ix
ABSTRAK ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xviii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan... ... 4
1.5 Manfaat... ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II LANDASAN TEORI ... 6
2.1 Sistem Informasi ... 6
2.1.1 Konsep Dasar Sistem ... 6
2.1.2 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 6
2.2 Jasa dan Pelayanan... ... 7
2.2.1 Jasa... 7
2.2.2 Pelayanan... ... 9
x
2.4.1 Definisi Hotel ... 10
2.4.2 Karakteristik Hotel ... 11
2.4.3 Klasifikasi Hotel ... 12
2.5 Konsep Dasar Basis Data ... 12
2.5.1 Database ... 12
2.5.2 Sistem Basis Data ... 13
2.5.3 Database Management System ... 14
2.6 Blackbox Testing ... 15
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM ... 18
3.1 Analisis Sistem ... 18
3.1.1 Identifikasi Masalah ... 18
3.1.2 Dokumen Flow Proses Reservasi ... 19
3.1.3 Dokumen Flow Proses Pembatalan Reservasi... 21
3.1.4 Dokumen Flow Proses Check In ... 22
3.1.5 Dokumen Flow Proses Food & Beverage ... 24
3.1.6 Dokumen Flow Proses Check Out ... 25
3.2 Perancangan Sistem ... 27
3.2.1 System Flow ... 28
3.2.2 Data Flow Diagram... 42
3.2.3 Entity Relationship Diagram ... 54
3.2.4 Struktur Tabel ... 56
xi
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 73
4.1 Implementasi Sistem ... 73
4.2 Kebutuhan Sistem ... 73
4.2.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 73
4.2.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 74
4.2.3 Instalasi Program ... 75
4.3 Implementasi Sistem ... 75
4.4 Evaluasi ... 82
4.4.1 Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem ... 82
4.4.2 Analisa Hasil Uji Coba Sistem ... 88
BAB V PENUTUP ... 89
5.1 Kesimpulan ... 89
5.2 Saran ... 89
DAFTAR PUSTAKA ... 90
LAMPIRAN ... 91
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dalam sebuah perusahaan jasa untuk memenuhi kebutuhan tamu, perusahaan perlu meningkatkan kinerja khususnya dalam hal kecepatan dan ketepatan dalam melayani tamu. Kuatnya persaingan di dunia jasa mendorong semua perusahaan jasa untuk melakukan pembenahan diri dalam rangka perbaikan kualitas dalam pelayanan kepada tamu demi menciptakan kesan pelayanan yang memuaskan dan memiliki fasilitas yang dapat memanjakan para tamu. Kesan positif dari para tamu sangat penting untuk menjaga jika tamu memilih pelayanan dari perusahaan jasa di kemudian hari.
transaksi dan pengecekan nota tambahan yang masuk ke dalam tagihan tamu. Kemudian pencarian data kamar yang tersedia dan data servis tamu juga akan memakan waktu dalam melayani tamu mengingat sangat sibuknya peranan dari bagian front office. Kehilangan data dan kesalahan dalam menginputkan segala proses transaksi juga dapat menjadi masalah bagi Hotel Pondok Asri Surabaya.
Berdasarkan permasalahan diatas, maka dapat dirancang bangun sistem informasi pelayanan tersebut harus dapat menangani masalah pada bagian front office agar dapat cepat memberikan informasi ke departemen lain untuk kebutuhan pelayanan. Sehingga proses bisnis dapat berjalan dengan baik dan memberikan dampak pelayanan yang baik kepada konsumen.
Sistem informasi pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya dapat memberikan informasi pihak manajemen dan bagian front office dalam memaksimalkan pelayanan untuk mengurangi kesalahan. Informasi yang diberikan yaitu meliputi reservasi kamar hotel, pembatalan reservasi, servis hotel, check-in dan check-out.
1.2 Rumusan Masalah
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah pada penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Sistem ini membahas tentang perhitungan transaksi dan menghasilkan informasi pada Hotel Pondok Asri Surabaya.
b. Sistem ini membahas proses bisnis yang mencakup reservasi, check-in, pembatalan reservasi, servis hotel, serta proses pembayaran semua tagihan pada saat check-out.
c. Sistem ini tidak membahas tentang akuntansi perhotelan.
d. Sistem ini tidak membahas sistem inventori yang terdapat pada bagian food & beverages.
e. Sistem ini tidak membahas tentang SDM pada Hotel Pondok Asri Surabaya.
1.4 Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah:
a. Merancang dan membangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya yang dapat membantu pihak front office dalam melayani tamu pada proses reservasi, pembatalan reservasi, servis hotel, in, dan check-out.
b. Merancang dan membangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya yang dapat memberikan laporan kepada manager hotel.
1.5 Manfaat
Manfaat dari Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya bagi user aplikasi adalah:
b. Manager hotel sistem ini dapat memberikan informasi mengenai laporan traffic tamu dan hotel.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan penelitian ini adalah digunakan untuk menjelaskan penulisan laporan per bab. Sistematika penulisan laporan penelitian ini akan dijelaskan pada alenia di bawah ini.
Bab pertama ini menjelaskan gambaran umum penulisan yang berisi latar belakang masalah, inti dari permasalahan yang disebutkan pada perumusan masalah, pembatasan masalah yang menjelaskan tentang batasan-batasan dari sistem yang dibuat agar tidak menyimpang dari ketentuan yang ditetapkan. Tujuan dari tugas akhir adalah merancang dan membangun sistem informasi perhotelan, kontribusi yang dapat diberikan dari pembuatan aplikasi, kemudian dilanjutkan dengan membuat keterangan mengenai sistematika penulisan penelitian.
Bab kedua landasan teori ini menjelaskan tentang teori-teori yang mendukung dan berkaitan dalam penyelesaian laporan, pokok pembahasan antara lain konsep dasar sistem, konsep dasar sistem informasi, pengertian jasa dan pelayanan, definisi hotel, klasifikasi hotel, konsep dasar basis data serta testing dan implementasi sistem. Teori-teori tersebut diperlukan untuk memecahkan masalah di dalam laporan penelitian.
Bab keempat ini menjelaskan tentang implementasi dan evaluasi dari program. Dalam bab ini berisikan kebutuhan perangkat lunak dan perangkat keras yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem, implementasi dan evaluasi dari sistem.
6 2.1 Sistem Informasi
2.1.1 Konsep Dasar Sistem
Menurut FitzGerald dalam Jogiyanto (2005:1), suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Tujuan umum dari suatu sistem adalah menghubungkan berbagai bagian dari sistem tersebut. Meskipun tiap bagian berfungsi secara independen dari yang lainnya, semua bagian tersebut melakukan tujuan yang sama. Jika komponen tertentu tidak memberikan kontribusinya pada tujuan bersama, maka komponen tersebut bukanlah bagian dari sistem.
2.1.2 Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut Herlambang dan Tanuwijaya (2005:121), data adalah fakta-fakta atau kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas, Informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi penggunanya. Sehingga sistem informasi dapat didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh penggunanya.
Sistem informasi dapat dikembangkan menjadi beberapa jenis, dengan tujuan yang berbeda-beda tergantung pada kebutuhan bisnis (Kendall, 2009). Jenis-jenis sistem tersebut diantaranya adalah Transaction Processing Systems (TPS), Office Automation Systems (OAS), Knowledge Work Systems (KWS), Management Information Systems (MIS), Decision Support Systems (DSS), Artificial Intelligent (AI), Computer Supported Collaborative Work Systems (CSCWS), Group Decission Support Systems (GDSS) dan Executive Support Systems (ESS).
2.2 Jasa dan Pelayanan 2.2.1 Jasa
1. Produk jasa yang dikonsumsi tidak dapat dimiliki oleh konsumen.
2. Produk jasa merupakan suatu kinerja yang sifatnya intangible (tidak berwujud fisik).
3. Dalam proses produksi jasa, konsumen memiliki peran yang lebih besar untuk turut serta pengolahnya dibandingkan dengan produk fisik jasa.
4. Orang-orang yang terlibat dalam proses jasa berperan sedikit-banyak dalam pembentukan atau mendesain jasa.
5. Dalam hal operasionalisasi masukan dan keluaran, produk jasa lebih bervariasi.
6. Produk jasa tertentu sulit dievaluasi oleh konsumen. 7. Jasa tidak dapat disimpan.
8. Faktor waktu dalam proses jasa dan konsumsi jasa relative lebih diperhatikan. Menurut Zeihaml, dkk. dalam Umar (2003:8), terdapat lima dimensi kualitas jasa, yaitu:
1. Reliability, yaitu kemampuan untuk memberikan pelayanan yang sesuai dengan janji yang ditawarkan.
2. Responsiveness, yaitu respon atau kesigapan karyawan dalam membantu pelanggan dan memberikan pelayanan yang cepat dan tanggap.
4. Emphaty, yaitu perhatian secara individual yang diberikan perusahaan kepada pelanggan.
5. Tangibles, meliputi penampilan fasilitas fisik, seperti gedung dan ruangan front office, tersedianya tempat parkir, kebersihan, kerapian dan kenyamanan ruangan, kelengkapan peralatan komunikasi, dan penampilan karyawan.
2.2.2 Pelayanan
Menurut Barata (2003:9), suatu pelayanan akan terbentuk karena adanya proses pemberian layanan tertentu dari pihak penyedia layanan kepada pihak yang dilayani. Menurut Barata (2003:14), dalam menyelenggarakan layanan, pihak penyedia dan pemberi layanan harus selalu berupaya untuk mengacu kepada tujuan utama pelayanan, yaitu kepuasan konsumen atau kepuasan pelanggan. Ukuran standar kualitas yang ditentukan oleh produsen barang atau jasa belum tentu sama dengan ukuran standar kualitas yang ditentukan oleh pelanggan.
Menurut Barata (2003:15), sifat kepuasan sangat bersifat subjektif, sehingga sulit sekali untuk mengukurnya. Walaupun demikian, tetap saja kita harus tetap berupaya memberikan perhatian kepada pelanggan dengan segala daya, sehingga paling tidak, kita dapat memberikan layanan terbaik, dimulai dari upaya menstandarkan kualitas barang atau jasa sampai dengan pelaksanaan penyerahannya pada saat berhubungan langsung dengan pelanggan, dengan standar yang diperkirakan dapat menimbulkan kepuasan yang paling optimal bagi pelanggan.
2.3 Pengertian Administrasi
Ketika disadari bahwa kegiatan ini tidak efektif dan efisien, mulai dikembangkan mesin tulis berupa mesin ketik manual yang dikembangkan oleh Trio USA, Christopher L. Scholes, Carlos Glidden, dan Samuel W. Soule. Sedangkan untuk alat hitung, di Cina sejak lama telah digunakan Swi Poa, namun mekanis baru dibuat pada tahun 1642 oleh Blaise Pascal, yang kemudian disempurnakan oleh Leibnitz.
Administrasi adalah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Pengertian administrasi dapat ditinjau dari dua sudut, yaitu :
1. Administrasi dalam arti Institutionil, yang mana administrasi dimaksudkan sebagai keseluruhan orang/kelompok orang-orang yang sebaga suatu kesatuan menjalankan proses kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan bersama.
2. Administrasi dalam arti fungsionil, yang dimaksud dengan fungsionil adalah segala kegiatan dan tindakan yang dilakukan untuk mencapai tujuan.
2.4 Perhotelan 2.4.1 Definisi Hotel
itu. Pengertian hotel ini dapat disimpulkan dari beberapa definisi hotel seperti tersebut di bawah ini :
a. Salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau keseluruhan bagian untuk jasa pelayanan penginapan, penyedia makanan dan minuman serta jasa lainnya bagi masyarakat umum yang dikelola secara komersil (Keputusan Menteri Parpostel no Km 94/HK103/MPPT 1987).
b. Bangunan yang dikelola secara komersil dengan memberikan fasilitas penginapan untuk masyarakat umum dengan fasilitas sebagai berikut :
1. Jasa penginapan
2. Pelayanan makanan dan minuman 3. Pelayanan barang bawaan
4. Pencucian pakaian
5. Penggunaan fasilitas perabot dan hiasan-hiasan yang ada di dalamnya (Sri,1996:8).
c. Sarana tempat tinggal umum untuk wisatawan dengan memberikan pelayanan jasa kamar, penyedia makanan dan minuman serta akomodasi dengan syarat pembayaran (Lawson, 1976:27).
2.4.2 Karakteristik Hotel
Perbedaan antara hotel dengan industri lainnya adalah :
a. Industri hotel tergolong industri yang padat modal serta padat karya yang artinya dalam pengelolaannya memerlukan modal usaha yang besar dengan tenaga pekerja yang banyak pula.
c. Menghasilkan dan memasarkan produknya bersamaan dengan tempat dimana jasa pelayanannya dihasilkan.
d. Beroperasi selama 24 jam sehari, tanpa adanya hari libur dalam pelayanan jasa terhadap pelanggan hotel dan masyarakat pada umumnya.
e. Memperlakukan pelanggan seperti raja selain memperlakukan pelanggan sebagai partner dalam usaha karena jasa pelayanan hotel sangat tergantung pada banyaknya pelanggan yang menggunakan fasilitas hotel tersebut.
2.4.3 Klasifikasi Hotel
Menurut keputusan direktorat Jendral Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi no 22/U/VI/1978 tanggal 12 Juni 1978 (Sri, 1996 : 9), klasifikasi hotel dibedakan dengan menggunakan simbol bintang antara 1-5. Semakin banyak bintang yang dimiliki suatu hotel, semakin berkualitas hotel tersebut. Penilaian dilakukan selama 3 tahun sekali dengan tatacara serta penetapannya dilakukan oleh Direktorat Jendral Pariwisata.
2.5 Konsep Dasar Basis Data 2.5.1 Database
multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan data).
2.5.2 Sistem Basis Data
Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating Sistem), Basis Data (Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data(DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).
Keuntungan sistem basis data adalah:
1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.
2. Mencegah ketidakkonsistenan.
3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang.
4. Integritas dapat dipertahankan.
5. Data dapat dipergunakan bersama-sama. 6. Menyediakan recovery.
9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data.
Kerugian sistem basis data adalah: 1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data. 3. Perangkat lunaknya mahal.
4. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait.
2.5.3 Database Management System
Menurut Marlinda (2004:6), Database Management Sistem (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data. Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:
1. Data Definition Language (DDL)
Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.
2. Data Manipulation Language (DML)
3. Query
Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.
DBMS memiliki fungsi sebagai berikut: 1. Data Definition
DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data. 2. Data Manipulation
DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk mengakses data.
3. Data Security dan Integrity
DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh DBA.
4. Data Recovery dan Concurrency
a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.
b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan.
5. Data Dictionary
DBMS harus menyediakan data dictionary.
2.6 Black Box Testing
memungkinkan pengembang software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Uji coba black box bukan merupakan alternatif dari ujicoba white box, tetapi merupakan pendekatan yang melengkapi untuk menemukan kesalahan lainnya, selain menggunakan metode white box.
Uji coba black box berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya :
1. Fungsi-fungsi yang salah atau hilang. 2. Kesalahan interface.
3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal. 4. Kesalahan performa.
5. Kesalahan inisialisasi dan terminasi.
Tidak seperti metode white box yang dilaksanakan diawal proses, menurut Romeo (2003:52) uji coba black box diaplikasikan dibeberapa tahapan berikutnya. Karena uji coba black box dengan sengaja mengabaikan struktur kontrol, sehingga perhatiannya difokuskan pada informasi domain. Uji coba didesain untuk dapat menjawab pertanyaan berikut :
1. Bagaimana validitas fungsionalnya diuji?
2. Jenis input seperti apa yang akan menghasilkan kasus uji yang baik ? 3. Apakah sistem secara khusus sensitif terhadap nilai input tertentu ? 4. Bagaimana batasan-batasan kelas data diisolasi?
5. Berapa rasio data dan jumlah data yang dapat ditoleransi oleh sistem?
Dengan mengaplikasikan uji coba black box, diharapkan dapat menghasilkan sekumpulan kasus uji yang memenuhi kriteria berikut :
1. Kasus uji yang berkurang, jika jumlahnya lebih dari 1, maka jumlah dari uji kasus tambahan harus didesain untuk mencapai uji coba yang cukup beralasan 2. Kasus uji yang memberitahukan sesuatu tentang keberadaan atau tidaknya
suatu jenis kesalahan, daripada kesalahan yang terhubung hanya dengan suatu uji coba yang spesifik.
Black box testing menurut Romeo (2003:62), dilakukan tanpa pengetahuan detil struktur internal dari sistem atau komponen yang dites. Black box testing juga disebut sebagai behavioral testing, specification-based testing, input/output testing atau functional testing.
Black box testing berfokus pada kebutuhan fungsional pada software, berdasarkan pada spesifikasi kebutuhan dari software. Dengan adanya black box testing, perekayasa software dapat menggunakan sekumpulan kondisi masukan yang dapat secara penuh memeriksa keseluruhan kebutuhan fungsional pada suatu program. Black box testing bukan teknik alternatif daripada white box testing. Lebih daripada itu, ia merupakan pendekatan pelengkap dalam mencakup error dengan kelas yang berbeda dari metode white box testing.
Kategori error yang akan diketahui melalui black box testing adalah: 1. Fungsi yang hilang atau tak benar.
2. Error dari antar-muka.
3. Error dari struktur data atau akses eksternal database. 4. Error dari kinerja atau tingkah laku.
18 3.1 Analisis Sistem
3.1.1 Identifikasi Masalah
Permasalahan yang dihadapi oleh Hotel Pondok Asri Surabaya adalah keterlambatan dalam penyampaian informasi yang terjadi antar bagian yang terdapat dalam hotel yang berhubungan langsung dengan tamu hotel. Keterlambatan dalam penyampaian informasi antara bagian front office, housekeeping, dan food & beverages, yaitu informasi terbaru status kamar serta pencatatan dan pengumpulan tagihan tamu yang bertransaksi pada bagian housekeeping. Hal ini disebabkan karena bagian lain belum memiliki sistem terkomputerisasi yang terhubung dengan front office untuk menerima dan memperbaharui informasi status kamar serta mencatat tagihan tamu agar langsung terupdate pada master tagihan tamu di front office.
Permasalahan kedua adalah dalam pembuatan laporan pendapatan harian hotel yang masih dikerjakan secara manual dengan menggunakan program Excel. Pembuatan laporan ini dikerjakan oleh bagian front office. Pada musim tamu sepi (low season) pembuatan laporan ini masih bisa dikerjakan dengan cukup baik, namun sangat berbeda keadaannya pada saat musim tamu ramai (high season). Bagian front office menjadi kewalahan dalam merekap semua transaksi-transaki yang terjadi disetiap bagian yang dimiliki hotel untuk membuat laporan pendapatan harian. Keadaan seperti ini menyebabkan rentan terjadi kesalahan yang menimbulkan ketidaksesuaian data, sehingga bisa berakibat fatal jika sampai berpengaruh terhadap tagihan tamu.
Beberapa permasalahan di atas akan berpengaruh terhadap pelayanan hotel kepada tamu mulai dari proses reservation, check in, servis tamu, pencatatan tagihan tamu, pembayaran, dan check out. Document flow yang menggambarkan proses-proses ini akan dipaparkan pada sub bab ini. Setiap document flow menggambarkan alur proses bisnis yang terjadi pada Hotel Pondok Asri Surabaya.
3.1.2 Document Flow Proses Reservasi
kamar yang diinginkan. Kemudian tamu mendapatkan tanda bukti reservasi untuk melakukan check in.
Front Office Tamu
Mulai
Permintaan Reservasi
Memberikan Data Kamar
Selesai
Mencatat Reservasi
Tanda Bukti Reservasi Memilih Jenis
Kamar
Data Kamar Pesanan
2
Data Reservasi Pelanggan
Tanda Bukti Reservasi 1
2 Permintaan
Reservasi
Data Kamar Data Kamar
Data Kamar Pesanan Jadi Reservasi?
Ya
Tidak
3.1.3 Document Flow Proses Pembatalan Reservasi
Document Flow proses pembatalan reservasi terdapat 3 (tiga) entitas, yaitu tamu, front office dan manager. Dimulai dari tamu yang melakukan permintaan pembatalan reservasi.
Manager
Kemudian bagian front office meminta tanda bukti reservasi kepada tamu. Setelah tamu memberikan tanda bukti reservasi yang akan dibatalkan, bagian front office akan mencari data sesuai nomor konfirmasi tamu dan mengubah status reservasi menjadi batal. Informasi pembatalan akan diberikan kepada tamu. Dan sebagai informasi, DP yang telah dibayarkan oleh tamu akan hangus dan tidak dapat diminta kembali. Kemudian bagian front office membuat laporan pembatalan reservasi yang nantinya akan diarsipkan dan diberikan kepada manager hotel.
3.1.4 Document Flow Proses Check-In
Manager
Permintaan Check In Permintaan Check In
Meminta
Kartu Identitas Kartu Identitas Membuat
Laporan Check In
1
Laporan Check In 2
1
3.1.5 Document Flow Proses Food & Beverage
Document flow proses pencatatan tagihan di bagian food & beverages dimulai dari tamu yang melakukan transaksi di bagian food & beverages.
Tamu Front Office Food & Beverage Manager
Permintaan Food & Beverage
Tagihan Food & Beverage Permintaan Food &
Beverage
Tagihan Food & Beverage Data Pesanan
Menu Food & Beverage
Data Pesanan
Tagihan Food & Beverage Tagihan Food &
Beverage Tertanda Tangan Tagihan Food &
Beverage Tertanda
Dimulai dari tamu yang menghubungi bagian food & beverages untuk melakukan pesanan makanan dan minuman. Kemudian bagian food & beverage memberikan menu makanan dan minuman beserta harganya. Jika tamu jadi memesan, maka akan dibuatkan nota tagihan dari bagian food & beverages yang kemudian akan ditandatangani oleh tamu. Setelah nota tagihan tertandatangani, kemudian akan diberikan kepada bagian front office untuk menjadi arsip pada saat tamu melakukan check out. Pada saat transaksi, tamu dapat melakukan pembayaran langsung atau dibayar nanti pada saat akan check out. Kemudian dari nota tagihan yang dibuat oleh bagian food & beverages tadi, dapat dibuat laporan penjualan food & beverages yang akan diberikan kepada manager hotel.
3.1.6 Document Flow Proses Check-Out
Manager Inap dan Cek DP
Nota Pembayaran
Kemudian nota total tagihan akan dibuatkan oleh bagian front office kepada tamu dan menandatanganinya. Setelah pembayaran lunas bagian front office dapat membuatkan laporan pendapatan yang akan diberikan kepada manager hotel.
3.2 Perancangan Sistem
Setelah dilakukan analisis terhadap sistem, langkah selanjutya adalah perancangan sistem. Perancangan sistem ini dapat memberikan gambaran sistem yang dibuat dengan menggunakan beberapa tahap yaitu :
1. System Flow Proses Autentifikasi. 2. System Flow Proses Menambah Kamar. 3. System Flow Proses Mengubah Data Kamar. 4. System Flow Proses Menambah Employee. 5. System Flow Proses Mengubah Data Employee. 6. System Flow Proses Reservasi.
7. System Flow Proses Pembatalan Reservasi. 8. System Flow Proses Check In.
9. System Flow Proses Food & Beverage. 10. System Flow Proses Check Out.
11. System Flow Proses Pembuatan Laporan. 12. Data Flow Diagram (DFD).
13. Entity Relationship Diagram (ERD). 14. Struktur tabel.
18. Perancangan uji coba.
3.2.1 System Flow
System flow berikut terdapat 7 (tujuh) macam yaitu system flow proses autentifikasi, system flow proses reservasi, system flow proses pembatalan reservasi, system flow proses check in, system flow proses food & beverage dan system flow proses check out dimana masing-masing terdapat beberapa proses dari sistem:
a. System Flow Proses Autentifikasi
Sistem Admin dan Front Office
Mulai
Username dan Password
Melakukan cek username dan
password
Employee
Benar?
Menampilkan halaman Admin
Menampilkan halaman Front
Office Admin?
Halaman Admin Halaman Front
Office
Selesai
Tidak
Ya Tidak
Melakukan cek admin
Ya
Gambar 3.6 System Flow untuk mengecek autentifikasi pengguna
b. System Flow Proses Menambah Kamar
kemudian proses menyimpan kedalam tabel, dan proses menampilkan data kamar.
Sistem
Admin
Mulai
Data kamar
Menyimpan data kamar
Menampilkan data kamar
Kamar
Data kamar
Selesai
Gambar 3.7 System Flow untuk menambah data kamar
c. System Flow Proses Mengubah Data Kamar
Sistem Admin
Mulai
Memilih kamar yang diubah
Menampilkan kamar yang diubah
Menyimpan data kamar yang diubah
Kamar Data kamar
yangdiubah
Selesai Mengubah data
kamar
Menampilkan kamar yang diubah Data Kamar
Gambar 3.8 System Flow untuk mengubah data kamar
d. System Flow Proses Menambah Employee
Sistem Admin
Menyimpan data profile employee Mulai
Data employee
Employee
Selesai Data Profile
Employee
Menampilkan data profile employee
Gambar 3.9 System Flow untuk menambah data pegawai
e. System Flow Proses Mengubah Data Employee
Sistem Admin
Memilih employee yang diubah
Mengubah data employee
Menampilkan employee yang
diubah
Employee
Menyimpan data employee yang
diubah Menampilkan employee yang
diubah Data employee
yang diubah
Data employee
Selesai Mulai
Gambar 3.10 System Flow untuk mengubah data pegawai.
f. System Flow Proses Reservasi
Sistem Front Office
Tamu
Mulai
Mencetak bukti reservasi
Tanda Bukti Reservasi Tanda Bukti
Reservasi Tanda Bukti
Reservasi
1 2 2
Selesai
Data Kamar
Menginput data reservasi
A
Kamar
Reservasi Menginput status
kamar
Menampilkan data kamar
Meyimpan data reservasi Mengupdate status
kamar
Mencetak bukti reservasi
Gambar 3.11 System Flow Proses Reservasi
sistem akan menampilkan kamar yang statusnya tersedia mengambil data dari database kamar. Jika tamu jadi melakukan reservasi atau pemesanan kamar, front office akan mencatat dan menginputkan data pesanan tamu untuk reservasi kamar yang akan tersimpan dalam database reservasi. Kemudian sistem akan menyimpan dan melakukan cetak bukti reservasi yang akan diberikan kepada tamu sebagai bukti untuk melakukan check in.
g. System Flow Proses Pembatalan Reservasi
Sistem Front Office
Tamu
Mulai
Mencetak bukti pembatalan
reservasi Bukti pembatalan
reservasi
Selesai
Update Status Reservasi Menampilkan Transaksi Reservasi
Data Reservasi
Reservasi Menginput nomor
reservasi
Merubah status reservasi jadi batal
Gambar 3.12 System Flow Proses Pembatalan Reservasi
h. System Flow Proses Check In
office akan meminta kartu identitas tamu untuk mencatat data lengkap tamu di formulir registrasi check in. Bagian front office juga akan menginputkan ke dalam master check in.
Sistem Front Office
Tamu
Mulai
Menginput reservasi
Mengecek status reservasi
Reservasi
Data reservasi
Menginput data check in & data pelanggan
Menyimpan & merubah status pelanggan Ya
Tamu Menginput data
status kamar
Menampilkan data kamar
Data Kamar
Kamar
Mencetak data check in
Mencetak data check in
Data Check In
Ada reservasi? Tidak
Selesai
Tamu yang belum melakukan reservasi akan diberikan data ketersediaan kamar, jika kamar yang diinginkan oleh tamu tersedia, bagian front office akan menginputkan data kamar yang diinginkan oleh tamu ke dalam master kamar dan master check in. Setelah itu akan dilanjutkan ke dalam proses registrasi check in.Bagian front office akan meminta kartu identitas tamu untuk mencatat data lengkap tamu di formulir registrasi check in. Bagian front office juga menangani tamu yang ingin membayar DP pada saat melakukan check in. i. System Flow Proses Food & Beverage
Food & Beverage Sistem Front Office
Tamu
Mulai
Menampilkan Menu
Data Food & Beverage
A
Selesai
Food & Beverage Menginputkan
menu
Menginput pesanan pelanggan
Menyimpan Transaksi Food &
Baverage
Transaksi Food & Beverage
Membuat Tagihan
Tagihan Food & Beverage
Tagihan Food & Beverage Mencetak tagihan
1 2
Gambar 3.14 System Flow Proses Food & Beverage j. System Flow Proses Check Out
Sistem Front Office
Tamu
Mulai
Menampilkan Data Kamar
Selesai Data Kamar
Rekap data pelanggan
Membuat Nota Pembayaran
Reservasi
Transaksi Food & Beverage Menginput data
check in pelanggan
Menghitung total tagihan pelanggan
Total tagihan pelanggan
Tamu
Membuat Nota Pembayaran
Nota Pembayaran
Nota Pembayaran
Menginput update kamar
Mengupdate status kamar A
Kamar 1
2
Setelah melakukan cek pada kamar, bagian front office akan melakukan perhitungan tagihan tamu dari master check in yang meliputi pemberian DP pada saat check in, lama inap tamu selama di hotel, dan tagihan pada transaksi food & beverages jika ada transaksi pemesanan food & beverages. Kemudian nota total tagihan akan dibuatkan oleh bagian front office kepada tamu dan menandatanganinya. Setelah pembayaran lunas bagian front office dapat membuatkan laporan pendapatan yang akan diberikan kepada manager hotel. k. System Flow Proses Pelaporan
Front Office Sistem Manager
Reservasi
Kamar
Tamu
Rekap Laporan
Cetak Rekap Laporan Menurut
Query Mulai
Laporan Check In
Laporan Reservasi
Laporan Pembatalan Reservasi
Laporan Data Kamar Memilih laporan
yang akan dicetak
Selesai Laporan Data
Pelanggan
3.2.2 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data yang terjadi di dalam sistem, sehingga dengan dibuatnya DFD ini akan terlihat arus data yang mengalir dalam rancang bangun sistem informasi pelayanan hotel ini.
a. Context Diagram
Context diagram rancang bangun sistem informasi pelayanan hotel terdapat 4 (empat) entitas yaitu: tamu, admin, front office, dan manajer. Masing– masing dari entity tersebut memberikan input dan sistem mengeluarkan output yang berupa laporan atau lainnya. Pada proses rancang bangun sistem informasi pelayanan hotel dimulai dari proses permintaan reservasi atau permintaan check in dari tamu, kemudian sistem melakukan cek data kamar yang tersedia.
Gambar 3.17 Context Diagram Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya
Data Tag ihan Tamu
Data Master Tamu Data Identitas Tamu
Data User Admin Data Master Pegawai
Data Master Food & Beverag es Data Master Kamar
Data User Front Office Data Pembatalan Reservasi
Data Check In
Laporan Transaksi Laporan Kamar
Laporan Chec k In Laporan Reservasi Data Res ervas i
Informas i Kamar Bukti Res ervas i
Nomor Kamar Nota Tag ihan
Permintaan Check In Permintaan Pembatalan Res ervas i
Permintaan Reservasi
0
Sis tem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok As ri Surabaya
+
Tamu
Front Office
Manag er
Sistem juga melakukan pencatatan identitas tamu dan pesanan kamar yang diinginkan oleh tamu. Tamu juga dapat melakukan transaksi yang ada pada servis hotel. Context Diagram ini kemudian didekomposisi ke level yang lebih rendah. Context Diagram Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.17.
b. Diagram Berjenjang
Diagram berjenjang adalah sebuah bagan yang menggambarkan proses-proses yang ada dan mendukung suatu aplikasi. Gambar 3.18 akan menjelaskan diagram berjenjang dari aplikasi rancang bangun system informasi pelayanan yang selanjutnya akan dijadikan acuan dalam mendesain data flow diagram. Seluruh proses yang terbentuk merupakan penjabaran dari masing-masing proses diatasnya dan semuanya telah tergambar jelas pada context diagram. Adapun secara garis besar, diagram berjenjang yang membangun aplikasi dapat digambarkan pada gambar 3.18. c. DFD Level 0 Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan Hotel Pondok
Asri Surabaya
0
Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri
Surabaya
Master food & beverage cetak nota total
tagihan
Gambar 3.18 Diagram Berjenjang
1. Proses mengecek autentifikasi pengguna. Proses ini digunakan untuk melakukan pengecekan pengguna aplikasi.
3. Proses reservasi, proses berisi entitas tamu dimana sistem akan menginputan proses permintaan reservasi dari tamu. Setelah proses diinputkan tamu akan mendapatkan tanda bukti reservasi. Tamu juga dapat melakukan proses pembatalan reservasi.
4. Proses pembatalan reservasi, merupakan proses mengubah data tamu yang sebelumnya berstatus reservasi menjadi batal atas permintaan tamu yang membatalkan menginap di hotel.
5. Proses check in, merupakan proses penyimpanan data check in tamu, dari yang telah reservasi terlebih dahulu atau tamu yang langsung datang ke hotel untuk melakukan check in.
6. Proses pembayaran & check out proses ini digunakan untuk menangani pembayaran dan permintaan check out berdasarkan nomor kamar yang ditempati tamu setelah dilakukan perhitungan total tagihan selama menginap.
7. Proses pembuatan laporan yaitu berupa pembuatan laporan-laporan harian yang akan diberikan kepada manager sebagai informasi traffic hotel.
Flow_4124
Data Master T amu
Data Login (FO)
Data Master T amu Data Master T ipe Kamar
Data Master Negara Data Master Food & Beverages
Data Master Pegawai Data User Front Office Data User Admin
Pembayaran & Check Out +
3 BeveragesFood &
4 Negara
7 Tipe Kamar
8 Reservasi 12 Transaksi Food &
Beverages
Gambar 3.19 DFD Level 0 Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya
d. DFD Level 1 Subproses Autentifikasi Pengguna
Gambar 3.20 DFD Level 1 subproses Autentifikasi Pengguna
e. DFD Level 1 Subproses Maintenance Data Master
DFD level 1 subproses maintenance data master yaitu berupa proses maintenance data tamu, maintenance data pegawai, maintenance data kamar, maintenance data food & beverage, dan maintenance data pembayaran. DFD level 1 Subproses Maintenance Penjelasan lebih lanjut dapat dilihat pada Gambar 3.21
[Data Log in (FO)] [Data Pegawai]
[Data Log in (FO)]
[Data Log in (FO)] [Data Log in (FO)]
[Data Log in (FO)] [Data Log in (admin)]
Data FO Data Admin [Data User Admin]
[Data User Front Office] Front Office
Admin
1 Peg awai
Meng elola Data Master
Reservasi
Pembatalan Reservasi Check In
Pembayaran & Check Out 1.1
Melakukan cek Username & Password
1.2
Menampilkan Halaman Admin
1.3
Menampilkan Halaman FO
Gambar 3.21 DFD Level 1 Subproses Maintenance Data Master
f. DFD Level 1 Subproses Reservasi
Proses ini berisi entitas tamu dimana sistem akan melakukan input proses permintaan reservasi dari tamu. DFD level 1 Subproses Reservasi memiliki 2 (dua) proses di dalam subsistem reservasi yaitu:
1. Penginputan data reservasi, merupakan proses yang diawali dari tamu yang melakukan permintaan reservasi kamar hotel yang disimpan damalm data store reservasi.
2. Mencetak bukti, merupaka proses memberikan tanda bukti reservasi kepada tamu untuk melakukan check in pada hari yang telah ditentukan.
[Harg a Kamar]
[Tipe Tamu]
[Status Kamar]
[Job] [Data Log in (admin)]
[Data Master Tamu]
[Data Master Kamar]
[Data Master Food & Beverages]
[Data Master Tamu]
[Data Master Tipe Kamar] [Data Master Negara]
[data master fb] [Data Master Kamar] [Data Master Peg awai] [Data Master Peg awai]
Admin
1 Peg awai
2 Kamar
3 Food & Beverages Meng ecek Autentifikasi Pengg una
4 Neg ara Master Food &
Beverages
14 Harg a Kamar 15 Status Kamar
16 Job
Gambar 3.22 DFD Level 1 Subproses Reservasi
g. DFD Level 1 Subproses Pembatalan Reservasi
Proses ini merupakan proses mengubah data tamu yang sebelumnya berstatus reservasi menjadi batal atas permintaan tamu yang membatalkan menginap di hotel.
Gambar 3.23 DFD Level 1 Subproses Pembatalan Reservasi [Harg a Kamar]
[Status Kamar] Cetak
[Bukti Reservasi] [Permintaan Res ervas i]
[Informasi Kamar] Meng ecek Autentifikasi Pengg una
Tamu Front
Office
3.1
Melakukan input Data Reservasi
3.2
Mencetak Bukti Res ervas i
14 Harg a Kamar
15 Status Kamar
Meng ecek Autentifikasi Pengg una Front
Office
4.1
Melakukan Peng ec ekan Reservasi
4.2
h. DFD Level 1 Subproses Check In
DFD level 1 Subproses Check In memiliki 3 (tiga) proses di dalam subsistem
check in yaitu:
1. Proses cek bukti reservasi, merupakan proses yang diawali dari dari sistem yang melakukan cek pada data store reservasi tamu untuk melakukan check in.
2. Penginputan data check in, merupakan proses tamu melakukan
permintaan check in kamar hotel yang disimpan dalam data store check in tamu.
3. Mencetak data check in.
Gambar 3.24 DFD Level 1 Subproses Check In
Simpan Data
[Data Chec k In] [Permintaan Check In]
[Data Identitas Tamu]
[Nomor Kamar] [Data Log in (FO)]
Meng ecek Autentifikasi Pengg una
i. DFD Level 1 Subproses Pembayaran & Check Out
DFD level 1 Subproses Pembayaran & Check Out memiliki 2 (dua) proses di dalam subsistem pembayaran & check out yaitu:
1. Menghitung Tagihan Tamu, merupakan proses mebuat tagihan kepada tamu atas transaksi mulai dari check in, pesanan menu food & beverage yang dilakukan oleh tamu.
2. Mencetak Nota Pembayaran, merupakan proses mebuat tagihan kepada tamu atas semua layanan saat tamu melakukan check in hingga check out.
Gambar 3.25 DFD Level 1 Subproses Pembayaran & Check Out
j. DFD Level 1 Subproses Pembuatan Laporan
DFD level 1 Subproses Pembuatan Laporan memiliki 4 (empat) proses di dalam subsistem pembuatan laporan yaitu:
1. Membuat laporan reservasi, merupakan proses membuat laporan yang diambil dari data store reservasi tamu.
Mencetak
12 Trans aksi Food & Beverages Meng ecek Autentifikasi Pengg una
2. Membuat laporan check in, merupakan proses membuat laporan tentang pembatalan reservasi tamu dari data store pembatalan reservasi.
3. Membuat laporan kamar, merupakan proses membuat laporan kepada manager mengenai data kamar hotel yang diambil dari data store kamar. 4. Membuat laporan transaksi, merupakan proses membuat laporan
pembayaran check out tamu dan transaksi lainnya.
Gambar 3.26 DFD Level 1 Subproses Pembuatan Laporan
3.2.3 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram digunakan untuk menginterpretasikan, menentukan, dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. ERD menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data dari pemakai. Dalam ERD, data tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol entitas.
[Data Log in (FO)] Meng ecek Autentifikasi Pengg una
Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya memiliki entitas yang saling tekait untuk menyediakan data yang dibutuhkan oleh sistem yang disajikan dalam bentuk conceptual data model (CDM) dan physical data model (PDM).
a. Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) menggambarkan secara keseluruhan konsep struktur basis data yang di rancang untuk suatu program atau aplikasi. Pada CDM belum tergambar jelas bentuk tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel. Tabel-tabel penyusun tersebut sudah mengalami relationship atau hubungan tetapi tidak terlihat pada kolom yang mana hubungan antar tabel tersebut. Pada CDM juga sudah didefinisikan kolom mana yang menjadi primary key. Adapun CDM yang dirancang untuk aplikasi dapat dilihat pada Gambar 3.27.
Gambar 3.27 CDM Rancang Bangung Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya
b. Physical Data Model
Physical Data Model (PDM) menggambarkan secara detail konsep rancangan struktur basis data yang dirancang untuk suatu program aplikasi. PDM merupakan hasil generate dari Conceptual Data Model (CDM). Pada PDM tergambar jelas tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel. Adapun PDM untuk aplikasi dapat dilihat pada Gambar 3.28.
Gambar 3.28 PDM Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya
3.2.4 Struktur Tabel
Berikut ini adalah rancangan seluruh tabel yang digunakan dalam aplikasi:
1. Tabel Tamu
Primary Key : Kd_Tamu Foreign Key : Kd_Negara
Fungsi : Menyimpan data tamu.
Tabel 3.1 Tabel Tamu
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal
1 Kd_Tamu Varchar 10 √
2 Kd_Negara Varchar 10 √ Negara
3 Kota Varchar 20
4 Propinsi Varchar 20
5 Nm_Tamu Varchar 50
6 Jenis_Kelamin Varchar 10
7 Tgl_Lahir Date
8 Alamat Varchar 50
9 Identitas Varchar 20
10 Id_Tipe_Tamu Varchar 10 √ Tipe Tamu
11 No_Telp Integer
12 Email Varchar 20
2. Tabel Negara
Primary Key : Kd_Negara Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data negara.
Tabel 3.2 Tabel Negara
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal
1 Kd_Negara Varchar 10 √
3. Tabel Tipe Tamu
Primary Key : Id_Tipe_Tamu Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data tipe tamu.
Tabel 3.3 Tabel Tipe Tamu
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal
1 Id_Tipe_Tamu Varchar 10 √
2 Tipe_Tamu Varchar 30
4. Tabel Job
Primary Key : Kd_Job Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data job.
Tabel 3.4 Tabel Job
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal
1 Kd_Job Varchar 10 √
2 Keterangan Varchar 30
5. Tabel Kamar
Primary Key : Kd_Kamar Foreign Key : Kd_Tipe_Kamar
Fungsi : Menyimpan data kamar.
Tabel 3.5 Tabel Kamar
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal
1 Kd_Kamar Varchar 10 √
2 Kd_Tipe_Kamar Varchar 10 √ Tipe Kamar
3 Nomor_Kamar Integer
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal
5 Floor Integer
6 Keterangan Varchar 50
6. Tabel Tipe Kamar
Primary Key : Kd_Tipe_Kamar Foreign Key : Kd_Kamar
Fungsi : Menyimpan data tipe kamar.
Tabel 3.6 Tabel Tipe Kamar
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal
1 Kd_Tipe_Kamar Varchar 10 √
2 Kd_Kamar Varchar 10 √ Kamar
3 Nm_Tipe_Kanmar Varchar 20
4 Deskripsi Varchar 50
7. Tabel Reservasi
Primary Key : Kd_Reservasi
Foreign Key : Kd_Tamu, Kd_Pegawai Fungsi : Menyimpan data reservasi.
Tabel 3.7 Tabel Reservasi
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal
1 Kd_Reservasi Varchar 10 √
2 Kd_Tamu Varchar 10 √ Tamu
3 Kd_Pegawai Varchar 10 √ Pegawai
4 Tgl_Reservasi Date
5 Tgl_Masuk Date
6 Tgl_Keluar Date
7 DP Integer
8 Keterangan Varchar 50
9 Pembatalan Varchar 20
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal
11 Dewasa Integer
12 Anak_anak Integer
8. Tabel Status Kamar
Primary Key : Kd_Status Foreign Key : Kd_Kamar
Fungsi : Menyimpan data status kamar.
Tabel 3.8 Tabel Status Kamar
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Kd_Status Varchar 10 √
2 Kd_ Kamar Varchar 10 √ Kamar
3 Status_Kamar Varchar 20
9. Tabel Harga Kamar
Primary Key : Id_Harga Foreign Key : Kd_Kamar
Fungsi : Menyimpan data harga kamar.
Tabel 3.9 Tabel Harga Kamar
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal
1 Id_Harga Varchar 10 √
2 Kd_ Kamar Varchar 10 √ Kamar
3 Kd_Tipe_Harga Varchar 10
4 Tipe_Harga Varchar 20
5 Harga Integer
10.Tabel Food & Beverage
Fungsi : Menyimpan data food & beverage.
Tabel 3.10 Tabel Food & Beverage
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Kd_Food_Beverage Varchar 10 √
2 Kd_Reservasi Varchar 10 √ Reservasi
3 Nm_Food_Beverage Varchar 50 4 Harga_Food_Beverage Integer
11.Tabel Transaksi Food & Beverage Primary Key : Kd_Transaksi_FB
Foreign Key : Kd_Pembayaran, Kd_Food_Beverages Fungsi : Menyimpan data transaksi food & beverage.
Tabel 3.11 Tabel Transaksi Food & Beverage
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
PK FK Tabel Asal
1 Kd_Transaksi_FB Varchar 10 √
2 Kd_Pembayaran Varchar 10 √ Pembayaran
3 Kd_Food_Beverages Varchar 10 √ FB
4 Total_Pembelian Integer 5 Tgl_Transaksi_FB Date
6 Kuantiti Integer
12.Tabel Pegawai
Primary Key : Kd_Pegawai Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data pegawai.
Tabel 3.12 Tabel Pegawai
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal
1 Kd_Pegawai Varchar 10 √
2 Nm_Pegawai Varchar 50
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal
4 Tgl_Lahir Date
5 Alamat Varchar 50
6 Identitas Varchar 20
7 No_Telp Varchar 15
8 Jabatan Varchar 20
13.Tabel Pembayaran
Primary Key : Kd_Pembayaran Foreign Key : Kd_Pegawai
Fungsi : Menyimpan data pembayaran.
Tabel 3.13 Tabel Pembayaran
No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal
1 Kd_Pembayaran Varchar 10 √
2 Kd_Pegawai Varchar 10 √ Pegawai
3 Sisa DP Integer
4 DP Integer
5 Status_Pembayaran Varchar 10 6 Total_Tagihan Integer
3.2.5 Perancangan Interface
Pada tahap ini dilakukan perancangan input/output untuk berinteraksi antara user dengan sistem. Desain antar muka ini terdiri dari seluruh form yang akan diimplementasikan oleh admin pada sistem administrasi pasien pada puskesmas Jagir Surabaya.
a. Ragam Layar Dialog/ Interface
digunakan untuk merubah password pengguna, mengganti pengguna dan keluar dari aplikasi. System meliputi Login, Logout, dan Exit. Menu Master digunakan untuk penambahan, pengubahan dan hapus data tamu, kamar hotel, dan pegawai. Menu Transaksi digunakan untuk menyimpan proses utama reservasi, check in, check out, pemesanan food & beverage. Menu Transaksi meliputi Reservation, Cancelation, Check In, Check Out, Food & Beverage, dan Billing. Menu Reports digunakan untuk melihat laporan tentang tamu yang melakukan reservasi, check in, check out, dan berapa tingkat okupansi hotel dalam perhari.
b. Desain Interface Input
Desain input merupakan rancangan input atau masukan, berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengelohan data. Desain input merupakan acuan pembuat aplikasi dalam merancang dan membangun sistem.
1. Form Login
Tampilan awal saat aplikasi pertama kali dijalankan. Terdapat textbox username dan password untuk login. Form login ditampilkan pada Gambar 3.28.
Login
Login
Enter Text
Enter Text
Login Cancel Username :
Password :
Fungsi obyek dalam desain form login adalah sebagai berikut:
Tabel 3.14 Fungsi Obyek Form Login
Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
Username TextBox Diisi dengan user name yang petugas
Password TextBox Diisi dengan password masing masing user
Cancel Button Digunakan untuk membatalkan.
Login Button Digunakan untuk konfirmasi user name dan password
2. Form Utama
Form yang muncul setelah user berhasi login. Form ini berisikan menu yang dapat dipilih oleh pegawai bagian Front Office. Setiap menu dapat dipilih sesuai dengan hak akses yang dimiliki user. Form utama ditampilkan pada Gambar 3.29.
Main Menu
Gambar 3.29 Form Utama
Tabel 3.15 Fungsi Obyek Form Utama
Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
Transaction MenuStrip Digunakan untuk melakukan transaksi
Master MenuStrip Digunakan untuk mengatur seluruh data master
Report MenuStrip Digunakan untuk melihat Report
View MenuStrip Digunakan untuk mengatur hak akses Employee
3. Form Room
Form untuk melakukan proses maintenance room. Pada form ini dapat dilakukan proses insert, edit dan delete data yang sudah ada. Daftar room yang ada pada database dapat dilihat pada gridview yang terdapat pada form. Form Maintenance Room dapat dilihat pada Gambar 3.30.
Form Title Form Title
Room Number Enter Text
Room Type
Room Status
Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text
Enter Text Enter Text Enter Text
Save Cancel Exit
Floor
Gambar 3.30 Form Room
Fungsi obyek dalam desain form room adalah sebagai berikut:
Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi Save Button Menambah data kamar
yang baru. Cancel Button Membatalkan.
Exit Button Melakukan keluar form. Room No. TextBox Nomor kamar (otomatis). Room Type TextBox Memberikan tipe kamar. Room Status TextBox Memberikan status kamar. Floor TextBox Memberikan lantai kamar 4. Form Reservasi
Form individual reservation ini digunakan untuk memasukan data reservasi dari tamu perorangan, check in, pembatalan reservasi dan menampilkan detail data reservasi. Form individual reservation dapat dilihat pada Gambar 3.31.
Reservation Reservation
Reservation Information Check In Information Check Out Information Cancelled Information
Reservation Check In Check Out Cancelled
Rsv No. Enter Text First Name
Enter Text Enter Text
LOS :
Room Type Enter Text
Enter Text Rate
Pay Ins Enter Text
Remark Enter Text
Gambar 3.31 Form Reservasi
Fungsi obyek dalam desain form booking adalah sebagai berikut:
Tabel 3.17 Fungsi Obyek Form Booking
Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
Last Name TextBox Mengisi nama akhir tamu Arrival ComboBox Memilih tgl kedatangan Departure ComboBox Memilih tgl keberangkatan Adult TextBox Mengisi jumlah tamu Status ComboBo Memilih status reservasi Address ListBox Mengisi alamat
Phone TextBox Mengisi nomor telepon Email TextBox Mengisi alamat email Room Type ComboBox Memilih tipe kamar Rate TextBox Mengisi harga kamar Pay Instruct ListBox Mengisi keterangan Remark ListBox Mengisi keterangan Save Button Menyimpan data reservasi Cancel Button Membatalkan pengisian Exit Button Melakukan keluar form
5. Form Check Out
Form check out ini digunakan untuk data transaksi apabila tamu akan meninggalkan hotel. Form check out dapat dilihat pada Gambar 3.32.
Reservation Reservation
Reservation Information Check In Information Check Out Information Cancelled Information Reservation Check In Check Out Cancelled
Rsv No. Enter Text
First Name
Add & Save Cancel Exit
Address Enter Text
Phone Enter Text
Enter Text
Room Type Enter Text Enter Text
Rate
Extra Charge Unit Price Enter Text
Enter Text
Sub Total Enter Text
Prepaid Enter Text
Remain Enter Text Enter Text
Total
Gambar 3.32 Form Check Out
Tabel 3.18 Fungsi Obyek Form Check Out
Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
Add & Save
Button
Digunakan untuk menyimpan data Cancel
Button
Digunakan untuk membatalkan transaksi
6. Halaman Nota Pembayaran Tamu
Halaman nota pembayaran tamu merupakan nota tagihan yang ditagihkan kepada tamu selama menginap di hotel dan beserta keterangan total transaksi yang harus dibayar.
Nota Pembayaran Nota Pembayaran
Hotel Pondok Asri Surabaya
Jl. Kalibokor Selatan 108 Surabaya 60283 Jawa Timur – Indonesia +62 31 5025377
(Nama & Tanda Tangan)
No. Kamar Tipe Kamar No. Rsvi
Nama
Tgl. Check Out Tgl. Check in
Harga Kamar Lama Inap
Kembali Sisa Bayar DP
Total Tagihan Total Pelayanan Total Harga Kamar
3.2.6 Perancangan Uji Coba
Perancangan uji coba bertujuan untuk memastikan bahwa aplikasi telah dibuat sesuai dengan kebutuhan atau tujuan yang diharapkan. Kekurangan atau kelemahan aplikasi pada tahap ini akan dievaluasi sebelum diimplementasikan secara nyata.
a. Perancangan Uji Coba Login
Proses login dilakukan dengan cara menginputkan username dan password. Data login yang digunakan terlihat pada Tabel 3.19 untuk masing-masing user. Untuk test case Login dapat dilihat pada Tabel 3.20.
Tabel 3.19 Data Testing User
Nama Field Data 1 Data 2
USERNAME E001 E002
PASSWORD Admin Admin
STATUS Active Active
Tabel 3.20 Test Case Login Test case
ID
Tujuan Input Output yang diharapkan
1 Deskripsi
Form login mengeluarkan message box "Login Succes”
2 Deskripsi username, password yang tidak valid namun user aktif
Memasukan data 2 dari tabel testing data pengguna
Form login mengeluarkan message box "Login Failed”
b. Perancangan Uji Coba Maintenance Data Kamar
membatalkan proses penyimpanan dan perubahan data. Proses ini bertujuan mengetahui dan menentukan keberhasilan dari obyek-obyek yang ada dalam desain Form Maintenance Room. Untuk data testing room dapat dilihat pada Tabel 3.21 dan untuk test case room dapat dilihat pada Tabel 3.22.
Tabel 3.21 Data Testing Room
Nama Field Data 1 Data 2 Data 3
RoomNo R001 R003 R002
RoomName Venice Venice Venice
RoomType King Size Non King Size Non King Size
RoomStatus Vacant Clean - Vacant Clean
Floor First - First
Availability Ya Ya Ya
Tabel 3.22 Test Case Master Room Test case
ID
Tujuan Input Output yang diharapkan
3 Tambah data baru ke tabel kamar dengan data lengkap
Memasukan data 1 dari tabel testing data pengguna
Form mengeluarkan pesan " Data have been save", dan data bertambah pada gridview dan database 4 Menghindari
input data kosong
Memasukan data 2 dari tabel testing dengan
mengosongkan kolom RoomNo
Form mengeluarkan pesan "
Room status can’t be
empty"
5 Melakukan update data kamar
Memasukan data 3 dari tabel testing data pengguna
Form mengeluarkan pesan "Data have been updated" 6 Membatalkan
Update
Mengubah isi data pada gridview dan menekan tombol keluar dan membuka Form kembali
c. Perancangan Uji Coba Reservasi
Proses transaksi reservasi adalah proses penyimpanan untuk data data reservasi tamu, mengupdate data reservasi untuk proses checkin. Proses ini bertujuan mengetahui dan menentukan keberhasilan dari fitur-fitur didalam form individual reservasi. Untuk data testing indiviual reservation dapat dilihat pada Tabel 3.23 dan untuk test case indiviual reservation dapat dilihat pada Tabel 3.24.
Tabel 3.23 Data Testing Reservation
Nama Field Data 1 Data 2
Guest Name Dio Kania
Date of Birth 13-11-1992 24-03-1987
Gender Male Female
Address Kuricang Pondok Jati
Phone 081213531378 081231232312
Post Code 62616 61252
City Jakarta Sidoarjo
Province Jakarta Jawa Timur
Country ID ID ID
Identity No 3515151311920001 3515152403870002 Email dio.fanani@gmail.com kania.difa@gmail.com
Room Type KG-NS KG-NS
Room No R001 R002
Book Date 25-03-2014 -
C/I Date 29-05-2014 25-03-2014
From Jakarta Sidoarjo
Destination Surabaya Surabaya
Adult 1 1
Child - -
Tabel 3.24 Test Case Master Reservation Test
case ID
Tujuan Input Output yang
diharapkan 7 Menambah
data
reservation baru
Masukan data 1 dari tabel testing Group Reservation dengan menekan tombol save data bertambah dan form keluar jika menekan save and add another data akan di save dan dapat menambah data baru lagi
Pesan “Data have been saved.”, dan data bertambah pada gridview dan database
8 Menghindari input data kosong
Menekan tombol save tanpa mengisi kolom
Form mengeluarkan
pesan “Data can’t be
empty” dan kolom
Pada form Add Check In melakukan search melalui Guest ID. Kemudian menekan tombol Update Booking.
Form mengeluarkan pesan "Change record has been successfully saved " dan data bill tamu terupdate, status kamar terupdate.
d. Perancangan Uji Coba Check Out
Proses ini bertujuan untuk mengetahui keberhasilan proses transaksi Check Out. Hasil uji coba sistem diuji dengan data testing yang dapat dilihat pada Tabel 3.25. Dengan proses Uji coba pada Tabel 3.26. From Check out bertujuan untuk mengangani proses pembayaran dan check out tamu. Setelah data tamu check out tersimpan.
Tabel 3.25 Data Testing Check Out
Nama Field Data 1 Data 2
Room no R001 R002
Payment type Cash Cash
Total cash 500 500
Tabel 3.26 Test Case Check Out Test
case ID
Tujuan Input Output yang diharapkan
10 Menghitung total transaksi tamu
Sistem menghitung total transaksi debit dan credit yang tersimpan dalam database, menghitung
pembebanan tax dan service
Total debit akan terhitung dan dimunculakan pada kolom total debit sehingga total yang harus dibayar tamu akan muncl pada kolom total to paid
11 Menyimpan data check out
Masukan data 2 dari tabel testing check out
73 4.1 Implementasi Sistem
Tahap implementasi program merupakan suatu tahap penerapan dari analisis dan desain sistem yang telah dibuat sebelumnya. Sehingga diharapkan dengan adanya implementasi ini dapat dipahami jalannya aplikasi Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya.
Sebelumnya user harus mempersiapkan kebutuhan-kebutuhan dari program yang akan diimplementasikan baik dari segi perangkat keras maupun perangkat lunak komputer.
4.2 Kebutuhan Sistem
Dalam tahap ini dijelaskan mengenai implementasi perangkat lunak yang telah dikembangkan. Aplikasi Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan pada Apotek Megah Surabaya ini membutuhkan perangkat keras dan perangkat lunak dengan kondisi tertentu agar dapat berjalan dengan baik.
4.2.1 Kebutuhan Perangkat Keras
