A. Latar Belakang dan Permasalahan
Informasi menjadi suatu hal yang pasti dibutuhkan setiap manusia. Semakin maju peradaban dan teknologi, akses untuk mendapatkan informasi dituntut untuk lebih cepat, tepat, akurat, dan lengkap. Informasi sendiri ialah suatu sumber keterangan yang harus tersedia dalam suatu kegiatan yang dilakukan oleh suatu instansi maupun perorangan. Adapun di dalam ranah informasi terdapat satu cabang ilmu yaitu ilmu dokumentasi. Dokumentasi sendiri dibagi dalam tiga cabang keilmuan yaitu dokumentasi korporil atau museum, dokumen literair atau perpustakaan, dan yang terakhir ialah dokumen privat atau kearsipan.1 Pengertian arsip menurut Undang-undang 43 Tahun 2009 adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara2
Berdasarkan fungsinya, arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis ialah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi pada organisasi. Arsip statis ialah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
1
Ridwan Juli, Ruang Lingkup Dokumentasi, m.ridwanjuli.blogspot.com, dl tanggal 9 Januari 2014 pukul 15.27
2
masa retensinya dan dipermanenkan serta telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan.3 Arsip statis atau archives are
those records that are worthy of permamment retention because of their enduring value as evidence of for research. Archives are an elite body of records.4
Perbedaan fungsi dari kedua jenis arsip tersebut tidak hanya menimbulkan pengistilahan yang berbeda tetapi menimbulkan cara pengolahan arsip yang berbeda pula. Tidak hanya perbedaan dalam mengolah maupun fungsi, adapun sarana dan prasarana penunjang, keterampilan dan keahlian mengolah dan fisik arsip tersebut itu juga berbeda. Pengolahan arsip statis menurut peraturan pemerintah RI Nomor 28 tahun 2012 dilaksanakan berdasarkam asal asas asal usul dan asas aturan asli serta standar deskripsi arsip statis.5
Adapun pengolahan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan penataan informasi arsip statis; penataan fisik arsip statis; dan penyusunan sarana bantu temu balik arsip statis6 Kegiatan pengolahan arsip statis bertujuan untuk menghasilkan output berupa guide, daftar arsip statis, dan inventaris arsip sebagai alat temu balik arsip atau sering disebut dengan finding aids. Alat temu balik arsip ini disusun sedemikian rupa untuk memudahkan pengguna (user) dalam menemukan arsip statis yang akan digunakan.
3
Ibid., pasal 1
4
Roper Michael, Laura Millar.,Managing Archives (London: International Records Management Trus,1999), hlm.5
5
PP Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43
tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 96
6
Pengolahan arsip statis merupakan salah satu fungsi dalam organisasi yang tujuannya untuk mengolah arsip statis dalam bentuk apapun yang bernilaiguna jangka panjang atau berkelanjutan karena di dalam arsip statis itu sendiri terdapat nilai-nilai yang bersifat sekunder antara lain nilai informasional, nilai evidential, dan nilai hukum ini membuat arsip statis harus dikelola, dirawat, dan disimpan secara baik dan benar. Maka dari itu terciptanya pengolahan arsip statis untuk mewujudkan pengelolaan yang baik bagi arsip statis.
Pengolahan arsip statis juga mewujudkan suatu prosedur pengawasan untuk memelihara materi sejarah dalam menyediakan sarana untuk menggunakan materi sejarah tersebut secara benar. Pernyataan ini sama dengan pendapat salah satu penulis artikel What are archives and archival programs terdapat dalam buku
Keeping Archives yang berbunyi:
Archives are an asset to an organisation, community, state or nation when they are manged well. Good recordkeeping practices lead to creation of comprehensive and accurete record which by extension, create good archives.7
Maksud dari pernyataan tersebut ialah arsip adalah aset bagi sebuah organisasi, masyarakat, negara atau bangsa ketika mereka kelola dengan baik. Praktek pencatatan yang baik mengarah pada penciptaan rekor komprehensif dan akurat yang dengan perluasan, membuat arsip yang baik.
Tujuan dari pengolahan arsip statis agar dapat memelihara memori kolektif bangsa, dan membuat arsip yang akan dicari mudah ditemukan sehingga pelayanan arsip dapat berlangsung secara prima. Adapun yang berhak mengolah
7
Eberhard Kim, “What are archives and archival programs”, dalam Jeckie
Bettington dkk (ed.), Keeping Archives (Canberra: Australian Society of Archivist Inc, 2008), hlm. 2.
arsip statis adalah lembaga kearsipan. Lembaga kearsipan di Indonesia milik yang berhak mengelola arsip statis adalah Arsip Nasional Republik Indonesia, lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/kota, perguruan tinggi.
Dari latar belakang yang telah dipaparkan di atas maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut (1)Bagaimana proses pengolahan arsip statis di ANRI?; (2)Sarana apa saja yang menunjang dalam pengolahan arsip statis di ANRI?; (3)Kendala apa saja yang dihadapi ketika proses pengolahan arsip itu dilaksanakan?
B. Tujuan dan Manfaat
Praktek Kerja Lapangan bertujuan untuk (1)Mengetahui proses pengolahan arsip statis yang dilakukan di Arsip Nasional Repubik Indonesia; (2)Mengetahui sarana apa saja yang diperlukan untuk menunjang proses pengolahan arsip statis; dan (3)Kendala apa yang dihadapi ketika proses pengolahan tersebut dilaksanakan; serta (4)Solusi apa saja yang dapat dilaksanakan untuk pemecahan kendala yang terjadi ketika proses pengolahan arsip statis tersebut berjalan.
Adapun manfaat untuk memberikan informasi kepada pengguna dan penambahan khasanah ilmu pengetahuan mengenai pengolahan arsip statis. Manfaat berikutnya dari kegiatan ini adalah mendapatkan pembelajaran bersosialisasi di lingkungan kerja serta memperoleh kesimpulan berupa saran dan solusi untuk masalah yang dihadapi dalam melaksanakan kegiatan pengolahan arsip statis.
C. Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data merupakan penunjang dalam penyusunan tugas akhir. Adapun tiga metode yang akan dilaksanakan dalam pengumpulan data antara lain observasi partisipasi yaitu pengamatan langsung dengan cara ikut bekerja di instansi yang menjadi tempat pelaksanaan penelitian. Kedua metode interview atau wawancara. Ketiga dengan metode studi pustaka.
Metode yang pertama yaitu observasi partisipasi merupakan pengamatan langsung dan ikut bekerja mengolah arsip statis di Arsip Nasional Republik Indonesia, Jakarta Selatan. Untuk mendapatkan hasil yakni mengetahui secara langsung proses pengelolaan atau manajemen arsip statis yang berada di instansi tersebut sudah sesuai dengan teori yang didapatkan saat kuliah apa belum dan juga apakah pengelolaan arsip statis di ANRI sudah mengikuti peraturan yang berlaku apa belum.
Metode interview atau wawancara dilakukan secara formal dan informal dengan narasumber yang mengetahui dan memahami betul tentang manajemen arsip statis. Narasumber yang akan diwawancarai merupakan kepala bidang pengolah arsip statis dan pegawai bidang pengolah arsip statis di ANRI.
Metode studi pustaka dilakukan dengan cara mempelajari, mengutip teori-teori yang ada serta mendalami dari sejumlah buku dan literatur sebagai referensi. Buku-buku yang akan digunakan sebagai bahan pustaka didapat dari perpustakaan universitas atau prodi kearsipan, buku yang dapat diakses di Arsip UGM, ataupun buku teori yang terdapat di ANRI.
D. Tinjauan Pustaka
Dalam penulisan tugas akhir tidak lepas dari berbagai sumber acuan terutama buku. Adapun buku-buku yang paling relevan dan menjadi acuan antara lain buku Keeping Archives yang diterbitkan oleh Australian Society of Archivists Inc, Managing Archives buku panduan yang diterbitkan di London, dan
Manajemen Arsip Dinamis yang ditulis oleh Sulistyo Basuki.
Buku pertama yang digunakan sebagai referensi ialah Keeping Archives diterbitkan di Canberra pada tahun 2008 dengan editor Jackie Bettington dkk dipaparkan materi-materi mengenai pengelolaan arsip statis. Di section 2 dijelaskan tahapan pengolahan arsip statis seperti arrangement and description. Sehingga buku ini sangat relevan dengan tema yang saya ambil karena di dalam buku tersebut memuat semua informasi tentang manajemen arsip statis.
Buku kedua yaitu Managing Archives merupakan buku petunjuk tentang proses pengolahan arsip statis yang terbit di London, United Kingdom pada tahun 1999 ditulis oleh Michael Oper dan Laura Millar. Pada buku ini dipaparkan tentang cara menyimpan arsip statis, membuat finding aids, dan menulis deskripsi arsip. Sehingga buku ini sangat dibutuhkan untuk mengetahui proses pengolahan arsip statis.
Buku ketiga yaitu Manajamen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan
Mengelola Informasi dan Dokumen yang ditulis oleh Sulistyo Basuki terbit pada
tahun 2003 di Jakarta. Dalam buku ini pada bagian 5 dengan judul Administrasi Arsip Statis dipaparkan tentang proses penilaian arsip, jenis arsip statis, peralatan, koordinasi tanggung jawab dan wewenang pengolah arsip statis, cara
penyimpanan arsip statis, penyusunan arsip statis, sistem deskripsi arsip statis, konservasi dan perawatan arsip statis. Hal-hal tersebut merupakan bagian dari proses pengolahan arsip statis sehingga buku ini sangat relevan dengan tema pengolahan arsip statis.
E. Sistematika Penulisan
Dalam penyusunan akhir pelaksanaan tugas praktik kerja lapangan ini untuk memudahkan pemahaman dari pembuatan laporan yang berjudul Pengolahan Arsip Statis di Sub Direktorat Pengolahan Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 ANRI disusun dalam empat bab. Dari masing-masing bab ini menjelaskan permasalahan yang berbeda namun saling berhubungan antara bab satu dengan bab selanjutnya.
Bab pertama pada laporan, penulis membahas tentang latar belakang permasalahan yang meliputi topik pengolahan arsip statis, topik atau alasan pemilihan judul. Pada tugas akhir ini dijelaskan tujuan dari praktik kerja lapangan yaitu mengamati dan melakukan secara praktik nyata di lapangan mengenai sistem kearsipan serta permasalahan dalam melakukan pengolahan arsip statis. Tinjauan pustaka yang dicantumkan dala penulisan ini menunjukan literatur dan bahan pustaka sebagai acuan teori dalam proses penyusunan laporan akhir.
Pada bab kedua tugas akhir berisi tentang gambaran umum tempat dilaksanakannya praktik kerja lapanagan yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia yang letak geografisnya berada di Jalan Ampera nomor 7, Jakarta Selatan. Dijelaskan pula mengenai sejarah singkat organisasi, visi misi organisasi, tugas
pokok dan fungsi organisasi, kewenangan, dan struktur organisasi ANRI. Pada bab 2 juga terdapat profil unit tempat praktek lapangan kerja yaitu Sub Direktorat Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945, visi misi, dan tugas pokok fungsi unit tersebut.
Bab tiga tugas akhir menguraikan penjelasan rinci permasalahan sesuai dengan topik dari laporan akhir ini berdasarkan praktik yang sudah dilakukan di lapangan yang menggambarkan bagaimana proses pengolahan arsip statis serta kondisi sebelum dilakukanya praktik. Kegiatanya adalah identifikasi arsip, penyusunan rencana teknis, penelusuran sumber dan referensi, pembuatan skema sementara, rekontruksi arsip, deskripsi arsip, membungkus arsip, pembuatan skema definitif, manuver fisches(kartu deskripsi), penomoran definitif, manuver fisik arsip, pemberian label (labelling), penataan arsip dalam boks, pemberian label boks (labelling box), penulisan inventaris, penilaian dan penelahaan, ekspose
draft inventaris, penyempurnaan,verifikasi, dan terakhir pengesahan. Selain itu
terdapat kendala yang di hadapi selama praktik kerja lapangan berlangsung dan juga sarana penunjang kegiatan pengolahan arsip statis.
Bab empat tugas akhir dituliskan tentang kesimpulan dari seluruh laporan akhir serta saran penulis kepada instansi Arsip Nasional Republik Indonesia untuk mendapatkan solusi dari kendala selama proses pengolahan arsip statis berlangsung.
