1
TUGAS AKHIR
PERANAN SEKRETARIS DALAM PERJALANAN DINAS STAF AHLI GUBERNUR PADA SEKRETARIAT STAF AHLI GUBERNUR
DI KANTOR GUBERNUR PROVINSI SUMATERA UTARA
OLEH :
VIHATI SISILIA SIMBOLON 122103037
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
4
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan karuniaNya serta masih diberikan kesempatan dan kesehatan sehingga penulis dapat menyelesaikan “Tugas Akhir dengan judul Peranan Sekretaris dalam Perjalanan Dinas Staf Ahli Gubernur pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur di Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara” dengan baik. Penyusunan Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi dalam menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapatkan dukungan, bantuan, bimbingan, dorongan dan pengarahan, baik secara langsung maupun tidak langsung dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt. Rektor Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, SE, M.Ec.Ac, Ak, CA selaku Dekan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, S.E, M.M selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. IbuMagdalena Linda Leonita Sibarani, S.E, M.Si selaku Sekretaris ProgramStudi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Frida Ramadhini Harahap, S.E, M.M selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang telah memberikan bimbingan dengan baik.
6. Seluruh staf, pengajar atau dosen serta karyawan/karyawatiFakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
7. Bapak Fachrizal,S.Sos, M.M, selaku pembimbing lapangan dan seluruh staf, dan karyawan/karyawati pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur di Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara.
8. Teristimewa kepada Bapak M. Simbolon dan Ibu R. Sipayung selaku orang tua penulis yang telah memberikan motivasi dan dukungan.
9. Rekan penulis selama meneliti, yaitu Sabrina Dwi Anggreini Sitohang, Nora Sihombing atas kerja sama yang baik.
10. Seluruh teman seperjuangan yaitu mahasiswa D-III Kesekretaritan stambuk 2012 Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
11. Serta semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa dapat memberikan balasan atas kebaikan-kebaikan yang telah diberikan kepada penulis, baik di dunia maupun di akhirat kelak. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca untuk perbaikan-perbaikan di masa yang akan datang.
Medan, 23 April 2015 Penulis,
Vihati Sisilia Simbolon NIM: 122103037
6
2.1 Sejarah Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara ... 10
2.1.1 Sejarah Berdirinya Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara ... 10
2.1.2 Tonggak Sejarah Provinsi Sumatera Utara ... 11
2.1.3 Visi, Misi, dan Makna Lambang Provinsi Sumatera Utara ... 12
2.2Struktur Organisasi ... 14
2.3 Job Description ... 18
2.4 Jaringan Kegiatan ... 26
3.2.2 Syarat-Syarat Sekretaris ... 32
3.2.3 Jenis-Jenis Sekretaris ... 34
3.2.4 Fungsi Sekretaris ... 36
3.2.5 Tugas Sekretaris ... 39
3.2.6 Peranan Sekretaris ... 44
3.2.7 Pengertian Sekretariat ... 46
3.2.8 Pengertian Perjalanan Dinas ... 48
3.2.9 Jenis-Jenis Perjalanan Dinas ... 48
3.2.10 Mengatur Perjalanan Dinas ... 51
3.3 Peran Sekretaris dalam Perjalanan Dinas Staf Ahli Gubernur pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur di Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara ... 67
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 82
4.1Simpulan ... 82
4.2Saran ... 83
DAFTAR PUSTAKA ... 85
8
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
Tabel 1.1 Sistematika Penulisan ... 8 Tabel 2.1 Struktur Organisasi pada Sekretariat Daerah di
Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara ... 16 Tabel 3.1 Timetable ... 53
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
Gambar 2.1 Lambang Provinsi Sumatera Utara ... 13
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Sekretariat Daerah di Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara ... 15
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Sekretariat Staf Ahli Gubernur di Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara ... 17
Gambar 3.1 Surat Perintah Tugas ... 70
Gambar 3.2 Nota Dinas ... 71
Gambar 3.3 Laporan Hasil Perjalanan Dinas ... 72
Gambar 3.4 Laporan Hasil Perjalanan Dinas ... 73
Gambar 3.5 Surat Perintah Perjalanan Dinas (tampak depan) ... 74
Gambar 3.6 Surat Perintah Perjalanan Dinas (tampak belakang) ... 75
Gambar 3.7 Tiket ... 77
Gambar 3.8 Tiket Pesawat ... 78
Gambar 3.9 Tiket Pesawat ... 79
Gambar 3.10 Voucher Penginapan ... 81
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pada abad yang sudah semakin canggih sekarang ini, sudah hampir tidak terdapat batasan lagi untuk berhubungan dengan daerah lain bahkan negara lain. Semua sudah saling menyatu, saling tergantung dan saling mempengaruhi satu sama lain. Menghadapi situasi seperti ini, daerah-daerah berkembang akan berhadapan secara langsung dengan daerah-daerah maju yang memang unggul dalam berbagai aspek, seperti aspek Sumber Daya Manusia (SDM), aspek modal, dan aspek teknologi. Kondisi yang demikian membuat para pemimpin perusahaan membutuhkan jasa serketaris yang lebih profesional, dengan tingkat kompetensi berstandar internasional, dalam rangka bersaing dengan tenaga-tenaga serketaris dari daerah dan negara lain.
mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan. Jadi, dari kedua pernyataan tersebut dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin di suatu organisasi atau perusahaan ataupun badan instansi, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional organisasi atau perusahaan ataupun badan instansi.
Menurut Ursula Ernawati (2004:13)jenis sekretaris berdasarkan luas lingkup tanggung jawab terdiri atas sekretaris organisasi dan sekretaris pimpinan.Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu.Sekretaris organisasi disebut juga executive secretary.Ia bekerja tidak hanya atas perintah atasannya, tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana organisasinya, menyusun struktur kerja organisasi, membuat keputusan, pengarahan koordinasi, dan pengendalian. Contoh sekretaris organisasi adalah business secretary, company secretary, dan sekretaris jendral di Departemen Sekretaris Wilayah Daerah di Pemerintah Daerah tingkat I. Sedangkan sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya.
3
rutin, dan lain-lain. Tugas pelaksanaan instruksi berkaitan dengan rapat yang tidak rutin, perjalanan dinas, proyek khusus, dan lain-lain. Sedangkan, tugas kreatif dapat berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja, pengelolaan waktu, dapat berhubungan dengan pengaturan menyangkut ruang dan penyediaan peralatan kerja, dapat menyangkut peningkatan kepribadian, pengetahuan, atau kecakapan yang diperlukan agar kualitas, peran, fungsi,dan tugas keseluruhannya semakin meningkat.
Pada dasarnya setiap sekretaris memiliki peran yang sama yaitu membantu kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan. Dalam melaksanakan tugas tersebut, sekretaris tidak hanya berhubungan dengan pimpinannya saja, melainkan dengan klien perusahaan, karyawan lain, bahkan juga dengan pekerjaan yang ditekuninya.Secara garis besar, peran umum yang harus dijalani seorang sekretaris adalah sebagai duta, sebagai pintu gerbang, sebagai ibu rumah tangga dan sebagai humas perusahaan atau organisasi maupun instansi pemerintahan.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan atau organisasi ataupun instansi pemerintah.Oleh karena itu, sekretaris dituntut untuk berpenampilan dan bersikap sopan dan profesional. Apalagi jika perusahaan tersebut termasuk perusahaan besar yang telah memiliki nama ditengah masyarakat tentu sekretaris tidak akan mau mendapat image buruk dan ditegur pimpinan.
sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau izin kepada sekretaris terlebih dahulu.Sehingga sikap, cara berbicara dan bahasa tubuh sekretaris sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda-beda.
Selayaknya ibu dari perusahaan, sekretaris harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya.Misalnya, membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa nyaman. Terutama bagi sekretaris wanita inilah saat yang tepat bagi sekretaris untuk menunjukan taste artistik sekretaris.
Sekretaris juga sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung maupun melalui telepon atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain.
5
dalam organisasi tersebut dan yang paling berperan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi adalah sumber daya manusia.
Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara merupakan instansi pemerintahan yang beroperasi untuk kepentingan masyarakat dan membangun provinsi Sumatera Utara menjadi lebih baik.Dalam usaha pencapaian tersebut diperlukan berbagai faktor yang mendukung.Salah satunya yaitu perkembangan teknologi yang cukup pesat yang menyebabkan pola berpikir manusia pun mengalami perubahan.Kondisi perubahan perilaku ini didasari oleh ilmu pengetahuan dan pengalaman oleh setiap individu.Individu atau manusia juga merupakan faktor yang mendukung perkembangan suatu instansi pemerintah dan dikatakan efektif jika setiap individu yang berada di dalamnya mempunyai kinerja baik dalam melaksanakan tugasnya.
Dalam menjalankan tugas tersebut, para pejabat negara membutuhkan tenaga bantuan dari seseorang yang akan membantu dalam mempersiapkan segala kebutuhan yang diperlukan dalam melakukan perjalanan dinas. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan dari seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan tugas negara, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.
Seorang sekretaris yang handal, umumnya dipercayai pimpinan untuk mengatur perjalanan dinas pimpinan. Tugas dan tanggung jawab sekretaris dalam hal ini tidaklah ringan. Ia harus mempersiapkan segala sesuatu mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya, konfirmasi tiket dan hotel, pembuatan jadwal perjalanan, sampai segala sesuatu yang dapat mendukung dan menunjang keberhasilan pimpinan dalam perjalanan dinasnya, baik diluar kota maupun diluar negeri, sehingga pimpinan merasa nyaman dan tenang.
7
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka perumusan masalah yang dapat diambil sebagai dasar kajian dalam penelitian yang penulis lakukan adalah : “Bagaimana peran sekretaris dalam perjalanan dinas Staf Ahli Gubernur pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur di Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara ?”
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui peran sekretaris dalam perjalanan dinas Staf Ahli Gubernur pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur di Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah : 1. Bagi penulis
Dapat menambah wawasan dan pengetahuan penulismengenai peran sekretaris dalam perjalanan dinas pimpinan.
2. Bagi instansi
Untuk memberikan masukan serta saran yang dapat bermanfaat bagi Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara mengenai masalah yang berkaitan dengan perjalanan dinas.
3. Bagi peneliti yang akan datang
1.5. Sistematika Penelitian
Adapun sistematika penelitian yang disajikan dalam Tugas Akhir ini terlihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut.
Tabel 1.1
2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan Sumber : Penulis (2015)
1.6. Sistematika Pembahasan
Berikut adalah sistematika penulisan yang digunakan dalampenyusuan laporan tugas akhir.
1. BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis akan membahas latar belakang masalah, perumusan masalah,tujuan penelitian, manfaat penelitian, sistematika penelitian, dan sistematika pembahasan.
2. BAB II PROFIL INSTANSI
9
3. BAB III PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis akan membahas tentang pengertian sekretaris, syarat-syarat sekretaris, jenis-jenis sekretaris, fungsi sekretaris, tugas sekretaris, peranan sekretaris, pengertian sekretariat, pengertian perjalanan dinas, jenis-jenis perjalanan dinas, dan mengatur perjalanan dinas, serta peran sekretaris Staf Ahli Gubernur dalam perjalanan dinas Staf Ahli Gubernur.
4. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL INSTANSI
2.1. Sejarah Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara
2.1.1. Sejarah Berdirinya Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara Pada zaman pemerintahan Belanda, Sumatera Utara merupakan suatu pemerintahan yang bernama Gouvernement van Sumatra dengan wilayah meliputi seluruh pulau Sumatera, dipimpin oleh seorang Gubernur yang berkedudukan di kota Medan.
Setelah kemerdekaan, dalam sidang pertama Komite Nasional Daerah (KND), Provinsi Sumatera kemudian dibagi menjadi tiga sub provinsi yaitu: Sumatera Utara, Sumatera Tengah, dan Sumatera Selatan. Provinsi Sumatera Utara sendiri merupakan penggabungan dari tiga daerah administratif yang disebut keresidenan yaitu: Keresidenan Aceh, Keresidenan Sumatera Timur, dan Keresidenan Tapanuli.
Dengan diterbitkannya Undang-Undang Republik Indonesia (R.I.) No. 10 Tahun 1948 pada tanggal 15 April 1948, ditetapkan bahwa Sumatera dibagi menjadi tiga provinsi yang masing-masing berhak mengatur dan mengurus rumah tangganya sendiri yaitu: Provinsi Sumatera Utara, Provinsi Sumatera Tengah, dan Provinsi Sumatera Selatan. Tanggal 15 April 1948 selanjutnya ditetapkan sebagai hari jadi Provinsi Sumatera Utara.
Pada awal tahun 1949, dilakukan kembali reorganisasi pemerintahan di Sumatera.Dengan Keputusan Pemerintah Darurat R.I. Nomor
11
22/PEM/PDRI pada tanggal 17 Mei 1949, jabatan Gubernur Sumatera Utara ditiadakan.Selanjutnya dengan Ketetapan Pemerintah Darurat R.I. pada tanggal 17 Desember 1949, dibentuk Provinsi Aceh dan Provinsi Tapanuli/Sumatera Timur. Kemudian, dengan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang No. 5 Tahun 1950 pada tanggal 14 Agustus 1950, ketetapan tersebut dicabut dan dibentuk kembali Provinsi Sumatera Utara.
Dengan Undang-Undang R.I. No. 24 Tahun 1956 yang diundangkan pada tanggal 7 Desember 1956, dibentuk Daerah Otonom Provinsi Aceh, sehingga wilayah Provinsi Sumatera Utara sebahagian menjadi wilayah Provinsi Aceh.
2.1.2. Tonggak Sejarah Provinsi Sumatera Utara
1854 Gouvernement van Sumatra, ibukotanya di Medan
1948 Berdiri Provinsi Sumatera Utara, Provinsi Sumatera Tengah, dan Provinsi Sumatera Selatan
1949 Dibentuk Provinsi Aceh dan Provinsi Tapanuli/Sumatera Timur
1950 Provinsi Aceh dan Provinsi Tapanuli/Sumatera Timur digabungkan kembali sebagai Provinsi Sumatera Utara 1956 Berdiri Provinsi Aceh, dengan wilayahnya sebagian dari
2.1.3. Visi, Misi, dan Makna Lambang Provinsi Sumatera Utara a. Visi Provinsi Sumatera Utara
“Menjadi provinsi yang berdaya saing menuju Sumatera Utara sejahtera”
b. Misi Provinsi Sumatera Utara
1) Membangun sumber daya manusia yang memiliki integritas dalam berbangsa dan bernegara, religus dan berkompetensi tinggi.
2) Membangun dan meningkatkan kualitas infrastruktur daerah untuk menunjang kegiatan ekonomi melalui kerjasama antar daerah, swasta, regional dan internasional.
3) Meningkatkan kualitas standar hidup layak, kesetaraan dan keadilan serta mengurangi ketimpangan antar wilayah.
4) Membangun dan mengembangkan ekonomi daerah melalui pengolaan sumber daya alam lestari berkelanjutan dan berwawasan lingkungan.
13
c. Makna Lambang
Setiap provinsi tentunya memiliki suatu identitas ataupun ciri khas tertentu.Lambang merupakan cermin bagi suatu provinsi sehingga membedakan dengan provinsi lainnya.
Sumber :Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara (2015)
Gambar 2.1
Lambang Provinsi Sumatera Utara
a. Kepalan tangan yang diacungkan ke atas dengan menggenggam
rantai beserta perisainya, melambangkan kebulatan tekad perjuangan rakyat Provinsi Sumatera Utara melawan imperialisme/kolonialisme, feodalisme, dan komunisme.
b. Batang bersudut lima, perisai dan rantai, melambangkan kesatuan masyarakat di dalam membela dan mempertahankan Pancasila.
c. Pabrik, pelabuhan, pohon karet, pohon sawit, daun tembakau,
d. Tujuh belas kuntum kapas, delapan sudut sarang laba-laba dan
empat puluh lima butir padi, menggambarkan tanggal, bulan dan tahun kemerdekaan di mana ketiga-tiganya ini berikut tongkat di bawah kepalan tangan, melambangkan watak kebudayaan yang mencerminkan kebesaran bangsa, patriotisme, pencinta kedamaian dan pembela keadilan.
e. Bukit Barisan yang berpuncak lima, melambangkan tata kemasyarakatan yang berkepribadian luhur, bersemangat persatuan dan kegotong-royongan yang dinamis.
2.2. Struktur Organisasi Kantor Gubernur Sumatera Utara
15
Keterangan :
GUBSU : Gubernur Provinsi Sumatera Utara WAGUBSU : Wakil Gubernur Provinsi Sumatera Utara SEKDA : Sekretaris Daerah
Sumber :Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara (2015)
Gambar 2.2
Struktur Organisasi Pemerintah Provinsi Sumatera Utara
GUBSU
WAGUBSU
SEKDA
ASSISTEN
SEKRETARIAT DAERAH &
SEKRETARIAT DEWAN
STAF AHLI GUBERNUR
Tabel 2.1
Struktur Organisasi Pemerintah Provinsi Sumatera Utara
JABATAN NAMA
Gubernur H. Gatot Pujo Nugroho, S.T.,
M.Si.
Wakil Gubernur Ir. H. Tengku Erry Nuradi, M.Si.
Sekretaris Daerah Dr. Ir. Hj. R. Sabrina, M.Si. (Pelaksana Harian)
Asisten Asisten Administrasi Umum
dan Aset
Drs. H. Mhd Fitriyus, S.H., M.S.P
Asisten Kesejahteraan Sosial H. Zulkarnain, S.H., M.Si. Asisten Pemerintahan Hasiholan Silaen, S.H.
Asisten Perekonomian dan
Pembangunan Dr. Ir. Hj. R. Sabrina, M.Si.
Staf Ahli Gubernur Bid. Ekonomi, SDA dan
Keuangan Ir. Riadil Akhir Lubis, M.Si. Bid. Hukum dan Pemerintahan Ferlin H. Nainggolan
Bid. Kesehatan dan Pendidikan Ir. H. Aspan Sofian, M.M. Bid. Pemberdayaan Masyarakat
dan Penanggulangan Kemiskinan
Dr. H. Asren Nasution, M.A.
Bid. Pertanahan dan Asset Drs. Robertson
1
Aidil Syukri Afri Utami Poniran, S.Sos
Sumber : Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara (2015)
Gambar 2.3
Struktur Organisasi Sekretariat Daerah di Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara
2.3. Uraian Pekerjaan (Job Description)
Berikut ini penulis akan menguraikan tugas dan tanggung jawab, serta wewenang bagian-bagian penting dalam struktur organisasi di Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara.
A.Tugas dan Wewenang Gubernur Provinsi Sumatera Utara
a. Memimpin penyelenggaraan pemerintahan daerah Provinsi Sumatera Utara berdasarkan kebijakan yang ditetapkan bersama DPRD;
b. Mengajukan rancangan Peraturan Daerah (Perda);
c. Menetapkan Perda yang telah mendapat persetujuan bersama DPRD; d. Menyusun dan mengajukan rancangan Perda tentang Anggaran
Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) kepada DPRD untuk dibahas dan ditetapkan bersama;
e. Mengupayakan terlaksananya kewajiban daerah Provinsi Sumatera Utara;
f. Mewakili daerah Provinsi Sumatera Utara di dalam dan di luar pengadilan, dan dapat menunjuk kuasa hukum untuk mewakilinya sesuai dengan peraturan perundang-undangan; dan
g. Melaksanakan tugas dan wewenang lain sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
B.Tugas dan Wewenang Wakil Gubernur Provinsi Sumatera Utara
19
b. Membantu Gubernur dalam mengkoordinasikan kegiatan instansi vertikal di daerah, menindaklanjuti laporan dan/atau temuan hasil pengawasan aparat pengawasan, melaksanakan pemberdayaan perempuan dan pemuda, serta mengupayakan pengembangan dan pelestarian sosial budaya dan lingkungan hidup;
c. Memantau dan mengevaluasi penyelenggaraan pemerintahan kabupaten dan kota;
d. Memberikan saran dan pertimbangan kepada Gubernur dalam penyelenggaraan kegiatan pemerintah daerah Provinsi Sumatera Utara; e. Melaksanakan tugas dan kewajiban pemerintahan lainnya yang diberikan
oleh Gubernur; dan
f. Melaksanakan tugas dan wewenang Gubernur apabila Gubernur berhalangan.
C.Kewajiban Gubernur dan Wakil Gubernur Provinsi Sumatera Utara a. Memegang teguh dan mengamalkan Pancasila, melaksanakan
Undang-Undang Dasar 1945 serta mempertahankan dan memelihara keutuhan Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI);
b. Meningkatkan kesejahteraan rakyat;
c. Memelihara ketenteraman dan ketertiban masyarakat; d. Melaksanakan kehidupan demokrasi;
f. Menjaga etika dan norma dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah Provinsi sumatera Utara;
g. Memajukan dan mengembangkan daya saing daerah Provinsi Sumatera Utara;
h. Melaksanakan prinsip tata pemerintahan yang bersih dan baik;
i. Melaksanakan dan mempertanggungjawabkan pengelolaan keuangan daerah Provinsi Sumatera Utara;
j. Menjalin hubungan kerja dengan seluruh instansi vertikal di daerah Provinsi Sumatera Utara dan semua perangkat daerah;
k. Menyampaikan rencana strategis penyelenggaraan pemerintahan daerah di hadapan Rapat Paripurna DPRD Sumatera Utara;
l. Memberikan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah Provinsi Sumatera Utara kepada Pemerintah (disampaikan kepada Presiden melalui Menteri Dalam Negeri sekali dalam satu tahun) sebagai dasar melakukan evaluasi penyelenggaraan pemerintahan daerah Provinsi Sumatera Utara dan sebagai bahan pembinaan;
m.Memberikan laporan keterangan pertanggungjawaban kepada DPRD Sumatera Utara; dan
21
D.Tugas dan Fungsi Staf Ahli Gubernur Bidang Hukum danPemerintahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 3 ayat (2), Staf Ahli Gubernur Bidang Hukum dan Pemerintahan menyelenggarakan fungsi :
a. Melakukan pengamatan terhadap administrasi hokum dan administrasi pemerintahan di daerah;
b. Melakukan analisis, pengkajian, observasi, dan telaahan di bidang penegakkan hokum, administrasi pemerintahan, otonomi daerah, kerjasama, pembinaan disiplin aparatur, kependudukan, perbatasan, dan lain-lain sesuai bidang tugas dan fungsinya;
c. Menyusun dan menyiapkan telaahan dan masukan/saran, pendapat serta rekomendasi kepada Gubernur sesuai bidang tugas dan fungsinya;
d. Melakukan koordinasi dengan Sekretaris Daerah;
e. Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait sesuai tugas dan fungsinya;
f. Melakukan rapat-rapat internal sesuai bidang tugas dan fungsinya; g. Melakukan dan membina administrasi internal;
h. Melaksanakan tugas lain sesuai petunjuk Gubernur, berdasarkan bidang tugas dan fungsinya; dan
E.Tugas dan Fungsi Staf Ahli Gubernur Bidang Pendidikan dan Kesehatan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 3 ayat (2), Staf Ahli Gubernur Bidang Pendidikan dan Kesehatan menyelenggarakan fungsi :
a. Melakukan pengamatan terhadap pengembangan pendidikan dan kesehatan di daerah;
b. Melakukan analisis, pengkajian, observasi, dan telaahan di bidang pelayanan dasar pendidikan, sarana prasarana, kurikulum, tenaga kependidikan dan kesehatan, penyakit menular, para medis di daerah, dan lain-lain sesuai bidang tugas dan fungsinya;
c. Menyusun dan menyiapkan telaahan dan masukan/saran, pendapat serta rekomendasi kepada Gubernur berdasarkan bidang tugas dan fungsinya; d. Melakukan koordinasi dengan Sekretaris Daerah;
e. Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait sesuai tugas dan fungsinya;
f. Melakukan rapat-rapat internal sesuai bidang tugas dan fungsinya; g. Melakukan dan membina administrasi internal;
h. Melaksanakan tugas lain sesuai petunjuk Gubernur, berdasarkan bidang tugas dan fungsinya; dan
23
F. Tugas dan Fungsi Staf Ahli Gubernur Bidang Ekonomi, Sumber Daya Alam dan Keuangan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 3 ayat (2), Staf Ahli Gubernur Bidang Ekonomi, Sumber Daya Alam dan Keuanganmenyelenggarakan fungsi :
a. Melakukan pengamatan terhadap pengembangan perekonomian, Sumber Daya Alam, dan administrasi keuangan di daerah;
b. Melakukan analisis, pengkajian, observasi, dan telaahan di bidang pengembangan perekonomian, perkoperasian, perbankan, dan Sumber Daya Alam, pertanian, kehutanan, perikanan, pternakan, pariwisata, kelautan serta system adiministrasi keuangan di daerah, dan lain-lain sesuai bidang tugas dan fungsinya;
c. Menyusun dan menyiapkan telaahan dan masukan/saran, pendapat serta rekomendasi kepada Gubernur berdasarkan bidang tugas dan fungsinya; d. Melakukan koordinasi dengan Sekretaris Daerah;
e. Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait sesuai tugas dan fungsinya;
f. Melakukan rapat-rapat internal sesuai bidang tugas dan fungsinya; g. Melakukan dan membina administrasi internal;
h. Melaksanakan tugas lain sesuai petunjuk Gubernur, berdasarkan bidang tugas dan fungsinya; dan
G.Tugas dan Fungsi Staf Ahli Gubernur Bidang Pemberdayaan Masyarakat dan Penanggulangan Kemiskinan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 3 ayat (2), Staf Ahli Gubernur Bidang Pemberdayaan Masyarakat dan Penanggulangan Kemiskinanmenyelenggarakan fungsi :
a. Melakukan pengamatan terhadap keadaan dan peningkatan pemberdayaan masyarakat dan penanggulangan kemiskinan di daerah; b. Melakukan analisis, pengkajian, observasi, dan telaahan di bidang
peningkatan pengembangan pemberdayaan masyarakat dan penanggulangan kemiskinan, pengangguran, masyarakat daerah pesisir di daerah, dan lain-lain sesuai bidang tugas dan fungsinya;
c. Menyusun dan menyiapkan telaahan dan masukan/saran, pendapat serta rekomendasi kepada Gubernur berdasarkan bidang tugas dan fungsinya; d. Melakukan koordinasi dengan Sekretaris Daerah sesuai tugas dan
fungsinya;
e. Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait sesuai tugas dan fungsinya;
f. Melakukan rapat-rapat internal sesuai bidang tugas dan fungsinya; g. Melakukan dan membina administrasi internal;
h. Melaksanakan tugas lain sesuai petunjuk Gubernur berdasarkan bidang tugas dan fungsinya; dan
25
H.Tugas dan Fungsi Staf Ahli Gubernur Bidang Pertanahan dan Aset Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 3 ayat (2), Staf Ahli Gubernur Bidang Pertanhan dan Asetmenyelenggarakan fungsi :
a. Melakukan pengamatan terhadap hak atas pertanahan, dan aset di daerah; b. Melakukan analisis, pengkajian, observasi, dan telaahan terhadap
keadaan pertanahan, peruntukan tanah, tata ruang dan pemanfaatan dan pengamanan aset di daerah, dan lain-lain sesuai bidang tugas dan fungsinya;
c. Menyusun dan menyiapkan telaahan dan masukan/saran, pendapat serta rekomendasi kepada Gubernur berdasarkan bidang tugas dan fungsinya; d. Melakukan koordinasi dengan Sekretaris ;aerah sesuai tugas dan
fungsinya;
e. Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait sesuai tugas dan fungsinya;
f. Melakukan rapat-rapat internal sesuai bidang tugas dan fungsinya; g. Melakukan dan membina administrasi internal;
h. Melaksanakan tugas lain sesuai petunjuk Gubernur, berdasarkan bidang tugas dan fungsinya; dan
2.4. Jaringan Kegiatan
Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara merupakan sebuah instansi pemerintahan yang bertugas menata, mengembangkan suatu daerah atau provinsi.Selain itu, berfungsi untuk menjaga keamanan dan kesejahteraan serta melayani masyarakat dalam berbagai bidang yang menyangkut permasalahan warga daerah Sumatera Utara.Penulis melakukan penelitian secara khusus pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur. Adapun jenis kegiatan para pegawai Sekretariat Staf Ahli Gubernur yaitu :
a. Menerima surat-surat yang masuk ke bagian Sekretariat Staf Ahli Gubernur Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara.
b. Mendistribusikan surat masuk ke Staf Ahli Gubernur.
c. Menyimpan surat masuk yang telah dibaca oleh Staf Ahli Gubernur. d. Mencatat disposisi ke buku Agenda.
e. Mempersiapkan rapat yang akan dilakukan Staf Ahli Gubernur.
f. Mempersiapkan segala kebutuhan yang dibutuhkan Staf Ahli Gubernur dalam melakukan perjalanan dinas.
g. Melayani pertanyaan masyarakat yang berhubungan dengan surat masuk. h. Menerima kritik dan saran dari berbagai pihak dalam pelaksanaan kerja
yang berguna bagi penyempurnaan pengabdian terhadap masyarakat.
2.5. Kinerja Kegiatan Terkini
27
dalam hal perjalanan dinas, maka dapat dibuat perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengendalian, pengawasan, dan pengambilan keputusan terhadap pekerjaan tersebut. Sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai secara efektif dan efisien.
2.6. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan sekretaris pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur Provinsi Sumatera Utara dalam melakukan perjalanan dinas dapat dilihat pada uraian berikut.
1. Merencanakan Perjalanan
Dalam melakukan perjalanan dinas, sangat dibutuhkan rencana yang sangat mapan agar perjalanan dapat berlangsung secara efektif yaitu sesuai dengan tujuan dan efisien yaitu tidak terjadi pemborosan biaya maupun waktu saat melakukan perjalanan. Dalam merencanakan perjalanan dinas, sekretaris terlebih dahulu harus mengetahui tujuan dan maksud diadakan perjalanan dinas. Kemudian sekretaris harus merencanakan jadwal kegiatan yang akan dilakukan, dokumen perjalanan yang dibutuhkan, akomodasi selama perjalanan, dan mencari segala informasi yang dibutuhkan demi kelancaran perjalanan dinas yang akan dilakukan.
2. Mempersiapkan Daftar Perjalanan
mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris dapat membantu pimpinan dalam mempersiapkan daftar perjalanan yang akan dilakukan. Untuk dapat menyusun daftar perjalanan pimpinan, sekretaris memerlukan timetable (daftar waktu perjalanan) dari setiap alat transportasi, apakah pesawat terbang, kapal laut maupun kereta api.Timetable adalah buku yang berisikan rute-rute perjalanan waktu keberangkatan (departure) dan waktu tiba ditempat tujuan (arrival), jenis pesawat terbang atau kapal.
3. Mempersiapkan Dokumen Perjalanan
Sekretaris perlu mempersiapkan dan memeriksa dokumen-dokumen perjalanan yang diperlukan pimpinan yang akan pergi ke luar negeri. Ada bermacam-macam dokumen yang perlu dibawa jika mengunjungi negara asing, yaitu paspor, exit permit, surat keterangan fiskal, sertifikat kesehatan, visa, tiket pesawat terbang, dan voucher.
4. Mempersiapkan Transpotasi
29
5. Mempersiapkan Akomodasi
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tempat dan Waktu Penelitian
Dalam melaksanakan penelitian ini, penulis memilih Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara tepatnya pada bagian Sekretariat Staf Ahli Gubernur yang terletak di Jalan Pangeran Diponegoro No. 30, Medan.Berdasarkan Surat Permohonan Magang untuk melakukan penelitian, penulis melakukan penelitian mulai tanggal 16 Februari 2015 – 27 Maret 2015. Adapun peraturan kerja saat penulis melaksanakan penelitian yaitu :
a. Hari kerja dari hari Senin sampai dengan hari Jumat.
b. Jam kerja dimulai pukul 08.00 WIB sampai dengan 16.00 WIB. c. Jam istirahat dimulai pukul 12.00 WIB sampai dengan 13.00 WIB. d. Menggunakan pakaian kerja yang rapi dan sopan.
e. Menjaga nama baik perusahaan dan integritas dalam bekerja.
3.2. Landasan Teori
3.2.1. Pengertian Sekretaris
Sekretaris bukan hanya sebagai pembantu dalam membantu meringkankan pekerjaan dari tugas-tugas rutin pimpinan.Sekretaris juga memegang peranan penting dalam menyimpan rahasia pimpinan dan perusahaan karena tugas tersebut menjadi fungsi teknis dari seorang sekretaris. Selain itu, sekretaris juga
31
merupakan seseorang yang menghubungkan pimpinan dengan pegawai ataupun orang lain.
Prayudi Atmosudirdjo (1982:63) mengutarakan bahwa istilah sekretaris sebenarnya berasal dari istilah asing yaitu bahasa Belanda “secretaris” atau bahasa Inggris “secretary” atau bahasa Latin “secretum” yang berarti “rahasia”, jadi pengertian sekretaris tersebut menyangkut seseorang yang bisa dipercaya, atau seseorang yang dapat menyimpan rahasia. Sedangkan, Wursanto (2006:48) mengemukakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya. Saiman (2002:24) mengutarakan bahwa sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.
Menurut H. W Fowler dan F. G Fowler (2000:28) sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi, dan masalah-masalah lain; pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat, perusahaan, atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya; menteri yang mengepalai kantor pemerintahan.
mengundang pertemuan, membuat perjanjian dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat, dan lain-lain. Sedangkan menurut Dr. The Liang Gie (2002:25) mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi.
Jadi, dari beberapa pernyataan tersebut, penulis dapat menyimpulkan bahwa sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin di suatu organisasi atau perusahaan ataupun badan instansi, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional organisasi atau perusahaan ataupun badan instansi.
3.2.2. Syarat-Syarat Sekretaris
33
a. Syarat Kepribadian
Yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti sifat yang penyabar, bijaksana, penampilan yang baik, ramah, pandai bergaul, dapat dipercaya, serta memegang teguh rahasia.
b. Syarat Pengetahuan
Yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretarisan seperti di bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik dan hukum secara umum dalam rangka untuk kelancaran tugasnya.
c. Syarat Pengetahuan Khusus
Yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia bekerja, seperti di kantor pemerintah atau pun di kantor perusahaan swasta.
d. Syarat Skill dan Teknik Kesekretarisan
Adalah kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretariasannya. Hal ini meliputi seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan.
e. Syarat Praktek
3.2.3. Jenis-Jenis Sekretaris
Berikut ini jenis-jenis sekretaris menurut Ursula Ernawati (2004:4) adalah sebagai berikut :
1. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin satuan sekretaris dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu. Sekretaris organisasi juga disebut Executive Secretary. Ia bekerja tidak hanya atas perintah atasanya, tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana organisasinya, menyusun struktur dan data kerja organisasi, membuat keputusan, koordinasi, pengendalian. Jadi sebenarnya sekretaris menjalankan fungsi manajemen yang terdiri: planning, organisasi, actuating dan controling. Dengan demikian wewenang sekretaris organisasi jauh lebih luas dibandingkan dengan sekretaris pimpinan (private secretary).
2. Sekretaris Pimpinan (Private Secretary)
35
3. Sekretaris Pribadi (Personal Secretary)
Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi ia bukanlah pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan, tetapi ia angkat dan digaji secara perorangan.
Menurut Saiman (2002:7) jenis-jenis sekretaris dikelompokkan sebagai berikut.
1. Sekretaris Pribadi ( Private secretary/personal secretary)
Sekretaris pribadi hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan dengan tamu pimpinan. Seorang sekretaris pribadi bukannya pegawai secara struktual, tetapi mempunyai tangungjawab pada pimpinan secara langsung dan organisasi. Pekerjaan yang diberikan kepada sekretaris pribadi dipertangungjawabkan langsung pada pimpinan yang dibantunya.
2. Sekretaris Manajer atau Sekretaris Eksekutif
Sekretaris yang berfungsi sebagai pimpinan dalam tugasnya dan juga sekaligus sebagai pembantu pimpinan, biasanya tempat kerjanya tidak satu ruang dan mempunyai staf-staf lagi. Sekretaris manajer atau eksekutif ini, bertangungjawab terhadap kelancaran pekerjaan dari bagian-bagian atau seksi-seksi tertentu dalam suatu kantor atau perusahaan.
3. Sekretaris Muda (Yunior Secretary)
sekretaris yang mampu menangani bidang-bidang tertentu, sehingga sekretaris muda diperlukan dalam pekerjaan yang jabatannya lebih rendah dari sekretaris senior.
4. Sekretaris Senior
Sekretaris senior menjadi pemegang sekretaris eksekutif, hal ini karena tingkat pengalaman dan kemampuannya yang baik sangat diperlukan dalam melakukan manajeman tugas-tugas karyawan secara professional sehingga pekerjaan dapat berjalan dengan baik dan sekretaris senior dapat bertanggungjawab dengan pimpinannya.
5. Sekretaris Jenderal
Pada dasarnya istilah sekretaris jendral ini sama pengertianya dengan pengertian istilah sekretaris umum secara umum. Sekretaris jendral dapat berupa jabatan sekretaris yang memiliki wewenang dan tugas yang sangat besar. Jadi sekretaris jendral umumnya hanya merupakan penamaan tertentu saja pada suatu organisasi ataupun lembaga
Dari beberapa jenis-jenis sekretaris yang disebutkan oleh para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa terdapat berbagai jenis sekretaris yang pada intinya tugas sekretaris adalah membantu pimpinan dalam pekerjaannya.
3.2.4. Fungsi Sekretaris
37
mengurus tugas-tugas manajerialnya dengan baik, Maka dari itu, fungsi sekretaris berperan penting dalam sebuah kantor atau perusahaan. Menurut Ursula Ernawati (2004:9) ada beberapa fungsi sekretaris yaitu :
1. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan
Sedapat mungkin sekretaris harus mengambil alih tugas-tugas yang bersifat detail dari pimpinan, sehingga pimpinan tidak perlu memikirkan hal-hal kecil yang telah didelegasikannya kepada sekretaris. Begitu pula keputusan-keputusan yang akan dibuat oleh pimpinan sebagai besar harus ditindak lanjuti oleh sekretaris.
2. Menangani informasi untuk pimpinan
Semua keputusan yang diambil oleh pimpinan banyak tergantung kepada ketangkasan sekretaris dalam mengumpulkan, meyeleksi, mengolah, dan menyampaikan informasi.
3. Menjadi jembatan penghubung
Harus membina dan memelihara hubungan baik dengan berbagai pihak yang terkait dalam hubungan kerja dengan pimpinan.
Namun, ditinjau dari ilmu manajemen fungsi sekretaris terbagi menjadi tiga, yaitu :
1. Fungsi Strategis
2. Fungsi Teknis/Personal
Pada fungsi ini, sekretaris dituntut untuk mampu menjadi pehubung di dalam perusahaan atau organisasi ataupun instansi pemerintahan agar segala informasi yang ada dapat tersebar dengan baik dan tidak terjadi kesalahpahamani antara pegawai.
3. Fungsi Pendukung (Administratif)
Pada fungsi ini, sekretaris diharapkan dapat melaksanakan segala kegiatan atau tugas-tugas administratif yang dapat menunjang dan meringankan pekerjaan pimpinan.
Ketiga fungsi sekretaris di atas, apabila dikaji lebih jauh maka sekretaris diharapkan :
a. Mampu mengikuti derap dan langkah yang positif dari pimpinan. b. Mampu menetralisir kekurangan dan kelemahan pimpinanya.
39
3.2.5. Tugas Sekretaris
Bantuan seorang sekretaris sangat diperlukan oleh pimpinan karena pimpinan harus bebas dari semua tugas rutin yang menyangkut masalah pengurusan informasi, penyimpanan catatan korespondensi dan lain sebagainya. Karena sebagian besar waktu dan pikiran pimpinan akan dikonsentrasikan pada tugas kepemimpinannya. Maka, apabila seorang pimpinan masih harus mengerjakan tugas rutin yang bersifat teknis, pada akhirnya konsentrasi pada tugas-tugas kepemimpinan yang bersifat manajerial akan berkurang sehingga dapat mengakibatkan kurang berhasil dalam melaksanakan tugasnya sebagai seorang pemimpinan. Oleh karena itu, sangat perlu untuk mengetahui apa saja yang menjadi tugas dari seorang sekretaris dalam membantu pimpinan.
Menurut Eti Ratnawati dan Sunarto (2006:23) tugas sekretaris terbagi menjadi tiga kelompok, yaitu :
1. Tugas rutin
Tugas rutin yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan tanpa menunggu perintah khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus diselesaikan, sesuai dengan job description. Adapun tugas rutin sekretaris adalah sebagai berikut :
a. Membuka surat untuk pimpinan.
b. Menyusun/membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi). c. Menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinan.
f. Mengatur jadwal kegiatan (agenda) pimpinan.
g. Menjaga kebersihan dan kerapian kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja.
h. Menyiapkan pembuatan lapoaran. i. Mengelola kas kecil (petty Cash). 2. Tugas Idental
Tugas yang tidak setiap hari dihadapi oleh sekretaris, hanya akan dilaksanakan apabila ada instruksi khusus biasanya berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada sekretarisnya bahwa ia sanggup mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertenru. Adapun kegiatan yang termasuk tugas melaksanakan instruksi antara lain :
a. Mempersiapkan rapat (mulai dari menyusun daftar orang yang akan diundang, membuat surat undangan, mengatur ruangan rapat serta menyediakan segala bahan yang dibutuhkan untuk rapat tersebut).
b. Mengatur makan siang atau makan malam pimpinan dengan relasinya. c. Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan.
d. Mengurus masalah dengan baik.
e. Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintah untuk mencari informasi atau menyampaikan informasi.
f. Mengurus perjalanan dinas pimpinan (mulai dari pemesanan tiket, booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai pada catatan pengeluaran biaya perjalanan dinas).
41
3. Tugas Kreatif
Tugas kreatif yang baik termasuk tugas rutin, tetapi atas inisiatif sendiri tanpa diminta atau tanpa diperintah oleh pimpinan, namun wajib dilaksanakan dengan baik oleh sekretaris. Pada prinsipnya sekretaris harus dapat mencari sendiri apa yang perlu dikerjakannya asalkan menguntungkan perusahaan secara umum dan pimpinannya secara khusus. Lingkup tugas kreatif tidak terbatas, asalkan tidak menyimpang atau berseberangan dengan tugas yang dikerjakan pimpinannya. Beberapa contoh tugas kreatif adalah sebagai berikut :
a. Mengirimkan bunga atau ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang memperboleh promosi jabatan.
b. Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan perusahaan. c. Membuta perencanaan kerja.
d. Mengumpilkan brosur, price list dari berbagai macam pameran yang berguna untuk perusahaan.
e. Mempelajari organisasi, peraturan kerja, product knowledge, budaya perusahaan.
f. Mengembangkan diri dengan mengikuti berbagai macam pelatihan, lokakarya, seminar ataupun kursus-kursus maupun pendidikan yang menunjang pekerjaan.
1. Menurut wewenangnya
a. Tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang hampir setiap hari dihadapi dan harus dikerjakan tanpa menunggu perintah atau instruksi khusus dari pimpinan.
b. Tugas instruksi, tugas-tugas yang tidak setiap hari dihadapi dan hanya dikerjakan bila ada perintah dari pimpinan.
c. Tugas kreatif, tugas yang dikerjakan oleh sekretaris atas dasar inisiatif. 2. Menurut jenis tugasnya
a. Tugas administrasi/perkantoran, tugas yang berhubungan dengan tulis-menulis, dokumentasi, dan pengetikan.
b. Tugas resepsionis, tugas yang berhubungan dengan tugas komunikasi. c. Tugas keuangan, menangani keuangan pimpinan.
d. Tugas sosial. e. Tugas insidenti.
Menurut Rosidah (2003:13) tugas-tugas sekretaris meliputi sebagai berikut:
1. Tugas Rutin
Tugas yang baik memerlukan perintah, khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus.Misalnya : tugas pengurusan surat, menerima tamu, tata kearsipan, membuat jadwal kerja pimpinan dan meneriam telepon. 2. Tugas Khusus
43
sekretaris untuk menyelesaikannya. Misalnya membuat perjanjian, mengirim faximile.
3. Tugas Kreatif
Yaitu tugas yang berasal dari inisatif sekretaris untuk sendiri.Biasanya hal-hal yang dilakukan sekretaris adalah pekerjaan yang mendukung dan menunjang kerja pimpinan dalam menyelesaikan tugas.
4. Tugas Untuk Melakukan Hubungan dan Kerjasama
Yaitu tugas sekretaris didominasi oleh hubungannya dengan manusia, yang didalamnya meliputi tugas rutin, khusus maupun tugas kreatif. Tugas-tugas tersebut adalah sebagai berikut :
a. Berhubungan dengan dunia luar, dunia luar berarti pihak-pihak di luar kantor. Sekretaris adalah perpanjangan tangan dari atasanya dan menjadi satu-satunya contact person yang ingin dihubungi oleh orang dengan luar perusahaan atau atasan.
b. Berhubungan di dalam organisasi, yang paling utama adalah hubungan sekretaris dengan atasannya dan pekerjaanya. Bagaimana membuat pekerjaan sang atasan lebih mudah dan efektif. Kontribusi yang penting adalah fungsi sekretaris sebagai buffer, mengambil alih tugas-tugas kecil dan menanggulangi interupsi sehingga atasan dapat berprestasi maksimal.
membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor. Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah sebagai berikut :
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat, termasuk telepon dan telegram bagi sekretaris pribadi).
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting. 4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainya.
7. Bertindak sebagai perantara antar pimpinan dan bawahan. 8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan. 9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
3.2.6. Peranan Sekretaris
45
Peran yang dipegang sekretaris berporos pada kedudukan atau statusnya dalam perusahaan, atau organisasi, maupun instansi pemerintahan.Dalam melaksanakan tugas tersebut, sekretaris tidak hanya berhubungan dengan pimpinannya saja, melainkan dengan klien perusahaan, karyawan lain, bahkan dengan pekerjaan yang ditekuninya.Menurut Eti Ratnawati dan Sunarto (2006:33) beberapa peran umum yang harus dijalani seorang sekretaris sebagai berikut.
1. Sekretaris sebagai duta
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan atau organisasi maupun instansi pemerintah. Oleh karena itu, sekretaris dituntut untuk berpenampilan baik dan profesional karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinan saja, melainkan masyarakat luas. Apalagi jika perusahaan tersebut termasuk perusahaan besar yang telah memiliki nama di tengah masyarakat, tentu sekretaris tidak akan mau mendapatkan image buruk dan ditegur pimpinan.
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan
Di sini, sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya, membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah. Terutama bagi sekretaris wanita inilah saat yang tepat bagi sekretaris untuk menunjukan taste artistik sekretaris.
4. Sekretaris sebagai humas
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain.
3.2.7. Pengertian Sekretariat
Webster (1956:131) mengatakan pengertian sekretariat adalah sebagai berikut :
1. Kantor atau kedudukan seorang sekretaris.
47
3. Pegawai atau satuan organisasi yang dipimpin oleh seorang sekretari. 4. Pegawai atau kelompok sekretaris.
Menurut Funk dan Wagnalss (1963:33) mengutarakan pengertian secretariat yaitu :
1. Kedudukan seorang sekretaris.
2. Tempat dimana seorang sekretaris melakukan pekerjaannya dan memelihara warkat-warkat dinas.
3. Seluruh pegawai dari para sekretaris di dalam kantor, khususnya departemen yang dipimpin oleh sekretaris pemerintahan.
4. Badan administrasi yang emula adalah Liga Bangsa-Bangsa, sekarang menjadi Perserikatan Bangsa-Bangsa yang terdiri dari sekretaris jenderal, para pegawainya, dan para sekretarisnya.
Dari beberapa pendapat tentang pengertian secretariat tersebut, jelas bahwa pada mulanya sekretariat berarti tempat sekretaris bertugas, kemudian berkembang menjadi satuan organisasi dimana sekretaris melakukan tugas dalam bidang perkantoran. Jadi, dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengertian sekretariat adalah satuan organisasi yang melaksanakan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya, yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan lancer.
Menurut Drs. Ignatius Wursanto (2006:209) perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas kedinasan. Perjalanan dinas merupakan sebuah kebutuhan, kebiasaan, dan bagian dari keseharian pejabat pemerintah, baik di pusat (departemen dan lembaga) maupun daerah (provinsi, kabupaten, dan kota).
Perjalanan dinas merupakan perjalanan dari tempat kedudukan ke tempat yang dituju dan kembali ke tempat kedudukan semula. Dalam hal ini, perjalanan dinas disesuaikan dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) pejabat/pegawai, termasuk untuk peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) seperti mengikuti pelatihan, bimbingan teknis, seminar, dan studi banding.
3.2.9. Jenis-Jenis Perjalanan Dinas
49
negeri. Sedangkan perjalanan dinas berdasarkan sarana transportasi yang digunakan dibedakan menjadi perjalanan dinas lewat darat, udara, dan laut.
1. Perjalanan dinas lewat darat
Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil perusahaan, travel, bus, atau kerta api. Perjalanan dinas dengan menggunakan mobil perusahaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan relative dekat. Sedangkan pilihan terhadap alternative perjalanan dengan menggunakan jasa biro perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat yang dituju relatif jauh dan pimpinan tidak akan tertanggu kondisi kesehatan dan vitalitasnya. Dengan demikian, pimpinan dapat mengikuti dan menjalankan tugas sesuai dengan tujuan pokok perjalanan dinas perjalanan dinas tersebut dengan baik.
Untuk perjalanan dinas lewat darat tidak memerlukan dokumen perjalanan khusus, sehingga sekretaris hanya melakukan persiapan berupa pemesanan tiket dan dokumen-dokumen yang berkaitan langsung dengan tujuan pokok perjalanan dinas. Namun, apabila pimpinan melakukan perjalanan dinas lebih dari satu hari, sekretaris harus mempersiapkan akomodasi selama di tempat tujuan, antara lain meliputi hotel tempat tujuan dan sebaliknya.
2. Perjalanan dinas lewat laut
tiket untuk perjalanan dinas dalam negeri, sedangkan untuk perjalanan dinas keluar negeri ditambahkan dokumen seperti passport, visa, dan lain-lain. Sekretaris juga harus menyiapkan akomodasi selama di tempat tujuan pokok perjalanan dinas. Walaupun perjalanan dinas dengan menggunakan armada laut ini bisa ditempuh, namun untuk pimpinan yang bergerak dibidang bisnis yang menginginkan segala sesuatunya bergerak cepat, sering tidak menjadi pilihan. Pimpinan perusahaan terlalu lama walaupun pekerjaan dapat didelegasikan pada bawahan.
3. Perjalanan Dinas lewat Udara
51
3.2.10.Mengatur Perjalanan Dinas
Sehubungan dengan perjalanan dinas yang merupakan tugas untuk mencapai tujuan perusahaan atau organisasi ataupun instansi pemerintah, pimpinan yang mendapatkan tugas tersebut tidak perlu mempersiapkan sendiri. Sebab, sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan memiliki tugas untuk mengurus kepergian pimpinan mulai dari keberangkatan sampai dengan kepulangannya. Tidak menutup kemungkinan, sekretaris tidak hanya mempersiapkan perjalanan dinas. Hal ini terjadi karena sekretaris sering diminta untuk mengikuti perjalanan dinas pimpinan, termasuk mengikuti acara pokok perjalanan dinas dan sering pula sekretaris diminta untuk membuat laporan perjalanan dinas pimpinan setelah perjalanan dinas pimpinan dilakukan.
Oleh karena itu segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinan telah dipersiapkan sekretaris, maka pimpinan dapat mengkosentrasikan diri untuk mempersiapkan segala sesuatu yang berkaitan langsung dengan tujuan perjalanan dinas. Menurut Dra. Eny Winarni (2009:68) ada beberapa hal yang harus dipersiapkan oleh sekretaris sehubungan dengan penyelenggaraan perjalanan dinas. Adapun yang harus dipersiapkan oleh sekretaris adalah :
1. Merencanakan Perjalanan
saat melakukan perjalanan. Dalam merencanakan perjalanan dinas, sekretaris terlebih dahulu harus mengetahui tujuan dan maksud diadakan perjalanan dinas. Kemudian sekretaris harus merencanakan jadwal kegiatan yang akan dilakukan, dokumen perjalanan yang dibutuhkan, akomodasi selama perjalanan, dan mencari segala informasi yang dibutuhkan demi kelancaran perjalanan dinas yang akan dilakukan.
2. Mempersiapkan Daftar Perjalanan
Sekretaris bertanggung jawab terhadap penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat perjalanan dinas. Oleh karena itu, sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris dapat membantu pimpinan dalam mempersiapkan daftar perjalanan yang akan dilakukan. Untuk dapat menyusun daftar perjalanan pimpinan, sekretaris memerlukan timetable (daftar waktu perjalanan) dari setiap alat transportasi, apakah pesawat terbang, kapal laut maupun kereta api.
53
Tabel 3.1 Timetable
No. Day Dep/Arr No. Flight Aircraft
1
Jakarta - Singapore dengan penerbangan Singapore Airlines
06 April 1700/1935 SQ 159 744
2
Singapore – Sydney dengan penerbangan Singapore Airlines
03 May 2040/0705 + 1 SQ 221 744
3
Sydney – Hongkong dengan penerbangan Singapore Airlines
08 June 0845/2040 SQ 220/SQ 2 744/744
4
Hongkong – Jakarta dengan penerbangan Singapore Airlines
07 July 1330/1835 SQ 859/SQ 164 744/772
Sumber
3. Mempersiapkan Dokumen Perjalanan
a. Paspor (Passport)
Adalah sebuah buku kecil berisi identitas orang yang memegangnya, berlaku sebagai tanda pengenal atau tanda sah diri pemegangnya. Setiap orang yang berkunjung ke suatu negara diwajibkan menunjukkan paspornya agar dapat diketahui siapa dirinya, warga negaranya, usianya dan sebagainya. Paspor berisi data:
i. Nomor paspor
ii. Nama pemegang paspor iii. Jenis kelamin
iv. Kewarganegaraan
v. Tempat dan tanggal lahir vi. Tanggal dikeluarkannya paspor vii. Tanggal habis berlakunya paspor viii. Kantor yang mengeluarkan paspor
ix. Foto pemegang paspor
Macam-macam paspor adalah sebagai berikut :
a) Paspor biasa (Normal Passport)
Paspor dengan sampul berwarna hijau, lazim disebut paspor hijau, adalah paspor untuk masyarakat umum, paspor biasa ini dapat diperoleh di kantor imigrasi setempat. Masa berlakunya adalah 5 tahun, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Inggris. Cara mendapatkannya :
55
diminta. Paspor untuk anak-anak dibawah umur biasanya dijadikan satu dengan paspor salah satu orang tuanya (ibu atau ayah). Jadi di dalam paspor ayah atau ibunya ada lembar khusus yang mencantumkan foto dan data anaknya. Boleh dicantumkan lebih dari satu anak.
2) Setelah anak dewasa, mereka dapat meminta paspor sendiri. Waktu untuk mengurus paspor sekitar 3 (tiga) hari atau sampai 2 (dua) minggu. Pemegang paspor harus hadir di kantor imigrasi untuk pemotretan dan tanda tangan.
b) Paspor Dinas
Paspor dengan sampul berwarna biru, sehingga sering disebut sebagai paspor biru, yaitu paspor dinas untuk pejabat pemerintah dalam rangka perjalanan ke luar negeri, paspor ini dapat diperoleh di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlakunya paspor jenis ini tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih. Ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Inggris.
c) Paspor Diplomatik
d) Paspor Haji
Paspor dengan warna coklat, sehingga sering disebut sebagai paspor coklat, yaitu paspor yang diperuntukkan bagi orang-orang yang akan pergi menunaikan ibadah haji. Masa berlaku paspor jenis ini sesuai dengan waktu/masa haji. Paspor ini diperoleh di Departemen Agama, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Arab.
e) Paspor khusus (special passport)
Lazim disebut United Nations Laissez Passer (UNPL), adalah paspor khusus untuk pegawai/pejabat United Nations. Ada 2 macam UNPL:
i. Berwarna biru muda untuk staf United Nations. ii. Berwarna merah untuk pejabat tinggi United Nations.
Selain paspor, ada dokumen perjalanan (travel document) lain yang diakui sebagai paspor:
1) Seaman Book
Dipergunakan pada pelaut selama waktu melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari perusahaan pelayaran yang bersangkutan.
2) Certificate of Indentity
57
berlakunya berakhir tanggal 15 Juli 2012, maka pemegang paspor tidak boleh berpergian ke luar negeri dengan memakai paspor tersebut setelah tanggal 15 Februari 2012. Untuk itu sebelum pergi ke luar negeri, harus diperhatikan masa berlakunya paspor untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. Ada kalanya dicantumkan kata “resctrictions” diikuti dengan nama suatu Negara tertentu, yang berarti pemegang paspor dilarang berkunjung ke Negara yang disebutkan itu.
b. Exit permit
Exit permit adalah ijin meninggalkan negara tempat tinggalnya untuk berpergian ke negara lain untuk sementara waktu sebagai turis atau sebagai traveler lainnya. Bentuk exit permit berupa cap atau stempel yang diterakan pada lembaran paspor. Masa berlakunya exit permit adalah untuk 3 (tiga) bulan, dan apabila masa itu telah lewat (dipakai atau belum) maka harus dimintakan lagi untuk perjalanan lainnya.
c. Surat Keterangan Fiskal
Surat keterangan fiskal adalah surat keterangan pembayaran pajak yang diwajibkan pemerintah terhadap warga negaranya yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah atau pegawai negeri.
d. Sertifikat Kesehatan (Health Certificate)
suatu daerah/negara. Untuk itu sekretaris perlu memeriksa apakah sudah ada sertifikat kesehatan apabila pimpinan akan berkunjung ke Negara tertentu yang meminta sertifikat kesehatan yang diisyaratkan. Sekretaris harus mencari informasi (bisa ditanya ke biro perjalanan) Negara mana saja dan sertifikat kesehatan jenis apa yang dipersyaratkan Negara yang bersangkutan.
e. Visa
Visa adalah ijin untuk masuk ke suatu Negara, berupa keterangan yang ditulis di atas selembar formulir kemudian ditempel pada salah satu halaman paspor. Keterangan yang dicantumkan ke dalam visa adalah berapa lama seseorang diperkenankan tinggal di Negara yang akan dikunjunginya.
Masing-masing Negara mempunyai kebijakan (policy) yang berbeda satu sama lain. Pada umumnya diberikan ijin tinggal 3 (tiga) bulan. Apabila pengunjung tinggal di sebuah Negara melewati batas waktu ijin tinggal disebut overstay, ia akan dikenakan sanksi oleh Negara yang bersangkutan antara lain dapat dipaksa pulang. Keterangan yang dicantumkan dalam Visa berbeda-beda, ada bisa yang hanya mencantumkan lama ijin, tinggal, nomor paspor, dan single visit atau multiple visit. Ada pula mencantumkan nomor pemegang paspor Single Visit berarti Visa hanya berlaku untuk 1 (Satu) kali kunjungan. Multiple Visit artinya berlaku untuk beberapa kali kunjungan dalam jangka waktu tertentu.
59
yang dilarang memasuki suatu Negara tersebut. Syarat-syarat untuk mendapatkan Visa:
i. Memperhatikan paspor yang masih berlaku. ii. Sudah mempunyai exit permit.
iii. Sudah mempunyai tiket untuk pulang pergi (round trip tickets) ke Negara yang akan dikunjunginya.
iv. Membawa uang secukupnya dengan menunjukkan jenis uang yang akan dibawa, berupa Bank atau traveler checque atau dalam bentuk lain. v. Dapat memberikan alamat tempat menetap dan surat garansi dari
perusahaan serta surat sponsor dan perusahaan yang akan dikunjungi, sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.
vi. Mengisi Applications Form dan membayar sejumlah uang yang akan ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan Negara yang diminta.
vii. Menyerahkan pas poto sebanyak yang diminta.
Macam-macam visa yaitu sebagai berikut :
1) Transit Visa
2) Tourist Visa
Sering disebut visa pariswisata, adalah visa yang diperuntukkan bagi orang-orang yang mengadakan perjalanan untuk tujuan pariwisata. Di Indonesia Tourist visa berlaku untuk satu atau dua bulan dan tidak dapat diperpanjang visanya dan harus keluar dari Indonesia dan meminta lagi visanya ke Kedutaan Besar Republik Indonesia di luar negeri, biasanya di Singapore.
3) Business Visa
Adalah visa yang diperuntukkan bagi para traveler yang akan mengadakan kunjungan bisnis atau urusan dagang lainnya.
4) Official Visa
Adalah visa yang diberikan kepada pejabat resmi dari suatu Negara, yang diberikan secara gratis sebagai tanda persahabatan antara kedua Negara sesuai kelaziman tata cara dalam hubungan Internasional.
5) Dipomatic Visa
Adalah visa yang diberikan kepada duta, konsul atau perwakilan dari suatu Negara yang patut diberikan penghargaan dan penghormatan atas dasar hukum dan kebiasaan dalam pergaulan diplomatic internasional
6) Imigran Visa
61
bersangkutan. Dalam kerangka kerjasama Negara-negara ASEAN, Warga Negara Indonesia (WNI) akan mengadakan kunjungan singkat kebeberapa Negara ASEAN, seperti Singapore, Malaysia, Brunei Darussalam, Thailand, Philipines, tidak memerlukan Visa.
f. Tiket Pesawat Terbang (Air Ticket)
Setelah menerima tiket pesawat terbang, sekretaris harus memeriksa kembali apakah sesuai dengan pesanan.Hal-hal yang harus diperiksa adalah sebagai berikut :
1) Route yang dilalui
2) Connecting timenya diperiksa kembali, apabila akan transit di suatu Negara, biasanya connecting time yang dibutuhkan antara waktu tiba dan pindah penerbangan adalah sekitar 2 (dua) jam. 3) Kelas penerbangan.
4) Status penerbangan, apkah sudah confirmed (ok) atau masih dalam waiting list.
5) Seating arrangement apakah: a) Window aisle (passage way) b) Middle Seat
c) Front row 6) Status tiket, apakah:
b) Non Endorsable, bertarif lebih murah daripada endorsable, dapat mengganti flight dari airlines lain.
c) Restricted, tiket jenis ini tak dapat mengganti jadwal penerbangan, juga tidak dapat mengganti flight baik dari airlines yang sama maupun airlines yang lain.
g. Voucher
Sebaiknya sebelum pimpinan berangkat, sudah membeli voucher lebih murah dan nyaman. Dalam voucher tercantum nama pemesan, nama hotel, jenis kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar dari hotel dan sebagainya. Sehingga sebagai tamu cukup menunjukkan voucher saat datang di hotel, langsung mendapatkan kamar yang telah dipesan. Sekretaris harus memeriksa secara teliti, nama pemesan, nama hotel, jenis kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar. Apakah sesuai dengan pesanan. Apabila terjadi kekeliruan harus segera diurus agar tidak menimbulkan masalah setelah tiba di hotel.
h. Surat Perintah Tugas
Surat perintah perjalanan dinas adalah naskah dinas sebagai alat pemberitahuan yang ditujukan kepada pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas serta pemberian fasilitas perjalanan dan pembiayaan.
4. Mempersiapkan Transpotasi
63
api. Sedangkan untuk perjalanan ke luar negeri, pada umumnya pimpinan akan lebih menyukai transportasi udara. Menurut Ursula Ernawati (2003:165) transportasi yang harus diketahui oleh seorang sekretaris, yaitu kereta api, bus, ataupun mobil (taksi).
a. Kereta Api
Dapat menjadi salah satu alternatif pilihan untuk perjalanan jarak pendek, atau karena waktu dipakai untuk menuju bandara lebih lama, atau cuaca yang buruk sehingga berbahaya memakai transportasi udara.
b. Bus
Biasanya dipakai untuk mencapai tempat-tempat yang tidak dilayani kereta api atau pesawat udara.
c. Mobil (taksi)
Sekretaris harus mengetahui airlines yang mana disukai pimpinan, kemudian sekretaris juga harus mengetahui jenis pelayanan airlines yang diinginkan pimpinan, apakah kelas ekonomi (paling murah), kelas bisnis atau kelas utama.
Selain itu, masih ada persiapan hal lain, yang harus diketahui sekretaris: a) Perubahan pemesanan
Sekretaris harus menghubungi pihak airlines apabila ada sebagian atau keseluruhan rencana perjalanan mengalami perubahan.
b) Open Return
