1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kecanggihan teknologi komputer merupakan salah satu faktor penunjang kemudahan dalam mengerjakan sesuatu, karena teknologi komputer adalah salah satu media yang sangat penting dan dibutuhkan saat ini. Hal ini berkaitan dengan pekerjaan-pekerjaan yang banyak dilakukan secara manual. Bahkan dengan kecanggihan teknologi komputer yang semakin berkembang dengan pesat dapat memudahkan pekerjaan di berbagai perusahaan untuk meningkatkan efisiensi kerja karena pekerjaan yang dilakukan dengan komputer dapat menghemat baik dari segi waktu, ruang, tenaga, biaya dan lain-lain.
Sistem aplikasi penghitungan nilai assessment di bagian HRD PT.Telkomsel regional Jabotabek Jakarta adalah suatu sistem dimana menghitung nilai dari seluruh karyawan yang akan dinilai untuk terhadap para karyawan. Penilaian ini dilakukan secara berkala yang waktunya tidak menentu oleh beberapa orang manager dan supervisor dari bidang yang berbeda pada karyawan.
Pada PT Telkomsel Regional Jabotabek Jakarta bagian HRD, keberadaan komputer sangat penting karena merupakan media informasi untuk memudahkan mendapatkan informasi tentang karyawan lainnya yang bekerja di kantor tersebut maupun memudahkan untuk penghitungan nilai assessment para karyawan. Namun, kenyataannya sistem aplikasi di kantor tersebut masih belum digunakan secara optimal.
Maka dari itu, sistem aplikasi penghitungan nilai assessment berbasis komputerisasi ini dibangun untuk memenuhi kebutuhan teknologi komputer di PT. Telkomsel regional Jabotabek Jakarta.
1.2 Perumusan Masalah
Dari latar belakang yang telah disebutkan, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :
2
2. Bagaimana mengimplementasikan sistem penghitungan nilai assessment
dengan menggunakan Ms. Access 2003 dan Ms. Excel 2003 ? 1.3 Maksud dan Tujuan
I.3.1 Maksud
Maksud dari pembuatan sistem penghitungan nilai assessment ini adalah membangun aplikasi sistem penghitungan nilai assessment menggunakan Ms. Access 2003.
I.3.2 Tujuan
Tujuan dari pembangunan sistem aplikasi penghitungan nilai assessment
ini adalah :
1. Mengurangi kesalahan dalam melakukan penilaian assessment karyawan serta untuk mengurangi kesalahan dalam pembuatan laporan data penilaian.
2. Memudahkan dalam melakukan pengolahan data penilaian assessment para karyawan.
3. Mempercepat kinerja karyawan bagian HRD.
1.4 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah yang digunakan dalam membangun aplikasi ini adalah :
1. Digunakan hanya untuk karyawan PT. Telkomsel Regional Jabotabek Jakarta saja.
2. Di fokuskan dari konsep dasar mengenai cara menghitung nilai assessment
karyawan.
3. Mencakup informasi data karyawan, rekap penilaian secara perbulan, rekap ulang tahun karyawan tiap bulan, dan laporan penilaianassessment.
1.5 Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan selama membangun sistem aplikasi ini adalah :
1. Metode Observasi
Observasi dilakukan secara langsung ke PT. Telkomsel regional Jabotabek Jakarta.
2. Metode Wawancara
Wawancara dilakukan untuk memastikan dan mengetahui lebih jauh permasalahan yang ada setelah tahap observasi dilakukan. Wawancara dilakukan dengan pembimbing dan beberapa karyawan yang berada di bagian HRD PT.Telkomsel regional Jabotabek Jabar.
3. Metode Studi Literatur
Mempelajari bahan-bahan pustaka yang berkaitan dengan topik mengenai cara menggunakan Ms. Access, Ms. Excel dan cara coding menggunakan VBA dengan baik dan benar.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan penelitian ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan laporan ini adalah sebagai berikut:
BAB I Pendahuluan
Pada bab ini berisi tentang Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Maksud dan Tujuan Kerja Praktek, Batasan Masalah, dan Metode Penelitian. BAB II Tinjauan Pustaka
Pada bab ini dijelaskan tentang sejarah perusahaan, logo, badan hukum, struktur organisasi beserta deskripsi pekerjaan dan landasan teorinya (konsep-konsep pembuatan aplikasi program).
BAB III Pembahasan
4
BAB IV Kesimpulan dan Saran
5 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Profil PT. Telkomsel 2.1.1 Sejarah Instansi
PT. Telekomunikasi Selular Indonesia (TELKOMSEL) adalah salah satu operator dalam jasa telekomunikasi selular yang terkemuka di Indonesia dengan penguasaan pasar yang sangat luas.
Pada akhir Maret 2006, Telkomsel mempunyai hampir mencapai 26,9 juta pelanggan yang berdasarkan pada statistik industri mewakili sebuah penguasaan pasar sekitar 55%.
Telkomsel menyediakan jasa GSM selular di Indonesia, melalui sinyal Dual Band 900/1800 Mhz jaringan GSM yang dimiliki di seluruh negara Indonesia, sampai 244 internasional roaming partner di hampir 148 negara (akhir tahun 2005). Perusahaan menyediakan pelayanan untuk para pelanggannya dengan dua pilihan yaitu antara layanan kartu prabayar-simPATI dan kartuAS atau kartu pascabayar yaitu kartuHALO dan berbagai macam jasa dan program sebagai nilai tambahan untuk semua kartu.
Telkomsel sudah tumbuh dan berkembang di Indonesia sejak peluncuran komersial pelayanan kartu pascabayarnya pada 26 Mei 1995.
Pada bulan November 1997, Telkomsel menjadi operator telekomunikasi selular yang pertama di Asia untuk memperkenalkan pelayanan jasa kartu prabayar GSM yang dapat diisi ulang pulsanya.
Pendapatan total Telkomsel sudah berkembang dari Rp. 2,801 milyar pada tahun 2000 ke Rp. 21,13 trilyun di tahun 2005. Di periode yang sama, jumlah total pelanggan selular Telkomsel meningkat dari kira-kira 1.7 juta pelanggan pada 30 Desember 2000 menjadi 24,3 juta pelanggan pada 30 Desember 2005.
6
Dalam perkembangan selanjutnya untuk lebih meningkatkan pelayanan terhadap masyarakat luas, baik yang sudah menjadi pelanggan maupun yang belum menjadi pelanggan, PT. TELKOMSEL membuat suatu kebijakan sistem jemput bola dengan membuat kantor-kantor cabang pelayanan yang disebut Graha Pari Sraya (atau rumah tempat para pengabdi) guna lebih mendekatkan keberadaannya dengan masyarakat luas tersebut.
2.1.2 Misi Perusahaan
Sebagai perusahaan yang bergerak didalam bidang pelayanan jasa telekomunikasi selular di Indonesia, PT. TELKOMSEL mempunyai misi atau sasaran perusahaan sebagai berikut :
1. Memberikan pelayanan sebaik-baiknya kepada para pemakai jasa dan masyarakat. 2. Mengusahakan hasil yang maksimal berupa deviden bagi para Pemegang saham. 3. Memelihara dan mengembangkan citra perusahaan yang baik dan bersih serta profesional.
Untuk mendapatkan sasaran tersebut, seluruh jajaran PT. TELKOMSEL sejak awal menanamkan budaya kerja yang bersifat profesional, dinamis dan berwibawa. Adapun budaya Perusahaan TELKOMSEL sebagai berikut :
1. Karya Utama ( Kreatif, Inovatif, Prestasi )
Setiap karyawan harus bekerja dengan penuh kreasi dan daya inovasi untuk mencapai prestasi.
2. Mutu Terbaik ( Profesional, Performasi, Peduli )
Setiap karyawan dituntut untuk bersikap profesional, senantiasa menjaga perfomasi dan peduli terhadap keinginan masyarakat.
3. Harmoni ( Kerjasama, Kebersamaan )
Setiap karyawan wajib bekerja keras, tekun dan rajin dengan semangat kerjasama dan kebersamaan.
4. Loyalitas ( Kebanggaan, Integritas, Jiwa korsa )
2.1.3 Logo Instansi
Gambar 2.1 Logo PT. Telkomsel
8
2.1.4 Struktur Organisasi
Berikut adalah gambaran dari Struktur Organisasi yang ada di PT.Telkomsel Regional Jabotabek Jakarta.
2.1.4.1 Struktur Organisasi PT. Telkomsel Regional Jabotabek Secara Umum
VP
Spesialis Temporary
SALES & CS METRO
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Secara Umum
2.1.4.2 Struktur Organisasi Bagian HRD
2.2 Landasan Teori 2.2.1 Ms Access 2003 2.2.1.1 Definisi
Ms. Access adalah salah satu program pengolah database yang cukup canggih dengan berbagai kemudahan yang ada seperti pengaturan data, pembuatan form, pembuatan laporan, menyaring data, dll.
Database adalah sekumpulan informasi yang saling berhubungan dan memiliki tujuan tertentu.
2.2.1.2 Objek Pokok di Ms Access 2003 a. Tabel
Digunakan untuk menyimpan data dalam sebuah objek, tabel memiliki arti sekumpulan data sejenis. Tabel sendiri memiliki item informasi, Field dan Record. b. Query
Query adalah objek database yang digunakan untuk menampilkan, menyunting, menganalisa, dan suatu data dengan cara lain. Query ada beberapa macam, yaitu : Select Query, Crosstab Query, MakeTabel Tabel, Update Query,Append Query, dan Delete Query.
c. Form
Form adalah sebuah objekdatabase yang digunakan untuk membuat control
proses memasukkan, memeriksa dan memperbaharui data. d. Report
Report adalah sebuah objek yang digunakan untuk menampilkan data yang telah diformat.
2.2.2 Ms Excel 2003 2.2.2.1 Definisi
10
dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data-data perusahaan, hasil2 penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.
2.2.2.2 Gambaran Umum
Dibawah ini akan diperlihatkan gambar tentang gambaran umum dari Microsoft Excel 2003.
Gambar 2.5 Gambaran Umum Ms. Excel 2003
Satuan dasar penyimpanan data dalam Excel adalah sel, masing-masing sel dapat menampung angka, label atau rumus. Setiap sel diidentifikasikan berdasarkan kolom dan baris dimana sel tersebut berada.
Setiap lembaran kerja Excel (Worksheet) memiliki 256 buah kolom, Masing-masing kolom ditandai dengan nama-nama kolom secara berurutanberdasarkan huruf. Untuk 26 kolom kolom berikutnya nama kolomnya adalahAA, AB, AC, … AZ, berikutnya DA, BB, BC,… BZ dan seterusnya hingga kolom yang terakhir nama kolomnya adalah IV.
2.2.2.3 Perhitungan Dalam Excel
Cara memasukkan rumus dalam suatu sel, seperti hal nya memasukkan teks. Excel akan memperlakukan suatu masukan sebagai rumus apabila masukan tersebut diawali dengan tanda
Sama Dengan ( = ), dan Excel akan menampilkan hasil perhitungan di dalam sel tempat dimana rumus itu diketik. Operator yang digunakan dalam rumus.
Tabel 2.1 Tabel Operator
Operator Tinjauan Contoh
% Persentase =30%
^ Pemangkatan =30^2
/ Pembagian =30/2
* Perkalian =30*2
+ Penjumlahan =30+2
- Pengurangan =30-2
2.2.2.4 Fungsi Statistik
Jika bekerja dengan sekelompok bilanga, di Excel tersedia sejumlah fungsi-fungsi statistik yang dapat dipergunakan untuk melakukan perhitungan dan analisis dengan cepat, fungsi statistik diantaranya
Tabel 2.2 Tabel Fungsi Statistik
=SUM(RANGE) Menjumlahkan sekelompok bilangan
=AVERAGE(RANGE) Menghitung rata-rata sekelompok bilangan
=MAX(RANGE) Menghitung Nilai terbesar dari sekelompok bilangan
=MIN(RANGE) Menghitung Nilai terkecil dari sekelompok bilangan
12
a. Auto Sum
Salah satu fungsi yang sering digunakan dalam lembaran kerja Excel adalah =SUM(Range), yang berfungsi untuk menghitung jumlah angka dalam suatu range, dalam banyak kasus, fungsi SUM(range) dimasukkan kedalam sel tepat di bawah kolom angka-angka ataupun disebelah kanannya, untuk dijumlahkan.
b. Fungsi Logika (IF)
Fungsi logika dipergunakan untuk menyelesaikan suatu permasalahan yang mengandung unsur pilihan berdasarkan suatu kondisi atau kriteria, syarat utama penggunaan fungsi ini, adalah jika pilihan datanya lebih dari satu dan berbentuk konstan. Bentuk umum fungsi logika :
=IF(Kondisi,Pilihan-1,Pilihan2)
=IF(Kondisi-1,Pilihan-1,IF(Kondisi-2,Pilihan-2,Pilihan-3))
Jadi, Jika kondisinya benar maka diambil pilihan 1. Dan Jika kondisinya salah maka diambil pilihan 2.
Tabel 2.3 Tabel Fungsi Logika
Operator Artinya
< Kurang Dari
> Lebih Besar Dari
= Sama dengan
< > Tidak sama dengan
< = Kurang dari sama dengan
> = Lebih dari sama dengan
c. Membaca Tabel (Lookup)
Bentuk umum fungsiLookup adalah:
i. TabelVertikal
Adalah membaca tabel tesusun secara vertical, dimana penulisan bentuk umumnya adalah sebagai berikut:
=VLOOKUP (Field Kunci,Range Tabel Bantu, Ofset Kolom)
ii. TabelHorizontal
Adalah membaca tabel tersusun secara horizontal, dimana penulisannya adalah sebagai berikut:
=HLOOKUP (Field Kunci,Range Tabel Bantu, Ofset Baris)
d. Grafik (Chart)
Dalam microsoft Excel selain untuk pengolahan data dalam bentuk tabel dapat juga mengalah data dalam bentuk grafik yang datanya diambil dari tabel yang telah dibuat.
2.2.3 VBA 2.2.3.1 Definisi
Merupakan bahasa pemrograman bagi semua aplikasi Microsoft Office (Excel, Word, Access, Powerpoint) dan beberapa yang lain (Outlook, Visio, AutoCAD, MapInfo, dsb.).
2.2.3.2 Gambaran Umum
14
VBA dapat berfungsi sebagai macro atau bahasa pemrograman. VBA juga merupakan bahasa program beorientasi objek, semua objek office dapat dengan mudah dimanipulasi dengan VBA . Belajar satu bahasa ini dapat diaplikasikan dalam banyak aplikasiWindows.
VBA ini mendukung aplikasi internet dan intranet,ActiveX controls. Code editor dengan bantuan yang lengkap dan debugger juga form building tools dan Objek browser.
2.2.3.3 VBA Programming
Program dalam VBA disebut prosedur (dan function). Tiga jenis prosedur adalah sebagai berikut :
a. Command macros
Mengotomasi prosedur-prosedur, fungsi-fungsi yang ada (built-in) dalam aplikasi, memformat, menyimpan, dsb.
b. User-defined function (function procedure)
Program yang berisi rumus dan perintah yang kita susun sendiri. c. Property procedure
Menunjukkan atau mengubah properti dari suaTu objek (class module).
2.2.4 Assessment 2.2.4.1 Definisi
Menurut Buana, Assessment adalah alih-bahasa dari istilah penilaian. Penilaian digunakan dalam konteks yang lebih sempit daripada evaluasi dan biasanya dilaksanakan secara internal. Penilaian atau assessment adalah kegiatan menentukan nilai suatu objek, seperti baik-buruk, efektif-tidak efektif, berhasil-tidak berhasil, dan semacamnya sesuai dengan kriteria atau tolak ukur yang telah ditetapkan sebelumnya.
dan setelahnya, pada seberapa baik para siswa mereka belajar apa yang mereka ajarkan).
Menurut Suharsimi,Assessment adalah suatu usaha yang dilakukan dalam pengambilan keputusan terhadap sesuatu dengan ukuran baik-buruk bersifat kualitatif.
Menurut Depag, Assessment adalah suatu usaha untuk mengumpulkan berbagai informasi secara berkesinambungan dan menyeluruh tentang proses dan hasil belajar yang telah dicapai oleh siswa melalui kegiatan belajar mengajar yang ditetapkan sehingga dapat dijadikan dasar untuk menentukan langkah selanjutnya. Menurut Rusli Lutan,Assessment termasuk pelaksanaan tes dan evaluasi. Asessment bertujuan untuk menyediakan informasi yang selanjutkan digunakan untuk keperluan informasi.
2.2.4.2 Istilah dalamAssessment
Berikut ini akan dijelaskan dalam tabel, istilah-istilah dalam assessment :
Tabel 2.4 Istilah-istilah dalamAssessment
Nama Istilah Penjelasan
Assessor
Seseorang yang melakukan assessment terhadap karyawan lainnya.
Biasanya assessor berasal dari karyawan bagian HRD ataupun
karyawan yang jabatannya lebih tinggi dari karyawan yang akan di
assessment.
Assesse Seseorang yang diassessment olehAssessor.
Ability Sejauh mana seorang individu menunjukkan kapasitasnya dalam
menggunakan ketrampilan/kecakapan tertentu.
Aptitude Kemampuan individu untuk menggunakan ketrampilan/kecakapan
tertentu sekaligus potensinya pada aspek yang dinilai di masa yang
akan datang.
Attainment Tingkat atau level pengetahuan dan ketrampilan yang telah dicapai saat
ini.
16
dasar penting seseorang untuk melakukan pekerjaan X di level posisi
tertentu.
Intelligence
Sebuah tes yang mengukur cakupan kemampuan yang dimiliki
seseorang. Apakah inteligensi hanya sebuah facet yang dapat diukur
sebagai satu kesatuan (g factor) atau terdiri dari kemampuan yang
terpisah-pisah yang kemudian digabung menjadi satu kemampuan,
hingga sekarang masih menjadi perdebatan di kalangan pakar
psikologi.
Skill
Untuk negara-negara berbahasa Inggris digunakan sebagai istilah yang
generik, ‘being good dalam hal mengerjakan sesuatu, misal
menggambar, menjahit atau bisa juga dikatakan ‘being good dengan
hal kata-kata atau teknologi.
Strength Setiap ‘good point’ yang dapat dipersepsikan.
2.2.5 Sistem
Istilah sistem merupakan istilah dari bahasa yunani “system” yang artinya adalah himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama.
2.2.5.1 Definisi
Menurut L. James Havery, sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.
Menurut C.W. Churchman, sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan. Sedangkan menurut J.C. Hinggins, sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan.
Menurut Edgar F Huse dan James L. Bowdict, sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan.
2.2.5.2 Syarat sistem
Syarat-syarat ang diperlukan dari sebuah sistem adalah sebagai berikut : a. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.
b. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan. c. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
d. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem.
e. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.
2.2.5.3 Klasifikasi sistem
Sistem diklarifikasikan menjadi 5 macam, yaitu : a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep. Sedangkan sistem fisik (physical system) adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat.
b. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik
18
c. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan, dengan kata lain sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan. Sedangkan sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan.
d. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem Alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena alam. Sedangkan sistem buatan manusia (human made system) adalah sistem yang dibuat oleh manusia.
e. Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks
Berdasarkan tingkat kerumitannya, sistem dibedakan menjadi sistem sederhana dan sistem kompleks .
2.2.6 Sistem Informasi 2.2.6.1 Definisi
Menurut Ferdinand Magaline, sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Kriteria dari sistem informasi antara lain fleksibel, efektif dan efisien.
Suatu sistem dikatakan sebagai sistem informasi, belum dapat dinyatakan sebagai sistem informasi yang utuh, jika didalamnya tidak terdapat informasi yang bermanfaat bagi sistem organisasi atau data yang telah dimasukkan namun kadaluarsa.
2.2.6.2 Konsep dasar
Konsep dasar dari suatu sistem informasi adalah sebagai berikut : 1. Data
Adalah representasi dari suatu fakta yang dimodelkan dalam bentuk gambar, kata, dan atau angka.
2. Informasi
Adalah rangkaian data yang mempunyai sifat sementara tergantung waktu, ampu member kejutan pada penerimanya. Informasi tak mempunyai nilai jika rangkaian data tidak lengkap atau kadaluarsa.
3. Pengetahuan
Adalah rangkaian informasi dan data yang membentuk jaringan semantik didalam ingatan seseorang.
2.2.6.3 Tujuan
20
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Deskripsi Masalah
Sistem penghitungan nilai assessment karyawan di PT.Telkomsel ini menggambarkan tentang alat penghitung yaitu berfungsi untuk menghitung nilai dari hasil penilaian assessment oleh para HR PT.Telkomsel untuk karyawan di perusahaan tersebut serta dapat membuat laporan yang cukup tersusun rapi.
3.2 Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi ke dalam bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan dari sudut aliran data dan dokumen untuk mengetahui hambatan yang terjadi dan kebutuhan dengan harapan dapat dijadikan masukan bagi manajemen sebagai langkah perbaikan.
Muncul beberapa masalah, yang kemudian bisa diselesaikan dari pembangunan sistem ini. Diantaranya :
1. Bagaimana agar penghitungan nilai Assessment yang dilakukan secara berkala dapat lebih efektif. Sistem yang sedang berjalan sekarang di PT. Telkomsel masih menggunakan sistem manual. Akan sulit untuk menghitung nilai dari para karyawan oleh karyawan HRD yang sedikit. Dengan sistem ini diharapkan dapat lebih mengoptimalkan hasil penghitungan yang diperlukan. 2. Bagaimana melakukan rekap laporan yang lebih rapi dan dapat dicetak. Sistem yang sedang berjalan menggunakan sistem cetak laporan lewat Microsoft Office dan masih kurang baik. Dengan sistem ini diharapkan lebih mengoptimalkan hasil laporan yang lebih baik.
3.2.1 Analisis Kebutuhan Data
21
1. Masukan data saat memasukkan nik karyawan untuk pencarian data karyawan yang akan dilakukan penilaian assessment, nilai assessment untuk karyawan, jumlah assessor dan hasil rekomendasi karyawan.
2. Keluaran yang dihasilkan berupa tampilan dilayar yang ditampilkan export
ke Ms. Excel maupun di Ms. Access dan berupa kertas untuk laporan yang telah di cetak.
Assessor Assesse HRD
Form Penilaian Assessment
Kosong
Form Penilaian Assessment
Kosong
Isi
Form Penilaian Assessment Isi Form Penilaian
Assessment Isi
Assessment START
END
Gambar 3.1 Flow Map Pengambilan Nilai Assessment
Gambar 3.1 menjelaskan bagaimana cara pengambilan nilai assessment
pada karyawan.
3.2.2 Analisis Non Fungsional Data 3.2.2.1 Karakteristik Pengguna
22
Tabel 3.1 Karakteristik Pengguna
Eksistensi dari kebutuhan sebagai pengguna sudah terpenuhi. Konklusinya, Karyawan bagian HRD sudah ada yang dapat mengoperasikan Ms. Excel dan Ms.Access serta dapat mengolah database beserta maintenancenya.
3.2.2.2 Kebutuhan Perangkat Keras
Perangkat Keras (Hardware) yang akan digunakan untuk mendukung pada pembuatan sistem penghitungan nilai assessment di PT. Telkomsel regional Jabotabek Jakarta adalah sebagai berikut :
a. Processor Pentium IV
Eksistensi dari kebutuhan perangkat keras (Hardware) sudah terpenuhi. Konklusinya, Karyawan bagian HRD memberikan fasilitas PC yang sesuai dengan kebutuhan Perangkat Keras sehingga kebutuhan pun terpenuhi dengan baik untuk membangun sistem penghitungan assessment ini.
3.2.2.3 Kebutuhan Perangkat Lunak
Perangkat Lunak (Software) yang dipersiapkan pada pembuatan aplikasi untuk sistem penghitungan nilai assessment di PT. Telkomsel adalah sebagai
Pengguna Kebutuhan Hak Akses Tingkat Pendidikan Tingkat Keterampilan
Karyawan bagian
HRD
Dapat bertanggung jawab untuk mengontrol dan menginput data serta mengolah data yang berhubungan dengan data dan info tentang
Assessment.
1.Update Data
1. Minimal lulus SMA.
2. Mempunyai
keahlian di bidang komputer khususnya Ms. Access dan Ms. Excel
Mengerti teknis penggunaan dan
23
berikut :
a. Sistem Operasi (SO) Microsoft Windows XP Profesional b. Ms. Access 2003
c. Ms. Excel 2003
Eksistensinya dari kebutuhan perangkat lunak (Software) sudah terpenuhi. Konklusinya, Karyawan bagian HRD memberikan fasilitas yang sesuai dengan kebutuhan perangkat lunak (Software) untuk pembangunan sistem ini sehingga sistem dapat berjalan dengan baik.
3.2.3 Analisis Fungsional Data
Analisis Kebutuhan fungsional meliputi Analisis fungsi, ERD, diagram konteks, DFD serta kamus data.
3.2.3.1 Analisis Fungsi
Fungsi-fungsi dari simulasi yang diimplementasikan adalah sebagai berikut :
a. Input Data = Input dapat berupa NIK dan Nama
b. Proses Pengolahan Data = Proses Penghitungan Nilai Assessment
c. Keluaran = Berupa Tampilan langsung Ms. Access, Cetak Laporan dan Ms. Excel.
3.2.3.2 ERD (Entity Relationship Diagram)
ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi.
n 1
HRD Mengambil Data Assessment
24
Keterangan :
HRD : nik, Nama_Karyawan, Jabatan, Status, Agama, Pendidikan, Tgl_Lahir, LamaBekerja.
Data Assessment : Nik_Assesse, Nama_Assesse, Nik_Assessor, Nama_Assessor, Nilai1,Nilai2, Nilai3, Nilai4, Nilai5, Jabatan_Assessor.
3.2.3.3 Diagram Konteks
Diagram konteks atau disebut juga dengan model sistem fundamental merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah bubble tunggal dengan data input output yang ditunjukkan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara berurutan.
Penghitungan Nilai
Assessment HRD
Data Login Data Assessment1 Data Assessment2 Data Assessment3 Data Assessment4 Data Assessment5 Permintaan Laporan
Info Login Info Assessment1 Info Assessment2 Info Assessment3 Info Assessment4 Info Assessment5 Permintaan Laporan
Gambar 3.3 Diagram Konteks
3.2.3.4 DFD (Data Flow Diagram)
DFD merupakan sebuah teknik yang menggambarkan aliran data dan transformasi yang digunakan sebagai perjalanan data dari masukan menuju keluaran. DFD dibuat jika pada Diagram Konteks masih terdapat proses yang mesti dijelaskan lebih rinci.
25
Data User Id dan Password Info User Id dan Password
Data
Nilai Assessment 1 Data Nilai Assessment 2
Data Nilai
Assessment 3 Data Nilai
Assessment 4
Data Nilai Assessment 5
TblAssessment1 TblAssessment2 TblAssessment3 TblAssessment4 TblAssessment5
Data Assessment1 Data Assessment5
Data
Data Assessment2 Info Assessment3
Data Assessment3
Info Assessment4
Data Assessment4
Info Assessment5
Data Assessment5 Info
Assessment1 Info Assessment2 Info pengolahan data
tabelkaryawan Data yang
ingin diolah Info pengolahan data
Gambar 3.4 DFD Level 1
2. DFD Level 2 a. Proses Login
HRD Data User Id
Info User Id
Data Password
Info Password
Data Pengecekan User Id
Info Pengecekan User Id
Data Pengecekan Password Info Pengecekan Password
26
Permintaan simpan
Data Nilai Assessment TblAssessment1 Data Assessment
Cari Data Assessment
TblDATAKARYAWAN Periksa Data
Assessor Input
Nama Assessor
Permintaan Laporan Data Assessment
Info Nik Assessor
Info Assessment
Permintaan Hapus Data Assessment Info
Assessment
Info Assessment tersimpan
Info Assessment Info Laporan
Assessment
Info assessor
Gambar 3.6 DFD Level 2 Proses 2
c. Proses Assessment 2
Permintaan simpan
Data Nilai Assessment TblAssessment2 Data Assessment
Cari Data Assessment
TblDATAKARYAWAN Periksa Data
Assessor Input
Nama Assessor
Permintaan Laporan Data Assessment
Info Nik Assessor
Info Assessment
Permintaan Hapus Data Assessment Info
Assessment
Info Assessment tersimpan
Info Assessment Info Laporan
Assessment
Info assessor
27
Permintaan simpan
Data Nilai Assessment TblAssessment3 Data Assessment
Cari Data Assessment
TblDATAKARYAWAN Periksa Data
Assessor Input
Nama Assessor
Permintaan Laporan Data Assessment
Info Nik Assessor
Info Assessment
Permintaan Hapus Data Assessment Info
Assessment
Info Assessment tersimpan
Info Assessment Info Laporan
Assessment
Info assessor
Gambar 3.8 DFD Level 2 Proses 4
e. Proses Assessment 4
Permintaan simpan
Data Nilai Assessment TblAssessment4 Data Assessment
Cari Data Assessment
TblDATAKARYAWAN Periksa Data
Assessor Input
Nama Assessor
Permintaan Laporan Data Assessment
Info Nik Assessor
Info Assessment
Permintaan Hapus Data Assessment Info
Assessment
Info Assessment tersimpan
Info Assessment Info Laporan
Assessment
Info assessor
28
Permintaan simpan
Data Nilai Assessment TblAssessment5 Data Assessment
Cari Data Assessment
TblDATAKARYAWAN Periksa Data
Assessor Input
Nama Assessor
Permintaan Laporan Data Assessment
Info Nik Assessor
Info Assessment
Permintaan Hapus Data Assessment Info
Assessment
Info Assessment tersimpan
Info Assessment Info Laporan
Assessment
Info assessor
Gambar 3.10 DFD Level 2 Proses 6
g. Proses Final Assessment
TblAssessment1 TblAssessment2 TblAssessment3 TblAssessment4 TblAssessment5
7.1 Penghitungan
Total dan Rata-Rata
HRD Permintaan Total
Nilai Assessment Info Total Nilai Assessment Permintaan Nilai
Assessment1
Info Nilai Assessment1 Permintaan Nilai
Assessment1
Info Nilai Assessment2
Permintaan Nilai Assessment3
Info Nilai Assessment3
Permintaan Nilai Assessment4 Info Nilai Assessment4
Permintaan Nilai Assessment5 Info Nilai Assessment5
29
h. Proses Pelaporan
8.1 Pelaporan Login Valid
TblAssessment1 TblAssessment2 TblAssessment3 TblAssessment4 TblAssessment5
HRD Permintaan Nilai
Assessment1 Info Nilai Assessment1
Permintaan Nilai Assessment2
Info Nilai Assessment2
Permintaan Nilai Assessment3
Info Nilai Assessment3
Permintaan Nilai Assessment4
Info Nilai Assessment4
Permintaan Nilai Assessment5
Info Nilai Assessment5
Permintaan Laporan Data Nilai Assessment
Info Laporan Nilai Assessment
Gambar 3.12 DFD Level 2 Proses 8
i. Proses Pengolahan Data
9.1 Pengembalian Data Karyawan
9.2 Penambahan Data
Karyawan
30
3.2.3.5 Spesifikasi Proses
Spesifikasi proses digunakan sebagai gambaran proses model aliran pada
Data flow Diagram. Untuk menggambarkan proses model aliran pada DFD
dijelaskan pada tabel spesifikasi proses di bawah ini. Berikut ini adalah spesifikasi proses dari DFD level 1.
Tabel 3.2 Spesifikasi Proses DFD level 1
No. Proses Keterangan
1
No. Proses 1 Nama Proses Login
Deskripsi Untuk men-verifikasi data login Sumber daya HRD
Masukan User id Password
Keluaran User id dan password valid atau invalid Logika Proses 1. HRD memasukan user id dan password
2. Jika Valid maka menu utama akan muncul di layar
3. Jika invalid akan ada peringatan dan kembali mengisi user id dan password yang benar
2
No. Proses 2
Nama Proses Assessment1
Deskripsi Untuk melakukan pengisian data Assessment1 Sumber daya HRD
Masukan
Data Asessor
Data Nilai Asssessment1 Data Rekomendasi1
Keluaran
Data Asessor
Data Nilai Asssessment1 Data Rekomendasi1
Logika Proses
1. HRD memasukan data assessor, data nilai
assessment1, data rekomendasi1.
2. Setelah diinputkan tersimpan ke dalam database
assessment1.
3. Apabila data tidak tersimpan maka ada peringatan dan kembali memasukan data yang benar
31
No. Proses Keterangan Nama Proses Assessment2
Deskripsi Untuk melakukan pengisian data Assessment2 Sumber daya HRD
Masukan
Data Asessor
Data Nilai Asssessment2 Data Rekomendasi2
Keluaran
Data Asessor
Data Nilai Asssessment2 Data Rekomendasi2
Logika Proses
1. HRD memasukan input data assessor, data nilai
assessment2, data rekomendasi12
2. Setelah diinputkan tersimpan ke dalam database
assessment2.
3. Apabila data tidak tersimpan maka ada peringatan dan kembali memasukan data yang benar
4
No. Proses 4
Nama Proses Assessment3
Deskripsi Untuk melakukan pengisian data Assessment3 Sumber daya HRD
Masukan
Data Asessor
Data Nilai Asssessment3 Data Rekomendasi3
Keluaran
Data Asessor
Data Nilai Asssessment3 Data Rekomendasi3
Logika Proses
1. HRD memasukan input data assessor, data nilai
assessment3, data rekomendasi13
2. Setelah diinputkan tersimpan ke dalam database
assessment3.
3. Apabila data tidak tersimpan maka ada peringatan dan kembali memasukan data yang benar
5
No. Proses 5
Nama Proses Assessment4
Deskripsi Untuk melakukan pengisian data Assessment4 Sumber daya HRD
Masukan Data Asessor
32
No. Proses Keterangan Data Rekomendasi4
Keluaran Data Asessor
Data Nilai Asssessment4 Data Rekomendasi4
Logika Proses 1. HRD memasukan input data assessor, data nilai
assessment4, data rekomendasi14
2. Setelah diinputkan tersimpan ke dalam database
assessment4.
3. Apabila data tidak tersimpan maka ada peringatan dan kembali memasukan data yang benar
6
No. Proses 6
Nama Proses Assessment5
Deskripsi Untuk melakukan pengisian data Assessment5 Sumber daya HRD
Masukan Data Asessor
Data Nilai Asssessment5 Data Rekomendasi5 Keluaran Data Asessor
Data Nilai Asssessment5 Data Rekomendasi5
Logika proses 1. HRD memasukan input data assessor, data nilai
assessment5, data rekomendasi15
2. Setelah diinputkan tersimpan ke dalam database
assessment5.
3. Apabila data tidak tersimpan maka ada peringatan dan kembali memasukan data yang benar
7
No. Proses 7
Nama Proses FinalAssessment
Deskripsi Untuk melakukan penghitungan Total dan Rata-Rata Nilai Assessment
Sumber daya HRD
Masukan Data Assessment1 Data Assessment2 Data Assessment3 Data Assessment4 Data Assessment5
33
No. Proses Keterangan
Logika proses 1. Nilai Assessment1, Nilai Assessment2, Nilai
Assessment3, Nilai Assessment4, dan Nilai
Assessment5 telah terupdate di proses ini.
2. HRD memasukan jumlah berapa Assessment
yang telah ter-update.
3. Setelah diinputkan lalu akan keluar Total dan Rata-Rata Nilai Assessment.
8
No. Proses 8
Nama Proses Pelaporan
Deskripsi Untuk melaporkan Assessment1, Assessment2,
Assessment3, Assessment4, Assessment5
Sumber daya HRD
Masukan Data yang akan dipilih
Keluaran Info dari data yang dipilih berupa laporan
Logika proses 1. HRD memilih data yang akan dilaporkan. 2. Jika data yang dipilih salah maka akan ada
peringatan untuk memilih data yang benar 3. Sistem akan memperlihatkan laporan jika data
yang dipilih benar
9
No. Proses 9
Nama Proses Pengolahan Data
Deskripsi Untuk melakukan pengolahan data karyawan Sumber daya HRD
Masukan Undo (Kembali) Tambah
Komposisi
Keluaran Data Karyawan yang sudah diolah Logika proses 1. HRD memilih pengolahan data.
2. Jika data yang dipilih salah maka akan ada peringatan untuk memilih data yang benar dan mengulang untuk memilih data
34
Tabel 3.3 Spesifikasi Proses DFD level 2 Proses 1
No. Proses Keterangan
1
No. Proses 1.1
Nama Proses Pengecekan User id
Deskripsi Untuk mengecek user id pada proses verifikasi data login
Sumber daya HRD Masukan User id
Keluaran Data valid atau tidak valid Logika proses 1.HRD memasukan user id
2.Jika Valid maka menu utama akan muncul di layar
3.Jika invalid akan ada peringatan dan kembali mengisi user id yang benar
2
No. Proses 1.2
Nama Proses Pengecekan Password
Deskripsi Untuk mengecek password pada proses verifikasi data login
Sumber daya HRD Masukan Password
Keluaran Data valid atau tidak valid Logika proses 1.HRD memasukan password
2.Jika Valid maka menu utama akan muncul di layar
3.Jika invalid akan ada peringatan dan kembali mengisi password yang benar
Tabel 3.4 Spesifikasi Proses DFD level 2 Proses 2
No. Proses Keterangan
1
No. Proses 2.1 Nama Proses Simpan
Deskripsi Untuk menyimpan Data Assessment1 Sumber daya HRD
35
No. Proses Keterangan
Logika Proses 1. HRD memasukkan data yang akan disimpan lalu menekan tombol simpan.
2. Data akan tersimpan pada tabel Assessment1. 3. Apabila data tidak tersimpan maka ada
peringatan dan kembali memasukan data yang benar
2
No. Proses 2.2 Nama Proses Hapus
Deskripsi Untuk menghapus Data Assessment1 Sumber daya HRD
Masukan Hapus Assessment1 Keluaran Data Terhapus
Logika Proses
1. HRD memasukan data yang akan disimpan lalu menekan tombol hapus.
2. Data yang dipilih dan sudah tersimpan pada tabel Assessment1 akan terhapus.
3. Apabila data tidak tersimpan maka ada peringatan dan kembali memasukan data yang benar
3
No. Proses 2.3
Nama Proses Cari Assessor
Deskripsi Untuk melakukan pencarian data Assessor
Sumber daya HRD Masukan Nama
Keluaran
NIK Nama Jabatan Unit/Subdept Departemen Divisi
Logika Proses
1. HRD memasukan input Nama
36
No. Proses Keterangan akan muncul
4
No. Proses 2.4
Nama Proses Pelaporan Ranking
Deskripsi Untuk melihat Ranking dari Assessment1 Sumber daya HRD
Masukan Laporan Ranking Keluaran Laporan Ranking
Logika Proses
1. HRD memasukan data yang akan disimpan lalu menekan tombol Laporan Ranking.
2. Data yang sudah tersimpan di Tabel
Assessment1 akan muncul berurutan dari nilai
terbesar.
3. Apabila data tidak tersimpan maka ada peringatan dan kembali memasukan data yang benar
4. Data berurut yang tampil sesuai dari ruangan dan tanggal Assessment1.
Tabel 3.5 Spesifikasi Proses DFD level 2 Proses 3
No. Proses Keterangan
1
No. Proses 3.1 Nama Proses Simpan
Deskripsi Untuk menyimpan Data Assessment2 Sumber daya HRD
Masukan Simpan Assessment2 Keluaran Data Tersimpan
Logika Proses 1. HRD memasukkan data yang akan disimpan lalu menekan tombol simpan.
2. Data akan tersimpan pada tabel Assessment2. 3. Apabila data tidak tersimpan maka ada
peringatan dan kembali memasukan data yang benar
37
No. Proses Keterangan Nama Proses Hapus
Deskripsi Untuk menghapus Data Assessment2 Sumber daya HRD
Masukan Hapus Assessment2 Keluaran Data Terhapus
Logika Proses
1. HRD memasukan data yang akan disimpan lalu menekan tombol hapus.
2. Data yang dipilih dan sudah tersimpan pada tabel Assessment2 akan terhapus.
3. Apabila data tidak tersimpan maka ada peringatan dan kembali memasukan data yang benar
3
No. Proses 3.3
Nama Proses Cari Assessor
Deskripsi Untuk melakukan pencarian data Assessor
Sumber daya HRD Masukan Nama
Keluaran
NIK Nama Jabatan Unit/Subdept Departemen Divisi
Logika Proses
1. HRD memasukan input Nama
2. Setelah diinputkan nama, maka akan muncul NIK, Nama,Jabatan, Unit/Subdept, Departemen, dan Divisi sesuai dari Nama yang diinginkan. 3. Apabila nama tidak ada maka info pun tidak
akan muncul
4
No. Proses 3.4
Nama Proses Pelaporan Ranking
Deskripsi Untuk melihat Ranking dari Assessment1 Sumber daya HRD
Masukan Laporan Ranking Keluaran Laporan Ranking
38
No. Proses Keterangan
menekan tombol Laporan Ranking.
2. Data yang sudah tersimpan di Tabel Assessment2 akan muncul berurutan dari nilai terbesar.
3. Apabila data tidak tersimpan maka ada peringatan dan kembali memasukan data yang benar
4. Data berurut yang tampil sesuai dari ruangan dan tanggal Assessment2.
Tabel 3.6 Spesifikasi Proses DFD level 2 Proses 4
No. Proses Keterangan
1
No. Proses 4.1 Nama Proses Simpan
Deskripsi Untuk menyimpan Data Assessment3 Sumber daya HRD
Masukan Simpan Assessment3 Keluaran Data Tersimpan
Logika Proses 1. HRD memasukkan data yang akan disimpan lalu menekan tombol simpan.
2. Data akan tersimpan pada tabel Assessment3. 3. Apabila data tidak tersimpan maka ada
peringatan dan kembali memasukan data yang benar
2
No. Proses 4.2 Nama Proses Hapus
Deskripsi Untuk menghapus Data Assessment3 Sumber daya HRD
39
No. Proses Keterangan
Logika Proses
1. HRD memasukan data yang akan disimpan lalu menekan tombol hapus.
2. Data yang dipilih dan sudah tersimpan pada tabel Assessment3 akan terhapus.
3. Apabila data tidak tersimpan maka ada peringatan dan kembali memasukan data yang benar
3
No. Proses 4.3
Nama Proses Cari Assessor
Deskripsi Untuk melakukan pencarian data Assessor
Sumber daya HRD Masukan Nama
Keluaran
NIK Nama Jabatan Unit/Subdept Departemen Divisi
Logika Proses
1. HRD memasukan input Nama
2. Setelah diinputkan nama, maka akan muncul NIK, Nama,Jabatan, Unit/Subdept, Departemen, dan Divisi sesuai dari Nama yang diinginkan. 3. Apabila nama tidak ada maka info pun tidak
akan muncul
4
No. Proses 4.4
Nama Proses Pelaporan Ranking
Deskripsi Untuk melihat Ranking dari Assessment1 Sumber daya HRD
Masukan Laporan Ranking Keluaran Laporan Ranking
Logika Proses
1. HRD memasukan data yang akan disimpan lalu menekan tombol Laporan Ranking.
40
No. Proses Keterangan terbesar.
3. Data berurut yang tampil sesuai dari ruangan dan tanggal Assessment3.
Tabel 3.7 Spesifikasi Proses DFD level 2 Proses 5
No. Proses Keterangan
1
No. Proses 5.1 Nama Proses Simpan
Deskripsi Untuk menyimpan Data Assessment4 Sumber daya HRD
Masukan Simpan Assessment4 Keluaran Data Tersimpan
Logika Proses 1. HRD memasukkan data yang akan disimpan lalu menekan tombol simpan.
2. Data akan tersimpan pada tabel Assessment4. 3. Apabila data tidak tersimpan maka ada
peringatan dan kembali memasukan data yang benar
2
No. Proses 5.2 Nama Proses Hapus
Deskripsi Untuk menghapus Data Assessment4 Sumber daya HRD
Masukan Hapus Assessment4 Keluaran Data Terhapus
Logika Proses
1. HRD memasukan data yang akan disimpan lalu menekan tombol hapus.
2. Data yang dipilih dan sudah tersimpan pada tabel Assessment4 akan terhapus.
3. Apabila data tidak tersimpan maka ada peringatan dan kembali memasukan data yang benar
3
No. Proses 5.3
Nama Proses Cari Assessor
41
No. Proses Keterangan Sumber daya HRD
Masukan Nama
Keluaran
NIK Nama Jabatan Unit/Subdept Departemen Divisi
Logika Proses
1. HRD memasukan input Nama
2. Setelah diinputkan nama, maka akan muncul NIK, Nama,Jabatan, Unit/Subdept, Departemen, dan Divisi sesuai dari Nama yang diinginkan. 3. Apabila nama tidak ada maka info pun tidak
akan muncul
4
No. Proses 5.4
Nama Proses Pelaporan Ranking
Deskripsi Untuk melihat Ranking dari Assessment1 Sumber daya HRD
Masukan Laporan Ranking Keluaran Laporan Ranking
Logika Proses
1. HRD memasukan data yang akan disimpan lalu menekan tombol Laporan Ranking.
2. Data yang sudah tersimpan di Tabel
Assessment4 akan muncul berurutan dari nilai
terbesar.
3. Data berurut yang tampil sesuai dari ruangan dan tanggal Assessment4.
Tabel 3.8 Spesifikasi Proses DFD level 2 Proses 6
No. Proses Keterangan
1
No. Proses 6.1 Nama Proses Simpan
Deskripsi Untuk menyimpan Data Assessment5 Sumber daya HRD
42
No. Proses Keterangan
Logika Proses 1. HRD memasukkan data yang akan disimpan lalu menekan tombol simpan.
2. Data akan tersimpan pada tabel Assessment5. 3. Apabila data tidak tersimpan maka ada
peringatan dan kembali memasukan data yang benar
2
No. Proses 6.2 Nama Proses Hapus
Deskripsi Untuk menghapus Data Assessment5 Sumber daya HRD
Masukan Hapus Assessment5 Keluaran Data Terhapus
Logika Proses
1. HRD memasukan data yang akan disimpan lalu menekan tombol hapus.
2. Data yang dipilih dan sudah tersimpan pada tabel Assessment5 akan terhapus.
3. Apabila data tidak tersimpan maka ada peringatan dan kembali memasukan data yang benar
3
No. Proses 6.3
Nama Proses Cari Assessor
Deskripsi Untuk melakukan pencarian data Assessor
Sumber daya HRD Masukan Nama
Keluaran
NIK Nama Jabatan Unit/Subdept Departemen Divisi
Logika Proses
1. HRD memasukan input Nama
43
No. Proses Keterangan akan muncul
4
No. Proses 6.4
Nama Proses Pelaporan Ranking
Deskripsi Untuk melihat Ranking dari Assessment1 Sumber daya HRD
Masukan Laporan Ranking Keluaran Laporan Ranking
Logika Proses
1. HRD memasukan data yang akan disimpan lalu menekan tombol Laporan Ranking.
2. Data yang sudah tersimpan di Tabel
Assessment5 akan muncul berurutan dari nilai
terbesar.
3. Data berurut yang tampil sesuai dari ruangan dan tanggal Assessment5.
Tabel 3.9 Spesifikasi Proses DFD level 2 Proses 7
No. Proses Keterangan
1
No. Proses 7.1
Nama Proses Penghitungan Total dan Rata-Rata
Deskripsi Untuk menghitung Total dan Rata-Rata seluruh
Assessment
Sumber daya HRD
Masukan Jumlah Assessment
Keluaran Total Rata-Rata
Logika Proses 1. HRD memasukan jumlah Assessment
2. Muncul Total dan Rata-Rata
44
Tabel 3.10 Spesifikasi Proses DFD level 2 Proses 8
No. Proses Keterangan
1
No. Proses 8.1 Nama Proses Pelaporan
Deskripsi Untuk melihat laporan data Assessment yang sudah dilakukan
Sumber daya HRD
Masukan Pilh Laporan yang diinginkan Keluaran Laporan Assessment
Logika Proses 1. HRD memilih laporan
2. Laporan dapat berupa lihat saja dapat pula di cetak.
Tabel 3.11 Spesifikasi Proses DFD level 2 Proses 9
No. Proses Keterangan
1
No. Proses 9.1
Nama Proses Pengembalian Data Karyawan
Deskripsi Untuk melakukan pengembalian data Karyawan Sumber daya HRD
Masukan Data Karyawan
Keluaran Data Karyawan setelah kembali (undo)
Logika Proses 1. HRD memasukan Data Karyawan lalu menekan tombol undo (kembali).
2. Data karyawan akan kembali ke semula sebelum diubah.
2
No. Proses 9.2
Nama Proses Penambahan Data Karyawan
Deskripsi Untuk melakukan penambahan data karyawan Sumber daya HRD
Masukan Data Karyawan Keluaran Data Karyawan
Logika Proses
1. HRD menekan tombol tambah data. 2. HRD memasukan Data Karyawan.
3. Data Karyawan tersimpan di tabel Karyawan. 4. Apabila data tidak tersimpan maka ada peringatan
dan kembali memasukan data yang benar
45
No. Proses Keterangan Nama Proses Pengkomposisian Data Karyawan
Deskripsi Untuk melakukan Pengkomposisian Data Karyawan Sumber daya HRD
Masukan Data Karyawan
Keluaran Data Komposisi Karyawan
Logika Proses
1. HRD menekan tombol Komposisi Karyawan 2. HRD memilih pilihan data komposisi
3. Hasil pengkomposisian karyawan akan tampil dapat berupa laporan yang dapat dilihat saja atu dapat juga di print.
3.2.3.6 Kamus Data
Kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi dalam suatu sistem.
Tabel 3.12 Kamus Data
Nama Data User
Sumber / tujuan HRD
Deskripsi Berisi seluruh data user yang digunakan untuk mengisi login
Nama Field Tipe Data Ukuran/Format Field Atribut
user password
Text Text
10 8 Nama Data karyawan
Sumber / tujuan HRD
Deskripsi berisi seluruh data karyawan
46 Medium Date Medium Date Long Integer
50 Medium Date
50
Primary Key
Nama Data Assessment1 Sumber / tujuan HRD
Deskripsi berisi data Assessment1
Nama Field Tipe Data Ukuran/Format Field Atribut
Nik Nama
Assessor-1
Assessor-2
Assessor-3
Assessor-4
Assessor-5
Nilai-1
47
Deskripsi berisi data Assessment2
Nama Field Tipe Data Ukuran/Format Field Atribut
Nik Nama
Assessor-1
Assessor-2
Assessor-3
Assessor-4
Assessor-5
Nilai-1
48
Departemen5 Text 50
Nama Data Assessment3 Sumber / tujuan HRD
Deskripsi berisi data Assessment3
Nama Field Tipe Data Ukuran/Format Field Atribut
Nik Nama
Assessor-1
Assessor-2
Assessor-3
Assessor-4
Assessor-5
Nilai-1
Foreign key
Nama Data Assessment4 Sumber / tujuan HRD
Deskripsi berisi data Assessment4
Nama Field Tipe Data Ukuran/Format Field Atribut
Nik Nama
Assessor-1
Assessor-2
Assessor-3
Assessor-4
Text
49
Assessor-5
Nilai-1
Deskripsi berisi data Assessment5
Nama Field Tipe Data Ukuran/Format Field Atribut
Nik Nama
Assessor-1
Assessor-2
Assessor-3
Assessor-4
Assessor-5
Nilai-1
50
3.2.3.7 Skema Relasi
Skema relasi merupakan rangkaian hubungan antara dua tabel atau lebih
pada sistem database. Pada Gambar 3.14 adalah skema relasi sistem
penghitungan nilai assessment di PT.Telkomsel.
Gambar 3.14 Skema Relasi
3.2.4 Analisis Pengkodean
51
Pada pengkodean NIK adalah sebagai berikut: Format NIK : 00 000
Contoh : 71558 Karyawan tersebut lahir pada tahun 1971 dengan nomor urut 558.
3.3 Perancangan
Perancangan menjelaskan rancangan dari struktur menu,form, report dan antarmuka (interface) dari sistem yang akan diimplementasikan.
3.3.1 Perancangan Struktur Menu
Struktur menu adalah bentuk umum dari suatu rancangan program untuk memudahkan pemakai dalam menjalankan program komputer. Sehingga saat menjalankan program, HRD tidak mengalami kesulitan dalam memilih menu-menu yang diinginkan. Pada perancangan perangkat lunak ini dibuat menu-menu seperti dibawah ini :
Login
Menu Utama
Assessment1 Assessment2 Assessment3 Assessment4 Assessment5 Final
Assessment Laporan
Pengolahan
Data Komposisi
Gambar 3.15 Perancangan Struktur Menu
3.3.2 Perancangan Antarmuka
Tahap perancangan antarmuka dilakukan untuk merancang antarmuka agar
dapat digunakan oleh pengguna baik HRD maupun user yang menggunakan
sistem penghitungan nilai assessment ini.
52
-Klik ok jika input user dan password benar maka akan menuju T02 jika salah maka akan tetap di T01 dan muncul A01 -klik reset untuk menghapus inputan yang ada di user dan password
Gambar 3.16 Perancangan Antarmuka Login
2. Menu Utama
Data Karyawan
Undo
Tambah Refresh
Assessment1 Assessment2 Assessment3 Assessment4 Assessmen5 Cari via nik :
Final Assessment Report NIK :
Nama : Gender : Text
-klik Undo jika mau mengulang kegiatan di T01 -klik refresh untuk merefresh T01
-Klik Tambah untuk menambah data yang ada di T01
-Klik assessment1 menuju T03
-Klik assessment2 menuju T04
-Klik assessment3 menuju T05
-Klik assessment4 menuju T06
-Klik assessment5 menuju T07
-klik final assessment menuju T08
-Klik Report menuju T09 -Klik Komposisi untuk menuju ke T11
-Klik Log Out untuk menuju T01
T02
Komposisi Log Out
53
3. Assessment 1
Tanggal :
Ruangan : - Assessment
1--Data Assesse-NIK Nama Assessor Jabatan Nilai
Report
-klik ok untuk simpan data yang telah diinput -klik delete untuk menghapus data -klik exit untuk menuju T02
-Klik report ranking menuju laporan -klik Cari Data Assessor untuk menuju T10 T03
Gambar 3.18 Perancangan Antarmuka Assessment 1
4. Assessment 2
Tanggal :
Ruangan : - Assessment
2--Data Assesse-NIK Nama Assessor Jabatan Nilai
Report
-klik ok untuk simpan data yang telah diinput -klik delete untuk menghapus data -klik exit untuk menuju T02
-Klik report ranking menuju laporan -klik Cari Data Assessor untuk menuju T10 T04
54
5. Assessment 3
Tanggal :
Ruangan : - Assessment
3--Data Assesse-NIK Nama Assessor Jabatan Nilai
Report
-klik ok untuk simpan data yang telah diinput -klik delete untuk menghapus data -klik exit untuk menuju T02
-Klik report ranking menuju laporan -klik Cari Data Assessor untuk menuju T10 T05
Gambar 3.20 Perancangan Antarmuka Assessment 3
6. Assessment 4
Tanggal :
Ruangan : - Assessment
4--Data Assesse-NIK Nama Assessor Jabatan Nilai
Report
-klik ok untuk simpan data yang telah diinput -klik delete untuk menghapus data -klik exit untuk menuju T02
-Klik report ranking menuju laporan -klik Cari Data Assessor untuk menuju T10 T06
55
7. Assessment 5
Tanggal :
Ruangan : - Assessment
5--Data Assesse-NIK Nama Assessor Jabatan Nilai
Report
-klik ok untuk simpan data yang telah diinput -klik delete untuk menghapus data -klik exit untuk menuju T02
-Klik report ranking menuju laporan -klik Cari Data Assessor untuk menuju T10 T07
Gambar 3.22 Perancangan Antarmuka Assessment 5
8. Final Assessment
Final Assessment
NIK : Nama :
Hasil Rata-Rata
Assessment1 Assessment2 Assessment3 Assessment4 Assessment5 Jumlah Assessment:
REFRESH EXIT
Rekomendasi Total Nilai Rata-Rata
-Klik Refresh untuk merefresh data pada T08 -Klik Exit utnuk menuju T02 -Klik rekomendasi untuk menuju T12 T08
56
9. Rekap Report
Rekap Report
All Assessment 1 Cetak All Assessment 1
Assessment2
Print Preview Awal Akhir
All Assessment 2 Cetak All Assessment 2
Assessment3
Print Preview Awal Akhir
All Assessment 3 Cetak All Assessment 3
Assessment4
Print Preview Awal Akhir
All Assessment 4 Cetak All Assessment 4
Assessment5
Print Preview Awal Akhir
All Assessment 5 Cetak All Assessment 5
EXIT
Pilihan Report : NIK
Finished Report Profile Report
Preview Preview Print T09
-Klik EXIT untuk kembali menuju T02
-Klik preview untuk melihat laporan pada layar -klik print apabila laporan ingin dicetak pada kertas -Apabila Data Awal dan Akhir belum diinputkan maka saat klik Preview dan print di bagian assessment akan menuju A02 -Apabila Data pilihan report belum dipilih makan saat klik Preview dan print akan muncul A03
-Apabila nik belum diisi maka saat klik Preview dan Print akan muncul A04
Gambar 3.24 Perancangan Antarmuka Rekap Report
10. Cari Data Assessor
-Klik Exit untuk menuju Form
Sebelumnya(T03,T04,T05 ,T06,T07)
Pencarian Data Assessor
Pencarian via Nama :
EXIT T10
Data Master Karyawan :
NIK :
57
11. Komposisi Laporan
Pilihan Laporan Berdasarkan :
Convert OK
Rekap Ulang Tahun Karyawan :
OK EXIT
-Klik OK untuk melihat Laporan dalam layar -Klik Convert untuk melihat tampilan laporan dalam bentuk Ms. Excel -Klik EXIT untuk ke T02 T11
Gambar 3.26 Perancangan Antarmuka Komposisi Laporan
12. Rekomendasi
Posisi yang Dibutuhkan :
Kekuatan :
Usulan Posisi :
Hasil Assessment
-Klik tanda X untuk kembali ke T08
X T12
Kelemahan :
58
3.3.3 Perancangan Peringatan (Message box) 1. Peringatan 1
X
OK
Password Salah.. A01
Gambar 3.28 Perancangan Antarmuka Peringatan 1
2. Peringatan 2
X
OK
Anda hasrus mengisi data Tanggal Awal dan Akhir A02
Gambar 3.29 Perancangan Antarmuka Peringatan 2
3. Peringatan 3
X
OK
Pilihan Kosong… Silakan isi dengan benar
A03
59
4. Peringatan 4
X
OK NIK belum diisi.. A04
Gambar 3.31 Perancangan Antarmuka Peringatan 4
5. Jaringan Semantik
T02
T11
T10 T09
T08
T07
T06
T05
T04
T03 T01
A01
T12
A02, A03, A04
Gambar 3.32 Jaringan Semantik
3.4 Implementasi Sistem
Sistem telah dianalisis dan didesain serta teknologi pun telah diimplementasikan. Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem agar siap dioperasikan. Tahap ini termasuk penulisan kode program jika tidak menggunakan paket perangkat lunak aplikasi.
60
1. Batasan
2. Perangkat Lunak dan Keras dalam Implementasi Sistem 3. Implementasi Antarmuka
3.4.1 Batasan
Batasan implementasi bertujuan agar pengujian sistem penghitungan nilai
assessment karyawan di PT.Telkomsel ini dapat berjalan dengan lancar dan baik.
Berikut batasan-batasan Implementasi, yaitu :
1. Assessment dilakukan hanya untuk karyawan PT. Telkomsel Regional 11
Jakarta.
2. Assessment hanya dapat dilakukan maksimal 5 kali tiap karyawan.
3. Sistem ini digunakan oleh karyawan HRD bagian yang menghitung
assessment.
4. Assessor maksimal 5 orang dari setiap assessment yang dilakukan oleh
karyawan.
5. Tiap assessment ada hasil rekomendasi untuk melanjutkan assessment
selanjutnya atau tidak.
3.4.2 Perangkat Lunak dan Perangkat Keras dalam Implementasi Sistem
Perangkat Keras dan perangkat lunak perlu disiapkan agar sistem dapat berjalan dengan baik. Perangkat keras dan perangkat lunak yang dipergunakan haruslah memenuhi spesifikasi minimum dan baiknya mempergunakan perangkat keras yang disarankan. Perangkat Keras yang digunakan harus didukung oleh perangkat lunak yang sesuai.
3.4.2.1 Perangkat Keras
Perangkat Keras (Hardware) yang dipakai pada pembuatan aplikasi untuk sistem penghitungan nilai assessment di PT. Telkomsel adalah sebagai berikut : a. Processor Pentium IV
61
d. CD-ROM Samsung 22x e. Monitor 15 Inci
f. Hardisk 160 GB
3.4.2.2 Perangkat Lunak
Perangkat Lunak (software) yang dipersiapkan pada pembuatan aplikasi untuk sistem penghitungan nilai assessment di PT. Telkomsel adalah sebagai berikut :
a. SO Microsoft Windows XP Profesional b. Ms. Access 2003
c. Ms. Excel 2003
3.4.3 Implementasi Antarmuka 1. Antarmuka Login
62
2. Antarmuka Data Karyawan
Gambar 3.34 Antarmuka Data Karyawan
3. Antarmuka Assessment 1
63
4. Antarmuka Assessment 2
Gambar 3.36 Antarmuka Assessment 2
5. Antarmuka Assessment 3
64
6. Antarmuka Assessment 4
Gambar 3.38 Antarmuka Assessment 4
7. Antarmuka Assessment 5
65
8. Antarmuka Final Assessment
Gambar 3.40 Antarmuka Final Assessment
9. Antarmuka Rekap Report
66
10. Antarmuka Cari Data Assessor
Gambar 3.42 Antarmuka Cari Data Assessor
11. Antarmuka Komposisi Karyawan
67
12. Antarmuka Rekomendasi
Gambar 3.44 Antarmuka Rekomendasi
13. Antarmuka Peringatan 1 (Message box)
Gambar 3.45 Antarmuka Message box Peringatan 1
14. Antarmuka Peringatan 2 (Message box)
68
15. Antarmuka Peringatan 3 (Message box)
Gambar 3.47 Antarmuka Message box Peringatan 3
16. Antarmuka Peringatan 4 (Message box)
69
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan mengenai Sistem Penghitungan Nilai Assessment Karyawan yang diusulkan, maka dapat diambil beberapa kesimpulan, yaitu:
1. Terpenuhinya proses penghitungan nilai Assessment di PT. Telkomsel Regional Jabotabek Jakarta.
2. Memudahkan karyawan (HRD) dalam mengelola informasi yang ada di sistem.
3. Memudahkan karyawan (HRD) dalam mengelola data nilai yang ada di sistem.
4. Aplikasi ini dapat dijadikan sebagai salah satu media informasi yang memberikan informasi mengenai data karyawan, nilai assessment karyawan, komposisi karyawan, dan dapat dicetak sebagai laporan.
4.2 Saran
Sistem Penghitungan Nilai Assessment Karyawan di PT.Telkomsel Regional Jabotabek Jakarta ini masih banyak kekurangan dalam pembuatannya. Berikut adalah beberapa saran untuk pengembangan sistem lebih lanjut:
1. Sistem informasi akan terus berkembang dengan cepat, oleh karena itu sistem masih memerlukan pengembangan secara berkala.
2. Pembuatan aplikasi ini masih belum sempurna terutama dalam hal tampilan ada baiknya dibuat tampilan yang lebih menarik dan dikembangkan.
70
SISTEM PENGHITUNGAN NILAI ASSESSMENT
KARYAWAN MENGGUNAKAN MS.ACCESS
DI PT.TELKOMSEL REGIONAL JABOTABEK JAKARTA
KERJA PRAKTEK
Diajukan untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek
Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Universitas Komputer Indonesia