SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN PANCA BUDI
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md)
Di susun oleh :
UPIK NIRMALAWATY ZENDRATO
NIM : 112201021
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya : Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Universitas Pembangunan Panca Budi Oleh : Upik Nirmalawaty Zendrato
Nim : 112201021
PROGRAM STUDI DIII PERPUSTAKAAN
Ketua : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd. NIP : 19570407 198603 2 001
Tanda Tangan :
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Universitas Pembangunan Panca Budi Oleh : Upik Nirmalawaty Zendrato
Nim : 112201021
Dosen Pembimbing : Dr. Ridwan Siregar, M.Lib. NIP : 195311251978121001
Tanda Tangan :
Tanggal :
Dosen Pembaca : Himma Dewiyana ST, M.Hum. NIP : 197208252006042001
Tanda Tangan :
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yesus Kristus atas Anugerah dan Kasih KaruniaNya, yang telah menyertai dan meneguhkan penulis sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini dengan judul “Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Universitas Panca Budi” dalam waktu yang telah ditetapkan.
Dalam kesempatan ini, penulis menyampaikan rasa hormat dan ucapan terimakasih yang sedalam-dalamnya kepada Orangtua penulis yang tercinta, Tohuato Zendrato dan Rawaty Zega atas doa dan perjuangan yang tidak mengenal lelah, semangat dan dukungan yang diberikan baik moril maupun materi.
Selama proses penyusunan kertas karya ini, penulis juga telah menerima arahan, bimbingan, bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Jurusan Program Studi D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Dr. Ridwan Siregar, M.Lib selaku Dosen Pembimbing yang luar biasa yang telah bersedia meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, motivasi dan masukan kepada penulis.
4. Ibu Himma Dewiyana ST, M.Hum selaku Dosen Pembaca.
6. Seluruh Dosen Program Studi D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu dan mendidik penulis selama perkuliahan.
7. Buat seluruh Keluarga Besar penulis yang telah banyak memberikan dukungan sehingga kertas karya ini dapat terselesaikan.
8. Special untuk Sahabat setiaku Ferdian Harefa yang selalu ada dan memberikan semangat, dukungan doa. Sahabat yang luar biasa..!
9. Keluarga Besar Generasi Muda Nias yang selalu mengingatkan dan juga motivasi yang luar biasa dalam menyelesaikan kertas karya ini.
10.Keluarga Besar GKB-New Hope Community yang telah banyak mendukung dalam doa, dan juga buat teman-teman khususnya buat Kak Jun, Kak Sarah, Wilda, Jenny, Rut, Rini, Loice, dan Peva.
11.Seluruh teman-teman stambuk 2011 yang tidak bisa disebut satu persatu, penulis ucapkan terimakasih untuk kebersamaan selama ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan kertas karya ini masih banyak kekurangan, oleh karena itu kritik dan saran sangat diharapkan demi kesempurnaan kertas karya ini. Akhir kata, penulis berharap semoga kertas karya ini bermanfaat dan dapat digunakan sebagai tambahan informasi dan wacana bagi semua pihak yang membutuhkan.
Medan, 18 Juni 2014 Penulis
DAFTAR ISI
1.2.Tujuan Penulisan... ...2
1.3.Manfaat Penulisan...2
1.4.Ruang Lingkup...3
1.5.Metode Pengumpulan Data... ...3
BAB II TINJAUAN LITERATUR 2.1. Perpustakaan Perguruan Tinggi... ...4
2.1.1. Pengertian... ...4
2.1.2. Tujuan... ...4
2.1.3. Fungsi... ...5
2.1.4.Pengguna... ...7
2.2. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan...7
2.3. Tujuan Penerapan Sistem Informasi... ...8
2.4. Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan...9
2.4.1. Automasi Perpustakaan...9
2.4.1.1. Pengelolaan Anggota...12
2.4.1.2. Sirkulasi...13
2.4.1.3. Pengadaan Koleksi... 13
2.4.1.4. Katalogisasi...14
2.4.1.5. Penyediaan Online Public Access Catalogue 2.4.2. Portal Perpustakaan...19
(OPAC)...18
2.5. Metode Pemilihan Sistem...19
2.5.2. Pemilihan Perangkat Lunak (Software)...19
2.5.3. Pemilihan Perangkat Keras (Hardware)...20
BAB III SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PADA PERPUSTAKAAN UNPAB 3.1. Sejarah Singkat Perpustakaan UNPAB Medan... ...21
3.1.1. Struktur Organisasi Perpustakaan UNPAB Medan...22
3.1.2. Tenaga perpustakaan...22
3.1.3. Waktu Pelayanan...23
3.2. Penggunaan Perangkat Lunak gtPustaka Pada UNPAB...24
3.2.1. Pengertian dan Tujuan Perangkat Lunak gtPustaka...24
3.2.2. Fitur Sistem Informasi Perpustakaan...24
3.2.3. Preview Aplikasi... 25
3.3. Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan pada UNPAB Medan...28
3.3.1. Automasi PerpustakaanUNPAB Medan...28
3.3.1.1 Pengelolaan Anggota...28
3.3.1.3 Pengadaan Koleksi...33
3.3.1.4 Penyediaan Katalog...35
3.3.2. Portal UNPAB Medan...36
3.3.2.1 Profil perpustakaan...36
3.3.2.2 Menu Portal...37
3.3.2.3 Pustaka Link...40
3.3.2.4 Media Online...41
3.3.2.5 Anggota Portal...41
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan...42
4.2. Saran...42
DAFTAR GAMBAR
3.1 Struktur Organisasi Perpustakaan UNPAB Medan...22
3.2 Halaman Login ...25
3.3 Halaman Dashboard...26
3.4 Halaman Manajemen Anggota.. ...26
3.5 Halaman Manajemen Anggota...27
3.6 Halaman Manajemen Laporan Statistik...27
3.7 Katalog Universitas Pembangunan Panca Budi...36
3.8 Portal UNPAB ...37
3.9 Koleksi...37
3.10 Menu Multimedia...38
Pada dasarnya semua perpustakaan merupakan suatu instansi yang memiliki proses kerja sama, yaitu memberikan pelayanan informasi kepada pengguna. Namun demikian dalam
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Perpustakaan mempunyai arti penting dalam kemajuan ilmu pengetahuan yang mempunyai korelasi positif pada tingkat kemajuan bangsa. Oleh karena itu diperlukan sebuah sistem informasi yang dapat mengolah berbagai macam data yang ada. Sistem informasi manajemen perpustakaan adalah suatu sistem yang menyediakan dan menyampaikan informasi kepada pengguna berupa data sehingga memudahkan pustakawan dan para pengguna untuk menggunakan layanan perpustakaan.
Saat ini pemanfaatan teknologi informasi sangat dibutuhkan untuk meningkatkan kualitas manajemen perpustakaan disebabkan adanya ledakan pengetahuan dan informasi, bertambahnya populasi pengguna, pengadaan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Dalam hal ini penerapan teknologi informasi sangat penting untuk membantu mengolah data dan informasi yang ada diperpustakaan agar lebih efektif dan efesien. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.
suatu perpustakaan. Oleh karena itu dalam proses manajemen diperlukan adanya proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengisian jabatan (staffing), dan kepemimpinan (Directing) dan pengawasan (controlling). Di samping itu, manajemen juga dimaksudkan agar elemen yang terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas dan pekerjaannya dengan baik dan benar.
Penerapan sistem informasi manajemen di Perpustakaan UNPAB Medan melakukan proses manajemen yang meliputi perancangan, pengelolaan, pengorganisasian serta melakukan pengawasan terhadap suatu sistem yang ada. Sistem sendiri yang menggambarkan suatu keadaan dimana bagian-bagian di dalamnya saling berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain.
Maka dari itu, dalam memberikan pengertian manajemen sistem informasi dapat dikatakan sebagai berikut, manajemen sistem informasi merupakan suatu kegiatan yang difokuskan pada cara-cara perencanaan, pengelolaan, pengembangan, serta pengawasan terhadap suatu informasi yang dilakukan secara terintegrasi antara satu bagian dengan bagian lainnya karena adanya suatu sistem.
Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan, maka pelayanan di Perpustakaan UNPAB Medan kepada pengguna dapat meningkat menjadi lebih baik lagi. Berdasarkan hal tersebut, maka Penulis mencoba membahas sebuah judul “Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan UNPAB Medan”.
1.2. Tujuan Penulisan
Dengan memperhatikan latar belakang dan perumusan masalah, maka tujuan penulisan kertas karya ini adalah untuk mengetahui penerapan sistem informasi manajemen Perpustakaan UNPAB Medan.
1.3. Manfaat Penulisan
1. Penulis, hasil penulisan ini dapat menambah pengetahuan dan wawasan, serta pemahamanpenulis tentang penerapan teknologi informasi dalam sistem informasi manajemen perpustakaan.
2. Perpustakaan Universitas Pembangunan Panca Budi, penulisan ini diharapkan dapat memberikan masukan dan juga sebagai bahan referensi yang diperlukan dalam meningkatkan pelayanan perpustakaan kepada para pengguna.
1.4. Ruang Lingkup
Dalam penulisan kertas karya ini, Penulis hanya membahas hal-hal yang berkaitan dengan manajemen perpustakaan, pemanfaatan dan penerapan teknologi informasi pada perpustakaan serta kaitannya dengan sistem automasi pada pengolahan perpustakaan.
1.5. Metode Pengumpulan Data
Untuk memperoleh dan mengumpulkan data sebagai bahan analisa dalam penulisan kertas karya ini penulis mengadakan metode sebagai berikut :
1. Studi Kepustakaan
Sebelum penulis melakukan penelitian di lapangan terlebih dahulu penulis membaca buku-buku, atau bahan pustaka lainnya yang relevan dengan masalah yang akan dibahas, baik yang ada di perpustakaan maupun yang ada pada penulis sendiri.
2. Studi Lapangan
Penulis mengadakan peninjauan dan pengamatan langsung pada bagian sistem informasi manajemen perpustakaan pada Perpustakaan Universitas Pembangunan Panca Budi.
3. Wawancara (Interview)
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Perpustakaan Perguruan Tinggi 2.1.1. Pengertian
Pada dasarnya semua perpustakaan merupakan suatu instansi yang memiliki proses kerja sama, yaitu memberikan pelayanan informasi kepada pengguna. Namun demikian dalam perkembangannya setiap jenis perpustakaan memiliki definisi dan kriteria tertentu yang membedakannya dengan perpustakaan lain. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu jenis dari sekian banyak jenis perpustakaan yang telah dikategorikan.
Definisi perpustakaan perguruan tinggi menurut Sulistyo-Basuki (1991, 51) adalah:
“perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berfaliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya yakni Tri Dharma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat)”.
Selain itu, menurut Noerhayati (1987, 1), “perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu unit kerja yangmerupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya yang bersama-sama unit lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan melaksanakan Tri Dharmanya”.
Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi yang berfungsi menyediakan dan menyebarluaskan informasi guna membantu perguruan tinggi tersebut mencapai tujuannya yakni Tri Dharma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat)
2.1.2 Tujuan
dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian serta pengabdian kepada masyarakat.
Menurut Noerhayati (1987, 2) “tujuan diselenggarakannya perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi melalui pelayanan informasi yang meliputi aspek-aspek pengumpulan informasi, pengolahan informasi, pemanfaatan informasi, dan penyebarluasan informasi”.
Selaras dengan pernyataan diatas menurut pendapat Sulistiyo-Basuki (1993, 52) dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan bahwasanya tujuan perpustakaan perguruan tinggi yaitu :
1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa, sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis, artinya mulia dan mahasiswa tahun pertamanya hingga mahasiswa program pascasarjana dan pengajar.
3. Menyediakan ruang belajar untuk pemakai perpustakaan.
4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai.
5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi lembaga industri local.
Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya tujuan penyelenggaraan perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung kinerja dari perguruan tinggi dalam menyelenggarakan pendidikan dengan menyediakan sumber-sumber informasi ilmiah bagi masyarakat perguruan tinggi tersebut agar pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi berjalan dengan lancar dan semakin berkualitas.
2.1.3 Fungsi Dan Tugas
Dalam Buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (1979, 3) bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi dapat ditinjau dari berbagai segi, yaitu segi proses pelayanannya, segi program kegiatan perguruan tinggi dan segi pelaksanaannya.
1. Ditinjau dari segi proses pelayanan sesuai dengan tujuannya, perpustakaan perguruan tinggi mempunyai lima macam fungsi, yaitu :
a. sebagai pusat pengumpulan informasi. b. sebagai pusat pelestarian informasi. c. sebagai pusat pengolahan informasi. d. sebagai pusat pemanfaatan informasi. e. sebagai pusat penyebarluasan informasi.
2. Ditinjau dari segi program kegiatan perguruan tinggi yang didukung sesuai dengan peranannya, perpustakaan perguruan tinggi mempunyai tiga macam fungsi yaitu :
a. sebagai pusat pelayanan informasi untuk program pendidikan dan pengajaran.
b. Sebagai pusat pelayanan informasi untuk program penelitian.
c. Sebagai pusat pelayanan informasi untuk program pengabdian kepada masyarakat.
3. Ditinjau dari segi pelaksanaannya, pada setiap fungsi perpustakaan perguruan tinggi tersebut diatas dapat dibedakan dua macam sifat fungsi, yaitu :
a. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran.
b. Menyediakan pustakan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan rangka studinya.
c. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan dilingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literature ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi para peneliti.
d. Memutakhirkan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan. (Perpustakaan nasional R.I. 1995, 56)
2.1.4 Pengguna
Pengguna perpustakan adalah seseorang atau kelompok yang berhubungan dengan perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan informasi. Menurut Sutarno (2003, 37) pengguna perpustakaan perguruan tinggi adalah “masyarakat perguruan tinggi yang terdiri atas para staf pengajar (dosen), mahasiswa, peneliti, dan mereka yang terlibat di dalam kegiatan Akademik (sivitas akademik)”.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengguna perpustakaan secara umum merupakan anggota masyarakat. Dan apabila dilihat dari pengertian, tujuan dan fungsi perpustakaan perguruan tinggi, pengguna perpustakaan perguruan adalah mahasiswa, staf pengajar/dosen, peneliti dan staf administrasi perguruan tinggi.
2.2 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
Definisi Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai/mendapatkan suatu tujuan.
Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah.
Proses memanfaatkan berbagai sumber daya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan disebut manajemen. Umumnya, Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Perpustakaan merupakan suatu unit kerja yang menyelenggarakan pengumpulan, penyimpanan, dan pemeliharaan berbagai bahan pustaka yang dikelola secara sistemik untuk digunakan sebagai sumber belajar bagi pemakainya.
informasi yang dapat digunakan baik di dalam maupun di luar perpustakaan guna mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif.
2.2. Tujuan Penerapan Sistem Informasi
Kebutuhan perpustakaan terhadap teknologi informasi sangat berhubungan erat dengan peran perpustakaan sebagai pondasi dan kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi, ilmu pengetahuan, dan kebudayaan yang terus kian berkembang seiring dengan meningkatnya kebutuhan manusia akan informasi. Perkembangan teknologi informasi yang pesat perlu dimanfaatkan dengan baik dalam pengembangan sistem manajemen perpustakaan. Adapun tujuan dari dikembangkannya teknologi informasi perpustakaan sesuai dengan buku yang dikarang oleh Supriyanto dan Husin ( 2008, 23) yang berjudul Teknologi Informasi Perpustakaan : strategi perancangan perpustakaan digital mengatakan “Tujuan penerapan TI adalah untuk otomasi kerja perpustakaan” yang pada dasarnya adalah membantu semua pekerjaan dan kegiatan perpustakaan lebih mudah dan cepat.
Dalam penerapannya di perpustakaan, Menurut Bryson (1990) menyatakan bahwa “manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, sistem dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian”.
Dari pengertian ini, ditekankan bahwa untuk mencapai tujuan, diperlukan sumber daya manusia, dan sumber-sumber manusia yang berupa sumber dana, teknik atau sistem, fisik, perlengkapan, informasi, ide atau gagasan, dan teknologi. Penerapan teknologi informasi diperpustakaan bersamaan dengan perkembangan budaya manusia itu sendiri. Perkembangan tersebut dapat dilihat dari tahapan evolusi format dokumen yang menjadi koleksi perpustakaan, antara lain dimulai dari bahan cetak (paper material), microfilm, CDROM/ DVD, Komputer, Internet, Wireless, sampai format web.
1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi
2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format
Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.
digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.
Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya.
Selain fungsinya, Ikhwan Arif (2003) juga mengemukakan faktor pendukung pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan antara lain:
1. Kemudahan dalam mendapatkan produk TI
2. Harga semakin terjangkau
3. Tuntutan layanan masyarakat (right information, right user dan right now)
Keuntungan pemanfaatan teknologi informasi diperpustakaan antara lain:
1. Mempermudah dan mengefisiensikan pekerjaan
pengelolaan perpustakaan
2. Memberikan layanan yang lebih baik pada
pengguna.
3. Meningkatkan citra perpustakaan dan pustakawan. 4. Mengembangkan infrastruktur regional, nasional,
dan global.
2.4. Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan 2.4.1. Automasi Perpustakaan
Otomasi Perpustakaan bukanlah hal yang baru lagi dikalangan dunia perpustakaan. Konsep dan implementasinya sudah dilakukan sejak lama, namun di indonesia baru populer baru-baru ini setelah perkembangan Teknologi Informasi di Indonesia mulai berkembang pesat.
Defenisi Otomasi Perpustakaan (Library Automation)
Istilah yang dipakai untuk menyatakan konsep pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan adalah otomasi perpustakaan. Di Indonesia saat ini perpustakaan pada umumnya telah memanfaatkan komputer untuk sistem kerumahtanggaannya.
Beberapa defenisi dari Otomasi perpustakaan :
1. Menurut Harrod,1990, 47 Otomasi adalah “pengorganisasian mesin untuk mengerjakan tugas-tugas rutin, sehingga hanya dibutuhkan sedikit campur tangan manusia”.
2. Concise Oxford Dictionary (1982, 59) bahwa otomasi adalah “penggunaan peralatan yang dioperasikan secara automasi, untuk menghemat tenaga fisik dan metal manusia”.
3. Menurut Sulistyo-basuki (1994, 96) pengertian otomasi adalah “mencakup konsep proses atau hasil membuat mesin sawtindak dan atau swakendali dengan menghilangkan campur tangan manusia dalam proses tersebut”. 4. Salim (1991, 1067) otomasi perpustakaan adalah “suatu sistem atau metode
yang menggunakan peralatan untuk menggantikan tenaga manusia dalam proses tersebut”.
Dari beberapa definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa otomasi perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi.
Cochrane (1995, 31) mengemukakan bahwa tujuan otomasi perpustakaan adalah :
1. Memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan
2. Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan 3. Membantu menghindari duplikasi kegiatan perpustakaan
4. Meghindari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan 5. Memperluas jasa perpustakaan
Menurut Corbin (1985, 9-14), Membagi metode otomasi perpustakaan atas 4 (empat) yaitu :
1. Membeli sistem jadi (turnkey system),
2. Mengadaptasi sistem dari perpustakaan lain (adapted systems),
3. Mengembangkan atau membangun sistem lokal (locally developed system), dan
4. Memanfaatkan sistem secara bersama (shared system).
Manfaat Otomasi Perpustakaan
Untuk mengelola perpustakaan secara mudah dan cepat dapat direalisasikan dengan menerapkan otomasi.
Menurut Sophia (1998), penggunaan teknologi komputer di perpustakaan memiliki manfaat yang sangat besar karena dapat :
1. Mempercepat proses temu balik informasi (information retrieval) 2. Memperlancar proses pengolahan, pengadaan bahan pustaka, 3. Komuikasi antarperpustakaan, serta;
4. Menjamin pengelolaan data administrasi perpustakaan
Komponen Sistem Otomasi Perpustakaan
UNESCO (1999) “Sistem otomasi perpustakaan mencakup beberapa komponen atau syarat yang saling mendukung terkait. Komponen-komponen tersebut meliputi pengguna (users), perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), dan data”.
1. Pengguna (Users)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sistem otomasi perpustakaan. Pengembangan sistem perpustakaan hendaknya selalu memperhatikan masukan pengguna. Otomasi perpustakaan bisa dikatakan optimal apabila memenuhi kebutuhan pemakainya, baik staf perpustakaan maupun pemustaka, oleh karena itu analisa kebutuhan pengguna mutlak dilakukan. Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan adminstrator sistem harus dilatih sesuai bidang yang akan diperoleh.
2. Perangkat Keras (Hardware)
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secra cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya.
mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghinfari dampak buruk yang mungkin timbul dimasa depan. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer. Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah :
a. Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)
b. Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi dan sejenisnya
c. Protokol komunikasi yang digunakan
d. Menentukan staf yang bertanggungjawab dalam pembangunan jaringan.
3. Perangkat Lunak
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal dan dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user). 4. Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun dari bits, bytes, fields, records, file dan database.
Setiap perpustakaan pasti tidak akan terlepas dari proses pencatatan koleksi. Tujuan dari proses ini untuk memperoleh data dari semua koleksi yang dimiliki dan kemudian mengorganisasinya dengan menggunakan kaidah-kaidah ilmu perpustakaan. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
2.4.1.1. Pengelolaan Anggota
Menurut Nigitha (2013), Pengelolaan anggota perpustakaan meliputi : 1. Mengelola aktifasi anggota baru dan aktifasi anggota lama
4. Mengelola pencetakan kartu anggota
5. Mengelola pencetakan kartu masuk dan kartu baca (tamu)
6. Mengelola pencetakan surat bebas pinjam pustaka anggota dan non anggota
2.4.1.2. Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali berhubungan lansung dengan pengguna perpustakaan. Aktivitas bagian sirkulasi menyangkut masalah citra perpustakaan, baik tidaknya perpustakaan berkaitan erat dengan bagaimana pelayanan sirkulasi diberikan kepada pemakai.
Menurut Syihabuddin Qalyubi (2003),
1. Pelayanan sirkulasi :
Jenis pekerjaan bagian Pelayanan Sirkulasi sebagai berikut :
a. Pendaftaran anggota
2. Sistem penyelenggaraan kegiatan layanan sirkulasi ada dua yaitu :
a. Sistem terbuka (Open Access), memungkinkan pengguna memilih dan mengambil koleksi di rak secara bebas tanpa melalui petugas.
b. Sistem tertutup (Close Access), pengguna didalam memanfaatkan koleksi di rak harus melalui petugas.
3. Jenis Koleksi yang di sirkulasikan : a. Koleksi umum
b. Kolekesi Referensi c. Koleksi Cadangan
d. Koleksi berkala/Majalah/Jurnal/Surak Kabar e. Koleksi Penerbitan Pemerintah
f. Koleksi Audio Visual
2.4.1.3. Pengadaan koleksi
bahan pustaka di perpustakaan mulai dari proses pemilihan koleksi buku maupun nonbuku yang diperoleh melalui pembelian, hadiah atau sumbangan, tukar-menukar, titipan, maupun terbitan sendiri sampai koleksi bahan pustaka tersebut dipublikasikan untu kepentingan pengguna perpustakaan.
Philips (1992, 108) menyatakan bahwa: “Pengadaan adalah kegiatan pokok dari perpustakaan atau pusat dokumentasi karena kegiatan ini mengusahakan agar buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi.”
Koleksi perpustakaan merupakan objek utama atau dasar dari pengadaan bahan pustaka di perpustakaan. Koleksi perpustakaan yang bermutu dapat membangun suatu perpustakaan yang bermutu juga. Perpustakaan harus mengetahui jelas siapa calon pemakai informasi yang diakan dilayani. Oleh karena itu, bagian pengadaan bahan pustaka harus menyediakan informasi yang cocok dengan kebutuhan mereka. Pustakawan juga dituntut untuk memahami koleksi perpustakaan baik secara fisik maupun dari segi kualitasnya sehingga tercipta koleksi perpustakaan yang tepat guna.
Pada perpustakaan perguruan tinggi sebaiknya pengadaan koleksi yang tepat adalah memilih koleksi perpustakaan yang mengikuti arah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, sehingga pengguna di perpustakaan ini mendapatkan informasi-informasi yang sesuai dengan perkembangan zaman di bidang pendidikan dan pengetahuan umum. Dengan demikian koleksi yang disediakan di perpustakaan sesuai dengan kebutuhan dan bermanfaat bagi penggunanya.
Menurut Darmono (2001, 58), secara umum pengadaan bahan pustaka mencakup 3 (tiga) kegiatan utama yaitu:
1. Pemilihan atau seleksi bahan pustaka
2. Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian, tukar menukar, penerimaan hadiah, dan penerbitan sendiri oleh perpustakaan
3. Inventarisasi bahan yang telah diadakan serta statistik pengadaan bahan pustaka
2.4.1.4. Katalogisasi
sehingga informasi yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk itu informasi yang ada diperpustakaan perlu diproses dengan system katalogisasi (cataloging).
Adapun system katalogisasi yang dikembangkan mengalami berbagai tahapan penyeragaman peraturan katalogisasi. perkembangan terakhir yang sampai sekarang masing digunakan untuk pedoman katalogisasi secara internasional adalah : Anglo American Cataloguing Ruler 2 : Revised ( 1988 )/ AACR2R.
Pengatalogan (cataloguing) yaitu seluruh kegiatan yang dilakukan untuk mempersiapkan cantuman (record) bibliografi, dengan tujuan untuk menghasilkan katalog yang digunakan sebagai sarana temu kembali koleksi perpustakaan. Katalog perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau dalam sebuah koleksi. Daftar menunjukkan adanya susunan menurut prinsip tertentu sedangkan buku mencakup arti buku
dalam arti yang luas. Menurut Siregar (1996),“Sistem pengatalogan berbasis komputer merupakan semua aktivitas yang dilakukan dalam mempersiapkan cantuman bibliografi”.
Untuk katalog dengan menggunakan komputer. Sistem ini menghasilkan suatu pangkalan data (database) katalog yang dapat diakses secara online. Dengan kata lain, katalog online merupakan suatu bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal komputer, disebut juga OPAC (Online Public Acces Catalog).
“Untuk setiap buku setidaknya memiliki empat jenis, yaitu katalog pengarang, judul, subjek, dan shelflist” (Sumardji, 1978; 41).
Untuk perpustakaan, idealnya katalog diketik dalam kertas khusus katalog. Tata pengetikan kartu katalog tersebut diatur sebagai berikut :
1. Call number atau nomor panggil
Call number diketik di sudut kiri atas, dengan mengetik nomor kelas yang kira-kira berjarak ½ cm dari tepi kiri dan ½ cm dari atas. Kemudian di bawahnya diketikkan 3 (tiga) huruf kependekan nama pengarang, dan kemudian diketikkan pula 1 (satu) huruf kecil yang diambil dari huruf paling depan judul yang dicantumkan. Seperti :
375 NAS
K 2. Nama Pengarang
Nama pengarang diketik mulai dari indensi pertama sejajar dengan 3 huruf kependekatannya pada call number. Pengetikan nama pengarang diutamakan lebih dahulu nama keluarganya, kemudian nama kecilnya (nama depan), dan ditulis dengan huruf kapital untuk kata pertama nama yang dicantumkan. Seperti :
Nama sebenarnya = Syarifudin Amir Nama di katalog = AMIR, Syarifudin 3. Judul
Judul diketik pada indensi kedua baris berikutnya di bawah huruf ke-4 cantuman nama pengarang. Jika ada judul tambahan atau anak judul, diberi tanda titik dua ( : ) setelah judul utama dicantumkan. Kemudian diketik pula nama pengarang tanpa dibalik dengan dibatasi tanda garis miring ( / ) kemudian diteruskan dengan mengetikketerangan edisi yang dibatasi dengan tanda titik dan strip panjang atau dua strip ( .-- ).
Contoh :
b. Hukum Perkawinan: Aspek dan proses penetapan / Romly Kartika.—Edisi Ke-1.—
4. Impresum atau Imprint
Impresum atau Imprint diketik setelah pengetikan judul, pengarang, dan keterangan edisi (bila ada) yang dibatasi dengan tanda “.—“ sebelum imprint ini dicantumkan.
Contoh :
a. Hukum Perkawinan: Aspek dan proses penetapan/Romly Kartika.— Edisi Ke-1.—Jakarta: Gramedia, 2006.
5. Kolasi
Kolasi diketik mulai idensi kedua baris berikutnya (dibawah huruf ke-4). Jika tidak cukup diketik pada 1 baris, lanjutannya diketik pada baris berikutnya mulai indensi pertama.
Contoh :
a. Ix, 241 hlm.: Ilus.; 21 cm. 6. Anotasi atau catatan
Anotasi diketik dibawah kolasi dan diberi jarak satu spasi. Anotasi ini tidak selalu digunakan di setiap katalog, karena hanya sebagai catatan khusus bagi buku yang memiliki cici khusus dan perlu diberikan catatan. Contoh :
a. Catatan: Buku ini berdasarkan KBK. 7. Tracing atau Jejakan
Tracing adalah keterangan lebih lanjut mengenai buku yang bersangkutan. Diketik lurus dengan indensi pertama pada deskripsi bibliografi di atasnya. Ditulis dengan angka untuk menuliskan subjek atau kata kunci temu baliknya, dan angka romawi untuk keterangan judul, dan pengarang setelah pengarang utama.
Contoh :
Jadi, pengetikan katalog bisa dilakukan jika konsep kerangka penulisannya telah dibuat atau diketahui. Berikut bagan kerangka penulisan dalam katalog
Nama pengarang
Call Judul: anak judul / pengarang.—ket.edisi.— Number Imprint (Kota terbit: Penerbit, tahun terbit).
Kolasi (tebal: ilustrasi; ukuran buku,dll) Anotasi
ISBN Tracing
2.4.1.5. Penyediaan Online Public Access Catalogue (OPAC) OPAC (Online Public Access Catalogue)
Dalam suatu perpustakaan, katalog merupakan salah satu alat untuk menemukan kembali koleksi pustaka. Sekarang katalog tidak saja dibuat dalam bentuk kartu, tetapi juga dalam bentuk digital. Katalog dalam bentuk digital biasanya disimpan dalam hard disk komputer atau media penyimpanan lainnya, seperti disket, CD-ROM, dan DVD. OPAC bekerja berdasarkan konsep jaringan.
. OPAC merupakan pengkatalogan buku-buku di perpustakaan besar secara berkomputer. Kepopulerannya berkembang sehingga kini makin banyak perpustakaan di negara lain sudah memasukkan OPAC masing-masing di internet.
Menurut(2009),beberapa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan OPAC adalah:
1. Pengguna dapat mengakses secara langsung ke dalam pangkalan data yang dimiliki perpustakaan
2. Mengurangi beban biaya dan waktu yang diperlukan dan yang harus dikeluarkan oleh pengguna dalam mencari informasi
3. Mengurangi beban pekerjaan dalam pengelolaan pangkalan data sehingga dapat meningkatkan efisiensi tenaga kerja
4. Mempercepat pencarian informasi
Dalam sistem OPAC terdapat kegiatan pemasukan data dan validasi atau pengecekan data yang dimasukkan ke dalam basis data. Apabila ada kesalahan atau keraguan, data dapat dilacak berdasarkan nama pengolah, pemasuk data, dan tanggal pemasukan yang tercantum pada formulir. Dengan menggunakan formulir, pemasukan data menjadi lebih cepat dan fisik bahan pustakanya dapat segera diproses sebagaimana mestinya sehingga dapat segera dipamerkan dan digunakan di unit sirkulasi.
Sistem OPAC yang dikembangkan di pustaka adalah sistem layanan informasi melalui LAN dan WAN, namun karena masih ada keterbatasan, sistem yang dibangun baru pada tahapan LAN. Layanan melalui WAN dilakukan dengan memanfaatkan media internet, sehingga pengguna dapat langsung mengakses informasi dari server pangkalan data. Layanan melalui LAN lebih ditujukan untuk penguna yang langsung datang ke perpustakaan.
2.4.2. Portal Perpustakaan
Portal merupakan sistem online yang digunakan untuk menyediakan layanan perpustakaan sehingga dapat diakses melalui internet. Web portal berfungsi sebagai penyedia one stop service untuk layanan kepustakaan yang meliputi informasi koleksi, pencarian koleksi serta fasilitas download koleksi digital.
Fitur:
1. Profil Perpustakaan 2. Berita & Agenda 3. Katalog Online
4. Simple and Advanced Search 5. Member Management System
6. Pemesanan peminjaman koleksi perpustakaan 7. Upload/Download koleksi digital
8. Administrasi Sistem
2.5. Metode pemilihan Sistem 2.5.2. Perangkat Lunak (Software)
Software adalah program komputer yang fungsinya mengarahkan kegiatan pemrosesan dari komputer. Didalam software berisi instruksi kepada komputer, atau pernyataan program (program statement) yang secara tepat dinyatakan dan diorganisasikan sesuai dengan syntax dan berbagai aturan tentang kontruksi program (yang disesuaikan dengan bahasa pemograman komputer tertentu). Beberapa program yang ditujukan pada pelaksanaan tugas khusus, atau yang memanipulasikan serangkaian data, disebut program aplikasi.
Program ditulis oleh pemrogram (programmer), yaitu seorang ahli (profesional) dalam penyusunan program. Program kemudian dijalankan (run) oleh komputer, dan diperlakukan sebagai salah satu jenis data. Program dapat diperbaiki atau diperluas dan kegiatan ini disebut pemeliharaan program.
Alasan terakhir tentang pentingnya software, karena ia merupakan antar muka (interface) yang menghubungkan pengguna dengan sistem komputer. Pemahaman berbagai aspek dari software dalam rangka menggunakan dan mengembangkan lebih lanjut sistem informasi.
(Edhy Sutanta, 2003).
2.5.3. Perangkat Keras (Hardware)
Pengolahan data, termasuk dengan penggunaan alat-alat elektronika, memerlukan perangkat atau piranti keras yang dikenal sebagai komputer. Seperti telah umum diketahui komputer adalah mesin elektronika yang menerima dan mengolah data sedemikian rupa sehingga menghasilkan informasi.
Konfigurasi komputer beraneka ragam tergantung pada kemampuannya. Konfigurasi komputer merupakan suatu sistem karena terdiri dari berbagai komponen atau alat seperti unit pemrosesan sentral (central processing unit), monitor, hard disk, papan ketik, pencetak, kabel, dan alat pemindah (cursor) yang dikalangan dunia komputer dikenal dengan istilah mouse. (Yusup, Pawit M. 2009)
BAB III
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PADA PERPUSTAKAAN UNPAB MEDAN
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan UNPAB Medan
Perpustakaan UNPAB tidak dapat dipisahkan dari perubahan sekolah tinggi metafisika menjadi Universitas Pembangunan Panca Budi dengan didirikannya Perpustakaan Habibah pada tahun 1962. Perpustakaan UNPAB merupakan penggabungan antara unit-unit perpustakaan Fakultas yang ada yaitu perpustakaan FH, perpustakaan FE, perpustakaan FP, perpustakaan Habibah, menjadi Universitas Perguruan Tinggi. Perpustakaan UNPAB Terpusat berdasarkan SK Rektor No. 1227/14/R/2003 menempati Gedung D Lantai II dengan luas Ruangan 250 m².
Tahun 2009 UNPAB memenangkan Hibah PHKI Dikti Tema A sehingga pengembangan perpustakaan dimulai dengan perluasan & rehabilitasi ruangan dan penambahan sarana dan prasarana. Kini Luas perpustakaan 677 m² terdiri dari :
1. Ruang baca 200 m² 2. Ruang Koleksi 144 m² 3. Ruang Referensi 100 m 4. Ruang Sirkulasi 16 m² 5. Ruang Kerja 30 m²
Konfigurasi komputer beraneka ragam tergantung pada kemampuannya. Konfigurasi komputer merupakan suatu sistem karena terdiri dari berbagai komponen atau alat seperti unit pemrosesan sentral (central processing unit), monitor, hard disk, papan ketik, pencetak, kabel, dan alat pemindah (cursor) yang dikalangan dunia komputer dikenal dengan istilah mouse. (Yusup, Pawit M. 2009)
BAB III
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PADA PERPUSTAKAAN UNPAB MEDAN
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan UNPAB Medan
Perpustakaan UNPAB tidak dapat dipisahkan dari perubahan sekolah tinggi metafisika menjadi Universitas Pembangunan Panca Budi dengan didirikannya Perpustakaan Habibah pada tahun 1962. Perpustakaan UNPAB merupakan penggabungan antara unit-unit perpustakaan Fakultas yang ada yaitu perpustakaan FH, perpustakaan FE, perpustakaan FP, perpustakaan Habibah, menjadi Universitas Perguruan Tinggi. Perpustakaan UNPAB Terpusat berdasarkan SK Rektor No. 1227/14/R/2003 menempati Gedung D Lantai II dengan luas Ruangan 250 m².
Tahun 2009 UNPAB memenangkan Hibah PHKI Dikti Tema A sehingga pengembangan perpustakaan dimulai dengan perluasan & rehabilitasi ruangan dan penambahan sarana dan prasarana. Kini Luas perpustakaan 677 m² terdiri dari :
1. Ruang baca 200 m² 2. Ruang Koleksi 144 m² 3. Ruang Referensi 100 m 4. Ruang Sirkulasi 16 m² 5. Ruang Kerja 30 m²
Tahun 2010 UNPAB kembali memenangkan Hibah Kompetisi PHKI Tema B untuk 3 Program Studi, dan dimulailah pengembangan sistem informasi terpadu Universitas. Saat ini sistem informasi perpustakaan telah berjalan sejak tahun 2011 yang dilengkapi dengan sistem barkode dan sistem pengaman (sensor matic).
3.1.1 Struktur Organisasi Perpustakaan UNPAB Medan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perpustakaan UNPAB Medan
3.1.2 Tenaga perpustakaan
Salah satu penunjang perpustakaan menjadi lebih baik ialah dengan adanya tenaga pustakawan yang menjalankan fungsi dan tugasnya masing-masing. Pustakawan merupakan orang yang berperan secara langsung dalam melaksanankan seluruh kegiatan yang ada di perpustakaan untuk itu tenaga
pustakawan sangat penting bagi kelangsungan perpustakaan. Perpustakaan Universitas Pembangunan Panca Budi memiliki 4 pustakawan dan Kepala Perpustakaan adalah Drs. Suratno.
Tabel 1
Pegawai berdasarkan tugas
No Tugas Jumlah Pegawai
1 Tenaga Teknis Perpustakaan 4 orang
2 Tenaga Administrasi 1 orang
Tabel 2
Pegawai berdasarkan pekerjaan/jabatan
No Nama Pegawai Jabatan
1. Drs. Suratno Kepala perpustakaan 2. Nindya Purwaningtyas, S.Sos Bidang Tata Usaha dan
Layanan
3. Aswin, ST Bidang Pengadaan dan
Sistem Informasi/ Digital
4. Elliyana, S.Sos Bidang Pengolahan,
Klasisifikasi/Katalogiasasi 5. Nismah Br P, S.Sos Kasi pelayanan dan
referensi
6. Sugiono Bagian Umum ,Dan
Perawatan Perlengkapan
Waktu pelayanan atau jam buka pada Perpustakaan UNPAB Medan adalah sebagai berikut:
Jam Buka Perpustakaan hari Senin-Sabtu
a. Senin-kamis : Jam 08.00 s.d. 18.00 wib b. Jumat : Pagi jam 08.00 s.d. 12.00 wib Sore jam 14.30 s.d. 18.00 wib c. Sabtu : Jam 08.00 s.d. 12.00 wib
3.2. Penggunaan Perangkat Lunak gtPustaka pada UNPAB 3.2.1. Pengertian dan Tujuan Perangkat Lunak gtPustaka
Sistem Informasi perpustakaan berbasis web dirancang untuk mempercepat pengelolaan database dan transaksi perpustakaan. Sistem ini dapat diakses melalui Jaringan Intranet atau Internet/online, serta dapat diintegrasikan dengan sistem informasi lainnya.
gtPustaka Web tipe Barcode adalah software gtPustaka berplatform web dan mempunyai kemampuan untuk menghasilkan gambar barcode yang bersumber dari suatu nomor barcode milik suatu eksemplar koleksi buku. Selain dalam hal koleksi buku, software ini juga mampu menghasilkan gambar barcode dari suatu nomor anggota perpustakaan.
3.2.2. Fitur Sistem Informasi perpustakaan 1. Data Induk Anggota
Manajemen Data Induk Anggota, meliputi: fitur pengelolaan Data Mahasiswa dan Dosen, atau Data Anggota dari Luar Instansi dilengkapi dengan pengaturan Klasifikasi dan Status Anggota antara lain : Kunjungan anggota, daftar anggota, Bebas pustaka/deaktifasi/Exp.Anggota, Pendaftaran langganan kunjungan dan Anggota Portal.
Manajemen Data Induk Buku dan Inventaris, meliputi: fitur pengelolaan Data Buku hingga Data Inventaris. Informasi detil setiap buku/inventaris seperti: Judul Buku, Tajuk/Subyek, Penulis, Penerbit, Kategori/Kelompok Buku hingga setting status untuk data Inventaris Buku (fisik), seperti Nomor Inventaris, Tanggal Inventaris dan Asal Buku.
3. Pengolahan Koleksi Pustaka meliputi : Buku, majalaha, Local Konten, Multimedia, E-book, Cetak Kartu Buku, SAP, Cetak Kartu Majalah, Cetak Kartu Local Konten, Cetak Kartu Multimedia.
4. Sirkulasi meliputi : Peminjaman/Pengembalian, Pendataan sirkulasi, Denda, Pengembalian sirkulasi, pesan buku, histori sirkulasi dan tagihan sirkulasi. 5. Laporan Anggota meliputi : Bebas Pustaka, Pendaftaran Anggota, Jumlah
Anggota, Buku Terpinjam, Pengunjung, Rekap Peminjaman, Pengolahan Buku, Pembayaran Denda, Pendapatan pengunjung, Usul Buku Anggota, Saran Kritik Anggota
6. Laporan Statistik meliputi : Anggota Baru, Bebas Pustaka, Buku Dipinjam, Buku Dikembalikan, Buku Dipinjam Anggota, Peminjam, Buku Baru, pengunjung, Buku Dibaca, Buku Hilang, Perbaikan Buku, Denda, Weeding Buku dan Jumlah Buku
Gambar 3.2 Halaman Login
Gambar 3.4. Halaman Manajemen Anggota
Gambar 3.5 Halaman Manajemen Anggota
3.3. Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan pada UNPAB Medan 3.3.1. Otomasi Perpustakaan UNPAB Medan
3.3.1.1.Pengelolaan Anggota
Bagi civitas akademika UNPAB ( mahasiswa/dosen/pegawai ) untuk dapat memanfaatkan jasa layanan perpustakaan unpab diwajibkan memiliki kartu anggota perpustakaan. Dengan memiliki kartu perpustakaan maka pemustaka dapat meminjam koleksi fiksi dan non fiksi, membaca koleksi referensi dan memanfaatkan koleksi digital (e-book / e-journal).
Syarat Menjadi Anggota
1. Terdaftar sebagai Mahasiswa/i UNPAB, Pegawai dan Staff Pengajar dilingkungan UNPAB.
2. Untuk menjadi anggota pengguna jasa Perpustakaan harus mendaftarkan diri ke bagian pelayanan Perpustakaan dengan menyertakan :
a. Menyerahkan fotocopy bukti pembayaran uang kuliah bagi yang berstatus mahasiswa.
b. Menyerahkan fotocopy KTM bagi yang berstatus mahasiswa, dan fotocopy KTP bagi pegawai dan staff pengajar.
c. Menyerahkan pas photo ukuran 2x3 cm (satu) lembar.
d. Membayar uang pendaftaran/ Kartu sebesar Rp. 5000,- dan keaktifan sebesar Rp. 2.500,-/semester bagi mahasiswa dan Rp. 10.000,- bagi staf pegawai/pengajar.
3. Bersedia mentaati peraturan dan tata tertib di perpustakaan.
Masa aktif kartu anggota 1 (satu) tahun untuk pegawai/ staf pengajar dan 6
PROSEDUR PENDAFTARAN DAN PENGAKTIFAN KEANGGOTAAN 1. Pemustaka menghadap ke bagian administrasi perpustakaan
2. Pemustaka mengisi formulir pendaftaran/keaktifan
3. Pemustaka melengkapi berkas kelengkapan untuk mendaftar menjadi anggota meliputi foto copy KTM/KTP, kwitansi pembayaran termin berjalan bagi mahasiswa dan pas photo
4. Pemustaka membayar biaya administrasi pendaftaran/keaktifan
5. Pemustaka menyerahkan semua berkas dan biaya administrasi ke bagian administrasi
6. Selesai
3.3.1.1. Sirkulasi 1. Peminjaman
Ketentuan Peminjaman Buku
a. Memiliki Kartu Anggota Perpustakaan Panca Budi ( kartu aktif )
b. Anggota wajib memperlihatkan Kartu Anggota saat mau meminjam Buku Perpustakaan.
c. Jumlah buku maximal 2 (dua) buah setiap kali peminjaman
d. Lama peminjaman 10 hari dan dapat diperpanjang 1x perpanjangan selama sepuluh hari.
e. Setiap keterlambatan pengembalian buku akan dikenakan denda sebesar Rp 200.- / hari / Eksamplar.
f. Apabila terjadi kerusakan / hilang karena kelalaian peminjam, peminjam wajib mengganti buku tersebut.
Ketentuan Peminjaman Referensi
a. Koleksi referensi Hanya boleh dipinjam dan dibaca diruangan referensi. b. Koleksi referensi tidak boleh dipinjam untuk dibawa pulang kerumah dan
boleh di foto copy kecuali skripsi
d. Mencari sendiri Judul Koleksi referensi yang akan dipinjam pada Katalog yang telah disediakan.
e. Mengisi Bon Peminjaman yang telah disediakan petugas.
f. Meminta Petugas untuk mengambilkan Koleksi referensi yang akan dipinjam
g. Menandatangani Bon peminjaman Koleksi referensi dan meyerahkannya kepada petugas.
h. Peminjam mengembalikan Koleksi referensi kepada petugas dan menandatangani tanda pengembalian koleksi referensi.
Mekanisme Peminjaman Buku
a. Pemustaka mencari sendiri buku yang akan di pinjam.
b. Pemustaka memeriksa kondisi buku yang akan di pinjam, bila ada kerusakan segera laporkan kepada petugas, bila tidak dilaporkan dan ditemukan kerusakan akan menjadi tanggung jawab peminjam.
c. Pemustaka wajib menunjukan/menyerahkan kartu anggota kepada petugas layanan sirkulasi saat meminjam buku
d. Pemustaka menyerahkan buku yang akan dipinjam beserta kartu anggota kepada petugas layanan sirkulasi.
e. Petugas sirkulasi akan memproses peminjaman pemustaka dan menterakan tanggal pengembalian buku.
f. Petugas menyerahkan buku yang sudah diproses sistem peminjamannya beserta kartu anggota.
2. Perpanjangan
Mekanisme Perpanjangan Peminjaman Buku
a. Pemustaka wajib menunjukan/menyerahkan kartu anggota kepada petugas layanan sirkulasi saat memperpanjang peminjaman buku
c. Petugas sirkulasi akan memproses perpanjangan peminjaman pemustaka dan menterakan tanggal pengembalian buku
d. Petugas menyerahkan buku yang sudah diproses sistem peminjamannya beserta kartu anggota.
3. Pengembalian
Mekanisme Pengembalian Buku
a. Pemustaka menyerahkan buku yang akan dikembalikan beserta kartu anggota kepada petugas layanan sirkulasi
b. Petugas sirkulasi akan memproses pengembalian peminjaman pemustaka dan menterakan tanggal pengembalian buku
c. Bagi pemustaka yang berhalangan untuk hadir langsung dalam proses pengembalian buku dapat dilakukan melalui telepon atau SMS ke nomor 061-30106011. Atau ke Nomor HP. 083199029185, 085297112224.
4. Sanksi
a. Mahasiswa wajib mengembalikan buku yang dipinjam 10 (sepuluh) hari sebelum pelaksanaan ujian semester, bila buku tersebut belum dikembalikan maka nilai ujan mahasiswa tersebut tidak akan dikeluarkan oleh fakultas. Selama ujian berlagsung mahasiswa hanya diperkenankan membaca pada ruang perpustakaan (baca ditempat).
b. Setiap buku yang terlambat dikembalikan dari waktu yang sudah ditetukan akan dikenakan denda yang besarnya ditentukan pihak UPT. Perpustakaan. Selama denda tersebut belum diselesaikan yang bersangkutan tidak diperkenankan meminjam/ memperpanjang buku yang dipinjam tersebut. c. Peminjaman buku yang baru tidak akan diberikan apabila masih ada buku
yang tanggal peminjamannya sudah lewat.
dengan uang sesuai dengan harga buku pada saat penggantian + uang administrasi sebesar Rp. 5000,- serta denda keterlambatan.
e. Bagi pengunjung yang segaja melenyapkan atau merusak sebahagian atau seluruh informasi yang ada di perpustakaan seperti buku dan bahan bacaan lainnya akan diberikan sanksi berupa:
1) Untuk informasi yang berupa buku, diganti sesuai dengan judul dan pengarang buku yang sama atau mengganti dengan uang sebesar harga buku pada saat penyelesaian + uang administrasi Rp. 5.000,- serta denda sesuai hari keterlambatan penyelesaian.
2) Untuk informasi selain poin A diatas (semisal majalah, surat kabar dan lain-lain) diganti sesuai informasi yang rusak atau mengganti dengan uang sebesar Rp. 50.000,- administrasi Rp.5.000,- serta denda keterlambatan penyelesaian.
3) Informasi yang dirusak tetap jadi milik perpustakaan.
4) Bila hendak berurusan dengan UPT. Perpustakaan harus menyelesaikan poin A dan B terlebih dahulu.
5) Bagi staff pegawai/ dosen apabila dalam waktu 30 hari buku belum dikembalikan, maka akan dipotong honornya sesuai dengan harga buku + uang administrasi sebesar Rp.5.000,- serta denda keterlambatan mengembalikan buku sampai batas penyelesaian pengembalian buku tersebut.
6) Pemotongan honor akan dilaksanakan oleh bendahara rektorat setelah adanya permohonan dari UPT Perpustakaan
8) Bagi Dekan yang mengeluarkan surat pindah untuk mahasiswa, sedangkan mahasiswa yang bersangkutan masih terkait dengan peminjaman bahan pustaka di UPT. Perpustakaan, maka kerugian UPT. Perpustakaan ditanggung oleh Dekan dengan sanksi sama.
7. Bebas Pustaka
Bebas pustaka adalah proses administrasi akademik yang menyatakan seorang pemustaka tidak memiliki sangkut paut peminjaman bahan pustaka dan tidak lagi memiliki hak-hak sebagai anggota perpustakaan yang dinyatakan dalam surat bebas pustaka. Surat bebas dikeluarkan untuk keperluan akademik bagi mahasiswa yang akan melaksanakan proses penyelesaian studi ( meja hijau ) dan atau pindah kuliah.
Syarat Bebas Pustaka
a. Menyerahkan lembaran permohonan ujian meja hijau yang telah di ditanda syahkan oleh Fakultas.
b. Membawa Kartu Tanda Anggota perpustakaan bagi yang memiliki kartu anggota
(walaupun sudah habis masa berlakunya )
c. Bebas dari peminjaman buku dan peminjaman bahan perpustakaan lainnya. d. Wajib memberikan sumbangan buku untuk Perpustakaan, minimal 1(satu)
eksemplar.
Ketentuan Buku Sumbangan
a. Judul Buku yang disumbangkan sesuai dengan Program Studi yang bersangkutan/ Ditentukan Perpustakaan/Program Studi
b. Buku yang disumbangkan Minimal terbitan 3 tahun terakhir. c. Tebal halaman buku minimal 200 halaman
d. Buku harus memiliki “ International Standard Book Number “ ( ISBN ) e. Untuk mahasiswa yang akan pindah kuliah tidak diwajibkan menyumbang
3.3.1.2. Pengadaan Koleksi
Perpustakaan unpab saat ini memiliki beragam koleksi dengan jumlah judul koleksi sebanyak 19.629 judul dan jumlah eksamplar sebanyak 29.818.
1. Koleksi Buku
Perpustakaan UNPAB saat ini memiliki koleksi buku sebanyak 13.100 Judul dengan jumlah eksamplar sebanyak 22.787 buah. Terdiri dari buku fiksi dan non fiksi. Buku-buku non fiksi adalah koleksi buku berupa buku teks, buku pengayaan dan buku-buku umum sedangkan buku fiksi adalah buku-buku karya sastera seperti novel, cerpen dll. Dalam penataan tata ruang kedua jenis koleksi ini disimpan di dalam ruang koleksi. Kedua jenis koleksi buku ini dapat dipinjam untuk dibawa pulang oleh pemustaka.
2. Koleksi
Tabel 3. koleksi
No. Koleksi Jumlah Koleksi
1 Teks 11.436 Judul
19.495 Eks
2 Jurnal dilanggan 27 Judul ilmiah 543 Eks
3. Judul Populer 640 Eks
4. Jurnal On-line 20 Database Resorce Sharing
5. Surat Kabar dilanggan 3 Lokal / 2 Nasional
3. Koleksi Khusus
Tabel 4. koleksi Khusus
1 Media 343 Judul / 467 Keping (Vcd/DVD )
2 Film 1 Judul
3. Skripsi 4.951 Judul/4.951 eks
4. Karya Dosen 1.978 Judul / 1.978 eks
5. E-Book 312 judul dan 4 database resource sharing
4. Koleksi Referensi
Perpustakaan UNPAB saat ini memiliki koleksi Referensi sebanyak 6.529 Judul dengan jumlah eksamplar sebanyak 7.031 buah. Dalam penataan tata ruang koleksi referensi ini disimpan di dalam ruang referensi. koleksi referensi ini dalam layanannya menggunakan sistem tertutup dimana pemustaka tidak dapat langsung mencari dan mengambil bahan koleksi, namun petugas akan mengambilkan koleksi yang di butuhkan pemustaka. Pemustaka dapat mencari judul koleksi melalui katalog yang tersedia maupun menelusuri Opac ( Open public access computer ) Perpustakaan. Koleksi referensi tidak dapat dipinjam untuk dibawa
pulang oleh pemustaka.
Jenis koleksi yang digolongkan dalam koleksi referensi meliputi : a. Kamus, Ensiklopedia
b. Undang-undang, perundang-undangan dan peraturan pemerintah c. Buku saku, buku pedoman, handbook
d. Almanak, laporan tahunan e. Koleksi referensi, tesis, disertasi
f. Hasil-hasil karya dosen seperti penelitian dosen, karya ilmiah, karya tulis, pengabdian masyarakat dosen.dll
3.3.1.3. Penyediaan Katalog
Untuk memudahkan pemustaka dalam proses temu balik koleksi di jajaran koleksi disediakan alat bantu berupa katalog. Alat penelusur yang umum digunakan di perpustakaan yaitu secara manual dan secara otomasi digital. Perpustakaan UNPAB menyediakan 2 (dua) macam alat telusur yaitu secara manual berupa kartu katalog/ buku katalog serta alat telusur secara otomasi berupa OPAC ( Open public access computer ).
Gambar 3.7 Katalog Universitas Pembangunan Panca Budi
Kartu katalog disusun secara sistematis ( abjad/alfabetis) yang dibagi berdasarkan kelompok-kelompok sebagai berikut :
1. Katalog pengarang
Digunakan untuk mencari koleksi buku berdasarkan judul buku. Judul buku disusun berdasarkan abjad dalam jajaran katalog manual.
3. Katalog Subjek
Digunakan untuk mencari koleksi buku berdasarkan kelompok subjek bahasa buku. Subjek bahasa buku disusun berdasarkan abjad dalam jajaran katalog manual.
3.3.2. Portal UNPAB 3.3.2.1 Profil Perpustakaan
Portal merupakan sistem online yang digunakan untuk menyediakan layanan perpustakaan sehingga dapat diakses melalui internet. Web portal berfungsi sebagai penyedia one stop service untuk layanan kepustakaan yang meliputi informasi koleksi, pencarian koleksi serta fasilitas download koleksi digital.
Portal Perpustakaan UNPAB adalah media informasi perpustakaan dengan jaringan internet. Setiap pemustaka dapat membuka website perpustakaan melalui alamat situs :
Gambar 3.8 Portal UNPAB
web Universitas Panca Budi
MENU PORT
Gambar 3.9 Koleksi
3.3.2.2. Menu Portal
Koleksi –koleksi yang terdapat dalam menu portal perpustakaan adalah koleksi dalam bentuk digital. Koleksi-koleksi ini dapat diakses dan di unduh (download) dengan terlebih dahulu memasukan user name dan password pada menu login.
Gambar 3.10 Menu Multimedia
1. Multimedia
Koleksi multimedia adalah koleksi dalam bentul film/makrofilm yang berisi program aplikasi, tutorial, film, animasi, dll yang dapat ditonton atau di download.
Beberapa koleksi tidak dapat dinikmati melalui portal ini namun dapat di copy dengan menghubungi bagian layanan sirkulasi
Gambar 3.11 Menu Lokal Konten
2. Lokal Konten
Koleksi lokal konten adalah koleksi referensi terbitan lokal lembaga seperti skripsi, thesis, penelitian dosen, karya-karya dosen, prosiding, diktat dan lain-laian, yang dapat diunduh (download) dengan menggunakan username dan password pemustaka.
Gambar 4.9 Koleksi Lokal Konten
3. E-Book
E-book adalah koleksi buku dalam bentuk digital yang dapat di unduh (download) dengan menggunakan username dan password pemustaka. Mekanisme /prosedur membuka menu ini sama dengan cara membuka koleksi local konten.
E-Journal adalah koleksi jurnal dalam bentuk digital dari berbagai penerbit / penyedia layanan e-journal di seluruh dunia yang dapat di unduh (download). Sebagian penyedia jasa jurnal online mengijinkan pengunduhan (downloading) untuk seluruh/ sebagian artikel saja. Untuk 3(tiga) e-journal berikut harus login dengan menggunakan username dan password sebagai berikut :
NO NAMA
JURNAL
DATABASE JOURNAL
ALAMAT WEB USER NAME PASSWORD
1 PROQUEST www.proquest.com/pqdweb 0PRW3HXMF
G Pqdikti
2 CENGAGE infotrac.galegroup.com./itweb Kpt01004 science
3 EBSCO search.ebscohost.com atau
search.epnet.com Ns180840 password
Tabel 5. E-Journal
4. E- Prociding
E-Prociding adalah koleksi prosiding dalam bentuk digital yang dimiliki perpustakaan yang dapat di unduh (download). Mekanisme /prosedur membuka menu ini sama dengan cara membuka koleksi local konten.
5. Kamus On-Line
Kamus On-Line adalah program aplikasi Kamus dalam bentuk digital. merupakan link portal penyedia kamus digital online yang dapat dimanfaatkan oleh pemustaka untuk mencari arti kata.
Ensiklopedia On-Line adalah program aplikasi ensiklopedi dalam bentuk digital. merupakan link portal penyedia ensiklopedi digital online yang dapat dimanfaatkan oleh pemustaka untuk mencari arti kata.
3.3.2.3. Pustaka Link
Pustaka link adalah daftar alamat website perpustakaan di seluruh Indonesia yang memiliki link ( koneksi ) dengan perpustakaan UNPAB. Pemustaka cukup meng-klik link yang ada maka anda dapat masuk ke portal perpustakaan universitas yang dituju.
3.3.2.4. Media Online
Media online adalah link website penyedia jasa media secara online baik nasional maupun regional yang dapat diakses oleh pemustaka.
3.3.2.5. Anggota Portal
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan uraian dari bab-bab sebelumnya, maka Penulis membuat beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem informasi perpustakaan adalah segala kegiatan yang meliputi perencanaan, pengelolaan, pengorganisasian serta pengawasan yang di dalamnya semua bagian-bagiannya saling berkaitan satu sama lain dalam rangka pengelolaan data menjadi informasi yang dapat digunakan baik di dalam maupun di luar perpustakaan guna mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif.
2. Pihak Perpustakaan Universitas Pembangunan Panca Budi telah merancang dan menggunakan program aplikasi sistem manajemen informasi perpustakaan berbasis web dengan baik sehingga memudahkan untuk pengelolaan database dan transaksi perpustakaan. 3. Penerapan sistem informasi pada Universitas Pembangunan Panca Budi
yakni memanfaatkan teknologi informasi untuk memudahkan bidang pekerjaan yang diintegrasikan dalam sistem informasi perpustakaan dengan istilah Automasi perpustakaan.
4.2. Saran
1. Dalam bidang pekerjaan automasi perpustakaan sangat diperlukan staf (pustakawan, operator, teknisi/administrator) yang terlatih dan mengerti tentang sistem automasi perpustakaan, sehingga dalam pengerjaan transaksi perpustakaan akan lebih mudah.
DAFTAR PUSTAKA
Dwi Ajie, Miyarso, S.Sos. Sistem Otomasi Perpustakaan di unduh pada tanggal 24 Maret 2014.
Gatot,Subrat S.Kom. Automasi Perpustakaan. (http://www.automasi perpustakaan /pdf
Joszy, Nigitha.Perpustakaan Digital Berbasis Web. .) di unduh pada tanggal 24 Maret 2014.
di unduh pada tanggal 24 Maret 2014.
Purwono, Edi.2006. Kebijakan dan Prosedur Penyelenggaraan Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi Offset,
Pedoman Pelayanan Sirkulasi dan Referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi.1982. Jakarta: Departemen dan Kebudayaan. Proyek pembinaan dan Pengendalian Proyek-Proyek Direktorat Jenderal Perguruan Tinggi.
Perpustakaan Nasional RI.1999. Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI.
Sulistyo-Basuki.1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia
Sutanta, Edhy, S.T. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu
