RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PENGENDALIAN SUKU CADANG UNTUK PEMELIHARAAN
PREVENTIF MESIN PRODUKSI PT SANG HYANG SERI
AMAJIDA BAHRINA IMAN
TEKNIK MESIN DAN BIOSISTEM FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Suku Cadang untuk Pemeliharaan Preventif Mesin Produksi PT Sang Hyang Seri adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir skripsi ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor.
Bogor, Juni 2014
Amajida Bahrina Iman
ABSTRAK
AMAJIDA BAHRINA IMAN. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Suku Cadang untuk Pemeliharaan Preventif Mesin Produksi PT Sang Hyang Seri. Dibimbing oleh SETYO PERTIWI.
Tuntutan penyediaan benih dengan mutu yang baik, produksi yang tepat, dan jumlah yang memadai membuat kegiatan produksi benih PT Sang Hyang Seri (SHS) harus selalu cepat dan optimal. Faktor produksi yang menentukan hasil akhir salah satunya adalah kesediaan peralatan dengan kondisi yang prima. Pemeliharaan preventif mesin dapat mencegah timbulnya kerusakan-kerusakan yang terjadi pada mesin sebelum digunakan. Perawatan preventif yang baik dapat dicapai dengan pengendalian suku cadang yang mendukung kebutuhan pengadaan barang bagi seluruh kegiatan pemeliharaan preventif mesin. Manajer perusahaan berperan penting untuk selalu mengawasi kegiatan pengendalian suku cadang dan pemeliharaan mesin pabriknya. Oleh karena itu, dibutuhkan penelitian untuk merancang bangun sebuah sistem informasi manajemen yang dapat membantu kegiatan pengendalian suku cadang dalam pemeliharaan preventif mesin. Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis kebutuhan SIM bagi pengguna, kemudian merancang bangun SIM yang mampu membuat kegiatan pengendalian suku cadang untuk pemeliharaan preventif mesin menjadi efektif dan efisien. Desain sistem yang digunakan adalah sistem berbasis web yang memakai bahasa pemrograman PHP (Hypertext Preprocessor). Fungsi sistem berbeda-beda sesuai dengan penggunanya, untuk itu sistem dibuat dengan hak akses yang berbeda. Terdapat empat subsistem utama yaitu, subsitem pengecekan mesin, subsistem pengelolaan stok komponen, subsistem pembelian komponen, dan subsistem pengawasan.
Kata kunci: Pemeliharaan preventif, pengendalian suku cadang, PT SHS, sistem informasi manajemen
ABSTRACT
AMAJIDA BAHRINA IMAN. Design and Development of Management Information Systems for Parts Control on Preventive Maintenance of Production Machinery at PT Sang Hyang Seri. Supervised by SETYO PERTIWI.
machinery. The purpose of this study is to analyze the need for the user of the MIS, then designing system that can make activity of controling parts for preventive maintenance to be effective and efficient. The system was then developed as a web-based system by using the programming language PHP (Hypertext Preprocessor). Several system functions were developed in accordance with the targeted users, each with different access rights. There are four main subsystems, namely, machinery checking subsystem, stock management subsystem, subsystems purchase of components, and supervision subsystems Keywords: Preventive maintenance, parts control, PT SHS, management
Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Teknologi Pertanian
pada
Departemen Teknik Mesin dan Biosistem
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PENGENDALIAN SUKU CADANG UNTUK PEMELIHARAAN
PREVENTIF MESIN PRODUKSI PT SANG HYANG SERI
AMAJIDA BAHRINA IMAN
TEKNIK MESIN DAN BIOSISTEM FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR
Judul Skripsi : Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Suku Cadang untuk Pemeliharaan Preventif Mesin Produksi PT Sang Hyang Seri
Nama : Amajida Bahrina Iman NIM : F14090129
Disetujui oleh
Dr Ir Setyo Pertiwi, MAgr Pembimbing
Diketahui oleh
Dr Ir Desrial, MEng Ketua Departemen
PRAKATA
Bismillahirahmanirrahim
Dengan mengucapkan puji dan syukur ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Suku Cadang untuk Pemeliharaan Mesin Produksi PT Sang Hyang Seri. Selama pelaksanaan penulisan skripsi ini, penulis telah banyak memperoleh bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak (Achyar Eldine) dan Ummi (Sri Redjeki) yang telah memberikan dukungan secara moril maupun do’a dan kasih sayang yang tak terhingga. 2. Ibu Dr Ir Setyo Pertiwi, MAgr selaku dosen pembimbing yang telah banyak
memberikan motivasi, pengarahan dan bimbingan kepada penulis.
3. Bapak Prof Dr Bambang Pramudya dan Bapak Dr Ir Wawan Hermawan, MS, selaku dosen penguji yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
4. Staff pabrik produksi benih PT. SHS, Bapak Wahidin, Bapak O’o, Bapak Du’am dan Bapak Wawan yang telah memberikan informasi dan pengarahan saat pengambilan data untuk skripsi.
5. Teman-teman kuliah ORION 46, Endah, Adyt, Kala, Rina, Ma’e, Ledy, Rouf, Arnold, Gumi, Aynal, Aisya, Hanna, dan Syam yang telah membantu penulis saat pengambilan data maupun penyelesaian skripsi.
6. Dosen-dosen Lab. TBI yang telah banyak membantu memberikan masukan dan motivasi kepada penulis.
7. Semua pihak yang telah membantu penulis dan tidak mungkin disebutkan satu persatu.
Penulis sangat menyadari masih banyak kekurangan di dalam penulisan skripsi ini, oleh karena itu penulis mengharapkan saran-saran dan kritik yang membangun. Semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak.
Bogor, Juni 2014
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL xi
DAFTAR GAMBAR xi
DAFTAR LAMPIRAN xii
PENDAHULUAN 1
Latar Belakang 1
Perumusan Masalah 2
Tujuan Penelitian 3
METODE 3
Waktu dan Tempat 3
Alat 3
Metode Pengambilan Data 4
Metode Pengembangan Sistem 5
HASIL DAN PEMBAHASAN 6
Kegiatan Pemeliharaan Mesin di PT SHS 7
Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Suku Cadang untuk Pemeliharaan
Mesin Produksi Benih di PT SHS 10
SIMPULAN DAN SARAN 29
Simpulan 29
Saran 30
DAFTAR PUSTAKA 30
LAMPIRAN 32
DAFTAR TABEL
1 Konfigurasi perangkat keras 4
2 Peran pengguna sistem informasi 12
3 Input dan output SIM berdasarkan pengguna 13
4 Spesifikasi Minimal Hardware 20
DAFTAR GAMBAR
1 SDLC waterfall model 5
2 Proses pembelian komponen mesin 9
3 Desain SIM PT SHS 15
4 DFD proses login 16
5 DFD sistem PT SHS 17
6 Entity Relationship Diagram (ERD) 18
7 Desain tampilan halaman muka utama sistem 19
8 Halaman form login 20
9 Usecase user mekanik 19
10 Halaman pengecekan mesin pabrik 21
11 Halaman laporan kerusakan mesin 21
12 Halaman laporan penggantian komponen 21
13 Usecaseuser petugas gudang 22
14 Tampilan halaman stok persediaan komponen 23
15 Tampilan halaman komponen masuk atau keluar 23
16 Halaman status permintaan barang 24
17 Halaman pembuatan surat BBM 24
18 Halaman pembuatan surat BBK 24
19 Usecase user petugas pengadaan barang 25
20 Halaman menu pengelolaan data supplier 25
21 Halaman tabel rekomendasi 26
22 Halaman pemberitahuan baru dari manajer 26
23 Halaman pemberitahuan baru dari gudang 26
24 Usecase user manajer SDM dan Umum 27
25 Tampilan laporan stok komponen 27
26 Tampilan laporan data supplier (rekanan) 28
27 Tampilan laporan riwayat mesin 28
28 Halaman persetujuan pembelian barang 28
29 Kuesioner petugas mekanik 37
30 Kuesioner petugas gudang halaman 1 38
31 Kuesioner petugas gudang halaman 2 39
32 Kuesioner petugas pengadaan barang 40
33 Kuesioner manajer 41
34 Kuesioner 1 pengujian sistem di PT SHS 42
DAFTAR LAMPIRAN
1 Tabel r encana kegiatan penelitian 34
2 Prosedur instalasi sistem 35
3 Prosedur penggunaan sistem 36
4 Kuesioner uji performansi sistem 39
PENDAHULUAN
Latar Belakang
PT Sang Hyang Seri (SHS) merupakan salah satu perusahaan BUMN yang memproduksi benih padi varietas unggul, seperti IR 64, Cisadane, Cimalaya Muncul, Memberamo, Cibodas, Maros, Batang, Anai, Cilosari, dan lain-lain. Saat ini, operasional penyediaan benih PT SHS sudah mengarah kepada consumer satisfaction, sehingga tuntutan penyediaan benih yang bermutu tinggi, waktu produksi yang tepat, dan jumlah yang cukup harus selalu terpenuhi (Salmiyah, 2000). Tuntutan tersebut akan tercapai jika produsen benih melakukan proses produksi yang cepat, tepat, dan optimal. Perencanaan produksi yang baik harus selalu memperhatikan faktor-faktor produksi yang akan menentukan hasil akhir dari proses produksi. Faktor-faktor tersebut di antaranya adalah, sumber daya bahan (material), modal (money), tenaga kerja (labour), peralatan (machines), dan kehandalan pengelolaan (managerial skill). Kelengkapan faktor-faktor produksi yang ada, akan menentukan hasil akhir dari produk (Iswanto, 2008).
Proses produksi benih PT SHS dilakukan selama tiga bulan, kemudian tiga bulan selanjutnya dilakukan proses pemeliharaan mesin pabrik, sehingga dalam setahun pabrik PT SHS beroperasi selama dua kali dan proses pemeliharaan mesinnya pun dua kali. Pabrik PT SHS menggunakan beberapa mesin produksi yang berbeda fungsi dan pengoperasiannya. Jenis-jenis mesin yang dipakai di antaranya adalah, mesin intake, mesin precleaner, mesin dryer, mesin cleaner, mesin konveyor, silo, dan mesin sealer. Kelancaran suatu proses produksi ditentukan oleh kinerja dari mesin. Memastikan mesin-mesin produksi benih dapat bekerja dengan baik dan optimal merupakan bagian penting dalam perencanaan produksi. Kinerja mesin yang terjaga dan sesuai tujuan dapat diperoleh dengan melakukan pemeliharaan mesin tersebut. Perawatan atau pemeliharaan mesin bertujuan untuk menjaga tingkat produktivitas yang ingin dicapai. Perawatan preventif mesin yang baik dapat dicapai melalui pengendalian suku cadangnya. Pengendalian suku cadang memberi dukungan dalam hal pengadaan barang yang dibutuhkan bagi seluruh pemeliharaan yang digunakan dalam proses produksi. Hal yang sangat penting bagi pengendalian suku cadang adalah, penentuan keputusan suatu barang diperlukan, termasuk perlu atau tidaknya dilakukan penyimpanan, kepada siapa pembelian dilakukan, dan apa saja dan berapa yang dipesan.
2
Saat ini, banyak sekali perusahaan-perusahaan yang sudah memakai sistem informasi untuk mempermudah segala pekerjaannya. Mulai dari bidang administrasi, bidang keuangan, sampai bidang manajemen semuanya memakai sistem informasi. Pengertian sistem informasi itu sendiri adalah, suatu kumpulan mesin yang bekerja sama untuk mengatur perolehan, penyimpanan, manipulasi dan distribusi informasi. Penggunaan sistem informasi di bidang manajemen pemeliharaan mesin akan sangat berperan untuk mempermudah kegiatan perawatan mesin. Sistem informasi manajemen (SIM) didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan tujuan yang serupa (Mc Leod 2001). Sistem informasi manajemen pemeliharaan mesin dapat merekap riwayat mesin produksi yang digunakan menjadi database yang mudah untuk digunakan, sehingga mempercepat pengambilan keputusan. Sistem informasi manajemen pemeliharaan mesin juga dapat mencatat dan menyimpan data kondisi mesin, mengolah data kondisi menjadi informasi perawatan yang akan dilakukan atau yang sudah dilakukan. SIM pemeliharaan mesin secara praktis menyediakan informasi yang telah diolah oleh DBMS untuk memenuhi kebutuhan bidang tertentu. Bidang-bidang yang bertugas untuk memelihara mesin dapat terhubung dengan mudah melalui sistem berbasis web. Sistem yang berbasis web secara langsung dan cepat menyebarkan informasi guna membuat kegiatan manajemen pemeliharaan mesin menjadi efektif dan efisien. Oleh karena itu, kegiatan manajemen pemeliharaan mesin dibutuhkan perancangan sistem informasi dengan tujuan untuk membuat segala pekerjaan manajemen pemeliharaan yang kompleks menjadi ringkas dan tepat waktu.
Perumusan Masalah
Pemeliharaan mesin bertujuan untuk memperpanjang usia mesin, menjamin ketersediaan optimum mesin yang dipakai untuk produksi, dan menjamin keselamatan pengguna mesin tersebut. Penting sekali untuk melakukan perawatan pada mesin-mesin produksi baik sebelum atau sesudah mesin digunakan. Banyaknya mesin produksi yang digunakan di suatu pabrik produksi benih membuat kegiatan perawatan menjadi kompleks dan membutuhkan perencanaan. Manajemen pemeliharaan mesin berupa perencanaan, pengawasan, pengorganisasian, dan pengarahan harus dilakukan guna memperlancar proses produksi.
3 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini ialah sebagai berikut:
1. Mengalisis kebutuhan sistem informasi manajemen pengendalian suku cadang untuk pemeliharaan preventif mesin produksi benih pada PT SHS.
2. Merancang bangun sistem informasi manajemen pengendalian suku cadang untuk pemeliharaan preventif mesin produksi benih yang mampu mengelola serta menyediakan informasi yang dibutuhkan perusahaan secara efektif dan optimal.
METODE
Waktu danTempat
Penelitian ini dilaksanakan pada bulan April 2013-Juni 2014 dengan rincian kegiatan seperti pada Lampiran 1. Rancang bangun sistem dilaksanakan mulai bulan Agustus 2013-Maret 2014. Tempat yang digunakan untuk penelitian ini antara lain adalah:
1. Kawasan produksi benih padi PT Sang Hyang Seri untuk melakukan pengambilan data di pabrik Seed I dan IRSPP berupa pengamatan data riwayat mesin dan wawancara.
2. Laboratorium Teknik Bio Informatika, Departemen Teknik Mesin dan Biosistem, IPB untuk melakukan perancangan dan pembangunan sistem informasi.
Alat
Alat yang dipakai adalah mesin pabrik untuk diamati dan jenis-jenis sumber daya sistem informasi. Pengamatan mesin dilakukan di pabrik Seed I dan IRSPP. Mesin yang diamati di antaranya adalah mesin precleaner, bucket elevator, belt conveyor, dryer, burner, air screen separator, silo, dan sealer. Komponen mesin yang diamati adalah komponen yang terdapat pada mesin-mesin tersebut, seperti bearing, rantai, v-belt, nozzle, plat screen, bucket, dan lain-lain.
Terdapat lima sumber daya sistem informasi yaitu, brainware, dataware,
hardware, netware dan software. Perancang sistem dan pengguna akhir sistem adalah sumber daya berupa brainware. Jaringan intranet yang digunakan sebagai penghubung antar sistem adalah sumber daya netware. Hasil pengambilan data yang berupa fakta-fakta yang diperlukan untuk mendukung aktivitas sistem informasi adalah dataware. Hardware adalah mesin pada komputer yang dapat disentuh secara fisik sehingga disebut dengan perangkat keras. Software adalah sumber daya perangkat lunak (program komputer) berupa struktur data yang bila dieksekusi memberikan fungsi dan unjuk kerja seperti yang diinginkan oleh pengguna. Software berfungsi sebagai pengatur aktivitas kerja komputer dan semua instruksi yang mengarah pada sistem komputer.
4
Hardware ( Perangkat Keras )
Perangkat keras yang dibutuhkan untuk penelitian ini adalah, laptop, printer, dan digital kamera. Perangkat keras laptop yang digunakan untuk operasional sistem yang diusulkan dijelaskan pada Tabel 1.
Tabel 1 Konfigurasi perangkat Keras
Nama Mesin Spesifikasi
Processor Intel(R) Core (TM) i7-2640M
Memory 4 GB
VGA Card Intel(R) HD Graphics 3000
Hardisk 500 GB
Keyboard Standard
Mouse Standard
Printer Standard
Software (Perangkat Lunak)
Kebutuhan perangkat lunak dalam penelitian ini di antaranya adalah:
1. Browser, digunakan untuk menampilkan dan melakukan uji performansi dari SIM yang dibuat.
2. XAMMP Control Panel v3.2.1, sebagai software web server apache yang digunakan untuk mendukung proses pembuatan basis data.
3. MySQL, sebagai perangkat lunak untuk mengelola dan mempermudah pembuatan basis data.
4. PHP 5.4.7, sebagai bahasa pemrograman.
Metode Pengambilan Data
Pengambilan data untuk penelitian ini dilakukan dengan beberapa cara, yaitu dengan proses wawancara, pengamatan data, dan dokumentasi yang dilakukan secara langsung di PT SHS, Sukamandi.
Wawancara
Proses wawancara dilakukan melalui tanya jawab kepada seluruh karyawan di PT SHS yang berhubungan dengan kegiatan pemeliharaan mesin produksi benih.
Pengamatan
Pengamatan merupakan suatu cara pengambilan data yang dilakukan dengan pencatatan langsung maupun tidak langsung terhadap objek yang dibahas. Data yang yang diamati berupa data dari riwayat pemeliharan mesin pabrik dari tahun 1991 sampai dengan 2013 dan data dari surat-surat pengadaan barang.
Dokumentasi
5 Metode Pengembangan Sistem
Tahapan pengembangan sistem (software engineering) dimulai dari perencanaan hingga pengujian. Setiap bagian dan tahapannya akan membentuk suatu siklus yang dinamakan Systems Development Life Cycle Model (SDLC). Model ini telah dikembangkan untuk mengarahkan proses pembuatan sistem perangkat lunak. Terdapat beberapa jenis model SDLC yang ada, di antaranya adalah waterfall model, Spiral model, V-Shaped model dan lain-lain (Khurana 2012). Di antara model-model tersebut yang paling lazim digunakan di beberapa bidang adalah waterfall model. Proses dari model ini mempunyai kekurangan dan kelebihan tersendiri. Fase-fase proses waterfall model disajikan pada Gambar 1.
Gambar 1 SDLC waterfallmodel (Faridi,2012) Perencanaan (Planning)
Fase perencanaan berfungsi sebagai persiapan investigasi permasalahan berupa, pencarian solusi alternatif permasalahan, keuntungan yang didapat oleh organisasi, objek-objek yang akan digunakan untuk pembuatan sistem dan menentukan lebar jangkauan yang akan dicapai pada pembuatan sistem.
Mulai
Stop
Perencanaan (Planning)
Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis)
Desain Sistem (System Design)
6
Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis)
Fase ini menentukan tujuan dari proyek pembuatan aplikasi, kegunaan dan operasional aplikasi selama pemakaian dan menganalisa kebutuhan fungsional dari sistem. Fase ini juga mempelajari tentang kebutuhan pengguna akhir. Proses analisis kebutuhan pengguna akhir didapat dari hasil wawancara dan pengambilan data di lapangan. Wawancara dilakukan kepada karyawan PT SHS yang terlibat langsung dengan kegiatan pemeliharaan preventif mesin pabrik. Sistem dibuat berdasarkan kebutuhan masing-masing bidang, sehingga fungsi sistem menyesesuaikan dengan user rules dari pengguna. Format masukan data disamakan dengan format dari laporan riwayat mesin mekanik dan surat-surat dari pengadaan barang. Sistem harus dapat mengolah dan menyampaikan informasi secara langsung dan cepat kepada user yang membutuhkan. Oleh karena itu, perlu sistem berbasis web yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut.
Desain Sistem (System Design)
Pembuatan sistem yang sesuai kebutuhan bergantung pada fase desain sistem. Fase ini mencakup pembuatan rancangan tampilan aplikasi, bussines rules, penggambaran aktivitas pemakaian aplikasi, detail operasi aplikasi, pengkodingan dan pembuatan dokumen yang dibutuhkan.
Implementasi dan Pengujian Sistem (System Implementation and Testing) Pada fase ini, sistem yang telah didesain memasuki beberapa tahap pengujian seperti, pengujian performansi, kemudahan dalam penggunaan (user- friendly) dan yang terpenting adalah sistem yang dikembangkan sesuai dengan output yang diinginkan.
Terdapat beberapa kelebihan dalam menggunakan metode SDLC tipe
waterfall untuk seorang perancang pemula dibandingkan dengan tipe lainnya. Keunggulan tipe ini di antaranya adalah.
1. Syarat yang dibutuhkan pada awal perancangan program lebih spesifik dibandingkan tipe yang lain, sehingga dapat lebih dimengerti dengan mudah. 2. Setiap fase mempunyai penyampaian yang spesifik dan merupakan proses yang
mudah ditinjau.
3. Fase-fasenya dapat diproses dan diselesaikan dengan satu kali pengerjaan. 4. Bekerja dengan baik untuk suatu proyek yang kecil dimana
persyaratan-persyaratan yang dibutuhkan sangat mudah dipahami.
HASIL DAN PEMBAHASAN
7 keadaan yang dapat menyebabkan fasilitas produksi mengalami kerusakan pada waktu digunakan dalam produksi. Secara praktek, pemeliharaan preventif dilakukan melalui pemeliharaan rutin dan pemeliharan periodik, sehingga dapat mengurangi kejadian-kejadian seperti kerusakan fasilitas, kerusakan produk akhir, dan kemacetan proses produksi. Pemeliharaan korektif (Corrective Maintenance) atau breakdown maintenance adalah kegiatan pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan setelah terjadinya suatu kerusakan atau kelainan pada fasilitas atau alat-alat (mesin) sehingga tidak dapat berfungsi dengan baik. Kegiatan ini disebut dengan kegiatan perbaikan atau reparasi.
Kegiatan Pemeliharaan Mesin Produksi Benih di PT SHS
Kegiatan pemeliharaan mesin produksi benih di PT SHS melibatkan beberapa bidang tugas, di antaranya adalah petugas mekanik, petugas gudang, petugas pengadaan barang, dan manajer bidang Sumber Daya Manusia dan Umum. PT SHS mengoperasikan empat pabrik yang terdiri dari, pabrik Seed I, pabrik Seed II, pabrik kecil dan pabrik terpadu (IRSPP). Saat ini masing-masing pabrik di PT SHS mempunyai petugas mekanik dan gudang kecil untuk penyimpanan komponen mesin sendiri. Gudang besar PT SHS berupa sebuah bangunan lama yang dulunya dipakai sebagai dapur untuk pabrik es krim. PT SHS tidak membuat bangunan khusus untuk gudang karena hanya dipakai sebagai tempat penyimpanan karung plastik untuk pengepakan benih padi yang sudah jadi. Petugas pengadaan barang dan manajer bekerja di kantor terpisah dengan bangunan pabrik dan gudang besar.
Petugas Mekanik
Petugas mekanik bertugas untuk turun langsung ke pabrik mengerjakan kegiatan perawatan mesin. Petugas mekanik akan mengecek keadaan mesin dan melakukan penggantian komponen mesin bila mengalami kerusakan. Bila terdapat mesin yang rusak maka petugas mekanik akan membuat lampiran permintaan komponen mesin yang ditujukan kepada petugas pengadaan barang dan disampaikan oleh senior manajer perkebunan. Petugas mekanik akan melakukan kegiatan pemeliharaan mesin selama pabrik tidak berproduksi, yaitu selama enam bulan. Semua kegiatan perawatan mesin akan dicatat oleh petugas mekanik di dalam buku riwayat mesin.
Petugas Pengadaan Barang
Petugas pengadaan barang bertugas untuk mengatur segala surat-surat yang masuk maupun yang keluar untuk keperluan pembelian komponen mesin, yaitu surat untuk manajer SDM dan Umum, surat untuk bagian keuangan, surat permintaan barang untuk supplier dan mencatat semua berita acara sampai barang dari supplier sampai ke gudang. Petugas pengadaan barang menjadi perantara antara petugas mekanik dengan manajer, manajer dengan bagian keuangan dan dengan supplier.
Petugas Gudang Besar
8
sudah datang. Saat barang diterima oleh petugas gudang, maka petugas gudang akan membuat surat Bukti Barang Masuk (BBM). Begitu pula saat barang diambil oleh petugas mekanik, maka petugas gudang akan membuat surat Bukti Barang Keluar (BBK). Persediaan komponen mesin akan disimpan di gudang kecil yang bertempat di masing-masing pabrik.
Manajer Bagian Sumber Daya Manusia dan Umum
Manajer secara umum mempunyai tugas dan wewenang untuk menjaga agar setiap aktifitas perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang direncanakan. Manajer bagian sumber daya manusia dan umum bertugas mengurus dan mengkoordinasikan semua sumber daya yang dibutuhkan mulai dari proses produksi sampai dengan produk dipasarkan. Oleh karena itu manajer harus merencanakan semua hal yang berkaitan dengan pengadaan komponen mesin pabrik. Manajer berwenang untuk menentukan apakah perusahaan harus membeli komponen mesin ataupun komponen mesin mana yang akan dibeli. Persetujuan pembelian komponen mesin juga dilakukan oleh manajer.
Alur Pembelian Komponen Mesin
Ketika terjadi kerusakan komponen pada mesin produksi maka petugas mekanik akan mencatatnya di laporan kerusakan mesin. Setelah itu, ia akan membuat lampiran permintaan barang yang ditujukan kepada petugas pengadaan barang, dan disampaikan ke senior manajer perkebunan (Senmen Kebun). Senmen Kebun kemudian membuat surat Daftar Permintaan Barang (DPB) yang ditujukan ke manajer SDM dan Umum, yang disampaikan melalui petugas pengadaan barang. Petugas pengadaan barang akan membuat Surat Permohonan Persetujuan Anggaran (SPPA) untuk manajer SDM dan Umum untuk disetujui. Saat pembuatan SPPA, petugas pengadaan barang akan memilih harga komponen yang paling murah di antara harga-harga yang ditawarkan oleh supplier. Jika sudah disetujui, petugas pengadaan barang akan menyampaikan surat SPPA ke bidang keuangan sebagai permintaan anggaran pembelian barang dan membuat surat permintaan barang untuk supplier yang telah ditentukan. Alur pembelian komponen mesin dapat dilihat pada Gambar 2.
9
Gambar 2 Proses pembelian komponen mesin Keterangan :
Warna : Dibuat oleh petugas mekanik
Warna : Dibuat oleh senior manajer perkebunan Warna : Dibuat oleh petugas pengadaan barang
Mulai
Laporan Permintaan Komponen
Pengajuan Permintaan Barang
Surat Permohonan Persetujuan
Disetujui
Ya Tidak
Revisi Surat Permohonan Persetujuan
Surat Permintaan Barang ke Supplier
Pengiriman Permintaan Barang ke Supplier
10
Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Suku Cadang untuk Pemeliharaan Mesin Produksi Benih PT SHS
SI yang bertujuan untuk menyediakan informasi dan membantu pengambilan keputusan yang efektif untuk manajer, dapat disebut sebagai
Management Support Systems (O’Brien 1996). MSS terdiri dari tiga komponen yaitu Management Information Systems (MIS), Decision Support Systems (DSS),
Executive Information Systems (EIS). MIS adalah komponen yang sering ada pada MSS, dengan MIS kebutuhan informasi produk yang dibutuhkan dalam kegiatan manajerial dapat dikelola untuk membantu setiap pengambilan keputusan. MIS menyediakan berbagai macam laporan dan display untuk manajer. Komponen kedua yang terdapat pada MIS adalah DSS. DSS digunakan untuk menyelidiki kemungkinan dan alternatif dalam pengambilan keputusan dengan memberi informasi sementara berdasarkan dengan asumsi-asumsi alternatif yang ada. Komponen MSS yang terakhir adalah EIS. EIS berfungsi sebagai alat yang menyatukan segala informasi yang dibutuhkan untuk informasi strategik yang dibutuhkan oleh manajer menengah ke atas. Informasi dikumpulkan dari sumber-sumber manual (memo, surat, dan laporan), kemudian dipindahkan ke dalam komputer sehingga mudah diakses dan dapat dipilih informasi yang dibutuhkan yang bersifat kritis (O’Brien 1996).
Berdasarkan proses SDLC tipe waterfall, terdapat lima fase yang harus dilalui untuk pembuatan sistem informasi pemeliharaan mesin produksi benih di PT Sang Hyang Seri. Proses-proses tersebut adalah, Perencanaan (Planning), Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis), Desain Sistem (System Design), Implementasi dan Pengujian Sistem (System Implementation and Testing), dan Pengoperasian dan Pemeliharaan (Operating and Maintenance).
Perencanaan (Planning)
Fase perencanaan dimulai dengan investigasi permasalahan. Setelah melakukan wawancara kepada pegawai para PT SHS di bidang pemeliharaan mesin dan melakukan pengamatan pada data-data riwayat mesin, didapat beberapa permasalahan yang terjadi dalam proses menajemen pemeliharaan mesin di PT SHS di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Kegiatan pemeliharaan mesin, mulai dari pengecekan kondisi mesin, penggantian komponen mesin, kerusakan mesin, pencatatan stok komponen mesin, komponen mesin yang masuk maupun komponen mesin yang keluar gudang masih dilakukan secara manual atau masih dicatat di atas kertas.
2. Alur pemrosesan dan pelaporan informasi kebutuhan mesin yang akan dibeli sangat lambat karena harus melalui prosedur yang panjang dan melibatkan banyak orang.
3. Terdapat kesulitan pada manajer dan petugas pengadaan barang jika ingin melakukan pengecekan kebutuhan pembelian komponen mesin terkait dengan penulisan riwayat mesin yang masih dicatat di dalam buku.
4. Proses pemilihan supplier penyedia komponen mesin belum maksimal dan efisien.
11 Setelah investigasi permasalahan, langkah selanjutnya adalah menentukan solusi-solusi alternatif dari permasalahan yang ada. Dari permasalahan di atas dapat disimpulkan bahwa pengguna (user) yang terlibat dalam pemakaian sistem informasi ialah petugas gudang, petugas mekanik pabrik, petugas pengadaan barang, dan manajer SDM dan umum. Untuk petugas mekanik sistem informasi dibuat untuk membantu kegiatan pemasukan data-data riwayat mesin pabrik mulai dari pencatatan pengecekan mesin sampai pemasukan laporan kerusakan dan mempercepat permintaan komponen mesin. Sistem informasi yang dibuat juga membantu petugas gudang dalam hal pengecekan barang yang masuk dari supplier, mempermudah pengecekan barang keluar yang diambil oleh petugas mekanik, mempermudah pengecekan persediaan komponen mesin di gudang, dan mempercepat proses permintaan komponen yang dibutuhkan mekanik dan proses pembeliaan komponen ke petugas pengadaan barang. Bagi petugas pengadaan barang, sistem informasi dibuat untuk membantu pekerjaan pemilihan supplier, pembuatan surat menyurat, dan penyampaian pembelian komponen mesin ke gudang, dan pelaporan ke manajer SDM dan umum. Sistem informasi yang dibuat akan ditambah satu pengguna lagi yaitu petugas administrator (admin). Admin bertugas untuk merawat sistem informasi manajemen mulai dari pengecekan user
sampai kebutuhan penambahan user di dalam sistem. Identifikasi aktor atau pengguna sistem dapat dilihat pada Tabel 2.
12
Tabel 2 Peran pengguna sistem informasi
Kategori Pengguna Aktivitas Pengguna Nama User
Administrator Dapat melakukan aktivitas yang sama dengan pengguna lain yang sama hak aksesnya, perbedaannya jika ingin menambah jumlah user maka dilakukan oleh administratr. Setiap bidang
Mekanik pabrik Memasukkan data berupa form
pengecekan, melihat laporan kerusakan dan laporan penggantian, mengirim pemberitahuan permintaan barang ke gudang, melihat status permintaan barang, dan melihat rekapan riwayat mesin
MKN
Petugas pengadaan barang
Dapat memasukkan data nama supplier, membuat daftar harga komponen yang ada di pasaran dan melihat rekapannya, membuat surat untuk keperluan
pengadaan barang, dan membuat laporan pembelian untuk diteruskan ke manajer
PBR
Petugas di gudang Dapat membuat laporan barang masuk, membuat laporan barang keluar jika diambil oleh mekanik pabrik, melihat daftar permintaan komponen dari mekanik dan melihat stok komponen di gudang
GDN
Manajer SDM dan umum
Dapat menentukan status keputusan pembelian barang, melihat jumlah stok komponen di gudang, melihat rekapan riwayat mesin, dan melihat laporan data supplier
MNG
Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis)
13 Tabel 3 Input dan output SIM berdasarkan pengguna
Nama User Input Data Output Data
Mekanik pabrik Laporan pengecekan
pemeliharaan mesin, laporan barang untuk petugas gudang.
Mencetak surat-surat, pemilihan supplier.
Gudang Laporan barang masuk dan barang keluar, laporan permintaan barang.
Pengecekan stok
komponen gudang, surat barang masuk dan keluar Manajer Status persetujuan pembelian
barang,
Melihat riwayat mesin, melihat stok di gudang. Analisis Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional sistem untuk petugas mekanik adalah sebagai alat yang membantu pekerjaan pemeliharaan mesin mulai dari pengecekan mesin, pencatatan kerusakan mesin, dan membuat pekerjaan permintaan barang yang dibutuhkan untuk perbaikan mesin agar lebih mudah dan cepat tersedia. Untuk petugas gudang, sistem berfungsi membantu mengelola pencatatan barang yang keluar masuk gudang, pengecekan barang yang diberikan oleh supplier, dan mempermudah mengelola data stok barang yang ada di gudang untuk diberitahukan ke petugas mekanik. Untuk petugas pengadaan barang, sistem berfungsi membantu mengelola data supplier dan memilih supplier untuk diajukan ke manajer, membantu proses pembuatan surat menyurat, dan memberitahu kepada petugas gudang barang apa saja yang akan dibeli. Untuk manajer, sistem membantu dalam pengambilan keputusan pembelian barang dan memmbantu mengambil langkah-langkah dalam hal pemeliharaan mesin dengan melihat rekapan riwayat mesin pabrik.
Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak dibutuhkan untuk membantu proses pemasukan data, pengolahan data, dan pengeluaran data dari hasil pengembangan sistem yang ada menjadi informasi. Hasil analisa informasi yang dibutuhkan untuk perangkat lunak meliputi: Kebutuhan Masukan Data, Kebutuhan Keluaran Data, serta Konfigurasi Perangkat Lunak.
14
Klasifikasi perangkat lunak yang digunakan dalam rancang bangun SIM PT SHS adalah sebagai berikut :
1. Sistem Operasi
Microsoft Windows 7 Home Premium
2. Bahasa Pemrograman
Hypertext Preprocessor (PHP) untuk bahasa pemrograman, phpMyAdmin untuk pembuatan basis data, dan Browser seperti Mozilla Firefox atau
Google Chrome untuk menampilkan halaman web. 3. Program Aplikasi
Portable Document Format (PDF) Desain Sistem (System Design)
Proses desain sistem terdiri dari rancangan global sistem (desain sistem), rancangan database, dan rancangan user-interface (tampilan web). Desain sistem pada SIM PT SHS harus dibuat berdasarkan ketiga komponen yang ada pada MSS. Pertama mengumpulkan informasi dari berbagai sumber yang ada, kemudian dikelola sehingga menjadi informasi yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan, dan informasi yang dihasilkan dapat membantu pengambilan keputusan yang lebih efektif.
Rancangan Sistem Desain SIM PT SHS dimulai dari input data yang kemudian akan tersusun menjadi DBMS, yaitu kumpulan data yang saling terintegrasi logis antar file, baik secara eksplisit maupun implisit. Data yang terkumpul akan diolah menjadi informasi yang akan digunakan untuk beberapa user dengan hak akses yang berbeda. Desain SIM PT SHS dapat dilihat pada Gambar 3.
16
Gambar 4 DFD proses login
18
Rancangan Basis Data Basis data (database) adalah sekumpulan data yang terdiri atas tabel yang saling berhubungan. Keberadaan data database dalam tabel-tabel tersebut dapat ditambah, diubah, dan dihapus oleh penggunanya. Database merupakan sumber data yang dapat digunakan secara bersama-sama sesuai dengan kebutuhannya pada saat yang bersamaan. Tujuan dari rancangan database adalah menggambarkan data dan hubungan antar data yang dibutuhkan aplikasi, memberikan model data yang mendukung untuk transaksi terhadap data tersebut, dan menspesifikasikan sebuah desain untuk mencapai kebutuhan kinerja yang telah ditentukan pada sistem.
Diagram yang dibuat dinamakan dengan Entity Relationship Diagram
(ERD). ERD merupakan abstrak dan konseptual reprsentasi data yang dirancang untuk menggambarkan alur keterhubungan antar data. File database yang dibuat selanjutnya akan dapat dibuka dengan menggunakan aplikasi. Desain ERD pada SIM yang dibuat diperlihatkan pada Gambar 6.
Gambar 6 Entity Relationship Diagram (ERD)
19
Gambar 7 Desain tampilan halaman muka utama sistem
Implementasi dan Pengujian Sistem (System Implementation and Testing) SIM PT SHS adalah suatu program berbasis web yang mengaitkan sistem utama, yaitu sistem pengecekan, sistem pengelolaan persediaan komponen, dan sistem pembelian komponen. Fungsi utama dari sistem ini adalah alat untuk menunjang kegiatan pengadaan suku cadang untuk pemeliharaan preventif mesin pabrik produksi benih PT SHS.
Rancangan sistem menjadi dasar pembangunan sistem. Basis data dibangun dengan menggunakan MySQL, sedangkan program komputer dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP.
Implementasi Sistem Hal yang pertama dilakukan untuk menjalankan program ini adalah, pengguna harus mempunyai sumber daya sistem informasi yaitu,
hardware berupa laptop atau komputer dengan minimal spesifikasi yang dapat dilihat pada Tabel 4 dan printer untuk mencetak surat-surat. Software berupa
browser untuk mengakses alamat web seperti Mozilla Firefox dan Google Chrome, serta PDF untuk mengunduh surat-surat yang dibutuhkan. Netware berupa jaringan intranet. Dataware atau masukan data yang akan diolah menjadi informasi. Brainware atau pengguna sistem dengan kemampuan minimal dapat menyambungkan komputer dengan jaringan, mengoperasikan browser dan mencetak surat dengan printer. Pengguna sebelum memakai sistem harus melalui proses pelatihan penggunaan sistem agar mengerti cara memakai sistem yang benar. User harus memasukkan username dan password pada halaman form login. Tampilan halaman form dapat dilihat pada Gambar 8. Pihak yang terlibat dalam sistem ini terdiri dari :
1. Petugas Mekanik dengan username MKN 2. Petugas Gudang dengan username GDN
20
Tabel 4 Spesifikasi minimal hardware
Nama Mesin Spesifikasi
Processor Intel Pentium 3
Memory 256 MB
VGA Card 4 MB
Hardisk 20 GB
Keyboard Standard
Mouse Standard
Printer Standard
Gambar 8 Halaman form login
User pertama yang menggunakan sistem ialah petugas mekanik. Usecase user mekanik dapat dilihat pada Gambar 9. Sesuai dengan tugasnya yaitu mengecek mesin pabrik untuk melihat bagian mana saja yang rusak dan yang perlu diperbaiki atau diganti, dibuat menu laporan pengecekan mesin pabrik dapat dilihat pada Gambar 10. Tugas petugas mekanik lainnya adalah melakukan pencatatan kerusakan mesin dan komponen apa saja yang perlu diganti untuk dilaporkan kepada petugas gudang. Halaman laporan kerusakan mesin dapat dilihat pada Gambar 11 dan halaman laporan penggantian dapat dilihat pada Gambar 12. Laporan penggantian kemudian dapat dikirim sebagai daftar permintaan barang kepada petugas gudang melalui sistem.
21
Gambar 10 Halaman pengecekan mesin pabrik
Gambar 11 Halaman laporan kerusakan mesin
22
User yang kedua adalah petugas gudang. Usecase petugas gudang dapat dilihat pada Gambar 13. Untuk tahap awal, pada database yang stok gudang tersimpan enam jenis komponen. Komponen tersebut dipilih berdasarkan komponen kritis yang sering mengalami kerusakan dengan nilai CoTR kurang dari dua tahun (Prahmawati 2013). Nilai CoTR dapat digunakan untuk menentukan waktu yang optimal dalam penggantian komponen. Pertama, petugas gudang dapat melakukan pengecekan data stok komponen. Halamannya dapat dilihat pada Gambar 14. Kegiatan selanjutnya adalah kegiatan pencatatan pemasukan dan pengeluaran komponen. Halaman dapat dilihat pada Gambar 15. Jika barang yang dikirim oleh supplier sudah sampai di gudang maka gudang dapat membuat surat BBM (Bukti Barang Masuk) untuk dicetak dan dikirim ke petugas pengadaan barang, tampilan pembuatan surat BBM dapat dilihat pada Gambar 16. Petugas gudang akan mendapat pemberitahuan permintaan komponen dari mekanik. Pemberitahuan tersebut dapat dilihat langsung dari sistem. Halaman pemberitahuan dapat dilihat pada Gambar 17. Petugas mekanik akan mengambil barangnya langsung ke gudang kemudian petugas gudang akan membuat surat BBK (Bukti Barang Keluar) dapat dilihat pada Gambar 18. Stok persediaan komponen akan langsung berubah otomatis jika ada barang masuk atau keluar sesuai dengan input dari petugas gudang.
23
Gambar 14 Tampilan halaman stok persediaan komponen
24
Gambar 16 Halaman status permintaan barang
Gambar 17 Halaman pembuatan surat BBM
25
User ketiga adalah petugas pengadaan barang. Usecase petugas pengadaan barang dapat dilihat pada Gambar 19. Konten tampilan pada menu utama dan submenu petugas pengadaan barang berisi, menu untuk mengisi data supplier dan harga komponen mesin yang ditawarkan oleh supplier. Halaman tampilan data supplier dapat dilihat pada Gambar 20. Halaman rekomendasi akan otomatis memilih barang yang diinginkan dengan harga yang termurah yang ditawarkan oleh supplier. Setelah surat dibuat, dapat langsung dicetak dari sistem. Rekomendasi dapat langsung dikirim ke manajer melalui sistem dan jika pembeliannya sudah disetujui, terdapat pemberitahuan baru untuk petugas pengadaan barang dari manajer. Halaman rekomendasi dapat dilihat pada Gambar 21 dan halaman pemberitahuan dari manajer dapat dilihat pada Gambar 22. Petugas gudang akan mendapat pemberitahuan bila terdapat permintaan dari gudang. Halaman permintaan pembelian dapat dilihat pada Gambar 23. Surat dalam menu sudah disediakan dalam bentuk template sehingga petugas pengadaan barang hanya mengisi daftar komponen mesin yang akan dibeli.
Gambar 19 Usecase user petugas pengadaan barang
26
Gambar 21 Halaman tabel rekomendasi
Gambar 22 Halaman pemberitahuan baru dari manajer
27
User yang keempat adalah manajer. Usecase manajer dapat dilihat pada Gambar 24. Seorang manajer harus dapat melakukan kegiatan perencanaan, pengarahan, pengawasan, pengorganisasian dan pengarahan. Sistem informasi dapat membantu manajer melakukan kegiatan perencanaan dan pengawasan. Manajer dapat melihat laporan yang telah dibuat oleh pegawainya yaitu laporan stok persediaan komponen di gudang, laporan data supplier, dan laporan riwayat mesin. Manajer juga mempunyai hak untuk menentukan pilihan persetujuan pembelian komponen. Tampilan halaman laporan stok komponen, laporan riwayat mesin pabrik dan halaman laporan data supplier dapat dilihat pada Gambar 25-27. Halaman persetujuan surat pembelian barang dapat dilihat pada Gambar 28.
Gambar 24 Usecase user manajer SDM dan umum
28
Gambar 26 Tampilan laporan data supplier (rekanan)
Gambar 27 Tampilan laporan riwayat mesin
29 Untuk implementasi sistem, prosedur instalasi sistem disajikan pada Lampiran 2, sedang petunjuk penggunaan oleh masing-masing user disajikan pada Lampiran 3.
Pengujian Sistem Pengujian dilakukan untuk mencoba sistem yang sudah dibangun untuk menemukan adanya error dan apakah sistem sudah dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna akhir. Proses pengujian dibagi menjadi dua tahap, yaitu tahap uji performansi dan tahap uji user-friendliness, masing-masing dipandu dengan kuesioner seperti yang disajikan pada Lampiran 4. Tahap uji performansi dilakukan di Laboratorium Teknik BioInformatika. Pengujian dilakukan dengan menggunakan empat buah laptop secara bersamaan dan saling terhubung dalam suatu jaringan intranet menggunakan wi-fi. Terdapat empat orang responden yang menjalankan sistem dengan menggunakan browser yang berbeda. Satu orang berperan sebagai petugas mekanik, satu orang sebagai petugas gudang, satu orang seabagai petugas pengadaan barang, dan sisanya sebagai manajer. Uji performansi bertujuan untuk memastikan apakah sistem dapat berjalan dengan baik saat semua user mengoperasikannya dan menguji ketepatan data yang dihasilkan. Hasil dari pengujiannya adalah sistem dapat berjalan dengan baik saat digunakan bersamaan dan data yang dihasilkan semuanya tepat.
Tahap yang kedua adalah uji user-friendliness atau keramahan sistem bagi penggunanya. Pengujian dilakukan di pabrik PT SHS, cabang Sukamandi, Subang. Sebelum dilakukan pengujian, para responden yaitu para pegawai PT SHS diberi pengarahan cara penggunaan sistem terlebih dahulu, kemudian sistem dioperasikan oleh mereka sendiri. Setelah itu responden menjawab beberapa pertanyaan yang diajukan. Pertanyaan pertama, apakah sistem sudah memenuhi kebutuhan, jika tidak apa yang kurang. Pertanyaan kedua, apakah sistem mudah digunakan. Hasil dari pengujiannya adalah sistem sudah memenuhi kebutuhan mereka dan sistem yang dibuat dapat membantu mereka dalam kegiatan permintaan komponen dan pengelolaan suku cadang. SIM PT SHS menurut mereka mudah digunakan, hanya saja harus diperbaiki di bagian tabel pada sistem karena tidak terdapat border pada tabel dan sebaiknya ditambahkan kolom keterangan pada bagian tabel barang masuk atau keluar gudang. Selain itu, format tanggal yang ada pada sistem harus diubah lagi. Sistem diperbaiki berdasarkan masukan dari pengguna tersebut.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
30
terlibat, yaitu petugas mekanik, petugas gudang, petugas pengadaan barang dan manajer SDM dan Umum.
Perancangan sistem dibuat untuk mengelola dan menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh penggunannya. Pengguna SIM PT SHS adalah petugas mekanik, petugas gudang, petugas pengadaan barang, dan manajer. Pengguna sistem mempunyai hak akses yang berbeda sesuai dengan username dan password
yang dimasukkan. SIM PT SHS dirancang menggunakan bahasa pemrograman PHP yang berbasis web, untuk pembuatan basis datanya menggunakan MySQL. Perancangan mempunyai empat subsistem utama yaitu subsitem pengecekan mesin, subsistem pengelolaan stok komponen, subsistem pembelian komponen, dan subsistem pengawasan. Semua fungsi saling terkait karena keluaran fungsi yang satu mempengaruhi masukan bagi sistem yang lain. Kegiatan pengendalian kebutuhan suku cadang untuk pemeliharaan mesin pabrik menjadi lebih cepat dan efektif jika menggunakan SIM PT SHS.
Saran
1. Penggunaan sistem akan lebih efektif bila fungsi gudang diperbaiki. Pengelolaan stok komponen berpusat di gudang besar saja sehingga tidak memberatkan tugas mekanik untuk mengelola kebutuhan stok komponen di pabriknya masing-masing.
2. Perancangan sistem yang berbasis web membutuhkan jaringan internet, sehingga di PT SHS perlu dipasang jaringan tersebut.
3. SIM PT SHS perlu dikembangkan lebih lanjut dan disempurnakan agar dapat selalu mengantisipasi perubahan kebutuhan yang terjadi. Salah satu perbaikan untuk mengantisipasi banyaknya komponen mesin adalah kodifikasi komponen dan pendataan spesifikasi komponen secara langsung.
DAFTAR PUSTAKA
Anridia H. 2007. Pengembangan sistem informasi manajemen CV Dinar, Tangerang. [skripsi]. Bogor (ID): IPB.
Assauri S. 1998. Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta (ID): Universitas Indonesia.
Fachrurrozi. 2002. Studi manajemen pemeliharaan mesin-mesin produksi di industri pengolahan kayu PT Inhutani administratur industri Bekasi, Jawa Barat. [skripsi]. Bogor (ID): IPB.
Faridi MS, Mustafa T, Jan F. 2012. Human persuasion integration in software development lifecycle (SDLC). [jurnal]. Pakistan: Departmen of Computer Science, University of Agriculture. 9(3):65-68.
George PS, McLeod R.2007. Sistem Informasi Manajemen Edisi Kesembilan. Jakarta(ID): PT Macanan Jaya Cemerlang.
Handoko TH. 1994. Manajemen Edisi II. Yogyakarta: BPFE-YOGYAKARTA Hsu C. 2010. Factors affecting webpage’s visual interface design and style.
31 Iswanto AH. 2008. Manajemen pemeliharaan mesin-mesin produksi. [karya tulis].
Sumatra Utara (ID): USU.
Khurana G, Gupta S. 2012. Study & comparison of software development life cycle models. [intenet]. Tersedia pada: http://www.euroasiapub.org [diakses
2013 Desember 15].
O’Brien JA. 1996. Management Information Systems Third Edition. United States of Amerika: Times Mirror Higher Education Group.
Prahmawati E. 2013. Optimasi waktu penggantian komponen pada mesin produksi benih padi di PT Sang Hyang Seri. [Skripsi]. Bogor (ID): IPB.
Renggana GP. 2012. Rancang bangun sistem informasi manajemen pada perusahaan ikan layur untuk ekspor : studi kasus PT AGB Palabuhanratu. [skripsi]. Bogor (ID): IPB.
Sabale R. 2012. Comparative study of prototype model for software engineering with system development life cycle. [jurnal]. India: Singhania University. 2(7):21-24.
Salmiyah N. 2000. Model sistem perencanaan pengendalian persediaan benih padi di PT Sang Hyang Seri (Persero). [skripsi]. Bogor (ID): IPB.
Sukamto. 2011. Pemanfaatan e-learning sebagai pendukung program polines smartcampus. [jurnal]. Semarang: Program Studi Teknik Informatika, Politeknik Negeri Semarang. 5(2).
32
Lampiran 1 Jadwal kegiatan penelitian
No. Kegiatan Minggu ke-
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1. Tinjauan umum kondisi
mesin
2. Identifikasi mesin yang digunakan dan wawancara 3. Analisis permasalahan 4. Perencanaan sistem
5. Desain 6. Evaluasi hasil
33 Lampiran 2 Prosedur instalasi sistem
Untuk melakukan instalasi program, yang pertama kali dilakukan adalah mengunduh installer XAMPP versi 1.8.1 dan mengkopi folder project-mesin yang berisi data file php dan css sistem. Langkah selanjutnya adalah sebagai berikut. 1. Klik installer XAMPPversi 1.8.1, kemudian diinstal terlebih dahulu.
2. Setelah diinstal kemudian lihat pada Local Disk (C:) terdapat folderXAMPP. 3. Klik folder xampp kemudian pilih folder htdocs, salin folder project-mesin di
dalam folder htdocs.
4. Aktifkan XAMPP (bisa diklik dari desktop), kemudian klik ‘Start’ dibagian Apache dan MySQLnya.
5. Buka browser yang ada pada laptop (Mozilla Firefox atau Google Chrome). 6. Ketik http://localhost/phpmyadmin/ pada browser, kemudian klik enter. 7. Pada browser akan terlihat halaman phpMyAdmin.
8. Klik kolom databases, setelah itu isi kolom create databases dengan nama database yang berada pada folder project-mesin (dapat dilihat file dengan format .sql). Untuk nama database pada folder project-mesin yang dibuat adalah dbmesin. Setelah itu klik ‘Create’.
9. Jika database dbmesin sudah tersimpan maka klik database dbmesin yang berada pada sebelah kiri halaman.
10.Klik menu import yang berada di atas halaman.
11. Klik ‘Browse’, kemudian cari file dbmesin.sql yang ada di folder project-mesin. 12. Setelah diimpor file databasenya klik ‘Go’, maka otomatis database yang
terdapat pada folder akan terhubung dengan phpMyAdmin agar sistem dapat dijalankan dibrowser.
34
Lampiran 3 Prosedur penggunaan sistem 1. Petugas Gudang
Masukkan username dan password pengguna pada halaman login. Username: GDN
Password: gudang Kemudian klik ‘Masuk’.
Jika sudah berada di halaman utama terdapat menu disebelah atas halaman. Pilih submenu Data Barang pada menu Manajemen Data.
Terdapat kolom pada Data Barang Gudang, masukkan nama komponen pada kolom Nama Komponen, ukuran komponen pada kolom Ukuran, pilih satuan komponen pada kolom Satuan, dan masukkan jumlah komponen pada kolom Jumlah.
Kemudian klik ‘Simpan’, maka data barang akan otomatis tersimpan pada tabel data barang.
Pilih submenu Barang Masuk pada menu Manajemen Data.
Isi form barang masuk. Pilih nama komponen pada kolom Nama Komponen, kemudian klik ‘Pilih’. Masukkan ukuran komponen pada kolom Ukuran, pilih dan masukkan jumlah komponen pada kolom Jumlah.
Kemudian klik ‘Simpan’, otomatis data barang masuk akan terlihat ditabel barang masuk.
Pilih submenu Bukti Barang Masuk pada menu Surat-Surat.
Masukkan tanggal mulai masuk komponen pada kolom Tanggal Mulai, tanggal komponen selesai masuk pada kolom Tanggal Selesai, nomer faktur pada kolom No Faktur, dan nomer surat pada kolom No Surat.
Kemudian klik ‘Cetak’, maka akan keluar surat BBM yang dapat langsung dicetak.
Pilih submenu Barang Keluar pada menu Manajemen Data.
Isi form barang keluar. Pilih nama komponen pada kolom Nama Komponen, kemudian klik ‘Pilih’. Masukkan ukuran komponen pada kolom Ukuran, pilih dan masukkan jumlah komponen pada kolom Jumlah.
Kemudian klik ‘Simpan’, otomatis data barang keluar akan terlihat ditabel barang keluar.
Pilih submenu Bukti Barang Keluar pada menu Surat-Surat.
Masukkan tanggal mulai keluar komponen pada kolom Tanggal Mulai, tanggal komponen selesai keluar pada kolom Tanggal Selesai, referensi pada kolom Ref.
Kemudian klik ‘Cetak’, maka akan keluar surat BBK yang dapat langsung dicetak.
Pilih menu Daftar Permintaan, jika sudah terdapat permintaan dari user Mekanik isi kolom Jumlah Penggantian, kemudian klik ‘kirim’ pada kolom Aksi untuk mengirim pemberitahuan permintaan komponen kepada pengadaan barang.
Pilih menu Data Diri.
Masukkan sandi yang lama pada kolom Sandi Lama dan sandi yang baru pada kolom Sandi Baru, kemudian klik ‘Simpan’.
35 2. Petugas Mekanik
Masukkan username dan password pengguna pada halaman login. Username: MKN
Password: mekanik Kemudian klik ‘Masuk’.
Jika sudah berada di halaman utama terdapat menu disebelah atas halaman. Pilih submenu Form Pengecekan pada menu Manajamen Data.
Pilih nama komponen pada kolom Nama Komponen, kemudian klik ‘Pilih’. Masukkan nama mesin pada kolom Nama Mesin, jumlah komponen pada
kolom Jumlah, dan jumlah komponen yang masih bagus, rusak diperbaiki dan rusak diganti pada kolom Keterangan.
Kemudian klik ‘Simpan’ pada layar, maka otomatis hasil pengecekan akan terdapat pada tabel pengecekan.
Pilih submenu Laporan Kerusakan pada menu Manajemen Data untuk melihat data kerusakan komponen yang sudah dicek.
Pilih submenu Laporan Penggantian pada menu Manajemen Data untuk melihat data komponen yang perlu diganti.
Klik ‘Kirim’ pada kolom Aksi untuk mengirim pemberitahuan permintaan komponen ke gudang.
Pilih menu Riwayat Mesin untuk melihat rekapan pengecekan mesin. Pilih menu Data Diri.
Masukkan sandi yang lama pada kolom Sandi Lama dan sandi yang baru pada kolom Sandi Baru, kemudian klik ‘Simpan’.
Pilih menu Keluar untuk logout dari sistem. 3. Petugas Pengadaan Barang
Masukkan username dan password pengguna pada halaman login. Username: MKN
Password: mekanik Kemudian klik ‘Masuk’.
Jika sudah berada di halaman utama terdapat menu disebelah atas halaman. Pilih submenu Data Penawaran Rekanan pada menu Manajamen Data. Masukkan nama supplier pada kolom Nama Rekanan, alamat supplier pada
kolom Alamat, nomer telpon supplier pada kolom Kontak, nama komponen yang ditawar oleh supplier pada kolom Nama Komponen, ukuran komponen pada kolom Ukuran Komponen, dan harga komponen yang ditawarkan supplier pada kolom Harga Komponen.
Klik ‘Simpan’, maka data penawaran komponen dari supplier akan terlihat pada tabel rekanan.
Pilih submenu Tabel Rekomendasi pada menu Manajemen Data.
Pilih nama komponen yang diinginkan, kemudian klik ‘Pilih’. Kolom Nama Rekanan, Harga akan langsung terisi.
Masukkan jumlah komponen yang ingin dibeli pada kolom Jumlah, kemudian klik ‘Simpan’. Penawaran otomatis terlihat pada tabel form rekomendasi dan terkirim ke manajer.
36
Klik ‘Proses’, untuk mengirim permintaan yang diminta oleh gudang ke manajer. Pemberihuan terkirim ditandai dengan daftar tabel menjadi hilang. Pilih submenu Manajer pada menu Pemberitahuan untuk melihat
pemberitahuan persetujuan pembelian komponen Pilih submenu SPPA pada menu Surat-Surat.
Klik ‘Cetak’, kemudian akan keluar template surat daftar pembelian komponen dalam bentuk PDF yang dapat langsung dicetak.
Pilih menu Data Diri.
Masukkan sandi yang lama pada kolom Sandi Lama dan sandi yang baru pada kolom Sandi Baru, kemudian klik ‘Simpan’.
Pilih menu Keluar untuk logout dari sistem. 4. Manajer
Masukkan username dan password pengguna pada halaman login. Username: MKN
Password: mekanik Kemudian klik ‘Masuk’.
Jika sudah berada di halaman utama terdapat menu disebelah atas halaman. Pilih submenu Laporan Stok Komponen pada menu Laporan untuk melihat
laporan stok komponen yang terdapat di gudang
Pilih submenu Laporan Data Rekanan pada menu Laporan untuk melihat data supplier dan harga penawaran komponen.
Pilih submenu Laporan Riwayat Mesin pada menu Laporan untuk melihat rekap data riwayat mesin pabrik.
Pilih menu Pemberitahuan.
Klik ‘ACC’ untuk persetujuan pembelian komponen yang diajukan oleh pengadaan barang.
Pilih menu Data Diri.
Masukkan sandi yang lama pada kolom Sandi Lama dan sandi yang baru pada kolom Sandi Baru, kemudian klik ‘Simpan’.
37 Lampiran 4 Kuesioner uji performansi sistem
1. Pengguna sebagai mekanik
38
2. Pengguna sebagai petugas gudang
39
40
3. Pengguna sebagai petugas pengadaan barang
41 4. Pengguna sebagai manajer
Gambar 33 Kuesioner manajer
42
Lampiran 5 Kuesioner uji user-friendly sistem
43
Gambar 35 Kuesioner 2 pengujian sistem di PT SHS
44
