UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN MEDAN
PERANAN HUMAS DALAM MENINGKATKAN EFEKTIFITAS KERJA PADA DINAS TATA RUANG DAN TATA BANGUNAN (TRTB)
TINGKAT II KOTAMADYA MEDAN
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh
WINDY AYU SAVITRI NST 082103071
JURUSAN KESEKRETARIATAN
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Diploma
Universitas Sumatera Utara Medan
DAFTAR ISI
A. Profil Dinas Tata Ruang dan Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan ... 8
1. Sejarah Singkat Dinas Tata Ruang dan Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan ... 8
E. Pengertian Pelayanan Terhadap Pegawai ... 45
DAFTAR GAMBAR
Gambar Judul Halaman
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Setiap instansi pemerintahan dalam menjalankan tugasnya tidak dapat berdiri sendiri, tetapi harus berhubungan dengan pihak dari luar instansi pemerintahan, apakah itu dari sesama instansi pemerintahan maupun dari masyarakat luas. Dalam hal ini instansi pemerintahan harus mampu menciptakan hubungan baik dan harmonis antara instansi pemerintahan dengan lingkungannya, melalui aktivitas komunikasi.
Berdasarkan hal tersebut diatas, maka terasa adanya kebutuhan akan suatu instansi pemerintahan yang dapat menciptakan komunikasi yang efektif dan kerja sama yang baik dengan orang-orang yang bergerak dalam segala bidang. Instansi pemerintahan harus menjadi suatu instansi pemerintahan yang dapat menghubungkan antara pimpinan dengan pegawai, hubungan antara kelompok yang lainnya, ataupun kelompok dengan masyarakat luas.
Humas adalah suatu ilmu yang semakin berkembang di Indonesia, yang merupakan bagian dari instansi pemerintahan atau perusahaan dengan tugas menciptakan pengertian yang lebih baik terhadap masyarakat luas dan dapat memperdalam kepercayaan masyarakat terhadap suatu organisasi dengan tujuan untuk memperoleh dukungan dari masyarakat atas kegiatan instansi pemerintahan tersebut.
Humas menurut definisi kamus terbitan Institute of Public relation (IPR) yakni sebuah lembaga humas terkemuka di Inggris dan Eropa, terbitan Bulan November 1987 ; “ Humas adalah keseluruhan upaya yang di langsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayak”. Jadi, Humas adalah suatu rangkaian kegiatan yang di organisasi sedemikian rupa sebagai suatu rangkaian kampanye atau program terpadu, dan semuanya itu berlangsung secara berkesinambungan dan teratur. ( Anggoro, 2001 )
masyarakat tentang masalah terjadi, sehingga instansi pemerintahan atau perusahaan dapat memberikan penyelesaian masalah dengan memberikan bantuan kepada masyarakat, misalnya yang terkena bencana alam yang terjadi sebagai tanda kepedulian instansi pemerintahan terhadap masyarakat yang terkena musibah.
Setiap Instansi harus memiliki petugas atau pejabat Humas yang tahu benar mengenai instansi tersebut, oleh karena itu ia harus mampu bertindak sebagai juru bicara yang mewakili dari pihak instansi.
Kegiatan Humas dalam suatu instansi antara lain memberikan penerangan dan pengetahuan mengenai kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh instansi terhadap internal. Kegiatan ini meliputi kegiatan Internal Humas. Kegiatan Internal Humas bertujuan untuk menjembatani hubungan sesama pegawai pada suatu instansi ataupun kepada sesama anggota di suatu instansi tersebut lebih berfokus pada aspek-aspek manusiawi, sehingga hal tersebut tidak sepenuhnya sama dengan hubungan instansi lainnya.
Penelitian ini hanya memfokuskan pada kegiatan Internal. Komunikasi internal atau yang lebih di kenal akan sebutan komunikasi pegawai yaitu ada 3 macam di antaranya adalah :
1. Komunikasi antara manajemen atau pimpinan instansi kepada para pegawai/ karyawannya.
pihak manajemen.
3. Komunikasi sejajar yang berlangsung antara sesama pegawai.
Kegiatan humas inii bertujuan menciptakan suasana kerja yang baik dan teratur untuk membentuk pegawai yang mempunyai semangat kerja yang tinggi dengan kualitas pegawai yang baik juga.
Hal ini dapat di capai jika pimpinan memperhatikan kerja pegawai baik dari segi ekonomi maupun segi sosial. Lingkungan kerja juga dapat mempengaruhi aktivitas kerja pegawai dalam instansi tersebut, dan juga antara pegawai yang satu dengan yang lainnya harus dapat menciptakan rasa saling percaya, menghargai.
Berdasarkan keterangan di atas, maka penulis bermaksud untuk membahas tentang “PERANAN HUMAS DALAM MENINGKATKAN EFEKTIFITAS KERJA PADA DINAS TATA RUANG DAN TATA BANGUNAN (TRTB)
TINGKAT II KOTA MADYA MEDAN.”
B. Perumusan Masalah
Adapun masalah yang di hadapai adalah mengenai kegiatan yang yang di laksanakan oleh humas yaitu BAGAIMANA PERANAN HUMAS DALAM MENINGKATKAN EFEKTIFITAS KERJA PADA DINAS TATA RUANG
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini :
1. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan Humas dalam melaksanakan peran dan fungsinya Pada Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan (TRTB) Tingkat II Kota Medan.
Adapun manfaat yang diharapkan dari penelitian ini :
1. Sebagai masukan bagi Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan dalam meningkatkan peran dan fungsi humas.
2. Sebagai masukan bagi peneliti sendiri sebagai tambahan ilmu pengetahuan bagi masyarakat luas.
3. Hasil penelitian juga dapat di pergunakan oleh peneliti lainnya sebagai bahan masukan atau informasi yang mungkin dapat berguna di bidang Humas.
D. Metode Penelitian
1. Lokasi dan Waktu Penelitian
2. Jenis Data
a) Data Primer
Yaitu data yang di peroleh langsung dari instansi tersebut, di dalam hal ini Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan yang di koordinir oleh bagian umum.
b) Data Sekunder
Yaitu data yang di peroleh dari dokumen Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan, buku ataupun sumber pustaka. 3. Teknik Pengumpulan Data
a) Interview (wawancara)
Yaitu dengan melakukan observasi secara langsung melalui staff perusahaan tersebut ataupun dengan pihak yang bersangkutan.
4. Metode Analisa
a) Metode deskriptif
Yaitu metode atau cara menganalisis data yang ditujukan untuk memecahkan masalah yang terjadi dengan jalan mengklarifikasikan data tersebut sehingga dapat memberikan gambaran yang lengkap mengenai Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan. b) Metode deduktif
BAB II
GAMBARAN UMUM
A. PROFIL DINAS TATA RUANG DAN BANGUNAN TINGKAT II
KOTAMADYA MEDAN
1. Sejarah Singkat Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II
Kotamadya Medan
Cikal bakal Kota Medan adalah Medan Putri, sebuah kampung kecil yang terletak di dekat pertemuan Sungai Deli dan Sungai Babura, tidak jauh dari Jalan Putri Hijau sekarang. Kampung Medan Putri sendiri dibangun pada tahun 1590 oleh Guru Patimpus, cucu Singa Maraja yang memerintah negeri Berkerah di dataran tinggi Karo dan termasuk dalam wilayah Raja Urung asal Kato, di Deli.
Perkembangan Kota Medan juga tidak terlepas dari keberadaan Kesultanan Deli yang diproklamasikan oleh Tuanku Panglima Perungit, yang memisahkan diri dari kekuasaan Kesultanan Aceh pada tahun 1669. Berdasarkan isi "Politiek Contract" atau perjanjian politiknya dengan Pemerintah Hindia Belanda pada tahun 1907, daerah kekuasaan Kesultanan Deli meliputi :
2. Wilayah-wilayah Urung (Negheri), yaitu; Wilayah Hamparan Perak, Sunggal, Kampung Baru, Sinembah Patumbak, yang didiami suku Melayu di hilir dan Suku Karo di hulu.
Ada beberapa faktor yang mendorong kampung Medan Putri mengalami perkembangan yang sangat pesat. Pertama, posisinya yang sangat strategis karena terletak di dekat pertemuan Sungai Deli dan Sungai Babura yang merupakan jalur lalu lintas perdagangan yang cukup ramai. Karenanya Kampung Medan Putri sejak awal telah berkembang menjadi pusat perdagangan dan pelabuhan transit yang cukup penting. Kedua, adanya, kebijakan Sultan Deli pada tahun 1863, untuk memberikan tanah di Tanjung Spassi dekat Labuhan seluas 4000 bahu, (1 bahu — 0,74 ha) secara erfpacht 20 tahun kepada Mienhuys Van der Flak dan Elliot dari Firma Van Keeuwenen Mainz and Co, untuk dijadikan lahan perkebunan tembakau.
Kualitas yang sangat baik dari tembakau yang dihasilkan kemudian mendorong berkembangnya perkebunan-perkebunan tembakau hingga mencapai 22 perusahaan. Berkembangnya perkebunan tembakau juga, mendorong berkembangnya Kota Medan sebagai pusat perdagangan dan eksport.
Tahun 1879, lbukota Asisten Residen Deli dipindahkan dari Labuhan ke Medan, dan 1 Maret 1887, Ibukota Residen Sumatera Utara dipindahkan pula dari Bengkalis ke Medan.
juga dipindahkan dengan selesainya pembangunan Istana Maimun pada tanggal 18 Mei 1891 yang menjadikan Ibukota Deli resmi pindah ke Medan. Dengan demikian Perkembangan Kota Medan menjadi pusat perdagangan juga telah mendorongnya menjadi Pusat Pemerintahan.
Pembangunan Kota Medan secara historis tidak terlepas dari perkembangan perkebunan tembakau yang ada. Perkebunan tembakau tersebut ternyata mempekerjakan prang-prang Cina dari Swatow (Tiongkok), Singapura, Malaya Tamil dari Penang, dan orang-orang pribumi yaitu Minangkabau dan Jawa. Kebijakan ketenagakerjaan inilah yang kemudian berdampak beranekaragamnya etnis, yang berdomisili di Kota Medan saat ini. Oleh karenanya, masyarakat Kota Medan saat ini adalah campuran dari berbagai suku bangsa yang ada di Indonesia seperti suku Melayu, Batak, Cina, Jawa, Minang, Karo dan sebagainya. Adanya heterogenitas suku yang berdiam di Kota Medan juga menimbulkan banyak corak budaya yang ada sehingga berdampak beragamnya nilai-nilai budaya yang dikenal.
sosial. Pada awal pembentukan permukinian di Kota Medan, terdapat kelompok-kelompok hunian berdasarkan kesukuan seperti Kampung Mandailing, Pecinan, Pemukiman Belanda. di Polonia, dan sebagainya. Saat ini, perumahan-perumahan yang terbentuk telah merupakan pembauran berbagai suku, walaupun di beberapa wilayah terdapat etnis dominan, seperti permukiman tionghoa, kayo, minang, melayu dan sebagainya. Oleh karenanya, pembangunan perumahan harus dalam mempertimbangkan kekayaan budaya sebagai rahmat Tuhan tersebut.
Bidang penataan kota dan bangunan pada awalnya merupakan bagian dari pekerjaan umum. Pengawasan bangunan dan planologi (perencanaan wilayah dan kota) sampai dengan tahun 1950 dilaksanakan oleh Dinas Pekerjaan Umum. Pada tahun 1950, Dinas Pekerjaan Umum dipisah menjadi 2 (dua) dinas, yaitu Dinas Pekerjaan Umum dan Dinas Pengawasan Bangunan.
Pada tahun 1963, Dinas Pengawasan Bangunan dimekarkan menjadi 2 (dua) dinas; yaitu Dinas Pengawasan Bangun-Bangunan dan Dinas Planologi. Dalam hal ini, Dinas Planologi dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Walikotamadya KDH Tingkat II Medan tanggal 22 Juni 1963 terhitung mulai 1 Juli 1963.
tahun 1987 yang diatur dalam Peraturan Daerah Kotamadya Dati II Medan No. 1 tahun 1987 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Tata Kota Kotamadya Dati II Medan. Adapun Susunan organisasi dan tata, kerja Dinas Bangun-bangunan Kotamadya Dati II Medan diatur dalam Perda No. 13 Tahun 1987.
Pada tahun 2001, berdasarkan Peraturan Daerah No. 4 tahun 2001 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata, Kerja Dinas-Dinas Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Medan; dibentuk Dinas Tata Kota dan Tata Bangunan yang merupakan penggabungan kembali fungsi pengawasan bangun-bangunan dan penataan ruang kota dalam satu dinas; sebagaimana sebelum tahun 1963. Penggabungan Dinas Tata kota dengan sebagian Dinas Bangun-Bangunan dimaksudkan untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas pelayanan perizinan dan penataan ruang serta penataan bangunan oleh Pemerintah Kota Medan.
2. Visi dan Misi
Dinas TRTB mempunyai visi penataan kota yang berkualitas, transparan dan berkesinambungan menuju terwujudnya Medan Kota Metropolitan yang modern, Madani dan Religius. Sedangkan misi dari Dinas TRTB adalah :
1. Merumuskan, Mengembangkan dan Mengevaluasi Rencana dan Kebijaksanaan Penataan Kota dan Penataan-Bangunan secara Berkelanjutan dengan Melibatkan Stakeholder/ Shareholder.
2. Mengembangkan Kelembagaan, Sumber Daya Manusia Aparatur dan Program Kerja yang Berkelanjutan.
3. Memberikan Pelayanan yang Prima.
4. Mengendalikan Kebijaksanaan Penataan Kota dan Penataan Bangunan melalui Pengawasan, Pembinaan dan Penindakan yang Efektif.
3. Struktur Organisasi
Yang menjadi dasar dalam organisasi ini adalah pembagian kekuasaan ( Autority ) dan tanggung jawab ( Responbility).
STRUKTUR ORGANISASI
DINAS TATA RUANG DAN TATA BANGUNAN (TRTB) TINGKAT II KOTAMADYA MEDAN
Sumber : Dinas TRTB Medan (2011)
Gambar Struktur Organisasi Dinas Tata Ruang Dan Tata Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan KEPALA Bangunan dan Kawasan
4. Bidang – bidang kerja / Job Description
Berikut ini akan di uraikan dengan secara singkat tugas dari masing – masing bidang yang ada pada TRTB Tingkat II Kotamadya Medan :
1. Dinas
Dinas merupakan unsur pelaksana pemerintah daerah, yang dipimpin oleh Kepala Dinas yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Dinas mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah di bidang tata ruang dan tata bangunan berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud di etas, Dinas menyelenggarakan fungsi :
a. perumusan kebijakan teknis di bidang tata ruang dan tata bangunan;
b. penyeienggaraan urusan pernerintahan dan pelayanan umum di bidang tata ruang dan tata bangunan;
c. pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang tata ruang dan tata bangunan; dan
d. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2. Sekretariat
(1) Sekretariat mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Dinas dibidang kesekretariatan meliputi pengelolaan administrasi umum, keuangan dan penyusunan program;
Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sekretariat menyelenggarakan fungsi :
a. penyusunan rencana, program, dan kegiatan kesekretariatan; b. pengkoordinasian penyusunan perencanaan program Dinas; c. pelaksanaan dan penyelenggaraan pelayanan administrasi
kesekretariatan Dinas yang meliputi administrasi umum, kepegawaian, keuangan, dan kerumahtanggaan Dinas;
d. pengelolaan dan pemberdayaan sumber daya manusia, pengembangan organisasi, dan ketatalaksanaan;
e. pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas Dinas; f. penyiapan bahan pembinaan, pengawasan dan pengendalian; g. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan
kesekretariatan;
h. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
3. Sub Bagian Umum
Sub Bagian Umum dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang berada di bawah danbertanggung jawab kepada Sekretaris.
(2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sub Bagian Umum menyelenggarakan fungsi :
a. penyusunan rencana, program, dan kegiatan Sub Bagian Umum; b. penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi
umum;
c. pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan tata naskah dinas, penataan kearsipan, perlengkapan, dan penyelenggaraan kerumahtanggaan Dinas;
d. pengelolaan administrasi kepegawaian;
e. penyiapan bahan pembinaan dan pengembangan kelembagaan, ketatalaksanaan, dan kepegawaian;
4. Sub Bagian Penyusunan Program
Sub Bagian Penyusunan Program dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris. (1) Sub Baglan Penyusunan Program mempunyai tugas pokok
melaksanakan sebagian tugas Sekretariat lingkup penyusunan program dan pelaporan;
(2) Dalam melaksanakan tugas, pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sub Bagian Penyusunan Program menyelenggarakan fungsi : a. penyusunan rencana, program, dan kegiatan Sub Bagian
Penyusunan Program;
c. penyiapan bahan penyusunan rencana dan program Dinas; d. penyiapan bahan pembinaan pengawasan, dan pengendalian; e. penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan Dinas; f. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
5. Bidang Pengukuran dan pemetaan
Bidang Pengukuran dan Pemetaan dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Dinas.
(1) Bidang Pengukuran dan Pemetaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Dinas lingkup pengukuran, pemetaan, pengembangan data dan sistem;
(2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bidang Pengukuran dan pemetaan menyelenggarakan fungsi : a. penyusunan rencana, program, dan kegiatan Bidang Pengukuran
dan Pemetaan;
b. penyusunan petunjuk teknis lingkup pengukuran, pemetaan, pengembangan data dan sistem;
c. pengumpulan dan pengolahan data yang berhubungan dengan bidang tugas pengukuran dan pemetaan;
d. penyelenggaraan kegiatan pengukuran pemetaan dan fotogrametri rencana kota;
ruang kota;
f. penyelenggaraan pemeliharaan / perawatan dan pembaruan peta dasar, foto udara, dan dokumentasi lapangan, serta penerapan GIS dalam pemetaan;
g. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang pengukuran dan pemetaan;
h. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
6. Seksi Pengukuran
Seksi Pengukuran dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang pengukuran dan pemetaan.
(1) Seksi Pengukuran tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Pengukuran dan Pemetaan lingkup pengukuran;
(2) Dalam melaksanakan tugas Pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Seksi Pengukuran menyelenggarakan fungsi :
a. penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Pengukuran; b. penyusunan bahan petunjuk teknis pengukuran;
c. pelaksanaan pengukuran untuk bahan penetapan rencana kota dan untuk menerapkan ketinggian(feil);
e. penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;
f. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
7. Seksi Pemetaan
Seksi Pemetaan dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pengukuran dan Pemetaan. (1) Seksi Pemetaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian
tugas Bidang Pengukuran dan Pemetatan lingkup pemetaan;
(2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Seksi Pemetaan menyelenggarakan fungsi :
a. penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Pemetaan; b. penyusunan bahan petunjuk lingkup pemetaan;
c. pembuatan peta-peta ikhtisar dan memetakan hasil pengukuran yang telah dibuat oleh Seksi Pengukuran;
d. penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas ;
e. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
8. Seksi Pengembangan Data dan Sistem
(1)Seksi Pengembangan Data dan Sistem mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang pengukuran dan Pemetaan lingkup pengembangan data dan sistem;
(2)Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Seksi Pengembangan Data dan Sistem menyelenggarakan fungsi : a. penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Pengembangan
Data dan sistem;
b. penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pengembangan data dan sistem;
c. pelaksanaan pemetaan fotografis dan memetakan hasil evaluasi yang telah terwujud di lapangan;
d. pelaksanaan pemeliharaan / perawatan dan pembaharuan peta dasar dan foto udara yang dikembangkan dengan Pola GIS;
e. pelaksanaan pengumpulan / penghimpunan data dan informasi untuk penyusunan dan evaluasi, rencana tata ruang kota serta kebijaksanaan teknis penataan ruang kota dan bangunan;
f. penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;
g. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
9. Bidang Tata Ruang
(1) Bidang Tata Ruang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Dinas lingkup penelitiaan rencana tata ruang dan tata letak, evaluasi dan pengembangan rencana tata ruang;
(2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bidang Tata Ruang menyelenggarakan fungsi :
a. penyusunan rencana, prograrn, dan kegiatan Bidang Pengukuran dan Pemetaan;
b. penyusunan petunjuk teknis lingkup pengukuran, pemetaan, pengembangan data dan sistem;
c. pelaksanaan pengendalian rencana tata ruang kota dan kebijaksanaan teknis penataan ruang dan bangunan melalui mekanisme advis plan;
d. pelaksanaan penelitian terhadap lokasi permohonan Keterangan Rencana Peruntukan (KRP) dan Ijin Mendirikan Bangunan (IMB) agar sesuai dengan rencana tata ruang kota dan kebijaksanaan teknis penataan ruang dan bangunan;
e. perencanaan dan penelitian kelayakan site plan (tata letak) pada permohonan IMB agar sesuai dengan rencana tata ruang kota dan kebijaksanaan teknis penataan ruang dan bangunan;
f. perencanaan kebutuhan fasilitas sosial dan umum pada suatu kawasan atau lingkungan;
g. Penyusunan advis Plan;
rencana tata ruang kota, kawasan strategis, dan kebijaksanaan teknis penataan ruang kota dan bangunan yang telah ditetapkan;
i. penyusunan,dan penyebarluasan ketentuan-ketentuan norna, standar, pedoman dan manual bagi pelaksanaan penataan ruang di daerah dengan mempedomani ketentuan yang berlaku;
j. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang tata ruang;
k. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
10. Seksi Penelitian Rencana Tata Ruang
Seksi Penelitian Rencana Tata Ruang dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Tata Ruang.
(1) Seksi Penelitian Rencana Tata Ruang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Tata Ruang lingkup penelitian rencana tata ruang;
(2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Seksi Penelitian Rencana Tata Ruang menyelenggarakan fungsi : a. penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Penelitian
Rencana Tata Ruang;
c. pelaksanaan penelitian / survey terhadap lokasi permohonan Keterangan Rencana Peruntukan (KRP) dan Ijin Mendirikan Bangunan (IMB) yang meliputi peruntukan tanah, rencana jalan, garis sempadan bangunan, ketinggian bangunan, koefisien dasar bangunan (KDB) dan kebutuhan fasilitas parkir, serta ketentuan-ketentuan dalam rencana tata ruang kota dan ketentuan-ketentuan lainnya; d. penyusunan plot setiap advis plan yang telah diproses pada peta
kerja rencana tata ruang kota;
e. pemberian saran terhadap permohonan perijinan yang memerlukan kajian kelayakan;
f. penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;
g. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
11. Seksi Rencana Tata Letak
Seksi Rencana Tata Letak dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Tata Ruang.
(1) Seksi Rencana Tata Letak mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Tata Ruang lingkup rencana tata letak;
a. penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Rencana Tata Letak;
b. penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup rencana tata letak; c. perencanaan dan penggambaran site plan (tata letak)
permohonan IMB maupun advis plan (Keterangan Rencana Peruntukan / KRP sesuai dengan hasil penelitian Seksi Penelitian Rencana Ruang ataupun hasil evaluasi Seksi Evaluasi dan Pengembangan Rencana Tata Ruang;
d. penghitungan retribusi terkait ijin pemanfaatan ruang dan merencanakan fasilitas sosial dan umum pada suatu kawasan atau lingkungan;
e. penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;
f. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
12.Seksi Evaluasi dan Pengembangan Rencana Tata Ruang
Seksi Evaluasi dan Pengembangan Rencana Tata Ruang dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Tata Ruang.
(1)Seksi Evaluasi dan Pengembangan Rencana Tata Ruang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Tata Ruang lingkup evaluasi dan pengembangan rencana tata ruang;
menyelenggarakan fungsi :
a. penyiapan rencana program, dan kegiatan Seksi Evaluasi dan Pengembangan Rencana Tata Ruang;
b. penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup evaluasi dan pengembangan rencana tata ruang;
c. penyiapan dan penyusunan perencanaan penelitian / survey dalarn rangka perumusan, evaluasi/revisi dan pengembangan rencana tata ruang kota;
d. penyiapan plot advis plan yang telah dievaluasi pada peta kerja rencana tata ruang dan kebijaksanaan teknis penataan ruang kota dan bangunan;
e. penyiapan bahan dan data penyusunan rencana tata ruang kota, kawasan strategis dan tata lingkungan, serta mempersiapkan dan menyebarluaskan norms, standar, pedoman, dan manual lingkup penataan ruang;
f. penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;
g. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
13.Bidang Tata Bangunan
(1) Bidang Tata Bangunan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Dinas lingkup perancangan, konstruksi, dan konservasi bangunan dan kawasan;
(2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bidang Tata Bangunan menyelenggarakan fungsi :
a. penyusunan rencana, program, dan kegiatan Bidang Tata Bangunan;
b. penyusunan petunjuk teknis lingkup tata bangunan;
c. pelaksanaan proses penerbitan Ijin Mendirikan Bangunan (IMB); d. penelitian setiap permohonan Ijin Mendirikan Bangunan (IMB)
menyangkut disain dan konstruksi bangunan sesuai advis plan; e. pemberian bimbingan kepada masyarakat menyangkut disain
arsitektur, fasilitas bangunan dan konstruksi bangunan;
f. pengawasan, memfasilitasi, dan membina upaya-upaya pelestarian dan konservasi bangunan, kawasan dan lingkungan kota serta memberikan usulan-usulan peningkatan pelestarian bangunan / kawasan;
g. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang tata bangunan;
14.Seksi Perancangan Bangunan
Seksi Perancangan Bangunan dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Tata Bangunan.
(1) Seksi Perancangan Bangunan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas BidangTata Bangunan lingkup perancangan bangunan; (2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), Seksi Perancangan Bangunan menyelenggarakan fungsi :
a. penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi perancangan Bangunan;
b. penyusunan bahan pedoman dan standar disain serta fasilitas dan prasarana bangunan / kelompok bangunan;
c. pelaksanaan proses penerbitan Ijin Mendirikan Bangunan (IMB) sesuai dengan ketentuan;
d. penelitian setiap permohonan Ijin Mendirikan Bangunan (IMB) menyangkut desain arsitektur dan perhitungan retribusi;
e. pemberian bimbingan dan saran kepada masyarakat menyangkut desain arsitektur dan fasilitas bangunan / kelompok bangunan; f. penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan
tugas;
15.Seksi Konstruksi Bangunan
Seksi Konstruksi Bangunan dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Tata Bangunan.
(1) Seksi Konstruksi Bangunan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Tata Bangunan lingkup konstruksi bangunan; (2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), Seksi Konstruksi Bangunan menyelenggarakan fungsi :
a. penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Konstruksi Bangunan;
b. penyiapan penyusunan standar penilaian dan pemeriksaan gambar konstruksi bangunan sesuai standar dan ketentuan yang berlaku;
c. penelitian setiap permohonan Ijin Mendirikan Bangunan (IMB) menyangkut konstruksi bangunan;
d. pemberian bimbingan dan saran kepada masyarakat menyangkut konstruksi bangunan;
e. penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;
16.Seksi Konservasi Bangunan dan Kawasan
Seksi Konservasi Bangunan dan Kawasan dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Tata Bangunan.
(1) Seksi Konservasi Bangunan dan Kawasan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Tata Bangunan lingkup konservasi bangunan dan kawasan;
(2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Seksi Konservasi Bangunan dan Kawasan menyelenggarakan fungsi :
a. penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Konservasi Bangunan dan Kawasan;
b. pelaksanaan penelitian dan perencanaan serta penyusunan ketentuan-ketentuan teknis konservasi terhadap bangunan dan kawasan yang perlu dilestarikan maupun direvitalisasi,
c. pengawasan, memfasilitasi, dan pembinaan upaya-upaya pelestarian dan konservasi bangunan, kawasan dan lingkungan kota;
d. penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;
17.Bidang Pengendalian Pemanfaatan Ruang
Bidang Pengendalian Pemanfaatan Ruang dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.
(1) Bidang Pengendalian Pemanfaatan Ruang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Dinas lingkup pengawasan, penyuluhan, dan pengaduan;
(2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bidang Pengendalian Pemanfaatan Ruang menyelenggarakan fungsi :
a. penyusunan rencana; program, dan kegiatan Bidang Pengendalian Pemanfaatan;
b. penyusunan petunjuk teknis lingkup pengawasan, penyuluhan dan pengaduan;
c. pelaksanaan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan mendirikan bangunan agar tidak menyimpang dari IMB dan atau tanpa IMB;
d. pelaksanaan koordinasi dengan instansi terkait untuk penindakan/penertiban terhadap bangunan yang menyimpang dan tanpa IMB;
f. penerimaan / proses pengaduan dan keberatan masyarakat sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku;
g. pelaksanaan proses hukum terhadap pelaksanaan pekerjaan mendirikan bangunan yang menyimpang dari IMB dan atau tanpa IMB dengan berpedoman kepada ketentuan dan peraturan yang berlaku untuk diajukan ke pengadilan;
h. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang pengendalian pemanfaatan ruang;
i. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya
18.Seksi Pengawasan
Seksi Pengawasan dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pengendalian pemanfaatan Ruang.
(1) Seksi Pengawasan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Pengendalian Pemanfaatan Ruang lingkup pengawasan; (2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), Seksi Pengawasan menyelenggarakan fungsi :
a. penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi pengawasan; b. penyusunan petunjuk teknis lingkup tata bangunan;
c. pelaksanaan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan mendirikan bangunan agar tidak menyimpang dari IMB;
d. penelitian, menganalisa, dan mengevaluasi bangunan yang menyimpang dari SIMB dan tanpa SIMB;
pelaksanaan pembangunan yang tidak memiliki SIMB dan yang menyimpang dari SIMB;
f. penyiapan bahan dan data pelaksanaan koordinasi dengan instansi terkait untuk penindakan / penertiban terhadap bangunan yang menyimpang dan tanpa IMB;
g. penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;
h. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
19.Seksi Penyuluhan
Seksi Penyuluhan dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pengendalian Pemanfaatan Ruang.
(1) Seksi Penyuluhan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Pengendalian Pemanfaatan Ruang lingkup penyuluhan; (2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), Seksi Penyuluhan menyelenggarakan fungsi :
a. penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Penyuluhan; b. penyusunan petunjuk teknis lingkup penyuluhan;
d. penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;
e. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
20.Seksi Pengaduan
Seksi Pengaduan dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bidang Pengendalian Pemanfaatan Ruang.
(1) Seksi Pengaduan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Pengendalian Pemanfaatan Ruang lingkup pengaduan ; (2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), Seksi Pengaduan menyelenggarakan fungsi :
a. penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Pengaduan; b. penyusunan petunjuk teknis lingkup pengaduan;
c. penerimaan, penelitian dan proses pengaduan dan keberatan masyarakat dalam bidang bangunan dan pemanfaatan ruang sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku;
e. penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;
f. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
B. PENGERTIAN HUMAS
Istilah Public relation berasal dari bahasa Inggris atau di dalam bahasa Indonesia Humas yang terdiri dari dua kata yaitu “ Public ” dan “Relation”. Bila istilah Public Relation di terjemahkan ke dalam bahasa Indonesia, istilah itu mengandung arti hubungan dengan masyarakat, tetapi kebanyakan orang menerjemahkannya dengan hubungan manusia dan ada pula yang mengalih bahasakannya menjadi hubungan anatara manusia.
Defenisi dari Humas menurut Anggoro ( 2000 : 1 ) mengatakan :
Humas ( Hubungan Masyarakat ) merupakan Bidang atau fungsi tertentu yang di perlukan oleh setiap organisasi, baik itu organisasi yang bersifat komersial ( Perusahaan ) maupun organisasi yang non komersial. Mulai dari yayasan, perguruan tinggi, dinas militer, sampai dengan Lembaga – lembaga Pemerintah, bahkan pesantren dan Usaha bersama seperti Gerakan Nasional Orang Tua Asuh ( GN - OTA ) pun memerlukan Humas.
menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayak”.
Menurut pertemuan asosiasi – asosiasi humas seluruh dunia di Mexico City, Agustus 1978 dalam Anggoro (2000 : 2) yakni :
Humas adalah suatu seni sekaligus disiplin ilmu sosial yang menganalisis berbagai kecenderungan, memprediksikan setiap kemungkinan konsekuensi dari setiap kegiatannya, memberi masukan dan saran–saran kepada pemimpin organisasi, dan mengimplementasikan program–program tindakan yang terencana untuk melayani kebutuhan organisasi dan atau kepentingan khalayaknya.
Menurut Pelopor Humas Garrett yang ada di dalam buku Moore (2004 : 7) adalah : “Humas merupakan suatu sikap pikiran yang mendasar, suatu filsafat manajemen, yang dengan sengaja dan mandiri menempatkan kepentingan masyarakat luas lebih dulu dalam setiap keputusan yang mempengaruhi operasi suatu perusahaan.” Menurut Greener (2002 : 3) Humas adalah : “Presentasi positif suatu organisasi kepada keseluruhan publiknya”.
Dengan kata lain, mengatur bagaimana anda menampilkan diri anda sendiri dalam rangka mempengaruhi cara bagaimana orang berpikir tentang anda. Defenisi Humas menurut Beard dalam Gregory ( 2004 : 8 ) yaitu : “Humas merupakan disiplin dan serangkaian usaha untuk menjaga reputasi dengan tujuan memperoleh pengertian/pemahaman dan dukungan, serta mempengaruhi opini dan perilaku.”
Dari penjelasan mengenai Humas di atas, maka dapat di rumuskan bahwasannya pengertian Humas secara sederhana dengan menitik beratkan kepada kegiatan sebagai berikut : “Humas adalah komunikasi Persuasif yang di lakukan seseorang kepada orang lain secara tatap muka dalam segala situasi dan dalam semua bidang kehidupan, sehingga menimbulkan kebahagiaan dalam kepuasan hati pada kedua belah pihak.”
pada Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan di mata masyarakat ataupun di mata instansi-instansi lain (dokumen dari instansi).
C. PERAN HUMAS PADA DINAS TRTB MEDAN
Pertentangan antara pegawai dengan para pimpinan salah satunya terjadi karena tidak adanya hubungan yang baik antara pegawai dengan pimpinan. Apabila hal ini terjadi di instansi tersebut pegawai akan melakukan protes atas tidak puasnya pegawai tersebut di instansi karena di perlakukan kurang baik. Dengan di laksanakannya kegiatan Humas dengan pegawai dan pimpinan, maka dapat di bina hubungan yang baik dan harmonis antara pegawai dengan pimpinan, sehingga hal – hal seperti di atas dapat di hindari.
Tujuan kegiatan Humas adalah :
a. Menciptakan pegawai yang mempunyai semangat kerja yang tinggi. b. Menciptakan kesatuan di dalam instansi sebagai landasan untuk
mencapai satu kerja sama yang baik antara seluruh pegawai.
c. Menciptakan opini publik yang baik tentang kegiatan – kegiatan yang di lakukan oleh instansi tersebut.
Tujuan kegiatan Humas menurut Jefkins ( 2002 : 63 ) yaitu :
a. Untuk mengubah citra umum di mata khalayak sehubungan dengan adanya kegiatan – kegiatan baru yang di lakukan oleh perusahaan.
b. Untuk meningkatkan bobot kualitas para calon pegawai
d. Untuk memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas, serta membuka pasar-pasar ekspor baru.
e. Untuk mempersiapkan penerbitan saham tambahan atau karena adanya perusahaan yang akan go public.
f. Untuk mendidik para pengguna atau konsumen agar mereka lebih efektif dan mengerti dalam memanfaatkan produk – produk perusahaan
Tujuan Humas menurut Beard dalam Gregory ( 2004 : 23 ) adalah :
Tujuan dari Humas, paling baik di defenisikan sebagai pencapaian atas pemahaman yang baik dan reputasi positif dengan khalayak umum yang memiliki kepentingan dalam organisasi. Namun pencapaian tersebut seringkali terhambat karena kurangnya waktu dan dana, kecuali di sejumlah organisasi yang kaya dan mengutamakan kepentingan orang lain.
Komunikasi merupakan hal utama yang di perlukan oleh Humas di dalam menjalankan peran dan Fungsinya dalam suatu perusahaan. Komunikasi yang di lakukan haruslah dapat menciptakan suasana kerja yang menyenangkan di dalam perusahaan tersebut.
Peran Humas pada umumnya adalah untuk menciptakan opini masyarakat yang menguntungkan bagi perusahaan. Sama halnya dengan peran Humas di Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan yaitu untuk menciptakan opini yang baik dan menguntungkan bagi perusahaan serta untuk mengembangkan Visi dan Misi Perusahaan.
hubungan baik antar pegawai, staff, dan pimpinannya agar tercipta rasa saling percaya, saling menghargai dan kerjasama yang baik antara pimpinan dengan bawahan dengan cara mengadakan pertemuan atau rapat yang di adakan dua kali dalam sebulan atau jika ada persoalan yang harus di bicarakan dapat di adakan rapat dengan segera.
Menurut defenisi Anggoro (2000:211) kegiatan Humas Internal yaitu : Humas Internal sama pentingnya dengan Humas Eksternal. Hubungan antara sesama pegawai pada suatu perusahaan (Staff Relation) atau sesama anggota di seluruh organisasi lebih terfokus pada aspek–aspek manusiawi, sehingga hal tersebut tidak sepenuhnya sama dengan hubungan–hubungan industri.
Sedangkan menurut Anggoro (2000:130) kegiatan Humas Eksternal yaitu : Humas Eksternal adalah segenap kegiatan Humas yang di arahkan pada khalayak di luar perusahaan (Masyarakat, Agen, Konsumen, Pemerintah, dan sebagainya), bukannya kalangan dalam perusahaan/organisasi yang bersangkutan.
Peranan Humas ada empat kategori menurut Ruslan (2000:23) yaitu : a. Membina Hubungan kedalam (Public Internal)
Yang dimaksud dengan public internal adalah publik yang menjadi bagian dari perusahaan atau organisasi itu sendiri dan mampu mengidentifikasi atau mengenali hal – hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam masyarakat, sebelum kebijakan itu di jalankan oleh organisasi.
b. Membina Hubungan ke Luar (Public Eksternal)
mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya.
Humas Internal menurut Greener (2002 : 22) adalah :
Humas Internal merupakan salah satu bagian penting di mana seseorang dapat bekerja, yang selama beberapa tahun bahkan sampai sekarang merupakan tanggung jawab bagian personalia. Meskipun demikian bukanlah suatu kebetulan, bila tindakan pertama yang di lakukan seorang pimpinan perusahaan adalah dengan cara memindahkan tanggung jawab itu dari bagian personalia ke bagian Humas.
Peran Humas menurut Gregory (2001 : 5) yaitu :
Peran utama Humas di suatu organisasi adalah memberikan visi. Tidak hanya tentang bagaimana segalanya harus di lakukan dengan baik, namun yang paling penting adalah bagaimana arah organisasi atau perusahaan tersebut di masa yang akan datang. Dan selain itu, peran profesional Humas adalah membuat suatu strategi untuk perusahaan atau organisasi (yang menentukan arah jangka panjang serta lingkup kerja) yang ditentukan melaui proses analisis dan pengambilan keputusan yang mendalam.
Menurut Gregory (2000:7) Peran Humas ada 2, yaitu :
1. Untuk memberikan informasi kepada manajemen senior atas apa yang terjadi di lingkungan sosial, sehingga hal – hal tersebut akan di perhitungkan ketika mengambil keputusan.
reaksi dari publik utama yang akan mempengaruhi secara langsung kesejahteraan atau keberadaan perusahaan.
Menurut Greener (2002 : 4) Peran Humas pada perusahaan, yaitu :
Humas benar-benar merupakan fungsi manajemen, bertugas dengan tanggung jawab menjaga reputasi suatu organisasi dan membentuk suatu organisasi, melindungi dan memperkenalkannya.
Peran Humas pada Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan adalah sebagai berikut :
1. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan aktivitas Humas 2. Mengevaluasi sikap dan opini pegawai.
D. Fungsi Humas pada Dinas TRTB Medan
Menurut Jefkins ( 2002 : 333 ) fungsi khusus Humas adalah : 1. Manajemen Krisis
2. Penerbitan Desk Top 3. Identitas Perusahaan 4. Hubungan Palementer 5. Humas Finansial
Menurut Moore Fungsi Humas dalam opini Publik ( 2004 : 51 ) adalah : Humas sebagai pengembangan opini publik yang menyenagkan dari sebuah lembaga sosial, ekonomi, atau politik. Opini publik bukan merupakan suatu wujud dengan bentuk dan sifat yang nyata, tetapi merupakan sekumpulan keyakinan, ilusi dan pandangan yang rasional maupun tidak rasional yang menggambarkan sikap individu yang membentuk publik.
Dalam konsepnya Fungsi Humas Menurut Ruslan ( 2000 : 19 ) adalah sebagai berikut :
1. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama 2. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publik
internal yang merupakan khalayak sasaran
3. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publiknya dan menyalirkan opini publik kepada organisasi
5. Mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap organisasi yang di wakilinya
Menurut Greener (2002 : 4) Fungsi Humas adalah sebagai berikut :
1. Menciptakan reputasi bagi perusahaan-perusahaan dan organisasi-organisasi
2. Menciptakan reputasi para individual sebagai ahli di bidang yang di pilihnya
3. Meningkatkan kesadaran terhadap produk dan layanan juga pada organisasi yang mengadakan mereka
4. Mempertinggi nama baik dari suatu kedudukan masyarakat atau nama baik perusahaan
5. Menyelenggarakan kampanye untuk mencapai tujuan tertentu
Sedangkan Fungsi Humas pada Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan adalah sebagai berikut :
1. Melakukan Koordinasi dengan salah satu tim kerja yang menyeluruh antar seluruh elemen organisasi/perusahaan,
2. Ikut dalam penyelesaian seluruh kegiatan tata ruang dan tata bangunan 3. Promosi hasil pengerjaan yang baik.
E. PENGERTIAN PELAYANAN TERHADAP PEGAWAI
serta memotivasi pegawai untuk lebih giat lagi bekerja sehingga tujuan dari instansi dapat tercapai.
Istilah pelayanan dapat juga di lihat melalui berbagai kutipan di bawah ini sebagai upaya memperjelas pengertian dan mempermudah untuk memahami objek yang di teliti. Menurut Iqbal ( 2007 : 53 ) pelayanan adalah sebagai berikut :
Menanamkan kesadaran diri bahwa melayani adalah tugasnya dan melaksanakannya denga menjaga martabat diri dan pihak lain yang di layani. Pelayanan juga mengetengahkan empati dan melayani pegawai dengan penuh kegairahan. Pelayanan juga di lakukan untuk menunjukkan perhatian kepada pegawai dan membina hubungan yang baik.
Dari uraian di atas bahwasanya dalam pelayanan terhadap pegawai harus di penuhi dengan kesadaran, empati kepada karyawan, selalu memperbaiki pelayanan kepada pegawai, menunjukan perhatian kepada pegawai dan melakukan evaluasi. Dan juga pelayanan merupakan suatu bentuk sistem prosedur atau metode tertentu yang di berikan kepada orang lain dalam hal ini pegawai, agar kebutuhan pegawai tersebut dapat terpenuhi sesuai dengan harapan mereka. Kualitas pelayanan terhadap pegawai di anggap sebagai keunggulan-keunggulan yang di berikan perusahaan dalam rangka memenuhi kepuasan terhadap kinerja pegawai.
sejauh mana tingkat kepuasan pegawai terhadap pelayanan yang diberikan Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan apakah sudah memuaskan atau belum.
Pelayanan seperti di ketahui di atas merupakan bentuk memenuhi apa yang di harapkan pegawai atas kebutuhan mereka. Pelayanan pada umumnya di bedakan atas pelayanan yang berbentuk Barang, yang di berikan instansi seperti Mobil Dinas, Asuransi Kesehatan ataupun Pelayanan berbentuk tidak nyata seperti bonus atas kerjanya yang baik maka mendapatkan uang tambahan dari instansi.
Pelayanan dapat di klasifikasikan berdasarkan 4 kriteria, yaitu : 1. Berdasarkan sifat tindakan
2. Berdasarkan hubungan dengan pegawai 3. Berdasarkan sifat permintaan dan penawaran
4. Berdasarkan metode penyampaian terhadap pegawai
F. Cara Meningkatkan Pelayanan Terhadap Pegawai di Dinas Tata Ruang
dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan
Jadi, kepuasan pegawai pada dasarnya mencangkup perbedaan antara harapan dan kinerja atau hasil yang di rasakan oleh pegawai atas kerja kerasnya terhadap instansi. Kepuasan pegawai adalah hal yang sangat perlu di perhatikan oleh perusahaan sebab terkait langsung dengan keberhasilan pemasaran dan penjualan produk perusahaan. Oleh karena itu setiap perusahaan pasti memiliki tolak ukur untuk menentukan tingkat kepuasan keryawan terhadap pelayanan yang di berikan perusahaan.
Seperti hal-hal yang telah di tuliskan di atas, bahwa setiap perusahaan pasti memiliki tolak ukur untuk mengetahui tingkat kepuasan pegawai yang telah terpenuhi. Sama halnya dengan Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan yang mengetahui apakah pegawai merasa puas atau tidak atas pelayanan yang di berikan instansi terhadap pegawai.
Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan juga selalu berusaha untuk mengembangkan standar kinerja pelayanan terhadap pegawai. Selain itu Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan juga menyediakan layanan kepada pegawai apabila lembur bekerja maka di berikan fasilitas diantar oleh mobil dinas perusahaan dan juga mendapat bonus bila kinerjanya baik.
menunjukan tingkat prestasi kerja yang baik, maka pegawai tersebut barulah bisa menjadi pegawai tetap.
Pada Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan, Humas bekerja cukup baik karena Humas dapat menghadapi suatu krisis yang terjadi pada pegawai ataupun kepada instansi dengan cara membentuk suatu tim / anggota yang memiliki keahlian khusus untuk membantu perusahaan dan pegawai yang tengah menghadapi permasalahan, baik antara pegawai dengan pimpinan ataupun antara pimpinan terhadap pegawai.
BAB III
ANALISIS DAN EVALUASI
Pada bab ini penulis membuat suatu analisis mengenai Peran dan Fungsi Humas dalam meningkatkan efektivitas kerja pada Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan dengan membandingkan teori yang telah di uraikan pada bab II terhadap pelaksanaan Humas yang di laksanakan pada Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan.
Peran Humas pada Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan terdapat 3 peranan, yaitu :
1. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan dan aktivitas Humas, Bahwasannya Humas pada Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan berperan dalam merencanakan kegiatan – kegiatan didinas TRTB tersebut. Di dalam hal ini kegiatan – kegiatan Humas di Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan sudah terlaksana dengan baik karena di Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan (TRTB) tingkat II Kotamadya Medan Humas berada di bawah naungan PEMKO TK I dan tidak berdiri sendiri. Maka dari itu Humas menjadi tidak begitu menonjol di instansi tersebut.
Bangunan (TRTB) tingkat II Kotamadya Medan dapat meningkatkan kinerja pegawai. Hal ini dapat di lihat dari semakin termotivasinya pegawai dalam bekerja, setelah di evaluasi sikap dan opininya.
Sedangkan dalam melaksanakan fungsi Humas terhadap instansi pada umumnya memberikan masukan kepada instansi, mempengaruhi sikap dan sifat pegawai dengan menumbuhkan pengertian kepada pegawai. Pada dasarnya orang yang menyangka bahwa kegiatan Humas itu hanya sebagaian kegiatan yang mudah saja. Padahal sesungguhnya kegiatan Humas yang tampak itu merupakan tanggung jawab yang besar bagi kepala Humas karena Humas di bawah naungan Pemko tk I harus mempertanggung jawabkan nama besar instansi tersebut.
Sebagai bagian dari Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan, salah satu tugas Humas adalah harus mendukung pelayanan terhadap pegawai di instansinya. Hasil yang di capai dari kegiatan Humas ini adalah timbulnya loyalitas yang tinggi dari pegawai dan rasa percaya serta mau bekerja sama antara pegawai satu dengan pegawai yang lainnya.
Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan berusaha untuk membina hubungan yang baik dan harmonis dengan pegawai. Sehingga pegawai dapat menjalankan tugasnya dengan baik untuk tercapainya tujuan dari Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan.
terhadap pelayanan yang diberikan Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan.
Dari keterangan di atas terlihat bahwasannya Humas pada Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan memiliki fungsi penting dalam meningkatkan pelayanan terhadap pegawai dan khalayak. Menjalin hubungan baik kepada pihak internal di Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan khususnya untuk menciptakan opini yang baik bagi pegawai yang dapat tujuan bagi instansi tersebut. Salah satu hal yang menunjang berhasil atau tidaknya perusahaan adalah dengan membuat pegawai merasa puas dengan memberikan pelayanan yang baik. Hal ini bukan hanya tugas dari Humas saja melainkan dari semua pihak yang terkait pada Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Medan.
Fungsi Humas pada Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Tingkat II Kotamadya Medan yaitu :
1. Melakukan Koordinasi dengan salah satu tim kerja yang menyeluruh antar seluruh elemen organisasi.
Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan Medan di dalam menjalankan fungsi dan perannya menyadari benar hal yang paling utama mempengaruhi lancar atau tidaknya kegiatan Humas ini. Hal ini dapat di lihat dari segi komunikasi yang di lakukan oleh instansi terhadap pegawai.
rendah sehingga mereka dapat berkoordinasi atau bekerjasama secara harmonis yang menyeluruh antar seluruh elemen instansi tersebut.
2. Ikut dalam penyelesaian seluruh kegiatan tata ruang dan tata bangunan. Untuk dapat mengetahui lebih jelas lagi, para pegawai diharuskan mengikuti
segala ketentuan serta pengetahuan. Hal ini dilakukan agar setiap pegawai yang ada di bagian Humas mengetahui seluk beluk dari jenis pekerjaan yang ada.
3. Promosi hasil pengerjaan yang baik.
Dari program pengerjaan yang sudah diuraikan, maka setiap pegawai kelihatannya mampu mempromosikan hasil pengerjaannya sendiri.
Dinas tata ruang dan tata bangnan Medan sebagai instansi pemerintah yang bergerak dalam bidang mendirikan izin pendirian suatu bangunan dikatakan sudah cukup berhasil dalam pelaksanaan fungsi Humasnya. Hal ini dapat di lihat dari bagaimana cara kerja pegawai bagian Humas menginformasikan dan menyelesaikan semua pekerjaan tersebut kepada bagian–bagian lain di instansi sewaktu di adakannya rapat. Karena yang ikut serta dalam program penyelesaian pekerjaan tersebut hanya bagian Tata ruang dan tata bangunan serta bagian Humas yang di bawah naungan Pemko tk I. Di sinilah fungsi Humas tersebut dapat di lihat bahwasannya pegawai Humas mengetahui dan menguasai tentang penyelesaian dalam pembuatan izin pendirian bangunan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian pada dinas TRTB, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Peran dan Fungsi Humas dalam Meningkatkan Pelayanan terhadap pegawai sudah cukup baik. Tetapi peran dan fungsi Humas belum begitu menonjol di dalam perusahaan karena bagian Humas masih berada dibawah naungan Pemko Tk. I Medan. Jadi, dapat disimpulkan bahwa peran dan fungsi humas sangat penting dalam menjalankan kegiatan-kegiatannya, karena peranan humas dapat mengevaluasi sikap dan opini antara pegawai satu dan lainnya. Humas berperan penting dalam membina hubungan baik dan harmonis antara pegawai dan khalayak.
B. SARAN
1. Peran dan Fungsi Humas dalam menigkatkan pelayanan terhadap pegawai harus lebih di tingkatkan, agar dapat mencapai tujuan instansi tersebut karena dengan pelayanan yang baik, pegawai akan lebih termotivasi untuk bekerja lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA
Anggoro, M. Linggar. 2000. “ Teori dan Profesi Kehumasan Serta Aplikasinya”. Jakarta : Bumi Aksara
Gregory, Annee. 2004. “ Perencanaan dan Manajemen Kampanye Public
Relation”. Edisi 2. Erlangga
Greener, Tony. 2002. “Kiat Sukses Public Relation dan Pembentukan
Citranya”. Dterjemahkan Oleh : Colin Coulson Thomas. Cetakan 3. PT.
Bumi Aksara
Jefkins, Frank. Dan Yadin, Daniel. 2002. “Public Relation”. Diterjemahkan oleh : Daniel Yadin. Edisi 5. Erlangga
Moore, Frazier. 2004. “Humas Membangun Citra Dengan Komunikasi”. Cetakan 1. Bandung : PT. Remaja Rosadakarya
Ruslan S.H, Rosady. 2005. “Manajemen Public Relation dan Media
