KSO SUCOFINDO SURVEYOR INDONESIA

(1)

USER

GUIDE

KSO SUCOFINDO – SURVEYOR INDONESIA

Aplikasi

VPTI Online

Ver 3.0

* Komoditi selain Telepon Seluler,

Komputer Genggam(Handheld) dan Komputer Tablet

(2)

Page 1 of 28

BAB I. Pengenalan Singkat Aplikasi VPTI Online

Sistem Aplikasi VPTI Online , merupakan Sistem Informasi yang dikembangkan dalam rangka

mempermudah pihak Importir untuk proses pengajuan Verification Request dan Monitoring Status Verification Order.

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi VPTI Online dibuat untuk memudahkan user dalam mengoperasikan, memahami dan menguasai alur proses dari Aplikasi VPTI Online.

Sistem ini disusun dalam bentuk yang sederhana dan menggunakan bahasa yang mudah di mengerti.

(4)

Page 3 of 28

BAB II. Spesifikasi Sistem Komputer Yang Dibutuhkan

Sistem Aplikasi VPTI Online dapat dijalankan dengan menggunakan komputer yang memiliki spesifikasi minimum sistem seperti yang tertera di bawah ini:

1. Software

 Sistem Operasi : Windows XP / Windows 7  Web Browser : Mozilla Firefox / Google Chrome 2. Hardware

 Processor Intel Pentium 4  Memori (RAM) 512 MB  Harddisk 50 GB

(5)

Page 4 of 28

BAB III. Struktur Menu

A. Login User

Melalui komputer yang terhubung ke internet (baik melalui jaringan LAN, atau akses menggunakan modem), akses website VPTI Online pada browser Mozilla Firefox atau Google Chrome dengan URL https://app-vpti.com/imp/.

Berikut merupakan tampilan awal Aplikasi VPTI-Online.

tampilan halaman pertama VPTI Online

Untuk mengakses aplikasi VPTI-Online, importer/pengguna aplikasi terlebih dahulu sudah memiliki user name dan password yang telah diberikan sebelumnya.

Tombol Sign in untuk masuk ke Aplikasi Isian Password Isian Username

(6)

Page 5 of 28 B. PROFILE

Jika username dan password yang dimasukkan sudah benar, maka selanjutnya user akan menuju ke halaman Company Information. Seperti pada gambar berikut ini :

Halaman company Information

Halaman Company Information (Menu Profile) mencakup informasi data identitas perusahaan seperti Nama perusahaan, Contact, No. NPWP, Alamat lengkap, No. Telepon, Email dan lainnya.

C. VR (Verification Request)

Untuk memulai pengajuan VPTI Online, user bisa meng-klik tombol “VR” pada pojok kanan atas. Halaman VR ini terdiri dari tiga sub menu diantara nya :

Sub Menu Keterangan

VR Form Form isian pengajuan VR.

VR List Daftar VR yang telah pernah diajukan.

IP/IT/SPI License Form upload perijinan importer mencakup IP/IT/SPI.

Download Halaman download Aplikasi HS-Module, Informasi pembayaran Host-to-Host dan user manual VPTI-Online

(7)

Page 6 of 28 C.1. VR FORM

VR Form merupakan form pengajuan VR. Semua inputan form wajib diisi terkecuali inputan pada kolom “Supplier” dan “remark”. Inputan Supplier tidak wajib diisi jika datanya sama dengan Exporter. Berikut merupakan tampilan dari VR Form:

Form Verification Request (VR)

Fungsi tombol get data pada sisi kiri pada bagian supplier, exporter, adalah menampilkan data yang sudah pernah di input (setelah VR data menjadi VO). Sedangkan pada bagian port of loading dan port of discharge merupakan data referensi pelabuhan muat dan bongkar.

Berikut tampilan setelah tombol get data di klik :

Tombol get data Exporter

Tombol get data supplier

Tombol get data port loading dan discharge

(8)

Page 7 of 28

Data pada List Supplier dan List Exporter akan terisi otomatis oleh sistem, setelah adanya pengajuan VR yang sudah menjadi VO. Kotak isian yang tercantum dengan segitiga bertanda

Jendela Pop-up Supplier

Untuk memasukan data pada form VR (get data) klik tombol “Add”

Jendela pop-up Exporter

Untuk memasukan data pada form VR (get data) klik tombol “Add”

Jendela pop-up port of Loading

(9)

Page 8 of 28 seru ( ), berarti field tersebut wajib diisi. Jika dari beberapa field ada beberapa data yang masih kosong atau belum terisi, maka akan tampil contoh peringatan seperti gambar berikut :

Peringatan sesuai dengan kategori isian data

Untuk kolom isian “Detail of Commodity”, dilampirkan saja file hasil generate aplikasi Module (lihat pada point C.4 Download). Direkomendasikan agar file hasil generate aplikasi HS-Module sudah siap sebelumnya. Klik tombol attachment ( ) pada Upload Detail of

Commodity. Berikut tampilannya :

Tombol Attachment

(10)

Page 9 of 28 Lanjutkan input kode acak (security code) yang berjumlah 5 digit.

Kode acak (security number)

Kemudian klik tombol “SUBMIT” untuk mengirimkan pengajuan VR untuk segera diproses.

C.2. VR LIST

Halaman ini berisi daftar VR yang sudah pernah diajukan sebelumnya. Dari halaman ini user dapat melihat informasi status VR yang disubmit.

Berikut tampilan pada VR List:

Halaman Tab Menu VR List

Pada VR List terdapat table data berupa informasi pengajuan, informasinya meliputi:

Kolom keterangan

Upload Kolom untuk menampilkan tombol Re-Upload data uraian barang (jika tombol aktif), yang artinya adalah data uraian yang di upload tidak masuk ke system.

VR Submit No. Nomor submit pengajuan VR Online dan tanggal submit

(11)

Page 10 of 28

Exporter Nama exporter

Register Nomor registrasi dan tanggal, adalah nomor yang digenerate setelah pengajuan VR sudah valid

Verification Order Nomor Verification Order (VO) dan tanggal diterbitkan.

Template File File uraian barang yang diupload (file hasil generate HS-Module).

Pada kolom VR List terdapat beberapa tombol antara lain :

Tombol Keterangan

Untuk menambahkan pengajuan baru, dengan mengklik tombol “add” user akan menuju ke pengisian form VR , dengan kondisi field-field yang kosong. Menampilkan data VR yang diajukan dalam bentuk PDF pada Browser, user harus sudah mempunyai aplikasi pdf reader ( Adobe Reader ) dalam menjalankan aplikasi ini.

(12)

Page 11 of 28 Berikut tampilan halaman preview :

Halaman Preview VR

Draft VR yang di preview ini bisa disimpan ataupun dicetak. Untuk penyimpanan masih menggunakan format PDF. Disarankan user menginstall aplikasi PDF Reader seperti Adobe Acrobat Reader.

(13)

Page 12 of 28 C.3. IP/IT/SPI License

Submenu ini digunakan untuk mengupload softcopy surat perijinan yang dimiliki Importir. Berikut tampilan tab IP/IT/SPI License :

Tombol digunakan untuk mengupload file IP/IT/SPI. Berikut tampilannya :

Dropdown list Type untuk memilih jenis perijinan yang akan diupload

Kolom IP/IT/SPI No untuk mengisi No Perijinan

Tombol Submit untuk mengupload file Kolom File untuk melampirkan file IP/IT/SPI dalam

(14)

Page 13 of 28 C.4. DOWNLOAD

Pada halaman ini terdapat file zip HS Module dan tata cara host to host melalui Bank Mandiri yang dapat di download oleh importir. Berikut tampilan halaman download template :

Halaman Download Template

Untuk membuka aplikasi silahkan diklik dua kali icon pada desktop atau pada start menu yang berbentuk icon seperti berikut ini :

HS_Module.zip harus di extract terlebih dahulu agar aplikasi GenerateDetailof Commodity dapat digunakan, dengan cara :

1. klik kanan pada file HS_Module.zip

2. Extract Here / Extract File / Extract to HS Module.

Setelah HS Module selesai di extract, folder HS_Module akan muncul seperti di bawah ini :

Folder berisi _data1.dat sampai _data5.dat, Setting.cfg dan USER GUIDE HS MODUL.pdf, GenerateDetailofCommodity.exe

Jalankan aplikasi GenerateDetailofCommodity.exe dengan cara double click, berikut logonya :

Berikut tampilan pada aplikasi HS Module:

Link download aplikasi HS Module

Jendela pop-up setelah list download

(15)

Page 14 of 28

Tampilan utama aplikasi Generate of Commodity Format File Template

Kolom Keterangan Cara Input Example

HS Code Nomor pos tarif barang Scroll pada tanda panah bawah untuk memilih hs code

8471302000

Good Description Uraian jenis, type, model barang

Isian Good Description Laptop termasuk notebook dan subnotebook Country of Origin Negara asal barang Isian Negara asal

barang

China

Quantity jumlah barang Isian jumlah barang

(pemisah desimal menggunakan titik )

25

UoM (Unit of Measurement)

Jenis Satuan barang Isian Jenis Satuan barang

UNI

Net Weight Jumlah berat bersih Isian berat bersih barang (pemisah desimal menggunakan titik) 100,250.500 UoM (Unit of Measurement)

Jenis Satuan Berat Bersih Isian jenis satuan berat bersih

KGM

Preference Facility (ATIGA/ACFTA/AKFTA /IJEPA/AIFTA)

Jenis perjanjian kawasan perdagangan

Isian Jenis perjanjian kawasan perdagangan

ACFTA

License No. Nomor perijinan dari KEMENDAG

Isian Nomor ijin IP/IT/SPI

(16)

Page 15 of 28 D. MONITORING QUOTA

Monitoring quota digunakan agar importir dapat memantau realisasi quota. Menu ini tersedia untuk beberapa komoditi seperti Beras (X.05), Gula (X.09) dan Hortikultura (X.24).

Sebagai contoh importir dibawah ini belum menggunakan quota karena di kolom Realisasi Quota masih 0.

Halaman Menu Monitoring Quota

Untuk melihat detailnya, klik salah satu HS Code, lalu akan muncul pop up Detail Monitoring Quota seperti di bawah ini. Untuk HS Code ini belum ada penggunaan kuota, bisa dilihat pada kolom Real yang masih kosong.

(17)

Page 16 of 28 E. TRACKING (VO)

Pada halaman ini berisi Informasi mengenai status data VO (Verification Order). Berikut tampilannya :

Halaman Verification Order Status

Jika kita lihat pada gambar di atas, Halaman status VO mempunyai beberapa bagian-bagian di antaranya adalah :

Bagian Keterangan

VO date Scroll list berisi tanggal untuk pencarian data VO

VO Isian pencarian data pengajuan berdasarkan Nomor VO

Verification Order List Daftar informasi partial VO

Inspection Progress tabel Daftar informasi proses VO hingga final

Split tabel Daftar Informasi LS yang mempunyai split, setiap split di berikan halaman tersendiri pada tiap tabnya.

Tombol Cari Klik untuk mulai pencarian data VO

Progress Status Merupakan monitoring informasi detail mengenai data VO, dari mulai pengajuan VR sampai dengan pencetakan LS dan distribusi. Informasi split pada LS juga dapat terlihat pada tabel ini. Isian Nomor VO Verification Order List Tabel Informasi Inspection progress dan Split Tombol Cari Isian VO Date

(18)

Page 17 of 28 E.1. VO date

Jika di klik akan tampil seperti berikut :

E.2. PENCARIAN BERDASARKAN VO

Berfungsi sebagai pencarian data sesuai dengan nomor VO yang di input, berikut tampilannya :

E.3. VERIFICATION ORDER LIST

Menampilkan VO dan partialnya. Jika No VO di klik maka akan muncul nomor partialnya , seperti gambar berikut :

Dan untuk sub partial pada No VO yang berwarna biru menginformasikan bahwa partial tersebut Status nya sudah Terbit LS, seperti tampilan berikut ini :

Daftar untuk pencarian berdasarkan Tanggal

Sub Menu Partial VO

Input No VO yang ingin di tampilkan

(19)

Page 18 of 28 E.4. INSPECTION PROGRESS AND SPLIT

Merupakan table informasi dari Status VO dan partial nya.

Jika di lihat pada Tabel Progress status dan di sub bagian Final, dapat terlihat disana terdapat tombol

Upload FD, tombol tersebut berfungsi sebagai fasilitas untuk meng Upload data-data pendukung,

berupa Packing list, Invoice, Bill Of Lading dan Other (dokumen lain pendukung FD) pada database KSO. Jika tombol “Upload FD” di klik maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

Text berwarna biru, Status nya sudah

Terbit LS

Text berwarna hitam, Status nya belum

Terbit LS

Tombol Upload dan check-list box

(20)

Page 19 of 28 Pilih “Category File” lalu pilih kategory file yang akan di upload. Seperti tampilan berikut ini :

Selanjutnya memasukan file yang akan di upload dengan mengklik tombol attach file ( ) pada Upload File. File yang diupload harus dalam bentuk ZIP.

Pilih file ZIP tersebut lalu klik “Open” maka akan tercatat nama file pada jendela upload di aplikasi seperti berikut ini :

Drop down category Tombol attachment

(21)

Page 20 of 28 Jika kondisi tampilan sudah seperti diatas, maka proses upload sudah siap untuk dijalankan, klik tombol “SUBMIT” untuk memulai proses upload, dan jika dibatalkan bisa meng-klik tombol “CANCEL”. Proses upload dikatakan berhasil setelah munculnya jendela konfirmasi seperti berikut ini :

Untuk file document seperti Invoice dan BL (Bill lading) tahap proses uploadnya sama seperti pada upload packing list diatas, hanya merubah category file yang akan di upload saja.

Jika Invoice, Packing List dan BL sudah di upload semuanya, maka untuk memastikan data tersebut sudah masuk kedalam sistem aplikasi Online. Aplikasi menandakannya dengan memberikan check-list pada “CHECK BOX” di tabel proses seperti berikut :

Pastikan tiga check-box sudah ter check-list dari hasil upload sistem agar proses selanjutnya bisa di jalankan. Other adalah kategori untuk mengupload file lain selain Packing List, BL dan Invoice.

File sudah masuk, dan siap submit/upload

Tiga check-box sudah ter check-list

(22)

Page 21 of 28 Selain check list pada check box, importir juga bisa memastikan dokumen yang di upload sudah benar atau belum. Klik pada salah satu kategori. Misalnya kategori Packing List maka tampilan di bawah ini akan muncul. Untuk preview dokumen, klik pada dokumen yang ingin dilihat.

Tombol split juga tersedia untuk mengupload FD bagi VO yang memiliki split. Importir harus mengklik tombol split untuk mengupload FD sesuai dengan splitnya. Cara upload FD sama dengan yang telah dijelaskan di atas.

Klik check box kategori Packing List

Klik untuk preview dokumen

Tombol Split untuk upload FD VO yang split

(23)

Page 22 of 28 F. REVISI

F.1. Revisi VO

Menu Revisi VO adalah fasilitas bagi importir melakukan revisi VO secara langsung dari website VPTI.

Klik tombol maka akan muncul form Add New Revisi VO seperti di bawah ini :

Setelah menekan tombol Submit, maka akan muncul pengajuan revisi pertama seperti di bawah ini. Untuk melihatnya, klik tombol View.

Isian nama importir yang mengajukan revisi Isian Nomor VO

Tempat untuk melampirkan file

Remark digunakan importir untuk mencantumkan bagian-bagian VO yang akan direvisi

Tombol untuk mensubmit setelah selesai mengisi form Tombol untuk

membatalkan pengajuan revisi VO

Tombol untuk melihat pengajuan revisi

(24)

Page 23 of 28 Di bawah ini merupakan tampilan List Revisi VO :

Pada List Review VO juga ditampilkan respon dari bagian revisi VO. Respon tersebut juga diinformasikan ke importir berupa notifikasi email. Importir dapat langsung merespon kembali langsung dari website.

G. FAQ

Menu FAQ berisi tentang tanya jawab hal-hal yang berkaitan dengan penggunaan website VPTI Online. Berikut tampilannya :

(25)

Page 24 of 28 H. CHANGE PASSWORD

Sebaiknya User mengganti password secara berkala, untuk menjaga keamanan informasi terhadap user yang tidak berhak. Dengan cara mengklik tombol bergambar kunci pada menu di bawah ini.

Setelah tombol change password di klik maka akan muncul tampilan Pop-up message sebagai berikut : Masukan password yang lama Masukan Password Baru Masukan kembali password yang baru

untuk konfirmasi Tombol Change

Password

Pilih Ceklist untuk menampilkan karakter

(26)

Page 25 of 28 I. LOGOUT

Untuk keluar dari sistem Aplikasi VPTI Online User dapat meng-klik tombol “Logout” pada Menu Utama. Berikut tampilan nya :

KSO SUCOFINDO SURVEYOR INDONESIA

USER

GUIDE