1 BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pada abad yang sudah semakin canggih sekarang ini, sudah hampir tidak
terdapat batasan lagi untuk berhubungan dengan daerah lain bahkan negara lain.
Semua sudah saling menyatu, saling tergantung dan saling mempengaruhi satu
sama lain. Menghadapi situasi seperti ini, daerah-daerah berkembang akan
berhadapan secara langsung dengan daerah-daerah maju yang memang unggul
dalam berbagai aspek, seperti aspek Sumber Daya Manusia (SDM), aspek modal,
dan aspek teknologi. Kondisi yang demikian membuat para pemimpin perusahaan
membutuhkan jasa serketaris yang lebih profesional, dengan tingkat kompetensi
berstandar internasional, dalam rangka bersaing dengan tenaga-tenaga serketaris
dari daerah dan negara lain.
Prayudi Atmosudirdjo (1982:63) mengutarakan bahwa istilah sekretaris
sebenarnya berasal dari istilah asing yaitu bahasa Belanda “secretaris” atau bahasa
Inggris “secretary” atau bahasa Latin “secretum” yang berarti “rahasia”, jadi
pengertian sekretaris tersebut menyangkut seseorang yang bisa dipercaya, atau
seseorang yang dapat menyimpan rahasia. Sedangkan, Wursanto mengemukakan
bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan
kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.
mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau
catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan. Jadi, dari kedua
pernyataan tersebut dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seseorang yang
membantu seorang pemimpin di suatu organisasi atau perusahaan ataupun badan
instansi, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan
menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional
organisasi atau perusahaan ataupun badan instansi.
Menurut Ursula Ernawati (2004:13)jenis sekretaris berdasarkan luas lingkup
tanggung jawab terdiri atas sekretaris organisasi dan sekretaris
pimpinan.Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin
suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu.Sekretaris
organisasi disebut juga executive secretary.Ia bekerja tidak hanya atas perintah
atasannya, tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana
organisasinya, menyusun struktur kerja organisasi, membuat keputusan,
pengarahan koordinasi, dan pengendalian. Contoh sekretaris organisasi adalah
business secretary, company secretary, dan sekretaris jendral di Departemen Sekretaris Wilayah Daerah di Pemerintah Daerah tingkat I. Sedangkan sekretaris
pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan
kantor untuk pimpinannya.
Menurut Eti Ratnawati dan Sunarto (2006:16) tugas sekretaris dapat dibagi
menjadi tiga kelompok yaitu, tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi, dan tugas
kreatif.Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar, pengurusan
rutin, dan lain-lain. Tugas pelaksanaan instruksi berkaitan dengan rapat yang tidak
rutin, perjalanan dinas, proyek khusus, dan lain-lain. Sedangkan, tugas kreatif
dapat berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja, pengelolaan
waktu, dapat berhubungan dengan pengaturan menyangkut ruang dan penyediaan
peralatan kerja, dapat menyangkut peningkatan kepribadian, pengetahuan, atau
kecakapan yang diperlukan agar kualitas, peran, fungsi,dan tugas keseluruhannya
semakin meningkat.
Pada dasarnya setiap sekretaris memiliki peran yang sama yaitu membantu
kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan. Dalam melaksanakan tugas tersebut,
sekretaris tidak hanya berhubungan dengan pimpinannya saja, melainkan dengan
klien perusahaan, karyawan lain, bahkan juga dengan pekerjaan yang
ditekuninya.Secara garis besar, peran umum yang harus dijalani seorang sekretaris
adalah sebagai duta, sebagai pintu gerbang, sebagai ibu rumah tangga dan sebagai
humas perusahaan atau organisasi maupun instansi pemerintahan.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari
perusahaan atau organisasi ataupun instansi pemerintah.Oleh karena itu, sekretaris
dituntut untuk berpenampilan dan bersikap sopan dan profesional. Apalagi jika
perusahaan tersebut termasuk perusahaan besar yang telah memiliki nama
ditengah masyarakat tentu sekretaris tidak akan mau mendapat image buruk dan
ditegur pimpinan.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena salah satufungsi
sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu,
relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah
melapor atau izin kepada sekretaris terlebih dahulu.Sehingga sikap, cara berbicara
dan bahasa tubuh sekretaris sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu
yang datang adalah berbeda-beda.
Selayaknya ibu dari perusahaan, sekretaris harus dapat menaungi
perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya.Misalnya,
membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar
para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa nyaman.
Terutama bagi sekretaris wanita inilah saat yang tepat bagi sekretaris untuk
menunjukan taste artistik sekretaris.
Sekretaris juga sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan
kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung maupun
melalui telepon atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas,
sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama
sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan
diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan
perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik
dengan seseorang atau lembaga lain.
Setiap organisasi baik organisasi perusahaan, organisasi sosial maupun
organisasi pemerintah mempunyai tujuan yang dapat dicapai melalui pelaksanaan
dalam organisasi tersebut dan yang paling berperan dalam rangka pencapaian
tujuan organisasi adalah sumber daya manusia.
Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara merupakan instansi pemerintahan
yang beroperasi untuk kepentingan masyarakat dan membangun provinsi
Sumatera Utara menjadi lebih baik.Dalam usaha pencapaian tersebut diperlukan
berbagai faktor yang mendukung.Salah satunya yaitu perkembangan teknologi
yang cukup pesat yang menyebabkan pola berpikir manusia pun mengalami
perubahan.Kondisi perubahan perilaku ini didasari oleh ilmu pengetahuan dan
pengalaman oleh setiap individu.Individu atau manusia juga merupakan faktor
yang mendukung perkembangan suatu instansi pemerintah dan dikatakan efektif
jika setiap individu yang berada di dalamnya mempunyai kinerja baik dalam
melaksanakan tugasnya.
Visi dan misi provinsi Sumatera Utara yaitu menjadi provinsi yang sejahtera
dengan membangun dan meningkatkan kualitas infrastruktur daerah. Oleh karena
itu, sesuai dengan visi dan misi tersebut para Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang
bekerja di dalamnya perlu melakukan kunjungan (survey) ke berbagai daerah
untuk melakukan kerja sama demi tercapainya visi dan misi tersebut. Dalam hal
ini, kunjungan yang dimaksud adalah perjalanan dinas. Perjalanan dinas
merupakan sebuah kebutuhan, kebiasaan, dan bagian dari keseharian pejabat
pemerintah, baik di pusat (departemen dan lembaga) maupun daerah (provinsi,
Dalam menjalankan tugas tersebut, para pejabat negara membutuhkan
tenaga bantuan dari seseorang yang akan membantu dalam mempersiapkan segala
kebutuhan yang diperlukan dalam melakukan perjalanan dinas. Tenaga bantuan
yang dimaksud adalah tenaga bantuan dari seorang sekretaris yang mampu
membantu pimpinan dalam menjalankan tugas negara, agar dapat dilaksanakan
dengan baik dan lancar.
Seorang sekretaris yang handal, umumnya dipercayai pimpinan untuk
mengatur perjalanan dinas pimpinan. Tugas dan tanggung jawab sekretaris dalam
hal ini tidaklah ringan. Ia harus mempersiapkan segala sesuatu mulai dari
dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya, konfirmasi tiket dan
hotel, pembuatan jadwal perjalanan, sampai segala sesuatu yang dapat mendukung
dan menunjang keberhasilan pimpinan dalam perjalanan dinasnya, baik diluar
kota maupun diluar negeri, sehingga pimpinan merasa nyaman dan tenang.
Bertitik tolak dari uraian diatas, maka dapat diketahui bahwa peranan
sekretaris sangat penting, khususnya dalam menangani perjalanan dinas pimpinan
untuk merealisasikan pencapaian tujuan perusahaan atau organisasi ataupun
instansi pemerintahan. Oleh karena itu, penulis merasa tertarik untuk
menguraikannya dalam bentuk tugas akhir dengan judul : “PERANAN
SEKRETARIS DALAM PERJALANAN DINAS STAF AHLI GUBERNUR
PADA SEKRETARIAT STAF AHLI GUBERNUR DI KANTOR GUBERNUR
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka perumusan masalah yang dapat
diambil sebagai dasar kajian dalam penelitian yang penulis lakukan adalah :
“Bagaimana peran sekretaris dalam perjalanan dinas Staf Ahli Gubernur pada
Sekretariat Staf Ahli Gubernur di Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara ?”
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui peran sekretaris dalam
perjalanan dinas Staf Ahli Gubernur pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur di
Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah :
1. Bagi penulis
Dapat menambah wawasan dan pengetahuan penulismengenai peran
sekretaris dalam perjalanan dinas pimpinan.
2. Bagi instansi
Untuk memberikan masukan serta saran yang dapat bermanfaat bagi
Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara mengenai masalah yang
berkaitan dengan perjalanan dinas.
3. Bagi peneliti yang akan datang
Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat meneliti
1.5. Sistematika Penelitian
Adapun sistematika penelitian yang disajikan dalam Tugas Akhir ini terlihat
pada Tabel 1.1 sebagai berikut.
Tabel 1.1 Sistematika Penulisan No. KEGIATAN
Maret April 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Persiapan
2. Pengumpulan Data
3. Penulisan Laporan
Sumber : Penulis (2015)
1.6. Sistematika Pembahasan
Berikut adalah sistematika penulisan yang digunakan dalampenyusuan
laporan tugas akhir.
1. BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis akan membahas latar belakang masalah,
perumusan masalah,tujuan penelitian, manfaat penelitian, sistematika
penelitian, dan sistematika pembahasan.
2. BAB II PROFIL INSTANSI
Pada bab ini penulis akan membahas sejarah ringkas instansi, struktur
organisasi, job description (uraian pekerjaan), jaringan kegiatan, kinerja
3. BAB III PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis akan membahas tentang pengertian sekretaris,
syarat-syarat sekretaris, jenis-jenis sekretaris, fungsi sekretaris, tugas
sekretaris, peranan sekretaris, pengertian sekretariat, pengertian
perjalanan dinas, jenis-jenis perjalanan dinas, dan mengatur perjalanan
dinas, serta peran sekretaris Staf Ahli Gubernur dalam perjalanan dinas
Staf Ahli Gubernur.
4. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran peneliti
berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan mengenai peran sekretaris
