangan Form Menu Edit Polling
3.2.10.7 Perancangan Form Menu Data User
Gambar 3.42 Perancangan Form Menu Data User
3.2.10.8 Perancangan Form Menu Kelola Naskah (Admin)
3.2.10.9 Perancangan Form Menu Upload Naskah (Admin)
Gambar 3.44 Perancangan Form Menu Upload Naskah (Admin)
3.2.10.10 Perancangan Form Menu Setting Data Pribadi (Admin)
3.2.10.11 Perancangan Form Menu User
Gambar 3.46 Perancangan Form Menu User
3.2.10.12 Perancangan Form Menu Kelola Naskah (User)
3.2.10.13 Perancangan Form Menu Upload Naskah (User)
Gambar 3.48 Perancangan Form Menu Upload Naskah (User)
3.2.10.14 Perancangan Form Menu Setting Data Pribadi (User)
3.2.10.15 Perancangan Form Menu SignUp
Gambar 3.50 Perancangan Form Menu SignUp
3.2.10.16 Perancangan Form Menu Lost Password
3.2.10.17 Perancangan Form Menu Staff
