1
TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN
PADA PT METRO
MEDAN
Oleh :
NOVIKA BR PANDIA
122102089
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
NAMA : NOVIKA BR PANDIA
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NIM : 122102089
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PERSEDIAAN PADA PT METRO MEDAN
Tanggal ... Dosen Pembimbing Tugas Akhir
NIP. 19760705200212 1 002 Iskandar Muda SE, M.Si, Ak
Tanggal ... Ketua Program Studi D III Akuntansi
NIP. 19511114 198203 1 002 Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA
Tanggal ... Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
NIP. 19560407 198002 1 001
3
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : NOVIKA BR PANDIA
NIM : 122102089
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PERSEDIAAN PADA PT METRO MEDAN
Medan, 2015
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Allah Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat serta karunia yang begitu besar kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir guna melengkapi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Dalam penyelesaian tugas akhir ini, penulis banyak menerima bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec,Ac,Ak,CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, beserta seluruh dosen dan staf pengajar lain yang telah memberikan bimbingan dan ilmu yang bermanfaat kepada penulis selama duduk di bangku perkuliahan.
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Iskandar Muda SE, M.Si, Ak selaku dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu dan pikirannya untuk membimbing dan memberikan petunjuk kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. 5. Ibu Rosmila Purba selaku Manager Operasional telah memberikan ijin kepada
5
6. Teristimewa kepada orang tua penulis, K br Pelawi, yang telah membesarkan dan memberikan kasih sayang, serta memberikan dukungan berupa moril, material, dan doa yang tiada hentinya sehingga penulis menjadi seperti sekarang ini.
7. Kakak dan adik penulis yang telah memberi doa dan dukungan kepada penulis.
8. Terima kasih kepada orang terdekat penulis Fernando Bangun yang selalu bersedia meluangkan waktu dan memberikan semangat serta doa kepada penulis.
9. Bapak / Ibu Dosen pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan perkuliahan sehingga penulis dapat menyelesaikan studi perkuliahan.
10. Teman-teman tersayang saya Putri, Elisa, Winda, Hanna, Vivian, Cempaka yang selalu mendukung dan memberikan semangat kepada penulis.
Semoga Tuhan memberikan balasan atas semua bantuan yang diberikan. Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan oleh karena keterbatasan kemampuan penulis. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi peningkatan mutu penulisan tugas akhir ini. Penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat menambah dan memperluas pengetahuan kita semua. Terima kasih.
Medan, Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A.... Lat ar Belakang Masalah ... 1
B... Ru musan Masalah ... 3
C... Tuj uan dan Manfaat Penelitian ... 4
D... Ren cana Penulisan ... 5
1. ... Jad wal Survey/Observasi ... 5
2. ... Ren cana Isi ... 6
7
A... Seja rah Singkat ... 8
1... Visi PT. Metro Medan ... 10 2... Mis
i PT. Metro Medan ... 10 3.... Tuj
uan PT. Metro Medan ... 11 B.... Stru
ktur Organisasi... 11 C... Job
Description ... 13
D... Jari ngan Usaha ... 22 E. ... Kin
erja Usaha Terkini ... 23 F. ... Ren
cana Usaha ... 24
BAB III SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN
PADA PT METRO MEDAN ... 25
B... Kon sep Dasar Sistem Informasi Akuntansi ... 27 C... Tuj
uan dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ... 29 D... Uns
ur-unsur Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ... 30 E. ... Stru
ktur Pengendalian Intern Persediaan ... 35 F. ... SIA Persediaan ... 40
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 50
A.... Kes impulan ... 50 B.... Sar
an ... 50
DAFTAR PUSTAKA ... 52
9
DAFTAR TABEL
Nomor Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman
11
DAFTAR LAMPIRAN
Nomor Judul Halaman
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Persediaan merupakan bagian utama dari modal kerja yang merupakan aktiva yang pada setiap saat mengalami perubahan. Dalam suatu perusahaan persediaan mempunyai arti penting karena akan mempengaruhi tingkat produksimaupun penjualan. Untuk menjamin agar pengelolaan persediaan sesuai dengankebijakan manajemen perusahaan, maka dibutuhkan suatu sistem yang mampu menjamin tercapainya tujuan perusahaan. Salah satu sistem tersebut adalah sistem akuntansi persediaan bahan baku. Permasalahan yang dibahas dalam penelitian ini adalah: (1) Metode pencatatan persediaan bahan baku pada PT. Metro Medan, (2) Bagaimana prosedur yang membentuk sistem persediaan bahan baku pada PT. Metro Medan, (3) Bagaimana pengendalian intern yang terdapat dalam sistem akuntansi persediaan bahan baku pada PT. Metro Medan.
Hal yang dapat dipertimbangkan bahwa betapa pentingnya menjaga persediaan karena modal yang tertanam pada persediaan sangatlah besar maka persediaan merupakan aktiva lancar terbesar bagi perusahaan manufaktur atau perusahaan dagang. Posisis persediaanpun sangat strategis dalam perusahaan tersebut karena merupakan sumber pendapatan. Persediaan sangat rentang terhadap pencurian dan kerusakan, perlu diadakan
13
pengamanan untuk mencegah terjadinya kerusakan dan pencurian tersebut. Pengendalian internyang efektif bertujuan menjaga kekayaan perusahaan serta pemberian informasi mengenai persediaan agar lebih terpercaya.
Secara umum perusahaan dagang dapat didefinisikan sebagai perusahaan yang membeli barang dari pihak lain kemudian di jual kembali pada pihak lain yang memerlukan atau langsung di jual ke masyarakat umum, biasanya berupa retail atau grosir dan distributor. Sedangkan barang yang siap di jual kembali inilah yang disebut sebagai persediaan.Tanpa persediaan barang dagang perusahaan tidak dapat melakukan kegiatan penjualan. Penjualanpun akan terpengaruhi pula atas tersedianya barang dagang atau persediaan tersebut. Jika barang tidak tersedia berupa bentuk, jenis, mutu serta jumlah yang di inginkan pelanggan, maka penjualan pun akan ikut mengalamai penurunan begitu juga sebaliknya. Oleh karena itu persediaan sangat perlu dijaga untuk kelangsungan kegiatan perusahaan yang bersangkutan.Baik prosedur penerimaan, pengeluaran, dan pencatatan.
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang di koordinasikan sedemikian rupa untuk meyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.dalam sistem akuntansi, pengendalian intern membantu mendeteksi dan mencegah berbagai pengaruh lingkungan terhadap system. Seperti pemasukan data persediaan yang tidak benar, kelalaian dalam pencatatan penerimaan barang, barang yang dikeluarkan tidak sesuai dengan pesanan, dan semua kemungkinan lainnya yang dapat menyebabkan catatan persediaan tidak sama dengan fisiknya. Salah satu jenis perusahaan yang membutuhkan catatan persediaan adalah perusahaan dagang.
Perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang distribusi barang (distributor) tentunya mempunyai persediaan barang dagang yang siap dijual, dan jumlah persediaan ini juga tentunya sangat banyak, karena perusahaan distributor berfungsi sebagai penyuplai kepada pihak pengecer .
Berdasarkan latar belakang tersebut maka penulis tertarik untuk mengambil judul “SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN PADA PT METRO MEDAN’’.
B. Rumusan Masalah
15
Adapun perumusan masalah yang akan dibahas pada Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana Sistem Informasi Akuntansi Pesediaan bahan baku yang telah diterapkan di PT. Metro Medan ?
2. Bagaimana prosedur pencatatan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di PT.Metro Medan ?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dilakukannya penelitian ini antara lain sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui Bagaimana Sistem Informasi Akuntansi Pesediaan
bahan baku yang telah diterapkan di PT. Metro Medan
2. Untuk mengetahui Bagaimana prosedur pencatatan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di PT.Metro Medan
2. Manfaat Penelitian
Dalam penelitian ini diharapkan dapat diambil beberapa manfaat antara lain sebagai berikut:
A. Bagi Akademis
Dapat memberikan sumbangan ilmu pengetahuam khususnya wacana tentang system informasi akuntansi persediaan barang dagangan. B. Bagi Perusahaan
menetapkan kebijaksanaan dan strategi yang berhubungan dengan persediaan barang dagangan.
C. Bagi Peneliti
Hasil penelitian ini dijadikan sebuah perbandingan antara teori-teori yang didapat dari bangku kuliah dengan kondisi riil yang ada dalam dunia usaha sehingga dapat menambah pengetahuan
D. Rencana Penulisan
1. Jadwal Survei / Observasi
[image:16.595.113.512.496.706.2]Penelitian ini dilakukan di PT.METRO Jl.Setia Budi Komp. Bisnis Point Blok cc No.19 Medan.Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada tabel 1.1 dibawah ini.
Tabel 1.1
Jadwal Survei / Observasi Dan Tugas Akhir
No Kegiatan April 2015 Mei 2015
I II III IV I II III IV
1. Pengesahan Penulisan Tugas Akhir 2. Pengajuan Judul
3. Permohonan Izin Riset 4. Pengumpulan Proposal
5. Penunjukan Dosen Pembimbing 6. Pengumpulan Data
17
3. Rencana Isi
Untuk mempermudah penulisan tugas akhir ini, Penulis membuat sistematika pembahasan dalam 4 (empat) bab, dimana setiap bab saling berkaitan. Hal ini sesuai kebutuhan dan tuntutan pembuatan tugas akhir yang telah ditetapkan bahwa susunan tugas akhir harus praktis dan sistematis.Oleh karena itu, laporan penelitian tugas akhir ini disusun dan diperinci didalam bab-bab ini.
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan rencana penulisan tugas akhir yang terdiri dari jadwal survei dan penulisan dan rencana isi.
BAB II : PT METRO MEDAN
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, job description, struktur organisasi, jaringan kegiatan, kinerja kegiatan terkini, dan rencana kegiatan PT Metro Medan.
BAB III : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN
PADA PT.METRO MEDAN
struktur pengendalian intern persediaan, SIA pada fungsi persediaan pada PT Metro Medan.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
19
BAB II
PT METRO MEDAN
A. Sejarah Singkat PT Metro Medan
Pada awalnya Metro Cash and Credit berdirinya pada tanggal 26 Juni 2007, Metro electronic adalah satu usaha yang memiliki intermediasi untuk melakukan pencarian nasabah atau untung dari masyarakat umum dan sekaligus mencari konsumen maupun anggota untuk memajukan suatu usaha pasa metro electronic agar tetap maju. Metro Cash yang bergerak dalam bidang biro perjalanan ini terletak di Jalan Setia Budi Komp.Ruko Business Point Blok Cc No.19 medan. Dengan pemilik usaha atau pimpinan Rosmila Purba. Berawal dari keluarga yang sudah menekuni dunia bisnis sejak 6 tahun yang lalu dan sudah memiliki pengalaman yang panjang dalam bisnis elektronik. Dalam waktu enam tahun Metro cash dan credit sudah menjadi furtuniti yang canggih, karena harga barang yang ditawarkan kepada konsumen relatif murah.
Produk yang dipasarkan berupa dalam bentuk dengan tipe yang berbeda-beda seperti :
1. Spring bed 2. Lemari 3. Ac 4. Kulkas 5. TV
6. Radio 7. Speaker
8. Kursi tamu / sofa 9. Meja
10. Parabola
PT Metro Medan memiliki simbol tersendiri untuk menunjukkan ciri khasnya. Simbol yang dimiliki oleh PT Metro yang berbentuk persegi empat yang menyatu satu dengan yang lainnya yang menunjukkan suatu sirkulasi hibungan yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya demi terwujudnya visi dan misi yang telah diterapkan.
[image:20.595.188.461.418.504.2]
Gambar 2.1 Logo Perusahaan Sumber: PT Metro Medan
Logo PT Metro terdiri dari 3 warna yang masing-masing mempunyai makna. Adapun makna yang dimaksud adalah :
21
Usaha dagang ini sendiri juga memiliki pusatnya di Jl. Setia Budi No. 18B Medan. Metro cash & credit memiliki 20 orang karyawan. Sampai saat ini Metro cash & credit dibagi atas beberapa bagian yang memiliki tugas serta tanggung jawab masing-masing. Metro cash & credit menetapkan jam kerja 6 hari kerja dalam seminggu, senin sampai dengan sabtu mulai dari 07.30 s/d 17.00 wib. Sebagai bukti kepedulian perusahaan terhadap karyawan, Metro cash & credit selalu memberikan paket liburan gratis domestic pada akhir tahun, dengan maksud agar para karyawan dapat menghilangkan kejenuhan bekerja dan dapat bekerja dengan lebih giat lagi.
1. Visi PT Metro Medan
a. Menjadi perusahaan yang terbesar dan terbaik di Indonesia dalam usaha penjualan dan pemasaran barang-barang elektronika dan furniture dengan penjualan secara tunai maupun kredit.
b. Menjadi perusahaan yang handal, komersial, terkemuka yang selalu mengutamakan kepuasan nasabah.
c. Menjadikan METRO sebagai ”Centre of Excellence”
d. Menjaga keberadaan perusahaan dari masa ke masa sebagai asset nasional
2. Misi PT Metro Medan
b. Memberikan keuntungan dan manfaat yang optimal kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
c. Membantu ekonomi masyarakat luas, dimana di pandang penting untuk membuat cash & credit, Metro menciptakan lapangan kerja untuk masyarakat indonesia agar mempermudah membantu masyarakat umum memenuhi setiap kebutuhannya sehari-hari.
3. Tujuan PT Metro Medan
PT Metro Medan berdiri menjadi sebuah perusahaan furniture bertujuan untuk memperkenalkan dan menghasilkan barang-barang furniture yang dapat dipergunakan ataupun yang banyak dibutuhkan oleh masyarakat dalam kelengkapan kebutuhan masyarakat, dimana PT Metro Medan memberikan dua solusi kepada konsumen dalam hal transaksi pembelian yaitu dengan cash dan credit dimana ini bertujuan untuk mempermudah transaksi pembelian barang oleh konsumen.
B. Struktur Organisasi
23
Tujuan utama struktur organisasi adalah menciptakan sistem kerja sama baik dan berguna bagi perusahaan, serta mempengaruhi prilaku sekelompok orang untuk mencapai hasil kerja yang efektif, sesuai dengan tujuan yang telah diciptakan.
Struktur organisasi kantor gedung utama merupakan organisasi garis dan staff. Dalam organisasi ini, kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dalam satu garis lurus yang langsung dari puncak kebagian bawah menunjukkan seorang staf ahli untuk mengatur macam pekerjaan tertentu diseluruh organisasi. Pekerjaan diorganisasikan berdasarkan jenis pekerjaan atau jenis kegiatan.
[image:23.595.119.511.399.719.2]
Gambar 2.2.
STRUKTUR ORGANISASI METRO CASH DAN CREDIT Sumber : PT. Metro Medan
KEPALA OPERASIONAL
BAGIAN KEUANGAN
MANAGER OPERASIONAL
SURVEY ADM / AR
SUPERVISO PRAMUNIAGA
COLLECTOR OFFICE BOY
SALES
C. Job Description
PT Metro Medan menyusun suatu struktur organisasi dengan menguraikan beberapa tugas dan tanggung jawab tiap-tiap bagian. Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada PT Metro Medan :
1. Kepala Operasional
Direktur utama merupakan pimpinan tertinggi Metro Cash and Credit yang mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh terhadap segala aktivitas perusahaan.
2. Manager Operasional
Manager mempunyai tugas dan wewenang yang sangat berkaitan dengan kelancaran jalannya usaha. Merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan seluruh karyawan perusahaan agar tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik.
3. Bagian Keuangan
a. Membuat laporan keuangan.
b. Memeriksa dokumen-dokumen pembayaran tunai dan dokumen lainnya.
c. Merekomendasikan pengeluaran uang sesuai dengan kebutuhan.
d. Mengusulkan kebutuhan peralatan dan inventaris serta bahan-bahan yang diperlukan untuk kegiatan bidang usaha.
25
f. Melaporkan kondisi keuangan perusahaan kepada Direktur dan melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.
3. Tugas Survey
a. Meneliti data dan persyaratan pemohon dalam formulir permohonan kredit.
b. Meneliti dan mempelajari peta lokasi rumah konsumen (jelas/tidak), radius, kodisi daerah (normal,rawan,kumuh).
c. Mendatangi rumah konsumen dan menemui konsumen.
d. Membuat resume hasil survey secara lengkap dan jelas setra member rekomendasi atas permohonan kredit yang sudah di surveynya tanpa ada intervensi dari siapapun.
e. Mengikuti kredit committee meeting (CCM) untuk mempertanggung-jawabkan map order yang sudah di surveynya, serta ikut berperan aktif dalam member masukan dalam rangka meningkatkan mutu CCM. f. Memantaukan mam order yang sudah di setujui CCM.
g. Mengontrol PJT di wilayahnya dan memastikan collectionnya tertagih 100%.
h. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh pimpinan. 1. Tanggung jawab
2. Kewenangan
a. Menolak atau mengembalikan map-map order yang tidak layak disurvey kepada supervisor terkait melalui staf administrasi marketing / survey.
b. Meminta informasi tentang konsumen SPA (sudah pernah ambil) kepada administrasi AR, collector untuk mengetahui kondisi konsumen.
5. Tugas Adm / AR
a. Menurunkan kwintansi dan kartu angsuran, serta pemberitahuan pembayaran angsuran (PPA), baik yang terlambat maupun jatuh tempo, dengan kelengkapan datanya.
b. Merekap semua PPA dan kwintansi konsumen yang akan dibawa collector / surveyor / TF melalui daftar penyerah kwintansi (DPK) dan menyerahkannya ke collector / surveyor / TF.
c. Menerima tanda terima DPK yang sudah diperiksa dan ditandatangani collector / surveyor / TF.
d. Menyetorkan hasil rekapan OCR coordinator dan di serahkan ke kasir untuk dicocokkan dengan nilai setoran uangnya dan diberikan nomor kwintansinya masuk (KM) oleh kasir.
e. Memberikan label kode wilayah di sebelah kiri kartu AR sesuai wilayah penagihan.
27
g. Membantu dalam peningkatan collection indoor.
h. Menerima bukti surat penerimaan barang tarikan (SPBT) dari setiap barang sebagai bukti untuk mematikan tunggakan.
1. Tanggung jawab
a. Bertanggung jawab terhadap segala hal yang berkaitan dengan system administrasi A/R yang menjadi wilayahnya. b. Dalam menjalankan tugasnya, staf administrasi AR
betanggung jawab kepada manager operasional / melalui coordinator ADM atau AR (jika di cabang).
2. Kewenangan
a. Melakukan serah terima AR kepada staf accounting untuk dicross saldo piutangnya.
b. Memberikan masukan pada coordinator di bidang credit & A/R tentang kinerja collector / surveyor / TF.
6. Tugas Supervisor Sales
a. Bidang penjualan
1. Membuat rencana / penjualan yang di koordinasikan oleh dan kepala manager operasional / kepala operasional dalam rangka meningkatkan penjualan.
2. Menjabarkan target penjualan kepada setiap tenaga penjual / sales.
4. Membuat laporan penjualan secara periodic baik mingguan, bulanan kepada manager operasional / kepala operasional. 5. Mengevaluasi hasil-hasil penjualan dan mengidentifikasi
kekuatan dan kelemahan-kelemahan yang masih ada.
6. Mengutamakan memberikan pelayanan yang baik kepada konsumen.
7. Membantu menyusun rencana untuk pembangunan cabang / outlet/ group serta mengusulkan langkah pengembangnannya. b. Bidang keuangan
1. Menyiapkan usulan anggaran grup untuk kegiatan (seperti : pameran, demo produk, dsb).
2. Melakukan koordinasi penyiapan dan pengamanan terhadap penyimpanan-penyimpanan dokumen yang penting.
c. Tanggung jawab
1. Mengembangkan unit usahanya yang baik ditinjau dari tingkat penjualan maupun laba, sehingga grup sales terkait dapat di tingkatkan gradenya.
2. Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan dan keamanaan asset dan sumber daya yang di percayakan kepadanya.
29
d. Kewenangan
Mengambil keputusan-keputusan operasional yang harus dilakukan dengan segera, sampai batas tertentu menyampaikan laporan atas laporan operasional yang telah diambilnya kepada atasannya, antara lain dengan memperlihatkan kewenangan yang dimiliki supervisor sales.
7. Pramuniaga
1. Bidang penjualan
a. Melakukan penjualan dengan stok yang adadan produk yang teah ditentukan oleh perusahaan.
b. Melayani pengunjung / customer dengan menunjukkan sikap tanggap yang simpatik dengan wajah yang berseri, semangat, ramah dan bersikap melayani.
c. Menanggapi keluhan konsumen / pengunjung (seperti complain service) dengan penuh perhatian dan tanggung jawab, serta segera dilaporkan kepimpinan atau mencatat dalam buku keluhan untuk dibahas dalam pertemuan / briefing harian.
d. Melakukan seluruh program marketing dengan baik dan benar. e. Melakukan evaluasi harian, minggu, maupun bulanan dari
seluruh program kerja yang dilaksanakan.
2. Bidang administrasi showroom
a. Memantau dengan ketat keluar masuknya barang di showroom dengan di sertai dokumen yang ada.
b. Memproses barang yang rusak / return kegudang. c. Membuat dokumen penjualan kontan showroom.
d. Membantu SPU-SR membuat permintaan barang pajangan showroom yang diajukan kepada coordinator gudang.
3. Pemeliharaan dan performance showroom
a. Memperhatikan serta menjaga kebersihan dan kerapian showroom, display produk, kelengkapan produk, meja counter, penerangan lampu, dan lain-lain.
b. Menjaga keamanan di dalam showroom seperti skring lampu, stok kontak, barang-barang yang mudah terbakar dan barang titipan. Jika ditemukan ada tanda-tanda bahaya dan atau gangguan segera hadapi dengan tenang dan lapor kepimpinan. c. Membantu menutup showroom dan membuka showroom serta
memastikan dalam keadaan aman pada saat akan ditutup setrta memperhatikaan jumlah dalam penataan display barang.
4. Tanggung jawab
a. Bertanggung jawab terhadap pencapaian target grade penjualannya yang diberikan perusahaan dengan benar dan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan perusahaan.
31
c. Dalam menjalankan tugasnya pramuniaga bertanggung jawab langsung kepada manager operasional melalui supervisor showroom (SPU-SR).
8. Tugas sales force
1. Tugas laporan
a. Mencari pelanggan dan pasar baru.
b. Memperkenalkan produk baru dan produk yang akan dijual. c. Membantu dalam melakukan evaluasi dan riset pasar.
d. Member dan membantu “after sales service” kepada konsumen. e. Melayani dan menyelesaikan keluhan konsumen.
f. Mengikuti kegiatan-kegiatan atau program-program lapangan dalam bidang penjualan.
2. Tugas dalam
a. Meningkatkan kematangan kepribadian, pengetahuan dan keterampilannya.
b. Membuat dan melakukan evaluasi terhadap buku pantauan order sampai realisasi.
c. Ikut aktif dalam pertemuan-pertemuan dan proses pengembangan grup.
3. Tanggung jawab
a. Menerapkan bekal sales training yang diberikan, serta mematuhi tata tertib dan peraturan perusahaan.
9. Tugas collector
a. Mempertanggungjawabkan hasil collection dan melaporkan hasilnya di daftar penyerahan kwintansi (berhasil ditagih dan alas an mengapa kwintansi yang lain tidak tertagih, misalnya TAO, janji bayar, hilang jejak, dll), dan menyerahkan kembali kwintansi tak tertagih serta uang hasil collection tidak lebih dari 1x24 jam.
b. Mengecek jumlah kwintansi yang diturunkan oleh staf administrasi AR dan disesuaikan dengan tercatat di DPK. Apabila jumlahnya dan nama konsumen sudah sesuai, maka DPK harus ditandatangani (sebagai bukti serah terima kwintansi).
c. Melakukan penagihan dilapangan dengan kunjungan minimal 18 konsumen perhari atau di sesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi. d. Menyampaikan berbagai informasi terutama yang bersifat
pelanggaran terhadap kebijakan sewa-beli (radius, profesi konsumen, konsumen atas nama, dll) yang dapat dimanfaatkan untuk menungkatkan kualitas survey. Juga memberikan informasi-informasi dalam rangka peningkatan penjualan.
10. Tugas supir kanvas
a. Mengantarkan grup sales dalam melaksanakan kanvasing ke lapangan.
b. Mengembalikan kendaraan mobil kanvas yang di bawanya setelah kanvasing ke lokasi parker kendaraan.
33
d. Selama berada dilapangan, supir kanvas berada di bawah koordinasi supervisor.
e. Dalam menjalankan tugasnya, supir kanvas bertanggung jawab kepada ManOps / KaOps melalui coordinating gudang.
11. Tugas office boy
a. Menjaga keamanan dan kebersihan kantor dan showroom. b. Menjaga dan merawat barang pajangan serta asset perusahaan. c. Menyiapkan dan merapikan sarana kerja di kantor.
d. Mengantarka informasi maupun surat-surat edaran ataupun undangan perusahaan kemasing-masing bagian.
e. Dalam menjalankan tugasnya, office boy (OB) bertanggung jawab kepada manager operasional atau kepala operasional. f. Membantu kelancaran operasional bagian umum.
D. Jaringan Usaha
PT Metro Medan bergerak dalam bidang furniture, bisnis dalam bidang furniture ini sudah tersebar luas disetiap provinsi yang ada di Indonesia, salah satunya adalah provinsi Sumatera Utara yaitu di Medan. Adapun jenis-jenis produk yang di pasarkan oleh PT Metro Medan ini adalah sebagai berikut :
1. Spring bed 2. Lemari
4. Kulkas
5. TV
6. Radio 7. Speaker
8. Kursi tamu / sofa 9. Meja
10. parabola
E. Kinerja Usaha Terkini
Pada umumnya perusahaan yang bergerak dalam bidang furniture akan memberikan yang terbaik bagi konsumennya, dengan menghasilkan produk dan kualitas yang terbaik. Begitu juga dengan PT Metro Medan sebagaimana diketahui bahwa setiap perusahaan selalu menghadapi persaingan dalam meningkatkan penjualannya.
35
F. Rencana Usaha
Rencana usaha PT Metro Medan antara lain adalah sebagai berikut a. Akan dibentuknya tim audit internal ditiap-tiap cabang PT Metro Medan,
bertujuan agar dapat mengawasi dan mengontrol kegiatan perusahaan agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, seperti penyalahgunaan dan penyelewengan baik dana ataupun yang dapat menyebabkan penipuan terhadap perusahaan sehingga perusahaan tidak mengalami kerugian.
BAB III
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN PADA PT.METRO MEDAN
A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Sistem informasi akuntansi merupakan system informasi yang mengandung karakteristik meliputi tujuan, tahap, tugas, pengguna dan sumber daya.Dalam suatu perusahaan tertentu, sistem ini meliputi keseluruhan kegiatan perusahaan dan menyediakan informasi bagi semua pengguna perusahaan. Namun sisi lain sistem ini juga memperlihatkan aspek-aspek yang membedakan dari sistem informasi perusahaan. Aspek-aspek ini timbul sebagai dampak ekonomis kegiatan didalam perusahaan maupun diluar perusahaan.
Menurut Moscove yang disadur oleh jogiyanto (2008:17) menyatakan bahwa : “Sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, memproses, menganalisa, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi financial yang relevan bagi pihak luar dan pihak-pihak di dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen)”.
Sedangkan menurut Hopwod (2009:28) “Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi yang diajukan untuk para pengambilan keputusan”.
37
Persediaan adalah merupakan faktor yang sangat penting dalam sebuah perusahaan untuk menjalankan aktivitasnya.Perusahaan membutuhkan berbagai jenis persediaan, tanpa adanya persediaan perusahaan tidak mungkin dapat menjalankan kegiatan operasinya.Oleh karena itu perusahaan harus memiliki pesediaan yang cukup.
Menurut Skousen (2008:513) menerangkan pengertian persediaan, yaitu sebagai berikut : “Persediaan adalah aktiva yang disimpan untuk dijual dalam kegiatan normal perusahaan, juga aktiva yang tersedia untuk digunakan sebagai bahan proses produksi”.
Sedangkan menurut Baridwan (2009:149) menerangkan pengertian persediaan, yaitu sebagai berikut : “Untuk perusahaan dagang, persediaan adalah : perusahaan yang membeli barang dan menjualnya kembali tanpa mengadakan perubahan bentuk barang, dan untuk perusahaan manufaktur persediaan yaitu perusahaan yang membeli bahan dan mengubah bentuknya untuk dijual. Secara umum istilah persediaan dipakai untuk menunjukkan barang-barang yang akan dimiliki untuk dijual kembali atau digunakan untuk memproduksi barang-barang yang akan dijual”.
B. Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi
Dalam memahami suatu konsep dasar sistem informasi maka kita harus mengetahui terlebih dahulu definisi dari sistem dan informasi itu sendiri 1. Definisi Sistem
Sistem merupakan suatu perangkat dari bagian-bagian yang saling berhubungan erat satu sama lain. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai sistem, penulis akan mengemukakan pengertian sistem diantaranya sebagai berikut.
Menurut Krismiaji (2005:2) menyatakan bahwa : “Sistem adalah serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan”.
Sedangkan definisi sistem menurut Mulyadi (2005:3) menyatakan bahwa: “Pada dasarnya sistem adalah sekelompok elemen yang erat berhubungan satu dengan yang lainya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan sistem memiliki karakteristik yaitu :
a. Komponen atau elemen yang dapat dilihat, didengar dan dirasakan. b. Proses atau kegiatan untuk mengkoordinasi komponen yang terlihat
dalam sebuah sistem.
39
2. Jenis- jenis sistem
Konsep sistem mengelompokan sistem ke dalam empat kelompok, seperti yang dikemukakan oleh Krismiaji (2005:12) menyatakan bahwa : a. Sistem tertutup
b. Sistem relatif tertutup c. Sistem terbuka d. Sistem umpan balik.
Dari keempat macam sistem tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : a. Sistem tertutup
Yaitu sistem yang secara total terisolasi dari lingkuknagan tidak ada penghubung dengan pihak eksternal sehingga sistem ini tidak memiliki pengaruh dan dipengaruhi oleh lingkungan yang berada diluar batas sistem.
b. Sistem relatif tertutup
Yaitu sistem yang berinteraksi dengan lingkungan secara tidak terkendali. Sistem semacam ini memilih penghubung yang menghubungkan sistem dengan lingkunganya dan mengendalikan pengaruh lingkungan terhadap proses yang dilakukan oleh sistem. c. Sistem terbuka
tersebut dengan cara melakukan antisipasi terhadap kemungkinan munculnya gangguan dari lingkungan dan selanjutnya menciptakan proses dan cara menanggulangi gangguan tersebut.
d. Sistem umpan balik
Yaitu sistem yang digunakan sebagian output menjadi salah satu input untuk proses yang sama di masa berikutnya.
Menurut definisi tersebut, sistem informasi merupakan suatu kerangka yang mengkoordinasikan pengumpulan sumber-sumber, proses dan pengolahan data melalui berbagai tingkatan dengan tujuan menyediakan informasi melalui jaringan komunikasi kepada pemakai untuk satu atau lebih tujuan.
Dari kedua definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem informasi digunakan untuk mendapatkan informasi yang dapat menunjang dalam hal pengambilan keputusan. Operasi sehari-hari perusahaan dan juga informasi mengenai hasil kerja manajemen perusahaan.
C. Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi menurut Bordnar (2005:20) menyatakan bahwa :
“1. To improve the quality of information
2. To improve internal control
41
Dari pernyataan tersebut dapat dijelaskan bahwa sistem informasi akuntansi disusun mempunyai tujuan untuk memperlancar proses kegiatan yang ada dalam perusahaan dengan cara:
1. Meningkatkan kualitas informasi, maksudnya adalah informasi yang dihasilkan harus berguna, terpercaya dan tepat waktu.
2. Meningkatkan pengendalian internal.
3. Mengurangi biaya secara tepat, maksudnya adalah untuk manfaat yang dihasilkan dari penyusunan sistem informasi akuntansi harus lebih besar dari pada biaya akuntansi yang dikeluarkan. Dengan memperhatikan tujuan-tujuan diatas maka dapat membantu dalam merencanakan sistem tersebut agar dapat membentuk sistem informasi akuntansi yang efektif dan efisien.
Dari uraian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi persediaan harus berguna, tepat waktu, dan relevan untuk pengambilan keputusan, serta meningkatkan pelayanan dalam memberikaninformasi yang berguna bagi pihak manajemen dalam rangka mencapai tujuan suatu perusahaan.
D. Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
1. Manusia 2. Alat
3. Metode sistem dan Prosedur.
Berdasarkan uraian diatas dapat diperinci sebagai berikut : 1. Manusia
Manusia merupakan salah satu unsur sistem informasi akuntansi yang berperan didalam pelaksanaan sistem informasi akuntansi, menentukan apakah suatu sistem itu dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya serta berperan tidaknya sistem tersebut dalam proses pengambilan keputusan. 2. Alat
Alat merupakan dari sistem informasi akuntansi, mulai digunakan pada saat terjadinya transaksi pencatatan transaksi sampai dengan dihasilkannya laporan.Alat yang dimaksud dapat berbentuk alat-alat sederhana seperti formulir, catatan, laporan sampai dengan alat teknologi seperti komputer.
a. Formulir
Merupakan alat dalam sistem informasi akuntansi yang digunakan untuk mencatat bukti-bukti transaksi dalam buku jurnal maupun buku besar. Dalam merancang suatu formulir prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan :
a. Menggunakan tembusan
43
b. Pencantuman nomor urut tercetak
Nomor urut tercetak digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir dan untuk mengidentifikasikan transaksi bisnis. Nomor urut tercetak ini akan dicantumkan didalam catatan akuntansi, sehingga memudahkan pencarian kembali dokumen yang dicatat dalam pencatatan tersebut.
c. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas
Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan menghindarkan perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatan kedalam jurnal dan pembantu.
d. Cantumkan nama dan alamat perusahaan.
Formulir untuk antar bagian didalam perusahaan tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namun untuk formulir yang dikirim keluar perusahaan nama, alamat, dan logo perusahaan perlu dicantumkan untuk memudahkan pengidentifikasian asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.
e. Nama formulir
Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut dan untuk memudahkan pengidentifikasian formulir tersebut.
1. Catatan
a. Jurnal, merupakan buku catatan pertama (books of original entry)
b. Buku besar, merupakan buku catatan akhir (books of final entry)
2. Laporan
Hasil akhir atau ouput dari sistem informasi akuntansi adalah informasi keuangan dan informasi akuntansi manajemen. Suatu laporan yang baik harus memenuhi beberapa syarat sebagai berikut :
a. Relevan
Laporan harus dibuat sesuai dengan kebutuhan pemakai, sehingga dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.
b. Kepadatan
Laporan harus memuat informasi yang perlu dan penting saja.
c. Diskriminasi yang memadai
Laporan yang dibuat harus memuat suatu lingkup yang sesuai dengan kebutuhan.
d. Tepat Waktu
45
e. Kehandalan
Laporan harus dibuat dengan tingkat kecermatan dan ketepatan yang tinggi sehingga laporan tersebut dapat dipercaya.
3. Komputer
Komputer telah menjadi alat yang tidak dapat dihindarkan dalam sistem informasi akuntansi sebagian besar perusahaan. Hal ini ditandai dengan semakin banyaknya perusahaan, khususnya perusahaan menengah dan besar, yang telah memasang perangkat komputer didalam perusahaannya yang tidak hanya untuk mengolah data menjadi informasi, seperti penggunaan komputer dalam sistem komunikasi, jaringan digital dan lain-lain.
3. Metode Sistem dan Prosedur
E. Struktur Pengendalian Intern Persediaan
Unsur-unsur pengendalian intern dalam siklus pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian akuntansi, yaitu menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan, menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang, kas, persediaan). Untuk merancang unsur-unsur pengendalian akuntansi yang diterapkan dalam siklus pembelian, terdapat tiga unsur pokok yaitu :
a. Organisasi
1. Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan barang. 2. Fungsi pembelian harus terpisah dengan fungsi akuntansi.
3. Fungsi penerimaan barang harus terpisah dengan fungsi penyimpanan barang.
4. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, penerimaan barang, pencatat utang, dan fungsi akuntansi yang lain.
5. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, penerimaan barang, pencatat utang, fungsi akuntansi yang lain.
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
1. Surat permintaan pembelian otorisasi oleh fungsi gudang untuk barang digudang, atau oleh kepala fungsi yang bersangkutan untuk barang yang langsung dipakai.
47
3. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. 4. Bukti kas keluar oleh kepala fungsi pencatatan utang atau pejabat yang
lebih tinggi.
5. Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian. 6. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh
fungsi pengiriman barang.
7. Pencatatan terjadinya utang didasarkan atas bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.
8. Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan memo debit yang didukung dengan laporan pengiriman barang.
9. Pengurangan utang di dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar dan pencatatan di dalam register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi pencatat utang.
10. Pencatatan di dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi pencatat jurnal.
c. Praktik yang sehat
1. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
2. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
4. Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
5. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengiriman barang.
6. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
7. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan barang jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
8. Fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
9. Terdapat pengecekan, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian di dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
10. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening control utang di dalam buku besar. 11. Pembayaran faktur dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna
mencegah kehilangan kesempatan untuk memperoleh potongan tunai. 12. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh
49
4. Pengendalian akuntansi
Pengendalian akuntansi mempunyai tujuan umum yaitu untuk mengendalikan harta perusahaan. Ada dua kategori pengendalian akuntansi, yaitu :
1. Pengendalian secara umum
Pengendalian akuntansi secara umum untuk keamanan harta perusahaan digolongkan menjadi :
a. Pengendalian organisasi, dapat terjadi apabila ada pemisahan tugas (segregation of duties) dan pemisahan tanggungjawab (segregation of responsibility) yang tegas.
b. Pengendalian dokumentasi; dokumentasi dapat mencatat tentang deskripsi, penjelasan, bagan air, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, dan contoh-contoh objek dari sistem informasi. Dokumentasi dapat dikelompokkan ke dalam dua bagian, yaitu:
a. Dokumentasi yang disimpan dibagian akuntansi yaitu dokumen dasar, dokumentasi daftar rekening dan dokumentasi prosedur manual.
b. Dokumentasi yang ada di bagian pengolahan data yaitu dokumentasi prosedur, sistem, program operasi, dan dokumentasi data.
d. Pengendalian keamanan fisik.
Pengendalian terhadap keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan perangkat keras, perangkat lunak, dan personal dalam perusahaan.
Teknik untuk pengendalian keamanan fisik dapat berupa alat-alat penempatan fisik yang membantu melindungi harta perusahaan, seperti ; pengawasan terhadap pengasetan fisik, pengaturan lokasi, dan penerapan alat-alat pengamanan.
e. Pengendalian keamanan data
Menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan terhadap keamanan data yang tersimpan diluar supaya tidak hilang, rusak, dan diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan.
2. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi berhubungan dengan pengoperasian akuntansi sistem komputer.Fungsi dari pengendalian aplikasi adalah untuk memberi jaminan yang cukup bahwa pencatatan, proses, dan pelaporan data sudah dilakukan dengan benar sesuai prosedural. Pengendalian aplikasi dikategorikan sebagai berikut :
51
menyangkut efisiensi, persetujuan, masukan terhormat, penandaan, pembatalan, dan lain-lain dalam proses komputer. b. Pengendalian pemrosesan, Pengendalian ini mencakup
mekanisme, standarisasi, dan lain-lain.
c. Pengendalian keluaran, Pengendalian keluaran dirancang untuk memeriksa masukan dan pemrosesan sehingga berpengaruh terhadap keluaran secara absah dan pendistribusian keluaran secara memadai. Pengendalian ini mencakup rekonsiliasi, penyajian umur, suspensi berkas, suspensi account, audit periodik, laporan ketidaksesuaian dan lipstream resubmission. 5. Pengendalian Administrasi
Pengendalian ini bertujuan mengefisiensikan operasi kegiatan dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan. Manajemen yang baik dapat menghindari perusahaan dari penyelewengan dan kesalahan, sehingga mampu mewujudkan tujuan dan mendukung pengendalian akuntansi perusahaan.
F. SIA Persediaan
Menurut Romney dan Steinbart (2005, 121)dokumen yang digunakan
dalam aliran sistem informasi akuntansi persediaan adalah:
1. Pesanan pembelian Surat permintaan pembelian dari bagian yang menggunakan persediaan
2. Permintaan pembelian Surat permintaan pengiriman barang kepada pemasok
3. Faktur dari vendor Surat yang menyertai barang yang dikirim oleh pemasok
5. Slip pengepakan Surat yang menyertai barang saat barang dimutasi kepada pengguna barang.
Menurut Krismiaji (2005, 227) : “prosedur yang diterapkan pada sistem informasi akuntansi persediaan :
1. Prosedur permintaan pembelian persediaan 2. Posedur pemesanan persediaan
3. Prosedur retur dan potongan pembelian atau penjualan persediaan 4. Prosedur pengiriman persediaan
5. Prosedur penerimaan dan penyimpanan persediaan 6. Prosedur pengeluaran persediaan
7. Prosedur pencatatan akuntansi persediaan 8. Prosedur pengendalian dan evaluasi persediaan
Menurut Arens, Elder, dan beasley (2006, 309) : “prosedur yang diterapkan adalah :
1. Prosedur pesanan pembelian persediaan 2. Prosedur penerimaan persediaan
3. Prosedur penyimpanan dan pengeluaran persediaan 4. Prosedur pengiriman barang
5. Prosedur pencatatan 6. Prosedur evaluasi
Laporan Ringkas Sistem Informasi Akuntansi Persediaan PT Metro Medan
1. Metode Pencatatan Persediaan Bahan Baku Pada PT Metro Medan
a) Metode pencatatan persediaan barang dagang sampai penjelasan dan contoh pencatatan jurnalnya.
Pencatatan persediaan barang dagangan dapat dilakukan dengan dua metode yakni metode fisik dan metode perpetual.
1. Metode Fisik/Periodik (Physical/Periodic Inventory Method)
53
pembelian akan menambah persediaan barang dagangan dan bila terjadi penjualan akan mengurangi persediaan barang dagangan.
2. Metode Permanen/Perpetual (Perpetual Inventory Method)
Metode perpetual artinya pencatatan yang berkaitan dengan persediaan barang dagangan yang dilakukan secara kontinu, sehingga bila terjadi pembelian akan menambah persediaan barang dagangan dan bila terjadi penjualan akan mengurangi persediaan barang dagangan.
b) Jurnal Umum Perusahaan
Seluruh transaksi keuanghan yang timbul akibat kegiatan perdagangan dapat dicatat pada jurnal umum dan jurnal khusus. Pada materi kali ini akan dibahas mengenai pencatatan transaksi keuangan dalam jurnal umum. Ada dua metode pencatatan transaksi keuangan dalam perusahaan dagang, yaitu metode fisik/periodik dan metode perpetual.
2. Metode Fisik/Periodik
Metode fisik atau periodik pada umumnya digunakan perusahaan yang menjual barang dagangan dengan harga relative murah, tetapi sering terjadi.Menurut metode ini, akun persediaan barang dagangan tidak boleh didebit untuk mencatat transaksi pembelian barang dagangan, dan tidak boleh dikredit untuk mencatat transaksi penjualan barang dagangan.
Berikut adalah pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum menurut metode fisik.
No. Uraian Dr/Cr
1 Retur supplier Kas Rp xxx Retur pembelian dan PH Rp xxx 2 Retur Konsumen Retur pembelian dan PH Rp xxx
Kas Rp xxx 3 Penjualan barang dagang
secara tunai
Kas Rp xxx Penjualan Rp xxx 4 Penjualan barang dagang
secara kredit
Piutang dagang Rp xxx Penjualan Rp xxx 5 Penerimaan kembali barang
dagang yang telah dijual secara kredit
Retur penjualan dan PH Rp xxx Piutang dagang Rp xxx
6 Pembayaran biaya angkut barang yang dibeli
Beban angkut pembelian Rp xxx Kas Rp xxx 7 Pembayaran biaya angkut
barang yang dijual
Beban angkut penjualan Rp xxx Kas Rp xxx 8 Pembeyaran utang dagang
dengan adanya potongan
Utang dagang Rp xxx Kas Rp xxx 9 Pembayaran utang dagang
dengan adanya potongan
55
10 Penerimaan pelunasan piutang tanpa potongan
Kas Rp xxx
Piutang dagang Rp xxx 11 Penerimaan pelunasan
piutang dengan potongan
Kas Rp xxx Potongan penjualan Rp xxx Piutang dagang Rp xxx
3. Metode Perpetual
Metode perpetual terus-menerus pada umumnya digunakan perusahaan yang menjual barang dagangan dengan harga relative mahal, dan tidak sering terjadi. Dalam metode ini, transaksi pembelian barang dagangan akan dicatat dengan mendebit akun persediaan barang dagangan sebesar harga beli (harga perolehan), sedangkan jika terjadi penjualan akan dicatat dengan mengkredit akun persediaan barang dagangan sebesar harga pokoknya.
Pencatatan transaksi kedalam jurnal umum menurut metode perpetual adalah sebagai berikut :
No Uraian Dr/Cr
1 Pengiriman kembali barang dagangan yang telah dibeli secara tunai
Kas Rp xxx Persediaan barang dagang Rp xxx
2 Pengiriman kembali barang dagangan yang telah dibeli secara kredit
3 Penjualan barang dagang secara tunai
Kas Rp xxx Penjualan Rp xxx HPP Rp xxx Persediaan barang dagang Rp xxx 4 Penjualan barang dagang secara
kredit
Piutang dagang Rp xxx Penjualaan Rp xxx HPP Rp xxx Persediaan barang dagang Rp xxx 5 Penerimaan kembali barang
dagang yang telah dijual secara kredit
Retur pembelian dan PH Rp xxx Piutang dagang Rp xxx Persediaan barang dagang Rp xxx HPP Rp xxx 6 Pembayaran biaya angkut
barang yang dibelli
Persediaan barang dagang Rp xxx
Kas Rp xxx
7 Pembayaran biaya angkut barang yang dijual
Beban angkut penjualan Rp xxx
Kas Rp xxx
8 Pembayaran hutang dagang dengan adanya potongan
Utang dagang Rp xxx
Kas Rp xxx
9 Pembayaran utang dagang dengan adanya potongan
Utang dagang Rp xxx
Kas Rp xxx
Potongan pembelian Rp xxx 10 Penerimaan pelunasan piutang
tanpa potongan
57
11 Penerimaan pelunasan piutang dengan potongan
Kas Rp xxx Potongan penjualan Rp xxx Piutang dagang Rp xxx
4. Bagaimana Prosedur Yang Membentuk Sistem Persediaan Bahan Baku Pada PT Metro Medan
Dalam pencatatan prosedur sistem persediaan terdiri atas : a. Prosedur pencatatan barang/produk jadi
b. Prosedur pencatatan harga produk jadi yang dijual c. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan
d. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang
5. Bagaimana Pengendalian Intern Yang Terdapat Dalam Sistem Akuntansi Persediaan Pada PT Metro Medan
Pengendalian akuntansi mempunyai tujuan umum yaitu untuk mengendalikan harta perusahaan. Ada dua kategori pengendalian akuntansi, yaitu :
1. Pengendalian secara umum
Pengendalian akuntansi secara umum untuk keamanan harta perusahaan digolongkan menjadi :
b. Pengendalian dokumentasi; dokumentasi dapat mencatat tentang deskripsi, penjelasan, bagan air, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, dan contoh-contoh objek dari sistem informasi. Dokumentasi dapat dikelompokkan ke dalam dua bagian, yaitu:
a. Dokumentasi yang disimpan dibagian akuntansi yaitu dokumen dasar, dokumentasi daftar rekening dan dokumentasi prosedur manual.
b. Dokumentasi yang ada di bagian pengolahan data yaitu dokumentasi prosedur, sistem, program operasi, dan dokumentasi data.
c. Pengendalian perangkat keras dan perangkat lunak, dirancang dalam komputer untuk mendeteksi kesalahan atau tidak berfungsinya dalam sistem kerja.
d. Pengendalian keamanan fisik.
Pengendalian terhadap keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan perangkat keras, perangkat lunak, dan personal dalam perusahaan.
59
e. Pengendalian keamanan data
Menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan terhadap keamanan data yang tersimpan diluar supaya tidak hilang, rusak, dan diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan.
2. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi berhubungan dengan pengoperasian akuntansi sistem komputer.Fungsi dari pengendalian aplikasi adalah untuk memberi jaminan yang cukup bahwa pencatatan, proses, dan pelaporan data sudah dilakukan dengan benar sesuai prosedural.
Pengendalian aplikasi dikategorikan sebagai berikut :
a. Pengendalian masukan, Pengendalian ini dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kekeliruan dalam tahap masukan dalam pengolahan data. Pengendalian masukan umumnya menyangkut efisiensi, persetujuan, masukan terhormat, penandaan, pembatalan, dan lain-lain dalam proses komputer.
b. Pengendalian pemrosesan, Pengendalian ini mencakup mekanisme, standarisasi, dan lain-lain.
3. Pengendalian Administrasi
61
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Sistem informasi akuntansi persediaan barang dagang merupakan salah satu pengendalian yang dilakukan oleh perusahaan agar semua kegiatan-kegiatan perusahaan dalam hal ini persediaan dapat diatur dan mengarahkan aktivitas-aktivitas perusahaan. Kesimpulan yang dapat dari penyusunan tugas akhir yang telah diselesaikan dari BAB I sampai dengan BAB III dan dilaksanakan di PT Metro Medan adalah:
1. Persediaan merupakan salah satu aktiva yang paling aktif dalam operasi kegiatan perusahaan dagang. Persediaan juga merupakan aktiva lancer terbesar dari perusahaan manufaktur maupun dagang. Pengaruh persediaan terhadap laba lebih mudah terlihat ketika kegiatan bisnis sedang berfluktuasi.
2. Prosedur persediaan barang dagang pada PT Metro Medan sudah berjalan dengan baik, dimana yang mempengaruhi persediaannya adalah penjualan, pembelian dan retur. Prosedur tentang persediaan ini sudah diatur oleh perusahaan agar dapat dijalankan dengan baik.
Berdasarkan hasil penelitian dan melihat keadaan yang ada pada perusahaan, penulis mencoba untuk memberikan saran-saran yang mungkin berguna bagi PT Metro Medan. Saran-saran tersebut adalah sebagai berikut: 1. Karena perkembangan computer yang semakin cepat dan canggih
maka dibutuhkan SDM (Sumber Daya Manusia) yang senantiasa mendapatkan pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan wawasan dan mutu untuk kebutuhan di masa yang akan datang.
2. Disarankan diadakan pelatihan atau demo untuk mengaplikasikan penggunaan program di Metro Cash & Credit khususnya pada staff keuangan.
3. Dan perlu diperhatikan dimana yang mempengaruhi persediaannya adalah penjualan, pembelian dan retur. sering kali karyawan melewati beberapa bagian dari prosedur tersebut, akibatnya sering kali terjadi perbedaan laporan persediaan ataupun catatan yang hilang / tidak dicatat. Hal ini terjadi karena karyawan perusahaan pada bagian gudang mengalami kekurangan orang dalam menangani aktivitas yang terjadi di bagian gudang.
63
DAFTAR PUSTAKA
Carter K. William, Akuntansi Biaya, Buku 1, Edisi 14, Penerbit Salemba Empat, 2013, Jakarta
Fess Reeve Warren, Pengantar Akuntansi, Buku 1, Edisi 21, Salemba Empat, 2005, Jakarta
HallJames A, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Jilid I, Penerbit Salemba Empat, 2001, Jakarta
HallJames A, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Empat, Salemba Empat , 2011, Jakarta
Mulyadi,Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Cetakan Keempat, Salemba Empat, 2008, Jakarta.
65
